Økonomireglement for Herøy kommune

Transkript

1 Økonomireglement for Herøy kommune Vedtatt av kommunestyret 10. mars Sak nr: 4/09

2 Revidert Side 2 av 38

3 Revidert Side 3 av 38

4 INNHOLD 1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET BAKGRUNN FORMÅL UTARBEIDELSE, FORDELING, BEHANDLING, DISPONERING OG OPPFØLGING AV BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN KOMMUNENS PLAN- OG ØKONOMISYSTEM ÅRSBUDSJETT OG ØKONOMIPLAN DISPOSISJONSFULLMAKTER I BUDSJETTSAKER ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN ØKONOMIMODELLEN OG ØKONOMISYSTEMET SENTRALE SYSTEMER FOR KJØP OG SALG AV VARER OG TJENESTER KONTROLL VED VAREMOTTAK ATTESTASJON ANVISNING UTGÅENDE FAKTURAER REGNSKAPSPRINSIPP OG ÅRSAVSLUTNING ÅRSREGNSKAPET GRUNNLEGGENDE REGNSKAPSPRINSIPP REGNSKAPSAVSLUTNINGEN, STRYKNINGER OG TIDSFRISTER RAPPORTERING PERIODISK RAPPORTERING NASJONAL RAPPORTERING REGLEMENT FOR FINANSFORVALTNING DIVERSE BESTEMMELSER REGNSKAPET RETNINGSLINJER FOR AVSKRIVING AV FORDRINGER RETNINGSLINJER FOR AKTIVERING AV EIENDELER RETNINGSLINJER FOR AVSKRIVNING AV EIENDELER REGLER FOR INNBETALINGER REGLER FOR UTBETALINGER REGLER FOR KONTANTKASSE REGLEMENT FOR INVESTERINGSPROSJEKTER FORMÅL DEFINISJONER FORHOLDET TIL KOMMUNENS PLANSYSTEM INVESTERINGSPROSJEKTER UTENOM ØKONOMIPLANEN OG ÅRSBUDSJETT FORSLAG TIL BEVILGNING STYRING OG KONTROLL AV PROSJEKTER FREMDRIFT AV BYGGEPROSJEKT RETNINGSLINJER INVENTARPROTOKOLL BAKGRUNN...34 Revidert Side 4 av 38

5 10.2 GENERELLE BESTEMMELSER REGISTRERING...34 Revidert Side 5 av 38

6 1. GENERELT OM ØKONOMIREGLEMENTET 1.1 Bakgrunn Lov om kommuner og fylkeskommuner av med tilhørende forskrifter av desember 2000 bærer preg av at staten oppfordrer kommunene til å drive mål- og rammestyring. Revidert Side 6 av 38

7 Stortinget vedtok endringer i kommuneloven i juni 2000 og Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) har med bakgrunn i lovendringene fastsatt nye forskrifter på økonomiområdet - Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsbudsjetter - jmfr kommuneloven 46 nr 8 - Forskrift om kommunale og fylkeskommunale årsregnskap og årsberetning - jmfr kommuneloven 48 nr 6 - Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner - jmfr kommuneloven 49 nr 2 - Forskrift om kommunale og fylkeskommunale garantier - jmfr kommuneloven 51 nr 3 - Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning - jmfr. kommunelovens 52 nr 2 De nye reglene er mer rammepreget enn de forrige og det er derfor nødvendig for kommunene å fastsette ytterligere regler på økonomiområdet i et eget økonomireglement. 1.2 Formål Formålet med økonomireglementet er: - Å beskrive kommunens økonomi og regnskapssystem - Å bidra til en effektiv og forsvarlig økonomiforvaltning i kommunen - Å bidra til en bedre økonomistyring - Å gi de folkevalgte et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag - Å dokumentere noen viktige økonomirutiner Økonomireglementet er bygget opp med budsjett- og regnskapsteori sammen med fremgangsmåter (rutiner) for hvordan vi løser de viktigste spørsmålene i vår egen økonomiforvaltning. Økonomireglementet er bygget opp med NKKs normalreglement som grunnlag og tilpasset vår kommunes spesielle behov. Revidert Side 7 av 38

8 2. UTARBEIDELSE, FORDELING, BEHANDLING, DISPONERING OG OPPFØLGING AV BUDSJETT OG ØKONOMIPLAN 2.1 Kommunens plan- og økonomisystem Det kommunale økonomisystemet består av 5 hovedelementer: 1. Kommuneplanens langsiktige del 2. Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) 3. Årsbudsjettet 4. Tertialrapporter 5. Årsregnskap, årsberetning og nasjonal rapportering Kommuneplanens langsiktige del Kommuneplanens langsiktige del trekker opp målsettinger og hovedprioriteringer for kommunen. Kommuneplanen har et 12 års perspektiv og rulleres hvert fjerde år, dvs i hver kommunestyreperiode. Kommuneplanens kortsiktige del Kommuneplanens kortsiktige del (handlingsprogrammet/økonomiplanen) har et 4-årig perspektiv og rulleres hvert år. Økonomiplanen utarbeides slik at den tilfredsstiller kravene til handlingsprogram og disse dokumentene blir dermed identiske. Dokumentet betegnes heretter som økonomiplan. Prioriteringene i kommuneplanens langsiktige del konkretiseres i økonomiplanen og årsbudsjettet. Økonomiplanen behandles om våren og årsbudsjettet behandles med vedtak i kommunestyret i desember. I løpet av året er det to hovedrapporteringer til kommunestyret, per 30.april og 31.august. Her foretas det en grundig gjennomgang av regnskapet i forhold til budsjettet. Rådmannens tertialrapport behandles av formannskap og kommunestyre. I forbindelse med tertialrapportene foretas det budsjettreguleringer etter behov. Kommunen er pålagt å avgi løpende informasjon om ressursbruk og tjenesteproduksjon til bruk i nasjonale informasjonssystemer, jfr. kommuneloven 49 og forskrift om rapportering per 15. februar hvert år. Kommunestyret er pålagt å behandle årsregnskapet innen det påfølgende år, jfr. kommuneloven 48 og regnskapsforskriften 7. Rådmannen skal utarbeide årsberetning iht. kommuneloven 48. Revidert Side 8 av 38

9 Det kommunale styringssystemet kan fremstilles slik: Kommuneplanen langsiktig del mål for utviklingen retningslinjer for gjennomføring arealdel Handlingsprogram mål/premisseer sektorplaner langtidsbudsjett Bevilgningsbudsjett Internregnskap Drift, investering og balanse Etter den inndelingen kommunen har gjort i bevilgningsbudsjettet Ekstern regnskap Økonomi oversikter drift investering balanse Tertialrapporter Årsberetnin g Nasjonal rapportering (KOSTRA) ekstern rapportering funksjonsinndeling nøkkeltall Samlet ekstern informasjon Revidert Side 9 av 38

10 2.2 Årsbudsjett og økonomiplan Formål Formålet med utarbeidelsen av årsbudsjett og økonomiplan, er å realisere målsetninger fastsatt i kommuneplanens langsiktige del, planlegge nye tiltak og føre kontroll med kommunens ressurstilgang og ressursbruk. Budsjettarbeidet vil også avdekke kommunens ressurser og tilgang på ressurser og gi informasjon om virkningene av fortsatt drift på dagens nivå. Anvendelsesområde I henhold til kommuneloven 44 skal kommunestyret en gang i året vedta en rullerende økonomiplan. Økonomiplanen inneholder all virksomhet som omfattes av kommunen som juridisk person. Økonomiplanen skal legges til grunn ved kommunens budsjettarbeid og øvrige virksomhet. Sektorplaner skal integreres i økonomiplanleggingen og bruken av midler innarbeides i økonomiplanen, jfr. kommuneloven 44, nr 5. Økonomiplan og årsbudsjett danner grunnlaget for kommunens økonomistyring. Ansvar Ansvaret for å utarbeide en helhetlig økonomiplan/årsbudsjett ligger hos rådmannen. Formannskapet har ansvaret for å utarbeide en innstilling til kommunestyret i økononomiplan- og årsbudsjettsakene. Utarbeidelse Kommuneplanens langsiktige del benyttes som grunnlag for utarbeidelse av økonomiplan og årsbudsjett. I tillegg benyttes følgende: sektorplaner årsregnskap årsmelding evaluering av drift og vedtatte mål nasjonal rapportering Økonomiplan Økonomiplanen skal: gjelde for fire år angi hvilken retning kommunen tenker å gå i fremtiden danne grunnlaget for årsbudsjettene følge opp og videreføre satsingsområder som er trukket opp i kommuneplanens langsiktige del og sentrale vedtak som er gjort. Enhetene utarbeider sine forslag til økonomiplan per driftsenhet innenfor sine respektive rammeområder. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål og premisser på de områder dette anses nødvendig for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen. Revidert Side 10 av 38

11 Årsbudsjettet Årsbudsjettet skal: - bygge på prioriteringer i økonomiplanen - være bevilgningsdokument, dvs. at vedtatt budsjett angir hvilke brutto rammer kommunestyret har bevilget til kommunens virksomhet det kommende året. - Rammene er bindende for rammeområdene. Tidsplanen for arbeidet fremstilles slik: Administrativ behandling i enhetene september Frist enhet Ca 25.oktober Rådmannens forslag presenteres Ca 15.novmeber Formannskapet Ca 1.desember Kommunestyret Ca 15.desember Enhetene utarbeider sine forslag til årsbudsjett. Det skal knyttes kommentarer til bevilgningene i form av angitte mål for å klargjøre hva en vil oppnå med bevilgningen. Oppstilling og fordeling Både økonomiplanen og årsbudsjettet skal utarbeides etter en fastsatt mal. De skal bygge på enhetenes regnskap det foregående året som korrigeres for: - Forventede endringer i perioden (ny virksomhet o.l.) - Målsettinger for enhetenes virksomhet - Resultater som forventes nådd i planperioden - Endringer i stillinger (nye/omgjøringer/reduksjoner) Kommunestyret skal vedta driftsbudsjettet og investeringsbudsjettet på rammeområder iht. obligatorisk oppstilling, jfr. budsjettforskriften vedlegg 1a, 2 og 4. I henhold til kommuneloven 44 skal økonomiplanen omfatte hele kommunens virksomhet, være realistisk og settes opp på en oversiktlig måte. Kommunestyret bestemmer selv hvordan økonomiplanen skal fremstilles. Økonomiplanen skal vedtas på brutto rammeområde på lik linje med budsjettet. Kommunen opererer med følgende rammeområder: Finansforvaltning Folkevalgte styringsorgan Administrasjonsenheten Herøy sentralskole Herøy barnehage Kulturskolen i Herøy Herøy sosialkontor Barnevernstjenesten i Herøy Herøy sykehjem Herøy helsesenter Hjemmetjenesten i Herøy Teknisk enhet Revidert Side 11 av 38

12 Innenfor hvert rammeområde sorterer flere ansvar fastsatt i den interne kontoplanen. I tilfeller hvor kommunestyret vedtar en innsparing for et rammeområde, skal denne så langt mulig spesifiseres. Behandling Behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet skal skje i henhold til kommunelovens 44 og 45, og budsjettforskriften 3 og Disposisjonsfullmakter i budsjettsaker Kommunestyret vedtar brutto utgifter og brutto inntekter på rammenivå. Kommunestyret skal gi mål og premisser for tildelingen. Det nivå kommunestyret vedtar budsjettet på er med på å bestemme når kommunestyret selv må foreta budsjettjusteringer. Kommunestyret få seg forelagt budsjettjustering dersom enten brutto inntekten har avvik eller at brutto utgiften har avvik. Har en enhet overskredet budsjettet må rådmannen vurdere om overskridelsene er av en slik art at faren for at kommunestyrets bevilgning på årsbasis ikke er tilstrekkelig. Kan ikke overskridelsen, etter rådmannens vurdering, pr dato dekkes inn i løpet av året legger rådmannen fram sak om tilleggsbevilgning til kommunestyret. Anvendelsesområde Prosedyren for disposisjonsfullmakter i budsjettsaker skal benyttes når - Rammen fra kommunestyret skal fordeles - Det skal foretas budsjettendringer i løpet av året Ansvar Rådmannen har overfor kommunestyret og formannskapet ansvar for at reglementet følges. Enhetslederen har tilsvarende ansvar overfor rådmannen for at reglementet blir fulgt i egen enhet. Beskrivelse av gjennomføring Reglementet kommer til anvendelse når det er nødvendig å endre kommunestyrets vedtatte årsbudsjett. Rådmannen legger fram for kommunestyret sak om budsjettendringer. Budsjettreguleringer skal som regel foretas i forbindelse med tertialrapportering. Revidert Side 12 av 38

13 Kommunestyrets kompetanse Drift: Kommunestyret skal fatte vedtak i årsbudsjettsaken iht. kommuneloven 45 og budsjettforskriften 4. Kommunestyret skal selv vedta et budsjett satt opp iht. budsjettskjemaene 1a og 2. Av budsjettvedtaket skal brutto bevilgning per rammeområde fremgå. Rammeområdene er sammensatt av flere ansvar iht. den interne kontoplan. Kommunestyret skal i tilknytning til den økonomiske rammen gi mål og premisser for tildelingen, jfr. kommuneloven 45, nr 4. Mål og premisser skal utarbeides i den grad de er nødvendige for å klargjøre hva kommunestyret ønsker å oppnå med bevilgningen. Kommunestyret må selv foreta endringer i de komponenter som hører innunder sum frie disponible inntekter og finansutgifter netto til finansiering av ugifter ført opp i investeringsbudsjettet, jfr. budsjettskjema 1a. Kommunestyret skal selv foreta budsjettjusteringer dersom bevilgningen til rammeområdet er overskredet, jfr. budsjettskjema 2. Kommunestyret skal selv foreta endringer i driftsbudsjettet dersom det oppstår ekstraordinære inntekter på over kr ,- innenfor et ansvar. Investering: Kommunestyret skal vedta investeringsbudsjettets inntektsside og fordele rammen på de enkelte prosjekt. Kommunestyret selv skal foreta endringer i investeringsbudsjettet på samme nivå som dette ble vedtatt på budsjettstadiet, dvs. dersom inntekts- eller utgiftsposter på et prosjekt må økes. Begrensinger i fullmaktsbestemmelsene Fullmakten etter dette reglement er begrenset til saker som ikke omfatter: - tiltak som antas å påføre kommunen økonomiske forpliktelser utover økonomiplanens rammer - tiltak som strider mot de mål, premisser og prioriteringer som er lagt til grunn for kommunestyrets vedtak Fullmakter til formannskapet Med de begrensninger som følger av ovenstående, gjelder følgende fullmakter: - Formannskapet disponerer budsjetterte midler på ansvar reservert tilleggsbevilgning. - Formannskapet kan gi tilleggsbevilgninger til alle rammeområdene i budsjettet. Revidert Side 13 av 38

14 Fullmakter til rådmann Med de begrensninger som følger av ovenstående, gjelder følgende fullmakter: - Rådmannen gis fullmakt til å fordele kommunestyret sin bruttoramme på ansvar og arter innenfor rammeområdene. - Rådmannen gis i driftsbudsjettet fullmakt til å foreta budsjettendringer på ansvar og arter innenfor hvert rammeområde forutsatt at rammen ikke er overskredet. Sak om evt. tilleggsbevilgninger må til kommunestyret. Sak skal først fremmes når det ikke er mulighet for omdisponering innen eget rammeområde. Formannskapet skal innstille til kommunestyret i slike saker. Oppfølging av budsjett Det kan ikke foretas endring av inneværende års budsjett etter 31.12, Jfr. budsjettforskriften 14. Revidert Side 14 av 38

15 3. ØKONOMIMODELLEN, ØKONOMISYSTEMET OG KONTOPLANEN 3.1 Økonomimodellen og økonomisystemet Økonomisystemet Økonomistyring er bl.a. å ha kontroll over verdiskapningen og pengestrømmene slik at ressursene utnyttes så effektivt som mulig. For å bedre økonomistyringen har kommunen utarbeidet hensiktsmessige økonomimodeller som benyttes i et økonomisystem. Et økonomisystem består hovedsakelig av følgende moduler: - Hovedregnskap/budsjett - Lønns og personalsystem - Faktureringssystem I tillegg er det en del fagsystemer. Disse systemene avgir data til hovedmodulene som utgjør økonomisystemet. I den løpende økonomistyring er spesialsystemene et viktig supplement til økonomisystemet. Hovedregnskap-/budsjettsystemet er sentralt i oppbyggingen av en økonomimodell, fordi her samles og presenteres data fra alle modulene i økonomisystemet og fra de ulike fagsystemer. Økonomimodellen Grunntanken i økonomimodellen er "rendyrking" av logisk uavhengige styringsbegreper. I økonomimodellen kalles disse styringsbegrepene dimensjoner og kan settes sammen etter behov. Dimensjonene skal gi relevante data for økonomistyring, hvilket innebærer at hva vi ønsker å få ut skal styre hva vi legger inn i økonomisystemet. Økonomimodellen (kontostrengen) styrer "input" i økonomisystemet Det er hovedsakelig tjenestene (hva som gjøres/skal gjøres) og ansvar (måten tingene gjøres på) som påvirker ressursinnsatsen (utgifts- og inntektstyper) og dermed også muligheten for å skape resultater og realisere målene. Det er derfor logisk å bygge opp økonomimodellen med basis i følgende obligatoriske dimensjoner: - Ansvar (måten ting gjøres på) - Art (ressursbruk, inntekts- og utgiftstyper) - Tjeneste/funksjon (hva som gjøres) I en del tilfeller er det også nødvendig å vise spesielt hva vi gjør noe med (objekt/anlegg) eller hvem vi gjør noe for (målgruppe) og dette kan enten ivaretas i prosjektdimensjonen, eller i en av de frie dimensjonene. Revidert Side 15 av 38

16 Hovedinndelingen av regnskap og budsjett En kommune må inndele regnskap og budsjett i følgende deler: ÅRSREGNSKAP/BUDSJETT Driftsregnskap/budsjett + Investeringsregnskap/budsjett = Bevilgningsregnskap/budsjett Balanseregnskap Bevilgningsregnskap/budsjett (drifts- og investeringsregnskapet) vil benytte flere dimensjoner, for eksempel ansvar, art, tjeneste og prosjekt. Det kan benyttes flere dimensjoner i balansen, for eksempel for å spesifisere anleggsmidler eller andre diverse poster. Drifts- og investeringsdelen benytter de samme dimensjonene. I økonomimodellen er skillet mellom drifts- og investeringsdelen gjennomført ved at første siffer i ansvar angir investering eller drift (0=investeringsdelen og 1 =driftsdelen). DIMENSJONER I KONTOSTRENGEN Ansvar Art Funksjon Prosjekt Sted 5 siffer 4 siffer 3 siffer 3 siffer 2 siffer ANSVAR (tjeneste) Ansvar består av 5 siffer 1. siffer angir kontoklasse, dvs. 0= investering og 1= drift Ansvarsdimensjonen viser organiseringen av virksomheten og dermed hvem som har ansvaret for de enkelte ledd i ansvarskjeden. Innenfor en enhet er det et hierarki av tjenester som det skal skapes resultater på, for å oppfylle virksomhetens mål. ART Art består av 4 siffer: siffer angir KOSTRA-arten, dvs. forskriftens 3-sifrede inndeling - 4. siffer angir en intern definert underspesifikasjon. FUNKSJON Funksjon skal vise hvilke tjenester utgifter/inntekter kan henføres til. Ekstern rapportering av kommunens regnskapsdata skjer på funksjonsnivå. Funksjoner er obligatorisk og består av 3 siffer. PROSJEKT Prosjektdimensjonen vil stort sett inneholde tidsbegrensede aktiviteter. I første omgang er det aktuelt å benytte prosjekt i forbindelse med oppføring av bygg og anlegg, tiltak i forbindelse med handlingsprogrammet/økonomiplan, tilskudd som krever eget regnskap osv. Prosjekt er årsuavhengig, dvs. at flere år kan til enhver tid ses i sammenheng. KOSTNADSSTED F.eks. oppdeling på bygg. Revidert Side 16 av 38

17 Forholdet til Nasjonal rapportering (KOSTRA) Målet med KOSTRA er å koble sammen tjenesteproduksjonsdata (type tjenester, antall produserte enheter, personellinnsats, årsverk/timer, brukere mv.) med økonomidata (utgifter og inntekter pr. funksjon). Sammenstillingen vil gi informasjon om prioritet, produktivitet og dekningsgrader i forhold til kommunens ulike brukergrupper. Gjennom denne rapporteringen produseres nøkkeltall i tre nivåer. Nøkkeltallene er relevante for kommunens egen styring. Rapporteringen av økonomidata baseres på arter og funksjoner iht. en egen rapporteringsforskrift. Kommunens økonomimodell må ta hensyn til rapporteringskravene i KOSTRA. Intern rapportering Rapportering og spørring vil foregå ved at det velges ut en eller flere dimensjoner i økonomimodellen som skal inngå i et søk. Hvilke nivåer som skal presenteres avhenger av målgruppen. Beløpskolonnene kan være regnskap per dato, periodisert budsjett, hele årets budsjett evt. tidligere års regnskap. De som er benyttet i rapportering til politisk styring er følgende: Rammeområder Kommunen er delt inn i følgende rammeområder. Finansforvaltning Folkevalgte styringsorgan Administrasjonsenheten Herøy sentralskole Herøy barnehage Kulturskolen i Herøy Herøy sosialkontor Barnevernstjenesten i Herøy Herøy sykehjem Herøy helsesenter Hjemmetjenesten i Herøy Teknisk enhet Disse er igjen delt inn i ansvar. Rammeområde er således også en gruppering av tjenester. Endringer i kontoplanen Når behov for endringer i kontoplanen oppstår skal endringene sendes økonomisjefen for godkjenning og utføring. Endringer kan gjelde endring/sletting av eksisterende konti eller opprettelse av nye i både driftsbudsjett/regnskap, investeringsbudsjett/regnskap og balanse. Revidert Side 17 av 38

18 4. SENTRALE SYSTEMER FOR KJØP OG SALG AV VARER OG TJENESTER. Alle kommunale innkjøp skal skje i henhold til gjeldende lover og regler samt inngåtte samarbeidsavtaler. En oversikt over disse får man ved å henvende seg til rådmannskontoret. Alt kommunalt salg og fakturering av dette skal skje i henhold til gjeldende lover og regler på området samt interne rutiner som er utarbeidet. En oversikt over de interne rutinene får man ved å henvende seg til servicekontoret. 4.1 Kontroll ved varemottak attestasjon anvisning Regelverket omhandler varemottak, attestasjon og anvisning uavhengig av om varen er innkjøpt gjennom tradisjonelle kanaler eller via E-handelsløsninger. Varemottak Ved varemottak skal følgende kontrolleres: - kvantitet (at leveringen stemmer med bestillingen) - faktura (levert til rett tid og rett sted, pris stemmer med avtale, rabatt er korrekt, betalingsdato, faktura dato, betalingsbetingelser) Dersom leveransen lider av vesentlige mangler eller feil, skal leverandøren umiddelbart gis skriftlig beskjed om dette. Utregningskontroll Bare originalfakturaer skal brukes som regnskapsbilag. Dersom det er umulig å bruke originalfaktura, kan kopi benyttes med påskrift om at denne erstatter originalen, og påført årsaken til at kopi må benyttes. I de tilfeller hvor det foreligger avtale om kjøp, skal det foretas priskontroll og utregningskontroll og kontrolleres at rabatter og forfallsdato er i henhold til avtale. I tilfeller hvor særskilt avtale om kjøp ikke foreligger, skal det foretas priskontroll og utregningskontroll og vurderes om pris, rabatt, betalingstid m.v. synes rimelige og innenfor de vanlige betingelser kommunen stiller ved kjøp av varer. Ved feil i fakturaen skal det uten opphold tas kontakt med leverandør slik at feilen rettes gjennom kreditnota eller ny korrigert faktura. Attestasjon Den som attesterer har ansvar for at pris er riktig, at eventuell rabatt og forfallsdato er i henhold til avtale, og at utregningskontroll er foretatt. Attestasjon innebærer også en bekreftelse av at fakturaen/varen ikke er betalt/behandlet tidligere. Den som attesterer, må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet, og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling. Den som attesterer har også ansvaret for å angi rett budsjettpost og momskode og eventuelt prosjekt. Feilaktige innkjøp og utbetalinger som skyldes uaktsomhet fra den som attesterer, vil kunne medføre økonomisk ansvar. Den som attesterer, kan ikke attestere egne regninger. Revidert Side 18 av 38

19 Alle som innehar anvisningsmyndighet, innehar samtidig attestasjonsmyndighet, men de kan ikke både attestere og anvise på samme bilag. Attestasjonsmyndigheten skal gis skriftlig og kopi sendes rådmannen, økonomisjefen og revisor. Enhetsledere og stedfortredere kan gi attestasjonsmyndighet til en eller flere av sine medarbeidere. Anvisning Generelt om anvisning Før utbetaling skjer skal det foreligge anvisning, dvs. utbetalingsordre fra den som har myndighet til å gi slik ordre. Ordren skal vise utbetaling av et bestemt beløp til en bestemt person, og angi den budsjettpost beløpet skal føres på samt korrekt momskode, momskompensasjonskode og evt. prosjekt. Anvisningsordre gis til servicekontoret for hvert beløp som skal utbetales. Faste lønninger, andre uforanderlige årsutgifter og renter og avdrag på kommunens gjeld kan utbetales etter såkalte «stående anvisninger», dvs. anvisninger som gjelder til annen ordre gis. Rådmannens anvisningsmyndighet Rådmannen er av kommunestyret gitt anvisningsmyndighet for hele den kommunale forvaltning. Rådmannen kan foreta intern delegering av sin anvisningsmyndighet jmf. administrativt delegasjonsreglement. Anvisningsmyndigheten skal gis skriftlig med kopi til økonomisjefen og revisor. Det skal fremgå hvem som har anvisningsmyndighet, på hvilke ansvar og arter samt signaturprøve. Utøvelse av anvisningsmyndighet Anvisningsmyndighet og budsjettansvar følger samme stilling. Anvisningsmyndighet kan trekkes tilbake av den som har delegert myndigheten. Underordnede kan ikke anvise overordnedes regninger. Ordfører anviser utbetalinger til rådmann. Rådmann anviser utbetalinger til ordføreren. Den som har anvisningsmyndighet kan ikke anvise egne regninger, eller for familiemedlemmer eller nærstående personer jmf. Forvaltningslovens kap. II Om ugildhet. Anvisningsmyndighet kan ikke overdras eller delegeres til regnskapsansvarlig. Feilaktige anvisninger kan medføre økonomisk ansvar for anviseren. Det skal alltid være kjent hvem som kan opptre som stedfortreder i ferie og ved fravær med rett til anvisning i henhold til delegert fullmakt. Bruk av anvisningsmyndighet Før utbetaling skal følgende betingelser påses: - at det foreligger gyldig vedtak om bevilgning - at det finnes dekning for beløpet - at den fakturerte vare eller tjeneste er mottatt i henhold til bestillingen - at forskriftene for regnskapsføring følges - at anvisningen skjer uten unødig opphold Revidert Side 19 av 38

20 4.2 Utgående fakturaer Generelt om fakturering. Fakturering skal så langt mulig skje maskinelt via økonomisystemet. All maskinell fakturering skal skje via økonomisystemet. Vi har følgende arbeidsdeling mellom enhetene og servicekontoret: Enhetene: - Alle grunnlag/meldinger som ligger til grunn for fakturering behandles og oppbevares på servicekontoret. Det skal arkiveres systematisk og oppbevares i 10 år. - De ulike enhetene har ansvar for å legge inn kunder og opprette og vedlikeholde abonnement. - Fakturere alle abonnement og enkeltordrer. Servicekontoret: - Vedlikeholde enhetene i bruk av faktureringssystemet. - Motta innbetalinger - Alle inntekter blir bokført i det fakturaene sendes ut til kunden. Enhetene sine inntektsposter er derfor oppdatert til enhver tid. - Innfordre misligholdte krav. - Vurdering av fordringsmassen skjer løpende. Krav som anses tapt av ulike årsaker samles og bokføres årlig. Servicekontoret skal ha tilsendt kopi av alle manuelle refusjonskrav samt alle tilsagnsbrev. Av disse skal kontering fremgå slik at bokføring kan skje umiddelbart etter at innbetaling har skjedd. Revidert Side 20 av 38

21 5. REGNSKAPSPRINSIPP OG ÅRSAVSLUTNING Årsregnskapet Kommunene er pålagt å utarbeide årsregnskap og årsberetning for sin virksomhet iht. kommuneloven 48. I tillegg til servicekontoret sitt regnskap gjelder bestemmelsen også for kommunale særbedrifter opprettet i medhold av kommuneloven 11 og interkommunale sammenslutninger iht. kommuneloven 27. Årsregnskapet består av flere dokumenter som benevnes slik: 1. Bevilgningsregnskap som består av drift- og investeringsregnskap 2. Balanseregnskap 3. Økonomiske oversikter, jfr. regnskapsforskriften 4. Noter 5. Årsberetning 6. Nasjonal rapportering (KOSTRA) Økonomisjefen har ansvar for dokumentene som inngår i punkt 1-4. Rådmannen har ansvar for årsberetningen og nasjonal rapportering. 5.2 Grunnleggende regnskapsprinsipp Anordningsprinsippet Definisjon ifølge regnskapsforskriften 4: "Alle kjente utgifter/utbetalinger og inntekter/innbetalinger i året skal tas med i bevilgningsregnskapet for vedkommende år, enten de er betalt eller ikke når regnskapene avsluttes." Anordningsprinsippet innebærer at alle kjente utgifter og inntekter skal henføres og bokføres på riktig år, uavhengig av om inn- eller utbetaling er foretatt. Sentralt i periodiseringen av utgifter er om varer/tjenester er mottatt av kommunen, og for inntekter, om varer/tjenester er levert fra kommunen til kundene. For vurdering av om varen/tjenesten er levert/mottatt er det av betydning om det har funnet sted en overgang av risiko og kontroll til mottaker (kommunen eller kunden). Finansielt orientert regnskap Inntekter og utgifter i kommunal sammenheng er finansielt orientert, dvs det er anskaffelsen av varer, tjenester og produksjonsmidler, samt finansieringen av dette, som er det sentrale. Bruttoføring Regnskapet skal føres brutto. Det skal ikke gjøres fradrag for tilhørende inntekter til utgiftspostene. I praksis vil dette innebære at alle utgifter/utbetalinger må vises med sine fulle beløp. Tilsvarende for inntekter/innbetalinger. Revidert Side 21 av 38

22 Eksempel: Refusjon av sykepenger inntektsføres i kommunene som en egen inntektsart og kan ikke redusere lønnsutgiftene. All tilgang og bruk av midler All tilgang av og bruk av midler skal vises i drifts- og investeringsbudsjettet/regnskapet. Registrering kun i balansen er ikke tillatt, med unntak av låneopptak. God kommunal regnskapsskikk Regnskapsføringen skal innrettes i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. God kommunal regnskapsskikk vil være i kontinuerlig utvikling i regi av foreningen for god kommunal regnskapsskikk, som vil utvikle standarder/normer innenfor regnskapsområdet. Kommunal regnskapsstandarder gitt av foreningen har rettslig virkning for kommunens regnskapsføring. Vurderingsregler i balansen Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost og skal gjøres gjenstand for avskrivninger som følge av slit og elde. Avskrivningene gis ikke resultateffekt i driftsregnskapet. Nedskrivning gjennomføres ved varig verdifall. Regnskapsloven og løsbladforskriftene Løsbladforskriftene gjelder stort sett for kommunene. Kommunene er unntatt bestemmelsene om regnskapsperioder, jfr. 4-3 og ansvar jfr Den nye regnskapslovens kapitel 2 vedrørende registrering og dokumentasjon mv. gjelder også for kommunene. Merverdiavgift Lov om merverdiavgift gjelder i prinsippet også for kommunene, som da i prinsippet kommer i samme stilling som enhver annen bedrift for omsetning av varer og tjenester som er avgiftspliktig. Merverdiavgiftskompensasjon Gjelder for alle enheter som ikke driver avgiftspliktig virksomhet. Kompensasjonen inntektsføres i driftsregnskapet under det enkelte ansvar. Revidert Side 22 av 38

23 5.3 Regnskapsavslutningen, strykninger og tidsfrister Regnskapsavslutningen Forberedelsene til regnskapsavslutningen starter med at økonomisjefen/regnskapssjefen sender ut en arbeidsplan til enhetene. I denne arbeidsplanen fastsettes bestemte datoer med utgangspunkt i de ulike fristene som er omtalt nedenfor. Anviste bilag må leveres til servicekontoret snarest i denne perioden. Bilag som skal være bokført for regnskapsåret må være servicekontoret i hende senest den 15. januar. For å lette arbeidstrykket på servicekontoret i januar og februar skal planlagte innkjøp så langt mulig foretas innen 1.desember. Enhetene pålegges å ta ut regnskapsrapport innen utgangen av året for korrigeringer. Enhetene går gjennom og lager korrigeringsbilag til registrering. 13. lønnskjøring omfatter bare rettelser. Ordinær lønn og timelønn skal leveres til vanlig frist for desemberlønn. Lister for møtegodtgjørelse for politikere skal sendes servicekontoret innen fristen slik at de kan bli med på desemberlønn. Liste med utestående fordringer som ikke går via faktureringssystemet sendes ut til enhetene 1. desember. Enhetene sjekker om kravene er reelle og om beløpet skal være inntektsført i det aktuelle året. Frist til å gi tilbakemelding til servicekontoret er utgangen av året. Refusjonskrav kommunen har overfor andre sendes fra enhetene innen utgangen av året. Det må foretas en kontroll på at alle budsjettkorrigeringer vedtatt i året er ført. Avsetning til og bruk av fond Rådmannen har fullmakt til å gjennomføre pliktige avsetninger til fond. Rådmannen får fullmakt til å dekke underskudd på selvfinansierende områder ved bruk av driftsfond. Rådmannen får videre fullmakt til å inntektsføre fra driftsfond innenfor forutsetningene for bruk av midlene. Uavhengig av driftsresultatet skal overskuddet på selvfinansierende områder, øremerkede statstilskudd og eksterne gaver til kommunen avsettes til bundne driftsfond. Disposisjonsfond kan avsettes dersom det ikke medfører underskudd i driftsregnskapet. Oversikt over ubrukte budsjettmidler som ønskes avsatt til fond for senere bruk sendes økonomisjef/regnskapssjef innen utgangen av året. Oversikt over bruk av fond sendes økonomisjef/regnskapssjef innen utgangen av året. Strykningsbestemmelser Driftsregnskapet Strykninger ved regnskapsmessig underskudd i driftsregnskapet er også regulert i regnskapsforskriften 6. Et regnskapsmessig underskudd skal reduseres gjennom følgende prioriterte rekkefølge: Revidert Side 23 av 38