HØRINGSUTKAST FORVALTNINGSREVISJON. Harstad kommunes kjøp av tjenester fra Sama Maskin og Stenhaug Transport AS NORD.

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Unntatt offentlighet etter offentleglova 13, 1. ledd jf. kommuneloven 78 nr 7 Harstad kommunes kjøp av tjenester fra Sama Maskin og Stenhaug Transport AS Harstad kommune HØRINGSUTKAST Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2011

2

3 Forord Kontrollutvalget i Harstad kommune vedtok den å bestille forvaltningsrevisjon av Harstad kommunes kjøp av tjenester hos Sama Maskin. I møte ga kontrollutvalget sin tilslutning til KomRev NORDs overordnete skisse for innhold og gjennomføring av prosjektet. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommuneloven 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Før oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjektet har revisorene vurdert egen uavhengighet overfor Harstad kommune, jf kommuneloven 79 og revisjonsforskriften kapittel 6, og vi kjenner ikke til forhold som er egnet til å svekke tilliten til vår uavhengighet og objektivitet. Underveis i prosjektet har revisjonen hatt dialog med ansatte i kommunens administrasjon. Rådmannen og øvrige ansatte har bidratt med relevant dokumentasjon og informasjon i revisjonens undersøkelser. Vi takker Harstad kommune for samarbeidet i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisjonens rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet er kompleks og inneholder omfattende beskrivelser av fakta. Faktabeskrivelsene er nødvendige for å dokumentere innsamlet datamateriale fra alle anskaffelsene som inngår i undersøkelsen. For å få innsikt i prosjektets mest sentrale funn og vurderinger samt revisors konklusjoner, er det etter revisjonens oppfatning tilstrekkelig å lese rapportens kapittel 0 SAMMENDRAG. Tromsø/Harstad, 12. april 2011 Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Prosjektmedarbeider, forvaltningsrevisor Åse Skavdal Prosjektmedarbeider, forvaltningsrevisor Runar Rushfeldt Hanssen Prosjektmedarbeider, forvaltningsrevisor Liv Stokkan Prosjektmedarbeider, regnskapsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Prosjektmedarbeider, forvaltningsrevisor

4 Innholdsfortegnelse 0 SAMMENDRAG INNLEDNING PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER Problemstillinger Revisjonskriterier METODE Metode og datamateriale Gyldighet og pålitelighet ANSKAFFELSENE OG LOV/FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Anskaffelse fra Stenhaug Transport AS Bil og maskin Bil og maskin Bil og maskin Arbeider på Aunveien Diverse mindre anskaffelser Opprusting kommunal veg Grunnvassbotn Psykiatriboliger Stangnes Midlertidig idrettshall Heggen VA og kabelgrøfter Konklusjon ANSKAFFELSENE OG KOMMUNALT ANSKAFFELSESREGLEMENT er Konklusjon ANSKAFFELSENE OG ETISKE RETNINGSLINJER er Konklusjon ANDRE FUNN ANBEFALINGER HØRING REFERANSER VEDLEGG - REVISJONSKRITERIER Lov om offentlige anskaffelser Forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsesreglement for Harstad kommune Etiske retningslinjer for Harstad kommune...46

5

6 0 SAMMENDRAG Side: 2

7 1 INNLEDNING Kontrollutvalget i Harstad har bedt KomRev NORD om å gjennomføre en forvaltningsrevisjon rettet mot kommunens anskaffelser fra Sama Maskin og Stenhaug Transport AS. Undersøkelsen skal omfatte samtlige anskaffelser fra de to leverandørene i perioden Bakgrunnen for kontrollutvalgets bestilling er offentlighetens og medias oppmerksomhet mot nevnte forhold. Aktører i anleggsbransjen har påstått at Harstad kommune ikke følger gjeldende regelverk ved kjøp av bil- og maskintjenester. Denne type uttalelser har framkommet både i lokalpressen og i informasjon til revisjonen fra eksterne kilder. Påstandene har vært begrunnet med en opplevelse av at Sama Maskin og Stenhaug Transport AS får gjentatte oppdrag for kommunen uten at andre leverandører i det samme markedet gis mulighet til å konkurrere om oppdragene. Det har vært spekulert i at en navngitt ansatt i Harstad kommune skaffer Stenhaug Transport oppdrag enten direkte eller som underleverandør av blant annet Sama Maskin. Den ansattes sønn eier og driver Stenhaug Transport etter at han overtok selskapet på midten av Vi har fått opplyst fra ansatte i kommunen og fra eksterne kilder at nåværende innehaver av Stenhaug Transport tidligere har hatt læretid og vært ansatt i Sama Maskin. Han har også vært ansatt hos andre entreprenører. I den treårsperioden revisjonens undersøkelse gjelder, finner vi fakturaer fra Sama Maskin til Harstad kommune på til sammen kr Av dette gjelder kr arbeider på midlertidig hall ved Heggen videregående skole og psykiatriboliger på Stangnes. Disse to anskaffelsene er gjort av Bygg og eiendomsenheten. Resterende kr som er fakturert til kommunen fra Sama Maskin i 2008, 2009 og 2010, gjelder anskaffelser gjort av Drift og utbyggingsenheten. Beløpene inkluderer merverdiavgift. Mange av oppdragene Sama Maskin har hatt for kommunen, gjelder arbeid på veg, som ikke belastes med merverdiavgift. Faktureringene fra Stenhaug Transport AS de tre siste årene gjelder en brøytekontrakt som ble inngått etter anbudskonkurranse i Anskaffelsen er dermed gjort før den perioden som har vært i offentlighetens og medias fokus og som revisjonens undersøkelse gjelder. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger Med henvisning til kontrollutvalgets bestilling har revisjonen utledet følgende problemstillinger for undersøkelsen: 1. Har Harstad kommune etterlevd lov og forskrift om offentlige anskaffelser ved kjøp av tjenester hos Sama Maskin og Stenhaug Transport AS? 2. Har de undersøkte anskaffelsene vært i henhold til kommunens eget innkjøpsreglement? 3. Er anskaffelsene i samsvar med kommunens etiske retningslinjer? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er samlebetegnelsen på krav og forventninger som brukes for å vurdere revidert virksomhet. Kriteriene holdes opp mot fakta, og danner basis for revisjonens analyser, vurderinger og konklusjoner. I denne forvaltningsrevisjonen er revisjonskriteriene utledet fra: Side: 3

8 Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (Fornyings- og administrasjonsdept 2006) Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) sak 2010/1 Anskaffelsesreglement for Harstad kommune / m/veileder Etiske retningslinjer for Harstad kommune (udatert) Ulovfestet forvaltningsrett Kapittel 11 i rapporten inneholder revisjonens redegjørelse for og operasjonalisering av bestemmelser i nevnte sentral og lokale kilder til revisjonskriterier. Operasjonaliseringen leder ut i konkrete revisjonskriterier som vi vil vurdere beskrevne fakta ( revisors funn ) opp mot. For problemstilling 1 har vi utledet fire konkrete revisjonskriterier av Lov om offentlige anskaffelser: Det skal være konkurranse så langt det er mulig og i forhold til anskaffelsens verdi Vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, skal skriftliggjøres for å sikre forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Leverandører skal velges på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier (likebehandling) Anskaffelser skal ikke deles opp for å unngå bestemmelser i anskaffelsesregelverket I tillegg har vi for problemstilling 1 utledet revisjonskriterier av Forskrift om offentlige anskaffelser: Det skal være konkurranse om anskaffelsene Konkurransen skal kunngjøres i henhold til anskaffelsesregelverket Det skal benyttes korrekt anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket Konkurransegrunnlaget skal inneholde de opplysningene som forskriften krever Registrering og åpning av tilbudene skal gjøres i henhold til krav i forskriften Kvalifikasjonskrav skal brukes i henhold til regelverket Tildelingskriterier skal brukes i henhold til regelverket Tidsfristene skal brukes i henhold til regelverket Anskaffelsene skal dokumenteres i henhold til regelverket Meddelelse om kontraktstildeling skal gjøres i henhold til regelverket For problemstilling 2 har vi utledet revisjonskriterier av Anskaffelsesreglement for Harstad kommune Anskaffelser skal gjøres i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser Det skal innhentes minst tre skriftlige tilbud ved anskaffelser verd mellom og Manglende konkurranse om en anskaffelse skal kunne begrunnes Alle anskaffelser skal dokumenteres skriftlig Det bør inngås rammeavtaler for varer og tjenester som forbrukes jevnlig Og for problemstilling 3 har vi utledet revisjonskriterier av Etiske retningslinjer for Harstad kommune sammen med ulovfestet forvaltningsrett: Ansatte skal ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke innbyggernes tillit til kommunen og til ansattes rettskaffenhet og integritet Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede Ansatte skal ikke ta utenforliggende eller vilkårlige hensyn Dersom det i løpet av året blir mange strøjobber, skal det vurderes å innhente pristilbud for å unngå tjenestekjøp fra ett firma av gammel vane De konkrete revisjonskriteriene gjengis i tekstboks innledningsvis til hovedkapitlene der vi behandler den enkelte problemstilling. I tillegg til revisjonskriteriene som er utledet av sentrale og lokale regler, vil vi i våre vurderinger henvise til departementets veileder til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Side: 4

9 3 METODE 3.1 Metode og datamateriale Forvaltningsrevisjonsprosjektet er utført etter RSK 001, som er Norges Kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen har sett på offentlige anskaffelser fra Sama Maskin og Stenhaug Transport AS som Harstad kommune har gjort fra og med 2008 til og med Datainnsamlingen i prosjektet foregikk i perioden januar mars Vi har basert rapportens faktagrunnlag primært på analyse av skriftlig dokumentasjon, som vi har supplert med informasjon framkommet i intervju med enhetsleder og ingeniør ved kommunens Drifts- og utbyggingsenhet. Vi har også vært i samtale med rådmannen og har underveis i prosjektet innhentet informasjon på e-post og telefon fra ansatte i kommunens administrasjon. Videre har vi undersøkt dokumentasjon av anskaffelser og anbudsprosesser som kommunen har gjennomført. Data fra kommuneregnskapet har vært viktig informasjonskilde i revisjonens undersøkelse. Vi har kartlagt og gjennomgått alle fakturaer fra Stenhaug Transport AS og Sama Maskin som er registrert i kommunens leverandørreskontro i undersøkelsesperioden og sortert fakturabeløpene etter hvilken kontrakt, prosjekt eller anskaffelse fakturaene refererer til. Noen av de undersøkte fakturaene har vi sortert under andre kontrakter eller anskaffelser enn det kommunen har ment at de gjelder. KomRev NORD reviderer kommunens praktisering av regelverket. Vi har ingen innsynsrett i private selskaper og kan heller ikke kreve opplysninger fra privatpersoner. I forbindelse med undersøkelsen ble imidlertid revisjonen kontaktet av personer/aktører utenfor kommunens egen organisasjon, som ønsket å bidra med informasjon i saken. Opplysninger fra nevnte eksterne kilder er lagt til grunn i rapporten i den grad disse tilfører undersøkelsens problemstillinger noe utover det vi har fått skriftlig dokumentert eller muntlig opplyst fra kommunen. Rapportens faktabeskrivelse er verifisert av kommunens kontaktperson i prosjektet og andre informanter i kommuneadministrasjonen. Innspill fra kommunen i verifiseringsrunden er gjengitt i faktabeskrivelsen i den endelige rapporten. 3.2 Gyldighet og pålitelighet Revisor mener at rapporten presenterer gyldige og pålitelige data. Med gyldige data mener vi at det skal være sammenheng mellom undersøkelsens problemstilling, utledete revisjonskriterier og det innsamlede datamaterialet. Data i denne undersøkelsen er etter revisors mening egnet til å svare på problemstillingene, ved at vi har relevant og tilstrekkelig informasjon. Med pålitelige data menes at data skal være mest mulig presise og nøyaktige. For å sikre at data er pålitelige, er det nødvendig å vurdere eventuelle feilkilder. Dette er ivaretatt ved kvalitetssikring av faktaopplysningene som er framkommet fra dokumenter, og at rapportens faktaopplysninger er verifisert av revidert enhet. Datas gyldighet og pålitelighet er også sikret med at vi har sammenholdt faktafunn fra flere kilder; skriftlige dokumenter, intervju/muntlig informasjon og regnskapsinformasjon. Side: 5

10 4 ANSKAFFELSENE OG LOV/FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Revisjonskriterier fra Lov om offentlige anskaffelser (LOA): Det skal være konkurranse så langt det er mulig og i forhold til anskaffelsens verdi Vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføringen av konkurransen, skal skriftliggjøres for å sikre forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet Leverandører skal velges på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier (likebehandling) Anskaffelser skal ikke deles opp for å unngå bestemmelser i anskaffelsesregelverket fra Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA): Det skal være konkurranse om anskaffelsene Konkurransen skal kunngjøres i henhold til anskaffelsesregelverket Det skal benyttes korrekt anskaffelsesprosedyre i henhold til regelverket Konkurransegrunnlaget skal inneholde de opplysningene som forskriften krever Registrering og åpning av tilbudene i skal gjøres i henhold til krav i forskriften Kvalifikasjonskrav skal brukes i henhold til regelverket Tildelingskriterier skal brukes i henhold til regelverket Tidsfristene skal brukes i henhold til regelverket Anskaffelsene skal dokumenteres i henhold til regelverket Meddelelse om kontraktstildeling skal gjøres i henhold til regelverket 4.1 Anskaffelse fra Stenhaug Transport AS Bakgrunn Harstad kommune har ikke har gjort noen anskaffelser fra Stenhaug Transport AS i årene som er den perioden undersøkelsen gjelder. Kontrakten som inngår i revisjonens undersøkelse, gjaldt brøyting i perioden for roden Breivika Holtet og ble inngått som en del av anskaffelsen Brøyting Harstad kommune Nåværende eier av Stenhaug Transport overtok firmaet og ble registrert i Brønnøysundregistrene som daglig leder og styreleder sommeren Kontrakten mellom Stenhaug Transport AS og Harstad kommune som ble inngått etter en konkurranse om brøyting av kommunale veger og plasser, viser en avtalt fastpris på kr ,- pr sesong. Den samlede kontraktsverdien for hele perioden for denne brøyteroden blir kr Gjennomsnittlig fakturering pr år for kontrakten har vært kr Anskaffelsen Brøyting Harstad kommune omfatter totalt åtte brøytekontrakter for femårsperioden. Den totale anskaffelsesverdien lå langt over kr 1,7 millioner kroner som var høyeste terskelverdi i undersøkelsesperioden for kunngjøring av kommunale vare- og tjenestekontrakter etter forskriftens del II. Det ble inngått skriftlig kontrakt om anskaffelsen, og vi vurderer den opp mot kravene i anskaffelsesforskriften. Konkurranse Anskaffelsen er gjennomført som åpen anbudskonkurranse. Når anskaffelsen er gjennomført som anbudskonkurranse, har Harstad kommune oppfylt regelverkets konkurransekrav. Side: 6

11 Kunngjøring Konkurransen ble 22. august 2006 lyst ut som tjenestekontrakt på Doffin og i Harstad Tidende. Utlysningen i Harstad Tidende er ikke dokumentert. Konkurransegrunnlaget inneholdt ikke noe anslag av anskaffelsesverdien. Fra kommunens side anføres det at hver av brøytekontraktene for de enkelte rodene er å betrakte som unike kontrakter med ulike krav til brøytemateriell. Dette forstår revisjonen som at kommunen mener at kontraktene ikke kan ses samlet ved beregning av anskaffelsens verdi. Den undersøkte kontrakten hadde en verdi på kr ,- for hele femårsperioden, som isolert sett oversteg EØS-terskelverdien på 1,7 mill kr for kommunale vare- og tjenestekontrakter som gjaldt på anskaffelsestidspunktet. Når verdien av de sju andre brøytekontraktene som inngikk i anskaffelsen ble lagt til, utgjorde den totale anskaffelsesverdien en sum som lå langt over dagjeldende EØSterskelverdi. Anskaffelsen burde etter dette ha vært utlyst i TED-databasen. Dette gjelder også dersom man velger å se kontrakten mellom Harstad kommune og Stenhaug Transport AS som en enkeltstående anskaffelse, da verdien på denne alene overstiger terskelverdien. Vi vurderer derfor kunngjøring av Brøyting Harstad kommune bare i den nasjonale databasen Doffin som brudd på kunngjøringsreglene i anskaffelsesforskriften. Når det gjelder kommunens anførsel om beregning av anskaffelsens verdi, viser vi til FOA 2-3 (7): Når en tjeneste eller et bygge- og anleggsarbeid er inndelt i flere delarbeider som det skal inngås særskilte kontrakter for samtidig, skal den anslåtte verdien av hvert delarbeid tas med i beregningen. Vi finner også støtte for revisjonens vurdering på dette punktet i avgjørelse i KOFA 1 sak 2004/79. Saken gjaldt en kommune som utlyste konkurranse om snøbrøyting av sju roder der leverandørene hadde anledning til å gi tilbud på en eller flere roder. I denne saken ble brøyting av alle rodene sett samlet i beregning av anskaffelses verdi, og kommunen ble ansett for å ha brutt kunngjøringsreglene ved å ikke ha kunngjort anskaffelsen i TED-databasen. Anskaffelsesprosedyre I konkurransekunngjøringen ble anskaffelsesprosedyren oppgitt som forhandlet. Det ble svart nei på spørsmålet om kandidater allerede var valgt ut. I kunngjøringen ble det opplyst at antall leverandører som ville bli invitert til å sende inn anbud, var minimum 5 og maksimum 15. Protokollen fra tilbudsåpningen opplyser at konkurransen er gjennomført som en åpen tilbudskonkurranse for brøyting, rydding og sandstrøing på nærmere angitte roder. Revisjonens informanter i kommunen anfører at opplysningen i kunngjøringen om forhandlet prosedyre må skyldes en feilskrift, da kommunen hadde til intensjon å gjennomføre anskaffelsen som åpen anbudskonkurranse. Åpen anbudskonkurranse er tillatt prosedyre for anskaffelser over EØS-terskelverdi. Anskaffelsen som ble gjennomført som en åpen anbudskonkurranse, var imidlertid kunngjort som konkurranse med forhandling. Dette var brudd på forskriftens bestemmelser om konkurranseform. Det går fram av Veileder til reglene om offentlige anskaffelser pkt 6.3 at Når oppdragsgiver har valgt en konkurranseform, og kunngjort denne, vil oppdragsgiver være bundet av dette. Dersom oppdragsgiver vil endre konkurranseformen, og det ikke unntaksvis er hjemmel for dette, må konkurransen avlyses før en igangsetter en ny. Selv om feilen i dette tilfellet skyldes feilskrift i kunngjøringsskjemaet i Doffin, gjelder hensynet til likebehandling og forutberegnelighet for leverandørene i markedet. Etter revisjonens vurdering er nevnte hensyn ikke ivaretatt når konkurransen gjennomføres etter annen prosedyre enn kunngjøringen anga. Konkurransegrunnlag Tilbudsgrunnlaget var datert 14. august 2006 og gjaldt brøyting, rydding og strøing. Det var angitt hvilke brøyteroder som inngikk i konkurransen og hvilken tidsperiode kontraktene skulle omfatte. Konkurransedeltakerne ble bedt om å gi timepriser for brøyting, snørydding og sandstrøing, samt beredskapsgodtgjørelse og godtgjørelse for oppsett av brøytestikker pr sesong. Med bakgrunn i de 1 Klagenemnda for offentlige anskaffelser Side: 7

12 oppgitte vilkårene skulle så tilbyderne gi fastpristilbud. Vedståelsesfrist på 30 dager framgår av tilbudsgrunnlaget. Opplysninger om oppdragsgivers adresse, valgt anskaffelsesprosedyre, tildelingskriterier, betingelser for å få utlevert dokumenter, endelig frist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse, utsendelse av anbudsinnbydelse til utvalgte deltakere, kriterier for tildeling av kontrakt og kontraktens språk framgår av teksten på kunngjøringsskjemaet i Doffin. Tilbudsgrunnlaget og kunngjøringen tilsammen tilfredsstiller forskriftens krav til innhold i et konkurransegrunnlag. Registrering og åpning av tilbud Kunngjøringen inneholdt opplysninger om tidsfrist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse, tid og sted for åpning av tilbudene. Opplysningene framgikk heller ikke av konkurransegrunnlaget. Revisjonen har fått utlevert en oversikt som viser hvilke tilbud som var med i konkurransen. Vi har etterspurt, men ikke fått dokumentert de enkelte tilbudene og eventuell påføring av tidspunkt for når de kom inn. I følge protokollen fra tilbudsåpningen var det to ansatte fra Drift- og utbyggingsenheten til stede ved åpningen av tilbudene. Underskrevet og datert protokoll viser at tilbudene ble åpnet til samme tidspunkt og sted som kunngjøringen oppga som tidsfrist for mottak av tilbud eller forespørsel om deltakelse. På grunn av manglende dokumentasjon kan revisjonen ikke vurdere om tilbudene ble påført tidspunkt for når de kom inn, se FOA Vi kan av samme grunn heller ikke vurdere om noen av tilbudene kom inn for sent og dermed skulle ha vært avvist, FOA Tilstedeværelsen av to representanter for oppdragsgiveren oppfyller bestemmelsen i forskriften med hensyn til åpning av tilbud. Krav til leverandøren Kvalifikasjonskravene gikk fram av tilbudsgrunnlaget. Her ble det beskrevet hvilket utstyr som skulle benyttes. Entreprenøren skulle også stille tilstrekkelig mannskap for å kunne utføre pålagt tjeneste, samt holde telefon og mobiltelefon for å være tilgjengelig for varsling fra kommunen. Generelle betingelser for deltakelse i konkurransen gikk fram av kunngjøringen. Blant betingelsene var krav om firmaattest, HMS-egenerklæring, MVA - attest og skatteattest. Videre opplyste kunngjøringen om krav til dokumentasjon av økonomisk og finansiell kapasitet, og teknisk kapasitet. For valgt leverandør har revisjonen fått dokumentert HMS-egenerklæring. Dokumentasjon av HMS-egenerklæring for øvrige tilbydere og skatteattester for alle tilbyderne mangler. Oppdragsgiver opplyser at skatteattester og HMS-egenerklæring for alle deltakerne ble kontrollert og funnet i orden, men ikke oppbevart. Vi har heller ikke fått dokumentert at tilbyderne oppfylte de øvrige kvalifikasjonskravene eller at kommunen har vurdert om alle kravene som var stillet til leverandørene, var oppfylt. Kravene i tilbudsgrunnlaget og kunngjøringen er i tråd med forskriftens bestemmelser som skal og kan stilles til leverandørene. På grunn av manglende dokumentasjon på oppfyllelse av kravene som var satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen, kan revisjonen ikke vurdere om forskriftens bestemmelser på området er oppfylt eller om noen av tilbyderne burde ha vært avvist i konkurransen etter FOA (1). Tildelingskriterier Det går fram av kunngjøringen at laveste pris er eneste tildelingskriterium. I følge kommunens oppsatte oversikt over innkomne tilbud var det to tilbydere som konkurrerte om den brøyteroden som omfattes av undersøkelsen. Her framgår også at det var tilbyderen med lavest timepris, lavest fastpris pr sesong og lavest fastpris på sandstrøing pr sesong som fikk kontrakt på brøytetjenesten På grunnlag av ovenstående vurderer vi at forskriftens bestemmelser om tildelingskriterier er oppfylt. Side: 8

13 Tidsfrister Konkurransen ble kunngjort i Doffin med tilbudsfrist kl 12:00. Opplysninger om vedståelsesfrist på 30 dager framgikk av tilbudsgrunnlaget. Kontrakten mellom Harstad kommune som oppdragsgiver og entreprenøren var undertegnet Vedståelsesfrist på 30 dager er i henhold til regelverket. Tilbudsfrist på 15 dager er tilstrekkelig for anskaffelser under EØS-terskelverdi som kunngjøres i Doffin. Fordi den undersøkte anskaffelsen oversteg terskelverdien og skulle ha vært kunngjort i TED-databasen, gjelder FOA 19-1, som har en minimumsfrist på 45 dager fra den dagen kunngjøringen ble sendt. Revisjonen vurderer at 15 dagers frist i dette tilfellet bryter med forskriftens krav til tilbudsfrist for anskaffelser over EØS-terskelverdi. Dokumentasjon og protokoll Oppdragsgiver førte protokoll for anskaffelsen. Protokoll fra tilbudsåpningen var datert 6. september kl 1200 og underskrevet av Børre Nordmark og avdelingsingeniør Elin Holte Utnes. En udatert protokoll var underskrevet av Børre Nordmark og Øyvind Monsen for enhetsleder Svein Arne Johansen. Protokollen beskrev hvilke brøyteroder som var gjenstand for konkurranse. I tillegg ble det opplyst at konkurransen hadde vært åpen og kunngjort i Harstad Tidende. Det var forutsatt at anbudene skulle tildeles laveste tilbud, og kontrakt ble tildelt til de som hadde lavest pris pr rode. Protokollen manglet opplysning om oppdragsgivers navn og adresse, men opplyste hvem som var tildelt hver enkelt rode og til hvilken faste pris pr sesong. Anslått verdi på de enkelte kontraktene var også oppgitt. Som opplyst under Krav til leverandøren, har kommunen ikke dokumentert overfor revisjonen HMSegenerklæring for andre enn valgt leverandør og heller ikke skatteattester for alle tilbyderne. Vi har heller ikke fått dokumentert at leverandørene oppfylte de øvrige dokumentasjonskravene eller at oppdragsgiver vurderte om alle tilbyderne oppfylte kvalifikasjonskravene. Under Registrering og åpning av tilbud har vi anført at kommunen ikke har dokumentert om tilbudene ble påført tidspunkt for når de kom inn. Informanter i kommunen opplyser at de i alle anskaffelser påfører tidspunkt for mottak av tilbud til kommunen, men at konvolutten som tilbudet leveres i og som påføres innleveringstidspunkt, ikke oppbevares etter at konkurransen er avsluttet. De opplyser videre at dokumentasjon som gjelder tilbud fra andre enn valgt leverandør, makuleres når anskaffelsen er gjennomført og avgjort. Og når protokollen ikke opplyser noe om oppdragsgivers vurdering av om tilbyderne oppfyller dokumentasjons- og kvalifikasjonskravene, betyr det ifølge kommunen at alle har oppfylt kravene. De tar inn opplysninger om dette bare dersom noen blir avvist i konkurransen. Protokollen tilfredsstilte ikke forskriftens minstekrav til innhold, og det er en vesentlig mangel at protokollen ikke er datert. En udatert protokoll kan etter revisjonens vurdering ikke betraktes som tilfredsstillende dokumentasjon. Mangelfull protokoll og manglende dokumentasjon for øvrig gjør at det ikke er mulig i ettertid å få innsyn i vurderinger og skriftlig dokumentasjon som har hatt betydning for gjennomføringen av konkurransen. Dette vurderer revisjonen som brudd på kommunens plikt etter anskaffelsesregelverket til å sikre at hensyn til gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og forutberegnelighet ivaretas gjennom hele anskaffelsesprosessen. Meddelelsesbrev Oppdragsgiver har ikke lagt fram noen form for skriftlig meddelelse til konkurransedeltakerne om hvem som ble tildelt de enkelte kontraktene, men opplyser at tilbyderne ble muntlig orientert pr telefon om utfallet av konkurransen. Kun muntlig orientering til leverandørene oppfyller ikke forskriftens krav om skriftlig og samtidig meddelelse til konkurransedeltakerne. Side: 9

14 DELKONKLUSJON På grunnlag av foranstående vurderinger konkluderer revisjonen med at Harstad kommune har brutt flere av kravene i Forskrift om offentlige anskaffelser ved anskaffelsen av brøytetjenester , der kontrakt med Stenhaug Transport AS inngikk. Blant kravene som ikke er oppfylte, er forskriftens bestemmelser om valg av anskaffelsesprosedyre. Kunngjøring av èn prosedyre, men gjennomføring av konkurransen etter en annen prosedyre, gjør at konkurransen burde vært avlyst. På grunn av anskaffelsens verdi skulle konkurransen ha vært kunngjort i TED-databasen. Manglende ivaretakelse av skatte- og avgiftsattester og manglende dokumentasjon av om oppdragsgiver har vurdert om tilbyderne har oppfylt kvalifikasjonskravene, gjør at vi ikke kan vurdere om noen skulle ha vært avvist i konkurransen. Tilbudsfristen er for kort i henhold til gjeldende minimumsfrist for anskaffelser over EØS-terskelverdi. Protokollføringen tilfredsstiller ikke minstekravene til innhold og manglende skriftlig meddelelse til deltakerne i konkurransen, bryter med forskriftens krav. Mangelfull skriftlig dokumentasjon av anskaffelsesprosessen bryter med regelverkets krav når det gjelder å ivareta hensynet til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsene. Konkurransekravet er oppfylt og konkurransegrunnlaget og bruken av tildelingskriterier er i henhold til regelverket. 4.2 Bil og maskin 2008 Bakgrunn Kommunen innhentet fra tre leverandører lister over enhets-/timepriser for biler og maskiner av ulike typer og størrelser. Disse prislistene la kommunen til grunn for rangering av leverandørene, der den med laveste enhetspriser var den første som ble forespurt når kommunen skulle ha utført mindre oppdrag med bil og/eller maskin gjeldende sesong. Det ble ikke innhentet skriftlige og bindende tilbud og heller ikke opprettet skriftlige kontrakter. Når det ikke kan anses å foreligge skriftlig kontrakt om en anskaffelse, gjelder ikke anskaffelsesforskriften. Dette framgår av FOA 1-3 og 4-1a. Loven om offentlige anskaffelser gjelder imidlertid for alle anskaffelser som gjøres av offentlige oppdragsgivere, og revisjonen vil vurdere Bil og maskin 2008 opp mot lovens grunnleggende krav. De anskaffelsene kommunen opplyser å ha gjort gjennom bil og maskinavtalen for 2008, utgjør til sammen kr inkl mva og gjelder mange ulike oppdrag. Alle anskaffelsene er gjort med muntlig kontakt med leverandøren. Bil og maskin 2008 Faktura Beløp i hele kroner 1050 Flere ulike oppdrag Flere ulike oppdrag Flere ulike oppdrag Flere ulike oppdrag Reparasjon veglys Reparasjon lys Reparasjon lys og kabel TS-prosjekt veglys Mølnholtet TS-prosjekt veglys Mølnholtet TS-prosjekt veglys Mølnholtet SUM I fakturaoversikt for avtale Bil og maskin 2008 som revisjonen har fått tilsendt fra Drift og utbyggingstjenesten, inngår også fakturaer fra Sama Maskin for arbeider på Aunveien. I rapporten har vi imidlertid samlet alle fakturaer fra Sama Maskin som gjelder arbeider på Aunveien, i kapittel 4.5. Side: 10

15 Konkurranse Det framgår av dokumentasjonen for anskaffelsen at den ikke er kunngjort fordi den ble anslått å ligge under kr. Kommunen har ikke dokumentert at de sendte ut tilbudsforespørsel til ulike entreprenører, men opplyser at de har bedt kjente entreprenører i Harstad om timepriser for å ha konkurransegrunnlag for arbeid kommunen må kjøpe inn i tillegg til sin egendrift. Prislistene er vedlagt protokollen fra anskaffelsen og viser enhets-/timepriser på kjøp av tjenester med lastebiler og maskiner. Leverandørenes prislister ble lagt til grunn for anskaffelsen, og kommunen opplyser til revisjonen at Sama Maskin ble valgt som leverandør fordi de hadde de laveste timeprisene. Så vidt revisjonen kan se av dokumentasjonen, er ikke prislistene direkte sammenlignbare, da det er ulik størrelse på materiellet som er oppgitt. Da det ikke foreligger skriftlig dokumentasjon på at det er sendt ut tilbudsforespørsel til flere ulike entreprenører og det heller ikke foreligger noen skriftlig bindende tilbud, vurderer revisjonen at Harstad kommune ikke har avholdt konkurranse om anskaffelsene innafor bil- og maskinavtalen Revisjonen oppfatter ikke prislistene som bindende tilbud. De såkalte bil- og maskinavtalene er ikke reelle avtaler fordi de ikke er gjensidig bebyrdende, dvs at de ikke pålegger partene henholdsvis leveringsplikt og kjøpsplikt. Kjøpene innafor avtalene er dermed å anse som en serie enkeltkjøp i form av direkte anskaffelser uten konkurranse. Kommunen har dermed brutt konkurransekravet som er ett grunnleggende krav i anskaffelsesloven 5. Dokumentasjon Det foreligger lite skriftlig dokumentasjon fra anskaffelsen utover to protokoller, hvorav den ene kan oppfattes som en anskaffelsesprotokoll og den andre som en tilbudsprotokoll. Bare tilbudsprotokollen er påført dato. Protokollene inneholder prislister og oversikt over hvilke leverandører som sendte inn prislister og hvilke som ble valgt. Valg av leverandører ble begrunnet med laveste pris. Tilbudsprotokollen er underskrevet av Børre Nordmark og Kjell Arne Knutsen. Anskaffelsesprotokollen er underskrevet av Børre Nordmark og Svein Arne Johansen. I intervju får revisjonen opplyst at kommunen kontaktet valgt leverandør muntlig etter hvert som det ble behov for arbeid på de ulike prosjektene. De framlagte protokollene er mangelfulle, da de ikke dokumenterer viktige vurderinger i anskaffelsesprosessen. Det er ikke mulig å se hvordan kommunen har vurdert leverandørene ut fra de vedlagte prislistene. En udatert protokoll kan etter revisjonens vurdering ikke betraktes som dokumentasjon. Mangelfull skriftlig dokumentasjon gjør at kommunen ikke har sikret hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i tråd med anskaffelseslovens grunnleggende krav. Likebehandling av leverandører Kommunen opplyser å ha innhentet timepriser fra kjente leverandører i Harstad. Av dokumentasjonen er det ikke mulig å se hvordan kommunen har vurdert de ulike leverandørenes timepriser opp mot hverandre. Kommunen har ikke oppfylt kravet om å velge leverandører på grunnlag av objektive kriterier. Det er ikke innhentet reelle tilbud og det er heller ikke mulig å bekrefte hvilke vurderinger kommunen har gjort ved valg av leverandør, da timeprisene ikke er direkte sammenliknbare. Dette sammen med det faktum at kommunen ikke har forespurt leverandører utafor det lokale markedet i Harstad - vurderer revisjonen som brudd på likebehandlingsprinsippet i anskaffelsesregelverket. Oppdeling av anskaffelsen Kommunen kjøpte i 2008 bil- og maskintjenester inkl arbeider på Aunveien fra Sama Maskin for om lag 2 mill kr. uten konkurranse. I tillegg kjøpes det inn slike tjenester til diverse småoppdrag, som Side: 11

16 samlet for de tre siste årene er fakturert med kr bare fra Sama Maskin. Etter det revisjonen har fått opplyst, kjøper kommunen inn bil- og maskintjenester også fra andre entreprenører i Harstad. Kommunens behov for og kjøp av bil- og maskintjenester i 2008 lå langt over den nasjonale terskelverdien. Det tilsier bruk av anskaffelsesprosedyrer etter forskriftens del II, som betinger kunngjøring og strengere prosedyrekrav enn for del I. Når kommunen har brukt såkalt direkte anskaffelse som prosedyre for en rekke småoppdrag, vurderer revisjonen at en stor anskaffelse er delt opp i flere mindre. På den måten har kommunen omgått bestemmelser i anskaffelsesregelverket. DELKONKLUSJON På grunnlag av foranstående vurderinger konkluderer revisjonen med at Harstad kommunes kjøp av bil- og maskintjenester i 2008 bryter med grunnleggende krav i lov om offentlige anskaffelser. Det er ikke avholdt reell konkurranse, hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet er mangelfullt ivaretatt, og likebehandlingsprinsippet er brutt. Kommunen anses også å ha brutt forbudet mot oppdeling av en anskaffelse for å unngå at bestemmelser i anskaffelsesregelverket kommer til anvendelse. 4.3 Bil og maskin 2009 Bakgrunn Anskaffelser av bil- og maskintjenester i 2009 skjedde på samme måte som i Av samme grunn som for 2008 vil revisjonen derfor vurdere bil- og maskinavtalen 2009 opp mot grunnleggende krav i Lov om offentlige anskaffelser. De anskaffelsene kommunen opplyser å ha gjort gjennom bil og maskinavtalen 2009, utgjør til sammen kr inkl mva og gjelder flere ulike prosjekter. Alle anskaffelsene er gjort med muntlig kontakt med leverandøren. Bil og maskin 2009 Beløp i hele Faktura kroner 1188 Prosjekt veggrøft Holtet Prosjekt Liveien Prosjekt Liveien Prosjekt grøftearbeid Rødskjær Prosjekt fortau Gangsås Prosjekt fortau Gangsås Prosjekt fortau Gangsås Reparasjon veglys SUM I fakturaoversikt for avtale Bil og maskin 2009 som revisjonen har fått tilsendt fra Drift og utbygging, inngår også en faktura fra Sama Maskin for arbeider på Aunveien. I rapporten har vi imidlertid samlet alle fakturaer fra Sama Maskin som gjelder arbeider på Aunveien, i kapittel 4.5. Konkurranse Det framgår av dokumentasjonen for anskaffelsen at den ikke er kunngjort fordi den ble anslått å ligge under kr. Kommunen har ikke dokumentert at de sendte ut tilbudsforespørsel til ulike entreprenører, men opplyser at de har bedt kjente entreprenører i Harstad om timepriser for å ha konkurransegrunnlag for arbeid kommunen må kjøpe inn i tillegg til sin egendrift. Prislistene er vedlagt Side: 12

17 protokollen fra anskaffelsen og viser enhets-/timepriser på kjøp av tjenester med lastebiler og maskiner. Leverandørenes prislister ble lagt til grunn for anskaffelsen, og kommunen opplyser revisjonen om at Sama Maskin ble valgt fordi de hadde lavest timepris. Prislistene viser priser på kjøp/leie av ulike maskiner. Så vidt revisjonen kan se av dokumentasjonen, er ikke prislistene direkte sammenlignbare, da det er ulik størrelse på materiellet som er oppgitt. Da det ikke foreligger skriftlig dokumentasjon på at det er sendt ut tilbudsforespørsel til flere ulike entreprenører og det heller ikke foreligger noen skriftlig bindende tilbud, vurderer revisjonen at Harstad kommune ikke har avholdt konkurranse om anskaffelsene innafor bil- og maskinavtalen Revisjonen oppfatter ikke prislistene som bindende tilbud. De såkalte bil- og maskinavtalene er ikke reelle avtaler fordi de ikke er gjensidig bebyrdende, dvs at de ikke pålegger partene henholdsvis leveringsplikt og kjøpsplikt. Kjøpene innafor avtalene er dermed å anse som en serie enkeltkjøp i form av direkte anskaffelser uten konkurranse. Kommunen har dermed brutt konkurransekravet i 5 i lov om offentlige anskaffelser. Dokumentasjon Det foreligger lite skriftlig dokumentasjon fra anskaffelsen, ut over to protokoller, hvorav den ene kan oppfattes som en anskaffelsesprotokoll og den andre som en tilbudsprotokoll. Bare tilbudsprotokollen er påført dato; Protokollene inneholder prislister og oversikt over hvilken leverandør som ble valgt. Valg av leverandør ble begrunnet med laveste pris. Tilbudsprotokollen er underskrevet av Kjell Arne Knutsen og Elin Holte Utnes. Anskaffelsesprotokollen er underskrevet av Elin Holte Utnes og Svein Arne Johansen. I intervju får revisjonen opplyst at kommunen kontaktet valgte leverandør muntlig etter hvert som det ble behov for arbeid på de ulike prosjektene. De framlagte protokollene er mangelfulle, da de ikke dokumenterer viktige vurderinger i anskaffelsesprosessen. Det er ikke mulig å se hvordan kommunen har vurdert leverandørene ut fra de vedlagte prislistene. En udatert protokoll kan etter revisjonens vurdering ikke betraktes som dokumentasjon. Mangelfull skriftlig dokumentasjon gjør at kommunen ikke har sikret hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i tråd med anskaffelseslovens grunnleggende krav. Likebehandling av leverandører Kommunen innhentet timepriser fra fire kjente leverandører i Harstad. Av dokumentasjonen er det ikke mulig å se hvordan kommunen har vurdert leverandørenes timepriser opp mot hverandre. Kommunen har ikke oppfylt kravet om å velge leverandører på grunnlag av objektive kriterier, fordi de ikke har innhentet reelle tilbud og det er heller ikke mulig å bekrefte hvilke vurderinger som er gjort ved valg av leverandør, da timeprisene ikke er direkte sammenliknbare. Dette sammen med det faktum at kommunen ikke har forespurt leverandører utafor det lokale markedet i Harstad - vurderer revisjonen som brudd på likebehandlingsprinsippet i anskaffelsesregelverket. Oppdeling av anskaffelsen Kommunen kjøpte i 2009 bil- og maskintjenester inkl arbeider på Aunveien fra Sama Maskin for vel kr. uten konkurranse. I tillegg kjøpes det inn slike tjenester til diverse småoppdrag, som samlet for de tre siste årene er fakturert med kr bare fra Sama Maskin. Etter det revisjonen har fått opplyst, kjøper kommunen inn bil- og maskintjenester også fra andre entreprenører i Harstad. Kommunens behov for og kjøp av bil- og maskintjenester i 2009 lå langt over den nasjonale terskelverdien, noe som tilsier bruk av anskaffelsesprosedyrer etter forskriftens del II som betinger kunngjøring og langt strengere prosedyrekrav enn for del I. Når kommunen har brukt såkalt direkte Side: 13

18 anskaffelse som prosedyre for en rekke småoppdrag, vurderer revisjonen at en stor anskaffelse er delt opp i flere mindre. På den måten har kommunen omgått bestemmelser i anskaffelsesregelverket. DELKONKLUSJON På grunnlag av foranstående vurderinger konkluderer revisjonen med at Harstad kommunes kjøp av bil- og maskintjenester i 2009 bryter med grunnleggende krav i lov om offentlige anskaffelser. Det er ikke avholdt reell konkurranse, hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet er mangelfullt ivaretatt og likebehandlingsprinsippet er brutt. Kommunen anses også å ha brutt forbudet mot oppdeling av en anskaffelse for å unngå at bestemmelser i anskaffelsesregelverket kom til anvendelse. 4.4 Bil og maskin 2010 Bakgrunn Anskaffelser av bil- og maskintjenester i 2010 skjedde på samme måte som de to foregående årene. Av samme grunn som for 2008 og 2009 vil revisjonen derfor vurdere bil- og maskinavtalen 2009 opp mot grunnleggende krav i Lov om offentlige anskaffelser. De to anskaffelsene kommunen opplyser å ha gjort gjennom bil og maskinavtalen 2010, utgjør til sammen kr inkl mva. Anskaffelsene er gjort med muntlig kontakt med leverandøren. Bil og maskin 2010 Faktura Beløp i hele kroner 1327 Fortau Gangsåsen Kommunal veg Brokvik (Gressholman) SUM I fakturaoversikt for avtale Bil og maskin 2010 som revisjonen har fått tilsendt fra Drift og utbygging, inngår også to fakturaer fra Sama Maskin for arbeider på midlertidig hall ved Heggen videregående skole. I rapporten har vi imidlertid samlet alle fakturaer fra Sama Maskin som gjelder arbeider på hallen ved Heggen videregående skole, i kapittel 4.9. Konkurranse Det framgår av dokumentasjonen for anskaffelsen at den ikke er kunngjort fordi den ble anslått å ligge under kr. Kommunen har ikke dokumentert at de sendte ut tilbudsforespørsel til ulike entreprenører, men opplyser at de har bedt kjente entreprenører i Harstad om timepriser for å ha konkurransegrunnlag for arbeid kommunen må kjøpe inn i tillegg til sin egendrift. Prislistene er vedlagt protokollen fra anskaffelsen og viser enhets-/timepriser på kjøp av tjenester med lastebiler og maskiner. Leverandørenes prislister ble lagt til grunn for anskaffelsen, og kommunen opplyser revisjonen om at Sama Maskin ble valgt fordi de hadde lavest timepris. Prislistene viser priser på kjøp/leie av ulike maskiner. Så vidt revisjonen kan se av dokumentasjonen, er ikke prislistene direkte sammenlignbare, da det er ulik størrelse på materiellet som er oppgitt. Da det ikke er skriftlig dokumentert at det er sendt ut tilbudsforespørsel til flere leverandører og det heller ikke foreligger skriftlig bindende tilbud, vurderer revisjonen at Harstad kommune ikke har avholdt konkurranse om anskaffelsene innenfor bil- og maskinavtale Revisjonen oppfatter ikke prislistene som bindende tilbud. De såkalte bil- og maskinavtalene er ikke reelle avtaler fordi de ikke er gjensidig bebyrdende, dvs at de ikke pålegger partene henholdsvis leveringsplikt og kjøpsplikt. Kjøpene innenfor avtalene er dermed å anse som en serie enkeltkjøp i form av direkte anskaffelser uten konkurranse. Kommunen Side: 14

19 har dermed brutt konkurransekravet som er et av de grunnleggende kravene i 5 i lov om offentlige anskaffelser. Dokumentasjon Drift- og utbyggingstjenesten har dokumentert innhenting av timepriser for innleie av biler og maskiner i 2010 ved forespørsler pr e-post til forskjellige leverandører. Anskaffelsen er forøvrig dokumentert med to protokoller, der den ene kan oppfattes som en anskaffelsesprotokoll og den andre som en tilbudsprotokoll. Bare tilbudsprotokollen er påført dato; Protokollene inneholder prislister og oversikt over hvilken leverandør som ble valgt. Leverandørvalget ble begrunnet med laveste pris. Tilbudsprotokollen er underskrevet av Kjell Arne Knutsen og Elin Holte Utnes. Anskaffelsesprotokollen er underskrevet av Elin Holte Utnes og Svein Arne Johansen. I intervju får revisjonen opplyst at kommunen kontaktet valgte leverandør muntlig etter hvert som det ble behov for arbeid på de ulike prosjektene. De framlagte protokollene er mangelfulle, da de ikke dokumenterer viktige vurderinger i anskaffelsesprosessen. Det er ikke mulig å se hvordan kommunene har vurdert leverandørene ut fra de vedlagte prislistene. En udatert protokoll kan etter revisjonens vurdering ikke betraktes som dokumentasjon. Mangelfull skriftlig dokumentasjon gjør at kommunen ikke har sikret hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i tråd med anskaffelseslovens grunnleggende krav. Likebehandling av leverandører Kommunen innhentet timepriser fra fem kjente leverandører i Harstad. Av dokumentasjonen er det ikke mulig å se hvordan kommunen har vurdert de ulike leverandørenes timepriser opp mot hverandre. Kommunen har ikke oppfylt kravet om å velge leverandører på grunnlag av objektive kriterier, fordi de ikke har innhentet reelle tilbud og det er heller ikke mulig å bekrefte hvilke vurderinger som er gjort ved valg av leverandør, da timeprisene ikke er direkte sammenliknbare. Dette sammen med det faktum at kommunen ikke har forespurt leverandører utafor det lokale markedet i Harstad - vurderer revisjonen som brudd på likebehandlingsprinsippet i anskaffelsesregelverket. Oppdeling av anskaffelsen Kommunen kjøpte i 2010 bil- og maskintjenester fra Sama Maskin for kr uten konkurranse. I tillegg kjøpes det inn slike tjenester til diverse småoppdrag, som samlet for de tre siste årene er fakturert med kr bare fra Sama Maskin. Etter det revisjonen har fått opplyst, kjøper kommunen inn bil- og maskintjenester også fra andre entreprenører i Harstad. Fakturaoversikten for 2010 som revisjonen har fått oversendt fra kommunen, inneholder en faktura som gjelder fortau Gangsås pålydende kr På tilsvarende oversikt for 2009 har kommunen tatt med tre fakturaer vedrørende Prosjekt fortau Gangsås på til sammen kr Oppsummert har kommunen betalt kr til Sama Maskin for denne anskaffelsen de to siste årene. Revisjonen er kjent med at dette er tiltak som finansieres med trafikksikkerhetsmidler fra staten. Når det tas hensyn til opplysninger fra kommunen om at det kjøpes bil- og maskintjenster fra flere leverandører i løpet av året, og slike kjøp bare fra Sama Maskin i 2010 utgjorde kr, legger revisjonen til grunn at Harstad kommune hadde behov for og kjøpte denne type tjenester i 2010 for mer enn kr. Vi viser også til at kommunen hvert av de to foregående årene hadde kommunen kjøpt denne type tjenester for til dels langt over Dette burde motivere kommunen til å bruke anskaffelsesprosedyrer etter forskriftens del II som betinger kunngjøring og strengere prosedyrekrav enn for del I. Når kommunen har brukt såkalt direkte anskaffelse som prosedyre for en rekke småoppdrag, vurderer revisjonen at en stor anskaffelse er delt opp i flere mindre. På den måten har Side: 15

20 kommunen omgått bestemmelser i anskaffelsesregelverket. Likeså vurderer vi at kommunen har delt opp anskaffelsen Prosjekt fortau Gangsås i flere mindre og dermed har omgått bestemmelser i regelverket. DELKONKLUSJON På grunnlag av foranstående vurderinger konkluderer revisjonen med at Harstad kommunes kjøp av bil- og maskintjenester i 2008 bryter med grunnleggende krav i lov om offentlige anskaffelser. Det er ikke avholdt reell konkurranse, hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet er mangelfullt ivaretatt og likebehandlingsprinsippet er brutt. Kommunen anses også å ha brutt forbudet mot oppdeling av en anskaffelse for å unngå bestemmelser i anskaffelsesregelverket. 4.5 Arbeider på Aunveien Bakgrunn Anskaffelser av arbeider på Aunveien skjedde på samme måte som bil- og maskin -avtalene i 2008, 2009 og Av samme grunn som for bil- og maskinavtalene vil revisjonen derfor vurdere Arbeider på Aunveien opp mot grunnleggende krav i Lov om offentlige anskaffelser. Harstad kommune skulle i utgangspunktet gjøre arbeidet i egenregi, men måtte på grunn av tidspress for ferdigstillelse supplere med kapasitet utenfra. Kommunen innhentet fra ulike leverandører lister over enhets-/timepriser for biler og maskiner av ulike typer og størrelser. Disse prislistene ble lagt til grunn for rangering av leverandørene, der den med laveste enhetspriser var den første som ble forespurt når kommunen skulle ha utført mindre oppdrag med bil og/eller maskin gjeldende sesong. Det ble ikke innhentet skriftlige og bindende tilbud og heller ikke opprettet skriftlige kontrakter om oppdrag. Når det ikke kan anses å foreligge skriftlig kontrakt om en anskaffelse, gjelder ikke anskaffelsesforskriften. Dette framgår av FOA 1-3 og 4-1a. Loven om offentlige anskaffelser gjelder imidlertid for alle anskaffelser som gjøres av offentlige oppdragsgivere, og revisjonen vil vurdere denne anskaffelsen opp mot lovens grunnleggende krav. Kommunens totale kjøp fra Sama maskin i forbindelse med arbeid på Aunveien i 2008 og 2009 utgjør kroner. Anskaffelsene er gjort med muntlig kontakt med leverandøren. Av fakturaoversikter som revisjonen har fått tilsendt fra Drift og utbygging, framgår det at avdelingen har kjøpt tjenester fra Sama Maskin til arbeidene på Aunveien dels etter avtale transport Aun 2008, dels etter den såkalte Bil og Maskin avtalen og samme avtale for 2009 og dels etter en direkteavtale om pris pr tonn for lossing av båter i Kasfjord. Sistnevnte direkteavtale begrunner avdelingen med at inngåtte avtaler ikke dekket dette behovet. Vi har imidlertid samlet alle fakturaer som gjelder arbeider på Aunveien i 2008 og 2009, i oversikten som følger. Faktura Aunveien 2008 og 2009 Beløp i hele kroner 1115 Prosjekt Aunveien avtale transport Aun Prosjekt Aunveien avtale transport Aun Prosjekt Aunveien avtale transport Aun 2008 og bil og maskin Aunveien direkteavtale Prosjekt Aunveien avtale bil og maskin Prosjekt Aunveien avtale bil og maskin Prosjekt Aunveien avtale bil og maskin SUM Side: 16