BUDSJETT Tildeling av budsjettramme.

Transkript

1 UNIVERSITETET I BERGEN Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Molekylærbiologisk institutt Deres ref Vår ref Sak nr. 09/14962 RIGE Dato BUDSJETT Tildeling av budsjettramme. I møte 16. desember 2009 vedtok fakultetsstyret budsjettrammer for 2010 (sak 109/09 1 ). Med dette brevet blir det gitt melding om fakultetets og instituttets budsjettramme for 2010, og informasjon om forutsetningene for disponering av midlene. Fakultetets budsjett er basert på tildelingsbrev fra universitetsdirektøren datert 25. januar 2010, og budsjettrammer vedtatt av fakultetsstyret 16. desember Tidligere års tildelingsbrev har også inneholdt en gjennomgang av fakultetets og det enkelte institutts resultatmål. I fakultetsstyrets vedtak av 16. desember 2009 ligger MN-fakultetets måltall for Ettersom fakultetenes samlede resultatmål blir behandlet av universitetsstyret 11. februar kan ikke endelige måltall på instituttnivå gis i dette tildelingsbrevet. Fakultetsdirektøren vil komme tilbake til resultatmål for de enkelte institutt i eget brev. I kapittel 1 blir det gitt en oversikt over fakultetets budsjettramme for 2010, både innenfor grunnbevilgning og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, mens kapittel 2 viser instituttets rammetildeling for Generelle retningslinjer for 2010 er gitt i kapittel Postadresse: Postboks 7803 NO-5020 Bergen Norge Telefon: Org.no Telefaks: E-post: post@mnfa.uib.no Saksbeh. tlf.: Besøksadresse: Harald Hårfagres g.1 Internett:

2 Innhold 1 BUDSJETTRAMMER/VIRKEMIDLER BUDSJETTRAMME FOR GRUNNBEVILGNING, ORDINÆR DRIFT Inntekter Kostnader BUDSJETTRAMME FOR BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET FELLES AVSETNINGER Likestilling og kjønnsbalanse Arbeidsmiljøtiltak Små driftsmidler GENERELLE KOMMENTARER MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTTS RAMMETILDELING FOR GRUNNBEVILGNING, ORDINÆR DRIFT BIDRAGS- OG OPPDRAGSFINANSIERT AKTIVITET GENERELLE RETNINGSLINJER FOR ØKONOMIFORVALTNING I ØKONOMIMODELL, KONTOSTRENG OG KONTOPLAN BUDSJETTERING SOSIALE KOSTNADER KOPI- OG PAPIRPENGER INTERNHUSLEIE DEKNINGSBIDRAG/INDIREKTE KOSTNADER OG EGENINNSATS INNKJØP BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET, BESTILLINGSRETT OG SIGNATURPRØVER ELEKTRONISK ANVISNING PLAN FOR VIRKSOMHETEN, VIDEREFORDELING OG FORVALTNING AV BEVILGNINGER, RAPPORTERING OG OPPFØLGING AV RESULTATER VEDLEGG 1. SIGNATURPRØVESKJEMA OG BESTILLINGSFULLMAKT

3 1 Budsjettrammer/virkemidler Tabell 1 viser Det matematisk-naturvitenskapelige fakultets budsjett for Tabell 1 MN-fakultetets budsjett for 2010 Budsjett Prosjektnr Grunnbevilgning, inkl. stipendiater, postdoktorer og investeringer /720006/ Avskrivningsinntekter, motpart Instituttinntekter Sum grunnbevilgning Inntekter fra Forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Sum Budsjettet inneholder grunnbevilgning (inkl. avskrivingsinntekter og instituttinntekter), inntekter fra forskningsrådet, EU og annen bidragsaktivitet, samt inntekter fra oppdragsvirksomhet. 1.1 Budsjettramme for grunnbevilgning, ordinær drift Oversikt over fakultetets budsjettramme for grunnbevilgningen (ordinær drift) er gitt i tabell 2. Tabell 2 Budsjett for grunnbevilgningen, ordinær drift Grunnbevilgning, ordinær drift Prosjektnr Annuumsinntekter Inntekter øremerket stipendiater Inntekter øremerket postdoktorer Inntekter øremerket investeringer Delsum grunnbevilgning Avskrivningsinntekter, motpart Instituttinntekter Sum I 2010 er 91,4 millioner kroner av fakultetets budsjettramme øremerket universitetsstipendiater på prosjekt , og 10,3 millioner kroner øremerket postdoktorer på prosjekt Øremerkingen av disse midlene gjør at det er viktig at tilsettinger skjer raskt og etter budsjettforutsetningene, slik at midlene fullt ut blir benyttet til formålet i budsjettåret. I Forskningsmeldingen, St.meld. nr 30 ( ) slås det fast at regjeringen vil åpne opp for at et begrenset antall stipendiatstillinger kan omgjøres til postdoktorstillinger i perioder når sterke faglige hensyn taler for det. MN-fakultetet kan omgjøre til sammen 9 stipendiatstillinger til postdoktorstillinger innenfor denne ordningen i Fakultetet vil komme tilbake til en evt. slik omdisponering. 10 millioner kroner av MN-fakultetets ramme er øremerket investeringer. Universitetsdirektøren har tatt inn igjen krav til investeringsbudsjett i tildelingsbrevene fordi regnskapsføring av avskrivinger fordrer et klarere skille mellom drift og investering. Andre 3

4 investeringsmidler, for eksempel øremerkede midler til utstyr (prosjekt ), kommer i tillegg til denne rammen. I tillegg til budsjettrammen for den ordinære driften er det satt av midler til øremerkede tiltak utenfor rammen. Oversikt over disse tiltakene er vist i tabell 3. Tabell 3 Budsjett for tiltak utenfor rammen (grunnbevilgningen) Øremerkede tiltak utenfor rammen Prosjekt 2010 Vitenskapelig utstyr Forskerskole i kjemi, struktur og dynamikk. Avsluttes i Senter for geobiologi Sum Inntekter Inntektene til annuum, investeringer og til lønnsmidler for stipendiater bevilget i 2005 og tidligere, vil bli godskrevet fakultetet månedsvis i henhold til universitetets periodiseringsplan. Inntektene til stipendiater bevilget i 2006 og senere blir godskrevet ved tilsetting og etter hvert som fakultetet har besatt tidligere tildelte stillinger. Instituttinntekter omfatter poster som refusjoner og kurs og gir tilsvarende finansieringsgrunnlag på kostnadssiden. Avskrivningsinntekter er inntekter som skal finansiere merkostnader til avskrivninger i Fakultetet vil få økt inntektsbudsjett ved eventuelle ekstratildelinger Kostnader Nedenfor er hovedpunktene i rammefordelingssaken for 2010, vedtatt i fakultetsstyret 16. desember 2009, gjengitt: - Instituttenes grunnrammer videreføres - Resultatmodellen videreføres med samme beløp som i Lønns- og priskompensasjon blir videreført til instituttenes budsjettrammer - Fakultetet har anledning til å omfordele 9 stipendiatstillinger til postdoktorstillinger - Husleieordningen blir videreført som i Ny modell er under utarbeidelse - Nye studieplasser fra 2009 er videreført med helårsvirkning i Fakultetet fortsetter sitt arbeid for å styrke den faglig-strategiske ledelsen - Avsetninger til strategiske forskningsavsetninger skjer i tråd med fakultetets forskningsstrategiske plan - De fleste strategiske tiltak er knyttet opp mot egenandeler inn mot større prosjekter - Sterkt fokus på utnyttelsesgrad for stipendiatstillingene Fakultetsdirektøren vil komme tilbake med en egen sak om overføring av eventuelle overskudd/underskudd i fakultetsstyret i mars

5 1.2 Budsjettramme for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved fakultetet er gitt i tabell 4. Tabell 4 Budsjett for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 2010 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Prosjekt 2010 Inntekter fra Forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Sum Det er lagt til grunn i budsjettet at fakultetet skal ha 131 stipendiater og 57 postdoktorer finansiert over denne delen av budsjettet i Krav til budsjettdetaljering for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er gitt i kapittel 3. Generelt er det et betydelig innbetalingsoverskudd i universitetets prosjekter. Instituttene bør derfor påse at kostnadsplanen er realistisk fastsatt allerede ved kontraktsinngåelsen. I EUs 7. rammeprogram legges det opp til at EU vil finansiere 75 % av totalbudsjettet for prosjekter. Prosjektene skal da også omfatte verdien av den tiden fast ansatte bruker i prosjektene. Tidligere har EU kun finansiert tilleggskostnader (prosjektansatte mv.). En slik bedret finansiering fordrer imidlertid at tidsbruk fra fast ansatte kan dokumenteres. Videre må kostnader knyttet til slik arbeidstid legges inn i de budsjetter som legges til grunn for søknader i EUs 7. rammeprogram. 1.3 Felles avsetninger For utfyllende informasjon om avsetninger til fellesformål vises til fakultetsstyresak 109/09 2 Nedenfor omtales noen fellesposter Likestilling og kjønnsbalanse Til tross for at det er god kjønnsbalanse i universitetets rekrutteringsstillinger, er det fortsatt slik at menn er i stort flertall i de vitenskapelige toppstillingene. En skjev kjønnsbalanse mellom ulike fagområder krever særlig innsats ved vårt fakultet. Det er et lederansvar på alle nivå å sørge for at likestilling holdes i fokus og at kjønnsbalansen bedres. Det er derfor en viktig utfordring å ta vare på og legge til rette for kvinner i rekrutteringsstillinger, slik at en vitenskapelig karriere blir oppfattet som attraktiv for denne gruppen. Andre tiltak vil være å bedre arbeidssituasjonen for kvinner som påtar seg lederverv som nestledere eller andre arbeidskrevende lederfunksjoner. Også ulike former for kvalifiseringsstipend er aktuelle virkemidler. Fakultetets har ingen egen avsetning til egenandel inn mot sentrale avsetninger i Arbeidet med likestilling har fortsatt like høy prioritet, men videreføres nå som en integrert del av fakultetets virksomhet

6 1.3.2 Arbeidsmiljøtiltak Det er satt av kr til arbeidsmiljøtiltak på fakultetets budsjett for inneværende år. Innenfor denne avsetningen vil det også i år bli satt opp en egen HMS-pris på kr Egen info finnes på fakultetets HMS-sider. Fakultetsdirektøren vil gjøre oppmerksom på at instituttledere, avdelingsledere og administrasjonsledere har et ansvar for å ivareta de plikter arbeidsmiljøloven pålegger en arbeidsgiver. Dette gjelder blant annet i forhold til planlegging og budsjettering av nødvendige arbeidsmiljø- og sikkerhetstiltak. Fakultetsdirektøren ber institutter og enheter sende inn søknad om midler til arbeidsmiljøtiltak i prioritert rekkefølge innen 1. april Søknadene bør prioriteres i samarbeid med instituttenes/enhetenes verneombud Små driftsmidler Forskningsrådets midlertidige ordning for finansiering av små driftsmidler videreføres også i Dette var ikke klart da universitetsstyret gjorde sitt budsjettvedtak i desember. Som følge av dette vil 2 millioner kroner av budsjettposten til å støtte frie forskerprosjekter bli benyttet til å dekke UiBs egenandeler til små driftsmidler. Instituttene må sette av midler til egenandel for posten Små driftsmidler over eget budsjett, da fakultetet ikke har egen avsetning til dette i Det understrekes at det er viktig at midlene brukes i Generelle kommentarer Instituttet skal vurdere risikoer knyttet til avgjørende forhold i instituttets virksomhet. Arbeidet med økonomisk styring og gode budsjettprosesser er viktig, både for virksomhet finansiert gjennom grunnbudsjettet og for bidrags- og oppdragsaktiviteten. Instituttet skal vurdere og iverksette tiltak som reduserer sannsynligheten for at målene ikke nås og som begrenser konsekvensene hvis dette likevel skulle skje. Instituttet disponerer den rammen som er tildelt som grunnbevilgning med de føringene som er gitt her, innenfor gjeldende regler i økonomireglementet med reglementets rutiner, innenfor den myndigheten som er fastsatt i Regelsamlingen og myndighetskartet, - og ellers innenfor de generelle retningslinjene som er omtalt i dette brevet. 6

7 2 Molekylærbiologisk institutts rammetildeling for Grunnbevilgning, ordinær drift Fakultetsdirektøren tildeler med dette en budsjettramme på Kr til Molekylærbiologisk institutt for Budsjettrammen vil bli overført til instituttets ansvarssted i B1 som vist i tabell 5. Tabell 5 Inntekt fordelt etter prosjekt Prosjekt Beløp Annuumsinntekter Inntekter øremerket prosjekt for universitetsstipendiater Inntekter øremerket prosjekt for universitetspostdoktorer Sum Tabell 6 viser endringene fra tildelingen i Tabell 6 Endringer i rammetildeling fra 2009 Beløp Rammetildeling Endring i internhusleie (Kr i 2009 og 2010) 0 Endring i strategiske avsetninger (Kr i 2009, kr i 2010) Endring i avsetning til universitetsstipendiater (Kr i 2009, kr i 2010) Resultatbasert omfordeling av resultatmidler (Kr i 2009, kr i 2010) Lønns- og priskompensasjon Nye studieplasser Lønnsjusteringer Driftsjusteringer 0 Sum Ved fordeling av instituttets budsjettramme for 2010 er det tatt utgangspunkt i grunnrammen som ble tildelt i Endringene i forhold til 2009-tildelingen er gitt i tabellen over og blir utdypet i punktene under. Justering av internhusleien Husleietilskuddet utgjør kr , og er på samme nivå som i Ny husleiemodell planlegges behandlet av universitetsstyret i februar. Inntil ny modell eventuelt vedtas benyttes nåværende husleiemodell. Endring i strategiske avsetninger Den strategiske avsetningen, inkl. avsetningen til universitetsstipendiater, er redusert med kr i forhold til tildeling i Den strategiske avsetningen til instituttet beløper seg da til kr , mens det er satt av kr til universitetsstipendiater gitt strategisk, jf tabell 7. 7

8 Tabell 7 Strategiske avsetninger og universitetsstipendiater Tiltak Tildeling 2009 Tildeling 2010 Endring Strategiske avsetninger Egenandel Bergen forskningsstiftelse, drift (Lenhard) FUGE/Bioinformatikk, postdoktor Startpakke, postdoktor Universitetsstipendiater, Bioinformatikk gitt strategisk Egenandel Bergen forskningsstiftelse (Lenhard). Terminert Ikke øremerket stipendiat Strategisk virkemiddel YFF (Lenhard) Postdoktoren til FUGE/Bioinformatikk er UiB sentralt sin egenandel inn mot FUGE. Opprinnelig skulle denne avsetningen delvis termineres i 2010, men universitetsstyret har vedtatt å videreføre den i 3 nye år. Effekt av omfordeling av resultatmidler Omfordelingseffekten av resultatmidlene reduserer rammen med kr Instituttets resultatmidler for 2010 er kr , fordelt med kr for høyere grad, kr for lavere grad, kr for publikasjonspoeng og kr for doktorgradsproduksjon. Lønns- og priskompensasjon Det gis et generelt tillegg for lønns- og prisstigning på 3,2 %. For Molekylærbiologisk institutt utgjør dette kr Nye studieplasser De nye studieplassene fordelt i 2009 er videreført med helårsvirkning i Dette utgjør kr Lønnsjusteringer Instituttets ramme er redusert med kr som følge av at tilskudd til frikjøp av visedekan for undervisning blir terminert i Midler til instituttleder Innbakt i rammen ligger fortsatt kr i annuumsmidler knyttet til instituttlederstillingen. Det ligger også inne midler tilsvarende en postdoktorstilling. Fakultetet vil presisere at dette er en ressurs som følger instituttleder og skal brukes på en måte som gjør det lettere for instituttleder å forsette med forskningsarbeidet i åremålsperioden. Ressursen er ikke bundet opp i en postdoktorstilling, siden dette ønsket kan variere fra instituttleder til instituttleder. I tillegg er det fortsatt bakt inn kr knyttet til utgifter i forbindelse med stedfortrederfunksjonen. Rekrutteringsstillinger Fra 2010 vil alle postdoktorstillinger som er finansiert fra universitetets grunnbudsjett bli øremerket på prosjekt , på samme måte som universitetsstipendiatstillinger er øremerket på prosjekt Molekylærbiologisk institutt har følgende rekrutteringsstillinger innbakt i budsjettrammen for 2010: 8

9 Tabell 8 Rekrutteringsstillinger 2010 Stipendiatstillinger Postdoktorstillinger I budsjettrammen Stipendiatstillinger trukket tilbake i Sum rekrutteringsstillinger stipendiatstillinger er trukket tilbake med halvårsvirkning, mens to stillinger er trukket tilbake med helårsvirkning (egenandeler til BFS og YFF) i Kr av instituttets budsjettramme er øremerket stipendiatstillinger på prosjektnummer , og kr er øremerket postdoktorstillinger på prosjekt i Stipendiatstillingene blir inntektsført fra tilsettingstidspunkt. Vi gjør oppmerksom på at stipendiat- og postdoktorstillinger bevilget innenfor rammen anses å være oppbundet som egne stillingshjemler. For at fakultetet skal nå sin målsetting i disse stillingene må utlysningsprosessen ute på instituttene iverksettes senest 6 måneder før ledighet inntreffer i stillingen. 2.2 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Budsjettrammen for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet er basert på instituttets budsjettforslag. Rammen kan bli justert når tildelingene for 2010 er kjent. Rammen for Molekylærbiologisk institutt for 2010 er gitt i tabell 9. Tabell 9 Budsjettramme bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Prosjekt Beløp 2010 Inntekter fra forskningsrådet Inntekter fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet sum Det skal lages særskilte budsjetter for denne virksomheten. Det skal budsjetteres samlet budsjettmål for: Bidrag fra Forskningsrådet Bidrag fra EU Inntekter fra annen bidragsaktivitet Inntekter fra oppdragsvirksomhet Det skal også budsjetteres med planlagt egeninnsats og egenfinansiering. 9

10 3 Generelle retningslinjer for økonomiforvaltning i Økonomimodell, kontostreng og kontoplan I 2009 ble universitetets økonomimodell justert, og har nå følgende hovedstruktur: GB - Grunnbevilgning BOA - Bidrags- og oppdragsaktivitet BA - Bidragsaktivitet OA - Oppdragsaktivitet Postdoktorer finansiert over grunnbevilgningen øremerkes på lik linje med stipendiater og skal føres på prosjekt Budsjettering Universitetets hovedbudsjett i økonomisystemet er B3-budsjettet. B1-budsjettet er å forstå som en rammeoversikt som viser hva totalbudsjettet for avdelingen er. Fakultetene og avdelingene er ansvarlig for å avstemme B3 mot B1. Økonomiavdelingen vil foreta månedlige kontroller av at B1 og B3 er lik og avstemt. Fakultetene og avdelingene kan selv velge graden av detaljering på budsjettene i økonomisystemet (B3), men det skal minimum budsjetteres på detaljarter for alle enkeltavsetninger over 0,5 mill. kroner. Kravene til budsjettering gjelder også for bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet som føres på fakultetets stedkoder. Det skal lages særskilte budsjetter for denne virksomheten. Det skal budsjetteres samlet budsjettmål for Bidrag fra Forskningsrådet Bidrag fra EU Bidrag fra andre Oppdrag Det skal budsjetteres etter vanlige retningslinjer i disse hovedprosjektene. Merk at lønn skal budsjetteres i disse prosjektene. Det skal også budsjetteres med planlagt egeninnsats og egenfinansiering. Det kan budsjetteres med ytterligere detaljer i selve prosjektmodulen. Det skal settes opp budsjett for årets investeringer i kontoklasse 4 på motpart 00 for hver budsjetterende enhet. I tillegg skal den planlagte effekten av avskrivninger innenfor forpliktelsesmodellen budsjetteres på gjeldende arter i klasse 4, 6 og 3 på motpart 81. Økonomiavdelingen legger budsjettrammen inn i økonomisystemet i budsjett B1. Fakultetene og avdelingene skal periodisere både inntekts- og kostnadsbudsjettene i økonomisystemet, i budsjett B3 innen 31. januar Budsjettene skal periodiseres for inntil 12 måneder. Budsjettene skal i rimelig grad være konsistent med konteringen. Deretter vil det ikke være anledning for fakultetene å endre budsjettrammen før det et revidert budsjett behandles i styret rundt sommeren. 10

11 Inntektene fra departementet vil i 2010 bli periodisert i henhold til universitetets periodiseringsnøkkel. Det vises til informasjon på Økonomiavdelingens nettsider. Internhusleien blir belastet månedsvis med 1/12 i hver måned. Fakultetene skal budsjettere med utgangspunkt i konkrete planer, og slik utlede et månedsbudsjett. Hensikten er at månedsbudsjettene, som danner grunnlag for den løpende rapporteringen gjennom året, skal være basert på enhetenes faktiske planer. Periodisering av større kostnadsposter skal skje i samarbeid med regnskapskontoret. Siden tildelingsbrevene blir sendt ut så sent vil vi forlenge budsjettfristen noe. Instituttene får frist til onsdag 10. februar med å legge ut budsjettene i B Sosiale kostnader I 2010 er ferielønnssatsen 12 %. Arbeidsgiverandelen av pensjonspremien er 13 % av brutto årslønn inkludert OU- midler. Arbeidstakerandelen av pensjonspremien (2 %) er inkludert i lønnsutgiftene. Gruppelivsforsikring vil være kroner for hver person. Arbeidsgiveravgiften er 14,1 % og blir regnet av lønn, ferielønn, pensjon og gruppelivsforsikring. Det vises til økonomiavdelingens intranettsider der kalkylemal for lønnskostnader finnes. 3.4 Kopi- og papirpenger Kopinoravgiften vil bli belastet fakultetene to ganger årlig, i april og oktober, og beregnes per student. For 2010 er avgiften 376,40 kroner pr. år. Ordningen med salg gjennom Studia videreføres. Betaling for studenters utskrifter over universitetets nettverksprintere, skjer i regi av IT-avdelingen. Dette betyr at lokale innkrevingsordninger for utskrifter skal være avviklet. 3.5 Internhusleie Beløpet i husleiemodellen øker med 3,2 %, lik lønns- og priskompensasjonen. Husleietilskuddet fakultetene får øker like mye. I 2010 skilles undervisningslokalene ut fra fakultetene og Eiendomsavdelingen overtar ansvaret for disse. Undervisningsarealene består av en kombinasjon av leierettsareal og fellesareal. Prisen for undervisningsarealene er etter dette fastsatt som vektet gjennomsnitt av disse arealprisene. Fordi det er arealvekst fra 2009 til 2010, betyr det at prisen per kvadratmeter øker mindre enn 3,2 %, som er total øking i modellen. Dette gir følgende arealpriser for 2010: Leierettsareal kr ,30 Fellesareal kr. 274,30 Undervisningsareal kr. 916,70 Ny husleiemodell Det siste året er det utarbeidet forslag til ny internhusleiemodell. Forslaget til ny modell er utarbeidet av en arbeidsgruppe ved Eiendomsavdelingen og Økonomiavdelingen. Forslaget er deretter drøftet og gjennomgått av en tverrfakultær høringsgruppe. 11

12 Modellforslaget innebærer en deling av husleiebergningen i tre deler: - En grunnleie som varierer etter lokalenes kvaliteter - En komponent for felleskostnader som beregnes pr. kvm, men som på sikt skal beregnes for hvert bygg - En komponent for energikostnader som skal beregnes for hvert bygg, men som på sikt skal fordeles til hver enhet når forbruksmålere er på plass. Modellforslaget tilsier også at det innføres reelle insentiver for energisparing fordi disse kostnadene nå blir fordelt og gjøres påvirkbare for enhetene. I tillegg legges det opp til at fakultetene skal beholde midlene for undervisningslokaler og overføre midler til EIA etter en avtale basert på hvor store arealer som brukes. Først vil dette være en overføring der fakultetene leier tilbake undervisningslokalene som er overført til EIA. På sikt er det planen at det skal det lages et system der kostnaden beregnes etter hvor mange rom som bestilles. Ny husleiemodell planlegges behandlet av universitetsstyret i februar Inntil ny modell eventuelt er vedtatt brukes nåværende husleiemodell. Fakultetene blir belastet husleie automatisk med 1/12 i hver måned. Uni Research har egen husleieavtale med UiB. Fakultetene og Uni Research kan fremleie lokaler til hverandre slik det er beskrevet rutine for dette i brev av Dekningsbidrag/indirekte kostnader og egeninnsats I prosjektmodulen innføres det et skille mellom det dekningsbidraget som er avtalt med den som finansierer prosjektet (inntektsdekningsbidrag) og det dekningsbidraget som UiB selv beregner på sine kostnader (kostnadsdekningsbidrag). Dersom inntektsdekningsbidraget er lavere enn kostnadsdekningsbidraget vil forskjellen bli automatisk ført som instituttets egenfinansiering i prosjektet. Kostnadsdekningsbidraget er satt til 40 % i prosjektmodulen og alle inntekter fra dette tilfaller det ansvarssted hvor prosjektet føres normalt et institutt. UiB felles belaster ansvarsstedet med kr i administrasjonskostnader per årsverk med 1/12 hver måned. Fakultetet som forvalter arealene, har fullmakt til å belaste ansvarsstedet med husleie og eventuelle andre kostnader. Husleiebelastningen vil normalt være kr pr. årsverk. Instituttene har ansvar for at reelle indirekte kostnader synliggjøres både i budsjettet og regnskapet for bidrags- og oppdragsvirksomheten. Oppdragsprosjekter skal alltid fullfinansieres for å unngå konkurransevridning. Bidragsprosjekter kan delfinansieres av UiB, og UiBs egenandel for å finansiere indirekte kostnader og eventuell annen egenfinansiering skal synliggjøres i prosjektbudsjettene og prosjektregnskapene. Instituttene har ansvar for at samtlige indirekte kostnader føres per prosjekt. Det vises til vedtatte retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UiB, med utgangspunkt i departementets reglement, og til annen informasjon på Økonomiavdelingens intranettsider. 3.7 Innkjøp I følge økonomireglementet skal bestilling av varer og tjenester være skriftlige og godkjennes av tilsatt som har budsjettdisponeringsmyndighet. For å lette gjennomføring av skriftlig bestilling har 12

13 universitetet elektronisk bestillingssystem. Bruk av bestillingssystemet er obligatorisk, jf. styresak 48/07. Som statlig institusjon er universitetet lovpålagt å gjennomføre konkurranse ved alle anskaffelser for å sikre optimal ressursutnyttelse. Ved anskaffelser over NOK , stilles strenge krav til gjennomføring og dokumentasjon. Kontor for innkjøp skal bistå i alle innkjøp over NOK dersom rammeavtaler ikke foreligger. Felles rammeavtaler er basert på konkurranse og gir tilgang for alle enheter til å foreta enkeltkjøp uansett beløpsgrense hos avtaleleverandøren(e). For produkter som kan kjøpes gjennom etablerte rammeavtaler, er enhetene forpliktet til å benytte avtalen(e). For mer informasjon se Budsjettdisponeringsmyndighet, bestillingsrett og signaturprøver elektronisk anvisning I reglementet for økonomistyring er begrepet anvisning tatt inn i budsjettdisponeringsfullmakt. Ved Universitetet i Bergen er det styreleder som har budsjettdisponeringsmyndighet. Så lenge delegering av budsjettdisponeringsmyndighet er del av den systematiske delegeringen av samlet budsjettdisponeringsmyndighet, kan den delegeres videre til institutt/senterledere. Universitetsdirektøren foretar delegering dersom budsjettdisponeringsmyndighet ikke er en del av den systematiske delegering av samlet budsjettdisponeringsmyndighet. Dette vil f.eks. gjelde delegering til prosjekter og underliggende seksjoner. Fakultetsdirektør eller dekan (ved fakulteter med dekan som enhetlig leder) eller instituttleder kan ikke delegere budsjettdisponeringsmyndighet videre i disse tilfellene. Økonomiavdelingen saksbehandler disse sakene. Universitetet skal ha register over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet. Det gjøres ut fra skjema for signaturprøver, jf. vedlegg. Person med budsjettdisponeringsmyndighet kan foreta delegeringen av bestillingsretten til bestiller. Delegeringen skal skje skriftlig med angivelse av bestillingsrammer som kan spesifiseres både økonomisk og eventuelt innenfor produktområder. I tråd med dette bes fakultetet sørge for at institutter (grunnenheter) fyller ut skjema; Register over ansatte med rolle som rekvirent, bestiller og anviser i IBX og BasWare, jf. vedlegg 2, som finnes på nettet: og sender disse i utfylt stand til Regnskapskontoret. Fakultetene bes sørge for at instituttene fyller ut de to skjemaene og sender dem til Regnskapskontoret. Dersom det i løpet av året er endringer i fullmakter eller noen slutter, som er tildelt rolle, må skjema sendes inn. For mer opplysning om budsjettdisponeringsmyndighet, se budsjettdisponeringsmyndighet og signaturprøver på intranett. 3.9 Plan for virksomheten, viderefordeling og forvaltning av bevilgninger, rapportering og oppfølging av resultater Fakultetene skal utarbeide disponeringsplan for bruk av tildelte midler. Fakultetsstyresaken om fordeling av tildelte midler, periodisert budsjettet og sakene i fakultetsstyret om forskningsmelding, forskerutdanningsmelding og utdanningsmeldingen skal normalt imøtekomme dette hensynet. Fakultetene har ansvar for å fordele bevilgningene til instituttene. Generelle retningslinjer for forvaltning av budsjettene er gitt i Regelsamlingens del 7. Fakultetets budsjettdisponeringer skal legges inn i økonomisystemet, slik at fakultetets økonomiplan blir synlig som et budsjett. 13

14 Universitetsdirektøren vil forholde seg til denne økonomiplanen og vil etter behov innhente avviksforklaring i forbindelse med universitetets månedsrapportering. Fakultetet skal sette mål og tydeliggjøre forventninger til instituttene og ta dette inn i tildelingsbrevene (Budsjett 2010) og vise hvilke omprioriteringer som er foretatt og skal foretas innenfor budsjettet. Universitetsdirektøren legger til grunn at fakultetsstyret får seg forelagt økonomistatus, med budsjett og regnskap minimum fire ganger årlig. Det vises for øvrig til rapporteringskrav i Regelsamlingens del 7. Det vil bli oppfølging av fakultetets utdannings-, forskerutdannings- og forskningsresultater etter hvert semester og i forbindelse med dialogmøtene høsten Innen skal fakultetet utarbeide egne utdannings- og forsknings- og forskerutdanningsmeldinger. Brev om dette og mal for utarbeiding av meldingene er oversendt fakultetene. Det forventets at fakultetene analyserer studieprogrammene i den årlige utdanningsmeldingen. Det vises til Handbok for kvalitetssikring av universitetsstudia. Universitetsdirektøren legger videre til grunn at fakultetene utvikler systemer slik at fastsatte mål kan følges opp, effektiv ressursbruk sikres og at fakultetet drives i samsvar med gjeldene lover og regler. Det skal være et formalisert dialogmøte mellom fakultet og institutt før universitetsledelsens dialogmøte med fakultetet høsten Vi imøteser kommentarer dersom noe i dette tildelingsbrevet er uklart og ser fram til godt samarbeid også i 2010! Med vennlig hilsen Bjørn Åge Tømmerås fakultetsdirektør Rigmor Geithus økonomileder 14

15 Vedlegg 1. Signaturprøveskjema og bestillingsfullmakt Signaturprøveskjema Gyldig fra:.. Ansvarssted: (6 siffer) Institutt/avdeling:.... Tittel Navn (Blokkbokstaver) Signatur Dato Personer med anvisningsrett skal signere på skjema Ved institutt/grunnenhet: - Instituttleder anviser. Instituttleder kan delegere til administrasjonssjef å anvise. Ved fakultetssekretariatet: - Ved fakultet med valgt dekan, anviser fakultetsdirektøren. Dersom fakultetsdirektøren ikke er til stede, anviser dennes stedfortreder - Ved fakulteter med prøveordning med ansatt dekan, anviser dekanen. Dekanen anviser ved Det matematisk- naturvitenskapelige og Det medisinsk- odontologiske fakultet. Dekanene kan delegere til fakultetsdirektøren å anvise. Ved administrativ avdeling: Avdelingsdirektøren anviser. Avdelingsdirektørens stedfortreder anviser i dennes fravær. Register over ansatte med bestillingsfullmakt Kan hentes elektronisk på ØAs hjemmesider og sendes til Regnskapskontoret. Ansvarssted (6 siffer) Person med bestillingsrett Institutt- avdeling Navn Beløpsgrense ved bestilling Produktområde* IKT/ATK/AKD/ B&A *) Produktområde bes oppgitt med betegnelse innenfor følgende produktgrupper; IKT - IT-utstyr (data/telefoni) ATK - Administrative tjenestekjøp AKD - Vitenskapelig og faglig utstyr B&A - Bygg og anlegg Dato: Signatur av person med budsjettdisponeringsfullmakt 15