Forslag til. Administrativ organisering. av nytt biologisk institutt. Innstilling fra en komité

Transkript

1 Forslag til Administrativ organisering av nytt biologisk institutt Innstilling fra en komité 20. november 2003

2

3 Komiteen overleverer med dette Styringsgruppen og fakultetsledelsen en innstilling som gir konkrete forslag til hvordan det nye biologiske instituttet bør organiseres administrativt fra 1. januar Komiteen gir også anbefalinger for hvordan arbeidet videre bør gjennomføres for å sikre en optimal organisering av instituttets administrative personale, for å sikre høy kvalitet på den administrative service, og gjennom dette bidra til høy kvalitet på forskningen, undervisningen og arbeidsmiljøet ved instituttet. Bergen, 19. november 2003 Seksjonssjef Kristine Breivik (leder), fakultetssekretariatet Førstekonsulent Wenche Skjoldal Andersen, Institutt for mikrobiologi Kontorsjef Astrid Breivik, fakultetssekretariatet Førstekonsulent Kari Eeg, Botanisk institutt Førstekonsulent Eva Toppe Jensen, Institutt for fiskeri- og marinbiologi Førstekonsulent Karen Margrethe Kleiven, Institutt for fiskeri- og marinbiologi Førstesekretær Annike Lygren, Zoologisk institutt Rådgiver Line Rye, Personal- og økonomiavdelingen Førstekonsulent Ingrid Solhøy, fakultetssekretariatet/zoologisk institutt Kristin Bakken, fakultetssekretariatet, har vært komiteens sekretær

4 Innhold 1. Innledning og anbefalinger Komiteens arbeid En felles administrasjon Seksjonsvis samlokalisering Seksjon for personal og seksjon for økonomi Studieseksjon Ekspedisjonstjenester Merknader til anbefalingene Begrunnelse for komiteens anbefalinger Oversikt over dagens administrative ressurser Hvorfor en stor fellesadministrasjon? Vurderinger fra undergruppene Nærmere angående samlokalisering Ytterligere betraktninger om personalmessige- og administrative konsekvenser Reorganisering av administrasjonen i to faser Lokal service De administrativt ansatte - nye oppgaver i fase Informasjon til de administrativt ansatte Innsparinger i forslaget Forholdet til studieprogram i biologi Drøfting/forhandling med organisasjonene Prosessen videre, milepælsplan Prosessen fase 1 (inkludert prosessen så langt) Prosessen fase Appendiks...18 Plan for komiteen for administrative funksjoner...19 Innstilling fra undergruppe personal...24 Rapport fra undergruppen for økonomi...30 Foreløpige konklusjoner, vurderinger, synspunkter og forslag fra undergruppen for studieekspedisjons- og servicesaker...46

5 1. Innledning og anbefalinger 1.1 Komiteens arbeid Styringsgruppen oppnevnte i møte komité for administrative funksjoner, og ba gjennom mandatet om et eller flere forslag til organisering av administrasjonen ved det nye biologiske instituttet. Målsetningen i følge mandatet, har vært å finne en modell for organisering som sikrer høy kvalitet på alle administrative funksjoner som skal ytes overfor ansatte og studenter. Utfordringer Det nye instituttet blir meget stort, både når det gjelder antall ansatte, studenter, økonomisk ramme, undervisningstilbud, bredde i forskningsaktiviteter og antall eksternt finansierte prosjekter Det må iverksettes betydelige (vellykkede) integrasjonsprosesser dersom en skal oppnå de mål som er satt for heving av kvaliteten på forskningen og undervisningen En veldrevet administrasjon vil legge et godt grunnlag for de viktige integreringsprosessene instituttet står foran Personale fra dagens fire administrasjoner skal fra fungere som en enhet, og gode overgangsordninger må sikres Instituttet vil være lokalisert i tre forskjellige bygg i flere år framover Instituttene ved fakultetet vil få tildelt utvidede fullmakter innen økonomi, på sikt også kanskje innen personal Som en tilleggsutfordring kommer det faktum at: Stillingen som kontorsjef ikke ventes besatt fra Komiteen har valgt å fokusere på det vi kaller fase 1 forslag til organisering fra Komiteen kommer imidlertid også med forslag og anbefalinger knyttet til en plan for fase 2 endelig organisering av administrasjonen for storinstituttet. Komiteen har definert målsetningen for fase 1 slik: Å finne en modell for organisering som sikrer instituttet en velfungerende og operativ administrasjon fra etableringsdato Alle ansatte og studenter skal ytes god og nødvendig administrativ assistanse Instituttadministrasjonen skal fungere som en samlet enhet, samtidig som et godt lokalt servicenivå opprettholdes Instituttleder skal ha profesjonell støtte innen personal- og økonomiledelse

6 Komiteen har bestått av ni medlemmer, hvorav seks instituttrepresentanter, to fakultetsrepresentanter og en representant fra Personal- og økonomiavdelingen. Kristin Bakken har vært gruppens sekretær. Komiteen har organisert arbeidet ved å oppnevne tre undergrupper. Alle administrativt ansatte har deltatt i arbeidet i undergruppene. Gruppe for personal (leder Karen Margrethe Kleiven) Gruppe for økonomi (leder Eva Toppe Jensen) Gruppe for studie- ekspedisjons- og servicesaker (leder Ingrid B. Solhøy) Gruppene har kartlagt arbeidsoppgavene som i dag utføres ved de fire institutter, hva som må videreføres, og har kommet med forslag til modeller for organisering av de enkelte administrative funksjoner. Undergruppene leverte sine rapporter/forslag. Disse følger vedlagt. Hovedkomiteen har hatt tre fellesmøter.

7 1.2 Komiteens anbefalinger Komiteen anbefaler å dele arbeidet for å oppnå en velfungerende administrasjon opp i to faser. I fase 1 har vi fokusert på hva som må til for å få til et administrativt operativt institutt fra Innenfor denne tidsfristen har det ikke vært mulig eller ønskelig å få til en reell omorganisering. Det har imidlertid vært et mål at ansvar for alle administrative funksjoner skal være på plass fra etableringsdato, at instituttet skal framstå som ett institutt administrativt sett, at instituttleder skal få nærhet til sentrale funksjoner og ekspertise innen personal- og økonomifeltet, i tillegg til at lokal service for ansatte og studenter skal ivaretas i alle instituttets bygg. I fase 2 må det fokuseres på hvilken kompetanse som eksisterer ved instituttet i forhold til fremtidig behov, sett i sammenheng med hvilke ønsker den enkelte administrativt tilsatte har på sikt når det gjelder arbeidsoppgaver. Det må derfor gjennomføres en kompetansekartlegging. Det foreslås også at det utarbeides en funksjons- og bemanningsplan for instituttets administrasjon. Som resultat av denne fasen kan det bli aktuelt med reell endring i arbeidsfelt for enkelte. Dette arbeidet må ledes av instituttleder og kontorsjef, med eventuell assistanse fra fakultetet. Her må medarbeidersamtaler og kompetansekartleggingsverktøy benyttes, og organisasjonene bør trekkes inn i arbeidet. Komiteen presiserer at fase 1 og 2 ikke har å gjøre med før og etter samlokalisering av instituttet som helhet. Mulig samlokalisering vil ikke skje før om 2-3 år, og det er mange usikkerhetsmomenter heftet ved denne. Vi vet ikke hvor mange bygg instituttet totalt får disponere på HIB, hvor lang tid det tar før alle forskningsgrupper er samlokalisert etc. Ved å fokusere på fase 1 og fase 2, slik vi har gjort, mener komiteen imidlertid at vi har svart på mandatet etter intensjonen fra Styringsgruppen En felles administrasjon Komiteen anbefaler at det etableres en felles administrasjon for det nye biologiske instituttet fra , med et samlet ansvar for de administrative funksjonene ved instituttet. Administrasjonen bør ha sitt hovedsete og adresse på HIB. Instituttleder og kontorsjef bør også være plassert her. Administrasjonen inndeles i dette forslaget i tre ulike seksjoner (økonomi, personal og studie) i tillegg til lokal ekspedisjonstjeneste, men det presiseres at det legges opp til stor fleksibilitet i forhold til de oppgaver som skal utføres Seksjonsvis samlokalisering Det anbefales at medarbeidere som skal arbeide sammen innen en seksjon, samlokaliseres så snart som mulig, og senest innen Det anbefales videre at fakultetsdirektøren må trekkes inn i arbeidet med å finne praktiske overgangsordninger for gjennomføring av denne målsetningen.

8 1.2.3 Seksjon for personal og seksjon for økonomi Komiteen anbefaler at administrativt ansatte som arbeider innen personal- og økonomiseksjonene lokaliseres på HIB Studieseksjon Det anbefales at studieseksjonen samles i Realfagbyggets 1.etasje. Seksjonen forventes å samarbeide nært med den nye studentekspedisjonen i Realfagbygget Ekspedisjonstjenester Lokal service ivaretas ved at det i tillegg til ekspedisjon på HIB opprettholdes en "en-persons" lokal ekspedisjonstjeneste i Realfagbyggets 1.etasje og i Jahnebakken. Ekspedisjonsstillingene i Realfagbygget og Jahnebakken vil i tillegg til tradisjonelle ekspedisjonsoppgaver måtte tillegges oppgaver både innen økonomi- og studiesaker Merknader til anbefalingene For definisjon av ansvarsområder/oppgaver for de enkelte seksjoner vises til undergruppenes rapporter. Seksjonene bør, i samsvar med forslagene som ligger her, fordele oppgavene internt. Utstrakt bruk av arbeidsmøter anbefales for videre samarbeid om hvordan oppgavene best mulig kan fordeles og løses. Forslaget er enstemmig.

9 2 Begrunnelse for komiteens anbefalinger Undergruppene har vært meget grundige i sitt kartleggingsarbeid, og oversikten som er gitt over arbeidsoppgaver som må ivaretas av den nye instituttadministrasjonen danner et godt utgangspunkt for hvilke arbeidsoppgaver som må utføres av de administrativt ansatte også etter De oppgaver som utføres i dag, må også i fremtiden utføres til beste for studenter og ansatte. I tillegg kommer nye/endrede oppgaver som følge av at det opprettes ett storinstitutt fra Det er relativt stort indre samsvar mellom forslagene fra undergruppene. Alle grupper foreslår at administrasjonen fra årsskiftet betraktes som en stor fellesadministrasjon. 2.1 Oversikt over dagens administrative ressurser Oversikt over det administrative personalet pr (oversikten inkluderer vikarer) Navn Tittel Institutt Oppgaver Stillingsbrøk Fast/ Midlertidig Kari Eeg Førstekonsulent Botanisk Økonomi/Personal 100 % Fast Daglig administrasjon Anne Birgit Ruud Førstesekretær Botanisk Ekspedisjon/Studie 100 % Fast Hage Elin Holm Førstesekretær IFM Bibliotek 100 % Fast Eva Toppe Jensen Førstekonsulent IFM Økonomi 100 % Fast Karen Margrethe Førstekonsulent IFM Personal 100 % Fast Kleiven Daglig administrasjon Tommy Strand Førstekonsulent IFM Studie 100 % Fast Ingrid Toft Konsulent IFM Ekspedisjon 100 % Vikar til Berit Øglænd Konsulent IFM Prosjekt NORAD 80 % Prosjektmidler Reidun Juvik Sekretær IFM Økonomi/ekspedisjon 100% Prosjektmidler Midlertidig Vikarbyrå Økonomisekretær IFM Økonomi Estimert til 60% på Vikar tom årsbasis Wenche Skjoldal Førstekonsulent IM Personal/økonomi/studie 100 % Fast Andersen Daglig administrasjon Borghild Hagesæter Førstesekretær IM Ekspedisjon/studie/økonomi 80 % Fast Anne Marie Berge Førstefullmektig Zoologisk Ekspedisjon 50 % Fast Ingrid Solhøy Førstekonsulent Zoologisk Studie 100 % Fast Eva Beate Hårklau Konsulent Zoologisk Økonomi 100 % Fast Vegard A. Larsen Førstekonsulent Zoologisk Personal/økonomi Daglig administrasjon 100 % Vikar til Annike Lygren Førstesekretær Zoologisk Ekspedisjon/økonomi 80 % Fast Cathrine Strøm Førstekonsulent Zoologisk Studieprogram i biologi 100 % Midlertidig

10 2.2 Hvorfor en stor fellesadministrasjon? For å sørge for at instituttet utad og innad fremstår som en enhet For å sikre enhetlige rutiner og profesjonell saksbehandling For å utnytte stordriftsfordelene som ligger i å ha en stor og dyktig administrativ stab For å sikre at instituttleder får nødvendig profesjonell administrativ assistanse For å kunne ivareta de nye utfordringene på best mulig måte 2.3 Vurderinger fra undergruppene Som det ble påpekt innledningsvis er der godt samsvar mellom innstillingene fra de tre undergruppene. Alle undergrupper argumenterer for samlokalisering innen de enkelte funksjonene, for på den måten å sikre gode samarbeidsvilkår og enhetlig saksbehandling. Det er imidlertid også stor enighet gruppene imellom, om at det er behov for lokal service ovenfor de enkelte forskergruppene, og dette blir foreslått sikret gjennom å ha lokal ekspedisjonstjeneste i alle tre bygg. Personalgruppen formulerer i sin rapport behovet for å samle personalforvaltningen slik: "Ved kartleggingen av de arbeidsoppgaver som tilligger personalforvaltningen på instituttnivå, har gruppen kommet til at det er mange forhold som taler for at de sentrale funksjonene personal og økonomi må sikres gode samarbeidsvilkår og derfor samlokaliseres så tidlig som mulig i et nytt institutt. Siden disponering av personalressursene er et meget viktig styringsredskap for den nye instituttlederen, bør hovedtyngden av personalforvaltningen, etter gruppens mening, utføres der instituttlederen er lokalisert. Dette innebærer at det så snart som mulig må opprettes en fellesadministrasjon med én postadresse, der ovennevnte funksjoner blir ivaretatt." Fra rapporten til Studie- og ekspedisjonsgruppen finner vi følgende formuleringer om både sentrale og lokale krav behov for ekspedisjonstjenester: "Hovedekspedisjonen med telefonsentral for det nye instituttet må være på HIB, siden både instituttstyrer og kontorsjef vil ha sine kontorer der. Så lenge vi er fordelt på tre bygninger trenger imidlertid hvert sted en minimumsekspedisjonstjeneste som tar seg av den daglige driften på huset. Det ville bety en stor og unødvendig arbeidsbelastning for de vitenskapelige og teknisk ansatte på avdelingen hvis ekspedisjonstjenesten forsvinner lokalt. Oppgaver som fortsatt bør ligge under en lokal ekspedisjon: En del telefonhenvendelser, postfordeling på avdelingen, utgående post, mottak av gjester og studenter, ordne med fellesrom/kopimaskiner/printere/faks, forefallende kopiering, sosiale tiltak, lokale tilstelninger, og annen service."

11 Når det gjelder studieadministrative oppgaver finner vi følgende formulering i rapporten til Studie- og ekspedisjonsgruppen: "Alle som jobber med studiesaker er enige om at studieadministrasjonen i størst mulig grad kan samkjøres i en egen studieavdeling. Denne studieavdelingen bør bestå av alle eksisterende personalressurser på studiesiden. De studieadministrative oppgavene fra alle fire institutter kan samles i denne studieavdelingen. I utgangspunkt er det ønskelig at studieavdelingen er samlokalisert, slik at studentene og undervisningspersonale har ett sted å henvende seg til. En samlokalisering vil også gjøre det lettere å samarbeide, å samkjøre arbeidsoppgavene og å fordele arbeidsoppgavene etter kompetanse for å effektivisere arbeidet..." Geografisk beliggenhet for studieseksjonen er ikke viktig, kvaliteten på tjenesten bør være avgjørende." Fra økonomigruppens rapport finner vi følgende formuleringer omkring en samling av økonomifunksjonen: "Gruppen ønsker seg en enhetlig økonomiseksjon, inndelt i følgende hovedområder: arbeid knyttet til hovedansvar for budsjettering og rapportering av poster innenfor grunnrammen tenkes dette dekket av en 100%-stilling. Denne stillingen vil ha sin arbeidsplass på HIB, og vil samarbeide nært med instituttleder (og senere kontorsjef). Instituttets fakturabehandling organiseres av en hovedansvarlig (50%-stilling) som utarbeider rutiner, sørger for anvisning og arkivering. Denne stillingen vil ha sin arbeidsplass på HIB. Øvrige medarbeidere vil delvis være lokalisert på HIB og delvis ved avdelingene (en i Jahnebakken og en i Realfagbygget). Hovedansvar for de eksterne prosjektene er tenkt delt mellom to personer. En 100%- stilling og en 50% stilling. Lokaliseringsspørsmålet ikke endelig avgjort, men det anses som en fordel om begge disse stillingene på sikt får sitt hovedsete på HIB. Om forholdet til ekspedisjonstjenesten: For å opprettholde god lokal service foreslår gruppen at det ses på mulighetene for å legge arbeid med fakturabehandling til ekspedisjonsstillingene. Det foreslås at 30%- stillingsressurs benyttes ved Jahnebakken og i Realfagbygget." Nærmere angående samlokalisering Oppbyggingen av en felles administrasjon må skje som en naturlig overgang fra dagens eksisterende struktur til den endelige. En brå saldering av eksisterende instituttadministrasjoner før nye rutiner er klare, vil i en overgangsfase føre til mye komplikasjoner.

12 Alle undergruppene argumenterer for overgangsordninger som tar praktiske hensyn, og at det er viktig at nye rutiner kommer på plass før de gamle avvikles. Komiteen ser derfor behov for at det snarest utarbeides en stram tidsplan for overføring av rutiner. Økonomigruppen påpeker konkret at det eksisterer et særskilt behov for å ta høyde for at regnskapsavslutningen strekker seg ut i Det er enighet i komiteen om at administrasjonen må fungere som en enhet fra , og at seksjonsvis samlokalisering bør gjennomføres så fort dette finnes forsvarlig. Både praktiske og menneskelig hensyn taler imidlertid for at en må tilstrebe å finne smidige overgangsordninger, og det er derfor vanskelig å se for seg at seksjonsvis samlokalisering fullt ut lar seg praktisk gjennomføre fra 1. januar Det anbefales imidlertid å sette en konkret dato for gjennomføring av ønsket samlokalisering, for å sikre at dette skjer så snart som mulig, og komiteen foreslår som frist. Komiteens anbefalinger innebærer at noen av de administrativt ansatte må bytte arbeidssted, og komiteen har diskutert hvorvidt en slik endring skal defineres som en omorganisering som krever egen behandling i forhandlingsutvalget. Komiteen har imidlertid konkludert med at det her kun er tale om en midlertidig praktisk fordeling av arbeidsoppgaver, og anser prosessens fase 2 som den fasen hvor eventuelle endringer i den enkeltes arbeidsoppgaver kan oppstå. I tråd med punkt 3.3 vil IDU og forhandlingsutvalget bli koblet inn i denne fasen. Når det gjelder praktiske spørsmål knyttet til faktisk tilgang på nødvendige kontorer har komiteen kontaktet Randi E. Taxt, assisterende fakultetsdirektør, og fått forsikringer om at de nødvendige arealer vil kunne stilles til disposisjon fra , eller etter hvert som behovet oppstår.

13 3 Ytterligere betraktninger om personalmessigeog administrative konsekvenser 3.1 Reorganisering av administrasjonen i to faser Komiteen har vært bevisst på betydningen av å dele arbeidet for å oppnå en velfungerende administrasjon opp i to faser. I fase 1 har vi fokusert på hva som må til for å få til et administrativt operativt institutt fra 1. januar I fase 2 må det fokuseres på hvilken kompetanse som eksisterer ved instituttet i forhold til fremtidig behov, sett i sammenheng med hvilke ønsker den enkelte administrativt tilsatte har på sikt når det gjelder arbeidsoppgaver. Det må derfor gjennomføres en kompetansekartlegging. Det foreslås også at det utarbeides en funksjons- og bemanningsplan for instituttets administrasjon. Som resultat av denne fasen kan det bli aktuelt med reell endring i arbeidsfelt for enkelte. Dette arbeidet må ledes av instituttleder og kontorsjef, med eventuell assistanse fra fakultetet. Her må medarbeidersamtaler og kompetansekartleggingsverktøy benyttes, og organisasjonene bør trekkes inn i arbeidet. Komiteen vil presisere at instituttets administrasjon må være i tett dialog med de ansatte, studentene og fakultetsnivået om hvilke tjenester som skal ytes. For at det nye instituttet skal fungere best mulig, er det viktig med et tydelig ambisjonsnivå for administrativ service. Dette blir spesielt viktig i fasen fram mot samlokalisering, da det ligger innebygde spenninger i det faktum at nåværende IFM blir både "storebror" og "vertskap". Dette miljøet vil ha størst administrasjon, og befinne seg i sentrum for de "tyngste" administrative oppgavene. Det ligger også spenninger i det at instituttleder og kontorsjef vil befinne seg på HIB, og således vil kunne "se" behovene og de ansatte på HIB lettere enn behovene og de ansatte i "periferien". Hvordan disse spenninger takles, vil få ringvirkninger for samarbeidet innenfor det nye instituttet både før og etter samlokalisering. Fase 2 bør derfor også inkludere en prosess med studenter, ansatte og fakultetsnivået, der målet må være å finne fram til en felles forståelse for hvilken service som skal ytes, av hvem og for hvem. Komiteen anbefaler at resultatet av dette arbeidet synliggjøres i form av serviceavtaler. Slike avtaler vil danne et godt grunnlag for en bevissthet omkring gjensidige forpliktelser, krav og forventninger som eksisterer i forholdet mellom administrasjonen og brukerne. Det er instituttleder og kontorsjef som må lede arbeidet i fase 2. Disse kan imidlertid trekke komiteen inn i arbeidet etter behov. Det er viktig for de det gjelder at fullførelsen at både fase 1 og fase 2 har klare tidsfrister. Slike prosesser kan inneholde positive forventninger, men også elementer av usikkerhet for den enkelte. Dette må respekteres, og tidsfrister reduserer usikkerhet. Tidsfrister er også viktig for de ledere som har ansvar for å drive prosessene framover.

14 Komiteen anbefaler at den endelige funksjons- og bemanningsplanen foreligger innen Med en slik tidsfrist vil instituttleder og kontorsjef ha vært på plass i stillingene sine en stund, og opparbeidet seg erfaring med fase 1-organiseringen. Medarbeiderne i administrasjonen vil også ha fått tid til å venne seg til endringene, og ha gjort seg erfaring med de styrker/svakheter som denne organiseringen eventuelt innebærer. Erfaring tilsier at endringer kan være en påkjenning for den enkelte, men at det ofte går seg til på en positiv måte. Ved å gi fase 2 tid, tror komiteen at vi opparbeider gode "modningsforhold" med tanke på å finne fram til en optimal organisering av instituttets administrative ressurser. 3.2 Lokal service For å opprettholde et godt og nødvendig servicenivå for alle studenter og ansatte, har komiteen gått inn for å opprettholde ekspedisjonsstillinger i alle tre bygg. Disse vil representere viktige nøkkelfunksjoner i den nye fellesadministrasjonen. Stillingene vil få et meget variert sett av arbeidsoppgaver, fra ordinære ekspedisjonstjenester som postfordeling/nøkler/telefon mm til lettere saksbehandlingsoppgaver innen de ulike funksjonsområdene. Studentkontakt vil også bli viktige ekspedisjonsfunksjoner, også etter at den nye studentekspedisjonen i Realfagbygget er etablert som hovedmottak for studentservice. Det har vært påpekt at de lokale en-persons-ekspedisjonene vil være sårbare ved sykdom og ferieavvikling. Instituttets nye fellesadministrasjon er imidlertid å betrakte som en stor enhet, og dette må løses ved at en har fleksible løsninger når det gjelder midlertidige omrokkeringer internt. Det presiseres at ekspedisjonen ved HIB må sikres bemanning fra (da midlertidig ansatt i denne stillingen ved IFM slutter ). Behov for overlapp må vurderes særskilt. 3.3 Infrastrukturoppgaver Et felt som ikke er behandlet grundig av noen av undergruppene, er det man kan kalle administrative infrastrukturoppgaver. Eksempler på dette er arkiveringsrutiner, postfordeling og generell saksbehandling av innkomne saker som ikke direkte hører inn under de enkelte seksjoners ansvarsområde. Det er imidlertid opplagt at dette er sentrale funksjoner som må ivaretas. 3.4 De administrativt ansatte - nye oppgaver i fase 1 Komiteen har i sitt arbeid valgt å betrakte fase 1 som en foreløpig organisering av administrasjonen ved det nye instituttet. Dette finner vi også presisert i undergruppenes rapporter, og økonomigruppen uttaler blant annet:

15 "Det presiseres at forslaget til organisering og arbeidsfordeling er fremlagt med sikte på å sikre god håndtering av økonomifunksjonen fra , og er ikke ment å være endelig." Komiteen ser for seg at de administrativt ansatte også etter i stor grad skal kunne arbeide innenfor de saksfelt de gjør i dag. Intensjonen fra komiteens side er derfor at de ansatte får videreført sine oppgaveområder i tilnærmet lik stillingsandel som i dag. Selv om komiteen ikke har lagt opp til reell endring i arbeidsfelt for den enkelte i fase 1, ser vi likevel at innholdet i enkelte medarbeideres arbeidsoppgaver vil kunne bli sterkt berørt. Vi ser også at nåværende arbeidsoppgaver og ansvar, for enkelte av medarbeiderne, ikke automatisk vil bli de samme innenfor den nye organiseringen. I overgangstiden vil det i tillegg måtte utvises relativt stor fleksibilitet fra den enkelte ansatte for å sikre gode og smidige overgangsløsninger. Ytterligere endring av arbeidsoppgaver kan bli aktuelt i fase 2, som tidligere gjort rede for Informasjon til de administrativt ansatte I prosesser som denne, som innebærer endringer og usikkerhet knyttet til fremtidig arbeidssituasjon, er det meget viktig med god oppfølging av alle de berørte. Komiteen anbefaler derfor at det gjennomføres samtaler med alle de administrativt ansatte som er berørt. Da dette må skje i november/desember 2003, før instituttleder og kontorsjef er på plass ved instituttet, anbefaler komiteen at fakultetsdirektøren gis ansvar for dette. Fakultetsdirektøren kan delegere dette til andre på sekretariatet dersom det er hensiktsmessig. Innholdet i samtalene må tilpasses omfanget i endringer for den enkelte, men det bør utarbeides en felles mal for hva som skal tas opp med den enkelte ansatte. 3.5 Innsparinger i forslaget Forslaget til administrativ organisering som legges fram innebærer en besparelse på 1,6 årsverk fra Dette skyldes to midlertidige ansettelsesforhold ved IFM som utløper (100% ekspedisjonsstilling og 60% økonomi), uten at disse forlenges/fornyes. Kontorsjefvikariatet ved Zoologisk institutt opphører også En kontorsjefstilling for det nye instituttet er imidlertid under utlysing, og vikariatet som utløper representerer derfor ingen innsparing, men lønnsdekning for den nye kontorsjefen. Tilsetting av ny kontorsjef forventes senest å skje innen mai At det legges opp til en innsparing på 1,6 årsverk vil medføre ytterligere utfordringer for den administrative stab, i tillegg til de som ligger i å løse eksisterende og nye arbeidsoppgaver i en

16 helt ny organisasjon som det nye storinstituttet vil være. Komiteen går imidlertid likevel inn for ikke å besette de ovennevnte midlertidige stillinger på permanent basis nå, for dermed å sikre mulighet for nødvendig fleksibilitet i omorganiseringsprosessen som planlegges i fase 2. Instituttledelsen må imidlertid løpende vurdere om den administrative staben er tilpasset instituttets behov. 3.6 Forholdet til studieprogram i biologi Til og med , har instituttet en 100% midlertidig administrativ ressurs i sin helhet knyttet til administrasjonen av bachelorprogrammet i biologi. Fra er intensjonen at disse oppgaver skal kunne ivaretas dels av det nye instituttets studieseksjon, og dels av fakultetets nye felles studentekspedisjon i Realfagbygget. Dette anses av komiteen å representere en for stor utfordring for instituttet, som allerede vil ha kuttet den administrative bemanningen med 1,6 årsverk. Etter 1. april 2004, ville den reelle administrative innsparingen da bli på 2,6 årsverk i forhold til i 2003, og dette i en tid der det er behov for betydelige integreringsprosesser, og der instituttet fortsatt befinner seg i tre ulike bygg. Det anbefales derfor at den administrative stillingen knyttet til studieprogrammet søkes forlenget minimum ut juni Drøfting/forhandling med organisasjonene Fagforeningene er aktivt med i prosjektet gjennom sin deltakelse i prosjektets styringsgruppe. Eventuelle drøftinger eller forhandlinger skal ivaretas i tråd med avtaleverket. 3.8 Prosessen videre, milepælsplan Prosessen fase 1 (inkludert prosessen så langt) I møte i Styringsgruppen ble oppnevning av Administrasjonskomiteen godkjent. Oppnevningsbrev med mandat ble gitt i brev fra fakultetsdirektøren Administrasjonskomiteen hadde sitt første møte fredag Her ble det satt ned undergrupper knyttet til i) ekspedisjon og studie, ii) økonomi og iii) personal. Alle administrativt ansatte ble trukket inn i prosessen i en av undergruppene. I møte i Styringsgruppen orienterte komitéleder Kristine Breivik om planene for det videre arbeidet. Undergruppene leverte sine delinnstillinger til Kristine Breivik Administrasjonskomiteen hadde møte fredag (behandlet delinnstillingene). Utkast til samlerapport (fra leder og sekretær: Breivik og Bakken) sendt administrasjonskomiteen tirsdag Administrasjonskomiteen hadde møte onsdag (behandlet samlerapporten).

17 Redigert samlerapport levert Styringsgruppen innen fristen Styringsgruppen har møte mandag , der innstillingen behandles. Frist for gjennomføring av samtaler, mellom fakultetsdirektør (eller den han delegerer dette til) og alle de administrativt ansatte, settes til Styringsgruppen har sitt siste møte mandag 15. desember. Her kan eventuelle uavklarte forhold tas opp. Informasjon må formidles til alle ansatte ved instituttet, og representanter for studentene, i form av allmøte eller elektronisk informasjon. Frist for dette er fredag 19. desember. Etablering av ett nytt institutt fra Det må gjennomføres seksjonsvise arbeidsmøter for utarbeiding av rutiner og fordeling av oppgaver fram mot Det må utarbeides praktiske overgangsordninger for implementering av fase 1 (inkl. en milepælsplan for rutineoverføring), innen Ny instituttleder, Jarl Giske, på plass i stillingen fra Siste frist for implementering av alle tiltak i fase 1 settes til Dette innebærer flytting av enkelte medarbeidere, i og med at det foreslås å samle administrative funksjoner Prosessen fase 2 Tilsetting av kontorsjef antatt senest mai Utarbeidelse av kompetansekrav, gjennomføring av medarbeidersamtaler og kompetansekartlegging skjer i perioden mai-september Funksjons- og bemanningsplan må være ferdig utarbeidet til Orientering til instituttrådet november-desember 2004 Endelig implementering av funksjons- og bemanningsplan fra

18 Appendiks Vedlegg: Plan for komiteen for administrative funksjoner (vedtatt i møte ) Innstilling fra undergruppe personal Rapport fra undergruppen for økonomi Foreløpige konklusjoner, vurderinger, synspunkter og forslag fra undergruppen for studie- ekspedisjons- og servicesaker

19 Plan for komiteen for administrative funksjoner (vedtatt i møte ) Komiteen for administrative funksjoner BIOLOGISK INSTITUTT til møte fredag Komiteens mandat: (utarbeidet av fakultetsledelsen i samarbeid med Gunnar Bratbakk, jfr. vedtak i styringsgruppen ) Komiteen skal innen 20. november komme med forslag til hvordan det nye instituttet skal organiseres for å sikre høy kvalitet på følgende administrative funksjoner: Service/ekspedisjonsfunksjoner Personaladministrasjon Undervisning og studentgjennomstrømning Prosjektadministrasjon Strategiarbeid, styringssystemer og beslutningsstøtte Økonomistyring Arkivering og journalføring HMS Informasjonsarbeid (for studenter, ansatte og eksterne brukere). Her henvises til det også til det pågående arbeidet i bio-ikt-komiteen. Komiteen må ta hensyn til at instituttet ikke blir samlokalisert de nærmeste 2-3 årene. I denne mellomperioden må en på den ene siden tilstrebe god lokal service, men på den annen side unngå dobbeltarbeid, spesielt innenfor funksjoner som krever spesialisert kompetanse. Det må tas hensyn til at studentene i størst mulig grad må få ett sted å henvende seg ved spørsmål, innleveringer av oppgaver etc. Komiteen må ta hensyn til den planlagte fellesekspedisjonen i Realfagbygget, med tanke på muligheter for et samarbeid om service/ekspedisjonsfunksjoner. Komiteen må foreta en vurdering av hvorvidt de samlede administrative ressursene og den administrative kompetansen står i forhold til de oppgaver som skal løses innenfor det nye instituttet. Et sentralt spørsmål blir om en reorganisering kan gjennomføres bare ved å flytte oppgaver, eller om det også er nødvendig å flytte administrativt personell. Det må tas stilling til 1) hva som må være på plass fra etableringsdato, og 2) hva som er en ønsket administrativ organisering på lengre sikt (etter samlokalisering). Fokus må være på punkt 1. Det er ønskelig at komiteen er i dialog med alle instituttene, og trekker inn ressurspersoner i undergrupper i kartleggingen av de ulike funksjonene og oppgavene som må ivaretas (f.eks. en studie-, en personalog en økonomigruppe). Komiteen kan gjerne legge fram ulike modeller for organisering.

20 1) Innledning: Gunnar Bratbakk: Litt om status for prosessen 2) Presentasjon av deltakerne i komiteen Kristine Breivik (leder), fakultetssekretariatet Astrid Breivik, fakultetssekretariatet Kari Eeg, Botanisk institutt Eva Toppe Jensen, Institutt for fiskeri- og marinbiologi Annike Lygren, Zoologisk institutt Line Rye, Personal- og økonomiavdelingen Wenche Skjoldal Andersen, Institutt for mikrobiologi Ingrid Solhøy, fakultetssekretariatet/zoologisk institutt Kristin Bakken vil fungere som sekretær for gruppen. 3) Fristen 20.november Styringsgruppen har gitt oss en svært kort frist for å levere innstilling, hvilket innebærer at alle deltakere i komiteen må være innstilt på å bruke relativt mye tid på dette arbeidet i ukene som kommer. At vi skal kunne levere innstilling som omfatter alle sider som nevnt i mandatet er imidlertid ikke realistisk. Fokus må derfor i denne omgang skje på hva som må/bør være på plass fra Vi bør også til 20.november legge frem en tidsplan for vårt videre arbeid. Det bør diskuteres om hvorvidt det i det hele tatt er realistisk å levere forslag innen 20.november. 4) Om mandatet Vi er blitt bedt om å komme med forslag til hvordan det nye instituttet skal organiseres for å sikre høy kvalitet på de administrative funksjoner. Det er gitt en liste over hvilke administrative funksjoner som skal behandles. Det er imidlertid opptil oss om vi anser listen for å være uttømmende. Dette vil vi komme tilbake til vedrørende undergruppenes mandat. Forslaget vårt skal være todelt 1) Hva som må på plass fra ) Hvordan den nye administrasjonen bør se ut når instituttet er samlokalisert. Vi er gitt anledning til å legge frem ulike forslag til organisering. 5) Om hva som må få fokus nå Vi må i denne omgang altså sette fokus på punkt 1. Arbeidet foreslås innledet ved at undergrupper oppnevnes. Disse skal a) kartlegge hvilke oppgaver som utføres på instituttene i dag b) vurdere hvilke oppgaver som må videreføres på det nye instituttet c) undergruppene må dessuten bes om å komme med sine vurderinger av hvordan oppgavene kan løses best mulig innenfor en ny stor administrasjon d) gruppene må bes spesielt om å vurdere hvilke oppgaver som må ligge igjen på avdelingene, og hvilke som med fordel kan samkjøres/samlokaliseres. Personal- og økonomigruppene må dessuten se spesielt på spørsmålene knyttet til eksternt-finansierte virksomheten. 6) Om å høre instituttene Styringsgruppen nevner i mandatet at det er svært viktig at instituttene høres i prosessen. Å få lagt inn tid til en høringsrunde før 20. november synes helt umulig, og det foreslås derfor at dette blir løst ved at alle fast administrativt ansatte blir trukket inn i undergruppene. Side 20 av 49

21 Under diskusjonen om undergruppenes sammensetning bør det dessuten vurderes om noen av dagens styrere bør forespørres om å delta. Styringsgruppen bør eventuelt bes om å vurdere å gjennomføre høringsrunde når gruppen har vedtatt hvilken (midlertidig) organisering den går inn for. 7) Om forholdet til styringsgruppen, den tilsatte lederen og fremtidig kontorsjef Styringsgruppen skal vedta modell, den administrative komiteen fungere som forslagsstiller ovenfor dem. Leder vil i styringsgruppemøte på mandag informere om resultatene fra dagens møte Den nytilsatte lederen må trekkes inn, og gis anledning til å uttale seg før forslag sendes styringsgruppen. Kontorsjefstillingen blir i nærmeste fremtid lyst ut. Kontorsjefen må så snart hun/han er på plass bringes inn i arbeidet med den administrative organiseringen. 8) Om funksjon vs. person (jfr. organisasjonene) I styringsgruppen har det vært hevdet fra organisasjonenes side at det i forbindelse med omorganiseringen er svært viktig at man tenker funksjoner som bør dekkes, fristilt fra hvilke personer som i dag sitter i de administrative stillingene. I denne første fase er det imidlertid ikke snakk om full omorganisering, heller om organisering av de eksisterende ressurser innenfor rammen av det store nye instituttet. Det er derfor viktig at personene som sitter i faste stillinger er med i prosessen og blir hørt i forbindelse med prosessen for å finne den optimale organisering. I neste fase, hvor det skal lages forslag til hvordan en ny administrasjon ved et samlokalisert storinstitutt, vil en mer radikal omorganisering være en tenkelig løsning. I denne fasen vil funksjonstenkning bli svært viktig. Fakultetsdirektøren har ved flere anledninger uttalt at det i forbindelse med opprettelsen av storinstituttet ikke vil være aktuelt med oppsigelser. Dette vil være en viktig premiss i det videre arbeidet. 9) Oversikt over det administrative personalet pr (oversikten inkluderer vikarer) Navn Tittel Institutt Oppgaver Stillingsbrøk Fast/ Kari Eeg Førstekonsulent Botanisk Økonomi/Personal Daglig administrasjon Anne Birgit Ruud Hage Midlertidig 100 % Fast Førstesekretær Botanisk Ekspedisjon/Studie 80 % Fast Elin Holm Førstesekretær IFM Bibliotek 100 % Fast Eva Toppe Jensen Førstekonsulent IFM Økonomi 100 % Fast Karen Margrethe Kleiven Førstekonsulent IFM Personal Daglig 100 % Fast administrasjon Tommy Strand Førstekonsulent IFM Studie 100 % Fast Ingrid Toft Konsulent IFM Ekspedisjon 100 % Vikar til Berit Øglend Konsulent IFM Prosjekt NORAD 80 % Prosjektmidle r Reidun Juvik Førstefullmektig IFM Ekspedisjon/økonom i Wenche Skjoldal Førstekonsulent IMB Personal/økonomi Andersen Daglig 100% Prosjektmidle r 100 % Fast administrasjon Borghild Hagesæter Sekretær IMB Ekspedisjon/studie 80 % Fast Anne Marie Berge Førstefullmektig Zoologisk Ekspedisjon 50 % Fast Side 21 av 49

22 Anne Dall-Larsen Førstekonsulent Zoologisk Studie-vikar 100 % Vikar Ingrid Solhøy Førstekonsulent Zoologisk Studie 100 % Fast Eva Beate Hårklau Konsulent Zoologisk Økonomi 100 % Fast Vegard A. Larsen Førstekonsulent Zoologisk Personal/økonomi 100 % Vikar Daglig administrasjon Anniken Lygren Førstesekretær Zoologisk Ekspedisjon 80 % Fast Cathrine Strøm Førstekonsulent Zoologisk Studieprogram i biologi I tillegg kommer kontorsjefstillingen som skal utlyses. 100 % Midlertidig ) Gjennomgang av oppgavene-områdene skissert i mandatet Ordet fritt. (Dog spesielt om HMS-komite) 11) Tidsplan mot 20.november Forslag til videre tidsplan (punkt 2) fremlegges senere. 1.møte Planer fremover Brainstorming Hva må være på plass pr Oppnevning av undergrupper og vedtak om mandat for dem Uke 44 og 45 Undergruppene arbeider Leverer sine innspill innen tirsdag Sendes ut til hovedkomiteen samme dag. 2.møte torsdag møte onsdag Levere innspillet til styringsgruppen ad. Punkt 1, samt plan for arbeidet med punkt 2. 12) Undergruppene Følgende undergrupper foreslås: Gruppe for studie- og ekspedisjonssaker Leder: Ingrid Solhøy (forslag) Medlemmer: Tommy Strand Elin Holm Anne Marie Berge Anniken Lygren Borghild Hagesæther Anne Birgit Ruud Hage Cathrine Strøm Mandat: Gruppen skal utrede hvilke oppgaver som i dag ligger under området studie-og ekspedisjonssaker, og komme med forslag til hvordan disse kan løses på best mulig måte innenfor rammene av en ny stor fellesadministrasjon. Side 22 av 49

23 Forholdet til studentekspedisjonen i Realfagbygget må vurderes spesielt, og det samme må felles og lokale behov for servicefunksjoner. Gruppen kan om ønskelig deles i to undergrupper. Gruppen bør vurdere om det er synes å være behov for omplassering (fysisk lokalisering) av stillinger. Gruppe for personal Leder:? Medlemmer: Karen Margrethe Kleiven Wenche Skjoldal Andersen Astrid Breivik Mandat: Gruppen skal utrede hvilke personaloppgaver som i dag løses på instituttnivå, og komme til forslag til hvordan disse kan løses på en best mulig måte kan løses innenfor rammene av en ny stor fellesadministrasjon. Spørsmål angående arbeidsdeling fakultet/institutt kan behandles. Gruppen bør vurdere om det er synes å være behov for omplassering (fysisk lokalisering) av stillinger. Gruppen må også behandle personalspørsmål knyttet til den ekstern-finansierte virksomheten. Gruppe for økonomi Leder: Eva Toppe Jensen (forslag) Medlemmer: Kari Eeg Eva Hårklau Kristine Breivik Mandat: Gruppen skal utrede hvilke oppgaver innenfor området økonomi som i dag løses på instituttnivå, og komme med forslag til hvordan disse kan løses på best mulig måte innenfor rammene av en ny stor fellesadministrasjon. En må se spesielt på kravene de utvidete fullmaktene som blir tildelt instituttleder stiller til god økonomistyring. Gruppen bør vurdere om det er synes å være behov for omplassering (fysisk lokalisering) av stillinger. Gruppen må også behandle personalspørsmål knyttet til den ekstern-finansierte virksomheten. Note: Det må for alle undergrupper vurderes om noen av dagens styrere bør trekkes inn i arbeidet. Alternativt som samtalepartnere. 13) Informasjon til undergruppene Det foreslår at leder i undergruppene sender ut infomail med møteinnkalling fredag Dette dokumentet kan brukes som vedlegg, med de korreksjoner som ble gjort på dagens møte. 14) Eventuelt Andre saker det er behov for å ta opp. Bergen Kristine Breivik Side 23 av 49

24 Innstilling fra undergruppe personal KOMITEEN FOR ADMINISTRATIVE FUNKSJONER DET NYE BIOLOGISKE INSTITUTT INNSTILLING FRA UNDERGRUPPE PERSONAL Undergruppe Personal er en av totalt tre undergrupper som har jobbet med innstillinger til administrative løsninger for det nye biologiske institutt ved Det matematisknaturvitenskapelige fakultet. Gruppen har bestått av: Leder: Karen Margrete Kleiven, Institutt for fiskeri- og marinbiologi Medlemmer: Wenche Skjoldal Andersen, Institutt for mikrobiologi Astrid Breivik, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet, sekretariatet Vegard Ankarstrand Larsen, Zoologisk institutt Gruppen for personal var gitt følgende mandat: Gruppen skal utrede hvilke personaloppgaver som i dag løses på instituttnivå, og komme med forslag til hvordan disse på en best mulig måte kan løses innenfor rammene av en ny stor fellesadministrasjon. Spørsmål angående arbeidsdeling fakultet/institutt kan behandles. Gruppen bes spesielt om å se på integrerende tiltak som vil kunne hjelpe prosessen mot å begynne å fungere som ett institutt. Side 24 av 49

25 Gruppen bør vurdere om det synes å være behov for omplassering (fysisk lokalisering) av stillinger. Gruppen må også behandle personalspørsmål knyttet til den eksterntfinansierte virksomheten. Ut fra det spesifikke mandatet har gruppen forholdt seg veiledende til det overordnete mandat gitt til Komiteen for administrative funksjoner. Gruppen vil imidlertid komme med følgende kommentar: Gruppen ser at viktige funksjoner mangler når man i det overordnete mandatet lister opp administrative gjøremål. Her er ikke tatt med den daglige instituttadministrasjon som innebærer en meget viktig funksjon, som gjennomgang og fordeling av offisiell post og tilhørende saksbehandling. Når det gjelder arbeidsdeling mellom fakultet og institutt er det allerede delegert flere personaloppgaver fra fakultetet til instituttene. Videre delegering anser vi å være del av en større prosess siden tilsettingsprosedyrer og annen personalforvaltning er regulert av lover, forskrifter og interne reglement. Gruppen har fokusert på de administrative funksjoner som ligger til instituttvirksomheten i dag, uten å relatere arbeidsoppgaver til personer. Gruppens konklusjoner Ved kartleggingen av de arbeidsoppgaver som tilligger personalforvaltningen på instituttnivå, har gruppen kommet til at det er mange forhold som taler for at de sentrale funksjonene personal og økonomi må sikres gode samarbeidsvilkår og derfor samlokaliseres så tidlig som mulig i et nytt institutt. Siden disponering av personalressursene er et meget viktig styringsredskap for den nye instituttlederen, bør hovedtyngden av personalforvaltningen, etter gruppens mening, utføres der instituttlederen er lokalisert. Dette innebærer at det så snart som mulig må opprettes en fellesadministrasjon med én postadresse, der ovennevnte funksjoner blir ivaretatt. Oppbyggingen av en felles administrasjon må skje som en naturlig overgang fra dagens eksisterende struktur til den endelige. En brå saldering av eksisterende instituttadministrasjoner før nye rutiner er klare, vil i en overgangsfase føre til mye komplikasjoner. Gruppen ser derfor behov for at det snarest utarbeides en stram tidsplan for overføring av rutiner. Gruppen finner det vanskelig så tidlig i prosessen å skissere antall årsverk som vil medgå til daglig personalforvaltning. En faktor som vil påvirke dette vil være arbeidsdeling mellom kontorsjef og øvrige saksbehandlere. Når det gjelder integrerende tiltak som vil kunne hjelpe prosessen mot å fungere som ett institutt, vil det være viktig at de administrativt tilsatte møtes i lunsjmøter og evt. seminarer for å utveksle erfaring og bygge fellesskapsfølelse. Side 25 av 49

26 Dissens: Wenche S. Andersen finner det problematisk at ikke instituttet kan fungere som fire selvstendige avdelinger inntil samlokalisering skjer. Siden en slik organisasjonsmodell ikke lar seg gjennomføre, slutter hun seg til gruppens konklusjon. Side 26 av 49

27 Nedenfor følger en oversikt over de personaloppgaver som i dag løses på instituttnivå Under noen av punktene har gruppen lagt inn utfyllende kommentarer. Personaloversikt Det er viktig til en hver tid å ha oversikt over alle tilsatte på instituttet, både internt og eksternt lønnet personale. En slik oversikt (opparbeidelse og vedlikehold av personaldatabase og personalarkiv) er et sentralt arbeidsredskap både i den daglig personalforvaltning og i økonomiske og beredskapsmessige sammenhenger. Gruppen er kjent med at det sentralt arbeides med innføring av et nytt lønns- og personalsystem. Det er ønskelig at det der blir lagt inn moduler som instituttene kan nytte, slik at man slipper å ha egne personaldatabaser. Tilsettingsprosedyrer - intern og ekstern Tilsetting er en sentral og ressurskrevende aktivitet. Det dreier seg om alle typer stillinger, alle med sin spesielle prosess. Her skilles mellom: internt finansierte vitenskapelige internt finansierte teknisk/administrative eksternt finansierte vitenskapelige eksternt finansierte teknisk/administrative I tilsettingsprosedyren forholder vi oss til tre instanser: Fakultetet, UNIFOB og Seksjon for prosjektadministrasjon (SPA) ved Personal- og økonomiavdelingen. Gruppen har i sin konklusjon påpekt viktigheten av et nært og godt samarbeid mellom økonomi og personal for at instituttledelsen til en hver tid skal ha oversikt over instituttets personalressurser med tilhørende lønnsforpliktelser. Dette understrekes ytterligere med omfanget av tilsettinger i eksterntfinansiert virksomhet. I ethvert engasjement, korttids- eller etter utlysning, må det kvalitetssikres at engasjementet står i forhold til prosjektets økonomi. Videre må saksbehandlere sikre at engasjementet opphører samtidig med prosjektavslutning. Når det gjelder korttidsengasjementer kan dette ha et visst omfang og være arbeidskrevende. Beslutningsstøtte Saksforberedelse for instituttleder i henhold til gjeldende lover, forskrifter, retningslinjer og interne reglementer. Ved nytilsettinger Delta i mottak av nytilsatte, med opplysning om arbeidsforhold, arbeidstid, ferie osv. For utenlandske tilsatte kommer tilleggsrutiner som søknad om skattekort m.m. Se til at praktiske ting som nøkler, adgang til spesielle fasiliteter, ID-kort, posthylle og andre praktiske ting blir ordnet. Inntil samlokalisering finner sted, er dette funksjoner som må ivaretas i det enkelte hus. Side 27 av 49

28 Orakelfunksjon/Informasjon Ansvar for å følge opp spørsmål fra de ansatte som angår personalforvaltning. Eksempelvis henvendelser omkring lønn, ferie, rettigheter og plikter, sykefravær og mye mer. Formidling av informasjon til alle, enkeltpersoner eller grupper. Ferie- og feriespørsmål, rettighetspermisjoner og andre permisjoner både for internt og eksternt tilsatte. Registrering av sykefravær, herunder oppfølging av langstidssykemeldte. Helse, miljø og sikkerhet HMS-arbeidet er et sentral og viktig ansvarsområde. I arbeidet ligger: Gjennomføre vernerunde med oppfølgende tiltak Rapport over uført arbeid i henhold til handlingsplan Utarbeide handlingsplan Dokumentere all HMS-aktivitet ha oversikt over ansvarsfordeling Medarbeidersamtaler Seniorsamtaler Konflikthåndtering (forebygging av konflikter og ivaretaking av det psykososiale miljøet) Sosiale tiltak (store dager i de tilsattes liv, også avgang ved pensjon, jfr. UiB s regler). Andre tilstelninger (julelunsj). Når det gjelder andre lokale markeringer mener gruppen at alle i miljøet har et sosialt ansvar (forskergruppene). Karriereplanlegging Herunder instituttets forarbeid til lokale lønnsforhandlinger sentralt på UiB Begrunne de krav instituttet vil fremme ut fra instituttets strategi/behov og den enkeltes innsats og utvikling Prioritere kravene Vitenskapelig personale har egen karrierevei (professoropprykk) Etter- og videreutdanning T/A personalet Kunngjøre søknadsrunder fra fakultetet Oppfordre de ansatte til å søke, begrunne søknader og prioritere disse Andre søknader om kursdeltagelse som er i samsvar med instituttets strategi og behov Spre informasjon om kurs som er obligatoriske f.eks. sikkerhetskurs, brannvern o.a. Side 28 av 49