Fylkesmannens dialogkonferanse. Digital døgnåpen forvaltning Fosen regionråd

Transkript

1 Fylkesmannens dialogkonferanse Digital døgnåpen forvaltning Fosen regionråd

2 Fosen regionråd: Et interkommunalt samarbeidsorgan for de sju Fosen-kommunene.

3 FILM VIST UNDER FREMLEGGET KAN SEES PÅ FØLGENDE ADRESSE:

4 1. Introduksjon/bakgrunn 2. Arbeidsmåter, verktøy, organisasjon for tjenesteutvikling med digital støtte 3. Videreutvikling 4. Digitaliseringsutvalg Trøndelag og deling av kunnskap og erfaring

5 1. Bakgrunn/introduksjon

6

7

8

9 ekommunestrategi Med bakgrunn i sterke statlige føringer og etter hvert klare lokale endringsbehovinnen kommunikasjon og interaksjon med innbyggere digitalt, ble det i 2012 laget en e-kommunestrategi for Fosenkommunene. I arbeidet med å utvikle ekommunestrategien ble det i samtlige kommuner påpekt behov for videreutvikling og fornying av hjemmesidene, i tråd med føringer på nasjonalt nivå.

10 Prosessen I forkant av vedtaket var det fullført to delprosjekt: 1. Kommunikasjonstrategi for kommunene 2. Arbeidsprosessanalyse hvor vi kartla hvilke tjenester det var mulig og ønskelig å digitalisere.

11 Vedtak august Målsettinger for prosjektet: Fosenkommunene skal ha de meste fornøyde innbyggerne i Norge når det gjelder digitale tjenester og digital innbyggerdialog Digital samhandling i og mellom kommunene skal forenkles og øke i omfang. Digitaliserte tjenester skal føre til at kommunene blir mer effektive og at ansattes hverdag forenkles. Fosenregionen skal være en foregangsregion innen digital informasjon (prosess og produkter skal kunne gjenbrukes). Våre nettsider skal bli et eksempel på neste generasjons kommuneportaler.

12 Arbeidsmåter, verktøy, organisasjon for tjenesteutvikling med digital støtte

13 Prosessen Vi brukte følgende modell i arbeidet med digitaliseringen: Håndbok i arbeidsprosessanalyse: - Bruk av prioriteringsmodell - Kartlegg dagens prosess og identifisere styrker og svakheter - Beskriv ønsket prosess - Identifisere gevinster og fylle ut gevinstrealiseringsplan - Beskriv implenteringsplan

14 Søknad om barnehageplass ble valgt som første tjeneste for digitalisering.

15

16

17 Anbudsprosessen DIALOGKONFERANSE EN TIL EN MØTER høsten 2013 ARBEID MED UTFORMING AV INNHOLD I LEVERANSE 2013/2014 UTLYSNING PÅ DOFFIN 3.september 2014 MULIGHET FOR Å STILLE SPØRSMÅL FØR LEVERANDØRKONFERANSE (9 innsendte spørsmål) LEVERANDØRKONFERANSE (7 leverandører) SPØRSMÅL UNDERVEIS FRA LEVERANDØRENE INNEN GITT FRIST (40 spørsmål) Grundig arbeid med egne arbeidsgrupper i forhold til innholdet i behovene som ble skissert i kravspesifikasjonen. Kontroll/spissing av innhold: En ideell kravspesifikasjon er utfyllende, gjennomtenkt, entydig og så forståelig at hvilken som helst leverandør skal kunne lage det den beskriver. Bruk av eksterne og interne rådgivere. Sør-Trøndelag fylkeskommune, NHO (leverandørutviklingsprogrammet), KommIT, juridisk kompetanse ved behov. Eget kompendium laget om anbudsevaluering.

18 Produkt 7 KOMMUNER MED FELLES NETTPORTAL FELLES PORTALFORSIDE (ekstern målgruppe) KOMMUNESIDER (egne innbyggere) RETTPÅSAK (digitale kommunale tjenester)

19 rettpasak.no

20 Dette er : q Heldigitale kommunale tjenester q Døgnåpen tjeneste q Toveisdialog med kommunen q Raskere saksgang q Oversikt over saksgang

21

22 Varsling NPD (DigiPost/eBoks): Bruker velger selv om han skal slette eller arkivere brevet Logg inn Logg inn Leser brev Sak-/arkiv Ekspedering Senario 1: Bruker logger seg direkte inn i RettPåSak og leser brevet her (åpnes fra arkiv) og følger saksgangen Senario 2: Bruker logger seg inn i valgt postkasse. Leser brevet og henvises til RettPåSak for å følge saksgang (lenketjeneste med single signon) Fylle ut skjema Send inn

23

24 Organisering av prosjektet Forankring Solid forarbeide/arbeidsgrupper/analyse Grundig anbudsprosess/lovlighet/etterprøvbart Faste møter/oppfølging over tid Dedikerte ressurser egeninnsats og ressurs- og rolleavklaring Prosjektledelse/prosjektansvarlige over tid Leverandør- og avtaleoppfølging. Leverandørutvikling. Eierskap hos rådmann og ledergruppe i hver kommune

25 Prosjektstyring Styringsverktøy: Prosjektveiviseren Prosjektorganisasjon: Virksomhetsledelse: Ordførerne på Fosen Prosjektstyre: Rådmennene på Fosen Prosjektleder: Eirin Folde Prosjektgruppe: efagrådet for Fosenkommunene Prosjektansvarlige i hver kommune Webredaktører i hver kommune og for Fosenportalen Gevinstansvarlige: 1) Opprinnelig økonomisjefer Nå: Gevinstteam og gevinsstyringsteam i kommunene 2016 à

26 Verktøy Prosjektveiviseren KS gevinstkokebok NÅ: Samveis Håndbok i arbeidsprosessanalyse (også brukt runde 2) Laget 7 nye arbeidsprosesser fordelt på kommunene Prosjektorganisering viktig fra dag 1. Må være villig til å tørre å endre. Prosjektledelse Brukertesting brukerne en del av prosjektorganisasjonen Kommunikasjonsplattform Gevinstrealiseringsplan for hver tjenesteutvikling med digital støtte Facebook/Trello kjapp kommunikasjon og tilgang til planer

27

28

29 SAMARBEIDSPARTNERE/FORSKNING/MIDLER Prosjektet har hatt meget godt samarbeid med Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har bidratt med skjønnsmidler til videreutvikling, arbeid med arbeidsprosessanalyser/gevinstrealiseringsplan og informasjonsarbeid knyttet til RettpåSak. NHO - leverandørutviklingsprogrammet bidro med mye god kunnskap i anbudsprosessen KS/KommIT OU-midler SINTEF: Forskningsprosjekt på gevinstrealisering Leverandører: Acos, Tibe-t, PWC Digital døgnåpen forvaltning

30 Videreutvikling

31 Veien fremover: 7 nye heldigitaliseringer på trappene 1.Skole: SFOsøknad og to andre søknadsprosesser: a.permisjon over tre dager b.innskriving av elev 2.Forenklede prosesser helse og omsorg, foreslått å begynne med tre søknadsprosesser: a.førstekontakt institusjonsopphold (før fysisk møte med aktuell institusjon) b.søknad på kommunal bolig/omsorgsbolig c.søknad på støttekontakt 3.Søknad på ledig stilling samt dialog knyttet til arbeidsavtaler 4.Søknad på kulturskoleplass 5.Søknad og rapportering på motorferdsel utmark 6.Søknad på skjenkeløyve 7.Søknad på norskkurs

32 Veien fremover: Kommunikasjonsplattform Eksternt egne innbyggere: Annonser DM Plakater og rollups Sosiale media Film (reklame og tutorial) Internt - kommunensatte: Informasjonsbrosjyre om Rettpåsak T-skjorter Intranett

33

34

35 Jobb på Fosen og Næring på Fosen

36 Digitaliseringsutvalg Trøndelag og deling av kunnskap og erfaring

37 Digitaliseringsutvalg deling av kunnskap og erfaring DiguT skal være et verktøy for kommunene i Trøndelag som jobber for å utnytte potensialet som ligger i digitale løsninger ved utvikling av kommunale tjenester. Det er etablert digitaliseringsutvalg for kommunene i begge Trøndelagsfylkene. Overordnet mål er at dette utvalget skal fungere som et nav mellom KS - /KommIT og kommunene, og at fylkeskommuner, fylkesmenn og KS kan være aktive bidragsytere mht. både økonomiske midler og personressurser. Etableringsprosjekt ut Det utarbeides en «mal»/ et kompendium for gjennomføring av prosjekt tilsvarende DDF inkl. det foranliggende strategi- og forankringsarbeidet. Jobbes med høsten DDF ønsker å dele og bidra til at tjenesteutvikling med digital støtte blir gjennomført i andre kommuner i Trøndelag.

38 Takk for oppmerksomheten Kontakt: Eirin fyller på om: Hadde tidligere org. Å ta utgangspunkt på Tlf: Felles ekommunestrategi - Fosen IKT - Strategisk samarbeid vs teknisk samarbeid. Like tjenester, øk. Fordel, - RettPåSak som felleskomponent? - Samlet sett blir det store gevinster. Samfunnsansvar. Løfte blikket.

39