(Referanse må oppgis) Vår referanse: 16/ Adressater etter liste Arkivkode:

Transkript

1 (Referanse må oppgis) Vår referanse: 16/ Adressater etter liste Arkivkode: Saksbehandler: Hilde Ravnaas Deres referanse: Dato: 15. august 2016 Tilbudsforespørsel på KS FoU-prosjekt nr : «Utvikling av rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder i fremtidens folkevalgte regioner» KS ønsker tilbud på et prosessorientert FoU prosjekt som skal styrke fylkeskommunene/nye regioner i rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder. Bakgrunn for prosjektet Etter KS sin kunnskap praktiseres rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder ulikt og med varierende tyngde i dagens fylkeskommuner. Identifisering av forutsetninger for å lykkes med disse oppgavene, klarhet i hva oppgaven innebærer og riktig dimensjonering av ressurser og personell blir dermed viktig. Rollen som planfaglig veileder utfordres i dag av at statlige aktører har tilsvarende og tilgrensende oppgaver. I tillegg involveres fylkeskommunene i begrenset grad når det gjelder utarbeiding av veiledningsmateriale innenfor planfeltet. Forutsetningene for rollen henger sammen med kommunestrukturen og hva som bør og skal ligge i fylkesmannens portefølje. Hensikten med prosjektet er å definere hva rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder kan og bør inneholde for de nye folkevalgte regionene. Prosjektet skal definere oppgaver som ligger til disse rollene og forutsetninger som må være tilstede for å lykkes. Prosjektet skal bygge videre på NIBR sin definisjon av samfunnsutviklingsrollen (KS FoU «Implikasjoner av større regioner for den regionale samfunnsutviklerrollen»), KS FoUrapport «Kartlegging av plankapasitet og plan-kompetanse i kommunene», KS FoU om fylkeskommunen som regional utviklingsaktør og kobles til KS FoU om kommuneoverskridende arealutfordringer (oppstart høst 2016). Andre evalueringer kan også være aktuelle. Samfunnsutviklerrollen kan eksempelvis knyttes opp mot strategidimensjonen, samordningsdimensjonen og mobiliseringsdimensjonen. Veiledningsrollen kan bl.a. knyttes opp mot: Uttalelser til kommunale planer og dispensasjonssaker Faglig støtte til kommunalt planarbeid og stedsutvikling, folkehelse mm Gjennomføring av planforum og regionale plansamlinger

2 Nærmere om prosjektet Prosjektet skal gjennomføres som et utforskende og løsningsorientert arbeid. Dette innebærer faglig og organisatorisk utviklingsarbeid i samspill med fylkeskommunene til støtte for de nye folkevalgte regionene. Vi ser for oss at utviklingsarbeidet gjennomføres prosessorientert på fag-/temasamlinger med fylkeskommunene. Første temamøte for prosjektet er berammet til 26. oktober Se vedlegg for utfordringsbildet. Oppdraget består av: a) en kartlegging av dagens praktisering av rollene, herunder begrensninger og muligheter b) definering av hva rollene bør innebære c) identifisering av viktige faktorer for å lykkes i rollene med konkretisering av tiltak d) vurdering av hva som er nødvendig dimensjonering av rollene med hensyn til ressurser og personell e) tydeliggjøring av den regionalpolitiske rollen i planarbeidet f) en vurdering av eventuelle oppgaver som kan prioriteres bort. Eventuelle spørsmål rettes til fagansvarlig med kopi til FoU-ansvarlig pr e-post. Gjennomføring Vi ønsker at tilbyder synliggjør god generell oppdragsforståelse og at kompetanse på feltet dokumenteres. Referanser fra tidligere oppdrag med relevans for prosjektet oppgis i CVene til prosjektledelse/medarbeidere. Hvordan prosjektet er tenkt organisert og bemannet skal også beskrives. Vi ber om at det utarbeides en framdriftsplan. Denne skal angi tidsbruk i timer for de ulike aktivitetene i prosjektet, definere relevante og naturlige milepæler for prosjektet gjennom hele prosjektperioden, samt beskrive eventuelle delleveranser. Tilbudet må også spesifisere totalkostnadene for prosjektet inkl. mva. Flere miljøer må gjerne samarbeide om å løse oppdraget for å sikre nødvendig bredde og tverrfaglig kompetanse og erfaring. For prosjekter der det er to eller flere leverandører på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og fagansvarlig. KS standardkontrakt vil bli lagt til grunn for prosjektet. Standardkontrakten er vedlagt. Leveranser/rapportering Prosjektet skal avsluttes med en sluttrapport 1. desember Utkast til rapport leveres15.november I tillegg til sluttrapporten skal det utarbeides et sammendrag og løpende foilserier/underlagsmateriale til bruk på fag-/temasamlingen. Tilbydere må estimere minimum seks presentasjoner/dialogmøter med relevante fylkeskommunale kollegier/fag-/temamøter. For øvrig vises det til KS standardkontrakt, punkt 3.

3 Rammer for oppdraget Prosjektet skal ha oppstart oktober 2016, og avsluttes innen 1. desember Økonomiske rammer for oppdraget vil være inntil kr ,- inkl. mva. Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet. Vi ber om tilbud på prosjektet innen onsdag 7. september kl per e-post til fagansvarlig Henning Berby, og FoU-ansvarlig Hilde Ravnaas, med kopi til Intervjuer med aktuelle tilbydere vil bli gjennomført 19. og 20. september. Ta gjerne kontakt for eventuelle spørsmål. Ved innsendelse av tilbud, vennligst påse at dere får bekreftelse fra KS om at tilbudet/forsendelsen er mottatt. Ta kontakt med FoU-ansvarlig pr. epost (uten vedlegg), dersom mottaket ikke blir bekreftet. Adressater: Agenda Kaupang Asplan Viak Deloitte De regionale forskningsinstituttene Høgskolen i Lillehammer NIBR Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Norske Arkitekters Landsforbund NTNU, Institutt for byforming og planlegging Ordkraft Oxford Research Rambøll Management Consulting Svein Arne Skuggen Hoff UiT - Norges arktiske universitet

4 Vedlegg 1 : Utfordringsbildet for dagens utøvelse av rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder (basert på dialog med fylkeskommunene og tidligere FoU-prosjekter). Tilbyder står fritt til å komplettere/nyansere. Rollen som samfunnsutvikler Utfordringer: - Ikke alle fylker har en helhetlig areal- og transportpolitikk - Potensialet for å gi strategisk retning tas ikke ut, eksempelvis gjennom retningsgivende regionale planer og bruk av regionale planbestemmelser. - Det er potensial for bedre koblinger internt i fylkeskommunen mellom rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder. - Stor variasjon i samspill med regional stat - Koblingen mellom lokal og regional planlegging har potensial for å styrkes. Kriterier for å lykkes: - Evne og vilje til å gi strategisk retning - Reelle muligheter og vilje til å samordne - Virkemidler, ressurser, kompetanse og vilje til mobilisering for samfunnsutvikling - Velfungerende samspill med nasjonal og regional stat - Tydelig sammenheng og arbeidsfordeling mellom regionale og lokale planer. - Gjennomgående system for dokumentasjon av resultater - Systematisk faglig utvikling i rollen - Behov for utvikling av felles begrepsapparat for samfunnsutviklingsrollen/rollen som regional utviklingsaktør Rollen som planfaglig veider Utfordringer: - Mange kommuner mangler plankapasitet og -kompetanse og det er stor variasjon i hvordan fylkeskommunene støtter disse kommunene. Interessen for planfaglig veiledning, kurs og annen opplæring er stor i kommunene, men fylkeskommune har ikke nødvendig kapasitet/kompetanse til å ivareta dette. Kriterier for å lykkes: - Prioriteres i egen organisasjon - Etterspurt av kommunene - Veiledning tilpasset den enkelte kommunes plansystem - Intern samordning (en stemme) - Nyttig for departementene (samarbeidspart)

5 - Kommunene står ovenfor store rekrutteringsutfordringer fordi det utdannes for få planleggere. Kommuner uten et planfaglig miljø kan ikke forvente å få personal med fullverdig planleggerutdanning. Dette innebærer et økende behov for kompetansepåfyll og ekstern bistand. - Faglig tyngde og bredde (kompetanse) - Kapasitet - Systematisk faglig utvikling i rollen - Ansvarlighet - For de veilederne som utarbeides av departement og direktorat, kan det synes som om deltakelsen i utarbeidingsprosessen, fra de som faktisk skal veilede (fylkeskommunene) og de som skal bruke veilederne (kommunene) er for tilfeldig og svak. - Det er et forvaltningsmessig uryddig landskap i arbeidsfordelingen mellom fylkeskommunene og fylkesmannsembetet. - Flere fylkeskommuner behandler ikke dispensasjonssaker - Mange ulike systemer med håndtering av statistikk og analyse til støtte for kommunene (sårbare miljøer)