Oppsummeringsrapport Helse Midt-Norge RHF Overgang fra døgnbehandling til dagbehandling og/eller poliklinikk

Transkript

1 Oppsummeringsrapport Helse Midt-Norge RHF Overgang fra døgnbehandling til dagbehandling og/eller poliklinikk Dato INTERNREVISJONEN

2 2 Innholdsfortegnelse 1. Rapportinformasjon Bakgrunn og formål Omfang og avgrensning Metode Revisjonskriterier Sentrale funn Vurderinger og anbefalinger... 15

3 3 1. Rapportinformasjon Revisjonsperiode: 10. oktober 2010 til 1. mars Virksomhet: Oppdragsgiver: Revisorer: Kontaktperson: Helse Midt-Norge RHF Styret for Helse Midt-Norge RHF v/revisjonskomiteen Internrevisjonen: Terje Hanssen med bistand fra Ernst & Young AS Terje Hanssen 2. Bakgrunn og formål I de senere årene har det vært fokus på økt bruk av dagbehandling/poliklinikk og redusert døgnbehandling. Omleggingen begrunnes med ønske om å øke aktiviteten og redusere kostnader, samt gi pasientene et bedre tilbud. Internrevisjonen i Helse Midt-Norge har på vegne av styret i Helse Midt-Norge gjennomført en revisjon på dette området i Helse Midt- Norge. Hovedformålet med revisjonen har vært å undersøke om en eventuell overgang fra døgnbehandling til mer dagbehandling/poliklinikk har gitt de forventede/planlagte effektene. I utgangspunktet forventes det bl.a. følgende effekter av en slik omlegging: - Økt aktivitet - Redusert antall sengeplasser - Redusert bemanning Disse effektene vil igjen gi grunnlag for å oppnå reduserte kostnader dersom frigjorte ressurser tas ut av driften. 3. Omfang og avgrensning Revisjonen er gjennomført ved fire helseforetak i regionen. Revisjonen har omfattet den somatiske aktiviteten og psykiatri har således ikke vært inkludert i revisjonen. Videre er det ikke gjort analyser eller intervjuer på avdelingsnivå eller institusjonsnivå. Revisjonen har hatt fokus på følgende problemstillinger: I hvilken grad det faktisk har vært gjennomført en omlegging fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk i regionen. Hvilke mål, strategier og planer som er utarbeidet i forhold til satsing på omleggelse fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk. Hvorvidt planene er gjennomført og fulgt opp. Hvorvidt de fastsatte målene er oppnådd.

4 4 4. Metode Revisjonen er gjennomført etter standard revisjonsmetodikk med følgende hovedaktiviteter: Kartlegging/datainnhenting og dokumentanalyse: I revisjonen er det gjort kartlegging av i hvilken grad det faktisk har vært gjennomført en omlegging av døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk i regionen. Dette er gjort gjennom innhenting av data fra Helsedirektoratet Norsk pasientregister (NPR). Videre er det innhentet og analysert relevant dokumentasjon som belyser problemstillingene. Eksempel på slik dokumentasjon er planer og strategier på ulike nivå samt data fra NPR. I tillegg til disse dokumentene er også en rekke andre styrende dokumenter, styremøtereferater, budsjettdokumenter, årlige meldinger m.m. for årene , gjennomgått. Intervju: Revisjonen har bestått av en intervjudel der foretaksledelsen i de reviderte enhetene er intervjuet. Internrevisjonen har også innhentet relevant informasjon fra Helse Midt-Norge RHF og Norsk Pasientregister i form av samtaler og dokumentasjon. 5. Revisjonskriterier Ved gjennomføring av revisjonen har vi vurdert overgangen fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk i forhold til følgende tre grunnlag: Lover og forskrifter Strategi 2020 for Helse Midt-Norge Ledende praksis Lover og forskrifter Hvorvidt pasientene skal legges inn eller behandles ved dagbehandling/poliklinikk er ikke direkte regulert i lov eller forskrift. I Lov om spesialisthelsetjenesten 2-1a fremkommer det at de regionale helseforetakene har ansvar for å sørge for at befolkningen i helseregionen tilbys spesialisthelsetjeneste. Det er et krav i lovens 2-2 at tjenestene som ytes skal være forsvarlige. Dette innebærer blant annet drift og organisering må være lagt opp slik at dette kravet tilfredstilles. Ved vesentlig omlegging av driften må således forsvarligheten i relasjon til dette vurderes. Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten krever at virksomheter som yter helsetjenester skal ha etablert internkontroll som sikrer at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Strategi 2020 I Helse Midt-Norges høringsdokument strategidokument 2020, kapittel 3.6 økonomisk bærekraft, heter det at pasientbehandlingen skal effektiviseres, sitat: Den økonomiske veksten til spesialisthelsetjenesten vil bremses. Det er derfor helt sentralt at vi har fokus på produktivitetsforbedringer. Samdata-tall tyder på at Helse Midt-Norge har potensial for mer effektiv drift av sykehusene enn vi har i dag.

5 5 Videre skrives det, sitat: Overgangen fra døgn til dag- og poliklinikkbehandling går ikke raskt nok. Det er også store variasjoner mellom sykehusene i Helse Midt-Norge. Flere pasienter bør behandles poliklinisk eller ved dagbehandling. Bedre tilrettelagte pasientforløp og omlegging til dagaktivitet/poliklinikk vil fortsette innen mange fagområder og derved redusere den gjennomsnittlige liggetiden ytterligere. Fokus på mer dag- og poliklinikkbehandling og mindre bruk av døgnbehandling er viktige tiltak for driftsøkonomien i sykehusene. I tillegg kan nevnes at et av de fem strategiske målene frem mot 2020 er Rett kompetanse på rett sted til rett tid. I denne sammenheng fokuseres det på helhetlige, forutsigbare og effektive pasientforløp og på at det kreves riktig type kompetanse på riktig sted til rett tid. Sett i sammenheng med at det i fremtiden forventes å bli knapphet på arbeidskraft som kan gå inn i helsetjenesten, vil det implisitt i strategien være sentralt å ha en så effektiv og lite ressurskrevende behandling som mulig uten at dette går ut over kvaliteten. Ledende praksis En god prosess ved vurdering og gjennomføring av større endringsprosesser er illustrert i figuren nedenfor: 1. Strategiskvurdering 2. Konsekvensutredning 3. Beslutning 4. Planlegging 5.Gjennomføring og løpende oppfølging 6. Måling av resultater 7. Evaluering Strategisk vurdering: Gjennomføring av en vurdering av om tiltaket er i tråd med virksomhetens mål og strategier. Konsekvensutredning: Utredning av samlede konsekvenser av tiltaket. Fokus på konsekvenser for kvalitet, økonomi, interessenter, ansatte inklusive risikovurdering. Beslutning: Beslutning må fattes på riktig nivå i forhold til tiltakets størrelse, kompleksitet og risiko. Planlegging: Konkrete og tilstrekkelige plandokumenter bør utarbeides for å sikre styrt gjennomføring og god oppfølging av tiltaket. Gjennomføring og løpende oppfølging: Gjennomføringen bør løpende følges opp med regelmessig rapportering, risikovurdering og behandling i styrende organer. Måling av resultater: Det bør foretas en løpende måling av om målsatte resultater og effekter av tiltaket oppnås. Evaluering: Det samlede prosjektet bør evalueres i ettertid. I kartleggingen har revisjonen hatt fokus på å avdekke om helseforetaket har utført de handlinger modellen tilsier bør utføres i forbindelse med omlegginger.

6 6 6. Sentrale funn I dette avsnittet presenteres funnene som er gjort i revisjonen på overordnet nivå. Merk at antallet døgnbehandlinger og dagbehandling/poliklinikk for 2010 er estimert ut fra data per 2. tertial da endelige data for 2010 ikke forelå på analysetidspunktet. Estimatet er basert på aktiviteten i 3. tertial i 2009 i forhold til aktiviteten i de to første tertialene i Merk også at DRG-ene for Dialyse, kjemoterapi, rehabilitering, stråleterapi og fødsler (dvs. DRG-ene: 317x, 410x, 462x, 370, 371, 372, 373, 374, 375 og 382) av hensyn til sammenligningen ikke er tatt med i datagrunnlaget. Analyse i forhold til befolkningstall baserer seg på befolkningstall per 1. januar 2011 (gjelder for alle årene slik at vesentlige endringer i befolkningsgrunnlaget ikke er fanget opp). Disse analysene er kun tatt inn i denne sammendragsrapporten og inngår ikke i de enkelte rapportene per helseforetak. Vi har ikke mottatt tall for antall senger i Antall senger Figur 1: Utvikling i antall senger i Helse Midt-Norge (Kilde: Helsedirektoratet, Økonomi og analyse) Antall senger Figur 1 viser utviklingen av sengekapasiteten i Helse Midt-Norge fra Totalt sett har det vært en betydelig reduksjon de siste fem årene.

7 7 Figur 2: Utvikling i antall senger i de fire helseforetakene (Kilde: Helsedirektoratet, Økonomi og analyse) Antall senger St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Figur 2 viser utviklingen av sengekapasiteten i de fire helseforetakene i Helse Midt-Norge fra St. Olavs Hospital HF har redusert kapasiteten mens de øvrige helseforetakene har hatt relativt stabil kapasitet. Figur 3: Utvikling i antall senger per tusen innbygger (Kilde: Helsedirektoratet, Økonomi og analyse) Antall senger per tusen innbygger 3,3 3,1 2,9 2,7 2,5 2,3 2,1 1,9 1,7 1, St. Olavs Hospital HF 3,2 3,1 2,7 2,6 2,5 Helse Sunnmøre HF 2,7 2,8 2,7 2,6 2,5 Helse Nordmøre og Romsdal HF 2,3 2,3 2,2 2,2 2,0 Helse Nord Trøndelag HF 2,1 2,0 2,0 2,0 2,0 Antall senger i forhold til befolkningstall har sunket for alle helseforetakene i perioden. St. Olavs Hospital HF har imidlertid hatt størst nedgang, men ligger fortsatt med høyest antall senger per innbygger i 2009.

8 8 Antall døgnopphold Figur 4: Utvikling i antall døgnopphold i Helse Midt-Norge (Kilde: Helsedirektoratet, NPR) Antall døgnopphold Antall døgnpasienter har vært relativt stabilt i perioden. Antallet økte svakt i perioden , men har fra 2008 fram til 2010 sunket tilbake til 2005-nivå. Figur 5: Utvikling i antall døgnopphold i de fire helseforetakene (Kilde: Helsedirektoratet, NPR) Antall døgnopphold St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Antall døgnpasienter har vært relativt stabilt også mellom de ulike foretakene. St. Olavs Hospital HF har hatt en viss nedgang over perioden som helhet mens Helse Sunnmøre HF har hatt noe stigning.

9 9 Figur 6: Utvikling i antall døgnopphold per tusen innbygger (Kilde: Helsedirektoratet, NPR) Antall døgnopphold per tusen innbygger St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Utviklingen i forhold til befolkningstall viser at Helse Sunnmøre har hatt en økning i antall døgnopphold per tusen innbyggere i perioden mens St. Olavs Hospital HF har hatt en viss nedgang. Utviklingen for de øvrige helseforetakene har vært noe svingende, men med små endringer i perioden totalt sett. Dagbehandling/poliklinikk Figur 7: Utvikling i dagbehandling/poliklinikk i Helse Midt-Norge (Kilde: Helsedirektoratet, NPR). Dagbehandling/poliklinikk I perioden har dagbehandling/poliklinikk totalt sett hatt en økende trend. Spesielt observeres en kraftig økning i årene

10 10 Figur 8: Utvikling i dagbehandling/poliklinikk i de fire helseforetakene (Kilde: Helsedirektoratet, NPR). Dagbehandling/poliklinikk St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Dagbehandling/poliklinikk har steget for alle helseforetakene i perioden. St Olavs Hospital HF har imidlertid hatt en klart sterkere økning enn de øvrige. Figur 9: Utvikling i dagbehandling/poliklinikk per tusen innbygger (Kilde: Helsedirektoratet, NPR) Dagbehandling/poliklinikk per tusen innbygger St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Sammenlignet med befolkningstall, har samtlige helseforetak hatt en økning i dagbehandling/poliklinikk. Helse Nord Trøndelag har imidlertid hatt en svakere økning enn de øvrige helseforetakene.

11 11 Personalutvikling Figur 10: Personalutvikling i Helse Midt-Norge (Kilde: Helse Midt-Norge, personalkuben, data per mai hvert enkelt år) Personalutvikling Totalt sett har ressursbruk målt i antall årsverk vært relativt stabilt i perioden Antallet årsverk økte fra 2005 til 2006 for så å reduseres til Fram til 2010 har utviklingen vært relativt stabil. Figur 11: Personalutvikling i de fire helseforetakene (Kilde: Helse Midt-Norge, personalkuben, data per mai hvert enkelt år) Personalutvikling St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Ved å se på helseforetakene hver for seg synliggjøres det at St. Olavs Hospital HF ser ut til å være hovedårsaken til den samlede økningen i antall årsverk fra og den påfølgende reduksjonen frem mot For øvrig har utviklingen vært relativt stabil.

12 12 Figur 12: Personalutvikling per tusen innbygger (Kilde: Helse Midt-Norge, personalkuben, data per mai hvert enkelt år) Personalutvikling per tusen innbygger 26,0 24,0 22,0 20,0 18,0 16,0 14,0 St. Olavs Hospital HF 24,2 24,9 23,6 23,3 23,5 23,6 Helse Sunnmøre HF 17,0 17,7 17,5 17,9 18,7 18,7 Helse Nordmøre og Romsdal HF 17,9 18,3 18,2 18,3 18,0 17,7 Helse Nord Trøndelag HF 16,0 16,6 16,4 16,4 16,7 16,7 Sammenligningen av befolkningstall og personalutvikling gir mye av det samme bildet som de øvrige fremstillingene, med en økning og påfølgende reduksjon i antall årsverk for St. Olavs Hospital HF og en relativt stabil utvikling i de øvrige helseforetakene. Helse Sunnmøre HF ser imidlertid her ut til å ha en mer stigende trend. Utgifter til leie av helsepersonell Figur 13: Utvikling i utgifter til leie av helsepersonell i Helse Midt-Norge (Kilde: Helse Midt-Norge) Utgifter til leie av helsepersonell (NOK) ' ' ' ' ' ' I perioden har utgifter til leie av helsepersonell utviklet seg som vist i grafen over. Utgiftene ble redusert fra 2005 til 2007 for så å øke fram til Utgiftene ble igjen redusert fram til 2010, og har sunket totalt sett i perioden.

13 13 Figur 14: Utvikling i utgifter til leie av helsepersonell i de fire helseforetakene (Kilde: Helse Midt-Norge) Leie av helsepersonell ' ' ' ' ' ' ' St. Olavs Hospital HF ' ' ' ' ' ' Helse Sunnmøre HF 4 187' 8 013' 8 285' ' ' ' Helse Nordmøre og Romsdal HF ' ' 9 617' ' ' 9 885' Helse Nord Trøndelag HF 7 509' 5 701' 4 571' 3 980' 8 210' ' Figur 14 viser at Helse Sunnmøre HF og Helse Nord Trøndelag HF har hatt en økning av utgifter til leie av helsepersonell i perioden. Helse Nordmøre og Romsdal HF hadde en økning i perioden , men har redusert utgiftene til under 2005-nivå frem mot St. Olavs Hospital HF har hatt en kraftig reduksjon i utgiftene til leie av helsepersonell i perioden. Figur 15: Utvikling i utgifter til leie av helsepersonell per tusen innbygger (Kilde: Helse Midt-Norge) Leie av helsepersonell per tusen innbygger St. Olavs Hospital HF Helse Sunnmøre HF Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Nord Trøndelag HF Figur 15 viser at det er en nedgang for St. Olavs Hospital i perioden, mens Helse Nordmøre og Romsdal er tilbake på ca. samme nivå som i 2007 etter å ha hatt en topp i De to øvrige helseforetakene har en gradvis økning i perioden.

14 14 Aktivitetsøkningen i helseregionen de siste årene ser ut til å være innen dagbehandling/poliklinikk. Samlet sett innebærer dette en betydelig vridning fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk. Antallet senger er redusert betydelig uten tilsvarende reduksjon i døgnbehandlingen. Dette indikerer også betydelig reduksjon i gjennomsnittlig liggetid. Samtidig som det samlet har vært en betydelig aktivitetsøkning i perioden ser det ut til at ressursbruken i form av årsverk har holdt seg stabilt. Nedenfor presenteres våre funn relatert til hvert av de 7 stegene i modellen presentert i kapittel 5. For ytterlige beskrivelser vises det til det enkelte foretaks rapport. 1. Strategisk vurdering Helseforetakene i regionen har hatt fokus på reduksjon av sengeplasser og overgang fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk. Omleggingen framgår i styresaker for samtlige av foretakene, blant annet i forbindelse med økonomiske besparelser i tilknytning til budsjettprosessen. Utover dette er omleggingen i varierende grad beskrevet i strategiske dokumenter. 2. Konsekvensutredning Dokumentene som er framlagt for internrevisjonen viser at to av fire foretak har gjennomført en eksplisitt konsekvensutredning for omleggingen. 3. Beslutning Beslutningen om reduksjon av sengeplasser og omlegging fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk har vært behandlet og vedtatt i styret ved alle fire helseforetakene i regionen. 4. Planlegging Helse Nordmøre og Romsdal beskriver gjennomføringsprosessen for omlegging i egen rapport, mens Helse Nord-Trøndelag beskriver tilpasningstiltaket i vedlegg til styrevedtak. Utover dette har ikke internrevisjonen blitt forelagt konkrete plandokumenter på overordnet nivå. 5. Gjennomføring og løpende oppfølging Økonomiske konsekvenser av omleggingen er tett fulgt opp, blant annet gjennom månedlig rapportering til styret. Gjennomføring og oppfølging utover dette varierer i henhold til hvordan omleggingen er organisert ved det enkelte foretak. Varierende grad av planlegging har også medført ulik oppfølging. 6. Måling av resultater Det er gjennomført måling og oppfølging av de økonomiske målsetningene med tiltakene. Utover dette er status og framdrift i varierende grad dokumentert for hvert enkelt foretak. 7. Evaluering Det er foretatt evaluering av delprosesser og resultatoppnåelse, men ikke gjennomført en større helhetlig evaluering av omleggingen ved noen av helseforetakene.

15 15 7 Vurderinger og anbefalinger Helseforetakene i regionen har de siste årene alle hatt fokus på overgang fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk, men med ulikt utgangspunkt. Prosessene som er gjennomført i de ulike helseforetakene har vært ulike, og enkelte helseforetak har større forbedringspotensial enn andre. Nedenfor oppsummeres vurderinger og anbefalinger som er felles for flere helseforetak, men ikke nødvendigvis for alle. For konkret vurdering av hvert helseforetak, vises det til det enkelte helseforetaks rapport. I hvilken grad er det faktisk gjennomfør en omlegging fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk? Alle helseforetakene i regionen har hatt en aktivitetsøkning som i hovedsak er ivaretatt ved økning i dagbehandling/poliklinikk. Alle helseforetakene har hatt en relativt sett økning i dagbehandling/poliklinikk i forhold til døgnbehandling. Dette har resultert i nedgang i sengekapasitet for samtlige foretak og en total nedgang på 15 % for Helse Midt-Norge i perioden Hvilke mål, strategier og planer er utarbeidet i forhold til satsingen på omleggelse fra døgnbehandling til dagbehandling/poliklinikk? Helse Nordmøre og Romsdal HF har utviklet et godt og detaljert planleggingsdokument for de vedtatte omleggingene. For de andre foretakene har internrevisjonen ikke blitt forelagt konkrete plandokumenter, og en systematisk planlegging av prosjektene synes å mangle. Formulering av mål, strategier og planer for en aktivitet, er viktige redskaper for å kunne måle resultatet av en aktivitet. Slik internrevisjonen ser det, er dette en viktig del av god styring og kontroll med virksomheten. Hvorvidt er planene fulgt opp og mål oppnådd? Forelagt dokumentasjon og opplysninger i revisjonen, viser at økonomiske tiltak og effekter er tett fulgt opp av ledelse og styre. Helseforetakene i regionen hadde ved oppstart i varierende grad definert konkrete planer og målsetninger og har kommet ulikt i prosessen. Dette har også medført varierende oppfølging av omstillingen. Anbefaling Det anbefales at helseforetakene i regionen etablerer system som sikrer at følgende momenter ivaretas i forbindelse med omstillingsprosjekter: forankring av omstillingsprosjekter på riktig beslutningsnivå målsettinger og strategier for omstillinger i beslutningsdokumenter bør det tydelig framgå hvordan omleggingen henger sammen med helseforetakets strategi beskrivelse av prosess for omstillingsprosjektet konsekvensutredninger av omstillingstiltak besluttende organ stiller tydelige krav til planlegging av de vedtatte gjennomføringene besluttende organ for omlegginger definerer tydelig hvordan oppfølging og tilbakerapportering skal foregå gjennomføring av risikovurderinger måling av resultat evaluering av prosjektet

16 16 Punktene over ivaretas i varierende grad av helseforetakene. Konkrete anbefalinger for hvert enkelt helseforetak finnes i det enkelte helseforetaks rapport. Alle helseforetakene i regionen bør utarbeide en beskrivelse av prosessen ved gjennomføring av store omlegginger slik at det kan dokumenteres at forsvarlighetskravet ivaretas.