TORVET i TRONDHEIM BYROM OG P-ANLEGG

Transkript

1 Konkurransegrunnlag del II C.1 Prosjekthåndbok PROSJEKTADMINISTRATIVE KRAV (PA-BOK) TORVET i TRONDHEIM BYROM OG P-ANLEGG Rådgivningsoppdrag Dokument: Prosjekthåndbok Side: 1 av 12

2 DISTRIBUSJONS- OG REVISJONSOVERSIKT Trondheim kommune Byutvikling Prosjekthåndboken (PA-boken) er en håndbok som inneholder de administrative regler for prosjektet. PA-boken skal gjennom løpende supplering og revisjoner holdes oppdatert gjennom hele prosjekttiden Både førstegangsutsendelser og senere utsendelser av revisjoner og tillegg skal ledsages av følgebrev. Følgebrevet skal inneholde opplysninger om de suppleringer/endringer utsendelsen omfatter. Revisjon Revisjon Dato Utsendelsens omfang Førsteutgave Distribusjon Person Init. Funksjon Tilbudsforespørsel rådgivningsoppdrag Komplett utsendelse Revisjons utsendelse Dato Revisjon Dato Revisjon Dokument: Prosjekthåndbok Side: 2 av 12

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 0 MÅLSETNING PROSJEKTET HOVEDMÅL RESULTATMÅL Miljømål for prosjektet (Ytre Miljø) HMS-mål Økonomisk mål Framdriftsmål Kvalitetsmål ORGANISERING ORGANISASJON PROSJEKTERING FULLMAKTER FORSIKRING KOMMUNIKASJON ADRESSELISTE GENERELT DOKUMENT Brev Notat Referat Rapporter Tegninger Digitale data/sluttdokumentasjon E-post MØTER RAPPORTERING BETALING FAKTURERING ARKIVERING EKSTERN KOMMUNIKASJON DOKUMENTSIKRING PROSJEKTSTYRING GENERELT PROSJEKTERINGSFASEN Rutiner ved endringer og tillegg RAPPORTERING OPPDRAGSAVSLUTNING KVALITETSSIKRING GENERELT SLUTTDOKUMENTASJON ENDRINGSHÅNDTERING HELSE, MILJØ OG SIKKERHET GENERELT RAPPORTERING Dokument: Prosjekthåndbok Side: 3 av 12

4 INNLEDNING Prosjekthåndboken (PA-boken) er en håndbok som inneholder de administrative regler for prosjektet. Formålet med PA-boken er å gi en oversikt over mål, styringskrav, administrasjon og informasjonsbehandling som byggherren har fastsatt. Alle rådgivere, med sine underleverandører, skal implementere disse krav og prosedyrer i sine styringssystem. PA-boken skal gjennom løpende supplering og revisjoner holdes oppdatert gjennom hele prosjekttiden. Det er Byggherrens prosjektleder som har ansvaret for PA-boken, men alle aktører i prosjektet skal aktivt bidra til at riktig informasjon er tilgjengelig rett-tidig. 0 MÅLSETNING 0.1 Prosjektet Prosjektet omfatter Torvet i Trondheim, Byrom og Parkeringsanlegg. 0.2 Hovedmål Prosjektets hovedmål er å ruste opp byrommet Torvet i Trondheim og legge til rette for parkering under torgflata på kommunal eiendom i krysset Kongensgate/Munkegata. 0.3 Resultatmål Miljømål for prosjektet (Ytre Miljø) Prosjektet skal utvikles med løsninger som kan bidra til å redusere energibehov. Kontraktsbilag Miljøkrav i Byggeprosjekt beskriver Trondheim Kommunes målsetning, og legges til grunn i relevant omfang HMS-mål Prosjektet skal gjennomføres med null skader Økonomisk mål Gjennomføring av prosjektet skal skje innenfor avtalte kostnadsforutsetninger. Ved kontrahering skal alle grensesnitt analyseres slik at senere endringer og tillegg unngås Framdriftsmål Milepeler fastsettes ved kontrahering Dokument: Prosjekthåndbok Side: 4 av 12

5 0.3.5 Kvalitetsmål Prosjektet skal gjennomføres med sikte på ferdigstilling med null feil. Detaljprosjektering skal være tilstrekkelig i forkant til at oppdragsgiver har tid til kontroll av prosjektdokumentene. Partene skal samarbeide om en beslutningsplan som sikrer dette. Trondheim Kommunes anlegg skal bygges etter krav satt i Miljøplan som rådgiver utarbeider for prosjektet. 1 ORGANISERING 1.1 Organisasjon Prosjektering Jfr kontraktsdokumentene. Organisering defineres ved kontrahering. 1.2 Fullmakter Avklares under kontrahering. 1.1 Forsikring Den prosjekterende skal tegne ansvarsforsikring. Forsikringen skal dekke ansvar innenfor de beløpsgrenser som er angitt i NS 8402 Den prosjekterende skal fremlegge forsikringsbevis før inngåelse av kontrakt. 2 KOMMUNIKASJON 2.1 Adresseliste Adresseliste utformes som eget dokument for oppslag og som vedlegg til PA-bok. Adresselisten må oppdateres kontinuerlig. I prosjekteringsfasen er dette byggherrens prosjektleder som er ansvarlig for dette. 2.2 Generelt Med kommunikasjon menes all forsendelse av dokumenter til og fra aktører i prosjektet, uavhengig av på hvilken måte dokumentene blir sendt: post via postverket elektronisk post dokumenter med bud Kommunikasjonen omfatter ikke dokumenter som ikke er arkivverdig. Hva som ikke er arkivverdig må avklares fortløpende. Eksempel på ikke arkivverdig er: reklamemateriell uten spesiell betydning for prosjektet rene oversendelser som for eksempel forside til telefaks, e-post-melding Dokument: Prosjekthåndbok Side: 5 av 12

6 All kommunikasjon med oppdragsgiver og andre involverte, alle møter og lignende skal foregå på norsk. Alle skriftlige leveranser skal være på norsk. 2.3 Dokument Med dokument menes i denne sammenheng all form for tematisk samlet og avgrenset informasjon som kan distribueres, lagres og gjenfinnes. Dette er uavhengig av hva slags medium informasjonen er fremstilt i. All utgående dokumentasjon skal utføres på grunnlag av dokumentmaler så langt det lar seg gjøre. For prosjektet skal følgende hovedkategorier dokumenter benyttes: Brev Notat Referat Rapporter - herunder utredninger, analyser, beregninger, beskrivelser Tegninger E-post Brev Alle brev mellom kontraktspartnere skal adresseres til kontraktpartners representant og være underskrevet av kontraktpartners representant. All korrespondanse skal stiles til Trondheim kommune, Kommunalteknikk v/marit Solum. Et brev skal kun omtale en sak. Alle brev skal inneholde følgende henvisninger og data: Adresse til mottaker Hvem brevet er stilet til (deres ref.) Hvem som har skrevet brevet (vår ref.) Dato Tittelfelt som består av kontraktnummer og kontraktnavn med sakstittel som undertittel Undertegnet av kontraktpartners representant Hvem som har fått kopi med og uten vedlegg Elektronisk oversendelse av brev aksepteres dersom brevet er merket i henhold til ovennevnte krav og er adressert til kontraktpartners representant. Elektronisk oversendte brev skal i tillegg sendes originalt i posten. Brev oversendt til andre e-postadresser i prosjektorganisasjonen aksepteres ikke som formelt oversendt Notat Alle notater som utarbeides skal nummereres med kode for avsender, mottaker og løpenummer Referat Alle møtereferat skal tydelig angi møtetype og møtenummer. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 6 av 12

7 2.3.4 Rapporter Alle rapporter som utarbeides skal tildeles er unikt rapportnummer. Ved utarbeidelse av rapporter skal det alltid følge med en dokumentforside som viser behandlingsprosedyre og dokumentstatus Tegninger Ved oppstart av prosjektering skal det lages oversikt som viser struktur, nummerering og filnavn av alle tegninger for alle fag til prosjektet. Oversikten (tegnings- og distribusjonsliste) skal kontinuerlig holdes ajour av de respektive rådgivere (LARK, RIB osv.). Det skal brukes kommunens web-hotell for prosjektdokumenter. Byggherrens prosjektleder avgjør rettigheter i slik løsning. Ved utsending av tegninger etter byggestart skal distribusjonslister medfølge enhver tegningsforsendelse. Av lista skal det fremgå hvem som får hvilke tegninger og hvorfor de sendes ut. Ved tegningsproduksjon skal tegningene gjøres fortløpende tilgjengelig for oppdragsgiver med følgende formater: *.PDF Tegningsfiler skal være tilgjengelig for oppdragsgiver ved følgende faser i prosjektet i dwg-format: - ved behov i prosjekteringsfasen - ved overlevering av forprosjekt - ved utsendelse av anbudstegninger - ved behov i byggeperioden - ved oppdatert som-bygget. Endringer merkes med revisjonssky og revisjonssymbol som angir revisjonsindeks. Det skal ved enhver revisjon av arbeidstegningsgrunnlaget, utarbeides en tillegg- og fradragsliste (TF-liste) etter oppsett godkjent av oppdragsgiver. TF-liste skal vise postnr., beskrivelse, enhet, endret mengde, ny total mengde, enhetspris, tillegg, fradrag og ny sum Digitale data/sluttdokumentasjon Alt skriftlig materiale som leverandøren produserer i henhold til kontrakten skal også leveres som digitalt dokument, og være mulig å lese i standard Microsoft Office programvare. Alle tegninger som overleveres på elektronisk format til oppdragsgiver skal utarbeides i dwg-format og inneholde alle eksterne referanser og lignende. Lagstruktur etter nærmere avtale E-post Av hensyn til saksbehandling og arkivering skal en E-postsending kun omhandle en sak. Emnefeltet skal alltid inneholde prosjektnavn og hva saken gjelder. For at e-postsendingen skal være arkivverdig skal saken beskrives i eget filvedlegg. Filvedlegget arkiveres i henhold til den enkelte kontraktpartners arkivnøkkel. Øvrig e-posttekst er ikke arkivverdig. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 7 av 12

8 2.4 Møter Referat skrives fra alle møter, ansvarlig for dette er møteleder/innkaller. Referat kan distribueres elektronisk. Referat fra alle møtetyper skal løpende sendes byggherrens prosjektansvarlig innen 3 dager etter avholdt møte. Møteplan Prosjekteringsfase. Tilpasses ved prosjektoppstart Møtetype Ansvarlig Deltagere Hyppighet Merknader Statusmøter Månedlig Byggherremøter Hver 14. dag Prosjekteringsmøter Etter nærmere avtale Byggemøter Ihht rutiner Brukermøter Månedlig 2.5 Rapportering Rapportering fra rådgiveren skal skje månedlig til byggherrens prosjektleder, innen EN uke etter kuttdato. Kuttdato for rådgiverens månedsrapport er den siste søndag i hver måned. Det rapporteres etter avtalt mal for rapportering, jfr skjema til avtaledokument. Rapportenes omfang fremgår av kapitlet Prosjektstyring nedenfor. 2.6 Betaling Arbeidet godtgjøres etter medgått tid innenfor avtalt honorarramme. Her skal inngå alt nødvendig arbeid for å fremskaffe delvis forprosjekt beskrevet i pkt 3, detaljprosjekt med alle data for offentlig godkjennelse fram til byggeplan med anbudsdokumenter og komplette arbeidstegninger, samt oppfølging i byggetiden og garantiperioden. Timepriser for alle aktuelle medarbeidere og øvre prisramme skal være faste innenfor kontraktens tidsplan. Alle prosjekteringsmøter skal avholdes i Trondheim. Evt. Reisetid/utgifter skal innkalkuleres i timeprisen. Plotteutgifter som følger med produksjon av originaltegninger som er bestilt skal også innkalkuleres i honoraret. Mangfoldiggjøring av tegninger og anbudsmateriell etc. som sendes ut i forbindelse med oppdraget, godtgjøres særskilt etter gjeldende markedspris for kopiering, plotting, bretting, innbinding etc. 2.7 Fakturering Oppdragsgiver stiller følgende krav til fakturaadresse og innhold: Fakturaadresse: Trondheim kommune fakturamottak Tkorgkode: Postboks 2399 Sluppen 7004 TRONDHEIM Dokument: Prosjekthåndbok Side: 8 av 12

9 Fakturaen merkes: Tkref: Bestillingsnr: T Torvet Faktura skal inneholde følgende informasjon (på samme side). Leverandørens organisasjonsnummer Leverandørens bankkonto Leverandørens navn Fakturanummer Fakturadato Forfallsdato Fakturasum Evt. KID Spesifikasjon av evt. merverdiavgift Alle fakturaer skal i tillegg merkes med: Kontraktsarbeider / Avdragsnota nr Endringsordrekrav eller forslag nr. Rekvisisjonsnr. Prisstigning - tema Som vedlegg til faktura skal det hver gang leveres en statusrapport som viser hvordan påløpte kostnader og øvre prisramme stiller seg i forhold til utført del av oppdraget. Det vises til eget skjema fra Trondheim kommune for rapportering av status, vedlegg Feil! Fant ikke referansekilden.. Den prosjekterende skal foreta månedsvis fakturering for utført arbeid 2.8 Arkivering All dokumentasjon fra/til kontraktspartnere skal arkiveres i henhold til system for dokumentstyring hos den enkelte kontraktspartner. Kontraktspartnere skal holde et komplett arkiv over all skriftlig kommunikasjon mellom aktørene, samt mellom kontraktspartner og dennes underkontraktspartner. Dette arkivet skal prosjektledelsen ha fri innsynsrett til. 2.9 Ekstern kommunikasjon Ekstern kommunikasjon skal forstås som all kommunikasjon utenfor prosjektorganisasjonen (inkl. underkontraktspartner). All kommunikasjon mellom Kontraktspartner og myndigheter, brukere og mellom deltakere i prosjekteringsgruppen, skal avklares med prosjektledelsen Dokumentsikring Kontraktspartner skal hver dag ta sikkerhetskopi av sitt elektroniske arkiv. Backup skal oppbevares utenfor kontraktpartners kontor eller i godkjent brannsafe. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 9 av 12

10 3 PROSJEKTSTYRING 3.1 Generelt Rådgiver/entreprenør skal ha et prosjektstyringssystem for kontraktsarbeidet. Kontraktsarbeidet skal brytes ned til en egnet struktur (PNS) som skal være utgangspunktet for rådgiver/entreprenørens prosjektstyring, rapportering og fakturering. Endringer i kontraktsarbeidet skal løpende innarbeides i grunnlaget. 3.2 Prosjekteringsfasen Prosjekteringen skal ha som hovedmål å få avdekt alle avklaringsbehov, slik at byggherre (BH) har mulighet til å gjøre sine valg innen akseptabel frist for utførelse. Prosjekteringen skal utføres med 0-feil ved overlevering og ingen mangler som overordnet mål. Samtidig skal det fokuseres på FDVU-kostnader på det ferdige produktet. Ved oppstart av prosjekteringsfasen skal Prosjekteringsleder utarbeide detaljplaner for prosjekteringsfasen. Detaljplanene skal vise hvordan prosjekteringen er brutt ned i veldefinerte oppgaver og tidfestet. Det skal fremgå hvem som er ansvarlig for de enkelte aktiviteter. Planene skal inneholde planlagt ressursbruk. Følgende skal fremgå av planene: Når beslutninger må tas som er nødvendig for fremdriften i prosjekteringen (beslutningsplan) Når bestemt omfang av prosjektering skal være ferdig (tegningleveransesplan) Når spesielle leveranser må bestilles for at leveringstid ikke skal hindre ferdigstillelse. Planene skal gjennomgås nøye og ha en logisk sammenheng. For detaljplanlegging benyttes et egnet dataprogram som er kompatibelt med overordnede planer. Prosjekterende skal hver måned rapportere status i forhold til overordnede planer og tegningsleveranseplaner. Rapporteringen skjer på Trondheim kommunes standardiserte rapporteringsskjema Rutiner ved endringer og tillegg Leverandøren skal varsle oppdragsgiveren når han mener at det vil komme tilleggskostnader. Det skal da inngås avtale før tilleggsarbeidene blir satt i gang. Dersom dette ikke blir gjort, vil det ikke bli utbetalt tillegg. Ved endringer (tilleggsarbeid eller andre krav) skal oppdragsgivers standardskjema benyttes, med opplysninger om bl.a. opprinnelig kontraktsbeløp, eventuelt tidligere godkjente endringer, ny kontraktssum, spesifiseringer av nye endringers innhold og omfang, og eventuelt andre konsekvenser for gjennomføring av oppdraget (tid, bemanning, etc). 3.3 Rapportering Den månedlige rapporten, skal minimum omfatte 1. økonomi 2. fremdrift 3. kvalitet 4. HMS Dokument: Prosjekthåndbok Side: 10 av 12

11 Rapportering skal foretas med basis i det sist godkjente grunnlag, inklusive godkjente endringer. Bestillinger, endringspålegg og endringskrav skal spesifiseres og akkumuleres i rapportbilag. Fremdriftsstatus i prosjektet skal rapporteres som prosentvis ferdiggrad på aktivitetsnivå, med mindre annet er avtalt under kontrahering. Avvik fra planlagt fremdrift skal rapporteres. Oppfyllelse av prosjektets kvalitetskrav skal dokumenteres gjennom signerte kontrolldokumenter iht. aktørenes kontrollplaner, jfr. kap. 4- Kvalitetssikring 3.4 Oppdragsavslutning Prosjektleder skal lage en plan for overtagelse som viser tidspunkter for overtagelse av de ulike deler av prosjektet. Dette skal skje i god tid slik at de involverte parter kan få varsel på riktig tidspunkt og være godt forberedt. Det er særlig viktig at det planlegges tid til funksjonsprøving og opplæring i nødvendig omfang. 4 KVALITETSSIKRING 4.1 Generelt Trondheim kommune forutsetter at rådgiveren har et oppdatert kvalitetsikringssystem som tilfredsstiller hovedprinsippene i ISO 9001:2008. Innen 15 dager etter kontrahering, skal rådgiveren/ entreprenøren dokumentere at KS-systemet er implementert i prosjektet/prosjektorganisasjonen, og at de føringer og krav som Trondheim kommune stiller gjennom kontraktsdokumentene for prosjektet er ivaretatt. Rådgiveren skal i eget møte med byggherren redegjøre for prosjektets kvalitetssikring. Redegjørelsen skal minimum omfatte: 5. en plan som gir en oversikt over alle aktivitetene og hvordan kontrollarbeidet skal gjennomføres og dokumenteres 6. forholdet til underrådgivere og underleverandører mhp styring og kontroll 7. organisasjonsplan med beskrivelse av ansvarsforhold 8. avviksbehandling og prosedyrer for oppretting av feil og hindring av gjentagelse 9. ivaretakelse av kravsanalysen Kvalitetsarbeidet skal sikre at byggherrens krav til kvalitet så vel som lovpålagte krav blir oppfylt, og at all forutsatt kontrolldokumentasjon blir utstedt rettidig. Utfylt kontrolldokumentasjon skal vedlegges månedlig rapportering. Det er viktig at rådgiveren også sikrer at alle underrådgivere og leverandører gjennomfører og dokumenterer kontroll, og slik at sluttdokumentasjonen fremskaffes før overlevering av kontraktsarbeidet. KS-systemet skal til enhver tid være oppdatert og underlagt revisjon iht. krav. 4.2 Sluttdokumentasjon Rådgiver samarbeider med entreprenør ved utarbeidelsen av FDV-dokumentasjon, Dokument: Prosjekthåndbok Side: 11 av 12

12 Før avtaleavslutning skal kontraktspartner utarbeide en samlet sluttdokumentasjon inneholdende alle dokumenter som kontraktspartner under prosjektets gang er forpliktet til å utarbeide. Kfr. Kontraktsbilag KS00002 Kravspesifikasjon FDV dokumentasjon og Sluttdokumentasjon for anlegg utført innen veg, vann, avløp og grønt Det skal utarbeides innholdsliste over sluttdokumentasjon som overleveres oppdragsgiver for godkjenning før overlevering av selve sluttdokumentasjonen. Kontraktspartnerne skal oppbevare utarbeidet prosjektmateriale 10 år, alternativt i det antall år som er angitt i kontrakten. Samtidig skal det medtas opplæring av tiltenkt driftsansarlig for rett bruk av anlegget. Disse permer skal inneholde opplysninger om framgangsmåte ved eventuelle reklamasjoner, og nok informasjon til å kunne drifte anlegget (vakttelefoner, bestillingsnr og kontaktpersoner ved bestilling av forbruksmateriell). 4.3 Endringshåndtering Endringshåndtering skal skje i samsvar med de standardene som er relevant for kontrakten. Alle endringsordrer, krav eller forslag bør ha følgende layout: 1. Forside med mulighet for signatur av byggherrens prosjektleder og byggherreombud 2. Dokumentasjon med spesifisering av kostnader (+ og -) etter bygningsdelstabell på 1-siffernivå 3. Eventuelt dokumentasjon av poster etter nærmere avtalt detaljeringsnivå Kontraktspartene skal ved kontrahering utforme endringsregime, begrepsavklaring og bruk av skjema. 5 HELSE, MILJØ OG SIKKERHET 5.1 Generelt Kontraktsbilagene; Miljøkrav i Byggeprosjekt (generelt kravsdokument) og Plan for Sikkerhet, Helse og Arbeidsmiljø (SHA plan) (spesielt kravsdokument) beskriver krav og retningslinjer for HMS-arbeidet. I vedlegg til HMS-plan foreligger avtaleformularer, prosedyrer og sjekklister for HMS-koordinatorer for henholdsvis prosjekteringsfasen og gjennomføringsfasen 5.2 Rapportering Rapportering skal skje månedlig. Skjema månedsrapport er vedlegg til SHA-plan fra byggherre. Dokument: Prosjekthåndbok Side: 12 av 12