Kapital- og eiendomsforvaltning

Transkript

1 Kapital- og eiendomsforvaltning Hemne kommune April 2009

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Hemne kommunes kontrollutvalg i perioden januar - april Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt med informasjon i undersøkelsen. Orkanger, Arve Gausen /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Frode Singstad /s/ Prosjektmedarbeider - Kapital- og eiendomsforvaltning - 3

4 Sammendrag I plan for forvaltningsrevisjon, vedtatt i kommunestyrets sak 14/08, ble kapital- og eiendomsforvaltning prioritert som ett av flere områder for forvaltningsrevisjon i kommunen. Kontrollutvalget i Hemne bestilte forvaltningsrevisjon om overnevnte tema i sak 26/08. Kapitalforvaltning har vært i søkelyset i den siste tiden grunnet Terra saken og finanskrisen som berører finansmarkedet i stor grad. Dette har medført tap på verdier som har hatt betydning for kommunenes forvaltning av egne midler. I tillegg er det slått fast et betydelig vedlikeholdsetterslep på kommunal bygningsmasse på nasjonalt plan noe som tyder på at eide verdier ikke ivaretas på en tilfredsstillende måte. Generelt gir dette utfordringer til kommunesektoren for å forvalte verdier og eiendeler slik at verdiene opprettholdes. Problemstillingen for undersøkelsen har vært følgende: Forvalter kommunen sine verdier og eiendeler på en god måte? For å besvare hovedproblemstillingen belyses tre delproblemstillinger i prosjektet. Disse er: 1. Hvordan forvaltes verdier og eiendeler i kommunen? 2. Hvilket system har kommunen for å ivareta forvaltning av verdier og eiendeler? 3. Hvilken rapportering gjennomføres til politisk nivå om forvaltning av verdier og eiendeler? Kriteriene som revisor har brukt i undersøkelsen er hentet fra kommuneloven, kommunens vedtatte finansstrategi og mål for eiendomsforvaltningen, NOU 2004:22 - vedlikeholdte bygninger gir mer til alle, tilstandsvurderinger av eid bygningsmasse av Norges bygg og eiendomsforvaltning. For å fremskaffe data i undersøkelsen har vi intervjuet rådmann, kommunalsjef for økonomi, fagsjef regnskap, enhetsleder for TLM, avdelingsingeniør bygg og 3 enhetsledere som yter tjenester i egne bygg. I tillegg av har vi hatt en dokumentgjennomgang av relevante dokumenter for reviderte område. Rapporten har vært til høring hos rådmannen, og rådmannens høringssvar er gjengitt i rapportens vedlegg 3. Konklusjon på hovedproblemstillingen Kommunens kapitalforvaltning er i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Den ivaretar verdien på kommunens midler på en trygg og forutsigbar måte etter revisors vurdering. Kommunen har en stor eiendomsmasse å forvalte samt at man har få ressurser til å vedlikeholde den sammenlignet med andre. Kommunen klarer ikke å opprettholde verdien på eiendomsmassen i dag og mangler et helhetlig system for å forvalte den etter revisors vurdering. Konklusjon på delproblemstillingen om kapitalforvaltning Kommunens kapitalforvaltning utføres i dag i samsvar med kommunelovens bestemmelser og egne retningslinjer. Kommunen har ikke hatt tap tilknyttet kapitalen og realverdien på bankinnskuddet er opprettholdt og gitt en avkastning i samsvar med gjeldende bankavtale. Kommunen har ikke tatt opp lån for å betale løpende utgifter i budsjettåret. Dette bekrefter at kommunen har en betryggende kapitalforvaltning i samsvar med gjeldende bestemmelser. Kapitalforvaltningen ivaretas gjennom årsbudsjett, årsregnskapet og årsberetningen, noe som er i samsvar med kommunelovens bestemmelser og kommunens eget finansreglement. Kommunen har en lav risiko på plasserte midler noe som gir føringer for avkastningen av midlene. En plassering av midler med høyere risiko hadde medført høyere avkastning i oppgangstider men og risiko for redusert avkastning og tap av midler i nedgangstider. Kommunen har en trygg og forutsigbar plassering av kommunens kapital som ivaretar verdien på en sikker måte, i dag. Kommunen har god likviditet til å betale løpende utgifter, i tillegg har kommunen 19,7 mill kroner som er plassert i bank som og kan disponeres av kommunestyret. Dette viser at kommunen har god kontroll på likvidsituasjonen i dag. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 4

5 Konklusjon på delproblemstillingen om eiendomsforvaltning Nøkkeltallsanalysen viser at kommunen har størst eiendomsmasse sammenlignet med andre og har færrest ressurser til å vedlikehold denne. I 2008 har kommunen hatt færrest investering i eiendomsmassen sammenlignet med andre. Videre har kommunen hatt høye utgifter til skolelokaler, idrettsbygg og kulturbygg, mens utgifter til administrasjons-, førskole- og institusjonslokaler er lavere sammenlignet med andre. Kommunens system for eiendomsforvaltningen ivaretas gjennom årsbudsjett, årsregnskapet og årsberetningen, noe som er i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Det er likevel revisors oppfatning at dette systemet ikke gir noe helhetlig oversikt over hele kommunens bygningsmasse noe som savnes. En helhetlig oversikt over tilstand og behov ville ha sikret at kommunens prioriteringer av vedlikehold gjøres ut fra en helhetsvurdering over eid bygningsmasse. Videre ville et helhetlig system for eiendomsforvaltningen vært mer i samsvar med relevante anbefalinger fra NOU 2004:22 og Norges bygg- og eiendomsforening. Kommunestyret har i budsjett og økonomiplan for vedtatt mål om at verdien på bygningsmassen skal opprettholdes. Det er revisors inntrykk at kommunen ikke klarer å ivareta verdien på bygningsmassen i dag med dagens ressursrammer. Kommunen har flest utleieboliger i dag sammenlignet med andre. Kommunestyret vedtok i 1999 salg av utleieboliger og har frem til i dag solgt 15 leiligheter/boliger noe som er i samsvar med målsettingene i vedtaket. Kommunen bør fortsatt vurdere om man skal eie eller forsere et salg av disse ut fra det store antallet utleieboliger kommunen eier i dag. Revisor anbefaler Hemne kommune å: Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 5

6 Innholdsfortegnelse SAMMENDRAG BAKGRUNN Kapital- og eiendomsforvaltning i kommuner Organisering av kommunens kapital- og eiendomsforvaltning PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER Problemstilling Revisjonskriterier Gjennomføring, metode og avgrensning KAPITALFORVALTNING Revisjonskriterier Kapitalforvaltning Forvaltning av kapital System for kapitalforvaltning og rapportering Revisors vurdering av kommunens kapitalforvaltning EIENDOMSFORVALTNING Revisjonskriterier Eiendomsforvaltning System for eiendomsforvaltning Rapportering av eiendomsforvaltning Revisors vurdering av kommunens eiendomsforvaltning HØRING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon på delproblemstillingene Konklusjon på hovedproblemstillingen Anbefalinger VEDLEGG 1 - KILDER VEDLEGG 2 - VEDLIKEHOLDSBEHOV VEDLEGG 3 - KOMMUNENS HØRINGSSVAR Tabeller Tabell 1 Innskudd bank, ubrukte lånemidler og renteinntekt i perioden Tall i kr...12 Tabell 2 Drift og investeringsfond i perioden Tall i kr...12 Tabell 3 Nøkkeltall for kommunens eiendomsforvaltning Tabell 4 Kommunens utgifter til formålsbygg Tabell 5 Kommunens utgifter til utleieboliger Tabell 6 Salg av utleieboliger i perioden Kapital- og eiendomsforvaltning - 6

7 1 Bakgrunn I plan for forvaltningsrevisjon for Hemne kommune vedtatt av kommunestyret i møte den som sak 14/2008, ble det vedtatt gjennomføring av forvaltningsrevisjon om kapital- og eiendomsforvaltning. Kontrollutvalget vedtok bestilling av forvaltningsrevisjon i sak 26/08. I saken vises det til at kommunen har betydelige verdier både i form av eiendommer og finansaktiva. Dette er aktiva som må ivaretas og forvaltes slik at kommunens verdier opprettholdes. Kommunens kapital- og eiendomsverdier fremgår av kommunens balanseregnskap og anleggsregister som spesifiserer disse i ulike grupper. 1.1 Kapital- og eiendomsforvaltning i kommuner Dette kapittelet gir en generell beskrivelse av viktigheten av kommunenes kapital- og eiendomsforvaltning og de verdier som ivaretas i det søkelys denne forvaltningen har hatt i media. Videre gis det en kort beskrivelse av kommunens politiske og administrative organisering i dag. Kapitalforvaltning Media har i de siste årene satt søkelys på kommunenes finansforvaltning grunnet TERRA-saken og finanskrisen som nå berører finansmarkedet i stor grad. I følge Finansavisen 1 skal den samlede aksjebeholdningen som norske kommuner eier ha gått fra 41 milliarder kroner ved utgangen av 2007 til 22 milliarder kroner ved utgangen av september I artikkelen beskrives det også at en undersøkelse utført av Kommunenes Sentralforbund før jul beregner at kommunene vil måtte dekke inn tap på rundt 2 milliarder kroner i sine driftsbudsjett for 2009 grunnet disse tapene. Det er derfor viktig å høste erfaringer fra disse sakene for å unngå at slike investeringer får negative følger for kommunens tjenesteproduksjon. Kommunene forvalter verdier i form av aksjer, andeler, obligasjoner, utlån, kontanter, bankinnskudd, markedsbaserte verdipapirer og fordringer knyttet til kommunens vare- og tjenesteproduksjon. Kommunal- og regionaldepartementet har utarbeidet en ny finansforskrift som er sendt ut på høring høsten Den skal i følge departementet gi gode rammer for forsvarlig finansforvaltning i kommunene. Endelig forskrift kommer våren Det presiseres av departementet at det er opp til den enkelte kommune å etterleve reglene og praktisere en forsvarlig forvaltning av egne verdier samt å være bevist sitt ansvar. Eiendomsforvaltning Norske kommuner forvalter store verdier i form av eiendommer og bygninger. I media og forskningssammenheng snakkes det stadig om kommuner som sliter med dårlige tilstand og mangelfullt vedlikehold på kommunens bygningsmasse, som er gått ut på dato grunnet nedsatt funksjonalitet. Årsaken til dette finner man i kommunenes vedlikeholdsetterslep, dvs. utsatt vedlikeholdsbehov pga. manglende midler. En rapport utarbeidet av Mulitconsult høsten 2008 estimerte oppgraderingsbehovet til rundt 60 milliarder kroner for hele landet. Rapporten viser til at en rekke (fylkes-) kommuner har tatt tak i vedlikeholdsproblematikken og klart å snu dårlige trender og etter hvert heve tilstanden på bygningsporteføljen. Suksesskriteriene er i følge rapporten å definere strategi og målsettinger for eiendomsforvaltningen, samt å forankre det politiske eierskapet til bygningsmassen. Dette betyr at de ulike behovene for vedlikehold og utvikling sees i sammenheng, og at det prioriteres ut fra dette. Kommunene forvalter eiendom/bygninger, anlegg, inventar og utstyr, transportmidler m.v. I kommunens balanseregnskap verdivurderes kapital som omløpsmidler og eiendom som anleggsmidler. Omløpsmidler vurderes til laveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi og anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost. Markedsbaserte finansielle omløpsmidler (aksjer - kortsiktig plassering) vurderes til virkelig verdi noe som betyr at verdien per xx skal bokføres som verdi i balansen og tap/gevinst i forhold til fjordårets verdi inntektsføres eller tapsføres. 1 Artikkel i Finansavisen Norske kommuner har tapt 20. mrd på børsen. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 7

8 1.2 Organisering av kommunens kapital- og eiendomsforvaltning Politisk organisering i kommunen Figur 1 politisk organisering i kommunen som er basert på hovedutvalgsmodellen Kilde: kommunens hjemmeside Figur 2 administrativ organisering to - nivå modell. Kilde: kommunens hjemmeside Det er kommunalsjef for økonomi og fagsjef for regnskap som utfører det daglige arbeidet i kommunens kapitalforvaltning på vegne av rådmannen. I saker som går utover rådmannens delegerte myndighet er det formannskap og kommunestyre som har den endelige avgjørelsesmyndigheten. Det er enhetsleder for teknisk, landbruk og miljø - TLM som har det administrative ansvaret for eiendomsforvaltningen på vegne av rådmannen. I tillegg er det ansatt en avdelingsingeniør bygg, en oppsynsmann som leder vaktmestertjenesten, og egen renholdsleder for renholdstjenesten som har - Kapital- og eiendomsforvaltning - 8

9 det daglige oppsynet med byggene. I saker som går utover rådmannens delegerte myndighet er det utvalg for teknisk, landbruk og miljø samt formannskap og kommunestyret som har den polisisk avgjørelsesmyndigheten. 2 Problemstilling og revisjonskriterier Ut fra kontrollutvalgets bestilling har revisor utledet problemstillinger og kriterier. Problemstillingene er en konkretisering av kontrollutvalgets bestilling, og danner utgangspunktet for undersøkelsen. Problemstillingen og kriteriene henger tett sammen. Kriteriene utformes ut fra lovkrav, retningslinjer og forventninger som gjelder for revidert område. Problemstillingene og kriteriene er bestemmende for hvilke data som skal samles inn og metode som brukes for å få relevante data. 2.1 Problemstilling Problemstillingen i undersøkelsen er: Forvalter kommunen sine verdier og eiendeler på en forsvarlig måte? Problemstillingen belyses med følgende delproblemstillinger: 1. Hvordan forvaltes verdier og eiendeler i kommunen? 2. Hvilket system har kommunen for å ivareta forvaltning av verdier og eiendeler? 3. Hvilken rapportering gjennomføres til politisk nivå om forvaltning av verdier og eiendeler? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er målestokken i en forvaltningsrevisjon, og opplysningene som samles inn vurderes opp mot revisjonskriteriene i revisors vurderinger. Vurderingene sammenfattes i rapportens konklusjon. I kommunelovens økonomibestemmelser foreligger det blant annet to prinsipp; som gir grunnleggende føringer for kapital- og eiendomsforvaltning i kommunen: Formuesbevaringsprinsippet har vært underliggende for all tenkning i økonomistyringsspørsmål i kommunesektoren siden 1938 og viser til at det kun tas opp lån til kapitalformål og ikke til drift. Det kan heller ikke selges eiendeler (bygningsmasse) som brukes i kommunens daglige drift. Generasjonsprinsippet omhandler at midlene må benyttes slik at disse kommer fremtidige generasjoner til nytte. I dette ligger det at de som har nytten av et tiltak også må bære utgiftene med dette. Prinsippene går ikke klart frem av lovteksten men ligger til grunn for utarbeidelsen av disse. Kommunens økonomibestemmelser i dag kommer til uttrykk i kommunelovens kapitler 8, 9 og 12 med tilhørende forskrifter og vil være viktige i kommunens kapital- og eiendomsforvaltning. Det er krav om at kommunen skal ha et finansreglement som gir retningslinjer for kommunens kapitalforvaltning jfr. kommunelovens 52. Kommunens vedtak om finansstrategi i K-sak 76/01 vil utgjøre kriteriene i kommunens kapitalforvaltning. Kommunen har vedtatt egne overordnede mål slik at kommunaltekniske anlegg og kommunal bygningsmasse blir drevet og vedlikeholdt på en forsvarlig måte. I tillegg til kommunens egne vedtak vil det vektlegges anbefalinger for hvordan forvaltning drift og vedlikehold av kommunale boliger og bygg defineres i NOU :22 - "Velholdte bygninger gir mer til alle". Utvalget fikk i oppdrag å stille opp kriterier for god eiendomsforvaltning. Utvalget har overgitt rapporten til Kommunal- og regionaldepartementet den 5. november 2004 hvor disse ble beskrevet. Det vises og til 2 NOU (Norges offentlige utredninger) nedsettes av regjeringen eller et departement i form av et utvalg eller arbeidsgrupper som utreder forskjellige forhold i samfunnet, utredning kan komme som en rapport. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 9

10 tilstandsvurderinger av eid bygningsmasse som er en veileder utgitt av Norges Bygg og Eiendomsforening - NBEF. Anbefalinger i NOU-rapporten og tilstandsanalyse av NBEF gis ikke så stor tyngde i forvaltningsrevisjon som revisjonskriterier hentet fra lovbestemmelser og vedtak fattet i kommunens egne beslutningsorganer. Revisor finner det allikevel hensiktsmessig å belyse disse i forhold til kommunens plan- og styringssystem, ut fra anbefalinger om god eiendomsforvaltning. 2.3 Gjennomføring, metode og avgrensning Gjennomføring og metode Revisor har bygget undersøkelsen på intervju og dokumentgjennomgang. I forkant av undersøkelsen ble det gjennomført et oppstartsmøte med rådmannen. Hensikten var å gi informasjon om gjennomføring av forvaltningsrevisjonen, samt å få bakgrunnsinformasjon om temaet og problemstillingene i prosjektet. I kommunen er det intervjuet nøkkelpersoner i staben som kommunalsjef for økonomi og fagsjef regnskap, som har ansvar for finansforvaltningen i kommunen. Videre er enhetsleder for teknikk, landbruk og miljø (TLM) og avdelingsingeniør bygg samt tre enhetsledere fra to skoler og en barnehage intervjuet vedrørende kommunens eiendomsforvaltning. Disse er valgt ut på grunnlag av om det er stedlig vaktmester på bygget eller om de deler vaktmester med andre. Det er i tillegg gjennomført en dokumentgjennomgang av relevante dokumenter for å få informasjon om kommunens kapital- og eiendomsforvaltning. Revisor har i undersøkelsen hatt fokus på regnskapstall for 2006, 2007 og foreløpige tall for I denne undersøkelsen sammenligner vi Hemne kommune med andre kommuner. I dette arbeidet vil vi bruke tallmateriale fra Statistisk sentralbyrås KOSTRA-rapportering. I Forskrift om rapportering fra kommuner og fylkeskommuner 8 ansvarliggjøres kommunene ift. kvalitet. Her står det at kommunene og fylkeskommunene selv har ansvar for at de data som fremkommer i kommunens og fylkeskommunenes regnskapsrapport og tjenesterapportering har en tilstrekkelig kvalitet. I rapporten benyttes KOSTRA-tall for å gi et bilde av kommunens eiendomsforvaltning. Denne er basert på data fra Statistisk Sentralbyrå (SSB) sin database for kommunal virksomhet; KOSTRA (KOmmune-STat-RApportering). Ureviderte tall og nøkkeltall for 2008 er benyttet i rapporten. Disse ble publisert av SSB 15. mars Revisor velger og benytte ureviderte tall for 2008 da disse gir betydelig mer informasjon for kommunens eiendomsforvaltning enn de tall som er rapportert for Revisor tar forbehold om feilrapportering i disse tallene, kommunen har mulighet til å korrigere innrapporterte tall innen 15. april Endelige tall for 2008 legges ut 15. juni Ved bruk av KOSTRA-tall belyses prioriteringer, dekningsgrader og produktivitet for kommunens eiendomsforvaltning. KOSTRA - tallene gir ikke et fasitsvar over status for tjenesteproduksjon, men gir indikasjoner på avvik som kan legges til grunn for en nærmere analyse av tjenesten i kommunen. SSB har gruppert landets 434 kommuner i 29 kategorier og Hemne er gruppert i kommune gruppe 2 hvor snittet brukes i rapporten. I tillegg vises et gruppesnitt i Sør-Trøndelag og landets kommuner utenom Oslo. Avgrensning Revisor velger å avgrense prosjektet med å se bort fra utlån, pensjonsmidler og kortsiktige fordringer. Utlån administreres som en bankvirksomhet i kommunen og forvaltes etter disse prinsipper. Pensjonsmidler viser spesifikasjon over netto pensjonskostnad, pensjonsmidler, pensjonsforpliktelser og beregnet akkumulert premieavvik, noe som beregnes av kommunens pensjonsleverandør og er derfor mindre aktuelt å se på i dette prosjektet. Det samme gjelder for kortsiktige fordringer som normalt forfaller innen ett år eller senere og følges opp via kommunal innfordring. Revisor mener også at verdsettingen kan være utfordrende i mange tilfeller og foreslår at man ikke bruker ressurser på verdifastsettelse ut fra en vurdering av at bokført verdi er representativ for eiendelens beskaffenhet på vurderingstidspunktet. Kommunens forvaltning av langsiktig eierskap hører naturlig under kommunens selskapskontroll og vurderes ikke i undersøkelsen. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 10

11 Kommunens rutiner for aktivisering av omløps- og anleggsmidler vurderes av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor hvert år i forbindelse med regnskapsbekreftelsen. I prosjektet vil revisor ha fokus på forvaltning av bankinnskudd og eiendomsmasse som et uttrykk for eiendeler og verdier i kommunen. 3 Kapitalforvaltning I problemstillingen fokuseres det på om kommunens kapitalforvaltning sikrer at kommunens verdier bevares i samsvar med forutsetninger. Videre om systemet gir god informasjon til styrende organer slik at prioriteringer gjøres ut fra en helhetlig forståelse av forvaltningen. 3.1 Revisjonskriterier Kriterier som kommunens kapitalforvaltning vurderes mot i undersøkelsen er kommunelovens bestemmelser, kommunens eget finansreglement og relevante vedtak. I kommunelovens 52 gis det bestemmelser for kapitalforvaltning i kommunen. Bestemmelsen viser til at kommunen skal ha likviditet til å dekke løpende forpliktelser. Det legges og vekt på at plasserte midler over tid skal gi en god og konkurransedyktig avkastning, innenfor definerte krav til likviditet og risiko. Realverdien på plasserte midler skal opprettholdes. I kommunens vedtatte finansreglement sak 76/01, presiseres kommunelovens bestemmelser til at likvide midler skal plasseres i spare- og forretningsbanker, og at likvide midler skal plasseres til lav risiko. Kommunen skal også ha likviditet til å betale løpende forpliktelser ved plassering av likvide midler. Det er en åpning i retningslinjene til å plassere likvide midler i verdipapirfond. Det vises til at størrelsen på innskudd må vurderes i forhold til bankens størrelse, fordi bankinnskudd kun er sikret til 2 mill. per rettsubjekt (kommune) gjennom bankenes sikringsfond. I kommunelovens 44 og 45 vises det til at kommunen skal ha en økonomiplan og årsbudsjett som skal gi en realistisk oversikt over utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden og i budsjettåret. I 48 årsregnskap og årsberetning vises det til at kommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Disse viser disponering og anvendelse av midler samt opplyser om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling. I kommunens finansstrategi vises det til at rådmannen skal gi formannskapet en oversikt over kommunens plasseringer hver 6. måned. 3.2 Kapitalforvaltning Til grunn for resultatene i dette kapittelet ligger dokumenter og intervju som viser om kapitalforvaltningen i kommunen ivaretas på en forsvarlig måte slik at verdiene opprettholdes, tilfredsstillende avkastning og at risiko for tap er lav. I tillegg vurderes det om kommunen har likviditet til å betale løpende regninger Forvaltning av kapital Bankavtalen Kommunen inngikk en ny bankavtale med Hemne Sparebank den Avtalen gjelder frem til med opsjon på ett år. Kommunen skal plassere nødvendig likviditet som innskudd hos banken, dette sikrer at betalingsevnen ivaretas. Det er kommunens intensjon å bruke banken for plassering av midler utover dette, gitt at betingelsene er konkurransedyktige. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 11

12 Renter på kommunens innskudd beregnes med utgangspunkt i 3 mnd. NIBOR + 0,5 %. Renten har hatt følgende utvikling de siste fire år i følge Norges banks pengemarkedsrente NIBOR 3 : 2009 var 3. mnd renten for mars på 2,91 % 2008 varierte 3. mnd renten fra 6,47 % - 6,33 % 2007 varierte 3. mnd renten fra 5,12 % - 5,34 % 2006 varierte 3. mnd renten fra 3,18 % - 3,58 % Tabell 1 Innskudd bank, ubrukte lånemidler og renteinntekt i perioden Tall i kr Årsregnskap Bankinnskudd Ubrukte lånemidler Renteinntekter Kilde: kommunens årsregnskap Tabellen viser at kommunens bankinnskudd har økt fra 102,8 mill. kroner til 108,9 mill. i perioden, ubrukte lånemidler 4 tilknyttet investeringer som ikke er utbetalt har variert fra 10 mill. kroner til 16 mill. i samme periode. Renteinntekter av bankinnskuddet har variert fra 3,9 mill. kroner til kr 7,4 mill. Tabell 2 Drift og investeringsfond i perioden Tall i kr Årsregnskap Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Sum fond Kilde: kommunens årsregnskap Tabellen viser at kommunens totale fond har økt fra 61 mill. kroner i 2006 til 86,3 mill. i Ubundne fond kan kommunestyret disponere fritt og er bygd opp av frie inntekter. De bundne fond er regulert til bestemte formål. Disposisjonsfondet har økt fra 16 mill. kroner til kr 34 mill. i perioden, bundne driftsfond har økt fra 9,6 mill. kroner til kr 15,7 mill. i samme periode, ubundne investeringsfond har økt fra 34,1 mill. kroner til 35,6 mill. og bundne investeringsfond er noe redusert fra 0,8 mill. kroner til 0,7 mill. i denne perioden. Rådmannen og kommunalsjef for økonomi sier at kommunen aldri har drevet med kjøp av aksjer og obligasjonsfond på kortsiktig basis, eller andre finansinvesteringer med høy risiko. Midlene står i all hovedsak i bank noe det er administrativ og politisk enighet om, i følge rådmannen. Både rådmann og kommunalsjef for økonomi sier at det aldri har vært diskutert krav til avkastning på kapital, eller strategi for å sikre avkastning. Kommunen har nylig inngått en ny bankavtale for å sikre best mulig kapitalforvaltning. Kommunen løper veldig liten risiko, og plasseringene er trygge i følge rådmannen. Kommunalsjef for økonomi sier at det ikke har vært noen diskusjoner rundt prosentkrav eller lignende og avkastningen knyttes til renten i bankavtalen. Kommunalsjefen mener at den lokale banken er solid og risikoen anses å være veldig lav for at noe skal skje med banken. Kommunalsjef for økonomi sier at det har vært drøftet i formannskapet om kommunen kanskje kunne ha tjent mer penger ute i markedet, men det har ikke vært politiske føringer på dette. Kommunen har i følge kommunalsjefen tapt noen kroner på å være passiv i finansforvaltningen i gode tider, men kommunen har hatt en trygghet og har unngått tap på kortsiktige plasseringer i nedgangstider. Det vises også til at en mer offensiv kapitalforvaltning hadde krevd mer kompetanse i kommunen, enn det som er her i dag. Kommunalsjef for økonomi viser og til at risikoen for tap av kommunens kapital er lav. Den eneste risikoen er at banken kan gå konkurs. Regnskapsleder sier at kommunen har behov for å dekke utgifter til lønn hver måned. Dette er den største utgiften i kommunen og utgjør ca mill. kroner per måned. Kommunen har ikke tatt opp 3 Norvegian InterBank Offered Rate 4 Ubrukte lånemidler gir en oversikt over totale lån som er tatt opp og utbetaling av disse. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 12

13 lån for å dekke løpende utbetalinger gjennom året, men har hatt egne midler til å dekke disse, i følge regnskapsleder og kommunalsjef for økonomi. Regnskapsleder og kommunalsjef for økonomi viser til at det har skjedd en gang at kommunen har måttet flyttet penger imellom kontoer i banken for å dekke løpende utgifter. Dette har sin årsak i utbetaling av prosjekterte utgifter som var planlagt, men skjedde på et annet tidsintervall enn det som var forutsatt System for kapitalforvaltning og rapportering Rådmannen og kommunalsjef for økonomi sier at årsbudsjettet, årsregnskapet og årsmeldingen er kommunens system for å ivareta kapitalforvaltningen. Kommunalsjef for økonomi sier at det er lite å rapportere utover dette. Hvis kommunen hadde hatt plasseringer i fond og aksjer i finansmarkedet, hadde det medført en annen type rapportering til politisk nivå. Rådmannen og kommunalsjef for økonomi sier at formannskapet er kommunens økonomiutvalg. De fatter alle vedtak på politisk nivå vedrørende forvaltning av likvider i kommunen. Kommunalsjef for økonomi har hovedansvaret for alt som har med bank, fond og lignende å gjøre og ingen disposisjoner blir gjort uten vedtak fra formannskapet. Fagsjef regnskap gjør det daglige arbeidet og foretar transaksjonene i forvaltningen. Rådmannen har myndigheten, men ønsker ikke å plassere kapital med høy risiko. Formannskapet har aldri vedtatt å gå ut i markedet med høy risiko. Rådmannen sier at det er etterlyst rapportering fra politisk nivå som viser hvor mye penger kommunen har og hvor mye som er disponert av bankinnskuddet. Kommunen holder her på å lage en fondsoversikt som følge av rådmannens ønske og på grunn av at dette også er etterspurt politisk. Kommunalsjef for økonomi viser til at kommunen mangler et likviditetsregnskap som gir en oversikt over midler som kommunen ikke har disponert. Det har vært snakk om å utarbeide dette. Store deler av midlene i banken er disponert gjennom vedtak i kommunestyret. De midler som er igjen og som kommunen kan vurdere plassering av, er ca 19,7 mill. kroner per Disse midlene er plassert på egen konto i banken. 3.3 Revisors vurdering av kommunens kapitalforvaltning I regnskap for 2008 er bankinnskudd på kr 108,9 mill., renteinntektene var på 7,4 mill. kroner, totale fond utgjør 86,3 mill. og ubrukte lånemidler utgjør 10 mill. Kommunens kapitalforvaltning skjer i dag med stor grad av trygghet og liten grad av risiko, noe som er i samsvar med kommunens finansreglement og kommunelovens bestemmelser. Disponible midler plasseres til avkastning i bank i samsvar med gjeldende bankavtale. Kommunen har ikke hatt tap på sin kapitalforvaltning. Realverdien på plasserte midler er opprettholdt i perioden og har gitt en avkastning i samsvar med finansreglementet og kommunelovens bestemmelser. Kommunen har ikke tatt opp lån for å dekke løpende likviditet gjennom året. Dette er med å bekrefte at kommunen har en betryggende kapitalforvaltning i samsvar med kommunelovens og kommunens bestemmelser. Kommunen har lav risiko på plasserte midler noe som gir føringer på den avkastningen kommunen har i dag. Kommunen kunne ha hatt en høyere avkastning med å plassere midlene kortsiktig i oppgangstider, men står da i fare for å tape både avkastning og verdi på plasserte midler i nedgangstider. Revisor mener at kommunen i dag har en trygg og forutsigbar plassering som ivaretar kommunens kapital på en sikker måte med lav risiko i dag. Kommunens kapitalforvaltning er plassert i bank, og forvaltningen av dette ivaretas gjennom årsbudsjettet, årsregnskapet og årsberetningen. Dette er i samsvar med kommunens finansreglement og kommunelovens bestemmelser. Med dagens kapitalforvaltning er det ikke behov for en ytterligere rapportering tilknyttet dette. Kommunen har likviditet til å betale løpende regninger i budsjettåret, i tillegg viser kommunalsjef for økonomi til at kommunen har 19,7 mill. kroner som ikke er disponert av kommunestyret. Disse kan - Kapital- og eiendomsforvaltning - 13

14 plasseres eller finansiere nye tiltak i kommunen. Dette betyr at kommunen har god kontroll på likvidsituasjonen i dag og står ikke i fare for å måtte låne midler til å betale løpende regninger. Dette viser at kommunen har en god likviditet etter revisors vurdering. 4 Eiendomsforvaltning Til grunn for resultatene i dette kapittelet ligger dokumenter og intervju samt nøkkeltall. Dataene viser om kommunens eiendomsforvaltning ivaretar verdiene på bygningsmassen og vedlikeholder disse i samsvar med kommunens behov. Det fokuseres også på om kommunen har et hensiktsmessig system for forvaltning av eiendomsmassen. I tillegg beskrives kommunens rapportering til politisk nivå for hele bygningsmassen, for å sikre at prioriteringer av vedlikehold gjøres ut fra et helhetlig behov. 4.1 Revisjonskriterier Kriterier som kommunens eiendomsforvaltning vurderes mot i undersøkelsen er kommunelovens bestemmelser, kommunens eget finansreglement og relevante vedtak. Det vises og til en sammenligning av kommunens nøkkeltall samt anbefalinger fra offentlig utredning og interesseforeninger for eiendomsforvaltningen. Målsettinger for kommunens eiendomsforvaltning er beskrevet i budsjett og økonomiplan for Der vises det til at tekniske tjenester blant annet har som overordnet mål å sørge for at kommunen har tilfredsstillende kommunaltekniske anlegg og at kommunal bygningsmasse og uteplasser blir drevet og vedlikeholdt på en forsvarlig måte. Det er bygningsavdelinga i tekniske tjenester som har ansvar for drift av kommunale bygg og boliger. Avdelinga har som mål å arbeide for effektiv og økonomisk forvaltning av kommunale boliger/bygg. Verdien av kommunale bygg og anlegg skal opprettholdes. Økonomiske data og tjenestedata innen eiendomsforvaltning i Hemne kommune måles mot tilsvarende data i sammenlignbare kommuners gruppesnitt samt fylkes- og landsgjennomsnitt. Tallmaterialet er hentet fra Statistisk sentralbyrås KOSTRA-rapportering. Dette gir data for sammenligning mellom kommuner og kan indikere/avdekke forhold som kommunen kan vurdere nærmere. I kommunelovens 44 og 45 vises det til at kommunen skal ha en økonomiplan og årsbudsjett som skal gi en realistisk oversikt over utgifter og prioriterte oppgaver i planperioden og i budsjettåret. I 48 årsregnskap og årsberetning vises det til at kommunen for hvert kalenderår skal utarbeide årsregnskap og årsberetning. Disse viser disponering og anvendelse av midler, og opplyses om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling. I kommunens finansstrategi vises det til at rådmannen skal gi formannskapet en oversikt over kommunens plasseringer hver 6. måned. Målsettinger for kommunens eiendomsforvaltning er beskrevet i budsjett og økonomiplan Der vises det til at det bør foregå en kontinuerlig vurdering av behovet for bygg og anlegg i kommunalt eie. Eiendommer som kommunen ikke har behov for bør avhendes. Det skal utarbeides en plan for forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg i perioden. I NOU 2004:22, side 93, beskrives det at et rasjonelt styrings- og planleggingssystem vil være et nyttig hjelpemiddel for kommunens eiendomsforvaltning. Både for intern administrativ planlegging og for rapportering fra administrasjon til politisk nivå. Dette vil gi politisk nivå et bedre grunnlag for å ta riktige beslutninger ut fra hele bygningsmassens tilstand. Samlet sett vil dette systemet bidra til god eiendomsforvaltning. I rapporten operasjonaliseres følgende områder for å etablere god eiendomsforvaltning: Godt verdibevarende vedlikehold i langsiktig perspektiv Tilfredsstillende brukere Effektiv arealutnyttelse Tilpasse eiendomsmassen til nye krav God organisering - Kapital- og eiendomsforvaltning - 14

15 Gode rammebetingelser Eiere som ønsker å opprettholde verdi samt ha gode arealer for sin virksomhet vil ha nytte av tilstandsanalyser av egne bygg, i følge NBEF. En tilstandsanalyse viser at pålitelig kartlegging og analyser av bygningers tilstand gir grunnlag for riktige beslutninger i forbindelse med vedlikehold, utvikling, ombygging samt ferdigstillelse. Tilstandsanalysen fastslår en tilstand i øyeblikket og vurderer denne mot gitte krav. Ved ethvert tiltak i en bolig/bygg, vil en objektiv analyse kunne gi anvisninger på årsaker, utbedringer, planlegging etc, slik at unødvendig ressursbruk og forringelse unngås. Tilstandsanalysen bygger på NS 3424 og er en veileder laget blant annet for å gi en verdivurdering av bygg. Den kan brukes til beslutningsgrunnlag for å dokumentere vedlikeholdsbehovet i kommunen Eiendomsforvaltning Tabell 3 Nøkkeltall for kommunens eiendomsforvaltning 2008 Hemne Kommune Gruppe 2 Sør - Trøndelag Alle kommuner Driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger - tall i kr Investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger - tall i kr Samlet areal på bygg i kvadratmeter per innbygger 8 6,1 4,6 4,6 Driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter - tall i kr Kilde: SSB, KOSTRA - tall Tabellen viser at kommunen har høyest driftsutgift til eiendomsforvaltning per innbygger og høyest samlet areal i kvadratmeter per innbygger. Investeringsutgift til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger er lavest i sammenligningen. Kommunen har og lavest driftsutgift til eiendomsforvaltning per kvadratmeter bygg i tabellen. Tabell 4 Kommunens utgifter til formålsbygg 2008 Hemne Gruppe 2 Sør - Landet uten Tall i kr Trøndelag Oslo Driftsutgifter til administrasjonslokaler per innbygger Driftsutgifter til førskolelokaler 5 per innbygger Driftsutgifter til skolelokaler per innbygger Driftsutgifter til institusjonslokaler (PLO) per innbygger Driftsutgifter til idrettsbygg per innbygger Driftsutgifter til kulturbygg per innbygger Kilde: SSB, KOSTRA - tall Tabellen viser at kommunens utgifter til administrasjonslokaler er lavere enn sammenlignbare kommuner, men høyere enn snittet i Sør-Trøndelag og landet utenom Oslo. Utgifter til førskolelokaler og institusjonslokaler er lavere enn gruppesnittet til sammenlignbare kommuner men høyere enn landsgjennomsnittet. Kommunens utgifter til skolelokaler, idrettsbygg og kulturbygg per innbygger er høyest i tabellen. Tabell 5 Kommunens utgifter til utleieboliger 2008 Hemne Gruppe 2 Sør - Trøndelag Landet uten Oslo Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere - tall i kr Andel kommunalt disponerte boliger som er tilrettelagt for rullestolbrukere - tall i % 8,1 62,3 43,6 42,7 Kilde: SSB, KOSTRA - tall Tabellen viser at kommunen har flest utleieboliger per innbygger i sammenligningen og at kommunen har lavest tilrettelegging for rullestolbrukere tilknyttet utleieboligene. 5 B arnehager - Kapital- og eiendomsforvaltning - 15

16 Kommunens årsregnskap for 2008 viser at det er: verdier i skolebygninger for 100,8 mill. kroner, disse utgjør 29 % av kommunens totale faste eiendommer og anlegg verdier i barnehager for 4 mill. kroner, disse utgjør 1,15 % av kommunens totale faste eiendommer og anlegg verdier i helse- og legesenter, trygde og omsorgsboliger for 103,4 mill. kroner, disse utgjør 29,8 % av kommunens totale faste eiendommer og anlegg verdier i rådhus, utleieboliger, haller og ungdomslokaler, museer, brannstasjon tomteområder, kaier, vann og kloakkanlegg, gang og sykkelstier, kommunale veger, uteområder. Disse er verdisatt til 138,3 mill. kroner og utgjør 39,9 % av kommunens faste eiendommer og anlegg. Totalt har faste eiendommer og anlegg en balanseført verdi på 346,6 mill. kroner per Rådmannen har delegert det administrative ansvaret for eiendomsforvaltningen til enhetsleder for tekniske tjenester TLM. Enhetsleder har beregnet et vedlikeholdsetterslep på ca 26 mill. 6 kroner for kommunens eiendomsmasse noe som er politisk kjent. I budsjettet er det avsatt ca 2,9 mill. til kjøp av varer og tjenester til vedlikehold for 2009, i tillegg fikk kommunen ekstra midler i krisepakken, som kom utenom budsjettet. Der ble det prioritert fire prosjekt, og det fulgte med 2,8 mill. kroner i øremerkede vedlikeholdsmidler til dette, i følge rådmannen. I følge enhetsleder for TLM og avdelingsingeniør har de jevnlig kontakt med enhetsledere med egne bygg vedrørende drift og vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Alle operasjoner tilknyttet bygget, også de mindre som skifting av vindu, utføres av tekniske tjenester. Enhetsledere fra skole og barnehage melder ønsker og behov til tekniske tjenester. I følge enhetsleder for TLM er det ikke gjennomført tilstandsvurderinger av byggene, men at enhetene har et daglig tilsyn, med vaktmesterne som har oversikt over byggenes tilstand. De er innom de fleste byggene med jevne mellomrom, i tillegg har de gjennomgang av utleieboliger og trygde- og omsorgsboliger når et leieforhold opphører, før ny leieboer flytter inn. Vedlikeholdet av utleieboliger og trygde- og omsorgsboliger finansieres delvis av avsatte fondsmidler. Teknisk enhet følger løpende opp alle tilsyn på bygningsmassen, blant annet årlig el-tilsyn. Det samme gjelder for tiltak som dukker opp i vernerunder for arbeidsmiljø, luft, temperatur o.l. i følge enhetsleder for TLM. Enhetsleder for TLM og avdelingsingeniør sier de er bekymret for ressurssituasjonen til vedlikehold av byggene. De sier at det ikke er mulig å få til noen nivåheving med dagens ressurssituasjon. Enhetsleder og avdelingsingeniør mener verdiene reduseres, slik ressursen til vedlikehold er i dag. Vaktmestertjenesten tar seg av det forefallende vedlikeholdet, men det blir brannslukking, i følge avdelingsingeniør. Alternativet til vaktmestertjenesten hadde vært at kommunen hadde leid private tjenester til dette, noe som hadde blitt dyrt i følge avdelingsingeniør. Vaktmesterne deler tilsynet av de kommunale byggene mellom seg, og har samlet god oversikt. Enhetsledere fra skole og barnehage bekrefter at det daglige vedlikeholdet på byggene fungerer bra i kommunen. Det er god kontakt både med renholdspersonalet og vaktmestertjenesten. Enhetslederne er i ulik grad blitt informert om at vaktmesterne utfører daglig tilsyn på bygget. I kommunens høringssvar til rapporten påpekes det at alle enhetsledere vet at vaktmestertjenesten utfører tilsyn på kommunale bygg. Enhetsledere fra skole og barnehage bekrefter at det kan være noen gråsoner i budsjettet der ansvaret for vedlikehold/oppsett av inventar, uteområdet til bygget og eventuelle lekeapparat tilknyttet byggene er uklart. Budsjett til vedlikehold av byggene ligger til enhet for TLM. Det bekreftes at det er god kontakt mellom tjenestene som bruker bygget og TLM så dette løser seg. Når det gjelder de store vedlikeholdsoppdragene på bygget ordner teknisk dette. Rektorene og styrer gir noen eksempler på forhold som er tatt opp og som man ikke har hatt budsjett til å løse i dag: 6 Vedlegg 2 - Kapital- og eiendomsforvaltning - 16

17 Det er eksempler på at det er behov for å sette opp gjerder på en barnehage i forskriftsmessig tilstand som ikke teknisk hadde mulighet til å prioritere, et forhold som er tatt opp i flere år. Revisor er kjent med at dette ligger i prioriteringslisten til TLM. En skole har arealer fra 1955, som har vært planlagt rehabilitert i 10 år. Revisor er kjent med at dette ligger i prioriteringslisten til TLM. Enhetsleder for TLM og avdelingsingeniør gir følgende opplysninger om omfanget og tilstanden til bygningsmassen: Totalt eier kommunen m 2 utleieboliger, m 2 trygdeboliger, m 2 kommunale bygg. Totalt utgjør dette m² som skulle forvaltes, driftes og vedlikeholdes (FDV) i Utleiebyggene er underlagt en boligpolitisk handlingsplan. Kommunen har 66 utleieboliger hvor trygde- og omsorgsboliger kommer i tillegg, til sammen 144 enheter. Trygdeboliger og utleieboliger har i hovedsak dårlig tilstand i dag. Utleieboligene har konstant tilnærmet fullt belegg, i snitt 90-95%. Av store vedlikeholdsprosjekt kan det nevnes samfunnshuset med svømmehall, rådhuset, musikkskolen, og Sodin skole. Det er bevilget penger til utbedring av samfunnshus og svømmehall. Kulturskolen er i dårlig tilstand - enebolig, nytt kulturhus er under prosjektering i dag. Barnehager og skoler er i hovedsak i bra stand med unntak av den eldste delen på Sodin skole. Noen lekeapparater og gjerder har behov for vedlikehold i barnehager og skoler. Sykehjemmet er i bra stand. Kommunen leier lokaler til tjenestene teknisk, NAV, barnevern og biblioteket. Det er ikke gjennomført kalkulasjoner på forholdet mellom å eie og å leie, men normalt sett er det billigere å eie. Dette kommer dog an på leieavtalen. Teknisk har en gunstig leieavtale for sitt administrasjonsbygg. Teknisk har egne lagerbygg og leier noe av Mesta. Kommunen har et sentralt driftsstyringssystem for energi. De største byggene, skolene, barnehager og Hemnehallen er tilknyttet dette systemet. Energiplan for hele kommunen inneholder målsettinger for å tilknytte systemet til alle kommunale bygg. Det er installert fjernvarme (vannbåren) på Sodin. Det er vedtatt politisk at alle nye kommunale bygg skal tilrettelegges for vannbåren energi. Vedtaket følges opp når nye byggeprosjekt prosjekteres. Kommunen eier museer som har en variabel tilstand System for eiendomsforvaltning Rådmannen sier at kommunen ikke har diskutert å etablere styringssystemer for eiendomsforvaltningen på et overordnet nivå. Men det kommer generelt lite informasjon opp til rådmannen om kommunens eiendomsforvaltning i dag. Kommunen har igangsatt et arbeid med et nytt system BMS 7 for å bedre informasjonsstrømmen fra ulike deler av administrasjonen oppover til den sentrale administrasjonen og til politisk nivå. Det skal være oppe og gå Systemet skal sikre informasjon på fem områder: økonomi, interne prosesser, ansatte/medarbeidere, brukere og miljø. Politikerne skal gjennom en organisasjonsutviklingsprosess hvor et av temaene kan bli om de vil ha styringsinformasjon og i tilfelle hvordan den skal tilrettelegges. Enhetsleder for TLM sier det fremmes behov for vedlikehold gjennom budsjettet og det gis tilbakemelding på gjennomføringen av dette i årsregnskap og årsmelding. Utover dette har ikke enheten noe eget fagsystem for eiendomsforvaltningen i dag. Enhetsleder for TLM har en målsetning om å få til en kartlegging av vedlikeholdsbehov og en styring av dette i budsjettet for Det har ikke vært fremmet politiske ønsker om en slik oversikt i følge enhetsleder, men det er derimot noen politiske ønsker knyttet til rapportering på utleieboliger om hva de koster og hva kommunen tjener på dem. Det er en utfordring å håndtere en så stor bygningsmasse som Hemne kommune har i følge enhetsleder for TLM. Han viser og til at med større personalressurser avsatt til administrativ FDV, ville det vært lettere å holde bedre oversikter og ha et planmessig fornuftig vedlikehold på den kommunale 7 Balansert målstyring - Kapital- og eiendomsforvaltning - 17

18 bygningsmassen. I tillegg til dagens bemanning skulle det ha vært en egen ingeniør på FDV - bygg ifølge enhetsleder for TLM og avdelingsingeniør. Per i dag har ikke teknisk personellressurser til å håndtere avanserte systemer med analyse og rapportering i følge enheten. Et eventuelt system må være på det nivået som teknisk er i stand til å håndtere i forhold til dagens ressurser i følge enhetsleder for TLM. Enhetsleder for TLM ønsker å dokumentere og drive kartlegging, men spørsmålet er hvor mye penger enheten kan disponere til dette kontra det å drive vedlikehold. Enhetsleder vil heller ha ressurser på fond, slik at enheten kan gjøre en oppgradering på bygningsmassen når det passer seg slik, ut fra ledige ressurser på enheten som kan brukes når for eksempel leilighetene står tomme eller på skolene når det er ferie. Det gjennomføres månedlige enhetsledermøter hvor også teknisk deltar, der er det også mulighet for å ta opp forhold vedrørende vedlikehold av kommunens bygningsmasse. En enhetsleder for eget bygg sier at bygget har stedlig vaktmester med fast oppmøte. Det gjennomføres faste møter hvor vedlikehold diskuteres mellom vaktmester, renholder og enhetsleder for bygget. I møtene tas det opp forhold som vedrører behov for dagelig vedlikehold og verdibevarende vedlikehold samt renhold ved skolen. Det skrives referat fra disse møtene. Dette systemet fungerer godt for enhetsleder. Andre bygg har ikke stedlig vaktmester og der tar enhetsleder kontakt med vaktmester om forhold vedrørende vedlikehold av bygget, det bekreftes at dette systemet fungerer greit for de som ble intervjuet Rapportering av eiendomsforvaltning Enhet for TLM rapporterer til hovedutvalg for teknisk, landbruk og miljø for sine saker og eiendomsforvaltningen er en del av dette. Teknisk rapporterer og for eiendomsforvaltning gjennom årsregnskap og årsmelding. Enhetsledere fra skole og barnehage rapporterer inn forhold vedrørende vedlikehold av bygningen til teknisk og til rådmannen. De mener at politikerne kjenner til vedlikeholdssituasjonen for deres bygg. Teknisk tar opp vedlikehold på bygg i budsjettprosessen. Enhetsledere for bygg bekrefter at de deltar i budsjettprosessen til politisk nivå og har mulighet selv til å ta opp slike forhold der. I årsrapport for 2007 for programområde 61 - bygningsavdelingen, fremgår det at bygningsmassen begynner å bli gammel, spesielt utleieboliger. Det er krevende å drive forsvarlig forvaltning og drift av bygningsmassen. I 2007 ble det ikke avsatt ekstra midler til vedlikehold av bygningsmassen. Det er derfor kun gjennomført nødvendig vedlikehold på bygningsmassen. Det ble avsatt et fond til FDV for bygningsmassen i budsjettet for 2007 som gir muligheter til å drive et mer planmessig vedlikehold og vil være med å sikre kommunens verdier. Det gis og en tilbakemelding på vedlikeholdstiltak for 2007 som ikke ble prioritert, i årsmeldingen. I sak om prioritering av avsatte midler til vedlikehold bygg i formannskapet sak 43/08 ble det vedtatt å bruke fond på kr 2,5 mill. til nødvendig vedlikeholdsbehov ved kommunale bygg eller boliger. I saken var det listet opp tiltak i en uprioritert liste over grovt vedlikeholdsbehov til kr 11 mill. I forbindelse med krisepakken for sysselsetting januar 2009 utarbeidet enhetsleder for TLM en oversikt over 29 mulige prosjekter for rehabilitering av bygg, med en totalkostnad på 26,2 mill. kroner. I saken beskrives det at listen er en grov prioritering av kjente vesentlige vedlikeholdsbehov. Den ble behandlet i utvalg for TLM sak 43/08 og i formannskapet sak 16/09. Tilskuddet fra staten var på 2,8 mill. kroner, slik at det er flere tiltak som ikke er satt i gang i forhold til behovet. Beregningen over vedlikeholdsbehovet til byggene rekker bare til det mest prekære vedlikeholdet, en grundig oppgradering basert på verdibevarende vedlikehold kunne fort ha kostet det dobbelte, i følge Enhetsleder for TLM. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 18

19 I K-sak 1/05 er det behandlet en handlingsplan for helhetlig boligpolitikk i Hemne kommune. Planen omhandler boliger og boligtiltak for innbyggere i kommunen som har vansker med å skaffe seg eller beholde en tilfredsstillende bolig. I K-sak 51/99 er salg av kommunale eiendommer utredet. I saken vises det til at kommunen har et stort antall utleieboliger som skal selges. Kommunen har en målsetting om å selge en utleiebolig per år. Vedtak ble sist fornyet i forbindelse med behandling av budsjett og økonomiplan for og i dag er det tre leiligheter - Skeiet som skal selges, ifølge Enhetsleder for TLM. Tabell 6 Salg av utleieboliger i perioden Utleiebolig Sak Salgssum i kr Klokkergården KS - 121/ Kirkeveien 2a/2b KS - 121/ Heim, lærerbolig KS - 203/ Rønningsbakken KS - 6/ Skeiet, hybelhus, leilighet nr. 1 og 5 FS - 85/ Skeiet, rekkebo, leilighet nr. 11 F FS - 325/ Skeiet, rekkebo, leilighet nr 11 C FS - 325/ Haugaveien, 18 a og b FS - 161/ Grøtnes, hybelhus c KS - 155/ Tytterbærveien 1 KS - 43/ Skeiet, rekkebo, leilighet nr. 2 FS - 113/ Skeiet, leilighet, nr 5 A FS - 102/ Skeiet, leilighet, nr 7 C FS - 207/ Haugaveien 20 A og B FS - 12/ Skeiet, 7 F FS - 4/ Sum Kilde: Enhet for TLM Tabellen viser at kommunen har solgt 15 leiligheter/boliger i perioden til en samlet salgssum av 10,6 mill. kroner. 4.2 Revisors vurdering av kommunens eiendomsforvaltning Nøkkeltallsanalysen viser at kommunen har størst eiendomsmasse sammenlignet med andre og har minst ressurser til å vedlikehold denne. I 2008 har kommunen hatt lavest investering til eiendomsmassen sammenlignet med de andre. Kommunen har høye utgifter til skolelokaler, idrettsbygg og kulturbygg, mens utgifter til administrasjons-, førskole- og institusjonslokaler er lavere sammenlignet med de andre. Kommunens system for å forvalte kommunens bygningsmasse er budsjett og økonomiplan samt at det gis tilbakemelding gjennom årsmeldingen. Dette er i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Det er revisors inntrykk at kommunens system ikke gir en helhetlig oversikt om tilstand og behov i hele kommunens bygningsmasse, noe som savnes. En helhetlig oversikt over tilstand og behov ville ha sikret at kommunens prioriteringer ved vedlikehold gjøres ut fra en helhetsvurdering. Dette hadde medført at kommunens system for eiendomsforvaltning hadde vært mer i samsvar med anbefalinger i NOU 2004:22 og utarbeidelse av tilstandsvurderinger av NBEF. Kommunen arbeider nå med å innføre ett nytt styringssystem - BMS, om dette vil vise helhetlig tilstand over kommunens bygningsmasse er revisor usikker på. Alt vedlikehold og oppgradering av byggene gjennomføres av enhet for TLM. De har utarbeidet en tiltaksliste over vedlikeholdsbehov tilknyttet statens krisepakke for sysselsetting januar Oversikten beskriver et grovt anslag av vedlikeholdstiltak på 26,2 mill. kroner på kommunens bygningsmasse. Det er revisors inntrykk fra intervju og relevante dokumenter at kommunens vedlikeholdsetterslep og behov er betydelig større selv om dette ikke er dokumentert. Dette indikerer at kommunen ikke klarer å opprettholde verdien i kommunens bygningsmasse i dag og at målsettingen om dette i kommunens vedtatte årsbudsjett og økonomiplan for ikke overholdes. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 19

20 Enhetsleder for TLM, avdelingsingeniør bygg og Enhetsledere fra skole og barnehage gir uttrykk for at det daglige vedlikeholdet fungerer tilfredsstillende ut fra kommunens behov, revisor deler denne oppfatningen. Nøkkeltallsanalysen viser at kommunen har flest utleieboliger per innbygger sammenlignet med andre kommuner og kun et lavt antall av disse er tilrettelagt for rullestol. Det foreligger vedtak fra 1999 om salg av utleieboliger. Kommunen har fra 1999 og frem til i dag solgt 15 utleieboliger/hus noe som oppfyller målsettingene i vedtaket om salg av utleiebolig per år. Kommunen har fremdeles størst andel utleieboliger sammenlignet med kommune-, fylkes- og landsgjennomsnitt. Kommunen bør fortsatt vurdere om man skal eie en stor andel utleieboliger eller eventuelt forsere et salg av disse. Det er revisors inntrykk at kommunen har valgt å selge utleieboligene når leieforhold avsluttes. Et alternativ kan være å gå i tettere dialog med leietakerne om salg av utleieboligene før leieforhold avsluttes, for å muliggjøre flere salg av utleieboliger. 5 Høring Høringsrapporten ble sendt Hemne kommune i brev av med svarfrist Rådmannens høringssvar ble mottatt i brev av Høringssvaret er vedlagt rapporten i sin helhet i vedlegg 3. I høringssvaret fra Hemne påpekes merknader i 6 punkter: Vi endrer rapporten i samsvar med kommunens påpekninger fra punkt 1 til 5. Vi er kjent med at anbefalingen allerede er vedtatt i kommunestyret som ett av flere mål for TLM, noe som er beskrevet i kapitel Vi konstaterer at kommunen ikke har system for tilstandsvurderinger for eiendomsmassen, eller har startet arbeidet med å innføre dette. Vi opprettholder likevel vår anbefaling. Vi mener at et slikt system kan gi viktig styringsinformasjon, og være en av flere viktige forutsetninger for å drive med god eiendomsforvaltning, med fokus på verdibevarende vedlikehold av bygningsmassen. Revisor har ikke endret vurderinger, konklusjoner eller anbefalinger som følge av kommunens høringssvar. 6 Konklusjon og anbefalinger Hovedproblemstillingen i forvaltningsrevisjonen er om kommunen forvalter sine verdier og eiendeler på en forsvarlig måte. For å besvare hovedproblemstillingen belyses tre delproblemstillinger i prosjektet. Disse er: 1. Hvordan forvaltes verdier og eiendeler i kommunen? 2. Hvilket system har kommunen for å ivareta forvaltning av verdier og eiendeler? 3. Hvilken rapportering gjennomføres til politisk nivå om forvaltning av verdier og eiendeler? 6.1 Konklusjon på delproblemstillingene Kapitalforvaltning Kommunens kapitalforvaltning utføres i dag i samsvar med kommunelovens bestemmelser og egne retningslinjer. Kommunen har ikke hatt tap tilknyttet kapitalen og realverdien på bankinnskuddet er opprettholdt og gitt en avkastning i samsvar med gjeldende bankavtale. Kommunen har ikke tatt opp lån for å betale løpende utgifter i budsjettåret. Dette bekrefter at kommunen har en betryggende kapitalforvaltning i samsvar med gjeldende bestemmelser. Kapitalforvaltningen ivaretas gjennom årsbudsjett, årsregnskapet og årsberetningen, noe som er i samsvar med kommunelovens bestemmelser og kommunens eget finansreglementet. Kommunen har en lav risiko på plasserte midler noe som gir føringer på avkastningen av midlene. En plassering av midler med høyere risiko hadde medført høyere avkastning i oppgangstider men og fare - Kapital- og eiendomsforvaltning - 20

21 for redusert avkastning og tap av midler i nedgangstider. Kommunen har en trygg og forutsigbar plassering som ivaretar kommunens kapital på en sikker måte, i dag. Kommunen har god likviditet til å betale løpende utgifter, i tillegg har kommunen 19,7 mill kroner som er plassert i bank og som kan disponeres av kommunestyret. Dette viser at kommunen har god kontroll på likvidsituasjonen i dag. Eiendomsforvaltning Nøkkeltallsanalysen viser at kommunen har størst eiendomsmasse sammenlignet med andre og har færrest ressurser til å vedlikehold denne. I 2008 har kommunen hatt færrest investering i eiendomsmassen sammenlignet med andre. Videre har kommunen hatt høye utgifter til skolelokaler, idrettsbygg og kulturbygg, mens utgifter til administrasjons-, førskole- og institusjonslokaler er lavere sammenlignet med andre. Kommunens system for eiendomsforvaltningen ivaretas gjennom årsbudsjett, årsregnskapet og årsberetningen, noe som er i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Det er likevel revisors oppfatning at dette systemet ikke gir noe helhetlig oversikt over hele kommunens bygningsmasse noe som savnes. En helhetlig oversikt over tilstand og behov ville ha sikret at kommunens prioriteringer vedrørende vedlikehold gjøres ut fra en helhetsvurdering over eid bygningsmasse. Videre ville et helhetlig system for eiendomsforvaltningen vært mer i samsvar med relevante anbefalinger fra NOU 2004:22 og Norges bygg- og eiendomsforening. Kommunestyret har i budsjett og økonomiplan for vedtatt mål om at verdien på bygningsmassen skal opprettholdes. Det er revisors inntrykk at kommunen ikke klarer å ivareta verdien på bygningsmassen i dag med dagens ressursrammer. Kommunen har flest utleieboliger i dag sammenlignet med andre. Kommunestyret vedtok i 1999 salg av utleieboliger og har frem til i dag solgt 15 leiligheter/boliger noe som er i samsvar med målsettingene i vedtaket. Kommunen bør fortsatt vurdere om man skal eie eller forsere et salg av disse ut fra det store antallet utleieboliger kommunen eier i dag. 6.2 Konklusjon på hovedproblemstillingen Kommunens kapitalforvaltning er i samsvar med kommunelovens bestemmelser. Den ivaretar verdien på kommunens midler på en trygg og forutsigbar måte etter revisors vurdering. Kommunen har en stor eiendomsmasse å forvalte samt at man har få ressurser til å vedlikeholde den sammenlignet med andre. Kommunen klarer ikke å opprettholde verdien på eiendomsmassen i dag og mangler et helhetlig system for å forvalte den etter revisors vurdering. 6.3 Anbefalinger Revisor anbefaler Hemne kommune å: Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 21

22 Vedlegg 1 - Kilder Lov og forskrift: LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner - kommuneloven Kommunestyrevedtak i Hemne kommune: K-sak 51/99 - Salg av kommunale eiendommer K-sak 76/01 - finansstrategi i Hemne kommune K-sak 1/05 - Handlingsplan for helhetlig boligpolitikk i Hemne kommune K-sak 139/07 - Årsbudsjett 2008 / økonomiplan K-sak 53/08 - Regnskap/årsberetning 2007 K-sak 54/08 - Årsrapport 2007 F-sak 43/08 Prioritering av avsatte midler vedlikehold - bygg F-sak 16/09 Prioritering av mulige investerings- / driftsprosjekter i forbindelse med Krisepakken fra staten januar 2009 Dokumenter, nøkkeltall og avtaler Hemne kommunes bankavtale Relevante dokumenter vedrørende kommunens kapital- og eiendomsforvaltning Nøkkeltall hentet fra SSB om kommunens eiendomsforvaltning Veiledere og rapporter NOU 2004:22, velholdte bygninger gir mer til alle - om eiendomsforvaltningen i kommunesektoren, november 2004 Tilstandsanalyse, innføringer og prinsipper, Norges bygg- og eiendomsforening 1. utg. juni 2003 Artikkel i Finansavisen Norske kommuner har tapt 20. mrd. på børsen Areal, tilstand, oppgraderingsbehov, vedlikeholdsstrategi i kommunesektoren - Multiconsult, 11. September 2008, rapport nr /1 Intervju: Rådmannen, kommunalsjef for økonomi, fagsjef regnskap, Enhetsleder for TLM, avdelingsingeniør bygg, enhetsleder Sodin skole, enhetsleder Svanem skole og enhetsleder Grøtnes barnehage. - Kapital- og eiendomsforvaltning - 22

23 Vedlegg 2 - Vedlikeholdsbehov - Kapital- og eiendomsforvaltning - 23