Rana Kommune, Økonomireglement. Økonomireglement. Side 1 av 42

Transkript

1 Økonomireglement Side 1 av 42

2 1. MÅLSETNINGER Bakgrunn Formål SYSTEMBESKRIVELSER Kommunens plansystem Økonomimodell Regnskapsprinsipper Økonomiorganisasjonen RETNINGSLINJER OG PROSEDYRER Utarbeidelse, fordeling, behandling, disponering og oppfølging av budsjett og økonomiplan Innkjøp og salg av varer og tjenester Retningslinjer for avskriving av fordringer mv Retningslinjer for aktivering av eiendeler Retningslinjer for avskrivning av eiendeler Regler for utbetalinger Regler for kontantkasse Reglement for investeringsprosjekter Regnskapsprinsipp og årsavslutning Rapportering Verdisikring Retningslinjer for startlån Retningslinjer landbrukslån Finansforvaltning Klient og gavemidler Vedtekter for fond Intern prising Retningslinjer for den løpende regnskapsføringen INTERNKONTROLL VEDLEGG Vedlegg 5.1 Retningslinjer for innkjøp i Rana kommune Vedlegg 5.2 Protokoll for anskaffelser under kroner eks. mva Vedlegg 5.3 Protokoll for anskaffelser som overstiger kroner eks. mva Vedlegg 5.4 Reglement for startlån Side 2 av 42

3 1. MÅLSETNINGER 1.1 Bakgrunn Gjennom Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter av desember 2000 oppfordrer staten kommunene til å drive mål- og rammestyring. Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet: Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter - jmfr kommuneloven 46 nr 8 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsmelding - jmfr kommuneloven 48nr 6 Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jmfr kommuneloven 49 nr 2 Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jmfr kommuneloven 51 nr 3 Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jmfr. kommunelovens 52 nr 2 Lov om offentlig anskaffelse av 1999 De nye reglene er rammepreget og Kommunestyret i Rana fastsetter gjennom dette og andre dokument ytterligere regler. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er flere: Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen Å bidra til en bedre økonomistyring Å sikre de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag Å dokumentere noen sentrale økonomirutiner og anskaffelser Reglementet beskriver rådmannens ansvar for kommunens økonomistyring. Økonomireglementet er bygget opp på grunnlag av NKKs normalreglement og tilpasset vår kommunes behov. For enkelt områder vises det til tidligere vedtak i kommunestyret: Delegasjonsreglementet av med senere endringer Finansreglement av Etisk reglement av Side 3 av 42

4 2. SYSTEMBESKRIVELSER 2.1 Kommunens plansystem Kommuneplanens langsiktige del Kommuneplanen har et generasjonsperspektiv og rulleres hvert fjerde år, dvs i hver kommunestyreperiode. Planen gir overordnede mål og strategier i forhold til samfunns-, areal- og tjenesteutvikling. Øvrige politiske styringsdokument tar utgangspunkt i mål og prioriteringer i kommuneplanen. Tjenesteområdene realiserer målene i kommuneplanen gjennom oppfylling av målene i økonomiplan/budsjett, virksomhetsplaner og styringskortene i balansert målstyring. Kommunen har en samfunnsrolle som går utover rollen som produsent av tjenester, forvalter av lovverk og iverksetter av statlig politikk. Ansvaret for å ivareta denne rollen ligger i hovedsak hos politikerne gjennom å vedta klare prioriteringer for den langsiktige utviklingen. Kombinasjonen langsiktige skritt for skritt utvikling med mulighet for kortsiktig fleksibilitet gir mulighet for å være en dynamisk og handlekraftig organisasjon Kommuneplanens kortsiktige del Økonomiplan og handlingsplan samt årsbudsjett Kommuneplanens kortsiktige del har et fireårig perspektiv og rulleres hvert år. Årsbudsjettet er identisk med førsteåret i økonomiplanen. Ansvaret for å utarbeidet en økonomiplan og årsbudsjett ligger hos rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret. For å sikre god samordning av planarbeidet har kommunen valgt å sammenstille kommuneplanens handlingsprogram og økonomiplanen i ett dokument og det omtales heretter som økonomiplan. Økonomiplanen omfatter all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen ligger til grunn for budsjettarbeidet. Sektorplaner integreres i økonomplanen, jf kommunelovens 44, nr 5. Formålet med utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett er å realisere mål i kommuneplanens strategiske del. Arbeidet avdekker kommunens ressurstilgang og konsekvenser av prioriteringer. Økonomiplanen og årsbudsjettet danner grunnlag for kommunens økonomistyring Rapportering I løpet av året er det to hovedrapporteringer til kommunestyret, per 30.april og 31.august. Her Side 4 av 42

5 foretas en gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjettet. I tillegg rapporteres 1 kvartal og 1 halvår til formannskapet. I forbindelse med hovedrapporteringene foretas budsjettreguleringer. Vesentlige avvik ift budsjett og arbeidsmål kommenteres med angivelse av hvilke tiltak som iverksettes for at måloppnåelsen skal finne sted. Prognoser for resten av året tas med i rapporten. Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jf kommuneloven 49 og forskrift om rapportering per 15. februar hvert år. Rådmannen utarbeider årsregnskap og årsmelding. Kommunestyret er pålagt å behandle årsregnskapet og årsmeldingen innen 1 juli det påfølgende år, jf kommuneloven 48 og regnskapsforskriften Balansert målstyring Kommunen har valgt balansert målstyring (BMS) som metode for å følge opp kommunens aktivitet i forhold til en ønsket utvikling innenfor ulike fokusområder eller perspektiv. I BMS står måling av resultater, holdt opp mot de mål man har satt seg på utvalgte resultatindikatorer innenfor fokusområdene, for en forbedrings- og læringsprosess. I BMS samles styringen av virksomheten på ulike områder i et og samme styringssystem (måltavle) og gir dermed et helhetlig bilde av utviklingen for virksomheten. Betydningen av klare målsetninger, operasjonalisert gjennom resultatindikatorer og en klart definert ressursinnsats, er grunnlaget for en god rapportering og evaluering. BMS skal først og fremst være et administrativt system for rapportering og oppfølging, og vil i normal drift være oppdatert hver måned. Måltavla pr. den siste i hver måned skal være klar til gjennomgang på ledermøter innen utgangen av måneden etter. Side 5 av 42

6 Det kommunale styringssystemet kan fremstilles slik: Kommuneplanen langsiktig del mål for utviklingen retningslinjer for gjennomføring arealdel Handlingsprogram mål/premisseer sektorplaner langtidsbudsjett Bevilgningsbudsjett (Investerings- og driftsbudsjett) Internregnskap Drift, investering og balanse Etter den inndelingen kommunen har gjort i bevilgningsbudsjette Ekstern regnskap Økonomi oversikter drift investering balanse Tertialrapporter Nasjonal rapportering (KOSTRA): ekstern rapportering funksjonsinndeling nøkkeltall Årsmelding Samlet ekstern informasjon Side 6 av 42

7 2.2 Økonomimodell Økonomistyring er bl.a å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig, slik at vedtak fattes på best mulig grunnlag Et økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler: Hovedregnskap/budsjett Lønns og personalsystem Fakturerings/innfordringssystem I tillegg finnes det en rekke fagsystemer som avgir data til de tre hovedmodulene Økonomimodell Grunntanken i økonomimodellen, kontostrengen, er "rendyrking" av logisk uavhengige styringsbegreper. I økonomimodellen kalles disse styringsbegrepene dimensjoner. Dimensjonene skal gi relevante data for økonomistyring. Det er hovedsakelig tjenestene (hva som skal gjøres) og sted (ansvar) som påvirker ressursinnsatsen (utgifts- og inntektstyper) og dermed også muligheten for å realisere målene. Det er derfor logisk å bygge opp økonomimodellen med basis i: Sted (budsjettansvar- hvor brukes ressursene) Art (ressursbruk - inntekts og utgiftstyper - hvilke ressurser mottas og hva brukes ressursene til) Tjeneste/funksjon (hva ressursene) I en del tilfeller er det også nødvendig å vise spesielt hva vi gjør noe med (objekt/anlegg) eller hvem vi gjør noe for (målgruppe). Dette ivaretas av fri dimensjonen. En kommune må inndele regnskap og budsjett i følgende deler: ÅRSREGNSKAP/BUDSJETT Driftsregnskap/budsjett + Investeringsregnskap/budsjett = Bevilgningsregnskap/budsjett Balanseregnskap Bevilgningsregnskap/budsjett (drifts og investeringsregnskapet) vil benytte flere dimensjoner for eksempel sted, art, tjeneste og fri dimensjonen. Det kan benyttes flere dimensjoner i balansen for eksempel for å spesifisere anleggsmidler (bygninger, maskiner mv). Drifts- og investeringsdelen benytter de samme dimensjonene. I økonomimodellen kan skillet mellom drifts- og investeringsdelen gjennomføres i en av de dimensjonene som er obligatorisk. Rana Kommune gjennomfører skillet i art, slik at første siffer i art angir investering eller drift (3=investeringsdelen og 1=driftsdelen). Side 7 av 42

8 Rana kommunes økonomimodell STED (ANSVAR) Sted defineres som den instans/person der har ansvar for ressursbruken og resultatene som skapes og at budsjettene holdes. Stedsdimensjonen viser organiseringen av virksomheten og dermed hvem som har ansvaret for de enkelte ledd i ansvarskjeden. ART Ressursinnsats (lønn, utstyr, salgsinntekter mv) beskrevet i beløp. FUNKSJON/TJENESTE Funksjon/tjeneste skal vise hvorfor vi har disse utgiftene/inntektene (ressurser) og hva som skal gjøres. Funksjonsstrukturen viser de tjenester som er aktuelle å utføre/produsere for å realisere målene. Innenfor en sektor er det et hierarki av tjenester som det skal skapes resultater på for å oppfylle virksomhetens mål. FRI DIMENSJON Fri dimensjonen brukes til ytterligere spesifikasjon av for eksempel art og funksjon/tjeneste. Fri dimensjonen vil stort sett inneholde tidsbegrensede aktiviteter. Det aktuelt å benytte fri dimensjonen i forbindelse med oppføring av bygg og anlegg, tilskudd som krever eget regnskap osv Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA) Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats - årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter p.r. funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Nøkkeltallene er relevante for kommunens egen styring og sammenlikning med andre kommuner. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner iht. en egen rapporteringsforskrift. Rana kommune har koblet sammen sine interne arter og funksjoner med KOSTRAs eksterne arter og funksjoner. Side 8 av 42

9 2.2.3 Intern rapportering Rapportering og spørring vil foregå ved at det velges ut en eller flere dimensjoner i økonomimodellen som skal inngå i et søk. Hvilke nivåer som skal presenteres avhenger av målgruppen Endringer i kontoplanen Når behov for endringer i kontoplanen oppstår skal endringene sendes Økonomisjef for godkjenning og utføring. Endringer kan gjelde endring/sletting av eksisterende konti eller opprettelse av nye i både driftsbudsjett/regnskap, investeringsbudsjett/regnskap og balanse. Økonomisjef er ansvarlig for ajourhold av konteringsbegrepene i forhold til interne og eksterne behov. 2.3 Regnskapsprinsipper Kommunen følger anordningsprinsippet dvs alle kjente utgifter skal med i regnskapet ved årsavslutningen. Videre fører kommunen regnskapet etter bruttoprinsippet dvs at inntekter og utgifter føres på adskilte arter (inntekts- og utgiftsarter). 2.4 Økonomiorganisasjonen Økonomisjefen er assisterende rådmann og inngår i kommunens lederteam. Økonomisjefen er også kommunens regnskapsansvarlige. Økonomiavdelingens oppgave er å bygge og følge opp økonomiplaner og årsbudsjett i tråd med kommuneloven. Regnskapsavdelingens oppgave er å sammenstille regnskapsopplysninger i tråd med kommuneloven. Kostnadsstedene deltar i økonomiplanprosessen og budsjettoppfølgingen. De ulike kostnadsstedene attesterer og anviser sine fakturaer og utbetalinger til andre. Kostnadsstedene legger inn grunnlag for utgående fakturaer til våre kunder som Regnskapsavdelingen fakturer ut og innfordrer. Rådmann Ass.rådmann/økonomisjef Økonomiavdelingen Regnskapsavdelingen Side 9 av 42

10 3. RETNINGSLINJER OG PROSEDYRER 3. 1 Utarbeidelse, fordeling, behandling, disponering og oppfølging av budsjett og økonomiplan Kommuneplanens langsiktige del benyttes som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett. For å få en bedre oversikt over den økonomiske handlefriheten i økonomiplanperioden utarbeider rådmannen en konsekvensjustert budsjettoversikt. Med utgangspunkt i inneværende års budsjett vises konsekvensene av å opprettholde dagens driftsaktiviteter gjennom hele perioden. Videre legger en inn konsekvensene av politiske vedtak, lønnsoppgjør, renteendringer etc som har skjedd siden siste vedtak. Kommunens inntekter beregnes blant annet i forhold til den demografiske utviklingen. Netto finansutgifter beregnes ut fra et gitt investeringsnivå. Pliktige avsetninger kartlegges for å komme frem til det som kan benyttes til å dekke økte behov som følge av demografi, lov og forskriftsendringer mv. Rådmannen benytter informasjon fra ulike kilder i arbeidet med økonomiplan og årsbudsjett: årsregnskap, årsmelding, nasjonal rapportering (KOSTRA) og balansert målstyring. På grunnlag av dette foreslår rådmannen virksomhetens rammer Prosess Budsjetteringsprinsipper I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan økonomiplanen skal fremstilles. Rana budsjetterer på rammeområdene: samfunnsutvikling, barnehage, skole, pleie og omsorg, helse og sosial, kultur, tekniske tjenester, drift og forvaltning av bygg og administrasjon. Økonomiplanen vedtas på netto nivå på lik linje med budsjettet. Innenfor hvert rammeområde sorterer flere ansvar fastsatt i den interne kontoplanen. Økonomiplanen og årsbudsjettet skal være i balanse: Alle inntekter, innbetalinger og bruk av avsetninger skal være endelig disponert eller avsatt til senere bruk. Pliktige avsetninger og inndekning av underskudd skal være foretatt. Over/underskudd i kommunale foretak skal tas hensyn til i økonomiplan og årsbudsjett. Både finansielle og driftsmessige konsekvenser av investeringer skal være tatt hensyn til i økonomiplan og årsbudsjett. Side 10 av 42

11 Investeringene skal være finansiert. Det er ikke tillatt å låne til drift. Driftsmidler kan finansiere investeringer (egenfinansiering). Investeringsfond kan kun finansiere investeringer. Bundne drifts- og investeringsfond kan bare brukes til bestemte formål. Formål og krav til revisjon av slike midler er fastlagt av tilskuddsgiver. Virksomhetsområder underlagt krav til selvkost skal ikke påvirke driftsbalansen. Skatteøret og eiendomsskatten skal særskilt vedtas i sammenheng med årsbudsjettet. Låneopptaket skal særskilt vedtas i sammenheng med årsbudsjettet. Rana Kommune bør følge det såkalte generasjonsprinsippet i arbeidet. Det betyr at dagens innbyggere skal dekke kostnadene ved dagens tilbud. Videre bør en følgende prinsipper for å oppnå handlingsfrihet: Løpende utgifter skal kun finansieres av løpende inntekter. Det betyr at engangsinntekter og fondsmidler ikke bør finansiere løpende utgifter. Kommunen bør følge forsiktighetsprinsippet ved budsjettering av utgifter finansiert av øremerkede tilskudd. Bruk av fondsmidler vil føre til reduserte renteinntekter. Innsparinger skal så langt mulig spesifiseres. Driftsinntektene bør minimum dekke netto finansutgifter og pliktige avsetninger. Netto driftsresultat bør derfor ligge på minst 3 % av driftsinntektene Framdrift Rådmannen sender i juni ut budsjettrundskriv for utarbeidelse av økonomiplanen og årsbudsjettet med vedtak i desember, jf. økonomisystemets årssyklus. Tidsplanen for arbeidet fremstilles slik: Evaluering siste års drift Konsekvens justering/inntektsanslag Kommunestyret vedtar arbeidsrammene Rundskriv fra rådmannen Administrativ behandling i avdelingene Frist avdelinger Rådmannens forslag presenteres Formannskapet Kommunestyret Mars/april Juni Juni Ultimo juni Juni - september Medio september Medio november Primo desember Medio desember Behandling Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommunelovens 44 og 45, og budsjettforskriften 3, 4 og 15. Side 11 av 42

12 Formannskapet innstiller til kommunestyret i følgende saker: økonomiplan, årsbudsjett og budsjettendringer. Det stilles ikke krav til enstemmighet. Alternative forslag skal være fullstendige jf balanse- og fullstendighetskravet. Forslaget legges ut til offentlig ettersyn 14 dager før det behandles i kommunestyret. Årsbudsjett og økonomiplan skal vedtas innen 1.januar. Rådmannens forslag forelegges hovedutvalgene, hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU), ansattes organisasjoner, eldrerådet, og rådet for funksjonshemmede mv. til behandling i åpne møter. Medlemmer av kommunestyret kan kreve lovlighetskontroll av budsjettet som foretas av fylkesmannen. Dersom kommunestyret har vedtatt et budsjett i ubalanse utløser dette betinget kontroll. Det samme skjer dersom kommunen vedtar å dekke inn underskudd over flere år eller ikke følger vedtatt inndekningsplan. Årsbudsjettet skal foreligge som dokument 15.januar i budsjettåret. Økonomiske oversikter skal sendes til fylkesmannen senest 1.mars. Budsjettendringer kan ikke foretas etter utløpet av budsjettåret Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Kommunestyret vedtar årsbudsjettet og økonomiplan med å gi en nettoramme på de ulike virksomhetsområdene. Dersom nettorammen på virksomhetsområdene overskrides skal kommunestyret vedta regulering av budsjettet. Disposisjonsfullmakten er regulert av delegasjonsreglementet til kommunen. Rådmannen legger fram for formannskapet sak om budsjettendringer på rammeområdene Kommunestyrets kompetanse Drift Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken iht kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Av budsjettvedtaket skal nettobevilgning pr rammeområde fremgå. Rammeområdene er sammensatt av flere steder iht den interne kontoplanen. Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jf kommuneloven 45, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret skal selv foreta budsjettjusteringer dersom bevilgningen til et rammeområdet er overskredet Investering Side 12 av 42

13 Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele rammen på de enkelte prosjekt. Kommunestyret kan foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt på budsjettstadiet dvs dersom inntekts- eller utgiftsposter på et prosjekt må økes Begrensinger i fullmaktsbestemmelsene Fullmakten etter dette reglement er begrenset til budsjettsaker som ikke omfatter: Tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer. Tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak Fullmakter til rådmannen Rådmannen skal ifølge budsjettforskriften sette opp budsjettskjema 6 og 7 for gjeldende årsbudsjett innen 15.januar. Rådmannens fullmakter og delegasjon fremkommer av delegasjonsreglementet pkt Oppfølging av budsjett Det kan ikke foretas endring av inneværende års budsjett etter 31.12, jf budsjettforskriften 15. Kommunestyret blir forelagt to tertial rapporter med forslag til budsjettreguleringer hvert år. 3.2 Innkjøp og salg av varer og tjenester Offentlige anskaffelser må skje på en måte som vekker tillit i omverdenen. For å underbygge kravet om ryddige anskaffelsesprosesser skal vi følge Lov om offentlige anskaffelser av 16.juli 1999 nr 69. med ajuourførte endringer og tilhørende forskrift. Alle anskaffelser/innkjøp skal skje i tråd med Retningslinjer for Innkjøp i Rana kommune, vedlegg 5.1 mv. Alt kommunalt salg skal skje i henhold til gjeldende lover og regler på området samt interne rutiner. Informasjon om rutinene får en ved å henvende seg til Regnskapsavdelingen Attestasjon og anvisning Reglementet er uavhengig av om varen er innkjøpt gjennom tradisjonelle kanaler eller via ehandelsløsninger. Det skal foreligge anvisning før utbetaling skjer. Den som er delegert anvisningsmyndighet skal utpeke de som skal attestere Attestasjon Den som attesterer har ansvar for at levering er i samsvar med bestilling. Side 13 av 42

14 Anvisning Før utbetaling skjer skal det foreligge anvisning. Anvisningsordre gis til Regnskapsavdelingen for hvert beløp som skal utbetales. Faste lønninger og andre uforanderlige årsutgifter utbetales etter såkalte «stående anvisninger», dvs. anvisninger som gjelder til annen ordre gis. Den som anviser må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet, og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling. Anvisningsmyndigheten fremkommer av delegasjonsreglementet. Anvisningsmyndighet kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten. Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Den som har anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger eller for nærstående. Anvisningsmyndighet kan ikke overdras eller delegeres til regnskapsansvarlig Utgående fakturering Fakturering skal skje maskinelt via økonomisystemet eller annet system. Intern fakturering kan benyttes mellom kostnadssteder i kommunen. Alle grunnlag/meldinger som ligger til grunn for fakturering behandles og oppbevares på det enkelte kostnadssted. De skal arkiveres systematisk og oppbevares i 10 år. Regnskapsavdelingen har ansvar for å legge inn kunder samt vedlikeholde kundereskontro. Regnskapsavdelingen utarbeider kjøreplan for når varer og tjenester faktureres. Dersom kravet faller bort grunnet feil ved regningen (navn, adresse, beløp, osv) skal kreditering sendes Regnskapsavdelingen. Kreditering skal grunngis. Forfalte krav som ikke er betalt purres 14 dager etter forfall. Purringen er samtidig inkassovarsel. Etter purring behandles saken som inkassosak om kravet fremdeles står ubetalt. Regnskapsavdelingen kontakter det aktuelle tjenestested før inkassoforfølging. Vurdering av fordringsmassen skjer løpende. Krav som anses tapt samles og utgiftsføres to ganger årlig Kontantsalg Regningsblokker skal benyttes ved kontantsalg. En skriver ut regningen på egne regningsblokker med nummererte regninger. Regningsblokkene består av originalen og to kopier. Kontering skal angis. Originalen gis kunden, en kopi sendes Regnskapsavdelingen sammen med kassaoppgjøret og en gjenpart beholdes av virksomheten. Dersom kravet faller bort grunnet feil ved regningen skal den makulerte regningen vedlegges kassaoppgjøret. Side 14 av 42

15 3.3 Retningslinjer for avskriving av fordringer mv Retningslinjer for avsetning til og avskrivning av konstaterte tap på krav, sletting av krav samt endring av låne- og betalingsbetingelser Formål For at fordringsmassen i balanseregnskapet skal være mest mulig reell gjennomgås den årlig av den som har kravet. Reglementet omfatter ikke skattekrav. Reglene for innfordring av skattekrav gis av Skattedirektoratet. Kemneren har overfor formannskap og kommunestyre ansvar for at prosedyren følges iht delegasjonsreglementets punkt og De kommunale krav kan deles i to hovedgrupper: De offentligrettslige krav hvor grunnlaget for å ta betaling er hjemlet i lov. Eksempler på offentligrettslige krav er vann- og kloakkavgifter. For de offentligrettslige krav har kemneren selv hjemmel som særnamsmann, til å igangsette tvangstiltak som utleggstrekk, motregning og utlegg. De privatrettslige krav som bygger på et avtalerettslig grunnlag. Eksempler på privatrettslig krav er oppholdsavgift, husleier, oppholdsavgift i barnehager, egenbetaling for hjemmesykepleie og utlån. Kemneren legger opp til at saksgangen ved innfordringen av kommunale krav skal følge retningslinjer og bestemmelser i lov av 13 mai 1988 nr 26 om inkassovirksomhet (inkassoloven). En fordring anses som misligholdt når den ikke betales som avtalt. Et grovt mislighold oppstår når perioden "forfall + 60 dager" er overskredet. Når debitor ikke er i stand til å betale et krav i henhold til avtale, kan det avtales endringer i låneog betalingsbetingelser. Endring av betalingsbetingelser omfatter betalingstidspunkt og hvordan betaling skal skje. Endring av lånebetingelser omfatter i tillegg endring av låneform, sikkerhet, rente samt tilbakebetalingstid. Et krav vil være konstatert som tapt når kommunen har gitt avkall på hele eller deler av kravet. Sletting skal foretas på konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, eksempelvis etter avsluttet konkursbehandling, rettssak eller gjeldsettergivelse. Side 15 av 42

16 3.3.2 Retningslinjer for avskrivning av konstaterte tap og sletting Retningslinjer for avskrivning av konstaterte tap Krav skal kunne konstateres som tapt og avskrives når minst ett av følgende vilkår er oppfylt: Påleggstrekk er forsøkt, men lønnen eller trygd er ikke større enn vedkommende trenger til livsopphold. Utleggsforretning har ikke ført fram. Eventuelle sikkerheter er realisert, og debitor ikke har økonomiske evner til å betjene restkravet. Eventuell kausjonist er krevd, men verken kausjonisten eller debitor har økonomisk evne til å betjene kravet. Debitorens adresse har vært ukjent i mer enn 1 år. Debitoren har utvandret til et land Norge ikke har avtale med. Det er overveiende sannsynlig at inkasso eller videre innfordringstiltak vil gi negativt resultat. Kommunen ved avtale har ettergitt gjeld, f.eks. ved utenomrettslig gjeldsordning, gjeldsforhandling eller konkurs. Kravet er tapt i henhold til rettskraftig dom. Bobehandling av konkurs og gjeldsforhandling av aksjeselskap eller lignende er avsluttet. Skifte av insolvent dødsbo er avsluttet uten at arvingene har overtatt gjeld. Kravet er foreldet. Kravet er bortfalt. Avskrivning innebærer at man i regnskapet anser kravet som tapt, ved at tapet utgiftsføres resultatregnskapet og at balanseposten kortsiktige fordringer reduseres tilsvarende. Tapet føres normalt på det sted inntekten tidligere er ført. Eventuelle senere innbetalinger på konstaterte tap føres som inntekt i resultatregnskapet på det sted tapet tidligere er ført. Den videre innfordring av kravet avhenger av tvangsgrunnlaget og om det er kostnadseffektivt å fortsette innfordringen. Krav som er konstatert tapt, men hvor kommunen fremdeles har tvangsgrunnlag overfor debitor, overføres til langtidsovervåking. Dette med henblikk på at debitors økonomiske situasjon kan endres over tid. Konstaterte tap der kommunens krav overfor debitor er bortfalt, skal og må slettes. Sletting innebærer at videre innfordring av kravet avsluttes. Debitor gjøres kjent med dette Retningslinjer for endring av låne- og betalingsbetingelser og sletting av deler av krav Når debitor har kortvarige eller mer langvarige økonomiske problemer, kan det inngås avtale om endring av låne- og betalingsbetingelser. Forutsetningen er at avtalen ikke skal være bedre for debitor enn det som vurderes som nødvendig for å inndrive kravet. Side 16 av 42

17 Hvis avtale om endring av låne- eller betalingsbetingelser ikke overholdes eller kontakt med debitor ikke oppnås, skal inkassoprosedyre iverksettes dersom ikke særskilte grunner taler imot. Det forutsettes skriftlig søknad og svar. Søkeren skal som hovedregel levere dokumentasjon på inntekter, utgifter, formue, gjeld og utskrift av ligning. Det kan inngås følgende skriftlige avtaler om endring av betalings- og lånebetingelser og delvis sletting av krav: For fordringer eksklusive utlån: 1. For krav oversendt inkasso, kan det inngås akkordløsning eller avtale om delvis sletting av krav forutsatt at dette forventes å gi en bedre dekning av kravet enn man ellers kunne oppnå. For boliglån og sosiallån 1. Endre låneform. 2. Betalingsutsettelse for en termin i inntil 1 år. 3. Innvilge avdragsfrihet i inntil 1 år uten forlengelse av tilbakebetalingstiden med mindre dette gjelder saker som faller under gjeldsordningsloven. Avskrivning av konstaterte tap på krav, endring av låne- og betalingsbetingelser og sletting utover det som er nevnt over, avgjøres av Rådmannen. Side 17 av 42

18 3.4 Retningslinjer for aktivering av eiendeler Anskaffelse av varige driftsmidler, som er ført i investeringsregnskapet, skal aktiveres i balanseregnskapet. Hensikten med aktivering er: Å gi et riktigst mulig uttrykk for verdien av kommunens eiendeler i balansen og dermed et mest mulig korrekt forhold mellom eiendeler og bokført egenkapital. Å danne grunnlag for ordinære avskrivninger i balansen. Eiendeler med en økonomisk levetid på minst 3 år og anskaffelseskostnad på minimum kr føres i investeringsregnskapet og aktiveres. Varige driftsmidler skal aktiveres til anskaffelseskost. 3.5 Retningslinjer for avskrivning av eiendeler De aktiverte verdiene av varige driftsmidler skal være gjenstand for ordinære avskrivninger i balansen. Avskrivningene gjøres med like beløp årlig, fordelt over eiendommens forventede økonomiske levetid. Dersom verdien åpenbart forringes raskere en angitt i tabellen over skal virkelig levetid brukes. Når det skjer skal dette kommenteres særskilt i note til regnskapet. Tomter, boligfelt, industriområder og jordbruks- og skogbruksområder er ikke gjenstand for avskrivninger. Den aktiverte verdien reduseres etterhvert som salg skjer. 3.6 Regler for utbetalinger Leverandører Kommunens fakturaer skannes av Regnskapsavdelingen og sendes ut til attestasjon og anvisning elektronisk. Når fakturaen er anvist foretas utbetalingen av Regnskapsavdelingen Lønn og reiseregninger Utbetaling av lønn skjer èn gang pr. måned. Frister for levering av lønnsbilag legges ut på intranett. Lønnsunderlag kan også sendes elektronisk fra sidesystem til økonomisystem. Regler for forskudd fremgår av arbeidsreglementet. Reiseregninger utbetales sammen med ordinær lønn. Ved utbetaling av reiseforskudd skal anviste reiseregninger i ettertid leveres. Dersom dette ikke skjer blir det foretatt trekk i lønn. Side 18 av 42

19 3.6.3 Kontantutlegg Utlegg som ikke går over lønnssystemet, refunderes over bank eller kontantkasse på grunnlag av anvist bilag Kredittkort Informasjon om bruk av kreditkort trukket på kommune er nedfelt i kommunens personalreglement. 3.7 Regler for kontantkasse Økonomisjefen kan i særlige tilfeller innvilge rett til kontantkasse. Regnskapsavdelingen og revisjonen informeres om vedtaket. Kontantkasse skal bare brukes til mindre innkjøp når kredittkjøp ikke er mulig eller naturlig, eller som vekslepenger på steder med småoppdrag og småtjenester som det kreves vederlag for. Det enkelte tjenestested utarbeider retningslinjer for bruken av den særskilte håndkassen. Ved opprettelsen skal det angis hvem som er ansvarlig for kassen. Nummererte billetter/ kvitteringer skal gis på alle salg over kassen og kredittsalg er ulovlig. Enhver form for lån av kassen er ulovlig. Det skal føres kassadagbok i særskilt bok for dette formål og som anskaffes av avdelingen selv. De som benytter PC-baserte systemer må sørge for at systemet er godkjent av kommunens IKTansvarlig før de tas i bruk. Bokføring av inn- og utbetalinger skal skje løpende. I kassadagboken skal bilagsnummer, referanse eller annen nødvendig opplysning angis. Der utgiftene er knyttet til navngitte personer, skal navnene påføres kvitteringen. Dato, beløp og konto skal føres inn i kassadagboken. Bilagene til håndkassene oppbevares i nummerert rekkefølge. Bilagene og regnskapet skal oppbevares i 10 år. Ubrukte billetter/kvitteringer ved salg skal innleveres til ansvarlig for kassen. Kassedagboken skal daglig avstemmes mot kassebeholdningen. Kassadagboken skal signeres av kasserer. Kopi av kassedagboken leveres til Regnskapsavdelingen slik at bevegelsen kan føres inn i regnskapet. Telling av kontantene i den enkelte kasse skal skje tre ganger i året, hvorav den ene gangen skal være ved årsskiftet. Tellinger skal utføres av en annen person en den som til daglig fører kassedagboken. Kasseopptellingene skal følge særskilt skjema og kopi skal sendes til revisjonen. Side 19 av 42

20 3.8 Reglement for investeringsprosjekter Generelt Forslag til investeringer fremmes av rådmannen hovedsaklig i forbindelse med den årlige rullering av økonomiplan/årsbudsjett. Investeringer gjelder anskaffelse av varige driftsmidler som koster over kr og hvor investeringsobjektet har en forventet levetid på minst 3 år. Alle investeringer budsjetteres og regnskapsføres i investeringsbudsjettet/regnskapet. Hvis det er budsjettmessig dekning kan produksjonssjefene foreta mindre investeringer finansiert over driften, men i hovedsak skal alle investeringer vedtas av kommunestyret. Bevilgningsforslaget skal inneholde: 1. Totalbevilgning for hele prosjektet basert på et realistisk kostnadsoverslag. En bør foreta en risiko og sårbarhetsanalyse. Netto bevilgning aksepteres ikke dvs. at eventuelle tilskudd og gaver skal også innarbeides. Uforutsette tilskudd og gaver kan ikke uten videre brukes til å øke investeringsrammen uten vedtak i kommunestyret. 2. Kontostreng, dvs, ansvar, art, prosjekt og tjeneste/funksjon. 3. Fullstendig finansiering. 4. Ved lånefinansiering utenom økonomiplan/årsbudsjett (enkeltsaker) må avdragstid oppgis. Økonomisjef er delegert fullmakt til å godkjenne lånebetingelsene. 5. I bevilgningssaken skal det skilles mellom bygninger/tomtekostnader/fast utstyr etc. og inventar/maskiner/transportmidler etc. Summen av disser postene utgjør investeringens totalbevilgning. 6. Fremdriftsplan og likviditet. For alle enkeltinvesteringer med en totalt bevilgning over 5 mill kr skal det i bevilgningsvedtaket oppgis antatt fremdriftsplan med anslag for periodiserte utbetalinger. 7. Ved alle bevilgningssaker må driftsmessige konsekvenser oppgis. For bevilgningssaker utenom økonomiplan/årsbudsjett må også finansiering, herunder økte renter og avdrag oppgis. Investeringer som bare er oppført i økonomiplanen har ikke bevilgning. Bevilgningen har kun investeringer som inngår i vedtatt årsbudsjett. For investeringer som går over flere budsjettår er det bare gitt bevilgning i forbindelse med det enkelte årsbudsjett. Dersom fremdrift skulle gå raskere eller senere enn planlagt må budsjettet reguleres i det angjeldende år. Dersom overskridelse av vedtatt kostnadsramme kan forventes, utarbeider byggherren/eier av investeringen sak om dette, med finansieringsforslag, til behandling i kommunestyret. Rådmannen kan om nødvendig stoppe investeringen inntil politisk behandling er sluttført. Den virksomhet i kommunen som er byggherre/eier av investeringen har ansvaret for at den økonomiske styring og finansiering er i orden. I den grad det er nødvendig innhentes faglig bistand. Eier av investeringen er ansvarlig for fremdrift, rapportering og utarbeidelse av sluttregnskap. Side 20 av 42