Protokoll fra ekstra ordinært årsmøte 2011 i Faratangen Samvirke SA,

Transkript

1 Protokoll fra ekstra ordinært årsmøte 2011 i Faratangen Samvirke SA, Torsdag 17. november 2011, kl Møtet fant sted Samfunnshuset salong 1, 3 etg. i Kolben på Kolbotn. 70 hytteeiere var representert hvorav 10 ved fullmakt. Følgende vedlegg og bilag var lagt ved innkallingen til andelshaverne i Faratangen Samvirke SA. Vedlegg 1: Tilknytningsavtale FSA medlemmer inkl betalingsplan. Vedlegg 2: Budsjett Vedlegg 3: Valg av regnskapsfører firma- Tilbud fra REGNSKAPSSENTERET SAND AS Vedlegg 4: Valg av nye styremedlemmer og styreleder Vedlegg 5: STYREGODGJØRELSE Vedlegg 6: Medlemsliste per Bilag 1-6, avtaledokumenter (mellom FSA og FVA) 1-Samarbeidsavtale (signert FSA FVA ) 2-Totalentreprisedokument 3-Teknisk beskrivelse 4- Fremdriftsplan rev C, datert Byggherreforskriften 6- Driftsavtale 6.1 Driftsavtale Vedlegg 1 Priser på drifts og vedlikeholdsarbeider 6.2 Driftsavtale Vedlegg 2 Brukerinstruks VA system og kvernpumpe Bilag 7- Vedtekter med revidert tekst etter krav fra Brønnøysund Vedlegg 1-6 (inkl i pdf dokument). SAK 1 - Godkjenning av innkalling og dagsorden. Styret ba om godkjenning av innkalling og dagsorden. Følgende dagsorden ble presentert: Dagsorden: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden. 2. Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen 3. Vedtekter, Godkjenning av endring iht. krav fra Brønnøysund, Bilag 7 4. Gjennomgang av avtaler med grunneier/fva, Se liste under. Dokumenter vedlagt som egne pdf 5. Gjennomgang Tilknytningsavtale (FSA og hytteeiere) Vedlegg 1 6. Gjennomgang av budsjettforslag for FSA , Vedlegg 2 7. Vedtak om bruk av revisor 8. Gjennomgang av tilbud fra regnskapsbyrå Vedlegg 3 9. Avstemning/valg - Godkjenning av avtaledokumenter med grunneiere (bilag 1-6) - Godkjenning av Tilknytningsavtale m/budsjett (vedlegg 1) 10.Valg av nye styremedlemmer og styreleder, Vedlegg Gjennomgang av styregodtgjørelse m/vedtak Vedlegg Eventuelt

2 Innkalling og dagsorden ble godkjent. SAK 2 - Valg av møteleder, referent og to medlemmer til å underskrive protokollen Beslutning Ronnei Skogstad ble valg til møteleder. Jan Taug ble valgt til referent. Roar Julsen fra Østre Faratangen Vel og Kari Gystad fra Vestre Faratangen Vel ble valgt til å underskrive protokollen. SAK 3. Vedtekter, Godkjenning av endring iht. krav fra Brønnøysund, Bilag 7. Styret informerte om en tilbakemelding fra Brønnøysund der det ble påpekt det ikke var bemerket spesielt i registreringssøknaden at SA skulle fungere med et styre uten daglig leder. Styret innstilte på å fortsette som et styre uten daglig leder der styrerepresentantene fordelte arbeidsoppgavene med en arbeidende styreformann. Generalforsamlingen støttet forslaget og tok endringen som var pålagt av Brønnøysundsregistrene til etterretning. SAK 4. Gjennomgang av avtaler med grunneier/fva, Dokumenter var vedlagt som egne pdf er, saken ble behandlet i følgende rekkefølge: 1-Samarbeidsavtale (signert FSA FVA ) 2-Totalentreprisedokument 3-Teknisk beskrivelse 4- Fremdriftsplan rev C, datert Byggherreforskriften 6- Driftsavtale 6.1 Driftsavtale Vedlegg 1 Priser på drifts og vedlikeholdsarbeider 6.2 Driftsavtale Vedlegg 2 Brukerinstruks VA system og kvernpumpe 7- Vedtekter med revidert tekst etter krav fra Brønnøysund Vedlegg 1-6 (inkl i pdf dokument). 1-Samarbeidsavtale (signert FSA FVA ) Styret informerte kort om samarbeidsprosessen med grunneierne og deres selskap. Samarbeidsavtalen er underskrevet av styret og styret viste til tidligere fulmakt fra Generalforsamlingen. Det ble åpnet for spørsmål og noen avklaringer gjort. 2-Totalentreprisedokument Enkelte deler av totalentrepriseavtalen ble løftet frem av styret. Det kom inn noen spesifikke innspill som for eksempel: i) hva man gjør om det ikke er behov for pumpe; ii) hva om leverandøren går konkurs; iii) noen oppklaringer rundt betalingsplanen, det ble her vist til Driftsavtalen (pkt 6) og det ble oppklart at det er to betalingsplaner. En fra Hytteeiere til SA og en fra SA til entreprenøren (leverandøren).

3 Styret viste i denne diskusjonen til at det er satt en sikkerhet på 2 mill, og at betaling forfaller i henhold til fremdriftsplan. Det reduserer risikoen, og styret vurderer sikkerheten som god. 3-Teknisk beskrivelse 4- Fremdriftsplan rev C, datert Styret forsikret om at gode under leverandører er valgt. Den tekniske beskrivelsen er uforandret. 4- Fremdriftsplan rev C, datert Styret informerte om at leverandøren (FVA) signaliserer at fremdrift kan gå rasker enn først antatt. 5-Byggherreforskriften Styret forsikret generalforsamlingen om at byggherreforskriften og det HMS ansvaret som følger av den er i orden og akseptert av leverandøren (FVA). 6- Driftsavtale 6.1 Driftsavtale Vedlegg 1 Priser på drifts og vedlikeholdsarbeider 6.2 Driftsavtale Vedlegg 2 Brukerinstruks VA system og kvernpumpe Styret påpekte at hytteeieren selv er det største risikoen for driftsproblemer. Dette ble begrunnet med at feilaktig bruk kan stoppe annlegget. Styret bemerket at det var fremforhandlet en maks pris for slike tilfeller. Generalforsamlingen var bekymret for at den trege prosessen og konfliktene som har kommet frem i arbeidet med å få på plass en samarbeidsavtale gir grunn til bekymring om det skulle oppstå problemer i driftsfasen av kritisk karakter. Det ble påpekt fra generalforsamlingen at styret må ta dette opp med leverandøren (FVA) som senere skal drifte anlegget. Det ble også etterspurt klausuler som sikrer FSA sine interesser og eiendeler i en eventuell konflikt som setter driften av anlegget og dets levetid i fare. Styret hevdet at de avtalene som er inngått ivaretar medlemmenes interesser. Det ble spurt om rutiner for innbetaling av delbetalinger i prosjektfasen samt rutiner for betalinger i driftsfasen. Det var også noe forvirring rundt forskudsinnbetalingene. Det ble også etterspurt rutiner for tilbakebetaling av MVA. Styret informerte om at momsfradraget kommer når anlegget er levert, men det er sannsynlig at tilbakebetalingene kan skje etter hvert strekk. Det ble også spurt om rutiner for dekking av driftsutgifter når ikke alle er knyttet til systemet. Styret bekreftet at man som medlem ikke skal betale driftskostnader før man er koblet til anlegget. Styret vil sende ut en mer detaljert redegjørelse om betalingsrutinene sammen med referatet. 7- Vedtekter med revidert tekst etter krav fra Brønnøysund Vedlegg 1-6 (inkl i pdf dokument). Styret informerte om behovet for revisor, og at det blir rapportert inn til Brønnøysund at det er vedtatt at SA ikke skal ha ledig leder. Endringene ble godkjent av Generalforsamlingen. Generelt En av hytteierne var imot formuleringen i avtaleverket som gir prosjektet anledning til å gå over hytteeiernes eiendom. Dette ble diskutert. Styret ønsket at Generalforsamlingen skulle stemme over avtalene slik at styret har fullmakt til å godkjenne og underskrive de resterende avtalene samt ha fullmakt til å fasilitere underskrift av avtalene med hytteeierne, og

4 underskrive disse på vegne av FSA. Det ble meldt en bekymring fra Generalforsamlingen om at den videre underskrift prosessen kunne forsinkes eller treneres videre og styret ble bedt om å komme tilbake med informasjon om dette ikke var på plass innen 4 uker. Generalforsamlingen godkjente avtalene og sakene presentert over i punkt 1 til andelshavere var representert, 1 stemte mot og 69 (6 gjennom fullmakt) stemte for. Avtalene er godkjent og Styret har fullmakt til å godkjenne og underskrive de resterende avtalene samt fullmakt til å fasilitere underskrift av avtalene med hytteeierne. Styret informerer generalforsamlingen om å komme tilbake med informasjon om dette ikke var på plass innen 4 uker. POST 5. Gjennomgang Tilknytningsavtale (FSA og hytteeiere) Vedlegg 1 Styret gikk gjennom Tilknytningsavtalen som skal tegnes mellom FSA og hytteeierne. Avtalen var presentert i Vedlegg 1 i innkallingsskrivet. Ingen innsigelser fra Generalforsamlingen så styret går videre med signering av disse. SAK 6. Gjennomgang av budsjettforslag for FSA , Vedlegg 2 Styret gikk gjennom budsjettforslag for FSA , Vedlegg 2 Avtalen var presentert i Vedlegg 2 i innkallingsskrivet. Det foreløpige budsjettrammen ble godkjent, men budsjett legges frem for godkjenning hvert år. SAK 7. Vedtak om bruk av revisor Styret presenterte behovet for revisor og at det også er lovpålagt. Generalforsamlingen tok informasjonen til etterretning SAK 8. Gjennomgang av tilbud fra regnskapsbyrå Vedlegg 3 Styret presenterte behovet forregnskapsbyrå. Den kommende styreleder gav selskapet en god referanse. Tilbud var presentert i Vedlegg 3 i innkallingsskrivet. Generalforsamlingen tok valg av regnskapsbyrå til etterretning. SAK 9. Avstemning/valg - Godkjenning av avtaledokumenter med grunneiere (bilag 1-7) - Godkjenning av Tilknytningsavtale m/budsjett (vedlegg 1) Generalforsamlingen godkjente avtalene og sakene presentert i SAK 4.

5 Med 70 andelshavere var stemmeberettiget ble Avtaledokumenter med grunneiere (bilag 1-7) og Tilknytningsavtale m/budsjett (vedlegg 1) godkjent med 1 stemme mot og 69 stemmer for. 10 av stemmene for kom gjennom fullmakt. Avtalene er godkjent og Styret har fullmakt til å godkjenne og underskrive de resterende avtalene samt fullmakt til å fasilitere underskrift av avtalene med hytteeierne. Styret informerer generalforsamlingen om å komme tilbake med informasjon om dette ikke var på plass innen 4 uker. SAK 10.Valg av nye styremedlemmer og styreleder, Vedlegg 4 Styret hadde lagt ved følgende informasjon. Det sittende styret: Styreleder Anders Meinert, vest (tar ikke gjenvalg) Styremedlemmer - Knut Håkonsen, vest (tar ikke gjenvalg) - Hans Svelland, øst (tar ikke gjenvalg) - Erik Lund. øst (tar gjenvalg) Valgkomite: - Ronnei Skogsrud (Vestre faratangen vel) - Roar Julsen (Østre Faratangen Vel) Styreleder i hvert i begge vel er automatisk medlem av valgkomité. Vestre vel valgte Owe Floeng som ny styreleder på årsmøte og vil dermed erstatte Ronnei Skogsrud i valgkomiteen. Følgende ressurser er nødvendig i de kommende år: - Styreleder (ansvarlig for å følge opp avtaler og økonomi, årsmøter etc) - Sekretær/økonomi (ansvar for medlemsinformasjon, web side etc) - Byggeleder 1(overtagelse og ferdigbefaringer, Kontaktperson Vest) - Byggeleder 2 (overtagelse og ferdigbefaringer, Kontaktperson Øst) Nytt styre som er foreslått fra valg komiteen: - Erik Lund (øst) - Bjørn Ytterdal (vest) - Ivar Jordansen (vest) - Roald Sund (øst) Forslag til styreleder: Erik Lund Generalforsamlingen støttet valgkommiteen forslag og godkjente det nye styre. SAK 11. Gjennomgang av styregodtgjørelse m/vedtak Vedlegg 5 Styret innstiller at det sittende styret i perioden , årsmøte 2010 tom. ekstraordinært årsmøte og kommende styrer får følgende godtgjørelse per år: Styreleder: kr ,- Styremedlemmer: kr ,-

6 Generalforsamlingen støttet forslag om godtgjørelse for både det gamle og det nye styret og godkjente utbetalinger til styret i desember hvert år.. SAK 12. Eventuelt Det ble gitt honnør fra medlemmene til styret for jobben som er gjort og for å ha fått til de vanskelige forhandlingene. Frendrift: Styret sender ut tilknytningsavtale til alle hytteeiere i posten og ville at medlemmene skulle være flinke til å skrive under på avtalen fortest mulig for å få fortest mulig fremdrift i arbeidet. Avtalen sendes så tilbake til styret med posten eller på mail. Postadressen med postnummer står på hjemmesiden til FSA. Hvis det er flere eiere på samme hytte MÅ alle eierne skrive under på avtalen. Kommer i retur om ikke alle skriver under. Vedrørende eiendommer utenfor grunnummer 55: Styret skal i forhandlinger med 3 grunneiere for å avtale legging av rør over grunneiernes tomter. Honnør til styreleder og styret, mye fortjent klapping. Oslo Jan Taug, Referent, Sign. Roar Julsen fra Østre Faratangen Vel rojuls@online.no, sign. Kari Gystad fra Vestre Faratangen Vel kari.gystad@aff.no, sign