Det teologiske fakultet Universitetet i Oslo

Transkript

1 Det teologiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196HHA IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO høringssvar fra Det teologiske fakultet Vi viser til universitetsdirektørens notat av 19. januar 2012 om ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO med vedlagt notat med forslag til endring i rutiner og forslag til årshjul. Fakultetet stiller seg positivt til samordning av opptak til masterprogrammene, med visse forbehold. Fakultetet har innspill til enkelte rutiner, og innordner disse kommentarer i tilbakemelding på de spørsmålene universitetsdirektøren spesielt har bedt om. 1. Hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for fakultetet Ved fakultet utgjør saksbehandlingsarbeidet i forbindelse med opptak til masterprogrammene kun en brøkdel av en stilling, 5-10 % årsverk. Det innebærer at kompetanseutvikling og dermed effektivitet i arbeidsutførelse, spesielt i bruk av systemer, lett kan bli nedprioritert på dette området, og at arbeidsfeltet er sårbart ved utskifting i personalet. Sånn sett er den foreslåtte modellen der mye av saksbehandlingen skjer ved en sentral enhet, en mer robust organisering av opptaksarbeidet. Det skisserte koordinerende opptaksarbeidet sentralt med kartlegging og validering av tidligere utdanning (inkl. etterlysning og ekthetskontroll av dokumenter), sjekk av generelle opptakskrav og kurante faglige fordypninger, og til slutt utsending av tilbud og - vi forutsetter - oppretting av studieretter ved ja-svar og klagebehandling, vil avlaste i stor grad saksbehandlerarbeidet på dette feltet ved fakultetet. I og med at dette er et mindre arbeidsfelt på fakultetet blir besparelsen i arbeidstid liten. Vinningen blir imidlertid større når man ser dette i sammenheng med at man avlastes for å koordinere feltet som krever mer administrativ erfaring, og man kan begrense saksbehandling og kompetansevedlikehold ved fakultetet til det som går på vurdering av egnet faglig fordypning for masterstudiet samt studieveiledning. 2. Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom Studieavdelingen og fakultetene i opptaket Fakultetssekretariatet Kontoradr.: Domus Theologica Blindernveien 9 Telefon: Telefaks: postmottak@teologi.uio.no

2 2 Utgangspunktet for god informasjonsflyt må være tydelighet og enighet både fra fakultetets og Studieavdelingens side på hvem som gjør hva når og hvorfor. I større grad enn det som er skissert i det oversendte notatet, må de enkelte leddene i prosessen konkretiseres, se nedenfor. Informasjonsflyt i saksbehandlingen av faglig fordypning på individnivå bør kunne ivaretas av enkel registrering i FS. For de fleste programmer er det mulig å forhåndsdefinere krav til faglig fordypning i FS (80-gruppen). Der dette ikke er mulig, eller en søker ikke oppfyller det forhåndsdefinerte kravet, må vurdering foretas av fakultetet. En stor gevinst vil også være om dokumentasjonen foreligger elektronisk. Informasjonsflyt generelt bør kunne ivaretas av e-postgrupper, veiledninger på nett osv. Det er tenkt at Knutepunktet sentralt skal være kontaktpunktet for søkere i hele søknadsprosessen. Det blir likevel viktig for fakultetet å ha tilgang til informasjon om søkermassen, både for å vurdere kapasitet og evt. sende informasjon til de som har programmet som første prioritet som et rekrutteringstiltak. 3. Tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til rutiner (søknadsfrist, behov for opptak én eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativ osv.) Det teologiske fakultet har opptak til masterprogrammer en gang i året med søknadsfrist 15. april. Fakultetet har arbeidet for at opptaket er avsluttet og tilbudene sendt ut i juni. I praksis har ikke dette alltid vært tilfellet grunnet mangel på kapasitet, og inntrykket er at fakultetet kan ha mistet studenter av den grunn. I og med at man ikke har fylt opptaksrammene, har fakultetet også behandlet søkere etter fristen, samt gitt betinget opptak til søkere som mangler et emne for å bli kvalifisert. Søknadsfristen opptak en gang i året Fristen 1. mars for opptak til høsten er for tidlig. Med en såpass tidlig frist regner fakultetet med å miste søkere som ikke er studenter ved universitetet på våren, da de fleste vil anta at søknadsfristen for masterstudier ved universitetet er den samme som for grunnstudier, 15. april. Hvis det ikke er mulig å sette fristen til 15. april, ber fakultetet om at det etableres ordninger som sørger for at universitetet ikke mister søkere til masterprogrammene på grunn av en meget tidlig frist. En mulighet er at det settes en utvidet frist til 15. april for de programmene man pr 1. mars kan se at opptaksrammene ikke vil bli fylt. Vi antar at de søknader som da kommer, vil være såpass få at det ikke vil skape en for stor belastning og søknadsweben vil fortsatt kunne brukes. En variant av denne løsningen er at det kan settes en ny søknadsfrist og foretas et etteropptak i august problemet her er at det både på fakultetet og i Studieavdelingen er liten kapasitet til saksbehandling ved semesterstart. Antall søknader prioritering Fakultetet støtter forslaget om å begrense antall søknader til tre. Fakultetet er av den oppfatning at studenten burde være såpass motivert til masterstudiet at det figurerer blant de tre høyeste ønsker

3 3 selv om det teoretisk sett kan tenkes at studenten er kvalifisert til flere masterprogrammer ved fakultetet/universitetet. Behov for tidlig tilbud Ved fakultetet er det to masterprogram som spesielt rekrutterer søkere som er i arbeid, og som dermed har behov for å få tidlig tilbud om studieplass det er Praktisk teologi (erfaringsbasert master) og Profesjonsetikk og diakoni. Tilbud senest i juni til førsteprioritetssøkere ved programmer med ledig kapasitet bruk av betinget opptak Slik vi forstår forslag til årshjul, skal det først sendes ut tilbud ca 20. juli med unntak av tilbud til de som har søkt erfaringsbaserte masterprogram, der tilbud sendes ca. 1. mai. Det synes som om man i forslag til rutiner har tatt utgangspunkt i at det er først etter at alle søknader til alle program kan rangeres i forhold til hverandre, at tilbud kan sendes ut. De vil si at ettersendt dokumentasjon fra vårens eksamen må være vurdert. Dette er imidlertid kun nødvendig ved de programmene der man kan anta at opptaksrammene vil bli fylt, og det er reell konkurranse om studieplassene. Fakultetet mener derfor at det kan sendes ut tilbud på et tidligere stadium til søkere som har satt som første prioritet et masterprogram der man kan anta at opptaksrammen ikke blir fylt, selv med en viss supplering av de som har programmet som andre og tredje prioritet. Det vil si gi ordinært tilbud til de som ved tidligere eksamen er kvalifisert, og tilbud om betinget opptak til de som med planlagt eksamen avlagt i vårsemesteret vil bli kvalifisert. Fakultetet er av den oppfatning at det er for sent å gi tilbud 20. juli. Fakultetet er i en ekstern konkurransesituasjon når det gjelder masterprogrammene. For fakultetet er det viktig at tilbud om plass på masterprogram gis så tidlig som praktisk mulig slik at søkere ikke velger tilbud ved annet lærested. Vurderinger av hvorvidt opptaksrammene vil bli fylt ut fra søkertallene bør fakultetet stå for. Eventuell overskridelse av opptaksrammen på noen studenter vil ikke medføre uoverkommelige vansker. Saksbehandlingsarbeid på fakultetet i april I forslaget anslås det at den faglige vurderingen ved enhetene skal gjøres i perioden 15. april-1. mai. Denne tidsperioden på to uker kan bli for kort, spesielt hvis påsken faller innenfor samme tidsrom. Saksbehandlingsarbeid på fakultetet i juli Det kan se ut som om man legger opp til å kunne konsultere fakultetet i juli ved kompliserte saker vi antar det gjelder ettersendinger, samt holde opptakskomitemøte i juli. Slik vi ser det, bør dette ikke være nødvendig. All vurdering av faglig opptaksgrunnlag bør kunne gjøres ferdig senest i juni på bakgrunn av tidligere utdanning og de eksamener søkeren har oppgitt de eventuelt skal ta til våren, jf. ovenfor. Arbeidet med ettersendinger blir dermed primært et sjekkarbeid, i alle fall der dette ikke er snakk om rangering av søkere.

4 4 Fakultetet har ikke ressurser til å basere seg på at saksbehandlere kvalifisert til å ta kompliserte spørsmål i forhold til faglig fordypning, vil kunne være tilgjengelig i juli. Det samme gjelder faglig ansatte, som som regel avvikler ferie i juli. Betinget opptak ved mangel på kvalifikasjoner Det bør vurderes å fortsatt gi betinget opptak ovenfor søkere som har mindre mangler i opptaksgrunnlaget, enten det mangler et emne i faglig fordypning eller for å oppnå grad i alle fall på de masterprogrammene der opptaksrammer ikke fylles. Etter fakultetets vurdering synes det unødvendig lenge å vente ett år ved for eksempel en mangel på ti studiepoeng. 4. Tilpasninger for de erfaringsbaserte mastere I og med at den eneste erfaringsbaserte master er for utdannede teologer, trengs det ingen ekstra tilpasninger enn de nevnt over. Oppsummering Fakultetet stiller seg i utgangspunktet positivt til en samordning av masteropptak, gitt punktene nevnt ovenfor og spesielt under forutsetning av følgende: Det er viktig at søkere får svar om tilbud tidligere enn 20. juli (fortrinnsvis medio juni og enda tidligere for studieprogram med spesielle behov, jf. ovenfor). Fakultetet anser det som viktig at vurdering av faglig fordypning når denne faller utenfor det som er registrerbart i FS - foretas ved fakultetet. Fakultetet mener søknadsfristen bør være senere enn 1. mars (i alle fall for de studieprogrammer som har ledig kapasitet), og gjerne 15. april. Med hilsen Aud Valborg Tønnessen studiedekan Hege Handberg studieleder Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Hege Handberg , hege.handberg@teologi.uio.no

5 Det humanistiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196BJARNES Høring - IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Vi viser til fakultetsdirektørens oversendelse av Vedlagt oversendes HFs høringssvar, som ble behandlet i HFs fakultetsstyre Med hilsen Trine Syvertsen Dekan Anne Ma Eide Fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Bjarne Skov , bjarne.skov@hf.uio.no Studieseksjonen Kontoradr.: Telefon: Telefaks:

6 2 Høringssvar fra HF: IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Innledning Fakultetet har gjennomført en intern høringsrunde med instituttene, og behandlet høringen i administrativt ledermøte og instituttledermøte. Alle instituttene har sendt innspill til høringsforslaget. Mastertilbudene ved Senter for tverrfaglig kjønnsforskning og Senter for utvikling og miljø er organisert under HF, og har spilt inn sine synspunkter til HF. Instituttenes og sentrenes tilbakemeldinger følger vedlagt. Forslaget bidrar tydelig til IHR-prosjektets målsetning om «å jobbe smartere», og HF støtter en sentralisering av oppstarten av opptaksprosessen og utstrakt bruk av online saksbehandling, fordi dette vil gi en kvalitetsheving i opptaket og økt likebehandling. Dette vil også utgjøre en besparelse for dem som jobber med godkjenningssaker på fakultetsnivå. Vi mener imidlertid at målsetningen om innsparing av administrative ressurser ikke oppfylles med dette forslaget. Ressursvurderinger og arbeidsflyt Forslaget innebærer marginal innsparing på fakultetene og økning i antall stillinger i STA. Dette er et tilbakeskritt, og i strid med begrunnelsen for IHR-prosjektet. En eventuell stillingsbesparelse på instituttene lar seg vanskelig realisere fordi oppgavene utføres i begrensede perioder og som stillingsbrøker. Med en omorganisering av masteropptaket må det også finnes en reell innsparingsgevinst i form av stillinger både på sentralt nivå og på enhetene. Det er derfor nødvendig å lage helt konkrete planer for hvordan ressursbesparingen skal foregå, inkludert muligheten for å flytte kompetanse internt på UiO. Vi foreslår at man ser på ulike muligheter for å benytte frikjøp i de korte periodene det gjelder, av ansatte som i dag jobber med godkjenning og opptak, og bruke dem i den delen av opptaket som skal gå sentralt. Dette vil sikre god kompetanse på ulike felt helt fra starten av det nye opplegget. Gjennomføring av opptak ved instituttene i juli betyr at både vitenskapelig og administrativt ansatte vil måtte være på jobb i normal ferietid. Dette vil skape problemer ved de fleste institutter og virke fordyrende dersom vikarer må settes inn for ansatte som tar ferie i semesteret. Forslaget om opprettelse av fire hele stillinger sentralt er i beste fall prematurt det vil komme flere IHRdelprosjekter innen studier. Særlig delprosjektet om godkjenning vil kunne ha konsekvenser også for masteropptaksprosjektet. Det er derfor viktig ikke å låse organisasjonen i stillingstilførsler på studiesiden sentralt før forslagene fra de øvrige IHR-studier er klare.

7 3 Søknads- og opptaksprosess og rutiner Instituttene kjenner seg ikke igjen i virkelighetsbeskrivelsen i høringsteksten. HF mener kvaliteten generelt er god på masteropptaket og informasjonsflyten skjer ved å arbeide i nettverk. Dagens nettverksbaserte arbeidsmåte bør beholdes og utvides med Studieavdelingen. HF er positiv til en samling av oppstarten på opptaksprosessen og at søkerne har ett sted å forholde seg til i forbindelse med søknaden. Søkere vil imidlertid fremdeles måtte forholde seg faglig til de instituttene som eier programmene studentene søker seg til. HF støtter også forslaget om maksimalt tre søkealternativer. Dette vil utgjøre en arbeidsbesparing i institusjonen ved at en del søkere vil bli vurdert færre steder enn før. HF mener ikke det er store innsparinger ved å ha opptak på «enkle saker» sentralt. Det vil etter vår mening være mer effektivt at opptaket foretas ett sted. Nødvendige faglige vurderinger tilsier at dette bør være på instituttene, men ved bruk av det felles elektroniske opptakssystemet. De sakene som er kompliserte og skal gå til instituttene, er ofte tidkrevende, og det er gitt liten tid til denne behandlingen i forslaget. Vi anbefaler at de endelige fristene i det foreslåtte årshjulet fastsettes i samråd med fakultetene. Det foreslås en prøveordning med enkelte program. Dette støtter HF, og det er da viktig å prøve det ut på ulike typer av programmer, inkludert noen som er komplekse og har mange eksterne søkere. Særlige forhold: Erfaringsbaserte mastere og særopptak Erfaringsbaserte masterprogrammer har ulike behov. På master i journalistikk ønsker man ikke å skille mellom fristene for dem som søker med erfaringsbasert grunnlag og dem som søker på ordinært faglig grunnlag. Studieretningen i konservering har behov for spesielle tilpasninger, og vesentlige deler av opptaket er basert på faglige vurderinger. Hele opptaket må foregå lokalt og i tett samspill mellom instituttets faglærere og administrasjon. Det må derfor være rom for særopptak i nyorganiseringen av masteropptaket. Det er et viktig mål for virksomheten å etablere flere internasjonale fellesgrader. Også i forhold til disse må det finnes rom for særopptak, slik at man ved behov kan tilpasse seg programmer som koordineres i land som har andre semestre enn UiO. Utdypende kommentarer til arbeidsflyt, søknads- og opptaksprosess og rutiner I den sentrale behandlingen i starten av opptaksprosessen bør følgende oppgaver inngå: mottak av søknader, sjekk av ulike basiskrav, kontroll av vitnemål, gradsoppnåelse og dokumenters ekthet, etterlysing av manglende dokumentasjon, scanning og registrering av søknader og dokumentasjon. En svakhet ved dagens system er at kompetansen til å avgjøre om dokumenter er ekte kan være lav ved enkelte programmer. Det er heller ikke sikkert at godkjenningsgruppen ser alle dokumenter det kan være tvil om. Det er derfor et stort fremskritt at alle søknader og vitnemål sjekkes og legges inn elektronisk fra

8 4 starten. Det bør ikke legges opp til at søkerne selv scanner inn vitnemål. Sjekk av vitnemål øker i resten av Europa, så dette er en oppgave det snarere må gjøres mer av, ikke mindre. Informasjonsflyt sikres i dag på fakultetet ved bruk av et programkonsulentnettverk, og en godkjenninngsgruppe og en masterkoordinator på fakultetet. Når informasjonsflyten mellom nivåer også skal omfatte studieavdelingen, er det viktig at denne iverksetter tiltak for å sikre informasjonsflyt ikke bare mellom program/fakultet og sentralt, men også programmene imellom. Eksempelvis kan de opprette fakultetskontakter i Studieavdelingen, innføre særskilt kodedag/opptaksdag og andre lignende tiltak for å sikre tett samarbeid også på tvers. Beregningen av omfanget av «enkle saker»: Det er ofte ikke enkelt å se hva som utgjør en godkjent fagkombinasjon for opptak. Endringer i programmer og tidligere eksamensordninger har innvirkning på dette. Ved å gjøre opptaket «uten å involvere instituttene» risikerer man vilkårlig behandling av spennende søkere med uvanlige fagkombinasjoner. Flere institutter mener dessuten at andelen av søknadene som må vurderes faglig lokalt er til dels langt høyere enn de stipulerte 50%. Masterprogrammer er forskningsnære, og faglige vurderinger i opptaket er derfor viktige. Det vil ikke gi økt kvalitet på opptaksarbeidet å gå utenom faglig vurdering. Når opptaket legges til instituttene vil rangering av «kompliserte søkere» ses i sammenheng med «enkle søkere» og dette bør skje som del av den faglige vurderingen på instituttene. Det må også finnes smidige løsninger for rangering av selvfinansierende masterstudenter og kvotestudenter, som trenger svar tidligere enn søkere bosatt i Norge. Dette fungerer ikke optimalt i dag. Instituttene melder at de har behov for lokale tilpasninger i tilbuds- og opptaksbrev. Dette gjelder forhold angående betingede tilbud, ettersending av vitnemål, krav som stilles om ekstra prøver eller eksamener, krav om prosjektskisser før semesterstart, opplysninger om informasjonsmøter m.m. Dersom dette kan gjennomføres på en hensiktsmessig måte kan man sende ut tilbudsbrev sentralt, i motsatt fall bør man vurdere en felles mal til bruk for instituttene, som så selv besørger utsendelse. Det må også være rom for at søkere som ikke har sine resultater klare til midten av juli kan få betinget tilbud og dokumentere sine resultater før semesterstart. Dette for å sikre at vi ikke mister gode studenter.

9 5 Utdypende kommentarer til det foreslåtte årshjulet (hentet direkte fra instituttenes tilbakemeldinger) - Søknadsfrist 1. mars svar i juli (IMV) Vi kan ikke se at det er noe problem at søknadsfristen flyttes frem til 1. mars, men vi synes ikke at det er akseptabelt at en ny opptaksrutine samtidig vil føre til at søkerne får svar mange uker senere enn de gjør i dag. Dette kan neppe oppleves som noen forbedring for søkerne og kan føre til at vi mister gode kandidater. (IKOS) Det fremstår merkelig at saksbehandlertiden er foreslått til å skje på et senere tidspunkt enn i dag, når søknadsfristen er foreslått fremskyndet med en og en halv måned. Vi vil sterkt anbefale at tilbud må sendes søkerne før juli, da dette også sannsynligvis øker sjansene for at søkere ikke takker ja til tilbud ved andre læresteder i stedet. For at dette kan gjennomføres, må vi fortsette praksisen med å gi betinget tilbud til søkere som fullfører bachelorgraden samme semester som de søker. - Behandlingstiden ved instituttene (ILOS) Det anslås i forslaget at det er ca. 50 % av søkerne som er eksterne, og i forslaget skal instituttene vurdere det faglige grunnlaget i løpet av en 14. dagers periode, 15. april til 1. mai. Vi tror at det blir for knapp tid. Det er to ansatte som har ansvar for masteropptaket ved ILOS. Det var totalt 415 søkere til våre program i 2011, og dersom STA skal ta ca 50 % vil det innebære at våre saksbehandlere får ca 2 uker til å ta seg av 207 søknader. (IMV) Vi vil også bemerke at det kan synes som om instituttene vil få noe kort tid på å saksbehandle kvalifiserte søkere dersom denne perioden settes fra 15. april til 1. mai. - (ILOS) Behandling av søknader i fagmiljøene kan ikke skje i den normale ferietiden på instituttene, især fordi de faglige vurderingene ikke kan gjøres uten at vitenskapelig ansatte involveres. - Det foreslås at de som ikke har oppnådd grad kan vente med å sende inn dokumentasjon, (ILOS) Dette gjelder erfaringsmessig over 50 % av søkere til ILOS. I juli foreslås det å saksbehandle de med ettersending og at tilbud gis 20. juli. Det innebærer at administrativt ansatte må avvikle ferie utenom sommerperioden. ( ) For øvrig kan de vitenskapelige som eventuelt bør være med på vurderingen ikke pålegges å være tilgjengelige da mai - gje tilbod til erfaringsbaserte masterprogram (journalistikk i vårt høve). (IMK) Denne fristen er alt for tidleg. Ein opptakskomité (programrådet) handsamar erfaringsbaserte søknader til masterprogrammet i journalistikk. Komiteen held som regel møte i mai. Vi kan heller ikkje sjå kvifor desse søkjarane skal få ekstraordinært tidleg svar, alle søkjarar bør få svar samstundes. Journalistikkstudiet er trass alt eitt (1) masterprogram, sjølv om ein kan søkje med anten ordinært eller erfaringsbasert grunnlag for opptak. Det kan derfor verke som forskjellsbehandling av søkjarane om dei erfaringsbaserte skal få så tidleg svar. - Søkernes frist for ettersending av kvalifikasjoner oppnådd inneværende semester er satt til 1.juli. (SUM) Dette vil være for tidlig for mange av de aktuelle utdanningsinstitusjonene, og vitnemål for fullført grad vil ikke være utstedt, spesielt hva angår norske søkere med utdanning fra utlandet. Dersom UiO ønsker å beholde denne fristen og unngå store mengder henvendelser og spørsmål, vil det kanskje være lurt å utarbeide et standardbrev eller bekreftelse som utdanningsinstitusjonene kan signere. Et slikt standardbrev bør inneholde en bekreftelse på at søkeren ligger an til å fullføre grad det inneværende semester, samt eksamens- og sensurdatoer. (IMK) Vår erfaring er at dette er alt for seint. Opptaket bør vere ferdig og ein må gje tilbod innan 1. juli. Vi går ut frå at denne fristen er satt for å sleppe og gje vilkårsbundne tilbod, og i staden handsame søknadene ferdig i juli når eksamensresultata er klåre. Her deler vi HF sine innspel: Einingane kan ikkje ha opptaksarbeidarar på jobb dei tre fyrste vekene i juli. Ein bør i staden

10 6 gje vilkårsbundne tilbod der endelege resultat ikkje er klåre innan fristen. Ei slik ordning kan opptaksarbeidarane på einingane enkelt følge opp når dei er tilbake frå ferie. Det vil også vere mykje betre for søkjarane å få svar i slutten av juni, enn i slutten av juli. Vi ynskjer ikkje å gå glipp av sterke søkjarar fordi UiO ikkje vil gje vilkårsbundne tilbod. - Begrunnelse og klage (ILOS) Det foreslås at begrunnelser gis i august, og klagebehandling utføres i september, det mener vi vil være for sent å behandle klager. De må tas før semesterstart, da det ikke kan utelukkes at noen får medhold i klagen. (SUM) Det er lagt opp til at klagebehandlingen skal gjøres i september. Dette er for sent i forhold til studiestart dersom søkeren skulle få medhold i klagen. Det er uklart hvorvidt det er STA eller enhetene som skal være mottakere og saksbehandlere av klagesaker. - Rutine for innpassing og informasjonsflyt mellom enheter (SUM) Vi [vil] etterlyse en kommentar, både i høringsnotatet og fakultetets høringssvar, på hvordan rutinen for innpassing av eksterne studier skal håndteres i en eventuell ny arbeidsfordeling. Det er også viktig at det legges opp til en god rutine og informasjonsflyt mellom de forskjellige enhetene som er oppført på søkernes 1., 2. og 3. prioritet. Det fungerer dårlig slik det nå gjøres i SFM- og kvoteopptaket. Saksbehandler: Bjarne Skov , bjarne.skov@hf.uio.no

11 Det juridiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: Universitetsdirektøren Dato: Saksnr: 2010/14196BENTEMK Svar på høring fra Det juridiske fakultet - IHR-studier og ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Vi viser til brev fra Universitetsdirektøren av 19. januar 2012, hvor fakultetene blir bedt om å komme med uttalelse til forslaget vedr. IHR-studier og ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO. Fakultetet er glad for at organiseringen av masterprogrammene skal gjennomgås nærmere, og vi setter pris på å bli involvert i denne prosessen. Det juridiske fakultetet har gått bredt ut og sendt høringen til aktuelle saksbehandlere på instituttene/fakultetet, samt gitt informasjon til aktuelle kontorsjefer. Videre avholdt fakultetet et møte ang. høringen med de aktuelle saksbehandlerne 9. februar. Pga tidsfristen er saken ikke behandlet i fakultetsstyret, Saken ble behandlet i dekanatet 7. mars og sendt på høring til instituttene og godkjent av Dekanen. Generelle bemerkninger Forslaget som nå er ute på høring inneholder mange positive elementer, men vi tror at forslaget er for omfattende til at en omlegging kan skje slik det er beskrevet i høringsnotatet. Når det gjelder de norske masterprogrammene, stiller fakultetet seg i utgangspunktet positiv til en sentralisering under forutsetning av at de lokale faglige opptakskomitéer opprettholdes på instituttene, og at de ulike søkergruppene sees i sammenheng ved opptaket. Vi er imidlertid usikre på hvor mye innsparingene vil bli.vi er også litt usikre på gjennomføringen av opptaket dersom dette legges til ett sentralt kontor ved UiO. Dette skyldes først og fremst at det ikke er hensiktsmessig med kun én søknadsfrist for alle masterprogrammene, og at man risikerer at tilbudsbrevene vil sendes ut for sent. Når det gjelder programmer med en stor overvekt av søkere med utenlandsk bakgrunn, er vårt inntrykk at det kan være nyttig å foreta endringer i rutinene. Søkere med utenlandsk bakgrunn kan bla ikke poengberegnes, og vurderinger av karakterer og nivå medfører omfattende arbeid for saksbehandlerne. Ellers viser høringsnotatet til opptaksprossene ved NTNU og HiOA. Her kunne det vært interessant å få litt mer informasjon om hva de ser som fordeler og ulemper ved en sentralisering vs. desentralisering. Studieseksjonen Kontoradr.: Telefon: Telefaks: postmottak@jus.uio.no

12 2 For øvrig viser vi til mer utdypende kommentarer senere i notatet. Fakultetets kommentar til forslag til nye rutiner for masteropptak 1. Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene Fakultetet er av den oppfatning at det ikke alltid er mulig å sette likhetstegn mellom antall årsverk som overføres fra en enhet til en annen, til tilsvarende antall innsparte årsverk. Etter vår oppfatning vil ikke en overføring av 50 % av søkermassen til Studieavdelingen bety 50 % innspart tid hos den lokale saksbehandler. Det er ikke antallet søknader men heller typen søknader som kan bety innpart tid (feks kan få søknader være svært komplekse, og enkle saker er ikke alltid enkle). Det er tunge enkeltsaker man bruker mye tid på, og det er her innparinger kan få best effekt. De enkle sakene vil innebære begrensede besparelser ved at de skal behandles i Studieavdelingen. Dersom man flytter årsverk over fra fakultet/institutter til Studieavdelingen, er det fakultetets oppfatning at en slik fordeling ikke bør foretas etter en matematisk brøk- eller prosentvis fordeling. Opptaksmedarbeiderstillingene er ofte svært komplekse stillinger de har et variert saksfelt og jobber med alt fra undervisning, eksamen, opptak, kvalitetssikring, mottak, informasjon på web, veiledning og opptaket tar ofte en liten del av en hel stilling. Fakultetet har tidligere meldt inn at vi bruker 1,1 årsverk fordelt på 6 personer til BA- og MAopptak. En sentralisering av opptaket vil kunne føre til noe frigitt tid i de ulike stillingene. Dette ønsker fakultetet å bruke til økt studiekvalitet. 2. Hvordan sikre god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Fakultetet mener at rutinene for god informasjonsflyt mellom Studieavdelingen (STA) og fakultetene er god, men at den kan forbedres. Mange av saksbehandlerne i Studieavdelingen har mye kunnskap og spisskompetanse, men vi sitter med inntrykk av at denne kompetansen ikke når tilstrekkelig ut til enhetene. - Seksjon for Internasjonalisering av studier (SIS) har gode interne websider om opptaksinformasjon. Dissee kan gjerne bygges ut og oppdateres jevnlig med ny informasjon. På den måten slipper SIS mange henvendelser fra saksbehandlerne ute på instituttene. Vi kunne ønske at det ble laget en intern nettside hvor det står litt mer om engelskskravet, og hvilke kriterier som gjelder for å oppfylle kravet. Mye av kompetansen ligger hos den enkelte medarbeider i Studieavdelingen, og det er ønskelig å få mer informasjon ut til instituttene. - Ellers er infomøtene om opptak og årlige workshops ang. opptaket svært nyttige og til stor hjelp i den videre opptaksprosessen. - Videre ser vi for oss at en e-postliste for de lokale opptaksmedarbeiderne og Studieavdelingen som et forum for gjensidig informasjonsutveksling, kan være nyttig. En slik e-postliste finnes allerede for godkjenningsgruppa, som fungerer bra. - En elektronisk webløsning hvor søkerne laster opp dokumentasjon til søknaden, vil kunne avhjelpe noe av ressursbruken, spesielt der søknadene sendes rundt til flere institutter (1.

13 3 prioritet, 2. prioritet osv.). Dersom dokumentene ligger i en felles database, vil saksbehandlerne på de forskjellige instituttene finne informasjon i denne databasen. Vi er litt usikre på om en slik elektronisk database vil være tilstrekkelig for en verifisering av vitnemål, og om scannede vitnemål er like lesbare i en elektronisk løsning som de vil være i papirversjon. 3. Tilbakemeldinger på forslagene til det formelle rundt forslaget til nye rutiner Ønskes en sentralisert og samordnet opptaksprosess, med enkelte lokale tilpasninger? Som tidligere nevnt er vi positive til at deler av opptaket sentraliseres; imidlertid har instituttene hatt et økende antall utenlandske søkere de senere årene som gjør opptaksprosessen mer krevende. Disse søknadene krever individuell behandling i opptakskomitéer, hvor programleder og andre vitenskapelig ansatte er representert. Dette er arbeidskrevende søknader - hvor studiekonsulentene først må vurdere om de er kvalifiserte søkere, og deretter hvordan disse søkerne skal vurderes opp mot de norske søkerne. Det er lite effektiviseringsuttelling på å sentralisere de norske søknadene, da dette ofte er enkle søknader. Det ville øke kvaliteten på opptaket dersom Studieavdelingen bisto i større grad med karaktervurderingen av de ulike utenlandske søkerne, mens selve den faglige vurderingen av fagsammensetningen i graden må ligge på instituttnivå. Det bør også veiledningen rundt opptaksspørsmål gjøre, siden slike spørsmål ofte har med faglige vurderinger å gjøre. Vurdering av kun ett kontaktpunkt for søker i søkeprosessen Fakultetet er usikre på om det lar seg gjøre å få noen effektiv utnyttelse av ett kontaktpunkt i søkeprosessen for søkeren. Det vil være komplisert å skille mellom faglige spørsmål (som skal til institutt/fakultet) og rene opptaksspørsmål (som skal til Studieavdelingen). Erfaringer tilsier at de fleste henvendelser vedr. opptak til masterstudier er av en slik art at det er institutt/fakultet som uansett må besvare henvendelsen. For de små programmene vil det antakelig virke mot sin hensikt, og være heller være mer arbeidskrevende enn besparende å skulle dele disse søkerne opp i to grupper som skal forholde seg til to kontaktpunkter. Det vil antagelig også oppfattes som mer byråkratisk for søkerne enn om de kun skal forholde seg til ett sted. Søknadsfrister og spørsmålet om prioriteringer av studium Fakultetet ønsker ikke at samtlige masterprogram gir tilbud en gitt dato, da vi mener at det enkelte studieprogram kan ha behov for å fastsette egne datoer, særlig ut i fra praktiske hensyn (for eksempel intern arbeidsfordeling). For de engelskspråklige masterprogrammene er det helt avgjørende å få ut opptaksbrevene fortest mulig, slik at søkerne ikke takker ja til plassen andre steder. Vi har erfart at enkelte andre utdanningsinstitusjoner sender ut opptaksbrev allerede i mars, og vi har mistet gode søkere pga sen utsending av tilbudsbrev. Utsending av opptaksbrev i juli, slik som høringsforslaget går ut på, vil for mange masterprogrammer være for sent for å få de beste studentene. Vi anbefaler at instituttene rådføres når frister skal settes.

14 4 I høringsnotatet er det angitt en kort frist (15. april-1. mai) hvor søknadene skal sendes til faglig vurdering. Denne fristen (2 uker) er altfor kort til at søknadene kan behandles på forsvarlig måte av en opptakskomité. Opptakskomitéene må ha materialet en viss tid på forhånd, og pga oversendelse av dokumenter og lignende blir det ikke mer igjen enn ca. 1 uke til behandling på instituttene. Behandling av klagesaker (september) er også altfor sent da studiene ofte starter i midten/slutten av august. Fakultetet er enig i at søker må prioritere maks tre studier han eller hun ønsker å søke til. Fakultetet stiller seg positivt til at søkerne får tilbud om kun ett studium ved UiO. Det vil ikke være behov for to opptak i året for fakultetets masterprogrammer, verken for våre norskspråklige eller engelskspråklige programmer. Arbeidsfordeling ved ny organisering STA skal vurdere de generelle opptakskrav for alle studieprogrammene (generell studiekompetanse, bachelorgrad og engelskkrav) Fakultetet har erfaring med at det er spesielle utfordringer knyttet til søkere som har sin utdannelse fra utlandet. For disse søkerne ønsker fakultetet at Studieavdelingen foretar en vurdering av de generelle opptakskravene (generell studiekompetanse, vurdering av bachelorgrad og engelskkrav), i tillegg til etterlysning av manglende dokumentasjon fra søkerne. Når det gjelder vurdering av generell studiekompetanse, er det tidkrevende å vurdere om søkers avgangsvitnemål tilfredsstiller kravene. Rangering av søkerne og vurdering av karakterkrav er i stor grad basert på skjønn, og det tar lang tid å opparbeide seg kunnskap om de forskjellige karaktersystemer og bruken av disse. I dag brukes det mye tid på å vurdere søkernes bakgrunn og studiekompetanse på enhetene. Vi vil anta at saksbehandlingstiden på enhetene vil gå noe ned ved en sentralisert ordning mht denne gruppen søkere, men det viktigste kriteriet for oss vil allikevel være nivåheving og kvalitetssikring - slik at vi faktisk får de beste søkerne. Mange norske, nordiske og bosatte søkere har utdanning fra utlandet, og vi ønsker derfor at Studieavdelingen også foretar en vurdering av generell studiekompetanse for denne gruppen søkere. Da vil man også kunne foreta en bedre likebehandling av alle søkerne. I tillegg ønsker fakultet for denne gruppen søkere at Studieavdelingen foretar en verifisering av de utenlandske bachelor-vitnemålene. FS er lite velegnet for å kjøre ut komplette søkerlister som sendes til opptakskomitéene, da kun noe informasjon (bla navn, aktuelt studieprogram, og antall søkere) registreres, mens informasjon om bakgrunn (bachelorgrad, karakterer, arbeidserfraing) ikke kommer med på listene. Det er derfor nødvendig med en ekstra registrering av data som sendes til opptakskomitéen. En slik dobbeltføring med informasjon øker arbeidsmengden og forlenger saksbehandlingstiden ytterligere. Vi mener det er viktig å gi opptakskomitéene mest mulig komplette lister, slik at de vitenskaplig ansatte ikke bruker unødig tid på opptaksarbeidet.

15 5 4. Ekstra tilpasninger som må gjøres innenfor den foreslåtte løsningen for å ivareta de erfaringsbaserte masterprogrammenes behov. Det juridiske fakultet har ett erfaringsbasert masterprogram; Risk Management and Marine Insurance. Her er det mange søkere med utenlandsk bakgrunn, og vi ønsker at STA kan ta GSKvurdering av søkerne. Programmet ønsker ikke en felles søknadsfrist, men fakultetet er positiv til at søkerne søker sentralt (for eksempel via Søknadsweb). Vennlig hilsen Hans Petter Graver Dekan Benedicte Rustad Fakultetsdirektør

16

17

18 Det medisinske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196BRITARE Høringsvar fra MED: IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Vi viser til Universitetsdirektørens høringsnotat av 19. januar 2o12. Det medisinske fakultet har mottatt innspill til høringsnotatet fra de 8 masterprogrammene ved fakultetet. Saken ble behandlet i fakultetsstyret 28. februar. Under følger høringsuttalelsen slik den ble vedtatt i fakultetsstyret. Ta gjerne kontakt hvis det er behov for ytterligere kommentarer eller presiseringer. Fakultetsstyrets vedtak 1. Det medisinske fakultet ser positivt på tiltak for å få UiO til å fremstå som en enhetlig institusjon utad. Ny organisering av opptak til masterprogrammene ved Det medisinske fakultet kan antas å ha noe ressursbesparende effekt på følgende punkter: vurdering av utenlandske vitnemål, vurdering av generelle opptakskrav (generell studiekompetanse, bachelorgrad og engelskkrav) og etterlysning av dokumentasjon. Hovedtyngden av ressursene som på programmene i dag brukes på opptak er knyttet til faglig vurdering og rangering av søkerne ut fra faglig bakgrunn, yrkeserfaring, motivasjonsog anbefalingsbrev og lignende. Derfor vil en sentralisering av oppgaver knyttet til generelle opptakskrav for de fleste programmene utgjøre en liten del av det totale opptaksarbeidet. 2. En forutsetning for å ha en ordning hvor både STA og de lokale enhetene skal være involvert i opptaksprosessen, er at en løsning for elektronisk innsendig av dokumentasjon er på plass. Kun med et slikt system kan masterprogrammene følge prosessen til sine søkere. Dette er spesielt viktig for Det medisinske fakultet som har mange søkere utenfor UiO. Tidsaspektet med frister er viktig, jfr. punkt 3. I tillegg er fakultetets enheter i stor Fakultetsadministrasjonen Kontoradr.: Sogn Arena, 2. et., Klaus Torgårds vei 3, 0372 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@medisin.uio.no

19 2 grad geografisk spredte, og et system med (feil)sendte dokumenter frem og tilbake i internposten er ikke ønskelig. 3. Masterprogrammene ved fakultetet har i stor grad behov for tidligere frister i opptaksprosessen enn det som er foreslått i årshjulet. Søknadsfrist 1. mars er akseptabelt, men programmene må motta søknadene fra STA for faglig vurdering senest i løpet av mars. Det er viktig for flere av programmene å få sendt ut tilbud til søkerne tidlig (april/mai), slik at søkerne i god tid kan få avtalt permisjon med arbeidsgiver og lignende. 4. Masterprogrammene ønsker ikke å skille mellom søkere etter utdanningssted i opptaksprosessen slik det er foreslått i høringsnotatet. Programmene ønsker at samtlige søkere vurderes faglig av programmene selv og rangeres utfra de kriterier som hvert enkelt program har (jfr. punkt 1). 5. Slik situasjonen er i dag er programmene allerede presset på ressurser. Det er derfor ikke aktuelt å avgi ressurser fra lokalt til sentralt nivå selv om deler av opptaksarbeidet blir sentralisert og noen ressurser spares inn. 6. Fakultetet ønsker selv å kunne velge hvilke masterprogrammer som skal inngå i en sentral opptaksmodell og hvilke oppgaver som skal legges til STA. Hvis en slik fleksibel løsning ikke er mulig er det ønskelig at STA foretar første del av opptaket basert på de generelle opptakskravene, mens vurdering og rangering av alle søkere uavhengig av utdanningssted sendes til programmene for behandling. Med hilsen Bjørn Hol fakultetsdirektør Brita Scheel Rey rådgiver Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandlere: Brita Scheel Rey , b.s.rey@medisin.uio.no Frode Fagerbakk , frode.fagerbakk@medisin.uio.no

20 Det odontologiske fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196HENRMAG Svar fra OD: Høring - IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Saken ble tatt opp i fakultetets ledergruppe Det odontologiske fakultet har ikke lokalt opptak til sitt masterprogram i odontologi, og har derfor ikke forutsetning til å ha synspunkter på forslaget om ny organisering av opptak. Med hilsen Leif E. Jensen Fung. fakultetsdirektør Henriette Kleivane seksjonssjef Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Henriette Kleivane , henriette.kleivane@odont.uio.no Fakultetsadministrasjonen Kontoradr.: Geitmyrsveien 69/71, 0455 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@odont.uio.no

21 Det samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196TONEV SV-fakultetets svar på høring - IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Vi viser til notat fra Universitetsdirektøren av , der fakultetet bes om å sende inn høringsuttalelse innen 13. mars kl. 12 på IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO. Svaret fra fakultetet baserer seg på innspill fra instituttene (vedlegg til notatet), diskusjon i fakultetsstyret, ledergruppa på fakultetet (dekanatet og instituttlederne), Forum for studiespørsmål og mastergruppa (studiekonsulentene på fakultetet som har ansvar for masteropptak). Fakultetet setter pris på at organiseringen av masteropptaket er satt på dagsorden, og utredes nærmere. Det gir oss mulighet til å tenke systematisk gjennom dagens rutiner. Fakultetet stiller seg i hovedsak positiv til en sentralisering av visse deler av opptaket, men under den klare forutsetning at opptaket ikke strekkes ut over vesentlig lenger tid enn i dag. Det sistnevnte kan påvirke inntakskvaliteten negativt. Samtidig bør det legges til rette for at faglige opptakskomiteer med studentrepresentasjon (jf. forskrift om masteropptak ved UiO av 17. mars 2009, 6-2) kommer inn i bildet tidligere enn i juli, slik det foreliggende forslaget legger opp til. Generelle momenter Punktene a og b omtales mer inngående nedenfor. a) Et svært viktig ledd i en effektivisering av masteropptaket vil være utvikling av et felles elektronisk verktøy for søknadsbehandling, og dette gjelder uavhengig av om masteropptaket er lokalt som i dag eller mer sentralisert. b) En strammere tidsplan for opptaksarbeidet og tidligere svar på opptak er nødvendig for å hindre at gode studenter forsvinner til konkurrerende utdanningsinstitusjoner. c) Vedrørende effekten av de ressursbesparende tiltakene, blir det en utfordring å realisere gevinsten av ressursbesparelsen når det er snakk om små brøker av stillinger ved hvert enkelt institutt. Eventuelle besparelser som kommer av en omorganisering av masteropptaket må ses i sammenheng med andre, kommende IHR-tiltak. Mange små Det samfunnsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Eilert Sundts hus 3. et., Moltke Moes vei 31, 0851 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@sv.uio.no

22 2 innsparinger vil kanskje på sikt til sammen kunne frigjøre hele stillinger. I det følgende IHR-arbeidet ønsker vi en god dialog med UiO-ledelsen/IHR-sekretariatet om hvordan vi skal forholde oss til potensielt mange små innsparinger og faktisk få realisert en gevinst, slik at vi ikke ender opp med å ha den samme bemanningen lokalt, samtidig som vi øker bemanningen sentralt. d) Flere institutt anser kontakten med studenten før opptak og under selve opptaksarbeidet som viktig for den videre oppfølgingen av studenten gjennom studieløpet. Eierskap over prosessen har sikret instituttene kjennskap til søkere, og senere studenter, som instituttene vurderer som svært viktig og nyttig for det videre arbeidet, for eksempel for tildeling av veileder. Den tette oppfølgingen bidrar også til å gi studentene rask tilknytning og tilhørighet til programmet og instituttet. Vi er usikre på hvordan dette kan ivaretas med ny organisering. e) Fakultetet kjenner seg ikke igjen i beskrivelsen av at arbeidet med masteropptak er lavt prioritert på enhetene og gjerne gjøres av nytilsatte. Saksfeltet oppleves heller ikke som uoversiktlig eller komplisert. Fakultetet har et nettverk bestående av erfarne studiekonsulenter som har ansvar for masteropptaket ved enhetene, og i dette nettverket foregår erfaringsutveksling om opptaket, og problemstillinger knyttet til masteropptak diskuteres og løses. I det følgende går vi inn på hvert av de fire spørsmålene Universitetsdirektøren ønsker besvart. Vi mener spørsmål 2 og 3 henger sammen, noe svarene våre viser: 1. Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene. Instituttene ser det som en potensiell innsparing å legge de enkleste sakene, herunder etterlysning av manglende dokumentasjon samt vurdering av GSK og silingen av ikke-kvalifiserte søkere til STA (punktene a-d på side 3-4 i notatet). Eksempelvis vil ca 30% av søkerne til masterprogrammet i psykologi og 50% av søkerne til masterprogrammet i statsvitenskap behandles av STA. Et par institutter (PSI og ØI) leier inn ekstrahjelp i den travleste opptaksperioden, noe som vil kunne være unødvendig ved sentralisering av opptaket. Vi er imidlertid usikre på hvor stor den totale ressursbesparelsen blir. Vi mener det knytter seg stor usikkerhet til tallene som er brukt i tabellen på side 6 i notatet, og skulle gjerne sett dokumentasjon i høringsnotatet på hvor tallene på estimert antall årsverk som brukes på opptaksarbeid kommer fra. Det er allerede i dag de søkerne som har tatt hele eller deler av graden utenfor UiO, som tar mest tid og ressurser (punkt d på s. 4 i notatet). Den foreslåtte modellen forutsetter at mye saksbehandling fortsatt skal foregå på fakultets-/instituttnivået.

23 3 2. Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Det er i denne sammenheng viktig med direkte kontakt mellom saksbehandler i STA og saksbehandler på institutt. Ettersom masteropptakene foregår på instituttnivå, er det ikke hensiktsmessig at kontakten går gjennom en koordinator på fakultetet. På denne måten vil vi bidra til rask og direkte saksgang. Det er viktig at hvert program har en fast saksbehandler i STA som enheten kan kontakte og som besvarer spørsmål fra studentene (f eks slik SIS har faste saksbehandlere for kvote- og SFMopptak). Saksbehandler sentralt vil etter hvert ha mulighet til å opparbeide seg et kunnskapsgrunnlag om de forskjellige enhetene og deres behov (for eksempel kan saksbehandleren opparbeide seg kompetanse og ha en rådgivende funksjon ovenfor fagmiljøene med tanke på kunnskap om eksterne utdanningsinstitusjoner). En viktig forutsetning for denne løsningen er å bygge opp en god administrativ kompetanse og avklaring rundt spørsmålet om hvilke søknader som er «enkle» og hvilke som krever en faglig vurdering. Det er viktig at alle søknader og dokumenter er lett tilgjengelige for begge parter, noe som krever en elektronisk løsning. En god elektronisk løsning for innlevering og behandling av søknader, inkludert poengberegning, er noe opptaksgruppen ved SV-fakultetet har etterlyst i mange år, og det er særlig her vi tror det er mye å hente i form av ressursbesparelser. En elektronisk løsning må ikke generere nye arbeidsoppgaver, som f eks at søknadsdokumentene til søkere med utdanning fra andre steder enn UiO må skrives ut til de vitenskapelige ansatte på enhetene for faglig vurdering. Det må også utarbeides en løsning for å kunne kontrollere «ektheten» av dokumentene. Vi mener STA bør kvalitetssikre dokumentasjonen til alle søkere det gis tilbud til før, eller parallelt med at tilbud gis. Det er viktig at arbeidsdelingen mellom Knutepunktet og enhetene rundt opptaks- og informasjonsarbeidet er svært tydelig. Studentene vil fort kunne oppfatte UiO som en ikke-enhetlig institusjon med mindre man får på plass meget gode rutiner for hvilke spørsmål Knutepunktet skal svare på og hvilke enhetene skal svare på. Det er lett å tenke seg situasjoner hvor studenten har et sammensatt spørsmål som både går på opptakspoeng og faglig begrunnelse for hvorfor studenten er kvalifisert/ikke kvalifisert. 3. Fakultetene bes gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner Søknadsfrist SV-fakultetets masterprogram har opptak én gang i året. De fleste har søknadsfrist 1. juni. Vi mener en søknadsfrist 1. mars er altfor tidlig, særlig med tanke på at svar først foreligger sent i juli. I henhold til Forskrift om opptak til 1-2-årige masterprogrammer ved UiO 6-1. pkt 2 er 15. april søknadsfrist, en frist søkerne er vant til å forholde seg til for opptak til lavere grad. Lite dokumentasjon kan sendes inn før 1. juni. For søkergrupper med særlig komplisert og tidkrevende

24 4 søknadsbehandling kan en tidligere søknadsfrist vurderes. Dersom søknadsfristen endres fra 1. juni til et tidligere tidspunkt, er det imidlertid svært viktig med en god informasjonsstrategi, slik at dagens søkermasse nås. Spesielle behov for tidlig tilbud Det er etter vår oppfatning for sent å gi tilbud 20. juli. Flere av instituttene har lenge arbeidet ut fra en strategi om at jo tidligere vi kan gi tilbud til studentene, dess større sjanser har vi for å rekruttere i konkurranse med andre læresteder i inn- og utland, og dess lettere er det å få søkere fra andre læresteder (det er f. eks. en ganske omfattende prosess å bytte studieby). Godt kvalifiserte søkere har ved flere anledninger fått svar (manuelle tilbud) allerede i juni, noe det foreslåtte årshjulet ikke tar høyde for. Opptaksarbeidet I høringsnotatet er opptaksarbeidet begrenset til deler av vårsemesteret. Vi erfarer at opptaks- og informasjonsarbeidet rundt dette er en kontinuerlig prosess som foregår gjennom store deler av året. Det er derfor vanskelig å isolere tidsmessig. Søkere med utenlandsk utdanning, de som søker på særskilt grunnlag og andre som har en spesiell bakgrunn får vurdert søknaden sin av en opptakskomité. Siden det ikke blir nevnt eksplisitt i høringsnotatet at også søknader på særskilt grunnlag skal behandles på enhetene vil vi understreke at det er viktig for flere av instituttene å behandle disse mer kompliserte søknadene. Opptakskomiteene ved instituttene må for øvrig få fremlagt den endelige listen over søknader og tilbud som skal gis før tilbud sendes ut. Fakultetet ser det som en utfordring med så mye opptaksarbeid i de ansattes ferietid. Erfaringen fra lokalopptak er at det er mye supplering frem mot semesterstart. Selv våre mest populære studietilbud krever et omfattende suppleringsopptak, noe som i henhold til årshjulet skjer i slutten av juli/begynnelsen av august. Vi vil her nevne et generelt moment som har betydning for tidsbruken ved opptak. En viktig grunn til at lokale masteropptak kan konsentreres til en relativt kort tidsperiode er at alle enheter jobber parallelt eller simultant. I den grad oppgaver sentraliseres, vil mengden søknader (og begrensninger i saksbehandlingskapasitet) lett føre til at prosessen må ta lenger tid. Slik sett er desentraliserte løsninger normalt mer tidsbesparende, selv om den samlede ressursinnsatsen kan være høyere. Antall søknadsalternativ Fakultetet er positive til at søker må prioritere hvilket studium vedkommende søker seg til med maks tre prioriteringer. Studentene må ha mulighet til å omprioritere mellom søknadsalternativene helt frem til søknadsfrist, ettersom de av ulike grunner kan få behov for å endre på programrekkefølgen.

25 5 4. Hvilke ekstra tilpasninger som må gjøres innenfor den foreslåtte løsningen for å ivareta de erfaringsbaserte masternes behov. Fakultetet har ingen erfaringsbaserte masterprogram. Søknader på særskilt grunnlag og andre mer kompliserte søknader Fakultetet understreker at TIK må få tid til å gjøre egne vurderinger av søknadene med søknadsbrev samt at opptakskomiteen skal ha mulighet til å intervjue kandidatene, noe som vanligvis foregår i første halvdel av juni. Vi oppfatter at høringsnotatet gir en åpning for involvering av intervju/søknadsbrev som opptaksprosedyre, og forutsetter at dette er en korrekt fortolkning. Flerfaglige studieprogram med en stor andel utenlandske søkere opplever opptaksprosessen som krevende. Når det gjelder opptaket til masterprogrammet PECOS ønsker Institutt for statsvitenskap at Studieavdelingen tar på seg arbeidet med den generelle vurderingen av de utenlandske søkerne; altså kvaliteten på lærestedene/utdanningen og om karakterene er sammenlignbare med dem vi gir ved UiO. Det ønskes altså at STA skal gjøre en grundig førstesortering og kun sende videre til instituttet for faglig vurdering de søkerne som kommer fra læresteder som tilsier at søkerne har forutsetninger for å klare å fullføre et masterstudium i Norge. Hilsen Fanny Duckert Dekan Vedlegg: Innspill fra instituttene Gudleik Grimstad Fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Kopi til: SV SAI SV ADM SV ADM SV TIK SV ØI SV PSI SV ISS Sosialantropologisk institutt Fakultetsadministrasjonen Fakultetsadministrasjonen Senter teknologi, innovasjon og kultur Økonomisk institutt Psykologisk institutt Institutt for sosiologi og samfunnsgeografi Saksbehandler: Tone Vold-Johansen, , tone.vold-johansen@sv.uio.no

26

27

28

29

30 Universitetet i Oslo Institutt for statsvitenskap Notat Til: Det samfunnsvitenskapelige fakultet v/ Tone Vold-Johansen Saksbehandler: Ida Weseth Bjøru Dato: 23. februar 2012 Innspill til høringsnotat om ny organisering av opptak til masterprogrammer ved UiO. Institutt for statsvitenskap (ISV) har to masterprogrammer med vesentlig forskjellige søkermasser og opptaksprosedyrer, og vi vil derfor kommentere de to programmene hver for seg nedenfor. Kort oppsummert mener vi at STA med fordel kan overta en del av saksbehandlingen knyttet til masteropptaket, faktisk mener vi at STA bør overta større deler av saksbehandlingen enn det høringsforslaget legger opp til. Særlig når det gjelder den generelle vurderingen av utenlandske søkere mener vi at det er mye å tjene på en sentralisering. Faglige vurderinger må imidlertid fremdeles ivaretas av fagmiljøene lokalt på enhetene. Masterprogrammet i statsvitenskap har ca. 50 % interne søkere (av rundt 330), altså søkere med bakgrunn fra bachelorprogrammet vårt eller et av de aktuelle tverrfaglige programmene. Av de resterende 50 % er brorparten fra andre norske utdanningssteder som i utgangspunktet ikke er gjenstand for faglig vurdering, men hvor det på forhånd er definert hvilke fordypninger fra hvilke læresteder som kvalifiserer til opptak. Vi mener at STA bør kunne saksbehandle søknadene fra begge disse gruppene, og altså ikke bare søkere som har hele graden sin fra UiO, slik det foreslås i høringsnotatet. Der hvor faglige vurderinger kommer inn i bildet, er det imidlertid helt nødvendig at søknaden oversendes fagmiljøet ved instituttet for vurdering. Når det gjelder søkere med utenlandsk fagbakgrunn så er denne gruppen relativt liten, og utgjør normalt ca. 15 søkere i året. Det engelskspråklige masterprogrammet i Peace and Conflict Studies (PECOS) har nesten bare vurderingssøknader, og få tilfeller av ren utregning av opptakspoeng. Mange av søkerne (ca. 100 per opptak) vil være fra utenlandske læresteder. Vurderingen av disse som i dag skjer lokalt på enhetene er ekstremt ressurskrevende, og forutsetter en type kompetanse som det hverken er hensiktsmessig eller mulig å bygge opp og vedlikeholde på lokalt nivå. Mange av de søkerne det her er tale om kommer fra universiteter vi ikke kjenner kvaliteten på, og karakterskalaene som benyttes er ofte ikke mulige å sammenligne med ECTS-skalaen. Vår erfaring er at det er et betydelig overforbruk av administrative ressurser knyttet til opptaket av slike studenter, men at vi likevel ikke klarer å gjennomføre et rettferdig opptak, dvs. ta opp de studentene som er best kvalifisert til de studieplassene de søker. Det viktigste problemet består i at det er vanskelig å unngå at vi fra tid til annen tar opp studenter som har til dels svært gode karakterer fra sin BA-grad, men som likevel er meget langt fra å ha det kunnskaps- og

31 2 ferdighetsnivået som er nødvendig for å gjennomføre et masterstudium ved UiO. Slike feilopptak kan vanskelig avdekkes før studentene er godt i gang med sine studier, og da er det i praksis for sent å gjøre noe med det. Vi er innforstått med at det må gjøres faglige vurderinger av om søkerne fyller kravene til faglig fordypning etc. og at dette må gjøres lokalt. Men vi ønsker at STA skal ta en betydelig større del av jobben med å «screene» søkere som helt eller delvis har sin BA-grad fra andre universiteter enn UiO, herunder utenlandske universiteter, enn det prosedyrene som skisseres i notatet legger opp til. Vi ønsker at søkerne som videresendes enhetene for vurdering av faglig fordypning etc. er sterkt forhåndsselektert av STA og dermed kun består av søkere som har gode akademiske forutsetninger for å fullføre en mastergrad ved UiO. Den kjennskapen til ulike utdanningsinstitusjoners kvalitet og ulike karaktersystemer dette forutsetter bør opparbeides og vedlikeholdes ved STA og kan uansett ikke opparbeides og vedlikeholdes lokalt. Ikke minst fordi Sverige har besluttet å innføre studieavgift for studenter som kommer utenfra EØS-området, er det grunn til å forvente at antallet søkere til masterprogrammer ved UiO som har BA-grader fra utenlandske universiteter vil øke i årene fremover. Det er også av den grunn viktig å finne frem til en arbeidsdeling mellom STA og enhetene som gjør at opptaket av slike studenter skjer på en forsvarlig og rettferdig måte. Noen punkter som gjelder begge programmene: - Vi kjenner oss ikke igjen i beskrivelsen av at arbeidet med masteropptak er lavt prioritert på enhetene og gjerne gjøres av nytilsatte. Dette er ikke tilfellet hos oss, og heller ikke ved de andre enhetene ved SV, etter det vi kjenner til. - Hvem skal avgjøre hvilke søknader som er «enkle» og hvilke som krever en faglig vurdering? Instituttene må ha (elektronisk) tilgang til samtlige søknader. - Hvordan skal kommunikasjonsflyten mellom STA og instituttene foregå? Igjen en forutsetning at alle søknader og dokumenter er lett tilgjengelige for begge parter, noe som krever en elektronisk løsning. En god elektronisk løsning for innlevering og behandling av søknader, inkludert poengberegning, er noe opptaksgruppen ved SV-fakultetet har etterlyst i mange år, og det er særlig her vi tror det er mye å hente i form av ressursbesparelser. - Vil Knutepunktet kunne ivareta alle henvendelser fra studentene på en god måte? Studentene vil fort kunne oppfatte UiO som en ikke-enhetlig institusjon med mindre man får på plass meget gode rutiner for hvilke spørsmål Knutepunktet skal svare på og hvilke enhetene skal svare på. Det er lett å tenke seg situasjoner hvor studenten har et sammensatt spørsmål som både går på opptakspoeng og faglig begrunnelse for hvorfor studenten er kvalifisert/ikke kvalifisert. Erfaringsmessig vet vi fra Samordna opptak at de får mange henvendelser som egentlig skulle vært rettet til lærestedene, til tross for at det står på

32 3 søknaden til Samordna opptak at de kun saksbehandler søkere med utenlandsk bakgrunn og norske med særskilte behov. Lærestedene på sin side henviser dessverre ofte studentene tilbake til Samordna opptak fordi de bruker ferievikarer eller saksbehandlere som ikke kjenner hele opptaksprosedyren. Konsekvensen av dette er at søkerne til BA-programmene opplever systemet som rotete og uoversiktlig. Vi frykter at noe tilsvarende lett kan skje i forhold til STA og enhetene ved UiO dersom STA skal svare på spørsmål fra alle masteropptakene ved UiO. I høringsnotatet er dessuten opptaksarbeidet begrenset til deler av vårsemesteret, men slik enhetene selv erfarer mottar man opptaksspørsmål året igjennom. Noe av institutttilhørigheten hos studentene kan forvitre dersom de blir henvist til sentralt hold når de har spørsmål om våre studier. I verste fall kan man se for seg at servicen blir dårligere og mer upersonlig. Det er viktig for oss å trekke til oss gode studenter til masterprogrammene våre, og vi er opptatt av å følge opp potensielle søkere på en best mulig måte. Vi ber om at arbeidsdelingen mellom STA og enhetene tenkes grundig igjennom og skisseres for enhetene slik at vi unngår at Knutepunktet blir et unødvendig mellomledd. - Tiden det tar fra studenten leverer søknaden til hun får svar på opptaket blir for de fleste programmer mye lenger med den nye ordningen. Vi synes dette er uheldig. Det virker også arbeidskrevende å skulle etterlyse dokumentasjon i flere runder. Dersom svarbrev til søkerne ikke skal sendes ut før ca. 20. juli blir det knapt med tid til å supplere opptaket dersom noen takker nei. Særlig for programmer med få plasser er det kritisk å få fylt opp plassene. Vi er redde for å miste gode søkere som kanskje takker ja til plass andre steder ved sen utsendelse av tilbud fra UiO. - Det blir en utfordring å realisere gevinsten av ressursbesparelsen når det er snakk om små brøker av stillinger ved hvert enkelt institutt. Eventuelle besparelser som kommer av en omorganisering av masteropptaket må ses i sammenheng med andre, kommende IHRtiltak. Mange små innsparelser vil kanskje på sikt til sammen kunne frigjøre hele stillinger. Notatet er skrevet på bakgrunn av diskusjoner i programrådet for statsvitenskap og med studiekonsulentene, samt innspill fra programleder for PECOS

33 Det samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo NOTAT Sv-fakultetet v/ Studieleder Tone Vold- Johansen Postboks 1084 Blindern 0317 OSLO Dato: 20.2 Deres ref.: TK/ JSB Vår ref.: Høringssvar: Ny organisering av masteropptaket: IHR studier Vi viser til fakultetets epost av 25 jan. hvor det ønskes innspill og merknader til forslag om ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO fra IHR-studier. Instituttet stiller seg i hovedsak positiv til intensjonene i høringsforslaget. Mer spesifikt ønsket fakultetet: 1. Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene. 2. Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? 3. Fakultetene bes gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner ( søknadsfrist, behov for opptak én eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativ etc). 4. Hvilke ekstra tilpasninger som må gjøres innenfor den foreslåtte løsningen for å ivareta de erfaringsbaserte masternes behov. 1. Ved PSI har det de siste årene vært om lag 200 søkere ved hvert opptak, til fire studieretninger. Av disse er om lag 30 % fra eget universitet. Selv om det vil gi en besparelse å legge de enkleste sakene og ikke minst silingen av de ikke-kvalifiserte til en sentralisert og profesjonalisert opptakstjeneste er vi usikre på hvor stor den totale ressursbesparelsen blir. Det er allerede i dag de søkerne med ikke-uio utdanning som tar mest tid og ressurser. PSI hadde svært positive erfaringer ressursavlastning ved overgang fra lokalt til samordna opptak for profesjonsprogrammet. Erfaringene her er imidlertid ikke overførbare, fordi instituttet ble nesten helt frikoblet. Den modellen en her legger opp til forutsetter jo av mye saksbehandling fortsatt skal foregå på fakultets-/instituttnivået, og graden av ressursbesparelse blir dermed ikke sammenlignbar. Opptaksarbeidet ved PSI er veldig sesongbetont, vi setter ofte inn ekstra hjelp i den mest travle perioden. Vi ser for oss at de foreslåtte endringene vil endre på dette behovet slik at sesongbelastningen går noe ned. Generelt sett syns vi imidlertid det er naturlig å bemerke at det ligger en ufordring knyttet til realisering av innsparingene ved endringer som dette. Når det frigjøres f.eks fem prosent av en full stilling innenfor studiesiden hvordan skal vi hente ut denne gevinsten? Vi vil anta at det kommer liknende utfordringer innen andre fagområder i løpet av det kommende året, og det er viktig at UiO-ledelsen/IHR-sekretariatet er tydelig overfor enhetene i hvordan vi skal forholde oss til dette og hjelper oss å få realisert gevinsten, slik at vi ikke ender opp med å ha den samme bemanningen lokalt, samtidig som vi øker bemanningen sentralt. Psykologisk institutt Postadr.: Postboks 1094 Blindern, 0317 Oslo Kontoradr.: Harald Schjelderups hus, Forskningsveien 3 A - inng. 1, 0373 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@sv.uio.no Org.nr.:

34 2 2. Vi har ganske komplekse og fagspesifikke opptakskriterier som krever en løpende dialog mellom enheten og STA. Hovedprinsippet mener vi må være at STA er ansvarlig for å holde kontakten med enhetene. Vi ser gjerne at det blir oppnevnt hovedkontaktpersoner for hvert opptak. Masteropptakene vil være så spesialiserte at en helt upersonlig løsning nok vil fungere dårlig. 3. Når det gjelder den foreslåtte prosesskjeden har vi flere merknader: a) 1. mars virker som en veldig tidlig søknadsfrist. Selv om vi må anta at de fleste søkere har bestemt seg for master de vil søke på virker det lite rimelig at de skal søke om opptak så mye som 4,5 måneder før de kan regne med å et tilbud. At denne fristen skal reguleres av behovene knyttet til SFM søkere og erfaringsbaserte mastere virker uhensiktsmessig for det store grosset av søkere som har en mindre kompleks saksbehandlingskjede % av søkerne kommer til å måtte ettersende dokumentasjon, og det er dermed et åpent spørsmål om hvor mye en faktisk kan regne med å bli ferdig med mellom 1. mars og 1. juli. Det må også legges til som en risikofaktor at 15. april er en innarbeidet frist. b) Erfaringen fra lokalopptak er at det er mye supplering frem mot semesterstart. Det er svært viktig å ta høyde for dette. Selv våre mest populære studietilbud krever et omfattende suppleringsopptak. c) Vi er skeptiske til forslaget om å kun gi ett tilbud pr søker. Mange søkere kvalifiserer til flere masterprogrammer og vi spør oss om det er rimelig å låse søker til ett alternativ også i forhold til at vi er i en konkurransesituasjon. Særlig bør dette vurderes i forhold til målsettingen om økt studenttilfredshet. Også i forhold til det foregående punktet og den foreslåtte søknadsfristen er dette problematisk. d) At tilbud skal gis den 20. juli er etter vår mening veldig sent. Ved PSI har vi lenge arbeidet ut fra en strategi om at jo tidligere vi kan gi tilbud dess større sjanser har vi for å rekruttere i konkurranse med private, og dess lettere er det å få søkere fra andre læresteder (det er en ganske omfattende jobb å bytte studieby). e) En sentralisert løsning vil utvilsomt sikre en mer enhetlig praksis, men vi spør oss hvor stor den totale forbedringen vil være for den enkelte søker. Det er unntakene og enkelte grupper, som SFM-søkerne, som opplever flere kontaktpunkter. Langt de fleste søkerne forholder seg kun til ett kontaktpunkt i dag, og de vil trolig oppleve kontakten med UiO sentralt som mer upersonlig, mindre informativ og mer fjern enn den informasjonen de tidligere kunne vente seg gjennom lokalopptakene. 4. Ved PSI har vi p.t. ingen relevante erfaringer å bidra med i forhold til erfaringsbaserte mastere. Med hilsen Birgitte Bøgh-Olsen Kontorsjef Jørund Støre Bergrem Studieleder

35 Det samfunnsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Fakultetsadministrasjonen Dato: Deres ref.: Vår ref.: Innspill til høringsnotat: IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Adminstrasjonen ved Sosialantropologisk institutt har diskutert dette høringsnotatet på et temamøte om IHR generelt. I tillegg har studiekonsulenten som jobber med opptak, studiekoordinator, instituttleder og programleder for master hatt et møte om dette høringsnotatet spesielt. De følgende innspillene er basert på det vi kom fram til på dette møtet. Innledningsvis vil vi bemerke at vi ikke kjenner oss igjen i situasjonsbeskrivelsen i høringsnotatet. At feltet oppleves uoversiktlig, at det er stor frustrasjon blant ansatte, at arbeidsdeling og ansvar oppleves som uklart og at oppgaven tildeles nyansatte er ikke slik vi opplever situasjonen på Sosialantropologisk institutt og det Samfunnvitenskapelige fakultetet. I tillegg vil vi påpeke at det er et paradoks at det i høringsnotatet kommer tydelig fram at man ønsker å sikre og samle kompetansen sentralt samtidig som man sier at de enkele søknadene behandler av STA og de kompliserte sakene skal behandles av enhetene. Dessuten må det kommenteres at vi mener det knytter seg stor usikkerhet til tallene som er brukt i tabellen på side 6 i notatet. Det burde også komme fram av notatet hvor tallene på estimert antall årsverk som brukes på opptaksarbeid kommer fra. Svar på spørsmålene universitetsdirektøren ønsker seg tilbakemelding på 1. Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene Forslaget om at etterlysning av dokumentasjon, vurdering knyttet til de generelle opptakskravene og saksbehandling av de enkle søknadene skal foretas sentralt i Studieavdelingen tror vi vil bety mindre arbeid for studiekonsulenten som jobber med dette på instituttet. Mange av våre søkere har utdanning fra UiO, så Sosialantropologisk institutt Postadr.: Postboks 1091 Blindern, 0317 Oslo Kontoradr.: Eilert Sundts hus 6. et., Moltke Moes vei 31, 0851 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@sv.uio.no Org.nr.:

36 2 med en slik modell som er skissert i høringsnotatet vil en stor del av søknadene kunne behandles sentralt. Det er imidlertid vanskelig å si noe om hvor ressursbesparende dette vil være for enheten i og med at det er en liten del av en stilling. Siden dette tiltaket også er en del av en større prosess vil vi ikke kunne si så mye om innsparingsmuligheter før vi vet mer om hva som kommer til å skje på andre områder. Det at vi har et forholdsvis lite masterprogram gjør nok imidlertid at vi har mindre å tjene på dette enn andre enheter som behandler flere søknader. Når det gjelder informasjonsarbeid knyttet til opptaket er vi usikre på om vi sparer så mye på at spørsmål knyttet til søknadsprosessen skal rettes til Knutepunktet. Vi kommer til å ønske å være i kontakt med studentene før de søker for blant annet å veilede dem i spørsmål knyttet til valg av prosjekt/feltarbeid. Det er heller ikke helt klart for oss om det er tenkt at enhetene kan fortsette å ha informasjonsmøter om (opptak til) masterprogram for potensielle søkere, eller om informasjon om opptak kun skal komme fra STA. Derfor er det vanskelig å svare noe mer konkret på om dette vil være tidsbesparende for oss. Det kan også tenkes at det å ha slike informasjonsmøter er noe vi gjerne vil fortsette med da det er vi som kjenner programmet best. Vi har også brukt slike møter til å informere om kjerneområdene for forskning ved instituttet, og oppfordre studentene til å velge prosjekter knyttet til disse, i tillegg til å informere om ulike prosjekter masterstudenter kan bli en del av. 2. Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Noe av det viktigste for å sikre en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket er, slik vi ser det, at det er en tydelig arbeidsfordeling mellom de ulike leddene, og at dette blir beskrevet skriftlig på en klar måte (nettsider). Årshjulet som er vedlagt høringsnotatet er veldig uklart når det gjelder både arbeidsfordeling mellom de ulike leddene (enhet, fakultet, STA), og hva som skal gjøres når. Det vil også være viktig at enhetene får informasjon om omfanget av arbeidet som skal gjøres i forkant slik at man kan planlegge arbeidet. For eksempel at man får vite i forkant av saksbehandlingen som skal skje de to siste ukene i april hvor mange søknader man skal vurdere, og at man i forkant av neste runde med saksbehandling får vite det i god tid om det er søkere med utenlandsk utdanning eller noen som søker på særskilt grunnlag slik at man kan planlegge arbeidet i opptaktskomitéen (og om man trenger opptakskomité). 3. Fakultetene bes gi tilbakemelding på forslagene til det formelle rundt forslag til nye rutiner (søknadsfrist, behov for opptak én eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativer etc). Årshjulet framstår ikke helt klart for oss, derfor er det vanskelig å si så mye om de ulike fristene. Det er litt uklart for oss hvilke søknader som skal saksbehandles på enhetene mellom 15. april og 1. mai, men det kan

37 3 virke som noe kort tid. Det er en travel periode for de fleste studiekonsulenter, så det blir viktig med forutsigbarhet i omfanget på arbeidet slik at man kan planlegge dette på en god måte om det må settes av mye tid til dette. Et faremoment er at forsinkelser i kommunikasjon mellom de ulike leddene kan forsinke arbeidet, noe det ikke ser ut til at har blitt tatt høyde for. Vi mener det er viktig at søkerne får svar tidligere enn 20. juli med tanke på konkurranse med andre universiteter og høyskoler. Dette vil kunne føre til at vi mister gode søkere fordi andre læresteder gir tilbud, og i noen tilfeller har svarfrist, før denne datoen. Kommunikasjonen mellom søkerne og UiO Det kan bli en utfordring å få til en god kommunikasjon mellom søkerne og UiO når de skal være i kontakt med Knutepunktet når det gjelder noen spørsmål knyttet til opptak og enhetene når det gjelder andre spørsmål knyttet til studiet/programmet. Vi synes det er uklart hvordan det er tenkt at denne arbeidsfordelingen skal være. Ansvarsfordelingen mellom hva studiekonsulentene på enhetene skal svare på og hva Knutepunktet skal svare på må gjøres veldig tydelig for studentene og for de ansatte for at dette skal fungere bra. Faren er at studentene blir sendt fram og tilbake mellom enhetene og Knutepunktet. Søknader på særskilt grunnlag og andre mer kompliserte søknader De fleste søknader behandles av studiekonsulent uten å involvere vitenskapelig ansatte. Søkere med utenlansk utdanning, de som søker på særskilt grunnlag og andre som har en spesiell bakgrunn får vurdert søknaden sin av en opptakskomité. Siden det ikke blir nevnt eksplisitt i høringsnotatet at også søknader på særskilt grunnlag skal behandles på enhetene vil vi understreke at det er viktig for oss at vi fortsetter å behandle disse mer kompliserte søknadene. Vi vil også påpeke at instituttet per i dag anser kontakten med studenten før opptak og under selve opptaksarbeidet som viktig for den videre oppfølgingen av studenten gjennom studieløpet. Eierskap over prosessen har sikret oss kjennskap til søkere, og senere studenter, som vi vurderer som svært viktig og nyttig for det videre arbeidet, for eksempel for tildeling av veileder. Den tette oppfølgingen bidrar også til å gi våre studenter rask tilknytning og tilhørighet til programmet og instituttet. Vennlig hilsen Arve Sørum leder for masterprogrammet Gyro Anna Holen seniorkonsulent

38 HØRINGSSVAR FRA TIK-SENTERET: Ny organisering av opptak til masterprogrammer ved UiO Vi viser til oversendt høringsnotat, saksnr. 2010/14196LAUKHOLM. TIK-senteret har to masterprogram, ESST- og TIK-master. Opptaksprosedyrene er litt forskjellige, men vi oppfatter utfordringene i forhold til de foreslåtte endringene i opptaket som de samme. Vi omtaler derfor de to mastergradene samlet. Generelt er opptaket ved TIK-senteret fokusert rundt å få til en god sammensetning av studentkullet for å få til et best mulig læringsmiljø. Her brukes søknadsbrev samt intervju aktivt for å finne og motivere de beste kandidatene til studiet. Det er derfor helt nødvendig at søknadene oversendes opptakskomiteen ved instituttet for vurdering. TIK-senteret har noen få søkere med utenlandsk bakgrunn der en sentral vurdering kan være nyttig, men antallet slike studenter er vanligvis lite. Til spørsmålene i høringsnotatet: 1. Etter vårt skjønn er potensialet for å spare arbeid ved opptaket ved TIK-senteret som følge av de foreslåtte endringer beskjedent. Nesten samtlige vitnemål må etter det vi forstår likevel må oversendes oss for en faglig vurdering. Det kan likevel være noe arbeid å spare ved at STA antakelig kan bidra til å sikre at kvaliteten ved utdanningen til utenlandske studenter er tilstrekkelig. Det kan også være en viss gevinst i at det sentrale nivået tar alle administrative avslag, og at det samme nivået distribuerer opptaks- og avslagsbrev etter endt søknadsbehandling. 2. Det er usikkerhet om hvilke henvendelser STA kan vurdere. Mange spørsmål knyttet til opptaket er av rent faglig art, og vi er usikre på hvordan koordineringen kan foregå uten at det faktisk skapes merarbeid. 3. TIK-senteret har opptak til sine mastere en gang i året. Søknadsfristen er 1. juni. En felles frist allerede i mars, slik det skisseres, vil føre til mange forandringer og ulemper for vårt opptak. For oss er det i tillegg av stor betydning at vi får tid til å gjøre egne vurderinger av søknadene med søknadsbrev samt at opptakskomiteen skal ha mulighet til å intervjue kandidatene, noe som vanligvis foregår i første halvdel av juni. Vi oppfatter at dokumentet som er sirkulert fremdeles gir en åpning for involvering av intervju/søknadsbrev hos oss som opptaksprosedyre, og forutsetter at dette er en korrekt fortolkning. 4. Våre mastere er ikke erfaringsbaserte.

39 Økonomisk institutt Samfunnsvitenskapelige fakultet Notat Til: Det samfunnsvitenskapelige fakultet Dato: 23. februar 2012 Høringsuttalelse vedrørende IHR: ny organisering for opptak til masterprogrammer med UiO I forbindelse med høring av ny organisering for opptak til masterprogrammene ved UiO, kommer Økonomisk institutt med synspunkter fra et administrativt perspektiv i tillegg til at vi har inkludert fagmiljøet (instituttleder og programleder for master) ved instituttet. Vi gir tilbakemelding på 3 av 4 punkter. Det fjerde punktet omhandler erfaringsbaserte masterprogrammer, noe vi ikke har. 1. Synspunkter på hvilken effekt de skisserte ressursbesparende tiltakene kan ha for enhetene Notatet legger opp til en organisering av opptak til masterprogrammer ved UiO som vil nærme seg dagens SFM-opptak, hvor deler av opptaksprosessen sentraliseres. Helt konkret vil innsparingseffekten for ØI være marginal. I notatet foreslås det at såkalte enkle søknader hvor søker har hele graden sin fra UiO, foretas vurdering av faglig fordypning og rangering sentralt. Vi har til nå benyttet ekstrahjelp ved beregning av snitt for søkere med utdanning fra UiO. Besparelsen ved at denne oppgaven sentraliseres, vil derfor bli av en økonomisk art for oss. Videre skisseres det at søkere som dekker de generelle opptakskravene, samt har tatt hele eller deler av graden utenfor UiO, videresendes enheten for vurdering av faglig fordypning, c-krav og rangering. I vårt tilfelle vil dette medføre at vi fortsatt må behandle en stor andel av søkerne med frist 1. juni/ nordiske søkere. I 2011 gjaldt dette ca. 50 pst. Vi vil spare litt tid på etterlysning av manglende dokumentasjon samt vurdering av GSK da vi har et engelskspråklig masterprogram. Dette ser vi på som positivt. Vi er positive til at søknadsprosessen i større grad blir webbasert: Alle søker i søknadsweb hvor også nødvendig dokumentasjon kan lastes opp. Dette vil kunne forbedre flyten av dokumenter mellom enhetene, men det vil også i sin tur generere nye arbeidsoppgaver (dvs. at det ikke er ressursbesparende). 1) Noen må printe ut søknadsdokumentene til søkere med utdanning fra andre steder enn UiO til de vitenskaplige ansatte på enhetene slik at de kan gjøre den faglige vurderingen. 2) Originalene til papirene må bringes til UiO av søker slik at ekteheten av dokumentene kan sjekkes. Det vil da bli viktig at opptaksenheten sentralt lager rutiner for å oppdage forfalskninger i dokumenter søkere som blir tatt opp.

40 2 Vi vil dessuten presisere at opptaks- og informasjonsarbeidet rundt dette er en kontinuerlig prosess som foregår gjennom store deler av året. Det er derfor vanskelig å isolere tidsmessig. 2. Hvordan sikres en god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket Vi mener det er et kritisk punkt med direkte kontakt mellom institutt og saksbehandler sentralt: Mer konkret ønsker vi på instituttnivå en fast saksbehandler vi har kontakt med. Vi ønsker ikke at kontakten eksempelvis skal gå gjennom en koordinator på fakultetet. På denne måten vil vi sikre rask og direkte saksgang, i tillegg vil også saksbehandler sentralt etter hvert ha mulighet til å opparbeide seg et kunnskapsgrunnlag om de forskjellige enhetene og deres behov (for eksempel kan man tenke seg at saksbehandleren kan opparbeide seg kompetanse og ha en rådgivende funksjon ovenfor fagmiljøene med tanke på kunnskap om eksterne utdanningsinstitusjoner). En god informasjonsflyt vil også i større grad kunne sikres ved at søker selv laster opp nødvendig dokumentasjon i Søknadsweb. Notatet foreslår ett kontaktpunkt for spørsmål fra søkere i søknadsprosessen. Dette ser vi på som positivt. De faglige spørsmålene skal fremdeles gå til instituttene. Ved den foreslåtte arbeidsfordelingen vil disse henvendelsene måtte gå gjennom et ekstra ledd (Knutepunktet) før de kommer til oss. Økonomisk institutt er derfor bekymret for at det vil forlenge svartiden til våre søkere. 3. Tilbakemelding til det formelle rundt forslaget til nye rutiner (søknadsfrist, behov for opptak en eller to ganger i året, spesielle behov for tidlig tilbud, antall søknadsalternativer etc) Vi kan ikke se en reell gevinst i å flytte søknadsfristen til et så tidlig tidspunkt som 1. mars. Hovedandelen av våre søkere fullfører bachelorgraden det vårsemesteret de søker. Dette innebærer at vi ikke kan gjøre den endelige poengberegningen og fullføre behandlingen av søknader før sensuren faller i juni. I 2011 var det kun 12 av 196 søkere som hadde fullført bachelorgraden på søknadstidspunktet. Denne gruppen kan heller ikke ferdigbehandles før vi har satt poenggrensen, noe som gjøres etter at all sensur har falt og vi har beregnet snittet for søkere. Vi kan heller ikke se noen fordeler med felles frist for opptaket for UiO så sent som 20. juli. Ved en så sen frist er instituttet redde for at mange av våre gode søkere velger å studere ved andre institusjoner hvor de allerede har fått tilbud om studieplass. I dag er Økonomisk institutt ferdige med hovedopptaket og sender elektroniske tilbuds- og avslagsbrev i første uken i juli. Suppleringsopptak skjer løpende, slik at studenter med sen sensur får svar med en gang vi har mottatt papirene og har ferdigbehandlet søknaden deres. Det virker derfor lite hensiktsmessig å vente til 20. juli med å sende ut brevene.

41 3 Det er også hensiktsmessig å være ferdig med opptaket tidligst mulig ut fra instituttets ferieavvikling: Både de vitenskapelige og administrative ansatte er i de fleste tilfeller på ferie i juli. Hvis det likevel blir frist 20. juli med utsendelse av tilbuds- og avslagsbrev fra sentralt hold, ønsker instituttet muligheten til å kunne gi tidlig tilbud til søkere. En mulighet kan være at søkere kan se resultatet av opptaket i søknadsweb før brevene sendes (ved manuelle opptak fra instituttets side i god tid før 20. juli), og at tilbuds- og avslagsbrev sendes fra sentralt hold 20. juli. Økonomisk institutt er positive til at søker må prioritere hvilket studium vedkommende søker seg til med maks tre prioriteringer. De samme prosedyrer gjelder i søknadsprosessen ved NOM opptaket, og vil derfor være kjent for de fleste av søkerne. Høringsnotatet nevner det ikke, men ved å innføre prioriterte søknadsalternativer, burde søker få mulighet til å omprioritere mellom søknadsalternativene frem til søknadsfrist. Opptakskomiteen ved instituttet må få fremlagt den endelige listen over søknader og tilbud som skal gis før tilbud sendes ut. SFM søkere. Vi ønsker i opptaksarbeidet å ha muligheten til å få informasjon om søkeres akademiske forutsetninger for å fullføre en mastergrad ved UiO. Vi ønsker derfor at STA kan være en ressursbank, ha en mer rådgivende funksjon, hva gjelder kunnskap om ulike utenlandske utdanningsinstitusjoners kvalitet og deres karaktersystemer (til forskjell fra NOKUT som ser på hvorvidt lærestedene er godkjente eller ei). Generell tilbakemelding Økonomisk institutt kjenner seg ikke igjen i bakgrunnsbeskrivelsen som ligger til grunn for høringsnotatet. Vi oppfatter det slik at opptaksmedarbeiderne på Økonomisk institutt har hatt liten grad av turnover, vi synes vi har fått god opplæring og oppfølging også fra sentralt hold (STA og SIS), og at vi benytter oss av de elektroniske løsningene som finnes i arbeidet rundt opptaket. Enhetene på SV-fakultetet har også gode felles rutiner og arbeidsstuer i selve opptaksperioden. Tallene som er brukt i tabellen side 6 er hentet fra forskjellige kilder. Tabellen blander både tall som er unike for masterprogrammene (antall masterprogram og antall søkere til de forskjellige master programmene) og tall som inkluderer NOM og annet opptaksarbeid (estimert antall årsverk som brukes på opptaksarbeid). Tallene gir derfor et unøyaktig vurderingsgrunnlag. Da mer bakgrunnsinformasjon om denne høringsuttalelsen ligger på nett, hadde vi ønsket oss at dette ble informert om i notatet og webadressen oppgitt. Med hilsen Kaya Sverre for Merethe Aase

42 Det utdanningsvitenskapelige fakultet Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196ANNEMETN UVs svar på høring om IHR-studier - ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Bakgrunn/behandling Det vises til notat fra universitetsdirektøren vedrørende høring om IHR-studier ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO. Det utdanningsvitenskapelige fakultet (UV) har mottatt innspill til forslaget fra alle sine institutter, samt at forslaget har vært diskutert på et møte med administrative studieledere og studiekonsulenter som jobber med opptak på instituttene. Svaret er skrevet på bakgrunn av disse innspillene. I tillegg er ledergruppen ved fakultetet orientert om saken, og fakultetsstyret ble orientert om saken i møte Generelt om forslaget Det utdanningsvitenskapelige fakultet er enig i flere av elementene i forslaget, men mener at det er vanskelig å se at denne modellen vil gi noen ressursbesparing som er av særlig betydning for UV. Vi støtter de delene av forslagene som vil heve kvaliteten, men for våre institutter vil dette forslaget i sin helhet kun redusere små brøker av stillinger. Vi ser et potensiale for kvalitetsheving og noe ressursbesparelse, men vi tror ikke dette vil gi særlig utslag uten å se dette forslaget i sammenheng med tiltak fra andre IHR-prosjekter på studiefeltet. Vi mener at det kan være særlig relevant å se forslaget i sammenheng med forslaget som vil komme fra IHR-prosjektet om godkjenning senere, da noe av den samme typen kompetanse er nødvendig i begge prosesser. Vi mener derfor at det kan være hensiktsmessig å iverksette de delene av forslaget som vil gi kvalitetsheving og forenkling innenfor dagens organisering, men at det er for tidlig å sentralisere opptaket allerede nå. Videre ønsker vi å presisere at tallene som presenteres i tabell 1 og 2 i forslaget ikke er representative for masteropptak ved UV da PPU er tatt ut av forslaget, men ikke ut av tallmaterialet. Dersom det er brukt samme tallgrunnlag i tabell 1 og 2 har UV kun 26 søknadsalternativer og ca søknader etter at man har trukket fra PPU-tallene. PPU er også det programmet på UV som bruker mest ressurser på opptaksarbeid. Dersom man trekker fra PPU, NOM og annet opptaksarbeid som er inkludert i tallene i tabell 2, estimerer vi at vi på UV til sammen bruker rundt ett årsverk på masteropptak, fordelt på våre tre institutter. Vi gjør Det utdanningsvitenskapelige fakultet Kontoradr.: Sem Sælands vei 7 Helga Engs hus, 3. etasje Telefon: Telefaks: postmottak@uv.uio.no

43 2 oppmerksom på at vi ikke har gjort noen egne beregninger av disse tallene i forbindelse med høringssvaret. Universitetsdirektøren har stilt konkrete spørsmål til fakultetene i forbindelse med høringen. Vi vil forsøke å besvare disse i det følgende. 1. Hvilken effekt kan de skisserte ressursbesparende tiltakene ha for enhetene Alle instituttene på UV har gitt tilbakemelding om at de mener at forslaget ikke vil gi særlig stor ressursbesparing for dem, slik det fremstår i dag. Dette begrunnes blant annet med at det kun er små brøker av stillingene som brukes til opptaksarbeid på hvert institutt. I tillegg vil mange av søknadene fortsatt måtte behandles på instituttet fordi mange av søkerne enten har hele eller deler av utdanningen fra et annet sted enn UiO, eller fordi de vil måtte vurderes av en opptakskomité på grunn av vurdering og rangering av yrkespraksis, eller andre grunner. Dette medfører at instituttene fortsatt må ha administrativ bemanning og kompetanse når det gjelder opptak. Likevel ser vi at flere av elementene kan være ressursbesparende uavhengig av organisering, slik som innføring av elektronisk innsending av dokumentasjon, alle registreringer i ett system og færre søknadsalternativer (og dermed felles søknadsfrist). 2. Hvordan sikres god informasjonsflyt mellom STA og fakultetene i opptaket? Det må være tydelig avklaring av hvem som skal svare på ulike spørsmål rundt søknadsprosessen. En utfordring vi ser i dag med de internasjonale søkerne som behandles på flere nivåer, er når søkeren har flere spørsmål som dekker ulike arbeidsområder. Det er da en utfordring å unngå å henvise søkeren fra sted til sted, samtidig som man bør unngå å svare på noe som er under behandling et annet sted. På UV-fakultetet gjøres alt masteropptaksarbeid på instituttnivå. Derfor er det mest hensiktsmessig for UV at informasjonsflyten mellom STA og instituttene i selve opptaksprosessen går direkte, uten et fakultært mellomledd. Dette for å sikre en effektiv flyt uten forsinkende ledd. Tidsaspektet er viktig i selve opptaksperioden, da tidsfristene er svært knappe. Det må derfor også utarbeides gode rutiner for å sikre oppdaterte oversikter over hvem som er lokale kontaktpersoner i masteropptaket. 3. Tilbakemelding på de foreslåtte rutinene Åpning av Søknadsweb I forslaget vil Søknadsweb åpne allerede 15. januar for høstens opptak. Vil dette påvirke årshjulet for å opprette nye studieprogrammer ved UiO, slik at disse må behandles enda tidligere enn nå? Søknadsfrist UV mener at søknadsfristen ikke bør være før tidligst 15. april, da dette er en frist som brukes av Samordnet opptak og ved andre studiesteders masteropptak. Det er viktig at vi har en søknadsfrist

44 3 som søkerne ikke misforstår, og at vi ikke har tidligere frister enn institusjoner vi er i en konkurransesituasjon med. Flere av våre programmer har nå søknadsfrist 1. juni. Videre fremgår det ikke av forslaget om det er mulighet i denne modellen for å utvide søknadsfristen, dersom man ser at det er lave søkertall til et program. Dette er et ønske fra UV. Et ekstra saksbehandlingsledd Ut fra erfaringene fra masteropptak på de internasjonale masterprogrammene er våre institutter bekymret for at en sentralisering ut fra den skisserte modellen vil gi økt byråkratisering, og et ekstra ledd uten en økt samlet effektivisering. En stor del av søknadene vil fortsatt måtte behandles lokalt på UV på grunn av ekstern utdanning og annen vurdering i opptakskomiteen. Vi ser en fare for at eventuelle forsinkelser ved den sentrale opptaksgruppen i den korte perioden fra 1. juli til utsending av svar, vil gå utover instituttets tidsramme for behandling av søkerne. Kvalifikasjoner innen 1. juli Videre er det allerede en utfordring for opptaket av interne søkere at det er kort frist mellom at all sensur er registrert i FS, og selve opptaket skal gjøres. Vi ser det som en utfordring å klare å få inn all sensur i FS, og å gjøre ferdig alle kvalifikasjonene for alle bachelorstudenter (gradsfangst) innen 1. juli. Dette skyldes at vårsemesteret i følge Forskrift for studier og eksamener varer til ca. 15. juni, samt at sensurfristen er tre uker. Dette medfører at sensur kan komme etter 1. juli. I dag løses dette ved at instituttene legger avsluttende eksamener tidlig nok til at sensuren kan være på plass når opptaket skal kjøres, og ved at opptaksmedarbeiderne kjenner kvalifikasjonene til søkere med bakgrunn fra sitt institutt. De kan derfor gjøre en midlertidig vurdering av om søkeren har en kvalifikasjon, før det gjøres formelt ved fakultetet. Dette tror vi ikke sentrale opptaksmedarbeidere vil ha kapasitet til gjøre, med tanke på det store antallet bachelorprogrammer ved UiO. For å legge til rette for at all gradsfangst skal kunne gjøres før 1. juli, vil vårsemesteret måtte forkortes noe, slik at all sensur kan være inne i god tid før 1. juli. Opptaksarbeid lokalt i midten av juli Vi mener at den skisserte modellen er uheldig ved at opptaksarbeidet blir lagt i midten av juli. For små enheter er det de samme saksbehandlerne som skal arbeide med opptaket i juli, som også skal være tilstede i semesterstart tidlig i august - i tillegg til at juni er en svært travel periode. Dette gjør at mange ikke vil kunne ta ut sammenhengende ferie på sommeren. I dag har opptaksarbeidet blitt gjort intensivt til og med første eller andre uken i juli, noe som har gitt rom for ferieavvikling. Med det foreslåtte årshjulet vil opptaksarbeidet på instituttet strekke seg langt inn i juli. Videre ser vi det som en utfordring å få studenter til å sitte i opptakskomitéen så sent i juli. Vi mener også at det er problematisk med så sen utsending av svar på søknadene, med tanke på konkurranse med andre institusjoner. I tillegg er flere av våre søkere i jobb, og trenger derfor tid til å kunne organisere sin hverdag ut fra et tilbud om studieplass. Svaralternativer UV ser at et begrenset antall svaralternativer vil være ressursbesparende for UiO som helhet. Vi

45 4 mener imidlertid at tre alternativer er for lite, da søkerne gjerne søker direkte på studieretninger ved programmene ved UV. For eksempel har master i spesialpedagogikk fire alternativer til den populære studieretningen logopedi én for lærere, heltid og én for de som vil bli PP-rådgivere i skolen, heltid. I tillegg har de to tilsvarende studieretninger for deltidsprogrammet. UV er redd for at kun tre alternativer vil gå utover de søknadsalternativene med lavest søkertall, da søkerne vil kunne søke på tre programmer/studieretninger som de ikke vil få tilbud til, og dermed ikke være aktuelle for andre programmer ved UiO. Vi foreslår at søkerne i alle fall har 5 alternativer. Ekstern utdanning I forslaget foreslås det at alle søkere som har tatt hele eller deler av graden utenfor UiO videresendes til enheten. Betyr dette at også at alle studenter som har fått innpasset ekstern utdanning som en del av sitt program her (gjennom utdanningsplanen, for eksempel ved at de har reist på utveksling et semester i løpet av studiet) skal behandles lokalt? Siden UiO arbeider aktivt for at så mange som mulig av våre studenter skal tilbringe et eller flere semestre utenlands, innebærer dette sannsynligvis at færre og færre vil kunne ferdigbehandles sentralt i den foreslåtte løsningen. Dette mener vi vil bety at den estimerte besparelsen for enhetene neppe blir reell. 4. Hvilke ekstra tilpasninger må gjøres for å ivareta de erfaringsbaserte masterne? UV-fakultetet har ett erfaringsbasert masterprogram. Det har oppstart i januar, og søknadsfrist 15. oktober. Søknadsfristen er altså i overensstemmelse med den foreslåtte fristen i årshjulet, men det fremkommer ikke av årshjulet når tilbud sendes ut. Det er viktig for denne studentgruppen å få svar i god tid før studiestart, da disse er i jobb. Instituttet har vurdert at rangeringsreglene for dette programmet vil medføre at alle søkere fortsatt vil måtte vurderes av instituttet. Det virker da uhensiktsmessig at instituttet får søknadene til vurdering en måned senere enn i dagens ordning, fordi de skal behandles sentralt først. Med hilsen Vibeke Grøver Aukrust dekan Bård Kjos fakultetsdirektør Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Anne-Mette Nessøe , a.m.nessoe@uv.uio.no

46 Universitetet i Oslo Notat Til: UDIR Universitetsdirektørens kontor Dato: Saksnr..: 2010/14196KRISTINF Høring - IHR-studier: ny organisering for opptak til masterprogrammer ved UiO Viser til Universitetsdirektørens høringsnotat av , med forslag ny organisering av opptak til masterprogrammer ved UiO. Studieavdelingen (STA) er positiv til arbeidsgruppens forslag om en tydeligere koordinering og mer effektiv og profesjonell saksbehandling av søknader om opptak til toårig mastergrad, såkalt lokalopptak. Som arbeidsgruppen påpeker, er det i dag betydelig rom for å forenkle arbeidsflyten mellom ulike nivåer i organisasjonen, kutte dobbeltarbeid og gjøre søknadsprosessen enklere for søker. Ikke minst ser vi at også søkere/studenter vil tjene på en slik ordning med færre kontaktpunkter og grunnlaget for likebehandling vil være bedre. En samordning av opptak til toårig mastergrad vil korrespondere med samordningen av opptaket til grunnstudiene. Studieavdelingen vet at UiO vil kunne lykkes også med et sentralisert masteropptak, til nytte for både søkere og fagmiljøene. Hvis vi ser til sammenliknbare institusjoner har NTNU hatt sentralisert masteropptak i 15 år, og HiOA legger om til dette i UiO følger denne prosessen tett, med tanke på å lære av deres erfaringer. Planlegging av iverksetting vil kreve en stor innsats av Studieavdelingen med bidrag fra fakultetene. Spesielt de store fakultetene (HF, MN og SV) må være forberedt på et slikt arbeid. Det vil være nødvendig i planleggingen av iverksettingen å gå igjennom regelverket, se på arbeidsruitner på tvers av UiO, informasjon til søkere og opplæringsbehov i organisasjonen. Dette kommenteres mer inngående senere i høringsuttalelsen. Fakultetene har si sine høringsuttalelser kommet med en rekke innspill som vil være avgjørende å vurdere og finne løsninger på i det videre arbeidet. Gjennomgang av regelverk Før igangsetting av ny ordning, må STA sammen med fakultetene gjennomgå Forskrift om opptak til 1-2-årige masterprogrammer ved Universitetet i Oslo. Vi må sikre at opptaksregelverket er i tråd med UiOs strategiske prioriteringer, i forhold til kvalifisering, rangering og eventuell bruk av kvoter (for eksempel for internasjonale studenter) at det fastsettes felles frister for søknad og søknadsbehandling for sammenliknbare søkergrupper. Det må avklares hvordan vi skal kunne ivareta visse søkergruppers behov for tidlig svar på søknad. Seksjon for studentinformasjon og opptak Kontoradr.: Lucy Smiths hus 1., 2. og 3. et., Problemveien 7, 0313 Oslo Telefon: Telefaks: postmottak@admin.uio.no sta/index.html

47 2 at opptaksregelverket tydelig definerer hvor i organisasjonen ansvar og myndighet er plassert i de ulike deler av opptaksarbeidet. Arbeidsrutiner som fungerer på tvers av UiO Arbeidsgruppens forslag gir et utgangspunkt for utvikling av detaljerte arbeidsrutiner. Det er viktig å finne arbeidsformer som kan fungere på tvers av UiO og samordning vil endringer i forhold til dagens rutiner. I tråd med IHR-målsettingene er det også viktig å finne rutiner som er så effektive som mulig samtidig som eventuelle faglige krav og hensyn ivaretas. Dette gjelder ikke minst på områder hvor fakultetene over tid har utviklet ulik praksis, for eksempel i rutiner for vurdering av ekstern grad som opptaksgrunnlag. Felles studentsystem og søknadsweb må være tilrettelagt for elektronisk saksbehandling, slik at søker selv kan laste opp dokumentasjon i søkerprosessen. USIT/Samarbeidstiltaket FS må modifisere dagens løsning noe før den er optimal til formålet. God informasjon Nettinformasjonen om opptak til masterprogrammene må gjennomgås og kvalitetssikres, og det må etableres gode rutiner for jevnlig oppdatering. Det er avgjørende for søker at informasjon om søkerprosessen og opptakskrav til masterstudiene er lett tilgjengelig. En god oversikt over faglige krav for opptak er også avgjørende for at STA skal kunne avhjelpe fakulteter og institutter med søknadsbehandling av de enklere sakene. Parallell til opptak til grunnstudier - gradvis ressursbesparing Vi ser paralleller mellom forslaget til samordning av masteropptaket og våre erfaringer fra sentralisering av opptak til grunnstudier (det såkalte NOM-opptaket). En slik prosess er arbeidskrevende innledningsvis, og beheftet med mye usikkerhet i organisasjonen, men vil på sikt gi klare gevinster i form av profesjonalisering og stordriftsfordeler. I en prosess for samordning av masteropptakene, vil det være av kritisk betydning at UiO setter av tilstrekkelige ressurser innledningsvis til utvikling av solide rutiner og gjennomføring av opptaket. Deretter må det være et mål å gradvis trappe ned ressursbruken på opptaksarbeidet både sentralt og lokalt, etterhvert som de nye rutiner setter seg. I NOM videreutvikles rutinene fra år til år med mål om jevnlig forbedring og forenkling. UiO har lykkes godt i dette arbeidet, og har redusert ressursbruken på feltet betraktelig over en femårsperiode. Ressursvurdering og modell for iverksetting En samordning vil gi tydeligere koordinering og mer effektiv og profesjonell saksbehandling og også gi innsparingsgevinster for UiO. Det vil være utfordrende for fakultetene (og instituttene) at innsparingen i et kortsiktig perspektiv kan være/synes liten og utgjøre kun deler av stillinger på både fakultets- og instituttnivå. I et lengre perspektiv vil en innsparing kunne utnyttes bedre, ikke minst ved at summen av innsparinger fra flere ulike IHR-prosjekter blir tydeligere og større. STA ser at hensikten med en samordning kan oppleves som liten hvis den økonomiske gevinsten også blir liten, men mener det er svært viktig at vi iverksetter prosjekter etter som de ferdigstilles. IHR har, etter STAs oppfatning, skrittvise endringer som ambisjon der UiO gjennomgår område for

48 3 område. I diskusjonen om mulige innsparingsgevinster må også perspektivet sett fra søkere og studenter også ivaretas. 1. Ressursbehov i planleggingsfasen: En samordnet løsning for opptak til toårig mastergrad vil kreve en investeringskostnad tilsvarende 2 årsverk i STA samt fakultetenes bidrag i arbeidsgruppen. STA kan dekke sin andel av investeringskostnaden innenfor egen ramme. 2. Ressursbehov ved implementering: Etter foreliggende analyse trenger STA å benytte opp mot 4 årsverk, (48 månedsverk, hovedsakelig i perioden april til juli) for å gjennomføre et samordnet opptak til 2-årig master. Dette kan tenkes gjennomført på ulike måter: a. Det er mulig å vurdere en løsning med delte/kombinerte stillinger på fakultetene, der personer har 2/3 stilling på fakultet og 1/3 stilling i STA (en slik ordning må justeres for ferieavvikling). Fordelen med en slik løsning i oppstartsfasen er at fakultetene i dag har kompetanse som supplerer STA. En slik løsning vil på kort sikt frigjøre færre ressurser lokalt fordi de fortsatt blir brukt til opptak, men det vil være mindre enn i dag. Denne løsningen vil endres over tid fordi folk skifter jobb og da vil det være mer rasjonelt at kompetanse bygges opp i STA. Det er mulig å tenke seg en overgangsordning der STA over en tidsperiode, avhengig av avgang på fakultetene, skrittvis tilføres nye ressurser tilsvarende 4 årsverk. b. Et alternativ til en slik modell er at STA ved oppstart av ordningen får tilført midler til 4 årsverk og inngår faste avtaler med fakultetene om frikjøp av enkeltpersoner etter tilsvarende modell som beskrevet over. Det kan være naturlig at det lages en pro ratafordeling mellom fakultetene, men der f eks de minste fakultetene holdes utenfor pga lavt volum. STA mener at ressursene som trengs ved UiO sentralt ikke bør hentes fra fakultetene, men fra SAs egne innsparinger. STA mener at frigjøring av ressurser ved enhetene gir et handlingsrom som igjen gir mulighet for å investere tid og ressurser i andre IHR-prosjekter. Det vil være viktig at ressursene beholdes hos fakultetene for endelig å reallokeres til forskning og utdanning. Det er naturlig at Studieavdelingen går nøye igjennom sin portefølje for å avdekke hvor det kan hentes ut ressurser som kan settes av til dette arbeidet. STA trenger også et internt handlingsrom for å gjøre disse vurderingene og dette utfordres av at STA, som del av SA, skal gjennomgå en generelt kutt tilsvarende 10% over tre år. Sentraladministrasjonen skal i løpet av en treårsperiode spare inn 50 millioner, som skal overføres kjernevirksomheten. Studieavdelingen ser det som viktig at disse to prosessene må samordnes. De må likevel ses på som to separate regnskap for å sikre ryddighet, oversiktlighet og sporbarhet i innsparingene. På den ene siden skal STA bidra til at 50 mill kroner kan overføres kjernevirksomheten, og på den andre siden trenger STA tilførsel av ekstra ressurser for å bidra til

49 4 at UiO samlet bruker mindre ressurser på opptak til toårig mastergrad. Det langsiktige resultatet av IHR-prosessen for masteropptak vil være ressursbesparelser til administrasjon på enhetene gjennom at et stort arbeid utføres sentralt på en mer effektiv måte for UiO. Dette vil derfor på sikt bli en overføring av ressurser til kjernevirksomheten. Forslag til videre prosess STA foreslår at det settes ned en arbeidsgruppe ledet av STA og med deltakere fra fakultetene som lager forslag til et opplegg for iverksetting og som tar inn problemstillinger knyttet til regelverket, arbeidsrutiner på tvers av UiO, informasjon til søkere, opplæringsbehov i organisasjonen samt vurderer fakultetenes innspill fra høringsrunden. Samordningen skal iverksettes fra opptaket til høstsemesteret 2013, dvs at det må være klart til informasjonen går ut til søkerne våren 2013 samt før søknadsfristen. Planleggingsfasen forutsetter at STAs kan omprioritere eksisterende ressurser til dette arbeidet. Det endelige ressursbehovet i STA for å gjennomføre samordning må defineres i den kommende prosessen og det må tas en beslutning om hvordan en ressursoverføring til STA skal foregå. Med hilsen Monica Bakken studiedirektør Kristin Fossum Stene seksjonssjef Dokumentet er elektronisk produsert og godkjent ved UiO i tråd med UiOs reglement for elektronisk godkjenning. Saksbehandler: Kristin Fossum Stene , k.f.stene@admin.uio.no

50 POSTADRESSE POSTBOKS 1088 BLINDERN 0317 OSLO BESØKSADRESSE: VILLA EIKA PROBLEMVEIEN OSLO TIL: IHR-Sekretariatet OSLO, 31/1-12 Svar på Høringsnotat om endring i rutiner for opptak til masterprogrammer ved UiO Studentparlamentet ved Universitetet i Oslo (SP-UiO) takker for muligheten til å svare på denne høringen. Generelt stiller SP-UiO seg positivt til initiativet. Usikkerhet og forutsigbarhet har preget hverdagen til mange av studentene som har søkt opptak til master. At dette er implementert som en del av IHR-prosjektet viser at UiO tar studentene på alvor, noe vi setter pris på. Ellers har vi følgende kommentarer til høringen: Slik det ser ut nå er det lagt opp til at studentene kan sette opp tre alternativer til mastergrad i prioritert rekkefølge. Imidlertid er realiteten for mange studenter, spesielt de med tverrfaglig bakgrunn, at de er kvalifisert til åtte eller flere mastergrader ved Universitetet. Dersom disse skulle komme i situasjonen at de ikke kommer inn på et av sine tre førstevalg, og det samtidig er ledig kapasitet på andre programmer de er kvalifiserte til, er dette svært uheldig. Det innebærer både at studenten må vente ett år før han eller hun kan søke igjen, i tillegg til at universitetet har ubenyttet kapasitet. SP-UiO ønsker derfor at antall valg i prioritert rekkefølge økes til åtte. Dette bør kunne tjenes inn av den økte studiepoengsproduksjonen som følge av at masterprogrammene fylles opp. I notatet på s. 3 pkt. 7 står Samtlige masterprogram gir tilbud en gitt dato og søker får kun tilbud ved ett studium ved UiO Det spesifiseres ikke om man planlegger å benytte ventelister dersom søkere skulle takke nei til tilbud om studieplass. Dette bør være en naturlig del av opptaket da det er naturlig for studenter å søke opptak på mer enn ett sted. For at studentene skal være klare over hvilke tilbud som er relevante for dem og at søknadsprosessen skal fungere så godt som mulig anbefaler SP-UiO at det tilbys mulighet om veiledning til alle studenter som påbegynner siste semester i en bachelorgrad. Slik kan misforståelser rundt faglig innhold unngås, og studentene unngår å søke på en master på bakgrunn av gale forventinger. Motivasjon er en viktig faktor i studieprogresjon, og dersom studentene blir umotiverte på bakgrunn av at det faglige innholdet ikke svarer til forventningene er dette svært uheldig. Med tanke på finansiering foreslår vi at eventuelle midler som tjenes inn gjennom effektivisering går til dette formålet. Ellers stiller SP-UiO seg positivt til tiltaket om å forbedre rutinene rundt masteropptak. Forvirring rundt opptak må unngås, og dette kan bedres gjennom blant annet å gi studentene en administrativ enhet å forholde seg til, slik det forespeiles i høringen. Vi håper samtidig implementeringen blir strømlinjeformet, slik at kostnaden ved å gjøre endringene ikke overstiger gevinsten. Med vennlig hilsen Knut Ulsrud Studentparlamentet ved Universitetet i Oslo Tlf: Org. nr post@studentparlamentet,uio.no Fax: Norsk Studentorganisasjon(NSO) Universitetet i Oslo (UiO)