Møteinnkalling. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed.

Transkript

1 Møteinnkalling Sømna kommunestyre Utvalg: Møtested: Kommunestyresalen, Sømna Omsorgssenter Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Etter behandlingen av de ordinære saker blir det et arbeidsmøte vedr. kommuneplan. Andrine S. Oppegaard ordfører

2

3 Saksliste Utv.saksnr Innhold Unntatt off. PS 36/17 PS 37/17 PS 38/17 RS 4/17 PS 39/17 PS 40/17 PS 41/17 Godkjenning av innkalling Spørrehalvtimen Referatsaker Satsing på skoleeierskap og skoleledelse. Lønnspolitisk plan revidering. Organisering av ledelsen ved skolene i Sømna Årsmelding 2016 Sømna kommune. PS 42/17 ***** ***** ***** ***** ***** ***** ***** Helgeland Rehabilitering. X

4 PS36/17Godkjenningavinnkalling PS37/17Spørrehalvtimen

5 PS38/17Referatsaker

6 Sømna Kommune Arkiv: B11 Arkivsaksnr: 2017/425-1 Saksbehandler: Øystein Johannessen Saksfremlegg Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 54/17 Sømna formannskap /17 Sømna kommunestyre Satsing på skoleeierskap og skoleledelse. Vedlegg 1 Den gode skoleeier - brosjyre Rådmannens innstilling 1.Formannskapet godkjenner rådmannens forslag til tiltak innenfor skoleeierskap og skoleledelse. Formannskapet forutsetter at tiltakene innbakes i budsjettet for Budsjettrammen for rådmannen økes med kroner. 3.Budsjettrammen for Vik skole økes med kroner 4.Endringer i budsjettrammene dekkes av disposisjonsfondet. Saksopplysninger Rådmannen ønsker å iverksette tiltak som kan bidra til å styrke kvaliteten i Sømnaskolen. I denne saken er det to tiltak som ønskes iverksatt innenfor henholdsvis skoleeierskapet og skoleledelse. Tiltakene beskrives i det følgende. Den gode skoleeier KS er ansvarlig for et program som heter Den gode skoleeier, forkortet DGS. DGS er et kompetanseprogram for skoleeiere, dvs kommuner, i Nordland, Troms og Finnmark. KS i Nordnorge samarbeider med Universitetet i Tromsø og Nord universitet. Programmet går over fire samlinger. Den første samlingen ble avviklet i mars 2017, men KS er positivt innstilt til at Sømna kommune går inn i programmet før neste samling som foregår i slutten av september. Programmet retter seg mot rådmenn og andre som har det skole- eller barnehagefaglige ansvaret i en kommune samt mot det politiske nivået.

7 Kostnaden for deltakelse vil bli kr 3750 pr deltaker for 2017 og kr 7500 pr deltaker i For tiltaket er det budsjettert med kroner til deltakeravgift og møtegodtgjørelse for to politikere. Reiseutgifter tas innenfor ordinær drift. Skoleledelse Avdelingslederne ved Vik skole har søkt og blitt tatt opp på skolelederutdanningen ved NTNU i Trondheim. Modul 1 i studiet starter opp i slutten av august. Avdelingslederne søkte om støtte gjennom statlige videreutdanningsmidler og var prioritert fra kommunens side. Utdsanningsdirektoratet fant dessverre ikke å kunne støtte søknaden. Det er ønskelig at kommunen som skoleeier finner plass til å gi støtte til tiltaket inneværende skoleår. Det er derfor kalkulert med reise og opphold for to samlinger i høst samt dekning av vikarutgifter innenfor en ressurs på 25 prosent. Samlede kostnader for høsten 2017 vil ligge på ca kroner. Vurdering Rådmannen ønsker å prioritere disse to tiltakene som viktige aktiviteter for å øke kvaliteten i Sømnaskolen. Ut fra de siste års utvikling, med varierende skoleresultater, er det viktig å iverksette ulike tiltak som i sum skal ha en betydelig effekt. Satsing på kompetanseheving finansieres normalt innenfor statlige midler, men i denne saken ser rådmannen det som viktig at kommunen iverksetter tiltak innenfor skoleeiernivået og skoleledelse. Utvikling av en god skole i Sømna avhenger av at det bygges kapasitet og kompetanse hos kommunen sentralt, hos skoleledere og lærere, og denne satsingen krever et godt samspill mellom nivåene. Det ene tiltaket, DGS, er et godt og velprøvd tiltak som Sømna tidligere har vurdert å delta på, men ikke funnet rom for av kapasitetsmessige årsaker. Rådmannen anser det som svært positivt at KS er velvillig innstilt til deltakelse, og gjennom arbeidet i denne satsingen kan det knyttes nyttige kontakter med andre kommuner i landsdelen. Når det gjelder skoleledelse er rådmannens vurdering at kommunen bør støtte den vilje til et kompetanseløft som avdelingslederne ved Vik skole her viser. Rådmannen vil videre vise til at det er flere momenter som støtter opp under denne vurderingen: I kommuneplanprosessen har flere pekt på betydningen av at Sømna kommune skal ha høyt kvalifiserte ledere og medarbeidere. Kompetanseheving i skoleledelse er et viktig tiltak i så måte. Stortingsmelding nr 21 ( ) «Lærelyst: Om tidlig innsats i skolen» tar til orde for at de formelle kompetansekravene til skoleledere skal økes. Videre peker meldingen på andre tiltak og støtte til kommuner som sliter med skolekvalitet. Investeringen Sømna kommune her gjør ligger godt innenfor signalene i stortingsmeldingen. Innsatsen for skoleledelse vil spille godt sammen med den felles skolesatsingen som Sør- Helgeland regionråd vedtok på sitt årsmøte 20. juni. Denne saken kommer til kommunestyret til høsten. Det er viktig å ikke bare rekruttere arbeidstakere, kommunen som arbeidsgiver må også fokusere på å beholde kompetente arbeidstakere. Kompetanseutvikling er et helt sentralt virkemiddel i så måte. De samlede kostnader for disse to tiltakene høsten 2017 vil ligge på ca kroner. Rådmannen foreslår at midlene bevilges over disposisjonsfondet. For 2018 forutsetter rådmannen at tiltakene tas med i budsjettprosessen.

8

9 Sømna Kommune Arkiv: 500 Arkivsaksnr: 2017/200-2 Saksbehandler: Torill Henstein Saksfremlegg Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 14/17 Sømna administrasjonsutvalg /17 Sømna kommunestyre Lønnspolitisk plan - revidering. Vedlegg 1 Lønnspolitisk plan 2 Innspill til Lønnspolitiskplan 3 Lønnssamtale - veiledning. Rådmannens innstilling 1. Revidert lønnspolitisk plan fase 1 vedtas. 2. Lønnspolitisk plan gjennomgås når ny organisasjonsmodell er iverksatt og utprøvd en periode og legges frem for ny politisk behandling Saksprotokoll i Sømna administrasjonsutvalg Behandling: Forslag til endringer/merknader: Kommunens verdier tas inn i planen. Telefonreglement tas inn i planen som et vedlegg Alle planer i Sømna kommune bør ha samme layout. Kompensasjonsdager for ledere tas inn i planen Kompensasjon tillegg/tid for veiledning av kollega, lærling tas inn i planen. Pkt vedr hovedforhandlinger HTA under pkt 3 endres til: Tema vedr lønn, lønnspolitisk plan, lokale føringer, rekrutteringstiltak bør diskuteres på samarbeidsmøtene på enhetene med arbeidstakerorganisasjonene. Innspill i forhold til disse temaene sendes HR. TV har ansvar for at innspillene videreformidles til HTV

10 Vedtak: 3. Revidert lønnspolitisk plan fase 1 vedtas. 4. Lønnspolitisk plan gjennomgås når ny organisasjonsmodell er iverksatt og utprøvd en periode og legges frem for ny politisk behandling Følgende endringer tas inn i planen i fase 1: Kommunens verdier tas inn i planen. Pkt vedr hovedforhandlinger HTA under pkt 3 endres til: Tema vedr lønn, lønnspolitisk plan, lokale føringer, rekrutteringstiltak bør diskuteres på samarbeidsmøtene på enhetene med arbeidstakerorganisasjonene. Innspill i forhold til disse temaene sendes HR. TV har ansvar for at innspillene videreformidles til HTV. Følgende endringer tas inn i planen i fase 2: Telefonreglement tas inn i planen som et vedlegg Alle planer i Sømna kommune bør ha samme layout. Kompensasjonsdager for ledere tas inn i planen Kompensasjon tillegg/tid for veiledning av kollega, lærling tas inn i planen. Rådmannens innstilling med endringer enstemmig vedtatt Saksopplysninger Sømna kommunes lønnspolitikk skal som en del av en helhetlig arbeidsgiverstrategi og være et viktig virkemiddel for å nå kommunens mål. En lønnspolitisk plan skal være et viktig rammeverk som beskriver den lønnspolitikken som skal gjelde i Sømna kommune. Lønnspolitisk plan skal kunne brukes som et reelt styringsverktøy for arbeidsgiver og et hjelpemiddel for begge parter i forbindelse med gjennomføringen av blant annet lokale lønnsforhandlinger Lønnspolitisk plan er drøftet i møte med arbeidstakerorganisasjonene i møte den og sendt ut på høring til arbeidstakerorganisasjonene og enhetslederne med frist for tilbakemelding Utdanningsforbundet har i sin tilbakemelding etterlyst hvorfor satsene for etter- og videreutdanning ikke her hevet i denne runden. Det er enighet mellom partene om at alle arbeidstakere forblir i det kapitlet de er i før ny organisering ved forhandlingene Etter forhandlingene vil det bli foretatt en gjennomgang og gjort en vurdering på endring av kapittel for aktuelle arbeidstakere. Vurdering. På grunn av blant annet pågående omorganisering ønsker arbeidsgiver å legge opp til flere faser i revidering av lønnspolitisk plan. Behandlingen nå sees på som første fase. Det vil i andre fase

11 bli utarbeidet et system for avansement-/karrierestillinger og en overordnet rekrutteringsplan. Planen vil også bli revidert i forhold til evt endring av kapittel for aktuelle arbeidstakere i forbindelse med ny organisering. Pkt Kvalifikasjonslønn. Sømna kommune ønsker å legge vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling gjennom intern og ekstern opplæring. Dette punktet er derfor mer spesifisert i forslag til revidert plan i forhold til tidligere. Pkt Funksjonslønn. Oppretting av funksjoner og funksjonslønn settes i system ved at behov meldes personalavdelingen. Nye funksjoner drøftes med arbeidstakerorganisasjonene. Det er rådmannen som godkjenner oppretting av nye funksjoner og størrelsen på funksjonstillegget. Lønnssamtale. Det er utarbeidet en veileder som skal benyttes ved gjennomføring av lønnssamtale. Seniortiltak. Punktet er endret i forhold til vedtak i kommunestyret vedr seniortiltak. Pkt. 4.5 Lederstillinger. I henhold til HTA skal lønn til ledere som i sin stilling innehar delegert budsjett-, økonomi- eller personalansvar, fastsettes etter forhandlinger lokalt. I sømna kommune gjelder dette p.t avdelingslederstillinger og kjøkkensjef i pleie og omsorg, assisterende styrer i barnehagen, avdelingsledere i skoleverket, rektor kulturskolen og ledende helsesøster. Arbeidstakere i disse stillingene har i 2017 fått tillegg på sentrale forhandlinger, men vil fra og med 2018 kun ha lokal lønnsdannelse. 4.6 Lærlinger fagarbeidere. Kommunestyret har vedtatt å øke antall læreplasser til 6 plasser

12 LØNNSPOLITISK PLAN FOR SØMNA KOMMUNE Vedtatt i K-styret

13 INNHOLDSFORTEGNELSE Innholdsfortegnelse side 2 Innledning side 3 1. Mål side 4 2. Sømna kommunes verdier side 4 3. Sentralt stillingsregulativ side 5 4. Organisering side 5 5 Lønnspolitikken i Sømna kommune side Praktisering av lokale forhandlinger generelt side Kvalifikasjonslønn side Funksjonslønn side Personlige tillegg side 7 Lønnssamtale side Livsfaseorientert personalpolitikk side 8 - seniortiltak - tilrettelegging av arbeidstid - andre med spesielle behov 5.2 Lokale forhandlinger kap.4 HTA side Lokale forhandlinger kap.5 HTA side Rekrutteringstiltak nøkkelstillinger side Lokale forhandlinger kap.3 side 10 - HTA kap HTA kap HTA kap Lærlinger side 11 6 Hovedutfordringer side 11 2

14 INNLEDNING Sømna kommune står over for store utfordringer fremover i forhold til å rekruttere og beholde kompetente medarbeidere i forskjellige stillinger. Konkurransen om arbeidskraften øker. Denne utviklingen utfordrer Sømna kommune som tjenesteprodusent og stiller krav til fornyelse og omstilling. En av forutsetningene som er helt nødvendig for å møte forventninger og krav er å rekruttere og beholde kompetente og dyktige medarbeidere. Slike arbeidsgiverutfordringer gjør det viktig å ivareta utviklingen av en helhetlig arbeidsgiverpolitikk som gjør at Sømna kommune får et omdømme som en god og attraktiv arbeidsgiver. Å utøve en helhetlig arbeidsgiverpolitikk innebærer å ta i bruk flere virkemidler for å rekruttere og beholde medarbeidere hvor det overordnede målet er at kommunen skal yte gode tjenester. En god lønnspolitikk vil være et av flere virkemidler for å nå våre mål. En lønnspolitisk plan vil være et viktig rammeverk som beskriver den lønnspolitikken som skal gjelde i Sømna kommune. Lønnspolitikken skal fremme heltidskultur. Faste hele stillinger vil først og fremst føre til høyere kvalitet på de tjenestene innbyggerne mottar, ved økt tilstedeværelse og bedre kontinuitet og færre ansatte å forholde seg til. Faste hele stillinger er også viktig for å rekruttere og beholde nødvendig fagkompetanse. Heltid bidrar til at ansatte får en forutsigbar lønn og arbeidstid, bedre pensjon etc. For arbeidsgiver vil flere heltidsstillinger gjøre kompetanseheving, kvalitetsutvikling og arbeidsmiljøutvikling lettere. Lønnspolitisk plan skal gjøre den lokale lønnspolitikken forutsigbar og at lønn som virkemiddel bidrar til motivasjon, trivsel og innsats som fremmer god utvikling av kommunens tjenester. Lønnspolitisk plan skal kunne brukes som et reelt styringsverktøy for arbeidsgiver og et hjelpemiddel for begge parter i forbindelse med gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger Lønnspolitikken skal sikre sammenhengen mellom lønn og stillingens ansvar og innhold og arbeidstakerens kompetanse og innsats samt oppnåelse av mål etter kommunens planverk. I tillegg til utdanning og praksis legger arbeidsgiver stor vekt på utviklingen av den enkelte arbeidstakers utvikling av personlig kompetanse. Lønnspolitisk plan skal være et levende og relevant dokument. Planen revideres minimum annet hvert år eller etter ved særskilte behov. 3

15 1. MÅL Sømna kommunes lønnspolitikk skal som en del av en helhetlig arbeidsgiverstrategi være et viktig virkemiddel for å nå kommunens overordnete mål. Arbeidsgiver vil gjennom bruk av Hovedtariffavtalen og lønnspolitisk plan føre en aktiv lønnspolitikk som Bidrar til å utvikle, beholde og rekruttere kvalifiserte medarbeidere. Styrke vårt omdømme. Legge til rette for faglige karriereveier og avansementsmuligheter. Motivere til mer heltid. Motivere til kompetanseutvikling Motiverer/stimulerer til økt effektivitet og produktivitet og gode tjenester Bidra til å belønne kompetanse, dyktighet og resultater. Rette opp utilsiktede lønnsmessige skjevheter. Fremme og ivareta likestilling mellom kjønnene. Bidrar til at kommunen når sine mål som er nedfelt kommunens planverk. For å oppnå disse målene er det satt opp kriterier som den enkelte medarbeider kan vurderes i forhold til. Det er enhetsleder oppgave å foreta disse vurderingene for arbeidstakere i kap , kapittel 4 og 5. Rådmannens oppgave er å foreta vurderinger for enhetslederne i kapittel og arbeidstakere i stabsfunksjonen. Lønnspolitisk plan skal fungere som et hjelpemiddel/styringsverktøy ved lokale lønnsforhandlinger og skal bidra til å gjøre lønnspolitikken i Sømna kommune mer helhetlig og forutsigbar. 2. SØMNA KOMMUNES VERDIER. Sømna kommunes verdier er; Samarbeid, Profesjonalitet, Imøtekommenhet og Respekt. Vi skal utvise vilje til å samarbeide med andre, både internt og eksternt, og på den måten bygge gode fellesskap bygd på tillit, som evner å skape positiv utvikling sammen. Nettopp fordi vi er en liten kommune skal vi være profesjonelle ved å skille klart mellom person og sak, respektere lover og regler, være åpne og opptre ryddig i alle sammenhenger. Vi skal være imøtekommende overfor hverandre, våre innbyggere, de som vil bosette seg og besøkende, ved å være positiv, vennlige og hjelpsomme. Også i vårt samfunn er det ulikhet i forhold til oppfatninger og politiske meninger, religion, hvor man kommer fra, kultur, etnisitet osv. Da er det viktig at alle viser respekt for disse ulikhetene og gir annerkjennelse til alle for den man er og det man står for. 4

16 Verdiene utgjør kommunens verdigrunnlag, som er av avgjørende betydning for hvordan vi fremstår som samfunn, hvordan vi er i forhold til hverandre og omverdenen, og for våre muligheter til å nå de målene vi har satt oss. Verdigrunnlaget skal brukes aktivt, og gjennom regelmessige medarbeidersamtaler, medarbeider- og brukerundersøkelser skal det sjekkes ut om disse oppleves etterlevd på en god nok måte. 3. SENTRALT STILLINGSREGULATIV Sømna kommune er gjennom sitt medlemskap i Kommunenes Sentralforbund forpliktet til å følge de sentrale lønnsoppgjørene og de avtaler som regulerer disse. Dette skjer i første rekke gjennom Hovedtariffavtalen (HTA). Det gjeldende stillingsregulativet er et garantilønnssystem. Sentrale lønns- og stillingsbestemmelser inneholder de ulike stillingsgruppenes garantilønn ved 0 års lønnsansiennitet, lønnstillegg på bakgrunn av fastsatt ansiennitet, lokale forhandlingsbestemmelser, innledende merknader og stillingskoder med hovedbenevnelse. 4. ORGANISERING Kommunestyret har delegert til et politisk forhandlingsutvalg å føre lønnsforhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene i h.h.t avtaleverket. Forhandlingsutvalget har også fullmakt til å godkjenne protokoller fra disse forhandlingene. Leder for forhandlingsutvalget, rådmann og HR leder deltar i alle forhandlingene fra arbeidsgiversiden. Lønnskonsulent er sekretær i forhandlingene for ansatte i kap. 4. Rådmann og HR-sjef har saksbehandlerfunksjon overfor forhandlingsutvalget for forhandlinger i alle kapittel. HR-sjef deltar som sekretær i forhandlingene i kap 3 og kap. 5. Enhetslederne sender skriftlig uttalelse vedr arbeidstakere i kapittel 3.4.3, kapittel 4 og 5. Rådmannen gir uttalelse vedr arbeidstakere i kapittel 3.4.1, kapittel og arbeidstakere i stab. 5. LØNNSPOLITIKKEN I SØMNA KOMMUNE I kommunenes hovedtariffavtale er det tre kapitler som regulerer lønnsområdet: Kapittel 3 Generelle lønns- og stillingsbestemmelser Kapittel 4 Sentrale lønns- og stillingsbestemmelser Kapittel 5 Lokale lønns- og stillingsbestemmelser Praktisering av lokale lønnsforhandlinger generelt Felles kriterier for lokal lønn (gjelder kap. 4 og 5) Kvalifikasjonslønn 5

17 Funksjonslønn Personlige tillegg Kvalifikasjonslønn Kompetanse og kompetanseutvikling har stor betydning for den enkelte ansatte og for arbeidsgiver. Dette gjelder både videregående opplæring, høgskole- og universitetsutdanning, voksenopplæring, etter- og videreutdanning, kompetansegivende oppgaver og utvikling av realkompetanse. Sømna kommune ønsker å legge stor vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere gjennom intern og ekstern opplæring. Arbeidsgiver ønsker særlig å legge til rette for arbeidsplassbasert opplæring. Kvalifikasjonslønn er tillegg for kompetanse som har betydning/relevans for stillingene med bakgrunn i arbeidsgivers behov og krav til stillingen. Det kan være: 1. Etter-/videreutdanning - Relevant for stillingen vedkommende er i. Basert på arbeidsgivers behov og ønsker. - Skal være avtalt med enhetsleder/rådmann. - Minimum 15 stp. - I henhold til fremtidig kompetanseplan - Sertifisering - Det gis ikke både opprykk til annen lønnsstige og lønnstillegg etter tabellen nedenfor. - Hver enkelt arbeidstaker kan maksimalt få lønnskompensasjon på kr ,- etter tabellen nedenfor. - Lønnstillegg for utdanning kan bli vurdert opp mot støtte som arbeidstaker har fått fra arbeidsgiver som f.eks permisjon med lønn, stipend o.l Lønnstillegg for utdanning: Årsstudium, tilsvarende minimum 60 stp Kr ,- Halvårsstudium, tilsvarende 30 stp Kr ,- Tre mnd studium, tilsvarende 15 stp Kr ,- Sømna kommune vil utarbeide et system for avansement-/karrierestillinger som vil bli tatt i bruk når det gjelder punkt 2 til Kompetansegivende oppgaver - Gjennom praktisk tilnærming søke å heve kompetansen til arbeidstakere og samtidig heve kvaliteten på tjenestene. 3. Spisskompetanse - Spesialisering innenfor et område/tema som kommunen mangler helt eller delvis 4. Annen opplæring av betydning for stillingen - Dette kan være kurs o.l 5. Utvikling av realkompetanse. - All organisert og uorganisert læring gjennom hele livet gjennom arbeid og andre aktiviteter. 6

18 6. Arbeidsplassbasert opplæring - Arbeidsplassen brukes som læringsarena til utprøving og erfaringsutvikling for å tilegne seg kunnskap, ferdigheter og kompetanse. Kompetanse HTA Partene lokalt kan uavhengig av øvrige forhandlingsbestemmelser forhandle om endret lønn når en arbeidstaker har gjennomført relevant etter-/videreutdanning Kommer partene ikke til enighet ved disse forhandlingene vedtas arbeidsgivers siste tilbud. Med bakgrunn i punktene over og arbeidsgivers behov vil arbeidsgiver legge til rette for og oppfordre til kompetanseheving Funksjonslønn Funksjonslønn er et tillegg for spesielle funksjoner eller særlig ansvar utover det som er tillagt stillingen og gis for den perioden funksjonen varer i virksomheten. Funksjonstillegg kan være: Faglederansvar av midlertidig karakter Veileder for kollega, lærling m.m. Særlige utfordringer i jobben (løser nye eller særlig Krevende oppgaver) Spesielle ansvarsområder Spesielle ulemper/belastninger i jobben Behov for oppretting av funksjoner meldes personalavdelingen. Det er rådmannen som godkjenner oppretting av nye funksjoner. Dette gjelder også størrelsen på funksjonstillegget. Oppretting av funksjoner og størrelse på funksjonstillegget drøftes med arbeidstakerorganisasjonene Personlige tillegg. I forbindelse med vurdering av den enkelte medarbeider skal følgende kriterier benyttes som grunnlag for personlig avlønning. Fremtidige stillingsbeskrivelser for alle stillinger, samt at medarbeider-/lønnssamtaler gjennomføres, blir viktig utgangspunkt for en slik vurdering: Resultatoppnåelse i forhold til kommunens/enhetens planverk osv. Selvstendighet og arbeidskapasitet. Bidrag til utvikling og forbedring på egen arbeidsplass. Initiativ Fleksibilitet, omstillings- og endringsevne Serviceinnstilling (intern/ekstern) Aktiv samarbeidsevne og kunnskapsdeling Løsningsorientert Bevisst forhold til arbeidsgivers omdømme 7

19 Lønnssamtale Dersom en arbeidstaker ber om en lønnssamtale, skal denne gjennomføres mellom arbeidstaker og enhetsleder. For enhetsledere og arbeidstakere i stab gjennomføres samtalen med rådmannen. Møtetidspunkt for lønnssamtalen avtalen innen 14 dager. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt. Tema for samtalen skal være hvilke tiltak som kan iverksettes for at arbeidstaker skal oppnå bedre lønnsutvikling. Arbeidsgiver kan også be om en lønnssamtale med arbeidstaker. Se veiledning for gjennomføring av lønnssamtale Livsfaseorientert personalpolitikk Sømna kommune tar sikte på å kunne imøtekomme behov som oppstår i forskjellige faser i livet. For alle tilrettelegginger og uttak av seniortiltak må dette avtales med enhetsleder og tilpasses driften på enheten. Seniortiltak Arbeidstakere med 100 % stilling får det året de fyller 59 år, 5 dager permisjon med lønn. Arbeidstakere med stillingsprosent mellom 80 % og 100 % får permisjon forholdsmessig etter stillingens størrelse. Ordningen evalueres våren Ansatte får det året de fyller 60 år tilbud om 4 dagers seniorkurs i regi av Nord Norsk Pensjonistskole. Det innvilges permisjon med lønn i 4 dager og dekning av kursavgift. Redusert arbeidstid med 10% fra fylte 62 år for ansatte med 100 % stilling. Arbeidstakere med 25 års tjeneste i kommunen gis et tillegg på kr ,-. Forholdsmessig etter stillingens størrelse. I tillegg får arbeidstakere overrakt en gullklokke. Det opprettes en seniorgruppe som skal bestå av en fra pleie og omsorg, en fra skole, en fra barnehage og en fra administrasjonen. En HTV deltar i gruppen. Gruppa arbeider med seniortiltak og gir innspill til Kvalitetsutvalget. HR-sjef er sekretær for gruppa. Tilrettelegging av arbeidstid: Pleie og omsorg og HRIS medarbeidere kan fremme ønske om turnus. Fleksitid - bruk av fleksitid for ansatte som har denne ordningen og hvor dette er mulig i forhold til driften på enheten. Andre tiltak Småbarnsforeldre og andre med spesielle omsorgsoppgaver bør gis anledning til fleksibilitet i arbeidsforholdet, der dette lar seg gjennomføre med hensyn til driften av enheten. Tiltakene bør ha stor fleksibilitet slik at de mest mulig kan tilpasses hver enkelt arbeidstaker så langt det er mulig med hensyn til driften av enheten. 5.2 Lokale lønnsforhandlinger - kapittel 4 i HTA Lokale lønnsforhandlinger for arbeidstakere i kapittel 4 gjennomføres i henhold til bestemmelsene i Hovedtariffavtalens kap. 4. Hovedforhandlingene HTA gjennomføres på følgende måte: 1. Sentrale forhandlinger med avsetning til lokale midler (pott) 2. Forarbeid i administrasjonen 8

20 3. Tema vedr lønn, lønnspolitisk plan, lokale føringer, rekrutteringstiltak bør diskuteres på samarbeidsmøtene på enhetene med arbeidstakerorganisasjonene. Innspill i forhold til disse temaene sendes HR. TV har ansvar for at innspillene videreformidles til HTV. 4. Drøftingsmøte med involverte arbeidstakerorganisasjoner med medlemmer i kapittel 3, 4 og 5. Det er rådmannen som innkaller til drøftingsmøte. Hovedtema for drøftingsmøte: Sentralt oppgjør Erfaring fra tidligere forhandlinger Plan og praktisk gjennomføring av forhandlingene i kapittel 3, 4 og 5. Virkningsdato, frister og forhold til uorganiserte. Ankeadgang Lokale midler (pott) Lønnspolitisk plan Evt føringer 5. Utarbeidelse av tilbud og krav. Det er rådmannen som ved hjelp av HR leder og uttalelser fra enhetslederne som utarbeider forslag til tilbud som presenteres for Sømna kommunes forhandlingsutvalg. Det er forhandlingsutvalget som godkjenner endelig tilbud. 6. Arbeidsgivers krav i de lokale midlene (potten) sendes arbeidstakerorganisasjonene i god tid før selve forhandlingene. Minimum en uke før forhandlingene. 7. Det gjennomføres lokale forhandlinger med hver enkelt arbeidstakerorganisasjon eller forhandlingssammenslutning. 8. Evaluering av forhandlingene. Gjennomføres så tidlig som mulig etter at forhandlingene er gjennomført. 5.3 Lokale lønnsforhandlinger kapittel 5 i HTA. Lokale lønnsforhandlinger for arbeidstakere i kapittel 5 gjennomføres i henhold til bestemmelsene i Hovedtariffavtalens kap. 5. Hovedforhandlingene (5.2) gjennomføres på følgende måte: 1. Forarbeid i administrasjonen 2. Drøftingsmøte med involverte arbeidstakerorganisasjoner. Se punkt 4.2 praktisering av lokale lønnsforhandlinger. Det gjennomføres et drøftingsmøte for kap. 3, 4 og Utarbeidelse av tilbud. Det er rådmannen som ved hjelp av aktuelle enhetsledere og HR leder som utarbeider forslag til tilbud som presenteres for arbeidsgivers forhandlingsutvalg. Det er forhandlingsutvalget som godkjenner endelig tilbud. 4. Forhandlinger med hver enkelt arbeidstakerorganisasjon eller forhandlingssammenslutning 5.Evaluering av forhandlingene 5.4 Rekrutteringstiltak stillinger med særskilte rekrutteringsutfordringer. Hva som skal defineres som stillinger med særskilte rekrutteringsutfordringer vil blant annet være avhengig av hvordan «markedet» for de ulike stillingstypene til enhver tid er. Særskilte rekrutteringsutfordringer er stillinger hvor vi ikke klarer å rekruttere ansatte på ordinær måte/med ordinære ansettelsesvilkår. 9

21 Rådmannen gis myndighet til å definere hvilke stillinger som til enhver tid defineres i denne kategorien og vurdere rekrutteringstiltak opp mot disse stillingene. Rekrutteringstiltak p.t. Sykepleiere med mindre enn 10 års ansiennitet får ved tilsetting avlønning etter minimum 10 års ansiennitet. 5.5 Lederstillinger. HTA kap Lønn til rådmann fastsettes av arbeidsgiver. Det er enighet mellom partene om følgende etter drøftingsmøte: Alle arbeidstakere forblir i det kapitlet de er i før ny organisering ved forhandlingene høsten Etter forhandlingene vil det bli foretatt en gjennomgang og gjort en vurdering på endring av kapittel for aktuelle arbeidstakere. Saken vil bli drøftet med arbeidstakerorganisasjonene. HTA kap Lønn til enhetsledere som i sin stilling har selvstendig delegert budsjett- økonomi-, og personalansvar, fastsettes etter forhandlinger lokalt. Dette gjelder også stillingen som økonomisjef og HR-sjef. HTA kap Lønn til ledere som i sin stilling innehar delegert budsjett-, økonomi- eller personalansvar, fastsettes etter forhandlinger lokalt. Dette gjelder avdelingsledere i pleie- og omsorg og i skoleverket, assisterende styrer i barnehagen, rektor for kulturskolen og ledende helsesøster Generelt Sømna kommune har som lønnspolitisk prinsipp at den som leder skal ha bedre avlønning enn de vedkommende er leder for og som Sømna kommune selv fastsetter lønn for. Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å avvike fra prinsippet om at leder skal avlønnes høyere enn sine underordnede. Kriterier for personlige tillegg for ledere: Resultatoppnåelse jfr. Kommunens mål. Brukerorientering/målstyring Planlegging/organisering Kvalitetssikring av daglig arbeid Handlingsorientering, initiativ og evne til nytenking Utøvelse av lederskap, ledelse gjennom andre, samarbeid og kommunikasjon Motivering av medarbeidere Lojalitet Betydelige organisatoriske endringer I tillegg vil også punkt i lønnspolitisk plan gjelde for ledere. 10

22 5.6 Lærlinger - fagarbeidere Sømna kommune har seks lærlingeplasser. Sømna kommune bør tilstrebe at det til enhver tid er lærlinger i disse plassene. Rådmannen i samarbeid med enhetsledere og HR-sjef vurderer fortløpende hvilke faggrupper det er behov for når plasser blir ledig. Virkningstidspunkt for endret avlønning som fagarbeider gjelder fra det tidspunkt vedkommende framlegger godkjent fagbrev for bestått fagutdanning. Det skal fremlegges autorisasjon i de stillinger dette er aktuelt. 6. HOVEDUTFORDRINGER. Styrke vårt omdømme som en god og attraktiv arbeidsgiver. Utvikle, beholde og rekruttere kompetente medarbeidere. Klare å omstille oss til de krav og forventinger som samfunnet rundt oss har. Kontinuerlig fokus på tjenestekvalitet og tjenesteinnovasjon. Lederutvikling og ledervurdering 11

23 Qt \ 3r/QLC Lønnspolitisk plan For Sømna kommune Vedtatt av Administrasjonsutvalget Utdanningsforbundet Sømnas kommentarer i rødt. Har kopiert planen og lagt den i word, slik atjeg kunne kommentere rett i de aktuelle punktene. Mener det blir mest oversiktlig da. 0. INNLEDNING Lønnspolitisk plan skal kunne brukes som et reelt styringsverktøy for arbeidsgiver og et hjelpemiddel for begge parter i forbindelse med gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger Arbeidsgiver politisk plattform danner grunnlaget for lønnspolitisk plan. Planen som ble vedtatt i K-styret i 2005 ble utarbeidet av en lokal arbeidsgruppe bestående av: Leder for forhandlingsutvalget, nestleder i driftsstyret, driftssjefen, sosialleder og hovedtillitsvalgt for Utdanningsforbundet. Planen er revidert i Planen sendes ut til høring til enhetsledere og arbeidstakerorganisasjoner hvert âr. Skal dette sta nar dette ikke blir gjort? En god lønnspolitikk vil være et av flere virkemiddel som kan bidra til å rekruttere og beholde medarbeidere. Lønnspolitikken skal sikre sammenhengen mellom lønn og stillingens ansvar og innhold og arbeidstakerens kompetanse og innsats samt oppnåelse av mål etter kommunens planverk. l tillegg til utdanning og praksis legger arbeidsgiver ansattes utvikling av personlig kompetanse. stor vekt på utviklingen av den enkelte Sømna kommunes lønnspolitikk skal være kjent av medarbeiderne i kommunen. 1. MÅL Hovedmål for lønnspolitisk plan: Arbeidsgiver vil gjennom aktiv bruk av Hovedtariffavtalen og lønnspolitisk plan føre En aktiv lønnspolitikk som - bidrar til å rekruttere og beholde medarbeidere med rett kompetanse - motiverer/stimulerer til økt effektivitet og produktivitet bidra til å belønne kompetanse, dyktighet og resultater - sikrer likelønn/retter opp utilsiktede lønnsmessige skjevheter - bidrar til at kommunen når sine mål som er nedfelt strategisk planverk og mål utarbeidet i balansert målstyring. For å oppnå disse målene er det satt opp kriterier som den enkelte medarbeider kan vurderes i forhold til. Det er nærmeste leders oppgave å foreta disse vurderingene. Lønnspolitisk plan skal fungere som et hjelpemiddel/styringsverktøy ved lokale

24 lønnsforhandlinger og skal bidra til å gjøre lønnspolitikken i Sømna kommune mer helhetlig og forutsigbar. 2. SENTRALT STILLINGSREGULATIV Sømna kommune er gjennom sitt medlemskap i Kommunenes Sentralforbund forpliktet til å følge de sentrale lønnsoppgjørene og de avtaler som regulerer disse. Dette skjer i første rekke gjennom Hovedtariffavtalen (HTA). Det gjeldende stillingsregulativet er et garantilønnssysteiii. Omfanget av stillinger i Hovedtariffavtalen er betydelig redusert og de stillinger som er beholdt er i hovedsak eksisterende grunnstillinger for de ulike yrkesgrupper. Alle stillinger i kapittel 4 (inkl. undervisningsstillinger) har en tariffestet garantiloiin. De lokale partene kan med dagens system forhandle fram høyere lønn enn garantiltiiiii, men ikke lavere. Det finnes ingen tariffestet øvre grense for hvor høy lønn de lokale parter kan sette. 3. ORGANISERING Kommunestyret har delegert til et politisk forhandlingsutvalg å føre lønnsforhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene i h.h.t avtaleverket. Forhandlingsutvalget har også fullmakt til å godkjenne protokoller fra disse forhandlingene. Personalsjefen har sekretær- og saksbehandlerfunksjon overfor forhandlingsutvalget. De fleste koinmuiiene i Nordland har administratiu forliandlingsunalg. Har Sonina konimuiie \urden dette? 4. LØNNSPOLITIKKEN I SØMNA KOMMUNE l kommunenes hovedtariffavtale er det tre kapitler som regulerer lønnsområdet: Kapittel 3 Generelle lønns- og stillingsbestemmelser Kapittel 4 Sentralt lønns- og stillingsbestemmelser Kapittel 5 Lokal lønns- og stillingsbestemmelser Lønnssamtale - Dersom den ansatte gjennom to år oppnår en vesentlig lavere lønnsutvikling enn lønnsutviklingen for sammenlignbare stillinger i virksomheten, skal det gjennomføres en lønnssamtale mellom arbeidsgiver (nærmeste overordnet) og den ansatte. Den ansatte har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt. I samtalen skal arbeidsgiver og den ansatte i fellesskap diskutere hvilke tiltak (for eksempel utdanning, påta seg meransvar, nye oppgaver, bedre samarbeid/kommunikasjon m.m.) som kan iverksettes for at den ansatte skal oppnå bedre lønnsutvikling. Det skal føres referat fra samtalen. - Lønnssamtale praktiseres som en egen samtale (ikke tilknyttet ordinær medarbeidersamtale). Samtalen gjennomføres etter initiativ fra arbeidsgiver eller arbeidstaker. - For lønnssamtale benyttes felles veileder og skjema. llxor linner man dette?

25 4.1 Praktisering av lokale lønnsforhandlinger generelt Felles kriterier for lokal lønn (gjelder kap. 4 og 5) - Kvalifrkasjonslønn Funksjonslønn Personlige tillegg KVALIFIKASJONSLØNN Kvalifrkasjonslønn er tillegg for relevant kompetanse utover det som normalt kreves for den stillingen medarbeideren har. Det kan være: - Utdanning og tilleggsutdanning Dette bør tallfestes ogjusteres rned jevne nrellornronr. Til na har det vært 20.00().- for 60 stp (sentralt vedtak 2008/2010). Vi foreslar' en oppjustering. utregnet ca. differanse mellom adjunkt og adjunktf. til for 60 stp. - Utvikling av egen kompetanse i tråd med tjenestens behov F.eks sertifisering: Erfaring og realkompetanse Her kunne det vaert onskelig med en konkretisering av hva arbeidsgiver legger' i dette. Hva er realkompetanse. og nar skal denne gi trttelliirg? ^ " 'H 9.:: - '-9. '-. i. :.- -' -.'-:'--- f.==" '. Fo1 eslas tatt ut i og med ny sentral tabell med 16- arsstige for alle i kap.-l FUNKSJ ON SLØNN F unksjonslørm er et tillegg for spesielle funksjoner eller særlig ansvar osv, og gis for den perioden funksjonen varer i virksomheten. Funksjonstillegg kan være: - Lederansvar - Veileder for kollega, lærling m.m. ller bor det finnes noen retnirrgslinjer/avtaler som sikrer veiledere lonn og eventuell tid. med direkte link til avtalen i Lonnspolitisk plan. - Særlige utfordringer íjobben (løser nye eller særlig krevende oppgaver) - Spesielle ansvarsområder - Spesielle ulemper/belastninger i jobben PERSONLIGE TILLEGG I forbindelse med vurdering av den enkelte medarbeider skal følgende kriterier benyttes som grunnlag for personlig avlønning. Stillingsbeskrivelser, samt at medarbeider-/lønnssamtaler gjennomføres, blir viktig utgangspunkt for en slik vurdering. Resultatoppnåelse jfr. strategisk planverk, mål balansert målstyring og stillingsbeskrivelse - Arbeidskapasitet

26 Faglige kvalifikasjoner - lnitiativ - Fleksibilitet - Serviceinnstilling (intem/ekstem) - Aktiv samarbeidsevne - Løsningsorientert ililfoxelse: Punkt -l. l.3 skal ikke gjelde for pedagogisk personale. barneliagelærerc og lærere. Punkt 4. I.2 tas i bruk xed beliox LIVSFASEORIENTERT PERSONALPOLITIKK: Sømna kommune tar sikte på å kunne imøtekomme behov som oppstår i forskjellige faser i livet. Seniortiltak I. Seniormedarbeider: Arbeidstakere får det året de fyller 58, 5 ekstra fridager, kalt 58-uken. Forholdsmessig etter stillingens størrelse. 2. Tilrettelegging av arbeidstid. - PLO ønsketurnus - Fleksitid mer utbredt bruk av fleksitid der dette er mulig - Redusert arbeidstid med inntil 10% fra fylte 62 år uten reduksjon av lønn. Gjelder for arbeidstakere med minimum 50% stilling. 3. Ansatte med 25 års tjeneste i kommunen gis et tillegg på kr ,- Antlre tiltak Småbarnsforeldre og andre med spesielle omsorgsoppgaver bør gis anledning til fleksibilitet i arbeidsforholdet. der dette lar seg gjennomføre. Tiltakene bør ha stor fleksibilitet slik at de mest mulig kan tilpasses hver enkelt arbeidstaker så langt det er mulig. 4.2 Praktisering av lokale lønnsforhandlinger - kapittel 4 i H T A Lokale lønnsforhandlinger for arbeidstakere i kapittel 4 gjennomføres i hht. bestemmelsene i Hovedtariffavtalens kap. 4. Hovedforhandlingene (4.A.l og 4.A.2) gjennomføres på følgende måte: l. Sentrale forhandlinger med avsetning til lokal pott 2. Forarbeid i administrasjonen 3. Drøftingsmøte med involverte arbeidstakerorganisasjoner der evt. føringer og praktisering diskuteres. Nytt punkt: Droftinger pa li\ er enhet mcllom leder og tillits\algt. 4. Utarbeidelse av tilbud og krav. Det er rådmannen som ved hjelp av enhetsledeme og personalsjef utarbeider forslag til tilbud som presenteres for arbeidsgivers forhandlingsutvalg. Det er forhandlingsutvalget som utarbeider endelig tilbud. 5. Arbeidsgivers krav i potten sendes arbeidstakerorganisasjonene i god tid før selve forhandlingene. H\a (lelineres som god tid. en Like?

27 6. Forhandlinger med hver enkelt arbeidstakerorganisasjon eller forhandlingssammenslutning. 7. Evaluering 4.3 Praktisering av lokale lønnsforhandlinger -kapittel 5 i HTA Lokale lønnsforhandlinger for arbeidstakere i kapittel 5 gjennomføres i hht. bestemmelsene i Hovedtariffavtalens kap. 5 Hovedforhandlingene (5.2) gjennomføres på følgende måte: l. Forarbeid i administrasjonen 2. Drøftingsmøte med involverte arbeidstakerorganisasjoner der evt. føringer og praktisering diskuteres 3. Utarbeidelse av tilbud og krav. Det er rådmannen som ved hjelp av aktuelle enhetsledere og personalsjef som utarbeider forslag til tilbud som presenteres for arbeidsgivers forhandlingsutvalg. Det er forhandlingsutvalget som utarbeider endelig tilbud. 4. Forhandlinger med hver enkelt arbeidstakerorganisasjon eller forhandlingssammenslutning 5. Evaluering 4.4 Rekrutteringstiltak - nøkkelstillinger Hva som skal omfattes av begrepet <<nøkkelstillinger>> vil blant annet være avhengig av hvordan «markedet» for de ulike stillingstypene til enhver tid er. Konkret har praksisen hittil vært å definere nøkkelstillinger som; stillinger hvor vi ikke klarer á rekruttere folk gjennom utlysing på ordinær måte/med ordinære ansettelsesvilkår". Rådmannen gis myndighet til å tilby nøkkelstillings-vilkår til andre stillinger i situasjoner med spesielle rekrutteringsproblemer. Slike saker diskuteres i Administrasjonsutvalget. Tilbud om bolig, bamehage og 100% flyttegodtgjørelse kan brukes som rekrutteringstiltak for nøkkelstillinger. l tillegg kan rådmannen, i spesielle saker, sette inn ekstra rekrutteringstiltak. Lønnsplassering brukes som direkte rekrutteringstiltak overfor enkelte nøkkelstillinger. 4.5 Lederstillinger A. Lønn til rådmann, kommunalsjef oppvekst og kommunalsjef teknisk fastsettes etter forhandlinger i hht. HTA kap B. Lønn til enhetsledere som i sin stilling har selvstendig delegert budsjett-, okonomi-. og personalansvar fastsettes etter forhandlinger i hht. HTA kap C. Sømna kommune har som lønnspolitisk prinsipp at den som leder skal ha bedre avlønning enn de vedkommende er leder for og som Sømna kommune selv fastsetter lønn for. Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å avvike fra prinsippet om at leder skal avlønnes høyere enn sine underordnede. (hiske om at dette punktet presiseres. (ji ekseinpel pa aktuelle tilfeller der dette prinsippet kan au ikes.

28 Kriterier for personlige tillegg for ledere: - Resultatoppnåelse jfr. strategisk planverk, mål balansert målstyring og stillingsbeskrivelse - Brukerorientering/målstyring - Planlegging/organisering Kvalitetssikring av daglig arbeid Handlingsorientering, initiativ og evne til nytenking - Ledelse gjennom andre, samarbeid og kommunikasjon - Motivering av personale til å yte innsats Lojalitet I tillegg vil også punktene og gjelde for ledere. 4.6 Lærlinger -fagarbeidere Sømna kommune har tre lærlingeplasser. Sømna kommune bør tilstrebe at det til enhver tid er lærlinger i disse plassene. Det foretas en fortløpende vurdering av hvilke faggrupper det er behov for når plasser blir ledig. l. Alle ansatte som har fullført fagarbeiderutdanning/tatt fagbrev skal lønnes som fagarbeider dersom fagbrevet er relevant i den stillingen vedkommende innehar. 2. Virkningstidspunkt for endret avlønning som fagarbeider gjelder fra det tidspunkt vedkommende framlegger godkjent vitnemål for bestått fagutdanning. 5. HOVEDUTFORDRIN GER - Inneha nødvendig kompetanse innenfor et lønnssystem med økende lokal frihet til lønnsfastsettelse. - å være konkurransedyktig vedr. avlønning av stillingsgrupper der man har rekrutteringsproblemer. - å kvalitetssikre grunnlaget for prioriteringene i de lokale lønnsforhandlingene. ~ å skape forståelse for at det er - og vil være - en motsetning mellom å ivareta likelønnsprinsippet/rette opp lønnsmessige skjevheter Og å bruke lønn som et virkemiddel for å motivere/belønne og for â rekruttere/beholde arbeidstakere.

29 Lønnssamtale veiledning. Dersom en arbeidstaker ber om en lønnssamtale, skal denne gjennomføres mellom arbeidsgiver og arbeidstakeren, Møtetidspunkt for lønnssamtalen avtales innen 14 dager. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av sin tillitsvalgt. I samtalen skal arbeidsgiver og arbeidstaker i fellesskap definere hvilke tiltak som kan iverksettes for at arbeidstaker skal oppnå bedre lønnsutvikling og avklare forventninger mellom enhetsleder og medarbeider i forhold til kriteriene i lønnspolitisk plan. Det er i utgangspunktet enhetsleder som gjennomfører lønnssamtale med sine medarbeidere. Rådmannen gjennomfører lønnssamtale med enhetslederne og medarbeidere i stab. Medarbeideren må få anledning til å forberede seg til lønnssamtalen ved at det i innkallingen går frem hvilke forhold enhetsleder ønsker å ta opp. Det føres referat fra samtalen som arkiveres elektronisk i medarbeiderens personalmappe. Det bør gå frem av referatet hva som må til for at medarbeideren skal få en bedre lønnsutvikling. Faktagrunnlag til samtalen: Medarbeiderens lønnsutvikling de to siste år. Endringer i kompetanse, ansvar eller arbeidsoppgaver. Medarbeiderens lønn i forhold til kjønn eller andre sammenlignbare stillinger. Tidligere medarbeidersamtaler. Tema som kan være aktuelt å ta opp i lønnssamtalen: Synes du det er klart hvilke forventninger din leder har til deg i forhold til resultater og mål? Er det noe du føler er uklart når det gjelder: ansvar, myndighet, fagområde, arbeidsrutiner, forhold til kolleger? Har du fått tilstrekkelig opplæring/veiledning? Tilbakemelding fra arbeidsgiver vedr forventninger leder har i forhold til resultater og mål. Tilbakemeldingen bør være så konkret som mulig. Har det skjedd endringer i arbeidsforholdet i løpet av de to siste årene? Eks: omorganisering, endring i arbeidsoppgaver/ansvarsområder o.l? Opplever du skjevheter i lønn i forhold til kjønn eller til andre du kan sammenligne deg med?

30 Har du nådd de individuelle målsettingene du og din leder har satt for deg i medarbeidersamtale, tidligere lønnssamtaler eller i andre samtaler? Hva kan årsaken være til at målene evt ikke er nådd? Hvordan har du bidratt til å oppnå målsettingene i kommunen/enheten/avdelingen? Hvilke initiativ har du tatt til å forbedre arbeidsform og/eller oppgaveløsning? Hva er din vurdering av kvaliteten på oppgavene du utfører? Hva kan du gjøre for at du kan oppnå en bedre lønnsutvikling gjennom lokale forhandlinger? Hva kan arbeidsgiver gjøre for at du kan oppnå en bedre lønnsutvikling gjennom lokal forhandlinger. Andre forhold du ønsker å ta opp i denne samtalen? Spørsmålene i veiledningen er generelle og kan/bør omformuleres slik at de blir mer konkret i forhold til den aktuelle medarbeiderens arbeidssituasjon/arbeidsoppgaver.

31 Sømna Kommune Arkiv: B11 Arkivsaksnr: 2015/ Saksbehandler: Øystein Johannessen Saksfremlegg Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 71/17 Sømna formannskap /17 Sømna kommunestyre Organisering av ledelsen ved skolene i Sømna Rådmannens innstilling 1. Tidligere vedtak om felles ledelse ved skolene i Sømna omgjøres. 2. Det skal være en rektor ved Berg skole og en rektor ved Vik skole i fremtiden. 3. Noe om samlet ledelsesressurs på dagens nivå. Total ledelsesressurs i skolen blir på 3,2 årsverk og tilsvarer samme nivå som ved felles ledelse. Saksprotokoll i Sømna formannskap Behandling: Første setning i pkt. 3 tas ut av innstillingen. Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 4. Tidligere vedtak om felles ledelse ved skolene i Sømna omgjøres. 5. Det skal være en rektor ved Berg skole og en rektor ved Vik skole i fremtiden. 6. Total ledelsesressurs i skolen blir på 3,2 årsverk og tilsvarer samme nivå som ved felles ledelse.

32 Saksopplysninger Kommunestyret behandlet i sak 6/17 Ny modell for organisering av skolene. Kommunestyret fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Som en oppfølging av tidligere vedtak om felles ledelse ved skolene i Sømna godkjennes en overordnet modell med en rektor og tre avdelingsledere. 2. Endringen skjer innenfor dagens godkjente rammer som er avsatt til ledelse. Vedtaket som kommunestyret vedtok i februar i år var hjemlet i følgende vedtak i sak 13/16 i møte 14. april 2016: 1. Iverksettelse av kommunestyrets vedtak 5/14 om felles ledelse utsettes til høsten Det legges frem en sak til kommunestyret vedrørende ny modell for organisering senest februar Ordningen med felles avdelingsledere ved Vik skole videreføres midlertidig for skoleåret 2016/2017. I saksframlegget står det: «Høsten 2013 satte kommunestyret ned en arbeidsgruppe som skulle utarbeide ny struktur med felles ledelse ( ) Noe av det første som ble gjort, var å klargjøre med politikerne hva som var formålet med vedtak om felles ledelse. Tilbakemeldingene gikk på at elevene skulle ha likt tilbud. Det var ønske om økt kostnadseffektivitet ved å ha felles innkjøp og budsjett. I tillegg var det forventninger om at ordningen skulle åpne opp for bruk av personell mellom skolene.» Stillingen som felles rektor for skolene i Sømna har vært lyst ut to ganger. Det har vært lagt ned et betydelig arbeid for å forsøke å rekruttere en kapabel rektor. Det kan bl a nevnes at det ble sendt ut epost direkte til nærmere 900 aktuelle søkere. Ved begge anledninger meldte det seg få søkere, og begge ganger sto kommunen igjen med én kandidat som rådmannen fant ikke kunne tilsettes. I tillegg har rådmannen søkt interne løsninger som ikke har ført frem. Vurdering Ledelse av en kommunal og profesjonsbasert virksomhet som en skole krever at flere faktorer er på plass for å kunne sies å være effektiv og vellykket. En toppleder i en slik virksomhet må ha gode lederegenskaper for å kunne utøve stillingens krav til administrativ og pedagogisk ledelse. Videre må lederen ha tilstrekkelig fag- eller domenekompetanse for å kunne forstå virksomhetens egenart og kunne opparbeide seg tilstrekkelig legitimitet hos profesjonsutøverne (dvs lærerne). En tredje faktor er at topplederen må kunne oppleves som tilstedeværende og tilgjengelig for kollegene, både andre ledere og for lærerne. Ønske om felles rektor var blant annet knyttet til at med en ny skolestruktur ville alle elever være samlet på ett trinn, og det ble derfor viktig å sikre at det ikke er noen forskjell mellom skolene. De siste årene har det blitt et tettere samarbeid mellom ledelsen ved skolene på flere områder, herunder innkjøp, IKT m.v. Det er rådmannens vurdering at en felles rektor for skolene i kommunen vår er et hinder for å rekruttere dyktige kandidater til stillingen. Rådmannen har innhentet synspunkter fra flere aktører i den kommunale organisasjonen, og tilbakemeldingene er enstemmige på at løsningen med felles rektor vanskeliggjør rekruttering. Sømna kommune ligger i en region som er geografisk avgrenset, slik at arbeidsmarkedet for fagfolk og ledere innenfor profesjonsbaserte sektorer som helse og skole er lite og relativt

33 stramt. Det er rådmannens vurdering at kommunen for å kunne være en attraktiv arbeidsgiver må fjerne hindre for rekruttering av gode kandidater. Ut fra vurderingen her anbefaler rådmannen at vedtaket om felles ledelse for skolene i Sømna gjøres om, slik at det skal være en rektor ved hhv Berg og Vik skole. En praktisk konsekvens av rådmannens innstilling er at rektorstillingen ved Vik skole må lyses ut. Reverseringen av tidligere vedtak i saken innebærer ikke at de samlede ressurser til ledelse skal økes.

34 Slik er gjeldende modell: Rektor 100% Ressursteam IKT Merkantilt Avdelingsleder 100% Berg 1-4 trinn og SFO Avdelingsleder 60% Vik 5-7 trinn Avdelingsleder 60% Ungdomstrinn Den totale ledelsesressursen i skolene er i dag på 3,2 årsverk. Forslaget om å gå tilbake til to rektorer innebærer at nivået holdes uendret. Stillingen som avdelingsleder ved Berg skole omgjøres til rektor. Det vil si totalt 2 x 100% stilling som rektor og 2 x 60% stilling som avdelingsledere i Vik. Skoleledelsen og rådmannen vil ha en tett dialog for å se på samkjøring av administrative oppgaver, og samarbeidet skolene imellom videreføres og utvikles med tanke på det helhetlige skoleløpet fra 1 10 trinn.

35 Sømna Kommune Arkiv: 004 Arkivsaksnr: 2017/180-1 Saksbehandler: Ann-Helen V. Westerberg Saksfremlegg Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 73/17 Sømna formannskap /17 Sømna kommunestyre Årsmelding 2016 Sømna kommune. Vedlegg 1 Årsmelding 2016 Sømna kommune. Rådmannens innstilling Årsmelding for Sømna kommune 2016 godkjennes. Saksprotokoll i Sømna formannskap Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsmelding for Sømna kommune 2016 godkjennes. Saksopplysninger Sømna kommunes årsmelding for 2016 gir et bilde av det store spenn og mangfold som inngår i den kommunale organisasjonens virke og tjenesteproduksjon. Bærebjelken i den kommunale årsmeldingen er enhetenes årsmeldinger som er gjengitt i sin helhet. I tillegg inneholder

36 årsmeldingen eldrerådets og ungdomsrådets årsmeldinger samt årsmelding fra lønn og personal, økonomi og rådmannens tilbakeblikk på året. Barnevernstjenesten er organisert som et interkommunalt samarbeid med Brønnøy kommune som vertskommune. Årsmeldingen for barnevernstjenesten er gjengitt i sin helhet. Vurdering Årsmeldingen gir et godt bilde av virksomheten i Det er viktig å kunne gi en samlet fremstilling av virksomheten ved de ulike enheter. Samtidig er årsmeldingen omfangsrik. Rådmannen vil vurdere flere endringer for årsmeldingen for 2017, og den vil som vanlig bli lagt frem i kommunestyrets juni-møte.

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120

121

122

123

124

125

126

127

128

129

130

131

132

133 Sømna Kommune Arkiv: Arkivsaksnr: 2017/771-1 Saksbehandler: Øystein Johannessen Saksfremlegg Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 72/17 Sømna formannskap /17 Sømna kommunestyre Plan for digitalisering i Sømna kommune. Rådmannens innstilling 1. Formannskapet godkjenner rådmannens plan for digitalisering 2. Formannskapet forutsetter at rådmannen jevnlig orienterer formannskapet om fremdriften i arbeidet. 3. Formannskapet ber rådmannen om å avklare finansieringsbehov i forbindelse med budsjettbehandlingen for Saksprotokoll i Sømna formannskap Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 4. Formannskapet godkjenner rådmannens plan for digitalisering 5. Formannskapet forutsetter at rådmannen jevnlig orienterer formannskapet om fremdriften i arbeidet. 6. Formannskapet ber rådmannen om å avklare finansieringsbehov i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2018.

134 Saksopplysninger Bakgrunnen for denne saken er todelt: 1. I den kommunale planstrategien som kommunestyret har vedtatt drøftes kommunens planbehov de kommende årene. En av planene som det pekes på er behovet for en strategisk IT-plan. Kommunen har ikke en slik plan i dag. 2. I rådmannens notat om organisasjonsgjennomgangen datert blir kommunens digitale modenhet kommentert. I notatet heter det blant annet: «Sømna kommune har en lav og jevn digital modenhet. Dette betyr ikke at kommunen ikke bruker teknologi, men både administrasjonens saksbehandling så vel som deler av tjenesteproduksjonen er ikke underlagt strategiske valg mht bruk av IKT. Dette er en hemsko for effektivisering av kommunens organisasjon, dens arbeidsmåter og samhandling samt tjenesteproduksjon.» Status og føringer på digitaliseringsområdet Det er ikke foretatt en systematisk evaluering av status for digitalisering av Sømna kommune, men det er grunn til å anta at kommunen befinner seg i samme situasjon som mange andre små kommuner. På digitaliseringsområdet er situasjonen gjennomgående den at små kommuner sliter mer enn store kommuner med digitalisering. Riksrevisjonen har i sin rapport om digitalisering i kommunene («Riksrevisjonens undersøkelse av digitalisering av kommunale tjenester» - dokument 3: ) pekt på tre hovedkonklusjoner: 1. Kommunene har i liten grad digitalisering sine tjenester. 2. Arbeidet med digitalisering av kommunale tjenester har vesentlige hindringer. 3. KMDs virkemiddelbruk er ikke godt nok tilpasset mål og hindringer på området. Riksrevisjonens undersøkelse bekrefter inntrykket av at små kommuner henger etter større kommuner, og den viser også at det er forskjell mellom virksomhetsområder når det gjelder graden av digitale førstevalg, som tabellen nedenfor viser. Rapporten fra Riksrevisjonen opererer med tre såkalte modenhetsnivåer som kan tjene som en enkel og god rettesnor for å vurdere den digitale modenheten i egen organisasjon: 1. Elektronisk søknad (modenhetsnivå 1) gevinst for innbyggerne (en enklere hverdag og et digitalt førstevalg). 2. Elektronisk overføring av informasjon fra søknaden til kommunens fagsystemer (modenhetsnivå 2) gevinst også for kommunen (mer effektiv saksbehandling).

135 3. Elektronisk svar fra kommunen (modenhetsnivå 3) gevinst for kommunen og innbyggerne (mer effektiv saksbehandling). Undersøkelsen «IT i praksis» er utarbeidet av Rambøll Management AS i samarbeid med blant annet IKT-Norge, IKT-næringens interesseorganisasjon. Rapporten understreker at det er (økende) forskjeller mellom kommunal og statlig sektor, noe som er bekymringsfullt. De nasjonale føringene for IKT-politikken fremkommer i den seneste stortingsmeldingen om digitalisering, Stortingsmelding nr 27 ( ) og i KS sin strategi for digitalisering, «Digitalisering mot år 2020». Når det gjelder finansiering av digitaliseringsarbeidet vil rådmannen komme tilbake til det under vurderingene i saken. Vurdering En strategi for digitalisering bør omfatte hele organisasjonen, og det er et lederansvar å se til at enheter og rådmannens stab tar aktivt del i arbeidet. Etter rådmannens vurdering kan Sømna kommune hente betydelige gevinster ved systematisk og målrettet digitalisering innenfor flere virksomhetsområder. Rådmannen legger i denne saken frem en plan for digitaliseringsarbeidet som etter rådmannens vurdering skal munne ut i en satsing på digitalisering, der finansieringsgrunnlaget for strategien skal være avklart. Rådmannen vil i det følgende beskrive noen av de steg i digitaliseringsarbeidet som bør gjøres med tilhørende fremdriftsplan. 1. GAP-analyse Rådmannen anbefaler at alle virksomhetsområder og enheter gjennomfører en GAP-analyse. Enkelt uttrykt er formålet med en GAP-analyse å analysere «gapet» mellom der enheten er i dag og der enheten bør være i fremtiden. For å kunne gjøre dette må enhetene gjennomføre en enkel ståstedsanalyse/» vareopptelling» for å kartlegge hvilke digitale løsninger enhetene bruker i dag og hvordan disse er innvevd i arbeidsflyt og drift. Deretter bør enhetene og virksomhetsområdene analysere og vurdere hvordan enhetenes tjenesteproduksjon og drift kan forbedres ved hjelp av digitale løsninger. 2. Organisering av arbeidet

136 Ulike kommuner organiserer digitaliseringsarbeid på ulike måter. Noen hyrer inn eksterne konsulenter som jobber på strategisk og systemisk nivå. Andre kommuner har nok kapasitet til å kjøre prosessene selv, slik de store byene er eksempler på. For Sømna kommune sin del er rådmannens vurdering at kommunen skal være varsom med utstrakt bruk av eksterne konsulenter. Gjennomføringen av en digitaliseringsstrategi skal være et virkemiddel for varige endringer i arbeidsorganisering og tjenesteproduksjon, og det er nødvendig å involvere ledere og medarbeidere i alle steg i prosessen. Dette tilsier etter rådmannens vurdering at mye av innsatsen må forankres ute på enhetene, mens arbeidet på systemnivå må ledes og koordineres av rådmannen og dennes stab. Vektleggingen av en «bottom-up» -tilnærming vil med andre ord stå sentralt. Rådmannen anbefaler videre at det utpekes en sentral prosjektleder i rådmannens stab. Da utviklingsleder, som var tiltenkt rollen som faglig ansvarlig for digitalisering, nylig har sagt opp sin stilling, vil rådmannen komme tilbake til valg av prosjektleder. Når det gjelder forankring ute i virksomhetene vil rådmannen omtale det i neste punkt. Som liten kommune med begrensede menneskelige ressurser er det viktig å ha en smidig organisering. Rådmannen anbefaler derfor at det ikke legges opp til en styringsgruppe slik man har valgt i andre prosesser. I stedet anbefaler rådmannen at det legges frem kvartalsvise rapporter med fremdrift og status for formannskapet. 3. Fyrtårnprosjekter og involvering av virksomhetene I forlengelsen av rådmannens anbefaling om at virksomhetsområdene skal være pådrivere i digitaliseringsarbeidet ser rådmannen det som tjenlig at kjernen i vår virksomhet for økt digitalisering tar utgangspunkt i etablering av 3-4 såkalte fyrtårnprosjekter eller signalprosjekter. Disse forankres i områder som antas å kunne tjene på økt digitalisering eller som allerede har kommet et stykke på vei og ønsker å komme seg videre til neste nivå i digitalisering. Rådmannen foreslår derfor at det etter GAP-analysene som enhetene skal gjennomføre avklares hvilke signalprosjekter som skal etableres. Med utgangspunkt i den anbefalte tilnærming (bottom-up) vil rådmannen etter gjennomført GAP-analyse fremme forslag til signalprosjekter som skal gjennomføres i kommunen. 4. Gevinstrealisering Gevinstrealisering kan defineres som «prosessen der man planlegger for, og henter ut, forventede og eventuelle ikke-planlagte gevinster av et tiltak». I mange kommuner og andre offentlige virksomheter har man kommet kort, eller har overhodet ikke jobbet med gevinstrealisering. Rådmannens erfaring og vurdering er at kravene til å arbeide systematisk med gevinstrealisering vil øke i årene som kommer. Derfor er det viktig å sette dette på dagsordenen, selv om det er et krevende tema å jobbe med. Det er flere kriterier som må på plass for å sikre vellykket arbeid med gevinstrealisering, herunder at virksomhetsledere så vel som toppledere erkjenner og tar ansvar, at gevinster identifiseres tidlig og at det må settes av ressurser/tid til arbeid med gevinstrealisering. 5. Fremdriftsplan Forslag til fremdriftsplan

137 Aktivitet Frist Ansvarlig Gjennomføring GAPanalyse Enhetsledere med støtte fra prosjektleder og rådmann Avklaring signalprosjekter Rådmannen Utrede budsjettbehov Ledergruppen Etablere prosjektgrupper for Enhetsledere og rådmann signalprosjekter Fremdriftsplaner for Enhetsledere og rådmann signalprosjekter er klare Oppstart signalprosjekter Prosjektledere 6. Innhold i en digitaliseringssatsing Rådmannen har i denne saken valgt å peke på behovet for å identifisere områder der vi skal satse på digitalisering fremfor å gå veien om en egen digitaliseringsstrategi. Etter rådmannens vurdering er dette en fremgangsmåte som er tilpasset kommunens størrelse, kapasitet, kompetanse og omstillingsbehov. De ansattes organisasjoner skal trekkes inn i arbeidet. Rådmannen vil avslutningsvis peke på at informasjonssikkerhet og behandling av persondata må ivaretas innenfor satsingen på digitalisering. Rådmannen vil i forbindelse med avklaring av hvilke områder kommunen skal satse på fremme nødvendige forslag.

138 Sømna Kommune Arkiv: 141 Arkivsaksnr: 2017/ Saksbehandler: Marianne Vedal Grøttheim Saksfremlegg Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 44/17 Sømna kommunestyre Fullmakt. Rådmannens innstilling Kommunestyret gir styringsgruppa fullmakt til å legge ut kommuneplanens samfunnsdel på 2. Gangs høring. Saksopplysninger Styringsgruppen for kommuneplanens samfunnsdel har satt ned en arbeidsgruppe for å samle innspill som er innkommet i involveringsprosess (folkemøter, gjestebud osv). Arbeidsgruppen har bestått av Folkehelsekoordinator Marianne Vedal Grøttheim (prosjektleder og leder av arbeidsgruppen) Kommunalsjef oppvekst Ann-Helen Westerberg Kommunalsjef teknisk Nils-Ivar Sund Jordbrukssjef Nils Nyborg Kultur- og næringssjef Ben Andre Graven Ordfører Andrine S. Oppegaard Rådmannen møter i arbeidsgruppen etter behov Arbeidsgruppens mandat: Arbeidsgruppen skal 1. Gi prosjektleder og prosjektgruppen faglig og administrativ støtte. 2. Sikre helhet og sammenheng i kommuneplanarbeidet. 3. Ivareta og planlegge fremdrift i kommuneplanarbeidet.