Budsjett Tildeling av budsjettramme.

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Molekylærbiologisk institutt Vår ref Sak nr. 2011/14066 Dato Budsjett Tildeling av budsjettramme. Fakultetsstyret vedtok budsjettrammer for institutter og avdelinger for 2012 i møte (sak 2011/90 1 ). Med dette tildelingsbrevet gis det melding om fakultetets og instituttets budsjettramme for 2012, og informasjon om forutsetningene for disponering av midlene. Fakultetets strategiplan er førende for fakultetets prioriteringer. Fakultetets budsjett er videre basert på universitetsstyrets vedtak om budsjettfordeling for 2012, tildelingsbrev fra universitetsdirektøren og budsjettrammer vedtatt av fakultetsstyret. Noen av hovedpunktene i rammefordelingen for 2012: Instituttenes grunnrammer videreføres fra Lønns- og priskompensasjon på 3,1 % blir videreført til instituttenes budsjettrammer. Samtidig øker pensjonskostnadene fra 11,2 % til 12,1 %. Universitetets internhusleiesystem er implementert på instituttnivå fra Fra 2012 er det innført ny resultatmodell for fakultetet. Rammekutt etter eksternt finansierte årsverk og rammeøkning fra 2011 er tilbakeført. Universitetet har innført ny ordning for dekningsbidrag ved UiB fra Midler til strategiske tiltak for oppfølging av fakultetets strategiske plan. Budsjettet for 2012 vil bli revidert i forbindelse med avslutning av regnskapet for 2011, og fakultetsstyret vil få forelagt en egen sak om regnskapsavslutning 2011 og overføringer til I kapittel 1 blir det gitt en oversikt over fakultetets og instituttets måltall for Forskningsutdannings- og forskerutdanningsmeldingene vurderer status og utfordringer for fakultetets hovedoppgaver. Det sendes eget brev om opplegg for arbeidet med meldingene. Kapittel 2 gir en oversikt over fakultetets budsjettramme for 2012, både innenfor grunnbevilgning og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, mens kapittel 3 viser instituttets rammetildeling for Generelle retningslinjer for 2012 er gitt i kapittel Dette er et UiB-internt notat som godkjennes elektronisk i ephorte Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Telefon Telefaks post@mnfa.uib.no Postadresse Postboks Bergen Besøksadresse Allég. 41, Realfagbygget Bergen Saksbehandler Rigmor Geithus

2 Innhold 1 MÅLTALL FOR UTDANNING FORSKNING FORSKERUTDANNING FORMIDLING EFFEKTIV UTNYTTELSE AV RESSURSENE MUSEER OG SAMLINGER BUDSJETTRAMMER BUDSJETTRAMME FOR GRUNNBEVILGNING BUDSJETTRAMME FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET FELLES AVSETNINGER Strategiske avsetninger Små driftsmidler Forskningstermin Likestilling og kjønnsbalanse Arbeidsmiljøtiltak Fri prosjektstøtte (FRIPRO) og driftsmidler til forskere GENERELLE KOMMENTARER MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTTS RAMMETILDELING FOR GRUNNBEVILGNING, ORDINÆR DRIFT Lønns- og priskompensasjon Internhusleie Endring i strategiske avsetninger, stipendiat- og postdoktorstillinger Resultatmidler Tilbakeføring av rammekutt etter eksternt finansierte årsverk og rammeøkning fra Midler til instituttleder Rekrutteringsstillinger BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET GENERELLE RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIFORVALTNING I ØKONOMIMODELL, KONTOSTRENG OG KONTOPLAN BUDSJETTERING SOSIALE KOSTNADER KOPI- OG PAPIRPENGER INTERNHUSLEIE DEKNINGSBIDRAG/INDIREKTE KOSTNADER OG EGENINNSATS INNKJØP BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET, BESTILLINGSRETT OG SIGNATURPRØVER ELEKTRONISK ANVISNING VEDLEGG 1. SIGNATURPRØVESKJEMA OG BESTILLINGSFULLMAKT

3 1 Måltall for 2012 Mål- og resultatstyring er det overordnede styringsprinsippet i staten. I henhold til økonomireglementet i staten skal alle statlige virksomheter legge mål- og resultatstyring til grunn for planlegging og oppfølging av virksomheten. Risikostyring skal være integrert i mål- og resultatstyringen. Universitetets mål for 2012 blir gitt i tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet. Kunnskapsdepartementet har i 2012 innført noen endringer i målstrukturen for universiteter og høyskoler, blant annet reduksjon i antall styringsparametere fra 34 til 13. Universitetets virksomhetsmål for 2012 behandles av universitetsstyret i februar Fakultetsstyret skal fastsette mål og resultatkrav for fakultetet, og har ansvaret for at fakultetets økonomiske ressurser disponeres i overensstemmelse med bestemmelser gitt av Universitetsstyret. I møte vedtok fakultetsstyret måltall for fakultetet for Selv om departementet har endret på målstrukturen finner fakultetet det hensiktsmessig å følge strukturen fra 2011 i fastsettelsen av instituttenes mål og resultatkrav for Utdanning Fakultetet skal følge opp egne planer for undervisning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for utdanning i 2012: Å oppnå minst studiepoengsenheter Å uteksaminere minst 230 kandidater på mastergradsnivå Å ha minst 220 inn- og utreisende utvekslingsstudenter Å ha en gjennomstrømning på 42,5 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet Å ha 1,4 primærsøkere pr. studieplass Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for undervisning i 2012: Å ha en gjennomstrømning på 42,5 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet. Ved å oppnå dette vil instituttet bidra til at fakultetet oppnår sin målsetting om å produsere minst studiepoengsenheter totalt Uteksaminere minst 12 kandidater på mastergradsnivå Legge til rette for inn- og utreisende utvekslingsstudenter, slik at fakultetets måltall oppnås Fakultetet forventer at instituttene følger undervisningskravene som er redegjort for i sak 2011/90 Budsjett 2012 forslag til rammetildeling til institutter og enheter 1.2 Forskning Fakultetet skal følge opp egne planer for forskning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for forskning i 2012: Å utgi publikasjoner tilsvarende 525 publikasjonspoeng Å oppnå 190 millioner kroner i bevilgninger fra Norges forskningsråd Å oppnå 24 millioner kroner i bevilgninger fra EU Å oppnå 110 millioner kroner i inntekter fra andre kilder Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for forskning i 2012: 3

4 Utgi publikasjoner tilsvarende 17 publikasjonspoeng Oppnå 12,5 millioner kroner i bevilgninger fra Norges forskningsråd Oppnå 0,6 millioner kroner i bevilgninger fra EU Oppnå 6,4 millioner kroner i inntekter fra andre kilder 1.3 Forskerutdanning Fakultetet skal følge opp egne planer for forskerutdanning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for forskerutdanning i 2012: Å oppnå minst 75 nye doktorgrader Å ha 138,5 universitetsfinansierte stipendiatårsverk Å ha 26 universitetsfinansierte postdoktorårsverk Å ha 92 bidrags- og oppdragsfinansierte stipendiatårsverk Å ha 56 bidrags- og oppdragsfinansierte postdoktorårsverk Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for forskerutdanning i 2012: Uteksaminere minst 7 doktorander 11 universitetsfinansierte stipendiatårsverk 2 universitetsfinansierte postdoktorårsverk 6 bidrags- og oppdragsfinansierte stipendiatårsverk 7 bidrags- og oppdragsfinansierte postdoktorårsverk 1.4 Formidling Instituttet skal med utgangspunkt i fakultetets handlingsplan for allmennrettet forskningsformidling 2 bidra til å nå fakultetets og UiBs mål innen formidling. 1.5 Effektiv utnyttelse av ressursene Fakultetet og instituttet skal organisere og drive sin virksomhet på en slik måte at samfunnsoppdraget blir best mulig ivaretatt innenfor rammen av disponible ressurser. 1.6 Museer og samlinger Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet samarbeider på mange måter med De naturhistoriske samlinger ved Universitetsmuseet i Bergen. Dette samarbeidet er viktig og forutsettes prioritert. Fakultetsdirektøren vil følge opp instituttets planer gjennom det årlige styringsdialogmøtet

5 2 Budsjettrammer 2012 Tabell 1 viser Det matematisk-naturvitenskapelige fakultets budsjett for Tabell 1 MN-fakultetets budsjett for 2012 Budsjett 2012 Inntekter fra grunnbevilgningen Inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Sum Budsjettet inneholder grunnbevilgning (inkl. avskrivingsinntekter og instituttinntekter), inntekter fra forskningsrådet, EU og annen bidragsaktivitet, samt inntekter fra oppdragsvirksomhet. 2.1 Budsjettramme for grunnbevilgning Oversikt over fakultetets budsjettramme for grunnbevilgningen er gitt i tabell 2. Tabell 2 Budsjett for grunnbevilgningen Grunnbevilgning, ordinær drift Prosjektnr Annuumsinntekter Inntekter øremerket stipendiater Inntekter øremerket postdoktorer Inntekter øremerket investeringer, artsklasse Delsum grunnbevilgning Avskrivningsinntekter, motpart Instituttinntekter Sum Fra 2012 har universitetet endret finansieringsgrunnlaget for stipendiat- og postdoktorstillinger, slik at forskjellen i satser på grunnlag av lønns- og driftsforskjeller mellom fakultetene avvikles. Omleggingen av finansieringsgrunnlaget gir en økning i fakultetets budsjettramme på ca. 9,1 millioner kroner, men samtidig innebærer omleggingen at fakultetet må betale sentrale administrasjonskostnader på kr pr. årsverk. I 2012 vil disse administrasjonskostnadene utgjøre ca. 9,9 millioner kroner. Fakultetsstyret har vedtatt at omleggingen av finansieringsgrunnlaget ikke skal videreføres til instituttene i Omleggingen vil likevel innebære en høyere øremerking av stipendiat- og postdoktorstillinger på prosjektene og De indirekte kostnadene på disse prosjektene blir da høyere enn tidligere, men de godskrives instituttene slik som tidligere år. I 2012 er 104,3 millioner kroner av fakultetets budsjettramme øremerket universitetsstipendiater på prosjekt , og 19,6 millioner kroner øremerket postdoktorer på prosjekt ,5 universitetsstipendiatårsverk og 26 postdoktorårsverk skal da være besatt. Øremerkingen av disse midlene gjør at det er viktig at tilsettinger skjer raskt og etter budsjettforutsetningene, slik at midlene fullt ut blir benyttet til formålet i budsjettåret. 12 millioner kroner av fakultetets ramme er øremerket investeringer. Universitetsdirektøren har tatt inn igjen krav til investeringsbudsjett i tildelingsbrevene fordi regnskapsføring av avskrivinger fordrer et klarere skille mellom drift og investering. Andre investeringsmidler, for eksempel øremerkede midler til utstyr (prosjekt ), kommer i tillegg til denne rammen. 5

6 Instituttinntekter omfatter poster som refusjoner og kurs og gir tilsvarende finansieringsgrunnlag på kostnadssiden. Avskrivningsinntekter er inntekter som skal finansiere merkostnader til avskrivninger i I tillegg til budsjettrammen for den ordinære driften er det satt av midler til midlertidige tiltak utenfor rammen. Oversikt over disse tiltakene er vist i tabell 3. Tabell 3 Budsjett for midlertidige avsetninger (grunnbevilgningen) Midlertidige avsetninger utenfor rammen Prosjekt 2012 Vitenskapelig utstyr Vitenskapelig utstyr CERN ERC-støtte Institutt for biologi ERC-støtte Institutt for informatikk Midlertidig professor II stilling (høst 08 høst 12) Koordinator Makereresamarbeidet Sum Gjennom universitetets sentrale budsjettposter er det i tillegg satt av 8,764 millioner kroner til SFF Bjerknessenteret, 6,495 millioner kroner til SFF CIPR og 5 millioner kroner til SFF Senter for geobiologi. Disse inntektene vil bli overført til fakultetet tertialvis, og det vises til egne tildelingsbrev for disse tildelingene. 2.2 Budsjettramme for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved fakultetet er gitt i tabell 4. Tabell 4 Budsjett for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 2012 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Prosjekt 2012 Inntekter fra Forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Sum Det er lagt til grunn at fakultetet skal ha 92 stipendiater og 56 postdoktorer finansiert over denne delen av budsjettet i I universitetets budsjett forutsettes det at det budsjetteres med full kostnadsdekning i BOA, med full dekning av både direkte kostnader som lønn og sosiale utgifter og indirekte kostnader som infrastruktur og administrasjon. Fra og med 2012 justeres UiBs modell for indirekte kostnader ved at de eksisterende satsene økes fra kr til kr pr årsverk for sentrale tjenester og fra kr til kr pr årsverk for husleie. Universitetsstyret har dermed vedtatt at alle årsverk finansiert av BOA skal belastes indirekte kostnader og husleie på totalt kr Konsekvensen av denne endringen i fordelingen innebærer en vesentlig reduksjon i midler til å dekke indirekte kostnader ved instituttene. Fakultetsstyret har vedtatt å sette av noen strategiske midler for å dempe noe av denne uheldige konsekvensen, og samtidig forsøker fakultetsledelsen å få til overgangsløsninger for blant annet 6

7 prosjekter uten dekningsbidrag. Instituttene må imidlertid ta høyde for UiBs satser i budsjettet, og arbeidet med å få økte dekningsbidragsinntekter fra eksterne bidragsytere må fortsette. Krav til budsjettdetaljering for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er gitt i kapittel Felles avsetninger For utfyllende informasjon om avsetninger til fellesformål vises til fakultetsstyresak 2011/90 3. Nedenfor omtales noen fellesposter Strategiske avsetninger Fakultetets strategiske plan er førende for fakultetets prioriteringer. Til oppfølging av denne er det blant annet satt av midler til nye og eksisterende faglige satsinger, avansert vitenskapelig utstyr, egenandeler til BOA, organisasjonsutvikling og utdanningssatsinger. Det foregår også en prosess for å fordele 15 nye stipendiatstillinger, der 9 stillinger er forventet å dekkes av ledighet på stipendiatprosjektet Små driftsmidler Små driftsmidler, som tidligere er blitt kanalisert gjennom Norges forskningsråd, er fra 2011 lagt inn i institusjonenes rammer. På fakultetets felleskonto er det satt av kr til små driftsmidler i Det forutsettes at instituttene bidrar med egenandeler på 30 %. Fakultetet vil komme tilbake med egen sak vedrørende dette Forskningstermin Det er satt av 1,5 millioner kroner til reisestøtte i forbindelse med forskningstermin Likestilling og kjønnsbalanse Til tross for at det er god kjønnsbalanse i universitetets rekrutteringsstillinger, er det fortsatt slik at menn er i stort flertall i de vitenskapelige toppstillingene. En skjev kjønnsbalanse mellom ulike fagområder krever særlig innsats ved vårt fakultet. Det er et lederansvar på alle nivå å sørge for at likestilling holdes i fokus og at kjønnsbalansen bedres. Det er derfor en viktig utfordring å ta vare på og legge til rette for kvinner i rekrutteringsstillinger, slik at en vitenskapelig karriere blir oppfattet som attraktiv for denne gruppen. Andre tiltak vil være å bedre arbeidssituasjonen for kvinner som påtar seg lederverv som nestledere eller andre arbeidskrevende lederfunksjoner. Også ulike former for kvalifiseringsstipend er aktuelle virkemidler. Fakultetet har satt av midler til å dekke deler av egenandelen inn mot de sentrale likestillingsmidlene i

8 2.3.5 Arbeidsmiljøtiltak Det er satt av kr til arbeidsmiljøtiltak på fakultetets budsjett for inneværende år. Innenfor denne avsetningen vil det også i år bli satt opp en egen HMS-pris på kr Egen info finnes på fakultetets HMS-sider. Fakultetsdirektøren vil gjøre oppmerksom på at instituttledere, avdelingsledere og administrasjonsledere har et ansvar for å ivareta de plikter arbeidsmiljøloven pålegger en arbeidsgiver. Dette gjelder blant annet i forhold til planlegging og budsjettering av nødvendige arbeidsmiljø- og sikkerhetstiltak. Fakultetsdirektøren ber institutter og enheter sende inn søknad om midler til arbeidsmiljøtiltak i prioritert rekkefølge innen 1. april Søknadene bør prioriteres i samarbeid med instituttenes/enhetenes verneombud Fri prosjektstøtte (FRIPRO) og driftsmidler til forskere I tillegg til fellesavsetninger innenfor fakultetets egen budsjettramme, har universitetsstyret satt av midler som kan utløse ytterligere midler til fagmiljø ved fakultetet. UiB har blant annet satt av 21 millioner kroner til fri prosjektstøtte til prosjekter med svært gode vurderinger, men som ikke har fått bevilgninger fra forskningsrådet. Disse midlene skal inngå i fellesløftet mellom Kunnskapsdepartementet, Norges forskningsråd og universitetene for fri prosjektstøtte. I tillegg er det satt av 6 millioner kroner for hele UiB til fordeling av driftsmidler til enkeltforsker som publiserer og oppnår minst 1 publikasjonspoeng pr. år i en treårsperiode. 2.4 Generelle kommentarer Arbeidet med økonomisk styring og gode budsjettprosesser er viktig, både for virksomhet finansiert gjennom grunnbudsjettet og for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Instituttet skal vurdere og iverksette tiltak som reduserer sannsynligheten for at ambisjonene ikke nås og som begrenser konsekvensene hvis dette likevel skulle skje. Instituttet disponerer den rammen som er tildelt som grunnbevilgning med de føringene som er gitt her, innenfor gjeldende regler i økonomireglementet med reglementets rutiner, innenfor den myndighet som er fastsatt og dokumentert i Regelsamlingen og myndighetskartet, og ellers innenfor de generelle retningslinjene som er omtalt i dette brevet. Generelle retningslinjer for økonomiforvaltningen 4 er gitt i Regelsamlingens kapittel 4.1. Instituttets budsjettdisponeringer skal legges inn i økonomisystemet. Fakultetsdirektøren vil forholde seg til dette budsjettet, og vil etter behov innhente avviksforklaringer i forbindelse med fakultetets månedsrapportering. Med ny resultatmodell er det viktig at instituttene er rustet til å håndtere større svingninger i budsjettrammene og at andel av faste kostnader, som husleie og fastlønn, ikke blir for høy i forhold til variable driftskostnader. I den nye resultatmodellen vil det i større grad være direkte sammenheng mellom oppnåelse av instituttets måltall og instituttets budsjett. Instituttene må derfor i større grad enn tidligere vurdere risikoen for å ikke oppnå måltallene, og vurdere konsekvensene av å ikke oppnå de

9 Det er et lederansvar å gjennomføre kontinuerlige risikovurderinger i økonomistyringen. I et risikovurderingsperspektiv er det nødvendig med en tett dialog om kortsiktige og langsiktige tiltak mellom institutt og fakultet. De siste årene har vi hatt et særlig fokus på prognosearbeid, både på fakultets- og instituttnivå. Vi ber instituttledelsen om å fokusere særlig på kvaliteten i sitt prognosearbeid. Det legges til grunn at instituttene utvikler systemer slik at effektiv ressursbruk sikres og at instituttet drives i samsvar med gjeldende lover og regler. 9

10 3 Molekylærbiologisk institutts rammetildeling for Grunnbevilgning, ordinær drift Fakultetsdirektøren tildeler med dette en budsjettramme på Kr til Molekylærbiologisk institutt for Budsjettrammen vil bli overført til instituttets ansvarssted i B1 som vist i tabell 5. Tabell 5 Inntekt fordelt etter prosjekt Prosjekt Beløp Annuumsinntekter Inntekter øremerket prosjekt for universitetsstipendiater Inntekter øremerket prosjekt for universitetspostdoktorer Sum Tabell 6 viser endringene fra tildelingen i Tabell 6 Endringer i rammetildeling fra 2011 Beløp Rammetildeling Lønns- og priskompensasjon Endring i husleietilskudd Endring i strategiske avsetninger Endring i avsetning til postdoktorer 0 Endring i avsetning til universitetsstipendiater Tilbakeføring av resultatmidler gammel RBO-modell Uttelling ny resultatmodell Tilbakeføring rammeøkning Tilbakeføre rammekutt etter eksternt finansierte årsverk Lønnsjusteringer 0 Driftsjusteringer 0 Sum Ved fordeling av instituttets budsjettramme for 2012 er det tatt utgangspunkt i grunnrammen som ble tildelt i Endringene i forhold til 2011-tildelingen er gitt i tabellen over og blir utdypet i punktene under Lønns- og priskompensasjon Det gis et generelt tillegg for lønns- og prisstigning på 3,1 %. For Molekylærbiologisk institutt utgjør dette kr Samtidig har Statens pensjonskasse (SPK) økt arbeidsgivers andel av pensjonen fra 11,2 % til 12,1 %. Dette vil øke instituttets lønnskostnader i

11 3.1.2 Internhusleie UiBs internhusleiesystem er vedtatt å implementere på instituttnivå, og instituttet får som følge av dette overført husleieinntekter lik husleiekostnader, med fratrekk for BOA-husleieinntekter. Instituttets husleietilskudd er kr , en reduksjon på kr fra 2011, mens husleiekostnadene er kr Instituttets husleietilskudd er beregnet utfra de arealene instituttet disponerer i dag. Fakultetsledelsen vil imidlertid ha dialog med instituttene før endelig arealmessig nullpunkt settes. En eventuell endring i nullpunkt vil medføre endring i både husleietilskudd og husleie, da implementering av modellen ikke skal medføre budsjettmessige konsekvenser i innføringsåret For mer detaljer rundt internhusleiemodellen vises det til fakultetsstyresak 81/11 «Forslag til implementering av internhusleiemodell for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet» Endring i strategiske avsetninger, stipendiat- og postdoktorstillinger Tabell 7 Strategiske avsetninger, stipendiat- og postdoktorstillinger gitt for en stipendperiode Tiltak Tildeling 2011 Tildeling 2012 Endring Strategiske avsetninger DNA sekvenseringslaboratorium Egenandel Bergen forskningsstiftelse, drift (Arnesen) Postdoktorer, FUGE/Bioinformatikk, postdoktor gitt for en stipendperiode Strategisk virkemiddel Universitetsstipendiater, Bioinformatikk. FUGE gitt for en stipendperiode Ikke øremerket stipendiat Strategisk virkemiddel Egenandel Bergen forkskningsstiftelse (Arnesen) Den midlertidige strategiske avsetningen til instituttet er foreslått til kr Den omfatter tilskudd til DNA-sekvenseringslaboratorium, samt fakultetets egenandel til et av instituttets BFSprosjekt. Det er satt av kr til 2 postdoktorer som er gitt for en stipendperiode og kr til 4 universitetsstipendiatstillinger som er gitt for en stipendperiode, 1 av stipendiatstillingene termineres fra Resultatmidler Fakultetsstyret vedtok i møte å innføre ny resultatmodell for fakultetet som tar utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets (KDs) finansieringssystem. KDs indikatorer, satser og kategorier benyttes dermed av fakultetet for å stimulere til økt resultatoppnåelse. Med innføring av ny resultatmodell for fakultetet blir resultatmidlene på 19,2 millioner kroner for 2011 tilbakeført, og samme beløp blir fordelt til instituttene som rammeøkning. Dette vil øke

12 instituttets ramme med kr Innføring av ny resultatmodell vil redusere rammen med kr For mer detaljer rundt resultatmodellen vises det til fakultetsstyresak 80/11 «Forslag til ny resultatmodell for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet» Tilbakeføring av rammekutt etter eksternt finansierte årsverk og rammeøkning fra 2011 MN-fakultetet fikk i 2010 og 2011 rammekutt etter antall BOA-årsverk for å dekke kostnader til infrastruktur ved universitetet. I 2010 ble instituttene skjermet for rammekuttet, mens i 2011 ble det akkumulerte rammekuttet på ca. 8,9 millioner kroner videreført til instituttene. Rammekuttet til instituttene ble imidlertid i stor grad kompensert med en rammeøkning på 6,9 millioner kroner fra fakultetet. Med bakgrunn i økte satser for indirekte kostnader for 2012 foreslår fakultetsledelsen å tilbakejustere netto rammeendring fra Ekstra dekningsbidrag fra 2010 og 2011 blir tilbakeført med kr , mens tilbakeført rammeøkning fra 2011 reduserer inntektsrammen med kr Midler til instituttleder Innbakt i rammen ligger fortsatt kr i annuumsmidler knyttet til instituttlederstillingen. Det ligger også inne midler tilsvarende en postdoktorstilling. Fakultetet vil presisere at dette er en ressurs som følger instituttleder og skal brukes på en måte som gjør det lettere for instituttleder å forsette med forskningsarbeidet i åremålsperioden. Ressursen er ikke bundet opp i en postdoktorstilling, siden dette ønsket kan variere fra instituttleder til instituttleder. I tillegg er det fortsatt bakt inn kr knyttet til utgifter i forbindelse med stedfortrederfunksjonen Rekrutteringsstillinger Stipendiat- og postdoktorstillinger som er finansiert fra universitetets grunnbudsjett er øremerket på prosjektene og Molekylærbiologisk institutt har følgende rekrutteringsstillinger innbakt i budsjettrammen for 2012: Tabell 8 Rekrutteringsstillinger 2012 Stipendiatstillinger Postdoktorstillinger Stillinger i instituttrammen 8 Midlertidige stillinger pr (gitt for en stipendperiode) 3 2 Ny stilling fra (egenandel BFS) 1 Stilling trukket tilbake fra (ikke øremerket) -1 Sum rekrutteringsstillinger 11 2 Kr av instituttets budsjettramme er øremerket stipendiatstillinger på prosjektnummer og kr er øremerket postdoktorstillinger på prosjektnummer i Stipendiat- og postdoktorstillingene blir inntektsført fra tilsettingstidspunkt

13 Erfaringsvis har MN-fakultetet hatt noe lediggang i disse stillingskategoriene, noe som følgelig har medført reduksjon i rammeoverføringen til fakultetet, og instituttene. For å unngå slik reduksjon i inntektene er det viktig at instituttene konstant overvåker rekrutteringsstillingene og iverksetter utlysning i god tid, slik at tilsetting kan skje umiddelbart etter ledighet. 3.2 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er basert på instituttets budsjettforslag. Rammen kan bli justert når tildelingene for 2012 er kjent. Rammen for Molekylærbiologisk institutt for 2012 er gitt i tabell 9. Tabell 9 Budsjettramme bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Prosjekt Beløp 2012 Inntekter fra forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet sum Det skal lages særskilte budsjetter for denne virksomheten. Det skal budsjetteres samlet budsjettmål for: Bidrag fra Forskningsrådet Bidrag fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Som nevnt justeres UiBs modell for indirekte kostnader og satsene øker fra kr til kr pr. årsverk for sentrale tjenester og fra kr til kr pr. årsverk for husleie. Det skal også budsjetteres med planlagt egeninnsats og egenfinansiering. 13

14 4 Generelle retningslinjer for økonomiforvaltning i Økonomimodell, kontostreng og kontoplan Det er ingen endringer i økonomimodell, kontostreng eller kontoplan i Budsjettering Universitetets hovedbudsjett i økonomisystemet er B3. B1 er å forstå som en rammeoversikt som viser hva totalbudsjettet for avdelingen er. Fakultetene og avdelingene er ansvarlige for å avstemme B3 mot B1. Økonomiavdelingen vil foreta månedlige kontroller av at B1 og B3 er lik og avstemt. Fakultetene kan selv velge detaljeringsgrad for budsjettene i økonomisystemet (B3), men det skal minimum budsjetteres med detaljarter for alle enkeltposter over 0,5 millioner kroner. Kravene til budsjettering gjelder også for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet som føres på fakultetets stedkoder. Det skal lages særskilte budsjetter for denne virksomheten. Det skal settes samlet budsjettmål for: - Bidrag fra Norges forskningsråd - Bidrag fra EU - Bidrag fra andre - Oppdrag Det skal budsjetteres etter vanlige retningslinjer i disse hovedprosjektene. Merk at lønn skal budsjetteres i disse prosjektene. Det skal også budsjetteres med planlagt egenandel og egenfinansiering. Det skal budsjetteres med ytterligere detaljer i selve prosjektmodulen PA. Det skal settes opp budsjett for årets investeringer i kontoklasse 4 på motpart 00 for hver budsjetterende enhet. I tillegg skal den planlagte effekten av avskrivninger innenfor forpliktelsesmodellen budsjetteres i gjeldende arter i klasse 4, 6 og 3 på motpart 81. Økonomiavdelingen legger budsjettrammen inn i økonomisystemet i budsjett B1. Fakultetene og avdelingene skal periodisere både inntekts- og kostnadsbudsjettene i økonomisystemet, i budsjett B3 innen 31. januar Budsjettene skal periodiseres for inntil 12 måneder. Budsjettene skal i rimelig grad være konsistente med konteringen. Deretter vil det ikke være anledning for fakultetene å endre budsjettrammen med mindre det er behandlet og vedtatt i universitetsstyret. Inntektene fra departementet i 2012 blir periodisert med universitetets periodiseringsnøkkel. Samme periodiseringsnøkkel skal brukes ved budsjettering av inntekter fra KD. Det vises til informasjon på Økonomiavdelingens nettsider. Internhusleien blir belastet månedsvis med 1/12 i hver måned. Fakultetene skal budsjettere med utgangspunkt i konkrete planer og utlede månedsbudsjett. Hensikten er at månedsbudsjettene, som danner grunnlag for den løpende rapporteringen gjennom året, skal være basert på enhetenes faktiske planer. Periodisering av større kostnadsposter skal skje i samarbeid med regnskapskontoret. Instituttene får utvidet frist til tirsdag 7. februar med å legge ut budsjettene i B4. 14

15 4.3 Sosiale kostnader I 2012 er ferielønnssatsen 12 %. Arbeidsgiverandelen av pensjonspremien er 12,09 % av brutto årslønn inkludert OU-midler. Arbeidstakerandelen av pensjonspremien (2 %) er inkludert i lønnsutgiftene. Gruppelivsforsikring vil være 1126 kroner for hver person. Arbeidsgiveravgiften er 14,1 % og blir regnet av lønn, ferielønn, pensjon og gruppelivsforsikring. Det vises til Økonomiavdelingens intranettsider der kalkylemal for lønnskostnader finnes. 4.4 Kopi- og papirpenger Avtalen med Kopinor reforhandles i løpet av våren For våren 2012 beregnes avgiften som i 2011, med avgift på 376,4 kroner per år per student. Ordningen med kompendiesalg gjennom Studia videreføres inntil videre. Betaling for studenters utskrifter fra universitetets nettverksprintere, skjer i regi av IT-avdelingen. Lokale innkrevingsordninger for utskrifter skal være avviklet. 4.5 Internhusleie Ny modell for internhusleie ble vedtatt av universitetsstyret i februar 2010 (sak 8/10), og detaljerte retningslinjer ble vedtatt i april 2010 (styresak 19/10). Internhusleiemodellen for dekking av arealkostnader har følgende komponenter: En grunnleie som varierer per kvm etter lokalenes kvaliteter En komponent for drift og felleskostnader som beregnes per kvm En komponent for energikostnader En komponent for kostnader for undervisningsrom Arealkostnadene har økt mer enn lønns- og priskompensasjonen de siste årene, med høyere prisvekst innenfor bygg og anlegg og med universitetets investeringsbudsjetter. På bakgrunn av kostnadsanslagene for universitetets bygningsdrift i 2012, er det vedtatt en vekst på 5,3 % for 2012, det er 2,2 % mer enn lønns- og priskompensasjonen. De budsjetterte energikostnadene øker med 5,2 %. Energiprisene varierer gjennom året. Selv om det er inngått flere fastprisavtaler, kan det ikke utelukkes at det blir nødvendig å avregne faktisk energikostnad, dersom denne blir vesentlig høyere enn budsjettert. Tabell 1. Husleiepriser for ulike arealkategorier Fra 2012 kostnadsbelastes undervisningsrommene etter antall bestilte plasstimer. Dette skjer ved at fakultetene avregnes en snittpris på kroner 3,35 per plass per time som er bestilt. I 2012 er det gitt budsjettmessig omfordeling slik at ingen fakulteter skal vinne eller tape på selve innføringen. Endringer fra og med 2012 vil gi gevinst eller tap. Omfordelingen er basert på data fra web- og rombookingsystemet for høsten 2010 og våren

16 Oversikter viser at universitetet samlet har en kapasitetsutnyttelse på om lag 66 % for undervisningsrommene. Det er særlig midt i uken og midt på dagen det er stor etterspørsel etter undervisningsrom. Motsatt er det ledige rom mandager og fredager. Det vil bli vurdert å bruke en viss kostnadsforskjell for bookinger avhengig tidspunkt for å bidra til bedre utnyttelsen av kapasiteten. Dette vil i så fall bli kunngjort i eget brev. Fakultetene vil som tidligere bli belastet en sum per måned for undervisningsrom. Det legges opp til at denne vil bli avregnet per semester etter data for bestilte rom. Avbestilte rom kostnadsbelastes ikke. 4.6 Dekningsbidrag/indirekte kostnader og egeninnsats I prosjektmodulen skilles det mellom det dekningsbidraget som er avtalt med den som finansierer prosjektet (inntektsdekningsbidrag) og det dekningsbidraget som beregnes for universitetets kostnader (kostnadsdekningsbidrag). Dersom inntektsdekningsbidraget er lavere enn kostnadsdekningsbidraget, vil forskjellen automatisk bli ført som egenandel i prosjektet. Kostnadsdekningsbidraget er satt til 40 % i prosjektmodulen og alle inntekter fra dette tilfaller det ansvarsstedet hvor prosjektet føres, normalt ved et institutt. Universitetets fellesøkonomi belaster fakultetene med kroner i administrasjonskostnader per BOA-årsverk med 1/12 hver måned. Fakultetene får fullmakt til å utarbeide modeller for videre belastning av sine ansvarssteder. Fakultetet som forvalter arealene, har fullmakt til å belaste ansvarsstedet med husleie og eventuelle andre kostnader. Husleiebelastningen vil normalt være kroner per årsverk. Instituttene har ansvar for at reelle indirekte kostnader synliggjøres både i budsjettet og i regnskapet for bidrags- og oppdragsvirksomheten. Oppdragsprosjekter skal alltid fullfinansieres for å unngå konkurransevridning. Bidragsprosjekter kan delfinansieres av universitetet. Universitetets egeninnsats, for eksempel bidrag til å finansiere indirekte kostnader og eventuell annen egenfinansiering, skal synliggjøres i prosjektbudsjettene og prosjektregnskapene. Instituttene har ansvar for at alle indirekte kostnader føres per prosjekt. 4.7 Innkjøp I følge økonomireglementet skal bestilling av varer og tjenester være skriftlige og godkjennes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Det elektroniske bestillingssystemet skal benyttes jf. styresak 48/07. Som statlig institusjon er universitetet lovpålagt å gjennomføre konkurranse ved alle anskaffelser for å sikre optimal ressursutnyttelse. Ved anskaffelser over kroner , stilles strenge krav til gjennomføring og dokumentasjon. Kontor for innkjøp skal bistå i alle innkjøp over kroner dersom det ikke foreligger rammeavtaler. Felles rammeavtaler er basert på konkurranse og gir tilgang for alle enheter til å foreta enkeltkjøp uansett beløpsgrense hos avtaleleverandøren(e). For produkter som kan kjøpes gjennom etablerte rammeavtaler, er enhetene forpliktet til å benytte avtalen(e). For mer informasjon se Budsjettdisponeringsmyndighet, bestillingsrett og signaturprøver elektronisk anvisning I reglementet for økonomistyring er begrepet anvisning tatt inn i budsjettdisponeringsfullmakt. Ved UiB har rektor, som styrets leder, delegert budsjettdisponeringsmyndigheten til universitetsdirektøren. Så lenge delegering av budsjettdisponeringsmyndighet er del av den 16

17 systematiske delegeringen av samlet budsjettdisponeringsmyndighet, kan den delegeres til instituttledere. Universitetsdirektør delegerer dersom budsjettdisponeringsmyndighet ikke er del av den systematiske delegeringen av samlet budsjettdisponeringsmyndighet. Dette kan gjelde delegering til prosjekter og seksjoner. Fakultetsdirektør eller dekan (ved fakulteter med ansatt dekan) eller instituttleder kan ikke delegere budsjettdisponeringsmyndighet videre i disse tilfellene. Økonomiavdelingen er saksbehandler for disse sakene. Universitetet skal ha register over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet. En ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet kan foreta delegeringen av bestillingsretten til bestiller. Delegeringen skal skje skriftlig med angivelse av bestillingsrammer som kan spesifiseres økonomisk og eventuelt innenfor produktområder. I tråd med dette bes instituttene fylle ut signaturprøveskjema og bestillingsfullmakt, jf. vedlegg, og sender disse i utfylt stand til regnskapskontoret. Fakultetene bes sørge for at instituttene fyller ut de to skjemaene og sender dem til regnskapskontoret. Dersom det i løpet av året er endringer i fullmakter eller noen slutter, som er tildelt rolle, må skjema sendes inn. For mer opplysning om budsjettdisponeringsmyndighet, se budsjettdisponeringsmyndighet og signaturprøver på intranett. Vi imøteser kommentarer dersom noe i dette tildelingsbrevet er uklart og ser fram til godt samarbeid også i 2012! Med vennlig hilsen Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Rigmor Geithus seksjonssjef, økonomi 17

18 Vedlegg 1. Signaturprøveskjema og bestillingsfullmakt Signaturprøveskjema Gyldig fra:.. Ansvarssted: (6 siffer) Institutt/avdeling:.... Tittel Navn (Blokkbokstaver) Signatur Dato Personer med anvisningsrett skal signere på skjema Ved institutt/grunnenhet: - Instituttleder anviser. Instituttleder kan delegere til administrasjonssjef å anvise. Ved fakultetssekretariatet: - Ved fakultet med valgt dekan, anviser fakultetsdirektøren. Dersom fakultetsdirektøren ikke er til stede, anviser dennes stedfortreder - Ved fakulteter med prøveordning med ansatt dekan, anviser dekanen. Dekanen anviser ved Det matematisk- naturvitenskapelige og Det medisinsk- odontologiske fakultet. Dekanene kan delegere til fakultetsdirektøren å anvise. Ved administrativ avdeling: Avdelingsdirektøren anviser. Avdelingsdirektørens stedfortreder anviser i dennes fravær. Register over ansatte med bestillingsfullmakt - rolleregister Skjema kan hentes elektronisk på ØAs hjemmesider og sendes til regnskapskontoret. BasWare - Rolleregister Register over ansatte med rolle som rekvirent, bestiller, attestant og BDM i Basware PM (bestillingssystem) og/eller IP (fakturasystem) Firma: Institutt/avdeling: Roller *) G - N - S - E Brukernavn på UIB Navn BDM (Budsjettdisp.mynd.) PM og IP-bruker Bestiller PM og IP-bruker Rekvirent i PM Kun PM-bruker Økonomikonsulent (attestant) Kun IP-bruker Fakturamottaker i BasWare IP Bestillerkode for bestiller og fakt.mottaker. (alle gjeldende koder) Kommentar (Dersom person med BDM skal ha godkjenningsrett til flere stedskoder, må disse angis her.) *) Skjemaet skal inneholde en fullstendig oversikt over alle BasWare-brukere innenfor et institutt/avdeling. Brukerne markeres da med: G=gjeldende bruker, N=ny bruker, S=bruker som slutter, E=endring på eksisterende bruker. Nye brukere må i tillegg fylle ut skjema: "Søknad om tilgang til administrative fellessystemer ved Universitetet i Bergen" For at en skal få anvisningsrett i BasWare, må en ha delegert Budsjettdisponeringsmyndighet. Videre skal det da være innsendt signaturprøve til Regnskapskontoret. Ansvarssted: Dato: Signatur av person med budsjettdisponeringsmyndighet Tips! Ha lagret siste versjon av dette skjemaet, slik at en enkelt kan markere nye brukere, endringer, eller brukere som har sluttet og som da skal deaktiveres! Signert skjema sendes til Økonomiavdelingen v/regnskapskontoret. Skjemaet kan med fordel skannes og sendes til Regnskap i IssueTracker. 18