1 Anskaffelsens bakgrunn og målsetning

Transkript

1 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 8 1 Anskaffelsens bakgrunn og målsetning 1.1 Oppdragsgiver DEN NORSKE KIRKE Sandnes kirkelige Fellesråd, heretter Oppdragsgiver, ønsker tilbud på Gand kirke belysning, som beskrevet i de administrative bestemmelser, og i del 2 spesielle kontraktsvilkår med vedlegg herunder teknisk kravspesifikasjon. 1.2 Behovsbeskrivelse Det ønskes tilbud på Gand kirke, jfr. Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg nr. 2 - Teknisk kravspesifikasjon for nærmere beskrivelse av den ytelse/tjeneste kontrakten skal regulere. 1.3 Kontraktstype/vilkår Dette blir en avtale om kjøp av tjeneste og tilhørende ytelser. Det er ment å inngå én avtale. Tilbyder skal også gi tilbud på tilleggsytelser som kan benyttes ved siden av hovedytelsen. 2 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget er inndelt i to deler: Den første delen inneholder informasjon om anskaffelsesprosessen og hvordan tildeling av kontrakt skal skje, samt krav til utformingen av tilbudet. Denne delen kalles administrative bestemmelser. Den andre delen kalles spesielle kontraktsvilkår som utgjør utkast til kontrakt med beskrivelse av kontraktens gjenstand, og som tilbudet skal baseres på. Del 1, Administrative bestemmelser for anskaffelsen Del 1 består av: Administrative bestemmelser for anskaffelsen med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Sjekkliste og kontraktsopplysninger (skal fylles ut og legges ved tilbudet) Vedlegg 2 - HMS erklæring (skal fylles ut og legges ved tilbudet) Del 2, Spesielle kontraktsvilkår Del 2 består av: Spesielle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Varekatalog med priser (skal fylles ut og legges ved tilbudet) Vedlegg 2 Teknisk kravspesifikasjon Vedlegg 3 Alminnelige kontraktsvilkår 3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69, og Forskrift om offentlige anskaffelser, heretter FOA, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr. 402.

2 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 8 Potensielle leverandører oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN- og eventuelt i TED-databasen. 3.1 Prosedyrebestemmelse Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse vil det ikke være anledning til å forhandle om vilkår i avtalen, og det er ikke anledning til å endre eller å forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger jfr. FOA 12-1 og Feil, uklarheter eller andre mangler i tilbud Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter Forskrift om offentlige anskaffelser FOA (1) og (1). Oppdragsgiver oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 4 Frister og fremdriftsplan: 4.1 Frister Orientering og befaring Interesserte tilbydere inviteres for deres egen regning - til orienteringsmøte og befaring i utbyggingsområdet. Møtet holdes for flere entrepriser Onsdag den kl 10:30 ved Gand kirke Umiddelbart etter møtet befares Gand kirke Påmelding til befaring skjer til ingvar.josdal@sandnes.kirken.no innen Endelig frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være kommet frem til og være oppdragsgiver i hende senest Fredag 22. januar 2010 innen kl. 13: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til Etter dette tidspunktet bortfaller tilbudet i sin helhet. Vedståelsesfristen kan forlenges ytterligere etter anmodning fra oppdragsgiver. Leverandørens forlengelse skal være skriftlig.

3 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av Tentativ fremdriftsplan Følgende fremdriftsplan er planlagt Dato Fredag 15. januar 2010 Aktivitet Frist for innsendelse av spørsmål Fredag 22. januar kl.13:00 Mandag 25. januar 2010 Ukene 4 og 5 Fredag 05. februar 2010 Mandag 15. februar 2010 Frist for innlevering av tilbud (angis med klokkeslett) Anbudsåpning Evaluering og avklaring Utsendelse av vedtak om kontraktsinngåelse Signering av kontrakt 5 Krav og utdypende eller supplerende krav til leverandør (kvalifikasjonskriterier) Kvalifikasjonskrav gjelder krav til leverandøren som skal sannsynliggjøre leverandøren sin evne til å gjennomføre kontrakten. Kvalifikasjonskravene settes som minimumskrav til leverandøren ved etttrinnsprosedyrer og ved totrinnsprosedyrer uten deltakerbegrensning. Ved totrinnsprosedyrer der det er begrenset deltakelse fremgår den nedre og øvre grense av kunngjøringen i sammen med hovedtrekkene og krav til dokumentasjon. 5.1 Skatteattest Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattest fra sine land. 5.2 Fagregister: Tilbyderen skal fremlegge attest som viser at han er registrert i det offentlige, faglige register som bestemt i lovgivningen i det land hvor han er etablert. Leverandører registrert i Norge skal fremlegge attest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund (firmaattest).

4 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av Kredittvurdering Kredittvurdering av Dun & Bradstreet AS eller annen tilfredsstillende kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Leverandører med dårligere rating enn A eller tilsvarende (kredittverdig uten sikkerhet) vil ikke bli tildelt kontrakt. 5.4 Innfrielse av tekniske krav Innfrielse av samtlige krav i Teknisk kravspesifikasjon. Kravet anses oppfylt og dokumentert ved utfylt matrise. SKJEMA MED SJEKKLISTE OG FOR KONTRAKTSOPPLYSNINGER LIGGER VEDLAGT (VEDLEGG NR 1) OG SKAL FØLGE ANBUDET I UTFYLT STAND. 6 Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Oppdragsgiver vil tildele avtale til den som leverer det mest fordelaktige tilbudet mht. vektlegging av følgende (overordnede) kriterier i prioritert og vektet rekkefølge jfr. FOA 13-2 og Tildelingskriteriets relative vekt er angitt i intervallet %, og utgjør samlet sett 100 %. Scoren på hvert tildelingskriterium gis i intervallet 1-10, der 10 er beste score. Alle kriterier skal dokumenteres gjennom skriftlig tekst i tilbudet fra leverandør. Leverandørens beskrivelse i tilbudet vil bli lagt til grunn for evalueringen og rangeringen av tilbudene. Vinneren sin tilbudsbesvarelse blir innarbeidet i utkastet til spesielle kontraktsvilkår Del II, og vil bli bindende i kontraktsforholdet. Totalkostnader 40 % Funksjonalitet 30 % Service 10 % Opplæring 10 % Leveringstid 10 % 6.1 Totalkostnad 1. Anskaffelseskostnad 2. Driftskostnader 3. Årlige kostnader for evt. servicekontrakt 6.2 Funksjonalitet 1. Funksjon 2. Brukervennlighet 3. Servicevennlighet

5 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av Service 1. Serviceorganisasjon 6.4 Opplæring 1. Oppfølging (i forbindelse med levering og etter garantiutløp) 6.5 Levering 1. Leveringstid hovedprodukt 2. Levering forbruk/deler 7 Pris Alle priser skal baseres på de krav som fremkommer i Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg. Prisene er faste i avtaleperioden, og er eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert emballasje, toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuelt andre avgifter, se spesielle kontraktsvilkår pkt. 4. De tilbudte prisene er faste og bindende i vedståelsestiden, og gjelder fra inngåelse av kontrakt og justeres i samsvar med spesielle kontraktsvilkår pkt Kommunikasjon i tilbudsperioden 8.1 Språk All kommunikasjon skal være på norsk. 8.2 Spørsmål og kommunikasjon under konkurransen Alle spørsmål og henvendelser angående anskaffelsen, samt påmelding av deltakere til tilbyderkonferanse skal rettes til oppdragsgivers saksbehandler som er: Kontaktperson Telefonnummer E-postadresse Ingvar Josdal Ingvar.josdal@sandnes.kirken.no Alle spørsmål skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Spørsmål/svar vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige tilbydere. Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert med spørsmål/svar. Eventuelle endringer av konkurransegrunnlaget vil også kunngjøres på i løpet av utlysningsperioden. Leverandører som henvender seg til andre personer enn saksbehandler som er oppgitt i konkurransegrunnlaget kan bli avvist.

6 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Rettelse, supplering eller endring Ved rettelser, suppleringer eller endringer av et konkurransegrunnlag, vil konkurransegrunnlaget bli oppdatert, og hvilke endringer som er blitt gjort tydelig merket. Rettelser, suppleringer eller endringer av et konkurransegrunnlag vil bli lagt ut på Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert med den siste reviderte utgaven av konkurransen. 8.4 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som leverandøren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelse av tilbud, og som ikke meddeles oppdragsgiver umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller som grunnlag for rettslig behandling. 9 Krav til utforming av tilbudet 9.1 Utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til følgende fremgangsmåte. Alle punkter må besvares, og struktureres på følgende måte. 1. Tilbudsbrev (forside med underskrift av bemyndiget person). 2. Aksept for at kravene i tilbudsgrunnlaget med vedlegg er akseptert og eventuelle forbehold. Alle forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Samtlige forbehold til tilbudsgrunnlaget og vedleggene skal plasseres under dette punktet i tilbudet. Det er ikke anledning til å trekke forbehold etter at tilbudet er levert. Dokumentasjon knyttet til Kvalifikasjonskriterium 3. To skatteattester jfr. Del 1 pkt Firmaattest fra Foretaksregisteret. (Brønnøysund) jfr. Del 1 pkt Kredittvurdering (Dun & Bradstreet AS) jfr. Del 1 pkt Utfylt matrise kvalifikasjonskrav jfr. Del 1 pkt. 5.4 Dokumentasjon knyttet til Tildelingskriterium og Kontraktskrav 7. Pris. (Hovedytelse og tilleggsytelser, eventuelle priser på tilhørende produkter) Skal fylles ut på vedlagte Excel ark. Jfr. Del 2 vedlegg Kvalitet/funksjonalitet jfr. Del 1 pkt. 6.2 og Del 2 vedlegg Service jfr. Del 1 pkt. 6.3 og Del 2 vedlegg 10. Opplæring jfr. Del 1 pkt 6.4 og Del 2 vedlegg Leveringsvilkår jfr. Del 1 pkt 6.5 og Del 2 vedlegg 2 Manglende informasjon i tilbudet eller vesentlige avvik fra denne disposisjonen kan medføre avvisning av tilbudet.

7 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av Innbinding, emballering og antall kopier Tilbudet skal fremsendes skriftlig med en original, en kopi, og to komplette tilbud ønskes elektronisk på CD rom. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Original tilbudet + 1 stk Kopi: (2 eks) Originaltilbudet + 1 stk kopi skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Hver perm skal merkes med tilbyders navn, saksnummer og permnummer. Ved originaltilbudet + kopi skal det også følge med et komplett tilbud elektronisk på CD rom i pdf/tiff-format. 9.3 Merking av tilbud Tilbud legges i nøytral og dobbel konvolutt. Den ytterste konvolutten merkes tydelig med Tilbud nr. 1004/09 Gand kirke belysning samt Åpnes kun av adressat. 9.4 Undertegning av tilbud Tilbudet skal være undertegnet av autorisert representant for leverandøren. 9.5 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet leveres direkte til oppdragsgiver ved: Sandnes kirkelige Fellesråd v/ Bygningforvalter Ingvar Josdal. Adresse: Eidsvolsgata 49, 4307 SANDNES Det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er kommet frem til oppdragsgiver på angitt sted innen innleveringsfristen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 10 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 11 Utprøving På anmodning må tilbudte produkter kunne stilles vederlagsfritt til disposisjon for nærmere vurdering/utprøving hos oppdragsgiver.

8 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 8 12 Behandling av tilbudet 12.1 Åpning av tilbudet Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Men åpningen vil skje ved Sandnes kirkelige fellesråd Per Øyvind Skrede og Ingvar Josdal vil være tilstedet Avvisning av tilbudene Oppdragsgiver vil avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud, herunder at etterspurt dokumentasjon er utelatt, eller tilbudet er i strid med forutsetninger i konkurransegrunnlaget. Avvisning vil vanligvis skje uten at det gis anledning til ettersendelse av dokumentasjon Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 13 Inngåelse av kontrakt Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt varsles skriftlig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakt inngås (karenstid). Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter, både Oppdragsgiver og Leverandør har undertegner kontrakten jfr. FOA 13-3 (1) og 22-3 (1). ooooo00000ooooo