FORVALTNINGSREVISJON. Offentlige anskaffelser. Dyrøy kommune

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Offentlige anskaffelser Dyrøy kommune Rapport 2017

2 2

3 Forord På grunnlag av bestilling fra kontrollutvalget i Dyrøy kommune har KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i kommunen. Kontrollutvalgets plikt til å påse at forvaltningsrevisjon gjennomføres, følger av lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 4. Ifølge forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. (revisjonsforskriften) 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Før igangsetting av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisjonen vurdert egen uavhengighet overfor Dyrøy kommune, jf. kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6. Vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Prosjektet hadde oppstart medio september 2016, men etter anmodning fra administrasjonen i kommunen vedtok kontrollutvalget i møte å sette prosjektet på vent frem til mars Arbeidet i prosjektet ble så gjenopptatt i mars KomRev NORD takker de involverte for samarbeidet i forbindelse med gjennomføring av prosjektet. Tromsø, Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Carina Fyhn Hansen Prosjektleder, forvaltningsrevisor Tone Steffensen Ansvarlig for kvalitetssikring, forvaltningsrevisor Hulda Strokkenes Regnskapsrevisor 3

4

5 Innholdsfortegnelse 0 SAMMENDRAG INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING INTERNE RUTINER FOR ANSKAFFELSER Rutiner for overholdelse av anskaffelsesregelverket Håndtering av eventuelle brudd på anskaffelsesregelverket Miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGELVERKET Anskaffelser Brøyting og sandstrøing Taktekke på Dyrøy omsorgssenter og utleieboliger Renovering av garderober på Elvetun skole Overføringsledning Bjørkebakken-Evertmoen (Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3, del I) Overføringsledning til Dyrøya (Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3 del II) Prosjekteringstjenester Vedlikehold, byggetjenester og nybygg kommunale veier Biler til hjemmetjenesten Konsulenttjenester Konklusjon ATTESTASJON OG ANVISNING Formalkrav og beskrivelse av leveranse Attestasjon og anvisning Andre funn Konklusjon HØRING ANBEFALINGER REFERANSER... 38

6

7 0 SAMMENDRAG KomRev NORD har etter bestilling fra kontrollutvalget i Dyrøy kommune gjort forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser. Forvaltningsrevisjonen tar utgangspunkt i følgende problemstillinger: 1. Har kommunen oppdaterte rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser? 2. Har kommunen rutiner for håndtering av brudd på bestemmelser om offentlige anskaffelser? 3. Dersom kommunen selv har konstatert overtredelser av regelverket; er disse håndtert i samsvar med kommunens eventuelle rutiner for håndtering, jf. problemstilling 2? 4. Har kommunen rutiner for å hensynta miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet? 5. Har kommunen overholdt bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt de siste to årene (2014 og 2015)? 6. Er kommunens økonomireglement fulgt med hensyn til attestasjon og anvisning av innkomne fakturaer for anskaffelsene nevnt under problemstilling 5? Under problemstillingene 1 til og med 4 har revisor gjort følgende funn: Dyrøy kommune har ikke eget innkjøpsreglement. Kommunens nye økonomireglement (vedtatt ) inneholder ingen bestemmelser om innkjøp, og kommunen har per i dag ikke andre skriftliggjorte rutiner for innkjøp. Enhetsleder for teknisk etat opplyser at de ved ett tilfelle selv har konstatert at de har brutt reglene for offentlige anskaffelser, men at kommunen utover dette har fulgt anskaffelsesregelverket. Dyrøy kommune har heller ikke særskilte rutiner for håndtering av brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser. Når det gjelder miljøspørsmål, opplyser enhetsleder for teknisk etat at miljø alltid hensyntas i innkjøpssammenheng blant annet fordi det følger av krav i plan- og bygningsloven. Kommunen har imidlertid ikke særskilte skriftliggjorte rutiner for å hensynta miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet. For problemstillingene 5 og 6 har vi vurdert kommunens praksis opp mot henholdsvis krav som følger av anskaffelsesregelverket og kommunens eget økonomireglement som gjaldt på det aktuelle tidspunktet. Revisor har undersøkt ni anskaffelser gjennomført i 2014 og 2015 og konkluderer på problemstilling 5 med at for fem av de undersøkte anskaffelsene har Dyrøy kommune overholdt eller i hovedsak overholdt kravene revisor har utledet fra bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser, mens kravene ikke er overholdt for fire av de undersøkte anskaffelsene. Konklusjonen bygger på følgende oppsummerte funn og vurderinger: De fem undersøkte anskaffelsene som vi vurderer å være gjennomført i samsvar med, eller i hovedsak i samsvar med krav utledet fra anskaffelsesregelverket, er følgende: - Kjøp av brøytetjenester i 2014 (rammeavtale for perioden ) - Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for legging av nytt taktekke på Dyrøy omsorgssenter (2014) - Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3, del I: Overføringsledning Bjørkebakken-Evertmoen (2014) - Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3, del II: Overføringsledning til Dyrøya (2015) 7

8 - Kjøp av biler til hjemmetjenesten (2014) Følgende fire undersøkte anskaffelser ble etter revisors vurdering ikke gjennomført i samsvar med anskaffelsesregelverket: - Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for renovering av garderober ved Elvetun skole (2014) - Kjøp av prosjekteringstjenester til Dyrøy nye vannverk (2014 og 2015) - Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for asfaltering av kommunale veier (2015) - Kjøp av konsulenttjenester fra Norsk Gründerutvikling AS (2015) Tre av de fire anskaffelsene vi fant å ikke være i samsvar med regelverket, oversteg nasjonal terskelverdi på kr To av disse tre var ikke kunngjort i Doffin 2, slik regelverket krever. En anskaffelse hvor oppdragsgiver i strid med reglene i forskriften ikke har kunngjort konkurranse, utgjør ifølge forskrift om offentlige anskaffelser 4-1 bokstav q en ulovlig direkte anskaffelse. Én av anskaffelsene som ikke var kunngjort, gjaldt konsulent- og prosjekteringstjenester til Dyrøy nye vannverk. Kommunen kjøpte disse tjenestene fra SWECO i 2014 og 2015 uten å gjennomføre noen form for konkurranse. Kommunen opplyser at de i 2011 henvendte seg til flere firmaer med forespørsel om å utarbeide forprosjektrapport samt søknad til Mattilsynet i forbindelse med at det var behov for nytt vannverk i kommunen, og at SWECO som eneste tilbyder ble tildelt oppdraget. Kommunen la konkurransen fra 2011 til grunn for kjøp av prosjekteringstjenester fra SWECO i 2014 og Etter revisors vurdering kan konkurranse om et klart avgrenset prosjekt i 2011 ikke ligge til grunn for fortsatte kjøp fra samme leverandør i 2014 og Heller ikke bygge- og anleggsarbeid i forbindelse med renovering på Elvetun skole ble kunngjort i Doffin, til tross for at kommunen på forhånd anslo anskaffelsesverdien til over nasjonal terskelverdi. Anskaffelsen kostet kommunen nær kroner. Anskaffelsen av asfaltering av kommunale veier ble kunngjort i Doffin, og i kunngjøringen opplyste kommunen at forarbeid for anskaffelsen var utført av en lokal leverandør. Kommunen hadde i 2008 innhentet enhetspriser fra tre lokale leverandører/maskinentreprenører, med det formål at disse kunne tildeles mindre oppdrag direkte, basert på de tilbudte enhetsprisene. Enhetsleder ved teknisk etat har opplyst at kommunen fortsatt baserer seg på prisinnhentingen fra når de tildeler oppdrag av mindre verdi der det er behov for maskinentreprenører. Etter revisors vurdering kan innhenting av enhetspriser, uten forutgående kunngjøring og uten inngåelse av kontrakt/rammeavtale, ikke forstås som at kommunen har gjennomført konkurranse om kjøp fra disse leverandørene. Når det gjelder hovedoppdraget i den samme anskaffelsen, ble utbetalt beløp til valgt leverandør betydelig høyere enn tilbudet som leverandøren hadde levert. Kunngjøringa for denne anskaffelsen inneholdt opplysning om at oppdraget kunne bli «noe utvidet», uten at det ble redegjort nærmere for hva en eventuell utvidelse konkret ville bestå av. Etter revisors vurdering er en utvidelse av oppdraget uten tydelig informasjon i kunngjøring/konkurransegrunnlag om hva en eventuell utvidelse ville bestå av, ikke i tråd med regelverkets grunnleggende prinsipp om forutberegnelighet. Samlet utbetaling for konsulenttjenester fra Norsk Gründerutvikling AS var under nasjonal terskelverdi. Regelverket stiller få eksplisitte prosedyrekrav til kjøp under nasjonal terskelverdi, men grunnleggende krav om konkurranse gjelder, og det skal føres protokoll for alle kjøp med verdi 1 I nytt regelverk for offentlige anskaffelser som trådte i kraft , er nasjonal terskelverdi hevet til kr 1,1 mill. Det gjøres også endringer på flere andre punkter i regelverket. Det nye regelverket har ikke betydning for revisors vurderinger i denne forvaltningsrevisjonen. 2 Nasjonal database for offentlige innkjøp 3 Enhetsleder opplyser at de innhentede enhetsprisene siden har vært indeksregulert. 8

9 over kr Kommunens kjøp fra Norsk Gründerutvikling ble gjort som en direkte anskaffelse uten noen form for konkurranse, og det ble ikke ført protokoll. Regelverkets grunnleggende krav om konkurranse og etterprøvbarhet er dermed ikke etterlevd, etter revisors vurdering. For problemstilling 6, som gjelder attestasjon og anvisning, har revisor konkludert med at Dyrøy kommune bare delvis har fulgt eget økonomireglement når det gjelder attestasjon og anvisning av de undersøkte fakturaer fra anskaffelsene nevnt under problemstilling 5. Konklusjonen bygger på følgende oppsummerte funn og vurderinger: Revisor undersøkte totalt tjueseks fakturaer fra leverandører i de anskaffelsene/prosjektene som inngår i utvalget under problemstilling 5. Vi fant at formalkravene om hvilke opplysninger fakturaene skulle inneholde, i stor grad var oppfylt. Videre fant vi at samtlige fakturaer var attestert og anvist av to forskjellige personer. De fem undersøkte fakturaene som var ført i driftsregnskapet var anvist av ansatt som hadde anvisningsmyndighet. For nitten av de tjueen fakturaene som var ført i investeringsregnskapet, fant vi at kommunen ikke kunne dokumentere at økonomireglementet var fulgt med hensyn til at anviser skulle ha særskilt anvisningsfullmakt fra rådmannen. Som følge av revisors funn, vurderinger og konklusjoner anbefaler vi Dyrøy kommune å iverksette tiltak for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges i alle anskaffelser attestasjoner og anvisninger gjøres i samsvar med det til enhver tid gjeldende reglement 9

10 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Dyrøy kommune gjorde i møte sak 6/16 vedtak om å be kommunestyret godkjenne bestilling av forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser basert på Hålogaland revisjon sitt utkast til prosjektskisse. Saken ble sendt til kommunestyret for behandling ettersom overordnet analyse for forvaltningsrevisjon for perioden ennå ikke var utarbeidet. Kommunestyret i Dyrøy behandlet saken i møte og vedtok å gi kontrollutvalget myndighet til å iverksette forvaltningsrevisjonsprosjektet. KomRev NORD fikk klarsignal for å sette i gang prosjektet Datainnsamling ble påbegynt høsten 2016, men i oktober anmodet økonomisjef i Dyrøy kommune - revisjonens kontaktperson - om å utsette forvaltningsrevisjonen til mars 2017 på grunn av stort arbeidspress. Kontrollutvalget vedtok å etterkomme ønsket om utsettelse, og satte prosjektet i bero frem til mars Kontrollutvalgets formål med forvaltningsrevisjonen er å undersøke om tiltak som er iverksatt fra kommunens side for å overholde reglene om offentlige anskaffelser, er hensiktsmessige for å bidra til at brudd på regelverket ikke forekommer. Videre er det et formål å undersøke om konkrete anskaffelser som kommunen har foretatt i 2014 og 2015, er i overensstemmelse med regelverket. I den grad det avdekkes brudd på regelverket, ønsker kontrollutvalget belyst hvordan dette er håndtert. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger Følgende problemstillinger er formulert for prosjektet: 1. Har kommunen oppdaterte rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser? 2. Har kommunen rutiner for håndtering av brudd på bestemmelser om offentlige anskaffelser? 3. Dersom kommunen selv har konstatert overtredelser av regelverket; er disse håndtert i samsvar med kommunens eventuelle rutiner for håndtering, jf. problemstilling 2? 4. Har kommunen rutiner for å hensynta miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet? 5. Har kommunen overholdt bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt de siste to årene (2014 og 2015)? 6. Er kommunens økonomireglement fulgt med hensyn til attestasjon og anvisning av innkomne fakturaer for anskaffelsene nevnt under problemstilling 5? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder kommunens praksis på det reviderte området blir vurdert i forhold til. Problemstillingene 1, 2, 3 og 4 er deskriptivt formulert som vil si at vi besvarer dem som beskrivelser av fakta. For deskriptive problemstillinger er det ikke relevant å utlede revisjonskriterier, og det følger av gjeldende revisjonsstandard at revisor ikke kan gjøre vurderinger uten revisjonskriterier. Denne delen av prosjektet vil dermed bli gjennomført som en kartlegging og beskrivelse av innsamlede data uten at revisor gjør vurderinger av datamaterialet opp mot revisjonskriterier. For å besvare problemstillingene 5 og 6 utleder vi revisjonskriterier henholdsvis fra lov og forskrift om 10

11 offentlige anskaffelser og fra Dyrøy kommunens økonomireglement som gjaldt i perioden 2011 til høsten Revisjonskriterier for problemstilling 5 overholdelse av regelverk for offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder når Dyrøy kommune skal kjøpe varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider. Anskaffelsesregelverket skal bidra til at det offentlige velger sine leverandører på en måte som sikrer mest mulig effektiv ressursbruk, samtidig som leverandørene likebehandles. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Nytt regelverk for offentlige anskaffelser trådte i kraft Det nye regelverket gjelder ikke for anskaffelsene som inngår i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, og vi redegjør derfor ikke nærmere for endringene som følger av det. I det følgende utleder vi revisjonskriterier fra regelverket som gjaldt på det tidspunkt anskaffelsene ble gjort; lov om offentlige anskaffelser (LOA) 6 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 7. De detaljerte bestemmelsene for hvordan offentlige oppdragsgivere skal gjøre innkjøp, følger av forskrift om offentlige anskaffelser. Forskriften er delt inn i ulike deler, og anskaffelsens art og verdi avgjør hvilken del av forskriften som gjelder for den enkelte anskaffelse, jf. FOA 2-1, jf Tabell 1: Regelverk som gjelder for kommuners/fylkeskommuners kjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider. Terskelverdiene som oppgis i tabellen, gjaldt frem til , dvs. at de (med enkelte justeringer 8 ) gjaldt da Dyrøy kommune gjorde anskaffelsene som inngår i revisors undersøkelse. Anskaffelsens verdi ekskl. mva. Regelverk Krav om kunngjøring av konkurranse Under kr Unntatt regelverket fra og Under nasjonal terskelverdi (kr ) med LOA og FOA del I Ikke krav om kunngjøring Kr EØS-terskelverdi for vare- og tjenestekontrakter 9 (kr 1,75 mill.) Kr EØS-terskelverdi for bygge- og anleggskontrakter (kr 44 mill.) Over EØS- terskelverdi for vare- og tjenestekontrakter (kr 1,75 mill.) Over EØS-terskelverdi for bygge- og anleggskontrakter (kr 44 mill.) LOA og FOA del I og del II LOA og FOA del I og del III Konkurranse kunngjøres i Doffin (nasjonal database for offentlige innkjøp) Konkurranse kunngjøres i Doffin og TED (EUs database for offentlige innkjøp) 4 Dyrøy kommune vedtok høsten 2016 nytt økonomireglement. For anskaffelsene som undersøkes i dette prosjektet, legger vi til grunn reglementet som var gjeldende da anskaffelsene ble gjort, altså reglementet som ble vedtatt i En sentral endring er at den nasjonale terskelverdien har økt fra kr til kr 1,1 million. I tillegg til endrede terskelverdier gjøres det endringer på flere andre punkter i regelverket. 6 Lov om offentlige anskaffelser 7 Forskrift om offentlige anskaffelser 8 EØS-terskelverdi blir justert med jevne mellomrom. I undersøkelsene våre legger vi til grunn terskelverdiene som gjaldt på det tidspunkt den enkelte anskaffelse ble gjort. Nasjonal terskelverdi har gjennom hele perioden (og frem til ) vært kr Forskriften skiller mellom såkalte prioritert og uprioriterte tjenestekontrakter. Vi behandler ikke dette nærmere. 11

12 Forskriftens system innebærer at oppdragsgiver må beregne anskaffelsens verdi, jf. FOA 2-3. Anskaffelsens anslåtte verdi beregnes på grunnlag av oppdragsgivers anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale, ekskl. mva. for kontraktene som utgjør anskaffelsen. 10 Beregningen skal være holdbar på kunngjøringstidspunktet, eller for anskaffelser som ikke krever kunngjøring, på det tidspunktet oppdragsgiver etter en forsvarlig vurdering av markedet begynner å innhente tilbud. 11 Valg av metode for beregning av anskaffelsens anslåtte verdi skal ikke foretas i den hensikt å unngå at bestemmelser i forskriften kommer til anvendelse. 12 Regler som gjelder for anskaffelser som skal følge forskriften del I Det foreligger få eksplisitte krav til hvordan oppdragsgiver skal foreta en anskaffelse dersom kun del I av forskriften gjelder. Det er blant annet ikke krav om kunngjøring. Oppdragsgiver har derfor betydelig fleksibilitet med hensyn til hvordan konkurransen kan gjennomføres, men må blant annet sørge for å overholde de grunnleggende kravene til konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Oppdragsgiver plikter å sørge for at anskaffelsen så langt som mulig baseres på konkurranse, jf. lovens 5 (2) og forskriftens 3-1 (1). Kravet innebærer at oppdragsgiver må gjøre anskaffelsen kjent for et rimelig antall leverandører. Hvor mange leverandører oppdragsgiver må henvende seg til, er avhengig av kontraktens verdi og omfang. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har uttalt at oppdragsgiver som hovedregel bør kontakte minst tre leverandører, men at dette ikke kan gjelde absolutt, jf. KOFA 2009/6. Oppdragsgiver kan også bruke en forenklet frivillig kunngjøring i Doffin. Konkurranse skal gjennomføres «så langt som mulig», som vil si at det gjelder et forholdsmessighetsprinsipp. Oppdragsgiver skal ikke legge ned mer arbeid i anskaffelsen enn det anskaffelsens art, omfang, kompleksitet og verdi tilsier. Forutberegnelighetsprinsippet, jf. LOA 5 og FOA 3-1(4) innebærer for «del I-anskaffelser» at når oppdragsgiver har angitt hvordan anskaffelsen skal gjennomføres, må han følge dette. Oppdragsgiver må gi informasjon til leverandørene om hva som skal anskaffes og hvilke kriterier som ligger til grunn for valget av leverandør og hvordan konkurransen skal gjennomføres. Oppdragsgiver plikter også å likebehandle leverandører, jf. lovens 5 og forskriften 3-1 (2) og (4) som vil si at oppdragsgiver ikke må diskriminere på grunnlag av nasjonalitet eller drive usaklig forskjellsbehandling. Alle potensielle leverandører skal gis samme muligheter. Oppdragsgivers anskaffelser skal være etterprøvbare, jf. lovens 5 og forskriften 3-1 (7). Oppdragsgiver må sørge for at viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen begrunnes og dokumenteres. For anskaffelser med verdi over kr ekskl. mva. plikter oppdragsgiver å føre anskaffelsesprotokoll, og forskriften inneholder krav til minimumsinnhold, jf. FOA 3-2. De ovennevnte grunnleggende prinsippene gjelder også for anskaffelser som skal følge forskriftens del II og del III. Disse to delene av forskriften inneholder detaljerte bestemmelser for gjennomføring av konkurranser. Bestemmelsene skal sørge for ivaretakelse av de grunnleggende prinsippene, og prinsippene får også betydning ved tolkningen av forskriftens enkeltbestemmelser. 10 Jf. FOA 2-3(1) 11 Jf. FOA 2-3(2) 12 Jf. FOA 2-3(4) 12

13 Regler som gjelder for anskaffelser som skal følge forskriften del II og del III Del II gjelder for anskaffelser med verdi over nasjonal terskelverdi på kr og som er under EØS-terskelverdi. EØS-terskelverdi er kr 1,75 millioner for vare- og tjenestekontrakter og kr 44 millioner for bygge- og anleggskontrakter. Forskriften del III gjelder hvis anskaffelsens verdi overstiger EØS-terskelverdiene. Flere av reglene for «del II- og del III-anskaffelser» er like, og vi redegjør derfor i det følgende samlet for anskaffelser som skal følge de to delene av forskriften. Det er imidlertid noen «strengere» regler for del III-anskaffelser enn for del II-anskaffelser, og vi redegjør for sentrale forskjeller. Anskaffelsesprosedyre For anskaffelser etter del II kan oppdragsgiver gjennomføre konkurransen som åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling. For anskaffelser etter del III kan åpen og begrenset anbudskonkurranse benyttes, og under nærmere bestemte forutsetninger er også konkurransepreget dialog og konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring mulige anskaffelsesprosedyrer. Konkurransegrunnlag For anskaffelser etter del II skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag dersom vilkårene for konkurransen ikke beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen, jf. FOA 8-1. Konkurransegrunnlaget skal inneholde en tilstrekkelig og fullstendig beskrivelse av følgende: a. hva som skal anskaffes. Dersom det kan gis tilbud på deler av oppdraget eller med alternative frister, skal dette opplyses, b. hvilken anskaffelsesprosedyre som er valgt og hvordan konkurransen skal gjennomføres, herunder kriterier for tildeling av kontrakt, c. hvordan tilbudene og eventuelle vedlegg skal utformes, endelig frist for mottak av tilbud (dag og klokkeslett), adgang til alternative tilbud, krav til opplysninger om bruk av underentrepriser, samt muligheten for å ta forbehold, og d. hvilke alminnelige eller spesielle kontraktsbetingelser som gjelder for oppdraget. For anskaffelser etter del III plikter oppdragsgiver å utarbeide et konkurransegrunnlag, jf. FOA 17-1, og det skal inneholde, i tillegg til ovennevnte, opplysninger om blant annet den relative vektingen av tildelingskriteriene eller tildelingskriteriene i prioritert rekkefølge. Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling, jf. FOA 8-4 og For anskaffelser etter del III skal vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, effektivitet, erfaring og pålitelighet, jf. FOA 17-4 (1). Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til ytelsen som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet. Kravene til leverandørenes kvalifikasjoner skal i hovedtrekk angis i kunngjøringen, og kunngjøringen skal også angi hvordan leverandørene skal dokumentere at kvalifikasjonskravene er oppfylt, jf. FOA 8-4, 8-5 og 17-4 og Kunngjøring av konkurranse Anskaffelser etter del II skal kunngjøres i Doffin, jf. FOA 9-1. Anskaffelser etter del III skal i tillegg kunngjøres i TED-databasen, jf. FOA Forskrift om offentlige anskaffelser 4-1 bokstav q definerer en ulovlig direkte anskaffelse som en anskaffelse hvor oppdragsgiver i strid med reglene i forskriften ikke har kunngjort konkurranse, eller en anskaffelse hvor oppdragsgiver 13

14 bare har kunngjort i Doffin når det etter forskriften foreligger en plikt til å kunngjøre i TEDdatabasen. Gjennomføring av konkurransen Oppdragsgiver skal først vurdere hvorvidt leverandørene oppfyller kvalifikasjonskravene, jf. FOA 11-1 og Oppdragsgiver skal avvise leverandør som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. Deretter skal oppdragsgiver velge leverandør på grunnlag av tildelingskriteriene. Som tildelingskriterier kan brukes enten laveste pris eller det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Dersom leverandørvalget skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Dette kan være for eksempel kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse. Alle kriterier som vil bli lagt til grunn, skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene, skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, jf. FOA 12- og Meddelelse om kontraktstildeling / valg av leverandør Oppdragsgiver skal meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt eller rammeavtale, til alle berørte leverandører i rimelig tid før kontrakt eller rammeavtale inngås, jf. FOA 13-3 og Dokumentasjon og protokoll Oppdragsgiver skal fortløpende sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, er skriftlig, slik at en tredjeperson eller et klageorgan i ettertid kan få en god forståelse av oppdragsgivers vurderinger og upartiskhet, jf. FOA 3-1 (7). Oppdragsgiver skal føre protokoll for anskaffelser som overstiger kroner ekskl. mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Protokollen skal minst omfatte opplysningene som fremgår av forskriftens vedlegg 3 eller 4, jf. FOA 3-2. Som følge av ovennevnte utleder vi som revisjonskriterier for problemstilling 5 at Dyrøy kommune ved anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider skal: Gjennomføre konkurranse Kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket Benytte tillatt anskaffelsesprosedyre etter regelverket Utarbeide konkurransegrunnlag som inneholder opplysninger som forskriften krever Bruke kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket Benytte tildelingskriterier i henhold til regelverket Meddele beslutning om kontraktstildeling / valg av leverandør i henhold til regelverket Føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket Sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av anskaffelsen, er skriftlig 14

15 Revisjonskriterier for problemstilling 6 attestasjon og anvisning Dyrøy kommune reviderte høsten 2016 sitt økonomireglement. For undersøkelsen av attestasjon og anvisning utleder vi revisjonskriterier fra økonomireglementet som ble vedtatt i Dyrøy kommune i 2011 og som gjaldt da de aktuelle anskaffelsene ble gjennomført. Reglementet angir at enhetsledere er delegert fullmakt til disposisjon av tildelt netto budsjettramme i driftsbudsjettet (med visse forbehold). Videre angis det at anvisningsmyndighet følger disposisjonsfullmakt, noe som innebærer at enhetsledere er delegert myndighet til å anvise inngående faktura, lønn og godtgjørelser for utbetaling med debitering på tildelt ansvarsområde. Ved fravær har enhetsleder anledning til å gi anvisningsfullmakt til stedfortreder. Når det gjelder investeringsbudsjettet, kan fullmakt til disposisjon delegeres fra rådmannen for hvert enkelt prosjekt. Oversikt over personer med anvisningsmyndighet skal rapporteres til kommunens økonomienhet, som plikter å holde oversikt over alle anvisningsdelegasjoner, ifølge reglementet. Fakturadokument skal tilfredsstille nødvendige formkrav, det vil si at det som et minimum skal inneholde leverandørens organisasjonsnummer og fullstendig navn/adresse, at fakturaen er nummerert og datert, at fakturaen er adressert til Dyrøy kommune og at ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, samt vederlag og betalingsforfall, framgår. Utbetalinger skal skje på grunnlag av originalbilag som er attestert og anvist av to forskjellige personer, hvorav en med anvisningsmyndighet. Innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av enhetsledere, skal anvises av rådmannen (eller andre med tildelt fullmakt ved fravær). Innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av rådmannen, anvises av ordfører, og vice versa. På bakgrunn av ovennevnte utleder vi som revisjonskriterier for problemstilling 6 at Dyrøy kommune ved attestasjon og anvisning av innkomne faktura skal sikre at: Faktura er nummerert og datert, adressert til Dyrøy kommune, og opplyser om ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag, leverandørens organisasjonsnummer og fullstendig navn/adresse Faktura attesteres og anvises av to forskjellige personer, hvorav en med anvisningsmyndighet Innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av enhetsledere, anvises av rådmannen (eller andre med tildelt fullmakt ved fravær) Innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av rådmannen, anvises av ordfører, og innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av ordfører, anvises av rådmannen Den som anviser på investeringsprosjekter, har fullmakt fra rådmannen Revisjonskriteriene vi har utledet, oppgis i tekstboks innledningsvis i kapitlene de brukes i. 15

16 3 METODE, DATAMATERIALE OG AVGRENSING Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende standard for forvaltningsrevisjon 13. For å besvare problemstillingene 1 til og med 4 har vi bedt kommunen redegjøre for rutiner og praksis på de områdene som problemstillingene omfatter, og legge frem eventuelle skriftliggjorte rutiner / reglement dersom slike foreligger. Kommunens svar er gitt muntlig til revisor i møte som ble avholdt , og er oppsummert i kapittel 4. Problemstilling 5 og 6 retter seg mot anskaffelser gjort i 2014 og 2015 i tråd med kontrollutvalgets bestilling. Spørsmålet om hvorvidt kommunen har etterlevd regelverket om offentlige anskaffelser besvarer vi gjennom å undersøke et utvalg av anskaffelser gjennomført av Dyrøy kommune, der vi har brukt kommunens drifts- og investeringsregnskap som grunnlag for å identifisere aktuelle anskaffelser. De fleste anskaffelsene vi har valgt ut, er gjennomført innen teknisk etat da det er her det er gjort flest anskaffelser med høy verdi i årene 2014 og Dyrøy kommune har blant annet gjennomført større investeringer i forbindelse med utbygging av nytt vannverk, og vi har valgt å inkludere to av byggetrinnene i vannverksutbygginga i utvalget. Ved gjennomgang av kommunens regnskap har vi også sett etter anskaffelser på andre områder, og vi har inkludert kjøp av biler til hjemmetjenesten samt kjøp av konsulenttjenester for å utvide undersøkelsesutvalget noe utover teknisk etat. Følgende anskaffelser/ prosjekter/utbetalinger inngår i utvalget vi har undersøkt: Anskaffelse/prosjekt/ utbetaling Rammeavtale brøyting og sandstrøing Legging av nytt taktekke på Dyrøy omsorgssenter og utleieboliger Renovering av garderober på Elvetun skole Etablering av overføringsledning Bjørkebakken Evertmoen (Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3, del I) Leverandør Utbetalt 2014 ekskl. mva. Utbetalt 2015 ekskl. mva. Vidar Karlsen kr kr Hamco Entreprenør AS kr Schwenke & Richardsen AS kr Nordhaug Maskin AS kr kr Etablering av overføringsledning Elvenes Maskin AS til Dyrøy (Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3, del II) kr Prosjektering Sweco Norge AS kr kr Dyrøy nye vannverk Vedlikehold kommunale veier Nord vei & Anlegg AS kr Svendsen Maskin AS kr Kjøp av biler til hjemmetjenesten Indlandet kr Automobilverksted AS Sulland Tromsø AS kr Konsulenthonorar Norsk Gründerutvikling kr RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 1. februar Nordhaug Maskin var utførende entreprenør også på tidligere byggetrinn i prosjektet Dyrøy nye vannverk, og deler av utbetalt beløp i 2014 gjelder arbeid utført i 2013 (byggetrinn 1). 16

17 Ytterligere én anskaffelse, vedlikehold veier kommunale boligfelt (utbetalt kr ekskl. mva. til Svendsen Maskin AS i 2015) inngikk opprinnelig i utvalget av anskaffelser som vi ba kommunen legge frem dokumentasjon for. Det viste seg imidlertid at denne anskaffelsen var klaget inn til KOFA 15 av en leverandør. Ettersom KOFA har behandlet saken 16, ser revisor ingen grunn til å undersøke den nærmere, og vi har derfor valgt å fjerne den fra utvalget vårt. En anskaffelsesprosess starter med en behovsvurdering og avsluttes med signering av kontrakt med valgte leverandør. Anskaffelsesprosesser skal, som vi redegjorde for i kapittel 2, være dokumenterte og etterprøvbare. Det innebærer at for alle faser i anskaffelsesprosessen skal oppdragsgiver kunne legge fram dokumentasjon som gir en tredjeperson (her: revisor) en forståelse av prosessen. Det er derfor i hovedsak skriftlig dokumentasjon Dyrøy kommune har utarbeidet gjennom anskaffelsesprosessen, som er relevante data for revisjonens undersøkelse. Likeså er dokumentasjon som kommunen har mottatt fra leverandører og tilbydere, relevante data. For alle anskaffelsene nevnt i tabellen ovenfor, ba vi kommunen om å sende oss dokumentasjon som belyser hele anskaffelsesprosessen; fra kunngjøring av konkurranse til kontraktsinngåelse. Kommunen har oversendt dokumentasjon per e-post. Revisor har også innhentet informasjon om noen av anskaffelsene i Doffin.no som er den norske databasen/kunngjøringstjenesten for offentlig innkjøpsinformasjon. Den avholdt vi et møte med økonomisjef og teknisk sjef i kommunen hvor deler av dokumentasjonen ble gjennomgått. Datainnsamlinga har også foregått i 2017 ettersom prosjektet ble midlertidig stanset i oktober 2016, jf. omtale i kap. 1. Den delen av undersøkelsen som gjelder attestasjon og anvisning, er gjennomført som stikkprøvekontroll av fakturaer fra anskaffelsene/prosjektene som inngår i utvalget i problemstilling 5. Totalt tjueseks fakturaer ble undersøkt. Vi valgte å undersøke flere fakturaer i anskaffelsene med høyere totalverdi enn i anskaffelsene med lavere verdi. Vi valgte også å avgrense undersøkelsen til fakturaer fra leverandører som er omtalt under problemstilling Etter at vi hadde bestemt hvor mange fakturaer vi ville undersøke i den enkelte anskaffelse, gjorde vi videre utvalg ved å undersøke hver tredje regnskapsførte faktura med verdi over kr Følgende oversikt viser antallet fakturaer vi har kontrollert for de ulike anskaffelsene/ prosjektene: Anskaffelse/prosjekt Leverandør Kontrollerte fakturaer Rammeavtale brøyting og sandstrøing Vidar Karlsen 4 Legging av nytt taktekke på Dyrøy Hamco Entreprenør AS 3 omsorgssenter og utleieboliger Renovering av garderober på Elvetun skole Schwenke & Richardsen AS 2 Dyrøy nye vannverk, byggetrinn (1 og) 3 (del I) Nordhaug Maskin AS 5 Dyrøy nye vannverk, byggetrinn 3 (del II) Elvenes Maskin AS 5 Prosjektering Dyrøy nye vannverk SWECO Norge AS 2 Vedlikehold kommunale veier Nord vei & Anlegg AS 2 Svendsen Maskin AS 1 Kjøp av biler til hjemmetjenesten Indlandet Automobilverksted AS 1 Sulland Tromsø AS Konsulenthonorar Norsk Gründerutvikling 1 15 Klagenemnda for offentlige anskaffelser 16 KOFA-sak 2016/81. KOFA kom til at klagers anførsel om ulovlig direkte anskaffelse ikke kunne føre frem. 17 For de fleste anskaffelsene som inngår i utvalget under problemstilling 5, er det regnskapsført faktura fra flere leverandører enn de vi har omtalt i kap For kjøp av biler til hjemmetjenesten valgte vi imidlertid å undersøke fakturaen med høyest beløp (det var kun to fakturaer i denne anskaffelsen). 17

18 Gyldighet og pålitelighet Med gyldige data menes at skriftlig dokumentert og muntlig informasjon som samles inn i undersøkelsen, skal utgjøre et relevant og tilstrekkelig grunnlag for å vurdere den reviderte virksomheten opp imot revisjonskriteriene og problemstillingen. Med pålitelige data menes at informasjonen skal være mest mulig nøyaktig. For problemstillingene 1 4 har vi innhentet opplysninger fra økonomisjef og teknisk sjef i Dyrøy kommune. Disse må anses å ha førstehånds kjennskap til kommunens rutiner og praksis på området, og de har hatt anledning til å legge frem all relevant informasjon/dokumentasjon for revisor. På denne bakgrunn vurderer vi at datamaterialet for problemstillingene 1-4 er gyldig og pålitelig. For problemstillingene 5 og 6 har vi lagt til grunn informasjon fra kommuneregnskapet samt annen skriftlig dokumentasjon fra kommunen. Anskaffelsens verdi har betydning for hvilke bestemmelser i anskaffelsesregelverket kommunens kjøp skal vurderes opp mot. For å belyse anskaffelsens verdi har vi innhentet opplysninger fra kommuneregnskapet om utbetalinger til de aktuelle leverandørene, og disse dataene må anses som nøyaktige og pålitelige 19. Samtidig har vi bedt kommunen legge frem all relevant dokumentasjon for den enkelte anskaffelse. I den grad kommunen ikke har dokumentert anskaffelsene, vil dette i seg selv utgjøre relevant data sett opp mot regelverkets strenge krav om dokumentasjon og etterprøvbarhet. For undersøkelsen av attestasjon og anvisning har vi gjennomgått bilag samt dokumentasjon som viser hvilke personer som har henholdsvis attestert og anvist de utvalgte fakturaene. Som følge av ovennevnte mener vi at vi har et relevant og tilstrekkelig datagrunnlag for anskaffelsene og fakturaene som inngår i undersøkelsen vår. Etter datainnsamlinga har vi fremlagt vår faktabeskrivelse for kommunen for bekreftelse, og for eventuell korrigering av påviste faktafeil. På denne bakgrunn vurderer revisjonen at datamaterialet som presenteres under «revisors funn» i kapitlene 4-6 oppfyller krav til gyldige og pålitelige data. Påliteligheten og gyldigheten i det presenterte datamaterialet er også søkt sikret gjennom revisjonens interne kvalitetssystem. 19 Vi har ikke undersøkt om føringene i regnskapet er korrekte, altså om utbetalinger er ført på riktig art og ansvar. 18

19 4 INTERNE RUTINER FOR ANSKAFFELSER 4.1 Rutiner for overholdelse av anskaffelsesregelverket Har kommunen oppdaterte rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser? Revisors funn Dyrøy kommune har ikke særskilte skriftliggjorte rutiner for overholdelse av bestemmelser om offentlige anskaffelser, men kapittel 7 i kommunens økonomireglement fra 2011 omtaler innkjøp av varer og tjenester. Kapitlet omtaler kort hvem som kan gjøre innkjøp og klargjør hvilke innkjøp som skal klassifiseres som henholdsvis investering og drift. Videre angis det at «Innkjøp skal gjennomføres i samsvar med gjeldende lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Alle enheter plikter å undersøke om det foreligger innkjøpsavtale med leverandør av den vare som skal anskaffes. Anskaffelse av IKT-utstyr skal klareres med kommunens dataansvarlige». Kommunestyret vedtok nytt økonomireglement for kommunen, men dette inneholder ingen bestemmelser om innkjøp. Enhetsleder for økonomi opplyser at Dyrøy kommune ikke har eget innkjøpsreglement. 4.2 Håndtering av eventuelle brudd på anskaffelsesregelverket Har kommunen rutiner for håndtering av brudd på bestemmelser om offentlige anskaffelser? Dersom kommunen selv har konstatert overtredelser av regelverket; er disse håndtert i samsvar med kommunens eventuelle rutiner for håndtering? Revisors funn Kommunen har ikke særskilte skriftlige rutiner for håndtering av konstaterte brudd på bestemmelser om offentlige anskaffelser. Revisor har spurt enhetsleder for økonomi og enhetsleder for teknisk om det er registrert brudd på bestemmelsene om offentlige anskaffelser i forbindelse med innkjøp som Dyrøy kommune har gjort. Enhetsleder for teknisk opplyser at det ved kjøp av tjenester for oppføring av pumpestasjoner i 2010/2011 skulle vært utlyst konkurranse, noe som ikke ble gjort. Bakgrunnen var at kommunen i 2007, ifølge enhetsleder, kunngjorde konkurranse om dette oppdraget og valgte leverandør ut fra innkomne tilbud. Oppdraget ble imidlertid ikke utført da kommunen ikke hadde finansiering for det. I 2010/2011 var finansiering på plass for dette, og kommunen gjennomførte prosjektet/anskaffelsen ved å benytte samme leverandør som vant anbudet i 2007, uten å kunngjøre ny konkurranse. 20 Utover dette har kommunen ikke konstatert at de har brutt anskaffelsesregelverket for noen anskaffelser. 4.3 Miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet Har kommunen rutiner for å hensynta miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet? Revisors funn Det foreligger ikke særskilte skriftlige rutiner for å hensynta miljøspørsmål i innkjøpsarbeidet i Dyrøy kommune. Enhetsleder for teknisk opplyser at miljø er noe som likevel hensyntas ved at man alltid vurderer miljøaspektet ved prosjekter som gjennomføres innenfor teknisk sektor og stiller krav vedrørende miljø i forbindelse med anskaffelsesprosesser. Ifølge enhetslederen gjør de dette som følge av krav i lovverk, herunder plan- og bygningsloven. 20 Revisor har ikke undersøkt denne anskaffelsen og gjengir kun kommunens redegjørelse. 19

20 5 ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGELVERKET Har kommunen overholdt bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser for anskaffelser foretatt de siste to årene (2014 og 2015)? Revisjonskriterier Dyrøy kommune skal ved anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider: Gjennomføre konkurranse Kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket Benytte tillatt anskaffelsesprosedyre etter regelverket Utarbeide konkurransegrunnlag som inneholder opplysninger som forskriften krever Bruke kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket Benytte tildelingskriterier i henhold til regelverket Meddele beslutning om kontraktstildeling / valg av leverandør i henhold til regelverket Føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket Sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av anskaffelsen, er skriftlig Jf. lov og forskrift om offentlige anskaffelser 5.1 Anskaffelser Brøyting og sandstrøing Revisors funn Av Dyrøy kommunes driftsregnskap fremgår det at kommunen i 2014 og 2015 utbetalte henholdsvis kr og kr ekskl. mva. til enkeltpersonforetaket Vidar Karlsen for brøyting/ sandstrøing av kommunale veier. Dyrøy kommune kunngjorde konkurranse både i Doffin og TED om tjenestekontrakt for vintervedlikehold Kunngjøringa viser til forskriftens del I og III, og anslått verdi for anskaffelsen oppgis til mellom 11 og 13 millioner kroner ekskl. mva. Videre opplyses det at det skal inngås femårig rammeavtale med ytterligere ett år som opsjon. Det kan gis tilbud på avgrensede deler av oppdraget eller på hele, og anskaffelsesprosedyre oppgis å være åpen anbudskonkurranse. Dyrøy kommune angir både kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i kunngjøringa. I det tilhørende konkurransegrunnlaget er kvalifikasjonskravene og nødvendig dokumentasjon av disse - beskrevet mer spesifikt. Tilbyderne må fremlegge firmaattest, skatte- og merverdiattest, HMSegenerklæring, årsregnskap, forsikring/garanti, og «relevant informasjon og referanser som bekrefter tilbyders kompetanse, erfaring og kapasitet» (herunder liste over utstyr/mannskap som skal benyttes og de viktigste leveransene siste år). Tildelingskriterier oppgis både i kunngjøring og konkurransegrunnlag å være det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av kriteriene pris (vekting 60 %), kvalitet, kompetanse (vekting 20 %), gjennomføringsevne (vekting 20%). Konkurransegrunnlaget beskriver også hvordan kommunen beregner karakter for hvert av tildelingskriteriene, og angir at tilbyder som oppnår høyest totalkarakter vil bli tildelt kontrakt. Kommunen har ført anskaffelsesprotokoll der det fremgår at det kom inn ett tilbud, pålydende kr , fra Vidar Karlsen. Kommunen har lagt frem tilbudet nevnte leverandør leverte. Revisor har også fått oversendt saksframlegg til Plan- og naturutvalget, «godkjenning av vintervedlikehold 20

21 » der rådmannen tilrår at utvalget godkjenner tilbudet fra Vidar Karlsen med tre underentreprenører. Kommunen har lagt frem inngått kontrakt med leverandøren, signert Kontrakten angir at det gjøres opp etter fakturerbare mengder pr. kalendermåned, regulert etter anbudsgrunnlagets kapittel 4. Dokumentasjonen revisor har fått oversendt, viser ikke hvorvidt kommunen har vurdert om leverandøren som ga tilbud i konkurransen, oppfylte kvalifikasjonskravene som var stilt i konkurransegrunnlaget. Revisors vurderinger Kontrakten om brøyting og sandstrøing er en tjenestekontrakt med anslått verdi på mellom 11 og 13 millioner kroner ekskl. mva., og omfattes dermed av FOA del I og III. Som følge av at Dyrøy kommune har kunngjort konkurranse både nasjonalt (Doffin) og i hele EØS-området (TED), vurderer vi revisjonskriteriet om å kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket som oppfylt. Videre vurderer vi på bakgrunn av revisors funn at kommunen har oppfylt kriteriene om å gjennomføre konkurranse og benytte tillatt anskaffelsesprosedyre. Kommunen har utarbeidet konkurransegrunnlag som inneholder opplysninger som forskriften krever, og revisor vurderer dette revisjonskriteriet som oppfylt. Etter revisors vurdering har kommunen stilt lovlige kvalifikasjonskrav. Da revisor ikke har fått dokumentert hvorvidt kommunen vurderte om tilbyderen oppfylte kvalifikasjonskravene, har vi ikke grunnlag for å vurdere om kvalifikasjonskravene ble benyttet i henhold til regelverket jf. utledningen av revisjonskriteriet på dette punktet. Dyrøy kommune fikk bare ett tilbud, og det er derfor ikke relevant å gjøre vurderinger av revisjonskriteriene om å benytte tildelingskriterier i henhold til regelverket. Som følge av revisors funn vurderer vi at kommunen i hovedsak oppfyller revisjonskriteriene om å føre anskaffelsesprotokoll som inneholder opplysninger som regelverket krever og sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av anskaffelsen, er skriftlig. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av brøyting og sandstrøing i hovedsak har overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Taktekke på Dyrøy omsorgssenter og utleieboliger Revisors funn Av regnskapet for 2015 ser vi at Dyrøy kommune har utbetalt kr ekskl. mva. til Hamco Entreprenør AS. Dyrøy kommune kunngjorde i Doffin og TED-databasen konkurranse om totalentreprise for legging av nytt taktekke på Dyrøy omsorgssenter og utleieboliger. Kunngjøringa i Doffin angir at anskaffelsen gjelder bygge- og anleggsarbeid, og viser til forskriftens del I og III, men oppgir ikke anslått verdi for oppdraget. Ifølge anskaffelsesprotokollen som kommunen har ført, er verdien anslått til kr 2 2,5 millioner. Anskaffelsesprosedyre oppgis i kunngjøringa å være konkurranse med forhandling. I kunngjøringa opplyses det at taktekkingen skal være en komplett leveranse bestående av både arbeid og nødvendig materiell, men at kommunen likevel skal stå fritt til å benytte egne rammeavtaler for innkjøp av materiell dersom det viser seg økonomisk fordelaktig. I tilknytning til kunngjøringa i Doffin har kommunen lagt ut en rekke fotografier av bygget og taket som skal byttes ut. Det opplyses at det ikke foreligger tilfredsstillende tegningsgrunnlag eller beskrivelse for de aktuelle byggene, men at det vil bli gjennomført befaring der tilbydere kan foreta 21

22 oppmåling og innhente nødvendig informasjon. Kunngjøringa har ingen opplysninger om kvalifikasjonskrav. Tildelingskriteriet oppgis å være lavest pris. Det foreligger ikke et eget konkurransegrunnlag for anskaffelsen. Av anskaffelsesprotokollen som Dyrøy kommune har lagt frem, ser vi at det kom inn ett tilbud, fra Hamco Entreprenør AS. Tilbudt pris var ifølge protokollen kr ekskl. mva. Kommunen har også fremlagt selve tilbudet Hamco leverte, pålydende kr ekskl. mva., hvorav kr 3,2 millioner er for «tak sykehjem inkl. rigg», og kr er for «tak to stk rekkehus inkl. rigg». Av den signerte kontrakten fremgår det at avtalt pris er kr ekskl. mva. 21. Dyrøy kommune har også lagt frem et saksfremlegg til formannskapet, datert Av dette fremgår det at kommunestyret bevilget kr 1,9 mill. til nytt taktekke på sykehjemmet, samt at tilbudet som kom inn fra Hamco Entreprenør AS, ligger 1,3 millioner kroner over anslag som tidligere er presentert i saksfremlegg og som er vedtatt av kommunestyret. Revisors vurderinger Anskaffelsen av nytt taktekke til Dyrøy omsorgssenter er en bygge- og anleggskontrakt. I anskaffelsesprotokollen som kommunen har ført, oppgis anslått verdi til mellom 2 og 2,5 millioner kroner ekskl. mva. De faktiske utbetalingene til valgt leverandør beløp seg til vel 3,2 millioner kroner ekskl. mva., og kontrakten omfattes av FOA del I og II. Den skal kunngjøres i Doffin, og tillatt anskaffelsesprosedyre er åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling. Dyrøy kommune har i kunngjøringa opplyst at anskaffelsen gjennomføres med henvisning til FOA del I og III 22, men har oppgitt prosedyren konkurranse med forhandling som i utgangspunktet er lovlig kun for anskaffelser etter del I og II 23. Revisor bemerker at det gis motstridende opplysninger ved at det henvises til forskriften del III samtidig som konkurranse med forhandling angis som anskaffelsesprosedyre uten at det redegjøres nærmere for eventuell bruk av unntaksbestemmelsen i del III. I vår vurdering av anskaffelsen legger vi til grunn at reglene i FOA del I og II gjelder. Det foreligger ikke konkurransegrunnlag for anskaffelsen. Ifølge FOA 8-1 skal oppdragsgiver utarbeide et konkurransegrunnlag dersom vilkårene for konkurransen ikke beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen. Revisor vurderer at beskrivelsen i kunngjøringa gir tilstrekkelig informasjon om anskaffelsen. På bakgrunn av revisors funn vurderer vi revisjonskriteriene om å gjennomføre konkurranse som oppfylt. Videre vurderer vi at revisjonskriteriet om å kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket og benytte tillatt anskaffelsesprosedyre er oppfylt. Dyrøy kommune har ikke stilt kvalifikasjonskrav i kunngjøringa, og vi gjør dermed ikke vurderinger av revisjonskriteriet om å bruke kvalifikasjonskrav i henhold til regelverket. Ettersom kommunen kun fikk inn ett tilbud, er det heller ikke relevant å vurdere om kommunen har benyttet tildelingskriterier i henhold til regelverket og meddelt beslutning om kontraktstildeling. Revisor vurderer på bakgrunn av fremlagt dokumentasjon at kommunen har oppfylt revisjonskriteriene om å føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket, og å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av anskaffelsen er skriftlige. 21 I tillegg oppgis timepris for regningsarbeider på kr 600 for arbeidende formann og 550 for fagarbeider. 22 FOA del III omfatter (bl.a.) bygge- og anleggskontrakter med verdi over 44 millioner kroner. 23 Konkurranse med forhandling er kun unntaksvis lov å benytte etter forskriftens del III. 22

23 Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av bygge- og anleggsarbeid for legging av nytt taktekke på Dyrøy omsorgssenter har overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Renovering av garderober på Elvetun skole Revisors funn Av regnskapet for 2014 fremgår det at Dyrøy kommune utbetalte kr ekskl. mva. til Schwenke & Richardsen AS ført på vedlikehold, byggetjenester og nybygg på Elvetun skole. Anskaffelsen er ikke kunngjort i Doffin. Av anskaffelsesprotokollen som kommunen har ført, og som er datert , fremgår det at innkjøpet gjaldt renovering av garderober og malerarbeid ved Elvetun skole. Anslått verdi av oppdraget oppgis i protokollen å være kr ekskl. mva. Videre står det at «det er sendt direkte tilbudsforespørsel til firmaene Schwenke & Richardsen og Bertheussen Malerservice AS». Enhetsleder for teknisk etat opplyser at de to leverandørene ble kontaktet per telefon. Begge de forespurte leverandørene leverte tilbud på oppdraget, priset til henholdsvis kr og ekskl. mva. Schwenke & Richardsen AS ble ifølge protokollen valgt på grunnlag av laveste pris. Kommunen har fremlagt for revisor tilbudene den fikk inn. Av tilbudene fremgår det at det ikke forelå et konkurransegrunnlag som beskrev oppdraget 24, men at det ble gjennomført befaring med de to leverandørene. Kommunen har også opplyst til revisor at informasjon om tiltaket og hva tilbudet skulle omfatte ble gitt i befaringa. Tilbudene fra leverandørene er datert henholdsvis i januar og februar , altså om lag fem måneder før anskaffelsesprotokollens datering. Kommunens regnskap viser at en av fakturaene fra Schwenke & Richardsen AS, pålydende kr , har bilagsdato , altså tre måneder før anskaffelsesprotokollens datering. Revisors vurderinger Kontrakten om renovering av garderober ved Elvetun skole er en bygge- og anleggskontrakt, og både anslått verdi og utbetalt beløp oversteg nasjonal terskelverdi, noe som innebærer at FOA del I og II gjaldt for anskaffelsen. Konkurransen skulle dermed vært kunngjort i Doffin. Kommunen gjorde kun direktehenvendelse til to leverandører, og vi vurderer revisjonskriteriene om å kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket og benytte tillatt anskaffelsesprosedyre som ikke oppfylte. Ifølge FOA 4-1 bokstav q utgjør en anskaffelse hvor oppdragsgiver i strid med reglene ikke har kunngjort konkurranse, en ulovlig direkte anskaffelse. Ettersom det ikke foreligger skriftlig kunngjøring eller konkurransegrunnlag, vurderer vi revisjonskriteriet om å utarbeide konkurransegrunnlag som inneholder opplysninger iht. forskriften som ikke oppfylt. Kommunen har ikke lagt frem dokumentasjon for at tilbyderen som ikke fikk oppdraget, ble underrettet om valg av leverandør, og vi vurderer revisjonskriteriet om å meddele beslutning om kontraktstildeling som ikke oppfylt. Kommunen har lagt frem en protokoll for anskaffelsen. Protokollen har ingen opplysninger om begrunnelsen for å ikke gjennomføre konkurranse i henhold til regelverket, og inneholder dermed ikke alle opplysninger som forskriften krever. Revisjonskriteriet om å føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket vurderes på denne bakgrunn som ikke oppfylt. Revisor bemerker for øvrig at protokollen er datert flere måneder etter at valgte leverandør begynte å fakturere kommunen for oppdraget. Videre foreligger det etter revisors vurdering forholdsvis lite skriftlig dokumentasjon for 24 Den ene leverandøren skriver i sitt tilbudsbrev at «vi mener å ha et komplett tilbud for renovering av garderobene, men det vil alltid kunne være usikkerhetsmomenter i og med at det ikke er et beskrevet oppdrag». 25 Den ene leverandøren har gitt to separate tilbud på henholdsvis «renovering av garderober» (datert ) og «malearbeider foaje» (datert ), mens den andre har gitt et samlet tilbud (datert ). 23

24 anskaffelsen, og revisjonskriteriet om å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av anskaffelsen er skriftlig, vurderes som ikke oppfylt. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av bygge- og anleggsarbeid ved Elvetun skole ikke overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Overføringsledning Bjørkebakken-Evertmoen (Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3, del I) Revisors funn Utbygging av nye Dyrøy vannverk ble igangsatt i 2012, og forløp i flere byggetrinn. Av kommunens regnskap fremgår det at Dyrøy kommune utbetalte totalt kr ekskl. mva. til leverandøren Nordhaug Maskin AS over to år (2014 og 2015) 26 i forbindelse med utbygging av det nye vannverket. Kommunen har opplyst at Nordhaug Maskin etter anbudsrunder har hatt flere oppdrag i forbindelse med utbygginga av vannverket, og at denne leverandøren var utførende entreprenør også for byggetrinn 1 som startet i 2012 og ble avsluttet i desember Totalsummen som ble utbetalt til Nordhaug Maskin i 2014 inkluderer derfor noen utbetalinger for arbeid som ble utført på et tidligere byggetrinn enn det vi undersøker her. Dyrøy kommune kunngjorde i Doffin konkurranse om Byggetrinn 3, overføringsledning Bjørkebakken Evertmoen. Kunngjøringa viser til FOA del I og II, anskaffelsen betegnes som bygge- og anleggsarbeid, og anslått verdi oppgis til mellom 10 og 15 millioner kroner. Det angis videre at anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse, og Sweco Norge oppgis som kontaktpunkt for konkurransen. Også kvalifikasjonskrav omtales i kunngjøringa; oppdragsgiver stiller en rekke krav til både organisatorisk og juridisk stilling, økonomisk og finansiell kapasitet samt tekniske og faglige kvalifikasjoner hos tilbyderne. Tildelingskriterier oppgis å være det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av kriterier og vekting fastsatt i konkurransegrunnlaget. I konkurransegrunnlaget opplyses det at «tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk og fremdriftsmessige mest fordelaktige» ut i fra kriteriene pris (vektes 80 %) og byggetid (vektes 20 %). Videre redegjøres det for fremgangsmåten for poengberegning. Det foreligger en rekke dokumenter i tilknytning til kunngjøringa i Doffin, herunder kart og tekniske spesifikasjoner for oppdraget. Dyrøy kommune har lagt frem anskaffelsesprotokoll datert Protokollen inneholder både protokoll for tilbudsåpning (ført av Sweco) og Dyrøy kommune sin angivelse av valgt tilbyder (signert av teknisk sjef). Det fremgår av protokollen at kommunen fikk inn fem tilbud, og at leverandøren Nordhaug Maskin AS ble valgt «pga. laveste pris» (kr ekskl. mva.). I tillegg til protokollen har kommunen lagt frem dokumentasjon som er utformet av SWECO og datert som viser at oppfyllelse av kvalifikasjonskrav er vurdert for alle tilbydere, at tilbudene er kontrollregnet og justert etter funn av feil i flere av tilbudene, og at poengsum er beregnet for de ulike tilbyderne. Av dokumentasjonen utformet av SWECO fremgår det at én av de fem tilbyderne ble avvist fordi byggetid ikke var oppgitt i tilbudet 27. Leverandøren som fikk oppdraget, kom ut som den billigste etter at kontrollregning var foretatt, og oppnådde også høyest poengsum av alle leverandørene når både pris og byggetid var hensyntatt. Revisor legger til grunn at kommunens protokoll (som oppgir tilbudte priser forut for kontrollregning) og SWECOs påfølgende tilbudsvurdering samlet sett kan anses som kommunens anskaffelsesprotokoll. 26 Kr i 2014 og kr i 2015 (begge tall ekskl. mva.). 27 Samme tilbyder hadde heller ikke levert forsikringsattest og referanser. 24

25 Kommunen har lagt frem inngått kontrakt med Nordhaug Maskin AS, datert 9./10.oktober 2014, for Dyrøy nye vannverk, utbyggingsetappe 3, overføringsledning Bjørkebakken - Evertmoen. Denne viser at kontraktssum ekskl. mva. er kr , altså noe lavere enn tilbudt pris. Det fremgår av kontrakten at korreksjon på kr er gjort, uten at det redegjøres for hva korreksjonen gjelder. SWECO har ifølge kommunen oversendt kopi av åpningsprotokoll samt meddelelse til alle tilbydere om kontraktstildeling. Revisor har ikke mottatt dokumentasjon for dette. I forbindelse med legging av overføringsledning Bjørkebakken Evertmoen/byggetrinn 3 del I utførte Nordhaug Maskin tilleggsarbeid 28. Kommunens kjøp av tilleggsarbeid fra Nordhaug Maskin ble av en lokal leverandør klaget inn til KOFA 29. Ettersom saken er behandlet av KOFA, undersøker revisor ikke anskaffelsen av tilleggsarbeidet. Revisors vurderinger Kontrakten er en bygge- og anleggskontrakt med verdi over nasjonal terskelverdi, men under EØSterskelverdi, og FOA del I og II gjaldt for anskaffelsen. Kommunen har kunngjort åpen anbudskonkurranse i Doffin, og vi vurderer derfor at revisjonskriteriene om å kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket og benytte tillatt anskaffelsesprosedyre, er oppfylte. Videre vurderer vi på bakgrunn av revisors funn at revisjonskriteriet om å utarbeide konkurransegrunnlag som inneholder opplysninger som forskriften krever, er oppfylt. Kommunen har stilt lovlige kvalifikasjonskrav og dokumentert at det er gjort vurdering av disse for de innkomne tilbud. Vi vurderer derfor revisjonskriteriene om å benytte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i henhold til regelverket som oppfylte. Kommunen har ikke lagt frem dokumentasjon for at tilbyderne ble meddelt hvilken leverandør som fikk oppdraget, og vi vurderer revisjonskriteriet om å meddele beslutning om kontraktstildeling som ikke oppfylt. Revisor legger til grunn at kommunens protokoll og SWECOs skriftlige tilbudsvurdering samlet utgjør anskaffelsesprotokollen. På denne bakgrunn vurderer vi at kommunen oppfyller revisjonskriteriet om å føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket. Det foreligger dokumentasjon som gir revisor forståelse for gjennomføringen av anskaffelsen, og vi vurderer revisjonskriteriet om å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, som oppfylt. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av bygge- og anleggsarbeid for Dyrøy nye vannverk (byggetrinn 3 del I) i hovedsak har overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Overføringsledning til Dyrøya (Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3 del II) Revisors funn Av regnskapet fremgår det at Dyrøy kommune i 2015 utbetalte kr ekskl. mva. til Elvenes Maskin AS for leveranser i forbindelse med etablering av overføringsledning til Dyrøy. 28 Det viste seg etter flere forsøk at den nye vannledningen ikke kunne koples på eksisterende ledning på Evertmoen som planlagt, og vannledningen ble derfor videreført helt til Brøstad kirke, ifølge kommunens redegjørelse. 29 KOFA-sak 2016/81. KOFA fant at klagers anførsel om ulovlig direkte anskaffelse av tilleggsarbeidene ikke kunne føre frem og slo fast at Dyrøy kommune ikke hadde brutt regelverket om offentlige anskaffelser ved kjøp av tilleggsarbeidet. Klager var ikke selv tilbyder i konkurransen. 25

26 Dyrøy kommune kunngjorde i Doffin konkurranse om Dyrøy nye vannverk Byggetrinn 3, overføringsledning til Dyrøya. Kunngjøringa viser til del I og II av forskriften, og angir at oppdraget er bygge- og anleggsarbeid med anslått verdi mellom 12 og 18 millioner kroner. Anskaffelsesprosedyre opplyses å være åpen anbudskonkurranse, og Sweco Norge oppgis som kontaktpunkt for konkurransen, på samme måte som i kunngjøringa av forutgående byggetrinn. Det fremgår videre av kunngjøringa at oppdragsgiver stiller krav til organisatorisk og juridisk stilling, økonomisk og finansiell kapasitet samt tekniske og faglige kvalifikasjoner hos tilbyderne. Tildelingskriterier oppgis å være det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, og i konkurransegrunnlaget konkretiseres dette ved at pris vektes 80 % og byggetid 20 %. Det redegjøres også for hvordan poengberegning gjøres ut fra nevnte tildelingskriterier. Kommunen har lagt frem anskaffelsesprotokoll datert der det fremgår at det kom inn seks tilbud, og at Nordhaug Maskin AS er valgt som leverandør på grunn av laveste pris. Revisor har spurt kommunen om det medfører riktighet at Nordhaug Maskin vant konkurransen, ettersom regnskapet viser at utbetalingene har gått til Elvenes Maskin, og teknisk sjef har svart at det er en feil; det skulle stått Elvenes Maskin. Ut fra kommunens protokoll er det imidlertid ikke Elvenes Maskin som har det laveste tilbudet; tilbudet fra Nordhaug Maskin AS ligger noe lavere i pris. Videre foreligger det protokoll for tilbudsvurdering datert som er utformet av SWECO på vegne av kommunen. Det fremgår av vurderingen til SWECO at det er funnet regnefeil i fem av de seks tilbudene, slik at tilbudt pris er justert for fem av leverandørene. Revisor legger til grunn at kommunens protokoll (som oppgir tilbudte priser forut for kontrollregning) og SWECOs påfølgende tilbudsvurdering samlet kan anses som kommunens anskaffelsesprotokoll. Tilbyderen som kommer best ut etter at det er beregnet poeng for både pris og byggetid, er Elvenes Maskin AS, ifølge SWECOs tilbudsvurdering. Kommunen har lagt frem et brev datert , som er adressert til alle tilbydere i konkurransen, og som orienterer om at kontrakt er tildelt Elvenes Maskin AS. Revisor har fått oversendt tilbudet som Elvenes Maskin leverte, der prisen angis til kr ekskl. mva. Inngått kontrakt med Elvenes Maskin viser imidlertid at avtalt pris var kr ekskl. mva. Det foreligger referat fra et «avklaringsmøte» mellom Dyrøy kommune og leverandøren, datert , der det blant annet fremgår at flere poster trekkes ut av anbudet/kontrakten, og at prisen justeres deretter. Utbetalt sum til Elvenes Maskin var om lag 4,5 millioner kroner ekskl. mva., altså betydelig lavere enn prisen som fremgår av inngått kontrakt. Teknisk sjef har forklart at spriket mellom utbetaling og avtalt pris skyldes at deler av byggetrinnet var angitt som opsjon 30, og at man underveis i prosjektet så at det ikke var nødvendig å utløse opsjonen 31, noe som medførte kostnadsreduksjoner. Revisors vurderinger Kontrakten er en bygge- og anleggskontrakt med verdi over nasjonal terskelverdi, men under EØSterskelverdi, og FOA del I og II gjaldt for anskaffelsen. Kommunen har kunngjort åpen anbudskonkurranse i Doffin, og vi vurderer derfor at revisjonskriteriet om å kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket og benytte tillatt anskaffelsesprosedyre er oppfylt. I kommunens anskaffelsesprotokoll angis det at Nordhaug Maskin (rettet til Elvenes Maskin overfor revisor) tildeles oppdraget ut fra lavest pris. Tilbudsvurderingen gjort av SWECO viser imidlertid at både pris og byggetid er hensyntatt ved rangering av tilbyderne, og at tilbyderen som kom best ut ble valgt. Det fremgår også av tilbudsvurderinga at kvalifikasjonskrav er vurdert. Vi vurderer derfor 30 Ifølge kunngjøringa gjaldt opsjonen «høydebasseng, hovedledning til høydebasseng og trykkøkningskum» 31 Etter at sjøledning til Dyrøy var lagt, viste det seg at den hydrauliske kapasiteten (magasinkapasiteten i overføringsledninga og trykkpotensialet) var tilfredsstillende og at bassengløsning på Dyrøya ikke var nødvendig. Bygging av et felles høydebasseng på fastlandssiden ville derfor kunne lokaliseres slik at de to øvrige bassengløsningene kunne utgå, noe som medførte vesentlige kostnadsreduksjoner, ifølge teknisk sjef. 26

27 at revisjonskriteriene om å benytte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier i henhold til regelverket er oppfylte. Kommunen har lagt frem et brev stilet til «alle tilbydere» som orienterer om at Elvenes Maskin er valgt som entreprenør for prosjektet. Revisjonskriteriet om å meddele kontraktstildeling vurderes dermed som oppfylt. Revisor legger til grunn at kommunens protokoll og SWECOs skriftlige tilbudsvurdering samlet utgjør anskaffelsesprotokollen, og samlet inneholder alle påkrevde opplysninger. På denne bakgrunn vurderer vi at kommunen oppfyller revisjonskriteriet om å føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket. Som følge av revisors funn vurderer vi også revisjonskriteriet om å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, som oppfylt. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av bygge- og anleggsarbeid for Dyrøy nye vannverk (byggetrinn 3 del II) har overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Prosjekteringstjenester Revisors funn I forbindelse med utbygging av Dyrøy nye vannverk ble det også utbetalt til sammen kr ekskl. mva. til Sweco Norge AS i 2014 og Kommunen har opplyst at utbetalingene til Sweco gjelder prosjektering, og at anskaffelsen av disse tjenestene ble gjort i Ifølge kommunen forespurte man fire leverandører om å gi tilbud på å utarbeide forprosjektrapport samt søknad til Mattilsynet i forbindelse med at det var behov for nytt vannverk i kommunen. Revisor har fått oversendt protokoll, datert , samt konkurransegrunnlag for anskaffelsen. I konkurransegrunnlaget opplyses det at «forespørselen omfatter tilbud på konsulentbistand til utarbeidelse av forprosjektrapport samt utarbeidelse av søknad om plangodkjenning hos Mattilsynet». Prosjektets framdrift og gjennomføring angis til uke («utsending av konkurransegrunnlag») og til uke («ferdig utsendt søknad om plangodkjenning»). Konkurransegrunnlaget angir videre at tilbydere skal gi pris på fast timerate samt angi maksimalt tidsforbruk. I anskaffelsesprotokollen oppgis anslått verdi for oppdraget til mellom og kroner ekskl. mva. Dyrøy kommune stiller kvalifikasjonskrav som tilbydere må dokumentere at de oppfyller gjennom blant annet skatte- og avgiftsattester, firmaattest, HMS-egenerklæring, godkjenning/oppfyllelse av krav i plan- og bygningsloven. Referanser fra tilsvarende prosjektoppgaver er også nevnt under kvalifikasjonskrav. Som tildelingskriterier oppgis «totaltilbudspris» (vekttall 40) og «referanser» (vekttall 60), og det er konkretisert hva som vektlegges innenfor de to kriteriene, samt hvordan poeng beregnes. Av protokollen fremgår det at firmaene Sweco Norge AS, Barlindhaug Consult AS, Cowi AS og Rambøll AS ble forespurt om å gi tilbud på oppdraget, og at kun Sweco leverte tilbud. Kommunen har lagt frem dokumentasjon for at Rambøll, Cowi og Sweco ble kontaktet per e-post, samt at førstnevnte ga skriftlig tilbakemelding om at de ikke kunne levere tilbud på oppdraget. Barlindhaug ble kontaktet per telefon, men hadde ikke anledning til å gi tilbud på oppdraget, ifølge kommunen. Videre har kommunen lagt frem tilbudet den mottok fra Sweco. Av dette fremgår det at oppdraget tilbys utført for en pris av kr 850 ekskl. mva. pr time og med et maksimalt timeforbruk på 267 timer. 32 Henholdsvis kr i 2014 og kr i 2015 (begge tall ekskl. mva.) 27

28 Revisors vurderinger Utbetalingene fra Dyrøy kommune til SWECO for 2014 og 2015 beløper seg til nærmere kroner ekskl. mva. Anskaffelsen av prosjekteringstjenestene fra SWECO ble ifølge kommunen gjort i Revisor legger til grunn at tilbudsforespørselen som Dyrøy kommune rettet til SWECO og andre leverandører i 2011, gjaldt et klart avgrenset prosjekt med hensyn til innhold, tidsperiode og pris/timeforbruk. Forespørselen kommunen gjorde, og kontrakten den inngikk med SWECO i 2011, kan dermed ikke legges til grunn for fortsatte og gjentakende kjøp av prosjekteringstjenester fra SWECO i 2014 og Som følge av dette vurderer vi at Dyrøy kommune - ved kjøp av prosjekteringstjenester fra SWECO i 2014 og ikke har oppfylt revisjonskriteriene vi har utledet når det gjelder grunnleggende krav til konkurranse og etterprøvbarhet ved offentlige anskaffelser. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av prosjekteringstjenester fra SWECO for Dyrøy nye vannverk (byggetrinn 3 del I og II) ikke overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Vedlikehold, byggetjenester og nybygg kommunale veier Revisors funn Dyrøy kommunes regnskap for 2015 viser at Nord Vei & Anlegg AS fikk utbetalt kr ekskl. mva., mens Svendsen Maskin AS fikk utbetalt kr ekskl. mva. for vedlikehold av kommunale veier. Dyrøy kommune kunngjorde i Doffin konkurranse om «asfaltering kommunale veier». I kunngjøringa vises det til FOA del I og II, anskaffelsen betegnes som bygge- og anleggsarbeid, og beskrives som «asfaltering av ca. 480 m vei i boligfelt. ( ) Arbeidet kan evt. bli utvidet noe.» Kunngjøringa opplyser ikke om anslått verdi for anskaffelsen, men i anskaffelsesprotokollen oppgis anslått verdi til kr ekskl. mva. Anskaffelsesprosedyre oppgis i kunngjøringa å være åpen anbudskonkurranse. Kunngjøringa omtaler ikke kvalifikasjonskrav, men oppgir laveste pris som tildelingskriterium og som tilbudsfrist. Det foreligger ikke andre dokumenter i tilknytning til kunngjøringa i Doffin. Det opplyses imidlertid at ytterligere informasjon kan fås hos kontaktperson i Dyrøy kommune, som opplyses å være teknisk sjef. Kommunen har lagt frem et udatert dokument med tittelen «Tilbudsgrunnlag asfaltering kommunale veier». Dette beskriver oppdraget noe mer detaljert enn kunngjøringa, og det inneholder en pristabell som tilbydere bes om å fylle ut. I tilbudsgrunnlaget opplyses det også at det har blitt gjennomført befaring, og at «dette tilbudsgrunnlaget tilsendes på e-post til de aktører som har bedt om å få grunnlaget tilsendt». Befaringa oppgis å ha blitt gjennomført , altså to dager før tilbudsfristen som er oppgitt i Doffin. I tilbudsgrunnlaget opplyses det om at «grunnet tilbyderes ønske om utsettelser vedr. befaring er ny tilbudsfrist satt til kl. 12:00». Kommunen har imidlertid ikke kunngjort ny/utsatt tilbudsfrist i Doffin. Protokollen for anskaffelsen er datert og signert av teknisk sjef. Av denne fremgår det at kommunen fikk tre tilbud på oppdraget; fra Kolo Veidekke AS, Lemminkainen AS og Nord Vei & Anlegg AS, der sistnevnte tilbyr den laveste prisen (kr ekskl. mva.) og velges som leverandør. Dyrøy kommune har oversendt de tre tilbudene som kom inn. Revisor har spurt kommunen hvorfor det er så stort sprik mellom tilbudt pris fra leverandør og faktiske utbetalinger. Teknisk sjef har forklart at «konkurransen viste et gunstig prisnivå som ga grunnlag for å utvide omfanget på oppdraget i samsvar med inv.budsjettet». Oppdraget ble derfor underveis utvidet, og det utvidede arbeidet ble utført for samme enhetspriser som leverandøren ga i sitt tilbud, ifølge teknisk sjef. 28

29 I anskaffelsesprotokollen opplyses det også at «forarbeider er utført ved bruk av lokal tilbyder etter tilbudte enhetspriser». Revisor forstår at det er dette arbeidet som er utført av Svendsen Maskin AS. Kommunen har opplyst til revisor at de i 2008 henvendte seg direkte til tre lokale leverandører, Svendsen Maskin AS, Vidar Karlsen og Odd-Johan Bolle, og innhentet priser samt oversikt over utstyr/maskiner fra disse, med det formål at de kunne tildeles mindre oppdrag direkte dersom det skulle oppstå akutte situasjoner innen vei, vann og avløp. Det ble ikke inngått rammeavtale med leverandørene. Kommunen omtaler dette som en «prekvalifisering» av disse tre leverandørene. Teknisk sjef opplyser at kommunen fortsatt tildeler oppdrag til disse lokale maskinentreprenørene basert på «prekvalifiseringen» fra Revisors vurderinger Etter revisors vurdering må anskaffelsen av asfaltering og anskaffelsen av «forarbeider» ses i sammenheng ved beregning av anskaffelsens anslåtte verdi, jf. FOA 2-3, og vi legger til grunn at de totale utbetalingene/verdien av anskaffelsen var i overkant av 1,7 millioner kroner. Anskaffelsen er en bygge- og anleggskontrakt som skal følge FOA del I og II, og kunngjøres i Doffin. Anskaffelsens verdi skal beregnes ut fra anslag av det samlede beløp oppdragsgiver kan komme til å betale for de kontrakter som utgjør anskaffelsen, men oppdragsgiver kan likevel gjennomføre konkurranse om de ulike delene av prosjektet hver for seg. Dyrøy kommune kunngjorde konkurranse i Doffin, og for hovedoppdraget asfaltering - vurderer vi at revisjonskriteriene om å gjennomføre og kunngjøre konkurranse i henhold til regelverket er oppfylt. Ifølge FOA 8-1 skal oppdragsgiver utarbeide konkurransegrunnlag dersom vilkårene for konkurransen ikke beskrives tilstrekkelig utfyllende i kunngjøringen. Kommunen har utformet en skriftlig beskrivelse av oppdraget (tilbudsgrunnlag), men denne forelå først etter at konkurransen var kunngjort og etter at befaring var gjennomført. Sett i sammenheng med at tilbudsgrunnlaget blant annet inneholdt opplysninger om utsatt tilbudsfrist som ikke ble kunngjort i Doffin, vurderer revisor at verken kunngjøringa i Doffin eller tilbudsgrunnlaget inneholder tilstrekkelig informasjon. Kunngjøringas opplysning om at «arbeidet kan evt. bli utvidet noe» uten nærmere redegjørelse for hva en eventuell utvidelse konkret ville bestå av, gir dessuten ikke tilstrekkelig informasjon om anskaffelsen, etter revisors vurdering. Vi vurderer derfor at kommunen ikke oppfyller revisjonskriteriet om å utarbeide konkurransegrunnlag i henhold til forskriftens krav. Kommunen har ikke stilt kvalifikasjonskrav, og det er dermed ikke relevant å vurdere dette. Laveste pris oppgis som tildelingskriterium, og revisjonskriteriet om å benytte tildelingskriterier i henhold til regelverket, vurderes som oppfylt. Anskaffelsesprotokollen inneholder etter revisors vurdering påkrevde opplysninger for hovedoppdraget (asfaltering), men er mangelfull når det gjelder anskaffelsen av forarbeidene. Revisor bemerker at utbetalingene til valgt leverandør ble vel 1,2 millioner kroner høyere enn tilbudt pris. Kommunen har opplyst at dette skyldtes at oppdraget ble utvidet, jf. revisors funn, og at man i kunngjøringa åpnet for dette ved at det stod at arbeidet evt. kunne bli utvidet noe. Etter revisors vurdering har kommunen ikke handlet i tråd med regelverkets prinsipp om forutberegnelighet ved å utvide anskaffelsen fra å ha en verdi på vel (tilbudt pris) til 1,5 millioner kroner uten at det fremkom mer eksplisitt i kunngjøringa hva en eventuell utvidelse konkret ville bestå av og hvor stort omfanget av en utvidelse ville være. 33 Kommunen opplyser at enhetsprisene som ble innhentet i 2008, siden har vært gjenstand for jevnlig indeksregulering. 29

30 Etter revisors vurdering har Dyrøy kommune ved kjøp fra Svendsen Maskin i forbindelse med forarbeid for asfaltering i 2015 ikke etterlevd grunnleggende krav til konkurranse. Innhenting av enhetspriser i 2008 fra enkelte utvalgte lokale leverandører, uten forutgående kunngjøring og uten inngåelse av kontrakt/rammeavtale, kan etter revisors vurdering ikke forstås som at kommunen har gjennomført konkurranse om anskaffelser i 2008 eller i Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av asfaltering og forarbeid for asfaltering ikke overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Biler til hjemmetjenesten Revisors funn Dyrøy kommune utbetalte ifølge regnskapet kr ekskl. mva. til Indlandet Automobilverksted AS og kr ekskl. mva. til Sulland Tromsø AS for kjøp av to biler til hjemmetjenesten i Det foreligger anskaffelsesprotokoll, datert og signert av fagleder IKT og servicetorg, der det fremgår at anslått verdi er «begrenset oppad til ekskl. mva.». Protokollen angir videre at kommunen har «lyst ut tilbud til alle leverandører i Midt-Troms; Abil AS, Andslimoen Bil AS, Bakkehaug bil AS, Bil i Nord Finnsnes, Harila Troms, Indlandet Automobilverksted AS, Midt- Troms Auto AS, Silsand Auto AS, Sulland Bardufoss og Toyota Finnsnes». Det oppgis ikke hvilken leverandør som ble valgt, men det redegjøres for begrunnelsen for valg av leverandør; «alle tilbud ble satt opp mot kriterier utlyst i en matrise. Testkjøring gjennomført på to modeller. Tjenestens behov ble tillagt vekt i valg av 1 varebil og 1 personbil, elektrisk. Reduserte framtidige driftskostnader.» Kommunen har fremlagt for revisor to brev datert og adressert til de to valgte leverandørene Sulland Bardufoss og Indlandet Automobilverksted AS. I brevene ber kommunen om at kontrakt for de to valgte bilene oversendes for signering. Dyrøy kommune har også lagt frem et brev som er datert og adressert til «Bilforhandlere i Midt-Troms», der kommunen redegjør for prosessen med innhenting av tilbud og valg av biler 34. Anskaffelsesprotokoll og matrise for poengberegning følger som vedlegg til brevet. Revisor har fått oversendt tilbudene kommunen fikk inn, totalt syv. Revisors vurderinger Det ble totalt utbetalt kr for kjøp av biler til hjemmetjenesten. Anskaffelsen er et varekjøp med verdi under , og kun FOA del I gjaldt for anskaffelsen. Det er få eksplisitte krav til hvordan oppdragsgiver skal foreta en anskaffelse dersom kun del I av forskriften gjelder, og det er ikke krav om kunngjøring i Doffin. Dyrøy kommune har overholdt grunnleggende konkurransekrav ved å forespørre ti ulike forhandlere om å gi tilbud. Regelverket stiller krav om at det føres protokoll for anskaffelser med verdi over kr Kommunen har ført anskaffelsesprotokoll som inneholder de fleste opplysningene forskriften krever; den angir imidlertid ikke hvilke leverandører som ble valgt. På bakgrunn av revisors funn vurderer vi revisjonskriteriet om å føre anskaffelsesprotokoll i henhold til regelverket som i stor grad oppfylt. Det foreligger dokumentasjon som viser hvordan anskaffelsen ble gjennomført og hvilke vurderinger kommunen har gjort, og vi vurderer revisjonskriteriet om å sikre at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen er skriftlig, som oppfylt. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av biler til hjemmetjenesten i all hovedsak overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 34 Brevet meddeler hvilke to biler som ble valgt, men ikke hvem leverandørene var. 30

31 5.1.9 Konsulenttjenester Revisors funn Dyrøy kommune utbetalte ifølge regnskapet kr ekskl. mva. til Norsk Gründerutvikling i 2015, ført på konsulenthonorar. Kommunen har opplyst at utbetalingen gjaldt to rapporter á kr som kommunen ved rådmannen bestilte direkte fra nevnte leverandør. Av den fremlagte dokumentasjonen forstår revisor at Norsk Gründerutvikling AS skulle gjennomføre en energiutredning og utarbeide søknad til ENOVA om støtte til forprosjektet «Varme og infrastruktur». Ifølge en redegjørelse som daværende rådmann oversendte per e-post til daværende ordfører, var «diskusjon om innsparing på energiutgifter under arbeidet med budsjettet for 2015» og behov for «kunnskap fra en nøytral part» bakgrunnen for at han hadde gjennomført kjøpet av disse konsulenttjenestene. Ifølge redegjørelsen var forutsetningen at direkte kostnader (for konsulenttjenestene) skulle dekkes av tilskudd fra ENOVA. Kommunen har lagt frem to kontrakter på kr hver, som ble inngått med Norsk Gründerutvikling og signert Det foreligger ikke protokoll for anskaffelsen. Revisors vurderinger Kjøp av konsulenttjenester fra Norsk Gründerutvikling var et tjenestekjøp med verdi under nasjonal terskelverdi, og kun FOA del I gjaldt. Kommunen kontaktet kun én leverandør, og anskaffelsen var et direktekjøp. Det foreligger ikke anskaffelsesprotokoll og det er heller ikke fremlagt annen skriftlig dokumentasjon for anskaffelsen, bortsett fra en e-post fra rådmann til ordfører der kjøpet omtales. Som følge av dette vurderer vi at kommunen ved kjøp av konsulenttjenestene ikke har overholdt regelverkets grunnleggende krav til konkurranse og etterprøvbarhet. Som følge av ovennevnte er revisors samlede vurdering at Dyrøy kommune ved kjøp av konsulenttjenester fra Norsk Gründerutvikling AS ikke overholdt relevante bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 5.2 Konklusjon På bakgrunn av ovenfor beskrevne funn og vurderinger konkluderer revisor med at for fem av de undersøkte anskaffelsene har Dyrøy kommune overholdt eller i hovedsak overholdt kravene revisor har utledet fra bestemmelser i lov og forskrift om offentlige anskaffelser, mens kravene ikke er overholdt for fire av de undersøkte anskaffelsene. 31

32 6 ATTESTASJON OG ANVISNING Er kommunens økonomireglement fulgt med hensyn til attestasjon og anvisning av innkomne fakturaer for anskaffelsene nevnt under problemstilling 5? Dyrøy kommune skal ved attestasjon og anvisning sikre at: Faktura er nummerert og datert, adressert til Dyrøy kommune, og opplyser om ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag, leverandørens organisasjonsnummer og fullstendig navn/adresse Faktura attesteres og anvises av to forskjellige personer, hvorav en med anvisningsmyndighet Innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av enhetsledere, anvises av rådmannen (eller andre med tildelt fullmakt ved fravær) Innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av rådmannen, anvises av ordfører, og innkjøp som er gjennomført, kontrollert og attestert av ordfører, anvises av rådmannen Den som anviser på investeringsprosjekter, har fullmakt fra rådmannen Jf. Dyrøy kommunes økonomireglement (2011), vedtatt i kommunestyresak 10/ Formalkrav og beskrivelse av leveranse Revisors funn Samtlige av de undersøkte fakturaer er nummerert og datert, adressert til Dyrøy kommune, og leverandørens organisasjonsnummer og fullstendige navn/adresse og vederlagssum fremgår. Fem av de undersøkte fakturaene mangler angivelse av konkret tidspunkt (dato/periode) for leveransen. Samtlige fakturaer gir konkrete opplysninger om hvilken anskaffelse / hvilket prosjekt fakturaen gjelder. Alle de undersøkte fakturaene, med unntak av én, beskriver også hva leveransen konkret består i (ytelsens art og omfang), men det varierer fra faktura til faktura hvor detaljert leveransen er beskrevet. Én av fakturaene opplyser kun om prosjektnavn og gir ikke noen form for informasjon om hva som er levert (leveransen fra Norsk Gründerutvikling i prosjektet «varme og infrastruktur»). Revisors vurderinger Som følge av revisors funn vurderer vi at kommunen i stor grad har oppfylt revisjonskriteriet om at faktura skal være nummerert og datert, adressert til Dyrøy kommune, og opplyse om ytelsens art og omfang, tidspunkt og sted for levering, vederlag, leverandørens organisasjonsnummer og fullstendig navn/adresse. 6.2 Attestasjon og anvisning Revisors funn Samtlige av de undersøkte fakturaene er attestert og anvist av to forskjellige personer. Tjuetre av de tjueseks fakturaene vi har undersøkt, er attestert av førstesekretær ved teknisk avdeling Britt Janne Wangberg og anvist av enhetsleder ved teknisk etat Geir Fjellberg. To fakturaer er attestert av førstesekretær Wangberg og anvist av rådmann Erla Sverdrup. Disse fakturaene gjelder legging av nytt taktekke på Dyrøy omsorgssenter og asfaltering av kommunale veier. En faktura er attestert av førstesekretær i pleie- og omsorgsenheten Bente Paulsen og anvist av enhetsleder ved pleie- og omsorgsenheten Tove Utmo og gjelder kjøp av bil til hjemmetjenesten. 32

33 Fem av de undersøkte fakturaene er utgiftsført i driftsregnskapet 35, og samtlige av disse er anvist av enhetsleder for teknisk etat, som ifølge økonomireglementet hadde anvisningsmyndighet. De øvrige tjueen fakturaene er utgiftsført i investeringsregnskapet, hvorav to er anvist av rådmannen selv. For de øvrige nitten fakturaene som er ført i investeringsregnskapet måtte anviser ifølge økonomireglementet ha fullmakt fra rådmannen per prosjekt for å kunne anvise. Fakturaene som er ført i investeringsregnskapet, fordeler seg på seks prosjekter/anskaffelser 36. Vi har bedt kommunen dokumentere at det forelå anvisningsfullmakt fra rådmann til anviser i disse seks prosjektene, men har ikke mottatt dokumentasjon for dette. Revisors vurderinger Revisors funn viser at samtlige undersøkte fakturaer er attestert og anvist av to forskjellige personer. De fem undersøkte fakturaene som er ført i driftsregnskapet, er anvist av enhetsleder som ifølge økonomireglementet hadde anvisningsmyndighet. Av de de øvrige tjueen undersøkte fakturaene, som alle er ført i investeringsregnskapet, er to anvist av rådmannen. For de resterende nitten fakturaene foreligger det ikke dokumentasjon for at rådmannen har gitt anvisningsfullmakt til den som har anvist. Som følge av dette vurderer vi revisjonskriteriet om at faktura skal være attestert og anvist av to forskjellige personer, hvorav en med anvisningsmyndighet, som bare delvis oppfylt. 6.3 Andre funn KomRev NORD har gjennom regnskapsrevisors rutinemessige arbeid kontrollert attestasjon og anvisning av fakturaer i Dyrøy kommune for Kontrollen omfattet sjekk av at faktura var attestert og anvist av to forskjellige personer. Samtlige fakturaer regnskapsført i 2016 ble sjekket. Kontrollen viste avvik ved at 37 fakturaer tilsvarende 1,1 % av alle fakturaer - var attestert og anvist av samme person (rådmannen). Regnskapsrevisor tok forholdet opp med kommunen, som mente at personalmangel (eksempelvis i ferieavvikling) var årsak til at samme person hadde attestert og anvist enkelte faktura. Etter at revisor påpekte muligheten for avvik ved at samme person kunne attestere og anvise ga kommunen revisor tilbakemelding om at man nå hadde lukket denne muligheten i systemet. 37 Revisor konkluderte etter kontrollen med at «det er funnet avvik ved at det er åpnet en mulighet for at en person både kan attestere og anvise. Fra 2017 bør denne muligheten være stengt. Omfanget er begrenset til 1,1 % av bilagene. Etter min vurdering ligger det reelle fakturaer til grunn for disse bilagene- det er dermed ikke grunn til å anta at attestasjon- og anvisningsrutinene gir vesentlige feil i regnskapet. Det er avvik i forhold til attestasjons- og anvisningsrutinene for inngående faktura. Omfanget er imidlertid av en slik størrelsesorden at vi kan konkludere med at sperrene i systemet hovedsakelig fungerer. Vi kan derfor bygge på nevnte rutiner.» 35 Fire av fakturaene gjelder brøyting utført av leverandøren Vidar Karlsen, og én gjelder konsulenttjenester fra Norsk Gründerutvikling. 36 Gjelder prosjektene taktekke på Dyrøy omsorgssenter, renovering av garderober på Elvetun skole, Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3 del I, Dyrøy nye vannverk byggetrinn 3 del II, vedlikehold kommunale veier / asfaltering, bilkjøp hjemmetjenesten 37 Revisor har ikke mulighet til å sjekke at denne endringen faktisk er gjort i systemet, men gjennom rutinemessige kontroller av attestasjon og anvisning vil revisor kunne fange opp eventuelle avvik som tilsier at muligheten for at samme person attesterer og anviser fortsatt er tilstede. 33

34 6.4 Konklusjon På bakgrunn av ovenfor beskrevne funn og vurderinger konkluderer revisor samlet med at Dyrøy kommune bare delvis har fulgt eget økonomireglement når det gjelder attestasjon og anvisning av de undersøkte fakturaer fra anskaffelsene nevnt under problemstilling 5. 34

35 7 HØRING KomRev NORD sendte rapporten på høring til Dyrøy kommune ved rådmannen 28. juni 2017 med tilbakemeldingsfrist 8. august, og mottok høringssvar fra kommunen 7. august Revisjonen har gjennomgått høringssvaret og har ikke funnet grunn til å endre noen av våre vurderinger og konklusjoner som følge av den. Rådmannens høringsuttalelse følger i sin helhet under UTTALELSE TIL HØRINGSUTKAST TIL RAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER FRA KomRev NORD Det vises til høringsutkast til «rapport offentlige anskaffelse» fra KomRev NORD av der det er gitt frist til å gi uttalelse innen Det gis uttalelser til følgende punkter. Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for renovering av garderober ved Elvetun skole KomRev Nord viser til at anskaffelsen skal utlyses i Doffin fordi den har hatt en verdi > kr ,- (nasjonal terskelverdi/kunngjøring). Videre peker revisjonen på krav som gjelder for håndtering (prosedyrer) av anskaffelser som har vært utlyst i Doffin. Kommunen har gjennomført konkurranse for anskaffelsen ved at det er innhentet tilbud ved direkteforespørsel til 2 leverandører. Tilbud fra Schwenke & Rickhardsen AS (S&R) Tilbud datert , «renovering av garderober» Tilbud datert , «renovering av foaje» Tilbud fra Bertheussen Malerservice AS Tilbud datert «renovering av toaletter u- og barneskole» kr ,- ekskl. mva. kr ,- ekskl mva. kr ,- ekskl. mva Anskaffelsen har vært behandlet i Plan- og byggekomiteen og det vises til vedlagte møtereferat derfra datert Av møtereferatet fremgår det at anskaffelsen er vurdert å koste under kr ,- og laveste mottatte tilbud er på kr ,- Videre fremgår det at skolen underveis i arbeidet har fremmet ønske om at også foajeen må bli pusset opp samtidig. Tilbud på oppussing av foajeen ble mottatt fra S&R med pålydende kr ,- Enhetsleder har anbefalt plan- og byggekomiteen å tildele tiltakene til S&R og at dette igangsettes snarest slik at rivingsarbeidene kan gjennomføres i skolens vinterferie. Ut fra ovenstående mener vi å ha dokumentert at anskaffelsen vedr. renovering av garderobene ikke ville overstige terskelverdien på kr ,- Tilbudet er på kr ,- og kommunen har dermed ikke plikt til å kunngjøre anskaffelsen i Doffin. Det samme gjelder tiltaket vedr. oppussing av foajeen som kommunen ba S&R om tilbud på i ettertid. Tilbudet var på kr ,- Av møtereferatet fra Plan- og byggekomiteen fremgår grunnlagene for beslutningene vedr. anskaffelsene og der det er bla er lagt vekt på at arbeidene må gjennomføres innen skolens vinterferie slik at toaletter er tilgjengelig nå skolen starter igjen. 35

36 Det bemerkes fra vår side generelt til anskaffelseslovverket at det ikke der er gitt eksplisitte bestemmelser om når anskaffelsesprotokoller skal skrives. Når kommunen har valgt å ikke kunngjøre anskaffelsene i Doffin er dette fordi disse har verdi under kr ,- og fordi tiltakene måtte gjennomføres raskt. Nasjonale kunngjøringer (Doffin) tar vesentlig lengre tid å gjennomføre og krever større ressursbruk. I tillegg til befaringen ble det lagt oppgave over aktuelle masser/volumer, beskrivelse og skisser vedr. tiltaket (dokumentene kan framlegges om ønskelig). Oppdraget er ikke bare basert på informasjon fra befaringen. Tilbyder Bertheussen Malerservice AS ble muntlig underrettet om valg av leverandør. Dyrøy kommune vil hevde at vi for dette tiltaket har opptrådt i tråd med hovedintensjonen i lov om offentlige anskaffelser der det av lovens 1 - Formål - framgår: «Loven skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser. Den skal bidra til at det offentlige opptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte» Vedlegg: Møtereferat fra plan- og byggekomiteen Avtale for utførelse av renoveringsarbeider ved Elvetun skole undertegnet Tilbud fra Schwenke & Richardsen datert Tilbud fra Schwenke & Richardsen datert Prosjekteringstjenester Utbyggingen av Dyrøy nye vannverk er ett utbyggingstiltak/prosjekt som er planlagt gjennomført i løpet av perioden Det foreligger politiske vedtak for tiltaket med estimert kostnadsramme på nærmere 50 mill. kr. Ved kommunens forespørsel om konsulentbistand for prosjekteringen av vannverket ble det redegjort for prosjekteringsbehovet for hele tiltaket Dyrøy nye vannverk, og at utbyggingen ville skje trinnvis (gjennom 4 byggetrinn) og fortløpende. Prosjektering ville derfor pågå løpende og hvert enkelt byggetrinn ville basere seg på sammenhengen, resultater og beslutninger fra forutgående prosjektering. Det ville være uvanlig, upraktisk og lite ressursbesparende å gjennomføre prosjektet basert på at man for hver enkelt byggetrinn skulle utlyse ny konkurranse om prosjekteringen. Dette ville forlenget byggetiden dramatisk, medført problemstillinger omkring ansvarsforhold og gitt økte kostnader. Sweco Norge AS har levert konsulenttjenester i hht til honorar de har gitt i tilbud. Kjøp av bygge- og anleggsarbeid for asfaltering av kommunale veier 2015 Kommunen mener at forarbeidene som skulle foretas før asfaltering i denne anskaffelsen hadde relativt liten verdi i forhold til selve asfaltarbeidene. Utbetaling til forarbeider på kr ligger godt under nasjonal terskelverdi og direkteforespørsel om pris kan derfor gjennomføres. Det er heller ikke lovmotstridig å dele opp dette arbeidet. Vi har også tidligere redegjort for vår intensjon med innhenting av priser og utstyrs-kapasitetsoversikt fra 3 lokale maskinfirma. Selv om det ikke er inngått rammeavtale praktiserer kommunen kjøp av tjenester fra disse ihht tilbud fra 2008.,men justert for prisstigning. Selv om tilbudet/konkurransen ble innhentet i 2008 er det ikke lovstridig å benytte seg av denne pr. dato. 36

37 Med begrepet «utvidet noe» mener kommunen at flere av veiene som framkommer av oversikten kan komme til utførelse. Dette er avhengig av tilbudssummene og den økonomiske investeringsrammen for asfaltering. Tilbyderne har vært klar over hva «utvidet noe» betyr i denne sammenheng. Når det gjelder beskrivelsen av oppdraget mener vi at dette er utført tilstrekkelig. I tabellen som tilbydere skal skrive inn sine tilbud er det gitt detaljerte opplysninger om hva som skal prises og hvordan dette skal gjøres ANBEFALINGER Som følge av revisors funn, vurderinger og konklusjoner anbefaler vi Dyrøy kommune å iverksette tiltak for å sikre at regelverket for offentlige anskaffelser følges i alle anskaffelser attestasjoner og anvisninger gjøres i samsvar med det til enhver tid gjeldende reglement 37

38 9 REFERANSER Forskrift 7. april nr. 402 om offentlige anskaffelser Lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, Fornyings- og administrasjonsdepartementet, 2013 Økonomireglement Dyrøy kommune, sak 10/11, Økonomireglement Dyrøy kommune, sak 71/16,

39 Om selskapet og vår forvaltningsrevisjonskompetanse KomRev NORD IKS utfører helhetlig revisjon av kommuner, kommunale foretak, interkommunale selskaper, offentlige stiftelser, kirkeregnskap og legater. Selskapets eiere og oppdragsgivere er Troms fylkeskommune, alle kommunene i Troms, ni kommuner i Nordland og fire kommuner i Finnmark. Vårt hovedkontor ligger i Harstad, og vi har avdelingskontor i Tromsø, Narvik, Sortland, Finnsnes, Storslett og Sjøvegan. Vi har 36 medarbeidere som samlet innehar lang erfaring fra og god kunnskap om offentlig sektor og revisjon. Selskapet er uavhengig i forhold til kommuner, stat, privat næringsliv og andre institusjoner i samfunnet. Vårt forvaltningsrevisjonsteam består av ni medarbeidere med høyere utdanning innen ulike fag: Rettsvitenskap Pedagogikk Samfunnsplanlegging Sosiologi Statsvitenskap Samfunnsøkonomi 39

40 40