DigIT DoIT KommIT Digitalt førstevalg Hvordan når vi målet. Rune Sandland, Sjefsarkitekt

Transkript

1 DigIT DoIT KommIT Digitalt førstevalg Hvordan når vi målet Rune Sandland, Sjefsarkitekt

2 AGENDA KommIT på Digitalt førstevalg Hva bidrar vi med fra KommIT Den enkelte kommune

3 Program for IKT-samordning i kommunesektoren KS-program: Vedtak i KS hovedstyre 23. mai 2012 Skal i første omgang gå ut 2015 Skal i siste fase evalueres og komme fram til egnet organisasjons- og finansieringsform fra 2016 Eies av KS og styres av Programstyret bestående av kommuner, fylkeskommuner og KS Fire effektmål: Samordning i kommunesektoren utvikle standarder og felles kommunal IKT-arkitektur Samordning stat/kommune initiere og delta i nasjonale utviklingsprosesser Økt kommunal IKT-kompetanse etablere plattform for kompetanseheving Utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet forberede et vedtak om dette

4 To sentrale dokumenter i rammebetingelsene til KS KommIT Digitaliser virksomhetens tjenester Bruk nasjonale felleskomponenter Arkitektur og standarder Gjør offentlig info. tilgjengelig for viderebruk Bruk av elektronisk faktura Informasjonssikkerhet Samordning med kommunesektoren Planlegging og styring Gevinstrealiseri ng Helse og velferd Oppvekst og utdanning Plan, bygg og geodata Digital dialog Strategisk ledelse og IKT Kompetanse Arkiv og dokumenthåndtering Personvern, taushetsplikin fo.sikkerh. Arkitektur standardiserin g

5 Kirsti Kierulf Programleder Lars Sverre Gjølme Kompetanse Skole og oppvekst Michael Pande-Rolfsen Plan, bygg og geodata Aleksander Øines Kommunikasjon Gevinstrealisering Rune Sandland Arkitektur og felleskomponenter Camilla Glasø Helse og velferd (NOEN) VENNER: kommuner 19 fylkeskommuner 500+ kom. foretak

6 AGENDA KommIT på Digitalt førstevalg Hva bidrar vi med fra KommIT Den enkelte kommune

7 Tenke digitalt utvikle nasjonalt gjennomføre lokalt

8 Felles kommunal IKT-arkitektur vil samordne kommunene til å kunne levere digitalt førstevalg Kommunene setter brukerbehovene i sentrum for å nå målet om enklere hverdag og effektiv forvaltning. Digitale løsninger følger felles krav for å kunne samhandle digitalt med felleskomponenter og registre. Felles kommunal IKT-arkitektur er grunnmuren og binder sammen behovet til innbygger og næringsliv, digitale tjenester, fagsystem og felleskomponenter.

9 strategiske føringer 1 2 Digitale tjenester skal være tilgjengelige på nett for innbyggere og næringsliv Det skal være fokus på effektiv tjenesteproduksjon i alt arbeid med digitalisering Felles kommunal IKTarkitektur skal muliggjøre effektivisering Virksomhet og IKT skal gå hånd i hånd Nasjonale felleskomponenter skal utnyttes på tvers av kommune og stat

10 Visjon, ambisjon og strategi for felles kommunal IKT-arkitektur Styringsmodell for felles kommunal IKT-arkitektur Mandat for KPR for Arkitektur og felleskomponenter Mandat for KPR for Kompetanse HELSE OG VELFERD Visjon, ambisjon og strategi Felles kommunal IKT-arkitektur innen Helse og velferd PLAN, BYGG OG GEODATA Visjon, ambisjon og strategi Felles kommunal IKT-arkitektur innen Plan, bygg og geodata SKOLE OG OPPVEKST Visjon, ambisjon og strategi Felles kommunal IKT-arkitektur innen Skole og oppvekst Styringsmodell KPR Helse og velferd Mandat KPR Helse og velferd Styringsmodell KPR Plan, bygg og geodata Mandat KPR Plan, bygg og geodata Styringsmodell KPR Skole og oppvekst Mandat KPR Skole og oppvekst KS KommIT verktøykasse for digitalisering

11 KommIT prosjekter - prioritering Ja/Nei 4 Programstyret KS KommIT Programstyret KS KommIT beslutter om prosjektet skal iverksettes 3 KS KommIT drift og forvaltning KS KommIT sekretariat Strategiske samarbeidspartnere KS KommIT sekretariat henter anbefalinger fra KPRer og sammenstiller prosjektanbefaling KPR for Arkitektur og felleskomponenter KPR per sektor KPR for Kompetanse 2 Kommunedeltakelse Brukerfora Kommunedeltakelse Brukerfora Kommunedeltakelse Brukerfora KPR per sektor prioriterer prosjektideér fra brukerfora 1 Kommuner Kommune melder inn prosjektidé

12 Hovedsteg i implementering av digitale løsninger 1. Kartlegge behov, krav og gevinster 2. Anskaffe løsning 3. Gjennomføre prosjekt 4. Realisere gevinster Hva leveres til kommunene i KS KommIT verktøykasse Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Metodikk for gevinstkartlegging Maler og verktøy for gevinstkartlegging Kravspesifikasjon Tilknyttede anbudsdokumenter Veiledning for anskaffelsesprosess Metodikk for prosjektledelse Maler og verktøy for prosjektstyring Forslag til prosjektplan Verktøy for opplæring av medarbeidere Metodikk for gevinsthåndtering Maler og verktøy for gevinsthåndtering Verktøy for opplæring av medarbeidere Grunnlag for gevinstanalyser og forslag til gevinstrealiseringsplan Hva kommunene må gjøre selv Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Evaluering og valg av løsning Lokal prosjektplan Prosjektgjennomføring og opplæring Endringsledelse Endringsledelse Gevinsthåndtering Evt. tiltak for å bedre gevinstrealisering

13 Verktøykasse utstyrer kommunene med virkemidler for å levere gode digitale tjenester Verktøykassen hjelper kommunene identifisere prioriterte forbedringstiltak og gir verktøy for å implementere dem Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Grunnlag for gevinstanalyser Veiledninger og anbefalinger Kompetanseverktøy Kravspesifikasjoner Standarder og grensesnitt

14 Alle tjenester i kommunen må gå den digitale trappen

15 Digitalisering må bidra til at kommunene får realisert gevinster som frigjør ressurser

16 KS Læring en felles plattform for deling av kunnskap

17 Vi tenker digitalt, jobber nasjonalt og gjennomfører lokalt!

18 1. Innbyggere ser ett land, én kommune. DET OFFENTLIGE Fylkeskommune Staten Kommune Prinsipp: Standardisere prosesser. Hjelp fra KommIT: Prosessbeskrivelser for alle tjenesteområder tas frem, arkitektur og felleskomponenter.

19 3. Digitale systemer mangler menneskelig tone. - Saksbehandlingstid - Hvor er søknaden - Status - Historikk - Kontaktpunkt - Hva skjer videre - Hvor finne mer info Prinsipp: Veilede og ivareta.

20 5. Informasjon er kommunesentrisk ikke innbyggersentrisk. Prinsipp: Forenkle språket. Hjelp fra KS: Klart Språk

21 6. Digital tillit må fortjenes. Overgang Fyissk Digital Prinsipp: Skape trygghet. Hjelp fra KommIT: Brukereiser foran alle prosess beskrivelser

22 7. Vanskelig å få oversikt over det digitale meg. Prinsipp: Gi oversikt over meg. Hjelp fra KommIT: SvarUt og SvarInn (arkitektur og felles-komponenter.)

23 9. Når livet endrer seg, endres relasjonen til kommunen. Prinsipp: Ivareta livsfaser. Hjelp fra KommIT: Brukereiser foran alle prosess beskrivelser

24 11. Kommuner har personlighet og rykte. Prinsipp: Bygge kommunens identitet. På tvers av kontaktpunkter. Hjelp fra KommIT: SvarUt og SvarInn (arkitektur og felleskomponenter.)

25 KommIT Modellen Forstå brukerbehovene Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell

26 Fra Metode til Leveranser hvor alle er med KPR per sektor Kommuner Brukerfora Prosjekter Kommuner og samarbeidspartnere Samarbeidsavtaler per prosjekt Brukerreise Tjenesteproduksjon Arkitektur og felleskomponenter Informasjon og kompetanse Prosjektledelse Prosjektdeltakere Prosjektdeltakere Prosjektdeltakere Prosjektdeltakere

27 AGENDA KommIT på Digitalt førstevalg Hva bidrar vi med fra KommIT Den enkelte kommune

28 Strategi og Plan en Digitaliseringsstrategi må finne sin plass og synes i planprogrammet i Samfunnsdelen Kilde: Asker Kommune

29 Digitalisering handler om helhetlig tilnærming og fokus på brukerreiser. Eksempel: Byggesøknad i plan, bygg og geodata. 1 Forstå brukerbehovene 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Fase 1 STARTE BYGGESØKNAD Fase 2 FYLLE UT SØKNAD Illustrativ brukerreise for innbyggeren Faser innbyggeren skal gjennom for å motta tjenestetilbudet Brukeropplevelse for innbyggeren 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Fase 3 SENDE SØKNAD Fase 4 MOTTA SVAR Kontaktpunkter innbyggeren har med kommunen

30 Plan, bygg og geodata: Brukerreisen kobles videre mot dagens og fremtidige arbeidsprosesser for saksbehandlere i kommunen 1 Forstå brukerbehovene Saksbehandler åpner personlig arbeidsflate Forenklet illustrasjon av arbeidsprosess 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Saksbehandler åpner byggesøknad i fagsystemet Saksbehandler behandler søknad i fagsystemet Det blir kartlagt dagens og fremtidige arbeidsprosesser. Fremtidige arbeidsprosesser defineres med utgangspunkt i brukernes behov 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Saksbehandler sender svar til digital postkasse

31 Plan, bygg og geodata: Fremtidige tjenesteprosesser danner grunnlag til standarder og kravspesifikasjoner for den digitale løsningen 1 Forstå brukerbehovene 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Standarder og kravspesifikasjoner til digitale løsninger 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse

32 Plan, bygg og geodata: Standardene og kravspesifikasjonene, supplert med informasjonsog kompetansetiltak, tilgjengeliggjøres i KS KommIT verktøykasse 1 Forstå brukerbehovene Standarder og kravspesifikasjoner til digitale løsninger 2 Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene 3 Beskrive digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på + informasjonsog kompetansetiltak 4 Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse

33 Informasjonssikkerhet Sikkerhetstjenester Identitetsfederering Sikker tilgang fra eksterne nett Sikkerhetsovervåking Public Key Infrastructur Logganalyseverktøy / mønstergjenkjenning Datalekkasjebeskyttelse Identitets og tilgangsstyring Rollestyrt Beslutningsstyrt Håndtering/Forvaltning Teknisk sikkerhet Bevisste brukere INFORMASJONS- SIKKERHET Kompetanseprogram Rutiner og sikkerhetsorganisasjon Opplæring Kunnskap Holdninger Adferd Rammeverk/Styringssystem Strategiske føringer Risikostyring Kontinuitets- og beredskapsplanverk Hendelseshåndtering

34 Informasjonssikkerhet i praksis er å Sikre at pasientens/brukerens informasjon ikke kommer på avveie Sikre at de som skal ha tilgang, får det Forhindre tap av liv og helse som følge av feil i registrerte pasient/brukeropplysninger Melde hendelser og avvik Bidra til at pasientenes/brukernes tillit til helsepersonell ivaretas Unngå renommésvikt som følge av uheldige oppslag i pressen

35 Sensitiv informasjon Eget kompetanseprogrammet som er rettet mot å sikre informasjon om våre innbyggere og næringsliv. Annen informasjon vi må sikre er Informasjon om ansatte som også kan være sensitive personopplysninger Virksomhetskritisk informasjon

36 De 8 huskelappene

37 Læring

38 Kommunene tar i bruk fellesløsninger gjennom felles integrasjonsplattform for kommunal sektor (FIKS). SVARET RETT UT Så fort saksbehandler trykker på knappen «send», får innbyggeren melding på sin telefon eller e-post. SPARER 4-5 DAGER Innbyggeren slipper postgangen. Dette gjør at svaret kommer ca. 4-5 dager raskere.

39 Vårt forsalg til Digital suksess Totale kostnader Kostnader per IKT-tjeneste Kostnader per fagsystem Kostnad Kvalitet Tjenesteomfang IKT-modenhet Brukertilfredshet Kostnader til IKT-ledelse og -administrasjon Digitaliseringsgrad

40 Bevisste brukere bringer virksomheten et langt stykke på vei med tanke på informasjonssikkerhet men ikke helt i mål Bevisste brukere Ledelsen må fortsatt sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet gjennom tiltak som Styringssystem Risikovurderinger Sikkerhetsrevisjoner Ledelsens gjennomgang Teknisk sikkerhet Informasjonssikkerhet Rutiner og sikkerhetsorganisasjon

41 Takk for oppmerksomheten