for anskaffelse av nytt topp dekke på eksisterende kunststoffdekke for utendørs friidrettsanleggets ved Kjølnes stadion.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG for anskaffelse av nytt topp dekke på eksisterende kunststoffdekke for utendørs friidrettsanleggets ved Kjølnes stadion. Arbeidet skal utføres i perioden 1-31juli Arbeidet følger kontrakts bestemmelser i NS 8405 Tilbudsfrist: klokken 12.00

2 Innholdsfortegnelse 1 Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Frister Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Tilbudsåpning Omkostninger Underleverandører Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen Miljøkrav Fremdriftsplan/kvalitetssikring Leveringstid Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Garanti og service Opplæring og rådgivning Leverandørens tilbud Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudsopplysninger Pristilbud Kvalifisering av leverandør... 7 Økonomiske og tekniske minstekrav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest for betalt merverdiavgift HMS-egenerklæringsskjema Økonomisk gjennomføringsevne Tekniske og faglige kvalifikasjoner Valg av leverandør Kontrakt Vedlegg Leverandørens dokumentasjonsliste... 9

3 1 Kort beskrivelse av oppdraget Konkurransen gjelder levering og struktursprøyting av kunststoffdekke med rødt EPDMgummigranulat på friidrettsbaner og gult EPDM-gummigranulat på kantområdene for det utendørs firidrettsanlegget ved Kjølnes stadion. Se kap.3 for mer detaljerte opplysninger. 2 Gjennomføring av konkurransen Konkurransen er kunngjort i Doffin. Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Anskaffelsesprosedyre Åpent anbud. 2.2 Frister Befaring: Ingen fellesbefaring i forkant av anbudet, men kan etter ønske bistås av: Bjørn Sverre Nyrud (0047) , Tom Christensen , eller Finn Resch Frist for å stille spørsmål til konkurransen: Fredag Tilbudsfrist (tilbudet skal være kommunen i hende): Fredag kl Klagefrist: 14 dager etter utsendt brev om valgt firma Vedståelsesfrist: Fredag For sent innlevert tilbud blir avvist. 2.3 Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med anbudet skal rettes til: Porsgrunn kommune Kontaktperson: Bjørn Sverre Nyrud, Tom Christensen og Finn Resch Adresse: Rådhusgata 7, 4 etg. Telefon: Bjørn Sverre Nyrud (0047) , Tom Christensen , eller Finn Resch E-post: bjorn.sverre.nyrud@porsgrunn.kommune.no, tom.christensen@porsgrunn.kommune.no; finn.resch@porsgrunn.kommune.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere som har meldt at de vil gi tilbud. Dersom det er ønskelig med å få oversendt bilder av anlegget kan henvendelse rettes til: finn.resch@porsgrunn.kommune.no 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket: Nytt toppdekke på Kjølnes friidrett stadion. Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk eller engelsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse, og må være mottatt av kommunen før tilbudsfrist: 3

4 Porsgrunn kommune Servicesenteret Storgata Porsgrunn Kontaktperson: Bjørn Sverre Nyrud Postadresse: Postboks 128, 3901 Porsgrunn Tilbud pr. e-post eller telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.7 Underleverandører Vi ønsker en totalleverandør som kan dokumentere nødvendig vilje og evne til å påta seg ansvar for hele leveransen. Dersom en tilbyder ønsker å inkludere underleverandører for å komme med et komplett tilbud, skal tilbyderen stå som hovedleverandør. Det må også beskrives i tilbudsbrevet hvem tilbyder ønsker å benytte som underleverandør og de samme kvalifikasjonskrav gjelder for denne som for tilbyder. 3 Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Kunststoffdekke for friidrett på Kjølnes Stadion Anlegget er fra 1999 og det er lagt et kunstoffdekke av Neotan på asfaltert underlag. Anslått til 5700 m2 med rød farge på banedekke og 2500 m2 med gul farge. Det asfalterte underlaget under dette er uten setningsskader. I 2011 ble mesteparten av friidrettsdekket utbedret for sprekkdannelse men noe arbeid gjenstår i forhold til dette. Anslås til å utgjøre ca 50 løpemeter til sammen. Det har ut fra en forhåndsvurdering blitt besluttet at bare vanngjennomslippelige dekker med struktursprøytet overflate er aktuelle. Tilbyderen må selv spesifisere belegg og leggemåte, på basis av de krav som fremgår av denne beskrivelse. Tilbyderen må i eget følgeskriv sette opp "bruksinstruks" som også gir oversikt over ikke Tillatte belastninger og eventuelle nødvendige beskyttelsestiltak. Det forutsettes bruk av 9 mm pigger i løpsøvelser og maks 12 mm i hopp og spydkast. Settekasse for stavsprang ønskes en annen plassering enn dagens løsning. Det skal lages dreneringsløsning med avrenningsrist langs langsidene av banen anslås til 200m. Nyttbanedekke skal merkes etter gjeldende internasjonal IAAF merkeplan med tillegg for spesielle norske hekkøvelser, 1000 m stafett, startstrek for 1500 m hinder og 4 x 60 m stafett. Dette utføres i henhold til Norsk plan for tilleggs merking. 4

5 Kontroll av underlag Grensesnittet for denne entreprisen er komplett ferdig påsprøytet toppdekke i minst to påføringer og tilsammen i en tykkelse på minimum 4,0 mm. Det skal monteres satsplanker og stavkasser eksisterende plassering av denne på skal flyttes til motsatt baneside av dagens plassering. Toleranse og kvalitetskrav Overflatejevnhet: Maksimum 6 mm avvik på 4 m rettholt og maksimum 4 mm avvik på 1 m rettholt (sprang i høyden). Det kreves av det ferdige dekket at: 1. Belegget er klebet til underlaget med garantert heft over hele påsprøytet areal. 2. Alle skjøter samt alle overganger til andre materialer skal være kontinuerlig limt/sveiset med garantert heft. Alle avslutninger skal være rette og tette, Uten sårbare angrepspunkter. 3. Alle skjøter skal være plane uten sprang og sjenerende overganger. 4. Alle funksjonskrav angitt i vedlagte "KUNSTSTOFFDEKKER TIL FRIIDRETT - UTENDØRS - FUNKSJONSKRAV" skal være oppfylt. 3.2 Miljøkrav Tilbyderens spesifikasjon På basis av forannevnte krav, skal tilbyderen spesifisere i spesifikasjonsskjemaet og gi en beskrivelse/produktinformasjon av det belegg som tilbys. Eventuelle produktblad vedlegges tilbudet. Det forutsettes at produktene som anvendes ikke er helsefarlige for utleggermannskapet og at de ikke skader omgivelsene. PRODUKTREGISTERET Tlf.: Hjemmeside: Alle gjeldende forskrifter gitt av norske myndigheter vedr. dokumentasjon på forhånd og produksjon/legging av kunststoffbelegg skal følges. Beskyttelse av omgivelser og tilstøtende konstruksjoner Før sprøyting av toppdekket må tilstøtende gjerde inkl. porter, kantsteiner, gressarealer m.m. tildekkes slik at forurensing med sprøytemasse ikke kan forekomme. Ev. uhell er tilbyders ansvar, og forsikringsbevis må forevises. Forvaltning drift - vedlikehold (FDV). FDV-instruks for tilbudt kunststoffdekke skal, i foreløpig utgave, leveres med tilbudet. Kunststoffdekke-entreprenøren skal levere en komplett FDV-instruks, dvs. inkl. dokumentasjon, i 2 eksemplarer til byggherren min. 1 uke før befaring for besiktigelse av det ferdige utlagte kunststoffdekket. FDV-instruksen skal omfatte alle nødvendig tiltak som anses som nødvendig for at kunststoffdekket skal opprettholde de definerte funksjonsegenskapene i dekkets "normale levealder. Det er spesielt viktig at tilbyder angir utstyr og metoder for rengjøring av banen, hyppighet etc. 3.3 Fremdriftsplan/kvalitetssikring Entreprenøren skal i sitt tilbud legge fram en fremdriftsplan for oppdraget, og redegjøre for hvordan kvalitetssikringen ivaretas i gjennomføringsprosessen. Byggherrens representant har rett til å utøve kontroll når som helst i alle faser av arbeidet uten at dette fratar entreprenøren ansvar for utførelsen. Entreprenøren skal i nødvendig grad være behjelpelig i forbindelse med kontrollen. 5

6 3.4 Leveringstid Levering/montering av toppdekket skal gjøres fra tirsdag og ferdigstilles senest torsdag Leveringsbetingelser Fritt levert alt av materiell og arbeid inkludert i anbudssummen. Det skal være ryddig rundt anleggsstedet etter endt arbeidsdag. Avfall skal i containere og ikke bli liggende i spredte hauger. Materiell pakkes under presenninger. 3.6 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er halve kontrakts beløpet betales som A-konto ved oppstart og andre halvpart ved ferdig utlagt og oppmerket banedekke. Siste utbetaling skjer når ferdigbefaring har funnet sted + 30 dager betalingsfrist. 3.7 Garanti og service Det må opplyses hvilken garanti og service som gjelder for leveransen. 3.8 Opplæring og rådgivning Leverandøren må dokumentere kompetanse på produktet og kunne råd gi Porsgrunn kommunes personale, samt gi opplæring på vedlikehold av leveransen. FDV må leveres. 4 Leverandørens tilbud Tilbudet skal inneholde følgende poster: 4.1 Kvalifikasjonsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 5. Kvalifikasjon av leverandør. 4.2 Tilbudsopplysninger Tilbudet skal inneholde all dokumentasjon som etterspørres under pkt. 3. Kravspesifikasjon. 4.3 Pristilbud Prisen skal oppgis i NOK, ekskl. mva. med en totalsum for hele oppdraget, samt splittet opp i følgende delpriser: Legging av dekke (del pris total og i m2). Flytting av 1 stk. stavkasse Reparasjon av skader i eksisterende dekke. Legging av dreneringsrist (del pris total og i lm). Oppmerking (som spesifisert i pkt. 3.1) Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Dette gjelder også personalkostnader som hotellopphold, kjøring, diett m.m. i forbindelse med arbeidet. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. 6

7 Ved endrede mengder i forhold til angitt i pristilbudet (antall m2, lm etc.), skal det i sluttregnskapet tas utgangspunkt i enhetsprisene. 5 Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 5.1 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.2 Attest for betalt merverdiavgift Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.3 HMS-egenerklæringsskjema Utfylt HMS egenerklæringsskjema. (Eks. vedlagt konkurransegrunnlaget). 5.4 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning). Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som kommunen kan akseptere. 5.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Kapasitet. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av dette prosjektet. Kompetanse. Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre dette oppdraget. Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av dette oppdraget. 7

8 Referanser. Liste over de mest relevante oppdrag for friidrettsbaner med tilsvarende renovering av kunststoffdekke etter år Inkludert kontaktperson, telefon nr., e-postadresse og oppdragets verdi. 6 Valg av leverandør Følgende vil bli lagt til grunn ved vurdering av tilbudene: Kriterium Vekt Priser og kostnader 60 % Produktkvalitet 20 % Service, garanti og opplæring 20 % Totalt 100% Beregningsmodell For hvert kriterium rangeres det enkelte tilbud på en poengskala fra 1 10, der 10 er høyest. Beste tilbud innenfor hvert kriterium oppnår 10 poeng. Hvor stor del av poengskalaen som benyttes ved poenggivningen avhenger av hvor store forskjeller det er mellom tilbudene på de enkelte kriteriene. Poeng pr. kriterium multipliseres med kriteriets vekt. Det tilbud som oppnår høyest totalscore, defineres som det økonomisk mest fordelaktige tilbudet og er vinner av konkurransen. Priser og kostnader 60 % vekt Herunder vurderes total pris på tilbudet. Pris og kostnader skal spesifiseres iht. pkt Produktkvalitet 20 % vekt Herunder vurderes kvaliteten på tilbud produkt, levetid og vedlikeholdskostnader. Service og garanti 20 % vekt Herunder vurderes service, opplæring og garanti etter leveransen. 7 Kontrakt Kommunens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. Det vil bli inngått NS 8405 kontrakt med den leverandør som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 6). Kontrakten utarbeides av kommunen og undertegnes av begge parter. 8

9 8 Vedlegg 8.1 Leverandørens dokumentasjonsliste Tilbyder skal i skjemaet nedenfor fylle ut opplysninger om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: Følgende dokumentasjon er vedlagt (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 5.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 5.2) HMS-egenerklæringsskjema (jfr. pkt. 5.3). Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 5.4). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 5.5) Vedlegg nr. Andre opplysninger: Dokumentasjon Beskrivelse av produkt, produktkvalitet og produktsortiment (jfr. pkt. 3.1) Dokumentere miljøkrav (jfr. pkt. 3.2) Fremdriftsplan og kvalitetssikring (jfr. pkt. 3.3) Bekreftelse på levering iht. leveringstid (jfr. pkt. 3.4). Bekreftelse på aksept av leveringsbetingelser og betalingsbetingelser (jfr. pkt. 3.5 og 3.6). Beskrivelse av garantibetingelser og service (jfr. pkt. 3.7) Beskrivelse av opplæring og rådgivning (jfr. pkt.3.8). Pristilbud (jfr. pkt. 4.3 og 6). Vedlegg nr. 9