KONKURRANSEGRUNNLAG NR 889/09 Desinfeksjon DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 7

Transkript

1 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 7 1 Anskaffelsens bakgrunn og målsetning 1.1 Oppdragsgiver Helse Stavanger HF- Stavanger Universitetssjukehus, heretter kalt oppdragsgiver, ønsker tilbud på Desinfeksjon, som beskrevet i de administrative bestemmelser, og i del 2 spesielle kontraktsvilkår med vedlegg herunder teknisk kravspesifikasjon. 1.2 Behovsbeskrivelse Det ønskes tilbud på forbruksmateriell. Se for øvrig den detaljerte beskrivelse i Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg nr. 2 Teknisk kravspesifikasjon for mer informasjon om krav til produktgruppene. Se varekatalog for nærmere beskrivelse av produktene og volum. Det understrekes at oppgitte volum er basert på egen statistikk samt opplysninger fra brukerne. Det tas forbehold om endringer i volum i kontraktsperioden. Det tas forbehold om forbruk i kontrkatsperioden. 1.3 Kontraktstype/vilkår Oppdragsgiver ønsker å inngå rammeavtaler for en et års periode, med mulighet for tre års opsjon (opsjon fornyes med inntil ett år av gangen). Det vil bli inngått flere delkontrakter. 2 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget er inndelt i to deler: Den første delen inneholder informasjon om anskaffelsesprosessen og hvordan tildeling av kontrakt skal skje, samt krav til utformingen av tilbudet. Denne delen kalles administrative bestemmelser. Den andre delen kalles spesielle kontraktsvilkår som utgjør utkast til kontrakt med beskrivelse av kontraktens gjenstand, og som tilbudet skal baseres på. Del 1, Administrative bestemmelser for anskaffelsen Del 1 består av: Administrative bestemmelser for anskaffelsen med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Sjekkliste og kontraktsopplysninger (skal fylles ut og legges ved tilbudet). Vedlegg 2 HMS - erklæring Del 2, Spesielle kontraktsvilkår Del 2 består av: Spesielle kontraktsvilkår som gjelder for anskaffelsen med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Varekatalog med priser (skal fylles ut og legges ved tilbudet) Vedlegg 2 Teknisk kravspesifikasjon Vedlegg 3 Alminnelige kontraktsvilkår

2 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 7 3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69, og Forskrift om offentlige anskaffelser, heretter FOA, fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 nr Potensielle leverandører oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. Utlysningen er kunngjort i DOFFIN- og eventuelt i TED-databasen. 3.1 Prosedyrebestemmelse Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse vil det ikke være anledning til å forhandle om vilkår i avtalen, og det er ikke anledning til å endre eller å forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger jfr. FOA 12-1 og Feil, uklarheter eller andre mangler i tilbud Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter Forskrift om offentlige anskaffelser FOA (1) og (1). Oppdragsgiver oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. 4 Frister og fremdriftsplan: 4.1 Frister Endelig frist for mottak av tilbud Tilbudet skal være kommet frem til og være oppdragsgiver i hende senest Mandag 20. juli 2009 innen kl. 13: Vedståelsesfrist Tilbyderens tilbud skal være gyldig fram til 1.september 2009 Etter dette tidspunktet bortfaller tilbudet i sin helhet. Vedståelsesfristen kan forlenges ytterligere etter anmodning fra oppdragsgiver. Leverandørens forlengelse skal være skriftlig. 4.2 Tentativ fremdriftsplan Følgende fremdriftsplan er planlagt Dato Mandag 13. juli 2009 Mandag 20. juli 2009 kl 13:00 Tirsdag 21. juli 2009 Uke 31, 32 Mandag 10. august 2009 Aktivitet Frist for innsendelse av spørsmål Frist for innlevering av tilbud (angis med klokkeslett) Anbudsåpning Evaluering og avklaring Utsendelse av vedtak om kontraktsinngåelse

3 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 7 Torsdag 20. august 2009 Signering av kontrakt 5 Krav og utdypende eller supplerende krav til leverandør (kvalifikasjonskriterier) Kvalifikasjonskrav gjelder krav til leverandøren som skal sannsynliggjøre leverandøren sin evne til å gjennomføre kontrakten. Kvalifikasjonskravene settes som minimumskrav til leverandøren ved etttrinnsprosedyrer og ved totrinnsprosedyrer uten deltakerbegrensning. Ved totrinnsprosedyrer der det er begrenset deltakelse fremgår den nedre og øvre grense av kunngjøringen i sammen med hovedtrekkene og krav til dokumentasjon. 5.1 Skatteattest Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor oppdragsgiver, leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattest fra sine land. 5.2 Fagregister: Tilbyderen skal fremlegge attest som viser at han er registrert i det offentlige, faglige register som bestemt i lovgivningen i det land hvor han er etablert. Leverandører registrert i Norge skal fremlegge attest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund (firmaattest). 5.3 Kredittvurdering Kredittvurdering av Dun & Bradstreet AS eller annen tilfredsstillende kredittvurderingsinstitusjon, ikke eldre enn 6 måneder. Leverandører med dårligere rating enn A eller tilsvarende (kredittverdig uten sikkerhet) vil ikke bli tildelt kontrakt. 5.4 Innfrielse av tekniske krav Innfrielse av samtlige krav i Teknisk kravspesifikasjon. Kravet anses oppfylt og dokumentert ved utfylt matrise. SKJEMA MED SJEKKLISTE OG FOR KONTRAKTSOPPLYSNINGER LIGGER VEDLAGT (VEDLEGG NR 1) OG SKAL FØLGE ANBUDET I UTFYLT STAND.

4 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 7 6 Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) Oppdragsgiver vil tildele avtale til den som leverer det mest fordelaktige tilbudet mht. vektlegging av følgende (overordnede) kriterier i prioritert og vektet rekkefølge jfr. FOA 13-2 og Tildelingskriteriets relative vekt er angitt i intervallet %, og utgjør samlet sett 100 %. Scoren på hvert tildelingskriterium gis i intervallet 1-10, der 10 er beste score. Alle kriterier skal dokumenteres gjennom skriftlig tekst i tilbudet fra leverandør. Det er leverandørens beskrivelse i tilbudet som vil bli lagt til grunn for evalueringen og rangeringen av tilbudene. Vinneren sin tilbudsbesvarelse blir innarbeidet i utkastet til spesielle kontraktsvilkår Del II, og vil bli bindende i kontraktsforholdet. Totalkostnader 75 % Funksjonalitet 15 % Service 5 % Opplæring 5 % 6.1 Totalkostnad 1. Anskaffelseskostnad 6.2 Funksjonalitet 1. Funksjonalitet kriterier opplistet i Del 2 vedlegg 2 Tekninsk kravspesifikasjon pkt. 1.2 vil bli lagt til grunn for evalueringen. 2. Brukervennlighet 6.3 Service 1. Serviceorganisasjon 2. Kontraktsinnhold jfr Del 2, vedlegg 2 - Teknisk kravspesifikasjon pkt Opplæring 1. Opplæring utover krav oppstilt i Del 2, vedlegg 2 - Teknisk kravspesifikasjon pkt Pris Alle priser skal baseres på de krav som fremkommer i Del 2 - Spesielle kontraktsvilkår med vedlegg. Prisene er faste i avtaleperioden, og er eksklusive merverdiavgift og oppgitt i norske kroner. Prisen skal være inkludert emballasje, toll, skatter, ekspedisjons- og fakturagebyr, og eventuelt andre avgifter, se spesielle kontraktsvilkår pkt. 4. De tilbudte prisene er faste og bindende i vedståelsestiden, og gjelder fra inngåelse av kontrakt og justeres i samsvar med spesielle kontraktsvilkår pkt. 4.

5 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 7 8 Kommunikasjon i tilbudsperioden 8.1 Språk All kommunikasjon skal være på norsk eller annet skandinavisk språk. 8.2 Spørsmål og kommunikasjon under konkurransen Alle spørsmål og henvendelser angående anskaffelsen skal rettes til oppdragsgivers saksbehandler som er: Kontaktperson Telefonnummer E-postadresse Ingvar Josdal igjo@sus.no Alle spørsmål skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Spørsmål/svar vil bli lagt ut på oppdragsgivers internettside. Helse Stavanger HF oppdaterer under anskaffelseskonkurranser og den aktuelle konkurransen. Øvrige foretak oppdateres på Svarene vil være tilgjengelig for samtlige tilbydere. Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert med spørsmål/svar. Leverandører som henvender seg til andre personer enn saksbehandler som er oppgitt i konkurransegrunnlaget kan bli avvist. 8.3 Rettelse, supplering eller endring Ved rettelser, suppleringer eller endringer av et konkurransegrunnlag, vil konkurransegrunnlaget bli oppdatert, og hvilke endringer som er blitt gjort tydelig merket. Rettelser, suppleringer eller endringer av et konkurransegrunnlag vil bli lagt ut på oppdragsgivers internettside. Helse Stavanger HF oppdaterer under anskaffelseskonkurranser og den aktuelle konkurransen. Øvrige foretak oppdateres på Det er leverandørens ansvar å holde seg oppdatert med den siste reviderte utgaven av konkurransen. 8.4 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Feil som leverandøren oppdager eller som burde vært oppdaget under utarbeidelse av tilbud, og som ikke meddeles oppdragsgiver umiddelbart, kan ikke brukes som grunnlag for klage til Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) eller som grunnlag for rettslig behandling. 9 Krav til utforming av tilbudet 9.1 Utforming Tilbudet skal settes opp i henhold til følgende fremgangsmåte. Alle punkter må besvares, og struktureres på følgende måte.

6 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 7 1. Tilbudsbrev (forside med underskrift av bemyndiget person). 2. Aksept for at kravene i tilbudsgrunnlaget med vedlegg er akseptert og eventuelle forbehold. Alle forbehold kan medføre avvisning av tilbudet. Samtlige forbehold til tilbudsgrunnlaget og vedleggene skal plasseres under dette punktet i tilbudet. Det er ikke anledning til å trekke forbehold etter at tilbudet er levert. Dokumentasjon knyttet til Kvalifikasjonskriterium 3. To skatteattester jfr. Del 1 pkt Firmaattest fra Foretaksregisteret. (Brønnøysund) jfr. Del 1 pkt Kredittvurdering (Dun & Bradstreet AS) jfr. Del 1 pkt Utfylt matrise kvalifikasjonskrav jfr. Del 1 pkt HMS - erklæring Dokumentasjon knyttet til Tildelingskriterium og Kontraktskrav 8. Pris. (Hovedprod, tilbehør, forbruksmateriell, og reservedeler) Skal fylles ut på vedlagte Excel ark. Jfr. Del 2 vedlegg Standard jfr. Del 2 vedlegg 2. pkt Samsvarserklæring jfr. Del 2 vedlegg 2. pkt Dokumentasjon jfr. Del 2 vedlegg 2. pkt Kvalitet/funksjonalitet jfr. Del 1 pkt. 6.2 og Del 2 vedlegg Service jfr. Del 1 pkt. 6.3 og Del 2 vedlegg 2 pkt Opplæring jfr. Del 1 pkt 6.4 og Del 2 vedlegg 2 pkt 2.5. Manglende informasjon i tilbudet eller vesentlige avvik fra denne disposisjonen kan medføre avvisning av tilbudet. 9.2 Innbinding, emballering og antall kopier Tilbudet skal fremsendes skriftlig med en original, en kopi, og to komplette tilbud ønskes elektronisk på CD rom. Det er anledning til å legge ved brosjyrer for de tilbudte varer/tjenester. Annet kommersielt materiale skal ikke legges ved dersom dette ikke har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Original tilbudet + 1 stk Kopi. Originaltilbudet + 1 stk kopi skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Hver perm skal merkes med tilbyders navn, saksnummer og permnummer. Ved originaltilbudet + en kopi skal det også følge med et komplett tilbud elektronisk på CD rom i pdf/tiff-format. 9.3 Merking av tilbud Tilbud legges i nøytral og dobbel konvolutt. Den ytterste konvolutten merkes tydelig med Tilbud nr. 889/09 Desinfeksjon samt Åpnes kun av adressat.

7 DEL 1: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av Undertegning av tilbud Tilbudet skal være undertegnet av autorisert representant for leverandøren. 9.5 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet leveres direkte til oppdragsgiver ved: Helse Stavanger HF Stavanger Universitetssjukehus, Administrasjonsbygget v/ Innkjøp og kontraktavdelingen, 4. etg., Att: Ingvar Josdal, Rom nr 410O. Adresse: Armauer Hansens vei 20, Administrasjonsbygget, 4011 STAVANGER Det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er kommet frem til oppdragsgiver på angitt sted innen innleveringsfristen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist. Tilbudene skal leveres direkte til innkjøp- og kontraktsavdelingen, og kan bare kvitteres mottatt av ovennevnte saksbehandler evt. Norunn Vasshus, Rom nr. 410P. Tilbud som blir levert andre steder vil bli avvist. 10 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av tilbudet vil ikke bli refundert. 11 Utprøving På anmodning må tilbudte produkter kunne stilles vederlagsfritt til disposisjon for nærmere vurdering/utprøving hos oppdragsgiver. 12 Behandling av tilbudet 12.1 Åpning av tilbudet Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene Avvisning av tilbudene Oppdragsgiver vil avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud, herunder at etterspurt dokumentasjon er utelatt, eller tilbudet er i strid med forutsetninger i konkurransegrunnlaget. Avvisning vil vanligvis skje uten at det gis anledning til ettersendelse av dokumentasjon Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 13 Inngåelse av kontrakt Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt varsles skriftlig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakt inngås (karenstid). Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter, både Oppdragsgiver og Leverandør har undertegnet kontrakten jfr. FOA 13-3 (1) og 22-3 (1). ooooo00000ooooo