1 Anskaffelsens bakgrunn og målsetning

Transkript

1 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 9 1 Anskaffelsens bakgrunn og målsetning 1.1 Oppdragsgiver Stavanger Universitetssjukehus Helse Stavanger HF, heretter Oppdragsgiver, skal inngå avtale om kjøp av tjenester innen området dør til dør pasienttransport som beskrevet i de administrative bestemmelser, og i del 2 spesielle kontraktsvilkår med vedlegg. 1.2 Behovsbeskrivelse Syketransport er forbeholdt personer som skal til eller fra medisinsk behandling, og som av helsemessige årsaker ikke kan benytte ordinære rutegående transportmidler. Disse har av lege eller annen behandler fått utsted syketransportrekvisisjon (tidligere RTV rekvisisjon). Leveransen gjelder turer fra bopel/ bostedsadresse/ henteadresse til behandler (lege, fysioterapeut, psykolog med mer) og evt. fra behandler tilbake til bopel/bostedsadresse/henteadresse. Tjenesten skal være en 24 timers tjeneste. Tjenesten omfatter også transport av dagpasienter og andre pasienter som har fått utstedt oppdragsgivers rekvisisjon for drosjetransport ( Hvit drosjerekvisisjon). Tjenesten defineres, dersom ikke annet er spesielt beskrevet, som transport fra A (hentested) til B (leveringssted) inklusiv nødvendig bistand fra/til hentested / leveringssted / avdeling. Tjenesten omfatter ikke: transport av passasjerer som har behov for medisinsk behandling eller tilgang til utvalgt medisinsk utstyr under transporten (ambulansetransport). Leveransen skal dekke oppdragsgivers sitt behov for ekstraskyss i henhold til beskrivelse gitt i de administrative bestemmelser og Del 2 utkast til spesielle kontraktsvilkår med vedlegg. Transportoppdrag som krysser en eller flere kommunegrenser samordnes gjennom Oppdragsgivers kjørekontor. Transportoppdrag innen kommunegrenser eller innenfor sone 1, 2 og 3 bestilles enten av behandler, pasient eller pårørende alternativt kjørekontor. 1.3 Omfang Tjenesten omfatter syketransport innen og ut av Time og Klepp. 1.4 Tilbudsforespørsel Helse Stavanger HF ønsker tilbud på pasienttransport inndelt i fem transportkategorier. Det skal gis tilbud på pris på besatte km fra A til B med fri retur. Se nærmere spesielle kontraktsvilkår punkt 4. Transportkategorier: 1. Transport ut av kommunen, med samordning via kjørekontor Utføre transport av pasienter med rekvisisjon for ekstraskyss, med utgangspunkt i hentested etter ordre fra pasientreiser ved Stavanger Universitetssjukehus. Planlagte oppdrag vil være henting og bringing av pasienter over kommunegrensen. Pasienten skal i hovedsak transporteres fra dør til dør. Når det er hensiktsmessig vil tilbringerbil bli benyttet til/fra hovedaksen for transporten.

2 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 9 2. Transport innen kommunen Utføre transport av pasienter med rekvisisjon for ekstraskyss, med utgangspunkt i hentested. Transporten blir avgrensa av kommunegrensen. Transporten blir bestilt av pasient direkte, pårørende, rekvirent eller kjørekontor. 5 a. Tilrettelagt transport for funksjonshemmede ut av kommunen Hovedoppgaven er å transportere pasienter med rekvisisjon for ekstraskyss, og behov for tilrettelagt bil. Det vil også bli sendt med andre pasienter når dette er hensiktsmessig. b. Tilrettelagt transport for funksjonshemmede i kommunen Hovedoppgaven er å transportere pasienter med rekvisisjon for ekstraskyss, og behov for tilrettelagt bil. Det vil også bli sendt med andre pasienter når dette er hensiktsmessig 1.5 Kontraktstype/vilkår Dette blir en avtale om kjøp av transporttjenester og det er her snakk om å inngå en eller flere avtaler i hver transportkategori og i hvert transportområde. Alle tilbydere som leverer et tilbud som oppfyller minimumskravene vil bli vurdert for kontrakt. Tilbyderene vil bli inndelt etter transportkategori og rangert etter en totalvurdering i henhold til de oppgitte tildelingskriterier, se kap. 6 i dette dokument. Tilbyder skal derfor oppgi hvilken transportkategori de inngir tilbud på samt hvilke kommuner de kan kjøre i og spesifisere hvor mange biler som vil bli stilt til rådighet i kontraktsperioden, se eget felt for dette i priskatalogen del 2 vedlegg 1. Videre bes tilbyderene oppgi priser og satser i det format som fremkommer av del 2 vedlegg 1 (priskatalog). 1.6 Definisjoner: Oppdrag: Syketransport fra startadresse til sluttadresse. Dersom oppdragets sluttadresse ikke sammenfaller med startadressen, kan det i tillegg beregnes kilometer for korteste distanse fra sluttadresse til startadressen. Kapasitet: Antallet biler som stilles til rådighet til ethvert tidspunkt. Herunder at leverandøren er tilgjengelig når oppdraget bestilles. Hver tilbyder skal oppgi hvor mange biler vedkommende vil stille til sykehusets disposisjon. Både ordinære biler og biler tilrettelagt for rullestol. Ventetid: Når transportøren må vente fordi syketransporten skal samordnes, kan det beregnes godtgjørelse for ventetid. For å kreve ventetid skal pasientreiser i hvert enkelt tilfelle godkjenne omfanget av ventetiden. Det kan ikke beregnes ventetid i forbindelse med av og påstigning. Startadresse: Adresse for første hentested. Ved turer ut av kommunen er første hentested oppgitt av pasientreiser. Sluttadresse: Siste leveringssted Hentested: Hvor pasienten skal hentes. Skal fremgå av rekvisisjonen Leveringssted: Hvor pasienten skal fraktes til. Skal fremgå av rekvisisjonen Samordning: Samordning defineres som alle de tiltak som iverksettes (både av KKHB og av den enkelte transportør) for å få redusert antall transportoppdrag ved at hvert kjøretøy frakter så mange passasjerer som er mulig ut fra kjøretøyets kapasitet og hva som er tidsmessig hensiktsmessig ut fra de enkelte oppdragenes art.

3 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 9 2 Tilbyderkonferanse Torsdag 09 juli 2009 inviteres tilbydere til tilbyderkonferanse. Sted: SUS, admin. bygget 4 etasje. Tidspunkt: Kl Her inviteres tilbydere til å komme med kommentarer og spørsmål til konkurransegrunnlaget 3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget er inndelt i to deler: Den første delen inneholder informasjon om tjenesten og anskaffelsesprosessen samt krav til utformingen av tilbudet. Denne delen, Del 1, kalles administrative bestemmelser for anskaffelsen. Den andre delen, Del 2, kalles spesielle kontraktsvilkår. Del 1, Administrative bestemmelser for anskaffelsen Del 1 består av følgende dokumenter: Administrative bestemmelser for anskaffelsen med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Kvalifikasjonskrav Matrise (skal fylles ut og legges ved tilbudet) Vedlegg 2 HMS blankett (tom for utfylling av leverandør) Del 2, Kontraktsvilkår Denne delen inneholder et utkast til kontrakt med beskrivelse og krav som tilbudet skal baseres på. Del 2 består av Utkast til spesielle kontraktsvilkår med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Priskatalog (skal fylles ut og legges ved tilbudet) Vedlegg 2 Kravspesifikasjon: Transportkategori 1 og 2 (vanlig pasienttransport) Vedlegg 3 Kravspesifikasjon: Transportkategori 5 (transport av funksjonshemmede) Vedlegg 4 Taushetserklæring Vedlegg 5 Alminnelige kontraktsvilkår 4 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69, og Forskrift om offentlige anskaffelser, heretter FOA, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr Potensielle leverandører oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN- og eventuelt i TED-databasen. 4.1 Prosedyrebestemmelse Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse vil det ikke være anledning til å forhandle om vilkår i avtalen, og det er ikke anledning til å endre eller å forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger jfr. FOA 12-1 og Feil, uklarheter eller andre mangler i tilbud Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter Forskrift om offentlige anskaffelser FOA (1) og (1).

4 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 9 Oppdragsgiver oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 4 Frister og fremdriftsplan: 4.1 Frister Endelig frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være kommet frem til og være oppdragsgiver i hende senest Fredag 31 juli 2009 innen kl. 13: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til Etter dette tidspunktet bortfaller tilbudet i sin helhet. Vedståelsesfristen kan forlenges ytterligere etter anmodning fra oppdragsgiver. Leverandørens forlengelse skal være skriftlig. 4.2 Tentativ fremdriftsplan Følgende fremdriftsplan er planlagt Dato Torsdag 09. juli 2009 Fredag 24. juli 2009 Fredag 31. juli 2009 innen kl. 13:00 Mandag 17.august 2009 Uke Mandag 31. august 2009 Onsdag 09 september 2009 Aktivitet Tilbyderkonferanse Frist for innsendelse av spørsmål Frist for innlevering av tilbud (angis med klokkeslett) Anbudsåpning Evaluering og avklaring Utsendelse av vedtak om kontraktsinngåelse Signering av kontrakt 5 Krav og utdypende eller supplerende krav til leverandør (kvalifikasjonskriterier) Kvalifikasjonskrav gjelder krav til leverandøren som skal sannsynliggjøre leverandøren sin evne til å gjennomføre kontrakten. Kvalifikasjonskravene settes som minimumskrav til leverandøren ved etttrinnsprosedyrer og ved totrinnsprosedyrer uten deltakerbegrensning. Ved totrinnsprosedyrer der det er begrenset deltakelse fremgår den nedre og øvre grense av kunngjøringen i sammen med hovedtrekkene og krav til dokumentasjon. 5.1 Skatteattest Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder.

5 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 9 Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattest fra sine land. 5.2 Fagregister: Tilbyderen skal fremlegge attest som viser at han er registrert i det offentlige, faglige register som bestemt i lovgivningen i det land hvor han er etablert. Leverandører registrert i Norge skal fremlegge attest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund (firmaattest). 5.3 Kredittvurdering Kredittvurdering av Dun & Bradstreet AS eller annen tilfredsstillende kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Leverandører med dårligere rating enn A eller tilsvarende (kredittverdig uten sikkerhet) vil ikke bli tildelt kontrakt. 4.3 E-post adresse Leverandøren må ha e-post adresse for mottak av bestillinger. 4.4 HMS egenerklæring Leverandøren skal fylle ut vedlagte skjema som vil fungere som en egenerklæring om at leverandøren vil overholde lobestemte krav I Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Det er tilstrekkelig at den enkelte sentral leverer inn dette på vegne av sine underleverandører. Andre løyvehavere må fylle inn skjema og legge dette ved sitt tilbud. 5.4 Innfrielse av tekniske krav Innfrielse av samtlige krav i kravspesifikasjon, se Del 2 vedlegg 1. Kravet anses oppfylt og dokumentert ved utfylt matrise. SKJEMA MED SJEKKLISTE OG FOR KONTRAKTSOPPLYSNINGER LIGGER VEDLAGT (VEDLEGG NR 1) OG SKAL FØLGE ANBUDET I UTFYLT STAND. 6 Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Oppdragsgiver vil tildele avtale til den som leverer det mest fordelaktige tilbudet mht. vektlegging av følgende (overordnede) kriterier i prioritert og vektet rekkefølge. Tildelingskriteriets relative vekt er angitt i intervallet %, og utgjør samlet sett 100 %. Scoren på hvert tildelingskriterium gis i intervallet 1-10, der 10 er beste score. Alle kriterier skal dokumenteres gjennom skriftlig tekst i tilbudet fra leverandør. Leverandørens beskrivelse i tilbudet vil bli lagt til grunn for evalueringen og rangeringen av tilbudene. Vinneren sin tilbudsbesvarelse blir innarbeidet i utkastet til spesielle kontraktsvilkår Del II, og vil bli bindende i kontraktsforholdet. Totalkostnader 60 % Kapasitet 20 % Tilgjengelighet/ Service 15 % Funksjonalitet 5 %

6 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av Totalpris 60 % 1. Fastpris per løpende kilometer fra A til B. 2. Minstetakst for korte turer 6.2 Kapasitet 20 % 1. Antall taxier som kan være til disposisjon for oppdragsgiver. Antall biler tilrettelagt for funksjonshemmede som kan være til disposisjon for oppdragsgiver. 4.5 Tilgjengelighet/Service 15 % 1. Responstid. a. Angi responstid på de aktuelle kommunene det er aktuelt å kjøre i. i. F. eks. Er bilen stasjonert i Egersund og det gis tilbud på kjøring i Soknal og Lund, skal ca responstid oppgis. 2. Serviceorganisasjon 3. Dokumenterte systemer for klagebehandling og kvalitetssikring av tjenesteleveringen 6.3 Funksjonalitet 5 % Kravoppfyllelse utover minstekravene til kjøretøy 7 Pris Alle priser skal baseres på de krav som fremkommer i Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg. Prisene er faste i avtaleperioden, og er inklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuelt andre avgifter, se spesielle kontraktsvilkår pkt. 4. De tilbudte prisene er faste og bindende i vedståelsestiden, og gjelder fra inngåelse av kontrakt og justeres i samsvar med spesielle kontraktsvilkår pkt Kommunikasjon i tilbudsperioden 8.1 Språk All kommunikasjon skal være på norsk eller annet skandinavisk språk. 8.2 Spørsmål og kommunikasjon under konkurransen Alle spørsmål og henvendelser angående anskaffelsen, samt påmelding av deltakere til tilbyderkonferanse skal rettes til oppdragsgivers saksbehandler som er: Kontaktperson Telefonnummer E-postadresse Ingvar Josdal igjo@sus.no Alle spørsmål skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Spørsmål/svar vil bli lagt ut på oppdragsgivers internettside.

7 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 9 Helse Stavanger HF oppdaterer under anskaffelseskonkurranser og den aktuelle konkurransen. Øvrige foretak oppdateres på Svarene vil være tilgjengelig for samtlige tilbydere. Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert med spørsmål/svar. Leverandører som henvender seg til andre personer enn saksbehandler som er oppgitt i konkurransegrunnlaget kan bli avvist. 8.3 Rettelse, supplering eller endring Ved rettelser, suppleringer eller endringer av et konkurransegrunnlag, vil konkurransegrunnlaget bli oppdatert, og hvilke endringer som er blitt gjort tydelig merket. Rettelser, suppleringer eller endringer av et konkurransegrunnlag vil bli lagt ut på oppdragsgivers internettside. Helse Stavanger HF oppdaterer under anskaffelseskonkurranser og den aktuelle konkurransen. Øvrige foretak oppdateres på Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert med den siste reviderte utgaven av konkurransen. 8.4 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som leverandøren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelse av tilbud, og som ikke meddeles oppdragsgiver umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller som grunnlag for rettslig behandling. 9 Krav til utforming av tilbudet 9.1 Utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til følgende fremgangsmåte. Alle punkter må besvares, og struktureres på følgende måte. 1. Tilbudsbrev (forside med underskrift av bemyndiget person). 2. Aksept for at kravene i tilbudsgrunnlaget med vedlegg er akseptert og eventuelle forbehold. Alle forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Samtlige forbehold til tilbudsgrunnlaget og vedleggene skal plasseres under dette punktet i tilbudet. Det er ikke anledning til å trekke forbehold etter at tilbudet er levert. Dokumentasjon knyttet til Kvalifikasjonskriterium 3. To skatteattester jfr. Del 1 pkt Firmaattest fra Foretaksregisteret. (Brønnøysund) jfr. Del 1 pkt Kredittvurdering (Dun & Bradstreet AS) jfr. Del 1 pkt Utfylt matrise kvalifikasjonskrav jfr. Del 1 pkt. 5.4 Dokumentasjon knyttet til Tildelingskriterium og Kontraktskrav 7. Pris. Del 1 pkt 6.1. (Skal fylles ut på vedlagte Excel ark. Jfr. Del 2 vedlegg 1.) 8. Kapasitet/ leveringsvilkår. Del 1 pkt 6.2 (Skal fylles ut på vedlagte Excelark Jfr. Del 2 vedlegg 1 fylles ut på samme skjema som pris) 9. Tilgjengelighet/ Service jfr. Del 1 pkt. 6.3 og Del 2 vedlegg 2 pkt Funksjonalitet jfr. Del 1 pkt. 6.4 og Del 2 vedlegg 2

8 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 9 Manglende informasjon i tilbudet eller vesentlige avvik fra denne disposisjonen kan medføre avvisning av tilbudet. 9.2 Innbinding, emballering og antall kopier Tilbudet skal fremsendes skriftlig med en original, en kopi, og to komplette tilbud ønskes elektronisk på CD rom. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Original tilbudet + 1 stk Kopi: (2 eks) Originaltilbudet + 1 stk kopi skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Hver perm skal merkes med tilbyders navn, saksnummer og permnummer. Ved originaltilbudet + kopi skal det også følge med et komplett tilbud elektronisk på CD rom i pdf/tiff-format. 9.3 Merking av tilbud Tilbud legges i nøytral og dobbel konvolutt. Den ytterste konvolutten merkes tydelig med Tilbud nr. 789/08 Ikke akutt pasienttransport samt Åpnes kun av adressat. 9.4 Undertegning av tilbud Tilbudet skal være undertegnet av autorisert representant for leverandøren. 9.5 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet leveres direkte til oppdragsgiver ved: Helse Stavanger HF Stavanger Universitetssjukehus, Administrasjonsbygget v/ Innkjøp og kontraktavdelingen, 4. etg., Att: Ingvar Josdal, Rom nr 410.O Adresse: Armauer Hansens vei 20, Administrasjonsbygget, 4011 STAVANGER Det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er kommet frem til oppdragsgiver på angitt sted innen innleveringsfristen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. 10 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 12 Behandling av tilbudet 12.1 Åpning av tilbudet Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene Avvisning av tilbudene Oppdragsgiver vil avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud, herunder at etterspurt dokumentasjon er utelatt, eller tilbudet er i strid med forutsetninger i konkurransegrunnlaget. Avvisning vil vanligvis skje uten at det gis anledning til ettersendelse av dokumentasjon.

9 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 13 Inngåelse av kontrakt Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt varsles skriftlig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakt inngås (karenstid). Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter, både Oppdragsgiver og Leverandør har undertegner kontrakten jfr. FOA 13-3 (1) og 22-3 (1). ooooo00000ooooo