Filbehandling og e-post

Transkript

1 Filbehandling og e-post Har du noen gang opplevd at du åpner et dokument med bare «kråketær»? Eller har du kanskje opplevd ikke å finne tilbake til et dokument du har lagret? Har du opplevd at en nettside ikke synes på Internett? Når du kan filbehandling, opplever du svært sjelden problemer av denne typen. Det å kunne håndtere filer er antagelig den viktigste og mest grunnleggende ferdigheten du trenger for å kunne nyttiggjøre deg IKT. Svært mange dataproblemer bunner i manglende ferdigheter i filbehandling. Å forstå hva en fil er, hva slags fil det er, hvor du finner den, og hvordan du holder orden på filene dine, er etter vår mening en undervurdert del av den digitale kompetansen. God filbehandlingskompetanse er også nyttig for å arbeide effektivt med digitale mapper og mappevurdering. I tillegg til filbehandling gir dette kapitlet en grunnleggende innføring i e-post, en av de mest brukte og kanskje mest nyttige tjenesten på Internett. Hva er en fil? Alle data i datamaskinen er lagret i filer. Filene er organisert i mapper og undermapper, noe som gir bedre oversikt. En stor del av mappene og filene i en vanlig datamaskin trenger du sjelden eller aldri å forholde deg til. Noen er filer som datamaskinen bruker for å fungere som den skal, for eksempel for å styre bruk av mus og tastatur. Andre er programmer som tekstbehandleren Word, som består av en programfil og mange tilhørende hjelpefiler som til sammen utgjør en programpakke. De filene

2 du først og fremst forholder deg til er de filene du lager selv, for eksempel tekstfiler, presentasjoner, regneark og kanskje bilde- og lydfiler. For at du skal ha enkel tilgang til alle disse filene, må du organisere dem på en fornuftig måte og vite noe om hvordan de ulike filene fungerer. Bli kjent med filbehandleren For å organisere mappene og filene i en datamaskin bruker vi en filbehandler. I dette kapitlet trekker vi fram det som er felles for de fleste datamaskiner og filbehandlere. De konkrete eksemplene vil likevel i hovedsak bli hentet fra Windows og filbehandleren Windows Utforsker. Mac-maskiner har også en egen filbehandler, Finder, som alltid ligger tilgjengelig. Windows Utforsker ligger vanligvis på startmenyen under Tilbehør. Det er også utforskeren du får se hvis du bruker snarveiene Min datamaskin og Mine dokumenter, disse ligger som regel på startmenyen eller på skrivebordet. Vi kan dermed si at det er flere inngagsporter til filbehandleren i Windows. Tre inngangsporter til filbehandleren i Windows Filbehandlingsvinduet didiktikk

3 Figuren på forrige side viser filbehandlingsvinduet med oversikt over mapper og filer. Vinduet er delt i to, og du kan justere innstillingene for visning av både høyre og venstre side av vinduet. I dette tilfellet vises venstre side i det som kalles mappevisning. For å få denne visningen trykker du på Mapper på verktøylinja. I den venstre delen av vinduet ser du en oversikt over hvilke stasjoner maskinen har tilgang til, og eventuelle mapper på stasjonene. Hvis du klikker på stasjons- eller mappenavnet, åpner du enheten, og innholdet vises i den høyre delen. Til venstre for hver stasjon og mappe er det ofte et plusstegn. Ved å klikke på plusstegnet vil du se hvilke undermapper som finnes på den enkelte stasjon eller i den enkelte mappe. Venstre del av vinduet viser deg altså stasjons- og mappestrukturen på maskinen og nettverket du er knyttet til. På høyre side ser du innholdet på den stasjonen eller i den mappen som er markert som åpen i venstre vindu. Hvordan innholdet vises på høyre side av vinduet, kan du tilpasse ved å velge knappen Visninger på verktøylinja. Prøv deg fram til den visningen som du synes passer best for deg. Vær oppmerksom på at når mappen Mine dokumenter ligger som et av hovedelementene i filbehandleren, så viser ikke det den reelle plasseringen til denne mappen. Dette er en snarvei som er laget for å gjøre denne spesielle mappen mer tilgjengelig. Den egentlige plasseringen avhenger av hvordan maskinen eller nettverket du jobber på, er satt opp. Når du jobber på skolen, kan det være at dine Mine dokumenter ligger på en server en datamaskin som lagrer programmer og filer, og som flere ulike brukere og maskiner kan være knyttet opp mot. Hjemme kan de fleste finne den reelle plasseringen til Mine dokumenter under C: (lokal harddisk). Mappevisning Snarvei Stasjoner Stasjonene er lagringsområder hvor du kan hente og/eller lagre data. Under hver stasjon kan det ligge mange mapper og filer. De ulike stasjonene er gjerne betegnet med en bokstav. C: er som regel maskinens fysiske harddisk, og den befinner seg vanligvis i den maskinen du bruker. Den kalles også for en lokal disk. På en vanlig hjemmedatamaskin er det her de fleste filer (programfiler og Filbehandling og e-post

4 brukerfiler) ligger. På en skole kan det variere noe, alt etter hva slags nettverk eller servere som brukes. På bildet nedenfor er også D: en lokal disk. Det har blitt vanlig at datamaskiner har mer enn én intern lagringsenhet. A: er som regel en diskettstasjon. Nyere datamaskiner har gjerne ikke diskettstasjoner, det samme kan være tilfellet for maskiner som er knyttet til en server. E:, F: osv. kan være CD/DVD-stasjonen eller en annen flyttbar lagringsenhet, det kan være en ekstra lokal disk, en del (partisjon) av datamaskinens harddisk, eller det kan være stasjoner på en server som maskinen din er knyttet til. Som regel vil det være et ikon ved siden av stasjonsnavnet som illustrerer hva slags enhet det er. Det kan også nevnes at datamaskiner som kun har én harddisk, ofte har CD/DVD-stasjonen på D:. Eksempel på stasjoner: Denne datamaskinen har to lokale harddisker, én diskettstasjon og én DVD-stasjon Mapper og filer Ikonet for mapper viser en god, gammeldags mappe fra en hengemappeskuff, og mappene er rett og slett et arkiveringssystem. Hvis du didiktikk

5 tenker på arbeidsplassen din på skolen, så har du sikkert dine systemer for organisering av ulike skriv, bilder, brev og annet. Bokhyller, ringpermer og skilleark utgjør et hierarkisk arkivsystem. På tilsvarende måte organiserer vi filene på datamaskinen. Én forskjell er at når du lagrer på en datamaskin, er det i prinsippet ingen begrensninger for hvor mange nivåer du kan lage. Dette er ikke like enkelt i et manuelt papirbasert arkiv. Et system av mapper med undermapper kaller vi et mappehierarki eller en mappestruktur. Hvis du ikke systematiserer arkene i ringpermer med skilleark, men lar dem ligge i en kjempebunke på pulten, kan det fort bli rot. På samme måte blir det uoversiktlig hvis du lagrer alle filene du bruker, i én mappe. Det finnes mange ulike filtyper. De du bruker mest, er kanskje tekstbehandlingsfiler og bildefiler. I tillegg er det mange som bruker regnearkfiler, presentasjonsfiler, lydfiler, video og ikke minst nettsider. Når du bruker filbehandleren til å se på innholdet i en mappe, får du se alle filene, og du får informasjon om hva slags program de ulike filene tilhører. Du kan velge å se flere detaljer både hva filene heter, hva slags type filer det er og når de sist ble lagret. Hvis du åpner filene direkte fra filbehandleren (i Windows ved å dobbeltklikke på filikonet), vil de åpnes i det programmet maskinen mener de hører hjemme i, det vil si det programmet filtypen er tilordnet. Dette kan du påvirke selv. Mappestruktur Lage nye mapper En viktig del av det å kunne organisere filer i mapper er å kunne lage nye mapper. Dette gjøres lettest i filbehandleren, spesielt hvis du skal sette opp en ny mappestruktur og du trenger å lage flere mapper på én gang. Om du vil prøve ut noe av dette, kan du gjøre øvingsoppgavene Bli kjent med stasjoner og mapper, Tilpasse visninger og Lage nye mapper. Bli kjent med stasjoner og mapper, Tilpasse visninger og Lage nye mapper Filbehandling og e-post

6 Valg av filnavn ved lagring Filnavn og formater Navnet på en fil er delt i to med et punktum som skillemerke. Det som står før punktumet, er det navnet som du eller andre har gitt filen. Det som står etter punktumet (også kalt suffiks eller etternavn), blir satt på automatisk og viser hva slags type fil det er. Filtypen avgjør hvilke programmer som kan åpne og lese filen. Etternavnene vises ikke alltid i Utforsker eller andre filbehandlere. Isteden kan det være en egen kolonne som heter «Type» som viser hva slags filtype det er. Noen filbehandlere har også en ledetekst som kommer til syne når du holder pekeren over filnavnet i filbehandleren. Mange brukerprogrammer, for eksempel Word, foreslår automatisk et filnavn når du lagrer. Vi anbefaler at du lager dine egne filnavn. Å velge et godt filnavn som sier noe om hva filen inneholder, er viktig for å kunne finne igjen filene både for deg og for andre. Velg filnavn som det er lett å forstå, og unngå vanskelige forkortelser. Bruk heller flere mapper enn kjempelange filnavn. Bruk aldri punktum i et filnavn. Da tolker maskinen det som om filen har et dobbelt etternavn, noe som kan gi problemer blant annet hvis filen sendes som vedlegg til e-post. Et godt alternativ er å benytte understrek «_» hvis du ønsker flere ord i filnavnet. Greit å vite om filnavn For en del år tilbake var det ikke mulig å bruke æ, ø og å eller andre spesialtegn i filnavn. Det var heller ikke mulig å ha mellomrom i filnavnet. Dette er ikke lenger tilfellet. Nå kan du velge både fil- og mappenavn som er lange, oppdelt i flere ord, og som inneholder de særnorske bokstavene. Så lenge du bare lagrer filene på en stasjon på datamaskinen, en CD eller en minnepinne eller sender dem med e-post, er dette ikke noe problem. Skal du imidlertid legge filer ut på Internett eller flytte dem ved hjelp av et standard filoverføringsprogram (FTP), kan du støte på problemer. Gjør det derfor til en vane ikke å bruke æ, ø og å, mellomrom og store bokstaver, hold deg unna spesialtegn og bruk understrek eller bindestrek der filnavnet må har mer enn et ord. Tabellen viser noen av de vanligste etternavnene med programtilknytning og funksjon. didiktikk

7 Filtype Suffiks Standardprogram Tekst.odt OpenOffice Writer.doc.docx Microsoft Word Annet En tekst skrevet med OpenOffice Writer. Kan også leses av andre tekstbehandlere. Eldre versjoner av Word kan ikke alltid lese filer laget i en nyere versjon..rtf Et standardformat som kan leses av de aller fleste tekstbehandlere, uavhengig av om det er eldre eller nyere versjoner. Word-ikonet vises i Windows for å vise at det er en tekstfil..txt Et standardformat for tekst som ikke tillater noen formateringer. Kan leses av alle tekstbehandlere. Brukes oftest i forbindelse med programmering. Regneark.ods OpenOffice Calc.xls Microsoft Excel Presentasjon.odp OpenOffice Impress.ppt Microsoft PowerPoint Et regneark laget i OpenOffice Calc. Deler av filene kan også leses av andre Microsoftprogrammer, men du trenger Excel for å kunne bruke det som regneark. En lysbildepresentasjon laget i OpenOffice Impress. En lysbildepresentasjon. Kan ikke leses uten PowerPoint. Bildefil.gif Et standard bildeformat, kan åpnes av de fleste programmer som kan lese bilde-filer. Formatet brukes ofte til animasjoner..bmp Microsoft Et standard bildeformat, kan åpnes av de fleste programmer som kan lese bildefiler. Ikonet er det samme som for mange andre bildefiler..jpg Et standard bildeformat, kan åpnes av de fleste programmer som kan lese bildefiler. Formatet brukes ofte på Internett fordi det tar mindre plass en mange andre formater..png Et bildeformat som er utviklet som et alternativ til gif. Er spesielt designet for bruk på Internett. Lydfil.wav Windows MediaPlayer Et standardlydformat. I Windows er det knyttet til MediaPlayer, men kan også leses av andre lydbehandlingsprogrammer. Programfil.exe En programfil som starter opp et program, f.eks. spill og pedagogiske programmer. Annet.pdf Adobe Acrobat.html.htm Noen vanlige filetternavn En spesiell type tekstfil, der teksten og ev. illustrasjoner er gjort om slik at hver side er et bilde. Dette gjør at ellers store tekstfiler tar mye mindre plass. Kan kun leses med Adobe Acrobat Reader. Standardformat på filer som presenteres på world wide web (verdensveven). Filbehandling og e-post

8 Konvertering av tekstfiler mellom ulike tekstformater En vanlig utfordring i skolen er at elever og lærere har arbeidet med tekster hjemme og deretter opplever at tekstfilene deres bare blir kråketær og kaos når de prøver å se på dem på skolemaskinene. På samme måte kan du få problemer med at hjemmemaskinen ikke greier å lese tekstfiler som du har jobbet med på skolen. Dette skyldes som oftest at tekstene er skrevet i ett program og forsøkes åpnet i et annet, eller at teksten lagres og senere åpnes i ulike versjoner av et program. Problemet kan løses ved at du velger riktig alternativ under «Lagre som» når filen lagres. Se mer om dette i kapitlet «Digitale tekster» i boka. Plassering I tillegg til det navnet du gir filen, må du bestemme hvor den skal plasseres. Filen får en adresse etter hvor den er plassert i filsystemet. Denne adressen kaller vi en sti eller bane (engelsk path). I noen programmer vil det være en stor hjelp for deg om du kan finne filens plassering ut fra stien. I Windows Utforsker ser du filens fullstendige sti i adressevinduet øverst. Stien er bygd opp etter dette systemet: Stasjon:\Hovedmappe\undermappe1\undermappe2\undermappe3\filnavn Hvor ligger programfilene? I dette kapitlet fokuserer vi i hovedsak på hvordan du kan få bedre oversikt over dine egne filer, men det kan også være nyttig å vite noe om hvor de ulike programfilene finnes. På Windows-baserte maskiner ligger de fleste programfilene fordelt i to mapper under C: Programfiler og Program Files. Her finner du mapper til de fleste programmene som er installert på maskinen din, noen finner du også direkte på C:. Det er selvsagt ikke lurt å tulle med programfiler, som å flytte eller slette enkeltfiler, men det er ikke farlig å se på det som finnes der. Programmene på en Mac finner du i mappen Programmer. Apple-maskiner er ikke bygd opp rundt bokstavering av stasjoner slik som Windows-maskiner, men ser ut som på bildet under. didiktikk

9 Mapper på en Mac Vil du prøve ut noe av det vi har nevnt her, kan du se på øvingsoppgavene Hvor er Mine dokumenter egentlig? og En titt på programfilene. Finne tapte filer Har det hendt at du har laget en fil du vil ha tak i, og så kan du ikke huske verken hvor den er lagret, eller det eksakte filnavnet? Du kan også støte på utfordringer når du skal hjelpe elever som ikke husker hvor de lagret en fil, eller hva de kalte den. Vi skal se på to ulike måter å lete fram filer på, manuelt og automatisk. Hvor er Mine dokumenter egentlig? og En titt på programfilene Manuelt søk Når vi gjør et manuelt søk, leter vi etter en fil som har egenskaper som stemmer med det vi husker om filen. Vi ser på ulike typer informasjon slik som: navn: det du kalte filen, eller det du tror du kalte den størrelse: hvor stor filen er, kan gi deg interessant informasjon type: om det er en tekstfil, en bildefil, en regnearkfil endret dato: når du sist gjorde en endring og lagret filen All denne informasjonen får du i det høyre vinduet i filbehandleren i Windows. Her kan du sortere filene etter hvilken informasjon du er mest opptatt av. Dette er spesielt nyttig når du har mapper med mange dokumenter. For å sortere filene trykker du bare på overskriften i den kolonnen du vil at filene skal sorteres etter. På figuren på neste side ser du at «Navn»-feltet er aktivt ved den lille pilen, som også viser Filbehandling og e-post

10 10 Sortere filer og mapper at listen er sortert etter navn. Se mer om dette i øvingsoppgaven om å Sortere filer og mapper. Sortering av filer To typiske situasjoner der sortering av filer kan være nyttig: Situasjon: Du laget ferdig halvårsplanen i norsk for våren i forrige uke, og den skal leveres inn. Men du finner den ikke igjen fordi du var litt uoppmerksom da du lagret den. Du vet at den heter noe med «halvår», men husker ikke akkurat hva. Du vet hvilken mappe den ligger i, for du bruker bare én mappe. Løsning: Finn mappen og sorter etter navn. Se om filen vises slik at du kjenner den igjen sammen med andre filer som begynner på «halvår». Sorter etter dato og sjekk hvilke filer du lagret den aktuelle datoen. Hvis noen heter noe med «halvår», er det bare å åpne med et dobbeltklikk for å sjekke innholdet. Situasjon: En elev er fortvilet fordi bildet av røykskadede lunger som skulle være med i PowerPoint-presentasjonen, har blitt borte, og han husker ikke hvor det ble lagret. Han fant bildet på nettet og aner ikke hva det heter. Men han tror det er noe rart, «im3_4_st» eller noe sånt. Løsning: Sjekk først om det finnes en mappe som heter Mine bilder, Windows lagrer ofte bilder i denne mappen. Sorter bildene etter dato og sjekk aktuelle bilder ved å åpne dem. Gå systematisk gjennom elevens mapper. Sorter alle etter type, se over bildefilene og sjekk de som er aktuelle. didiktikk

11 11 Automatisk søk Alle datamaskiner har en egen søkefunksjon. I Windows finner vi denne på verktøylinja i filbehandleren og på startmenyen. Søkefunksjonen kan lete gjennom filene mye raskere enn vi kan, og den bruker flere søkekriterier samtidig. Du kan søke i bestemte stasjoner eller mapper, eller la søket være begrenset til filtyper som dokumenter, bilder, musikk eller video. Du kan angi den delen av filnavnet som du husker, og du kan søke på tidsperiode for siste lagring av filen. Den beste måten å bli fortrolig med søkemulighetene på er å bruke dem og prøve seg fram. Hvis et søk tar veldig lang tid eller er så uspesifisert at du får et hav av treff, kan du bare stoppe det og prøve igjen. Jo mindre område maskinen leter i, jo raskere går det. Hvis det er en fil du selv har laget og lagret, er det sannsynlig at den ligger under Mine dokumenter. Prøv dette først før du utvider søket. Hvis du jobber på en maskin som er tilknyttet andre stasjoner eller nettverk, vil et søk i Min datamaskin inkludere alle stasjonene. Dette kan være et svært omfattende søk, så det bør unngås. Søk heller gjennom én og én stasjon. Når du søker på hele eller deler av navnet på en fil, leter maskinen bare gjennom filnavnene. Når du søker på innholdet, leter maskinen gjennom innholdet i hver fil. Å søke gjennom innholdet tar mye lengre tid. Hvis du må søke på innhold, så er det lurt å begrense søket til den type filer du forventer å finne, sånn at maskinen ikke bruker tid på å lete gjennom alle programfilene. Hvis du søker etter ett dokument blant mange dokumenter på maskinen og du ikke husker noe av navnet, men husker at det var veldig stort (for eksempel en stor oppgave eller et hefte), kan det være et poeng å bruke størrelsesspesifikasjonen. Tidspunkt er mest interessant hvis det kan kombineres med en annen spesifikasjon, som del av navn, eller hvis det ikke er så lenge siden lagringstidspunktet. Øvelse gjør søkemester! Det er mange ulike kombinasjoner av spesifikasjoner, og den eneste måten å finne ut hva som fungerer best er å prøve seg fram. Vil du bli kjent med søkefunksjonen på din datamaskin, kan du se på øvingsoppgaven Søke etter fil. Hvor skal søkeverktøyet lete? Søke på navn eller innhold? Betyr tidspunkt og størrelse noe? Søke etter fil Filbehandling og e-post

12 12 Tilpasse skrivebordet og lage snarveier Det er mulig å tilpasse en datamaskin til dine egne behov og på en slik måte at den passer til de oppgavene du bruker datamaskinen mest til. Vi tenker da på tilpasning av skrivebordet og bruk av snarveier. Før du begynner å gjøre tilpasninger på jobben, kan det være greit å vite at på en del skoler jobber serveren saktere hvis det ligger mange snarveier på skrivebordet. Og noen ganger har systemadministratoren blokkert for å bruke snarveier. Hvis du lurer på hva som gjelder på din skole, må du snakke med den som er ansvarlig. På din egen datamaskin kan du tilpasse skrivebordet som du vil. Hva er en snarvei? En snarvei er en ekstra inngang til et program, en mappe eller et dokument. Snarvei-ikoner skiller seg fra andre ikoner ved at de har en liten pil nederst til høyre. Å opprette en snarvei er som å lage en ekstra inngang til et rom «rommet» forblir helt uforandret. På samme måte skjer det ingenting med «rommet» om du sletter en snarvei. Det er helt ufarlig å slette snarvei-ikoner, samme hvor mye de ligner på de faktiske programmene, filene eller mappene. En snarvei til et program vil åpne programmet når du dobbeltklikker på den, en snarvei til en fil vil åpne filen i det riktige programmet, og en snarvei til en mappe vil åpne et Utforsker-vindu som viser innholdet i mappen. Forslag til snarveier På skrivebordet ligger det ofte snarveier til noen av standardprogrammene. Du kan legge ut snarveier både til programmer, mapper og dokumenter som du bruker spesielt mye. Noen nyttige snarveier kan være: snarvei til mappen med ukeplaner som du bruker nesten hver dag snarvei til en tekstfil med klasselisten med adresser og telefonnummer hjem, så den alltid er lett tilgjengelig snarvei til halvårsplanen i den perioden du jobber med den snarveier til pedagogisk programvare som du bruker i undervisningen og vil ha rask tilgang til (slike snarveier kan du jo legge inn for elevene også) didiktikk

13 13 Prøv deg på å lage snarveier med øvingsoppgaven Lage snarvei. Filbehandlere i ulike programmer Nå har vi sett på filbehandleren Windows Utforsker. I mange programmer, som tekstbehandlere og regneark, finner du tilsvarende filbehandlingsfunksjoner som du kan bruke ved åpning og lagring av filer. Programvare som er utviklet av Microsoft, har stort sett svært like filbehandlerfunksjoner. I programvare fra andre leverandører vil utseendet kunne være noe annerledes, men de fleste funksjonene vil være tilgjengelige, og prinsippene er de samme. Lage snarvei Filbehandleren i Word Vi bruker filbehandlerfunksjonene i Word som eksempel. Vinduet for å lagre en fil i Word er vist nedenfor. Et tilsvarende vindu dukker opp når du skal åpne og lagre en ny fil, eller bruke «Lagre som»-funksjonen. Dialogvinduet «Lagre som» «Filbehandleren» i Word har mange fellestrekk med Windows Utforsker, men utseendet er litt forskjellig. Hovedfeltet tilsvarer den høyre Filbehandling og e-post

14 14 delen i utforskeren, men viser i utgangspunktet bare de filene som kan åpnes i tekstbehandleren. Hvis du tror du har mistet en fil, kan det godt komme av at du er i ett program, og bruker filbehandleren der til å se etter en fil laget i et annet program. Et programs filbehandler er som regel standardinnstilt til bare å vise filer som kan leses av dette programmet. Hvis du vil se alle filene som ligger i mappen du har valgt, må du be om å vise alle filtyper i feltet merket «Filtype». «Lagre i»-feltet viser hvilken mappe du har åpen, og er en slags variant av venstresiden i utforskeren. For å se hele mappestrukturen kan du trykke på pilen i enden av feltet som viser mappen. Filbehandleren i Word har en verktøylinje som blant annet gir deg mulighet til å gå ett nivå opp i filhierarkiet, lage en ny mappe og skifte mellom ulike visninger. Hvis du får behov for å opprette en ny mappe når du skal lagre et nytt dokument, kan det altså gjøres ved hjelp av filbehandleren i programmet. Å slette filer kan også gjøres like lett her. Det finnes også en søkefunksjon i dette vinduet. Den er noe annerledes utformet enn den generelle søkemotoren i utforskeren. Hvis du ikke husker hvor en fil ligger, eller hva den heter, anbefaler vi å bruke søkefunksjonen i utforskeren. Hvis du skal gjøre store endringer i en mappestruktur, anbefaler vi at du bruker datamaskinens filbehandler, som gir deg bedre helhetsoversikt. Det bør du også gjøre når du skal rydde og ordne i mappene ved å flytte om på filer. Bits Bruk av ulike lagringsmedier Det meste av arbeidet vi gjør på en datamaskin, blir lagret. Noe blir lagret fordi vi ber om det (ukeplaner, brev, årsplaner, prøver, oppgaver), mens noe blir lagret fordi ulike programmer er stilt inn på automatisk lagring (besøkte nettsteder, resultater i forskjellig pedagogisk programvare m.m.). Hver enkelt fil tar opp plass på datamaskinen. Det går utover denne bokas rammer å gå detaljert inn på datamaskinens virkemåte og andre mer teknisk orienterte temaer. Vi synes likevel det er verdt å nevne begrepene bits og bytes og litt om størrelsen på filer. Vi bruker å fleipe med at datamaskinen egentlig er stokk dum, for den skjønner bare to ting, nemlig av og på representert ved tallene didiktikk

15 15 0 og 1. Ordet bit er betegnelsene på ett av disse tallene. Ordet er en sammentrekning av «binary digit». Hvert enkelt tegn som behandles av datamaskinen, representeres ved en serie på som regel 8 bits, også kalt en byte. Begrepene kilobyte, megabyte og gigabyte brukes for å angi datamengde eller lagringskapasitet. Egentlig betyr kilo «tusen» (10³), mega betyr «million» (10⁶) og giga betyr «milliard» (10⁹). Dermed skulle en tro at én kilobyte er det samme som tusen byte, men i datasammenheng er det ikke slik. I datasammenheng betyr kilo 1024 (2¹⁰), mega blir 1024 x 1024 (2²⁰), mens giga blir 1024 x1024 x 1024 (10³⁰). Det betyr at 1 gigabyte = 1024 megabyte = kilobyte = byte. Filstørrelser oppgis som oftest i kilobyte (eller megabyte), størrelsen på datamaskinens internminne angis gjerne i megabyte, og dagens harddisker har størrelser på mange gigabyte. En tekstfil med rundt tusen tegn uten noen formateringer skulle med dette kreve rundt 1 kilobyte med lagringsplass. Dette kapitlet om filbehandling skrevet i Word, krever 495 kilobyte inkludert figurer. Størrelsen på bildefiler varierer veldig avhengig av filformatet og oppløsningen på bildene. Bytes Lokal harddisk ikke-flyttbar enhet Alle datamaskiner har minst én harddisk som lagringsplass for data. I tillegg til lagring på lokal hardisk er det nå flere og flere skoler som bruker servere i nettverk. Dette betyr at lagringsenheten der du lagrer informasjonen, er et annet sted, i et annet rom eller kanskje i et annet lokale. Prinsippet er imidlertid det samme. Du lagrer informasjonen på et fast sted og må hente den fra det samme stedet. Det betyr at du ikke trenger å bruke den samme maskinen på skolen, bare en som har tilgang til samme server som du har lagret filene dine på. Eksterne lagringsenheter flyttbare enheter Noen ganger har vi behov for å flytte informasjon fra én harddisk til en annen. Det kan være ting vi har laget hjemme, noe vi skal ha med på kurs, eller kanskje må vi bruke en bærbar datamaskin for å kunne bruke videokanon i undervisningen. En del overføringer kan vi gjøre via nettet, ved bruk av for eksempel e-post og LMS, men når vi ikke kan bruke nettet, trenger vi flyttbare lagringsenheter. Filbehandling og e-post

16 16 CD Compact Disk (CD) er et optisk lagringsmedium med kapasitet på vanligvis MB. Avhengig av hva slags CD du bruker, kan du lagre én eller flere ganger. På en CD-Write-only kan du brenne ned data én gang, og deretter kan den bare leses. Det betyr at du ikke kan brenne én fil først og en annen senere, hele samlingen av filer som skal brennes må gjøres klar før brenningen settes i gang. Dette gjør CD-en mindre fleksibel som lagringsmedium enn for eksempel minnepinnen (se nedenfor). Det finnes også overskrivbare CD-er, såkalt CD-RW (CD Rewrite), som kan brukes om igjen flere ganger uten problemer. De aller fleste nye maskiner har CD-stasjoner eller kombinerte CD/DVDstasjoner. DVD Digital Video Disc (DVD) brukes i dag om hverandre med CD-er. De fleste CD-stasjoner er kombinerte CD- og DVD-stasjoner, hvor du både kan brenne CD-er og DVD-er. En DVD har mye større lagringskapasitet enn en CD (omtrent 9 gigabyte) og er i utgangspunktet designet for å lagre film. Brenn egen CD og Bruk av minnepinne Minnepinne Den flyttbare lagringsenheten som benyttes mest nå, er minnepinnen (også kalt USB-stick, USB-penn, minnepenn). Minnepinnene er små, enkle å bruke og kan brukes om og om igjen. Pinnen kobles direkte til en inngang på maskinen som kalles USB-port. Via USB-porten kan du koble til flere ulike verktøy som tastatur, mus og digitale kamera. Minnepinnene kan ha en kapasitet på opp til flere gigabytes. Minnepinner koster stadig mindre. Om du vil prøve ut dette, kan du se på øvingsoppgavene Brenn egen CD og Bruk av minnepinne. Overføre filer til en annen maskin (FTP) Du kan overføre filer mellom din datamaskin og en server med et overføringsprogram. Filoverføringsprogrammet bygger på et sett regler som kalles ftp-protokollen (File Transfer Protocol). For å kunne overføre filer på denne måten må du laste ned et ftp-program fra Internett og installere det på din maskin. Du finner en nettadresse for nedlastning på bokas nettsted. Installasjonen er vanligvis enkel hvis du følger en veiviser. didiktikk

17 17 For å få det hele til å virke må du sette opp en forbindelse mellom maskinene. Da må du kjenne til det logiske navnet eller IP-adresseen på serveren samt ha brukernavn og passord til denne mer om dette i bokas kapittel om Internettbruk. Den IKT-ansvarlige kan sikkert gi deg de opplysningene du trenger hvis du skal overføre filer mellom hjemmemaskinen og skolemaskinen. Det kan være lurt å lagre opplysningene i ftp-programmet som en profil, så slipper du å huske det fra gang til gang. Hvis det er flere enn deg som bruker maskinen, må du naturligvis ikke lagre brukernavn og passord til serveren. Ftp er den eldste internettprotokollen i aktiv bruk. Den er ikke direkte foreldet, men den viser sin alder på ymse vis. Særlig gjelder dette sikkerhet. Ftp sender passord i klartekst over nettet. Det er ikke spesielt sikkert og forholdsvis enkelt å snappe opp for dem som er på samme nettverk som datamaskinen eller serveren. Det finnes utvidelser av ftp for kryptering, men disse har ingen stor utbredelse. Prøv ut nedlasting i øvingsoppgavene Laste ned FTP og Avinstaller FTP. En stadig mer utbredt nettprotokoll for filoverføring er SSH File Transfer Protocol, eller SFTP. I utgangspunktet kan du lese og skrive på alle servere du har tilgang til. Det kan hende at eieren av serveren har satt opp ekstra krav til sikkerhet. En ganske vanlig sikkerhetsmekanisme kalles VPN (Virtual Private Network) og bidrar til at du kan kommunisere på Internett på en sikker «linje». Dersom en server du vil overføre filer til eller fra, krever slik sikkerhet, må du først sette opp en VPN-forbindelse for deretter å overføre filer. Laste ned FTP Avinstaller FTP Tilgang og sikkerhet Pakke filer I noen tilfeller kan det være nødvendig å pakke filer så de tar mindre plass. Dette kan gjøres ved hjelp av egne programmer for pakking av filer, slik som WinZIP og WinRAR. Nyere operativsystemer har slike funksjoner innebygd, og pakking kan utføres direkte fra filbehandleren. Det er praktisk å pakke filer når du skal sende et knippe filer, og spesielt bildefiler, som vedlegg til e-post. Prøv deg fram med øvingsoppgaven Pakking av filer. Pakking av filer Filbehandling og e-post

18 18 Hurtigtaster som det er nyttig å kunne Vi vil presentere noen vanlige tastekommandoer som du kan ha nytte av å kjenne til. Disse virker på tvers av alle standardprogrammer under Windows og en hel del andre programmer. På Mac-maskiner kan som regel Ctrl-knappen erstattes med epleknappen til Apple. Ctrl + C (copy) Ctrl + X (cut) Ctrl + V (vomit) Ctrl + Z Ctrl + S (save) Ctrl + O (open) Ctrl + P (print) Kopier merket objekt Klipp ut merket objekt Lim inn merket objekt Angre siste handling Lagre Åpne Skriv ut E-post Det finnes mange ulike e-postlesere på markedet. De har mange likhetstrekk, som vi beskriver nedenfor. Felles er at alle kan brukes til å sende og motta e-postmeldinger med og uten vedlegg. Noen nettbaserte e-postprogrammer har begrensinger når det gjelder størrelse på vedlegg. E-postprogram eller nettbasert? I prinsippet er det to måter å lese e-post på. Den ene er å bruke et program som er installert lokalt på datamaskinen, som Outlook eller Thunderbird. Slike programmer gjør det enkelt og effektivt å flytte, slette og kopiere e-post og vedlegg. Du må kjenne til en del tekniske detaljer hvis du skal installere og sette opp programmet selv, for eksempel fra hvilken e-postserver innkommende og utgående e-post skal hentes. Den andre måten kaller vi med en generell betegnelse for webmail. Dette er e-post som leses via en nettleser. Eksempler på slike tjenester er Hotmail, Yahoo! Mail eller Gmail. Bruk av webmail gjør at du har didiktikk

19 19 større fleksibilitet med hensyn til hvor du kan lese e-posten din. Du trenger bare en datamaskin med internettilgang, en nettadresse for pålogging samt brukernavn og passord. I prinsippet er det noe av det samme du gjør om du har muligheten til å lese e-post på din skoles LMS. Om du ikke kjenner til slike nettbaserte e-posttjenester, kan du opprette en konto for webmail ved hjelp av øvingsoppgaven Ulike nettbaserte e-posttjenester. En slik konto kan være kjekk å ha til bestilling av kinobilletter, nettsamfunn eller registrering av e-post på nettsteder du synes er lite seriøse. Ulike nettbaserte e-post- tjenester Motta og lagre vedlegg Når du mottar en e-postmelding med vedlegg (engelsk attachment), klikker du på vedlegget og lagrer eller åpner det. Mange velger å åpne, ikke minst for å vurdere om det er verdt å lagre på maskinen, eller om det holder å se gjennom det. Å lese vedlegg forutsetter at du har programvare som kan åpne filtypen som er vedlagt. Hvis du får problemer, kan det være lurt å lagre vedlegget og deretter åpne det via filbehandleren. Da åpnes filen i riktig program, eller du blir spurt hvilket program filen skal åpnes i. For å unngå virus bør du aldri åpne vedlegg fra fremmede. Den vanligste måten å «miste» vedlegg på er at du ikke har oversikt over hvor datamaskinen lagrer dem. Dette kan være i mapper som du selv ikke har laget og følgelig heller ikke vil finne på å lete i. Du kan finne ut hvor dette er om du følger med på hvor e-postprogrammet foreslår å lagre vedlegget. En måte å finne igjen vedlegget på er å bruke søkefunksjonen i filbehandleren. Ikonet for å legge til et vedlegg er ofte en binders. I noen e-postlesere er vedlegget lagt til e-postmeldingen så snart du har markert det, mens i andre må du laste opp filen eller bekrefte at dette er filen som skal lastes opp. Er du usikker på om du har fått lagt ved vedlegget, kan du sende meldingen til deg selv som en test. Noen e-postprogrammer har begrensinger når det gjelder størrelse på vedlegg. Du kan teste ut dette med øvingsoppgaven E-post med vedlegg. Finne vedlegg Sende vedlegg E-post med vedlegg Filbehandling og e-post

20 20 Sortering Sortering av e-post Adressebok Adressering E-post er et svært effektivt kommunikasjonsmiddel, men det er også fort gjort å sende ting til feil adressat. Dette kan være uheldig, spesielt hvis sensitiv informasjon kommer på avveie. CC står for «Carbon Copy» og betyr at de adressatene som står i dette feltet, får en kopi av meldingen. Alle mottakerne vil kunne se adressen til alle andre som har mottatt den samme e-posten eller kopien. BCC står for «Blind Carbon Copy» og kalles blindkopi. Det betyr at adressaten i dette feltet får en kopi av e-posten, men at de andre mottakerne ikke får se at vedkommende har fått en kopi. «Svar alle» eller «Reply all» er en funksjon som har satt mange i forlegenhet. Å bruke denne funksjonen innebærer at alle adressater i feltene, «To» og «Cc», får svaret du sender. Overforbruk av denne funksjonen er en viktig årsak til at e-post havner hos feil mottaker, og kan være grunnlag for irritasjon. E-postsystemer har funksjoner som gir deg mulighet til å lage mapper og sortere posten. Grunnprinsippene er stort sett de samme som for annen filbehandling. For å holde orden er det nyttig å ha en god mappestruktur. Øvingsoppgaven Sortering av e-post hjelper deg i gang med dette. De fleste e-postsystemer gir deg mulighet til å lagre adresser i en adressebok. Det er tidsbesparende å ha et godt adressearkiv, selv om det tar tid å bygge det opp. Overvåkning Mange andre enn adressaten kan lese e-posten din, for eksempel din e-postleverandør, nettansvarlige på skolen eller kommunen, din Internett-leverandør og programmer som søker gjennom Internett etter bestemte ord. Gjør det til en vane å betrakte datasikkerheten for innholdet i en e-post på samme måte som et postkort. Send derfor aldri sensitive opplysninger med e-post. Arbeidsgivere kan ha regler for bruk av e-post til private formål, men har ingen umiddelbar rett til å kontrollere eller lese ansattes e-post. Les mer om dette i kapitlet om Personvern i boka. Deler av dette kapitlet er bygd på et kursmateriale for etterutdanning av lærere i Oslo-skolen i regi av Høgskolen i Oslo. Sentrale bidragsytere er Jorun Folkvord, Eli Gjølstad, Anita Gustavsen og Anne Sofie Nilsen. didiktikk