Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196BJARNES Høring - IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Vi viser til fakultetsdirektørens oversendelse av Vedlagt oversendes HFs høringssvar, som ble behandlet i HFs fakultetsstyre Med hilsen Trine Syvertsen Dekan Anne Ma Eide Fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Bjarne Skov , bjarne.skov@hf.uio.no Studieseksjonen Kontoradr.: Telefon: Telefaks:

2 2 Høringssvar fra HF: IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Innledning Fakultetet har gjennomført en intern høringsrunde med instituttene, og behandlet høringen i administrativt ledermøte og instituttledermøte. Alle instituttene har sendt innspill til høringsforslaget. Mastertilbudene ved Senter for tverrfaglig kjønnsforskning og Senter for utvikling og miljø er organisert under HF, og har spilt inn sine synspunkter til HF. Instituttenes og sentrenes tilbakemeldinger følger vedlagt. Forslaget bidrar tydelig til IHR-prosjektets målsetning om «å jobbe smartere», og HF støtter en sentralisering av oppstarten av opptaksprosessen og utstrakt bruk av online saksbehandling, fordi dette vil gi en kvalitetsheving i opptaket og økt likebehandling. Dette vil også utgjøre en besparelse for dem som jobber med godkjenningssaker på fakultetsnivå. Vi mener imidlertid at målsetningen om innsparing av administrative ressurser ikke oppfylles med dette forslaget. Ressursvurderinger og arbeidsflyt Forslaget innebærer marginal innsparing på fakultetene og økning i antall stillinger i STA. Dette er et tilbakeskritt, og i strid med begrunnelsen for IHR-prosjektet. En eventuell stillingsbesparelse på instituttene lar seg vanskelig realisere fordi oppgavene utføres i begrensede perioder og som stillingsbrøker. Med en omorganisering av masteropptaket må det også finnes en reell innsparingsgevinst i form av stillinger både på sentralt nivå og på enhetene. Det er derfor nødvendig å lage helt konkrete planer for hvordan ressursbesparingen skal foregå, inkludert muligheten for å flytte kompetanse internt på UiO. Vi foreslår at man ser på ulike muligheter for å benytte frikjøp i de korte periodene det gjelder, av ansatte som i dag jobber med godkjenning og opptak, og bruke dem i den delen av opptaket som skal gå sentralt. Dette vil sikre god kompetanse på ulike felt helt fra starten av det nye opplegget. Gjennomføring av opptak ved instituttene i juli betyr at både vitenskapelig og administrativt ansatte vil måtte være på jobb i normal ferietid. Dette vil skape problemer ved de fleste institutter og virke fordyrende dersom vikarer må settes inn for ansatte som tar ferie i semesteret. Forslaget om opprettelse av fire hele stillinger sentralt er i beste fall prematurt det vil komme flere IHRdelprosjekter innen studier. Særlig delprosjektet om godkjenning vil kunne ha konsekvenser også for masteropptaksprosjektet. Det er derfor viktig ikke å låse organisasjonen i stillingstilførsler på studiesiden sentralt før forslagene fra de øvrige IHR-studier er klare.

3 3 Søknads- og opptaksprosess og rutiner Instituttene kjenner seg ikke igjen i virkelighetsbeskrivelsen i høringsteksten. HF mener kvaliteten generelt er god på masteropptaket og informasjonsflyten skjer ved å arbeide i nettverk. Dagens nettverksbaserte arbeidsmåte bør beholdes og utvides med Studieavdelingen. HF er positiv til en samling av oppstarten på opptaksprosessen og at søkerne har ett sted å forholde seg til i forbindelse med søknaden. Søkere vil imidlertid fremdeles måtte forholde seg faglig til de instituttene som eier programmene studentene søker seg til. HF støtter også forslaget om maksimalt tre søkealternativer. Dette vil utgjøre en arbeidsbesparing i institusjonen ved at en del søkere vil bli vurdert færre steder enn før. HF mener ikke det er store innsparinger ved å ha opptak på «enkle saker» sentralt. Det vil etter vår mening være mer effektivt at opptaket foretas ett sted. Nødvendige faglige vurderinger tilsier at dette bør være på instituttene, men ved bruk av det felles elektroniske opptakssystemet. De sakene som er kompliserte og skal gå til instituttene, er ofte tidkrevende, og det er gitt liten tid til denne behandlingen i forslaget. Vi anbefaler at de endelige fristene i det foreslåtte årshjulet fastsettes i samråd med fakultetene. Det foreslås en prøveordning med enkelte program. Dette støtter HF, og det er da viktig å prøve det ut på ulike typer av programmer, inkludert noen som er komplekse og har mange eksterne søkere. Særlige forhold: Erfaringsbaserte mastere og særopptak Erfaringsbaserte masterprogrammer har ulike behov. På master i journalistikk ønsker man ikke å skille mellom fristene for dem som søker med erfaringsbasert grunnlag og dem som søker på ordinært faglig grunnlag. Studieretningen i konservering har behov for spesielle tilpasninger, og vesentlige deler av opptaket er basert på faglige vurderinger. Hele opptaket må foregå lokalt og i tett samspill mellom instituttets faglærere og administrasjon. Det må derfor være rom for særopptak i nyorganiseringen av masteropptaket. Det er et viktig mål for virksomheten å etablere flere internasjonale fellesgrader. Også i forhold til disse må det finnes rom for særopptak, slik at man ved behov kan tilpasse seg programmer som koordineres i land som har andre semestre enn UiO. Utdypende kommentarer til arbeidsflyt, søknads- og opptaksprosess og rutiner I den sentrale behandlingen i starten av opptaksprosessen bør følgende oppgaver inngå: mottak av søknader, sjekk av ulike basiskrav, kontroll av vitnemål, gradsoppnåelse og dokumenters ekthet, etterlysing av manglende dokumentasjon, scanning og registrering av søknader og dokumentasjon. En svakhet ved dagens system er at kompetansen til å avgjøre om dokumenter er ekte kan være lav ved enkelte programmer. Det er heller ikke sikkert at godkjenningsgruppen ser alle dokumenter det kan være tvil om. Det er derfor et stort fremskritt at alle søknader og vitnemål sjekkes og legges inn elektronisk fra

4 4 starten. Det bør ikke legges opp til at søkerne selv scanner inn vitnemål. Sjekk av vitnemål øker i resten av Europa, så dette er en oppgave det snarere må gjøres mer av, ikke mindre. Informasjonsflyt sikres i dag på fakultetet ved bruk av et programkonsulentnettverk, og en godkjenninngsgruppe og en masterkoordinator på fakultetet. Når informasjonsflyten mellom nivåer også skal omfatte studieavdelingen, er det viktig at denne iverksetter tiltak for å sikre informasjonsflyt ikke bare mellom program/fakultet og sentralt, men også programmene imellom. Eksempelvis kan de opprette fakultetskontakter i Studieavdelingen, innføre særskilt kodedag/opptaksdag og andre lignende tiltak for å sikre tett samarbeid også på tvers. Beregningen av omfanget av «enkle saker»: Det er ofte ikke enkelt å se hva som utgjør en godkjent fagkombinasjon for opptak. Endringer i programmer og tidligere eksamensordninger har innvirkning på dette. Ved å gjøre opptaket «uten å involvere instituttene» risikerer man vilkårlig behandling av spennende søkere med uvanlige fagkombinasjoner. Flere institutter mener dessuten at andelen av søknadene som må vurderes faglig lokalt er til dels langt høyere enn de stipulerte 50%. Masterprogrammer er forskningsnære, og faglige vurderinger i opptaket er derfor viktige. Det vil ikke gi økt kvalitet på opptaksarbeidet å gå utenom faglig vurdering. Når opptaket legges til instituttene vil rangering av «kompliserte søkere» ses i sammenheng med «enkle søkere» og dette bør skje som del av den faglige vurderingen på instituttene. Det må også finnes smidige løsninger for rangering av selvfinansierende masterstudenter og kvotestudenter, som trenger svar tidligere enn søkere bosatt i Norge. Dette fungerer ikke optimalt i dag. Instituttene melder at de har behov for lokale tilpasninger i tilbuds- og opptaksbrev. Dette gjelder forhold angående betingede tilbud, ettersending av vitnemål, krav som stilles om ekstra prøver eller eksamener, krav om prosjektskisser før semesterstart, opplysninger om informasjonsmøter m.m. Dersom dette kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte kan man sende ut tilbudsbrev sentralt, i motsatt fall bør man vurdere en felles mal til bruk for instituttene, som så selv besørger utsendelse. Det må også være rom for at søkere som ikke har sine resultater klare til midten av juli kan få betinget tilbud og dokumentere sine resultater før semesterstart. Dette for å sikre at vi ikke mister gode studenter.

5 5 Utdypende kommentarer til det foreslåtte årshjulet (hentet direkte fra instituttenes tilbakemeldinger) - Søknadsfrist 1. mars svar i juli (IMV) Vi kan ikke se at det er noe problem at søknadsfristen flyttes frem til 1. mars, men vi synes ikke at det er akseptabelt at en ny opptaksrutine samtidig vil føre til at søkerne får svar mange uker senere enn de gjør i dag. Dette kan neppe oppleves som noen forbedring for søkerne og kan føre til at vi mister gode kandidater. (IKOS) Det fremstår merkelig at saksbehandlertiden er foreslått til å skje på et senere tidspunkt enn i dag, når søknadsfristen er foreslått fremskyndet med en og en halv måned. Vi vil sterkt anbefale at tilbud må sendes søkerne før juli, da dette også sannsynligvis øker sjansene for at søkere ikke takker ja til tilbud ved andre læresteder i stedet. For at dette kan gjennomføres, må vi fortsette praksisen med å gi betinget tilbud til søkere som fullfører bachelorgraden samme semester som de søker. - Behandlingstiden ved instituttene (ILOS) Det anslås i forslaget at det er ca. 50 % av søkerne som er eksterne, og i forslaget skal instituttene vurdere det faglige grunnlaget i løpet av en 14. dagers periode, 15. april til 1. mai. Vi tror at det blir for knapp tid. Det er to ansatte som har ansvar for masteropptaket ved ILOS. Det var totalt 415 søkere til våre program i 2011, og dersom STA skal ta ca 50 % vil det innebære at våre saksbehandlere får ca 2 uker til å ta seg av 207 søknader. (IMV) Vi vil også bemerke at det kan synes som om instituttene vil få noe kort tid på å saksbehandle kvalifiserte søkere dersom denne perioden settes fra 15. april til 1. mai. - (ILOS) Behandling av søknader i fagmiljøene kan ikke skje i den normale ferietiden på instituttene, især fordi de faglige vurderingene ikke kan gjøres uten at vitenskapelig ansatte involveres. - Det foreslås at de som ikke har oppnådd grad kan vente med å sende inn dokumentasjon, (ILOS) Dette gjelder erfaringsmessig over 50 % av søkere til ILOS. I juli foreslås det å saksbehandle de med ettersending og at tilbud gis 20. juli. Det innebærer at administrativt ansatte må avvikle ferie utenom sommerperioden. ( ) For øvrig kan de vitenskapelige som eventuelt bør være med på vurderingen ikke pålegges å være tilgjengelige da mai - gje tilbod til erfaringsbaserte masterprogram (journalistikk i vårt høve). (IMK) Denne fristen er alt for tidleg. Ein opptakskomité (programrådet) handsamar erfaringsbaserte søknader til masterprogrammet i journalistikk. Komiteen held som regel møte i mai. Vi kan heller ikkje sjå kvifor desse søkjarane skal få ekstraordinært tidleg svar, alle søkjarar bør få svar samstundes. Journalistikkstudiet er trass alt eitt (1) masterprogram, sjølv om ein kan søkje med anten ordinært eller erfaringsbasert grunnlag for opptak. Det kan derfor verke som forskjellsbehandling av søkjarane om dei erfaringsbaserte skal få så tidleg svar. - Søkernes frist for ettersending av kvalifikasjoner oppnådd inneværende semester er satt til 1.juli. (SUM) Dette vil være for tidlig for mange av de aktuelle utdanningsinstitusjonene, og vitnemål for fullført grad vil ikke være utstedt, spesielt hva angår norske søkere med utdanning fra utlandet. Dersom UiO ønsker å beholde denne fristen og unngå store mengder henvendelser og spørsmål, vil det kanskje være lurt å utarbeide et standardbrev eller bekreftelse som utdanningsinstitusjonene kan signere. Et slikt standardbrev bør inneholde en bekreftelse på at søkeren ligger an til å fullføre grad det inneværende semester, samt eksamens- og sensurdatoer. (IMK) Vår erfaring er at dette er alt for seint. Opptaket bør vere ferdig og ein må gje tilbod innan 1. juli. Vi går ut frå at denne fristen er satt for å sleppe og gje vilkårsbundne tilbod, og i staden handsame søknadene ferdig i juli når eksamensresultata er klåre. Her deler vi HF sine innspel: Einingane kan ikkje ha opptaksarbeidarar på jobb dei tre fyrste vekene i juli. Ein bør i staden

6 6 gje vilkårsbundne tilbod der endelege resultat ikkje er klåre innan fristen. Ei slik ordning kan opptaksarbeidarane på einingane enkelt følge opp når dei er tilbake frå ferie. Det vil også vere mykje betre for søkjarane å få svar i slutten av juni, enn i slutten av juli. Vi ynskjer ikkje å gå glipp av sterke søkjarar fordi UiO ikkje vil gje vilkårsbundne tilbod. - Begrunnelse og klage (ILOS) Det foreslås at begrunnelser gis i august, og klagebehandling utføres i september, det mener vi vil være for sent å behandle klager. De må tas før semesterstart, da det ikke kan utelukkes at noen får medhold i klagen. (SUM) Det er lagt opp til at klagebehandlingen skal gjøres i september. Dette er for sent i forhold til studiestart dersom søkeren skulle få medhold i klagen. Det er uklart hvorvidt det er STA eller enhetene som skal være mottakere og saksbehandlere av klagesaker. - Rutine for innpassing og informasjonsflyt mellom enheter (SUM) Vi [vil] etterlyse en kommentar, både i høringsnotatet og fakultetets høringssvar, på hvordan rutinen for innpassing av eksterne studier skal håndteres i en eventuell ny arbeidsfordeling. Det er også viktig at det legges opp til en god rutine og informasjonsflyt mellom de forskjellige enhetene som er oppført på søkernes 1., 2. og 3. prioritet. Det fungerer dårlig slik det nå gjøres i SFM- og kvoteopptaket. Saksbehandler: Bjarne Skov , bjarne.skov@hf.uio.no