Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr : «Framtidig organisering av digitalisering i kommunesektoren»

Transkript

1 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 14/ Adressater etter liste Arkivkode: Saksbehandler: Jon A. Drøpping Deres referanse: Dato: Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr : «Framtidig organisering av digitalisering i kommunesektoren» KS ønsker tilbud på et prosjekt som skal gi grunnlag for en vurdering av i hvilken form aktivitetene til Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) skal videreføres på permanent basis. Bakgrunn for KommIT-programmet KS Hovedstyre vedtok opprettelse av Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) i mai 2012 (se vedlegg). KommIT skal styrke IKT-samordningen i kommunesektoren, og bidra til samordning mellom stat og kommune. KommIT representerer kommunesektoren i nasjonale utviklingsprosjekter og gir faglige råd til KS i det interessepolitiske arbeidet. Gjennom deltakelse i nasjonale utviklingsprosjekter skal KommIT bidra til at statlig og kommunal sektor har felles tilnærming til utfordringene på IKT-området framover. KommITs viktigste oppgave er å levere løsninger til kommuner og fylkeskommuner som bidrar til å forenkle gjennomføring av digitalisering av tjenesteproduksjonen. Dette innebærer utvikling og forvaltning av felles kommunal IKT-arkitektur, felleskomponenter og styringsverktøy. Samarbeidsavtaler med det statlige forvaltningsnivået skal lette kommunesektorens arbeid med digitalisering, og ikke minst legge grunnlaget for en gjenbrukskultur der KommIT og kommunene utvikler sammen og lærer av hverandre. Hovedstyret i KS vedtok i desember 2012 Styringsdokument for KommIT (se vedlegg). Hovedbestillingen er å operasjonalisere digitaliseringsstrategien for kommunesektoren gjennom samordningsoppgaver av forvaltnings- og utviklingsmessig karakter for kommunesektoren selv, men også for å stå styrket sammen mot en lite samordnet stat. Programleveranse/effektmål for KommIT er å sørge for samordning i kommunesektoren, sørge for samordning stat/kommune, øke den kommunale IKT-kompetansen og utrede framtidens utviklings- og forvaltningsenhet og forberede vedtak om dette. Programmet går over perioden Haakon VIIs gate 9 T: ks@ks.no Bankgiro Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo F: Org. nr Iban: NO

2 Bakgrunn for dette oppdraget I forbindelse med at KommIT-programmet i sin nåværende form avsluttes, skal KS beslutte hvordan en videre samordning av digitalisering i kommunal sektor skal organiseres. Første del av vurdering av videreføring av KommITs oppgaver ble gjennomført av Rambøll på oppdrag fra KS høsten Prosjektet rettet oppmerksomheten mot følgende: Hva klarer kommunen selv på IKT-området, og hva trenger den en nasjonal aktør til å gjøre? Hvilke oppgaver er det samfunnsøkonomisk nyttig at gjøres på nasjonalt nivå, på vegne av hele kommunal sektor? 2014-prosjektet ga også en overordnet tilbakemelding på KommITs arbeid (kjennskap, bruk av løsninger og verktøy, samt forventninger til programmet) gjennom spørsmål i KS ekommuneundersøkelse og Rambølls IT i praksis. Prosjektet ga en vurdering av KommIT så langt, og skisserte mulige alternative organisasjonsformer basert på kommunenes behov. Det ble også utarbeidet en SWOT/omverdensanalyse, inkludert IKT i offentlig sektor og kommunesektoren i dette bildet og andre lands erfaringer med liknende satsninger (se vedlegg). Nærmere om prosjektet og problemstillinger Prosjektet det ønskes tilbud på i denne forespørselen, er: Utredning av framtidig organisering av samordnet digitalisering i kommunesektoren. Her skal det foretas et dypdykk i aktuelle modeller for en permanent samordning av digitalisering i kommunesektoren. Saken skal berede grunnen for et vedtak i KS Hovedstyre juni En permanent organisering må bygge videre på det KommIT som program er i ferd med å lykkes med: Å identifisere kommunenes behov, samordne disse og omgjøre det til konkrete felles prosjekter. Dette innebærer å ta vare på «gründerinitiativet» i kommunene. Å bygge videre på den nettverkskulturen som KommIT har etablert; å involvere engasjerte kommuner bredt gjennom prosjekter Å samkjøre og sikre felles utvikling gjennom brukerfora og koordinerings- og prioriteringsråd. Å lage konkrete verktøy, løsninger og «hjelp» til kommunene i deres praktiske hverdag. Å utvikle og dele løsninger på tvers av alle kommuner, og legge til rette for at det som er utviklet i en kommune, kan deles. Å drifte og forvalte kommunesektorens felles standarder, komponenter og løsninger på en profesjonell, sikker, forutsigbar måte. Å være en effektiv leveranseenhet. Det skal lønne seg for kommunal sektor at ett organ tar på seg en oppgave på vegne av alle. Å videreutvikle det gode samspillet med leverandørindustrien. Prosjektet skal levere følgende arbeidspakker: 1. Utviklingsoppgaver for KommIT: Hva har KommIT så langt satt i verk, hva er resultatene av det, og hva er naturlige utviklingsoppgaver framover i lys av erfaringene? Dagens mandat for KommIT bør det endres? Side 2 av 5

3 2. Driftsoppgaver: hva har KommIT så langt utviklet som det er behov for drift av, hva er erfaringene og hva er naturlige driftsoppgaver framover? 3. Forvaltning: hva forvalter KommIT i dag, hva er erfaringene og hva er det naturlig at forvaltes av hvem i framtiden? Arbeidspakke 1-3 skal være enkle beskrivelser basert på tilgjengelig materiale. KS vil selv gjennomføre en evaluering av KommIT som program, så denne rapporten er ikke å betrakte som en evaluering. 4. Hva slags organisering er mest hensiktsmessig, med tanke på de oppgavene som skal løses? a. Kommersiell virksomhet versus ikke-kommersiell virksomhet. b. Eierskap; Privatrettslig eid, offentlig eid, KS-eid selskap eller organisert som en del av en avdeling i KS? Det må her gjøres vurderinger opp mot evalueringen av og framtidig organisering av Difi. KS konsernmodell med datterselskapene KS Konsulent, Kommuneforlaget og KS Agenda må vurderes.; c. Kan det i en slik modell skilles mellom en utviklingsenhet og en drifts- og forvaltningsenhet? Vurdering av en bestiller-utførermodell. d. Formaliserte IKT-samarbeid og deres potensielle pådriverrolle må diskuteres. I tillegg vurderes K10 (de største kommunene), fylkeskommunalt IKT Forum med fler. Kan det være en aktuell oppgave for fylkeskommunen eller et framtidig regionalt nivå? 5. Juridiske forhold i de ulike organisasjonsmodellene, særlig med tanke på muligheten for å etablere innkjøpssamarbeid, jfr. NDLA-saken i ESA. 6. Finansiering: Hvordan finansiere en permanent virksomhet slik at behovet for forutsigbare rammebetingelser ivaretas? Dagens program finansieres ved kommunal innbetaling, basert på frivillighet, samt søknad til KMD og andre statlige etater. Det må vurderes: a. Separat medlemskontingent lignende dagens b. Økning av KS-kontingenten i en periode øremerket digitalisering (krever vedtak på KS Landsting februar 2016) c. Ulike modeller for brukerbetaling d. Statlige bevilgninger basert på prosjektsøknader e. Trekk av statsbudsjettets kommuneramme i en periode, f. eks. i sammenheng med kommunereformen. f. Andre modeller kan også utredes, og en kombinasjon av disse kan være aktuelt. Arbeidspakke 4-6 er hovedleveransen. KS ber om at minimum to alternativer til organisering, eierskap og finansiering presenteres, med en anbefaling fra konsulenten. Side 3 av 5

4 Gjennomføring Tilbyder må synliggjøre oppdatert kunnskap på feltet, og redegjøre for metodevalg. Tid for de ulike aktivitetene i prosjektet angis i en framdriftsplan, og totalkostnadene for prosjektet spesifiseres, inkludert mva. Prosjektet skal ha en faglig prosjektleder, og CV for alle deltakere i prosjektet skal vedlegges. KS ønsker at prosjektleder jobber tett med KS og våre medlemmer (KommITs programstyre, Rådmannsutvalget, K10 med flere) i prosessen i workshops, dialogmøter mm. Prosjektleder må gjerne komme med forslag til hvordan dette best kan gjøres. Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget, også for å sikre nødvendig bredde i fagkompetansen. For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og fagansvarlig. Vi ønsker referanser til tidligere gjennomførte oppdrag som har relevans for gjennomføring av oppdraget, og som dokumenterer tilbyders kompetanse på temaområdet, samt CV for prosjektledelse/medarbeidere. KS' standardkontrakt for oppdragsforskning (vedlagt) vil bli lagt til grunn for prosjektet. Leveranser/rapportering Resultatene skal presenteres på en leservennlig måte, med oversiktlige og tydelige fremstillinger. Prosjektet skal avsluttes med en sammenfattende sluttrapport innen 15.mai Rammer for oppdraget Økonomiske rammer for oppdraget vil være inntil kr ,- inkl. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Prosjektet vil ha oppstart i februar Vi ber om tilbud på prosjektet innen 2. februar 2015 kl per e-post til Trude Andresen (trude.andresen@ks.no), Hallvard Hoen hallvard.hoen@ks.no, og Jon A. Drøpping (jon.dropping@ks.no) med kopi til ks@ks.no NB! Ved innsending av tilbud, vennligst påse at dere får bekreftelse fra KS om at tilbudet/forsendelsen er mottatt. Ta kontakt med KS kontaktpersoner per e-post dersom mottaket ikke blir bekreftet. Vedlegg: - KS standardkontrakt for oppdragsforskning - Styringsdokument for KommIT - KS Hovedstyrevedtak om opprettelse av KommIT - «Modeller for samordnet IKT-utvikling i kommunesektoren», Rambøll 2014 Side 4 av 5

5 Adressater: Accenture a-2.as AFI Arbeidsforskningsinstituttet Agenda Kaupang Asplan Viak BDO Bouvet Cowi Devoteam De regionale forskningsinstituttene Deloitte Evry Forskningsstiftelsen Fafo Fürst og Høverstad Gartner Group Ideas2evidence NIBR NIVI Analyse AS NORUT NOVA Oslo Economics Oxford Research PA Consulting PwC Rambøll Management Consulting RO Ressurssenter for omstilling i kommunene Salus Consulting SINTEF Teknologi og samfunn SNF Sopra Steria Utviklingspartner UPK Vista Analyse Side 5 av 5