Anskaffelse av ressurs- og personalstyringssystem på Fosen - Valg av leverandør

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD Til medlemskommunene i Fosen Regionråd v/rådmannen VÅR REF.: Vidar DERES REF.: DATO: Anskaffelse av ressurs- og personalstyringssystem på Fosen - Valg av leverandør Vi viser til rådmannsgruppens møte fredag 23. november og til behandlingen av ovennevnte, i sak 37/12. Særutskrift av saken vedlegges. Med bakgrunn i orientering i møtet og drøfting, fattet rådmannsgruppen følgende enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen viser til den gjennomførte anbudskonkurransen om anskaffelse av personalstyringssystem på Fosen, og slutter seg til arbeidsgruppens anbefaling og velger å inngå kontrakt med Gatsoft AS for levering av elektronisk personalstyringssystem for kommunene Bjugn, Leksvik, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord. Anskaffelse og integrasjon av systemet, samt driftskostnader i 2013 dekkes av mottatte skjønnsmidler fra fylkesmannen samt avsatte midler hos Fosen IKT og Fosen lønn. Årlige driftskostnader fra og med 2014 fordeles mellom kommunene på samme måte som for øvrige applikasjoner ved Fosen IKT. 2. Kommunene må bekrefte innen 7. desember 2012 om de deltar i investeringen eller ikke. Vi ber med dette, med henvisning til vedtakets pkt 2, om en snarlig tilbakemelding om kommunen deltar i investeringen eller ikke. Tilbakemelding gis til undertegnede vidar.daltveit@fosen.net Siste frist for slik tilbakemelding settes til 7. desember 2012 Med vennlig hilsen Fosen Regionråd Vidar Daltveit daglig leder Vedlegg: Særutskrift av RM-sak 37/12 Åmyra 5, 7170 Åfjord Telefon E-post: fosen.regionraad@fosen.net Internett:

2 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Særutskrift RM-sak 37/12 Behandlet av: Saksnr.: Møtedato: Saksbeh.: Rådmannsgruppa 37/ POJ/VD Arbeidsutvalget Styret Navn på saken Anskaffelse av ressurs- og personalstyringssystem på Fosen - Valg av leverandør Saksbehandler: Per O. Johansen (arbeidsgruppens (prosjektgruppens leder)) Vedlegg: 1. Gatsoft AS Revidert tilbud av 4. oktober (separat vedlegg) Utrykte vedlegg i saksmappen: 1. Anskaffelsesprotokoll av Saksfremstilling: Sakens bakgrunn og innhold Fosen Regionråd har gjennom flere år arbeidet med å implementere et fullelektronisk personalog turnusplanleggingssystem som har vært direkte integrert mot økonomisystemet. Arbeidet har vist seg å være mer krevende enn forutsatt og prosjektet har av ulike årsaker blitt forsinket. Rådmannsgruppen vedtok enstemmig følgende i sak38/11 høsten 2011: 1. Rådmannsgruppen går inn for at det gås til innkjøp av et ferdig utviklet personalstyringssystem. Det anslås at kontrakten har en total verdi på kr 1,5 mill og at konkurransegrunnlaget kunngjøres på Doffin. 2. Rådmannsgruppen oppnevner en gruppe som skal vurdere, forhandle og iverksette innkjøp av personalstyringssystem på vegne av kommunene. Som arbeidsgruppe oppnevnes: Økonomisjef Per O. Johansen, leder En repr. oppnevnt av leder for Fosen IKT Pleie- og omsorgsleder Arild Risvik Før arbeidsgruppa lyser saken ut på anbud skal det legges fram en kravspesifikasjon som skal godkjennes av Rådmannsgruppa. 3. Rådmannsgruppen får framlagt avtale om kjøp av personalstyringssystem til godkjenning før eventuelt innkjøp iverksettes. 4. Dersom det velges et program som i dag benyttes av kommuner i Fosen Regionråd er rådmannsgruppen enig om at sparte lisenskostnader, for disse kommunene, kommer til fradrag i totalprisen som skal fordeles. Prosjektgruppen (oppnevnt arbeidsgruppe) har i etterkant av rådmannsgruppens vedtak arbeidet frem mot utlysing av en konkurranse knyttet til anskaffelsen av personalstyringssystemet. Følgende ble gjort:

3 Konkurransegrunnlaget med vedlegg er gjennomgått på nytt. Informasjon om status ble sendt ut til pleie og omsorgslederne i kommunene ( ). Varsel om konkurranse ble sendt til aktuelle leverandører ( ) Det ble etablert kontakt med jus- og innkjøpstjenesten i Sør-Trøndelag fylkeskommune om kvalitetssikring av innkjøpsprosessen og valg av leverandør. Responsen på forhåndsvarslingen av anbudskonkurransen var god, og flere leverandører har flagget interesse. Et revidert konkurransegrunnlag ble lagt frem for rådmannsgruppen i sak 09/12, i møte 16. mars 2012, der følgende vedtak ble fattet: Rådmannsgruppen godkjenner konkurransegrunnlaget og gir prosjektgruppen fullmakt til å gjennomføre konkurranse for anskaffelse av personalstyringssystem for kommunene på Fosen i henhold til opplegget som er skissert i saken og i konkurransegrunnlaget med vedlegg. Prosjektgruppen anslo anskaffelsen til å ha en verdi mellom kr og kr , dette var i medhold av anslag på anskaffelsens omfang og innspill gitt i rådmannsgruppen tidligere. Innkjøpsprosessen ble underlagt del 2 i forskrift om offentlige anskaffelser, som stiller relativt rigide krav til prosedyre ved utlegging av konkurranse og ikke minst ved valg av leverandør. Konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er med små justeringer likt det utkastet som lå til grunn sist gang saken var oppe til behandling i rådmannsgruppen. Det er vektlagt at det er en standard løsning som ønskes anskaffet. Som følge av at det allerede er anskaffet moduler for elektroniske reiseregninger og varslingssystem for oppfølging av sykemeldte i Agresso, så er kravene til slik funksjonalitet tonet ned. Finansiering Anskaffelsen og drift av systemet må finansieres av den enkelte brukerkommune. Fosen Regionråd har imidlertid fått skjønnsmidler til formålet, som dekker investeringskostnadene. I tillegg har Fosen IKT og Fosen lønn noen midler avsatt som kan disponeres til dekning av kostnader knyttet til implementering og integrasjon mot lønnsystemet mv. Anskaffelsesprosessen: Selve prosessen rundt anskaffelsen gjengitt i en egen anskaffelsesprotokoll, men vi vil redegjøre kort for viktige hendelser i prosessen: Dato Aktivitet Rådmannsgruppen godkjenner konkurransegrunnlaget, og gir prosjektgruppen fullmakt til å sette i gang konkurransen Fullstendig konkurransegrunnlag legges ut i Doffin databasen Svar på spørsmål 1 til konkurransegrunnlag legges ut i Doffin. Gjelder bruk av standardavtaler i avtaleinngåelsen Svar på spørsmål 2 til konkurransegrunnlag legges ut i Doffin. Gjelder spørsmål knyttet til integrasjon, krav til tekniske løsninger mv.

4 Frist for levering av tilbud satt til , kl tilbud ble innlevert innen fristens utløp. Ingen tilbud ble avvist på grunn av for sent innkommet Anbudsåpning på Ørland Rådhus Tilbud fra Triangel Software AS avvises på grunn av manglende oppfylling av konkurransegrunnlaget. Årsak: Kan ikke levere løsninger som driftes via Fosen IKT Leverandørpresentasjon på Rissa Helsetun. Kommunene på Fosen er representert med inntil 4 stykker fra hver kommune. Leverandørene KDO Consulting, Visma Unique AS og Gatsoft AS er invitert og deltar Forhandlinger med KDO Consulting, Visma Unique AS og Gatsoft AS. Alle får tilbud om å levere reviderte tilbud, frist Samtlige leverandører leverer reviderte tilbud innen fristen Telefonmøte i prosjektgruppen arbeidsgruppe funksjonalitet nedsettes. Medlemmer Gunn Tårnes, kontor/adm Bjugn kommune, Lillian Storvik, kontor/adm Åfjord kommune, Bjørn Ståle Aalberg, enhetsleder Rissa kommune Arbeidsgruppen får gjennomgang og demo av Gatsoft i Trondheim kommune. Arbeidsgruppen får gjennomgang og demo av Visma i Stjørdal kommune Arbeidsgruppen får gjennomgang og demo av Shift Manager i Åfjord kommune Arbeidsgruppen utarbeider sine konklusjoner Prosjektgruppen går igjennom sin vurdering Prosjektgruppen fatter sin innstilling. Prosjektgruppens vurdering av de enkelte tilbud Triangel Software AS Triangel Software AS har hatt en ryddig opptreden. Selskapet leverer i dag løsninger i Ørland og Bjugn kommuner, og kommunene har et godt forhold til leverandøren. Anbudet fra Triangel inneholdt imidlertid kun prising av drift via ASP server. Etter en avklaring med Triangel Software AS viser det seg at selskapet kun ønsker å levere sitt produkt via egen ASP løsning. I spørsmålsrunde 2/2 under konkurransen ble blant annet følgende spørsmålsstilling reist: Bilag 3 - Prismatrise: Kan det presiserer hva som er ment priset i de tre kolonnene; Lokal løsning, Fosen IKT server og ASP-løsning? Vil det være ekskluderende å ikke tilby en av delene? Følgende svar ble lagt ut på Doffin : Fosen IKT server og ASP løsning må prises. Ut fra dette ble tilbudet fra Triangel Software AS avvist. Tilbyderen ble ikke invitert til leverandørpresentasjon. Visma Unique AS

5 Visma Unique AS gir et godt tilbud og gir inntrykk av god gjennomføringsevne. Det at Fosen kommunene allerede har innført Visma Profil innenfor helse med godt resultat er også positivt. Selskapet gir også et godt inntrykk på leverandørpresentasjonen 4. september. Visma Unique AS priser sitt produkt høyest av alle 3 konkurrentene på anskaffelse, installasjon og integrasjon i opprinnelig tilbud, og så vidt høyt at det kan stilles spørsmål ved om det er aktuelt å ta selskapet til videre forhandlinger. På årlige driftskostnader ligger selskapet midt i mellom de to øvrige konkurrentene. Etter forhandlingene er anskaffelseskostnadene redusert til under halvparten og ligger på kr Selskapet ligger likevel høyt på driftskostnader med kr pr år. Med en avskrivningstid på anskaffelseskostnadene på 10 år, så kommer totale investerings- og driftskostnader høyt. Ut fra gode erfaringer tidligere ønsket gruppen likevel å gå videre, og en egen gruppe som representerer bruker og ledersiden besøkte Stjørdal kommune og sjekket ut systemet i praksis. Samtidig ble referanser sjekket ut. Gjennomgangen viste at brukerne vurderte Visma Unique AS som minst aktuell av de tre konkurrentene. Referansene er også blandet, blant annet er det vist til problemer med integrasjonen mot Profil, til tross for at det også er Visma som leverer Profil. Med bakgrunn i at brukergruppen vurderer Visma Unique som minst aktuell og at selskapet prismessig ligger høyest av de tre tilbyderne, rangeres tilbudet som nr 3. KDO Consulting AS (Shift Manager) KDO ga et relativt godt inntrykk under leverandørpresentasjonen, selv om de 3 representantene ikke alltid virket å være like samkjørte. KDO er pr i dag inne i Åfjord, Osen og Roan kommuner med turnussystem, det vil si at 3 av 7 kommuner kjenner systemet og er godt fornøyd med de løsningene som leveres i dag. Selskapet priser anskaffelse, installasjon og integrasjon lavest av alle konkurrentene i opprinnelig tilbud, men er samtidig høyest på drift. Etter forhandlingene er KDO fortsatt betydelig under på investeringskostnadene med kr På rene driftskostnader priser selskapet vedlikehold med kr , men i tillegg kommer kostnader til web-portal med kr 24,- bruker pr måned. Med utgangspunkt i 500 brukere gir dette en årlig kostnad på (kr 500 brukere x 24 kr pr bruker x 12 md/år) kr I fornyet tilbud med frist blir prisen på web-portal betydelig redusert fra og med 500 ansattbrukere. Den tas prisen for bruk av web-portal helt bort, dvs settes til kr 0,-. Det fornyede tilbudet er imidlertid gitt etter angitt frist. Frafallet av kostnader til web-portal forklares med at underleverandører er presset. Gruppen har ikke fått klarhet i hvor vidt dette får konsekvenser for innholdet i tilbudet, men gruppen antar at KDO også tar en del kostnader på egen kappe. Når det gjelder funksjonalitet, virker Shift Manager som et brukervennlig, enkelt og greit system. Brukergruppen anser systemet for å tilfredsstille alle krav. Ledelsesverktøyene vurderes imidlertid å være bedre utviklet hos Gatsoft AS. Når det gjelder prioritering deler brukergruppen seg, der brukersiden velger KDO sin løsning, mens ledernivået rangerer KDO som nr 2.

6 Teknisk sett kjører KDO på Oracle plattform, noe som medfører en merkostnad på ca i ekstra driftskostnader. KDO antar at systemet kan skifte plattform i løpet av august 2013 og påtar seg eventuelle ekstra kostander, dersom dette blir forsinket. For øvrig gir KDO uttrykk for stor vilje til å løse utfordringer, og tilpasse systemet til brukernes behov. Firmaet er imidlertid lite, og utvikling kjøpes eksternt. Det kan også stilles spørsmål ved økonomien i firmaet. Regnskapet for 2010, som er vedlagt anbudet, viser en omsetning på vel 9 millioner kroner, et overskudd etter skatt på kr og sum egenkapital på vel kr Prosjektgruppen har på eget initiativ innhentet regnskapene for 2011 som viser at omsetningen har gått ned til vel 7,3 millioner kroner. For øvrig viser regnskapet for 2011 et underskudd på nær kr og sum egenkapital er reduser til kr Dersom denne trenden har fortsatt ut i 2012 vil selskapet få økonomiske problemer om det ikke skytes mer kapital inn i selskapet. Selskapet er således sårbart. Gatsoft AS (GAT) Gatsoft ga et godt inntrykk under leverandørpresentasjonen. GAT er ikke inne i Fosen i dag, men har mange store kunder, blant annet helseforetak, store og mindre kommuner (deriblant Trondheim, Røros og Skaun). GAT hadde en brukerbegresning i opprinnelig tilbud, denne ble siden frafalt og er nå ubegrenset i deltakerkommunene. Selskapet priset anskaffelse, installasjon og integrasjon som nr 2 og er rimeligst på årlig drift. Dette er en posisjon Gatsoft AS også har etter forhandlingene. Selskapet har vært tydelig på at prissetting må stå i forhold til opprinnelig tilbud og av hensynet til eksisterende kunder. I revidert tilbud priser Gatsoft anskaffelse, opplæring og implementering til ca kr , mens årlige driftskostnader prises til kr Gatsoft AS er en relativt stor aktør med store og mindre kunder. Referansene på GAT er gode. Regnskapene viser en årlig omsetning på nær 50 millioner kroner, årlige resultater de siste 3 år på rundt 5 millioner kroner etter skatt og en egenkapital i 2011 på 6,3 millioner kroner (26 %). Selskapet virker således dedikert på turnus, finansielt solid, og med stor utviklingskraft gjennom en stor utviklingsavdeling i eget hus. Oppsummering Prosjektgruppen har gått grundig igjennom tilbudene til de 3 aktørene som ble tatt med for videre forhandlinger. Etter leverandørpresentasjon og påfølgende forhandlinger valgte prosjektgruppen å utsette sin beslutning. Bakgrunnen var at vi hadde med 3 sterke leverandører og ønsket om å ta en riktig beslutning var sterkt, både for å sikre våre oppdragsgivere en optimal og langsiktig løsning, men også av hensyn og respekt til våre tilbydere som har lagt mye tid og krefter inn på å finne gode løsninger for kommunene på Fosen. I denne fasen valgte prosjektgruppen å nedsette et eget utvalg der brukersiden var sterkt representert og det ble lagt vekt på at ledersiden og brukersiden innen helse- og omsorg var representert. Følgende personer ble forespurt og takket ja: Gunn Tårnes (bruker / adm) Bjugn kommune Lillian Storvik (bruker / adm) Åfjord kommune Bjørn Ståle Aalberg (ledelse / oppfølging) Rissa kommune Brukergruppen var også rundt og besøkte 3 kommuner som benytter systemene i dag:

7 Trondheim kommune GAT Stjørdal kommune Visma Åfjord kommune Shift Manager (KDO) Brukergruppen konkluderte med at GAT og Shift Manager var de foretrukne systemene foran Visma. Men, gruppen delte seg i forhold til rangeringen av GAT og Shift Manager, der ledersiden foretrakk GAT mens brukersiden foretrakk Shift Manager. Underveis ble også flere referanser innhentet. Visma var også høyest i pris, slik at rangeringen av Visma som nr 3 denne gangen synes naturlig. Når det gjelder GAT og Shift Manager er marginene små, ikke minst på grunn av at brukergruppen er delt i sitt syn og 2 av 3 foretrekker Shift Manager. Sett i lys av kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene i konkurransegrunnlaget er imidlertid prosjektgruppen kommet til at marginene trekker i retning av GAT ut fra følgende hensyn: GAT ligger prismessig noe bedre an. GAT synes mest anvendelig innenfor øvrige tjenesteområder i kommunen. Ledelses- og rapporteringsmulighetene er best utviklet hos GAT. Referansene er entydig positive når det gjelder GAT GAT er et stort og solid firma, som er godt etablert med store og små kunder. GAT har størst utviklingskraft. Konklusjon: Med bakgrunn i ovenstående redegjørelse anbefaler prosjektgruppen følgende rangering av de 3 leverandørene som ble tatt med i forhandlingsrunden: 1. Gatsoft AS 2. KDO Consulting AS 3. Visma Unique AS Med dette som utgangspunkt legger prosjektgruppen opp til å kunne finansiere anskaffelse, integrasjon og implementering av rest mottatte skjønnsmidler (ca ) samt avsatte fondsmidler ved Fosen IKT og Fosen lønn. Av dette dekkes også drift av systemet for 2013, egen oppfølging av implementeringsprosessen, samt kostnader knyttet til integrasjon med lønnssystemet. Årlige driftskostnader fra og med 2014 (ca kroner (2012 kroner)) fordeles mellom kommunene på samme måte som øvrige applikasjoner ved Fosen IKT. Innstilling fra arbeidsgruppen: Rådmannsgruppen viser til den gjennomførte anbudskonkurransen om anskaffelse av personalstyringssystem på Fosen, og slutter seg til arbeidsgruppens anbefaling og velger å inngå kontrakt med Gatsoft AS for levering av elektronisk personalstyringssystem for kommunene Bjugn, Leksvik, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord. Anskaffelse og integrasjon av systemet, samt driftskostnader i 2013 dekkes av mottatte skjønnsmidler fra fylkesmannen samt avsatte midler hos Fosen IKT og Fosen lønn. Årlige driftskostnader fra og med 2014 fordeles mellom kommunene på samme måte som for øvrige applikasjoner ved Fosen IKT. Behandling i møtet: Leder av prosjektgruppen (arbeidsgruppen), Per O. Johansen, deltok i møtet og orienterte om saken.

8 Sekretariatets forslag til vedtak: Rådmannsgruppen slutter seg til arbeidsgruppens innstilling Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Rådmannsgruppen viser til den gjennomførte anbudskonkurransen om anskaffelse av personalstyringssystem på Fosen, og slutter seg til arbeidsgruppens anbefaling og velger å inngå kontrakt med Gatsoft AS for levering av elektronisk personalstyringssystem for kommunene Bjugn, Leksvik, Osen, Rissa, Roan, Ørland og Åfjord. Anskaffelse og integrasjon av systemet, samt driftskostnader i 2013 dekkes av mottatte skjønnsmidler fra fylkesmannen samt avsatte midler hos Fosen IKT og Fosen lønn. Årlige driftskostnader fra og med 2014 fordeles mellom kommunene på samme måte som for øvrige applikasjoner ved Fosen IKT. 2. Kommunene må bekrefte innen 7. desember 2012 om de deltar i investeringen eller ikke.