Utlysningsreferanse: Friprog prosj#2, Web-samhandling

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for anskaffelse av et web-basert samhandlings- og dokumenthånteringssystem til Friprogsenteret Utlysningsreferanse: Friprog prosj#2, Web-samhandling Tilbudsfrist: klokken Innholdsfortegnelse 1 Konkurransegrunnlag for anskaffelse av et web-basert samhandlings- og dokumenthånteringssystem til Friprogsenteret Innledning Om oppdragsgiver Kort beskrivelse av oppdraget Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Frister og tidsplan Spørsmål til konkurransen Innlevering av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Vedståelsesfrist Tilbudsåpning Omkostninger Kravspesifikasjon Beskrivelse av anskaffelsen Funksjonskrav... 6

2 8.3 Leveringsbetingelser Betalingsbetingelser Fri programvare Prosjekt- og framdriftsplan for implementering og godkjenning av leveransen Garanti Opplæring og rådgivning Leverandørens tilbud Tilbudets utforming Pristilbud Kvalifisering av leverandør Økonomiske og tekniske minstekrav Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Attest for betalt merverdiavgift HMS krav Økonomisk gjennomføringsevne Tekniske og faglige kvalifikasjoner Referanser Valg av leverandør Kontrakt Vedlegg Leverandørens kontaktinformasjon Kvalifiseringsdokumentasjon Prosjektplan Prisangivelsesskjema Innledning 1.1 Om oppdragsgiver I offentlig sektor finnes mange store utfordringer knyttet til interoperabilitet og åpne standarder. Et av områdene er knyttet til dokumentformater hvor man i dag har en situasjon hvor leverandøreide formater dominerer det offentlige markedet. Dette gjelder spesielt for formatene doc. og.xls som er dokumentformater for tekst og regneark. I praksis betyr dette at det kreves spesifikk leverandøreid programvare for å lese offentlige dokumenter. Dette har skapt en uheldig markedsituasjon hvor offentlige virksomheter leverer pålagte offentlige tjenester basert på proprietære formater og innbyggere tvinges til å gå til anskaffelse av programvare for å kunne komme i dialog med offentlige virksomheter. Målet er at man som bruker skal være uavhengig av produkt gjennom at informasjon legges ut under en åpen standard som ODF. Regjeringens avgjørelse knyttet til å gjøre ODF, sammen med PDF og HTML, til obligatoriske formater ved publisering av offentlige nettsider med virkning fra for nye dokumenter, er et ledd i arbeidet med å fremme åpne dokumentformater. Fornyings- og administrasjonsdepartementet har gitt Friprogsenteret i oppdrag å lyse ut prosjekter som skal sikre at løsninger i offentlig sektor harmoniserer med OpenOffice. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 2

3 Dette skal gjøres ved å: utvikle og sette sammen et samhandlings- og dokumenthåndteringssystem. utvikle og tilgjengeliggjøre en «tolk» for import/eksport av OpenOffice til og fra fagsystemer. etablere kompetansetiltak knyttet til bruk av fri programvare, og spesielt OpenOffice i offentlig sektor. Nasjonalt kompetansesenter for fri programvare, Friprogsenteret, er oppdragsgiver for prosjektet. Det skal etableres en referansegruppe av offentlige virksomheter som en del av prosjektet. 1.2 Kort beskrivelse av oppdraget Prosjektet skal utvikle et fritt tilgjengelig webbasert samhandlings- og dokumenthåndteringssystem utviklet i fri programvare til bruk i offentlig sektor. Systemet skal kunne gjenbrukes. Verktøy for samhandling og dokumentarbeid basert på web-grensesnitt er i ferd med å etableres som standard i offentlig sektor. Mange offentlige virksomheter vil i løpet av de neste årene etablere prosjektportaler, intranett og rollebaserte portaler innenfor eksempelvis administrasjon og utdanning. Utfordringen innenfor dette området er at man i dagens marked ser klare begrensninger knyttet til proprietære dokumentformat og programvaren knyttet til disse formater. I praksis betyr dette at mange offentlige virksomheter i dag kun har et alternativ for denne typen programvare. Denne utviklingen bidrar til ytterlige leverandørbindinger på et nivå som går på tvers av fagsystemer. Flere av funksjonene i fagsystemer og samhandlings- og dokumenthåndteringssystem knyttes direkte til programvare, og gjerne også nyeste versjon av denne. Prosjektet skal bidra til å fremme implementering og bruk av ODF og OpenOffice og skal utvikle en samhandlingsløsning basert på fri programvare som også støtter åpne dokumentformater i tillegg til proprietære. Her skal prosjektet basere seg på plattformer i markedet hvor man gjennom et prosjekt kan videreutvikle funksjonalitet med spesiell fokus på offentlige virksomheter. Resultatet skal gjøres tilgjengelig under en fri lisens slik at løsningen kan gjenbrukes av alle offentlige virksomheter. Det vil også være et mål at løsningen blir plattformuavhengig slik at den kan implementeres og driftes sammen med eksisterende løsninger. Dette kan man for eksempel gjøre gjennom å utvikle grensesnitt gjennom portlets som kan brukes av portalplattformer og fagsystemer uavhengig av teknologien. Det vil i dette prosjekt legges sterk vekt på at man søker å gjenbruke allerede eksisternede prosjekter/teknologi i markedet da det finnes en rekke fri programvarebaserte rammeverk som kan danne grunnlag for denne utviklingen. Det kan også være aktuelt å se til internatsjonale prosjekter som kan implementeres i Norge basert på fri programvareplattformer som er utviklet for offentlig sektor i andre land. Prosjektet skal dokumenteres med utgangspunkt i at programvaren skal gjenbrukes i ulike typer offentlig virksomheter, både med tanke på størrelse og organisering. Det skal utvikles informasjon og veiledning rettet mot bruker, administrator og installasjon som skal gjøres tilgjengelig under åpen lisens. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 3

4 Krav til løsningen er beskrevet i kravspesifikasjonen som er en del av anbudsdokumentene. Etter utvikling og aksept av systemet skal kildekoden for løsningen gjøres allment tilgjengelig under en fri lisens. Leveransen skal være tilgjengelig for gjenbruk og videreutvikling på Delingsbazaren.no. Tildelingen av oppdraget vil være knyttet til at leverandøren velger en lisens som gir oppdragsgiver full rådetrett over programvaren og plattformen som er valgt for utviklingsprosjektet. Opsjon I tillegg til systemutviklingen, ber oppdragsgiveren om en opsjon for drift av det utviklede system som tjeneste (SaaS) i tre år, med mulighet for forlengelse av ytterlig to år. 2 Gjennomføring av konkurransen Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne tilbudsinnbydelsen stiller krav om, og følge samme inndeling/nummerering som konkurransegrunnlaget. Tilbud som avviker fra konkurransegrunnlaget kan bli avvist. Følgende kontraktsstandard legges til grunn for anskaffelsen: Systemutvikling: Statens standardavtale utvikling (SSA-U), nyeste versjon. Vedlikeholdsavtale: Statens standardavtale den lille vedlikeholdsavtalen Driftsopsjon: Statens standardavtale for drift (SSA-D) Det er leverandørens ansvar å skaffe tilveie siste avtaleversjoner fra: Konkurransen er regulert av lov og forskrift om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer, senest ved lov 30. juni 2006 nr. 41. Forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Fremmet av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Endret ved forskrift 24. november 2006 nr Informasjon om regelverket er å finne på Fornyings- og administrasjonsdepartementet internettsider Oppdragsgiver forutsetter at anskaffelsen (utviklingsdelen) ligger under EØSterskelverdien for vare og tjenestekontrakter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 4

5 2.2 Frister og tidsplan For sent innlevert tilbud blir avvist Tentativ fremdriftsplan for konkurransen er som følger Milepæl Dato Kunngjøring Tilbyderkonferanse kl:10:30 Spørsmålsfrist Tilbudsfrist kl. 12:00 Evaluering Forhandlinger Innstilling Meddelelse om tildeling Klagefrist (10 dager) Kontraktssignering Leveranse Spørsmål til konkurransen Spørsmål i forbindelse med tilbudet skal rettes til: Friprogsenteret Kontaktperson: Christer Gundersen/Heidi Arnesen Austlid Adresse: Grønland 58, 3045 Drammen Telefon: / E-post: prosjekt@friprog.no Alle relevante spørsmål med svar, vil bli anonymisert og distribuert til samtlige interessenter/tilbydere som har meldt sin interesse. I forbindelse med konkurransen vil det bli avholdt en tilbyderkonferanse på , kl hos Friprogsenteret, Grønnland 58 i 7 etg. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet sendes/leveres i lukket nøytral konvolutt merket Tilbud vedr. Friprog prosj#2, Web-samhandling Tilbudet skal bestå av følgende: Ett 1 sett i papirformat Ett 1 - sett elektronisk, enten på USB eller CD. Tilbudet skal være utformet på norsk. Tilbudet skal leveres/sendes til følgende adresse: Friprogsenteret Kontaktperson: Christer Gundersen/Heidi Austlid Postadresse: Grønland 58, 3045 Drammen Besøksadresse: Papirbredden, Grønland 58, 3045 Drammen Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 5

6 Oppdragsgiver ber om at det etter tilbudfristens utløp sendes en elektronisk kopi av tilbudet på epost til Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. Tilbud pr. telefaks aksepteres ikke. Tilbyder kan ikke gjøre endringer i tilbudet eller kalle tilbudet tilbake etter tilbudsfrist. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlag Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige tilbyderne som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle rettelser, suppleringer, endringer og nye opplysninger vil bli lagt ut på Doffin. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2.6 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 2.7 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig i minimum 60 dager fra tilbudsfristen. 2.9 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli protokollført Omkostninger Omkostninger som tilbyderen pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 6

7 3 Kravspesifikasjon 3.1 Beskrivelse av anskaffelsen Se vedlegg 3.kravspesifikasjon. 3.2 Funksjonskrav Se vedlegg 3.kravspesifikasjon. 3.3 Leveringsbetingelser Fritt levert på anvist sted. 3.4 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelsene er fri leveringsmåned + 30 dager. Betalingsbetingelser systemutvikling: 30% ved bestilling, 50 % ved leveranse, 20 % etter at leveransen er godkjent av Oppdragsgiver. Prosjektet har fastpris. Betalingsbetingelser opsjoner: avklares under forhandlinger. 3.5 Fri programvare Kildekode og all dokumentasjon utviklet for den leverte løsningen skal gjøres allment tilgjengelig som fri programvare. 3.6 Prosjekt- og framdriftsplan for implementering og godkjenning av leveransen Leverandøren skal legge ved utkast til prosjektplan for implementering av tilbudt systemløsning. Planen skal bl.a. inneholde prosjektbeskrivelse med forslag til start- og sluttdato. Planen må godkjennes av Oppdragsgiver (se også pkt. 8.4). Godkjenningsperioden for leveransen skal være 1 måned, og starter ved godkjent sluttdato for implementeringsprosjektet (dvs. godkjent akseptprøve). Ønsket tidsplan for levering av systemet er Garanti Se avtalevilkår for Statens standardavtaler for utvikling. Når det ikke inngås vedlikeholdsavtale skal ytelse i garantiperioden spesifiseres i vedlegg 3 til avtalen (SSA-U), oppdraggiver ønsker en garantiperiode på et år fra godkjent akseptprøve 3.8 Opplæring og rådgivning Leverandør skal legge frem forslag til og pris på anbefalt opplæring for personell for å garantere at leveransen holder den kvaliteten som er forutsatt. Opplæringen skal omfatte et minimum, men skal samtidig være så god at Oppdragsgiver har et tilstrekkelig grunnlag for å godkjenne leveransen. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 7

8 4 Leverandørens tilbud 4.1 Tilbudets utforming Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses og dokumenteres. Tilbudet skal ha følgende disposisjon: 1.Signert tilbudsbrev med vedståelsesfrist 2.Tilbyders kontaktinformasjon (jf vedlegg 8.1) 3.Tilbyders løsningsbeskrivelsen i henhold til kravspesifikasjonen 4.Utfylt kravmatrise, jf vedlegg 3 kravspesifikasjon 5.Utfylt prisskjema, priser i NOK eks. mva. (jf avsnitt 8.4), inklusive opsjoner og pris for vedlikeholdsavtalen 6.Samtlige forbehold fra tilbyder inkl. eventuelle endringsforslag til kontrakten (SSA-U) 7.Tilbyders prosjektplan med prosjektbeskrivelse og fremdriftsplan (jf vedlegg 8.3) 8.Tilbyders svar på kvalifikasjonskravene (med disposisjon som i vedlegg 8.2) 9.Tilbyders kvalitetssystem 4.2 Pristilbud For denne konkurransens utviklingsdel ønsker oppdragsgiver et fastpris tilbud, som skal inneholde alle kostnader for systemutvikling, test, kvalitetssikring, dokumentasjon og feilretting under garantiperioden. Som utgangspunkt for prisangivelsen ligger vedlagt prisskjema, se pkt Prisene skal oppgis i NOK, ekskl. mva. Leverandørens øvrige kostnader (gebyrer, godtgjørelser og lignende) skal være inkludert. Alle enhetspriser skal omfatte komplette produkter, løsninger og/eller tjenester. Deler, komponenter, utstyr, tjenester m.m. som ikke er priset i tilbudet, men som er nødvendig for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, anses som inkludert. 5 Kvalifisering av leverandør 5.1 Økonomiske og tekniske minstekrav Kvalifikasjonskravene ved denne forespørselen er listet opp nedenfor, og hvilke dokumentasjon som kreves framlagt for å vurdere om kravene er oppfylt.tilbud fra leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskrav vil bli avvist. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 8

9 5.2 Attest for betalt skatt og trygdeavgifter Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av kemner/kommunekasserer for skatt- og arbeidsgiveravgift (ikke eldre enn 6 mnd.). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.3 Attest for betalt merverdiavgift Dokumentasjon: Skatteattest RF 1244 utstedet av skattefogden/fylkesskattesjefen for merverdiavgift (ikke eldre enn 6 mnd). Leverandører med forretningsadresse utenfor Norge, skal levere attest utstedt av vedkommende myndighet i hjemlandet. 5.4 HMS krav HMS egenerklæring skal legges ved leveransen 5.5 Økonomisk gjennomføringsevne Det kreves at tilbyderen har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Dokumentasjon: Fremleggelse av selskapets komplette årsregnskap for de to siste regnskapsår (dvs. resultatregnskap, balanseregnskap, styrets årsberetning og revisjonsberetning) for den del av virksomheten som er relevant for programvareutvikling.. Dersom tilbyder har gyldig grunn til ikke å legge ved denne dokumentasjonen, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 5.6 Tekniske og faglige kvalifikasjoner Tilbyderen skal dokumentere å ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Oversikt over tilbyders gjennomsnittlige arbeidsstyrke relevant for programvareutvikling av systemer lignende det forespurte og antall medarbeidere i den administrative ledelse. Oversikt over antall medarbeidere som vil være involvert for gjennomføringen av denne kontrakten. Kompetanse Tilbyderen skal ha tilstrekkelig kompetanse til å gjennomføre kontrakten av dette omfang. Dokumentasjon: Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 9

10 Oversikt over formell faglig kompetanse og erfaring for medarbeidere som vil være involvert i gjennomføringen av denne kontrakten. CV for aktuelle medarbeidere vedlegges. 5.7 Referanser Dokumentasjon: Liste over de viktigste leveranser/avtaler av tilsvarende karakter de siste tre år, herunder leveransens verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Manglende oppfyllelse av økonomiske og tekniske minstekrav fører til at tilbudet blir avvist. 6 Valg av leverandør Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i h.h.t. følgende tildelingskriterier: Kriterium Vekt Score Totalkostnad 1 30 % 1-10 Priser, kostnader og kontraktsbetingelser Produktmessige egenskaper 30 % 1-10 (herunder bl.a. kvalitet, funksjonalitet ift. kravspesifikasjon, brukervennlighet, integrasjon mot andre produkter, referanser) Leverandørens relevante kompetanse og 30 % 1-10 kapasitet Leveringstid 10% 1-10 Totalt 100 % Sum vektet scoringer Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er Kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt alle deltakerne i konkurransen i rimelig tid før kontrakt inngås. Innstillingen inneholder en begrunnelse for valget og angir frist (karenstid) for leverandører til å klage over beslutningen. 1) Totalkostnad beregnes som utviklingskostnad + kostand for driftsopsjon over tre år + kostnad for systemvedlikehold over 3 år. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 10

11 Det vil bli inngått kontrakt med den/de leverandør(er) som er vektet høyest i henhold til tildelingskriteriene (jfr. pkt 6). Kontrakten utarbeides av Oppdragsgiver og undertegnes av begge parter. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 11

12 8 Vedlegg 8.1 Leverandørens kontaktinformasjon Tilbyder skal i tilbudet opplyse følgende om egen organisasjon: Kontaktinformasjon: Firmanavn: Kontaktperson: Besøksadresse: Postadresse: E-postadresse: Telefon (kontor): Telefon (mobil): Telefaks: 8.2 Kvalifiseringsdokumentasjon Følgende dokumentasjon skal legges ved (merk at manglende dokumentasjon kan føre til at tilbudet avvises): Økonomiske og tekniske minstekrav, Jfr. pkt Dokumentasjon Attest for betalt skatt og trygdeavgift (jfr. pkt. 5.1) Attest for betalt merverdiavgift (jfr. pkt. 5.2) Foretakets årsregnskap (jfr. pkt. 5.3). Tekniske og faglige kvalifikasjoner (jfr. pkt. 5.4) Referanseliste (jfr. pkt. 5.5) Vedlegg nr. 8.3 Prosjektplan Utkast til prosjektplan skal vedlegges tilbud (se også pkt. 3.6). Prosjektplan skal bl.a. inneholde beskrivelse av: Prosjektorganisering og -rapportering Tidsplan, med start- og sluttdato, viktige milepæler med ca. dato Prosjektbeskrivelse og gjennomføringsplan Estimat for Oppdragsgivers ressursinnsats, målt i antall timer pr. delprosjekt Plan for opplæring Avviks- og endringshåndtering Kritiske suksessfaktorer Avslutning og overgang til driftsfase Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 12

13 8.4 Prisangivelsesskjema Systemløsning: Beskrivelse Systemløsning ihht. Kravspesifikasjon, Komplette kostnader for design, utvikling, test og dokumentasjon, inkl. feilretting i garantiperiode fast pris: Opsjon: kostand for installasjon og for drift av tjenesten i tre år: NOK eks mva. Feilretting og brukerstøtte etter godkjent leveranse, pris over 1 år:: Opplæring, med kursdokumentasjon: Komplett dokumentasjon, inkl. brukerhåndbøker og teknisk dokumentasjon, for leveransen: Timepris (for ytelser utover det som er dekket av kontrakten), differensieres etter type personell (prosjektleder, utvikler, tester, etc) Det skal oppgis totale kostnader ved installasjon og opplæring, inkl. reise/reisetid/diett/opphold. Pris for Opplæring og installasjon oppgis pr. dag og pr time. Konkurransegrunnlag samhandling og dokumenthåndtering 13