bruk av nettsider Gaular kommune

Transkript

1 Retningslinjer i bruk av nettsider Gaular kommune Janne Kristin Bøyum SUNNFJORD YTRE SOGN IKT

2 Innhald 1 Føremål Mål med informasjonskanalane Mål med retningslinjer Heimeside Redaktøransvar Redaktøransvar Responstid Språk Privat profil dei tilsette si bruk av sosiale media

3 1 Føremål Gaular kommune har to offisielle nettsider som informasjonskanalar, det er heimeside og facebook. Formålet med desse to kanalane, er hovudsakeleg at dei skal vere verktøy i kommunen sitt kommunikasjonsarbeid og omdømebygging. Dei sosiale media skal fungere som ein kanal for nyhendeformidling, informasjon og kunngjeringar for Gaular kommune, men òg som ein kanal for enkel tovegskommunikasjon med innbyggjarane. Kommunen skal ikkje drive sakshandsaming i sosiale medium. Kommunen vil difor aktivt oppfordre til å nytte dei tradisjonelle kanalane, som brev eller e-post, dersom dei har meir formelle henvendingar til kommunen. Dette dokumentet seier noko om kva type stoff ein legg ut på dei ulike nettsidene, og retningslinjer for kva og korleis ein skriv. Det inneheld og ei oversikt over kva personar i kommunen som administrerer dei ulike nettsidene.. 2 Mål med informasjonskanalane Alle kommunar har heimesider, men kvaliteten og brukarvennlegheita varierer mykje på dei ulike. Kommunane vert sjekka på dette. Det er Forbrukarrådet som gjennomfører desse anonyme testane innimellom og svara med plassering vert offentleg. Gaular kommune skal arbeide for god plassering der. I dag er det eit digitalt samfunn og stordelen av befolkninga eig og brukar mobilar dagleg/ fleire gongar dagleg. På mobilen søker ein all informasjon ein treng, og jo betre tilrettelagt kommunen har det, og jo betre informasjon kommunen gir, gjer oss betre omdømme. Dei sosiale media har vorte ein arena for informasjonsdeling og kommunikasjon. Det har difor vorte naturleg at kommunar og andre offentlege instansar er til stades der. For Gaular kommune vil profilar i sosiale media både kunne vere ein kommunikasjonskanal mot delar av befolkninga som elles ikkje er i kontakt med kommunen, men vil òg kunne fungere som ein ny kommunikasjonskanal for innbyggjarar som allereie er i kontakt med kommunen. Dette er også den lettaste måte å nå unge og utflytta personar med tilhøyringheit i Gaular. er det desidert største sosiale medium i Noreg. Gaular fekk oppretta offisiell side i 2013, etter grundige undersøkingar og samtalar med andre kommunar. 2

4 3 Mål med retningslinjer Retningslinjene skal gje ei oversikt over kven som administrerer Gaular kommune sine offisielle sider, og kven du kan kontakte dersom du har ei sak som skal leggast ut. Det kan også være at du meiner det er behov for endringar, eller du vert merksam på upassande innhald. Retningslinjene skal kunne fungere som eit verktøy i administreringa av dei kommunale sidene. 4 Heimeside Heimesida til Gaular har i all hovudsak retningslinjer og oppbygging av Acos, og dette må vi forhalde oss til. Heimesida skal tydeleg og enkelt gje brukarane svar på akkurat det dei søkjer på. Den skal beskrive dei ulike tenestene som kommunen tilbyr, samt vere ein informasjonskanal på anna relevant frå kommunen og vere ein samla servicestad for søknadar. Heimesida er ei levande side som heile tida kan forbetrast og må oppdaterast. Det er fleire i kommunen som arbeider med heimesida. Vi held oss til ei kvar tid oppdatert på Acos sine samlingar, og på interkommunale samlingar om heimeside. Dette for å gjere vårt beste for heimesida som hovudkanal for brukarane våre. 4.1 Redaktøransvar Redaktøransvaret er fordelt på fleire tilsette, på fleire ulike etatar. Dette er for å sikre at kommunen har nok ressursar og tid til å følgje opp I tabell 1 på siste side kan du sjå ei oversikt over kven du skal kontakte om du har spørsmål, eller saker du meiner kommunen skal legge ut. 5 vart oppretta for Gaular kommune den etter grundig forarbeid. skal ikkje erstatte Gaular kommune si heimside som hovudkanal for informasjon, men skal supplere. er eit verktøy for å dele informasjon frå hovudkanalen, og har den eigenskapen at kommunikasjonen er to-vegs, lett tilgjengeleg og ein får respons på aktivitet umiddelbart. er ei meir uformell informasjonskanal enn heimesida. Annonsar eller arrangement som ikkje Gaular kommune har del i, skal ikkje publiserast eller delast på sida. Gaular kommune administrerer og -sida for Dagsturhytta Skaraly. Same reglar for annonsering gjeld på denne sida. Alle kommunar i Sogn og Fjordane med dagsturhytter har eigne sider på desse, dette er mest oversikteleg og brukarvennleg. Desse vil truleg framleis vere eigne sider i ny kommune. 3

5 5.1 Redaktøransvar Redaktøransvaret er fordelt på fleire tilsette, på fleire ulike etatar. Dette er for å sikre at kommunen har nok ressursar og tid til å følgje opp. I tabell 1 på siste side kan du sjå ei oversikt over kven du skal kontakte om du har spørsmål, eller saker du meiner kommunen skal legge ut. Sørg for å følge gjeldende regler om opphavsrett og personvern. Den lovpålagte taushetsplikten skal overholdes. Det skal ikke forekomme saksbehandling i sosiale medier. Slike spørsmål skal videreformidles og arkiveres. Generell veiledning eller henvisning til fakta på nettsidene er ikke saksbehandling. 5.2 Responstid Kommentarar som svar på kommunen sine innlegg, og som krev ei attendemelding, bør svarast på så raskt som mogleg i arbeidstida. Dersom det ikkje kan svarast på same dagen, bør det posta av kommunen sine innbyggjarar/ tilhengarar på kommunen sine sider som krev tilbakemelding frå kommunen, Dersom det ikkje kan svarast same dag, bør det gjevast eit midlertidig svar om at henvendinga vert undersøkt. 6 Språk I dei to offisielle informasjonskanalane skal det nyttast eit godt og klart språk som forståast av alle. Redaktørane skal skrive i tråd med Språkprofil i ny kommune, per Administratorar skal svare med ein høfleg og imøtekommande tone, sjølv dei negative. Sletting av kommentarar bør kun gjerast i særskilde tilfelle som til dømes personangrep, namngjeving på tredjeperson, diskriminering og andre brot på norsk lov. Dersom slike tilfelle oppstår skal det slettast snarast råd. Vanskelige saker eller spørsmål i kring kommunen som dukkar opp i sosiale medie, skal alltid samsnakkast med næraste leier eller andre aktuelle personar som har ansvaret for problemstillinga det skrivast om. 7 Privat profil dei tilsette si bruk av sosiale media Som tilsett i Gaular kommune er du kommunen sin ambassadør. Kvar enkelt har difor eit sjølvstendig ansvar for å bidra til at kommunen si tillit og omdømme vert teken vare på. Tilsette som er aktive på sosiale media med private profilar er gode representantar for kommunen dersom du følger nokre enkle køyrereglar: Tilsette har ytringsfridom, men taushetsplikta gjeld her òg Vurder kva du kommentera, og ver bevisst på di rolle i Gaular kommune før du kommentera. Presiser at du uttaler deg som privatperson, dersom det kan være tvil om dette 4

6 Hugs at det som blir skrive er permanent. Det kan vere vanskeleg å slette Vis til Gaular kommune, gjerne med kontaktperson, dersom du får direkte henvendingar om saker Avdeling Sosiale medie Kontaktperson Tenestetorg Heimeside Anne Karin Folkestad Berit Hestad Anne Karin Folkestad Næring Teknisk Heimeside Janne Kristin Bøyum Linn Hovlandsdal Janne Kristin Bøyum Truls Hansen Folkestad Oppvekst Heimeside Birgitte Refvik Merete Grimestad Birkeland Sosial Heimeside Reidun Strand Terese Brakstad Silje Vallestad Heidi Verken Reidun Strand Bibliotek Heimeside Martha Bjørkås Martha Bjørkås Uteseksjon Heimeside Kontaktar tenestetorg Kontaktar tenestetorg 5