Brukerveiledning. ecclesia.tab for web Ecclesia systemer as

Transkript

1 Brukerveiledning ecclesia.tab for web 2007 Ecclesia systemer as

2 2 Innholdsfortegnelse Innledning...5 Systemkrav...5 Komme i gang...6 Hovedmenyen... 6 Arkfanene... 7 Søk... 7 Personlige innstillinger... 7 Globale innstillinger... 7 Henvendelser... 8 Forum... 8 Kalender og planer... 8 Skjermbildenes oppbygning...9 Topplinjen... 9 Modulmenyer generelle valg for den typen kort du står i... 9 Hurtigsøk... 9 Gravtre...10 Hurtiglinker...10 Innholdsmenyen...10 Innholdet...10 Grafisk oppbygning...11 Redigerbare felt...11 Informasjonsfelt...11 Oppslagsfelt...11 Rullgardiner...11 Knapper...11 Objektmenyer...11 Lister...12 Arkfaner...12 Kirkegård Legge til ny kirkegård...13 Endre kirkegården...13 Legge til nytt felt...13 Endre et felt...14 Legge til graver på et felt...14 Omnummerere...14 Gå til gravkortet...14 Modulmenyen i gravkortet...15 Gravlegge en person...16 Legge til en grav...16 Gravidentboksen...17 Avtaler...18 Endre en grav...18 Slette en grav (gjøre gjenbrukbar)...18 Fjerne en grav (fullstendig sletting)...18 Legge til et feste...19 Festenummer...20 Legg til fester/neste fester/fakturamottaker...20 Erstatte kontaktpersoner...21 Fjerne et feste...21 Slette et feste...21

3 3 Historiske festere...21 Hvordan fornye et feste ved forfall...21 Graver...22 Reskontro...22 Kommentar...22 Forskjellen på stell og legat (fond)...23 Opprette et stell eller fond...24 Stellnummer...24 Bestillingsopplysninger...25 Avdød...26 Kontaktpersoner...26 Byrå...26 Ansvarlig...26 Fester / neste fester / faktura-mottaker mm...26 Gravelgges lokalt...27 Seremoni/hendelse...27 Ordre...27 Varsel om kremasjon...28 Overføre til gravkortet...28 Overføre til LabOra / Kardinal...28 Monumentkortet...29 Klargjøre for fakturering...30 Globale innstillinger...30 Klientinformasjon...30 Brukere...30 Systeminnstillinger...31 Festefornyelse...31 Nummerering...32 Fakturering...32 Regnskapsår...32 Moms...32 OCR og KID...33 Faktureringssystem...33 Momskonto og ørekonto...33 Purring...33 Kontoplanen...33 Opprette en konto...33 Endre en konto...34 Fjerne en konto...34 Tjenestene...34 Legge til tjeneste...34 Endre en tjeneste...35 Fjerne en tjeneste...35 Ordremaler...35 Bytte regnskapsår...37 Fremgangsmåte...37 Hva som endres...37 Søk...38 Enkelt søk...39 Søketips: Finne ledige graver med enkelt søk!...39 Søketips: Bruke tegnet * når du bare er sikker på deler av søkeordet...39 Avansert søk...39 Sortering...40 Navigasjon...40

4 4 Gå til kort...40 Eksport...40 Kartoppslag Logisk kart...41 GIS-løsning...41 Publikumssider...42

5 5 Innledning Vi har gleden av å ønske deg velkommen til ecclesia.tab for web. Systemet du er i ferd med å ta i bruk er det første og eneste i sitt slag her til lands, og faktisk ikke noe mindre enn en liten revolusjon. Aldri før har noen hatt mulighet til å utføre administrative oppgaver i sitt kirkegårdsarkiv, fra et hvilket som helst sted med tilgang til internett. Tilgjengelighet er en åpenbar fordel, men det er selvsagt ikke den eneste: Automatisk genererte hjemmesider, elektronisk saksgang, integrasjon mot LabOra/Kardinal, mulighet for oppslag i folkeregister og geografisk korrekte kart er bare noen av de mulighetene som virkeliggjøres på web. En helt ny verden er i ferd med å åpne seg, og vi skal nå ta de første skrittene inn i den. Etter hvert som du leser denne brukerveiledningen, vil du legge merke til at hvert tema bare behandles overfladisk. Ønsker du å gå i dybden, har vi laget egne oppskriftshefter for mange relevante problemstillinger. Disse finner du etter å ha logget deg inn i systemet, enten under tittelen "opplæring" i de forskjellige arkfanene på hovedmenyen, eller ved å trykke på "hjelp"-knappen i øverste høyre del av skjermbildet når du står i et kort. Når det går an å lære mer ved å lese et oppskriftshefte eller se en skjermvideo, vil du få beskjed om det i en boks slik som denne. Systemkrav En datamaskin (Pc, Macintosh eller Linux), med skjermkort som kan kjøre minimum 1024x768 i skjermoppløsning. Bør oppleves rask når man jobber med vanlige kontorapplikasjoner. Lydkort er en fordel for å se på skjermvideoer i systemet Minimum 17-tommer monitor med mulighet for 1024x768 i oppløsning. Vi anbefaler 19-tommer med oppløsning på 1280x1024 for best mulig oversikt. Bredbånd (ISDN kan benyttes, men vil oppleves ganske tregt, samt at det påløper mye utgifter med tellerskritt) Nettleser. Vi anbefaler Internet Explorer, versjon 6 eller høyere. Du kan også bruke nyere versjoner av Firefox og Opera. Adobe Reader. Dette programmet bruker vi til å vise oppskrifshefter, brev og fakturaer. Programmet er gratis og kan lastes ned fra adobes hjemmesider Flash Player, for å kunne se skjermvideoer. Dette er et gratis program til nettleseren din og kan lastes ned fra adobes hjemmesider For tilgang via mobiltelefon eller PDA kreves en mobiltelefon som støtter javascript, XHTML og CSS. Vi anbefaler UMTS eller EDGE, samt en skjerm på minimum 120x133. Merk at det nå finnes mange meget gode telefoner med langt bedre oppløsning for en rimelig penge. Ta kontakt med oss for spørsmål rundt dette. Ettersom databasen og funksjonaliteten til systemet ligger på en server så vil så og si alt arbeid utføres av denne. Dermed stilles det ikke store krav til datamaskinen som systemet vises på. Følger du systemkravene over er du sikret en best mulig opplevelse ved bruk av programmet.

6 6 Komme i gang Logge seg inn Start nettleseren (for eksempel Internet Explorer) og gå til følgende adresse: Velg fellesrådet du tilhører som konto. Siden vil deretter oppdateres, og du får mulighet til å velge ditt eget navn blant brukerne. Hver bruker som har fylt ut en brukeravtale, vil få tilsendt et passord på e- post. Fyll ut dette passordet her, og trykk på "ok"- knappen. Du vil da komme inn på hovedmenyen. Neste gang du logger deg inn på samme maskin, vil Figur 1 - Innloggingsbildet riktig konto og bruker automatisk være valgt, men passordet må du skrive inn hver gang. Hovedmenyen Figur 2 - Slik ser hovedmenyen i ecclesia ut. Her finner du mange snarveier og gode oversikter. Hovedmenyen er det første skjermbildet du ser etter å ha logget deg inn. Denne fungerer som en portal videre til de øvrige kortene i systemet, og inneholder derfor mange knapper og søkefelt som skal gjøre det enkelt å komme dit man ønsker. Kortene Figur 3 - Snarveier. Klikk på disse ikonene for å komme til de forskjellige kortene i programmet. De fleste skjermbildene i ecclesia.tab for web kaller vi kort. I kortene kan du lese og endre informasjon. De viktigste kortene er tilgjengelige fra hovedmenyen. Når du klikker på et

7 7 kort, kommer du til det spesifikke kortet du hadde oppe sist du var i den aktuelle korttypen(eller første tilgjengelige kort hvis du aldri har besøkt den korttypen før). Arkfanene Figur 4 Arkfanene du finner i hovedmenyen er en rask måte å finne funksjoner og opplæring innenfor de forskjellige kortene. Rett under ikonene som tar deg til de forskjellige kortene, finner du 8 arkfaner: "planlegging", "grav", "feste", "stell", "økonomi", "brev", "nettsider" og "søk". Når du klikker på en arkfane, får du opp relevante valg tilknyttet emnet. Disse valgene er delt inn i tre kategorier: "gå til..." som tar deg til et kort, "funksjoner" som gir deg muligheten til å utføre en handling og "opplæring", som gir deg veiledning i det aktuelle temaet. Fra arkfanen "grav" har du for eksempel muligheten til å gå til gravkort, monumentkort, logisk kart, se gravlagt-statistikk og lese relevante oppskriftshefter. Søk Figur 5 Enkelt søk. En lett og grei måte å finne frem på. Figur 6 Personlige innstillinger. på ditt eget navn i toppen av skjermen. Du kan søke etter innhold i samtlige av de tidligere nevnte kortene. Øverst til høyre i hovedmenyen finner du et såkalt enkelt søk. Velg hvilket kort du vil søke i fra rullgardinen, skriv søkeordet i boksen ved siden og klikk på "søk". Vi kaller dette enkelt søk fordi det noen ganger gir alt for mange treff. For å søke mer spesifikt kan du trykke på "søk" uten å skrive noe søkeord. Da kommer du til avansert søk, som gir mange flere muligheter (se eget avsnitt). Personlige innstillinger For å gjøre endringer i oppsettet på systemet som kun gjelder når du selv er logget inn, klikker du deg inn på "personlige innstillinger". Dit kommer du ved å klikke Globale innstillinger Verktøyene i denne seksjonen er kun synlige for brukere med administrasjonsrettigheter, og er beregnet Figur 7 Globale innstillinger. på én bruker som har hovedansvaret for systemoppsettet. Her kan brukerkontoer redigeres og innstillinger som gjelder for alle brukerne av systemet endres. For oppsett av globale innstillinger, se eget kapittel senere i denne brukerveiledningen.

8 8 Henvendelser Under tittelen "brukerstøtte" i venstre kolonne, kan du se hvem som har support i dag. Her kan du opprette en henvendelse dersom du lurer på noe, eller har problemer med systemet. Dette gjør du ved å trykke på "send en melding". Her finner du også en link til hjelpesidene våre, som inneholder mange oppskriftshefter og skjerm- Figur 8 - Brukerstøtteboksen videoer for konkrete temaer i ecclesia, slik som festefornyelse, stell og fakturering. Forum Under boksen med henvendelser finner du de siste meldingene fra forumet. Forumet er det systemet vi benytter oss av for å underrette brukerene våre om endringer i programmet, oppgradering av servere og vedlikehold. Forumet er også et verktøy som du kan benytte deg av, både internt og eksternt i din organisasjon. Forumet er delt inn i tre grader av synlighet personlig, lokalt og offentlig. Personlige meldinger er mellom deg og oss (vi leker med tanken om å åpne for meldinger mellom brukere også). Lokale meldinger er meldinger som er synlige for Figur 9 - De nyeste meldingene fra forumet. Alle som har tilgang til ditt fellersråd/kommune. Dette er en god måte å snakke sammen ift. den daglige bruken av programmet. Offentlige meldinger er synlige for alle brukere av ecclesia. Hvor mange muligheter har du til å møte og diskutere med likesinnede brukere i løpet av et år? De fleste vil oppleve at det ikke er fælt mange. Nå har du muligheten til å ta opp temaer med andre i samme situasjon. Kalender og planer Ecclesia er under stadig utvikling, og et av de nyere tilleggene til hovedmenyen er kalenderen og ukeplanen. Ved å klikke på en dato vil eventuelle registrerte seremonier i bestillingskortet vises i ukeplanen. Dermed får man raskt og enkelt oversikt over hva som skjer i dagene fremover. Ved å klikke på utskriftsvennlig ukeplan eller dagsplan får du opp et oversiktlig A4-ark som kan skrives ut på papir. For mer informasjon om å komme i gang, se: Figur 10 Kalenderen gir deg en rask og god oversikt over seremonier og hendelser i dagene fremover. Disse kan også skrives ut på A4-ark. innlogging hovedmeny

9 9 Skjermbildenes oppbygning Med unntak av forsiden, har alle skjermbildene i ecclesia.tab for web en gjennomgående struktur som består av ulike soner med bestemte funksjoner. Topplinjen Figur 11 - Skjermbildenes oppbygning - plassering og logikk bak det du ser. Den blå linjen i toppen av skjermen kaller vi topplinjen. Til høyre i topplinjen vises hvilken konto som er åpen og hvilken bruker som er logget inn. Øverst til høyre finner du en link som heter "logg ut". Denne brukes når du er ferdig med å benytte systemet, slik at ingen uvedkommende skal få mulighet til å gjøre endringer i ditt navn. Til venstre i topplinjen finner du ecclesia.tab-logoen. Til høyre for denne finner du en overskrift som forteller deg hvilket kort du for øyeblikket befinner deg i. Modulmenyer generelle valg for den typen kort du står i Rett under topplinjen på venstre side ligger en blå boks, som vi kaller for en modulmeny. Dette er en meny som inneholder noen overordnede valg for den typen kort som du befinner deg i med andre ord en tema-meny. Står du i et gravkort, vil du få en meny tilsvarende skjermbildet til venstre, i ordrekort vil valgene omhandle økonomi, i stellkortet stell osv. Modulmenyen vises også i arkfanene på hovedmenyen. Figur 12 - Modulmeny; Disse menyene er spesifikke for den typen kort du befinner deg i, og inneholder valg som er overordnet det spesifikke kortet du står i. Når du står i et spesifikt kort, vil du alltid finne utskriftsvennlig"-knappen nederst i modulmenyen. Ønsker du å ta en utskrift av siden, vil et trykk på denne knappen fjerne samtlige menyer, slik at kun relevant informasjonen blir vist. Trykk på Ctrl+P for å skrive ut. For å jobbe videre med systemet etter en utskrift, må du bruke tilbake-knappen i nettleseren slik at du får tilbake menyene. For valg som gjelder innholdet i et spesifikt kort se avsnittet om objektmenyer lenger ned i brukerveiledningen. Figur 13 Hurtigsøk - tar deg rett til kortet du søker. Hurtigsøk Ved hjelp av menyen hurtigsøk, er det mulig å gå direkte til det kortet man ønsker i de tilfellene der man vet nøyaktig hvor man skal.for å bruke dette søket fyller du inn nummer i det feltet du vil søke på og trykker på den lille pilen. Da vil du, så lenge nummeret finnes i systemet, bli fraktet rett til det aktuelle kortet.

10 10 Gravtre Figur 14 - Gravtreet; en hierarkisk fremstilling av kirkegårdene dine. Gravtreet brukes til å navigere mellom kirkegårder, felter og rader. Her vises en liste over alle kirkegårdene. Trykker du på navnet til en kirkegård, vil denne utvide seg, slik at feltene på kirkegården vises. Et trykk på et felt viser deg feltets rader. Tilsvarende vil et trykk på en rad vise de aktuelle gravene. På gravnivået, vil et trykk på en grav ta deg til gravkortet for den valgte graven. Hvis du bruker innholdsmenyen på gravkortet eller går til et gravkort fra et søk, vil gravtreet automatisk oppdateres, slik at den viser hvor du befinner deg. Menyen kan minimeres ved hjelp av minustegnet øverst i høyre hjørne. Da vil kun valgt kirkegård, valgt felt, valgt rad og gravene på valgt rad bli vist. Ønsker du å maksimere menyen, kan det gjøres med et nytt klikk på samme knapp. Hurtiglinker Figur 15 - Hurtiglinkene. Tar deg til de ulike kortene, til det kortet du sist befant deg i. Det blå, horisontale feltet i toppen av skjermen inneholder en rekke hurtiglinker. Disse kan du bruke for å bevege deg mellom de forskjellige kortene. Hver link tar deg til det sist besøkte kortet av den typen. En vanlig nybegynnerfeil er at man prøver å bruke disse linkene til å gå til kort som er forbundet med kortet du står i til dette bruker du de små pilene etter de forskjellige oppføringene, som beskrevet lenger ned. Lengst til venstre finner du en knapp som tar deg med tilbake til hovedmenyen, som også er startsiden. Helt til høyre finner du en funksjon for å vise/skjule topplinjen noe som kan være kjekt for å få plass til mer innhold på skjermen. Innholdsmenyen Figur 16 - Innholdsmenyen omhandler det spesifikke kortet du befinner deg i. Det hvite, horisontale feltet under hurtiglinkene kalles innholdsmenyen. Denne vil variere i utseende utifra hva slags informasjon innholdet består av. Knappene i denne menyen brukes først og fremst til å manipulere sideinnholdet. I de tilfeller der det er mulig å bla mellom forskjellige poster i skjermbildet, vil valgene "første", "forrige", "neste" og "siste" være tilgjengelige. Har du endret informasjonen i skjermbildet, må -knappen trykkes for at endringene skal ivaretas. Ønskes en ny post opprettet, trykkes først "opprett". Etter at innholdet i den nye posten er fylt ut, trykkes knappen "legg til". Poster kan fjernes ved hjelp av knappen "fjern", noe som deretter alltid må bekreftes. Lengst til høyre er knappene "søk", "forum" og "hjelp" plassert. Søkeknappen bringer deg til en søkeside for det kortet du befinner deg i (hvis en slik søkeside finnes). Forum-knappen tar deg til ecclesias brukerforum. Hjelpeknappen fører deg til en side som inneholder en liste over tilgjengelige brukerveiledninger, oppskriftshefter og skjermvideoer. Figur 17 - Et kort er sammensatt av ulike bokser med ulike "tema." Innholdet Den gjenværende og største delen av skjermbildet viser innholdet. Innholdet er som regel satt sammen av flere små, grå bokser. Felles for de fleste boksene, er at de har en tekstflik øverst i venstre hjørne, som sier noe om tema eller innhold. Det er i denne delen av skjermbildet den relevante informasjonen vises. Derfor er det kun innholdet som vises når man velger å gå til utskriftsvennlig visning.

11 11 Grafisk oppbygning Vi har noen forskjellige metoder for å presentere og bearbide informasjon i systemet. Disse er det viktig at du som bruker av programmet er kjent med. Redigerbare felt Dette er et eksempel på et felt. Hvite felt kan redigeres. Websider er statiske. Når du legger til data i et felt må du bruke TAB-knappen på tastaturet, eller klikke med museknappen utenfor feltet, for at ecclesia skal registrere at kortet du står i har blitt endret. Når en endring har blitt registrert vil lagreknappen i innholdsmenyen lyse opp -. Informasjonsfelt Grå felt kan ikke redigeres. Informasjonen som vises i disse feltene hentes fra et annet sted i systemet f. eks. ifra kortet for kirkegårdsadministrasjon. Oppslagsfelt Figur 18 - Oppslagsfelt kjennetegnes ved oransje ramme. Når du forlater feltet med TAB, oppdateres skjermbildet. Et oppslagsfelt kjennetegnes ved en oransje ramme rundt feltet. Et oppslagsfelt fungerer slik at når du skriver inn data i dette feltet, vil ecclesia fylle inn resten av detaljene når du forlater feltet, om informasjonen finnes i systemet. I dette tilfellet skriver vi inn festenummer Avtalen finnes i systemet og detaljene for festet blir dermed synlige. Avtalenummer og fødselsnummer er eksempel på oppslagsfelt. Rullgardiner Figur 19 - Rullgardinmenyer. Brukes i systemet der du kan velge mellom flere alternativer. Rullgardiner er en vanlig måte å presentere alternativer på, som du sikkert har sett når du har brukt programmer som Word, Excel og Outlook. Klikk på knappen med v-tegnet for å vise menyens innhold. Velg alternativ i listen ved å klikke på det med venstre museknapp. Knapper Noen knapper vil du se at går igjen flere ganger i systemet. Disse har en spesiell betydning. Her er de viktigste: Gå til tar deg med til mest relevante skjermbilde for oppgitt informasjon Slå opp slår opp i folkeregisteret og fyller ut feltene under Legg til legger til et element i en liste Fjern fjerner et element fra en liste Objektmenyer Når man trykker på denne blå knappen utvides en meny som inneholder relevante valg i forhold til den boksen menyen befinner seg i. I skjermbildet til høyre har vi klikket på objektmenyen til fester og får valgene vis, gjør historisk eller gravlegg fester. Området som menyen omfatter markeres med lyseblått. Figur 20 - Objektmenyer omhandler de ulike innholdsboksene og oppføringer i disse.

12 12 Lister Flere steder i programmet vil du støte på lister lik den i skjermbildet til venstre. Disse kan som regel utvides ved at du klikker på selve linjen og da kan du også gjøre endringer i oppføringen. Figur 21 - Lister utvides når du klikker på en linje, og du kan således legge til og endre data. Arkfaner For å gjøre informasjon mer tilgjengelig benytter vi oss mange steder av arkfaner. Klikk på fanen for å se dens innhold. Figur 22 - Arkfaner brukes for å vise mye informasjon på liten plass.

13 13 Kirkegård Trykker du på linken "kirkegård" under arkfanen "grav" i hovedmenyen, kommer du til kortet for oppretting og endring av kirkegårder. Dette er stedet å begynne dersom du ikke har noen data fra før, eller dersom en kirkegård/felt/rad skal legges til, endres eller fjernes. Legge til ny kirkegård For å opprette en ny kirkegård, må du først klikke på "opprett"-knappen i innholdsmenyen. Kortet vil da oppdateres, og kirkegårdsnummer, neste festenummer, monumentnummer, stellnummer og legatnummer fylles automatisk ut. Figur 23 - Opprettelse av ny kirkegård. Dersom du endrer kirkegårdsnummeret, vil første del av de andre numrene endres tilsvarende. Etter at du har fylt ut navnet på kirkegården, kan du klikke "legg til"-knappen i innholdsmenyen. En ny, tom kirkegård er dermed opprettet. Endre kirkegården For å endre en kirkegård, må du gå til den kirkegården som skal endres, fylle ut de feltene du ønsker å redigere og til slutt trykke på "lagre"-knappen i innholdsmenyen. Ved endring av nummerseriene, må du passe på at de nye verdiene er høyere enn de som er tatt i bruk fra før. Kirkegårdsnummeret står i et felt med grå bakgrunn, og kan ikke redigeres slik som de andre tallene. Ønsker du å endre kirkegårdsnummeret, må du trykke "rediger" og "endre kirkegårdsnummer" i modulmenyen. Du blir så spurt hva du vil endre til. Endringen berører ikke bare kirkegården, men innebærer også at samtlige festenummer, stellnummer, legatnummer og monumentnummer blir automatisk oppdatert i henhold til det nye nummeret. Legge til nytt felt Når en kirkegård er registrert, kan felt legges til ved hjelp av boksen i høyre del av skjermbildet. Feltet angis som regel med en bokstavkode på inntil tre tegn. Dersom man ønsker å benytte siffer eller en kombinasjon av bokstaver og siffer, er det ingenting i veien for det. Videre kan man velge fredningstider, festefornyelsesperiode, maks festetid, retning på felt og grad av offentlighet. Figur 24 - Legge til nytt felt. Retning på felt er en måte å fortelle systemet hvordan man har foretatt nummerering i forhold til geografisk orientering. VHON er en forkortelse for "venstre-høyre, opp-ned", hvilket er den vanligste nummereringsmetoden. Retningen er avgjørende for hvordan utskrift av logiske kart vil se ut.

14 14 Mange moderne gravfelt er rektangulære, og i disse tilfellene er det mulig å opprette graver i samme operasjon som man oppretter felt, noe som gjøres ved å fylle ut antall rader og graver per rad. Når feltet er klart til å bli lagt til på kirkegården, må man trykke "legg til" nederst i høyre hjørne av boksen. Feltet vil deretter bli synlig i oversikten til venstre. Endre et felt For å endre et felt, må du først finne dette via kirkegården feltet ligger på. Bla frem riktig kirkegård og let frem feltet du ønsker å gå til fra listen over felt. Trykk deretter på den lille knappen til høyre for feltet som ser ut som tegnet Figur 25 Modulmenyen på feltnivå.. Du vil nå få frem et skjermbilde, som detaljert viser egenskapene til feltet. Her ser du hvilke graver som finnes, fordelt på radene de tilhører. Når du er ferdig med å gjøre endringer, trykk "lagre". Legge til graver på et felt Graver kan påføres feltet fra samme skjermbilde som feltet endres i (se forrige avsnitt). I høyre spalte av skjermen finnes boksen "legg til graver". Denne benyttes for å påføre graver både på nye og eksisterende rader. Angi nummeret eller koden Figur 26 - Legge til graver. for raden i det første feltet. De neste to feltene bruker du til å angi nummeret på den første og siste graven på raden du skal legge til, for eksempel rad 12 fra nr 01 til nr 35. Trykk "legg til", og gravene blir opprettet og vises i listen i venstre spalte. Hvis du har hull i gravrekken, for eksempel på grunn av beplantning, og ikke ønsker å ha med nr 15 og 16, skriver du først inn rad 12 fra nr 01 til nr 14 og trykker "legg til", deretter rad 12 fra nr 17 til nr 35 og trykker "legg til" igjen. Dersom du angir graver som allerede er opprettet, vil ikke disse bli lagt til. Kun de som ikke finnes fra før i det intervallet du angir vil bli opprettet. Det gjør det svært enkelt å senere tette igjen huller i radene. Mangler for eksempel rad 03 nr 04, 08, 12, 13 og 17 på en rad, og hvis samtlige plasser senere er blitt frigjort for bruk, kan disse legges til ved å skrive inn rad 03 fra nr 04 til nr 17. De som mangler vil bli lagt til, og de som allerede finnes vil ikke bli rørt. Omnummerere Eldre kirkegårder er ikke alltid nummerert på en hensiktsmessig måte. Boksen "omnummerer rader" lar deg endre nummereringen på en rask måte. Velg raden og intervallet som skal omnummereres og oppgi nytt navn på raden og første nummer. Angi deretter ved hjelp av rullegardinmenyen hvorvidt hull og bokstaver skal Figur 27 - Omnummerering av graver fjernes eller beholdes. Etter å ha trykket på "omnummerer"-knappen, vil du få en liste som forhåndsviser hvordan omnummereringen vil endre gravnumrene, slik at du kan bekrefte hvorvidt resultatet var slik du ønsket. Gå til gravkortet I feltets liste over rader og graver, finnes en knapp med tegnet til høyre for hver rad. Trykker du på denne, åpner du gravkortet og viser den første graven på raden du valgte. For mer om administrasjon av kirkegårder: Arealplanlegging

15 15 Gravkortet Gravkortet er enklest tigjengelig fra hovedsiden eller blant hurtiglinkene. Det er også mange henvisninger til gravkort der det er relevant. I dette kortet vises all informasjon som er nyttig å vite om en grav, som for eksempel type grav, gravlagte, festeforhold i tillegg til eventuelle andre relevante opplysninger. Figur 28 - Arkfanen grav i hovedmenyen. Figur 29 - Et eksempel på et gravkort. Skjermbildet over viser et typisk gravkort. Den øverste boksen, gravidentboksen, omhandler graven på overordnet nivå ident, type grav, dybde m. m. Boksene under omhandler avtaler, kontaktpersoner, gravlagte, korrespondanse og eventuelle kommentarer på graven. Modulmenyen i gravkortet I dette skjermbildet ser du hvilke valg som er tilgjengelige fra modulmenyen i gravkortet. Valgene i modulmenyen er altså, som tidligere nevnt, overordnet det spesifikke kortet du befinner deg i. Figur 30 - Modulmenyen i gravkort.

16 16 Gravlegge en person Det er i hovedsak to måter å gravlegge en person på i ecclesia den anbefalte ved nye dødsfall er fra bestillingskortet, men du har også mulighet til å gravlegge noen direkte i gravkortet. Figur 31 - Legge til en oppføring. Når du skal gravlegge noen i en allerede brukt grav, må du huske å først slette graven. I gravkortet gjør du dette i objektmenyen til gravidentboksen (se avsnitt lenger ned). Du legger så til gravlagte ved å trykke på pluss-knappen, som du finner i boksen gravlagte. Etter å ha trykket knappen, opprettes en gravlagt-post der du kan fylle inn informasjon om den som skal gravlegges. Begynn med å fylle ut fødselsnummer og trykk på Tab-knappen på tastaturet. Skjermbildet vil da oppdateres. Fødselsnummer er et oppslagsfelt, så hvis personen finnes i databasen fra før vil navn og øvrige personalia automatisk fylles ut. Ble derimot personen ikke funnet, kan du enten slå opp fødselsnummeret i folkeregisteret og få oppdaterte personalia eller fylle ut hvert felt manuelt. Figur 32 - Boksen 'gravlagte'. I forbindelse med gravleggingen er det vanlig å fylle ut noen nøkkeldatoer, noe som kan vise seg svært nyttig ved senere oppslag. Disse er merket "f" Figur 33 - Nøkkeldatoer ifbm avdøde. (født), "d" (død), "b" (bisatt) og "g" (gravlagt). Fødselsdato fylles ut automatisk utifra fødselsnummer; de øvrige må du fylle ut selv. I tillegg kan du angi type gravlagt (kiste/urne), dybde, offentlighet, og om vedkommende sist var bosatt utenfor kommunen. Dersom avdøde ligger i urne, kan du oppgi urneposisjon og kremasjonsnummer. Merk at valgene om offtenlighet i dette tilfellet gjelder den enkelte gravlagte. Dersom du ønsker at hele graven skal være anonym, velger du dette i gravidentboksen isteden, og trenger således ikke å velge noe for den enkelte gravlagte. For å lære mer, se: gravlegging Figur 34 - Valg ifbm den enkelte avdøde Legge til en grav Dersom man ønsker å legge til flere graver av gangen, anbefales det å benytte administrasjonsverktøyet for kirkegårder til dette. For enkeltgraver er det imidlertid like enkelt å gjennomføre opprettelsen i selve gravkortet. Denne muligheten krever ikke administrasjonsrettigheter. Trykk på knappen i innholdsmenyen. Velg riktig kirkegård og felt i boksen "gravopplysninger", fyll deretter ut rad og nummer. Du har også mulighet til å skrive inn en kommentar. Trykk til slutt "legg til", og dermed er en helt ny grav lagt til på kirkegården.

17 17 Figur 35 - Boksen 'gravopplysninger' ved opprettelse av ny grav. Etter at du har lagt til graven, blir skjermbildet oppdatert til et vanlig gravkort, og du får mulighet til å oppgi ytterligere informasjon. Figur 36 - Gravkortet etter opprettelse av ny grav. Nå kan du begynne å fylle inn detaljene for graven. Gravidentboksen Figur 37 - Gravidentboksen inneholder valg som omfatter den fysiske gravplassen. Et kryss i boksen "frigrav" gjør at festeavgift ikke skal betales for graven før frigravsperioden er over. Når fredningstiden utløper opphører frigraven. Gravtype viser hva slags type grav dette er kistegrav, urnegrav, enkelturnegrav mm. Fredet til angir fredningstiden (spesifisert på feltnivå). Ved annet antall år kan dette spesifiseres ved siden av annen fredningstid. Figur 38 - Objektmenyen til gravidentboksen. Ved siden av "vern" kan du angi om graven skal vernes eller unntas fra maks festetid, slik at festet kan fornyes så lenge man måtte ønske. Offentlighet angir i hvilken grad opplysningene om graven er tilgjenglige.

18 18 Maks dybde for graven angir den maksimale dybden grunnforholdene tillater at det kan gravlegges i, og er kun relevant de stedene det gravlegges i flere dybder. Maksdybden begrenser valgmulighetene i "gravlagte"-boksene. Objektmenyen til gravidentboksen er vist i skjermbildet over; her kan du vise graven i kart, slette graven og redusere gjenbrukbarhet. Avtaler Figur 39 - Arkfanen feste. Figur 40 - Arkfanen stell. Figur 41 - Arkfanen monument. e Graven kan legges til på et eksisterende feste ved å oppgi festenummer, eller et nytt feste kan opprettes ved hjelp av plussen ved siden av det tomme festenummerfeltet. Tilsvarende kan graven legges til et stell ved utfylling av stellnummer, eller et nytt stell (S) eller legat (L) kan opprettes ved hjelp av knappene ved siden av feltet med aktuell bokstav. Ønskes et monumentkort opprettet, er det også en knapp for å legge til et nytt monument ved siden av monumentnummerfeltet. Endre en grav Du har mulighet til å endre alle data på gravkortet som ikke er markert med grått, og dermed er låst. Etter at du har gjort en endring, vil -knappen i innholdsmenyen lyse opp. Endringene vil ikke bli ivaretatt før du har trykket på knappen. For beskrivelse av verdiene som kan endres, se de foregående avsnittene. Slette en grav (gjøre gjenbrukbar) Dersom man skal slette en enkelt grav, eller en grav av flere på et feste, gjøres dette fra gravkortet ved å trykke "slett graven" i objektsmenyen. Slettingen gjør samtlige gravlagte historiske og frigjør samtidig graven fra eventuelle feste- og stellavtaler. Figur 42 - Slette en grav / gjøre klar for gjenbruk. Graven vil deretter være klar for gjenbruk. Dette benyttes typisk når et feste ønskes redusert. Ønskes et helt feste slettet, finnes en tilsvarende funksjon i festekortet som omfatter samtlige graver. Idet den siste graven på et feste er slettet, vil festeavtalen få påført en slettedato og ikke lenger være aktiv. Fjerne en grav (fullstendig sletting) Å fjerne en grav er et ganske drastisk inngrep, og må ikke forveksles med sletting, som klargjør graven for gjenbruk. En grav som fjernes blir helt borte. Informasjon om festeforhold, stell, gravlegging, samt historikk på den aktuelle graven vil gå tapt. En grav bør derfor ikke fjernes, med mindre du er helt sikker på at graven ikke vil bli tatt i bruk igjen og all informasjon knyttet til den, er uinteressant. Trykk på knappen fjern i innholdsmenyen. Du vil da bli spurt om du virkelig ønsker å fjerne den angitte graven, og må naturlig nok bekrefte dette før fjerningen gjennomføres.

19 19 Festekortet Festekortet er tilgjengelig fra hovedsiden, blant hurtiglinkene, søketreff, gravkortet, stellkortet og monumentkortet. Fra festekortet er alle relevante opplysninger om et festeforhold tilgjengelige. Dette inkluderer fredningstid, festeutløp, fester, neste fester, tilknyttede graver og reskontro. Figur 43 - Arkfanen feste i hovedmenyen. Figur 44 - Eksempel på et festekort. Her ser du alle detaljene om en festeavtale. Festeopplysninger inneholder festenummer, forfallsår og slettedato. For de som sender ut tilbudsfakturaer kan fester reserveres mot dette. Festefornyelse inneholder en rullgardin der man kan velge fornyelsesintervallet. Dersom en ordre har blitt produsert vil det stå kryss i festeordre under behandling og nytt forfallsår være fylt inn. Kontaktpersoner inneholder fester, neste fester og fakturamottaker. Graver viser hvilke graver og gravlagte som er på festeavtalen. Reskontro viser faktura-historikken for dette festet. Brev inneholder brev som er skrevet fra denne festeavtalen, og historikk viser eventuelle historiske graver og gravlagte som festet tidligere har omfattet. Legge til et feste For å legge til et nytt feste trykker du på opprett-knappen i innholdsmenyen. Når du velger kirkegård fra listen vil automatisk neste ledige festenummer bli foreslått for deg. Du kan velge

20 20 om du vil bruke dette festenummer, eller om du vil skrive inn ditt eget. Valg av kirkegård vil ikke lagres i databasen, da dette bare er en hjelp for å finne neste ledige festenummer. Trykk legg til for å lage det nye festekortet. Figur 45 - Opprettelse av nytt feste. Festenummer Et festenummer inneholder fem siffer. Bruk eventuelt ledende nuller for at det skal bli nok siffer i tallet. I tillegg kan også kirkegårdsnummer angis. Se eksempler: Alternativ 1: Første to sifrene er kirkegårdsnummeret, mens de fem sifrene etter bindestreken er festenummer på denne kirkegården. Dette er anbefalt skrivemåte. Alternativ 2: Om man bruker felles festenummerering for alle kirkegårdene kan festenummer skrives på denne måten. Inneholder ikke kirkegårdsinformasjon. Andre skrivemåter vil ikke godtas av systemet. Legg til fester/neste fester/fakturamottaker Fremgangsmåten er lik for alle boksene, og vil behandles under ett. Trykk på linjen til kontaktpersonen du vil legge til. Listen vil ekspanderes og du kan fylle inn informasjonen. Om fødselsnummer er tilgjengelig, skriv først inn dette. Når du forlater dette feltet vil programmet automatisk gjøre et oppslag mot databasen for å se om personen eksisterer fra før. Figur 46 - Kontaktpersoner i festekortet. Finnes personen, vil den tilgjengelige informasjon bli fylt ut i feltene i boksen. Finnes ikke personen, vil feltene forbli tomme. Fyll ut de resterende feltene, samt endre de data som eventuelt måtte være uriktige. Om en person er registrert som fester fra før, og denne ikke er den som skal være fester, trykk gjør historisk Figur 47 Hvordan erstatte eksisterende fester med en annen person. fra objektmenyen som vist i skjermbildet. For å fjerne fester uten å etterlate spor, trykk på den røde minusen til høyre for linjen.