ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER

Transkript

1 ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER KVALIFISERINGSGRUNNLAG Rammeavtale for Tilpasningsprosjektet

2 Innhold 1 BAKGRUNN OG HENSIKT MED ANSKAFFELSEN Om oppdragsgiver Bakgrunn Anskaffelsens hensikt Behovets omfang og kontraktens verdi Invitasjon 4 2 GENERELT OM KONKURRANSEN Prosedyre mv Oppdragsgiver Fremdriftsplan og frister Kontrakt Språk Avlysning Kostnader 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV Evalueringskriterier Foretaksregistrering, godkjenninger, mv HMS - Egenerklæring Organisering Finansiell og økonomisk stilling Kompetanse, erfaring og kapasitet mv Kvalitetsikring Tilgjengelighet 7 4 SØKNADENS STRUKTUR MV Merking Struktur Levering Kommunikasjon i kvalifikasjonsperioden Søknadsfristen Vedståelsesfrist Innleveringssted 8 5 BEHANDLING AV SØKNAD Registrering av søknad Søknadsbehandling Avvising Kontaktperson 8 Side 2 av 2

3 1 BAKGRUNN OG HENSIKT MED ANSKAFFELSEN 1.1 Om oppdragsgiver Patentstyret er en statlig etat under Nærings- og handelsdepartementet. Vi har ca 280 ansatte innenfor fagområder som juss, teknikk, økonomi/administrasjon, informasjon og markedsføring. Patentstyrets hensikt er å hjelpe norsk næringsliv å styrke virksomheten sin gjennom kunnskap om industrielle rettigheter - slik at bedriftene vil sikre sine investeringer, konkurranseposisjoner og skape økonomisk vekst i det norske samfunnet. Patentstyrets hovedoppgave er å behandle søknader om patenter, varemerke- og designregistreringer. Vi arrangerer kurs og holder foredrag om betydningen av industrielle rettigheter. I tillegg utfører vi ulike typer forundersøkelser. Her skaffer vi kunder oversikt over teknologiens stilling på oppgitte områder, gir forhåndsvurderinger av ideer til patenter, varemerker og design, og overvåker bestemte aktiviteter eller aktører på oppgitte områder. Kundegruppen består av norsk og utenlandsk næringsliv, forskningsinstitusjoner, oppfinnere og frittstående idéskapere. 1.2 Bakgrunn gjorde regjeringen det kjent at den ville gå inn for at Norge slutter seg til Den europeiske patentorganisasjonen 1 (EPO). Stortinget skal behandle saken i løpet av høsten 2007 med sikte på en tilslutning senest Et eventuelt norsk EPO-medlemskap vil innebære store forandringer for Patentstyret, blant annet en betydelig reduksjon i søknader innenfor patentområdet og et årlig inntektsbortfall for virksomheten estimert til ca 25 millioner kroner de første årene. For å opprettholde nødvendig kompetanse for behandling av nasjonale patentsøknader, også innenfor et EPO-medlemskap, er det besluttet å inngå et samarbeid med Danmark og Island om etablering av en felles patentmyndighet; Nordisk Patentinstitutt 2 (NPI). NPI har fått status som PCT-myndighet 3, og man ser for seg at NPI skal inngå avtaler med andre lands patentmyndigheter om nyhetsgranskning av patentsøknader, samt utføre tekniske forundersøkelser for private virksomheter. Med disse oppgavene oppnås virksomhetsgrunnlag for å opprettholde bred patentfaglig kompetanse på nasjonalt nivå i Danmark, Norge og (indirekte) på Island, særlig til fordel for små og mellomstore bedrifter, gjennom patentmyndighetenes engasjement i dette nordiske samarbeidet. Inntekter av arbeidet fra NPI forutsettes å dekke kostnadene, men samarbeidet vil samtidig sette begrensinger for Patentstyrets samlede kostnadsnivå. Patentstyret har i den senere tid arbeidet med en plan for EPO- og NPI tilpasning, og ønsker nå bistand i det videre arbeidet primært i forhold til implementering av det man har kommet frem til som nødvendige tiltak. 1 For mer informasjon se 2 For mer informasjon se 3 For mer informasjon se Side 3 av 3

4 1.3 Anskaffelsens hensikt Hensikten med anskaffelsen er etableringen av rammeavtale for ledelsesrelaterte konsulenttjenester. Oppgaven vil primært dreie seg om bistand til implementering av utarbeidet plan med nødvendige tiltak. Man søker ressurser innen området organisasjonsutvikling og endringsledelse. Hensikten med rammeavtalen er å sikre en god tilpasning til de nye rammevilkår innen de tidmessige rammer man er pålagt. 1.4 Behovets omfang og kontraktens verdi. Det skal etableres en 2 årig rammeavtale for konsulenttjenester med rett til forlengelse med 1+ 1 år. Behovets omfang er ikke endelig fastlagt. Man har i dag en forventning om a kontrakten ikke vil overstige 2 millioner kroner. Det gjøres oppmerksom på at kontraktens verdi kan bli vesentlig mindre. Kontrakter under rammeavtalen tildeles etter nærmere klarlegging av detaljert behov. Rammeavtalen skal ikke innebære noen kjøpeforpliktelse for oppdragsgiver. 1.5 Invitasjon Patentstyret innbyr herved leverandører til å delta i konkurransen i henhold til de nedenfor skisserte konkurranseregler. 2 GENERELT OM KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre mv. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser mv. av , med tilhørende Forskrift ( FOA ). Patentstyret har valgt anskaffelsesprosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring jfr FOA 14-3 c). Konkurransen gjelder en rammeavtale med en leverandør jfr FOA Konkurransen er utlyst i Norsk lysingsblads kunngjøringsbase DOFFIN og TED-databasen. 2.2 Oppdragsgiver Informasjon om oppdragsgiver Patentstyret, Leveringsadresse: Københavngt. 10 Postadresse: Boks 8160 Dep., 0033 Oslo Telefon Sentralbord: / Fax: Internett side: Alle henvendelser skal merkes 2007/1045 Rammeavtale for Tilpasningsprosjektet. Side 4 av 4

5 2.3 Fremdriftsplan og frister. Det er satt opp følgende fremdriftsplan; Aktivitet Dato 1 Kunngjøring med vedlagt kvalifikasjonsgrunnlag 25.april FRIST for å sende inn spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 14.mai FRIST for å sende inn kvalifikasjons søknaden 28.mai Åpning av kvalifikasjonssøknaden 28.mai Evaluering og avklaring av kvalifikasjonssøknadene sluttført 1.juni Utsendelse av tilbudsgrunnlaget 1.juni Informasjonsmøte Primo juni 8 FRIST for å levere inn tilbud 30.juni Forhandling Primo juli 10 Kontraktstildeling Medio juli 2.4 Kontrakt Rammeavtalens vilkår er del av konkurransegrunnlaget som vil gjøres tilgjengelig til kvalifiserte leverandører. Kontrakter under rammeavtalen skal tildeles etter en revidert utgave av Statens Standardavtale for konsulentbistand, som også vil gjøres tilgjengelig til kvalifiserte leverandører. 2.5 Språk Det er et krav at søknaden med tilhørende dokumenter skal utformes på norsk. 2.6 Avlysning Oppdragsgiver forebeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av finansiering eller manglende politisk godkjenning. 2.7 Kostnader Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen må dekkes av tilbyderen. Det samme gjelder kostnader som er pådratt ved møter, demonstrasjoner, reiser, etc. 3 KVALIFIKASJONSKRAV Det vil bli stilt krav til leverandøren for å delta i konkurransen, som han også må kunne dokumentere. Oppdragsgiver stiller krav til leverandørens finansielle og økonomiske stilling, samt kvalifikasjoner. 3.1 Evalueringskriterier Følgende hovedkriterier vil legges til grunn ved utvelgelse av de leverandører som vil motta tilbudsgrunnlag og invitasjon til deltagelse i konkurransen : Leverandørens faglige gjennomføringsevne Leverandørens økonomiske soliditet Oppdragsgiver vil blant de kvalifiserte kvalifisere og velge ut mellom 3 og 10 leverandører blant de mest egnede ihht til evalueringskriteriene. Side 5 av 5

6 I vurderingen inngår evaluering av beskrivelser / dokumentasjon av - Kompetanse - Erfaring - Referanser - Organisasjon - Kapasitet - Pålitelighet - Fleksibilitet - Tilgjengelighet - Kvalitetsikring - Kontraktsmessige forbehold - Økonomisk stilling - Attester, erklæringer mv. Kravene til dokumentasjon detaljeres i det følgende. Kvalifiseringsgrunnlag Foretaksregistrering, godkjenninger, mv Tilbyder skal dokumentere offentlig foretaksregistrering i Brønnøysund, el. Det skal videre fremlegges de godkjenninger, tillatelser eller medlemskap i særskilte organisasjoner som tilbyder finner er relevant i forhold til oppdraget. 3.3 HMS - Egenerklæring Det skal i søknad om godkjenning fremlegges en egenerklæring for helse, miljø og sikkerhet HMS erklæring. Skjemaet kan hentes på nettadressen: Organisering Ved søknad om deltakelse fra samarbeidende gruppe av tjenesteytere, vil det før eventuell kontraktstildeling stilles krav til soliditet, solidaransvar og organisering. Det forutsettes at man i søkerprosessen orienterer om organisasjonsmodellen dersom dette er aktuelt. 3.5 Finansiell og økonomisk stilling Følgende kvalifikasjonskrav gjelder og dokumentasjon skal vedlegges tilbudet: a. Erklæring om foretakets totale omsetning og dets omsetning de tre siste regnskapsår for de ytelser denne kontrakten omhandler. b. Skatteattest. (Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet hvor tilbyder hører hjemme, som bekrefter at tilbyderen oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter i samsvar med lovbestemmelsene i landet hvor tilbyderen hører hjemme. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder.) 3.6 Kompetanse, erfaring og kapasitet mv Redegjør for kompetanse og erfaring innen relevante fagområder. Dette skal dokumenteres med fremleggelse av ; a. en beskrivelse av leverandørens personell og de enheter og systemer leverandøren disponerer til oppfyllelse av kontrakten. b. en beskrivelse av utdanning og faglige kvalifikasjoner for de personer som har ansvaret for å lede og oppfylle kontrakten, herunder CV for personell som ønskes benyttet. c. liste over de viktigste utførte tjenester / oppdrag de siste 3 år, relevant for dette oppdraget, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, referansepersoner hos oppdragsgiver som har referanse til det tidligere oppdraget. Side 6 av 6

7 3.7 Kvalitetsikring Redegjør for kvalitetsikring i firma og i denne kontrakten. Dette skal dokumenteres med fremleggelse av ; b. system for Internkontroll, kvalitetskontroll, ansettelsesforhold, etc i et kvalitetssikringssystem. c. oversikt over de metoder tilbyder vil benytte for kvalitetssikring i denne kontrakten. (Dokumentasjonen kan fremlegges i form av signerte attester, oversikt og utdrag av interne kvalitetssikringssystem m/ KS håndbok, personalhåndbok og rutiner.) Det godtgjøres at bedriftsintern informasjon ikke vil tilflyte utenforstående, konkurrenter, eller andre uten direkte tilknytting til evalueringsprosessen. 3.8 Tilgjengelighet Tilbyder må være tilgjengelig for oppdragsgiver pr. telefon, pr. mail og ved personlig fremmøte. Tjenesteyting under rammeavtalen innebærer tilstedeværelse hos oppdragsgiver. 4 SØKNADENS STRUKTUR MV 4.1 Merking Søknaden skal være merket 2007/1045 Rammeavtale for Tilpasningsprosjektet. 4.2 Struktur Søknaden skal være skriftlig og skal ha følgende struktur: 1. Signert søknadsbrev 2. Beskrivelser og dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskriterier. (Beskrevet i punkt 3, og i samme rekkefølge som i underpunktene i punkt 3). 3. Eventuelle forbehold 4.3 Levering Søknaden skal leveres både i elektronisk form og i papirkopi. Søknaden kan leveres direkte eller sendes i post. 4.4 Kommunikasjon i kvalifikasjonsperioden Eventuelle spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget skal rettes til Direktør Jørgen Smith, jsm@patentstyret.no og være oppdragsgiver i hende senest innen Alle spørsmål skal være skriftlige. Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler eller utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å gi oppdragsgiver skriftlig melding om dette. Alle henvendelser vil bli besvart på en generell og anonymisert måte, og svarene vil bli distribuert til tilbydere som har hentet ut kvalifikasjonsgrunnlaget. 4.5 Søknadsfristen Dokumentet må være Patentstyret i hende på innleveringsstedet senest innen kl 12: Vedståelsesfrist Det forutsettes at søknaden om å delta er bindende frem til kl Side 7 av 7

8 4.7 Innleveringssted Søknad og senere tilbud sendes til Patentstyret Merket : 2007/1045 Rammeavtale for Tilpasningsprosjektet. Leveringsadresse: Københavngaten 10 Postadresse: Boks 8160 Dep., 0033 Oslo. Norge 5 BEHANDLING AV SØKNAD 5.1 Registrering av søknad Søknader om prekvalifisering påføres tidspunkt for mottak. På forespørsel kan oppdragsgiver bekrefte mottak skriftlig for tilbyder. 5.2 Søknadsbehandling Søknadene åpnes og behandles i lukket forum. Oppdragsgiver vil kvalifisere og velge ut mellom 3 og 10 leverandører blant de mest egnede ihht til evalueringskriteriene jfr pkt 3.1. Oppdragsgiver vil bruke de samme kriterier for rangering og utvelgelse blant eventuelle overtallige kvalifiserte leverandører. Den enkelte søker vil bli meddelt eget resultatet. Søkerne vil ikke få tilsendt utskrift fra protokoll for evaluering. Resultater sendes alle tilbydere samtidig. Søknad med tilhørende dokumenter vil ikke bli returnert. 5.3 Avvising Søknader som inneholder vesentlige forbehold vil kunne bli avvist. Oppdragsgiver kan avvise de søkere som ikke har sendt inn etterspurt dokumentasjon. Oppdragsgiver tar forbehold om i konkurransen å kunne forkaste alle tilbud dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn til dette. 5.4 Kontaktperson Dersom det er spørsmål vedrørende denne kvalifiseringen vises til følgende kontaktperson : PATENTSTYRET Kontaktperson : Postboks 8160 Dep. Dir Jørgen Smith Københavngata 10 jsm@patentstyret.no Oslo. Tlf Fax Side 8 av 8