Vedlegg 1: Rutine for materielleveranser i Lyse Infra AS

Transkript

1 Bruk av bestillingskontor Dersom leveringstiden eller leveringsstedet ikke kan settes av prosjektleder/ordreansvarlig kan ansvaret delegeres til den som skal motta materiellet. Dette kan være montører eller graveentreprenører. Mottaker av materiellet kan da bruke bestillingskontoret dersom følgende kriterier er oppfylt: Prosjektleder/ordreansvarlig må ha gjort følgende: Informert mottaker om denne rutinen og avtalt at mottaker skal kontakte bestillingskontoret for å sette leveringstid og leveringssted. Materiell skal være planlagt mot et nettverk eller en arbeidsordre i SAP. Levert en oversiktlig liste til mottaker over hvilket materiell som skal bestilles. Listen skal inneholde mengde og elnummer (varenummer). Informert mottaker om korteste leveringstid for materiellet (mottaker må vite når han senest må melde behovet til bestillingskontoret). Informert mottaker om at han er ansvarlig for forsvarlig lagring av materiellet. Informert mottaker om at han skal melde alle avvik på leveransene i forhold til bestillingen til prosjektleder/ordreleder hos Lyse. Informert mottaker om at når arbeidet er utført skal alt overskuddsmateriell som kan gjenbrukes returneres til leverandør sammen med utfylt returskjema. Materiell som ikke kan gjenbrukes samt annet søppel skal leveres til gjenvinning. Bestillingskontoret består av utvalgte medarbeidere på avdeling anskaffelse i Lyse Infra. Bestillingskontoret kontaktes på følgende måte: E-post til: materiell@lyse.no Telefaks: Telefon (mindre bestillinger): Når bestillingskontoret kontaktes må følgende opplysninger gis: Nettverksnummeret og aktivitetsnummeret som står på materialisten. For arbeidsordrer oppgis ordrenummeret. Leveringsadressen - anleggssted eller et av våre prosjektlagre Se lageroversikt. Leveringstidspunkt - må være lenger eller lik vareleverandørens korteste leveringstid Kontaktperson for leveransen med mobilnummer Skal leveransen foregå samlet eller skal den splittes i flere del leveranser. Ved del leveranser må det spesifiseres hvilke varer som skal leveres til hvilken tid og sted. Bestillingskontoret kan endre lengden på rør og kabler med inntil 30 % utover det som er planlagt. Mottaker av materiellet må kontakte prosjektleder/ordreleder dersom det er behov for større avvik enn dette, eller det er behov for nye varetyper. Dersom det mangler materiell til en bestilling, kan bestillingskontoret benyttes for å bestille nytt materiell dersom verdien ikke overstiger kr ,-. Prosjektleder/ordreleder må kontaktes dersom det er større endringer. Lyse har noe standard montasjemateriell på egne lager. Dette kan benyttes ved mindre mangler av materiell. Se Rutine for uttak fra lager.

2 Motta leveranser Entreprenør er ansvarlig for å ta varemottak. Varemottak Varemottak består av følgende: Kontrollere at varen er levert iht. bestilling og pakkseddel. Kontrollere at varen er i brukbar stand uten synlige skader. Entreprenør skal oppbevare alle pakksedler i prosjektmappen. Håndtering av avvik i leveransen Dersom det er avvik i leveransen meldes dette til bestiller (=prosjektleder/ordreleder) som har ansvar for: Ta opp avviket med leverandør for å få dette rettet. Melde avviket i Lyse sitt avvikssystem Dersom det er antagelser om tyveri fra anleggssted kontaktes avdelingsleder som igjen tar dette mot adm. direktør for vurdering av anmeldelse. Uttak fra lager Noen varer finnes på lokale lager hos Lyse. Disse kan tas ut ved å registrere uttaket på uttaksseddel. Ved uttak fra lager skal bestillingskontor/lagepersonell kontaktes. Dersom ikke uttakene blir registrert risikerer vi å gå tom for varer siden varebeholdningen blir etterfylt etter registrerte uttak.

3 Avslutning av leveranse - retur og skroting Retur av materiell For alle oppdrag knyttet til prosjekt i Lyse skal det på forhånd være avklart hvordan brukt kurant materiell skal håndteres når prosjektet avsluttes. Overskuddsmateriell skal alltid leveres tilbake til leverandør (Elektroskandia og Ahlsell). Det forutsetter at varene er i god stand og kan gjenbrukes. Ved retur til leverandør må returskjema for materiell benyttes. Når materiell er klart til å returneres får Entreprenør returskjema ved å kontakte bestillingskontoret Epost til: materiell@lyse.no Telefon: Bestillingskontoret sender da returskjema ferdig utfylt pr. prosjekt med nettverksnummer, materialbeskrivelse, bestillingsnummer og levert mengde til Entreprenøren pr. . Entreprenør fører på returnert mengde, og sender ett eksemplar av returskjemaet til materiell@lyse.no og ett eksemplar skal følge materiellet til leverandøren. For alle prosjektoppdrag skal det leveres returskjema selv om returnert mengde er lik 0. Det er ikke krav til returskjema for arbeid utført knyttet til arbeidsordre dersom returnert mengde er lik 0. Dersom returmateriell ikke er merket må Lyse betale returomkostninger. Lyse kan kreve at Entreprenøren skal dekke returomkostninger som følge av manglende eller mangelfullt utfylt returskjema. Retur av tromler Tomme flergangs tromler leveres direkte til Leverandøren. Det vil normalt være hensiktsmessig å returnere tromler samtidig med returmateriell. Leverandøren fakturerer Lyse for skadede og ødelagte returtromler som skrotes. Lyse forbeholder seg retten til å viderefakturere dette til entreprenørene dersom det kan sannsynliggjøres at trommelen må skrotes som følge av uforsiktighet eller uaktsomhet hos entreprenøren. Engangstromler skal skrotes og ikke sendes tilbake til Leverandør. Avfallhåndtering Alle som utfører en jobb for Lyse skal skrote materiell iht disse krav. Entreprenører må sørge for at instruksen er kjent hos sine ansatte. - Hovedregel: Kildesortering av avfall - Kabelkapp skal leveres på kildesorteringsanlegget på Tronsholen eller til Norsk Metallretur. Ved levering til Norsk Metallretur skal nettverksnummeret som skal krediteres oppgis. - Større materiell som stolper, master, høyspenningsanlegg, lavspenningstavler, transformatorer og lignende kjøres direkte fra anleggssted til RENAS i Mekjarvik. Ved leveranse direkte til RENAS oppgis nettverk- eller ordrenummer slik at inntekten fra returmetallet kommer inn på ordren/prosjektet.

4 Retur av kabler for skroting Kabler under skrotlengden skal ikke returneres leverandør, men skrotes direkte på miljøstasjonen på Tronsholen eller leveres til Norsk metallretur. Skrotlengder for kabel: Type kalbel/ledning PFSP/CU 1KV 3 X 16/16 < 10 PFXP 1KV 4 X 16 CU GRÅ < 10 PFSP/CU 1KV 4 X 10/10 < 20 TFXP 1KV 4 X 25 GRØNN < 40 TFXP 1KV 4 X 50 GRØNN < 30 TFXP 1KV 4 X 95 GRØNN < 20 TFXP 1KV 4 X 240 GRØNN < 15 TXSP 1 X 25 CU 24 KV < 5 TSLE/AL 50 AL 24 KV < 90 TSLE/AL 95 AL 24 KV < 70 TSLE 240 AL 12 KV / 24 KV < 50 TSLE 400 AL 12 KV / 24 KV < 40 EX 25 < 30 EX 50 OG 95 < 75 Skrotlengde (meter)

5 Lageroversikt Prosjektleveranser og returer Prosjektleder/ordreleder beslutter hvor prosjektmateriell skal lagres og returneres. Tungt materiell kan med fordel bestilles levert direkte på anleggsplass. I store byggeprosjekt hvor det benyttes egen materiellkonteiner vil det også være naturlig å bestille øvrig montasjemateriell direkte levert til konteineren. Der det ikke er egen materiellkonteiner på anleggsplassen eller anleggsplassen ikke er egnet som leveringssted kan materiell leveres og hentes på en av følgende lokasjoner: Leverandørens lager Bærheim transformatorstasjon Dusavika transformatorstasjon Finnøy Haugesundsgata transformatorstasjon Holen transformatorstasjon Hoveveien Joa Jørpeland Mariero Mosterøy Mosvannet transformatorstasjon Tronsholen Ålgård transformatorstasjon