KONKURRANSE I FORBINDELSE MED INNKJØP OG IMPLEMENTERING AV CRM SYSTEM OG NAVNEDATALØSNING FOR PATENTSTYRET

Transkript

1 KONKURRANSE I FORBINDELSE MED INNKJØP OG IMPLEMENTERING AV CRM SYSTEM OG NAVNEDATALØSNING FOR PATENTSTYRET KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling

2 Innhold Innholdsfortegnelse 1 BAKGRUNN OG HENSIKT MED ANSKAFFELSEN OM OPPDRAGSGIVER BAKGRUNN HENSIKT BEHOVETS OMFANG OG KONTRAKTENS VERDI INVITASJON TIL Å DELTA RAMMER FOR KONKURRANSEN VALG AV PROSEDYRE OPPDRAGSGIVER FREMDRIFTSPLAN OG FRISTER KONTRAKT EIENDOMS- OG DISPOSISJONSRETT SPRÅK AVLYSNING KOSTNADER KVALIFISERINGSKRAV FORETAKSREGISTRERING, GODKJENNINGER, MV HMS - EGENERKLÆRING KOMPETANSE OG ERFARING KVALITETSSTYRINGSSYSTEM TILGJENGELIGHET FINANSIELL STILLING ORGANISERING KRAV TIL SØKNADEN MERKING STRUKTUR LEVERING KOMMUNIKASJON I KVALIFIKASJONSPERIODEN SØKNADSFRISTEN VEDSTÅELSESFRIST INNLEVERINGSSTED FORBEHOLD BEHANDLING AV SØKNADEN REGISTRERING AV SØKNAD SØKNADSBEHANDLING AVVISING EVALUERINGSKRITERIER KONTAKTPERSON... 9 Side 2 av 2

3 1 BAKGRUNN OG HENSIKT MED ANSKAFFELSEN 1.1 Om oppdragsgiver Patentstyret er en statlig etat under Nærings- og handelsdepartementet. Vi har ca 270 ansatte innenfor fagområder som juss, teknikk, økonomi/ administrasjon, informasjon og markedsføring. Patentstyrets hensikt er å hjelpe norsk næringsliv å styrke virksomheten sin gjennom kunnskap om industrielle rettigheter - slik at bedriftene vil sikre sine investeringer, konkurranseposisjoner og skape økonomisk vekst i det norske samfunnet. Patentstyrets hovedoppgave er å behandle søknader om patenter, varemerke- og designregistreringer. Vi arrangerer kurs og holder foredrag om betydningen av industrielle rettigheter. I tillegg utfører vi ulike typer forundersøkelser. Her skaffer vi kunder oversikt over teknologiens stilling på oppgitte områder, gir forhåndsvurderinger av ideer til patenter, varemerker og design, og overvåker bestemte aktiviteter eller aktører på oppgitte områder. Kundegruppen består av norsk og utenlandsk næringsliv, forskningsinstitusjoner, oppfinnere og frittstående idéskapere. 1.2 Bakgrunn Patentstyrets nåværende kundehåndteringsverktøy vil ikke kunne møte Patentstyrets fremtidige behov i henhold til vår IKT plan. Vi ser at eksisterende system ikke møter våre krav til brukerfunksjonalitet, rapportering og integrasjoner med andre systemer. For å oppnå størst gevinst i forbindelse med innføring av kundehåndteringssystem, er det behov for omfattende systemintegrasjon. Integrasjon krever bruk av felles datanøkkel; organisasjonsnummer og personnummer. Vi ønsker en løsning som gir kundene merverdi gjennom større sikkerhet og åpner opp muligheten for å lansere nye elektroniske tjenester, samt at andre lovpålagte krav tilfredsstilles. Løsningen skal også sikre muligheten til å beholde spesialisert håndtering av navnedata i våre fagsystemer. 1.3 Hensikt Patentstyret skal ha et brukervennlig og oversiktlig kundehåndteringsverktøy som brukes i organisasjonen innen 2. kvartal Sentralt i dette ligger at CRM systemet skal fungere som en helhetlig løsning, der all informasjon og data om kunden blir registrert og tilgjengeliggjort for hele Patentstyret. Dette innebærer at funksjoner i CRM systemet må være brukervennlige på alle nivåer, og at systemet enkelt kan tilpasses eksisterende IT-arkitektur i Patentstyret. Vi bruker i hovedsak Microsoft applikasjonsog WEBservere med Oracle databaser. CRM systemet skal kunne integreres med Microsoft Exchange/ Outlook, Agresso, SANT (egenutviklet saksbehandlingssystem), Ephorte og BizWizard. Anskaffelsen omfatter også mulig utvikling av, og integrasjon med, et nytt verktøy for håndtering av metadata fra Brønnøysund, heretter kalt navnedata. Denne anskaffelsen omfatter utvikling av en løsning for å hente og kvalifisere metadata fra Brønnøysundregistrene, og skal i fremtiden kunne benyttes av andre systemløsninger i Patentstyret for å sikre mulig kundeintegrasjon, datakvalitet og deling av kundeinformasjon. I tillegg skal anskaffelsen inkludere den nødvendige migrering av data fra nåværende Enterprise Salesmaker, til nytt CRM system. CRM systemet skal: fungere effektivt innen kundebehandling av både nye og eksisterende kunder Side 3 av 3

4 gjøre det lett å dele kundeinformasjon på tvers i organisasjonen underbygge effektiv saksgang da Patentstyret har høy fokus på effektivitet ha en logisk struktur for daglige arbeidsoppgaver CRM systemet skal også: gi fullstendig oversikt over kundens vei gjennom Patentstyret være et dynamisk rapporteringsverktøy være et fleksibelt segmenteringsverktøy 1.4 Behovets omfang og kontraktens verdi. Samlet verdi av prosjektet er estimert til å ligge omkring NOK ,- eksl. merverdiavgift. Estimatet dekker innkjøp av applikasjon, spesifikasjon, utvikling av navnedataløsning, utvikling av integrasjoner, migrering av data fra nåværende system, implementering av system med integrasjoner og drifting/ support/ vedlikehold av systemet i 4 år. 1.5 Invitasjon til å delta Patentstyret innbyr herved leverandører til å delta i konkurransen i henhold til konkurransereglene skisserte nedenfor. 2 RAMMER FOR KONKURRANSEN 2.1 Valg av prosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser mv. av , med tilhørende Forskrift (FOR ). Patentstyret har valgt anskaffelsesprosedyren konkurranse med forhandlinger, (jmf 14,3c, da tjenestene som skal leveres er av en slik art at man ikke kan fastsette spesifikasjonene så nøyaktig at det muliggjør bruken av en annen prosedyre) og forespørselen er utlyst i Norsk lysingsblads kunngjøringsbase DOFFIN, samt EØS kunngjøringsbase TED. Patentstyret forbeholder seg retten til å føre forhandlinger om endringer, eller suppleringer av tilbudene. Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudene, så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner. Vilkårene for kjøpet, herunder spesifikasjonene av varene og tjenestene, kan være gjenstand for drøftelser eller forhandlinger med en eller flere tilbydere. Patentstyrets forhandlingsutspill anses ikke som et avslag på det opprinnelige tilbudet. Alle leverandører som sender inn søknad om deltakelse i konkurransen vil bli kvalifisert på grunnlag av kvalifikasjonskravene (kapittel 3). Leverandører som er kvalifisert i henhold til kvalifikasjonskravene, vil bli invitert til å innlevere tilbud. De øvrige tilbydere vil bli underrettet skriftlig om at deres tilbud er forkastet. Tilbydere som det innledes forhandlinger med, vil bli gitt like vilkår og opplysninger. Under forhandlingene vil Patentstyret ikke gi tilbyder opplysning om innholdet i de øvrige tilbudene. Konkurransen har to faser: 1. Prekvalifisering etter henvendelse fra leverandører med valg av tilbydere. 2. Konkurranse med forhandling mellom de valgte leverandører. Dette dokumentet omhandler fase 1 prekvalifisering. Side 4 av 4

5 2.2 Oppdragsgiver Informasjon om oppdragsgiver: Patentstyret, v/ Otto Scharff Leveringsadresse: Københavngt. 10, 0566 Oslo Postadresse: Boks 8160 Dep., 0033 Oslo Telefon Sentralbord: Faks: Internettside: Alle henvendelser skal merkes Innkjøp og implementering av CRM system og navnedataløsning for Patentstyret 2008/ Fremdriftsplan og frister Kvalifikasjonssøknaden skal senest være oppdragsgiver i hende innen kl 12.00, Følgende tentative fremdriftsplan følges; Aktivitet Dato 1 Kunngjøring med vedlagt konkurransegrunnlag FRIST for å sende inn spørsmål til konkurransegrunnlaget/ frist for utlevering av dokumenter 3 FRIST for å sende inn kvalifikasjonssøknaden Åpning av kvalifikasjonssøknaden Evaluering og avklaring av kvalifikasjonssøknadene sluttført 6 Utsendelse av tilbudsgrunnlaget FRIST for å levere inn tilbud Åpning av tilbud Forhandling med tilbydere sluttført Kontraktstildeling Kontrakt Statens standard Den store kjøpsavtalen (SSA-K) vil bli benyttet, samt Den store vedlikeholdsavtalen (SSA-V). Begge er tilgjengelige på Leveringstidspunkt fastsettes etter nærmere avtale med den utvalgte leverandøren. Kontrakten skal omfatte drift og/ eller vedlikeholdsavtale på 3 år, med opsjon på ytterligere ett år. 2.5 Eiendoms- og disposisjonsrett Til informasjon reflekterer konkurransegrunnlaget følgende om eiendoms- og disposisjonsrett: Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til anskaffelsens resultater tilfaller Patentstyret i sin helhet og i de enkelte deler, slik at vi kan utnytte disse uten noen form for restriksjoner eller samtykke fra den annen part. Dette inkluderer alle resultater av arbeidet gjennom hele arbeidsprosessen og sluttresultatet, herunder den designmessige utformingen og den tekniske løsningen, samt kildekoden til skreddersøm, programvaretilpasninger, integrasjoner og frittstående moduler/ verktøy. Side 5 av 5

6 2.6 Språk Det er et krav at søknaden med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. Dette kravet gjelder også spesifikasjoner og kontraktsdokumenter, som også skal være utformet på norsk. 2.7 Avlysning Dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av finansiering eller manglende politisk godkjenning, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å avlyse konkurransen. 2.8 Kostnader Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen må dekkes av tilbyderen. Det samme gjelder kostnader som er pådratt ved møter, demonstrasjoner, reiser, etc. 3 KVALIFISERINGSKRAV Leverandørene må dokumentere at de innfrir gitte krav for å delta i konkurransen. Oppdragsgiver stiller krav til leverandørenes tekniske kompetanse og erfaring, finansielle stilling, samt prisstruktur. Det vil også bli stilt krav til organisering av arbeidet. 3.1 Foretaksregistrering, godkjenninger, mv Tilbyder skal dokumentere offentlig foretaksregistrering i Brønnøysund, eller lignende. Det skal videre fremlegges de godkjenninger, tillatelser eller medlemskap i særskilte organisasjoner som tilbyder mener er relevant i forhold til oppdraget. 3.2 HMS - Egenerklæring Det skal fremlegges en egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet HMS erklæring. Skjemaet kan hentes på nettadressen: Kompetanse og erfaring Tilbyder skal dokumentere at de er en solid aktør i markedet for levering av CRM systemer/ - tjenester og herunder redegjøre for systemet de leverer. Redegjør for kompetanse og erfaring med systemleveranse og -utvikling, samt kapasitet innen relevante fagområder. Dette skal dokumenteres med fremleggelse av; a. en beskrivelse av utdanning og faglige kvalifikasjoner (CV) for de personer som har ansvaret for å lede og oppfylle kontrakten b. liste over de viktigste utførte tjenester/ oppdrag de siste 3 år, relevant for dette oppdraget, med opplysninger om verdi, tidspunkt og referansepersoner hos oppdragsgiver c. en kort beskrivelse av systemet/ systemløsningen og/ eller alternativ teknologi leverandør leverer, aktuell for denne konkurransen 3.4 Kvalitetsstyringssystem Redegjør for kvalitetsstyring både i firma og i den pågjeldende prosessen. Dette skal dokumenteres med fremleggelse av; a. system for kvalitetssikring av internkontroll, kvalitetskontroll, ansettelsesforhold etc. b. oversikt over de metoder tilbyder vil benytte for kvalitetsstyring i denne kontrakten (Dokumentasjonen kan fremlegges i form av utdrag av interne kvalitetssikringssystem, personalhåndbok og rutiner.) Bedriftsintern informasjon vil behandles konfidensielt, og kun tilfalle personer med direkte tilknytning til evalueringsprosessen. Side 6 av 6

7 3.5 Tilgjengelighet Tilbyder må være tilgjengelig for oppdragsgiver pr. telefon, e-post og ved personlig fremmøte. Kompetanseoverføring til Patentstyrets ansatte må sikres ved at vårt nøkkelpersonell informeres om, og deltar i prosessen. For å sikre et tilfredsstillende resultat, og for å opprettholde det daglige arbeidet i systemene, er det viktig med nær kontakt mellom oppdragsgiver og leverandør, spesielt i innkjøps- og utviklingsfasen. 3.6 Finansiell stilling Følgende kvalifikasjonskrav gjelder og dokumentasjon skal vedlegges tilbudet: a. erklæring om foretakets omsetning de tre siste regnskapsår - totalt og for de systemer/ tjenester denne kontrakten omhandler b. skatteattest (attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor tilbyder hører hjemme, som bekrefter at tilbyderen har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme - attesten må ikke være eldre enn 6 måneder) c. dokumentasjon på økonomisk leveringsevne over siste tre regnskapsår 3.7 Organisering Leverandør skal gi en beskrivelse av egen organisasjon og hvordan denne er strukturert. Ved søknad om deltakelse fra samarbeidende gruppe av tjenesteytere, vil det før eventuell kontraktstildeling stilles krav til soliditet, solidaransvar og organisering også av eventuelle samarbeidspartnere. Det forutsettes at man i søkerprosessen orienterer om organisasjonsmodellen dersom dette er aktuelt. 3.8 Prising Tilbyder må sette opp en prisstruktur/ -modell som inkluderer: a. systemløsning og evt. videreutvikling for tilpasning til våre behov (dette inkluderer innkjøpspris, lisenser, integrasjonsarbeid, etc.) b. utvikling/ videreutvikling av navnedataløsning c. service d. perioderelatert arbeid/ spesifiserte leveranser e. opplæring og opplæringsmateriell, support f. andre utgifter som Patentstyret eventuelt blir fakturert for 4 KRAV TIL SØKNADEN 4.1 Merking Søknaden skal være merket Innkjøp og implementering av CRM system og navnedataløsning for Patentstyret Konfidensielt 2008/ Struktur Søknaden skal være skriftlig og skal ha følgende struktur: a. signert søknadsbrev b. beskrivelser, redegjørelser og dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav som beskrevet i kapitel 3, i samme rekkefølge som underpunktene i kapitel 3 c. eventuelle forbehold 4.3 Levering Søknaden skal leveres i sin helhet i elektronisk form på standard CD- eller DVD-medier, ved bruk av standardiserte dokumentformater i henhold til NOARK-4, eller et format tilsvarende Side 7 av 7

8 arbeidsformene benyttet av Patentstyret (MS Word, PDF). En fullstendig papirkopi skal følge leveransen. Søknaden kan leveres direkte eller sendes pr post. 4.4 Kommunikasjon i kvalifikasjonsperioden Eventuelle spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget skal rettes til CRM ansvarlig Cecilie Lång, e- post: cel@patentstyret.no, og være oppdragsgiver i hende innen Alle spørsmål skal være skriftlige. Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget, plikter tilbyder umiddelbart å gi oppdragsgiver skriftlig melding om dette. Alle henvendelser vil bli besvart på en generell og anonymisert måte, og svarene vil bli distribuert til tilbydere som har hentet ut kvalifikasjonsgrunnlaget. 4.5 Søknadsfristen Dokumentet må være Patentstyret i hende på innleveringsstedet innen kl 12: Vedståelsesfrist Det forutsettes at søknaden om å delta er bindende frem til kl Innleveringssted Søknad og senere tilbud sendes til Patentstyret Leveringsadresse: Københavngata 10, 0566 Oslo Postadresse: Boks 8160 Dep., 0033 Oslo. Norge Merket: Innkjøp og implementering av CRM system og navnedataløsning for Patentstyret Konfidensielt 2008/ Forbehold Oppdragsgiver tar forbehold om i konkurransen å kunne inngå avtaler med flere leverandører, eller at deler av utviklings- og integrasjonsarbeidet gjennomføres av egne utviklere. 5 BEHANDLING AV SØKNADEN 5.1 Registrering av søknad Søknader om prekvalifisering påføres tidspunkt for mottak. På forespørsel kan oppdragsgiver bekrefte mottak skriftlig for tilbyder. 5.2 Søknadsbehandling Søknadene åpnes og behandles i lukket forum. Søkerne vil ikke få tilsendt utskrift fra protokoll for evaluering. Den enkelte søker vil bli meddelt eget resultat. Resultater sendes alle søkere samtidig. Søknader vil ikke bli returnert. 5.3 Avvising Patentstyret forbeholder seg retten til å avvise tilbudet dersom a) det ikke er levert i tide b) det ikke er underskrevet c) det inneholder et avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med reglene d) det på grunn av sitt innhold ikke fyller vilkårene til et bindende tilbud Side 8 av 8

9 e) det inneholder vesentlige forbehold f) det mangler etterspurt dokumentasjon Konkurransegrunnlag Oppdragsgiver tar forbehold om å kunne forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn til dette. Det gis adgang til å avvise et tilbud fordi det virker unormalt lavt i forhold til ytelsen som tilbys. Før tilbudet avvises av denne grunn, vil leverandøren få anledning til å redegjøre for årsaken til den lave prisen. Patentstyret vil snarest mulig ta stilling til spørsmålet om avvisning. Leverandør som blir avvist, vil bli underrettet skriftlig. 5.4 Evalueringskriterier Følgende hovedkriterier legges til grunn ved utvelgelse av de leverandører som vil motta tilbudsgrunnlag og invitasjon til deltagelse i konkurransen: I vurderingen inngår evaluering av Tekniske krav og -kompetanse herunder inngår: o kompetanse o erfaring både med systemleveranse og utvikling o referanser o leveringsevne bevist over tid o kvalitetsstyringssystemer o tilgjengelighet Vektes 50 %: Finansiell stilling herunder inngår: o økonomisk stilling o soliditet i tilfeller der man ønsker å organisere arbeidet med samarbeidende grupper skal soliditeten til disse også dokumenteres o organisering Vektes 25 %: Prising herunder inngår: o prisstruktur og -modell o priser på service o priser for spesifiserte leveranser/ perioderelatert arbeid o andre utgifter som Patentstyret vil bli fakturert for o Vektes 25 %: Patentstyret forbeholder seg rett til å kvalifisere og velge ut de mest egnede i henhold til evalueringskriteriene. 5.5 Kontaktperson Dersom det er spørsmål vedrørende denne kvalifiseringen rettes disse skriftlig til følgende kontaktperson: PATENTSTYRET Postadresse: Postboks 8160 Dep., 0033 Oslo Besøksadresse: Københavngata 10, 0566 Oslo Tlf Fax Kontaktperson: CRM ansvarlig Cecilie Lång cel@patentstyret.no Side 9 av 9

10 Side 10 av 10