Budsjett Tildeling av budsjettramme.

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Molekylærbiologisk institutt Deres ref Vår ref Sak nr. 2011/148 - RIGE Dato Budsjett Tildeling av budsjettramme. I møte 13. januar 2011 vedtok fakultetsstyret budsjettrammer for 2011 (sak 2011/1 1 ). Med dette brevet blir det gitt melding om fakultetets og instituttets budsjettramme for 2011, og informasjon om forutsetningene for disponering av midlene. Fakultetets budsjett er basert på universitetsstyrets vedtak om budsjettfordeling for 2011, tildelingsbrev fra universitetsdirektøren, og budsjettrammer vedtatt av fakultetsstyret. Noen av hovedpunktene i rammefordelingen for 2011: Instituttenes grunnrammer videreføres Lønns- og priskompensasjon blir videreført til instituttenes budsjettrammer Husleieordningen blir videreført som i Fakultetets husleiemodell vil bli gjennomgått i 2011 Resultatmodellen videreføres med samme beløp som i Det er satt ned en gruppe som vil gjennomgå fakultetets budsjettmodell våren 2011 Rammekutt etter eksternt finansierte årsverk Rammeøkning Budsjettet for 2011 vil bli revidert i forbindelse med avslutning av regnskapet for 2010, og fakultetsstyret vil få forelagt en egen sak om regnskapsavslutning 2010 og overføringer til I kapittel 1 blir det gitt en oversikt over fakultetets og instituttets måltall for Kapittel 2 gir en oversikt over fakultetets budsjettramme for 2011, både innenfor grunnbevilgning og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, mens kapittel 3 viser instituttets rammetildeling for Generelle retningslinjer for 2011 er gitt i kapittel Postadresse: Postboks 7803 NO-5020 Bergen Norge Telefon: Org.no Telefaks: E-post: post@mnfa.uib.no Saksbeh. tlf.: Besøksadresse: Allegt 41 Internett:

2 Innhold 1 MÅLTALL FOR UTDANNING FORSKNING FORSKERUTDANNING FORMIDLING EFFEKTIV UTNYTTELSE AV RESSURSENE MUSEER OG SAMLINGER BUDSJETTRAMMER BUDSJETTRAMME FOR GRUNNBEVILGNING, ORDINÆR DRIFT BUDSJETTRAMME FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET FELLES AVSETNINGER Strategiske avsetninger Små driftsmidler Forskningstermin Likestilling og kjønnsbalanse Arbeidsmiljøtiltak GENERELLE KOMMENTARER MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTTS RAMMETILDELING FOR GRUNNBEVILGNING, ORDINÆR DRIFT Internhusleie Endring i strategiske avsetninger Effekt av omfordeling av resultatmidler Lønns- og priskompensasjon Rammeøkning Rammekutt etter eksternt finansierte årsverk Midler til instituttleder Rekrutteringsstillinger BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET GENERELLE RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIFORVALTNING I ØKONOMIMODELL BUDSJETTERING SOSIALE KOSTNADER KOPI- OG PAPIRPENGER INTERNHUSLEIE DEKNINGSBIDRAG/INDIREKTE KOSTNADER OG EGENINNSATS INNKJØP BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET, BESTILLINGSRETT OG SIGNATURPRØVER ELEKTRONISK ANVISNING VEDLEGG 1. SIGNATURPRØVESKJEMA OG BESTILLINGSFULLMAKT

3 1 Måltall for 2011 Mål- og resultatstyring er det overordnede styringsprinsippet i staten. I henhold til økonomireglementet i staten skal alle statlige virksomheter legge mål- og resultatstyring til grunn for planlegging og oppfølging av virksomheten. Risikostyring skal være integrert i målog resultatstyringen. Universitetets mål for 2011 er gitt i tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet. Fakultetsstyret skal fastsette mål og resultatkrav for fakultetet, og har ansvaret for at fakultetets økonomiske ressurser disponeres i overensstemmelse med bestemmelser gitt av Universitetsstyret. I møte vedtok fakultetsstyret måltall for fakultetet for Utdanning Fakultetet skal følge opp egne planer for undervisning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for utdanning i 2011: Å oppnå minst studiepoeng/årsenheter Å uteksaminere minst 275 kandidater på mastergradsnivå Å ha minst 220 utvekslingsstudenter (inn- og utreisende) Å ha en gjennomstrømning på 42,5 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for undervisning i 2011: Å ha en gjennomstrømning på 42,5 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet. Ved å oppnå dette vil instituttet sørge for at fakultetet oppnår sin målsetting om å produsere minst studiepoeng/årsenheter totalt Uteksaminere minst 22 kandidater på mastergradsnivå Legge til rette for utvekslingsstudenter (inn- og utreisende), slik at fakultetets måltall oppnås Fakultetet forventer at instituttene følger undervisningskravene som er redegjort for i sak 2011/1 Budsjett 2011 forslag til rammetildeling til institutter og enheter 1.2 Forskning Fakultetet skal følge opp egne planer for forskning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for forskning i 2011: Å utgi publikasjoner tilsvarende 525 publikasjonspoeng Å oppnå 190 millioner kroner i bevilgninger fra Forskningsrådet Å oppnå 18 millioner kroner i bevilgninger fra EU Å oppnå 90 millioner kroner i inntekter fra andre kilder Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for forskning i 2011: Utgi publikasjoner tilsvarende 14 publikasjonspoeng Oppnå 12 millioner kroner i bevilgninger fra Forskningsrådet Oppnå 0,8 millioner kroner i bevilgninger fra EU 3

4 Oppnå 7,5 millioner kroner i inntekter fra andre kilder 1.3 Forskerutdanning Fakultetet skal følge opp egne planer for forskerutdanning innenfor universitetets overordnede strategier. Fakultetet har følgende ambisjon for forskerutdanning i 2011: Å oppnå minst 80 nye doktorgrader Å ha 135 universitetsfinansierte stipendiatstillinger Å ha 26 universitetsfinansierte postdoktorstillinger Å ha 116 bidrags- og oppdragsfinansierte stipendiatstillinger Å ha 71 bidrags- og oppdragsfinansierte postdoktorstillinger Molekylærbiologisk institutt bør ha følgende minimumsmålsettinger for forskerutdanning i 2011: Uteksaminere minst 2 doktorander 11 universitetsfinansierte stipendiatstillinger 2 universitetsfinansierte postdoktorstillinger 4 bidrags- og oppdragsfinansierte stipendiatstillinger 8 bidrags- og oppdragsfinansierte postdoktorstillinger 1.4 Formidling Instituttet skal med utgangspunkt i fakultetets handlingsplan for allmennrettet forskningsformidling 2 bidra til å nå fakultetets og UiBs mål innen formidling. 1.5 Effektiv utnyttelse av ressursene Fakultetet og instituttet skal organisere og drive sin virksomhet på en slik måte at samfunnsoppdraget blir best mulig ivaretatt innenfor rammen av disponible ressurser. 1.6 Museer og samlinger Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet samarbeider på mange måter med De naturhistoriske samlingene ved Bergen Museum. Dette samarbeidet er viktig og forutsettes prioritert. Fakultetsdirektøren vil følge opp instituttets planer gjennom det årlige styringsdialogmøtet

5 2 Budsjettrammer 2011 Tabell 1 viser Det matematisk-naturvitenskapelige fakultets budsjett for Tabell 1 MN-fakultetets budsjett for 2011 Budsjett 2011 Inntekter fra grunnbevilgningen Inntekter fra bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Sum Budsjettet inneholder grunnbevilgning (inkl. avskrivingsinntekter og instituttinntekter), inntekter fra forskningsrådet, EU og annen bidragsaktivitet, samt inntekter fra oppdragsvirksomhet. 2.1 Budsjettramme for grunnbevilgning, ordinær drift Oversikt over fakultetets budsjettramme for grunnbevilgningen (ordinær drift) er gitt i tabell 2. Tabell 2 Budsjett for grunnbevilgningen, ordinær drift Grunnbevilgning, ordinær drift Prosjektnr Annuumsinntekter Inntekter øremerket stipendiater Inntekter øremerket postdoktorer Inntekter øremerket investeringer Delsum grunnbevilgning Avskrivningsinntekter, motpart Instituttinntekter Sum I 2011 er 87,5 millioner kroner av fakultetets budsjettramme øremerket universitetsstipendiater på prosjekt , og 19,9 millioner kroner øremerket postdoktorer på prosjekt universitetsstipendiatstillinger og 26 postdoktorstillinger skal da være besatt. Øremerkingen av disse midlene gjør at det er viktig at tilsettinger skjer raskt og etter budsjettforutsetningene, slik at midlene fullt ut blir benyttet til formålet i budsjettåret. 11,5 millioner kroner av fakultetets ramme er øremerket investeringer. Universitetsdirektøren har tatt inn igjen krav til investeringsbudsjett i tildelingsbrevene fordi regnskapsføring av avskrivinger fordrer et klarere skille mellom drift og investering. Andre investeringsmidler, for eksempel øremerkede midler til utstyr (prosjekt ), kommer i tillegg til denne rammen. Instituttinntekter omfatter poster som refusjoner og kurs og gir tilsvarende finansieringsgrunnlag på kostnadssiden. Avskrivningsinntekter er inntekter som skal finansiere merkostnader til avskrivninger i I tillegg til budsjettrammen for den ordinære driften er det satt av midler til midlertidige tiltak utenfor rammen. Oversikt over disse tiltakene er vist i tabell 3. 5

6 Tabell 3 Budsjett for tiltak utenfor rammen (grunnbevilgningen) Midlertidige avsetninger utenfor rammen Prosjekt 2011 Vitenskapelig utstyr Vitenskapelig utstyr CERN Midlertidig professor II stilling (høst 08 høst 12)* Koordinator Makereresamarbeidet* Sum * Frem til 2010 er disse tiltakene omtalt i egne brev. I tillegg er det satt av midler til støtte til fakultetets to ERC-prosjekter. Midlene for disse vil bli overført etter dialog med fakultetet. Gjennom universitetets sentrale budsjettposter er det satt av 8,5 millioner kroner til SFF Bjerknessenteret, 6,3 millioner kroner til SFF CIPR og 4 millioner kroner til SFF Senter for geobiologi. Disse inntektene vil bli overført til fakultetet tertialvis. Fakultetet vil få økt inntektsbudsjett ved eventuelle ekstratildelinger. 2.2 Budsjettramme for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved fakultetet er gitt i tabell 4. Tabell 4 Budsjett for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 2011 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Prosjekt 2010 Inntekter fra Forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Sum Det er lagt til grunn i budsjettet at fakultetet skal ha 116 stipendiater og 71 postdoktorer finansiert over denne delen av budsjettet i Krav til budsjettdetaljering for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er gitt i kapittel 4. I EUs 7. rammeprogram legges det opp til at EU vil finansiere 75 % av totalbudsjettet for prosjekter. Prosjektene skal da også omfatte verdien av den tiden fast ansatte bruker i prosjektene, og tidsbruken fra ansatte i prosjektene må dokumenteres. Videre må kostnader for slik arbeidstid legges inn i de budsjetter som legges til grunn for søknader i EUs 7. rammeprogram. Det kan komme endringer når det 8. rammeprogrammet kommer. Det er svært viktig at universitetet får dekket kostnadene ved eksternt finansierte prosjekter. Instituttet har ansvar for at alle indirekte kostnader føres per prosjekt, og det er stor oppmerksomhet om synliggjøring av slike utgifter og behovet for tilstrekkelige satser for dekningsbidrag fra forskningsrådet og andre kilder. Det er viktig med tydelig prioritering av hvilke områder og i hvilket omfang midler fra grunnbudsjettet skal benyttes som egenandeler i bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. 6

7 2.3 Felles avsetninger For utfyllende informasjon om avsetninger til fellesformål vises til fakultetsstyresak 2011/1 3 Nedenfor omtales noen fellesposter Strategiske avsetninger Det har ikke vært mulig å implementere ny strategisk plan i budsjettet for 2011, men det er satt av blant annet 3,5 millioner kroner og 5 stipendiatstillinger til nye faglige satsinger i Der er også satt av 1 million kroner inn mot nanovitenskap, kroner til egenandeler til EU-prosjekt og 3,1 millioner kroner til utstyr Små driftsmidler Små driftsmidler, som tidligere er blitt kanalisert gjennom Norges forskningsråd, er for 2011 lagt inn i institusjonenes rammer. For MN-fakultetet utgjør dette kr Det forutsettes at institusjonen i tillegg bidrar med egenandeler på 60 %. Fakultetsstyret har vedtatt at egenandelen deles mellom fakultetet og instituttene. Fakultetet vil komme tilbake med egen sak vedrørende dette Forskningstermin I 2010 ble avsetningen til dekning av reise- og oppholdsutgifter ved utenlandsopphold under forskningstermin midlertidig økt fra 1 million kroner til 1,5 millioner kroner. I budsjettet for 2011 er det vedtatt å opprettholde avsetningen på 1,5 millioner kroner Likestilling og kjønnsbalanse Til tross for at det er god kjønnsbalanse i universitetets rekrutteringsstillinger, er det fortsatt slik at menn er i stort flertall i de vitenskapelige toppstillingene. En skjev kjønnsbalanse mellom ulike fagområder krever særlig innsats ved vårt fakultet. Det er et lederansvar på alle nivå å sørge for at likestilling holdes i fokus og at kjønnsbalansen bedres. Det er derfor en viktig utfordring å ta vare på og legge til rette for kvinner i rekrutteringsstillinger, slik at en vitenskapelig karriere blir oppfattet som attraktiv for denne gruppen. Andre tiltak vil være å bedre arbeidssituasjonen for kvinner som påtar seg lederverv som nestledere eller andre arbeidskrevende lederfunksjoner. Også ulike former for kvalifiseringsstipend er aktuelle virkemidler. Fakultetet har satt av midler til å dekke deler av egenandelen inn mot de sentrale likestillingsmidlene i

8 2.3.5 Arbeidsmiljøtiltak Det er satt av kr til arbeidsmiljøtiltak på fakultetets budsjett for inneværende år. Innenfor denne avsetningen vil det også i år bli satt opp en egen HMS-pris på kr Egen info finnes på fakultetets HMS-sider. Fakultetsdirektøren vil gjøre oppmerksom på at instituttledere, avdelingsledere og administrasjonsledere har et ansvar for å ivareta de plikter arbeidsmiljøloven pålegger en arbeidsgiver. Dette gjelder blant annet i forhold til planlegging og budsjettering av nødvendige arbeidsmiljø- og sikkerhetstiltak. Fakultetsdirektøren ber institutter og enheter sende inn søknad om midler til arbeidsmiljøtiltak i prioritert rekkefølge innen 1. april Søknadene bør prioriteres i samarbeid med instituttenes/enhetenes verneombud. 2.4 Generelle kommentarer Arbeidet med økonomisk styring og gode budsjettprosesser er viktig, både for virksomhet finansiert gjennom grunnbudsjettet og for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. Instituttet skal vurdere og iverksette tiltak som reduserer sannsynligheten for at ambisjonene ikke nås og som begrenser konsekvensene hvis dette likevel skulle skje. Instituttet disponerer den rammen som er tildelt som grunnbevilgning med de føringene som er gitt her, innenfor gjeldende regler i økonomireglementet med reglementets rutiner, innenfor den myndighet som er fastsatt og dokumentert i Regelsamlingen og myndighetskartet, og ellers innenfor de generelle retningslinjene som er omtalt i dette brevet. Generelle retningslinjer 4 for forvaltning av budsjettene er gitt i Regelsamlingens del 7. Instituttets budsjettdisponeringer skal legges inn i økonomisystemet. Fakultetsdirektøren vil forholde seg til dette budsjettet, og vil etter behov innhente avviksforklaringer i forbindelse med fakultetets månedsrapportering. Det legges til grunn at instituttene utvikler systemer slik at effektiv ressursbruk sikres og at instituttet drives i samsvar med gjeldende lover og regler

9 3 Molekylærbiologisk institutts rammetildeling for Grunnbevilgning, ordinær drift Fakultetsdirektøren tildeler med dette en budsjettramme på Kr til Molekylærbiologisk institutt for Budsjettrammen vil bli overført til instituttets ansvarssted i B1 som vist i tabell 5. Tabell 5 Inntekt fordelt etter prosjekt Prosjekt Beløp Annuumsinntekter Inntekter øremerket prosjekt for universitetsstipendiater Inntekter øremerket prosjekt for universitetspostdoktorer Sum Tabell 6 viser endringene fra tildelingen i Tabell 6 Endringer i rammetildeling fra 2010 Beløp Rammetildeling Endring i internhusleie (kr i 2010, kr i 2011) Endring i strategiske avsetninger (kr 0 i 2010, kr i 2011) Endring i avsetning til postdoktorer (kr i 2010, kr i 2011) Endring i avsetning til universitetsstipendiater (kr i 2010, kr i 2011) Resultatbasert omfordeling av resultatmidler (kr i 2010, kr i 2011) Lønns- og priskompensasjon Rammeøkning Rammekutt etter eksternt finansierte årsverk Lønnsjusteringer 0 Driftsjusteringer 0 Sum Ved fordeling av instituttets budsjettramme for 2011 er det tatt utgangspunkt i grunnrammen som ble tildelt i Endringene i forhold til 2010-tildelingen er gitt i tabellen over og blir utdypet i punktene under Internhusleie Husleietilskuddet blir økt med kr og utgjør i 2011 kr Økt tilskudd motsvares av tilsvarende økning i husleie. UiB innførte ny husleiemodell i Fakultetet vil i løpet av 2011 vurdere hvordan den nye modellen skal implementeres på instituttnivå. Inntil dette arbeidet er gjennomført brukes nåværende husleiemodell. 9

10 3.1.2 Endring i strategiske avsetninger Den strategiske avsetningen til instituttet beløper seg til kr , mens det er satt av kr til postdoktorer og kr til universitetsstipendiater som er gitt midlertidig, jf tabell 7. Tabell 7 Strategiske avsetninger og universitetsstipendiater Tiltak Tildeling 2010 Tildeling 2011 Endring Strategiske avsetninger DNA sekvenseringslaboratorium Postdoktorer, FUGE/Bioinformatikk, postdoktor gitt midlertidig* Strategisk virkemiddel Universitetsstipendiater, Bioinformatikk. FUGE gitt midlertidig Ikke øremerket stipendiat Strategisk virkemiddel * Instituttet fikk i 2010 en tilleggsbevilgning på kr (postdoktor fra ). I tabell 6 er denne synlig kun i 2011, mens i tabell 7 er den synliggjort både i 2010 og Det vil derfor være en differanse mellom tabell 6 og 7 på kr i endring i avsetning til postdoktorer. Som det går fram av tabellen har instituttet fått bevilget kr inn mot DNA sekvenseringslaboratoriet. Postdoktoren som instituttet i 2010 fikk bevilget fra , samt stipendiatstillingen fra (jf. fak.styresak 2010/36) er lagt inn med helårsvirkning i Effekt av omfordeling av resultatmidler Omfordelingseffekten av resultatmidlene øker rammen med kr Instituttets resultatmidler for 2011 er kr , fordelt med kr for høyere grad, kr for lavere grad, kr for publikasjonspoeng og kr for doktorgradsproduksjon. Fra 2011 har UiB endret resultatmodellen for forskning, og viderefører nå deler av resultatmidlene for forskningsmidler fra EU og Norges forskningsråd til fakultetene. Fakultetet har satt ned en gruppe som våren 2011 vil gjennomgå fakultetets budsjettmodell, og vurdere om disse komponentene bør inngå i den Lønns- og priskompensasjon Det gis et generelt tillegg for lønns- og prisstigning på 3,1 %. For Molekylærbiologisk institutt utgjør dette kr Samtidig har Statens pensjonskasse (SPK) redusert arbeidsgivers andel av pensjonen fra 13 % til 11,15 %. Dette vil redusere instituttets lønnskostnader i Rammeøkning Det blir gitt en generell rammeøkning på kr

11 3.1.6 Rammekutt etter eksternt finansierte årsverk I 2010 og 2011 har fakultetet fått rammekutt på 8,9 millioner kroner for å sikre at dekningsbidrag fra BOA dekker vesentlige kostnader knyttet til infrastruktur ved universitetet. I 2010 ble instituttenes grunnrammer skjermet for dette rammekuttet, men i 2011 er det vedtatt å videreføre det til instituttene. Rammekuttet blir fordelt etter antall BOAårsverk i 2010, og utgjør kr for Molekylærbiologisk institutt Midler til instituttleder Innbakt i rammen ligger fortsatt kr i annuumsmidler knyttet til instituttlederstillingen. Det ligger også inne midler tilsvarende en postdoktorstilling. Fakultetet vil presisere at dette er en ressurs som følger instituttleder og skal brukes på en måte som gjør det lettere for instituttleder å forsette med forskningsarbeidet i åremålsperioden. Ressursen er ikke bundet opp i en postdoktorstilling, siden dette ønsket kan variere fra instituttleder til instituttleder. I tillegg er det fortsatt bakt inn kr knyttet til utgifter i forbindelse med stedfortrederfunksjonen Rekrutteringsstillinger Fra 2010 er alle postdoktorstillinger som er finansiert fra universitetets grunnbudsjett øremerket på prosjekt , på samme måte som universitetsstipendiatstillinger er øremerket på prosjekt Molekylærbiologisk institutt har følgende rekrutteringsstillinger innbakt i budsjettrammen for 2011: Tabell 8 Rekrutteringsstillinger 2011 Stipendiatstillinger Postdoktorstillinger Stillinger i instituttrammen 8 0 Midlertidige stillinger pr (gitt for en stipendperiode) 2 2 Ny stilling fra (jf fak.styre sak ) 1 0 Sum rekrutteringsstillinger 11 2 Kr av instituttets budsjettramme er øremerket stipendiatstillinger på prosjektnummer , mens kr er øremerket postdoktorstillinger på prosjekt i Stipendiatstillingene blir inntektsført fra tilsettingstidspunkt. Erfaringsvis har MN-fakultetet hatt noe lediggang i disse stillingskategoriene, noe som følgelig har medført reduksjon i rammeoverføringen til fakultetet, og instituttene. For å unngå slik reduksjon i inntektene er det viktig at instituttene konstant overvåker rekrutteringsstillingene og iverksetter utlysning i god tid, slik at tilsetting kan skje umiddelbart etter ledighet. 11

12 3.2 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er basert på instituttets budsjettforslag. Rammen kan bli justert når tildelingene for 2011 er kjent. Rammen for Molekylærbiologisk institutt for 2011 er gitt i tabell 9. Tabell 9 Budsjettramme bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Prosjekt Beløp 2011 Inntekter fra forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet sum Det skal lages særskilte budsjetter for denne virksomheten. Det skal budsjetteres samlet budsjettmål for: Bidrag fra Forskningsrådet Bidrag fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Det skal også budsjetteres med planlagt egeninnsats og egenfinansiering. 12

13 4 Generelle retningslinjer for økonomiforvaltning i Økonomimodell Universitetets økonomimodell har følgende hovedstruktur: GB - Grunnbevilgning BOA - Bidrags- og oppdragsaktivitet BA - Bidragsaktivitet OA - Oppdragsaktivitet 4.2 Budsjettering Universitetets hovedbudsjett i økonomisystemet er B3-budsjettet. B1-budsjettet er å forstå som en rammeoversikt som viser hva totalbudsjettet for avdelingen er. Fakultetene og avdelingene er ansvarlig for å avstemme B3 mot B1. Økonomiavdelingen vil foreta månedlige kontroller av at B1 og B3 er lik og avstemt. Fakultetene og avdelingene kan selv velge graden av detaljering på budsjettene i økonomisystemet (B3), men det skal minimum budsjetteres på detaljarter for alle enkeltavsetninger over 0,5 mill. kroner. Kravene til budsjettering gjelder også for bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet som føres på fakultetets stedkoder, og det skal lages særskilte budsjetter for denne virksomheten. Det skal budsjetteres samlet budsjettmål for Bidrag fra Forskningsrådet Bidrag fra EU Bidrag fra andre Oppdrag Det skal budsjetteres etter vanlige retningslinjer i disse hovedprosjektene. Merk at lønn skal budsjetteres i disse prosjektene. Det skal også budsjetteres med planlagt egeninnsats og egenfinansiering. Det skal budsjetteres med ytterligere detaljer i selve prosjektmodulen. Det skal settes opp budsjett for årets investeringer i kontoklasse 4 på motpart 00 for hver budsjetterende enhet. I tillegg skal den planlagte effekten av avskrivninger innenfor forpliktelsesmodellen budsjetteres på gjeldende arter i klasse 4, 6 og 3 på motpart 81. Økonomiavdelingen legger budsjettrammen inn i økonomisystemet i budsjett B1. Fakultetene og avdelingene skal periodisere både inntekts- og kostnadsbudsjettene i økonomisystemet, i budsjett B3 innen 31. januar Budsjettene skal periodiseres for inntil 12 måneder. Budsjettene skal i rimelig grad være konsistent med konteringen. Deretter vil det ikke være anledning for fakultetene å endre budsjettrammen før det et revidert budsjett behandles i styret rundt sommeren. Inntektene fra departementet vil i 2011 bli periodisert i henhold til universitetets periodiseringsnøkkel. Det vises til informasjon på Økonomiavdelingens nettsider. 13

14 Internhusleien blir belastet månedsvis med 1/12 i hver måned. Fakultetene skal budsjettere med utgangspunkt i konkrete planer og utlede månedsbudsjett. Hensikten er at månedsbudsjettene, som danner grunnlag for den løpende rapporteringen gjennom året, skal være basert på enhetenes faktiske planer. Periodisering av større kostnadsposter skal skje i samarbeid med regnskapskontoret. Instituttene får frist til onsdag 2. februar med å legge ut budsjettene i B Sosiale kostnader I 2011 er ferielønnssatsen 12 %. Arbeidsgiverandelen av pensjonspremien er 11,15 % av brutto årslønn inkludert OU-midler. Arbeidstakerandelen av pensjonspremien (2 %) er inkludert i lønnsutgiftene. Gruppelivsforsikring vil være kroner for hver person. Arbeidsgiveravgiften er 14,1 % og blir regnet av lønn, ferielønn, pensjon og gruppelivsforsikring. Det vises til økonomiavdelingens intranettsider der kalkylemal for lønnskostnader finnes. 4.4 Kopi- og papirpenger Kopinoravgiften vil bli belastet fakultetene to ganger årlig, i april og oktober, og beregnes per student. For 2011 er avgiften 376,40 kroner pr. år. Ordningen med salg gjennom Studia videreføres. Betaling for studenters utskrifter over universitetets nettverksprintere, skjer i regi av IT-avdelingen. Dette betyr at lokale innkrevingsordninger for utskrifter skal være avviklet. 4.5 Internhusleie Ny modell for internhusleie ble vedtatt av universitetsstyret i februar 2010 (sak 8/10), og detaljerte retningslinjer ble vedtatt i april 2010 (styresak 19/10). Modellen ble innført med virkning fra Modellen innebærer en deling av husleieberegningen i tre deler: En grunnleie som variere etter lokalenes kvaliteter En komponent for felleskostnader som beregnes per kvm En komponent for energikostnader som skal beregnes per kvm, men som på sikt skal fordeles til hver enhet når forbruksmålere er på plass. Energidelen av ny modell er ikke iverksatt, blant annet i påvente av et godt nok målesystem. For 2011 er det lagt inn vekst i husleien som følge av økte kostnader til energi og som følge av økt investeringsnivå. Som kjent ble investeringsbudsjettet redusert i 2010 for å skjerme grunnaktiviteten i et vanskelig budsjettår. Med økte energikostnader og investeringsvekst øker den samlede husleien med 30 mill. kroner. Tabell 10 viser husleiesatsene for

15 Tabell 10 Husleiepriser for ulike arealkategorier 2011 Kategori Grunnleie Drift Felleskost Energi Sum/kvm 0,0 0,00 83,36 258,44 191,60 533,40 0,5 345,24 83,36 258,44 191,60 878,64 1,0 394,56 83,36 258,44 191,60 927,96 1,5 443,88 83,36 258,44 191,60 977,28 2,0 493,20 83,36 258,44 191, ,60 2,5 542,52 83,36 258,44 191, ,92 3,0 591,84 83,36 258,44 191, ,24 I den nye husleiemodellen forutsettes det at enhetene inntil videre betaler er fast beløp for de undervisningsrommene som skal forvaltes av EIA, dette forstås som verdien av disponibelt areal. Dette ble gjort fordi det krevde noe mer tid å utvikle et system for avregning av kostnad mot faktisk bruk av rom. Når et slikt system er ferdig utviklet, vil leiekostnadene bli beregnet ut fra faktisk bruk av arealene. Den nye husleiemodellen er foreløpig ikke videreført til instituttnivå ved MN-fakultetet, men fakultetet vil i løpet av 2011 gjennomgå fakultetets interne husleiemodell. 4.6 Dekningsbidrag/indirekte kostnader og egeninnsats I prosjektmodulen skilles det mellom det dekningsbidraget som er avtalt med den som finansierer prosjektet (inntektsdekningsbidrag) og det dekningsbidraget som UiB selv beregner på sine kostnader (kostnadsdekningsbidrag). Dersom inntektsdekningsbidraget er lavere enn kostnadsdekningsbidraget vil forskjellen bli automatisk ført som instituttets egenfinansiering i prosjektet. Kostnadsdekningsbidraget er satt til 40 % i prosjektmodulen og alle inntekter fra dette tilfaller det ansvarssted hvor prosjektet føres normalt et institutt. UiB felles belaster ansvarsstedet med kr i administrasjonskostnader per årsverk med 1/12 hver måned. Fakultetet som forvalter arealene, har fullmakt til å belaste ansvarsstedet med husleie og eventuelle andre kostnader. Husleiebelastningen vil normalt være kr pr. årsverk. Instituttene har ansvar for at reelle indirekte kostnader synliggjøres både i budsjettet og regnskapet for bidrags- og oppdragsvirksomheten. Oppdragsprosjekter skal alltid fullfinansieres for å unngå konkurransevridning. Bidragsprosjekter kan delfinansieres av UiB, og UiBs egenandel for å finansiere indirekte kostnader og eventuell annen egenfinansiering skal synliggjøres i prosjektbudsjettene og prosjektregnskapene. Instituttene har ansvar for at samtlige indirekte kostnader føres per prosjekt. 4.7 Innkjøp I følge økonomireglementet skal bestilling av varer og tjenester være skriftlige og godkjennes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. For å lette gjennomføring av skriftlig bestilling har universitetet elektronisk bestillingssystem. Bruk av bestillingssystemet er obligatorisk, jf. styresak 48/07. Som statlig institusjon er universitetet lovpålagt å gjennomføre konkurranse ved alle anskaffelser for å sikre optimal ressursutnyttelse. Ved 15

16 anskaffelser over NOK , stilles strenge krav til gjennomføring og dokumentasjon. Kontor for innkjøp skal bistå i alle innkjøp over NOK dersom rammeavtaler ikke foreligger. Felles rammeavtaler er basert på konkurranse og gir tilgang for alle enheter til å foreta enkeltkjøp uansett beløpsgrense hos avtaleleverandøren(e). For produkter som kan kjøpes gjennom etablerte rammeavtaler, er enhetene forpliktet til å benytte avtalen(e). For mer informasjon se Budsjettdisponeringsmyndighet, bestillingsrett og signaturprøver elektronisk anvisning I reglementet for økonomistyring er begrepet anvisning tatt inn i budsjettdisponeringsfullmakt. Ved Universitetet i Bergen er det styreleder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Så lenge delegering av budsjettdisponeringsmyndighet er del av den systematiske delegeringen av samlet budsjettdisponeringsmyndighet, kan den delegeres videre til institutt/senterledere. Universitetsdirektøren foretar delegering dersom budsjettdisponeringsmyndighet ikke er en del av den systematiske delegering av samlet budsjettdisponeringsmyndighet. Dette vil f.eks. gjelde delegering til prosjekter og underliggende seksjoner. Fakultetsdirektør eller dekan (ved fakulteter med dekan som enhetlig leder) eller instituttleder kan ikke delegere budsjettdisponeringsmyndighet videre i disse tilfellene. Økonomiavdelingen saksbehandler disse sakene. Universitetet skal ha register over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet. Det gjøres ut fra skjema for signaturprøver, jf. vedlegg. Person med budsjettdisponeringsmyndighet kan foreta delegeringen av bestillingsretten til bestiller. Delegeringen skal skje skriftlig med angivelse av bestillingsrammer som kan spesifiseres både økonomisk og eventuelt innenfor produktområder. I tråd med dette bes fakultetet sørge for at institutter fyller ut skjema; Register over ansatte med rolle som rekvirent, bestiller og anviser i IBX og BasWare, jf. vedlegg 1, som finnes på nettet: og sender disse i utfylt stand til Regnskapskontoret. Fakultetene bes sørge for at instituttene fyller ut de to skjemaene og sender dem til Regnskapskontoret. Dersom det i løpet av året er endringer i fullmakter eller noen slutter, som er tildelt rolle, må skjema sendes inn. For mer opplysning om budsjettdisponeringsmyndighet, se budsjettdisponeringsmyndighet og signaturprøver på intranett. Vi imøteser kommentarer dersom noe i dette tildelingsbrevet er uklart og ser fram til godt samarbeid også i 2011! Med vennlig hilsen 16

17 Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Rigmor Geithus økonomileder 17

18 Vedlegg 1. Signaturprøveskjema og bestillingsfullmakt Signaturprøveskjema Gyldig fra:.. Ansvarssted: (6 siffer) Institutt/avdeling:.... Tittel Navn (Blokkbokstaver) Signatur Dato Personer med anvisningsrett skal signere på skjema Ved institutt/grunnenhet: - Instituttleder anviser. Instituttleder kan delegere til administrasjonssjef å anvise. Ved fakultetssekretariatet: - Ved fakultet med valgt dekan, anviser fakultetsdirektøren. Dersom fakultetsdirektøren ikke er til stede, anviser dennes stedfortreder - Ved fakulteter med prøveordning med ansatt dekan, anviser dekanen. Dekanen anviser ved Det matematisk- naturvitenskapelige og Det medisinsk- odontologiske fakultet. Dekanene kan delegere til fakultetsdirektøren å anvise. Ved administrativ avdeling: Avdelingsdirektøren anviser. Avdelingsdirektørens stedfortreder anviser i dennes fravær. Register over ansatte med bestillingsfullmakt Kan hentes elektronisk på ØAs hjemmesider og sendes til Regnskapskontoret. Ansvarssted (6 siffer) Person med bestillingsrett Institutt- avdeling Navn Beløpsgrense ved bestilling Produktområde* IKT/ATK/AKD/B &A *) Produktområde bes oppgitt med betegnelse innenfor følgende produktgrupper; IKT - IT-utstyr (data/telefoni) ATK - Administrative tjenestekjøp AKD - Vitenskapelig og faglig utstyr B&A - Bygg og anlegg Dato: 18