Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr : «Erfaringer og lærdom fra en kommunesammenslåingsprosess»

Transkript

1 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities Vår referanse: 16/01715 Adressater etter liste Arkivkode: Saksbehandler: Jon A. Drøpping Deres referanse: Dato: Forespørsel om tilbud på KS FoU-prosjekt nr : «Erfaringer og lærdom fra en kommunesammenslåingsprosess» KS ønsker tilbud på et FoU-prosjekt som skal følge og dokumentere prosesser og erfaringer fra det pågående sammenslåingsarbeidet i Nye Sandefjord kommune. Prosjektet skal både innhente erfaringer fra perioden som har gått fram til nå og fram mot 1. januar 2017 og følge utviklingen i en periode etter at den nye kommunen er etablert. I prosjektperioden skal oppdragstaker fortløpende ha dialog med ledergruppa i Nye Sandefjord kommune for gjensidig erfaringsoverføring. Bakgrunn Nye Sandefjord kommune teller for tiden ned til datoen 1. januar Da skal den nye kommunen, som består av tidligere Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner (også omtalt som «SAS-kommunene») se dagens lys. Dette vil først og fremst være en viktig milepæl for den nye kommunen: Avslutningen på en lang og krevende sammenslåingsprosess, og starten på det som i følge Forhandlingsutvalgets utredning bl.a. skal bli en større og mer ressurssterk kommune som er bedre rustet til å håndtere nye og større oppgaver. 1 Nye Sandefjord kommune kan på mange måter vurderes som en «frontløper» i kommunereformen, og KS antar at andre kan ha mye å lære av de ferske erfaringene som er høstet i denne prosessen. KS er derfor opptatt av at erfaringene fra Nye Sandefjord kommune må dokumenteres, særlig med tanke på mulighetene for og betydningen av erfaringsoverføring til andre kommuner som står foran en liknende prosess. Hovedspørsmålet i prosjektet er dermed: Hva kan andre kommuner lære av kommunesammenslåingsprosessen i Nye Sandefjord kommune? Målgruppene for prosjektet vil særlig være politikere, rådmenn og prosjektledere med sine ledergrupper. 1 Etablering av en ny kommune med utgangspunkt i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner. Forhandlingsutvalgets utredning, signert Haakon VIIs gate 9 T: ks@ks.no Bankgiro Postboks 1378, Vika, 0114 Oslo F: Org. nr Iban: NO

2 I prosesskartleggingen skal det redegjøres for hvordan selve prosessen har forløpt så langt: Hvilke valg er gjort; hvilke konsekvenser har veivalgene fått; hvilke milepæler har vært spesielt viktige/kritiske i løpet av prosessen; hva mener de involverte aktørene kunne/burde vært gjort annerledes; hvilke erfaringer ønsker de involverte spesielt å dele med andre; etc.? På det administrative nivået er Nye Sandefjord også opptatt av gode tverrgående prosesser både for effektiv ressursbruk ("avbyråkratisering") og for forsvarlighet i tjenestene (dette gjelder for eksempel støttefunksjoner og tjenester til barn og unge). Prosesskartleggingen må baseres på informasjon fra involverte politikere, fellesnemnd, representanter fra kommuneadministrasjonen, dokumentanalyser, etc. Sammenslåingsprosessen har allerede pågått en stund i Nye Sandefjord, og det vil derfor være viktig å redegjøre for erfaringene så langt i tillegg til den løpende prosessen fram mot og etter 1. januar I løpet av prosjektperioden må oppdragstaker være tett på organisasjonen, slik at det ved behov kan gis tilbakemeldinger og innspill til ledelsen i Nye Sandefjord kommune. Denne kontakten må ha en dialogform, slik at erfaringene som deles blir til gjensidig nytte for ledelsen og oppdragstaker: For kommuneledelsen vil det være viktig å få en «sparringspartner» i form av en uavhengig, kompetent observatør som kan sammenstille og presentere erfaringer fra ulike deler av organisasjonen mens prosessen pågår; mens oppdragstaker vil få et supplement til datamaterialet. For Nye Sandefjord kommune er det også viktig, på lengre sikt, å kartlegge hvilke effekter kommunesammenslåingen har hatt på uttalte mål som bl.a. relevant kompetanse/sterke fagmiljøer; enklere hverdag for innbyggerne; effektiv tjenesteproduksjon der gevinst fra stordriftsfordeler skal benyttes til å gi bedre tjenester for innbyggerne; høy politisk deltakelse med et aktivt lokaldemokrati/nærdemokrati; næringsutvikling; etc. (jf. Forhandlingsutvalgets utredning). Det vil nødvendigvis ta noe tid før målbare effekter materialiseres, og slik «effektevaluering» vil derfor ikke stå sentralt i dette prosjektet. Grunnlaget for en senere effektmåling vil for øvrig kunne bli ivaretatt av KMDs pågående nullpunktsmåling av kommunereformen. 2 Nærmere om prosjektet og problemstillinger Den overordnede problemstillingen i prosjektet er å kartlegge og redegjøre for hva andre kommuner kan lære av kommunesammenslåingsprosessen i Nye Sandefjord kommune. Prosesskartleggingen må gi et detaljert bilde av hvordan Nye Sandefjord har organisert sammenslåingsprosessen for eksempel hvordan politisk nivå har håndtert prosessen og hvordan de vurderer organiseringa; hvilke betraktninger den administrative ledergruppa gjør seg; hvilke veivalg og prosesser har vært særlig krevende; har noe vært mer (eller mindre) krevende enn på forhånd antatt; hvordan vurderer ansatte og tillitsvalgte prosessen; hvilke erfaringer er det gjort mht. etablering av ulike fora i løpet av prosessen (for eksempel arbeidsutvalg, partssammensatte utvalg, fellesnemd, ansettelseskomiteer, temakomiteer, etc.). Noen utvalgte ansvarsområder/sektorer kan være IKT-samordning, arbeidsgiverutfordringer, 2 Nullpunktsmålingen, som for tiden gjennomføres av Senter for økonomisk forskning (SØF) med samarbeidspartnere, skal måle status på indikatorer som er viktige for å vurdere regjeringens fire overordnede hovedmål med reformen: Større kommuner som skal gi gode og likeverdige tjenester; helhetlig og samordnet samfunnsutvikling; bærekraftige og økonomisk robuste kommuner; og styrket lokaldemokrati. Side 2 av 5

3 organisering av NAV-kontor, etc. Av hensyn til læring og overføringsverdi, må vurderinger av styrker og svakheter komme tydelig fram. I prosjektet må det særlig legges vekt på hvilke evt. spesielle utfordringer som følger av at det er tre (og ikke to) kommuner som slår seg sammen, samarbeidet med/forholdet til NAV i forbindelse med opprettelsen av den nye kommunen, og evt. spesielle utfordringer knyttet til interkommunale selskaper/samarbeid. Prosjektet må også belyse følgende viktige spørsmål: Hva skjer «dag 1» i ny kommune? Hvilke spesielle utfordringer gjør seg gjeldende, administrativt, men særlig også for politikerne i den nye kommunen, når fellesnemda avvikles og ny politikkutforming skal gjøres i den nye kommunen? Hvordan tenkes det at utforming av den nye politikken skal foregå i det nye kommunestyret? Dialogen med ledelsen i Nye Sandefjord kommune må organiseres slik at kunnskapen fra prosessen kan brukes av ledelsen underveis/løpende. Interesserte tilbydere må derfor skissere et opplegg for denne kontakten. De forslåtte problemstillingene er kun veiledende og ikke uttømmende; tilbydere står fritt til å supplere og/eller kommentere problemstillingene. Foreliggende kunnskap Det foreligger noe kunnskap om tidligere kommunesammenslåingsprosesser, og til dels også den pågående prosessen i Nye Sandefjord kommune. For eksempel har Distriktssenteret utarbeidet og sammenstilt en del litteratur knyttet til kommunereformen, og KMD har utarbeidet en status for reformen pr. juli 2016 og utarbeidet råd og tips fra en del tidligere kommunesammenslåinger. Det forutsettes at interesserte tilbydere er kjent med foreliggende kunnskap på feltet. Gjennomføring Tilbyder må synliggjøre god generell oppdragsforståelse og dokumentere kompetanse på feltet. Prosjektmedarbeidernes referanser fra tidligere oppdrag med relevans for prosjektet oppgis i CV-ene til prosjektledelse/medarbeidere. Hvordan prosjektet er tenkt organisert og bemannet skal også beskrives. Tilbudet må inneholde et forslag til framdriftsplan. Flere miljøer må gjerne samarbeide for å løse oppdraget, også for å sikre nødvendig bredde i fagkompetansen. For prosjekter der det er to eller flere leverandører inne på tilbudssiden, skal én av aktørene være prosjektleder og fagansvarlig. Vi ønsker referanser til tidligere gjennomførte oppdrag som har relevans for gjennomføring av oppdraget, og som dokumenterer tilbyders kompetanse på temaområdet, samt CV for prosjektledelse/medarbeidere. KS vil opprette en referansegruppe for prosjektet. KS' standardkontrakt for oppdragsforskning (vedlagt) vil bli lagt til grunn for prosjektet. Leveranser/rapportering Det skal foreligge en samlet sluttrapport fra prosjektet innen 20. juni Rapporteringen må utformes på en slik måte at KS enkelt kan utforme en eksempelsamling eller tilsvarende, der det legges vekt på både gode erfaringer og hva man ville gjort annerledes slik at kunnskapen og erfaringene kommer til nytte for de av KS medlemmer som går inn i tilsvarende prosesser. Side 3 av 5

4 I tillegg må det avtales løpende rapportering (muntlig og/eller skriftlig) mellom oppdragstaker og Nye Sandefjord kommune dette avtales underveis. For øvrig vises det til KS standardkontrakt for FoU. Rammer for oppdraget Økonomiske rammer for oppdraget vil være inntil kr ,- inkl. mva. Prosjektet vil ha oppstart i november Tilbudet må inkludere alle kostnader som er nødvendige for å gjennomføre prosjektet, inkludert formidling (jf. KS standardkontrakt, pkt., 3.1 og 5.1). Vi ber om tilbud på prosjektet innen mandag. 7. november 2016 kl pr. e-post til FoU-ansvarlig Jon A. Drøpping (jon.dropping@ks.no), med kopi til ks@ks.no. Vi tar sikte på å gjennomføre samtaler med aktuelle tilbydere kort tid etter tilbudsfristens utløp. Evt. spørsmål rettes til KS kontaktperson pr. e-post. NB! Ved innsending av tilbud, vennligst påse at dere får bekreftelse fra KS om at tilbudet/forsendelsen er mottatt. Ta kontakt med KS kontaktpersoner per e-post dersom mottaket ikke blir bekreftet. Side 4 av 5

5 Adressater: Agenda Kaupang Arbeidsforskningsinstituttet AFI BDO De regionale forskningsinstituttene Deloitte Forskningsstiftelsen Fafo Fürst og Høverstad Handelshøyskolen BI ideas2evidence Implement Institutt for samfunnsforskning Menon NIBR NIVI Analyse Nord Universitet NORUT NOVA NTNU NTNU Samfunnsforskning AS Oslo Economics Oxford Research PriceWaterhouseCoopers Proba Samfunnsanalyse Rambøll Management RO Ressurssenter for omstilling i kommunene Samfunnsøkonomisk analyse Salus Consulting SINTEF Teknologi og samfunn SNF SØF Senter for økonomisk forskning UNI Rokkansenteret Universitetet i Agder Universitetet i Bergen Universitet i Oslo Universitetet i Stavanger Universitetet i Tromsø Vista Analyse Side 5 av 5