Retningslinjer for bruk av sosiale medier For Facebook-redaksjon og ansatte

Transkript

1 Retningslinjer for bruk av sosiale medier For Facebook-redaksjon og ansatte

2 Hensikt og målsetting: Kommunen ønsker å bruke sosial medier med tre målsettinger: Innbyggerdialog Omdømmebygging Krise- og beredskapsarbeid I en undersøkelse som KS har gjort viser det seg følgende: Blant de kommunene som fremheves som gode innenfor innbyggerdialog ser vi at de informerer om aktiviteter, inviterer innbyggerne til dialog, svarer raskt på de spørsmål som kommer, samt har klare rutiner for videreformidling av henvendelser fra sosiale medier. Videre viser undersøkelsen at kommuner som er gode i bruk av sosiale medier innenfor omdømmebygging styrker lokalpatriotismen ved å vise frem «gladsaker», bruker et personlig språk og en uformell tone, tar selvkritikk og har gode retningslinjer for de ansattes bruk av sosiale medier. Når det gjelder sosiale medier i krise- og beredskapsarbeid er det god bruk å informere om hverdagskriser, bruke sosiale medier som en ekstra krisekanal, og overvåke sosiale medier aktivt, også utenfor arbeidstid. Det viser seg at de kommuner som samler sin kommunikasjon på sosiale medier klarer best å øke antall følgere og antall interaksjoner. For ansatte Alle ansatte i Gjesdal kommune skal ha et bevisst forhold til hvordan de opptrer i sosiale medier, både på vegne av arbeidsgiver og som privatperson. Bruk av sosiale medier skal være et verktøy i kommunens kommunikasjonsarbeid, og brukes til formidling av informasjon, kunngjøring, dialog og omdømmebygging. Sosiale medier supplerer, og skal ikke erstatte andre tradisjonelle kommunikasjonskanaler. Alle i organisasjonen skal opptre med høflighet og respekt og ikke opptre på en måte som kan krenke enkeltpersoner. Hvis en ansatt er mye på sosiale medier i jobbsammenheng kan han eller hun lage en egen jobbkonto, noe som kan gjøre kommunikasjon direkte med innbyggere lettere. Journalføring og arkivering Arkiv har ansvar for å registrere eventuelt arkivverdig materiale. Henvendelser, spørsmål og kommentarer som krever saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal journalføres. Publikum skal i slike tilfeller bli gjort oppmerksom på kommunens dokumentasjonsplikt og at de må henvende seg via epost eller brev da vi ikke driver saksbehandling via Facebook. Lovstridige innlegg, uthenging av enkeltpersoner, sjikane og 1

3 lignende slettes så snart de oppdages. Før sletting gjennomføres skal det tas et skjermbilde av kommentaren, som arkiveres i websak. Kommunens offisielle kontoer Bare oppnevnte administratorer som agerer under navnet Gjesdal kommune publiserer, svarer og kommenterer. Alle øvrige innlegg betraktes som privat ytring. Opprettelse av en side, gruppe eller felleskonto skal avklares med avdelingsleder og Facebook-redaksjon (ta kontakt med webansvarlig) og godkjennes av webansvarlig. Facebook: Kommunen ønsker å fremstå med en stemme utad og ønsker derfor som utgangspunkt at det kun er én facebook-side. De virksomheter som har behov for direkte kommunikasjon med sine brukere anbefaler vi å opprette en gruppe under kommunens side. (F.eks. skole og barnehage). Det kan velges om grupper er åpne eller lukket. Dersom det allikevel ses som nødvendig å opprette en egen side for en virksomhet, skal dette avklares med avdelingsleder og webansvarlig før siden opprettes. Det er også visse krav som må oppfylles før siden kan opprettes (se flytskjema i bilde 1). Webansvarlig vil jevnlig sjekke om sidene lever. Andre sider enn hovedsiden til Gjesdal kommune på Facebook vil ikke bli dekket av Facebook vaktordningen. Andre sosiale medier: For å ha kontroll over kommunens bruk av sosiale medier må alle kontoer på sosiale medier meldes inn til webansvarlig som har oversikt over dette. Slik unngår vi å ha duplikater eller konkurrerende grupper. 2

4 Bilde 1. Flytskjema Fordel ansvar: Det skal alltid være en person som har ansvaret for å overvåke aktiviteten på siden/profilen. Sørg for at dere har ressurser til å holde den oppdatert og levende. Informasjonsteksten skal tydelig vise at Gjesdal kommune står bak. Alle ytringer på Gjesdal kommunes offisielle kontoer skal være politisk og religiøst nøytrale og må ikke virke diskriminerende på noen måte. Ved henvendelser som krever saksbehandling/arkivering skal avsender oppfordres til å rette en formell henvendelse til kommunen. Denne vil da bli besvart i samsvar med kommunens saksbehandlingsrutiner. Å slette kommentarer bør bare gjøres i ekstraordinære tilfeller, dersom de inneholder personangrep, navngir tredjepersoner eller er i strid med norsk lov. 3

5 Ved publisering på kommunens offisielle kontoer: Avklar hvilken rolle du har når du publiserer. Svar på spørsmål og kommentarer (svar generelt hvis du ikke kan svare, med beskjed om å sjekke opp påfølgende arbeidsdag) Si takk for skryt Svar også på nøytrale kommentarer som er henvendt til kommunen dersom det føles naturlig Svar alltid på negative kommentarer Rett alltid opp faktafeil Når vi svarer på noe skriver vi under med eget navn (kun fornavn) og tittel, eventuelt avdeling, alternativt leders/saksbehandlers navn om vi svarer på vegne av han/henne. Tilpass formen på svaret etter henvendelsens form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell? Vær forsiktig med ironi og sarkasme. Bilder som brukes skal være godkjent for bruk. Opplys om hvem som er fotograf der det er nødvendig (ikke nødvendig ved kommunens egne bilder). Vær oppmerksom når du som administrator vil like noe på Gjesdal kommunes eller andre sider, at du liker som privatperson og ikke som Gjesdal kommune. Gjesdal kommune skal ikke like sine egne innlegg. Ved krisesituasjoner skal kommunikasjonen gå via kommunens kriseledelse. Eventuelt konfereres det med beredskapskoordinator i Gjesdal kommune. Ansattes bruk av sosiale medier Sosiale media skiller seg fra andre elektroniske kommunikasjonskanaler ved at de er brukerstyrte. Dette betyr at vi publiserer og deler informasjon uten at en redaktør overvåker eller godkjenner innholdet, slik som for eksempel på offisielle nettsteder. I tillegg har innholdet i sosiale media gjerne en mer privat karakter. Det betyr ikke at sosiale media er private eller lukka møtesteder. Sosiale media er offentlige arenaer hvor informasjon kan spres raskt og til svært mange. Bruk derfor sosiale media på en slik måte at du ikke kommer i konflikt med spillereglene i arbeidslivet og i forvaltningen. Disse gode rådene er laget for å gjøre det lettere for tilsatte i Gjesdal kommune å opptre i sosiale media som privatpersoner. Vi skal være en ansvarlig, modig og endringsvillig kommune, og gi våre brukere rett tjeneste utført til rett tid og med rett kvalitet. 4

6 Disse vedtatte verdiene for Gjesdal kommune skal ligge til grunn for alt vi sier og alt vi gjør som tilsatte. De kan også være en god rettesnor for hvordan vi opptrer som privatpersoner i sosiale media. Vær gjerne aktiv i sosiale media men husk hvor du arbeider. Det er viktig å være bevisst på din rolle som tilsatt i Gjesdal kommune. Kontaktene dine kan oppfatte deg som ambassadør for arbeidsstedet ditt selv om nettkontoen din er privat. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Gjesdal kommune. Det er ikke anbefalt å ha kontakt med elever, brukere eller pårørende i sosiale media. Dersom du har slik kontakt, vær tydelig på hvordan du håndterer informasjon fra dem. Vær forsiktig med den informasjonen du deler. Tenk gjennom hva du vil skrive før du publiserer. Lovbestemt taushetsplikt gjelder også i sosiale media. Husk at bilder av kollegaer eller fra arbeidsplassen bare kan publiseres og tagges (sette navn på) i samråd med de det gjelder. Bruk gjerne sosiale media i arbeidstida, men bare dersom det er relevant for jobben din. Husk at det du skriver på Internett er permanent. Det kan være vanskelig å slette det du har publisert. Kontakt hvis du trenger hjelp til å fjerne informasjon på egne nettsteder. Ta kontakt med egen leder dersom det er noe du lurer på. 5

7 Medlemmer i Facebook-redaksjonen i Gjesdal kommune Inger Marie Refsland Voll leder, webansvarlig Anne Katrine Løklingholm Kjos digital rådgiver Kristin Wulvig arkivar Eva-Maria Gärtner beredskapskoordinator/rådgiver Siri Sægrov Eiane kart og oppmåling Arild Volden driftsleder Irene Paulsen Salte styrer Nesjane barnehage Ingvild Arnevik Aadnøy rektor kulturskolen Oddny Bjorland enhetsleder Mari R. Westlake kulturrådgiver Barnehage Opplæring Helse og velferd Andre med tilgang til å publisere på Facebook: Rita Ravndal personal Helene Viste Himle servicesenteret Gry Lima Høgstø servicesenteret Jane Merete Jonassen kulturleder Elizabeth Croft kultur Aslak Moen kultur Anne Kari Eikaas Haga åpen barnehage Karin Dokken Austvik prosjektleder Biblioteket Gudrun Kristensen arealplan/landbruk Barnehage RLT 6