Protokoll fra instituttrådsmøte for MBI Onsdag 11. mars 2015

Transkript

1 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Protokoll fra instituttrådsmøte for MBI Onsdag 11. mars 2015 Tilstede: Rein Aasland (leder), Kari E. Fladmark (gr. A), Aurelia Lewis (gr.a, vare for Nathalie Reuter), Dag Helland(gr. A), Øyvind Strømland (gr.b), Ole Horvli (gr.c vara for Gunnhild Brubakken), Ann Kristin Frøyset (gr.c); Ida Lavik (gr.d); Håkon Moland Sæbø (gr.d) Andre: Verneombud Lill Knudsen, økonomikonsulent Margun Eidsheim Skarbø Sekretær: Administrasjonssjef Andrea Grimnes Sak 01/15 Innkalling og dagsorden ble godkjent med en kommentar Instituttrådets kommentar: Saksliste og sakspapirer må i fremtiden bli lagt ut på nettet og gjort kjent for alle ansatte samtidig som de sendes ut til rådet. Dette vil gi alle ansatte en reell mulighet til å sette seg inn i saker, kontakte deres representant i rådet om saker av betydning og møte på rådsmøtene om ønsket. Slutt på å sende ut sakspapir i papir. Sakspapirene samles i en PDF, slik at rådsmedlemmer lett kan skrive dem ut selv om ønsket. Sak 02/15 Protokoll fra forrige møte (vedlegg1) ble godkjent Sak 03/15 Orienteringssak Renovering av laboratorier i 5. etg Aktuelle HMS saker o innspill fra Heliks om støy på lesesal dør inn til lesesal lager forstyrrende lyd. Instituttet har bedt Marineholmen se på dette, uten at det foreløpig er funnet frem til en løsning. Vi forsetter å jobbe med saken. o Nytt avvikssystem i bruk o Arealdisponering under renoveringsarbeid. Flere kontorer kan ikke brukes under renovering av lab 3. Derfor behov for å flytte masterstudenter ut av kontor i 5. etg fra og med juli pga behov for flere kontorplasser i 5. etg. Heliks vil få tilbud om å disponere alternativt kontor i 4. etg. HMS- årsrapport for 2014 Sak 04/15 Regnskap 2014 vedlegg 2: Regnskapsrapport for 2014 sendt fakultetet vedlegg 3: Instituttleders kommentarer til Resultat 2014 og til overføring fra 2014 til 2015 (Anskaffelse av større utstyr: LC-ms/ms) sendt fakultetet Instituttrådets vedtak: Instituttrådet godkjenner fremlagt regnskap for side 1 av 2 Postadresse: Postboks 7803 NO-5020 Bergen Norge Telefon: Telefaks: Direkte linje saksbehandler: E-post: post@mnfa.uib.no Internett: Org.no Besøksadresse: Thormøhlens g. 55 Bergen

2 Sak 05/15 Budsjett 2015 for bevilgningsfinansiert virksomhet vedlegg 3: Instituttleders kommentarer til Budsjett 2015, sendt fakultetet vedlegg 4: Budsjett Tildeling av budsjettramme fra fakultetet vedlegg 5: Instituttleders kommentarer til interne prioritering 2015 og 2016 vedlegg 6: Budsjettabeller 2015 a. Totalbudsjett enkelt og detaljert b. Drift fordelt til forskningsprogram/grupper c. Fellesdrift d. Undervisningsbudsjett e. Forskerskolen f. Sekvenslaben Instituttrådets vedtak: Instituttrådet stiller seg bak forslaget til budsjett for 2015.,Det er enighet om at instituttet gjennomåret må se etter muligheter for å redusere kostnader, men likevel først og fremst se etter muligheter for økte inntekter. Innspill fra rådet: Vurdere bruk av digitaleksamen i flere emner, mindre ressurskrevende evalueringsform. Gå over til internsensurering og gjennom dette redusere kostnaden til eksternsensur. Leie ut mer av instituttets areal. Den ene laben i 2. etg ble fremmet som eksempel på areal som kan leies ut. Savner budsjettpost til ildsikkertrom, der det mangler 3 ildsikreskap (3x45 000). Äkta behov for vedlikehold, service og bedre opplæring. Sak 6/15 Utdannings-, forskerutdannings- og forskingsmelding for Molekylærbiologisk institutt 2014 (Vedlegg 7). Instituttrådets vedtak: Instituttrådet godkjenner fremlagte meldinger, med en mindre korrigering i Forskerutdanningsmeldingen, der setning om tilbud om samtale endres fra «vil få» til «har fått». Sak 7/15 Eventuelt Instituttet sine prioriteringer av utstyr til mulig tildeling fra fakultetet Revisjon av forslaget som ble lagt inn i budsjett for 2015 (vedlegg 8) Instituttrådets vedtak: Instituttrådet godkjenner fremlagt forslag til ny prioritering av instrumenter AGr

3 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Protokoll fra instituttrådsmøte for MBI mandag 15. desember 2014 Tilstede: Rein Aasland (leder), Nathalie Reuter (gr.a), Kari Fladmark (gr. A), Aurelia Lewis (vara for gr.a), Øyvind Strømland (gr.b), Ann Kristin Frøyset (gr.c), Gunhild Brubakken (gr.c); Ida Lavik (gr.d); Håkon Moland Sæbø (gr.d). Observatører: Lill K. Knudsen (verneombud) og Margun Eidsheim Skarbø (økonomikonsulent) Sekretær: Administrasjonssjef Andrea Grimnes Saksliste: Sak 15/14 Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 16/14 Orienteringssak Protokoll fra forrige møte (vedlagt) Regnskap pr november 2014 og prognose for overføring 2015 (vedlagt) HMS - Informerte kort om nytt siden sist møte: o 1) nytt Avvikssystem ved UiB (mat.nat. inkl MBI er pilot og i gang). o 2) Eco-Exposure (krav om at alle som arbeider med mulig kreftfremkallende stoffer retitrerer seg, men UiB mangler en plan for hvordan dette skal gjennomføres). o 3) Instituttet HMS-møte utsettes til mars o 4) Instituttet må bli bedre på medarbeidersamtaler for alle og har nå en plan for hvordan kunne tilby dette også for gruppe B, men dette blir først gjennomført i Sak 17/14 Rammer for budsjett 2015 Fakultetets budsjett for 2015 inneholder nye rammekutt som har konsekvenser for instituttets budsjett for Instituttleder ønsker å drøfte denne nye situasjonen med instituttrådet. Som bakgrunnsmaterialet vises det til fakultetsstyresak 81/2014. Det vises også til instituttets budsjettforslag for 2015, behandlet i forrige instituttrådsmøte (se sak 13/14 vedlegg til denne e-posten). Oppsummering fra møtet: Instituttleder presenterte konsekvensene av de siste års rammekutt og redusert uttelling i RBO for instituttrådet (presentasjon vedlagt). Resultatet er at det økonomiske handlingsrommet som instituttet de siste 10 årene har skapt gjennom planlagt reduksjon i fastekostnader, er tapt og nå snudd til et betydelig underskudd for 2015 og som uten drastiske endringer vil akkumuleres betydelig over tid. side 1 av 2 Postadresse: Postboks 7803 NO-5020 Bergen Norge Telefon: Telefaks: Direkte linje saksbehandler: E-post: post@mnfa.uib.no Internett: Org.no Besøksadresse: Thormøhlens g. 55 Bergen

4 Det var enighet i instituttrådet om at situasjonen er prekær, men at det i utgangpunktet ikke er fornuftig å nedbemanne helt vilkårlig etter som stillinger blir ledig ved f.eks avgang. Det er viktig å ha fokus på forsvarlig drift og på å holde produksjon oppe. Redusert produksjon vil føre til ytterligere reduserte rammer i form av kutt i RBO-midler. En teknisk stilling som nå har stått ledig i snart 4 måneder vil bli lyst ut og besatt i Halve denne stillingen er finansiert av sekvenslaboratoriets inntekter. Det vil derfor ikke ha stor innsparingsgevinst å holde denne ubesatt. Instituttet vil eller se etter alle muligheter for å redusere kostnader i 2015 og ikke minst for å øke den eksterne prosjektporteføljen. Det er svært gledelig og positivt for MBI at instituttet fikk et nytt FRIPRO-prosjekt innvilget med oppstart fra Sak 18/14 Eventuelt AGr

5 UNIVERSITETET I BERGEN Molekylærbiologisk institutt Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Deres ref Vår ref Dato MARSKA REGNSKAPSRAPPORTERING AVVIKSKOMMENTARER PER DESEMBER MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT 1. Avvikskommentarer til Grunnbevilgning (GB): Avvik inntekter og kostnader - motpart 00 Avvik på inntekter (art 3) er i hovedsak høyere inntekter på sekvenslaboratoriet enn budsjettert. Vi har budsjettert med tildeling av likestillingsmidler fra fakultetet som vi ikke fikk i 2014 Et større avvik på investeringer (art 4) skyldes at innkjøp av ny LCMS blir foretatt i Utstyret vil koste ca 3,4 millioner. Positivt avvik på lønnskostnadene (art 5) skyldes først og fremst utsatt tilsetting i ledige stillinger. Avvik på drift (art 6-7) skyldes i hovedsak at vi har budsjettert med en fiktiv inntekt i desember for å balansere budsjettet. Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Artsklasse 3 inntekter ,5% Delsum ,5% 4 varek ,7% 5 lønn ,9% 6-7 adk ,0% 8-9 annet ,7% Delsum ,7% ,5% 890 overf ,0% Delsum ,0% ,0% Postadresse: Postboks 7803 Telefon: Telefaks: E-post: post@mnfa.uib.no Internett: Besøksadresse: Thormøhlens g. 55

6 2. Avvikskommentarer til BOA: NFR: Avvik på lønn (art 5) skyldes i hovedsak et prosjekt som var budsjettert på finansieringskilden Annen bidragsaktivitet men som er endret til finansieringskilden NFR. Avvik på annet (art 8-9) skyldes i hovedsak mindre refusjon enn budsjettert på fellesløftet i tillegg til mer belastet interne kostnader grunnet endret finansieringskilde på en stilling på et prosjekt (MemThera). Det er også belastet på Toppfinansieringsprosjektet for å dekke underskudd på EU-prosjekt. Dette er ikke budsjettert for. Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Artsklasse 3 inntekter ,5% 5 lønn ,7% 6-7 adk ,1% 8-9 annet ,8% EU: Vårt Marie Curie prosjekt hadde prosjektslutt i slutten av Vi har enda ikke avsluttet og rapportert dette, da sluttrapporten fra EU ikke er mottatt. Forsinkelsen skyldes avklaring i forhold til langtidssykdom på prosjektet. Rapportering og avslutning skal skje så snart det er klarert fra EU. Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Artsklasse 3 inntekter ,5% 5 lønn ,0% 6-7 adk ,5% 8-9 annet Annen bidragsaktivitet: Avvik på lønn (art 5) skyldes i hovedsak at på grunn av endret finansieringskilde på et av prosjektene er stilling budsjettert her men ikke belastet. Det er belastet løslønn på to BFS prosjekt i tillegg til stipend på ca , noe som ikke er budsjettert. Avvik på drift (art 6-7): Vi har budsjettert med egenandel på innkjøp av utstyr på ca Dette er ikke innkjøpt enda og dermed ikke belastet. Vi har budsjettert med forventede prosjekter: 1 mill til drift på et prosjekt forventet fra Norhed, 1 mill. som konsulentkjøp på nytt prosjekt fra Universitetet i Maryland, i drift til nytt EEA og til nye Meltzer tildelinger. Ingen av disse innfridde og er med og utgjør det store avviket. En del av avviket på arten skyldes også at kostnader budsjettert til drift er gått som lønn på BFS-prosjekt, blant annet stipend nevnt over. I tillegg blir ca av drift budsjettert i 2014 på et BFS-prosjekt overført til 2015 til lønn og noe drift. Resten av avviket forklares av lavere forbruk på drift enn budsjettert på flere prosjekter. Avvik på interne transaksjoner (art 8-9) skyldes først og fremst mindre belastet interne kostnader grunnet endret finansieringskilde på stilling på et prosjekt (MemThera). Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Artsklasse 3 inntekter ,2% 5 lønn ,6% 6-7 adk ,0% 8-9 annet ,5% Postal address: PO Box 7803 NO-5020 Bergen Norway Phone: Fax: Direct line executive officer: UiB post@mnfa.uib.no Internet: Org. no Visiting address: Thormøhlens g. 55 Bergen

7 Oppdrag: Vi har et felles Oppdragsprosjekt, Lakselus, sammen med BIO og Institutt for informatikk. Vi har budsjettert med driftsmidler her og forbruket er lavere enn budsjettert. Nye driftsmidler stilles til rådighet i Årsbudsjett Hittil i år - budsjett Hittil i år - regnskap Hittil i år - avvik Hittil i år - avvik i % Artsklasse 3 inntekter ,1% 6-7 adk ,3% 8-9 annet Andrea Grimnes Administrasjonssjef Margun Eidsheim Skarbø Førstekonsulent Postal address: PO Box 7803 NO-5020 Bergen Norway Phone: Fax: Direct line executive officer: UiB post@mnfa.uib.no Internet: Org. no Visiting address: Thormøhlens g. 55 Bergen

8 Notat fra: Til: Om: Molekylærbiologisk institutt v/rein Aasland Mat.Nat.Fakultetet Instituttet sine overføringer fra 2014 til Fakultetsstyremøte den 26. Februar 2015 Regnskap 2014 I 2014 budsjetterte vi med 3,4 millioner kroner i fiktive inntekter for å få budsjettet i balanse. Prognosen for 2014 var imidlertid at vi ville få et underskudd på ca. 1,5 millioner. Kostnadene ble også betydelig redusert gjennom året, først og frem som følge av utsatt tilsetting i utlyste stillinger. Det var imidlertid forsinkelse i innkjøp av nytt LC- ms/ms (instrument) som bidro til at instituttets resultat snudde til et overskudd på 1,5 millioner. Siden utgiftene til LC- ms/ms- er en forpliktelse som følger med til 2015, var det reelle resultatet for 2014 et underskudd på nær 1,5 millioner. Anskaffelse av større utstyr: LC- ms/ms MBI fikk i 2013 tildelt 2,8 millioner (pluss en egenandel på kroner) til anskaffelse av et nytt LC- ms/ms- instrument til bruk for identifisering og kvantitering av små biomolekyler og targeted and untargeted metabolomics. Vi lyktes ikke å komme i havn med en forsvarlig kontrakt for dette etter første anbudsrunde. Det ble derfor i 2014 gjennomført en ny anbudsrunde som ledet fram til en kontrakt for anskaffelse av et moderne og meget anvendelig instrument. Instrumentet vil bli lever i løpet av våren Instrumentet vil inngå i flere, strategisk sentrale forskningsaktiviteter ved instituttet og instituttet har også allokert både teknisk personell og en postdoktorstilling til installering og etablering av det nye instrumentet. I 2014 fikk vi en ytterligere tildeling på kroner fra fakultetet til samme formål, og vi har fra instituttet lagt ytterligere til i denne anskaffelsen for å få et optimalt instrument og installasjon. Forsinkelsene i denne anskaffelsen har medført at instituttet har forpliktelser til overføring av tilsammen 3,33 millioner til 2015 ( kroner på prosjekt og kroner av egne midler). Budsjett 2015 I MBIs budsjett for 2015 er det budsjettert med fiktive inntekter på 6,155 millioner, der 1,517 millioner vil dekkes inn av overført overskudd fra Slår budsjettet til vil vi kunne få et underskudd på 4,65 millioner kroner. Prognosen for 2015 kan av erfaring settes ca. 1,5 millioner bedre enn dette (kommentert under). Det vil si at prognose for 2015 er et underskudd på 3,1 millioner. Budsjettet har tatt høyde for både interne og eksterne inntekter slik vi forventer de blir i Gledelig var det da også at en av våre yngste professorer (nylig opprykk) fikk sitt første gjennomslag i FRIPRO dette året. Vi har også i de foregående år budsjettert med underskudd, men da vel vitende om at instituttets utgifter vil bli lavere enn budsjettert, dels pga lavere aktivitet enn planlagt og dels ved lavere lønnsutgifter bl.a. på grunn av sykemeldinger og at stillinger har vært

9 ( uønsket ) ubesatt. For inneværende år anser vi imidlertid utsiktene til slike kostnadsreduksjoner å være relativt små. Det budsjetterte underskuddet må sees i lys av at instituttets langtidsbudsjett frem til budsjettåret 2014, viste et budsjett som allerede i 2015 ville ha være i balanse. Dette var i hovedsak en følge av en nedbemanning fra 14 til 10 vitenskapelig ansatte. Helt uventet kom det så, i både 2014 og 2015, betydelige rammekutt, både sentralt fra UiB og fra fakultetet. For MBI summerer rammekuttene seg til 1,8 millioner. Dette, alene, har endret instituttets finansielle situasjon slik at vår tidligere plan for å bringe virksomheten i balanse ikke lenger vil holde. Kuttene kommer i tillegg til at vi har hatt en negativ effekt i RBO på 0,9 millioner og en husleieøkning på 1 million i samme periode. Totalt har dette redusert instituttets økonomiske handlingsrom med 3,7 millioner kroner. RBO- effekten er dels et resultat av kjente svingninger i produksjon (doktorgrader og studiepoeng) og dels et resultat av at den faste vitenskapelige staben har blitt mindre (to av avgangene har vært blant de RBO- volummessig mest produktive). På tross av at vi er blitt færre, ser vi at kvaliteten på den vitenskapelige produksjonen har økt de siste årene, dog ikke per publikasjonspoeng (som har svinget fra 20 til 11 og nå opp til 17), men ved at flere arbeider publiseres i bedre tidsskrifter og siteringsfrekvensen øker (dokumentert i siste publikasjonsrapport for UiB). Det siste halvåret har våre forskere hatt artikler i Science, Cell Reports, PNAS og flere andre gode tidsskrifter med impactfaktor over 8. Vi ser på dette som resultat av instituttets målrettede kvalitetsarbeid. Antall disputaser øker også, fra et lavmål på hhv 3 og 2 i 2011/12, til 7 i Ved inngangen til 2015 har vi ikke EU- prosjekter (som også bidrar til negativ RBO), men det søkes nå om både ERC, Horizon2020 og Marie Curie- prosjekter. Instituttets sterkeste gruppering forbereder også et initiativ med tanke på SFF- søknad (evt. andre finansieringskilder). Siden 2012 har instituttet gjennomført en faglig konsolidering gjennom etablering av forskningsprogrammer, noe som har innebåret en betydelig faglig omstilling. Dette skjer parallelt med at instituttet har hatt et stort generasjonsskifte i den faste vitenskapelige staben (siden 2008: 4 avganger og 3 nytilsettinger; i 2016 forventer vi nok en avgang, samtidig som en BFS- kandidat tiltrer som professor). For å skape moment i omstillingen og forskningsprogrammene, har det vært essensielt å støtte dette opp med at instituttets investeringer i både stab, rekrutteringsstillinger og infrastruktur nå gjøres gjennom forskningsprogramstrukturen. Den nye økonomiske situasjonen blir nå en trussel og akutt risiko for at omstillingsprosessen og de kvalitetsfremmende tiltakene vi har gjort vil kunne miste sin effekt. Instituttet har et meget nøkternt driftsbudsjett, med svært moderate avsetninger til f.eks. laboratorieundervisning og utskifting av mindre instrumenter og infrastruktur. Vi har også redusert fordeling av belønningsmidler og intern forskningsstøtte til et minimum. Samtidig har instituttet et økende behov for utskifting av kritisk infrastruktur basert på krav til HMS og sikkerhet. Selv med gradvis innføring av leiestedsmodellen for dekning av infrastrukturkostnader, greier vi ikke å være i fornuftig balanse i så måte. Vi har også de

10 siste årene leid ut lab- og kontorarealer til en gruppe fra UniResearch (ca kroner per år), samtidig som instituttets øvrige aktivitet foregår på mindre arealer. Instituttets faste lønnskostnader er i realiteten den eneste betydelige posten det kan spares inn på. Siden det, som nevnt ovenfor, ikke ligger an til flere avganger i den vitenskapelige staben de neste 5-6 årene, vil det kun være reelle innsparingsmuligheter ved å redusere instituttets tekniske stab etterhvert som det bli avganger de neste årene. Instituttledelsen ser på dette som vært problematisk av flere grunner: i) den tekniske staben er i utgangspunktet liten og ikke tilstrekkelig til å gi tilstrekkelig forskningsstøtte til forskningsprogrammene, ii) de økende krav til håndtering og rapportering av sikkerhet og HMS- aspekter tar en stadig større del av den tekniske stabens tid, og iii) ny instrumentering fordrer allokering av teknisk stab til drift. I tillegg har instituttet forpliktelser til teknisk stab knyttet både til UiBs DNA- sekvensieringslaboratorium og felles sebrafiskanlegg (med BIO). Når instituttet i tillegg avgir en av våre mest erfarne ingeniører til hovedverneom- budsoppgaver, er det åpenbart at vi er svært nær den forsvarlige, nedre grense for størrelsen på instituttets tekniske stab, sett både fra et sikkerhetsperspektiv og et personalperspektiv, i det det vil falle flere og flere oppgaver på færre og færre. Vi vil, imidlertid, i tiden framover i større grad benytte frikjøpsordninger i større prosjekter, vel vitende om at dette vil gå på bekostning av aktivitetsnivået i prosjektene. Vi må også konstatere at Fakultetets satsing innen molekylær biovitenskap ikke har fått det omfang og den innretning vi ble forespeilet ved siste lederskifte. Tildeling av 2 stipendiatstillinger og 2 postdoc- stillinger til styrking av instituttets forskningsprogrammer og ny infrastruktur har imidlertid vært kjærkomment og hatt en klart positiv effekt (selv om det ikke virker særlig inn på budsjettsituasjonen).

11 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Molekylærbiologisk institutt Vår ref. Sak nr. 2014/11871 Dato Budsjett Tildeling av budsjettramme. Fakultetsstyret vedtok budsjettrammer for institutter og avdelinger for 2015 i møte Med dette tildelingsbrevet gis det melding om fakultetets og instituttets budsjettramme for 2015, og informasjon om forutsetningene for disponering av midlene. Fakultetets strategiplan er førende for fakultetets prioriteringer. Fakultetets budsjett er videre basert på universitetsstyrets vedtak om budsjettfordeling for 2015, tildelingsbrev fra universitetsdirektøren og budsjettrammer vedtatt av fakultetsstyret. Noen av hovedpunktene i rammefordelingen for 2015: Instituttenes grunnrammer videreføres fra Lønns- og priskompensasjon på 3,0 % blir videreført til instituttenes budsjettrammer. Samtidig øker arealkostnadene mer enn lønns- og priskompensasjon. Det er satt av midler til strategiske tiltak for oppfølging av fakultetets strategiske plan, i hovedsak allerede inngåtte lovnader. Strategisk tildelte stipendiat- og postdoktorstillinger tildeles for en stipendperiode. Resultatmidler videreføres instituttene med utgangspunkt i KDs finansieringssystem. Stipendiat- og postdoktorstillinger vil få økt tildeling, da Universitetsstyret har vedtatt å differensiere satsene for rekrutteringsstillinger ytterligere. Rammekutt på totalt 2,5 % I forbindelse med avslutning av regnskapet for 2014 vil fakultetsstyret få forelagt en egen sak om overføringer til Instituttene vil få eget tildelingsbrev knyttet til eventuelle overføringer. I kapittel 1 blir det gitt en oversikt over fakultetets og instituttets måltall for Forskningsutdannings- og forskerutdanningsmeldingene vurderer status og utfordringer for fakultetets hovedoppgaver. Det sendes eget brev om opplegg for arbeidet med meldingene. Kapittel 2 gir en oversikt over fakultetets budsjettramme for 2015, både innenfor grunnbevilgning og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, mens kapittel 3 viser instituttets rammetildeling for Generelle retningslinjer for økonomiforvaltningen er gitt i kapittel Dette er et UiB-internt notat som godkjennes elektronisk i ephorte Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Telefon Telefaks post@mnfa.uib.no Postadresse Postboks Bergen Besøksadresse Allég. 41, Realfagbygget Bergen Saksbehandler Rigmor Geithus

12 Innhold 1 MÅLTALL FOR UTDANNING FORSKNING FORSKERUTDANNING BUDSJETTRAMMER BUDSJETTRAMME FOR GRUNNBEVILGNING UNIVERSITETETS SENTRALE FORSKNINGS- OG UTDANNINGSSATSINGER MN-FAKULTETETS FELLESAVSETNINGER Strategiske avsetninger Små driftsmidler Forskningstermin Likestilling og kjønnsbalanse Arbeidsmiljøtiltak BUDSJETTRAMME FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET GENERELLE KOMMENTARER Overføring av midler MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTTS RAMMETILDELING FOR GRUNNBEVILGNING, ORDINÆR DRIFT Lønns- og priskompensasjon Endring i strategiske avsetninger, stipendiat- og postdoktorstillinger Resultatmidler Endrede satser for stipendiat- og postdoktorstillinger Rammekutt Internhusleie Rekrutteringsstillinger Midler til instituttleder BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET GENERELLE RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIFORVALTNING I ØKONOMIMODELL, KONTOSTRENG OG KONTOPLAN BUDSJETTERING SOSIALE KOSTNADER KOPI- OG PAPIRPENGER INTERNHUSLEIE INDIREKTE KOSTNADER, EGENINNSATS OG FELLESBIDRAG REKRUTTERINGSSTILLINGER INNKJØP BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET

13 1 Måltall for 2015 Mål- og resultatstyring er det overordnede styringsprinsippet i staten. I henhold til økonomireglementet i staten skal alle statlige virksomheter legge mål- og resultatstyring til grunn for planlegging og oppfølging av virksomheten. Risikostyring skal være integrert i mål- og resultatstyringen. Som varslet i tildelingsbrevet til UiB for 2014, har Kunnskapsdepartementet revidert målstrukturen for universiteter og høyskoler. Hensikten med revisjonen har vært å tydeliggjøre regjeringens mål og prioriteringer, jf. regjeringsplattformen. Departementet har også vurdert mulighetene for forenkling. Departementet har på bakgrunn av dette fastsatt fire sektormål for 2015 som universiteter og høyskoler samlet skal medvirke til. I tillegg har departementet fastsatt nasjonale styringsparametere innenfor sektormålene på områder der institusjonene skal ha særskilt oppmerksomhet på resultatutviklingen. Disse er videreført fra 2014, med enkelte mindre justeringer. Det er lagt til en styringsparameter for oppfølging av EU-strategien. Departementet tar sikte på å revidere styringsparameterne fra Institusjonene skal innenfor den nasjonale målstrukturen og regjeringens forventninger og prioriteringer, fastsette egne virksomhetsmål tilpasset institusjonens egenart/profil og utvikle egne strategier og planer for å nå målene. I Orientering om forslag til statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler (foreløpig tildelingsbrev) vises det til finansieringssystemet med resultatbasert uttelling på utdanningsinsentiver og forskningsinsentiver som skal stimulere institusjonene til å forbedre sine resultater. I Orientering om forslag til statsbudsjettet 2015 for universiteter og høyskoler trekkes mellom annet følgende styringsparametere frem: samspill mellom forskning og utdanning deltakelse i Horisont 2020 og Erasmus+ forskningsinnsats i MNT-fag og profesjonsfag I 2013 startet rektoratet et arbeid med å gjennomgå UiBs målstruktur og rapporteringssystem. Hensikten med gjennomgangen var å forenkle og forbedre systemet gjennom å finne meningsfulle mål for den virksomheten som drives ved UiB. Hovedprinsippet skulle være at kun de sider ved virksomheten som kan og bør måles, skal tilstrebes målt. En arbeidsgruppe bestående av personer fra sentraladministrasjonen utarbeidet et forslag til revidert målstruktur. Forslaget fra styringsgruppen reduserte antall virksomhetsmål og styringsparameter betydelig for å gi en tydeligere målstruktur. Fakultetet fikk forslaget til høring og universitetsstyret sluttet seg til den foreslåtte endringen i styremøte 13. februar 2014 (sak 7b/14). Forslaget er tilgjengelig i ephorte, sak 2013/ Fakultetsstyret skal fastsette mål og resultatkrav for fakultetet, og har ansvaret for at fakultetets økonomiske ressurser disponeres i overensstemmelse med bestemmelser gitt av Universitetsstyret. I møte vedtok fakultetsstyret måltall for fakultetet for Utdanning Fakultetet skal følge opp egne planer for undervisning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for utdanning i 2015: Å oppnå minst studiepoengsenheter (SPE) Å uteksaminere minst 300 kandidater på mastergradsnivå 3

14 Å ha minst 250 inn- og utreisende utvekslingsstudenter Å ha en gjennomstrømning på 42,5 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet Å ha 1,9 primærsøkere pr. studieplass Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for undervisning i 2015: Å ha en gjennomstrømning på 45 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet. Ved å oppnå dette vil instituttet bidra til at fakultetet oppnår sin målsetting om å produsere minst 2100 studiepoengsenheter totalt Uteksaminere minst 16 kandidater på mastergradsnivå Å ha 5 utreisende utvekslingsstudenter Fakultetet forventer at instituttene følger undervisningskravene som er redegjort for i fakultetsstyresak 2014/81 Budsjett 2015 forslag til rammetildeling til institutter og enheter. 1.2 Forskning Fakultetet skal følge opp egne planer for forskning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for forskning i 2015: Å utgi publikasjoner tilsvarende 600 publikasjonspoeng Å oppnå 245 millioner kroner i bevilgninger fra Norges forskningsråd Å oppnå 33,5 millioner kroner i bevilgninger fra EU Å oppnå 96 millioner kroner i inntekter fra annen bidragsvirksomhet Å oppnå 4,5 millioner kroner i oppdragsvirksomhet Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for forskning i 2015: Utgi publikasjoner tilsvarende 25 publikasjonspoeng Oppnå 5,3 millioner kroner i bevilgninger fra Norges forskningsråd Oppnå 9,7 millioner kroner i inntekter fra annen bidragsvirksomhet Å oppnå 0,2 millioner kroner i oppdragsvirksomhet 1.3 Forskerutdanning Fakultetet skal følge opp egne planer for forskerutdanning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for forskerutdanning i 2015: Å oppnå minst 75 nye doktorgrader Å ha 147 stipendiatårsverk finansiert over grunnbevilgningen Å ha 26 postdoktorårsverk finansiert over grunnbevilgningen Å ha 70 bidrags- og oppdragsfinansierte stipendiatårsverk Å ha 54 bidrags- og oppdragsfinansierte postdoktorårsverk Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for forskerutdanning i 2015: Uteksaminere minst 10 doktorander 11 stipendiatårsverk finansiert over grunnbevilgningen 3 postdoktorårsverk finansiert over grunnbevilgningen 4,9 bidrags- og oppdragsfinansierte stipendiatårsverk 8,8 bidrags- og oppdragsfinansierte postdoktorårsverk 4

15 2 Budsjettrammer 2015 Tabell 1 viser Det matematisk-naturvitenskapelige fakultets budsjett for Tabell 1 MN-fakultetets budsjett for 2015, tall i 1000 kr Budsjett 2015 Inntekter fra grunnbevilgningen Inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Sum Budsjettet inneholder grunnbevilgning (inkl. avskrivingsinntekter og instituttinntekter), inntekter fra forskningsrådet, EU og annen bidragsaktivitet, samt inntekter fra oppdragsvirksomhet. 2.1 Budsjettramme for grunnbevilgning Oversikt over fakultetets budsjettramme for grunnbevilgningen er gitt i tabell 2. Tabell 2 Budsjett for grunnbevilgningen, tall i 1000 kr Grunnbevilgning, ordinær drift Prosjektnr Annuumsinntekter Inntekter øremerket stipendiater Inntekter øremerket postdoktorer Inntekter øremerket annet 7xxxxx Delsum grunnbevilgning Avskrivningsinntekter, motpart Instituttinntekter Sum Til tross for økning i resultatmidler og satser for rekrutteringsstillinger, er budsjettet for 2015 stramt. Dette krever overvåkenhet og god budsjettkontroll på alle nivå over hele året. I 2015 er 126,6 millioner kroner av fakultetets budsjettramme øremerket universitetsstipendiater på prosjekt , og 22,4 millioner kroner øremerket postdoktorer på prosjekt universitetsstipendiatårsverk og 26 postdoktorårsverk skal da være besatt. Øremerkingen av disse midlene gjør at det er viktig at tilsettinger skjer raskt og etter budsjettforutsetningene, slik at midlene fullt ut blir benyttet til formålet i budsjettåret. Instituttinntekter omfatter poster som refusjoner og kurs og gir tilsvarende finansieringsgrunnlag på kostnadssiden. Avskrivningsinntekter er inntekter som skal finansiere merkostnader til avskrivninger i I tillegg til budsjettrammen for den ordinære driften er det satt av midler til midlertidige tiltak utenfor rammen. Oversikt over disse tiltakene er vist i tabell 3. 5

16 Tabell 3 Budsjett for midlertidige avsetninger (grunnbevilgningen), tall i 1000 kr Midlertidige avsetninger utenfor rammen Prosjekt 2015 Vitenskapelig utstyr SFU bioceed ERC-støtte BIO (Thingstad) ERC-støtte II (Fomin) ERC-støtte II (Saket) ERC-støtte IFT (Østgaard) ERC-støtte GEO (ice2ice) SFF Birkeland Centre for Space Science ELIXIR.NO Nasjonale kjernefasiliteter Sum Universitetets sentrale forsknings- og utdanningssatsinger Gjennom universitetets sentrale budsjettposter er det videre satt av 5,3 millioner kroner til SFF Senter for geobiologi. I tillegg til at universitetets eksisterende satsinger på SFF og nasjonale plattformer videreføres på samme nivå som i 2014, settes det for 2015 av 13,7 millioner på universitetets fellesposter til rekrutteringstiltak for fremragende forskere. UiB har som mål å øke deltagelsen i EUs nye rammeprogram Horisont 2020, sammenlignet med FP7. Mens ordningen med forsterking av ERC-prosjekter videreføres for eksisterende prosjekter, samt for prosjektsøknader sendt i 2014, avvikles den for prosjektsøknader sendt etter Samtidig har universitetet i budsjettet for 2015 satt av 6 millioner til en ny incentivmodell for EU-prosjekter. Videre settes det av 1,6 millioner til sentralt bevilget egeninnsats og posisjoneringsstøtte til EUprosjekter. Fellesløftet videreføres i Ordningen som sikret driftsmidler til forskere som hadde oppnådd minst ett publiseringspoeng pr. år i en treårsperiode, avvikles derimot fra I 2012 ble det vedtatt å sette av midler til å støtte Open Access-publisering som en 3-årig prøveordning. I 2015 økes avsetning med 2 millioner til 3,8 millioner. Klimaområdet vektes opp i budsjettet for 2015 og utvikles som nytt satsningsområde. Universitetet setter av totalt 2,5 millioner til dette formålet. Herunder settes det av midler til et prosjekt i CO2-rensing, tilskudd til polarforskning og annen klimaforskning. Innenfor utdanningssatsinger er hovedvekten på prosjektet DigUiB, og avsetningen til dette formålet dobles i 2015 til 10 millioner. Prosjektet skal utvikle og prøve nye løsninger for digitalt pensum, digital eksamen og undervisning. I sammenheng med dette, settes det ikke av egne kvalitetsutviklingsmidler (PEK-midler) for fakultetene i budsjettet for Det settes av 4,5 millioner kroner til styrking av studentrekrutteringen i budsjettet for 2015, samt at avsetningen til mottak av nye studenter øker til 1,8 millioner. Videre settes det av 0,5 millioner til opprettelse av studentombud i

17 Etter- og videreutdanning av lærere styrkes med 1 million. Det 5-årige tilskuddet til farmasi, gitt i 2014, videreføres i budsjettet for Fakultetet vil få økt inntektsbudsjett ved eventuelle ekstratildelinger. Senter for klimadynamikk ved Bjerknessenteret er organisert som egen enhet, som er organisert i samarbeid med flere eksterne institusjoner. SKD videreføres på aktivitetsnivå fra 2014, justert for lønns- og priskompensasjon, og vil ha en budsjettramme i 2015 på 28 millioner kroner direkte fra departementet. 2.3 MN-fakultetets fellesavsetninger For utfyllende informasjon om fakultetets avsetninger til fellesformål vises til fakultetsstyresak 2014/81 2. Nedenfor omtales noen fellesposter Strategiske avsetninger Fakultetets strategiske plan er førende for fakultetets prioriteringer. Til oppfølging av denne er det satt av midler til faglige satsinger, avansert vitenskapelig utstyr, egenandeler til bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, organisasjonsutvikling og utdanningssatsinger Små driftsmidler Ordningen med Små driftsmidler videreføres som tidligere år. På fakultetets felleskonto er det satt av kr til små driftsmidler i Det forutsettes at instituttene bidrar med egenandeler på 30 %. Fakultetet vil komme tilbake med egen sak vedrørende dette Forskningstermin Det er satt av 1 million kroner til reisestøtte i forbindelse med forskningstermin. Avsetningen til forskningstermin holdes i 2015 på samme nivå som i Avsetningen sees i sammenheng med Meltzerfondets tildeling av reisemidler ved forskningstermin Likestilling og kjønnsbalanse Til tross for at det er god kjønnsbalanse i universitetets rekrutteringsstillinger, er det fortsatt slik at menn er i stort flertall i de vitenskapelige toppstillingene. En skjev kjønnsbalanse mellom ulike fagområder krever særlig innsats ved vårt fakultet. Det er et lederansvar på alle nivå å sørge for at likestilling holdes i fokus og at kjønnsbalansen bedres. Det er derfor en viktig utfordring å ta vare på og legge til rette for kvinner i rekrutteringsstillinger, slik at en vitenskapelig karriere blir oppfattet som attraktiv for denne gruppen. Andre tiltak vil være å bedre arbeidssituasjonen for kvinner som påtar seg lederverv som nestledere eller andre arbeidskrevende lederfunksjoner. Også ulike former for kvalifiseringsstipend er aktuelle virkemidler. For 2015 reduseres den sentrale avsetningen til likestillingstiltak, men det forutsettes at samlet avsetning opprettholdes på dagens nivå. Fakultetet har satt av midler tilsvarende minimumsnivået 2 7

18 oppgitt i fakultetets tildelingsbrev, og forutsetter at instituttene setter av midler innenfor egne rammer. Det blir ikke lagt opp til at midlene skal føres på eget prosjektnummer, men bruken av midlene må kunne redegjøres for Arbeidsmiljøtiltak Det er satt av kr til arbeidsmiljøtiltak på fakultetets budsjett for Innenfor denne avsetningen vil det også i år bli satt opp en egen HMS-pris. Fakultetsdirektøren vil gjøre oppmerksom på at alle ledere har et ansvar for å ivareta de plikter arbeidsmiljøloven pålegger en arbeidsgiver. Dette gjelder blant annet i forhold til planlegging og budsjettering av nødvendige arbeidsmiljø- og sikkerhetstiltak. Fakultetet vil sende et eget brev vedrørende HMS-midler for Budsjettramme for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved fakultetet er gitt i tabell 4. Tabell 4 Budsjett for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 2015, tall i 1000 kr Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Prosjekt 2015 Inntekter fra forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Sum Tilslag på 3 nasjonale infrastrukturprosjekter høsten 2013, er hovedgrunnen til at aktiviteten i 2015 ventes å bli tydelig høyere enn i Det er lagt til grunn at fakultetet skal ha 70 stipendiater og 54 postdoktorer finansiert over denne delen av budsjettet i Disponeringen av BOA følger prosjektbeskrivelser og kontrakter med bidragsyter, med prosjektleder som nøkkelperson. Et førende prinsipp er at budsjett og regnskap skal vise alle direkte og indirekte kostnader. Det forutsettes at det budsjetteres med full kostnadsdekning, med kostnader til lønn og sosiale kostnader, utgifter til infrastruktur og administrasjon. Dekningsbidragsinntekter fra prosjektene skal dekke indirekte kostnader i prosjektene. Det er utarbeidet en modell for beregning av totale kostnader i forskningsprosjekter til bruk for alle universiteter og høyskoler, TDI-modellen. TDI-modellen innebærer, i tillegg til en felles beregningsmåte for indirekte kostnader, at forskningsinfrastruktur synliggjøres som direkte kostnader i prosjektene med en såkalt «leiestedsmodell» for prising av infrastruktur. Dette innebærer at kostnader som ellers ville vært generelle og indirekte, gjøres spesifikke og direkte for hvert prosjekt. Dette er støttetjenester som kan koste forskjellig i ulike fagmiljø, som kostnader til arealer, vitenskapelig utstyr, driftsmidler til laboratorier og teknisk støttepersonell. Beregning av ulike kategorier av leiestedskostnader vurderes å gi et riktigere bilde av kostnader i prosjektene. Videreutvikling av slike modeller kan gi bedre finansieringsgrunnlag for prosjekter ved institutter og på fakultetsnivå. 8

19 TDI-modellen ble innført for nye BOA-prosjekter i Nye satser for indirekte kostnader er beregnet 3 og det arbeides med å beregne leiestedspriser. I 2012 ble det vedtatt betydelig økte satser for dekningsbidrag for dekning av indirekte kostnader sentralt. I 2015 er det ikke lagt opp til ytterligere økning i disse satsene utover ordinær lønns- og prisjustering. For å harmonisere fellesbidraget med TDI-modellen legges det opp til at det brukes lav sats for teknisk/administrative årsverk, som for grunnbevilgningsfinansierte rekrutteringsårsverk. Samtidig vil det i 2015 også bli belastet fellesbidrag for årsverk frikjøpt fra grunnbevilgningen til BOA. Fellesbidragssatsen for 2015 er kroner. Krav til budsjettdetaljering for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er gitt i kapittel Generelle kommentarer Arbeidet med økonomisk styring og gode budsjettprosesser er viktig, både for virksomhet finansiert gjennom grunnbudsjettet og for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Instituttet skal vurdere og iverksette tiltak som reduserer sannsynligheten for at ambisjonene ikke nås og som begrenser konsekvensene hvis dette likevel skulle skje. God ressursforvaltning er viktig for å mestre nye utfordringer, og det er viktig å ha informasjon om måloppnåelse av igangsatte tiltak. Instituttet disponerer den rammen som er tildelt som grunnbevilgning med de føringene som er gitt her, innenfor gjeldende regler i økonomireglementet med reglementets rutiner, innenfor den myndighet som er fastsatt og dokumentert i Regelsamlingen og myndighetskartet, og ellers innenfor de generelle retningslinjene som er omtalt i dette brevet. Generelle retningslinjer for økonomiforvaltningen 4 er gitt i Regelsamlingens kapittel 4.1. Instituttets budsjettdisponeringer skal legges inn i økonomisystemet. Fakultetsdirektøren vil forholde seg til dette budsjettet, og vil etter behov innhente avviksforklaringer i forbindelse med fakultetets månedsrapportering. Med fakultetets resultatmodell er det viktig at instituttene er rustet til å håndtere større svingninger i budsjettrammene og at andel av faste kostnader, som husleie og fastlønn, ikke blir for høy i forhold til variable driftskostnader. I resultatmodellen fra 2012 vil det i større grad være direkte sammenheng mellom oppnåelse av instituttets måltall og instituttets budsjett. Instituttene må derfor i større grad enn tidligere vurdere risikoen for å ikke oppnå måltallene, og vurdere konsekvensene av å ikke oppnå de. Det legges til grunn at instituttene utvikler systemer slik at effektiv ressursbruk sikres og at instituttet drives i samsvar med gjeldende lover og regler Overføring av midler Universitetsledelsen har de siste årene fulgt fakultetenes overføringer tett, og mener at midler som bevilges og handlingsrom som gis, må brukes i tråd med hensikten og vedtakene i styret. I universitetsstyresak 84/12 ble det vedtatt at fakultetene står fritt til å disponere overførte midler inntil 2 % av fakultetets grunnbevilgning, mens disponering av overføringer som overstiger dette krever godkjenning av styret eller universitetsledelsen etter fullmakt fra styret. 3 I 2015 er satsen kr for teknisk/administrative årsverk, og kr for vitenskapelige årsverk

20 Det er et lederansvar å gjennomføre kontinuerlige risikovurderinger i økonomistyringen. I et risikovurderingsperspektiv er det nødvendig med en tett dialog om kortsiktige og langsiktige tiltak mellom institutt og fakultet. De siste årene har vi hatt et særlig fokus på prognosearbeid, både på fakultets- og instituttnivå. Vi ber instituttledelsen om å fokusere særlig på kvaliteten i sitt prognosearbeid. 10

21 3 Molekylærbiologisk institutts rammetildeling for Grunnbevilgning, ordinær drift Fakultetsdirektøren tildeler med dette en budsjettramme på Kr til Molekylærbiologisk institutt for Budsjettrammen vil bli overført til instituttets ansvarssted i B1 som vist i tabell 5. Tabell 5 Inntekt fordelt etter prosjekt, tall i 1000 kr Prosjekt Beløp Annuumsinntekter Inntekter øremerket prosjekt for universitetsstipendiater Inntekter øremerket prosjekt for universitetspostdoktorer Sum Tabell 6 viser endringene fra hovedtildelingen i Tabell 6 Endringer i rammetildeling fra 2014, tall i 1000 kr Beløp Rammetildeling Lønns- og priskompensasjon 816 Endring i strategiske avsetninger 0 Endring i avsetning til postdoktorer Endring i avsetning til universitetsstipendiater -709 Resultatinsentiver - endring i uttelling -694 Økte satser rekrutteringsstillinger 112 Nye studieplasser fra Sentralt rammekutt 2,0 % -544 Rammekutt 0,5 % -136 Lønnsjusteringer 0 Driftsjusteringer 0 Arealjusteringer 0 Sum Ved fordeling av instituttets budsjettramme for 2015 er det tatt utgangspunkt i grunnrammen som ble tildelt i Endringene i forhold til 2014-tildelingen er gitt i tabellen over og blir utdypet i punktene under Lønns- og priskompensasjon Det gis et generelt tillegg for lønns- og prisstigning på 3,0 %. For Molekylærbiologisk institutt utgjør dette kr Samtidig reduseres prosentsatsen for pensjonsavsetning med 0,45 %. 11

22 3.1.2 Endring i strategiske avsetninger, stipendiat- og postdoktorstillinger Tabell 7 Strategiske avsetninger, stipendiat- og postdoktorstillinger gitt for en stipendperiode, tall i 1000 kr Tiltak Tildeling 2014 Tildeling 2015 Endring Strategiske avsetninger DNA sekvenseringslaboratorium Egenandel Bergen forskningsstiftelse, drift (Arnesen) Postdoktorer, Styrking forskningsprogrammer (virkning fra ) gitt for en stipendperiode Strategisk virkemiddel Post FUGE (virkning fra )* Universitetsstipendiater, Bioinformatikk. FUGE gitt for en stipendperiode NMR Øremerket nestleder Egenandel Bergen forkskningsstiftelse (Arnesen) * Midler fordelt til instituttet etter hovedtildeling Den midlertidige strategiske avsetningen til instituttet er på kr Den omfatter støtte til DNA sekvensieringslaboratoriet og fakultetets egenandel til instituttets BFS-prosjekt. Videre er det er satt av kr til 3 universitetsstipendiater og kr til 3 postdoktorer, som er gitt for en stipendperiode Resultatmidler Fakultetets resultatmodell tar utgangspunkt i Kunnskapsdepartementets finansieringssystem med noen dempinger. Disse dempningene medfører at fakultetet blir mer eksponert for de økonomiske svingningene i resultatmodellen enn instituttene, og inntektene inn til fakultetet vil ikke samsvare med inntektene ut til instituttene innenfor hvert budsjettår. For 2015 får fakultetet som helhet en inntektsøkning knyttet til resultatinntekter på 20,3 millioner kroner, mens instituttene får redusert sine resultatinntekter med 2,6 millioner kroner. Molekylærbiologisk institutts endring i resultatuttellingen utgjør en reduksjon i rammen på kr Endrede satser for stipendiat- og postdoktorstillinger Universitetsstyret har vedtatt ytterligere differensiering av satsene for stipendiat- og postdoktorstillinger. Fra 2015 innføres det tre nivåer for satsene, samtidig som grunnsatsen reduseres. For 2015 blir alle stipendiat- og postdoktorstillingene ved fakultetet tildelt med høy sats på kroner. Alle stipendiat- og postdoktorstillingene i instituttrammene vil med dette øke med ca kroner utover ordinær lønns- og priskompensasjon. For Molekylærbiologisk institutt utgjør denne økningen totalt kr Rammekutt UiB har i 2015 gjennomført rammekutt på totalt 2,0 % som blir videreført til instituttene, og i tillegg gjennomfører fakultetet ytterligere rammekutt på 0,5 %. For Molekylærbiologisk institutt utgjør disse kuttene en reduksjon i budsjettrammen på henholdsvis kr og kr

23 3.1.6 Internhusleie Arealkostnadene er økt mer enn lønns- og priskompensasjonen de siste årene som følge av høyere prisvekst i byggesektoren, samt byggeprosjekter som universitetet selv har tatt ansvar for. Den totale prisen pr kvadratmeter øker med rundt 4,5 % i budsjettet for Instituttets husleie for 2015 er kr Av dette utgjør grunnleie, drift- og felleskostnader kr (art 9141) og energi kr (art 9145) Rekrutteringsstillinger Stipendiat- og postdoktorstillinger som er finansiert fra universitetets grunnbudsjett er øremerket på prosjektene og Molekylærbiologisk institutt har følgende rekrutteringsårsverk innbakt i budsjettrammen for 2015: Tabell 8 Rekrutteringsstillinger 2015 Stipendiatårsverk Postdoktorårsverk Stillinger i instituttrammen 8 Midlertidige stillinger pr (gitt for en stipendperiode) 4 3 Stilling trukket tilbake fra (Bioinformatikk. FUGE) -1 Sum rekrutteringsstillinger 11 3 Kr av instituttets budsjettramme er øremerket stipendiatstillinger på prosjektnummer i 2015, og kr er øremerket postdoktorstillinger på prosjektnummer Stipendiatstillingene blir inntektsført fra tilsettingstidspunkt. Lediggang i disse stillingskategoriene medfører reduksjon i rammeoverføringen til fakultetet, og instituttene. For å unngå slik reduksjon i inntektene er det viktig at instituttene konstant overvåker rekrutteringsstillingene og iverksetter utlysning i god tid, slik at tilsetting kan skje umiddelbart etter ledighet Midler til instituttleder Innbakt i rammen ligger fortsatt kr i annuumsmidler knyttet til instituttlederstillingen. Det ligger også inne midler tilsvarende en postdoktorstilling. Fakultetet vil presisere at dette er en ressurs som følger instituttleder og skal brukes på en måte som gjør det lettere for instituttleder å fortsette med forskningsarbeidet i åremålsperioden. Ressursen er ikke bundet opp i en postdoktorstilling, siden dette ønsket kan variere fra instituttleder til instituttleder. I tillegg er det fortsatt bakt inn kr knyttet til utgifter i forbindelse med stedfortrederfunksjonen. 3.2 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er basert på instituttets budsjettforslag. Rammen kan bli justert når tildelingene for 2015 er kjent. Rammen for Molekylærbiologisk institutt for 2015 er gitt i tabell 9. 13

24 Tabell 9 Budsjettramme aktivitet og innbetalinger BOA, tall i 1000 kr Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Prosjekt Aktivitet Innbetalinger Forskningsrådet EU - Utdanning og annet Forskning Andre bidrag - Statlige etater Kommunale og fylkeskommunale etater Organisasjoner Gaveforsterkning Gaver Privat næringsliv Stiftelser Utenlandske bidragsytere utenom EU Oppdrag Sum

25 4 Generelle retningslinjer for økonomiforvaltning i Økonomimodell, kontostreng og kontoplan Det er i 2015 ingen vesentlige endringer i økonomimodell, kontostreng eller kontoplan. Det pågår arbeid som vurderer regnskapsføringsprinsipper i sektoren og det er mulig at det kommer endringer som følge av dette arbeidet. Hvordan endringene vil påvirke universitetet, og enhetene ved universitetet, vil bli kommunisert fra sentraladministrasjonen når eventuelle endringer foreligger. 4.2 Budsjettering Universitetets hovedbudsjett i økonomisystemet er B3-budsjettet. B1-budsjettet er å forstå som rammeoversikt som viser hva totalbudsjettet for avdelingen er. Fakultetene og avdelingene skal avstemme B3 mot B1. Økonomiavdelingen vil foreta månedlige kontroller av at B1 og B3 er lik og avstemt. Fakultetene kan selv velge detaljeringsgrad for budsjettene i økonomisystemet (B3), men det skal minimum budsjetteres med detaljarter for alle enkeltposter over 0,5 millioner kroner. Kravene til budsjettering gjelder også for BOA-virksomhet som føres i fakultetets stedkoder. Det lages særskilte budsjetter for BOA-virksomheten. Det skal settes samlet budsjettmål innenfor fire hovedområder fordelt med egne mål på samleprosjekter som finnes under hovedområdene: Hovedområde BOA Prosjekt Oppdragsgiver/samarbeidspartner Fakturert inntekt Inngående balanse Utgående balanse Oppdragsaktivitet Oppdrag 3030/3130/ Aktivitet finansiert av Forskningsrådet NFR Aktivitet finansiert av EU EU utdanning og annet EU forskning Aktivitet finansiert av Andre Statlig finansiering Kommunal- og fylkeskommunal finansiering Organisasjoner Gaveforsterkning Gaver Næringsliv/privat Stiftelser Andre Det budsjetteres etter vanlige retningslinjer i disse hovedkategoriene, inkl. planlagt egenandel og egenfinansiering. Det skal videre budsjetteres med ytterligere detaljer i selve prosjektmodulen PA. I løpet av 2014 ble det introdusert ytterligere budsjettering på samleprosjekter på BOA for å følge opp målsetningene på inngående balanse, fakturert inntekt og utgående balanse. Denne budsjetteringen videreføres i 2015 og instituttene bes budsjettere på prosjektene og artene i tabellen. Det skal settes opp budsjett for årets investeringer i kontoklasse 4 på motpart 00 for hver budsjetterende enhet. I tillegg skal den planlagte effekten av avskrivninger innenfor forpliktelsesmodellen budsjetteres i gjeldende arter i klasse 4, 6 og 3 på motpart 81. Det legges til grunn at fakultetene og avdelingene budsjetterer et reelt nivå for avskrivninger i 2015, og at investeringsbudsjettene holder tilstrekkelig nivå slik at merinntektene for avskrivninger (avskrivningsinntekter) ikke overskrider beløpet i tildelingsbrevet. 15

26 Budsjettene skal periodiseres for inntil 12 måneder. Budsjettene skal i rimelig grad være konsistente med konteringen. Deretter vil det ikke være anledning for fakultetene å endre budsjettrammen med mindre det er behandlet og vedtatt i universitetsstyret. Inntektene fra departementet i 2015 blir periodisert med universitetets periodiseringsnøkkel. Samme periodiseringsnøkkel skal brukes ved budsjettering av inntekter fra KD. Det vises til informasjon på Økonomiavdelingens nettsider. Internhusleien blir belastet månedsvis med 1/12 i hver måned. Fakultetene og avdelingene skal budsjettere med utgangspunkt i konkrete planer og utlede månedsbudsjett. Hensikten er at månedsbudsjettene, som danner grunnlag for den løpende rapporteringen gjennom året, skal være basert på enhetenes faktiske planer. Periodisering av større kostnadsposter skal skje i samarbeid med regnskapskontoret. Økonomiavdelingen legger budsjettrammen inn i økonomisystemet i budsjett B1. Fakultetene og avdelingene skal periodisere både inntekts- og kostnadsbudsjettene i økonomisystemet. Fristen for dette er 15. januar. Instituttenes frist for å legge budsjettene inn i B4 er torsdag 8. januar Sosiale kostnader I 2015 er ferielønnssatsen 12 %. Arbeidsgiverandelen av pensjonspremien er 12,7 % av brutto årslønn inkludert OU-midler, 0,45 % lavere enn i Arbeidstakerandelen av pensjonspremien (2 %) er inkludert i lønnsutgiftene. Gruppelivsforsikring vil være kroner for hver person. Arbeidsgiveravgiften er 14,1 % og regnes av lønn, ferielønn, pensjon og gruppelivsforsikring. Det vises til Økonomiavdelingens web-sider der mal for beregning av lønnskostnader finnes. 4.4 Kopi- og papirpenger Avtalen med Kopinor er fornyet, gjeldende fra oktober Avgiften per år for studenter er 372,00 kroner. Den nye avtalen åpner for bruk av digitale kompendier og bruk av verktøyet Bolk i regi av Kopinor. Avtalen vil føre til revurdering av dagens opplegg for kompendiesalg, men inntil videre vil ordningen med Akademika videreføres. Betaling for studenters utskrifter fra universitetets nettverksprintere, skjer i regi av IT-avdelingen. Dette betyr at lokale innkrevingsordninger for utskrifter skal være avviklet. 4.5 Internhusleie Internhusleiemodellen for universitetets arealkostnader inneholder følgende komponenter: En grunnleie som varierer per kvm etter lokalenes kvaliteter En komponent for drift og felleskostnader som beregnes per kvm En komponent for energikostnader En komponent for kostnader for undervisningsrom Arealkostnadene har økt mer enn lønn- og priskompensasjonen de siste årene med høyere prisvekst i byggsektoren og satsingen universitetet selv har tatt ansvar for. På bakgrunn av kostnadsanslagene for universitetets bygningsdrift og energiforbruk i 2015, er det vedtatt en gjennomsnittlig vekst 4,5 % for 2015, eller 1,5 % mer enn lønns- og priskompensasjonen. Faktisk endring vil variere som følge av forskjellig arealsammensetning. For 2015 blir prisene som følger: 16

27 Kategori Grunnleie Drift Felleskostn Pris per kvm Energi per kvm Sum totalt per kvm 0,0 0,00 99,85 309,53 409,37 183,31 592,69 0,5 494,64 99,85 309,53 904,01 183, ,33 1,0 565,30 99,85 309,53 974,68 183, ,99 1,5 635,97 99,85 309, ,34 183, ,65 2,0 706,63 99,85 309, ,00 183, ,31 2,5 777,29 99,85 309, ,66 183, ,98 3,0 847,95 99,85 309, ,33 183, ,64 Anslaget på strømkostnader er noe lavere enn i 2014, mens anslaget på energibruk er satt likt som i Samlet energibudsjett er dermed lavere enn i Prisen for undervisningsrom øker med 4,5 %. Akontobeløpet øker derimot med 7,7 %, som betyr at det er forutsatt en økning i bruk av undervisningsrom ved fakultetene. Det er lagt til grunn erfaringstall fra Leie for undervisningsrom vil bli avregnet mot faktisk bestilte rom gjennom systemet for rombooking. 4.6 Indirekte kostnader, egeninnsats og fellesbidrag For sats til dekning av indirekte kostnader (overhead) skilles det i prosjektmodulen mellom satsen som er avtalt med den som finansierer prosjektet (inntektsoverhead) og den som beregnes som faktiske indirekte kostander (kostnadsoverhead). Dersom inntektsoverhead er lavere enn kostnadsoverhead, vil forskjellen automatisk bli ført som egenandel i prosjektet. Alle inntekter og egenandeler knyttet til dette tilfaller/motregnes det ansvarssted hvor prosjektet føres, normalt et institutt. Kostnadsoverhead er per nå satt til 40 % i prosjektmodulen. Dette skal endres fordi prosjekter som er søkt om f.o.m budsjetteres og regnskapsføres i henhold til TDI-modellen. Det innebærer at satsen for kostnadsoverhead fastsettes for hvert prosjekt basert på kronesatsene for indirekte kostnader som er beregnet etter TDI-modellen. Satsene for indirekte kostnader er for 2015 basert på samme beregning som satsene for 2014 og justert med LPK: Type årsverk Beløp Består av Teknisk/administrative årsverk kr Arbeidsplassats Vitenskapelige årsverk kr Arbeidsplassats + forskningsspesifikk sats Bruk av forskningsinfrastruktur (leiestedskostnader) skal synliggjøres i prosjektenes budsjett og regnskap som direkte kostnader. Leiestedsprisene beregnes ved enhetene ved hjelp av maler og andre hjelpemidler fra Økonomiavdelingen. Internartene 9086/9186 brukes til hhv. belastning og godskriving av leiested. Mer informasjon finnes på ansattsidene/boa-wikien, der nye rutiner vil bli gjort tilgjengelig i Universitetets fellesøkonomi belaster fakultetene med et fellesbidrag per BOA-årsverk og for rekrutteringsstillinger på grunnbevilgningen. Fellesbidraget for rekrutteringsstillinger på GB videreføres med LPK og belastes med pr årsverk i Fellesbidraget for BOA-årsverk vil, i samsvar med TDI-modellen, deles opp i en lav sats for teknisk-administrative årsverk og en høyere sats for vitenskapelig årsverk. Lav sats for teknisk-administrative årsverk vil være kroner, mens høy sats for vitenskapelige årsverk vil være kroner i Fellesbidraget blir belastet med 1/12 hver måned. 17

28 Det vil i 2015 også bli belastet fellesbidrag for årsverk tilsatt på GB men finansiert av eksterne midler gjennom frikjøp. Frikjøp er synliggjort som interne lønnskostnader mellom GB og BOA, og føringene på art 9024 vil være grunnlaget for føringen av fellesbidraget. Per i dag er det ikke mulig å skille mellom tekniske/administrative årsverk og vitenskapelige årsverk bare ved å se på linjene i regnskapet. Som en prøveordning skal frikjøpsbilagene fra 1. januar 2015 merkes ved at linjebeskrivelsen starter med "TA" (for teknisk/administrativ) eller "V" (for vitenskapelig) i tillegg til årsverkandel i prosent. Eksempel på linjebeskrivelse blir da: «V 50 % O. Olsen jan-15». Dette for at vi skal prøve en løsning der vi får belastet fellesbidrag ut i fra stillingstype og -andel. Frikjøp som er ført uten slik merking vil medføre belastning av fellesbidragssatsen for vitenskapelige årsverk. Inntekter fra BOA kan og vil normalt bidra til dekning av fakultetenes utgifter til husleie. Fakultetene har inngått avtaler om arealer og forvalter disse. De har fullmakt til å belaste egen BOA-virksomhet med husleie og eventuelle andre kostnader. Instituttene har ansvar for at reelle direkte og indirekte kostnader synliggjøres i budsjett og regnskap for bidrags- og oppdragsvirksomheten. Oppdragsprosjekter skal alltid fullfinansieres for å unngå konkurransevridning. Bidragsprosjekter kan delfinansieres, og universitetets egeninnsats i disse tilfellene, for eksempel bidrag til å finansiere indirekte kostnader og eventuell annen egenfinansiering, skal synliggjøres i prosjektbudsjettene og prosjektregnskapene. Instituttene har ansvar for at alle indirekte kostnader føres per prosjekt. 4.7 Rekrutteringsstillinger Universitetet kan fra 2014 selv disponere fordelingen av stipendiat- og postdoktorstillinger innen det samlede måltallet for rekrutteringsstillinger gitt fra KD. Denne fullmakten delegeres videre til fakultetene innen visse rammer. Antall stipendiater kan ikke være lavere enn 80 % av fakultetets måltall for rekrutteringsstillinger. Det blir fra 2015 lagt opp til endring i inntektsføringen av rekrutteringsstillingene. Inntektsføringen vil, som annen KD-inntekt, bli inntektsført etter KD sin fordelingsnøkkel basert på samlet måltall for fakultetet. Ordningen med at inntektsføringen deles opp etter «gamle» (tildelt før 2005), og «nye» (tildelt etter 2005) rekrutteringsstillinger vil likevel opprettholdes. Inntekten for «nye» stillinger vil bli avregnet etterskuddsvis hvert halvår i forhold til faktisk tilsatte årsverk. 4.8 Innkjøp Etter økonomireglementet skal bestilling av varer og tjenester være skriftlige og godkjennes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. Det elektroniske bestillingssystemet skal benyttes jf. styresak 8/12. Som statlig institusjon er universitetet lovpålagt å gjennomføre konkurranse ved alle anskaffelser for å sikre optimal ressursutnyttelse. Ved anskaffelser over kroner , stilles strenge krav til gjennomføring og dokumentasjon. Kontor for innkjøp skal bistå i alle innkjøp over kroner dersom det ikke foreligger rammeavtaler. Felles rammeavtaler er basert på konkurranse og gir tilgang for alle enheter til å foreta enkeltkjøp uansett beløpsgrense hos avtaleleverandøren(e). For produkter som kan kjøpes gjennom etablerte rammeavtaler, er enhetene forpliktet til å benytte avtalen(e). For mer informasjon se Budsjettdisponeringsmyndighet I Retningslinjer for Budsjettdisponeringsmyndighet ved UiB fastsettes det hvordan budsjettdisponeringsmyndighet skal praktiseres og hvordan denne skal delegeres. 18

29 Universitetet skal ha register over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet. Fakultetene er bedt om å utarbeide en samlet oversikt over personer som, i henhold til retningslinjene, skal ha budsjettdisponeringsmyndighet for Oversikten for 2015 er inndelt i tre skjema; 1. Oversikt over personer som delegeres budsjettdisponeringsmyndighet fra Universitetsdirektøren. 2. Oversikt over personene ved fakultetet som får videredelegert budsjettdisponeringsmyndighet (gjelder kun fakultetene). 3. Søknadsskjema for tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet utover dette. NB! Også navn på faste stedfortredere må fremgå i skjema 1 og 2. I siste kolonne i skjema 1, 2 og 3 skal nye personer som har fått budsjettdisponeringsmyndighet i løpet av 2014, og som derfor ikke er innsendt signaturprøve for, gi sin signatur. Skjema 3 skal fylles ut dersom det søkes om at Universitetsdirektøren skal innvilge budsjettdisponeringsmyndighet utover den systematiske. Til dette må følge en skriftlig begrunnelse. Den samlede oversikten med skjem 1,2 og 3, skal signeres av dekanen. Dette skal deretter oversendes til Universitetsdirektøren, for saksbehandling og godkjenning. Skjema 1, 2 og 3 er tilgjengelige på ansattsidene under arbeidsstøtte for økonomi og innkjøp skjema og maler. For rutiner for budsjettdisponeringsmyndighet vises det til ansattsidene. I tråd med dette bes instituttene om å gi tilbakemelding til fakultetet dersom det for 2015 er endringer i hvem som skal ha budsjettdisponeringsmyndighet. Dersom det i løpet av året er endringer i fullmakter eller noen slutter, som er tildelt rolle, må fakultetet få melding om dette, slik at nytt skjema kan sendes inn. Vi imøteser kommentarer dersom noe i dette tildelingsbrevet er uklart og ser fram til godt samarbeid også i 2015! Med vennlig hilsen Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Malene Rødseth seniorkonsulent 19

30 VEDLEGG 5 Notat fra: Instituttleder Til: Instituttrådet, MBI Om: Instituttet sine interne prioriteringer i budsjett for 2015 Som grunnlag for diskusjon i Instituttrådsmøte den 11. Mars 2015 Dato: 8. Mars 2015 Det vises til Instituttleders notat til Fakultetsledelsen, datert 24. Februar 2015 (vedlegg 3), for en generell beskrivelse av instituttets endrede økonomiske situasjon og de konsekvenser det har for instituttets disposisjoner for 2015 og langtidsbudsjett for de kommende år. Det vises også til instituttleders presentasjon av den økonomiske situasjonen gitt i Instituttrådsmøte 15. Desember Fordeling av RBO- midler og interne forskningsmidler til forskningsprogrammene. Fordeling av RBO- midler for 2015 er basert på prinsippene i instituttets nye budsjettmodell vedtatt i Instituttrådet i Juni For 2014 ble det avsatt til intern fordeling basert på RBO til forskningsprogrammene og til interne prosjekter (til sammen ). Budsjettsituasjonen for 2015 gir strengt tatt ikke rom interne avsetninger for 2015, men instituttledelsen har likevel valgt å avsette til fordeling basert på RBO og har intensjon om å skaffe til interne prosjekt (delfinansiert av evt tildeling av små driftsmilder og likestillingsmidler). Instituttledelsen vil drøfte den mest hensiktsmessige måten å fordele de til interne prosjekt med programlederne, men det foreslås å gjøre dette på en måte som sikrer et minimum av driftsmidler til de internt allokerte stipendiater og post- docs som er finansiert av UiB. Siden deler av midlene vil bli finansiert av tildelte smådriftsmidler og likestillingsmidler, vil det ligge føringer for hvilke type aktivitet som kan støttes. Fordeling av rekrutteringsstillinger finansiert av UiB. Våren 2014, ble de to post- doc- stillingene utlyst som fakultetet har tildelt instituttet for styrking av forskningsprogrammene og etableringen av LC- ms/ms ved instituttet. Stillingene er besatt med hhv: Fedor Kryuchkov (i ProtMetD) og Olena Dobrovolska (i NucReg). Høsten 2014 ble det lyst ut 2-3 universitetsstipendiatstillinger til forskningsprogrammene slik: From: Andrea Grimnes [mailto:andrea.grimnes@mbi.uib.no] Sent: Monday, November 03, :00 AM To: Gruppe A på MBI (gra.mbi@uib.no) Subject: [gra.mbi] Intern utlysning av 2-3 universitetstipendiatstillinger, obs KORT frist Til forskningsprogrammene To til tre universitetstillinger i instituttets ramme er ledige til refordeling (usikkert med den ene da den inngår som egenandel i en NFR- søknad om denne får finansiering). Instituttledelsen har sammen kommet frem til at vi vil ha en intern utlysning der vi ber forskningsprogrammene sende inn minimum to skisser til stipendiatprosjekt hver (maks 1 side, gjerne kortere). Prosjektene må være knyttet til en definert hovedveileder og bør være innenfor programmenes forskningsprofil. Det er også et ønske at prosjektene involvere samarbeid med andre PIs (internt ved instituttet, i programmene og/eller eksternt).

31 Prosjektskissene må inkludere en plan for finansiering av driftsmidler. Her kan det også vises til plan om å søke interne prosjektmidler (f.eks. smådriftsmidler). Frist for å sende inn skisser til stipendiatprosjekt er KORT, dvs. innen torsdag 13. november. Stipendiatstillingene bør lyses ut med søknadsfrist allerede medio desember. Mvh Rein Det kom inn 6 søknader. Fem av disse var basert på internt forskningssamarbeid mens en var basert på eksternt forskningssamarbeid. Det ble ved tildeling klart at 3 stillinger kunne fordeles og, i tråd med anbefalingen fra instituttets ledergruppe, ble disse ble vurdert og tildelt av instituttleder som følger: 1. Mathias Ziegler med prosjektet: "Intracellular membrane association of proteins/enzymes involved in protein modification processes" i samarbeid med Nathalie Reuter og Thomas Arnesen og Nathalie's nye postdoc (CBU). 2. Øyvind Halskau med projsektet: "Structural characterisation of histone tail recognition by the CW domain (and new H3K27ac- binder candidates)" i samarbeid med Rein Aasland og Aurélia Lewis og den nye postdoc som kommer til NucReg. 3. Nathalie Reuter med prosjektet "Identification of the functions of predicted, hitherto uncharacterized acetyltransferases" i samarbeid med Thomas Arnesen og Mathias Ziegler. Stillingene er alle utlyst og under vurdering og tilsetting. Fordeling av rekrutteringsstillinger finansiert av UiB etter Slik det nå ligger an, blir de neste universitetsstipendiatstillingene (som ligger som hjemler i instituttets ramme) ledige først høsten 2016 (2 stk) og dernest tidlig Vi utelukker imidlertid ikke at Fakultetet vil tildele oss nye strategiske (midlertidige) stillinger i 2016 og årene som følger. Instituttledelsen ønsker nå å øremerke inntil 2 av disse til EU- prosjekter, dersom disse blir innvilget. Instituttet har for tiden ingen EU- prosjekter og disse øremerkingene gjøres nå som et kraftig incentiv til økt EU- aktivitet. En slik øremerking vil i fremtiden gjøres på en case- to- case- basis basert på drøftinger med instituttråd og instituttets ledergruppe. Øremerkingene nå gjelder ERC Consolidator Grant (Thomas Arnesen) og EU HORIZON prosjekt (Mathias Ziegler). Fakultetet er imidlertid anmodet å øremerke en post- doc- stilling til Arnesen s ERC- prosjekt. I såfall faller instituttets øremerking av stipendiat til dette bort. Ny forskningssatsing: Protein modification research. Forskningsrådet har åpnet for en ny runde søknader til Sentre for Fremragende Forskning (SFF) med frist 25. November Instituttleder vurderer at det er forskningen i ProtMedT som står sterkest til å ta et slikt initiativ. Mathias Ziegler ble derfor bedt om å utarbeide en skisse til en slik SFF- søknad. Skissen har fått arbeidstittelen: Centre for Protein Modification Research, og har per nå Ziegler, Arnesen, Reuter og Aasland som intern kjernegruppe. Initiativet har også kontakt med forskere ved Institutt for biologi, Kjemisk institutt, Institutt for biomedisin, Institutt for klinisk medisin (K2) og Sars- senteret. Skissen ble oversendt fakultetet i Februar 2015 og presentert for fakultetet og de øvrige inititativene på stormøte den 4. Mars Dersom en søknad om SFF blir realisert, vil det være naturlig å vurdere styrking av denne ved interne allokeringer av for eksempel rekrutteringsstillinger.

32

33 VEDLEGG 6 a) BUDSJETTFORSLAG ENKELT 1) Budsjett og regnskap ) Budsjettforslag ) Langtidsbusjett Budsjett Regnskap Budsjettforslag Langtidsbudsjett GRUNNBEVILGNING: INNTEKTER (Grunnbevilgning) Inntekter fra Kunnskapsdepartementet: Hovedramme året før (art 3900) Pris og lønnskompensasjon Justeringer i rammen Kutt i rammen RBO-midler Omfordeling Kjente endringer i strategiske tildelinger (3900) Tildelinger utenom rammen: Andre inntekter (3xxx) Sum inntekter UTGIFTER (Grunnbevilgning) Investeringer (47xx) Sum Investeringer (47xx) Lønnsutgifter (5xxx): Faste lønnsutgifter inkl. MCB og Sekvenslab Variable lønnsutgifter Universitetsstipendiatstillinger Universitetspostdoktorstillinger Redusertelønnskostnader Sum lønnsutgifter Drift: Sum driftskostnader (6-7xxx) Internhandel: Overhead (901x/911x) Egenandel til prosjekter (9152) Husleie (9141) Administrasjonskostnader Internhandel, refusjoner m.m. (90xx/91xx) inkl sekvenslab Sum internhandel Sum utgifter ÅRSRESULTAT før overføringer Overføringer (8900) Resultat (Grunnbevilgning)

34 Vedlegg 6 a) BUDSJETTFORSLAG DETALJERT 1) Budsjett og regnskap ) Budsjettforslag ) Langtidsbusjett Budsjett Regnskap Budsjett Langtidsbudsjett GRUNNBEVILGNING: INNTEKTER (Grunnbevilgning) Merknad Inntekter fra Kunnskapsdepartementet: Hovedramme året før (art 3900) Lønns- og priskompensasjon (3%) Tilskudd til å dekke nye sastser rekrutteringsstillinger i rammen Endring i husleieinntekter over GB Kutt sentralt (2014 1,9% og %) Uklare meldinger Kutt fra fakultetet (0,5%) Resultatmidler omfordeling Vanskelig å beregne Kjente endringer i strategiske tildelinger: Tilskudd til avdelingsingeniør Sekvenslaboratoriet Universitetsstip ( ) Bioinformatikk Universitetspostdoktorer ( ) Strategisk tildeling som egenandel BFS ( ) 4 år Universitetsstip ( ) BFS-egenandel Universitetsstip ( ) Nestleder Universitetsstip ( ) NMR (startpakke) Universitetspostdoktorer ( ) CBU UniversitetsPostdoktor ( ) imple.nye forskningsprogram Obs finansiering av stipstillinger går ut, men grunnet se tilsetting vil kostnadene opprettholdes Ramme tildeling Forventning om nye strategiske tildelinger: 2 nye stipendiatstilling fra ufordelt fra fakultetet nye stipendiatstillinger fra ny stipendiatstilling fra ufordlet fra fakultetet en ny stip fra 2017 Ny postdoktor CBU -206 Likestillingsmidler Tildeling til fornying av utstyrspark -734 Ekstra tildeling Internasjonalisering, Publisering etc -162 Andre inntekter: inntekt forskerskole inntekt utleie lokaler div husleie UniResearch inntekter sekvensering eksterne inntekter sekvensering, inntekter div (div salg av tjenseter) div inntekter 50 sum andre inntekter (3xxx) Sum inntekter (3XXX)

35 UTGIFTER (Grunnbevilgning) Investeringer (47xx) Avhenger av øremerkede midler til formålet Lønnsutgifter: Faste lønnsutgifter (5001,-2) inkl. ref sykef., lønn MCB og Sekvenslab + likestilling Variable lønnsutgifter (50xx) (red drift tilsvarende U-lab, bedømmelse PhD, div lønn) lønn dekket av forskningsgr annum; lønntil undervisningshjelp,/sensur/disputas Universitetsstipendiatstillinger prosjekt inkl. ref syk/sva Inkludert forventning om tildeling av 2 ny stipstilling i 2016 og 1 i 2017 Universitetspostdoktorstillinger prosjekt OBS her er postdoktor instituttleder ikke besatt FRA 2017 (pga forpliktelser til postdoktorlønn etter hejmler er trukket tilbake) Andel faste lønnsmidler totalt tilgjengelige midler (sum inntekter) 80 % 77 % 84 % 84 % 85 % 85 % Sum lønnsutgifter Drift: Fellesdrift (eksl 200' til investeringer ) Undervisning (inkl timelønnet/sensur ekstrahjelp) Drift og belønningsmidler til programmidler/forskningsgr (annuumbasis) Interne prosjektmidler (inkl egenandel til likestillinsgtiltak og små driftsmidler) Øremerkede midler forskningsgruppemidler overført fra tidligere år Øremerkede midler (instleder og stedfortreder) MCB-forskerskole (eksl lønn seniorkonsulent) Sekvenslaboratoriet (eksludert lønn) HMS-tiltak Likestillingstiltak Redusert pga kostnader ført på budsjetter/lønn eller internhandel lønnskostander undervisning+sensur + disputas, 238 DB for sekvenslaben; telefon 70', 150' ufordeltpott (balanserer med 61'), Sum driftskostnader (6-7xxx) Internhandel: Overhead (9011) NY SATSER TDI fra 2016 inkluderer forventning om flere nye prosjekter fra NFR, BFS, KF og EU Egenandel til prosjekter (9152) OBS inkluderer forventning om flere nye prosjekter fra NFR, BFS, KF og EU Husleie (9141) ! ? Usikkert om husleien vil øke Egenfinansiering prosjekt ( tilskudd BFS-Arnesen )(9151) Administrasjonskostnader (132' pr BOA årsverk, 9188) OBS inkluderer forventning om flere nye prosjekter fra NFR, BFS, KF og EU Adminstrasjonskostn. Til UiB sentralt (64,2' pr årsverk intern rekrutteringsstilling) Avslutning av prosjekt Internhandel, refusjoner m.m. (90xx/91xx) inkl sekvenslab og forskerskole forskerskolen (inkl tilskudd fra MBI), 1033' sekvenslab, 232' DB fra sekvenslab, refusjon lønn 85' POA og HVO 120', Karis bidra til lønn Diverse inntekter Inntekter til HMS-tiltak Små driftsmidler Inntekter til dekning av husleie for KF-stillinger via Gavef.midler Inntekter til bruk av LEIESTED for KF-stillinger via Gavef.midler om rom for dette/før om Inntekter til admkostnader (BOA) KF-stillinger fra Gavef.midler Leiestedsinntekter. Gammel modell: FoU ved MBI 50' pr årsverk/ Ny modell 115' pr år OBS inkluderer forventning om flere nye prosjekter fra NFR, BFS, KF og EU -163 Inntekter til avskrivning for bruk av utstyr pr årsverk 40' /utgår ved bruk av ny modell Tilskudd fra fakultetet til admkostnader for BFS-årsverk Internhandel, kostnader m.m. (91xx) Tilskudd forskerskolen 50', 238' DB belastet Sekvenslab, 70' telefon, 150' ufordeltpott (balansere 59') Sum internhandel

36 Sum utgifter ÅRSRESULTAT før overføringer Overføringer (8900) fra året før Resultat (Grunnbevilgning) BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET (BOA): Merknad Estimert aktivitet Forskningsrådet Estimert aktivitet EU forskning Estimert aktivitet statlige etater Estimert aktivitet organisasjoner Estimert aktivitet gaveforsterking Estimert aktivitet gaver Estimert aktivitet privat næringsliv Estimert aktivitet stiftelser Estimert aktivitet andre bidrag utland. NB! MemThera flyttet til NFR Estimert aktivitet oppdragsvirksomhet Sum BOA ANDEL BOA

37 VEDLEGG 6 b) Fordeling av RBO-midler til programmene og til annen aktivitet ved MBI i 2015, basert på prinsippene i Ny budsjett modell for tildeling av annuumsmidler vedtatt i instituttrådet juni Parametre NucReg ProtMetD CellStress og andre forksningsgr Disputaser Mastergrader Publikasjoner , , Emneundervisning 2013/ , , , Antall faste ansatte (gr A og Gr C) 9, Antall U-rekrutteringsstil.* 5, , , SUM Til fordeling 2015: Rest til fordeling når faste satser for master og Phd er tildelt Totalt ved MBI Totalt Andel av pott: Satser 2015 Antall disputaser fast sats Mastergrader fast sats Publikasjoner, bøker, kap 2014 sum JIF 112,95 25 % Emneundervisning 2013/ % Antall faste ansatte % Antall U-rekrutteringsstil.* 11,5 25 % * Rekrutteringsstillinger (stipendiater og postdoktor) tildelt programmet og som ikke inngår som egenandel i eksterne prosjekt/startpakker etc med egne driftsmidler

38 Vedlegg 6 c) Budsjett for felles drift 2015 sum 2014 sum Velferdsutgifter, ansatte Vask og leie av arbeidstøy leie kontormaskiner/inventar (vannmaskin, frankering, fretex) Serviceavtaler, kopimaskiner Kontorrekvisita/kopipapir (datarekvisita ut fra 2014) Mobil Porto Tilskuddsreiser studenter, Bevertning på møter Programvarekjøp Telefonutgifter Mørkerom Service og vedlikehold Øvrig vedlikehold vitensk.utstyr Disputas: Opponent, lønn (8 disputaser i fra 2013 ) Disputas: Opponent, reise (8 disputaser, dvs 16 reiser) Bevertning/representasjon (Internseminar/HMS-møte) Seminar-Sosialt (blåtur 15'/ julebord 35' ) HMS: inventar kjøp/tiltak (for eksempel nye labfrakker) HMS: kursutgifter Heliks OBS! Heliks brukte 7700 for mye i 2014!!!! SAB Forskerutd. Tiltak (reiser) Opplæring tekn/adm (inkl HMS-pris 2014) Reserve Gjesteforelesere/Kleppeforelesning (reise/bevertning) Belønning til SARS og CBU SUM Felles drift Ufordelt pott Datautstyr kjøp inkludert prosjektor c-terminal

39 Vedlegg 6 d) Budsjett for undervisning 2015 sum 2014 sum UNDERVISNING Lønn sensur Undervisningshonorar Kjøp labmateriell Kjemikalier Bøker Reiser sensur Bevertning på seminar Prosjektoppgaver

40 Vedlegg 6 e) Budsjett 2013* Regnskap 2013 Budsjett 2014* Regnskap Budsjett 2015 Regnskap MCB - Forskerskolen Eksterne inntekter Interne inntekter ( * Overføringer fra året før Lønn 30% stilling Undervisningshonorar Drift Diff For mye lønn belastet MCB i Sum Redusert til halv sats(fra til ) for medlemskap i 2013 pga lav aktivitet i 2012 og 2013 med effekt også for Ligger fremdeles på halvsats i 2015 pga lav aktivitet. Øker aktiviteteten i 2015 må en fakturerer full sats. Må få avklart om BIOmed er med. Her er bud kun med fire partnere. Sars flyttet til UiB, derfor ingen ekstern inntekt. Lønnskostnadene er fra og med 2013 redusert til kun 30% stilling

41 Vedlegg 6 f) 2014 Art Budsjett 2014 Regnskap 2014 Sekvenseringslaboratoriet Eksterne inntekter 3xxx Interne inntekter (redusert for reaksjoner inntektsført i 2012) Lønn (egent regneark) Dekningsbidrag Drift inkl BIG dy Serviceavtale Driftstilskudd på fra fakultetet ligger i rammen diff Reaksjoner inntekstført i 2012 Resultat året før Sum (budsjettert resultat/ regsnkapsført resultat) diff 2015 Art Budsjett 2015 Regnskap 2015 Sekvenseringslaboratoriet Eksterne inntekter 3xxx Interne inntekter (redusert for reaksjoner inntektsført i 2012) Lønn (egent regneark) Dekningsbidrag Drift inkl BIG dy Serviceavtale Oppgradering programvare Driftstilskudd på fra fakultetet ligger i rammen diff Reaksjoner inntekstført i 2012 Resultat året før Sum diff

42 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Utdanningsmelding 2014 Bachelorprogrammet i molekylærbiologi Vi kan lese av tabellen under holder frafallsandelen seg noenlunde stabil fra år til år. Per dags dato er det 103 aktive studenter på programmet. År Startet Aktive tredje semester Aktive femte semester (77%*) 19 (79%**) (52%*) 25 (86%**) (59%*) 16 (72%**) (74%*) Tabellen viser forholdet mellom hvor mange som begynte (ikke opptak, men som takket ja til studieplassen og semesterregistrerte seg første semester), og hvor mange av disse som fortsatt er aktive tredje og femte semester i bachelorgraden. Tallene er hentet fra FS. *Prosent av antall studenter som begynte. **Prosent av antall studenter som var aktive to semestre tidligere. Masterprogrammet i molekylærbiologi MBI har i flere år hatt mange søkere, inkludert mange kvalifiserte søkere. Dessverre er det mange som har fått opptak, som likevel har takket nei til studieplassen. Høsten 2014 var imidlertid en opptur, og samtlige studenter som da møtte har fortsatt i andre semester. I 2014 iverksatte vi et prosjekt for å øke rekrutteringen av egne bachelorstudenter til vårt masterprogram i molekylærbiologi. Prosjektet er utdypet lenger nede. Som vist i tabellene under har vi nå en positiv utvikling både når det gjelder forholdet mellom tilbud og aktive studieretter, og planlagt avlagte mastergrader. Per dags dato er 37 studenter aktive på programmet. Startår Tilbud om opptak Aktive andre semester 2012 vår + høst vår + høst vår + høst vår 7 7* *Kun studenter som begynte januar Hovedopptaket har studiestart i august. Høst og vår Planlagt 2015 Planlagt 2016 Antall mastereksamener * *Høsten 2012og våren 2013 ble det tatt opp til sammen 13 studenter. Fem trakk seg og én studerer deltid og leverer oppgaven våren Derfor ble det unormal få innleverte masteroppgaver i Prosjekt: En undersøkelse av sosial og faglig tilhørighet hos bachelorstudenter i molekylærbiologi Hver høst begynner ca nye studenter på bachelorprogrammet i molekylærbiologi. Litt over halvparten av disse er fortsatt aktive i femte semester av bachelorgraden og i snitt tar en sjettedel av 1

43 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt disse studentene mastergrad hos oss (selv om andelen har økt ved siste opptak). Instituttet har med andre ord brukbar gjennomføringsgrad på bachelorprogrammet, mens det er lav rekruttering fra eget bachelorprogram til eget masterprogram. Våren 2014 iverksatte vi et prosjekt med målsetting om å styrke bachelorstudentenes faglige og sosiale tilhørighet, heve gjennomføringsgraden på bachelornivå, og øke antallet bachelorstudenter som velger å fortsette med en mastergrad ved Molekylærbiologisk institutt. Vi gjennomførte både kvantitative og kvalitative undersøkelser. Tre hovedfunn kom frem i studien. For det første er det en tilsynelatende gjengs oppfatning at det er en hemsko for programmet at så mye undervisning tidlig i studiet, skjer utenfor instituttet. Imidlertid, og ganske overraskende, ser ikke våre førsteårsstudenter til å være nevneverdig bekymret for at de ikke møter molekylærbiologi før i andre semester, og at undervisningen på Høyteknologisenteret ikke begynner før i tredje semester. For det andre kan det se ut til at forventninger som bygges opp i første studieår ikke følges tilstrekkelig opp og innfris de følgende årene. For det tredje har studentene et umettelig behov for informasjon. Mye av informasjonen de etterspør eksisterer, men det kan se ut til at nye måter å nå ut med informasjonen kan være nødvendig å vurdere. Laboratorieøvelse for bachelorstudenter i molekylærbiologi (Bachelor Training) I sammenheng med prosjektet beskrevet over, ønsket vi å gjennomføre et motivasjonstiltak for bachelorstudenter tidlig i studiet. Vi har allerede erfaring med å invitere elever i videregående skole inn på instituttet, både gjennom skolebesøk (én skoleklasse om gangen får foredrag og prøve seg på laboratoriet, til sammen om lag 3 timer) og Molekylærbiologisk dag (100 elever på én og samme dag, flere laboratoriedemonstrasjoner og foredrag, heldagsopplegg). Vi ville tilby våre egne bachelorstudenter i andre semester noe av det samme. I mars inviterte vi alle bachelorstudenter på andre semester til å være med på et opplegg som ligner det vi har for skolebesøkene, men på et litt mer avansert nivå. Studentene fikk en kort introduksjon, og etterpå var de på laboratoriet og fikk prøve seg på DNA gelelektroforese og tolke resultatene. Det hele varte i tre timer. Vi håpet på større oppslutning: 38 studenter ble invitert, og 12 meldte seg på. Imidlertid var arrangementet tilsynelatende en suksess, og vi kommer til å arrangere det også i 2015 Digital eksamen MOL100 Innføring i molekylærbiologi er vårt store innføringsemne med om lag studenter hvert undervisningssemester. Emnet undervises i vårsemestre. Vurderingsformen er avsluttende skriftlig eksamen, i tillegg til tre digitale deleksamener gjennom semesteret. Tidlig høstsemesteret 2014 kontaktet emneansvarlig DigUiB for å vurdere mulighetene for å gå over til digital avsluttende eksamen. Kommunikasjonen har ikke vært enkel, og selv om emneansvarlig har vært pågående har det ved utgangen av februar enda ikke blitt avgjort om det skal gjennomføres ordinær eller digital 2

44 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt eksamen. Dette har resultert i at ansatte ved MBI har måttet bruke urimelig mye tid på å forsøke å få DigUiB i tale. Studentene er også forvirret og usikre på hva som venter dem. Vi har enda ikke gitt opp å gjennomføre digital eksamen i MOL100, imidlertid er det begrenset hvor lenge vi kan vente på tilbakemeldinger fra DigUiB før studentene får endelig beskjed. Studieplanendring mer laboratorieundervisning i bachelorprogrammet Bachelorprogrammet i molekylærbiologi skal gi studenten teoretisk forståelse og praktisk erfaring i molekylærbiologi, og studieplanen inneholder både teoretiske og praktiske emner. Blant de obligatoriske emnene er det to emner som gir hands-on erfaring med laboratoriearbeid: KJEM110 Kjemi og energi og MOL202 Eksperimentell molekylærbiologi. Både studenter og ansatte ser på MOL202 som en milepæl i utdanningsløpet. Siden opprettelsen i 2004 har MOL202 både utvidet og utviklet seg. Arbeidsmengden i emnet er vurdert til å overstige 10 studiepoeng. Dette ville vi gjøre noe med uten å kutte ned på tiden studentene har i undervisningslaboratoriet. Derfor la vi ned MOL202 og opprettet to nye emner MOL221 Eksperimentell molekylærbiologi I og MOL222 Eksperimentell molekylærbiologi II. Denne endringen i til to laboratorieemner i bachelorprogrammet har også den effekt at programstudentene våre får mer tid i laboratoriet her på instituttet og mer tid sammen med instituttets professorer og stipendiater. I så måte håper vi at overgangen fra MOL202 til MOL221/222 også vil virke positivt på studentenes følelse av faglig tilhørighet og på rekruttering til vår egen mastergrad (jfr. observasjonene i vår undersøkelse om faglig og sosial tilhørighet). Begge emnene er obligatoriske, og endringen fører til at det nå er 50 valgfrie studiepoeng, mot 60 tidligere, i bachelorgraden. Studentene er positive til endringen. Vi innførte endringen på kort varsel, og for et par studenter bød det på utdanningsplanmessige utfordringer. Programstyret kommet fram til fleksible løsninger for de studentene det gjelder. Molekylærbiologisk dag Molekylærbiologisk dag vil 5. mars 2015 bli arrangert for fjerde år på rad. I 2014 arrangerte de fleste instituttene på Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet felles fagdag. Molekylærbiologisk dag var allerede planlagt uken etter, og fulltegnet. Derfor valgte vi ikke å gjennomføre vår molekylærbiologiske dag samme dag som resten av fakultetet. I år arrangerer vi fagdag samme dag som store deler av universitetet. Vi er så godt som fulltegnet, og ser med forventning fram til en felles fagdag for alle. Den største forskjellen for oss er at mens vi før arrangerte en hel dag for elevene, hvor de kom om morgenen og ble hos oss til ettermiddagen, tilbyr vi nå to halvdagsopplegg slik som de fleste andre. Vi tror det er positivt at elevene har mulighet til å besøke to institutter i løpet av dagen. Vi ser også at det noen enkeltelever har meldt seg på, ikke bare hele klasser. Dette tar vi som et tegn på at mange elever velger instituttbesøk helt og fullt av egen interesse, og tror det kan bidra til at elevene er enda mer interessert og aktive enn når hele klasser kommer samlet. 3

45 U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Molekylærbiologisk institutt Programevalueringer Det har ikke lykkes instituttet å rekruttere ny programsensor for studieprogrammene i molekylærbiologi, etter at forrige programsensor ble ferdig med sin periode ved utgangen av Vi jobber med saken, og planlegger i tillegg en egenvurdering av studieprogrammene. Undervisningssamarbeid med andre institutter Endringen fra MOL202 til MOL221/222 kunne ha skapt problemer for studenter på andre programmer, spesielt programmene i biologi. Når endringen ble gjort, var det derfor dialog med Institutt for biologi om dette, og vi har så langt det har vært mulig, tatt hensyn til deres behov. Instituttleder har hatt innledende samtaler med sine kolleger på Institutt for biologi og Institutt for biomedisin med tanke på undervisningssamarbeid. Dette er også blitt aktualisert i det at Institutt for biomedisin ønsker å lage sin egen bachelorgrad. Slik MBI ser der, er det veldig viktig at en eventuell ny bachelorgrad innen livsvitenskapene ikke skaper mer duplisering av undervisning. MBI ønsker heller at de tre instituttene skal kunne finne fram til gode måter å utnytte undervisningsressursene på og på den måten, skape rom for utvikling av nye undervisningstilbud, for eksempel innen bioteknologi. 4