Internrevisjonsrapport

Transkript

1 Internrevisjonsrapport Revisjon av offentlige anskaffelser i helseforetak Stjørdal 12. august 2009 INTERNREVISJONEN

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Rapportinformasjon Sammendrag Innledning Bakgrunn og formål Problemstillinger Metode Revisjonsgrunnlag Sentrale funn vurderinger Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket Organisering og ledelsesforankring Rutiner, prosesser og elektroniske verktøy Kompetanse og tilgjengelige ressurser Kontroll og oppfølging Implementering av konsernbestemmelser og etiske retningslinjer Testing av utvalgte anskaffelser Anbefalinger Vedlegg Revisjon ved Helse Nordmøre og Romsdal HF Revisjon ved Helse Sunnmøre HF Revisjon ved St. Olavs Hospital HF Revisjon ved Helse Midt-Norge RHF Revisjon ved Rusbehandling Midt-Norge HF... 19

3 3 1. Rapportinformasjon Rapport nr Revisjonsperiode: Virksomheter: Oppdragsgiver: Revisorer: Kontaktpersoner: Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Sunnmøre HF St. Olavs Hospital HF Helse Midt-Norge RHF Rusbehandling Midt-Norge HF Styret for Helse Midt-Norge RHF v/revisjonskomiteen Ellinor Wessel Pettersen (revisjonsleder), Helse Midt-Norge RHF Terje Hanssen, Helse Midt-Norge RHF Oddbjørn Nilsen, konsulentfirmaet InnkjøpsProsjekt Helse Nordmøre og Romsdal HF: Per Stavnesli Helse Sunnmøre HF: Hallgeir Hartvigsen St. Olavs Hospital HF: Bjørn Grytli Helse Midt-Norge RHF: Anne Marie Barane Rusbehandling Midt-Norge HF: Sissel Hovland Nordaune Internrevisjonen: Ellinor Wessel Pettersen

4 4 2. Sammendrag Styret i Helse Midt-Norge RHF har vedtatt at internrevisjonen skal gjennomføre revisjon av offentlige anskaffelser i foretakene, jf. aktivitetsplan Formålet med revisjonsprosjektet har vært å undersøke om foretaksgruppen i Helse Midt-Norge har tilstrekkelig kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. om konsernbestemmelser og etiske retningslinjer som ble vedtatt av styret i Helse Midt-Norge RHF er implementert i foretaksgruppen. Revisjonen har vært gjennomført ved Helse Nordmøre og Romsdal HF, Helse Sunnmøre HF, St. Olavs Hospital HF, Rusbehandling Midt-Norge HF og Helse Midt-Norge RHF. Styret i Helse Midt-Norge RHF har i juni 2008 vedtatt at anskaffelsesområdet skal organiseres som en regional anskaffelsesfunksjon etter en nettverksmodell. Det fremkommer at denne modellen legger til rette for innføring av en del felles prosesser på området. Det synes som at man ikke har kommet særlig langt i utviklingen av organisasjonsmodellen. Videre er det grunn til å stille spørsmål ved om arbeidet med organiseringen er tilstrekkelig ledelsesforankret. Ingen av de reviderte foretakene har utarbeidet et omforent skriftlig system med rutiner og prosedyrer for gjennomføring av anskaffelsesprosessene. En del av foretakene har imidlertid noen elementer av et system, for eksempel mandat for brukergrupper og strategi for anskaffelser. Det synes som at det enkelte personell som skal gjennomføre anskaffelsesprosessene har sitt eget system og egne maler som man oppbevarer på egne pc-er. Internrevisjonen mener en slik situasjon er forbundet med risiko for regelbrudd ved at man mangler oversikt, gjennomsiktighet og kontroll. Det finnes ikke elektronisk verktøy som er knyttet direkte til gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Det er i hovedsak programmene Excel og Word som benyttes til dette arbeidet. Det er fra RHF opplyst at man har inngått avtale med Visma Services om elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og at dette skal implementeres i løpet av høsten 2009 i foretaksgruppen. Det foreligger ingen plan med milepæler for hvordan implementeringen skal gjennomføres. Internrevisjonen mener at en slik plan Vil være et godt hjelpemiddel for å sikre at innføringen av verktøyet gjennomføres i tråd med intensjonene. Både den innkjøpsfaglige kompetansen og regelverkskompetansen hos personellet som arbeider på anskaffelsesområdet fremstår som god i alle de reviderte enhetene. Det er imidlertid relativt få personer totalt i regionen som arbeider på heltid med offentlige anskaffelser. Det foreligger opplysninger som tyder på at manglende ressurser har som konsekvens at en del anskaffelser ikke blir konkurranseutsatt og at regelverket dermed brytes. Internrevisjonen savner en plan for kompetansebehovet totalt i regionen. Slik situasjonen fremstår pr. i dag, synes det som at man ikke har et tilstrekkelig regionalt perspektiv på kompetansesituasjonen. Ingen av de reviderte foretakene har etablert system for å følge opp og kontrollere at regelverk og rutiner på anskaffelsesområdet følges. Omfanget av anskaffelser i regionen er høyt og regelverket er komplisert. Det må antas at risikoen er høy for å begå feil og at konsekvensene

5 5 av feil kan bli store. Internrevisjonen mener derfor at et oppfølgings- og kontrollsystem er viktig for å sikre at regelverk og rutiner følges og at feil dermed forebygges. Konsernbestemmelser og etiske retningslinjer for offentlige anskaffelser ble vedtatt av styret i Helse Midt-Norge RHF 28. februar Det framgår bl.a. av vedtaket at Styret ber om at dokumentene nevnt i pkt. 2 implementeres i foretaksgruppen. Bestemmelsene ble utarbeidet som en del av oppfølgingen av internrevisjonsrapport om offentlige anskaffelser fra 19. september Revisjonen har vist at de aktuelle dokumentene ikke er forankret i foretaksledelsen og heller ikke implementert i de reviderte enhetene. Dokumentene er for øvrig ikke oversendt fra RHF s administrasjon til helseforetakene. Internrevisjonen har foretatt et tilfeldig utvalg av en del anskaffelser ved de reviderte enhetene for å få et innblikk i foretakenes håndtering av anskaffelsesprosessene. Hovedinntrykket er at lov om offentlige anskaffelser blir fulgt der man gjennomfører en anskaffelsesprosess. Det er imidlertid klart at regelverket ikke følges i flere tilfeller ved at det gjøres anskaffelser uten konkurranseutsetting. Resultatet av testingen sammenstilt med opplysninger om ressurssituasjonen kan indikere at man har en sårbar situasjon i Helse Midt-Norge på anskaffelsesområdet. Internrevisjonen anbefaler at det settes større ledelsesfokus på anskaffelsesfunksjonen og at denne prioriteres høyere enn i dag. Videre anbefales det at organiseringen av regional anskaffelsesfunksjon bør forankres i ledelsen i RHF og HF ene og at det bør utarbeides en plan med tiltak og milepæler for det videre arbeidet med organiseringen. Det bør gjennomføres en kartlegging av kompetansebehovet totalt i regionen for å avklare ressursbehovet og opplæringsbehovet. Regionen bør ha et felles system med rutiner, prosedyrer og teknologi på anskaffelsesområdet. Det bør etableres kontroll- og oppfølgingssystemer for å sikre etterlevelse av regelverk og rutiner. 3. Innledning 3.1 Bakgrunn og formål Internrevisjonen skal på vegne av styret i Helse Midt-Norge RHF påse at helseforetakene og det regionale helseforetaket har etablert en tilfredsstillende internkontroll og at denne fungerer som forutsatt. Helse Midt-Norge kjøper store mengder varer og tjenester i løpet av et år. Samlet sett i regionen blir det handlet inn for ca 4 mrd. kroner hver år over driftsbudsjettet. I tillegg kommer bygg og anlegg som blir aktivert og altså ikke ført over driftsbudsjettet. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser regulerer de innkjøp som foretas i foretaksgruppen. Regelverket er detaljert og teknisk komplisert og krever god innsikt og kompetanse for å sikre oppfyllelse av kravene i regelverket. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i styremøte Konsernbestemmelser for anskaffelser i Helse Midt-Norge og Etiske retningslinjer for anskaffelser i Helse Midt-Norge. Det ble samtidig vedtatt at disse skulle implementeres i hele foretaksgruppen.

6 6 Styret i Helse Midt-Norge RHF har videre vedtatt at internrevisjonen skal gjennomføre revisjon av offentlige anskaffelser i foretakene, jf. Aktivitetsplan Formålet med revisjonsprosjektet har vært å undersøke om foretaksgruppen i Helse Midt- Norge har tilstrekkelig kompetanse og stem for å sikre etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser og om konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene er implementert i foretaksgruppen. På bakgrunn av funn og analyser ønsker internrevisjon å gi anbefalinger som kan være et bidrag til forbedringsarbeidet i foretaket. 3.2 Problemstillinger Internrevisjonen har hatt fokus på følgende problemstillinger: Om helseforetakene har tilstrekkelig kompetanse og system til å sikre etterlevelse av krav i regelverket for offentlige anskaffelser og interne krav, herunder o Hvordan innkjøpsfunksjonen er organisert. o Hvilke prosesser, rutiner og verktøy som finnes på innkjøpsområdet. Om konsernbestemmelser og etiske retningslinjer som er vedtatt av styret i Helse Midt- Norge RHF, er implementert i foretakene. 3.3 Metode Revisjonen er gjennomført ved Helse Nordmøre og Romsdal HF, Helse Sunnmøre HF, St. Olavs Hospital HF, Rusbehandling Midt-Norge HF og Helse Midt-Norge RHF. Helse Nord- Trøndelag HF er ikke revidert i denne omgangen i og med at dette foretaket hadde tilsvarende revisjon i Revisjonen har bestått av en intervjudel der ledere og annet nøkkelpersonell er intervjuet. Det er til sammen intervjuet 27 personer. I gjennomføringen av intervjuene er det benyttet en intervjuguide. Videre har revisjonen bestått av innsamling av dokumentasjon og analyse av denne. I forkant av revisjonen har internrevisjonen bedt foretakene om dokumentasjon knyttet til system og rutiner for anskaffelsesområdet. Det ble videre bedt om oversikt over anskaffelser av varer og tjenester over NOK eks. mva. for perioden Det er gjort et tilfeldig utvalg på 10 anskaffelser i hver revidert enhet, dvs. totalt 50 anskaffelser. Det er foretatt en test av disse anskaffelsene opp mot deler av regelverket om offentlige anskaffelser. 3.4 Revisjonsgrunnlag Lovgrunnlag o Lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr. 69, i kraft 1. juli 2001 o Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april Konsernbestemmelser for anskaffelser i Helse Midt-Norge, vedtatt 28. februar 2008 Etiske retningslinjer for anskaffelser i Helse Midt-Norge, vedtatt 28. februar 2008 Foretaksprotokoll fra foretaksmøte 28. januar 2009 i Helse Midt-Norge RHF. Her fremgår bl.a. følgende: Regelverket for offentlige anskaffelser skal sikre at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på korrekt og samfunnstjenelig måte. Det skal generelt være god kvalitet i

7 7 anskaffelsesprosessene som de regionale helseforetakene og helseforetakene gjennomfører. Interne styringsdokumenter og annen dokumentasjon knyttet til anskaffelsesområdet Nærmere om revisjonsgrunnlaget Lov og forskrift om offentlige anskaffelser har regler og rammer for hvordan anskaffelsesprosessen skal foregå, fra planlegging av anskaffelsen til inngåelse av kontrakt. I lov om offentlige anskaffelser 1 går det frem at: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I begrepet forretningsmessighet ligger det at oppdragsgiver til enhver tid skal vurdere hvordan han kan oppnå en mest mulig fordelaktig anskaffelse. Videre inneholder begrepet en standard om at man ikke skal kunne ta utenforliggende hensyn i prosessen. Kravet til forretningsmessighet gjelder gjennom hele anskaffelsesprosessen, fra beslutningen om å starte en anskaffelsesprosedyre til tildeling av kontrakt. Sentralt er kravene til konkurranse, likebehandling og forutberegnelighet. En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. For å sikre at offentlige anskaffelser gjennomføres i samsvar med krav i regelverket, kreves det at helseforetakene har nødvendig og tilstrekkelige kompetanse på området. I revisjonen legges det til grunn en vid forståelse av begrepet kompetanse. Kompetanse brukes ofte som en generell betegnelse på produktive og skapende evner hos individer og organisasjoner. Det dreier seg her om de samlede kunnskaper, ferdigheter, evner og holdninger som gjør det mulig å utføre aktuelle funksjoner og oppgaver i tråd med definerte krav og mål. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i styremøte Konsernbestemmelser for anskaffelser i Helse Midt-Norge og Etiske retningslinjer for anskaffelser i Helse Midt-Norge. I samme vedtak ba styret administrerende direktør om å sørge for at konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene ble implementert i foretaksgruppen. Implementering innebærer at dokumentene er kjent og forstått og at de blir etterlevd. Bestemmelsene ble utarbeidet som en del av oppfølgingen av internrevisjonsrapport om offentlige anskaffelser fra 19. september Sentrale funn vurderinger 4.1 Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket Organisering og ledelsesforankring Funn Ved alle de reviderte enhetene er innkjøpsfunksjonen organisert som en seksjon/funksjon i økonomiavdelingen. Økonomidirektøren har det formelle ansvaret for alle anskaffelser. Innkjøpsseksjonene fungerer som en sentral enhet med personell som arbeider på heltid med offentlige anskaffelser. Unntaket her er Rusbehandling Midt-Norge HF der ingen arbeider på heltid på innkjøpsområdet.

8 8 Personell fra brukersiden (avdelinger/klinikker/andre) involveres i de ulike anskaffelsesprosessene ved behov. Ved de fleste foretakene var dette organisert gjennom opprettelse av såkalte brukergrupper som ledes av personell fra den sentrale innkjøpsenheten. Styret i Helse Midt-Norge RHF har i møte 18. juni 2008 (sak 65/08) vedtatt at det skal etableres en regional anskaffelsesfunksjon i Helse Midt-Norge etter en nettverksmodell. Modellen er basert på en forutsetning om forpliktende samarbeidsavtaler og tydelige roller. Det er opplyst at forslag til samarbeidsavtale og mandat for nettverket ble sendt til uttalelse til innkjøpsansvarlige i helseforetakene i e-post 7. mai Styrevedtaket og innholdet i dette var lite kjent blant de intervjuede i de ulike foretakene. Opplysninger som har fremkommet gjennom intervjuene tyder på at innkjøpsområdet ikke er høyt prioritert i HF ene og RHF et og at området ikke er godt forankret i foretaksledelsen. Vurdering Formålstjenlig og god organisering er en forutsetning for at innkjøp kan gjennomføres korrekt og effektivt. Formålstjenlig organisering krever at det tas bevisste valg. Ved valg av organisasjonsmodell må det vurderes konsekvensene for ressursallokering, kompetansebehov, valg av verktøy og teknologi, utforming av fullmaktsstrukturer og rutiner samt oppfølging og kontroll av innkjøpene. Tydelig ledelsesfokus på innkjøpsaktiviteten i virksomhetene er sentrale forutsetninger for profesjonelle og korrekte innkjøp. Ledelsen i foretakene har et ansvar for å skape et miljø der det er høy bevissthet og fokus på risiko og risikohåndtering innenfor innkjøpsområdet. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok i juni 2008 en endring av organiseringen av anskaffelsesfunksjonen i regionen. Man erkjente at daværende modell for organisering ikke var god. Styret vedtok at det skal etableres en regional anskaffelsesfunksjon etter nettverksmodellen. Av foreliggende dokumentasjon fremgår det at modellen legger til rette for innføring av felles prosesser innen innkjøp og bruk av felles teknologi. Det synes som at man ca. ett år etter styrevedtaket ikke har kommet særlig langt i gjennomføringen av den nye organiseringen av anskaffelsesfunksjonen. Det har ikke fremkommet opplysninger eller plan som viser tiltak og milepæler for det videre arbeidet. I forbindelse med revisjonen har internrevisjonen fått seg forelagt utkast til mandat for regional nettverksgruppe og samarbeidsavtale om regionale anskaffelser. Disse var nylig oversendt på e-post til innkjøpssjefene i HF ene for uttalelse. Internrevisjonen stiller spørsmål ved at gjennomføringen av styrets vedtak ikke har kommet lenger ca ett år etter vedtakstidspunkt. Slik som saken fremstår for internrevisjonen, er det også grunn til å stille spørsmål ved om dette arbeidet er tilstrekkelig ledelsesforankret Rutiner, prosesser og elektroniske verktøy Funn Ingen av de reviderte foretakene har utarbeidet skriftlige rutiner eller retningslinjer for gjennomføring av anskaffelsesprosessen som er omforent og benyttes av alle som arbeider med anskaffelser. Ved noen få foretak foreligger det elementer av skriftlig system, for eksempel mandat for brukergrupper og strategi for visse typer anskaffelser. En del av personellet som arbeider fast med anskaffelsesprosessen har utarbeidet eget system med rutiner og maler som oppbevares på egen pc.

9 9 Det finnes ikke elektroniske verktøy som er direkte knyttet til gjennomføringen av anskaffelsesprosessen ved noen av de reviderte foretakene. Det er i hovedsak programmene Excel og Word som benyttes til dette arbeidet. Det kom fram opplysninger som tyder på at man ved de fleste reviderte foretakene oppbevarer dokumentene vedrørende anskaffelsesprosessene i den enkeltes pc. Ved ett foretak blir dokumentene lagt i elektronisk saksarkiv. Det er fra RHF opplyst at man har inngått avtale med Visma Services om elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) og at dette skal implementeres i løpet av høsten 2009 i foretaksgruppen. Dette var lite kjent i HF ene. Vurdering Rutiner og prosedyrer er en viktig del av virksomhetenes internkontroll og skal bidra til å sikre at regelverk og interne styringskrav overholdes. Bruk av elektroniske løsninger i innkjøpsprosessen vil legge til rette for gode rutiner og for innkjøp som er mer gjennomsiktige og lettere kan etterprøves, samt at slike løsninger vil effektivisere og forbedre prosessene. Mangel på helhetlige systemer for gjennomføringen av anskaffelsesprosessene er etter internrevisjonens vurdering forbundet med risiko. Det synes som at det enkelte personell som skal gjennomføre anskaffelsene gjør dette på sin måte og ut fra egne maler. Dette innebærer at man antagelig sitter med mange ulike rutiner og prosesser i regionen. Etter internrevisjonens mening kan en slik situasjon føre til mangel på oversikt, gjennomsiktighet og kontroll og kan dermed utgjøre en potensiell risiko for regelbrudd. Internrevisjonen vurderer det som positivt at RHF har inngått avtale om kjøp av elektronisk løsning for gjennomføring av anskaffelser og at dette verktøyet skal implementeres i hele foretaksgruppen. Etter det internrevisjonen kan se, foreligger det ingen skriftlig plan med milepæler for hvordan implementeringen skal gjennomføres. En slik plan vil etter internrevisjonens vurdering være et godt hjelpemiddel for å sikre at innføringen av verktøyet gjennomføres i tråd med intensjonene Kompetanse og tilgjengelige ressurser Funn Det er opplyst at det totalt i regionen (fire av de fem reviderte enhetene) arbeider til sammen 9 personer på heltid med anskaffelsesprosessene. Disse fordeler seg slik: o Helse Nordmøre og Romsdal: 2 o Helse Sunnmøre: 1 o St. Olavs Hospital: 4 (ytterligere 1 innkjøpsrådgiver under tilsetting) o Helse Midt-Norge RHF: 2 ( ytterligere 2 ansatt 1 på innkjøp og 1 på logistikk) o Ved Rusbehandling Midt-Norge er anskaffelsesfunksjonen lagt til økonomidirektør. Enhetslederne i de ulike enhetene/institusjonene har ansvar for anskaffelsesområdet lokalt. Det er pr. i dag ingen som arbeider på heltid med dette. Regelverkskompetansen hos personellet som arbeider med offentlige anskaffelser er tilegnet gjennom ulike kurs og egen læring. De fleste av personellet som arbeider på heltid med offentlige anskaffelser har arbeidet i mange år med området. Det var en gjennomgående oppfatning blant de intervjuede at personellet i innkjøpsseksjonene har god innkjøpsfaglig kompetanse og gode kunnskaper om regelverket.

10 10 I tillegg til personellet som arbeider på heltid med området, er fagpersonell fra avdelinger/klinikker involvert i ulike anskaffelsesprosesser. Det kom fram at de færreste av disse har innkjøpsfaglig kompetanse og regelverkskompetanse. Flere av de intervjuede ved de ulike reviderte foretakene har gitt uttrykk for at de mener at det er for lite ressurser på innkjøpsområdet og at dette skaper risiko for at man ikke klarer å sikre kravene i forhold til regelverket. Alle foretak meldte at det ble foretatt anskaffelser hvor regelverket ikke ble fulgt på grunn av manglende ressurser. Ingen av de reviderte foretakene har etablert system for opplæring på innkjøpsområdet, for eksempel gjennom en kompetanseutviklingsplan. Kompetanseheving skjer gjennom interne og eksterne kurs. Det opplyses at RHF har gjennomført en del regionale kurs, men dette har avtatt i den senere tid. Vurdering Tilstrekkelig kompetanse er en forutsetning for å gjøre gode og riktige offentlige innkjøp. I begrepet tilstrekkelig kompetanse ligger både at personellet må ha den nødvendige faglige kompetansen og at virksomheten har det nødvendige omfanget av denne kompetansen. Det er et ledelsesansvar å sikre at virksomheten er i stand til å etterleve regelverket og gjøre gode innkjøp. Organisasjonen må ha tilstrekkelig tid og kompetanse til å gjøre innkjøp. Hovedinntrykket til internrevisjonen er at den faglige spisskompetansen på innkjøpsområdet ligger i den sentrale innkjøpsenheten i foretakene. Både den innkjøpsfaglige kompetansen og regelverkskompetansen fremstår som god i alle de reviderte enhetene. Det kan stilles spørsmål ved i hvor stor grad øvrig personell som er involvert i anskaffelsesprosessene i kraft av sitt faglige ståsted, bør inneha kompetanse på innkjøpsområdet. Mange av fagpersonellet er involvert i anskaffelser en sjelden gang. Etter internrevisjonens mening bør dette personellet ha et minimum av opplæring slik at man får en viss innsikt i hva prosessene går ut på. Tatt i betraktning omfanget av anskaffelsene i regionen, er det etter internrevisjonens vurdering ikke mange personer totalt i regionen som arbeider på heltid med offentlige anskaffelser. Det er også en klar oppfatning blant de intervjuede at ressursene er for små. Det foreligger opplysninger som tyder på at manglende ressurser har som konsekvens at en del anskaffelser ikke blir konkurranseutsatt og at regelverket dermed brytes. Det ble under revisjonen opplyst at personellressursene nå styrkes med 1 person ved St. Olavs Hospital og 2 personer ved RHF. Internrevisjonen savner en plan fra RHF et sin side der man gjør en kartlegging av kompetansebehovet totalt i regionen og foretar nødvendige ansettelser og nødvendig kompetanseheving på bakgrunn av dette. Slik sitasjonen fremstår pr. i dag, synes det som at man ikke har et tilstrekkelig regionalt perspektiv på kompetansesitasjonen Kontroll og oppfølging Funn Ingen av de reviderte foretakene har etablert system (rutiner, retningslinjer og lignende) for å følge opp og kontrollere at regelverk og rutiner på anskaffelsesområdet følges. Alle foretakene har avvikssystem som ligger i kvalitetssystemet EQS, men dette avvikssystemet anvendes ikke på anskaffelsesområdet. Vurdering Rutiner for å avdekke, rette opp og følge opp avvik er en vesentlig del av virksomheters internkontroll. Det brukes store ressurser på offentlige anskaffelser i regionen og regelverket om offentlige innkjøp er komplisert. Det må antas at risikoen er høy for å begå feil og at konsekvensene av feil kan bli store. Internrevisjonen mener derfor at HF ene og RHF et må

11 11 ha et system for oppfølging og kontroll på anskaffelsesområdet som skal sikre at regelverk og rutiner følges og at feil dermed forebygges. 4.2 Implementering av konsernbestemmelser og etiske retningslinjer Funn Halvparten av det totale antall personell som ble intervjuet under revisjonen opplyser at de ikke kjente til verken konsernbestemmelsene eller de etiske retningslinjene. Den andre halvparten av de som ble intervjuet opplyste at de hadde sett eller hørt om bestemmelsene. Av disse var det flere som svarte at de ble kjent med bestemmelsene etter at internrevisjonen varslet om gjennomføringen av revisjon. Et mindretall av de som kjente til bestemmelsene ga uttrykk for at de hadde lest disse og langt de fleste sa at de bare visste om dem. Det kom imidlertid frem at de etiske retningslinjene var mer kjent enn konsernbestemmelsene. Internrevisjonen har ikke mottatt dokumentasjon eller informasjon som viser at bestemmelsene er implementert i foretaksgruppen eller er blitt gjort kjent for de ansatte. Ved ett foretak ble det opplyst at bestemmelsene ble lagt i EQS etter at varsel om revisjonen ble mottatt. Ut over dette kom det ikke fram opplysninger om at dokumentene er lagt inn i kvalitetssystem eller i andre systemer som er tilgjengelige for alle som måtte ha behov for dem. Styrets vedtak fra februar 2008 er ikke oversendt helseforetakene fra det regionale foretakets administrasjon. Flere av de intervjuede bemerket at dette burde vært sendt ut formelt fra RHF. Dokumentene er ikke behandlet i styrene lokalt eller i ledermøtene i foretakene. De fleste som ble intervjuet hadde ikke kjennskap til om bestemmelsene var forankret i foretaksledelsen. I styrevedtak av fremgår det i vedtakets pkt. 3: Styret ber om at dokumentene nevnt i pkt. 2 implementeres i foretaksgruppen. Det er fra RHF opplyst om at det er orientert i direktørmøte mellom Helse Midt-Norge RHF og helseforetakene om det aktuelle styrevedtaket, både i forkant og etterkant av behandling av saken. Internrevisjonen har ikke mottatt dokumentasjon på dette, for eksempel referat eller lignende fra møtene. Vurdering Konsernbestemmelsene og etiske retningslinjer ble vedtatt for ca 1 ½ år siden. Bestemmelsene ble utarbeidet som en del av oppfølgingen av internrevisjonsrapport om offentlige anskaffelser fra 19. september På bakgrunn av de opplysningene som har fremkommet under revisjonen, mener internrevisjonen at de aktuelle dokumentene ikke er forankret i foretaksledelsen i de reviderte foretakene og at de heller ikke er implementert i foretaksgruppen. For å sikre at styrets vedtak ble effektuert, burde de vedtatte dokumentene ha blitt oversendt formelt fra administrerende direktør i RHF til administrerende direktører i HF ene. I tillegg er det viktig med orientering i direktørmøter slik det opplyses at det er gjort. I og med at direktørene i HF ene har fått orientering om bestemmelsene i direktørmøter, burde disse ha videreformidlet denne informasjonen til ledermøtet/økonomidirektører i sine organisasjoner.

12 Testing av utvalgte anskaffelser Funn En del av anskaffelsen som ble oversendt fra HF ene var anskaffelser som var gjennomført på regionalt nivå og var således lite adekvate for testing på HF-nivå. Testingen av de utvalgte anskaffelsene viser at der man har kjørt en anskaffelsesprosess, er regelverket fulgt. Dette gjelder for alle foretakene. For ca 1/5 av de anskaffelsene som ble testet, foreligger det ikke opplysninger om anskaffelsesprosess. Følgende opplysninger er gitt i forbindelse med disse testene: o Direktekjøp foretatt på grunn av tidspress. o Direktekjøp foretatt på grunn av manglende ressurser til å gjennomføre anskaffelsesprosess. Direktekjøp foretatt uten at grunn er oppgitt. o I flere tilfeller foreligger kun avtaler. o Flere av anskaffelsene oppgis å være utstyrsavhengige og at det derfor ikke er grunnlag for en anskaffelsesprosess. o I forbindelse med en test er det opplyst at anslagsvis % av anskaffelsene av forbruksvarer blir ikke konkurranseutsatt på grunn av ressursmangel. Vurdering Revisjonen har ikke lagt opp til en grundig og omfattende testing av hvorvidt foretakene i detalj etterlever lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Målet har vært å skaffe et visst innblikk i foretakenes håndtering av anskaffelsesprosessene. I og med at det ble gjort et tilfeldig utvalg av såpass få anskaffelser, var det påregnelig at en del av disse ikke var adekvate i forhold til testen. Hovedinntrykket er at lov om offentlige anskaffelser blir fulgt der man gjennomfører en anskaffelsesprosess. Det er imidlertid også klart at lov om anskaffelser i flere tilfeller ikke blir fulgt. I tillegg til at det har fremkommet informasjon om dette i intervju, viser testingen at det gjøres anskaffelser uten konkurranseutsetting. Det foreligger også tilfeller der man ikke har klart å fremskaffe dokumenter fra anskaffelsesprosessen og hvor bare avtalene er oversendt. Resultatet av testingen sammenstilt med opplysningene om ressurssituasjonen kan indikere at man har en sårbar situasjon i Helse Midt-Norge på anskaffelsesområdet. 5. Anbefalinger Det anbefales at det settes større ledelsesfokus på anskaffelsesfunksjonen i regionen og at denne prioriteres høyere enn i dag. Organiseringen av regional anskaffelsesfunksjon bør forankres i ledelsen i RHF og HF ene. Det bør utarbeides en plan med tiltak og milepæler for det videre arbeidet med organiseringen. Det bør gjennomføres en kartlegging av kompetansebehovet totalt i regionen for å avklare ressursbehovet og opplæringsbehovet. Det bør etableres felles system med rutiner, prosedyrer og teknologi på anskaffelsesområdet i regionen. Konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene bør være en del av grunnlaget. Det bør etableres kontroll- og oppfølgingssystemer for å sikre etterlevelse av regelverk og rutiner.

13 13 6. Vedlegg 6.1 Revisjon ved Helse Nordmøre og Romsdal HF Følgende personer ble intervjuet: Bjørn Engum, administrerende direktør Heidi Nilsen, økonomidirektør Per Stavnesli, innkjøpssjef Oddbjørn Hauge, avd. sjef radiologisk avdeling Bertil Olaisen, rådgiver innkjøp Johnny Heggdal, enhetsleder med. teknisk enhet Heidi Nilsen, økonomisjef Det ble gjort følgende funn: Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket Innkjøpsfunksjonen er organisert som egen seksjon i økonomiavdelingen hvor økonomidirektør har det formelle ansvaret for alle innkjøp. Seksjonen ledes av en innkjøpssjef. Seksjonen består for øvrig av en innkjøpsrådgiver og en person som forestår daglige innkjøp og andre praktiske ting. Det er etablert en ordning med oppnevning av sortimentsgrupper i forbindelse med anskaffelse av forbruksvarer. Gruppene tildeles ansvar og myndighet til å gjennomføre anbudskonkurranser og er sammensatt av en person fra innkjøpsseksjonen og brukerrepresentant(er) fra de to sykehusene i foretaket. Brukerrepresentant oppnevnes av avdelingssjefen for den/de avdelinger som er mest representativ for brukernes behov. I forbindelse med anskaffelse av medisinsk teknisk utstyr som overstiger kroner, er det etablert en gruppe som ledes av medisinsk direktør. Innkjøpssjefen er sekretær i gruppen. Det er utarbeidet mandat for gruppen. Her fremgår det bl.a. at gruppen årlig skal utarbeide og vedta en prioritert liste over anskaffelser av nødvendig medisinsk teknisk utstyr. Foretaket har ikke utarbeidet et skriftlig system for gjennomføring av anskaffelsesprosessene. Det foreligger imidlertid noen elementer av et system bestående av innkjøpsstrategi for forbruksvarer, mandat for sortimentsgrupper, mandat for medisinsk teknisk gruppe, samt et prosesskart for anbudsprosessen. I Helse Midt-Norges virksomhetsportal finnes en versjon av økonomihåndboka med et område for innkjøp. Under dette området finnes et flytdiagram over innkjøpsprosessen. Det ble opplyst at en versjon av økonomihåndboka ligger i kvalitetssystemet EQS, men at denne ikke var oppdatert. Det finnes ikke elektroniske verktøy som er direkte knyttet til gjennomføring av anskaffelsesprosesser, som for eksempel konkurransegjennomføringsverktøy. Det opplyses at det nå arbeides med å få anskaffelsene inn i arkiv- og saksbehandlingssystemet Ephorte. Det er i hovedsak programmene Excel og Word som benyttes i anskaffelsessammenheng, bl.a. for å bygge opp evalueringsmodeller- /matriser/maler. Det finnes ikke system for oppfølging og kontroll av at regler og rutiner følges. Helse Nordmøre og Romsdal har avvikssystem som ligger i kvalitetssystemet EQS. Det opplyses at dette systemet ikke anvendes på anskaffelsesområdet. Det er opplyst at to personer arbeider på heltid med offentlige anskaffelser. I tillegg er personell fra brukersiden (klinikker/avdelinger) involvert i ulike anskaffelsesprosesser. Regelverkompetanse er i hovedsak tilegnet gjennom kurs, selvlæring og erfaring gjennom å arbeide på området.

14 14 Personellet som arbeider på heltid med anskaffelser, har mange år med erfaring på feltet. Både den innkjøpsfaglige kompetansen og regelverkskompetansen fremstår som god. Dette er også den klare oppfatningen hos de intervjuede. Flere av de intervjuede mener at det er for lite ressurser på innkjøpsområdet. Dette fører til stor sårbarhet ved sykdom og annet fravær. Opplæring på innkjøpsområdet er ikke satt i system i form av kompetanseutviklingsplan eller lignende. Kompetanseheving skjer gjennom interne og eksterne kurs. Det har vært en del opplæring i regi av det regionale foretaket, men dette har vært sporadisk og har avtatt i den senere tid. Det kom fram opplysninger i intervjuene som tyder på at det ikke er stort fokus på anskaffelsesområdet fra foretaksledelsen sin side. Implementering av konsernbestemmelser og etiske retningslinjer De intervjuede kjente til en viss grad til konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene, noen var blitt kjent med disse i og med varsel om revisjonen. De fleste av de intervjuede mente dokumentene ikke formelt var blitt oversendt fra Helse Midt-Norge RHF til direktøren i Helse Nordmøre og Romsdal. Konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene er ikke behandlet i styret i Helse Nordmøre og Romsdal. Det hersket usikkerhet blant de intervjuede om dokumentene var forankret i foretaksledelsen. Testing av utvalg av anskaffelser Testing av utvalgte anskaffelser viser at regelverket følges der man har kjørt anskaffelsesprosess. En av anskaffelsene gjaldt innkjøp av forbruksvarer og viste at det ikke var gjennomført anskaffelsesprosess. Det ble gitt informasjon knyttet til denne testen som viser at anslagsvis % av anskaffelsene av forbruksvarer ikke blir konkurranseutsatt på grunn av manglende kapasitet. 6.2 Revisjon ved Helse Sunnmøre HF Følgende personer ble intervjuet: Arild Eiken, økonomidirektør Hallgeir Hartvigsen, innkjøpssjef Inge Lode, overlege røntgen Rolf Strømsheim, eiendomssjef Peter Inge Østrem, leder MTS Det ble gjort følgende funn: Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket Innkjøpsseksjon er organisert som en seksjon i økonomiavdelingen hvor økonomidirektør har det formelle ansvaret for alle innkjøp. Seksjonen har en innkjøpssjef, som har ansvaret for innkjøp samt foreta kvalitetssikring av anskaffelsesprosessen(e). Innkjøpssjef har også ansvar for sentrallagerfunksjonen i foretaket. I tillegg er personell fra brukersiden (klinikker/avdelinger) involvert i ulike anskaffelsesprosesser. Det foreligger en omfattende budsjettfullmaktsmatrise, fullmakter Helse Sunnmøre HF, revidert Alle avdelingene har budsjettfullmakter på opp til kroner.

15 15 Økonomidirektør har fullmakter for alle kjøp. Administrerende direktør v/økonomidirektør har det overordnede ansvaret i forbindelse med innkjøp av medisinsk teknisk utstyr og annet utstyr. For anskaffelse av medisinteknisk utstyr (MTU), har administrerende direktør nedsatt en MTU-komité (tidligere kalt 104-komiteen). Med grunnlag i innrapporterte ønsker og behov har komiteen ansvaret for å utarbeide en prioritert liste for investeringer i medisinskteknisk utstyr. Det er utarbeidet en skriftlig veiledning, datert på anskaffelse av utstyr. Denne var imidlertid ikke godt kjent blant de som ble intervjuet. Det foreligger ikke skriftlige rutiner for anskaffelser av forbruksvarer og lignende. Det ble videre opplyst at rutiner for innkjøp av forbruksvarer er fraværende på grunn av at økonomihåndboka ikke er videreutviklet. Det finnes ikke elektroniske verktøy som er direkte knyttet til gjennomføring av anskaffelsesprosessen. Det er i hovedsak programmene Excel og Word som benyttes i anskaffelsessammenheng Det ble opplyst av flere som ble intervjuet at arkiv- og saksbehandlingsverktøyet ephorte heller ikke ble brukt aktivt i forbindelse med anskaffelsesprosessen. Regelverkompetanse er i hovedsak tilegnet gjennom kurs, selvlæring og erfaring gjennom å arbeide på området. Både den innkjøpsfaglige kompetansen og regelverkskompetansen fremstår som god. Dette er også den klare oppfatningen hos de intervjuede. Flere av de som ble intervjuet mener at det er for lite ressurser på innkjøpsområdet. I den sammenheng ble det påpekt at det kun var 1 ansatt som har innkjøpsfaglig kompetanse og regelverkskompetanse. Flere av de intervjuede ga uttrykk for at de kunne tenke seg mer kunnskap om regelverket. Opplæring på innkjøpsområdet er ikke satt i system. Det foretas ikke årlige kompetansekartlegginger på innkjøpsområdet. Det kom fram opplysninger i intervjuene som tyder på at det ikke er stort fokus fra foretaksledelsen på dette området. Implementering av konsernbestemmelser og etiske retningslinjer De fleste kjente til konsernbestemmelsene, men de aller fleste hadde ikke lest eller kjente innholdet. Man var først blitt klar over bestemmelsene i forbindelse med revisjonsbesøket. Det ble påpekt at konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene ikke var utsendt formelt fra det regionale foretaket Konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene er ikke behandlet i styret i Helse Sunnmøre HF. Det hersket usikkerhet blant de intervjuede om dokumentene var forankret i foretaksledelsen. Testing av utvalg av anskaffelser Halvparten av de tilfeldig utvalgte anskaffelsene var ikke relevante for testing (regionale avtaler, feilscanning, monopolist) To av anskaffelsene beskrives som utstyrsavhengig og er ikke konkurranseutsatt. En av anskaffelsene beskrives som utstyrskjøp og for denne foreligger det ikke dokumentasjon. Testing av resterende anskaffelser viser at regelverket er fulgt.

16 Revisjon ved St. Olavs Hospital HF Følgende personer ble intervjuet: Trond Rømen, innkjøpsrådgiver Sissel Frisvold Røe, seksjonsleder mikrobio lab Odd Erik Stenhaug, innkjøpsrådgiver Unni M. Brobakke, innkjøpsrådgiver Bjørn Grytli, innkjøpssjef Jan Morten Søraker, økonomidirektør Det ble gjort følgende funn: Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket Innkjøpsfunksjonen i St. Olavs Hospital er organisert som en egen seksjon i økonomiavdelingen. Seksjonen kalles sentralt innkjøp og ledes av en innkjøpssjef. Seksjonen består for øvrig av tre innkjøpsrådgivere med ansvar for forbruksmateriell, lab. utstyr og investeringer/medisinsk teknisk utstyr. På revisjonstidspunktet var det i tillegg en person (jurist) ansatt i et engasjement. En fjerde innkjøpsrådgiverstilling er under tilsetting. I forbindelse med ulike anskaffelser etableres det tverrfaglige anskaffelsesteam som består av personer fra sentralt innkjøp og relevant fagpersonell fra andre klinikker/avdelinger. Foretaket har ikke utarbeidet et skriftlig system for gjennomføring av anskaffelsesprosessene. Det opplyses at det arbeides med dette. Det finnes ikke elektroniske verktøy som er direkte knyttet til gjennomføring av anskaffelsesprosesser, som for eksempel konkurransegjennomføringsverktøy. Det er i hovedsak programmene Excel og Word som benyttes i anskaffelsessammenheng. Dokumentene legges inn i arkivsystemet Kontor 2000/e-sak. Det er ulik praksis for registrering av dokumenter i arkivsystemet noen legger dokumenter inn fortløpende under prosessen, mens andre ikke legger inn dokumentene før anskaffelsesprosessen er gjennomført. Fremforhandlede avtaler som omfatter flere brukere legges i systemet Unique. Det opplyses at manuelle system muliggjør at enkelte bestiller utover fullmakt og utenfor avtaler. Ekstern revisjon har påpekt dette. Det finnes ikke system for oppfølging og kontroll av at regler og rutiner følges. St. Olavs Hospital har avvikssystem som ligger i kvalitetssystemet EQS. Det opplyses at dette systemet ikke anvendes på anskaffelsesområdet. Det er opplyst at det for tiden er fire personer som arbeider på heltid aktivt med offentlige anskaffelser. Innkjøpssjefen, som er vikar i stillingen fram til 31. juli, arbeider ikke aktivt med anskaffelser, men godkjenner prosessene og bestillingene. I tillegg er personell fra andre avdelinger involvert i ulike anskaffelsesprosesser. Regelverkkompetansen er i hovedsak tilegnet gjennom selvlæring og erfaring gjennom å arbeide på området, samt ved å delta på kurs. Både den innkjøpsfaglige kompetansen og regelverkskompetansen fremstår som god hos personellet som arbeider med offentlige anskaffelser. Flere av de intervjuede mener at det er for lite ressurser på innkjøpsområdet. Dette fører til stor sårbarhet ved sykdom og annet fravær. Flere av de som jobber med anskaffelser er også engasjert i regionale prosjekter. Det kom fram at man ofte ligger etter tidsskjemaet. Opplæring på innkjøpsområdet er ikke satt i system, i form av kompetanseutviklingsplan eller lignende. Kompetanseheving skjer gjennom interne og eksterne kurs. Det har vært en

17 17 del opplæring i regi av det regionale foretaket, men dette har vært sporadisk og har avtatt i den senere tid. Det kom fram opplysninger i intervjuene som tyder på at det ikke er stort fokus fra foretaksledelsen på dette området. Implementering av konsernbestemmelser og etiske retningslinjer Flere av de intervjuede kjente ikke til konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene, noen var blitt kjent med disse i og med varsel om revisjonen. De intervjuede kjente ikke til om dokumentene formelt var blitt oversendt fra Helse Midt- Norge RHF til direktøren ved St. Olavs Hospital. Konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjene er ikke behandlet i styret i St. Olavs Hospital. Det hersket usikkerhet blant de intervjuede om dokumentene var forankret i foretaksledelsen. Testing av utvalg av anskaffelser Testing av utvalgte anskaffelser viser at to av anskaffelsene er gjennomført i henhold til regelverket. To av anskaffelsene er regionale avtaler og er således lite relevante som testgrunnlag. For to av anskaffelsene er det kun oversendt avtaler, dvs. at det ikke foreligger dokumentasjon på konkurranseutsetting. Tre av anskaffelsene er opplyst å være utstyrsavhengige og er ikke konkurranseutsatt. I en av anskaffelsene er det benyttet samme leverandør som Helsebygg og er dermed ikke konkurranseutsatt. 6.4 Revisjon ved Helse Midt-Norge RHF Følgende personer ble intervjuet: Steinar Bjørås, fagansvarlig anskaffelse av preshospitale tjenester Reidar Tessem, fagansvarlig kjøp av helsetjenester Dordi Flormælen, advokat Jostein Hovdal, innkjøpsleder Bård Skage, seksjonsleder innkjøp Anne Marie Barane, økonomidirektør Asbjørn Hofsli, konst. administrerende direktør Det ble gjort følgende funn: Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket I Helse Midt-Norge RHF (RHF et) er det fra etablert en seksjon for innkjøp og logistikk i økonomiavdelingen. Seksjonen ledes av en seksjonsleder og består i tillegg av en innkjøpsleder. Videre opplyses det at det er ansatt en seniorrådgiver som skal jobbe med innkjøp og en prosjektleder som skal jobbe med logistikk. Disse vil tiltre i løpet av høsten. Av mottatt informasjon fremgår det at direktørene for de ulike avdelingene i RHF et har fullmakt til å forplikte foretaket i offentlige anskaffelser. Fullmakten er avgrenset til kontrakter med en øvre kostnadsramme på Kr , eks. mva. Styret i Helse Midt- Norge RHF har i møte 5. februar 2009 behandlet fullmaktstruktur i Helse Midt-Norge RHF.

18 18 Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok 18. juni 2008 (sak 65/08) at det skal etableres en regional anskaffelsesfunksjon etter en nettverksmodell. Denne modellen innebærer en bedre samordning, utarbeidelse og innføring av felles prosesser, bruk av felles teknologi/elektroniske hjelpemidler osv. Modellen er basert på en forutsetning om forpliktende samarbeidsavtaler og tydelige roller. Forslag til samarbeidsavtale og mandat for nettverket er sendt i e-post til innkjøpsansvarlige i helseforetakene den 7. mai I e-posten fremgår det at dokumentene er et førsteutkast og at det skal behandles i direktørmøte 10. juni d.å. RHF et har ikke utarbeidet et felles skriftlig system (rutiner, prosedyrer, maler) som benyttes av alle som arbeider med anskaffelsesprosesser. Det foreligger imidlertid en del private systemer som enkeltansatte har utarbeidet og som oppbevares på den enkeltes pc. Det finnes ikke elektroniske verktøy som er direkte knyttet til gjennomføring av anskaffelsesprosesser, som for eksempel konkurransegjennomføringsverktøy. Det er i hovedsak programmene Excel og Word som benyttes i anskaffelsessammenheng. Det opplyses at Helse Midt-Norge RHF har inngått avtale med Visma Services om elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV). I tillegg opplyses det at det skal innføres et elektronisk evalueringsverktøy. Det skal foretas implementering og opplæring for innkjøpsmedarbeidere i helseforetaksgruppen i løpet av høsten Det er opplyst at alle arkivverdige dokumenter legges inn i ephorte. Det finnes ikke system (rutiner, retningslinjer og lignende) for oppfølging og kontroll av at regler og rutiner følges. RHF et har avvikssystem som ligger i kvalitetssystemet EQS. Det opplyses at dette avvikssystemet ikke anvendes på anskaffelsesområdet. Det er opplyst at det for tiden arbeider to personer på heltid med offentlige anskaffelser. I tillegg er personell fra andre avdelinger involvert i ulike anskaffelsesprosesser. Det kom frem ulike oppfatninger blant de intervjuede om hvordan rollefordelingen er mellom innkjøpsseksjonen og øvrige avdelinger er når det gjelder ansvar for og gjennomføringen av anskaffelsesprosessen. Flere av de intervjuede mener at det pr. i dag er for lite ressurser for å sikre en forsvarlig håndtering av anskaffelsesområdet. Regelverkskompetanse er tilegnet gjennom kurs, selvlæring og erfaring gjennom å arbeide på området. Både den innkjøpsfaglige kompetansen og regelverkskompetansen hos personellet som arbeider med anskaffelser, fremstår som god. Opplæring på innkjøpsområdet er ikke satt i system i form av kompetanseutviklingsplan eller lignende. Det fremgår av mottatt informasjon at ansatte har deltatt på diverse kurs den senere tid, men det vises ikke til noen utarbeidet plan for området. Det kom fram opplysninger i intervjuene som tyder på at det ikke er stort fokus fra ledelsen på dette området. p Im lementering av konsernbestemmelser og etiske retningslinjer Flere av de intervjuede kjente ikke til konsernbestemmelsene og de etiske retningslinjer som er vedtatt av styret. Av de som kjente til bestemmelsene, var noen blitt oppmerksomme på disse i forbindelse med revisjonsvarselet. Ingen av de intervjuede kjente til om de aktuelle dokumentene var oversendt formelt til helseforetakene. Det har ikke vært mulig å fremskaffe dokumentasjon som viser om dokumentene er oversendt til administrerende direktør eller andre i helseforetakene.

19 19 Det har fremkommet opplysninger som tyder på at dokumentene ikke er forankret i RHFledelsen og heller ikke implementert i RHF s organisasjon. Testing av utvalg av anskaffelser Testing av utvalgte anskaffelser viser at regelverket følges der man har kjørt anskaffelsesprosess. En av testene gjelder avtale om drift av offentlig poliklinikk innen fysikalsk medisin og rehabilitering. Her foreligger en avtale fra Avtalen er overtatt fra Sør-Trøndelag fylkeskommune. Internrevisjonen har ikke fått seg forelagt dokumentasjon fra en eventuell anskaffelsesprosess. Dette dreier seg om et kjøp på ca. kr 11, 5 mill. i en periode på et år. En av testene gjelder avtale vedrørende anskaffelse av byråtjeneste for utvikling og gjennomføring av dialogkonferanser innen psykisk helsevern. Kjøp av denne tjenesten er ikke konkurranseutsatt med begrunnelse i tidspress. Dette dreier seg om et kjøp på ca , Revisjon ved Rusbehandling Midt-Norge HF Følgende personer ble intervjuet: Sissel Hovland Nordaune, økonomidirektør Dag Hårstad, administrerende direktør Leif Sverre Hoel, avdelingsleder veksthuset Molde Det ble gjort følgende funn: Kompetanse og system for å sikre etterlevelse av regelverket Innkjøpsfunksjonen i Rusbehandling Midt-Norge er organisert under økonomidirektør. Det er ingen som er ansatt til kun å jobbe med innkjøp. Det opplyses at målet er å få lagt mest mulig av innkjøpsfunksjonen ut til enhetene. Den enkelte enhet har fullmakt til å foreta anskaffelser for inntil kr ,-. Anskaffelser ut over dette beløpet må godkjennes av administrerende direktør. Det er noen skriftlige rutiner for gjennomføring av anskaffelsesprosessen i foretakets kvalitetssystem EQS: prosedyre for overordnet mål og policy for innkjøpsområdet. Det er ikke tatt i bruk elektroniske hjelpemidler i anskaffelsesprosessen bortsett fra de tradisjonelle programmene som Excel og Word. Det finnes ikke system for oppfølging og kontroll av at regler og rutiner følges. Det opplyses at det pr. i dag brukes et system med sjekkliste, men at man er i startfasen på dette. Foretaket har avvikssystem som ligger i kvalitetssystemet EQS. Det opplyses at dette avvikssystemet ikke anvendes på anskaffelsesområdet. Det opplyses at regelverkskompetanse er tilegnet gjennom kurs, selvlæring og gjennom å arbeide på området. Opplæring på innkjøpsområdet er delvis satt i system i form av kompetanseutviklingsplan for økonomidirektør. For enhetsledere og andre som er involvert i anskaffelser planlegges dette til høsten I tillegg til økonomidirektøren er det flere i administrasjonen som er involvert i forbindelse med anskaffelser. Det er imidlertid ingen faste som arbeider med området. I enkelte tilfeller har man benyttet seg av konsulenttjenester i forbindelse med store anskaffelser. I tillegg er juridisk kompetanse i RHF et benyttet. Ute i enhetene er det