Møteinnkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ola Andreas Stavne Leder Karsten Bergersen

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Efagrådet i Fosen Møtested: Rissa rådhus Møterom Storsalen Møtedato: Tid: 10:30 Ved forfall sørger det enkelte medlem for å kalle inn varamedlem. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Ola Andreas Stavne Leder Karsten Bergersen Medlem Eirin Folde Medlem Vidar Daltveit Medlem Solfrid Lund Medlem Robert Karlsen Medlem Tore Børsting Medlem Jørn Pedersen Medlem Asle Brustad Medlem Bjørn Ståle Aalberg Medlem Trude Iversen Hårstad Medlem Per Eivind Strudshavn Medlem Wenche Olden Moen Medlem Gunda Gjerdalen Medlem Orienteringssaker: 1. Digital Døgnåpen Forvaltning (DDF) 2. Facebookside for efagrådet og DDF 3. Status for anskaffelse av kulturskoleprogram Speedadmin -1-

2 Saksnr Sakstittel Lukket Saker til behandling i efagrådet PS 15/16 KS Læring PS 16/16 SvarUt for Fosenkommunene PS 17/16 Pristilbud fra UMS og Fram Web - system for varsling ved krise PS 18/16 Status for innføring av Gat i barnehagene og bygg og eiendom PS 19/16 Documaster - arkiv PS 20/16 ephorte konverter PS 21/16 Status på anskaffelse av nettbasert rekrutteringsløsning Drøftingssaker Efagrådet i Fosen DR 1/16 Handlingsplan for ekommunestrategien - Fosen Regionråd -2-

3 -3-

4 SakertilbehandlingieFagrådet -4-

5 SakertilbehandlingieFagrådet -5-

6 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 15/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne KS LÆRING Sakens bakgrunn og innhold: Viser til sak 14/16 om digitalt introduksjonsprogram for ansatte. På digitaliseringsdagen ble KS Læring presentert av Asle Brustad fra Sør-Trøndelag fylkeskommune. KS Læring er en nasjonal felleskomponent for deling av kunnskap og kompetanseheving fra KS for ansatte i kommuner og fylkeskommuner i Norge. Se mer informasjon på Vurdering: KS Læring må sees i sammenheng med behovet for et digitalt introduksjonsprogram for ansatte. Det er behov for å avklare kostnadene knyttet til KS Læring. Oppsummering: Asle Brustad og KS Læring har tilbudt seg å gjennomføre en startpakkedag for Fosenregionen 7. desember. Sekretariatet anbefaler at målgruppa for denne dagen er efagrådet, personalforum og Fosen IKT. Efagrådets innstilling: -6-

7 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 16/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne SVARUT FOR FOSENKOMMUNENE Sakens bakgrunn og innhold: Sommeren 2014 inngikk Rissa, Leksvik, Åfjord, Roan og Osen (heretter kalt fosenbasen), avtale om installasjon av digital forsendelse (EDF), SvarUt, i ephorte. I tiden etterpå har flere team hos Evry forsøkt å installere EDF, uten at dette har lykkes fikk vi til slutt beskjed om at EDF ikke lar seg installere i fosenbasen. Kort forklart er dette ett resultat av at EDF, ikke er utviklet med tanke på basestrukturen som er i fosenbasen. ephorte er primært laget for en kommune = en base, fosenbasen består i dag av 6 arkivskapere/kommuner i samme base. Dette har skapt store tekniske utfordringer, og ett lite brukervennlig system. Både kunde og leverandør var enig om at dette var en god løsning i I 2016 er kunde og leverandør enige om at det ble valgt feil løsning i Eksterne forhold/kommunereform: Kommunesammenslåinger utløser i alle tilfeller behov for nye arkivbaser med skarpt skille. Dette er dagens status på kommunene i fosenbasen: Mosvik: Allerede slått sammen med Inderøy. Basen ligger inaktiv i fosenbasen Rissa og Leksvik: Vedtatt sammenslått Vil uavhengig av andre prosesser, ha behov for ny base i løpet av Åfjord, Roan: Uavklart, avgjørelse utsatt. Osen: Vil stå alene, men kan bli tvangssammenslått? Bjugn: Prosess med Åfjord og Roan, avgjørelse utsatt. Felles for alle kommuner unntatt Rissa og Leksvik, er at en eventuell sammenslåing vil skje fra Vurdering: Det er sterkt beklagelig at Evry som leverandør har brukt to år på å komme fram til at de ikke kan levere denne løsningen i dagens basestruktur. Prosjektet Døgnåpen Digital Forvaltning (DDF) er helt avhengig av modulen digital forsendelse SvarUT i ephorte for å kunne fungere som planlagt. Det er to alternative løsninger på dette, alternativ 1 er å splitte fosenbasen slik at hver kommune får sin egen base, alternativ 2 er at alle kommunene avslutter fosenbasen med et skarpt skille og at det opprettes helt nye baser med siste versjon av ephorte. Kostnaden knyttet til alternativ 1 vil være ca kr totalt for alle kommunene, kostnadene knyttet til alternativ 2 er foreløpig ikke kjent. Efagrådets innstilling: -7-

8 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: X22 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 17/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne PRISTILBUD FRA UMS OG FRAM WEB - SYSTEM FOR VARSLING VED KRISE Sakens bakgrunn og innhold: Viser til sak 13/16 System for varsling ved krise fra efagrådets møte UMS og Fram Web er de to eneste leverandørene som leverer et system for varsling ved krise som er integrert med DSB-CIM, kommunenes verktøy for krisehåndtering. De to leverandørene er forespurt om å komme med pristilbud for alle Fosenkommunene. Prisene vil bli lagt fram i møtet. Vurdering: Oppsummering: Efagrådets innstilling: -8-

9 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: 060 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 18/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne STATUS FOR INNFØRING AV GAT I BARNEHAGENE OG BYGG OG EIENDOM Sakens bakgrunn og innhold: Oppvekstforum Fosen (OFO) drøftet i møte den om det kan være aktuelt å ta i bruk Gat som verktøy for personalstyring i barnehagene. Saken ble meldt inn av regionkonsulent for oppvekst og utdanning, Gøril Dønheim-Nilsen gjorde efagrådet sin følgende vudering: Lisenskostnader for GAT Soft beregnes ut fra innbyggertall i den enkelte kommune. Det vil dermed ikke påløpe ekstra kostnader ved å utvide antall brukere. Forutsatt tilstrekkelig opplæring vil det være mulig å ta dette verktøyet i bruk innen kort tid. Driftskostnader er knyttet til bruk av sms-funksjon for kommunikasjon med de ansatte, en kostnad som antageligvis enhetene allerede har med dagens løsning. Riktig bruk av GAT Soft vil forenkle en rekke arbeidsprosesser knyttet til timeregistrering og oppfølging av personell. Status: Denne saken er et eksempel på at uklare ansvarsforhold gir liten framdrift ble det gjennomført et møte mellom fagansvarlig Gat i Rissa kommune, Nina Dyrendalsli, sektorleder barnehage, Bente Butli, renholdsleder, Mildrid Meyer og personalavdelingen i Rissa kommune. Etter en kort presentasjon av hvordan Gat fungerer ble det lagt en plan for innfasing. Nina Dyrendalsli skulle ta kontakt med Gat-ansvarlige i de andre Fosenkommunene slik at de kunne starte prosessen i sin egen kommune. De respektive lederne skulle i samarbeid med personalavdelingen sørge for å klargjøre ansattelister for import i Gat. Dette er et arbeid som må gjøres i den enkelte kommune. For å ta i bruk Gat for administrativt ansatte må det kjøpes en tilleggsmodul fleksimodul som koster ca kr Efagrådets innstilling: -9-

10 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: 064 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 19/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne DOCUMASTER - ARKIV Vedlegg 1 Innmelding av sak til Efagråd - Documaster Arkiv Sakens bakgrunn og innhold: For å kunne lagre og vise arkiv fra det gamle sak/arkiv-systemet, Forum Winsak, i Rissa kommune må det flyttes over til en skytjeneste levert av Documaster AS. Arkivet blir tilgjengelig for ansatte og innbyggere, og Fosen IKT kan stenge ned en gammel server som er kostbar i drift. I denne omgang er dette kun aktuelt for Rissa, men denne typen operasjoner skaffe nyttig erfaring til lignende arbeid i de andre Fosenkommunene i tiden som kommer. Løsningen dekkes av eget budsjett i Rissa kommune. Efagrådets innstilling: efagrådet tar saken til etterretning. -10-

11 Innmelding av sak til efagråd Fosen (v. 6) - RKO Side 1 av 3-11-

12 Innmelding av sak til efagråd Fosen (v. 6) - RKO Side 2 av 3-12-

13 Innmelding av sak til efagråd Fosen (v. 6) - RKO Side 3 av 3-13-

14 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: 064 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 20/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne EPHORTE KONVERTER Vedlegg 1 Innmelding av sak til Efagråd - ephorte konverter Sakens bakgrunn og innhold: Denne saken gjelder oppgradering fra Win7 til Win-server. Med denne oppgraderingen ønsker Fosen IKT og Sak/Arkiv-gruppa å sikre at konvertering av dokumenter i ephorte blir stabilt. Når ephorte konverter faller ut får dette negative følger for både saksbehandler og innbyggere/politikere (postliste og møtedokumenter). Oppgraderingen dekkes over budsjettet til Sak/arkiv-gruppa og Fosen IKT. Efagrådets innstilling: efagrådet tar saken til etterretning. -14-

15 Innmelding av sak til efagråd Fosen (v. 6) - RKO Side 1 av 3-15-

16 Innmelding av sak til efagråd Fosen (v. 6) - RKO Side 2 av 3-16-

17 Innmelding av sak til efagråd Fosen (v. 6) - RKO Side 3 av 3-17-

18 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: 060 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 21/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne STATUS PÅ ANSKAFFELSE AV NETTBASERT REKRUTTERINGSLØSNING Vedlegg 1 Kostnader for nettbasert rekrutteringsløsning Sakens bakgrunn og innhold: Webcruiter og Jobbadmin ble invitert til å gi pristilbud basert på en kravspesifikasjon utarbeida av efagrådet, i samråd med personalforum. Pristilbudene er vedlagt. I tillegg har vi forhandla pris med Evry som leverer vår sak/arkiv-løsning. Dagens skjemaløsning for innsending av jobbsøknader er utdatert. Den siste tiden har vært preget av store driftsproblemer, noe som medfører mye ekstraarbeid ved gjennomføring av rekrutteringsprosesser. Med det som utgangspunkt, samt at vi ønsker å tilby en enhetlig og brukervennlig rekrutteringsløsning for både jobbsøkere og saksbehandlere, er det viktig å få dette på plass så snart som mulig. Gevinstrealisering: Økt brukervennlighet for både søker og saksbehandler Digitalisering og automatisering av arbeidsprosessene Saksbehandler/leder kan bruke mer tid på kvalitetssikring og mindre tid på administrasjon Reduserte kostnader til annonsering Avslutning av dagens løsning med bortfall av kostnader til lisens og drift av server Kostnadene (se vedlegg) er differensiert ut fra antall ansatte i den enkelte kommune. Ørland kommune har eget driftsmiljø og vil dermed få høyere integrasjonskostnader. Som en del av prosjektet Digital Døgnåpen forvaltning arbeider prosjektleder og ACOS med å få på plass en integrasjon med RettPåSak med mulighet for digital signatur av arbeidsavtale. Personalforum sin anbefaling: Begge leverandørene har presentert sin løsning for både personalforum og sak/arkiv-gruppa på Fosen. Personalforum sin innstilling er å velge Webcruiter som leverandør av nettbasert rekrutteringsløsning. Innstillingen er begrunnet med at Webcruiter sin løsning framstår mest brukervennlig for både jobbsøker og saksbehandler. Webcruiter har erfaring med å sette opp felles jobbportal for regioner og bransjer. Etableringen av Jobb på Fosen etter samme lest som Jobb i Nord-Trøndelag blir en viktig del av denne anskaffelsen. Efagrådets innstilling: efagrådet anbefaler rådmannsgruppa at kommunene på Fosen går til anskaffelse av Webcruiter sin rekrutteringsløsning -18-

19 Kostnader for nettbasert rekrutteringsløsning for Fosenregionen Webcruiter Årlig leie Oppsett Webcruiter integrasjon sak/arkiv Evry integrasjon sak/arkiv Webcruiter integrasjon sak/arkiv Evry integrasjon sak/arkiv Total årlig Total Kommune Webcruiter kostnad Kommune Webcruiter oppstartskostnad Rissa Rissa Bjugn Bjugn Åfjord Åfjord Leksvik Leksvik Osen Osen Roan Roan Ørland Ørland Totalt Totalt Jobbadmin Årlig leie Oppsett Jobbadmin integrasjon sak/arkiv Evry integrasjon sak/arkiv Jobbadmin integrasjon sak/arkiv Evry integrasjon sak/arkiv Total årlig Total Kommune Jobbadmin kostnad Kommune Jobbadmin oppstartskostnad Rissa Rissa Bjugn Bjugn Åfjord Åfjord Leksvik Leksvik Osen Osen Roan Roan Ørland Ørland Totalt Totalt

20 DrøftingssakerEfagrådetiFosen -20-

21 DrøftingssakerEfagrådetiFosen -21-

22 FOSEN REGIONRÅD efagrådet Arkiv: 060 Dato: SAKSFRAMLEGG Saksnr Utvalg Møtedato 1/16 Efagrådet i Fosen Saksbehandler: Ola Andreas Stavne HANDLINGSPLAN FOR EKOMMUNESTRATEGIEN - FOSEN REGIONRÅD Vedlegg 1 ekommunestrategi Fosen - Handlingsplan Sakens bakgrunn og innhold: Med den innledende drøftinga fra efagrådsmøtet den som utgangspunkt fortsetter vi arbeidet med å oppdatere handlingsplanen. Viktige momenter: Juridisk kompetanse for anskaffelse og oppfølging av leverandøravtaler. Bør det være en felles innkjøpsansvarlig for alle Fosenkommunene? Handlingsplanens varighet - prosjektet Digital Døgnåpen Forvaltning avsluttes ved årsskiftet 2017/18. efagrådet må reflektere rundt dette, samt stillingen som regionkoordinator. Punkt 4,5,6: Mulig å slå sammen disse punktene. KS Læring som plattform for kompetanseheving Fosen IKT sin rolle i utviklingsarbeidet og hvordan sikre nødvendig kompetanse i kommunene? Kommunesammenslåing som eget punkt i handlingsplanen Interkommunale samarbeid - hva vil vi framover? Punkt 8: Alle kommunene har vel vært gjennom med informasjonssikkerhet, ( avtaler med N R Hassel). Det er mulig at hele dette punktet kan sjekkes ut. Punkt 9: Systemene er på plass, men brukerne må på banen. Dette punktet viser tydelig hvor viktig det er å sikre nødvendig opplæring av sluttbruker slik at nye systemer blir tatt i bruk så tidlig som mulig. Punkt 11: Er tiden moden for å på nytt utrede felles sentralbordløsning? Punkt 10: Papirløse møter blir gjennomført. En videreutvikling vil være å knytte dette til Klar språkprosjekter. -22-

23 FOSEN Behandlet av: Saksnr.datobeh.: Møte- Saks- Navn på saken Rådmannsgruppa 07/ HSJ ekommunestrategi for Fosen Arbeidsutvalget 08/ HSJ handlingsplan for perioden 2012 til 2013 Styret 08/ HSJ Vedlegg: 1. E-kommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Sak til Rådmannsgruppa 06/12 ekommunestrategi for Fosen Saksfremstilling: Saken er oppfølging av sak 06/12 til Rådmannsgruppa ekommunestrategi for Fosen 2012 til Med forankring i ekommunestrategien skal det hvert andre år utarbeides en felles Handlingsplan. Denne skal beskrive hvilke satsingsområder det skal jobbes med og tiltak som skal iverksettes i planperioden. Videre hvem som har ansvar for gjennomføring samt krav til gevinstrealisering (økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet). I de fleste tilfeller vil det være naturlig at det lages en egen prosjektplan for hvert av de prioriterte tiltakene. Satsingsområdene forutsettes rettet både internt og eksternt, men det er naturlig at det skal legges størst vekt på innbygger- og brukerperspektivet. For ikke å tape tid med hensyn til å komme i gang med tiltak i fortsettelsen av plandokumentet, presenterte prosjektleder avslutningsvis i prosjektgruppemøte den 24. januar 2012 forslag til utforming av Handlingsplan. Etterpå kom prosjektgruppa med innspill til tiltak som bør prioriteres i de første par åra. Etter møte har prosjektleder jobba videre med form og innhold i Handlingsplana, som inkluderer forslag til tiltak som bør prioriteres. Bearbeidet utkast til Handlingsplan ble sendt medlemmene av prosjektgruppa på e-post den 1. mars De ble her bedt om å gå igjennom forslaget og gi tilbakemelding på utkastet. I e-posten står videre følgende: Hvis dere som prosjektgruppe slutter opp om forslaget fra meg ser jeg ingen grunn til at vi ikke skal kunne legge Handlingsplana fram til behandling i Rådmannsgruppa den 16. mars. Dersom det kommer innsigelser og motforestillinger bør vi samles til et møte i prosjektgruppa. Uansett vil det viktigste nå være at de tiltakene som det er realistisk å starte opp i 2012 er medtatt i Handlingsplana. Vi har fått ganske klare føringer fra Rådmannsgruppa på hva som bør prioriteres, og jeg mener at dette er det tatt hensyn til i planforslaget. Jeg kan se for meg at vi kanskje legger opp til en revisjon og videreutvikling av Handlingsplana allerede etter ett år. Da vil det sannsynligvis være bedre muligheter for å kjøre de tenkte prosessene som vi har skissert i organisasjonsmodellen. Prosjektgruppa ble gitt frist til torsdag den 8. mars med å gi tilbakemelding på utkastet til Handlingsplan samt forslag til måte å behandle dokumentet på. Prosjektleder har ikke mottatt noen avvikende forslag eller innsigelser mot dokumentet eller behandlingsopplegget. -23-

24 Det er forutsatt at Handlingsplana skal beskrive forventa gevinstrealisering knytta til hvert av tiltakene. I og med at vår modell enda ikke er utvikla inngår en slik beskrivelse ikke i utkast til Handlingsplan. Det samme gjelder to punkter som inngår i Prinsipp som legges til grunn for samarbeidet. Se kapittel 2 pkt. c) System for kostnadsfordeling ved senere inntreden og pkt. d) Saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. I forhold til disse anmerkningene vises det til tiltaket i Handlingsplana som foreslås gitt prioritetsnummer 1 utvikling av bestillerfunksjonen og etablering av fagråd. Sekretariatets innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. Rådmannsgruppens (styringsgruppas) innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) Arbeidsutvalgets enstemmige innstilling: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) -24-

25 Styrets enstemmige vedtak: 1. ekommunestrategi for Fosen - Handlingsplan for perioden 2012 til 2013 vedtas. 2. Sekretariatet følger opp iverksettinga av tiltakene i Handlingsplana. 3. Følgende oppnevnes som prosjektgruppe til å utrede tiltaket som er prioritert som nr. 1: o Rådmann Vigdis Bolås o Økonomisjef Karsten Bergersen o Personalsjef Ogne Undertun o IKT-leder Kirsti Leirtrø o Konsulent Sissel Mikalsen (Sak/arkivgruppa) o Gunn Karin Olsen (tillitsvalgt) -25-

26 Vedtatt av styret for Fosen FOSEN Nærhet gjennom digital samhandling -26-

27 1 ekommunestrategi for kommunene på Fosen 2012 til 2020 ekommunestrategien består av to dokument Strategiplana er langsiktig og angir hva som er felles strategier og satsingsområder i planperioden fram til Det forutsettes at strategiplana gjennomgås og revideres i Den toårige Handlingsplana konkretiserer strategiene og målsettingene. Hvorfor ekommunestrategi for Fosen? En ekommune tilbyr digitale tjenester og dialog eksternt mot innbyggerne og næringsliv, og internt til sine ansatte og politikere. Hensikten med felles ekommunestrategi for Fosen er å definere langsiktige strategier på tvers av kommunegrenser samt sikre en felles interkommunal ramme for utvikling av ekommunestrategier. Plana skal bidra til etablering av en regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. ekommune visjon for Fosen: Nærhet gjennom digital samhandling Med nærhet menes: til innbyggere og næringsliv, internt i egen kommune, mellom kommuner og mellom kommunene og regionnivået Hovedmål: Kommunene på Fosen skal samarbeide om å tilby gode digitale tjenester til innbyggerne, næringsliv og andre samarbeidsparter. Felles strategiområder for perioden 2012 til 2020 er: Kompetanse Bolyst = bruker- / innbyggerdialog Organisasjon samhandling innovasjon Teknologiutvikling -27-

28 2 Prinsipper som legges til grunn for samarbeidet a) ekommunestrategien forplikter deltakerne i regionsamarbeidet. Felles strategi = felles løsninger. b) Vedtatt strategiplan skal bidra til etablering av regionalt forankret IKT-plattform og gi tydelige signaler om felles retningsvalg. Valg av nye systemer må være forenlig med den plattformen man tidligere har valgt. Samarbeidskommunene skal bygge på samme infrastruktur. c) Det er aksept for at man fases inn i nye systemer fra litt ulike tidspunkt. Dette betinger at man på forhånd har et avtalt system for kostnadsfordeling ved inntreden. Dette skal beskrives i Handlingsplana. d) Handlingsplana skal beskrive saksbehandlingsregler for hvordan forslag til nye tiltak/innkjøp av ny programvare skal håndteres. e) De valgene som tas/strategien som velges må ikke være teknologistyrt, men funksjonsstyrt. Teknologien er støtte til tjenestene. f) Mulighetene som ligger i at noen kjører pilotprosjekt skal utnyttes. Dette gir utviklingsmuligheter og handlefrihet. Saksbehandlingsregler for oppstart av pilotprosjekt fastsettes i Handlingsplana. 3 De viktigste satsingsområdene i starten av planperioden Innledning Basert på hvert strategiområde og tilhørende målsettinger listes det opp i dette kapittelet hvilke satsingsområder som er høyest prioritert i planperioden. Dette skal være styrende for hvilke prosjekter og aktiviteter som skal prioriteres i planperioden 2012 til Organisering og ledelse Bruk av IKT som verktøy er etter hvert blitt viktig i den kommunale tjenesteproduksjon. Det må fokuseres på utvikling av ledernes strategiske IKT-kompetanse for at de skal kunne planlegge å lede omstillingsprosesser samt realisere gevinster. Gevinstrealisering Kommunene benytter IKT på en omfattende måte. Utvikling av systemer som er i bruk og anskaffelse av ytterligere ny teknologi må preges av fokus på gevinstrealisering, hvor hovedelementene er: økonomi kvalitet effektivitet - redusert sårbarhet -28-

29 Digital kompetanse De ansattes kompetanse og evner til bruk av IKT er avgjørende for effektiv forvaltning og kvalitet på tjenesteyting. Med kompetanse i denne sammenheng menes bruk av digitale verktøy, og evnen til å ta i bruk og forstå de muligheter den digitale utviklingen gir. Informasjonssikkerhet Alle virksomheter som behandler personopplysninger har plikt til å sørge for at opplysningene er tilfredsstillende sikret. Dette kontinuerlige og systematiske sikkerhetsarbeidet er en del av virksomhetens internkontroll. Informasjonssikkerhet innebærer at virksomheter skal sikre opplysninger med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Innbyggerperspektiv tjenester på nett Informasjonsteknologi skal utnyttes til å bedre tjenestetilbudet for innbyggerne og næringslivet. De har forventninger til en døgnåpen forvaltning 24 / 7 / 365, og at tjenester gjøres tilgjengelige som selvbetjeningsløsninger på nett. Gjennom interaktive tjenester skal kommunene yte bedre service til brukerne. Folkevalgt og lokaldemokrati Forventinger til digital kommunikasjon med kommunene er økende, også i forholdet mellom de folkevalgte og innbyggerne. Kommunene skal bruke de elektroniske mulighetene til å stimulere utvikling av lokaldemokratiet og øke lokalt engasjement i samfunnsdebatten. -29-

30 ekommunestrategi for Fosen HANDLINGSPLAN Prosjekt / system / tiltak 1. Bestillerfunksjonen og etablering av felles fagråd inkl. utarbeidelse av: o Stillingsbeskrivelse o Instruks for fagrådet o Saksbehandlingsregler jfr. Strategiplana kap. 4, pkt. c), d) og f) o Utvikle modell for å beskrive gevinstrealisering jfr. Strategiplana Strategisk forankring (strategiområde (-r) o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 2, 3 og 5 Harald S. Jensen, Fosen Regionråd Prosjektgruppe: Rådmann Personalsjef Økonomisjef Repr. for en av faggruppene Tillitsvalgt 2. og 3. kv Prioritet Prosjektleder: Tidsplan: Prosjektmidler: (Fondsmidler FR regional utvikling) 2. Døgnåpen digital forvaltning - FORPROSJEKT o Bolyst = bruker/ innbyggerdialog: hovedmål nr. 1 Foreslås av Redaksjonsgruppa Medlemmer foreslås av Redaksjonsgruppa kv (Fondsmidler FR regional utvikling) 3. Døgnåpen digital forvaltning - HOVEDPROSJEKT o Bolyst = bruker/ innbyggerdialog: hovedmål nr Personalstyringssystem o Teknologiutvikling: hovedmål nr. 1 o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 1 Foreslås av Redaksjonsgruppa Per O. Johansen, Åfjord kommune Medlemmer foreslås av Redaksjonsgruppa Prosjektleder En repr. for Fosen IKT Personalsjef Arild Risvik (?) Beregnes i forprosjektet. Budsjett kv og ut (?) Lyses ut på anbud 1. h.å (Budsjett 2013) 5. Kompetansekartlegging og kompetanseplanlegging o Kompetanse: hovedmål nr. 1 og 2. o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 1, 6 og 8 Foreslås av Personalforum Medlemmer foreslås av Personalforum Fra 3. kv og ut (Fondsmidler FR regional utvikling) 6. Introduksjonskurs for nyansatte o Kompetanse: hovedmål nr. 2 og 3. o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 6, 7 og 8 Foreslås av Personalforum Medlemmer foreslås av Personalforum 3. kv (Fondsmidler FR regional utvikling) -30-

31 Prosjekt / system / tiltak 7. Kompetanseheving for å øke utnyttelsesgraden: o økonomisystemet o sakssystem (Ephorte) o RISK - manager 8. Samhandling / kompetanseoverføring: o Informasjonssikkerhet og personvern inkl. rolleavklaring o VISMA skole o Implementering av nye system med utgangspunkt i erfaringene fra Profil 9. Integrasjon mellom systemene innenfor helse og omsorg og saksbehandling Strategisk forankring (strategiområde (-r) o Kompetanse: hovedmål nr. 2, 3 o Bolyst = bruker/ innbyggder-dialog: hovedmål nr. 4, 7 og 9 o Teknologiutvikling: hovedmål nr. 1 o Kompetanse: hovedmål nr. 2. o Bolyst = bruker/ innbygger-dialog: hovedmål nr. 2. o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 3, 4, 6, 7 og 9 o Teknologiutvuikling: hovedmål nr Papirløse møter o Bolyst = bruker/ innbygger-dialog: hovedmål nr. 1 o Organisasjon samhandling innovasjon: hovedmål nr. 1, 6 og Regionalt samhandlingsverktøy (video, chatt, telefoni, meldinger) o Bolyst = bruker/ innbygger-dialog: hovedmål nr. 1 Foreslås av Personalforum Foreslås av Personalforum Foreslås av Rådmannsgruppa Foreslås av Rådmannsgruppa Foreslås av Redaksjonsgruppa Prosjektgruppe: Medlemmer foreslås av Personalforum Medlemmer foreslås av Personalforum 2 medlemmer fra hver av faggruppene: IKT, sak/arkiv og helse /omsorgsprogram 2 medlemmer fra hver av faggruppene: IKT og sak/arkiv Medlemmer foreslås av Redaksjonsgruppa Prioritet Prosjektleder: Tidsplan: Prosjektmidler: (?) (Budsjett 2013) (?) (Budsjett 2013) (?) (Budsjett 2013) Oppstart 2. h.å Ferdig (?) (Budsjett 2013) (?) (Budsjett 2013) -31-