Møte SKARSDALEN VEILAG. STIFTELESMØTE OG FØRSTE ÅRSMØTE MANDAG 22. JUNI 2015 KL Torget, Vøyenenga skole, Borkenveien 3, 1339 Vøyenenga.

Transkript

1 Referat Møte SKARSDALEN VEILAG STIFTELESMØTE OG FØRSTE ÅRSMØTE MANDAG 22. JUNI 2015 KL Torget, Vøyenenga skole, Borkenveien 3, 1339 Vøyenenga. Agenda Sak 1 Konstituering og innledning Sak 2 Bakgrunn for møtet Sak 3 Stiftelse av Skarsdalen veilag Sak 3.1 Forslag fra interimsstyret Sak 3.2 Stiftelsen Sak 3.3 Vedtekter for Skarsdalen veilag (SV-SA) Sak 4 Årsmøte Sak 4.1 Budsjett og antall medlemmer Sak 4.2 Valg av styre Sak 4.3 Fordelingsmodell for veikostnader Sak 4.4 Veiavtale med veisameiet (grunneierne) Referent Hans Jørgen Mikkelsen Sak 1 Konstituering og innledning Interimstyret ønsket velkommen. Det ble informert om innkallingsprosessen. Det har vært forsøkt å innkalle alle grunn- og hytteeiere i velområdet. Enkelte har ikke kunnet nåes grunnet manglende informasjon eller at de er bosatt utenlands. Det ble registrert 90 fremmøtte inkludert fullmakter. Innkallingen til stiftelsesmøtet ble enstemmig godkjent. Innkallingen til årsmøtet ble godkjent mot en stemme. Einar Gjestrum ble valgt som møteleder. Sak 2 Bakgrunn for møtet Hensikten med Skarsdalen Veilag er å skape forutsigbarhet i kostnader og veistandard sommer og vinter. Interimstyret har forsøkt å legge til rette for å begynne dette arbeid ved å invitere til stiftelsesmøtet, foreslå vedtekter og fremlegge ulike fordelingsmodeller som vedtatt på siste GF i Skarsdalen Vel. Interimstyret har bestått av: Kjetil Gamre Einar Gjestrum Arne Herberg

2 Jan Egil Melvik Ketil Omberg Horst Vogel Det ble kort informert om veiutviklingen innen velet og om viktigheten av at alle i området bidrar til en rimelig veistandard. Sak 3 Stiftelse av Skarsdalen veilag Sak 3.1 Forslag fra interimsstyret Horst presenterte forslag og retningslinjer for et veisamvirke (SA). Dette skal registreres i Brønnøysund. Alle grunn- og hytteeiere i velområdet er medlemmer i veilaget og plikter å betale sin andel. Vegloven beskriver dette. Møtet diskuterte om det var riktig å etablere et eget veilag eller om dette kunne administreres av Skarsdalen vel. Grunneiernes interesse i et veilag ble diskutert. Ikke alle grunneiere er interessert i annen rolle i dette enn tømmeruttak. Det ble anført at et veilag er et formelt foretak som baserer seg på vegloven. Veilaget kan benytte eksterne «hjelpere»/entreprenører til opprettholdelse av veistandarden. Sak 3.2 Stiftelsen Det ble vedtatt å etablere et veilag, 2 stemte mot. Sak 3.3 Vedtekter for Skarsdalen veilag (SV-SA) Grunneiernes plikter og rettigheter ble debattert. Det ble fra interimstyret presisert at man en tid vil være i en overgangsfase og at sommervedlikehold av stikkveier ikke er omfattet av veilagets avtaler en tid fremover da disse først må oppgraderes til et felles standardnivå. Hensikten er at sommervedlikehold skal inkluderes i alle avtaler så snart som mulig. Flere paragrafer ble diskutert og forslag til revisjon av disse ble fremsatt. Spesielt ble 3 og 4 diskutert. Videre ble det fremholdt fra flere at det er viktig å skille mellom privat vei (1 bruker) og felles vei som et veilag har ansvar for etter vegloven. Fra interimsstyret ble det lagt vekt på at det kunne være konsekvenser av endringer i vedtektene som man ikke umiddelbart så, og at man anbefalte å vente til neste årsmøte med en revisjon. Møteleder gikk deretter bort fra avstemming for hver enkelt paragraf og ba om avstemming for eller mot interimsstyret forslag til vedtekter under ett. Interimsstyrets forslag til vedtekter ble vedtatt med 53 for, 28 stemte mot.

3 Sak 4 Årsmøte Arne Herberg ble valgt som møteleder. Sakslisten ble godkjent. Sak 4.1 Budsjett og antall medlemmer Veilaget omfatter 266 medlemmer. Antall medlemmer i veilaget er lik antall hytte- og grunneiere. Arbeidsoppgaver: Det skal lages underlag for en felles anbudsrunde og tilbud skal vurderes av styret. Det vil bli benyttet et regnskapsbyrå med inkassorett. Herutover skal styret ha vanlige styreoppgaver og innkalle til årsmøte. For at styret skal ha mandat til å utføre sine oppgaver er det viktig at veilaget har økonomi til de oppdrag som avtales med entreprenører. Medlemmene må derfor kommitere seg til å bidra til fellesskapet gjennom godkjenning av fordelingsnøkkel. Dersom styret ikke rekker å inngå ny brøyteavtale for kommende vinter (2016), viderføres dagens avtale med brøyteentreprenør for Skarsdalsveien, som ivaretaes av veisameiet (VDGS) i henhold til løpende avtale med Skarsdalen vel. Det blir da opp til den enkelte hytteeier/lokale veilag å få til kontrakter for følgende vinter i likhet med vinteren Sak 4.2 Valg av styre 5 kandidater ble valgt til styret iht. vedtektene: Per T. Eikeland formann 1 år Arne Herberg styremedlem 1 år Einar Gjestrum styremedlem 1 år Kjetil Gamre styremedlem 2 år Frank Karlengen styremedlem 2 år Sak 4.3 Fordelingsmodell for veikostnader Fordelingsmodellene ble fremlagt. Det ble vedtatt at det var nødvendig å vurdere de enkelte forslag bedre mot interimstyrets forslag før noen kunne vedtas. Sak 4.4 Veiavtale med veisameiet (grunneierne) Årsmøtet behandlet ikke dette.

4 Vedtekter for Skarsdalen veilag SA Org. Nr. Vedtatt av årsmøtet Foretaksnavn Skarsdalen veilag SA (forkortet til SV-SA) er et samvirkeforetak etablert etter «Lov om samvirkeforetak» av (Lov Nr. 81). 2 Forretningssted Foretakets virksomhet foregår i Skarsdalen i Flå kommune. Forretningsadresse er Gulsvik/Skarsdalen, 3539 Flå. Postadressen til foretaket er bostedsadressen til den av en hver tid sittende styreleder. 3 Formål SV-SA er et veilag som fremmer hytteeiernes interesse vedr. saker som gjelder alle veier i Skarsdalen iht. veiloven 54 og Samarbeid med Veisameiet Veieiere er organisert i Vegen Gulsvik Damtjern Sameie (forkortet til VGDS). VGDS er ansvarlig for sommervedlikehold av Skardsdalsvegen og finansierer dette med bominntektene. SV-SA og VGDS inngår en avtale som regulerer (1) grenseoppgang for vinter- og sommervedlikehold, (2) Veisameies bidrag pga. næringsvirksomhet og (3) gjensidig innsyn i foretakenes regnskap. Sommervedlikehold av alle sideveier, private innkjørsler og tilhørende parkeringsplasser er ansvaret til de berørte medlemmene/hytteeierne. Parkeringsplasser langs Skardsdalsvegen regnes som del av denne vegen. Sommer- og vintervedlikeholdet er derfor som for selve vegen. 5 Medlemskap Alle veibrukere som definert etterfølgende er automatisk medlemmer av veilaget (SV- SA). Veibrukere er alle som eier en fritidsbolig med adkomst via veiene som beskrevet i dokumentet Veibeskrivelsen. Dette gjelder også for veieiere dersom de eier en fritidsbolig eller bruker veien til næringsvirksomhet. Brukes veiene til næringsvirksomhet (f. eks. skogbruk), gjelder særskilte avtaler, jf 4. En eller flere eier(e) av en fritidsbolig anses som ett medlem med en stemme på årsmøte. Medlemskapet følger eiendommen/boenheten, og kan ikke skilles fra denne. Alle medlemmer plikter å betale den til enhver tid fastsatte avgift. SV-SA godtar ingen avtaler eller forpliktelser som veieiere eller grunneiere måtte ha inngått med enkelte hytteeiere om betaling av lavere veiavgift enn den til en hver tid fastsatte avgift. Avgiften beregnes etter en beregningsmodell vedtatt av årsmøtet og beskrevet i eget dokument som heter Beregningsmodell for avgiften. SV-SA har som målsetting at alle sideveier, innkjørsler og private parkeringsplasser skal brøytes. Forutsetningen er at berørte medlemmer ønsker det, og at sidevei, innkjørsel eller parkeringsplass er i en slik forfatning at den kan brøytes med entreprenørens brøyteutstyr. Andelsinnskudd ved opprettelsen av foretaket og/eller innmelding kreves ikke.

5 Medlemmene plikter å melde eierskifte eller adresseendringer til foretakets regnskapsfører. Medlemmene har rett og plikt til å ta i mot tillitsverv. 6 Styrets sammensetning og oppgaver SV-SA ledes av et styre med 3 representanter. Styret velges av og blant medlemmene på årsmøtet. Årsmøtet kan beslutte å utvide styret med maksimum 2 medlemmer. Årsmøtet velger styreleder og 2 styremedlemmer. Det kan velges varamedlemmer til styret. Valgperioden er 1 år for styreleder og 2 år for styremedlemmene. Styreleder og styremedlemmene får ingen godtgjørelser utover reisegodtgjørelse etter Statens satser. Styreleder fungerer som daglig leder for foretaket. Inhabilitet til styremedlemmer er regulert i 89 av Samvirkelova. Styret skal organisere vintervedlikehold av Skardsdalsvegen fra veibommen i Gulsvik til renseanlegg på Damtjernhallin. I tillegg skal styret sørge for vintervedlikehold på alle tilstøtende sideveier og private innkjørsler og parkeringsplasser som er listet i et eget dokument. Styrets oppgaver omfatter også å gjennomføre årsmøtets beslutninger som gjelder vedlikehold av veisystemet. Hovedoppgaver for styret er å utarbeide forespørsler til entreprenører for vintervedlikehold, forhandle kontrakter og koordinere kontakten med VGDS og kommunen. 7 Årsmøtet Årsmøtet er SV-SA s øverste myndighet. Det skal som minimum holdes ett årsmøte per år, fortrinnsvis på våren. Årsmøte skal behandle: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av møteleder og referent 3. Styrets årsberetning 4. Regnskap, budsjett og status over antall medlemmer 5. Fastsettelse av årsavgift 6. Valg av styre 7. Innkomne saker Ekstraordinært årsmøte kan kreves av styret eller av minst 10 medlemmer, og kan innkalles med minst 21 dagers varsel. Vedtektsendringer kan kun foretas av årsmøte med 2/3 flertall av tilstedeværende medlemmer. Medlemmer som ikke møter på årsmøtet kan utstede fullmakter. 8 Økonomi Foretakets egenkapitalbehov bygger på kontraktsverdien for vintervedlikehold og nødvendige administrasjonskostnader. Foretaket skal opparbeide et årsoverskudd på ca. kr for å dekke løpende administrasjonskostnader. Medlemmene hefter bare med sine årlige innbetalinger for SV-SA s forpliktelser.

6 Ved oppløsning av foretaket skal innestående kapital tilbakebetales til medlemmene i forhold til innbetalte avgifter. 9 Regnskap og revisjon Regnskapstjenester som fakturabetaling, innkreving av avgift og årsregnskap gjennomføres av et eksternt regnskapsbyrå. Foretaket er ikke revisjonspliktig. Men årsmøtet kan vedta revisjon og velge revisor blant medlemmene. 10 Tvist Dersom et medlem som plikter å betale avgift etter vedtektene ikke har betalt etter to skriftlige purringer, kan SV-SA gå til inkasso eller bruk av forliksrådet. Konflikter som ikke lar seg løse gjennom forhandlinger eller forliksrådet, fremmes for Hallingdal tingrett.