Hva arbeides det med i KS-Arkivgruppe med hensyn til elektroniske arkiv og depot? Kari Remseth, IKA Trøndelag iks

Transkript

1 Hva arbeides det med i KS-Arkivgruppe med hensyn til elektroniske arkiv og depot? Kari Remseth, IKA Trøndelag iks

2 ekommune 2012 Fokusområder i ekommune Lokaldemokrati og deltakelse i informasjonssamfunnet 2. Tjenester på nett 3. IKT i helse og omsorg 4. NAV-reformen og IKT 5. IKT i grunnopplæringen 6. Geografisk informasjon 7. E-handel 8. Arkivering og saksbehandling 9. Informasjonssikkerhet 10. IKT-arkitektur 11. Åpne standarder 12. Fri programvare 13. Grønn IT 14. Bredbånd 15. Interkommunalt IKT-samarbeid 16. Strategisk IKT-ledelse 17. Kompetanseutvikling

3 KS faggruppe for dokumentasjon og arkiv Medlemmene i gruppen: Harriet Terjesen, Vestfold fylkeskommune (leder) Tore Somdahl-Åmodt, Oslo kommune Arnt Ola Fidjestøl, IKA Møre og Romsdal Jan Tore Helle,Bergen kommune, Byarkivet Laila Risdal, Lillesand kommune Wenche Stinessen, Trondheim kommune Kari Remseth, IKA Trøndelag

4 Mandat Mål og arbeidsområde Faggruppen er et rådgivende organ for KS, og skal bl.a. bidra til å realisere mål i ekommune knyttet til saksbehandling, arkivdanning og arkivbevaring Faggruppen skal: ivareta interesser og behov knyttet til faglige standarder, spesifikasjoner og til bestemmelser i lov og forskrift for arkiv og dokumenthåndtering i kommunesektoren i tillegg bidra til kompetanseheving og erfaringsutveksling og sette viktige spørsmål innenfor sitt fagområde på dagsorden bistå KS i høringssaker bidra til å etablere og påvirke KS sin arkivpolitikk

5 Fra ekommune 2012

6

7 Strategi - hovedtemaer 1. Arkivpolitikk 2. Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling 3. Arkivfunksjonalitet i ulike systemer 4. Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver på vegne av kommunene og fylkeskommunene

8 Arkivpolitikk Effektmål Økt bevissthet hos politikere og administrative ledere om betydningen av arkivets funksjon i organisasjonen Resultatmål Politikere og administrative ledere har relevant kunnskap om arkivproblematikk i egen organisasjon Nasjonale og regionale konferanser omhandler relevante temaer innenfor arkivområdet Kommunene har oppdaterte arkivplaner Større andel av nasjonale finansieringsordninger må komme kommunal sektor til gode

9 Arkivkompetanse og organisasjonsutvikling Effektmål Kommuner og fylkeskommuner gjennomfører gode prosesser og tar ut gevinster ved overgangen til elektronisk arkiv Resultatmål Alle kommuner og fylkeskommuner har gjennomgått og etablert rutiner for håndtering og gjenfinning av alle typer henvendelser (ekommunemål) Arkivledere har tilstrekkelig kompetanse til å bevisstgjøre og påvirke arbeidsprosesser og organisatoriske endringer knyttet til dokumenthåndtering, saksbehandling og arkivering Alle kommuner og fylkeskommuner tilbyr kompetansetiltak innenfor dokumentasjon og arkiv

10 Arkivfunksjonalitet i ulike systemer Effektmål Sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder i kommunen. Resultatmål Alle fagsystem for kommunespesifikk oppgaveløsning (lovpålagte tjenester) har funksjonalitet for elektronisk saksbehandling, journalføring, arkivering og avlevering. Alle kommuner og fylkeskommuner har etablert digitalt saksarkiv, basert på gjeldende standarder og rutiner for avlevering til digitalt deponi (ekommune-mål) Alle kommuner og fylkeskommuner har utarbeidet en plan for integrasjon mellom sak-/arkivsystemer, fagsystemer og datafangstsystemer (ekommune-mål)

11 Kommunens arkivkrav til organ som løser oppgaver på vegne av kommunene/fylkeskommunene Effektmål Sikre tilgjengelighet og bevaring av rettighetsdokumentasjon skapt organer når disse løser oppgaver på vegne av kommunal forvaltning Resultatmål Kommunesektoren stiller krav til at organer som utfører tjenester for kommunen skal avlevere bevaringsverdig arkivmateriale til kommunens arkivdepot Organet som løser oppgaver på vegne av kommunal sektor, utfører sine oppgaver i henhold til offentlig lovverk sine dokumentasjonskrav

12 ekommune var svært konkret, på mange måter på handlingsplannivå vil det fokuseres mer på et overordnet, strategisk nivå. Det utarbeides en strategi som staker ut felles kurs og sørger for at alle impliserte får en felles forståelse av hva man ønsker å oppnå med bruk av IKT.

13 Det nasjonale bakteppet Bedre tjenester for innbyggere og næringsliv En mer effektiv offentlig forvaltning

14 Sikkerhet, robusthet og personvern

15 KS tar grep Etablering av program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT) fra høsten 2012 Initiativ til et felles råd for offentlig sektor, for å bedre koordineringen på IKT-området Utvikling av en ny digitaliseringsstrategi for kommunal sektor for perioden

16 Vedtak i KS hovedstyre 23. mai 2012 KS etablerer et Program for IKT-samordning i kommunesektoren (KommIT). Programmet skal i første omgang gå ut 2015, og skal i siste fase evalueres og komme fram til egnet organisasjons- og finansieringsform fra KommIT eies av KS og styres av et programstyre bestående av kommuner, fylkeskommuner og KS. FAD og KRD bør være observatører. KS forventer at det gjøres en innsats for samordning mellom statlige aktører, og mer samordning av IKTutviklingen i offentlig sektor som helhet. KS vil ta initiativ til at det etableres et felles råd for offentlig sektor

17 Vedtak forts. Det skal brukes ressurser og kompetanse fra eksisterende fagmiljøer og samarbeid i kommunesektoren. KommIT skal gjennomføre forvaltnings- og utviklingsoppgaver allerede fra oppstarten, slik at sektoren på relativt kort sikt kan se gevinster ved samordningen. KS vil fortsatt ha det interessepolitiske ansvaret på vegne av kommunesektoren, for IKT-utviklingen i sektoren. KS vil ha en pådriverrolle og være premissgiver og bestiller for en koordinert IKT-utvikling. Det oppnevnes et programstyre for KommIT

18 Programstyret for KommIT består av følgende personer: Arild Sundberg, Kommunaldirektør Oslo kommune (leder) Inger Østensjø, Rådmann Stavanger kommune Evy-Anni Evensen, Fylkesrådmann Telemark fylkeskommune Harald Danielsen, Rådmann Arendal kommune Marit Elisabeth Larsen, Rådmann Gloppen kommune Ole Magnus Stensrud, Rådmann Kragerø kommune Helge Eide, Områdedirektør KS Magne Nicolaisen, Regiondirektør KS

19 Utkast til effektmål for KommIT Når programmet kommer til utgangen av 2015 skal det ha sørget for samordning i kommunesektoren sørget for samordning stat/kommune økt den kommunale IKT-kompetansen utredet framtidens utviklings- og forvaltningsenhet og forberede et vedtak om dette

20 Utkast til resultatmål 1 for KommIT KommIT som utvikler av felles IKT-arkitektur skal ved utgangen av 2015 ha: Utviklet governancekonsept av arkitektur Utredet forvaltningsmodell for IKT-utvikling i kommunal sektor Forvaltet og utviklet de standardene som allerede eksisterer Videreført arbeid med felles kommunal IKT-arkitektur Spredd kunnskap om standardene i sektoren Stilt krav til leverandørene om bruk av standarder Hatt kontinuerlig oppmerksomhet på informasjonssikkerhet

21 Utkast til resultatmål 2 for KommIT KommIT som kompetanseutviklingsorgan skal ved utgangen av 2015 ha: Tilbudt kommunene nettverk for rådmenn i strategisk ledelse og IKT Etablert bestillernettverk for å gjøre kommunene sterkere i møte med leverandører Arbeidet for generell digital kompetanseheving i sektoren

22 Utkast til resultatmål 3 for KommIT KommIT som nasjonal aktør for digital samordning i offentlig sektor skal ved utgangen av 2015 ha: Hatt en tydelig stemme inn mot sentrale nasjonale myndigheters satsninger, prosesser og prosjekter sammen med KS Slike satsninger kan for eksempel være innen ehelse, NAV, Skatteetaten, Altinn

23 Hvorfor skal kommunene være med på dette? Det er mellom 180 og 200 IKT-systemer i en kommune For å levere gode tjenester til innbyggerne må informasjon og dokumentasjon kunne brukes på tvers i organisasjonen For at IKT-systemer skal kunne «snakke sammen» trengs noen byggeklosser som kalles arkitektur Å utvikle denne arkitekturen er teknisk komplisert og dyrt Å tilpasse den IKT-systemet etter at systemet er anskaffet er enda dyrere KommIT vil ta utviklerjobben på vegne av kommunene! KommIT vil vise hvilke standarder og prinsipper kommunene skal stille krav om overfor leverandørene KommIT vil være kommunes representant inn i de faglige endringsprosessene som skjer nasjonalt, slik at disse endringene blir gode også for kommunal sektor

24 Finansiering Drift av programmet finansieres av sektoren selv 2013: 20 mill Kommunene: 1 kroner per innbygger i 2013 ca. 10 millioner. Økning fra millioner fra KRD på statsbudsjettet i 2013 Staten støtter aktivitet knyttet til prosjekter Søknader sendes evt i tillegg andre departementer

25 Hva gjør KS i dag? Organisering av IKTområdet i kommunal sektor Jevnlige møter KRD, FAD, HOD, Difi, Hdir om «alle» tema på «alle» nivå Arkitektur og standarder Utvikling av felleskomponenter Modernisering av folkeregisteret Tilgang til nasjonale felleskomponenter Bredbånd Digitaliseringsstrategi ekommunekonferansen NOKIOS Arkiv Informasjonssikkerhet GeoIntegrasjon Sosiale medier KS IKT Forum (faggrupper) Samarbeid med K10 ehelse NAV Grunnopplæringen Forsknings- og utviklingsprosjekter CEMR/Elanet Rådmannsnettverk Velferdsteknologi..med mer..

26 KommIT - Utviklings- og forvaltningsoppgaver 1. Felles IKT-arkitektur, verktøy og veiledninger KS har gjennom flere år utviklet tekniske standarder, verktøy og veiledninger osv. Forvaltning og videreutvikling av disse kan være aktuelt for KommIT å overta umiddelbart Noark 4 WS, KS Resultat XML barnehage og SFO, GeoIntegrasjon Sjekklister (f.eks. anskaffelse sak/arkiv-system) Veiledere (f.eks. veiledere for informasjonssikkerhet og personvern ved etablering av digitale tjenester I tillegg vil det være aktuelt for KommIT å overta utviklingsprosjekter som er i gang og iverksette planlagte, ikke påbegynte aktiviteter. Videreutvikle og forvalte SvarUt-komponenten Rendyrke Noark 5 WS Flere tjenester over på KS Resultat XML Utvikling av felles arkitektur og løsninger Videreføre arbeidet fra FAKS-prosjektet

27 KommIT utviklings- og forvaltningsoppgaver 2. Kompetanseheving i kommunal sektor KommIT vil ha oppgaver knyttet til kompetanseheving i kommunal sektor Kompetansenettverk i strategisk ledelse og IKT Kompetansenettverk bestillerfunksjon og kravsetting overfor leverandører Digital kompetanse for ansatte og brukere

28 Utviklings- og forvaltningsoppgaver for KommIT 3. Nasjonale satsinger KommIT vil ha en rolle i nasjonale felles prosjekter, sammen med store statlige etater, for å sikre at offentlig sektor samlet prioriterer de rette prosjektene og ta veivalg som er gode for hele offentlig sektor samlet Eks. modernisering av folkeregisteret Standarder og løsninger for efaktura

29 Aktiviteter i KommIT akkurat nå Ansetter i disse dager leder i KommIT Ferdigstiller styringsdokument for KommIT Forberedelse av strategi/plan for KommIT Utviklings- og forvaltningsoppgaver for KommIT FAKS, standarder og felleskomponenter Forvaltning av eksisterende standarder, verktøy og veiledninger Overta prosjekter som er i gang - og overta planlagte. ikke iverksatte Kompetanseutvikling Nettverk for strategisk ledelse og IKT, bestillerkompetanse og kravstilling overfor leverandører og digital kompetanse for ansatte og brukere Nasjonale felles prosjekter Utarbeider modell for finansiering Informasjonsarbeid

30 Strategien for deles i to deler: En strategi som setter visjon og mål for kommunene på digitaliseringsområdet (Lokal Digital Agenda) En interessepolitisk strategi som setter visjon og mål for hvordan kommunesektoren skal gjennomføre det interessepolitiske arbeidet i forhold til staten En handlingsplan lages i elektronisk form, som en portal med foreslåtte tiltak og linker til aktuelle eksempler. På denne måten velger kommunene selv hvilke tiltak de prioriterer, og strategien binder ikke KS eller kommunene økonomisk.

31 Bred deltakelse i prosessen Dette arbeidet har KS invitert til bred deltakelse i: kommuner og fylkeskommuner, samarbeidspartnere, leverandører og akademia er invitert inn i en utvidet arbeidsgruppe. Eks på deltakere i utvidet arbeidsgruppe: KS IKT-forum, KS Fagråd Helse, KS Fagråd IKT i utdanningen, Faggruppe Arkiv, K10, Leverandør-representanter, FAD, DIFI, KRD, IKT-Norge, IKT-senteret, Fylkeskommunalt IT-forum, HOD, HDIR, NHN, Gartner, Akademia Arbeidet skal være ferdig innen utgangen av Programstyret i KommIT bør involveres før KS hovedstyre får strategien til vedtak.

32 Inndeling Sammendrag 3 overordnede prinsipper: Innbyggeren i sentrum Strategisk ledelse Digital samhandling 5 tverrgående satsningsområder: Den digitale kommunen En ny måte å jobbe på Kompetanse Dokumentasjon og arkiv Informasjonssikkerhet og personvern 3 sektorielle satsningsområder: Helse og velferd Oppvekst og utdanning Teknikk og miljø Beskrivelse av prosessen med strategien. Deltakere / forankring.

33 Dokumentasjon og arkiv - Hovedmål og innledende tekst Arkiv- og dokumentbehandling i kommunal sektor skal sikre gode tjenester for innbyggere og næringsliv støtte effektiv saksbehandling ivareta lovpålagte oppgaver ivareta juridiske rettigheter og forpliktelser

34 Effektmål (mål for hver kommune/fylkeskommune): Kommuner og fylkeskommuner skal: gjennomføre gode prosesser og ta ut gevinster ved bruk av digitale arkiv, fagsystem og tjenester sikre rettighetsdokumentasjon gjennom forsvarlig dokumenthåndtering innenfor alle fagområder, både når det utføres av kommunen selv og av andre som utfører oppgaver på vegne av kommunene. sørge for sikker dokument- og arkivhåndtering ved implementering av nye digitale løsninger og tjenester

35 Faggruppens strategi revideres Flere av utviklingstiltakene fra dagens strategi foreslås flyttet til KommIT Utvikling av åpen Noark 5 kjerne Prosjekt. Informasjonsforvaltning i samhandlingstjenester mellom flere forvaltningsnivå Utvikling og forvaltning av standarder for integrasjon mellom systemene Utvikling av veiledere og informasjon knyttet til anskaffelser, videreutvikling og integrasjoner Faggruppen bidrar interessepolitisk Faggruppen bidrar strategisk Faggruppen gir KS og KommIT råd

36