Side 2 av 35 SAKLISTE Saker til handsaming på møtet Sak nr. Arkivsak Sakstittel Merknad 010/15 15/767 Faste saker 011/15 15/26 Reglar og prosedyre for

Transkript

1 SAMNANGER KOMMUNE Side 1 av 35 MØTEINNKALLING Utval: Arbeidsmiljøutvalet Møtedato: Møtetid: 11:00 - Møtestad: Kommunehuset Varamedlem skal ikkje møta utan nærare innkalling Forfall til møtet eller ugildskap må meldast snarast råd til ekspedisjonen (tlf eller e-post postmottak@samnanger.kommune.no ), som vil kalla inn varamedlem. leiar av utval

2 Side 2 av 35 SAKLISTE Saker til handsaming på møtet Sak nr. Arkivsak Sakstittel Merknad 010/15 15/767 Faste saker 011/15 15/26 Reglar og prosedyre for val av verneombod i Samnanger kommune 012/15 15/26 Reglar for val av hovudverneombod 013/15 15/26 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd 014/15 15/26 Statistikk over sjukefråvær i perioden jauar - august 2015 Oversikt faste saker Godkjenning av innkalling og sakliste Eventuelle merknader til protokoll frå førre møte Delegerte vedtak/referatsaker Utvalet sitt kvarter

3 SAMNANGER KOMMUNE Side 3 av 35 SAKSFRAMLEGG Arkivsaksnr: 15/767 Løpenr: 15/6910 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet /15 JEB FASTE SAKER Oversikt faste saker: Godkjenning av innkalling og sakliste Eventuelle merknader til protokoll frå førre møte Delegerte vedtak/referatsaker Utvalet sitt kvarter Oversikt delegerte vedtak/referatsaker som er meldt opp til møtet: Arkivsak Dok.dato Dok.type Avs./mott. Tittel/innhald 15/ X Informasjon vedrørande revisjon av reglar og rutinar for varsling av kritikkverdige forhold Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Møteinnkallinga og saklista vert godkjent Delegerte vedtak/referatsaker vert tekne til orientering

4 SAMNANGER KOMMUNE Side 4 av 35 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 15/26 Løpenr: 15/5956 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet /15 JEB REGLAR OG PROSEDYRE FOR VAL AV VERNEOMBOD I SAMNANGER KOMMUNE Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen sitt forslag til nytt avsnitt om val av verneombod i kapittel 5 i internkontrollhandboka og forslag til prosedyre for val av verneombod, vert vedteke. Vedtaket gjeld frå og med oktober Dokument som ikkje er vedlagt: Arbeidsmiljølova Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Internkontrollhandbok for helse, miljø og tryggleik i Samnanger kommune Kva saka gjeld: I møte i arbeidsmiljøutvalet (AMU) spurde Toralf Enes om kva rutinar/praksis Samnanger kommune har for val av verneombod. Etter at rådmannen hadde orientert kort om gjeldande praksis, vart det bestemt at AMU skulle få opp ei sak om reglar/rutinar for val av verneombod. Reglar om val av verneombod er fastsett i ei av forskriftene til arbeidsmiljølova (Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning). Nedanfor følgjer ei oppsummering av reglane i 3-2 i forskrifta: Verneomboda skal veljast blant arbeidstakarar som har erfaring og innsikt i verksemda sin arbeidsforhold. 1

5 Side 5 av 35 Verneomboda skal veljast av og blant arbeidstakarane innanfor kvart verneområde. I verneområde der ei lokal fagforeining åleine organiserer fleirtalet av arbeidstakarane, kan denne fagforeininga utpeika verneombodet. I verneområde der fleire fagforeiningar til saman organiserer fleirtalet av arbeidstakarane, men der ingen av dei organiserer fleirtalet åleine, kan fagforeiningane i fellesskap utpeika verneombodet. Elles (dersom ingen av dei to alternativa ovanfor vert brukt/er aktuelle) vert verneombodet valt ved fleirtalsval. o Valet skal leiast av eit valstyre for heile verksemda. Valstyret skal bestå av frå ein til tre personar. Valstyret vert utpeika av arbeidsmiljøutvalet. o Einkvar arbeidstakar innanfor verneområdet og lokale fagforeiningar som organiserer arbeidstakarar innanfor verneområdet, har rett til å foreslå kandidatar. Valstyret skal gjera kandidatane sitt namn samt forslagsstillarane sitt namn kjent før valet. o Ved stemmelikheit vert valet avgjort loddtrekking. o For øvrig fastset valstyret reglar for val av verneombod med mindre arbeidsmiljøutvalet gjer dette. Dersom arbeidstakarane motset seg å velja verneombod, utpeikar arbeidsgjevar verneombod. Dette verneombodet fungerer til arbeidstakarane har valt verneombod etter reglane i forskrifta, men ikkje for meir enn to år om gongen. Samnanger kommune har ikkje utarbeidd reglar eller rutinar for val av verneombod. Det er i dag eit kulepunkt om val av verneombod i kapittel 5 i kommunen si internkontrollhandbok for helse, miljø og tryggleik (IK-handboka). Vurderingar og konsekvensar: Kommunen har til no ikkje hatt felles reglar eller praksis for val av verneombod. Det er leiarane i verneområda som har ansvar for val av verneombod. For å sikra at reglane i forskrifta vert følgde, meiner rådmannskontoret at det er behov klarare reglar enn kommunen har i dag. Lokale reglar og prosedyre bør takast inn i kapittel 5 i kommunen si internkontrollhandbok for helse, miljø og tryggleik. Forslag til lokale reglar og rutine følgjer nedanfor. Det er behov for å oppretta eit valstyre for val av verneombod i kommunen. Dette vert eit felles valstyre for heile kommunen. Valstyret vert utpeika av arbeidsmiljøutvalet. Det bør ikkje vera behov for å ha meir enn to personar i valstyret, ein representant for arbeidsgjevarsida og ein for arbeidstakarsida. Rådmannen foreslår at personalsjefen og hovudtillitsvald i den største fagforeininga i kommunen (Fagforbundet) vert utpeika til å sitja i valstyret. Forslag til lokale reglar (i kapittel 5 i internkontrollhandboka): Val av verneombod skal gjerast i samsvar med reglane i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning og kommunen sin prosedyre for slike val. Det skal veljast eitt verneombod for kvart verneområde i kommunen. Ved behov kan det òg veljast varaverneombod. Leiaren i verneområdet avgjer om det skal veljast varaverneombod. Verneombodet skal veljast blant tilsette som har erfaring og innsikt i forholda på arbeidsplassen/i verneområdet. Verneombodet bør normalt veljast blant tilsette som har arbeidd i kommunen dei siste 2 åra. 2

6 Side 6 av 35 Verneombodet vert valt for ein periode på 2 år. Dersom eit verneombod sluttar eller går over i varig arbeid i eit anna verneområde, skal det veljast nytt verneombod snarast råd. Arbeidsmiljøutvalet har ansvar for å utpeika eit valstyre for val av verneombod i kommunen, jf. reglar i 3-2 i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. To personar skal sitja i valstyret, ein arbeidsgjevarrepresentant og ein arbeidstakarrepresentant. Arbeidsmiljøutvalet skal minst ein gong pr. år få lagt fram oversikt over kven som er verneombod (og varaverneombod) i kommunen. Forslag til prosedyre for val av verneombod: FORMÅL Denne prosedyren skal sikra: at det vert valt verneombod i alle verneområda at det er felles rutinar for val av verneombod i alle verneområda at val av verneombod vert gjort på ein korrekt måte at tilsette og leiarar får informasjon om kven som er verneombod BRUKSOMRÅDE Prosedyren gjeld for heile kommunen (alle verneområda). Prosedyren gjeld òg for val av varaverneombod. Rådmannen har ansvar for vedlikehald av prosedyren. ANSVAR Arbeidsmiljøutvalet Arbeidsmiljøutvalet har ansvar for å føra tilsyn med at det er valt verneombod i alle verneområda i kommunen. Arbeidsmiljøutvalet har ansvar for å utpeika eit valstyre for val av verneombod i kommunen. Valstyret skal ha to medlemmer. Fagforeiningane Dersom ei fagforeining åleine organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet, kan fagforeininga utpeika verneombodet. Dersom to eller fleire fagforeiningar til saman organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet, men ingen av dei åleine organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet, kan desse fagforeiningane i fellesskap utpeika verneombodet. Ved val av verneombod som vert gjennomført av valstyret, har alle lokale fagforeiningar som organiserer tilsette innanfor verneområdet, rett til å foreslå kandidatar. Valstyret For dei vala av verneombod som valstyret skal ha ansvar for, jf. reglar i 3-2 i Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning, har valstyret ansvar for å: Finna fram til kandidatar til verneombodsvervet. 3

7 Side 7 av 35 Gjera namnet på kandidatane og forslagsstillarane kjent for dei tilsette i verneområdet. Gjennomføra valet. Informera tilsette i verneområdet om kven som er valt og kva periode valet gjeld for. Rapportera til rådmannen om kven som er valt og kva periode valet gjeld for. Leiaren i verneområdet Leiaren i verneområdet har ansvar for å avklara kven som skal velja nytt verneombod, jf. punkt 5.A 5.C i dette dokumentet. Dersom dei tilsette motset seg å velja verneombod, skal leiaren for verneområdet utpeika verneombodet. Leiaren i verneområdet har ansvar for at verneombodet får opplæring som oppfyller krava i arbeidsmiljølova 6-5 (2), dersom verneombodet ikkje allereie har slik opplæring. Rådmannen Rådmannen (i praksis delegert til personalsjefen) har ansvar for ved behov å gje råd til leiar i verneområdet i spørsmål vedrørande val av nytt verneombod. Rådmannen (i praksis delegert til personalsjefen) har ansvar for minst ein gong pr. år å leggja fram oversikt til arbeidsmiljøutvalet som viser kven som er hovudverneombod, verneombod og varaverneombod i kommunen. Oversikta skal òg visa kva periode kvart av verneomboda er valt for, samt om han/ho har gjennomført lovfesta opplæring for verneombod. DEFINISJONAR Ingen. SKILDRING A. Når leiaren i eit verneområde vert kjent med at det er - eller snart vert - behov for å velja nytt verneombod, har han/ho først ansvar for å avklara om ei fagforeining åleine organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet. Om nødvendig må leiaren få hjelp frå personalkontoret og/eller eller tillitsvalde for å avklara dette. Med tilsette meiner ein både fast og mellombels tilsette. Dersom ei fagforeining åleine organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet, skal leiaren i verneområdet orientera plasstillitsvalt eller eventuelt hovudtillitsvalt om at den aktuelle fagforeininga kan utpeika nytt verneombod. Fagforeininga skal få ein frist på 2 veker til å svara på om dei vil utpeika nytt verneombod. Dersom fagforeininga svarar ja, skal verneombodet vera utpeika seinast 2 veker etter svarfristen i førre setning. Fagforeininga har ansvar for å melda frå til leiaren i verneområdet når det nye verneombodet er utpeika. Leiaren i verneområdet har då ansvar for å melda frå til rådmannen og hovudverneombodet om kven som er nytt verneombod og når funksjonstida startar. B. Dersom leiaren i verneområdet har funne ut at ei fagforeining åleine ikkje organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet, har han/ho ansvar for å avklara om to eller fleire fagforeiningar til saman organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet. 4

8 Side 8 av 35 Om nødvendig må leiaren få hjelp frå personalkontoret og/eller eller tillitsvalde for å avklara dette. Dersom to eller fleire fagforeiningar til saman organiserer meir enn halvparten av dei tilsette i verneområdet, skal leiaren i verneområdet orientera plasstillitsvalde eller eventuelt hovudtillitsvalde i dei aktuelle fagforeiningane om at dei i fellesskap kan utpeika nytt verneombod. Fagforeiningane skal få ein frist på 2 veker på å svara på om dei i fellesskap vil utpeika nytt verneombod. Dersom fagforeiningane svarar ja, skal verneombodet vera utpeika seinast 2 veker etter svarfristen i førre setning. Fagforeiningane har ansvar for å melda frå til leiaren i verneområdet når det nye verneombodet er utpeika. Leiaren i verneområdet har då ansvar for å melda frå til rådmannen og hovudverneombodet om kven som er nytt verneombod og når funksjonstida startar. C. Punkt C gjeld i følgjande situasjonar: i. Dersom fagforeiningane ikkje ønskjer å utpeika nytt verneombod, jf. punkt A og B ovanfor. ii. Dersom ei eller fleire fagforeiningar ikkje organiserer fleirtalet av dei tilsette i verneområdet. Dersom det er behov for å velja nytt verneombod, og leiaren i verneområdet har avklart at det ikkje er aktuelt at fagforeiningane utpeikar verneombodet, skal han/ho melda frå til leiaren i valstyret om dette. Valstyret har då ansvar for følgjande: i. Orientera alle tilsette i verneområdet og plasstillitsvalt/hovudtillitsvalt i fagforeiningar som organiserer tilsette i verneområdet om at det skal veljast nytt verneombod og at dei har høve til å foreslå kandidatar. Det skal setjast ein frist for å koma med forslag til kandidatar, normalt 2 veker. ii. Etter at forslagsfristen har gått ut, skal valstyret gjera kandidaten/kandidatane samt forslagsstillarane sitt namn kjent for dei tilsette i verneområdet. iii. Deretter har valstyret ansvar for å gjennomføra valet. Valet kan gjennomførast i samband med personalmøte/tilsvarande, eller som skriftleg val. Alle tilsette har rett til å stemma ved valet. Dersom valet vert gjennomført i samband med personalmøte/tilsvarande, og dette er gjort kjent for dei tilsette på førehand, har berre dei som møter på personalmøtet stemmerett. Valet vert avgjort ved ordinært fleirtalsval, der den kandidaten som får flest stemmer vert valt. Ved stemmelikheit vert valet avgjort ved loddtrekking. iv. Valstyret skal Informera leiaren og dei tilsette i verneområdet samt hovudverneombodet om kven som er valt og når funksjonstida til det nye verneombodet begynnar. v. Rapportera til rådmannen og hovudverneombodet om kven som er valt og når funksjonstida til det nye verneombodet startar. D. Dersom dei tilsette motset seg å velja verneombod, skal leiaren for verneområdet utpeika verneombodet. Leiaren for verneområdet har då ansvar for å informera dei tilsette i verneområdet samt hovudverneombodet og rådmannen om kven som er utpeika, og når funksjonstida til det nye verneombodet startar. E. Når det er valt eller utpeika nytt verneombod, skal leiaren i verneområdet avklara om det nye verneombodet har opplæring som oppfyller krava i arbeidsmiljølova 6-5 (2). Dersom 5

9 Side 9 av 35 det nyvalde verneombodet ikkje har slik opplæring, har leiaren i verneområdet ansvar for at verneombodet får slik opplæring så snart som praktisk mogleg. Rådmannen (personalsjefen) kan konsulterast dersom leiaren i verneområdet har spørsmål vedrørande dette. AVVIKSHANDTERING Avvik i forhold til denne prosedyren skal meldast inn gjennom kommunen sitt avvikssystem for helse, miljø og tryggleik. DOKUMENTREFERANSAR LOV Arbeidsmiljøloven FOR Organisering, leiing og medvirkning Internkontrollhandbok for helse, miljø og tryggleik Samnanger kommmune, kapittel 5 DISTRIBUSJON Intranett / KF Kvalitetsstyring (prosedyresamling) 6

10 SAMNANGER KOMMUNE Side 10 av 35 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 15/26 Løpenr: 15/6791 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet /15 JEB REGLAR FOR VAL AV HOVUDVERNEOMBOD Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Rådmannen sitt forslag til nytt avsnitt om hovudverneombod i kapittel 5 i internkontrollhandboka vert vedteke. Vedtaket gjeld frå og med oktober Dokument som ikkje er vedlagt: Arbeidsmiljølova Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Internkontrollhandbok for helse, miljø og tryggleik i Samnanger kommune Kva saka gjeld: I arbeidsmiljøutvalet (AMU) vart det bestemt at AMU skulle få opp ei sak om reglar/rutinar for val av verneombod. Denne saka kjem opp i AMU Parallelt med dette er det òg behov for reglar/rutinar for val av hovudverneombod. Kommuneadministrasjonen har valt å leggja fram reglar/rutinar for val av hovudverneombod som eiga sak. Reglar om hovudverneombod står både i arbeidsmiljølova og i ei av forskriftene til lova. Det går fram av arbeidsmiljølova 6-1 (3) at verksemder med meir enn eitt verneombod skal ha minst eitt hovudverneombod, som har ansvar for å samordna verneomboda si verksemd. Hovudverneombodet skal veljast mellom verneomboda eller andre som har eller har hatt tillitsverv i verksemda. 1

11 Reglar om val av hovudverneombod er fastsett i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Nedanfor følgjer ei oppsummering av reglane i 3-5 i forskrifta: Side 11 av 35 Til hovudverneombod kan veljast eit av verneomboda eller ein annan arbeidstakar som har eller har hatt tillitsverv i verksemda. Ved verksemd der ei lokal fagforeining organiserer fleirtalet av arbeidstakarane, utpeikar denne hovudverneombodet. Ved verksemd som har fleire lokale fagforeiningar som til saman organiserer fleirtalet av arbeidstakarane, kan dei i fellesskap utpeika hovudverneombodet. Dersom fagforeiningane ikkje vert einige, eller dersom fleire lokale fagforeiningar til saman ikkje organiserer fleirtalet av arbeidstakarane, skal verneomboda velja hovudverneombod. Hovudverneombodet vert valt for to år om gongen. Samnanger kommune har i dag ikkje utarbeidd reglar eller rutinar for val av hovudverneombod. Det står i dag følgjande i kapittel 5 i kommunen si internkontrollhandbok for helse, miljø og tryggleik: Mellom verneomboda skal det veljast eit hovudverneombod for heile kommunen. Hovudverneombodet skal veljast mellom verneomboda eller andre som har eller har hatt tillitsverv i kommunen. Vurderingar og konsekvensar: Det går ikkje fram av den noverande ordlyden i kapittel 5 i kommunen si internkontrollhandbok at fagforeiningane dersom visse vilkår er oppfylte, kan utpeika hovudverneombodet, jf. 3-5 ovanfor. Dette må takast inn i teksten. Kommuneadministrasjonen si vurdering er at det ikkje er nødvendig å utarbeida ein prosedyre for val av hovudverneombod, men at reglar om dette kan leggjast inn i avsnittet om hovudverneombod i kapittel 5 i internkontrollhandboka. Situasjonen i Samnanger kommune i dag er at ei lokal fagforeining ikkje åleine organiserer fleirtalet av dei tilsette, men at fleire lokale fagforeiningar til saman organiserer fleirtalet av dei tilsette. Dette betyr at dersom fagforeiningane ønskjer det, kan dei i fellesskap utpeika hovudverneombodet. Forslag til revidert avsnitt om hovudverneombod i kapittel 5 i internkontrollhandboka: I kommunen skal det veljast eit hovudverneombod. Hovudverneombodet skal veljast mellom verneomboda eller andre som har eller har hatt tillitsverv i kommunen. Val av hovudverneombod skal gjerast etter reglane i 3-5 i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Hovudverneombodet vert valt for ein periode på to år. Rådmannen har ansvar for å ha oversikt over kva periode hovudverneombodet er valt for, og ta initiativ til nytt val av hovudverneombod når valperioden nærmar seg slutten. Hovudverneombodet har ansvar for å samordna arbeidet til verneomboda. I tillegg skal hovudverneombodet: Samordna og vidareformidla meldingar frå verneområda/verneomboda. Vera fast medlem av arbeidsmiljøutvalet. Delta i saker/drøftingar som gjeld fleire verneområde. Ved behov avgjera kva verneombod einskildsaker høyrer inn under. Delta aktivt i utarbeiding og revisjon av internkontrollsystem, regelverk og prosedyrar (på kommunenivå) knytt til helse, miljø og tryggleik. Delta ved tilsyn frå eksterne tilsynsorgan/myndigheiter. 2

12 Side 12 av 35 Det skal veljast stadfortredar for hovudverneombodet (vara-hovudverneombod). Reglane for val av hovudverneombod gjeld òg for vara-hovudverneombod. 3

13 SAMNANGER KOMMUNE Side 13 av 35 SAKSFRAMLEGG Sakshandsamar: Jan Erik Boge Arkivkode: FE-440 Arkivsaksnr: 15/26 Løpenr: 15/6871 Sakstype: Politisk sak SAKSGANG Styre, utval, komité m.m. Møtedato Saksnr. Saksbeh. Arbeidsmiljøutvalet /15 JEB RETNINGSLINJER OG RUTINAR FOR HANDTERING AV KONFLIKTAR, TRAKASSERING/MOBBING OG UTILBØRLEG ÅTFERD Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Forslaget til retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd, vert vedteke. Dokument som er vedlagt: Forslag til AMU Retningslinjer for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Uttale frå kultursjefen Uttale frå rektor ved ungdomsskulen Dokument som ikkje er vedlagt: Tiltaks-/handlingsplan vedteken av AMU Arbeidsmiljølova Kva saka gjeld: Arbeidsmiljøutvalet (AMU) vedtok tiltaks-/handlingsplan knytt til oppfølging av pålegg gitt av Arbeidstilsynet i Eit av tiltaka i tiltaks-/handlingsplanen er utarbeida policy og prosedyre for forebygging og handtering av mobbing, trakassering m.m.. Til møtet i AMU vart det lagt fram eit førebels arbeidsgrunnlag med tittelen Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd. Arbeidsgrunnlaget var basert på tilsvarande dokument frå kommunane Kvam og Kvinesdal. AMU 1

14 Side 14 av 35 tok det førebelse arbeidsgrunnlaget til orientering og bad om å få det endelege forslaget til retningslinjer/rutinar opp til behandling på neste møte, som er Arbeidsgrunnlaget vart sendt på høyring til fagforeiningane og einingsleiarane Høyringsfristen var Det har kome inn to høyringsuttalar: 1. Frå kultursjefen. Han ber om at eit punkt (punkt 3.4) må fjernast frå retningslinjene. Kopi av uttalen følgjer vedlagt. 2. Frå rektor ved ungdomsskulen. Dette er i utgangspunktet ikkje ein uttale, men eit spørsmål. Kopi av uttalen følgjer vedlagt. Vurderingar og konsekvensar: På bakgrunn av dei tilbakemeldingane som vart gitt i AMU , meiner rådmannen at det ikkje er behov for å gjera større endringar i forhold til arbeidsgrunnlaget som vart lagt fram for AMU Når det gjeld høyringsuttalen frå kultursjefen, er rådmannen samd i at det femte kulepunktet i punkt 3.4 bør fjernast/endrast. Dette kulepunktet er derfor no fjerna. Rådmannen foreslår at AMU vedtek forslaget til retningslinjer og rutinar slik det no ligg føre. Det kan eventuelt verta behov for å gjera revidera retningslinjene/rutinane i løpet av Det er viktig at leiarar, verneombod og tillitsvalde får informasjon om (og eventuelt opplæring i) retningslinjene/rutinane når dei er vedtekne. Det bør òg sendast/leggjast ut informasjon til alle tilsette. 2

15 SAMNANGER KOMMUNE Side 15 av 35 Retningslinjer og rutinarr for handtering av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd

16 Side 16 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 2 av 14 Innhald 1 Innleiing Lovheimel Sentrale omgrep i dokumentet Konflikt Trakassering/mobbing og utilbørleg opptreden Uheldig psykisk belastning Påreknelege hendingar/belastningar Ikkje påreknelege hendingar/belastningar Kontradiksjon Konfidensialitet Roller og ansvar Leiar Arbeidstakar Tillitsvalde Verneombod Arbeidsmiljøutvalet Bedriftshelsetenesta Å fremja gode arbeidsmiljø Leiar sitt førebyggjande ansvar Leiar sitt ansvar for å handtera og følgja opp Prosedyre for handsaming av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd «Trafikklysmodellen» Handteringsrutine gjennom bruk av «tiltakstrappa» Førebyggande nivå - grønt lys Nokre råd for å styrka det førebyggjande arbeidet: Nokre råd for å avdekka konfliktar på grønt nivå: Leiar si sjekkliste: Arbeidstakar si sjekkliste: Verneombod og tillitsvalde si sjekkliste: Risikonivå - gult lys Moglege tiltak for å snu utviklinga Formelt nivå - raudt lys Formell handsaming Ulike metodar for konflikthandsaming på «raudt nivå» Når ein av partane ikkje er tilsett i Samnanger kommune Referansar:...14 Versjon sist oppdatert

17 Side 17 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 3 av 14 1 Innleiing Samnanger kommune skal leggja til rette for eit best mogleg arbeidsmiljø, som gir arbeidstakaren full tryggleik mot fysiske og psykiske skadeverknader. Mobbing/trakassering og utilbørleg åtferd skal ikkje aksepterast. Alle tilsette skal medverka til eit arbeidsmiljø utan mobbing/trakassering og utilbørleg åtferd. Konfliktar og saker som gjeld mobbing/trakassering eller utilbørleg åtferd skal handterast på forsvarleg måte, i tråd med lovverket og desse retninglinjene. Retningslinjene skal vera lett tilgjengelege for alle arbeidstakarar i kommunen. Det skal vera trygt for tilsette å melda frå om mobbing/trakassering og utilbørleg åtferd. Tilsette har rett til - og i mange tilfelle også plikt til - å melda frå om slike forhold. 2 Lovheimel Gjennom arbeidsmiljølova (AML) og forskrifta om internkontroll er norske verksemder pålagde å utvikla eigne interne prosedyrar og retningslinjer i forhold til førebygging og handtering av konfliktar og saker der tilsette opplever trakassering eller mobbing på arbeidsplassen. Målsettingane i AML er mellom anna å sikra arbeidstakarane mot fysiske og psykiske skadeverknadar, bidra til eit inkluderande arbeidsliv og gje grunnlag for at arbeidsgjevar og arbeidstakarar kan ivareta og utvikla arbeidsmiljøet sitt, jf. AML 1-1. AML har også reglar om vern mot utilbørleg opptreden og om å ivareta dei tilsette sin integritet og verdigheit, jf. AML 4-3 (3), og 4-3 (1). 3 Sentrale omgrep i dokumentet 3.1 Konflikt Organisasjonen består av forskjellige menneske med ulike haldningar og meiningar, som møtes til samarbeid. Av dette kan det oppstå spenningar som like gjerne kan setja i gang destruktive som konstruktive prosessar. Negative spenningar vert ofte til konfliktar, men konfliktar kan også vera heilt nødvendige for endring og utvikling. Konflikt i samarbeid kan på sitt beste vera ulikskap, usemje og motsetnadar som driv kvarandre framover i positiv utvikling (Hartvigsen og Kversøy 2008) Denne rutinen er utvikla både med tanke på å førebyggja og handtera dei konfliktene som på sitt verste er destruktive, øydeleggjande og lammande for organisasjonen og enkeltpersonar. I situasjonar der konfliktar vert opplevd som eit arbeidsmiljøproblem, har arbeidsgjevar ei aktivitetsplikt. 3.2 Trakassering/mobbing og utilbørleg opptreden Trakassering omfattar mellom anna omgrepet mobbing. Trakassering/mobbing er når ein person gjentekne gangar og over tid vert utsett for negative handlingar. Dette kan dreia seg om plaging, utfrysing, uønska seksuell merksemd, sårande erting, usynleggjering, å bli fråteken arbeidsoppgåver og liknande. Det er typisk for situasjonen at offeret ikkje er i stand til å forsvara seg, og at det er ubalanse i styrkeforholdet mellom dei involverte (jf. Arbeidstilsynet sin brosjyre «Jobbing uten mobbing»). Utilbørleg åtferd vert dekka av trakasseringsomgrepet, men viser også til negative og upassande eller uheldige handlingar ut over det som er dekka av omgrepet trakassering. I personkonfliktar kan utilbørleg opptreden vera gjensidig, men ramma personar ulikt. I Versjon sist oppdatert

18 Side 18 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 4 av 14 konfliktar kan det nok oftare førekomma meir enkeltståande tilfelle av utilbørleg opptreden enn direkte trakassering/mobbing. I tråd med reglane i arbeidsmiljølova skal tilsette ikkje utsetjast for utilbørleg opptreden. Vidare skal arbeidet leggjast til rette slik at tilsette sin integritet og verdigheit vert ivareteken. 3.3 Uheldig psykisk belastning Arbeidsgjevar skal sørgja for at arbeidet vert organisert og leia slik at tilsette ikkje vert utsette for uheldige fysiske eller psykiske belastningar som for eksempel mobbing. Det er arbeidsgjevar si plikt å forebyggja og iverksetja tiltak mot slike belastningar, jf AML Påreknelege hendingar/belastningar Ein del av dei handlingane som inngår i mobbing, kan nok dei fleste oppleva å bli ramma av frå tid til annan. Som enkeltståande hendingar kan dei vera ganske ufarlege og noko ein må rekna med. Konfliktar mellom jamne partar er heller ikkje mobbing, men av og til er det vanskeleg å avklara kva som faktisk pågår ein konflikt mellom jamne partar eller mobbing? Hendingar som er påreknelege, kan likevel opplevast som ubehagelege av tilsette. Påreknelege hendingar er ikkje brot på arbeidsmiljølova og vil derfor normalt heller ikkje verta følgde opp med tiltak/endring. Døme på påreknelege hendingar/belastningar: Arbeidstakar vert pålagt oppgåver som ligg innanfor ramma av arbeidsforholdet. Arbeidstakar må godta arbeidsgjevar sin styringsrett. Arbeidstaker vert korrigert og følgd opp av leiar som følgje av at arbeidstakaren ikkje har utført ei arbeidsoppgåve godt nok. Sakleg usemje mellom kollegaer om arbeidet, verdiar og haldningar. Vilkårlig erting og fleiping mellom medarbeidarar eller når medarbeidarar frå tid til annan vert sinte på kvarandre. Ubehagelege henvendelsar fra mottakarar av kommunale tenester eller andre innbyggjarar. Dette kan vera innanfor stillinga sin karakter, men må vurderast opp mot omfanget/graden av belastning. 3.5 Ikkje påreknelege hendingar/belastningar I motsetnad til hendingar/belastningar som er lista opp i punktet ovanfor (påreknelege), kan tilsette verta utsett for såkalla upåreknelege hendingar/belastningar. Omgrepet upårekneleg hending/belastning vert i denne samanhengen brukt om hendingar/belastningar som er brot på arbeidsmiljølova, og som skal følgjast opp med tiltak/endring. Døme på ikkje påreknelege hendingar/belastningar: Uønska seksuell merksemd Fagleg utestenging i form av utrettmessig forbigåing eller tilbakehalding av nødvendig informasjon. Urettmessige skuldingar om dårleg utføring av arbeidsoppgåver, nedvurdering av fagleg dyktigheit, usakleg å fråta ein tilsett oppgåver og ansvar. Baksnakking og ryktespreiing. Utfrysing. Sårande fleiping og erting over tid. Utilbørleg tiltale. Versjon sist oppdatert

19 Side 19 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 5 av 14 Utskjelling. Krenkande eller utilbørleg berøring eller kroppsspråk. 3.6 Kontradiksjon Kontradiksjonsprinsippet vert lagt til grunn for denne rutinen. Gjeld retten partane har til å koma med si framstilling av saka. 3.7 Konfidensialitet Færrast mogleg personar bør involverast i handtering av saker som gjeld konfliktar, mobbing/trakassering og utilbørleg åtferd. Opplysningar ein får kjennskap til gjennom slike saker, må handsamast etter reglane om teieplikt og konfidensialitet. 4 Roller og ansvar Aktørane på arbeidsplassen har ulike roller og ulikt ansvar. Det er nødvendig at aktørane samarbeider og medverkar til eit godt arbeidsmiljø: 4.1 Leiar Nærmaste leiar har ansvar for at omsyn til helse, miljø og tryggleik vert ivareteke innan ansvarsområdet sitt. Det inneber eit førebyggande ansvar og ei aktivitetsplikt når konfliktar oppstår. Leiar har ansvar for at interne rutinar/retningslinjer vert følgde. Leiar har undersøkingsplikt, aktivitetsplikt og omsorgsplikt. Leiar kan rådføra seg med leiaren sin eller personalsjefen før iverksetjing av aktivitet. Ønske om bistand frå bedriftshelsetenesta, sertifisert faktaundersøkjar o.l. må kanaliserast via personalsjefen. 4.2 Arbeidstakar Har ansvar for å bidra til eit godt arbeidsmiljø. Kan ta opp arbeidsmiljøspørsmål og foreslå forbetringar. Pliktar å innretta seg i forhold til dei tiltaka som arbeidsgjevar gjer i kraft av styringsretten. Skal informera arbeidsgjevar eller verneombodet dersom han/ho vert kjent med at det førekjem trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Pliktar å medverka til gjennomføringa av dei tiltaka som vert iverksett for å skapa eit sunt og trygt arbeidsmiljø. 4.3 Tillitsvalde Ivaretek medlemmene sine interesser i samsvar med lov- og avtaleverk. Tillitsvalde er viktige samarbeidspartar for arbeidsgjevar i det systematiske arbeidet for å førebyggja og handtera saker som gjeld konfliktar, trakassering/mobbing eller utilbørleg åtferd. 4.4 Verneombod Er tilsette sin talsperson i saker som gjeld arbeidsmiljø. Versjon sist oppdatert

20 Side 20 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 6 av 14 Skal informera arbeidsgjevar dersom han/ho vert kjent med at det førekjem trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Skal takast med på råd ved planlegging og gjennomføring av arbeidsmiljøtiltak. 4.5 Arbeidsmiljøutvalet Har ansvar for å sjå til at kommunen har reglar og prosedyrer for handtering av konfliktar, mobbing/trakassering, utilbørleg åtferd, diskriminering m.m. Skal sjå til at arbeidsgjevar følgjer opp meldingar om trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd. Kan vedta at det skal gjennomførast nødvendige undersøkingar. 4.6 Bedriftshelsetenesta Kan bistå arbeidsgjevar og dei tilsette i arbeidsmiljøspørsmål. Kan bistå med kartlegging av arbeidsmiljøet fysiske, organisatoriske og psykososiale faktorar. Kan gje bistand i konfliktar eller saker som gjeld trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd. 5 Å fremja gode arbeidsmiljø Gjennom det systematiske helse-, miljø- og tryggleiksarbeidet skal arbeidsgjevar og arbeidstakarar arbeida for å fremja eit godt arbeidsmiljø og førebyggja konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd. Dette arbeidet føregår på tre nivå: 1. Førebygging Redusera sjansen for konfliktar, mobbing/ trakassering og utilbørleg åtferd. 2. Handtering Stoppa eventuell konflikt eller trakassering/mobbing som har oppstått. 3. Oppfølging Læra av situasjonen og iverksetja korrigerande tiltak for å hindra gjentaking. 5.1 Leiar sitt førebyggjande ansvar Leiar sitt førebyggjande ansvar inneber å: Organisera og leia arbeidet slik at dei tilsette kjenner tryggleik, sosial tilhøyrsel, høve til medverknad, meistring og at dei har eit meiningsfullt arbeid og trygge tilsetjingsforhold. Tydeleggjera at det ikkje er aksept for mobbing/trakassering ved for eksempel å markera tydelege grenser for uakseptabel oppførsel i det daglege. Syta for kartlegging, risikovurdering og handlingsplanar for HMT og IA-arbeidet. Syta for at det finst prosedyrar som omhandlar kven som har ansvar og korleis ein skal melda og handtera saker som gjeld mobbing/trakassering. Versjon sist oppdatert

21 Side 21 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 7 av 14 Syta for nødvendig kompetanse til å handtera konfliktar. Overhalda teieplikta og handsama saker med konfidensialitet. Ikkje ta imot anonyme klagar om mobbing. Opparbeida gode relasjonar til dei tillitsvalde og verneombod. 5.2 Leiar sitt ansvar for å handtera og følgja opp Leiar sitt ansvar for å handtera og følgja opp inneber å: Avklara kva som har skjedd/skjer. Gripa fatt i saker tidlegast mogleg slik at dei ikkje får utvikla seg til ein fastlåst situasjon. Ta opp problemet med den/dei det gjeld. Analysera arbeidsmiljøet: korleis saka kunne oppstå og kvifor det har fått pågå over tid. Vurdera behov for ekstern bistand. Vurdera den som har vore utsett for mobbing sitt behov for bistand/helsehjelp. Setja inn tiltak for dei involverte i saka og for arbeidsmiljøet. 6 Prosedyre for handsaming av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd Arbeidsgjevar si aktivitetsplikt i helse, miljø og tryggleiksarbeidet inneber ansvar for å utarbeida prosedyre/retningslinjer for handtering av konfliktar, trakassering/mobbing og utilbørleg åtferd, i samarbeid med dei tillitsvalde og verneombod. 6.1 «Trafikklysmodellen» Denne modellen representerer ei heilskapleg tilnærming til systematisk helse, miljø og tryggleiksarbeid når det gjeld å førebyggja konfliktar på arbeidsplassen. I modellen representerer grønt lys «førebyggjande nivå» (fredstid), gult lys at det er fare for at ein konflikt er i ferd med å verta trappa opp, medan raudt lys symboliserer at ein står ovafor tilspissa forhold og gjerne brot på arbeidsmiljølova. Eit grønt arbeidsmiljø erkjenner at konfliktar er ein del av arbeidslivet, men at me må ha kunnskap, retningslinjer og planar for å unngå opptrapping av konfliktar. Alle tilsette er involverte i arbeidet med å skapa gode arbeidsmiljø, og det fins arenaer der ein jamnleg kan ta opp saker som gjeld arbeidsmiljø. Det er lov å diskutera og vera usamde, men personangrep vert ikkje akseptert. Eit gult arbeidsmiljø er prega av spenningar der konfliktar som ikkje er løyste, kan ha eskalert. Kampen om kven som har rett, er vorten viktig. Diskusjonane er ikkje lenger like saklege. Ein klarer ikkje å skilja sak og person, så personangrep skjer oftare. Døme på metodar som kan føra eit gult arbeidsmiljø tilbake til grønt, er samtale, bruk av meklar eller for den som er utsett for «angrep»: støtte frå kollega som har kompetanse på feltet. Eit raudt arbeidsmiljø inneber at problemet ikkje lenger kan løysast med «gule metodar». Situasjonen er tilspissa og Versjon sist oppdatert

22 Side 22 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 8 av 14 partane klarer ikkje koma til felles situasjonsforståing. Det er forhold som indikerer brot på arbeidsmiljølova. I slike situasjonar bør arbeidsgjevar leggja vekt på å kartleggja fakta og handsama saka på ein formell og objektiv måte. 6.2 Handteringsrutine gjennom bruk av «tiltakstrappa» Handtering av saker etter trafikklysmodellen kan illustrerast gjennom bruk av ei tre-trinns tiltakstrapp: Fig 1: Sørensen/Grimsmo si tiltakstrapp (frå Arbeidstilsynet sitt prosjekt mot mobbing i arbeidslivet ) Fargane illustrerer graden av alvor i situasjonen på dei ulike trinna. På grønt er det viktig å orientera seg og planleggja for å koma heilskinna over på andre sida av gata. På gult og raudt er det nødvendig å stoppa opp, handla tydeleg og visa aktsemd. På kvart trinn er det presentert ei sjekkliste for bruk i det praktiske arbeidet. Det er alltid mogleg å finna vegen attende til eit godt fungerande arbeidsmiljø Førebyggande nivå - grønt lys Under det grøne lyset er det lista opp fleire førebyggjande tiltak. Arbeidsmiljøet er her i ein normalsituasjon, så kvifor skal ein gjera noko som helst når alt fungerer? Det førebyggjande nivået handlar mest om å ivareta dei gode prosessane og samtidig vera medviten om at samhandling mellom menneske medfører konfliktar frå tid til annan. Spørsmålet er kva konfliktar ein skal ha og i kva dosar. Ein passeleg dose sakskonfliktar, interessekonfliktar og oppgåverelaterte konfliktar kan vera med å skapa eit dynamisk arbeidsmiljø der dei tilsette trivst. Problemet er at desse konfliktene av og til utviklar seg til personkonfliktar som kan utvikla seg vidare til mobbing/ trakassering. Arbeidsmiljøforskinga har identifisert følgjande risikoforhold som kan resultera i personkonfliktar og trakassering/mobbing: - Plutselege organisatoriske endringar. - Organisasjonskulturar som tolererer mobbeåtferd. Versjon sist oppdatert

23 Side 23 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 9 av 14 - Usikre tilsetjingsforhold. - Dårlege forhold mellom leiinga og medarbeidarane. - Dårlege forhold mellom kollegaer. - Ekstremt høge arbeidskrav. - Manglar i personalpolitikken. - Høgt arbeidsbetinga stressnivå. - Rollekonfliktar. Med utgangspunkt i kunnskapen om kva som kan leia til personkonfliktar, kan me drøfta spørsmåla: - Kva er våre største utfordringar? - Korleis førebyggjer me konfliktar og mobbing/trakassering som kan oppstå som følgje av utfordringar me har? Nokre råd for å styrka det førebyggjande arbeidet: Informer om gode resultat av arbeidsmiljøarbeid. Vis samanhengen mellom godt miljøarbeid og andre resultat (kvalitet på tenestene, økonomi, sjukefråvær osv.). Inviter alle til å delta i arbeidsmiljøaktivitetar. Følg opp resultat av kartleggingar med handlingsplanar og gjennomfør tiltak. Ta raskt tak i situasjonar som kan utvikla seg til negative konfliktar Nokre råd for å avdekka konfliktar på grønt nivå: Vis at du ønskjer ein god omgangstone på arbeidsplassen. Sats på gode arbeidsmiljøprosessar. Tenk nøye gjennom korleis organisatoriske forhold (særleg endringar) kan påverka arbeidsmiljøet når det gjeld samarbeid og konfliktar. Involvér medarbeidarane i endringsprosessar. Sørg for å ha arenaer for informasjonsformidling og meiningsutveksling. Bruk denne rutinen for konflikthandtering. Grip raskt inn når det er teikn til konfliktopptrapping. Vis at du ikkje aksepterer tendensar til mobbing/ trakassering eller utilbørleg åtferd. Eit godt ytringsklima med opne og tilgjengelege leiarar, ansvarlege tillitsvalde og verneombod og interesserte og ansvarsmedvitne medarbeidarar, bidreg til å unngå vanskelege konfliktar. Her er ei sjekkliste som vil kunna gje indikasjonar på eit godt eller dårleg ytringsklima: Leiar si sjekkliste: Får eg den informasjonen frå medarbeidarane mine som er relevant for å ta avgjerder og for drifta av arbeidet? Får medarbeidarane mine den informasjonen dei treng for å utføra arbeidet sitt på best mogleg måte? Fungerer dei fora og samhandlingsformene me har på arbeidsplassen? Er eg som leiar positiv til og open for at innspel og kritiske røyster kjem fram, og oppmodar eg til dette? Har medarbeidarane tid og høve til å delta i diskusjonar om innhald og utforming av arbeidsoppgåver og kommunen si drift? Versjon sist oppdatert

24 Side 24 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 10 av 14 Er det greit at medarbeidarar deltek i offentleg ordskifte? Vil medarbeidarane mine vera samde i dei svara eg har gjeve på desse spørsmåla? Arbeidstakar si sjekkliste: Brukar eg etablerte kanalar og fora på arbeidsplassen for å fremja synspunkta mine? Tek eg ansvar for at urimeleg praksis, standardar og reaksjonsformer vert diskutert? Korleis er eg mot kollegaer som fremjar sine meiningar både på arbeidsplassen og i offentlege rom? Er eg støttande og merksam når kollegaer seier frå om saker dei er uroa for/usamde i? Vil kollegaene mine vera samde i dei svara eg har gjeve på desse spørsmåla? Verneombod og tillitsvalde si sjekkliste: Har arbeidstakar tid og høve til å diskutera arbeidsrelaterte problemstillingar? Kan eg sjølv påpeika kritikk og manglar som har innverknad på arbeidsmiljøet og tenesteproduksjonen, utan frykt for sanksjonar? Er dei øvrige medlemmene/tilsette av same oppfatning som meg? Behandlar eg meldingar om kritikkverdige tilhøve på ein konstruktiv måte? Undersøkjer eg tilhøvet eller saka det dreier seg om? Gjev eg råd til arbeidstakaren og støttar han/ho? Er handteringa mi og råda mine upåverka av personvurderingar og eventuelt kryssande interesser? Vil dei tilsette i mitt verneområde vera samde i dei svara eg har gjeve på desse spørsmåla? Dess fleire spørsmål du som leiar, arbeidstakar, tillitsvalt eller verneombod svarar nei på, desto større er sannsynet for at du arbeider i ein organisasjon der ytringsklimaet treng betre kår Risikonivå - gult lys Vanskelege personkonfliktar eller mobbing/ trakassering oppstår oftast ikkje ut av det blå. Det er gjerne teikn på og tendensar til motsetnadar og uro i lang tid forut. Som oftast er det også fleire høve der ein kunne ha gripe tak i dei. I tider med omstilling, endring, effektivisering og der desse prosessane kjem stadig oftare, er det vanleg med frustrasjon og motforestillingar. Når ein ikkje har klart å stoppa dette gjennom medverknad, informasjonsflyt osv., får frustrasjonen setja seg i organisasjonen. Kva gjer me då? Når det lyser gult, er det auka spenningar i organisasjonen, framleis fleire handlingsalternativ og mogleg å snu utviklinga. Det er viktig å setja årsaka til problemet på dagsorden. Kvifor er det frustrasjon? Moglege tiltak for å snu utviklinga Tiltak for å snu utviklinga kan vera: Dialog partane set seg saman og drøftar seg fram til ei løysing. Versjon sist oppdatert

25 Side 25 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 11 av 14 Kollegastøtte ein arbeidstakar som opplever konflikt har behov for nokon å snakka med. Høve til ein uformell samtale med ein kollega som kjenner arbeidsplassen og som har nødvendig tillit, kan gjera at konfliktar i ein tidleg fase vert handterte før situasjonen vert for fastlåst Mekling dei som er involvert i saka får sjølv ansvaret for å finna ei løysing ved hjelp av ein meklar, t.d. frå personalkontoret eller bedriftshelsetenesta. Fokus skal vera å finna løysing, ikkje å plassera skuld hos nokon. Søkja råd hos personalkontoret, bedriftshelsetenesta, tillitsvalde, NAV Arbeidslivssenter eller Arbeidstilsynet Formelt nivå - raudt lys På dette nivået er det ikkje lenger mogleg å løysa problema med dei metodane som er skildra under «grønt» og «gult» nivå. Det er forhold som indikerer brot på arbeidsmiljølova, og arbeidsgjevar må leggja vekt på å opptre juridisk korrekt i den vidare behandlinga. Rutinen for handtering av konfliktar og mobbing/trakassering skal sikra at saka får ei formell og sakleg oppfølging. Det betyr mellom anna at det må avklarast kven som har ei rolle å ivareta i saka (arbeidsgjevar, tillitsvald, verneombod, personalkontoret, bedriftshelsetenesta). Tiltak må vera grunngjevne i undersøking av fakta og partane må få høve til å gje si framstilling. Tiltak kan i slike saker innebera sanksjonar for uakseptable handlingar. Oppfølging i etterkant der ein vurderer organisatoriske tiltak, endring av rutinar, ansvarsområde, tydleggjering av roller og oppgåvefordeling, kompetanseheving osv. er viktig for å unngå tilsvarande hendingar seinare Formell handsaming Arbeidstakar har ansvar for å melda frå til nærmaste leiar så tidleg som mogleg om konfliktar. Når ein leiar vert gjort kjend med ein konflikt, skal vedkomande ta kontakt med dei involverte partane for å gjera seg kjend med innhaldet i saka. Leiar har ei aktivitetsplikt når han/ho får kjennskap til konfliktar. Leiar har alltid høve til å samrå seg med overordna, personalsjefen eller andre tilsette ved personalkontoret på alle stadium i saka. Nærmaste leiar har ansvar for å handtera konflikten og/eller bringa saka vidare til neste leiarnivå. Tillitsvalde skal koplast inn som støtte for den tilsette dersom vedkomande er fagorganisert. Ved skriftleg innkalling til møte i saka, skal den tilsette alltid få tilbod om å la seg bistå av ein tillitsvald eller annan person vedkomande har tillit til. Det bør vera ein tillitsvald frå organisasjonen sitt lokale ledd som har lokalkunnskap og kjenner Samnanger kommune som organisasjon Dersom arbeidstakar opplever konflikt med nærmaste leiar, kan vedkomande eller tillitsvald/verneombod bringe saka til neste leiarnivå. Denne leiaren har då ansvaret for å handtera konflikten. Kontradiksjonsprinsippet skal leggjast til grunn, dvs. at begge partar skal ha høve til å framstilla saka frå si side. Den som vert klaga på, skal gjerast kjent med klagen og har rett til å forklara seg. Versjon sist oppdatert

26 Side 26 av 35 Retningslinjer og rutinar for handtering av konfliktar, trakassering og utilbørleg åtferd Side 12 av 14 For å fremja ansvarleggjering og sikra kontradiksjonsprinsippet, er det ikkje høve til å klaga på nokon anonymt. Det vil seia at den eller dei som det vert klaga på, har rett til å få vita kven som har sett fram klagen og kva klagen gjeld. Konfliktar skal søkjast løyst på lågast mogleg nivå i organisasjonen, men dersom ein leiar er direkte involvert i ein alvorleg konflikt, kan denne leiaren ikkje ha ansvar for kommunen si saksbehandling knytt til konflikten. Unngå raske konklusjonar, og unngå å ta parti for ein av partane. Det må skrivast referat frå samtalar/møte i samband med konfliktar. Dersom representant frå personalkontoret er med i møtet, skriv vedkomande referat og arkiverer det i personalarkivet. Referatet bør innehalda opplysningar om: o Kva som er avtalt. o Kven som har ansvar for kva. o Korleis brot på avtalen skal handterast. o Ikrafttreding. o Evaluering av tiltak/avtale. o Avtalen/referat frå møte skal ha partane sin signatur. (Dersom referat ikkje vert skrive og signert i møtet, må partane få høve til å lesa referatet og retta opp eventuelle feil før det vert endeleg) Ulike metodar for konflikthandsaming på «raudt nivå» Når ei sak ikkje kan løysast gjennom metodar på «gult nivå» som t.d. samtale eller mekling, kan det vera aktuelt å nytta metodar som tek omsyn til at ein både har med ei personalsak og ei arbeidsmiljøsak å gjera. Eit døme på slik metode er Faktaundersøking Faktaundersøking Metoden kan takast i bruk dersom det ligg føre ein klage (frå tilsett, verneombod, tillitsvald) og betyr at arbeidsgjevar set i gang ei undersøking av om påstandane i saka er riktige. Stemmer det for eksempel at det føregår mobbing og trakassering slik Arbeidsmiljølova definerer det? Å undersøkja kva ein faktisk står overfor er viktig. Det er også viktig at ei faktaundersøking vert oppfatta som uavhengig og rettferdig. Partane må ha tillit til undersøkinga. Reglane om personvern som gjeld i andre personalsaker, gjeld også her. Målet med faktaundersøkinga er å få fram fakta i ei konkret sak best mogleg, slik at saka kan løysast på arbeidsplassen. Undersøkinga skal ivareta den enkelte sine rettar, integritet og verdigheit og skal gjennomførast innanfor fastsette rammer. Samnanger kommune må innhenta ekstern bistand til gjennomføring av faktaundersøkingar, for eksempel frå bedriftshelsetenesta. På bakgrunn av samtale med involverte og innhenting av bakgrunnsinformasjon, skal det utarbeidast ein rapport som vurderer påstandane og konkluderer. Rapporten vil kunne gje arbeidsgjevar eit grunnlag for å ta avgjerd i saka. I tillegg kan undersøkinga avdekka organisatoriske forhold som aukar konfliktnivået. Slik sett kan metoden føra til avklaring av utydelege forhold og vera ein hjelp til å ta tak i negative arbeidsmiljøforhold. Beskrivelse av saksgangen i ei faktaundersøking, er å finna på Arbeidstilsynet sin brosjyre: «FAKTAUNDERSØKELSE - Når påstand står mot påstand - hvordan komme videre?» rbeidsmiljøkartlegging I situasjonar der det ikkje ligg føre konkret klage, men det er indikatorar på dårleg arbeidsmiljø ved at ein registerer for eksempel auka sjukefråvær, lågare produktivitet, Versjon sist oppdatert