Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Tilbakemeldinger fra IAKH på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Dato: Saksnr..: 2012/1123KATRIR IAKH er i all hovedsak enig i de synspunktene fakultetet redegjør for i sitt høringsutkast, men kjenner seg ikke helt igjen i beskrivelsen av hvordan situasjonen er i dag. Under følger først en generell beskrivelse av hvordan vi fra instituttnivå opplever de utfordringene og problemene som skisseres i UiOs høstingsnotat. Deretter svares det mer konkret på spørsmålene fakultetet stiller i sitt høringsnotat. Innledning IAKH har tre lokale opptak: Master i arkeologi hvert høstsemester Master i konservering annethvert høstsemester Master i historie hvert semester Opptak i arkeologi og konservering utføres av programkonsulent for arkeologi og konservering, opptak i historie utføres av programkonsulent for historie. Utgangspunktet for UiOs forslag til nye rutiner er at [o]pptak til masterprogram er en administrativt omfattende prosess med mange ledd og mye dobbeltarbeid, noe som medfører stor frustrasjon både blant ansatte og søkere. Dette er en beskrivelse programkonsulentene ved IAKH i liten grad kjenner seg igjen i, selv om også de mener at det er rom for forbedringer av rutiner og elektroniske verktøy. Ansvarsfordelingen på instituttnivå er klar og den tette kontakten mellom programkonsulentene, i tillegg til at HF har en egen masterkoordinator, gjør at prosessen oppleves som samkjørt og oversiktelig. I de tilfellene der det er behov for spesialkompetanse som ikke finnes på instituttet, kontaktes relevante eksperter på fakultetet. I de tilfellene hvor en kandidat har søkt flere HF programmer oppleves arbeidsdelingen og prosessen som klar og effektiv, i og med at det er det programmet som søkeren har som førsteprioritet som først vurderer søknaden. Den samme arbeidsdelingen gjelder naturligvis ikke søkere til programmer på andre fakultetet. I den sammenheng vil felles rutiner og koordinering på sentralt nivå være hensiktsmessig, selv om vi ikke kan se at dette er et stort problem i dag. Institutt for arkeologi, konservering og historie Kontoradr.: Moltke Moes vei 35 Telefon: Telefaks: postmottak@hf.uio.no

2 2 Vi er positive til en forbedret bruk av de elektroniske løsningene som allerede finnes. På opptak med mange søkere benyttes i dag skyggebaser i Excel i tillegg til registreringer i FS. Men vi vil i likhet med HF peke på eventuelle problemer ved å la søkeren selv laste opp dokumentasjon i SøknadsWeb. Dersom disse dokumentene skal være digitalt tilgjengelige, bør noen ved UiO verifisere dokumentasjonen. Det at søkerne må forholde seg til flere ulike kontaktpunkter og saksbehandlere/enheter trekkes frem som et problem i UiOs høringsnotat. Vi er enige i at søkerne bør ha færrest mulig kontaktpunkter, men saksbehandlerne ved IAKH har ikke opplevd at søkerne har funnet prosessen uoversiktlig. Det er noe variasjon i forhold til om søkerne leverer dokumentasjonen til fakultetet eller til instituttet, men det gjelder for de fleste studiesaker. I dag er det også slik at de som saksbehandler opptaket føler at de kan gi kompetente svar på spørsmål fra søkerne nettopp fordi de har god kjennskap til programmet og dets opptakskrav. Vi ser også enkelte problemer knyttet til at såkalte enkle grader skal behandles sentralt. Dette gjelder særlig søkere som skal ha sin bachelorgrad godkjent parallelt med søknad om opptak. På grunn av endringer av fordypningsgrupper og innpassing av grunnfag etc. kreves det inngående kjennskap til det enkelte program for å kunne bedømme om søker har relevant fordypning. Dette er i samsvar med HFs høringsutkast der det står "Mht. "kompliserte saker" har HF mange søkere som har hele graden fra UiO, men der kravet til 80 gruppe ikke er så enkel å ta stilling til." Spørsmål 1: Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene Innsparing Opptak er i stor grad begrenset til enkelte perioder av året. Dette betyr at selv om opptaksperioden er hektisk for saksbehandlerne på instituttet, vil en endring av rutinene ikke føre til reell innsparing, da det ikke vil være mulig eller hensiktsmessig å kutte i de aktuelle stillingene eller tilføre andre arbeidsoppgaver som kunne ført til kutt andre steder. IAKH stiller seg også tvilende til om sentraliseringen vil føre til noen større reell avlastning. En sentralisering av FS registrering og utsending av svarbrev vil sannsynligvis føre til noe mindre arbeid på instituttet, men tidsbruken på selve arbeidet vil trolig være tilnærmet lik den man kan oppnå på instituttnivå. Gjennomgang av GSK og BA (engelskkrav er ikke aktuelt for våre studier) er noe av det våre saksbehandlere bruker liten tid på i dag. Derimot er det nettopp de med ekstern utdanning som er arbeidskrevende, i tillegg til de med interne grader hvor ekstern utdanning inngår. Dette kommer hovedsakelig av at alle karakterer ikke foreligger på søknadstidspunktet. Dersom sentraladministrasjonen skal sørge for at alle dokumenter foreligger, for deretter å sende de over til instituttene, vil dette kunne føre til en forsinkelse i saksgangen, og ikke en effektivisering. I forhold til dette har vi problemer med å se at en sentralisering vil føre til en nivåhevning, i og med at det ofte er behov for en inngående kjennskap til det aktuelle faget og programmet for å avgjøre om søkere

3 3 med ekstern utdanning oppfyller opptakskravene. Dette gjelder for eksempel kravet om minimum 20 studiepoeng i eldre/nyere historie. I forlengelsen av dette lurer vi også på hvordan dagens praksis med betinget tilbud vil bli videreført i den foreslåtte modellen. Per i dag er det for eksempel slik at de som kun har 10 studiepoeng i eldre eller nyere historie, kan få betinget tilbud til master i historie med krav om at de avlegger 10 studiepoeng i eldre/nyere historie som en del av mastergraden. Oppfølging av denne typen saker vil trolig bli tyngre dersom opptaket sentraliseres. Andel eksterne og interne søknader Ved de siste opptakene har antallet eksterne søkere, dvs. bachelorgrad fra annet lærersted, vært som følger: Arkeologi hadde høsten søkere, 12 av disse var eksterne søkere. Historie hadde våren søkere, 17 av disse var eksterne. Høsten 2011 hadde historie 102 søkere, 45 eksterne. 1 Det bør også stilles spørsmål ved innhentingen av data knyttet til tidsbruk. I og med at henvendelsen om hvor mye tid man bruker på arbeidet kom etter at siste opptak var gjort, var det vanskelig å gi gode estimater. Det er også et generelt problem ved bruk av denne metoden, i og med at enkelte kan ha interesse av å rapportere inn for høye eller for lave tall. Spørsmål 2: Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Nettverk IAKH er for bedre rutiner og mer samarbeid, inkludert nettverk, som er det vi nettopp ser på som styrken i hvordan dette løses ved HF i dag. I forlengelsen av dette mener vi at forbedringer av rutiner og arbeidsmetoder kan gjøres innenfor dagens organisering eller en videreutvikling av denne. Spørsmål 3: Fakultetene bes å gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner (søknadsfrister, behov for opptak én eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativer etc.). IAKH er enig i at felles rutiner og frister kan være nyttig. Samtidig støtter vi fakultetets bekymring over at mye av arbeidet ser ut til å falle i de tre første ukene av juli. Vi vil også bemerke at forlengelsen i saksbehandlingstid kan virke negativt for søkerne, og dermed være i direkte konflikt med målet om styrke UiOs omdømme. Opptak en gang i året Det er ikke ønskelig å gå over til opptak kun en gang i året for master i historie. Dagens ordning fungerer 1 Tallene for forrige opptak til konservering er dessverre ikke lett tilgjengelig.

4 4 godt både for studenter, undervisere og administrasjonen. Historie er et stort fag med mange studenter, så selv om hoveddelen av studentene avslutter sin bachelorgrad i vårsemesteret, er det alltid en betydelig andel som er ferdig i høstsemesteret. For at disse studentene ikke skal bli unødvendig forsinket i sitt studieløp, ønsker vi å videreføre ordningen med opptak to ganger i året. Spørsmål 4: Hvilke ekstra tilpasninger må gjøres innenfor den foreslåtte løsningen for å ivareta de erfaringsbaserte masternes behov. Konservering har behov for spesielle tilpasninger i forbindelse med opptak. Studieløp som er av både akademisk og erfaringsbasert karakter stiller i en særklasse. Vesentlige deler av vurderingen er basert på faglig skjønn og det er derfor helt nødvendig at hele opptaket foregår lokalt og i tett samspill mellom instituttets faglærere og administrasjon. Med hilsen Kristin Kjellberg administrativ leder Katrine Randin studieleder Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Katrine Randin , katrine.randin@iakh.uio.no

5 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Tilbakemeldinger fra IFIKK på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Til: HF STUD Studieseksjonen Dato: Saksnr..: 2012/1123KARENHA Generelt IFIKK gir sin tilslutning til HFs utkast til høringsuttalelse. Vi har ingen direkte innvendinger eller tilføyelser, men ønsker bare å fremheve enkelte ting vi synes er spesielt viktige, samt forsøke å kommentere de momentene instituttene spesielt blir bedt om å se på. Generelt er vi positive til en sentralisering av masteropptaket. Vi ser at vi overfor studentene vil fremstå som ryddigere og mer profesjonelle når det samles i ett opptak, med ett kontaktpunkt. Den foreslåtte arbeidsfordelingen virker grei, skjønt vi mener at begrepet "enkle søknader" her bør omfatte ikke bare UiOinterne fordypninger. Søkere med antatt relativt hyppig forekommende fordypninger fra andre norske utdanningsinstitusjoner bør også kunne behandles sentralt. Det samme gjelder tidligere varianter av fordypninger fra UiO. Samtidig vil vi understreke viktigheten av at tvilstilfeller og individuelle vurderinger behandles lokalt som i dag. Effekter for enhetene Vurderingen av hvorvidt antakelsen om en 50% - 50% fordeling mellom sentral og lokal saksbehandling stemmer, vil avhenge av hvor man legger lista for hva som betraktes som en enkel søknad. Gitt at lista legges relativt høyt, slik vi antyder ovenfor, vil vi anslå at det for vårt vedkommende mer kan nærme seg en 75% - 25% fordeling. Vi deler fakultetets skepsis til at forslaget vil innebære noen reell innsparing. Enten vi sparer inn 50% eller 75%, så er dette uansett en prosentandel av en ganske liten brøkdel av et årsverk. Arbeidskraften kan ikke Institutt for filosofi, idé- og kunsthistorie og klassiske språk Kontoradr.: Telefon: Telefaks: postmottak@hf.uio.no

6 2 flyttes uten gjennomgripende omrokkeringer i arbeidsoppgavene innenfor hver lokale studieadministrasjon, og i mange tilfeller ikke engang ved hjelp av slike drastiske tiltak. IFIKK har - ihvertfall på papiret - 2 årsverk programkonsulenter. Den brøkdelen som utgjør deres arbeid knyttet til masteropptak, er uansett langt under ett årsverk, og dermed svært vanskelig å flytte. Det er klart at den reduserte arbeidsmengden forslaget innebærer på lokalt nivå, kan bidra til å ta unna topper som i dag medfører bruk av ekstra bemanning, mye overtid og for stor belastning på enkelte medarbeidere, men den kan like gjerne bidra til å øke "fragmenteringen" vi allerede sliter med ved at mange studieadministrative funksjoner utgjør brøkdeler av årsverk som det ofte er vanskelig å summere opp til meningsfulle, hele årsverk. Dersom forslaget må innebære en økning i antall årsverk sentralt samtidig som det viser seg vanskelig eller umulig å spare inn disse årsverkene lokalt, virker det meningsløst i et rent IHR-perspektiv, selv om det er aldri så godt på andre måter. Informasjonsflyt IFIKK har intet å tilføye til fakultetets betraktninger rundt spørsmålet om informasjonsflyt. Vi finner det også vanskelig å vurdere i hvilken grad de som arbeider med masteropptak, og andre lokalopptak, hos oss i dag kan brukes i nettverk i samarbeid med STA/fakultetet uten noen nærmere angivelse av hvor omfattende man tenker seg et slik mulig nettverksarbeid og mer konkret hva det skulle innebære. Selvfølgelig nok kan vi dog si at dersom de fratas én arbeidsoppgave og tilføres en annen arbeidsoppgave av omtrent samme omfang og på samme tid, burde dette fint la seg gjøre. Rutiner Vi ønsker også å understreke at vi deler fakultetets bekymring hva angår det å skulle ha opptaksmedarbeidere på jobb i de tre første ukene av juli. Ikke bare er dette en periode hvor det normalt er enkelt å avvikle ferie. Juli er dessuten den eneste perioden hvor medarbeidere i studieadministrasjonen kan avvikle mer enn én uke sammenhengende ferie uten at det går uforholdsmessig ut over studenter, kolleger og dem selv når de kommer tilbake fra ferie. Dessuten synes det høyst urimelig å nekte medarbeidere med barn i barnehage- og skolealder å avvikle ferie i fellesferien.

7 3 Med hilsen Mathilde Skoie Instituttleder Karen M. Haugland Administrativ leder Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Karen M Haugland , k.m.haugland@ifikk.uio.no

8 Det humanistiske fakultet Institutt for kulturstudier og orientalske språk Notat Tilbakemeldinger fra IKOS på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Til: HF STD Studieseksjonen Dato: 13. februar 2012 Generelt vil vi bemerke at høringsnotatet fra IHR-gruppen som har vurdert lokalopptak svartmaler situasjonen i sin beskrivelse av prosessen rundt opptak til masterprogram. Vi opplever ikke at arbeidet med masteropptaket mangler koordinering og heller ikke at dette er oppgaver som ofte tildeles nyansatte og som blir lavt prioritert. Men vi er i utgangspunktet positive til forslaget om å forenkle og samordne prosessen rundt opptak til masterprogram. Begrunnelsen for dette er imidlertid at dette kan gjøre opptak til masterprogram mer samordnet og enhetlig ikke fordi vi mener at dette vil redusere ressursbruken i form av stillinger. På spørsmål fra fakultetet om vi tror sentralisering av masteropptaket vil innebærer en innsparing, er svaret nei fordi dette er, som fakultetet også skriver, sesongarbeid som kun binder opp ressurser i korte perioder av året. IHR-gruppen skriver under Arbeidsfordeling ved ny organisering, punkt b, at for såkalte enkle søknader, hvor søker har hele graden fra UiO, har arbeidsgruppen anbefalt at også vurdering av faglig fordypning og rangering foretas sentralt. Vi mener derimot at alle søknader må vurderes faglig og rangeres av enhetene, og at søkere med hele graden fra UiO ikke nødvendigvis er så mye enklere å vurdere enn søkere med ekstern utdanning. Vi tror derfor ikke antagelsen om at 50 % av søkerne vil kunne behandles sentralt og 50% ved enhetene er korrekt. Vi vil gå over til å kun ha opptak én gang i året for masterprogrammene Kulturhistorie og museologi og Religionshistorie som begge har opptak to ganger i året i dag. Når det gjelder spørsmål fra fakultetet om programkonsulentene ved IKOS kan brukes i nettverk, er dette et spørsmål vi ikke kan ta stilling til før det er avklart hva slags omfang og hvor mye arbeid et slik nettverk vil innebære. Til slutt vil vi, i likhet med fakultetet, poengtere viktigheten av at saksbehandlingen av mastersøknadene ikke kan skje i juli. Det fremstår merkelig at saksbehandlertiden er foreslått til å skje på et senere tidspunkt enn i dag, når søknadsfristen er foreslått fremskyndet med en og en halv måned. Vi vil sterkt anbefale at tilbud må sendes søkerne før juli, da dette også sannsynligvis øker sjansene for at søkere ikke takker ja til tilbud ved andre læresteder i stedet. For at dette kan gjennomføres, må vi fortsette praksisen med å gi betinget tilbud til søkere som fullfører bachelorgraden samme semester som de søker. Institutt for kulturstudier og orientalske språk Postadr.: Postboks 1010 Blindern, 0315 OSLO Kontoradr.: P.A. Munchs hus, Niels Henrik Ables vei 36, 0371 Oslo Telefon: Telefaks: henvendelser@hf.uio.no Org.nr.:

9 2 Med hilsen Ragnhild Rebne Administrativ leder Mona Bjørbæk Fungerende studieleder

10 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Tilbakemeldinger fra ILN på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Til: HF STUD Studieseksjonen Dato: Saksnr..: 2012/1123MAYMT Generelt sett mener vi det er mange viktige punkter som er tatt med i HFs forslag til høringssvar.i det opprinnelige dokumentet er det imidlertid en del påstander om masteropptakets nåværende form som ikke rimer med vårt kjennskap til hvordan det fungerer på HF og ILN i dag. Ved HF mener vi at masteropptaket blir ivaretatt både profesjonelt og effektivt, slik at vi regner med at mange av ankepunktene antagelig gjelder andre fakulteter enn HF. Vi kan heller ikke se at dette forslaget vil innebære noen innsparing av ressurser på instituttet. Innledning Siden de faglige spørsmål fremdeles vil ivaretas av instituttene, så vil studentene fremdeles måtte forholde seg til flere steder i opptaksprosessen. Instituttet opplever større pågang av studenter når det gjelder spørsmål av faglig art enn om det opptakstekniske ved søknaden. Mer utstrakt bruk av online saksbehandling vil kunne gjøre opptaksprosessen på det enkelte institutt enda bedre og er et kjærkomment tiltak. Spørsmål 1: Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene. Instituttene bes gi en vurdering av hvordan det vil være mulig å realisere en innsparing, i form av stillinger eller på andre måter. Dette på bakgrunn av at det er færre oppgaver knyttet til de søknadene man mottar, og det er mange søknader man ikke får lenger. Instituttene bes om å kommentere antakelsen om at 50% av søkerne vil kunne behandles sentralt og 50% ved enhetene, siden dette tallet skal være hentet fra HFs masteropptak (se også fotnote 12 i forslaget) Kommenter om det vil være mulig å gå over til opptak én gang pr år også for dem som i dag har to opptak pr. år særlig ut fra rekrutteringshensyn og praktiske hensyn. Vi ser at det kan være en liten innsparingseffekt når grunnarbeidet i opptaket gjøres sentralt, men vi kan ikke se at STA skal kunne gjøre ferdig hele 50 % av søkerne uten å involvere instituttet. Ved ILN er det en Institutt for lingvistiske og nordiske studier Kontoradr.: Henrik Wergelands hus, 1. et., Niels Henrik Abels vei 36, 0313 OSLO Telefon: Telefaks: postmottak@hf.uio.no

11 2 større andel som må vurderes faglig enn 50 %. Vi regner med at ca 70 % må innom en faglig vurdering. Når det gjelder å ferdigstille søknadene til samme studieretning på to forskjellige steder vil vi ikke kunne rangere søkerne samlet. Dette vil være et problem. Alle søknadene må derfor i siste instans rangeres samlet på instituttene. Innsparingen vil derfor bli minimal for ILN sin del. Hvis STA skal etterlyse dokumentasjon, skrive opptak og avslagsbrev og opprette studieretter, blir det i hvert fall en utfordring å finne gode rutiner for samarbeidet som gjør at studentene får den informasjonen de skal ha. Dette gjelder for eksempel informasjon om oppstart på studieretningen i august. Spørsmål 2: Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Instituttene bes vurdere i hvilken grad de som i dag arbeider med opptak ved instituttene kan brukes i nettverk i samarbeid med STA/fakultetet. Vil dette gå for mye ut over andre, samtidige oppgaver? Den som arbeider med opptak ved ILN er allerede en del av et nettverk på fakultetet som fungerer godt. Vi ser derfor ikke behov for ytterligere å arbeide i nettverk. Når det gjelder elektronisk lagring av dokumenter og andre viktige ting til søknadsprosessen vil det være en stor fordel med felles saksbehandlingsrutiner og elektronisk tilgjengelighet til dokumentene. Spørsmål 3: Fakultetene bes gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner (søknadsfrist, behov for opptak én eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativ etc.). ILN har søknad kun en gang pr. år. Dette ønsker vi å fortsette med. Når det gjelder årshjulet kan vi ikke se at det er behov for å starte masteropptaket og ha frist allerede 1. mars. Slik det er nå med frist 15. april fungerer fint. Juli kan heller ikke settes av til å ferdigstille masteropptaket på instituttene. Opptaksmedarbeideren vil da bruke det meste av sommerferien til å kun arbeide med masteropptak. I tilleggkommer behovet for å konferere med de ulike fagmiljøene, dette er det i praksis ikke mulig å få orden på midt på sommeren. Slik opptaket nå fungerer har hvert program en gitt kvote på antall studieplasser. I masteropptaket vurderer vi derfor hver vår hvor mange studenter vi har kapasitet til å ta opp på de ulike studieretningene innenfor kvoten på programmet. Blandt annet vurderer vi ledig veiledningskapasitet det er på de ulike fag. Hvis opptaket flyttes til STA lurer vi på hvordan vi skal kunne ivareta denne autonomien for det enkelte institutt og fagmiljø.

12 3 Med hilsen Andreas Sveen undervisningsleder May Maria Tollerud studieleder Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: May Maria Tollerud , m.m.tollerud@iln.uio.no

13 Tilbakemeldinger fra ILOS på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Vi vil bemerke at vi ikke kjenner oss helt igjen i den innledende beskrivelsen i høringsnotatet når det gjelder dobbeltarbeid og stor frustrasjon. Vi mener at på ILOS er masteropptak et arbeid som blir prioritert og er godt organisert. 1 Men vi ser at det vil være en klar forbedring for en del søkere og saksbehandlere med sentralisert vurdering av dokumentasjon og med elektronisk innlevering. Vi stiller oss bak forslagets punkt a., d., e. og f. på side 3 til Arbeidsfordeling ved ny organisering hvor det sies at alle søknadene vil: a. Vurderes for de generelle opptakskravene sentralt i Studieavdelingen (generell studiekompetanse, bachelorgrad og ev engelskkrav), hvor det også foretas etterlysning av eventuelt manglende dokumentasjon. d. Søkere som dekker de generelle opptakskravene, samt har tatt hele eller deler av graden utenfor UiO, videresendes enhetene for vurdering av faglig fordypning, c-krav og rangering. e. Samtlige søkere skal være ferdig saksbehandlet innen en gitt frist. Kommentar: En del søkere, f eks de som har utenlandsopphold på våren, må få et betinget tilbud om at det de har tatt blir godkjent. f. STA kjører opptak og sender tilbud/avslagsbrev. Kommentar: Det må være med en del spesifikk informasjon blant annet om informasjonsmøter i opptaksbrevet. Og begrunnelsen for avslag må spesifiseres. g. All informasjon til søkere knyttet til søknadsprosessen formidles av Knutepunktet, som er STAs studentinformasjonssenter. Studieveiledning håndteres fortsatt av fakultetene. Kommentar: Dette kan være forvirrende for noen søkere. Det blir fortsatt flere kontaktpunkter for dem slik at de må henvises videre for noen spørsmål. Vi har følgende innvendinger til øvrige punkter: b. For såkalte enkle søknader, hvor søker har hele graden fra UiO, har arbeidsgruppen anbefalt at også vurdering av faglig fordypning og rangering foretas sentralt. Innvending: Vi har gjort så store endringer i oppbyggingen av bachelorgraden i våre fremmedspråk de siste årene at det som i utgangspunktet kan se ut som enkle søknader, likevel ikke nødvendigvis er det. De som gjør masteropptaket vil ofte måtte sjekke en rekke mulige sammensetninger, (grunnfag/mellomfag/endrede emnegrupper) for å være sikre på at opptakskriteriene oppfylles. Vi mener at dette kan gjøres mest effektivt hos oss, hvor historikken rundt endringer og tidligere sammensetning av bachelorgraden er kjent både administrativt og blant de faglige. 1 En vikar som begynte på veldig kort varsel våren 2011 skapte nok en del merarbeid for fakultetet, men det skyldtes en rekke uheldige omstendidigheter og kunne vært unngått hvis studieleder hadde blitt klar over det i tide. 1

14 Utdanning fra andre norske universiteter må også ofte gis en ekstra faglig vurdering. c. Søkere som ikke dekker de generelle opptakskravene avslås av STA. Innvending: Her må det spesifiseres for eksempel hvilke emner som mangler, Dette vil kreve en spesialkompetanse som STA vanskelig kan opparbeide, men som vi besitter. Svar på HFs spørsmål: 1. Vil det være ressursbesparende for ILOS? Vi stiller oss bak fakultetets skepsis til den reelle innsparingsgevinsten ved forslaget. ILOS har ingen opptak om høsten. Sentralt opptak vil medføre noe mindre arbeidsbelastning for studieadministrasjonen i siste halvdel av vårsemesteret, men ikke tilnærmet en full stilling. De frigjorte ressursene kan anvendes på å bidra på mer pressede områder, men dette vil ikke innebære noen økonomisk besparelse for ILOS. Spørsmål om det faglige grunnlaget for opptak til master vil fortsatt måtte besvares av oss og vi får mange henvendelser om dette. Fakultetet ber oss kommentere om 50 % kan ferdigbehandles av STA: Forutsatt at STA vurderer alle interne søkere, dvs de som har fritt sammensatt bachelorgrad, de som har studier fra før 2003 (grunnfag og mellomfag) i tillegg til nye emner, og at de kontrollerer i arkivet hvordan emnegruppene var sammensatt tilbake i tid, kan de sannsynligvis ferdigbehandle ca.50 %. Men som nevnt har vi gjort store endringer i våre fordypningsgrupper, så selv når vi vurderer søkere fra UiO må vi se hvordan emnegruppene var sammensatt tilbake i tid. Vi anslår at vi har ca.50 % eksterne søkere. 2. Hvordan sikre god informasjonsflyt mellom ILOS og STA? Dette mener vi kan bli en utfordring. For ILOS ble det en forbedring når masteropptaket i 2010 ble flyttet til instituttet, det ble gjort sentralt på fakultetet fra Vi er usikre på om tanken er at vi avgjør hvem/hvor mange studenter som får opptak. Vi er usikre på hvem som faktisk skal foreta den endelige rangeringen og vurderingen av hvor mange som tas opp. Vi leser det slik at planen er at STA rangerer de som har hele graden sin fra UiO og vi de som har hele eller deler av graden utenfor UiO. Men vi understreker at det er viktig at det er vi som avgjør kvote og endelig rangering av interne og eksterne søkere på bakgrunn av følgende: ILOS har et visst antall plasser på sine 4 masterprogram med til sammen 26 studieretninger, i tillegg til studenter på 4 fordypninger på lektorprogrammet. Vi må sette kvoter for de enkelte studieretninger ut fra tilgjengelig veilederkapasitet og på bakgrunn av hvor mange aktive studenter som er på de enkelte studieretninger. Det må i noen tilfeller tas opp færre enn det kvoten på programmet åpner for. Ved siste opptak gjaldt dette for 9 av våre 26 masterstudieretninger. Til studieretningene på tysk, fransk, spansk og engelsk, inkludert Nord-Amerika-studier, kommer det også mange masterstudenter fra lektorprogrammet, disse søkerne tas opp av UV til et femårig løp, men de tar våre emner og har i all hovedsak veiledere fra ILOS. Særlig for engelsk må antall som tas opp til øvrige studieretninger for engelsk (språk, litteratur og områdestudier) vurderes i sammenheng med hvor mange det til enhver tid er på Lektorprogrammets master. Vi må også vurdere kvote i sammenheng med antall SFM-søkere. Det er også viktig for oss å kunne følge opp ventelister og raskt gi nestemann på lista tilbud hvis noen trekker seg eller ikke tar imot tilbudet. 2

15 Selv om henvendelser angående søknadsprosessen skal til Knutepunktet, slik foreslått, vil som nevnt søkere også henvende seg til oss angående det faglige opptaksgrunnlaget. Vi er usikre på hvordan våre vurderinger skal formidles til STA i tilfeller hvor vi vil godkjenne de som har en noe uvanlig bakgrunn. Skal det legges som kommentar i FS, sendes e-post til STA eller hva? HF peker på fordelene ved nettverksbasert arbeid. ILOS støtter dette. 3. Fakultetene bes gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner (søknadsfrist, behov for opptak én eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativ etc.). Vi stiller oss bak alle HFs kommentarer. Vi har noen kommentarer i tillegg: ILOS ser at det er behov for å kunne gi studenter med utenlandsk bakgrunn klar informasjon om hvem de skal forholde seg til ved mastersøknad. ILOS har ikke kompetanse til å vurdere opptaksgrunnlag for alle typer utenlandsk utdanning. Vi ser store fordeler ved at det bygges opp en solid kompetanse på vurdering av studenter med utenlandsk utdanning sentralt. Vi ønsker å beholde større deler av arbeidet rundt masteropptak på ILOS. Vi ser positivt på at STA tar seg av innhenting av dokumentasjon, kontrollerer GSK, bachelorgrad og engelskkrav. Men vi ønsker å gjøre den faglige vurderingen og rangeringen for alle søkere med en bachelorgrad fra Norge Høringsnotatet foreslår en prøveordning med enkelte program, institutter eller fakulteter for våropptaket Vi er enige i at en eventuell ny organisering av masteropptaket må først prøves ut. Da er det viktig at en prøver det ut på litt ulike type program, også program som er komplekse og har mange eksterne søkere. Noen kommentarer til årshjulet: Det anslås at det er ca. 50 % av søkerne som er eksterne, og i forslaget skal instituttene vurdere det faglige grunnlaget i løpet av en 14. dagers periode, 15. april til 1. mai. Vi tror at det blir for knapp tid. Det er to ansatte som har ansvar for masteropptaket ved ILOS. Det var totalt 415 søkere til våre program i 2011, dersom STA skal ta ca 50 % vil det innebære at våre saksbehandlere får ca 2 uker til å ta seg 207 søknader. Mars Det forslås at de som ikke har oppnådd grad kan vente med å sende inn dokumentasjon, dette gjelder erfaringsmessig over 50 % av søkere til ILOS. I juli foreslås det å saksbehandle de med ettersending og at tilbud gis 20. juli. Det innebærer at administrativt ansatte må avvikle ferie utenom sommerperioden, det kan være mulig, men lite ønskelig, å få til og er som regel noe man bare vil gjøre i en kortere periode/noen år dette kan derfor bidra til å øke turnover. Vi anser det som viktig å ha stabil arbeidskraft på dette området, da det tar tid å opparbeide fullgod kompetanse. For øvrig kan de vitenskapelige som eventuelt bør være med på vurderingen ikke pålegges å være tilgjengelige da. Det foreslås videre at begrunnelser gis i august, og klagebehandling utføres i september, det mener vi vil være for sent å behandle klager. De må tas før semesterstart, da det ikke kan utelukkes at noen får medhold i klagen Irene S. Ryan 3

16 Institutt for medier og kommunikasjon Det humanistiske fakultet Tilbakemeldinger frå IMK på HFs høyringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Dato: 13. februar 2012 Høyringsfråsegn frå IMK IHR studier ny organisering av masteropptak Institutt for medier og kommunikasjon stiller seg i all hovudsak positiv til den foreslåtte endringa av rutinane ved masteropptaket. Ei sentralisering av opptaket vil frigje tid i vår studieadministrasjon, og vil gjere søknadsprosessen enklare for søkjarane. Vi har nokre innspel til høyringa: Det vil spare IMK for arbeid om ein vel å sentralisere masteropptaket, og vi bruker mykje tid på fyrstelinjekontakt med søkjarane, registrere i FS, skrive og sende svarbrev og handsame klagesaker. Desse oppgåvene utgjer ein ikkje ubetydeleg del av opptaket i dag, fordi vi har så mange søkjarar. Vi reknar likevel med at programkonsulent og fagperson/programråd framleis vil bruke mykje tid på å handsame vanskelege saker. Prinsippet om at instituttet skal handsame vanskelege saker er viktig det er institutta som har fagkompetansen. Vi har mange eksterne søkjarar til våre masterprogram, både med utdanning frå norske og utanlandske institusjonar; rundt rekna har omtrent halvparten av søkjarane anna bakgrunn enn frå UiO. Vi har ikkje ei heil stilling som jobbar med masteropptaket ved vårt institutt, opptaket er snarare ein av mange arbeidsoppgåver i studieadministrasjonen. Dermed vil vi ikkje kunne spare inn stillingar. Vi vil nok likevel oppleve ei innsparing som kan frigjere tid til andre viktige satsingar, særskilt til å følgje opp masterstudentane tettare slik at fleire gjer ferdig studiet på kortare tid. IMK ynskjer å rangere alle søkjarane sjølve. 1 STA må gjerne handsame «enkle» søknader og rekne ut karaktersnittet, men dei to listene med «enkle» og «kompliserte» søknader bør ein slå saman og ikkje rangere kvar for seg to stader. Instituttet, som har fagkompetansen, bør lage ei samla rangeringsliste over alle søkjarar. Det er konkurranse om å få plass på våre masterprogram kvart år. Det vil vere kunstig om vi berre skal rangere vanskelege saker og søkjarar med ekstern utdanning, vi ynskjer moglegheita til sjølv å rangere alle søkjarar også dei med bakgrunn frå UiO. Vi vil få eit feilaktig bilde studentkullet om vi berre skal rangere halvparten av søkjarane (dei «vanskelege»). Vidare er det viktig for oss å halde på ein viss kontroll over korleis rangeringa skjer. Til dømes har vi eit strategisk mål om at studentmassen på vår master i Nordic Media skal vere ein 1 Med «rangere» meiner vi å sette opp sjølve lista over søkjarane, rangert etter karaktersnitt, etter at utrekning av karaktersnittet er gjort. Med den foreslåtte modellen vil STA rangere «enkle» søknader, medan eininga rangerer dei meir kompliserte (eksterne) søknadane. Vi meiner at eininga må rangere alle søknader, det gir ikkje meining å rangere to forskjellige lister to stader (STA og instituttet) og så kople desse saman. Postadresse: Postboks 1093, Blindern, 0317 Oslo E-post: info@media.uio.no Telefon: Telefaks:

17 2 møtestad for norske og internasjonale studentar 2. Det er difor viktig for IMK at vi kan rangere søkjarane sjølve for å nå dette målet. Vi vil jamvel argumentere for at i dei tilfella der søkjar har bakgrunn frå UiO, men gjer ferdig bachelorgraden same semester, ynskjer vi på instituttet å handsame søknaden. I slike høve ventar vi på avsluttande sensur for å gjere ferdig opptaket, og i nokre tilfelle vil ikkje sensuren vere klår innan fristen. Det vil då vere naudsamt å gje eit vilkårsbunde tilbod til søkjaren. Om det er instituttet som gjer rangeringa av søkjarane, vil det jamvel vere instituttet som kan seie kva for vilkår som ligg til grunn for tilbodet. Det same gjeld for eksterne søkjarar som gjer ferdig grad same semester og karakterane ikkje er klåre innan fristen. Sjå også punktet om årshjul. IMK deler HF si vurdering og stiller seg uforståande til at STA vil opprette fire nye stillingar for å implementere denne omlegginga. Vi vil i staden kome med forslag om at det anten vert oppretta 1-2 prosjektstillingar i ein overgangsperiode, eller at ein kan opprette ei aksjonsgruppe i overgangen. Ei slik gruppe kan og bør ha medlemmar frå einingane ved UiO som har erfaring frå masteropptak.. Kanskje kan ein frikjøpe medlemmane 20% frå sine respektive stillingar? Desse løysningane meiner vi vil vere betre enn å tilsette fire nye stillingar fast, og særleg aksjonsgruppa vil sikre at verdifull erfaring frå einingane vert utnytta til fulle når ein skal lage nye rutinar for opptak. Når det gjeld å sikre god informasjonsflyt mellom STA og fakultet/institutt, meiner IMK at programkonsulentnettverket bør nyttast som opptaksnettverk på HF, som i dag. Denne ordninga fungerer veldig bra. HF bør ha ein opptakskoordinator som er tilsett på fakultetet. Vi ser ikkje at det er naudsamt å opprette eit nettverk til. Vi har jamvel nokre innspel til årshjulet: - Søknadsfristen: Vi kan ikkje sjå at det vil føre til nokre ulemper for søkjarane at dei må søkje tidlegare, så vi støtter søknadsfristen 1. mars. Det vil gje opptaksarbeidarane meir tid til sakshandsaming mai - gje tilbod til erfaringsbaserte masterprogram (journalistikk i vårt høve). Denne fristen er alt for tidleg. Ein opptakskomité (programrådet) handsamar erfaringsbaserte søknader til masterprogrammet i journalistikk. Komiteen held som regel møte i mai. Vi kan heller ikkje sjå kvifor desse søkjarane skal få ekstraordinært tidleg svar, alle søkjarar bør få svar samstundes. Journalistikkstudiet er trass alt eitt (1) masterprogram, sjølv om ein kan søkje med anten ordinært eller erfaringsbasert grunnlag for opptak. Det kan derfor verke som forskjellsbehandling av søkjarane om dei erfaringsbaserte skal få så tidleg svar. 2 Sjå IMK2020, Et grensesprengende universitet: IMKs internasjonale mastergrad skal ha solid internasjonal rekruttering, og skal fungere som et møtested for norske og internasjonale studenter. Tilgjengeleg i fulltekst på:

18 3-1. juli frist for ettersending. Vår erfaring er at dette er alt for seint. Opptaket bør vere ferdig og ein må gje tilbod innan 1. juli. Vi går ut frå at denne fristen er satt for å sleppe og gje vilkårsbundne tilbod, og i staden handsame søknadene ferdig i juli når eksamensresultata er klåre. Her deler vi HF sine innspel: Einingane kan ikkje ha opptaksarbeidarar på jobb dei tre fyrste vekene i juli. Ein bør i staden gje vilkårsbundne tilbod der endelege resultat ikkje er klåre innan fristen. Ei slik ordning kan opptaksarbeidarane på einingane enkelt følge opp når dei er tilbake frå ferie. Det vil også vere mykje betre for søkjarane å få svar i slutten av juni, enn i slutten av juli. Vi ynskjer ikkje å gå glipp av sterke søkjarar fordi UiO ikkje vil gje vilkårsbundne tilbod. Med helsing Hanne Degerstrøm Ellingsen Studieleiar Maren Kristine Moen Administrativ leiar Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning.

19 Institutt for musikkvitenskap Det humanistiske fakultet Notat Tilbakemeldinger fra ILOS på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Til: HF Dato: 13. februar 2012 IMV stiller seg i utgangspunktet positiv til en form for sentralisering av masteropptaket ved UiO, og slutter oss til kommentarene i fakultetets høringsutkast. IMV har i tillegg noen synspunkter på noen av de bakenforliggende forutsetningene for de foreslåtte endringene og også til noen av de konkrete forslagene. Ved IMV kjenner vi oss ikke helt igjen i den beskrivelsen som gis av hvordan masteropptaket fungerer i dag. Vi opplever ikke feltet som uoversiktlig, selv om det til tider er komplisert. Ansvarsfordeling og arbeidsdelingen oppleves som ganske klar og tydelig, og slik arbeidet er lagt opp for masterprogrammene ved HF opplever vi også at vi har god kommunikasjon og gode rutiner for samarbeid og erfaringsutveksling. Det er rom for forbedringer av enkelte rutiner og i systemene som brukes, f.eks. forbedringer i FS slik at det ikke lenger blir bruk for ev. skyggesystemer i Excel osv., og forslag i forhold til dette støttes. En sentralisering av opptaket vil kunne føre til at studentene opplever systemet som mer oversiktlig, og det vil være ønskelig at de fleste har ett kontaktpunkt å forholde seg til. Søkere til masterprogrammet i musikkvitenskap søker ikke så ofte til andre masterprogrammer samtidig. Det handler derfor kanskje mer om at kontaktpunktet flytter seg fra instituttet til STA. Mange av studentene som har hele eller deler av sin utdanning fra en annen institusjon, vil nok likevel også i fremtiden ha kontakt med instituttet i løpet av søkeprosessen. Spørsmål 1: Synspunkter på hvilken effekt de skisserte tiltakene kan ha for enhetene Vi har ingen betenkeligheter med at STA fortsetter å vurdere generell studiekompetanse og etterlyse dokumentasjon for dette, slik de gjør for HFs søkere allerede i dag. Det kan også være ønskelig at de overtar ansvaret for kontroll av oppnådd grad osv., registrering i FS, håndtering av all etterlysning av dokumentasjon, behandling av enkle søknader, svarbrev o.l. Dette vil kunne frigjøre noe tid hos saksbehandleren på instituttet. Mye av saksbehandlingen må likevel fortsett skje ved instituttet, slik vi ser det. Det er f.eks. et spørsmål om hva som defineres som enkle søknader. Når det gjelder bachelorprogrammet i musikkvitenskap har dette gjennomgått flere endringer fra 2003 og frem til i dag, og for å avgjøre

20 2 om en søker fyller kravet til opptaksgrunnlag må gjerne emnesammensetningen vurderes i forhold til flere ulike ordninger. Det kan tenkes at dette fører til at interne søkere likevel ikke vil defineres som enkle. Ved IMV vil gjennomgående ca. 50 % av søkerne ha hele eller deler av sin utdanning fra en annen institusjon, og vil måtte vurderes av saksbehandler ved instituttet. Når det gjelder tidsbruk på behandling av søknader er det de ikke-enkle søknadene som legger beslag på det aller meste av tiden, slik at det virker ikke som om innsparingspotensialet er så stort. Vi kan derfor ikke slutte oss til påstanden i høringsnotatet om at enhetenes arbeidsmengde knyttet til saksbehandlingen samt informasjonsarbeid i masteropptaket vil bli betraktelig redusert. IMV ser ikke at det kan være hensiktsmessig at de enkle søknadene skal rangeres ved UiO sentralt, og de ikke-enkle søknadene skal rangeres ved instituttet. Alle søknadene bør sees i sammenheng. Det er også slik at flere av de eksterne søkerne har utdanninger som ikke uten videre lar seg rangere rent poengmessig (utdanningen hvor emnene kun bedømmes bestått/ikke bestått, utdanninger med karaktersystemer som er svært ulikt vårt karaktersystem, osv.), slik at det må en skjønnsmessig vurdering til. IMV har opptak til sine masterprogrammer en gang i året, slik at arbeidet er konsentrert til noen måneder i vårsemesteret. Arbeidet utføres også av en saksbehandler som har dette som en av mange arbeidsoppgaver, slik at instituttet kan ikke se for seg at en sentralisering vil muliggjøre overføring av ressurser fra instituttet. IMV ønsker også å gjøre oppmerksom på at de estimatene som legges til grunn for vurdering av mulig innsparinger er basert på svært usikre anslag. Programkonsulentene ble, en stund etter at fjorårets opptak var gjennomført, bedt om å anslå hvor lang tid de hadde brukt på ulike oppgaver knyttet til opptaket. Vi meldte allerede den gang inn en oppfordring om at disse tidsestimatene ble brukt på en forsiktig måte, all den tid de var beheftet med en god del usikkerhet. Både på grunn av dette, og også mer generelt, stiller vi oss tvilende til muligheten for reelle innsparinger som følge av de foreslåtte endringene. Det ser for oss mer ut som en flytting av oppgaver snarere enn en reell effektivisering. Det fremstår også som noe underlig at det skal opprettes fire nye stillinger i sentraladministrasjonen for å håndtere denne endringen. Spørsmål 2: Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Vi vil her henvise til organiseringen av opptaket på HF, hvor programkonsulentene løser denne oppgaven ved sine respektive institutter og samtidig samarbeider om mest mulig likebehandling og god erfaringsoverføring i sitt nettverk. Dette fungerer på en svært god måte, og kan anbefales som et utgangspunkt for å finne frem til en løsning ved ny organisering av masteropptaket. Inin

21 3 Vi har likevel litt problemer med å besvare det konkrete spørsmålet som stilles i fakultetets høringsutkast, fordi det er litt uklart hva som menes. Elementer av måten arbeidet er organisert på hos HF i dag kan sikkert med fordel videreføres dersom deler av opptaket flyttes til STA, men dette vil også ha den utfordringen at det vil kunne bli et veldig stort nettverk. Kanskje vil man måtte dele dette opp i fakultetsnettverk med fakultetskoordinatorer, men da kan vi ikke helt se at det er noen stor ressursmessig besparelse. Det er også viktig å ha i tankene at opptaksmedarbeiderne ved instituttene også ivaretar andre oppgaver i samme tidsrom, f.eks. planlegging av og forberedelser til semesterstart. Spørsmål 3: Fakultetet bes gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner IMV kan ikke se at det er noe problem at søknadsfristen flyttes frem til 1. mars, men vi synes ikke at det er akseptabelt at en ny opptaksrutine samtidig vil føre til at søkerne får svar mange uker senere enn de gjør i dag. Dette kan neppe oppleves som noen forbedring for søkerne og kan føre til at vi mister gode kandidater. Vi vil også bemerke at det kan synes som om instituttene vil få noe kort tid på å saksbehandle kvalifiserte søkere dersom denne perioden settes fra 15. april til 1. mai. Dette forutsetter i hvert fall at all nødvendig dokumentasjon foreligger på dette tidspunktet (også foreløpige karakterutskrifter for kandidater som ikke har avsluttet sine studier, studieplaner, kursbeskrivelser, ev. pensumlister, osv.). Erfaringsmessig avslutter mange av søkerne sin utdanning samtidig som søknadsbehandlingen pågår. De siste karakterutskriftene og vitnemålene pleier å være oss i hende i siste halvdel av juni, og opptaket pleier å avsluttes i siste uke i juni eller første uke i juli. Vi ser det som lite ønskelig at instituttets opptaksmedarbeidere skal måtte være til stede de tre første ukene i juli, og ser det som minst like problematisk at vitenskapelig personale (som må delta i avsluttende faglige vurderinger og ev. behandling i opptakskomité) må være til stede i denne perioden. Saksbehandleren på instituttet må være tilbake på jobb i begynnelsen av august for å gjøre de siste forberedelser til semesterstart og fullføre masteropptaket med kontroll av betingede opptak og ev. tilbud fra ventelisten. Dette vil i praksis gjøre det umulig å få avviklet sommerferie på en tilfredsstillende måte. Når det gjelder svarbrev har ikke IMV noen store innvendinger til at disse i all hovedsak standardiseres og sendes fra UiO sentralt. Vi ber imidlertid alle søkere som takker ha til en studieplass på masterprogrammet i musikkvitenskap om å sende inn en prosjektskisse for sitt masterstudium med frist i begynnelsen av august. Denne prosjektskissen brukes til tildeling av veileder og faglig inndeling i grupper til det obligatoriske begynneremnet på master. Vi ber om at dette kan tas med dersom svarbrev skal Inin

22 4 sendes ut sentralt, og viser til at en utsending 20. juli vil gi søkerne ganske kort frist til å utarbeide en slik prosjektskisse. Med hilsen Ellen Wingerei administrativ leder Turid Kristensen programkonsulent Inin

23 UNIVERSITETET I OSLO Internt notat Senter for tverrfaglig kjønnsforskning Postboks 1040 Blindern 0315 Oslo Besøksadresse: Sognsv. 70, 4.etg Telefon: Tilbakemeldinger fra ILOS på HFs høringsutkast til IHR STUDIER «Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Til: HF Fra: STK Saksbehandler: HPG Dato: Saksnummer: STK har lest "Forslag til ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO" og HF`s Høringsutkast. STK har kun et års erfaring med Masteropptak, og har derfor ikke lang erfaring omkring prosessen med Masteropptaket. Vi vil likevel si at vi stort sett er enig i fakultetets forslag, og påpeker spesielt at det nok vil være en fordel for STK om søknadene behandles sentralt, og at dette kan være arbeidsbesparende, og sikrende i denne prosessen. Vi er også enige i at en felles frist for hele UiO vil virke ryddig utad, og støtter også fakultetets bekymring for arbeid i juli, da dette er den eneste perioden det er anledning å ta sammenhengende ferie. For STK`s del vil ikke denne prosessen virke inn på antall årsverk. Helle Pedersen Granum E-post: postmottak@stk.uio.no

24 Senter for utvikling og miljø Universitetet i Oslo Til: HF Det humanistiske fakultet Dato: Saksnr..: Tilbakemelding til HFs høringsutkast om IHR Studier SUM mottar årlig om lag 400 søkere til masterprogrammets 20 studieplasser. Arbeidet med masteropptaket er med andre ord omfattende og tidkrevende, om enn for en kortere periode. Nesten halvparten av søknadene er SFM- og kvotesøknader, og vi er positive til forslaget om at noe av arbeidsfordelingen mellom SIS og enhetene i dette opptaket kan overføres til det ordinære opptaket. Vi stiller oss bak fakultetets forslag til høringssvar og under følger våre tilbakemeldinger på dette. Spørsmål 1: Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene. Vi bes om å gi en vurdering av muligheten til å realisere en innsparing, i form av stillinger eller på andre måter, og om å kommentere høringsnotatets antagelse om at 50% av søkerne vil kunne behandles sentralt og 50% ved enhetene. Det er kun én studieadministrativ tilsatt på senteret, så selv om arbeidet med masteropptaket vil kunne bli mindre ressurskrevende, vil ikke dette være tilstrekkelig nok til å redusere stillingsprosenten. Arbeidet er gjennomførbart innenfor normal arbeidstid, og det vil derfor ikke være noe å spare inn på eventuelt overtidsarbeid. I fotnote 14 i høringsnotatet står det at behovet for til sammen 11 årsverk i STA/SSO forutsetter gode løsninger for elektronisk innsending av dokumentasjon. Det er verdt å bemerke at dette også hadde vært arbeidsbesparende for fakultet/enhet slik masteropptaket gjøres i dag. Opptakskravet til vårt masterprogram Culture, Environment and Sustainability er en bachelorgrad innen humaniora, samfunnsfag eller naturvitenskap (sistnevnte forutsetter minst 30 sp innen humaniora eller samfunnsfag), og alle søkerne må legge ved et motivasjonsbrev. I opptaket vektlegger vi først og fremst søkernes karaktersnitt, men også motivasjon. Så langt det er mulig forsøker vi å sette sammen en studentgruppe med variert bakgrunn m.h.t. akademisk utdanning, nasjonalitet, kjønn og interessefelt. Vi utfører med andre ord en mer helhetlig vurdering av både den enkelte søker og søkergruppen som et hele. Dette er viktig for oss for å sikre masterstudiets tverrfaglighet og internasjonale profil. Det vil derfor ikke være mulig, eller ønskelig, at søknadene vurderes og ferdigbehandles som kvalifisert eller ikke hos STA. Postadr.: Postboks 1116 Blindern 0317 Oslo Telefon: Telefaks: