Møteinnkalling til styremøte tirsdag 29. januar 2013

Transkript

1 Styret i Sykehuset Telemark HF Vår dato: 22. januar 2013 Observatør fra brukerutvalget Birgit Lia Observatør fra brukerutvalget Knut Bjaaland Kopi til: Varamedlemmer Direktørens stab Revisor Tom Henry Olsen, PWC Helse Sør-Øst RHF Innkalling og saksdokumenter sendes elektronisk og per post til styret, med unntak av til de medlemmer som kun ønsker elektronisk forsendelse. Mottakere som skal ha kopi av saksdokumenter får dette kun elektronisk. Møteinnkalling til styremøte tirsdag 29. januar 2013 Møtested: Direktørens møterom Sykehuset Telemark i Skien Tidsplan: Kl Ordinært styremøte Saksliste: Ad s orientering Beslutningssaker Sak Sak Sak Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 14. desember 2012 Mandat for utviklingsplan Orienteringssaker Sak Status og kritiske faktorer i DIPS prosjektet v/prosjektleder Benedicte B-A Madsen Sak Aktivitets- og økonomirapport per desember 2012 Sak Årsoppgjør 2012 fremdriftsplan Sak Status på tiltak og plan budsjett 2013 Sak Virksomhetsstyring og intern kontroll-rapport etter interimrevisjonen Sak Tiltaksplan for oppfølging av 30-dagers overlevelse etter hjerteinfarkt og hjerneslag i Sykehuset Telemark v/fagdirektør Halfrid Waage Sak Avtale om øyeblikkelig hjelp døgnplasser med Sykehuset Telemark HF og kommunene Bø og Sauherad, Nome, Bamble og Siljan. Sak Avtale om jordmorberedskap for kommunene Nissedal og Fyresdal Sak Årsplan styresaker 2013 Sak Eventuelt Side 1 av 2

2 Andre orienteringer Referat fra møte i brukerutvalget i Sykehuset Telemark 17. januar 2013 Referat fra styremøte i Helse Sør-Øst 20. desember 2012 Strategidokument Helse Sør-Øst datert 22. november 2012 Restanse styresaker Tema Samhandling med kommunene v/samhandlingskoordinator Hege Holmern Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. Dersom du er forhindret fra å møte, vennligst gi beskjed til: Tone Pedersen telefon , mobil eller e-post tone.pedersen@sthf.no Med vennlig hilsen Tom Jørgensen (sign.) Styreleder Vedlegg: Sakspapirer Side 2 av 2

3 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Godkjenning av protokoll fra styremøte den 14. desember 2012 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess Margrethe Frøyshov Beslutning Trykte vedlegg: Protokoll fra styremøte den 14. desember 2012 Utrykte vedlegg: ingen Ingress: Protokoll fra styremøte den 14. desember 2012 legges framfor godkjenning. Forslag til vedtak: Styret godkjenner protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark den 14. desember Skien, den 13. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

4 PROTOKOLL FRA STYREMØTE I SYKEHUSET TELEMARK HF Tid: Fredag 14. desember 2012 Kl Tilstede: Tom Jørgensen Elisabeth A. Nilsen Thor Helge Gundersen Berit Stormoen Marie Landsnes Mari-Anne Sannes Thorleif Fluer Vikre Ellen Årøen Åse Himle Sted: Møterom Bølgen kulturhus, Larvik Styreleder Nestleder Forfall: Barthold Vonen Ann Iserid Vik-Johansen Observatører fra Brukerutvalget: Birgit Lia, leder Knut H. Bjaaland, nestleder Fra administrasjonen: Adm. dir. Bess M. Frøyshov Tone Pedersen (referent) Dessuten møtte: Benedikte B-A. Madsen, prosjektleder DIPS, Anne May Mauritzen, DIPS, Dana Tønnesen, økonomidirektør STHF, Alice Beate Andersgaard, fagdirektør i HSØ, prosjektleder Toril Orrestad i prosjektet Glemt av sykehuset. Side 1 av 7

5 Sak nr Godkjenning av innkalling og saksliste Styrets enstemmige vedtak: Styret godkjente innkalling og saksliste. Sak nr Konstituering av styret Styrets enstemmige vedtak: Styret ble konstituert. Styret diskuterte praktiseringen av arbeidsdelingen mellom styret og administrerende direktør samt forholdet til media basert på foreliggende instrukser. Det var enighet i styret om praktiseringen av ovenstående forhold. Sak nr Godkjenning av protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 14. november 2012 Styrets enstemmige vedtak: Styret godkjenner protokoll fra styremøte i Sykehuset Telemark 14. november Sak nr Administrative prosedyrer Styremøte i februar ble endret til 4. mars Ekstraordinært styremøte per telefon i februar 2013, som ble diskutert i møtet, utgår, da Helse Sør-Øst i etterkant av møtet har godkjent at styret behandler årlig melding i styremøte den 4. mars Styrets enstemmige vedtak: 1. Møtedatoer for styret i 2013 vedtas som følger; Tirsdag 29. januar Mandag 04. mars Onsdag 03. april Onsdag 22. mai Onsdag 19. juni Onsdag 25. september Onsdag 20. november Tirsdag 17. desember 2. Reiseregninger og utlegg registreres direkte i Personalportalen av ikke ansattvalgte styremedlemmer. Styresekretær sender informasjon per e-post til styremedlemmer om brukernavn, kontaktinformasjon til Sykehuspartner og annen nødvendig informasjon i uke Årlig styrehonoraret fordeles med månedlig utbetaling fra og med Side 2 av 7

6 Sak nr Budsjett 2013 Økonomidirektør Dana Tønnessen orienterte om budsjett Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret vedtar drifts- og investeringsbudsjett for Styret forutsetter at STHF legger endelig Oppdrags- og bestillerdokument til grunn for leveransene i Styret vedtar investeringsbudsjettet slik det er foreslått, og gir administrerende direktør fullmakt til å gjennomføre det i tråd med Helse Sør-Øst sine likviditetsforutsetninger. 4. Styret vurderer risikoen i budsjettet som betydelig og ber administrasjonen om følgende; Innen utgangen av januar 2013 å identifisere innsparingstiltak for realisering av 32 millioner kroner, som er innarbeidet i budsjettet, fordelt, men så langt ikke identifisert. Før ansettelser finner sted å utarbeide en plan for hvordan reduksjon i variabel lønn skal realiseres. 5. For å møte de medisinske og økonomiske utfordringene budsjettet gir er det nødvendig å igangsette arbeidet med en utviklingsplan for Sykehuset Telemark, i henhold til tidligere vedtak. Styret ber administrasjonen om å komme tilbake med et mandat for arbeidet til styrets neste møte. Protokolltilførsel fra ansatte representantene ved sykehuset Telemark vedrørende budsjett 2013; 1. Ansatte representantene er bekymret over at effektiviseringskravet for 2013 er økt fra 20 til 40 og så til 60 millioner. Vi fraråder at klinikkene viderefører ostehøvelprinsippet til seksjonene. Vi er bekymret for kvaliteten på tjenestene STHF skal yte til Telemarks befolkning. Stort fokus på økonomi og økonomistyring kan gå på bekostning av faglig fokus og kvalitet. 2. Ansatte representantene beklager at budsjettprosessen kom sent i gang. Det har ført til en vanskeligere prosess. Siste del av merverdikravet kom helt på slutten av året. 3. Ansatte representantene er bekymret for at det kan bli nedskjæringer i pasientbehandlingen enda en gang. Vi gjør styret oppmerksom på at det igjennom en årrekke har blitt gjennomført omstillinger og innsparinger ved Sykehuset Telemark og at det nå blir krevende å finne nedskjæringer som gir små skadevirkninger. 4. Ansatte representantene er bekymret for at tilbudet til psykiatriske pasienter ikke skal bli høyt nok prioritert. 5. Ansatte representantene er kritisk til HSØ sin nye inntektsmodell og hvordan den slår ut for Sykehuset Telemark. Sak nr Rammeplan beredskap Styrets enstemmige vedtak: Styret godkjenner Rammeplan beredskap for STHF slik den foreligger i revidert utgave pr dags dato. Side 3 av 7

7 Sak nr AD s orientering Styrets enstemmige vedtak: Styret tar administrerende direktør sin orientering til etterretning. Sak nr Tema: Presentasjon av Glemt av sykehuset ved Alice Beathe Andersgaard, fagdirektør medisin og helsefag Helse Sør-Øst Styrets enstemmige vedtak Styret tar presentasjonen Glemt av sykehuset ved Alice Beathe Andersgaard til orientering. Sak nr Styringsindikatorer og resultater per november 2012 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar redegjørelsen om styringsindikatorer og resultater per november 2012 ved Sykehuset Telemark til etterretning. Sak nr Rapportering på kritiske faktorer i DIPS prosjektet og gevinstrealisering knyttet til implementering av DIPS Prosjektleder Benedikte B-A Madsen presenterte oppdatert risikorapport og Anne May Mauritzen informerte om gevinstrealisering DIPS. Presentasjonen sendes til styremedlemmene i etterkant av møtet. Styrets enstemmige vedtak: Styret tar redegjørelsen rapportering på kritiske faktorer i DIPS prosjektet og gevinstrealisering knyttet til implementering av DIPS til etterretning. Sak nr Valg av ansatte representanter til styret i 2013 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar redegjørelsen valg av ansatte representanter til styret i 2013 til orientering. Sak nr Årsplan for styret 2013 Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar redegjørelsen om årsplan for styret 2013 til orientering. 2. Revidert årsplan legges frem på neste styremøte. Side 4 av 7

8 Sak nr Etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunene Notodden og Hjartdal Styrets enstemmige vedtak: Styret tar redegjørelsen om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunene i Notodden og Hjartdal til etterretning. Sak nr Prinsipper for etablering av leieavtaler for kommunale helsetjenester i sykehusets lokaler Styrets enstemmige vedtak: Styret tar prinsipper for etablering av leieavtaler for kommunale helsetjenester i sykehusets lokaler til orientering. Sak nr Utkast til svar på mottatt brev fra Kragerø kommune datert 29. november og 12. desember 2012 Styrets enstemmige vedtak: Styret ber administrasjonen om å foreta noen få korreksjoner på utkast til svar på mottatt brev fra Kragerø kommune datert 29. november og 12. desember 2012 før dette undertegnes av styreleder og adm. direktør og sendes. Sak nr Referat fra møte i Brukerutvalget 7. desember 2012 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar referat fra møte i Brukerutvalget i Sykehuset Telemark 7. desember til orientering. Sak nr Protokoll fra styremøte i Helse Sør-Øst RHF 22. november 2012 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar protokoll fra styremøter i Helse Sør-Øst 22. november til orientering. Sak nr Protokoll fra foretaksmøte i Sykehuset Telemark HF 29. november 2012 Styrets enstemmige vedtak: Styret tar protokoll fra foretaksmøte i Sykehuset Telemark HF 29. november til orientering. Sak nr Restanse styresaker Styrets enstemmige vedtak: 1. Styret tar restanse styresaker til orientering 2. Løpende orientering om pasientsikkerhetskampanjen endres til halvårlig rapportering. Side 5 av 7

9 Sak nr Eventuelt Det forelå ingen saker til eventuelt. Møtet hevet kl Neste ordinære styremøte: Tirsdag 29. januar 2013 på Direktørens møterom på Sykehuset Telemark i Skien Side 6 av 7

10 Sykehuset Telemark, 14. desember 2012 Tom Jørgensen Elisabeth A. Nilsen Barthold Vonen Styreleder Nestleder Sett Thor Helge Gundersen Åse Himle Berit Stormoen Mari-Anne Sannes Ann Iserid Vik Johansen Thorleif Fluer Vikre Sett Ellen Årøen Marie Landsnes Tone Pedersen (referent) Side 7 av 7

11 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark k HF Rapportering på status og kritiske faktorer i DIPS prosjektet Sak nr Saksbehandler Benedikte B-A Madsen Sakstype Orienteringssak Møtedato Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: Statusrapportering DIPS per PP presentasjon INGRESS: Statusrapport for DIPS Hovedprosjekt vedlegges saken. I hovedtrekk er deler av prosjektet noe forsinket, men man mener at oppstartsdato 13. mai 2013 ikke er i fare. Prosjektet holder seg s innenfor budsjettrammene som err lagt, men ytterligere forsinkelser r vil kunne føre til økt aktivitet med påfølgende kostnader. Prosjektet rapporterer gul status på risiko, i hovedsak knyttet til integrasjoner av andre fagsystemer mot DIPS.Se ellers statusrapport for flere detaljer rundt fremdrift, risiko og tiltak. Konklusjon: Styret tar saken om rapportering på status ogg kritiske faktorer i DIPS prosjektet til etterretning. Skien, den 21. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

12 Statusrapportering DIPS Hovedprosjekt Program Regional klinisk dokumentasjon Dato 21/1-13 B Fullført G Tilfredsst. Y Krever tiltak R Kritisk IP Ikke påbegynt Samlet status Y Fremdrift Y Kostnader G Ressurser G Risiko Y Gevinster G Omdømme Viktigste positive hendelser Kursinstruktører er avklart, og DP opplæring har hatt mange gode kandidater å velge mellom. Testleder for akseptansetest er på plass, og testere fra STHF og Betanien er klare for opplæring fra januar Delprosjektleder Forvaltning/systemansvar er avklart, vil også ta ansvar for prosjekt Postmottak og scanningstrategi. Fått commitment fra Plattformprogram ift regional meldingstjener (ref sak 05/04 i SG møte 12/12, egen sak i SG møte 11/1). Viktigste utfordringer Integrasjonsarbeidet prioriteres og integrasjonsdesign må på plass. Avtaler med 3. parts leverandører er forsinket, se for øvrig risikobilde. Omlegging til ny plattform ved Betanien ble i november stoppet i påvente av prinsipielle avklaringer rundt tilgang for private stiftelser. Siste tilbakemelding medio januar er at omlegging skal være ferdig til 15/4-13, men arbeidet er ikke startet. Aktiviteter desember 2012 Rekruttering av instruktører og testere Rydding og mapping for å klargjøre for prøvekonvertering Påbegynt ROS analyse ift informasjonssikkerhet ved systembytte Sentrale aktiviteter januar 2012 Opprettelse av Delprosjekt Forvaltning, i samarbeid med ny direktør for Teknologi og systemledelse Avklaringer og oppstart av omlegging til SIKT plattform på Betanien Hospital. Integrasjonsdesign og bestilling av bistand fra 3. parts leverandører. Endelig opplæringsplan foreligger 15/1. Viktige beslutninger for prosjektet januar 2012 Besluttet å utsette innføring av DIPS Akuttsengepostliste til Fase 2 Besluttet å innføre PLO modul (meldinger til utskrift) i fase 1, for å tilrettelegge for raskere innføring av elektroniske meldinger i Fase 2. SG besluttet å bruke HSØ meldingstjener Beslutning om eventuell automatisert ytelsestesting

13 Risikovurderinger og tiltak - Prosjektrisiko Program Regional klinisk dokumentasjon Risiko/Tiltak Sannsynlighet Svært stor Stor Moderat Liten Meget liten Risikovurdering Risikomatrise - prosjekt Konsekvens 7 92 Ubetydlig Lav Moderat Alvorlig Svært Alvorlig Markerer retning fra forrige rapportering, nr 92 er ny Risiko Tiltak 7 Kompleksitet ved integrasjoner DP test skal gi bistand til DP mot fagsystemer kan føre til mye integrasjon i form av testledelse og feil i enhet- og integrasjonstest håndtering av feil i enhetstest og integrasjonstestperiode 63 Manglende leveranse/ressurser av integrasjonspunkt fra 3. partslev. 51 Oppgradering av lokalnett blir forsinket. Tidlig "commitment" og design av fall back-løsning basert på nåværende int. mekanismer DPL integrasjon fokus på å utarbeide integrasjonsdesign Må innhente informasjon fra Helse Vest Sikre tilstrekkelige int ressurser fra SP Kompleksitet i arbeidet må vurderes Ytterligere ressurser må leies inn 70 Driftsoppgaver og manglende STHF må prioritere og stoppe flere prioritering av prosjekter fra prosjekter STHF tar ressurser fra DIPSprosjektet 75 Mangel på sentrale ressurser Må eskaleres hos den enkelte med riktig kompetanse ressurseier. 80 Forsinkelser i integrasjon mellom talegjenkjenning og Inngå endelig avtale med leverandør DIPS kan føre til at dette ikke Teamleder for integrasjon på plass er klart til mai 2013 Utarbeide aktivitetsplan og følge 91 At beslutning om felles database for STHF og Betanien blir reversert 92 Agfa integrasjon er ikke klar til oppstart opp leverandør tett Saksgrunnlag løftes til Adm. Dir i STHF og Betanien for å få en formell beslutning. Begge direktører gitt muntlig forsikring. Inngå endelig avtale med leverandør Ressursallokering og egen teamleder Detaljere fremdrift

14 Program Regional klinisk dokumentasjon Overordnet statuskommentering Overordnet kommentar Samlet status Utfordringene for prosjektet ligger fremdeles hovedsakelig i arbeidet med integrasjoner, både internt i prosjektet ift design og ressurser til dette arbeidet, og eksternt ift å få avklart scope og få til avtaler med 3. parts leverandører på deres del av arbeidet. Det ser også ut til at noe av dette arbeidet blir dyrere enn estimert, men dette må kvalitetssikres. Fremdrift DP Konvertering har tatt inn mer tid og er nå ca 2 uker forsinket. DP Teknisk Infrastruktur er bortimot på plan, mens DP Integrasjoner ligger ca 3 uker etter skjema. Prosjektledelsen fortsetter å følge særlig DP integrasjoner. Kostnader Påløpte kostnader i 2012 er i tråd med revidert budsjett per utgangen av desember parts arbeid på integrasjoner kan se ut til å bli noe syrere enn estimert, og en eventuell beslutning om automatisert ytelsestesting vil også føre til økte kostnader i 2013 (i størrelsesorden kr. 2 mill) Ressurser Prosjektet har hatt utfordringer med å få på plass SP ressurser i tråd med behov og budsjett, dette er hovedsakelig løst. Allikevel ser vi at det i noen tilfeller er vanskelig å få frigjort ressurser i den grad vi har behov for, og dette fører til forsinkelser pt i integrasjonsarbeidet. Risiko Den største risikoen per i dag er knyttet til forsinkelsene i DP Integrasjon, som kommentert over. Kvalitet Kvaliteten på arbeidet som gjøres i prosjektet vurderes som god, men tidspress gjør at vi kan komme til å måtte gjøre vurderinger også ift kvalitet. 3

15 Program Regional klinisk dokumentasjon Fremdrift Kommentar til fremdrift Under er overordnet fremdriftsplan. DP Konvertering er ca 2 uker forsinket, og har tatt inn noe tid. DP Teknisk Infrastruktur er bortimot på plan, mens DP Integrasjoner ligger ca 3 uker etter skjema. Prosjektledelsen følger særlig DP integrasjoner Indiker planlagt og faktisk fremdrift iht. fremdriftsplan fra godkjent MANDAT/DIREKTIV Planlagt fremdrift pr Faktisk fremdrift pr

16 Program Regional klinisk dokumentasjon Økonomi Status per 1/1-13 Prosjektet har ingen vesentlige avvik fra budsjett, og totalt ligger påløpte kostnader per ultimo desember så vidt under budsjett. Risiko knyttet til integrasjoner kan føre til økt ressursbruk, men vi har per i dag ikke holdepunkter for å si at dette vil gå ut over den bufferen som er innarbeidet i Både SP og DIPS/Deloitte rapporterer noe underforbruk av timer ift budsjett. 5

17 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Årsregnskap fremdriftsplan Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Dana Orienteringssak Tønnessen Trykte vedlegg: Plan for årsoppgjør revisjonen 2012 Ingress: Det legges opp til arbeid med årsregnskapet for 2012, bestående av resultatregnskap, balanse, kontantstrøm, noter, styrets og revisors beretning, som beskrevet i saken. Sykehuset Telemark sitt regnskap konsolideres inn i Helse Sør-Øst sitt årsregnskap. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, den 18. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

18 Vurdering I oppdragsdokumentet gis det føringer om økte positive resultater i foretakene for å sikre finansiering til helsefaglige prioriteringer og fremtidige investeringer. Ivaretakelsen av sørge-for ansvaret innafor tilgjengelige ressurser samt strategiske, regionale og nasjonale føringer stiller høye krav til arbeidet med økonomistyring og kostnadskontroll i virksomheten. Arbeidet med årsoppgjøret 2012 organiseres og gjennomføres i tråd med og planen for revisjonen mottatt fra PricewaterhouseCoopers samt fremdriftsplanen for årsoppgjøret felles for Helse Sør- Øst. Det vil legges opp til et koordinert og grundig arbeid med regnskapsavslutningen, med fokus på status i investeringsporteføljen (påløpt kostnad for påløpt arbeid), avsetningene (påløpte kostnader og inntekter) samt disponering av prosjektmidler / øremerkede midler / uopptjent inntekt. Tidsavgrensningene vil dokumenteres etter avtalte rutiner og bruk av felles maler. Status i investeringene under forløp vil danne grunnlag for gjennomgangen av den samlede investeringsporteføljen, som inkluderer investeringer som forskyves til 2013, dvs. vedtatte, igangsatte og kontraktfestede investeringer med utbetalingstidspunkt i Årsoppgjøret 2012 gjennomføres etter felles fremdriftsplan i Helse Sør-Øst: Framdriftsplan årsoppgjør OPPGAVE Frist for innsendelse av ventelistedata/1.leveranse av aktivitetsdata, årsdata 2012 til NPR Frist for internfakturering mellom helseregionene Siste frist for fakturering av internhandel, inkl fakturering til GOPP kl 1600 Utsendelse av internhandel - salg kl 16:00 Frist for samlefaktura fra GOPP Siste frist for bekreftelse av salg/kjøp internhandel kl 12:00 Innlesing av tall for internhandel ER (journal V_INT) kl Internhandel skal være avstemt uten vesentlige avvik i ER kl 16:00 Foreløpig ISF rapportering oversendes til RHF Ordinær rapportering av desembertall (Rapportpakke I) til RHF og foreløpige tall klare i Profitbase kl 11:00 Innlesing av foreløbig saldobalanse for avstemming av mellomværende (journal V) kl 11:00 Konserninterne fordringer/gjeld avstemt i ER Saldobalanse (eksl ISF) klar for revisjon. Eventuell senere oppstart må avtales med revisor Frist for innsendelse av 2.levering av aktivitetsdata, årsdata 2012 NPR Revisor ferdig med revisjon av saldobalansen Innlesing av endelig/revidert saldobalanse, inkl internhandel og mellomværende i ER (journal V) kl Internhandel og mellomværende endelige tall ferdig avstemt i ER kl Årsregnskap m/noter klar til revisjon Årsregnskap m/noter ferdig revidert og ferdigstilt i ER Konsolidert foretaksgruppe med noter klar for revisjon Rapportpakke II for desember som er avstemt mot revidert årsregnskap Styregodkjennelse HF siste frist Styregodkjennelse RHF

19 Ved Sykehuset Telemark følger arbeidet med årsoppgjøret ovennevnte frister og har følgende milepæler: Revisjon uke 7 Behandling i styre 3. april 2013 Forslag til konklusjon: Saken tas til orientering. 3

20 Sjekkliste for dokumentasjon av regnskapsposter Sykehuset Telemark HF Revisjon av årsregnskapet for 2012

21 Dette dokument angir den regnskapsdokumentasjon vi ber dere fremlegge til vår revisjon av årsregnskapet for Punktene i dokumentet er basert på kravene i lov om bokføring med forskrift. Det er hovedsakelig dokumentasjon av balansen som er inntatt i dokumentet. Punktene utgjør derfor ingen uttømmende oversikt over kravene i henhold til nevnte lovgivning. Vi ber om at angitt dokumentasjon i sjekklisten foreligger komplett og samlet i permer til avtalt oppstart av vår revisjon den Dokumentasjonen arkiveres etter en oversiktlig struktur som tydelig angir hvilken regnskapspost den enkelte dokumentasjon skal underbygge. For å sikre fullstendighet og tilfredsstillende kvalitet på dokumentasjonen anbefaler vi at daglig leder regnskapsansvarlig, økonomidirektør eller andre nøkkelpersoner tar ansvar for å kvalitetssikre all dokumentasjon som delegeres og utarbeides av regnskapsmedarbeidere.

22 Revisjon av årsregnskapet for 2012 Sjekkliste for dokumentasjon av regnskapsposter Regnskapspost Gjennomført Kontrollert Generelt Saldobalanse per (inklusiv saldo per samme år). Ledelsesrapportering med eventuelle skriftlige kommentarer. Oversikt over eventuelle vesentlige leieavtaler eller andre vesentlige kontrakter som er nye av året. Kopi av eventuell korrespondanse med skatte- og avgiftsmyndighetene i året. Immaterielle eiendeler Spesifikasjon av alle immaterielle eiendeler (forskning og utvikling, konsesjoner, patenter, lisenser, varemerker og lignende rettigheter, samt goodwill), avstemt mot HB per Spesifikasjonen skal for hver enkelt immateriell eiendel vise anskaffelseskost ved kjøp, akkumulerte avskrivninger per inneværende år, avskrivningssats, beregning av årets avskrivning, samt netto bokført verdi per Dokumentert verdivurdering av hver enkelt immateriell eiendel. Vurderingen fremlegges av foretakets ledelse. Verdivurderingen skal underbygge den bokførte verdi som fremkommer i regnskapet per 31.12, og skal baseres på relevant vurderingsgrunnlag som ledelsens estimater på fremtidig kontantstrøm generert av vurderingsenhetene som de immaterielle eiendelene knytter seg til, eller andre anerkjente verdsettelsesmetoder. Grunnlaget for estimater og andre elementer benyttet i vurderingen legges ved som del av dokumentasjonen.

23 Varige driftsmidler Utskrift av anleggsregisteret over varige driftsmidler som viser: a. Kostpris b. Akkumulerte avskrivninger fra c. Årets avskrivninger d. Tilgang og avgang i året e. Benyttede avskrivningssatser per gruppe f. Netto bokført verdi i henhold til anleggsregisteret, enkeltvis per objekt, og totalsum per gruppe avstemt mot hovedbok per Kopi av inngående faktura for tilganger i året. (tilgang til fakturasystem) Kopi av salgsdokument for solgte driftsmidler i året. Dokumentasjon på eventuelle utrangerte driftsmidler, det vil si driftsmidler som tas ut av anleggsregisteret fordi det ikke lenger er i bruk i foretakets virksomhet. Dette gjelder driftsmidler både med og uten restverdi (førstnevnte medfører resultatføring ved utrangering). Det bør som minimum gjøres en slik opprydding i anleggsregisteret i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskapet. Dokumentasjon som viser at slik gjennomgang/opprydding er foretatt, med spesifikasjon av hvilke utrangeringer som er foretatt og regnskapsmessig konsekvens legges ved som del av dokumentasjonen. Spesifikasjon over leide/leasede driftsmidler, med kopi av låne- /leieavtaler. Takst for vesentlige driftsmidler. Varer Avstemming av lagerbeholdning i henhold til beholdningsregister (evt. annen spesifikasjon av lagervarer) som angir varens art, kvantum (med angivelse av måleenhet) og verdi for hver enkelt vare, samt en summeringskolonne for de spesifiserte verdiene, mot bokført lagerbeholdning i HB per Dokumentasjon / oversikt over resultatet av varetellingene (som blant annet viser telleresultat, teoretisk beholdning og svinn i kroner) utført gjennom året.

24 Skriftlig vurdering av nedskrivning for ukurans per 31.12, basert på relevante grunnlag som for eksempel rapporter over varenes omløpshastighet og rapportering fra telleteam over identifikasjon av ukurante varer med verdifall. Grunnlag for vurderingen vedlegges som del av dokumentasjonen. Begrunnelse dokumenteres skriftlig dersom det ikke vurderes behov for nedskrivning for ukurans. Kundefordringer Kundereskontro avstemt mot hovedbok per Eventuelle differanser skal forklares. Skriftlig vurdering av avsetning for påregnelige tap på krav, med avstemming av beløpsmessig størrelse i henhold til vurderingen mot saldo i hovedbok per Aldersfordelt saldoliste kunder legges ved som grunnlag for vurderingen, med skriftlig begrunnelse for eventuelle vesentlige eldre ubetalte poster som ikke inngår i avsetningen. Spesifikasjon av tapsførte kundefordringer i året, med begrunnelse for tapsføring. Spesifikasjon av kreditposter i kundereskontro, med skriftlig forklaring til vesentlige enkeltposter. Andre fordringer Spesifikasjon av postene på konti for kortsiktige fordringer og forskuddsbetalte kostnader i HB per 31.12, med underliggende dokumentasjon av hva de enkeltvise fordringene og forskuddsbetalte kostnadene består av. For forskuddsbetalte kostnader skal det tydelig angis på dokumentasjonen hvordan beregningen av det periodiserte beløpet i balansen per er foretatt (hvilken periode fakturaen gjelder, hvor mange måneder som gjenstår for periodisering av totalfaktura per 31.12, og utregningen av det ikke-periodiserte beløp som gjenstår i balansen per 31.12). For konto i HB som består av flere enkeltbeløp (både for fordringer og forskuddsbetalte kostnader) skal det lages spesifikasjoner av saldo (beløp og tekst) hvor sum er avstembar mot saldo i HB, og hvor det er tydelig referanse til underliggende dokumentasjon som bekrefter enkeltbeløpene i spesifikasjonen. Dersom det eksisterer fordringer av eldre dato skal aldersfordeling fremkomme av dokumentasjonen, samt en skriftlig vurdering av om det knytter seg usikkerhet til inndrivelse og en vurdering av behovet for avsetning for tap på krav.

25 Bankinnskudd, kontanter og lignende Avstemming av samtlige bank- og kassekredittkonti i hovedbok pr mot årsoppgaver fra bank. Åpne poster skal være tilstrekkelig dokumentert og/eller forklart, på en måte som gjør det mulig å vurdere gyldighet og resultat- og/eller balanseeffekt av hver enkelt åpen post. Dokumentasjon av opptelling av kontantbeholdning per Dokumentasjonen skal angi hvem som har foretatt opptellingen og på hvilket tidspunkt. Eventuelle differanser skal forklares. Oversikt over eventuelle pantstillelser og garantiansvar. Avstemming av bokførte renter knyttet til bank- og kassekreditt mot årsoppgaver fra bank. Eventuelle differanser skal forklares. Egenkapital Avstemming av endringen i egenkapital fra forutgående år til inneværende år, mot årets regnskapsmessige resultat etter skatt og eventuelle andre poster ført direkte mot selskapets egenkapital gjennom året. Pensjonsforpliktelser Samtlige pensjonsavtaler for ansatte og pensjonerte i foretaket (innskuddsordninger, ytelsesordninger, avtaler om førtidspensjon, både usikrede og sikrede m.v). Aktuarberegninger per for samtlige pensjonsavtaler definert som ytelsesplaner. Som del av aktuarberegningen skal inngå en forklaring til/analyse av estimatavvik, både for midler og for brutto forpliktelser, herunder beløpsmessig bevegelse av estimatavvik fra IB til UB. Spesifikasjon over alle innbetalingsbeløp til ordningene gjennom året, hvor sum av spesifikasjonen per ordning avstemmes mot det beløpet for innbetalinger som er benyttet i aktuarberegningen. Kopi av bilagene som viser innbetalingsbeløpene fremlegges som del av dokumentasjonen. Dokumentasjon på avstemming av antall aktive (og pensjonerte) i ordningene i henhold til pensjonsavtaler og registrering av dette i lønnssystem, mot det antall som er benyttet i aktuarberegningen. Avstemming av netto pensjonsforpliktelser i henhold til aktuarberegningen mot hovedbok per

26 Avstemming av kostnadsførte pensjonskostnader vedrørende ytelsesordningene i hovedbok mot årets pensjonskostnad i henhold til aktuarberegning. Kostnadene vedrørende innskuddsordning avstemmes mot innbetalinger til innskuddsordningen og evt. endring i innskuddsfond. Dokumentert beregning pensjonsforpliktelser som er finansiert over drift og som ikke blir aktuarberegnet, avstemt mot saldo i HB per Oversikt over saldo på evt. innskuddsfond per avstemt mot hovedbok. Andre avsetninger for forpliktelser og annen langsiktig gjeld Andre avsetninger for forpliktelser, og annen langsiktig gjeld spesifiseres og avstemmes mot tilhørende saldo i HB per Enkeltposter i spesifikasjonen dokumenteres med underbilag som bekrefter nøyaktighet av avsetningen og/eller gjeldsposten. Leverandørgjeld Leverandørreskontro avstemt mot hovedbok per Eventuelle differanser skal forklares. Aldersfordelt saldoliste leverandører, med skriftlig forklaring til alle vesentlige eldre poster. Avstemming av saldobekreftelser fra leverandører mot saldo per leverandør i henhold til eget regnskapssystem. Eventuelle differanser skal forklares. Spesifikasjon av debet-saldi i leverandørreskontro, med skriftlig forklaring til vesentlige enkeltposter. Skyldige offentlige avgifter og annen kortsiktig gjeld Avstemming av skyldig arbeidsgiveravgift, skattetrekk og merverdiavgift per (6. termin). Kopi av betalingsbilag for arbeidsgiveravgift og merverdiavgift gjennom året, herunder betalingen for 6. termin. Totalavstemming av merverdiavgift. Avstemmingen skal vise terminvis og total innberettet utgående merverdiavgift opp mot avgiftspliktige omsetningskonti i hovedbok, samt terminvis og total innberettet inngående merverdiavgift opp mot konti for bokføring av transaksjoner med fradrag for inngående avgift. Totalavstemming for inneværende år av innberettet og bokført arbeidsgiveravgift mot konti i HB over arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser.

27 Årsoppgave for arbeidsgiveravgift og kontrolloppstiling over registrerte og innberettede beløp for året. Beløpene på kontrolloppstillingen skal være avstembare mot tilhørende konti i HB. Dersom ikke alle HB-konti fremstår som rene i forhold til avgiftsplikt, skal det fremlegges spesifikasjon av differanser med forklaring. Avstemming av påløpte feriepenger i HB per mot rapport over påløpte feriepenger fra lønnssystemet. Tilsvarende avstemming for påløpt arbeidsgiveravgift av påløpte feriepenger. Spesifikasjon over hvilke ansatte som har brukt firmabiler privat, og kilometerstand per Spesifikasjon og underlagsdokumentasjon for avsetning til andre påløpne lønnskostnader (reiseoppgjør, km-godtgjørelse, overtid, bonus etc). Eventuelt utskrifter fra lønnssystemet pr eller annen underlagsdokumentasjon som bekrefter nøyaktighet og fullstendighet av påløpt bonus, overtid og provisjoner og som er avstembar mot regnskapet per legges ved som del av dokumentasjonen. Påløpne kostnader og annen kortsiktig gjeld spesifiseres og avstemmes mot tilhørende saldo i HB pr Enkeltposter i spesifikasjonen dokumenteres med underbilag som bekrefter nøyaktighet og riktig periodisering av de påløpne kostnadene og/eller gjeldspostene. Konsernmellomværende Avstemming av mottatt bekreftelse fra konsernmotpart mot bokført mellomværende for samtlige mellomværende mot konsernselskap. Åpne poster skal forklares skriftlig i tilstrekkelig omfang/detalj til å kunne vurdere konsekvens for resultat og balanse. Spesifikasjon over alt salg og kjøp mellom konsernselskap i året, avstemt mot HB. Vesentlige nye avtaler mot selskap i samme konsern fremlegges.

28 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Risikostyring og intern kontroll - interimrevisjon utført av PricewaterhouseCoopers Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Dana Orienteringssak Tønnessen Trykte vedlegg: Rapport etter interimrevisjon PricewaterhouseCoopers - side 1-9 Profil og plan for revisjoner side Rapport etter interimrevisjon utført høsten side Bemanningssituasjonen ved økonomiavdelingen Notater etter oppdrag tidsavgrensninger og leasingavtaler Ingress: Styringsstrategien i Helse Sør-Øst legger opp til styringsopplegg i helseforetakene basert på rammeverket God virksomhetsstyring. Styring og kontroll med pasientsikkerhet, kvalitet og ressursbruken skal likeverdig vektlegges for å nå riktige faglige prioriteringer og høy kvalitet på pasientbehandlingen. Revisor for Sykehuset Telemark er PricewaterhouseCoopers. Avtalen om årlig revisjon omfatter risikofokusert revisjon av de viktigste forretningsprosesser, økonomi- og regnskapsrutiner samt intern kontroll. Interimrevisjonen er utført høsten 2012 og har hatt fokus på intern kontroll og finansiell risiko. Saken presenterer sammendrag av rapporten og viser profilen for revisjonene i Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, den 18. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

29 Bakgrunn Det vises til føringer i Oppdragsdokumentet knyttet til arbeidet med prinsippene i God virksomhetsstyring og intern kontroll i Helse Sør-Øst, beskrevet i RHF-styresak Det er et helhetlig opplegg basert på anerkjent metodikk for forretningsstyring og et rammeverk med felles begrepsapparat, som implementeres i all virksomhet i Helse Sør-Øst og er forutsatt å dekke alle lovområder og mål, krav og føringer gitt av lovgiver og eier. Helseforetakene skal tilpasse virksomheten til de økonomiske rammebetingelsene som Helse Sør- Øst RHF har beskrevet i Oppdragsdokumentet. Styring og kontroll med pasientsikkerhet og kvalitet må ikke stå i motsetning til styring og kontroll med ressursbruken. En likeverdig vektlegging av disse områdene er en forutsetning for riktige faglige prioriteringer og høy kvalitet på pasientbehandlingen. Oppdragsdokumentet refererer til avdekking av flere tilfeller av uheldige hendelser og systematiske avvik i tjenestene. Som konsekvens av dette, skal helseforetakene sørge for at det arbeides systematisk med å lære av avdekkede avvik på tvers i organisasjonen. Det er lagt opp til arbeid i sykehuset og oppfølging i styret: Styret skal påse at helseforetaket har god intern kontroll og at det er etablert systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Risikofaktorer som kan medvirke til at målene til det regionale helseforetaket og helseforetaksgruppen ikke nås, skal identifiseres og korrigerende tiltak som med rimelighet kan redusere sannsynligheten for manglende måloppnåelse skal iverksettes. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i hele organisasjonen. Styret skal minimum en gang per år ha en samlet gjennomgang av tilstanden i helseforetaket med hensyn på risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det skal redegjøres for styrets arbeid i årlig melding. Ved omstilling av virksomheten må det foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Det legges til grunn at helseforetaket sikrer en systematisk oppfølging av rapporter fra ulike tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn. Revisor for Sykehuset Telemark er PricewaterhouseCoopers. Avtalen om årlig revisjon omfatter risikofokusert revisjon av viktige forretningsprosesser, økonomi- og regnskapsrutiner samt intern kontroll. I tillegg til revisjonstjenester, tilbyr PricewaterhouseCoopers dybderevisjoner eller spesielle oppdrag innafor avtalt tjenestenivå, som en del av rammeavtalen med Helse Sør-Øst. Revisjonen deles i 2 faser, interimrevisjon (utført høsten 2012) og revisjon årsoppgjør (utføres februar 2013). Planen for revisjonen 2012 og rapporten etter interimrevisjonen vedlegges. 2

30 Vurdering Interimrevisjonen utført høsten 2012 har hatt fokus på intern kontroll og finansiell risiko. I korte trekk viser revisors rapport følgende forhold: Foretaksstyring og styrende prosesser: - Forsinkelser i oppfølging av styrevedtak for områder knyttet til virksomhetsstyring Forretningsprosesser: - Manglende internkontroll rutiner - forekomst av uformelle prosedyrer eller rutiner som ikke følges opp, mangler ved kvalitetssikringsrutiner av foretakets inntekter Finansiell rapportering ingen observasjoner Konkret beskrivelse av ovennevnte forhold presenteres i vedlagt rapport fra PricewaterhouseCoopers. Ressurser innen økonomistyring og forretningsprosesser, virksomhetsdata, intern kontroll I forbindelse med interimrevisjonen, ble revisor bedt å foreta en vurdering av ressursene i økonomiavdelingen. Økonomiavdelingen ved Sykehuset Telemark dekker funksjonene finans, klinikkrådgivning og oppfølging, controlling, budsjettering og rapportering, avtaler, investeringer, prosjektrapportering, regnskap, ventelister og rapportering kvalitetsindikatorer, virksomhets- og myndighetsdata, sentral kvalitetssikring av koding og pasientdata, ledelsesinformasjonssystem, systemansvar, analysevirksomhet. Alle sykehusets analyseressurser innen finans, økonomi, ventelister, bemanning, aktivitet, kvalitetsindikatorer og virksomhetsdata er organisert i økonomiavdelingen. Bemanningen i økonomiavdelingen ved Sykehuset Telemark ligger på et nivå som er vesentlig lavere enn ved tilsvarende helseforetak, med konsekvenser for leveransene, servicenivået og kvaliteten på tjenestene i perioder. Deltagelsen i arbeidet knyttet til DIPS-implementeringen er en ytterligere utfordring, da avdelingen har viktige bidrag og ansvar, bl.a. myndighetskrav og rapportering, prosedyrebeskrivelser samt intern styringsinformasjon. Avdelingen har 5 ledige faste stillinger, som ble vakante i hovedsak i Kompetansenivået, spisskompetanse i nøkkelstillinger, godt arbeidsmiljø, høy arbeidsmoral og yrkesstolthet, lavt (nærmest ingen) sykefravær, bra etablerte og koordinerte arbeidsprosesser har kompensert for lavere antall årsverk de siste årene. Samtidig har leveranse- og kvalitetskravene for økonomiavdelingens tjenester økt og vil øke i takt med kravene om god økonomi- og forretningsstyring, etablering av rammeverket for risikostyring og intern kontroll, samt optimalisering av rutiner og arbeidsprosesser i sykehuset. Nøkkelstillinger uten back-up funksjon og med en spisskompetanse som er vanskelig, i praksis umulig å erstatte på kort / mellomlang sikt, øker sårbarheten og indikerer en høy risikoprofil. 3

31 Rekrutteringsprosessene er igangsatt og vil kjøres grundig for å sikre rekruttering iht. kompetansekravene og optimal dimensjonering for å sikre kostnadseffektive tjenester for sykehuset. Spesielle oppdrag og dybderevisjoner PricewaterhouseCoopers har utført 2 mindre spesielle oppdrag våren 2012, bistand i vurdering av egne analyser av leasingavtaler og håndtering av tidsavgrensninger ved regnskapsresultatene for Notater etter oppdrag vedlegges. Det er avtalt at PricewaterhouseCoopers vil gjennomføre 2 dybderevisjoner primo 2013: - Gjennomgang av rutiner og prosesser for avtalehåndtering ved sykehuset (varer og tjenester) og innkjøp - Mislighetsrevisjon i forhold til innkjøpsområdet (denne revisjonen er under gjennomføring ved alle helseforetak i regionen) I forbindelse med implementering av nytt pasientsystem, har PricewaterhouseCoopers fått i oppdrag å utføre en risiko- og sårbarhetsanalyse for sykehuset som organisasjon. Prioriteringer fremover God virksomhetsstyring forutsetter beslutningsprosesser som ivaretar sykehusets mål, strategi og prioriteringer. Sykehusets økonomiske utfordringer og kravet om driftskontroll og likviditetsstyring innafor egne rammer er en utfordring for det interne styringssystemet. Det legges opp til en gjennomgang av dagens rutiner for å sikre at regler og bestemmelser anvendes likt i alle organisasjonsenhetene. Et styringssystem med like rutiner for registrering/oppfølging av regnskap og budsjett samt felles prosedyrer for intern saksbehandling vil skape en god plattform for risikostyring, avvikshåndtering, analyse, benchmarking og gode beslutningsprosesser. Budsjett- og regnskapskvaliteten, trendanalyser, hvordan avvik tolkes og håndteres, er helt avgjørende for god resultatoppfølging. Desentralisert styring basert på budsjettoppfølging og bruk av avvik som beslutningsgrunnlag er krevende prosesser i store organisasjoner, da sammenhengen mellom budsjettavvik, driftsresultat og likviditet er en komplisert vurdering. Viktig premiss for et godt fungerende styringssystem er felles vurderingsmetodikk og overordnet koordinering. Arbeidsprosessene og de interne rutinene knyttet til beslutninger, dataregistreringer, rapportering, kontroll og saksbehandling må utformes optimalt for å skape enhetlig håndtering, unngå dobbelt eller manuelt arbeid og øke effektiviteten. Forslag til konklusjon: Saken tas til orientering. 4

32 Sykehuset Telemark HF Revisjonsplan 2012 og oppsummering interim November 2012

33 Agenda Revisjonens målsetning og innhold Overordnet forretningsanalyse - punkter til diskusjon Risikovurdering og revisjonsplan Kommunikasjonsplan Oppsummering interim Bemanningssituasjon Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 2

34 Revisjonens målsetting og innhold Vår revisjon gir brukere økt tillit til økonomisk informasjon For eiere og andre brukere Uavhengige attestasjoner og rapporter som gir eierne og andre eksterne interessenter økt tillit til finansiell informasjon fra selskapet For styret Assistere styret ved å bidra til økt kvalitet i dets forvaltnings- og tilsynsoppgave: Kontrollere forretningsrisiko Påse forsvarlig virksomhetsstyring og formuesforvaltning Avlegge finansiell rapportering For ledelsen Identifisere svakheter, gi innspill til forbedring samt dele kunnskap: Tiltak for å kontrollere forretningsrisiko Utøve forsvarlig virksomhetsstyring og formuesforvaltning Utarbeide finansiell rapportering Overholde regler for skatter og avgifter Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 3

35 PwCs revisjonstilnærming en forretningsorientert revisjon Det er i kjerneprosessene verdiene skapes Foretaksstyring Internkontroll i forretningsprosesser Finansiell rapportering Pasientbehandling Medisinsk teknisk utstyr Innkjøp Transaksjoner Årsregnskap Styrerapporter Driftsrapporter Periodeavslutning Forretningsrisiko Risiko i finansiell rapportering Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 4

36 Overordnet forretningsanalyse Vår forståelse av virksomheten punkter til diskusjon Marked Strategi Verdidrivere Økonomi Konkurranseforhold og rammebetingelser Makroøkonomiske forhold Målsettinger Organisasjonsstruktur Corporate governance Pasienter Medarbeidere Leverandørkjede Sosiale, miljømessige og etiske forhold Finansiell stilling Risikoprofil Økonomisk yteevne Regnskapspolicy Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 5

37 Risikovurdering og revisjonsplan Identifisert risiko med konsekvens for finansiell rapportering til diskusjon Risiko for vesentlige feil i regnskapet Ledelsens overstyring av kontroller Ledelsens respons Til diskusjon Betydning for revisjonen Gjennomgang av styredokumenter Oppfølging av rapportering til RHF ISF Til diskusjon Kodekvalitet Avsetninger Rutiner og prosesser Anleggsmidler Til diskusjon Investeringer Finansiell leasing MTU Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 6

38 Risikovurdering og revisjonsplan Misligheter Begrepet "misligheter" benyttes om tilsiktede handlinger To kategorier misligheter: Uredelig regnskapsrapportering Tre forhold som vanligvis er tilstede når misligheter foreligger: Mulighet Underslag av eiendeler Motivasjon Holdninger Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 7

39 Risikovurdering og revisjonsplan Punkter for diskusjon Nærstående parter Overholdelse av lover og forskrifter utover regnskaps-, selskaps-, skatte- og avgiftsområdet Usikkerhet i regnskapsestimater Internkontroll rutiner og prosedyrer Innkjøp Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 8

40 Åpen og proaktiv kommunikasjon August September Oktober Februar Fase 1 - Planlegging Fase 2 Interim Fase 3 Årsavslutning Risikovurdering og utvikling av revisjonsplan Kick Off Revisjon med fokus på internkontroll og finansiell rapportering Rapport Revisjon med fokus på årsregnskapet Rapport Risikovurdering Mislighetsrisiko Revisjonsplan Tidsplaner Kvalitet på internkontroll over finansiell rapportering med innspill til forbedringer Eventuelle lovbrudd Tidsplaner Usikkerhet i finansiell informasjon Eventuelle lovbrudd Innspill til prosessen for årsavslutning Tidsplaner Kundeundersøkelse Dialog for kontinuerlig forbedring av samarbeidet Kontinuerlig dialog med ledelsen Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 9

41 Sykehuset Telemark HF Presentasjon av interimsrevisjon 2012 November 2012

42 Innhold Sammendrag revisors rapportering Foretaksstyring Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Oppsummering - veien videre Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 11

43 Sammendrag revisors rapportering Ineffektiv internkontroll bidrar til en mindre effektiv styring av helseforetaket Foretaksstyring styrende prosesser status, trend Fokus på god virksomhetsstyring for vellykkede endringsprosesser Det er forsinkelser i prosessen for å sikre at styrevedtak blir iverksatt for økt internkontroll Forretningsprosesser risiko og internkontroll status, trend Uformelle rutiner og prosedyrer som gir en manglede enhetlig utførelse av arbeid og reduserer kvalitet i internkontrollen Der det er eksisterende rutiner, følges ikke diss godt nok opp Finansiell rapportering status, trend Ingen observasjoner per interimsrevisjon Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 12

44 Foretaksstyring God virksomhetsstyring for vellykkede endringsprosesser Status, trend Observasjon Anbefaling Økt fokus på god virksomhetsstyring Fokus på å planlegge organisatoriske endringer og implementering ift DIPS Planlegging og analyser i forkant av endringsprosesser Involvere ansatte for eierskap i endringsprosesser Det er observert kapasitets- og ressursutfordringer i økonomi- og regnskapsavdelingen Økonomiavdelingen er svært avhengig av enkelt personer Rekruttering av kvalifisert økonomisk personell for å bygge en tilfredsstillende situasjon for styring og kontroll i økonomifunksjonen Utforme og dokumentere rutiner og prosedyrer slik at viktig informasjon kan deles mellom personell ved eventuelle endringsbehov Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 13

45 Foretaksstyring Fokus på oppfølgning av styrevedtak for sikre tidsriktig fremdrift Status, trend Observasjon Anbefaling Det benyttes lang tid for oppfølgning av styrevedtak som er kritisk for god virksomhetsstyring Oppfølgning av rutiner for økt kodekvalitet som tilsvar på internrevisjonens funn er forsinket Det er observert manglende rutiner og prosedyrer for styring og kontroll. Iverksette tiltak for å sikre at styrevedtak blir fulgt opp innen rimelig tid. Top-down fokus på at rutiner og prosedyrer skal utarbeides og følges for å sikre god etterlevelse og økt styring og kontroll Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 14

46 Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Uformelle rutiner og prosedyrer i internkontrollen Status, trend Observasjon Anbefaling Inntekter Manglende kvalitetssikring av koding Manglende rutiner for sikring av kodekvalitet Manglende ensartede kontrollhandlinger utover i organisasjonen Manglende gjennomføring av styrevedtak Vi anbefaler at helseforetaket øker fokuset på internkontroll ved kodekvalitet som styret har besluttet gjennomført Kodekvalitetsarbeidet må prioriteres Rutiner og prosedyrer bør være på plass før implementering av DIPS Sikre at ensartede rutiner og prosedyrer blir utarbeidet for sikre god kontroll ved samtlige avdelinger og klinikker Avstemming av vesentlige balansekonti Det foretas sporadisk avstemming av vesentlige balansekonti som kan føre til feil rapportering til RHF Innføre kontrollrutiner og prosedyrer som sikrer at vesentlige balansekonti blir periodisk avstemt Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 15

47 Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Uformelle rutiner og prosedyrer i internkontrollen Status, trend Observasjon Anbefaling Innkjøp Innkjøp utenom lagervarer mangler godkjent bestilling / rekvisisjon Uformelle rutiner og prosedyrer Arbeidsdeling i økonomisystem Det er observert manglende arbeidsdeling i økonomisystemet ved at uforholdsmessig mange brukere har superbruker tilgang Innføre beløpsstyrt fullmaktsstruktur for rekvisisjoner / bestillinger med beløpsintervaller Innføre ensartede rutiner og prosedyrer Oppdatere fullmaktsregister Foreta opplæring for ansatte ledere og mellomledere utover ved nyansettelse Foreta opplæring av ansatte som bryter innkjøpsrutiner Redusere antall brukere som har superbruker tilgang til 1 til 2 personer Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 16

48 Forretningsprosesser, risiko og intern kontroll Uformelle rutiner og prosedyrer i internkontrollen Status, trend Observasjon Anbefaling Varelager Manglende rullerende telling ift rutiner Ingen avstemming av varelager mot hovedbok Sikre at rutiner for varetelling blir etterlevd Sikre at rutiner for avstemming følges og evt avvik mellom lagerverdi og hovedbok følges opp fortløpende Investeringer med lav beløpsgrense I de tilfeller det blir overskridelser av budsjetter blir ikke fullmaktsstruktur ifm godkjenning av prosjekter fulgt opp For prosjekter som overskrider beløpsgrenser må prosjektansvarlige rapportere dette til ledergruppen innen økonomi Hvis prosjekter som er under beløpsgrenser for styregodkjennelse overskrider budsjett må ledergruppen i økonomi vurderer om styregodkjenning skal gjøres på det spesifikke prosjekt Sykehuset Telemark HF PwC november 2012 Slide 17

49 Sykehuset Telemark HF Bemanningssituasjon November 2012

50 Bemanningssituasjon Økonomiavdelingen i STHF Basert på observasjoner har Sykehus Telemark færre årsverk i økonomi og regnskaps funksjonen sammenlignet med andre HF i HSØ (se graf) STHF er det minste av Hfene vi har sammenlignet, men det kreves uansett et minimum av controllere og regnskapspersonell Det er observert kapasitets- og ressursutfordringer i økonomi- og regnskapsavdelingen Økonomiavdelingen er svært avhengig av enkelt personer Sykehuset Telemark - Revisjonsplan 2012 PwC November 2012 Slide 19

51 Memo Til: Sykehuset Telemark HF Att: Dana Tønnesen, konstituert Økonomi Direktør Fra: Terje Kjær, PwC Dato: 14. mars 2012 Resultateffekt knyttet til konkrete avsetninger i perioden Ved gjennomgang av tidligere års regnskapsestimater (2009 og 2010) knyttet til avsetning ISF, gjestepasienter osv har Sykehuset Telemark kommet frem til at disse avsetningene har vært overvurdert. Det skal imidlertid nevnes at på det tidspunkt avsetningene ble tatt var det stor usikkerhet knyttet til både ISF og gjesteoppgjøret. Sykehuset Telemark var et av to helseforetak som fikk avkortning på ISF inntektene kun for få år siden. I og med avsetningene er løst opp i 2011 så vil resultateffekten være at resultatet blir kunstig høyt i 2011 (TNOK i positivt resultat for 2011). Dette er en del av forklaringen på det store avviket mellom årets resultat og årets budsjett. Ved vurdering av avsetningene så skal det i henhold til regnskapsloven benyttes beste estimat og ikke forsiktighetsprinsippet. Forsiktighetsprinsippet skal kun benyttes ved at urealisert tap skal kostnadsføres. Utdrag fra Regnskapsloven: Regnskapsloven 4-2 Regnskapsestimater Ved usikkerhet skal det brukes beste estimat, på bakgrunn av den informasjon som er tilgjengelig når årsregnskapet avlegges. Ved endring av regnskapsestimat skal virkningen resultatføres i den perioden estimatet endres, med mindre resultatføringen kan utsettes i samsvar med god regnskapsskikk. Vi har ikke avdekket vesentlig avvik under årets revisjon når det gjelder vurderinger knyttet til avsetninger. PricewaterhouseCoopers AS, Træleborgodden 6, Postboks 392, NO-3101 Tønsberg T: ( ), Org.no.: NO MVA, Medlem av Den norske Revisorforening

52 Engangseffekter i perioden Vi er enig med administrasjonen i Sykehuset Telemark at for å kunne vurdere foretakets underliggende økonomiske bæreevne for fremtidig investeringer er det nødvendig å luke ut vesentlige engangseffekter (se tabell nedenfor). Dette for å kunne få frem hva som den reelle kontantstrømmen som er generert fra driften i Sykehuset Telemark. Den underliggende kontantstrømmen fra driften bør være hovedelementet i analysen som legges til grunn for vurderingen knyttet til Sykehuset Telemarks fremtidige investeringsrammer for både kort og lang sikt. Vi har i forbindelse med revisjonen gjennomgått engangseffektene i tabellen nedenfor uten å ha avdekket vesentlige avvik. Resultatet av engangseffekten i 2011 er at resultatet har økt TNOK , hvilket også er med på å forklare avviket mellom årets resultat og årets budsjett Driftsresultat Endringer avsetninger uten kontakteffekt 0 Avsetning ISF Avsetning gj.pas Avsetning gj.pas Oppgjør Vestre Viken Avsetning FOU Avsetning brøyting SUM Endringer engangseffekter / periodiseringer 0 Avsetning psyk.permisjoner ISF fra ISF fra Gevinst salg SUM Korrigert driftsresultat

53

54

55 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Oppfølging av 30-dagers overlevelse etter hjerteinfarkt og hjerneslag ved STHF Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Fagdirektør Halfrid Waage/Per Orienteringssak Urdahl Trykte vedlegg: Rapport fra slagpilot ved STHF. Utrykte vedlegg: Ledergruppesak og Ingress Sykehuset Telemark HF Skien har signifikant lavere 30-dagers overlevelse etter hjerneslag og hjerteinfarkt for måleperioden Ledere og medarbeidere i begge fagmiljøene har i betydelig grad engasjert seg med å iverksette målrettete tiltak slik at kvaliteten på behandlingen øker og resultatene bedres. I saken redegjøres for tiltakene. Nasjonal analyse av 30-dagers overlevelse for perioden er nylig gjennomført, og resultatene offentliggjøres etter planen STHF har inngått separat avtale med Kunnskapssenteret om tertialvis analyse fra og med 2. tertial 2012 for å kunne se om tiltakene har hatt ønsket effekt. Forslag til konklusjon: Styret tar saken til orientering Styret ber om at det holdes fokus på forbedringsarbeidet for hjerneslag- og hjerteinfarktpasienter. Skien, 21.januar 2013 Bess M. Frøyshov Adm. direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

56 Bakgrunn Helsedirektoratet offentliggjorde 17. juni 2011 kvalitetsindikatorer som viste varierende 30-dagers overlevelse etter innleggelse ved norske sykehus. Måleperioden er og analysearbeidet er gjort av Kunnskapssenteret. Resultatene for Sykehuset Telemark HF var samlet sett på nivå som landsgjennomsnittet for alle innleggelsesårsaker (2009). Delfunn i undersøkelsen viser et varierende resultat for enkeltdiagnoser ved Sykehuset Telemark, hvor Skien (inkludert Porsgrunn og Kragerø) har statistisk signifikant lavere 30-dagers overlevelse etter hjerteinfarkt og hjerneslag (hjerneinfarkt og hjerneblødning). Resultatene er vist i tabellen under, med landsgjennomsnittet som referanse. Sykehus Hjerteinfarkt Hjerneslag Hoftebrudd Alle diagnoser Referanse 87,0 86,2 91,1 95,1 Rjukan 90,7 87,0 89,0 Mangler Notodden 83,4 82,8 91,5 94,9 Skien 83,6** 83,2* 89,8 95,3 ** <1 % signifikans * 1-5 % signifikans Videre analyser i samarbeid med Kunnskapssenteret har vist at selv om overlevelsen etter både hjerneslag og hjerteinfarkt er signifikant lavere enn snittet, er mønsteret ganske ulikt. For hjerneslag er overlevelsen på samme nivå som for sammenlignbare sykehus den første tiden, for så å forverres etter ca 10 dager, altså etter utskrivelsen. For hjerteinfarkt er overlevelsen lavere allerede fra de første dagene. Dette innebærer at tilnærmingen i forbedringsarbeidet blir ulik. Blant annet har en i større grad måttet arbeide med faktorer som kan påvirke overlevelsen etter utskrivelse når det gjelder hjerneslag. Tiltak Slagbehandling Slagbehandling er definert som et av innsatsområdene i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen, og STHF har som en del av forbedringsarbeidet vært pilot for dette innsatsområdet. Tiltakspakken i Pasientsikkerhetskampanjen bygger på Nasjonale retningslinjer for behandling av hjerneslag i hjerneslagenheter, som ble ferdigstilt i 2010, som kunnskapsgrunnlag. Også andre tiltak er gjennomført: Pasient transporteres til sykehus som øyeblikkelig hjelp. Dette forutsetter at det ble vurdert som mulig og relevant å få pasient til sykehus mindre enn 4 timer etter symptomdebut mhp trombolysebehandling. Dette er en av forutsetningene i de faglige retningslinjene. Pasient med akutt hjerneslag behandles i slagenhet etter ankomst i akuttmottak i sykehus Billeddiagnostikk (CT eller MR) utføres som øyeblikkelig hjelp Utarbeidelse av behandlingslinje for hjerneslag Slagenheten benytter sjekkliste for å sikre at pasienten får fullstendig undersøkelse, behandling til riktig tid, fysiologisk overvåking, og sekundærprofylakse Mobilisering første døgn utføres (gjelder kun våkne pasienter) 2

57 Vurdering og testing av svelgefunksjon utføres før per oral føde Lavdose heparin gis til immobiliserte, og/ eller pasient med høyere risiko for venetrombose Fallforebyggende tiltak gjennomføres i henhold til pasientsikkerhetskampanjens innsatsområde for fall Innmelding i kvalitetsregister: Norstroke og Norsk Hjerneslagregister Det er gjennomfør 4 enkeltdager med Folkeopplysningskampanje hvor sykepleiere og leger har stått på kjøpesenter i Grenland og informert befolkningen/ delt ut informasjon materiell om symptomer på hjerneslag (FAST) og viktigheten av å rask ta kontakt med spesialisthelsetjenesten. Pasienter som skrives direkte ut til hjemmet får time hos fastlege innen 14 dager Ambulant slagteam bidrar aktivt til kompetanseutvekslling med kommunehelsetjenesten Andel pasienter med akutt hjerneslag som legges på slagenhet etter ankomst i akuttmottak i sykehus per halvmåned måles Andel pasienter som mottar alle deler av tiltakspakken for slagbehandling iht den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen måles kontinuerlig Hjerteinfarkt Øremerkete hjertesenger på intensivavdelingen i Skien er revitalisert. Pasienter med hjertestans utenfor sykehus sendes, når legevurdering av EKG fra ambulansen tilsier det, direkte til invasivt senter i Arendal uten den forsinkelsen som kommer når pasienten må innom mottaket på STHF Skien. Nye europeiske retningslinjer for behandling av akutt hjerteinfarkt ble implementert I den forbindelse er det startet med 15 avlednings EKG på pasienter med akutt infarkt, som gir en mer presis diagnostikk. De andre kvalitets parametrer Hvilke?sliter vi fortsatt med data verktøyet Vi har bestilt og fått del leveringer. Vi kan godt registrere, men vi kan ikke hente ut rapporter. Jacob jobber med det. Pasienter med hjerteinfarkt får innkalling til samtale på poliklinikk 7-10 dager etter utskrivelse. Her gjennomgås legemidler og levesett. Røykere får tilbud om røykeavvenningskurs i regi av lærings- og mestringssenteret. Praksis for diagnosesetting er harmonisert med andre HF slik at hjerteinfarkt nå som hovedregel kun brukes som hoveddiagnose og ikke som bidiagnose for eksempel ved uklare tilstander. Innmelding og registrering i Norsk infarktregister er igangsatt. Dette gjelder også Rjukan og Notodden. Infarktregisteret vil sikre en kontinuerlig overvåkning av behandlingspraksis. Kvartalsvis gjennomgang er planlagt, og det arbeides med å få trukket ut relevante data. 3

58 Effekt av tiltakene Nasjonal analyse av 30-dagers overlevelse for perioden er nylig gjennomført, og resultatene offentliggjøres etter planen For å sikre en objektiv analyse og vurdering av resultatene etter at tiltak er iverksatt, er det inngått avtale med Kunnskapssenteret om å måle 30- dagers overlevelse for hjerneslag og hjerteinfarkt ved STHF for 2. og 3. tertial 2012 og 1. tertial I det videre er det varslet fra Helse Sør-Øst i oppdrags- og bestillerdokumentet for 2013 at slik analyse skal utføres årlig for alle HF i regionen. 4

59 Pilotprosjekt Hjerneslag Forebygging av skade hos pasienter med hjerneslag Sykehuset Telemark HF, Seksjon for nevrologi, slag og rehabilitering Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 1

60 Innhold: Bakgrunn... 3 Hensikt/mål... 3 Framgangsmåte... 4 Organisering... 4 Prosjekt skisse... 5 Gjennomføring... 5 Erfaringer i prosjektet... 7 Resultater Anbefalinger Vedlegg Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 2

61 Bakgrunn Helse og omsorgsdepartementet har startet en nasjonal pasientsikkerhetskampanje som skal innføre forbedringstiltak på utvalgte innsatsområder i spesialist- og primærhelsetjenesten i perioden Flere kriterier har ligget til grunn for valg av innsatsområder. Det er valgt ut områder med stort potensial for forbedring, de skal ha gode data og metoder for evaluering, tiltakene som foreslås skal kunne dokumenteres som effektive og innsatsområdene skal ha støtte i norske fagmiljøer. Innsatsområdene som er vedtatt i kampanjen er trygg kirurgi med hovedvekt på postoperative sårinfeksjoner, riktig legemiddelbruk i sykehjem og samstemming av legemiddellister, behandling av hjerneslag, reduksjon av fall i helseinstitusjoner, reduksjon av blodbaneinfeksjoner ved SVK, reduksjon av urinveisinfeksjoner ifm bruk av kateter, reduksjon av trykksår, forebygging av selvmord i psykiatriske døgnposter og forebygging av overdosedødsfall etter utskriving fra institusjon. For å teste ut om innsatsområdene, tiltakene og målingene som er foreslått i kampanjen fungerer i praksis, blir de prøvd ut i pilotprosjekter før de blir implementert nasjonalt. Det er gjort pilotprosjekt for innsatsområdet Hjerneslag ved Sykehuset Telemark HF. Hensikt/mål Det er antatt at ca personer i Norge årlig rammes av hjerneslag. I følge dødsårsaksregisteret lå antall dødsfall grunnet hjerneslag i perioden på hhv 50 og 60 per innbyggere for kvinner og menn, noe som var en halvering i forhold til tallene fra Selv om dødeligheten er gått ned vil økning i antall eldre trolig gi økt antall slagtilfeller og bli en stor utfordring for helsetjenesten med hensyn til akuttbehandling, rehabilitering, pleie og omsorg. Selv om behandling av hjerneslag i slagenheter har vist seg å redusere dødelighet og invaliditet er det ikke alle pasienter med hjerneslag som får slik behandling. De nasjonale retningslinjene for hjerneslag definerer en slagenhet som en organisert behandling av pasienter med hjerneslag i en geografisk avgrenset enhet med faste senger, bemannet med et tverrfaglig spesialopplært personale og med et standardisert program for diagnostikk, observasjon, akutt behandling og tidlig rehabilitering. I følge en artikkel i Dagens medisin i 2008 viste en undersøkelse blant 54 norske sykehus som behandler akutt hjerneslag at 80 prosent behandlet pasienter med hjerneslag i organiserte slagenheter, dette var antatt å omfatte 70 til 75 % av pasientene. Behandling av pasienter med hjerneslag i slagenhet har ikke vært omfattet av andre lands nasjonale kampanjer for pasientsikkerhet, men er pekt på som et aktuelt forbedringsområde av Institute for Healthcare Improvement. Nasjonale retningslinjer for behandling av hjerneslag i hjerneslagenheter ble ferdigstilt i 2010, og tiltakspakken i Pasientsikkerhetskampanjen bygger på denne som kunnskapsgrunnlag: Pasient transporteres til sykehus som øyeblikkelig hjelp (forutsetter at det ble vurdert som mulig og relevant å få pasient til sykehus mindre enn 4 timer etter symptomdebut, med tanke på trombolysebehandling) Pasient med akutt hjerneslag behandles i slagenhet etter ankomst i akuttmottak i sykehus Billeddiagnostikk (CT eller MR) utføres som øyeblikkelig hjelp Slagenheten benytter sjekkliste for å sikre at pasienten får fullstendig undersøkelse, behandling til riktig tid, fysiologisk overvåking, og sekundærprofylakse Mobilisering første døgn utføres (gjelder kun våkne pasienter) Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 3

62 Vurdering og testing av svelgefunksjon utføres før per oral føde Lavdose heparin gis til immobiliserte, og/ eller pasient med høyere risiko for venetrombose Fall forebyggende tiltak gjennomføres i henhold til kampanjens innsatsområde for fall Prosessmål: Andel pasienter med akutt hjerneslag som legges på slagenhet etter ankomst i akuttmottak i sykehus per halvmåned. Andel pasienter med akutt hjerneslag som mottar alle relevante deler av tiltakspakken per halvmåned Resultatmål: Andel pasienter med hjerneslag som erfarer pasientskade (GTT) Pilot Sykehuset Telemark I juni 2011 ble overlevelsestall etter 30 dager i perioden publisert for diagnosegruppene hoftebrudd, hjerteinfarkt og hjerneslag. Tallene for overlevelse etter hjerneslag viste at Sykehuset Telemark (STHF) kom dårligst ut av sykehusene i Norge. Dette ønsket vi å forstå bakgrunnen for og gjøre noe med, og vi startet et samarbeid med Nasjonalt Kunnskapssenter. I den prosessen ble det naturlig for oss å be om å få være pilot innen innsatsområdet hjerneslag. Våre mål: Trygg behandling av høy kvalitet til innbyggerne i Telemark Å sikre at vi gjør det vi skal, riktig første gang, til hver enkelt pasient, hver gang! Framgangsmåte Organisering Overordnet: Sekretariatet i pasientsikkerhetskampanjen Trygge hender v/ Hilde S. Moen Fagdirektør STHF Halfrid Waage Seksjonsleder Benedicte B-A Madsen (prosjektleder) Arbeidsgruppe: Overlege/LIS nevrologi v/ Håkon Tobro og Antonina Laiti Radiologisk avdeling v/ Christian Ruger Akuttmottak v/ Kari Gyth-Dehli Slagenheten v/ Janicke Stordalen, Kristin Abrahamsen, Tonje Wolden Andre ressurser: AMK Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 4

63 Fagutviklingsykepleier mottak Leger indremedisin Prosjekt skisse Tidsramme: Oppstartsseminar 4/10-11 Oppstart tiltakspakke 15/11-11 Avslutning 30/3-12 Avgrensning: Piloten ble gjennomført på sengeenhet for nevrologi, slag og rehabilitering i Skien. Vi la vekt på pasientforløp fra symptomdebut til utskrivning fra spesialisthelsetjenesten. Ressurser: Prosjektet er ikke tilført ressurser, men gjennomført med omdisponeringer av personell innenfor ordinær drift (for eksempel GTT målinger). Verktøy: Driver diagram (se vedlegg 1); operasjonalisering av tiltak for forbedring og dokumentasjon Mini-audit (forenklet intervju basert på metodikk for systemrevisjon) gjennomført for å kunne få et bilde av om eksisterende retningslinjer for slagbehandling ble etterlevd. Folkeopplysning, - kjøpesenter/ media lokal TV + lokal aviser, legekontor, Implementering av ny retningslinje for akutt slagbehandling Innføring av NORSTROKE (standardisert og systematisk kartleggingsverktøy: Kartlegger symptomer, undersøkelser og behandling) Dokumentasjon og målinger: Norstroke registrering for alle slagpasienter (tiltakspakken) Global Trigger Tool (GTT) målinger (pasientskade). Uttrekk fra pasientadministrativt system (PAS) (pasienter i og utenfor slagenhet) Kritiske faktorer i pilotprosjektet: Pilotperioden var kort ifht å kunne identifisere, planlegge, implementere, evaluere og justere tiltak Ressurser måtte utføre pilotarbeidet parallelt med ordinær drift Gjennomføring Ved presentasjon av tiltakspakken ble vi litt overrasket; tanken var raskt dette er jo ikke nye tiltak, det er jo det vi allerede gjør. Samtidig fikk vi en erkjennelse av at vi ikke kan dokumentere godt nok at alle tiltak gjennomføres, eller være sikre på at de faktisk gjennomføres. Målet ble derfor ikke å endre praksis, men å sikre at vi gjør det vi vet vi skal, riktig første gang, til hver enkelt pasient, hver gang. Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 5

64 Vi operasjonaliserte dermed tiltakene i et Driverdiagram (Vedlegg 1) for å identifisere hva de egentlig innebar og hvordan vi måtte jobbe for å sikre at vi etterlevde disse. Dette var svært nyttig fordi det ga et godt bilde av omfanget av tiltakene, og dermed grunnlaget for å prioritere det videre arbeidet i piloten. Global Trigger Tool (GTT) målinger ble gjennomført i pilotperioden. Intensjonen var å gjennomføre målinger for en 6-måneders periode før innføring av tiltakspakken, for å skape en baseline for sammenlikning. Ved STHF er sykepleiedokumentasjon fremdeles papirbasert og dermed plassert i papirjournalen. Legenotater/epikrise er i dagens PAS/EPJ løsning elektroniske, det samme er fysio/ergoterapeut notater. For å kunne gjennomføre journalgjennomgang innenfor 20min/journal gjøres dette kun på den elektroniske dokumentasjonen. Ved initiell gjennomgang fant vi svært få triggere (1 infeksjon/30 journaler), noe vi umiddelbart visste at måtte være feil. I tillegg var ikke infeksjonsfokuset dokumentert (pneumoni, UVI etc.) Dette viste oss både at sykepleiedokumentasjonen burde vært gått gjennom og at legejournalen var mangelfull. Tidsperspektivet for journalgjennomgang på 20 min/journal umuliggjør gjennomgang av syklepleiedokumentasjonen, men ifht legedokumentasjon satte vi i gang tiltak: Alle infeksjoner skal dokumenteres med type og behandling, samt alle fall. Vi hadde en opplevelse, som nok deles av andre, av at flere av triggerne i GTT verktøyet er rettet mot kirurgi og ikke indremedisinske fagområder. I ettertid ser vi at vi burde ha lagt til enkelte egne triggere tilpasset vårt fagområde. Miniaudit (forenklet intervju basert på metodikk for systemrevisjon) ble gjennomført for å kunne få et bilde av om eksisterende retningslinjer for slagbehandling ble etterlevd. Bakgrunnen for valg av metode og fokus var at vi oppdaget at sykehusets avdelinger opererte med to retningslinjer for akutt slagbehandling. Disse var relativt like, men spriket på enkelte viktige punkter, som for eksempel tilførsel av oksygen. I tillegg hadde vi erfart at det eksisterte ulike oppfatninger av hvordan mottak av slagpasienter skulle foregå. Miniaudit oppsummert: Problemstilling: Retningslinjer/prosedyrer eksisterer; i hvilken grad forstås og brukes de? (Vedlegg 2 intervjumal) Intervju (15 min) med: Koordinator og sykepleier i mottak Medisinsk turnuslege og LIS LIS i nevrologi Sykepleiere og fysio/ergo i enheten 1. intervju nov-11 implementere ny retn. linje 2. intervju mar-12 Resultatet av miniauditen viste at retningslinjene som forelå var uklare: Uklart ansvarsforhold Mulighet for tolkning Ikke godt nok implementert i akuttmottaket Sprikende oppfatning av tidsvindu for trombolysebehandling Utsagnene under, hentet fra intervjuene, illustrerer dette: Jeg har blitt fortalt hvordan retn. linjen er Koordinator sier hva jeg skal gjøre Jeg følger retn. linje, men andre gjør det ikke Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 6

65 Det er lettere å jobbe natt, da er det ikke like mange som mener noe Jeg har ikke alltid tid Jeg skriver avvik, men det hjelper ikke Jeg forteller de i mottak hvordan det skal være, hver gang Nevrologene kommer aldri når vi vil Funn etter miniaudit la grunnlaget for utarbeidelse av ny retningslinje for mottak av slagpasienter. I arbeidet med den nye retningslinjen var det nødvendig å gå flere runder for å involvere alle relevante parter samt tydeliggjøre retningslinjen. Dette innebar at den nye retningslinjen ble implementert i månedsskiftet april/mai, og miniaudit nr. 2 etter implementering ble derfor ikke gjennomført i pilotperioden. Innføring av NORSTROKE (Norwegian Stroke Research Registry, vedlegg 3) registrering for alle slagpasienter har vært en nøkkel i pilotarbeidet. Gjennom denne registreringen sikres dokumentasjon i forhold til alle deler av tiltakspakken. I tillegg til å brukes som måleinstrument, er Norstroke registrering en huskeliste som fører til bedre kvalitet i pasientbehandlingen. Bruken av dette verktøyet setter oss også i stand til å gjennomføre sammenlikninger over tid, i egen avdeling og med andre deltagende sykehus, da den involverer svært mange parametre. Norsk hjerneslagregister er nylig godkjent som nasjonalt kvalitetsregister, og vi er dermed pålagt å registrere i dette. Begge registrene er i startfasen og baserer seg på en internettløsning som ikke er utrullet ennå. Gjennom en link mellom de to registrene vil vi kunne delta i begge, dette anser vi som hensiktsmessig ifht nasjonale måleparametre og ifht egen forskning. Vi har også gjennomført informasjonsarbeid i prosjektperioden: Vi har drevet folkeopplysning, i tråd med teksten i Helse Sør-Øst s oppdragsdokument. Leger og sykepleiere ved slagenheten hadde stand ved to kjøpesenter i Grenland, hvor vi informerte om FAST symptomer og viktighet av å oppsøke sykehus så raskt som mulig. Disse arrangementene ble dekket av lokale medier, og på denne måten håper vi å ha nådd ut til en stor andel av Grenlands befolkning. Slike arrangementer bør gjentas med jevne mellomrom dersom trombolyseraten ved STHF skal møte kravet fra helsemyndighetene på 20% av alle slagpasienter under 80 år. Vi har gjennomført en slagkonferanse/dialogmøte med mål om å nå ut i førstelinjetjenesten med den samme informasjonen. Erfaringer i prosjektet Piloten har møtt stort engasjement og vilje til forbedring/endring i fagmiljøet. Etter en initiell skepsis til både overlevelsestallene og metodikken, har fagpersonene i det nevrologiske miljøet vist interesse, forståelse og iver etter å bli bedre. Prosjektet har involvert personer på tvers av faggrupper og enheter/klinikker, og dette har vi opplevd som svært positivt. Hovederfaringen er at negative resultater, i form av overlevelsestall i vårt tilfelle, kan være en god brekkstang for endring/forbedring. Vi opplever at god lederforankring har vært viktig, spesielt i forhold til ressursbruk i prosjektfasen. Piloten har vært gitt fokus i alle ledd i linjeledelsen, fra direktør til enhetsleder. Dette har i stor grad vært med på å legitimere fokuset på metodikken og bruk av tid på dette arbeidet. Fagutviklingssykepleier i enheten har hatt en sentral rolle i dette arbeidet, og vi ser det som svært Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 7

66 viktig for vellykket gjennomføring at man har en eller flere sentrale ressurspersoner med tillit i fagmiljøet. Bruken av Mini-audit og GTT har gitt oss verdifull innsikt i hvordan vi dokumenterer og kvalitetssikrer det vi gjør. Det har avdekket både kunnskapshull hos en del av våre medarbeidere og andre hull i forhold til mangelfull dokumentasjon. Gjennomgangene har også vist oss hvor viktig det er at retningslinjer og prosedyrer er tydelige på behandling og ansvar, slik at vi minimerer rom for individuell tolkning. Vi vil spesielt fremheve metodikken brukt i Mini-audit som svært nyttig. Metodikken er forholdsvis enkel, lite ressurskrevende, og gir samtidig verdifull innsikt. Dette er en metodikk vi kommer til å benytte oss av i fremtiden, også innenfor andre fokusområder og fagfelt. NORSTROKE ble til å begynne med opplevd som nok et skjema, men denne oppfatningen ble snudd etter noen få ukers bruk. NORSTROKE erstatter en del tidligere skjema, og gjør at informasjonen om pasienten settes mer i system og at alt samles ett sted. NORSTROKE er nå en integrert del av pasientforløpet og brukes aktivt i tverrfaglige visitter rundt pasienten, da det gir en bedre kontinuitet i pasientbehandlingen. For mange av faggruppene i avdelingen er nok innføringen av NORSTROKE synonymt med piloten. Tiltakspakken for hjerneslag inneholder åtte punkter. Noen av disse tiltakene oppleves som klart viktigere enn andre, ut fra våre tidligere rutiner og erfaringer. Vi fokuserte dermed på de områdene hvor vi opplevde at vi hadde størst forbedringspotensiale; 1. rask transport og mottak av pasienter med mistenkt hjerneslag og 2. innføring/bruk av sjekkliste. I forhold til punkt 1 har vi drevet folkeopplysning, utarbeidet en ny retningslinje for mottak av slagpasienter og opprettet direkte kommunikasjon mellom AMK og nevrologisk vakt ved indikasjon for trombolysebehandling. I forhold til punkt 2 valgte vi å innføre NORSTROKE fremfor å bruke en egendefinert sjekkliste. Allikevel mener vi at alle tiltakene i tiltakspakken er svært viktige og egentlig ufravikelige i forhold til god og riktig behandling av slagpasienter. Derfor er vår konklusjon at tiltakspakken bør beholdes slik den er formulert i piloten, og at det må være opp til hver enkelt enhet/klinikk/sykehus som skal i gang med dette arbeidet å identifisere sine forbedringsområder. Resultater Resultater fra pilotperioden fra Til sammen 146 pasienter. P1 = pr. mnd P2 = pr. mnd Tidsperiode Antall pasienter m/ akutt hjerneinfarkt som legges på slagenhet Andel pasienter m/akutt hjerneslag som mottar alle relevante deler av tiltakpakken P1- november 85,71 % 83,33 % 25 % P1- desember 88, 89 % 44,44 % 25 % P2 - desember 77,78 % 55,56 % 28,57 % P1 - januar 90 % 80 % 33,33 % P2 - januar 88,89 % 88,89 % 37,5 % P1 - februar 100 % 75 % 25 % P2 - februar 87,50 % 75 % 14,29 % Andel pasienter m/hjerneslag som erfarer pasientskade ( GTT) Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 8

67 P1 - mars 76,92 % 92,31 % 20 % P2 - mars 84,62 % 92,31 % 27,27 % P1 - april 100 % 91, 67 % 25 % P2 - april 100 % 90,91 % 18,18 % Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/6-12 9

68 Resultatene viser at nye tiltak tar tid å innføre. Mange av pasientene var ikke inkludert i første del av perioden. Etter hvert som personellet fikk erfaring ble jobben lettere. Dette ser vi resultatet av da nesten alle pasienter fikk tiltakspakken i siste del av pilotregisteringen. Det er viktig å involvere alt personell på avdelingen slik at tiltakene blir del av daglig rutine. Positivt med målinger: Vi tror og synser mye om pasientsikkerhet, målinger gir et tydelig og realistisk bilde Gitt oss noen nyttige overraskelser Bedre grunnlag til forbedringsarbeid i enheten Åpenhet og synliggjøring av målinger kan bidra til økt engasjement/interesse hos ansatte Følge målinger/resultater over tid Mulighet for å sammenligne oss med andre slagenheter Utfordringer: Sjekk av diagnose lister viser at interne feilkilder kan oppstå. Alle målingene ble utført på slutten av piloten. Viktig med korte målperioder for mulighet til systemjusteringer. NORSTROKE registrering er foreløpig i papirutgave. Det er mye jobb å systematisere og kvalitetssjekke disse Ikke tydelig avklart rolle i forhold til hvem som har ansvaret for målingene Veien videre: Vi kommer til å fortsette med målinger, men da med de system justeringer vi har erfart har vært utfordrende for det praktiske arbeidet. Vi vil gjøre dypdykk i resultatene av pasientskade for å se hvordan vi systematisk kan jobbe for å forebygge disse. Erfaringen vil være nyttig når vi nå går inn i ny pilotfase med innsatsområdet fall. Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/

69 Anbefalinger Bred involvering av ledelse, for å sikre legitimitet, og medarbeidere for å sikre etterlevelse. Forbedringstiltak må være enkle og gjennomførbare innenfor vanlig drift Alle berørte enheter må være riktig representert i arbeidsgruppen, dvs. nøkkelpersoner med formell/uformell myndighet og gjennomslagskraft Deltakelse i nasjonale registre En må ha ansvar for mål/registrering Resultatene bør publiseres åpent og snakkes om Prosjektet bør informere i ulike fora innen eget sykehus, da metodikk og verktøy har stor overføringsverdi også til andre fagområder Vedlegg 1. Driverdiagram 2. Mini-audit intervjumal 3. NORSTROKE mal Rapport pilotprosjekt Hjerneslag av 4/

70 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser med Sykehuset Telemark HF og kommunene Bø og Sauherad, Nome, Bamble og Siljan. Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Samhandlingskoordinator Marianne Holthe Hellestad og Hege Holmern Orienteringssak Trykte vedlegg: Avtaler med kommunene og saksfremlegg i kommunene Ingress: Kommunen har i delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene, avtale plikt til å etablere tilbud om døgnopphold til pasienter med behov for øyeblikkelig hjelp innen Kommunen skal sørge for tilbud om døgnopphold for helse og omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. Plikten gjelder kun for de pasienter og brukere som kommunen har mulighet til å utrede, behandle eller yte omsorg til. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, den 18. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

71 Formål og virkeområde Formålet med avtalen er i samarbeid med sykehuset å få på plass øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunen i tråd med vedtatt delavtale Gjennom avtalen vil partene sikre etablering og drift av et døgntilbud om øyeblikkelig hjelp for innbyggerne i kommunen. Det nye tilbudet er et alternativ til sykehusinnleggelse,og skal resultere i færre innleggelser i STHF. Tilbudet er rettet mot pasienter med kjente diagnoser og understøtter intensjonene i samhandlingsreformen Tilbudet som etableres skal være bedre eller like godt som et alternativt tilbud i spesialisthelsetjenesten. Det vil i første omgang være aktuelt at plikten omfatter somatikk, men at det etter hvert vurderes i hvilken grad også psykisk helse og rus skal omfattes. Forslag til konklusjon: Saken tas til orientering. 2

72 SAKSFRAMLEGG ETABLERING AV ØYEBLIKKELIG HJELP DØGNPLASSER I BØ OG SAUHERAD KOMMUNER Rådmannens innstilling: 1. Utvalget slutter seg til planene slik de fremkommer i vedlagte utkast til Samarbeidsavtale kommunene Bø_Sauherad og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen 2. Plassene for begge kommunene tilknyttes Sauherad bygdeheim på Gvarv. Aktuelt: Den nye helse- og omsorgstjenesteloven pålegger kommunene innen å ha etablert døgnplasser for øyeblikkelig hjelp døgnplasser til pasienter som ikke trenger spesialisthelsetjeneste. Økonomien dekkes med 50 % fra staten og 50 % fra det regionale helseforetaket. Dette betyr at det i årene frem til 2016 vil halvparten av dette beløpet pr. år utløses som direkte tilskudd fra Helsedirektoratet. I henhold til direktoratets forutsetning, skal helseforetaket bidra med et like stort beløp når tilbudet er etablert og tar imot pasienter. Innfasingen av dette bidraget vil skje etter nærmere avtale med Sykehuset Telemark etter hvert som bruken øker. I henhold til Helsedirektoratets veileder, vil kommunene fra og med 2016 få overført kr (Bø) og kr (Sauherad) i rammeoverføring fra Staten for å dekke disse tjenestene. Staten yter tilskudd til kommuner og helseforetak som inngår avtale, samt søker Helsedirektoratet, innen om oppstart av slike plasser inneværende år. Delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene (Delavtale 4.3.5) ble inngått mellom sykehuset og kommunen i januar En felles plangruppe i Telemark har ferdigstilt en mal for samarbeidsavtaler vedrørende kommunale ø.hj. døgnplasser mellom den enkelte kommune og Sykehuset Telemark. Planleggingen av tilbudet er gjennomført som en regional prosess med følgende deltagere: Ellen Moen, Helse- og omsorgsjef, Nome kommune Bent Krogager, Leder for institusjons- og legetjenesten, Nome kommune Ingunn Espesett Vreim, Einingsleiar Bø sjukeheim/ kommunale tjenester, Bø kommune Urban Eriksen, Einingsleiar Open omsorg, Bø kommune Cecilie Stangeby, Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd, Sauherad kommune Martin Ytreland, Enhetsleder Sauherad Bygdeheim, Sauherad kommune Pål Toreid, Kommuneoverlege, Midt-Telemark Marianne Holthe Hellestad, Samhandlingskoordinator, Midt-Telemark/ STHF Side 1 av 3

73 Forslag til tjeneste: I Midt-Telemark er vertskommuneordningen etablert for flere tjenester og således godt kjent. Før opprettelse av nye tjenester ønsker Midt-Telemark kommunene en felles prosess i utredningsfasen for å vurdere muligheten for felles tjenester. Et interkommunalt samarbeid i Midt-Telemark gir mulighet for å bygge robuste og gode kompetansemiljøer lokalt i tråd med intensjonen med Samhandlingsreformen som både gir gode tilbud til brukere, og som er en attraktiv arbeidsplass for helsearbeidere. Etablering av kommunale ø-hjelp døgnplasser som en felles ordning for kommunene Bø og Sauherad er bare en del av flere interkommunale funksjoner som Midt-Telemark kommunene kan tenkes å samarbeide om. Direktoratets veileder legger til grunn at for å dekke Bø kommunes behov må det etableres 0,8 plass (290 liggedøgn) i gjennomsnitt pr. år. For Sauherad er tallene 0,6 plass (232 liggedøgn). Totalt for å dekke de to kommunenes behov må det etableres plasser nok til å ha 1,4 seng (522 liggedøgn) belagt til enhver tid (gjennomsnittlig pr. år) med mulighet for bruk av 3 senger. Bø og Sauherad kommuner ønsker å samarbeide om det kommunale ø-hjelp døgntilbudet. Det vil da bli utarbeidet en avtale mellom Sauherad som vertskommune og Bø som samarbeidskommune. Tilbudet vil bli administrert av Sauherad kommune, lokalisert til Sauherad bygdeheim. Sauherad har ledig 4 senger på Sauherad bygdeheim fra Sauherad bygdeheim er en ny institusjon med egnede lokaler. Bø kommune bygger nytt sykehjem, men dette står ikke ferdig før i 2015 og har således ikke lokaliteter til rådighet pr. i dag. Ved opprettelse av ø-hjelp senger er det behov for å styrke tilsynslegefunksjonen i sykehjem. Det legges opp til legevisitt hver virkedag i ø-hjelp tilbudet ved ansvarlig kommunal lege fra Sauherad kommune. Legene i Sauherad stiller seg positive til nye oppgaver. Sauherad er i søkeprosess knyttet til en ny fastlegehjemmel i kommunen. Alle dager fra kl er det legevakt i Bø eller Sauherad. Man vil bruke legevakt som i dag med legevaktslege på tilkalling (20 minutter responstid). Alle dager fra kl vil ordinær interkommunal legevakt på Notodden benyttes ved oppmøte eller telefonkonsultasjon. Det medisinsk faglige ansvaret skal tydelig beskrives. Sauherad kommune v/ rådmann har, som vertskommune, driftsansvar for det interkommunale tilbudet av øyeblikkelig hjelp plassene Tidspunkt for oppstart av tilbudet settes til Side 2 av 3

74 Videre prosess: Før Bø og Sauherad kommuner kan sende søknad til Helsedirektoratet innen fristen må det inngås samarbeidsavtale mellom kommunene og helseforetaket med konkrete og forpliktende planer om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen i søknadsåret. Forslag til samarbeidsavtale sendes følgende organer i sykehus og kommune: STHF Det innhentes uttalelse fra: Brukerutvalg STHF Ledermøte STHF Avtaleutkastet behandles i: Styret for Sykehuset Telemark HF Bø og Sauherad kommuner Det innhentes uttalelse fra: Eldrerådet Bø Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Bø Eldrerådet Sauherad Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Sauherad Fastlegene i Bø og Sauherad Arbeidsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Styringsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Avtaleutkastet behandles i: Helse og oppvekst utvalg Bø Formannskapet Bø Kommunestyret Bø Utvalg for oppvekst og omsorg Sauherad Formannskapet Sauherad Kommunestyret Sauherad Vedlegg: Samarbeidsavtale kommunene Bø_Sauherad og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen Side 3 av 3

75 Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunene Avtalen er mellom Sykehuset Telemark HF og kommunene Bø og Sauherad Bygger på Delavtale (4.3.5) om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunen Bø kommune Sauherad kommune Side 1 av 7

76 1. Avtaleparter Partene i denne avtalen er Sykehuset Telemark HF og kommunene Bø og Sauherad. Helseforetaket er heretter benevnt STHF og kommunene Bø og Sauherad er benevnt som kommunen. 2. Bakgrunn og lovgrunnlag Kommunen har i Delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene (Delavtale ) plikt til, innen 2016, å ha etablert tilbud om døgnopphold til pasienter med behov for øyeblikkelig hjelp. Kommunen skal sørge for tilbud om døgnopphold for helse og omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. Plikten gjelder kun for de pasienter og brukere som kommunen har mulighet til å utrede, behandle eller yte omsorg til. (Helse og omsorgstj.loven Formål og virkeområde Formålet med avtalen er, i samarbeid med sykehuset, å etablere et øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunen i tråd med vedtatt delavtale Gjennom avtalen vil partene sikre etablering og drift av et døgntilbud om øyeblikkelig hjelp for innbyggerne i kommunene. Det nye tilbudet er et alternativ til sykehusinnleggelse, og skal resultere i færre innleggelser i STHF. Tilbudet er rettet mot pasienter med kjente diagnoser som har forbigående forverringer, og understøtter intensjonene i samhandlingsreformen. Tilbudet er rettet mot pasienter hvor primærlege eller legevaktslege finner det forsvarlig og hensiktsmessig å benytte kommunal ø-hjelp plass, fremfor innleggelse i sykehus. Tilbudet skal være bedre eller like godt som et alternativt tilbud i spesialisthelsetjenesten. Det vil i første omgang være aktuelt at plikten omfatter somatikk, men etter hvert vil det vurderes i hvilken grad også psykisk helse og rus skal omfattes. 4. Organisering og prosess Kommunene i Midt-Telemark har etablert en prosjektgruppe som har utarbeidet planene for tjenesten: Ellen Moen, Helse- og omsorgsjef, Nome kommune Bent Krogager, Leder for institusjons- og legetjenesten, Nome kommune Ingunn Espesett Vreim, Einingsleiar Bø sjukeheim/ kommunale tjenester, Bø kommune Urban Eriksen, Einingsleiar Open omsorg, Bø kommune Cecilie Stangeby, Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd, Sauherad kommune Martin Ytreland, Enhetsleder Sauherad Bygdeheim, Sauherad kommune Pål Toreid, Kommuneoverlege, Midt-Telemark Marianne Holthe Hellestad, Samhandlingskoordinator, Midt-Telemark/ STHF Det innhentes uttalelse fra: Brukerutvalg STHF Ledermøte STHF Eldrerådet Bø Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Bø

77 Eldrerådet Sauherad Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Sauherad Fastlegene i Bø og Sauherad Arbeidsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Styringsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Behandling av avtaleutkastet i: Helse og oppvekst utvalg Bø Formannskapet Bø Kommunestyret Bø Utvalg for oppvekst og omsorg Sauherad Formannskapet Sauherad Kommunestyret Sauherad Styret for Sykehuset Telemark HF Målgrupper Pasienter, som er aktuelle for det kommunale tilbudet, er pasienter med forverring av kjente tilstander, og med behov for et høyere omsorgs- og/eller behandlingsnivå enn de allerede har. Forutsetningen er at det må være en pasient med en avklart diagnose og funksjonsnivå som kommunen er i stand til å behandle, og hvor risikoen for akutt forverring under oppholdet er liten. Behov for sykehusinnleggelse må være utelukket da slike pasienter skal innlegges sykehuset direkte. Hovedkategorier /diagnoser, som er aktuelle for kommunalt ø. hjelp døgnopphold, kan være: 1. Kroniske lidelser Hvor diagnose er klart og fastsatt av spesialisthelsetjenesten og det foreligger en behandlingsplan som viser hvordan forverring skal håndteres, for eks.: KOLS kroniske hjertesykdommer (eks hjertesvikt) akutt oppstått pleiebehov og lignende diabetes 2. Behandling av ukompliserte akutte tilstander med kjent årsak Urinveisinfeksjoner Luftveisinfeksjoner Kvalme, oppkast, dehydrering, ernæringssvikt Obstipasjon Smertebehandling i forbindelse med fall Smertebehandling ved kompresjonsfrakturer, ribbensbrudd Sårbehandling (dette forutsetter behandlingsplan) Listen kan revideres i enighet mellom kommunen og helseforetaket. I første omgang er tentativ målgruppe disse: Dehydrering/moderat alvorlig ernæringssvikt Infeksjonstilstander eks i lunger eller urinveier Fall og traumer der brudd er avkreftet 3

78 Eventuelt KOLS med angstkomponent Det er den innleggende lege som beslutter hvilke tilstander som skal behandles. Det understrekes at uklare tilstander, som krever omfattende utredning eller særlig beredskap (for eksempel uklare smerter i mage og bryst) eller tilstander som raskt kan forverre seg og bli livstruende (eks alvorlig KOLS), IKKE skal legges inn på kommunal øyeblikkelig hjelp plass Faglige premisser for innleggelse i kommunalt øyeblikkelig hjelp døgntilbud Forut for innleggelse skal pasienten være tilsett av lege i primærhelsetjenesten. Pasienten er vurdert til ikke å ha behov for øyeblikkelig hjelp i spesialisthelsetjenesten. Innleggelser i kommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold skjer fra fastlege, legevaktslege, fra lege i kommunal institusjon evt. andre kommunale leger. Innleggelser vurderes opp mot kriterier for målgruppen. Innleggende lege må etablere en plan for medisinsk behandling (behandlingsplan) minimum frem til tilsyn første virkedag. Legeressurser Det sikres kontinuitet, tilgjengelighet og legekompetanse med: Legevisitt hver virkedag ved ansvarlig kommunal lege fra Sauherad kommune (plan utarbeides) Legevaktslege fra Bø eller Sauherad på tilkalling (20 minutter responstid) fra kl alle dager (viser til eksisterende avtale) Oppmøte på interkommunal legevakt på Notodden fra kl alle dager (viser til eksisterende avtale) Legenes funksjons- og ansvarsområder og tilstedeværelse utarbeides (utarbeides) Sykepleierressurser Det skal være sykepleier tilstede hele døgnet, alle ukens dager. Sykepleiers funksjons- og ansvarsområder utarbeides (utarbeides) Dokumentasjon Sauherad kommune har plikt til dokumentasjon etter gjeldene lovverk Retningslinje for dokumentasjon utarbeides (utarbeides) 5. Samarbeidsmøter/parter Samarbeidsmøter, vedrørende kommunalt øyeblikkelig hjelp tilbud, legges til de eksisterende møter knyttet til: Fastlegene i Bø og Sauherad Legevakt (Notodden legevakt er et interkommunalt samarbeid med kommunene Bø, Sauherad, Kviteseid, Seljord og Hjartdal) 6. Plikt til gjennomføring og forankring Partene forplikter seg til å gjøre innholdet i avtalen kjent innenfor eget ansvarsområde. Dette gjelder også avtalespesialister og fastleger. 4

79 å arbeide lojalt for å gjennomføre den prosessen som er beskrevet i kapittel 4 ovenfor, og stille til disposisjon de ressurser som er nødvendige for å gjennomføre prosessen på en faglig forsvarlig måte 7. Tidsplan, lokalisering og dimensjonering 7.1. Tidsplan Planlagt oppstart Febr Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Søknad klar 25.2 (undertegnet avtale) Sende søknad Hdir 26.2 Svar på søknad fra Hdir 1.5 Avtale m/ medisinsk ansvarlig x x x Rekruttere øvrig personell x x x Opplæring/rutiner x frem til fra Driftsstart Lokalisering og dimensjonering Det kommunale øyeblikkelig hjelp tilbudet opprettes på Sauherad bygdeheim. Det opprettes inntil 2 øyeblikkelig hjelp plasser med mulighet for bruk av 3 senger. 8. Ansvars- og oppgavefordeling 8.1. Overordnet ansvar Sauherad kommune v/ rådmann har driftsansvar for det kommunale tilbudet av øyeblikkelig hjelp plasser 8.2. Medisinskfaglig ansvar Kommuneoverlegen (spesialist i allmennmedisin) i Midt-Telemark har det overordnede medisinske ansvar for at tilbudet ved øyeblikkelig hjelpplassene er faglig forsvarlig, samt ansvar for å etablere rutiner og avtaler for tilbudet. Ansvarlig kommunal lege fra Sauherad kommune som utfører det daglige tilsynet, har ansvar for de medisinske beslutninger som tas, samt ansvar for oppfølgingen av behandling/behandlingsplan på inneliggende pasienter. Den enkelte lege har ansvar for de beslutninger og tiltak denne selv gjør. Innleggende lege har ansvar for den behandlingsplanen de etablerer frem til tilsyn neste virkedag tolket i sammenheng med ansvar som sykepleiere har i punkt under. Legevaktslege har ansvar for de medisinske beslutninger denne tar ved innleggelse/behandlingsplan (jf. punkt over), samt ved tilsyn som denne måtte utføre. Sykepleiere har ansvar oppfølging av behandling iverksatt av lege, samt observasjon/kartlegging av pasientene. Sykepleiere har ansvar for å tilkalle lege ved behov for å endre behandling/ behandlingsplan eller i andre sammenhenger dette er hensiktsmessig. 5

80 Sykehuset har sin veilederplikt som spesialisthelsetjeneste (jfr. Spesialisthelsetjenesteloven 6,3) Samarbeid med spesialisthelsetjenesten Mulighet for deltakelse i internundervisning på STHF. 9. Kompetansekrav Det utarbeides egen kompetanseplan for kommunale øyeblikkelig hjelp plasser Beskrive nødvendig opplæring av personell. Beskrive planer for utarbeidelse av systemer, prosedyrer og rutiner. Planene utarbeides med grunnlag i en kartlegging av dagens situasjon, og avklaring av fremtidige behov (jfr. Veileder pkt 3.1). Beskrive eventuelt hospitering, veiledning og praktisk trening i samarbeid med spesialisthelsetjenesten. (Jfr. delavtale ) Beskrive muligheter for E-læring i samarbeid med spesialisthelsetjenesten. 10. Støttefunksjoner og behov for utstyr Virksomheten utarbeider en oversikt over utstyrsbehov etter kartlegging og behov ut fra nevnte pasientkategorier Sambruk av utstyr i Bø og Sauherad, samt legekontorer skal vurderes 11. Kontinuitet i tilbudet om øyeblikkelig hjelp Tilbudet i sykehuset for de aktuelle pasientgruppene skal opprettholdes til tilbudet i kommunen er tilstrekkelig etablert. Det etableres en monitoreringsordning av innleggelser i kommunalt øhj-tilbud og på sykehuset som sikrer konsensus om reell avlastning av sykehusinnleggelser. 12. Informasjon og kommunikasjon Det utarbeides informasjonsplan til ansatte, fastleger, legevaktsleger og andre samarbeidspartnere. Det lages en informasjonsplan til innbyggerne. 13. Konsekvenser for ambulansetjenesten og AMK Ambulansetjenesten og AMK involveres i planene. 14. Involvering av pasient- og brukerorganisasjoner Avtalen legges fram for Eldrerådet og Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne (kommunene), samt Brukerutvalget STHF. Avtalen vil bli lagt frem både for arbeidsgruppa og styringsgruppa for samhandling i Midt- Telemark der brukerorganisasjonene er representert. 6

81 15. Involvering av ansatte Avtalen vil bli lagt frem både for arbeidsgruppa og styringsgruppa for samhandling i Midt- Telemark der ansatte er representert. 16. Økonomi Det utarbeides en avtale mellom kommunene Sauherad som vertskommune og Bø som samarbeidskommune. Utgifter til legemidler og medisinsk utstyr blir en del av driftskostnadene til institusjonen. Kommunen kan ikke kreve egenandel for opphold i kommunalt tilbud om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp (Forskrift om egenandel for kommunale helse- og omsorgstjenester 1, andre ledd, b) 17. Håndtering av uenighet Partene skal håndtere uenighet iht. overordnet samarbeidsavtale punkt Varighet, revisjon og oppsigelse Denne avtalen regulerer driftsmessig samarbeid om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene og må inngås innen Effekt av etableringen mht til endring av innleggelsesprofil (jfr. aktivitet på de kommunale plassene/sykehusinnleggelser) evalueres årlig av STHF og kommunen. Partene etablerer et system for evaluering. Avtalen kan sies opp med ett års frist, jf. Helse- og omsorgstjenestelova 6-5, 2. ledd. Dersom en av partene seier opp avtalen, skal Sykehuset Telemark HF varsle Helse Sør Øst RHF. Det regionale helseforetaket skal varsle Helsedirektoratet, jf. helse- og omsorgstjenestelova 6-5, 2. ledd Underskrift Avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. Dato: Dato: Dato: Bess Margrethe Frøyshov Olav Kasland Hans Sundsvalen Administrerende direktør Ordfører Ordfører Sykehuset Telemark HF Bø kommune Sauherad kommune 7

82 SAKSFRAMLEGG ETABLERING AV ØYEBLIKKELIG HJELP DØGNPLASSER I NOME KOMMUNE Rådmannens innstilling: 1. Utvalget slutter seg til planene slik de fremkommer i vedlagte utkast til Samarbeidsavtale Nome kommune og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen 2. Plassene tilknyttes Skien interkommunale legevakt, lokalisert i Høyblokka, Klosterskogen Vekst- og Rehabilteringssenter. Aktuelt: Den nye helse- og omsorgstjenesteloven pålegger kommunene innen å ha etablert døgnplasser for øyeblikkelig hjelp døgnplasser til pasienter som ikke trenger spesialisthelsetjeneste. Økonomien dekkes med 50 % fra staten og 50 % fra det regionale helseforetaket. Dette betyr at det i årene frem til 2016 vil halvparten av dette beløpet pr. år utløses som direkte tilskudd fra Helsedirektoratet. I henhold til direktoratets forutsetning, skal helseforetaket bidra med et like stort beløp når tilbudet er etablert og tar imot pasienter. Innfasingen av dette bidraget vil skje etter nærmere avtale med Sykehuset Telemark etter hvert som bruken øker. I henhold til Helsedirektoratets veileder, vil Nome fra og med 2016 få overført kr i rammeoverføring fra Staten for å dekke disse tjenestene. Staten yter tilskudd til kommuner og helseforetak som inngår avtale, samt søker Helsedirektoratet, innen om oppstart av slike plasser inneværende år. Delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene (Delavtale 4.3.5) ble inngått mellom sykehuset og kommunen i januar En felles plangruppe i Telemark har ferdigstilt en mal for samarbeidsavtaler vedrørende kommunale ø.hj. døgnplasser mellom den enkelte kommune og Sykehuset Telemark. Planleggingen av tilbudet er gjennomført som en regional prosess med følgende deltagere: Ellen Moen, Helse- og omsorgsjef, Nome kommune Bent Krogager, Leder for institusjons- og legetjenesten, Nome kommune Ingunn Espesett Vreim, Einingsleiar Bø sjukeheim/ kommunale tjenester, Bø kommune Urban Eriksen, Einingsleiar Open omsorg, Bø kommune Cecilie Stangeby, Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd, Sauherad kommune Martin Ytreland, Enhetsleder Sauherad Bygdeheim, Sauherad kommune Pål Toreid, Kommuneoverlege, Midt-Telemark Side 1 av 3

83 Marianne Holthe Hellestad, Samhandlingskoordinator, Midt-Telemark/ STHF Forslag til tjeneste: Nome kommune har i dag et interkommunalt samarbeid med Skien og Siljan kommuner om legevakt. Skien kommune har pr undertegnet en samarbeidsavtale med STHF om opprettelse av kommunale øyeblikkelig hjelp plasser, samt fått innvilget sin søknad til Helsedirektoratet med oppstart av tjenesten i Nome vil på bakgrunn av dette inngå samarbeid også om øyeblikkelig hjelp døgnplasser. Det utarbeides en avtale mellom kommunene Skien som vertskommune og Nome som samarbeidskommune. Skien kommune v/ rådmann har, som vertskommune, driftsansvar for det interkommunale tilbudet av øyeblikkelig hjelp plassene Direktoratets veileder legger til grunn at for å dekke Nome kommunes behov må det etableres 1,0 plass (370 liggedøgn) i gjennomsnitt pr. år. For å dekke Skiens behov, må det etableres plasser nok til å ha 7 pasienter til enhver tid. For å ivareta nødvendig logistikk og variasjoner i behovet, må det derfor etableres sengeplasser. Skien kommune har en prosjektgruppe som konkretiserer det totale tilbudet. Tidspunkt for oppstart av tilbudet settes til Tilbudet vil bli administrert av Skien interkommunale legevakt og lokalisert i Høyblokka, Klosterskogen Vekst- og Rehabilteringssenter. Videre prosess: Før Nome kommune kan sende søknad til Helsedirektoratet innen fristen må det inngås samarbeidsavtale mellom kommunen og helseforetaket med konkrete og forpliktende planer om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen i søknadsåret. Forslag til samarbeidsavtale sendes følgende organer i sykehus og kommune: STHF Det innhentes uttalelse fra: Brukerutvalg STHF Ledermøte STHF Avtaleutkastet behandles i: Styret for Sykehuset Telemark HF Nome kommune Det innhentes uttalelse fra: Eldrerådet Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Fastlegene i Nome kommune Side 2 av 3

84 Arbeidsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Styringsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Avtaleutkastet behandles i: Oppvekst og omsorgsutvalget Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: Samarbeidsavtale Nome kommune og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen m/ vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen Side 3 av 3

85 Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunene Avtalen er mellom Sykehuset Telemark HF og Nome kommune Bygger på Delavtale (4.3.5) om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunen Nome kommune Side 1 av 5 Side 1 av 5

86 1. Avtaleparter Partene i denne avtalen er Sykehuset Telemark HF og Nome kommune. Sykehuset Telemark Helseforetak er heretter benevnt STHF og Nome kommune er benevnt som kommunen. 2. Bakgrunn og lovgrunnlag Kommunen har i delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene, avtale plikt til å etablere tilbud om døgnopphold til pasienter med behov for øyeblikkelig hjelp innen Kommunen skal sørge for tilbud om døgnopphold for helse og omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. Plikten gjelder kun for de pasienter og brukere som kommunen har mulighet til å utrede, behandle eller yte omsorg til. 3. Formål og virkeområde Formålet med avtalen er i samarbeid med sykehuset å få på plass øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunen i tråd med vedtatt delavtale Gjennom denne avtalen vil partene sikre etablering og drift av et døgntilbud om øyeblikkelig hjelp for innbyggerne i Nome kommune. Det nye tilbudet er et alternativ til sykehusinnleggelse og skal resultere i færre innleggelser i STHF. Tilbudet er rettet mot pasienter med kjente diagnoser og understøtter intensjonene i samhandlingsreformen Tilbudet som etableres skal være bedre eller like godt som et alternativt tilbud i spesialisthelsetjenesten. Det vil i første omgang være aktuelt at plikten omfatter somatikk, men at det etter hvert vurderes i hvilken grad også psykisk helse og rus skal omfattes. 4. Organisering og prosess Kommunene i Midt-Telemark har etablert en prosjektgruppe som har utarbeidet planene for tjenesten: Ellen Moen, Helse- og omsorgsjef, Nome kommune Bent Krogager, Leder for institusjons- og legetjenesten, Nome kommune Ingunn Espesett Vreim, Einingsleiar Bø sjukeheim/ kommunale tjenester, Bø kommune Urban Eriksen, Einingsleiar Open omsorg, Bø kommune Cecilie Stangeby, Kommunalsjef Helse, omsorg og velferd, Sauherad kommune Martin Ytreland, Enhetsleder Sauherad Bygdeheim, Sauherad kommune Pål Toreid, Kommuneoverlege, Midt-Telemark Marianne Holthe Hellestad, Samhandlingskoordinator, Midt-Telemark/ STHF Det innhentes uttalelse fra: Brukerutvalg STHF Ledermøte STHF Eldrerådet

87 Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne Fastlegene i Nome kommune Arbeidsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Styringsgruppe for samhandling i Midt-Telemark Behandling av avtaleutkastet i: Oppvekst og omsorgsutvalget Formannskapet Kommunestyret Styret for Sykehuset Telemark HF Se for øvrig pkt. 4 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 5. Plikt til gjennomføring og forankring Partene forplikter seg til: Å gjøre innholdet i avtalen kjent innenfor eget ansvarsområde. Dette gjelder også avtalespesialister og fastleger. Å arbeide lojalt for å gjennomføre den prosessen som er beskrevet i kapittel 4 ovenfor, og stille til disposisjon de ressurser som er nødvendige for å gjennomføre prosessen på en forsvarlig måte. 6. Tidspunkt for oppstart av tilbudet og tallet på senger Direktoratets veileder legger til grunn at for å dekke Nome kommunes behov må det etableres 1,0 plass (370 liggedøgn) i gjennomsnitt pr. år. Tidspunkt for oppstart av tilbudet settes til Nome kommune har i dag et interkommunalt samarbeid med Skien og Siljan kommuner om legevakt. Nome vil på bakgrunn av dette inngå samarbeid også om øyeblikkelig hjelp døgnplasser. Det utarbeides en avtale mellom kommunene Skien som vertskommune og Nome som samarbeidskommune. Skien kommune v/ rådmann har, som vertskommune, driftsansvar for det interkommunale tilbudet av øyeblikkelig hjelp plassene Tilbudet vil bli administrert av Skien interkommunale legevakt og lokalisert i Høyblokka, Klosterskogen Vekst- og Rehabilteringssenter. Se for øvrig pkt. 6 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 3

88 7. Ansvars- og oppgavefordeling Se pkt. 7 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 8. Kompetansekrav Se pkt. 8 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 9. Støttefunksjoner og behov for utstyr Se pkt. 9 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 10. Kontinuitet i tilbudet om øyeblikkelig hjelp Se pkt. 10 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 11. Informasjon og kommunikasjon Se pkt. 11 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 12. Konsekvenser for ambulansetjenesten og AMK Se pkt. 12 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 13. Involvering av pasient- og brukerorganisasjoner Se pkt. 13 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 14. Involvering av ansatte Se pkt. 14 i vedlegg Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. 15. Håndtering av uenighet Partene skal håndtere uenighet iht. overordnet samarbeidsavtale punkt Varighet, revisjon og oppsigelse Denne avtalen regulerer driftsmessig samarbeid om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene og må inngås innen Effekt av etableringen mht til endring av innleggelses profil evalueres årlig av STHF og kommunen. 4

89 Avtalen kan sies opp med et års frist, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 6-5, 2. ledd. Dersom en av partene sier opp avtalen skal Sykehuset Telemark HF varsle Helse Sør Øst RHF. Det regionale helseforetaket skal varsle Helsedirektoratet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 6-5, 2. ledd Underskrift Avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. Dato: Dato: Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF Bjørg Tveito Lundefaret Ordfører Nome kommune Vedlegg: Samarbeidsavtale Skien kommune STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen 5

90 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Birgit Sannes Arkiv: 233 H10 Arkivsaksnr.: 13/75-648/13 ETABLERING AV PLASSER FOR ØYEBLIKKELIG HJELP OG LINDRENDE ENHET I BAMBLE KOMMUNE RÅDMANNENS TILRÅDING: ::: Sett inn innstillingen under denne linja Bamble kommunestyre vedtar: 1. Bamble kommune inngår «Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i Bamble kommune» med Sykehuset Telemark HF, og slutter seg til planene slik de framkommer i vedlagte avtaleutkast. 2. Det søkes Helsedirektoratet om midler til oppstart av øyeblikkelig hjelp døgnplasser kr , og Sykehuset Telemark om samme beløp, totalt kr , ved søknadsfristen i mars Bamble kommune inngår avtale med Sykehuset Telemark HF om etablering av lindrende enhet i korttidsavdelingen ved Bamble sykehjem, og slutter seg til planene slik de framkommer i vedlagte avtaleutkast. 4. Etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser og lindrende enhet ses i sammenheng med etablering av 8 nye plasser ved Bamble sykehjem, slik at synergier og effektiv økonomisk drift oppnås. ::: Sett inn innstillingen over denne linja... Sett inn saksframstillingen under denne linja SAKEN GJELDER: Gjennom samhandlingsreformen og Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, er kommunene forpliktet til å yte øyeblikkelig hjelp døgnplasser til kommunens innbyggere innen Allerede fra 2012 ble det gitt anledning til å søke om tilskudd til etablering av slike plasser, og søknader behandles av Helsedirektoratet en gang årlig i mars måned. Neste søknadsfrist er mars For Bamble kommune er det beregnet behov for 1,8 øhjelp-plasser, og det bør så raskt som mulig søkes om tilskudd til etablering av dette tilbudet. Både kommuneøkonomisk, sykehusøkonomisk og samfunnsøkonomisk vil etablering medføre mindre kommunal betaling til sykehuset, og sykehuset vil få frigjort ressurser til pasienter som er avhengig av behandling i spesialisthelsetjenesten. Etablering og drift av øyeblikkelig hjelp døgnplasser må ses i sammenheng med total bruk av ressurser ved Bamble sykehjem og åpningen av de nye åtte plassene.

91 SAKSUTREDNING: Lovgrunnlag Gjennom samhandlingsreformen og Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester, er kommunene forpliktet til å yte øyeblikkelig hjelp døgnplasser (heretter forkortet øhjelp-plasser) til kommunens innbyggere innen Bamble kommune har i «Delavtale med Sykehuset Telemark Regionalt Helseforetak (heretter forkortet STHF), delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene» forpliktet seg til å etablere øhjelp-plasser etter avtale med STHF. Plikten er hjemlet i Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-5, 3. ledd - kommunens ansvar for øyeblikkelig hjelp: Kommunen skal sørge for tilbud om døgnopphold for helse- og omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. Plikten gjelder kun for de pasienter og brukere som kommunen har mulighet til å utrede, behandle eller yte omsorg til. ( 3-5, 3. ledd, gjøres gjeldende fra ). For Bamble kommune er det beregnet behov for 1,8 øhjelp-plasser, det vil si to plasser i praksis. For å være i forkant og skaffe seg tidlig erfaring og kompetanse med drift av øhjelp-plasser, samt muliggjøre synergier i forbindelse med åpning av 8 nye sykehjemsplasser, er det vurdert som riktig å søke om å etablere øhjelp-plasser i god tid før Interkommunalt samarbeid vs eget tilbud Ett av målene med samhandlingsreformen er å tilby kommunens innbyggere gode og forsvarlige helsetjenester så nær innbyggeren som mulig. Bamble kommune har lang og god erfaring med å samarbeide med nabokommuner, så også når det gjelder helsetjenester. I samhandlingsreformsammenheng, samarbeider Bamble med Kragerø, Drangedal og Siljan. Kragerø og Drangedal kommuner vurderer etablering av felles øhjelp-plasser i nåværende Kragerø sykehus. Av flere årsaker vurderes dette som lite hensiktsmessig for Bamble: I henhold til nasjonale føringer forutsettes tilbudet etablert så nær pasientens hjemsted som mulig. Ved innleggelse i spesialisthelsetjeneste direkte fra øhjelp-plass, vil det være uhensiktsmessig først å kjøre pasienten til Kragerø, for deretter å kjøre tilbake til Skien. Bamble sykehjem er både fysisk og geografisk godt tilrettelagt for å ha øhjelp-plasser. Effekter av etablering Etablering av øhjelp-plasser i Bamble sykehjem, vil gi store synergieffekter og styrke det generelle tilbudet til kommunens innbyggere. Etableringen forutsetter at vi ser kompetanse og bemanning under ett på hele huset, også for driften av de åtte nye plassene. Øhjelp-plassene er tenkt lokalisert til korttidsavdelingen, i nærheten av legevakta. Gjennom målrettet arbeid over år har Bamble kommune opparbeidet svært god kompetanse i legevakten og på Bamble sykehjem. Både akuttmedisinske funksjoner og behandling på relativt avansert nivå, gjøres lokalt. Korttidsavdelingen, som gjennom flere år har gitt lindrende behandling og pleie, har meget godt omdømme på STHF, nyter stor respekt for det de gjør og har godt samarbeid med sykehuset. I praksis har avdelingen allerede lindrende enhet, uten at dette er formalisert. Ved etablering av øhjelp-plasser i sykehjemmet vil vi få mulighet til å omgjøre fire senger i korttidsavdelingen til lindrende enhet. Vi har allerede samlet mye kompetanse og erfaring i

92 korttidsavdelingen, og ved å tilføre ytterligerekompetanse og ressurser i form av økt sykepleier- og legedekning til øhjelp-plassene, vil det gi avdelingen ressurser som også kan benyttes i lindrende enhet. Å formalisere opprettelse av lindrende enhet medfører en betydelig kvalitetsheving på tilbudet til kreftpasientene. Lindrende enhet gir mulighet til formell samarbeidsavtale med Palliativ enhet ved STHF. En samarbeidsavtale gir kommunen: Rett til faste samarbeidsmøter med Pallitativ enhet. Lege og sykepleier fra Palliativ enhet gir veiledning til kommunalt personale, i Bamble. Kommunalt personale får rett til hospitering ved Palliativ enhet. Kommunalt personale får rett til å delta i opplæring og kurs ved Palliativ enhet, gratis eller til en minimal egenandel. Pasientene som er aktuelle for lindrende enhet finnes i korttidsavdelingen pr i dag, og det er derfor ingen grunn til ikke å formalisere omgjøring til lindrende enhet, og derigjennom utløse økt oppfølging og veiledning fra STHF. Etablering av øhjelp-plasser og lindrende enhet vil styrke legedekningen på hele sykehjemmet. I overkant av 100 % legestilling, fordelt på tre leger, vil være tilknyttet Bamble sykehjem. Legene vil ha vanlig fastlegepraksis i tillegg til tilsynslegefunksjonen. Fordeling på tre leger er valgt for å ha en robust tjeneste, hvor flere leger kan spille på hverandre og bistå hverandre. Øhjelp-plasser og lindrende enhet krever leger med kompetanse og interesse for akuttmedisin, og det er viktig at de har mulighet til å ha et godt fagmiljø på arbeidsplassen. Godt omdømme og utfordrende oppgaver bidrar til å lette rekruttering av både sykepleiere og leger. Bamble kommune har det siste året rekruttert dyktige, unge leger som er opptatt av å gi legetjenester på et høyt faglig nivå. Også sykepleierrekrutteringen har blitt meget bedre, og det er viktig at denne kompetansen beholdes i kommunen. Bamble sykehjem har etter hvert utviklet seg til å bli mye mer enn bare et sykehjem. Sykehjemmet inneholder nå legevakt og legetjeneste, poliklinisk lavterskeltilbud for rusmiddelavhengige, poliklinikk med fokus på blant annet sår, diabetes, KOLS er under planlegging, samt opprettelse av helsestasjon for eldre. Disse funksjonene tillegges legevakten og sykepleierne der, og er finansiert inn i ordinær drift for legevakta, samt kr som et oppstartstilskudd fra samhandlingsmidler. Videre har vi korttidsavdeling og lindrende enhet, rehabiliteringsavdeling og senter for fysio- og ergoterapi, dagavdeling, og selvfølgelig langtidsbehandling for pasienter som er så dårlige at de ikke kan bo hjemme. Finansiering og økonomiske konsekvenser Kommunene er gitt finansielle incitamenter til å etablere lokale tiltak, blant annet gjennom plikt til kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten, betaling for ferdigbehandlede pasienter og tilskudd til etablering av lokale øhjelp-plasser. Gjennom kommunal medfinansiering (20 % av kostnadene forbundet med egne innbyggere) og kommunal betaling for ferdigbehandlede pasienter (kr 4000 pr døgn), straffes kommunene for bruk av spesialisthelsetjeneste ut over det finansieringsmodellen forutsetter. Etablering av øhjelp-plasser er statlig fullfinansiert, gjennom 50 % direkte tilskudd fra Helsedirektoratet og 50 % tilskudd fra det regionale helseforetaket, som forutsettes utløst når øhjelpplassene er etablert og i drift. For Bamble kommune utgjør etableringstilskuddet totalt kr , med kr hver fra Helsedirektoratet og STHF. Dette tilskuddet vil gis fram til 2016, hvor det deretter i henhold til veileder fra Helsedirektoratet, vil bli videreført gjennom rammeoverføringene til kommunene. I hvor stor grad kommunen sparer kommunal medfinansiering, er på nåværende tidspunkt ikke mulig å beregne (man kan ikke forutsi konkret hvilke pasienter, diagnoser og DRG-

93 poeng som vil bli behandlet lokalt), men det forutsettes at kostnader til kommunal medfinansiering vil bli redusert, og at etablering av lokale tiltak vil bidra til at økonomiske ressurser beholdes i kommunen. Erfaringstall her kan først beregnes etter ett til to års drift av de kommunale øjhjelpplassene. Etablering av øhjelp-plasser og lindrende enhet får ingen konsekvenser for administrative kostnader. Heller ikke åpning av de åtte nye plassene får administrativ konsekvens. Alle stillinger som opprettes er direkte operative inn i daglig oppfølging av pasientene. Økt antall ansatte tilknyttes allerede eksisterende administrasjon og ledelse. Som nevnt over er etablering av øhjelp-plasser statlig finansiert. Omgjøring av fire senger i korttidsavdelingen til lindrende enhet, medfører økt behov for sykepleier- og legeressurs. Finansiering av disse stillingene må ses i sammenheng med både etablering av øhjelp-plasser og åpning av de åtte nye. Alt i alt skal drift av øhjelp-plasser, lindrende enhet og åtte nye sykehjemsplasser, dekkes innenfor sykehjemmets eksisterende ramme, med tillegg av statlig tilskudd på kr og kr som ble bevilget til åpning av åtte nye plasser, totalt kr Etablering av øhjelp-plasser vil heve kvaliteten på tjenstene på sykehjemmet, uten at det medfører økte ressurser, som ville vært nødvendig uten øhjelp-plassene. Gjennom fokus på effektiv og samordnet drift, søkes det ytterligere synergier og effektiviseringsmuligheter. Dette omhandles også i kommuneplanens arbeidsgruppe «Kommunen som organisasjon og tjenesteyter». Ansattemedvirkning Ansatte, v/ Fagforbundet, Norsk Sykepleierforbund og Den Norske Lægeforening, er representert i Bamble kommunes prosjektgruppe for gjennomføring av samhandlingsreformen. Søknad om etablering av øhjelp-plasser er behandlet og vedtatt der, samt i styringsgruppa for gjennomføring av reformen. Det orienteres også fortløpende i medbestemmelsesmøter. RÅDMANNENS VURDERING: Innen må kommunen tilby øhjelp-plasser lokalt eller i samarbeid med andre. Bamble kommune er i den heldige situasjon, at det finnes både lokaler, kompetanse, engasjement og ønske hos ansatte om å etablere øhjelp-plasser så snart som mulig. I tillegg skal kommunen åpne åtte nye pleieplasser, og alt kan lokaliseres under samme tak. Dette gir gode muligheter for betydelige synergieffekter. Samarbeid med Kragerø og Drangedal kommuner er vurdert som lite hensiktsmessig for Bambles befolkning. Det er ikke naturlig for kommunens innbyggere å orientere seg sørover. Det er også lenger avstand til Kragerø enn til Porsgrunn/Skien. Videre synes det uhensiktsmessig å kjøre pasienter til Kragerø, for så å kjøre samme pasient tilbake forbi Bamble og til sykehuset i Skien, når det er behov for innleggelse i sykehus i etterkant av opphold på øhjelp-plass.. Et mål med samhandlingsreformen er å tilby kommunens innbyggere tjenester der de bor. Å etablere øhjelp-plasser lokalt oppfyller dette målet, og det vil være svært positivt for befolkningen å kunne få slikt tilbud lokalt. Videre gir lokalisering på Bamble sykehjem gode muligheter for synergieffekter. Ved å se sykehjemmets økonomiske ramme sammen med det statlige etableringstilskuddet og bevilgningen til åpning av de åtte nye plassene under ett, vil man ha mulighet til å få til betydelig kvalitetsheving og nye tjenester for samme pris. Å bruke sykepleier- og legekompetanse fleksibelt over hele huset vil gi en svært effektiv utnyttelse av ressursene, samtidig som det utløser økte tjenester fra spesialisthelsetjenesten. Alt i alt en vinn-vinn-situasjon.

94 På lenger sikt og etter egne erfaringer med drift av øhjelp-plasser, bør det foretas en gjennomgang om det er hensiktsmessig med større enheter i samarbeid med Kragerø/Drangedal og eller Porsgrunn. Rådmannen er av den oppfatning at Bamble kommune bør søke om tilskudd til etablering av øhjelpplasser ved første mulighet i mars 2013, samt inngå avtaler med STHF vedr etablering av øhjelpplasser og lindrende enhet. Dette støtter opp om rådmannens tilrådning i Utfordringsnotatet og Budsjett/Handlingsplan for , om at tidlig etablering av øhjelps-plasser vil bidra økonomisk til å redusere kommunens kostander til åpning av de 8 nye sengeposter på sykehjemmet VEDLEGG: 1. Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen. Avtale mellom Sykehuset Telemark HF og Bamble kommune. 2. Avtale om etablering av lindrende enhet i korttidsavdelingen ved Bamble sykehjem. Avtale mellom Sykehuset Telemark HF og Bamble kommune.

95 Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen (Bygger på delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene avtale 4.3.5) Bamble kommune

96 1.Avtaleparter Partene i denne avtalen er Sykehuset Telemark og Bamble kommune. Sykehuset Telemark Helseforetak er heretter benevnt ST HF og Bamble kommune er benevnt som kommunen. 2.Bakgrunn og lovgrunnlag Kommunen har i delavtale om plasser til døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene, avtale plikt til å ha etablert tilbud om døgnopphold til pasienter med behov for øyeblikkelig hjelp innen Kommunen skal sørge for tilbud om døgnopphold for helse og omsorgstjenester til pasienter og brukere med behov for øyeblikkelig hjelp. Plikten gjelder kun for de pasienter og brukere som kommunen har mulighet til å utrede, behandle eller yte omsorg til. 3.Formål og virkeområde Formålet med avtalen er i samarbeid med sykehuset å få på plass øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunen i tråd med vedtatt delavtale Gjennom denne avtalen vil partene sikre etablering og drift av et døgntilbud om øyeblikkelig hjelp for innbyggerne i Bamble kommune. Det nye tilbudet er et alternativ til sykehusinnleggelse og skal resultere i færre innleggelser i STHF. Tilbudet er retta mot pasienter med kjente diagnoser, og understøtter intensjonene i samhandlingsreformen. Tilbudet som etableres skal være bedre eller like godt som et alternativt tilbud i spesialisthelsetjenesten. Det vil i første omgang være aktuelt at plikten omfatter somatikk, men at det etter hvert vurderes i hvilken grad også psykisk helse og rus skal omfattes. 4. Organisering og prosess 4.1 Kommunal tverrfaglig arbeidsgruppe Denne arbeidsgruppen består av: Kommuneoverlege Ivar Skogvold Virksomhetsleder legevakt Sissel Ørvik Virksomhetsleder Bamble sykehjem Tove Meinstad Avdelingsleder Korttidsavdelingen Tone Folkestad Olsen Fastlege Stathelle legesenter Øystein Vik Virksomhetsleder Langesund sone Marit Boda Spesialist i indremedisin / pediatri Hilde Hamar Westvik Videre prosess og behandling av avtalen:

97 Helse og omsorgsutvalget Eldrerådet Rådet for personer med varig nedsatt funksjonsevne Allmennlegeutvalget/kommunelegeforum Hovedtillitsvalgte Bamble kommune, deltatt i prosjektgruppene Arbeidsgruppe klinikksjefer og kommunalsjefer i 4K gruppen Kommunestyret Styret for STHF Seksjonsleder Ambulansetjenesten Telemark/Vestfold Medisinsk faglig ansvarlig AMK Målgrupper Forutsetningen er at det må være en pasient med en avklart diagnose og funksjonsnivå som kommunen er i stand til å behandle og hvor risikoen for akutt forverring under oppholdet er liten. I første omgang er tentativ målgruppe disse: Pasienter med dehydrering / moderat til alvorlig ernæringssvikt Pasienter med infeksjonstilstander i f.eks. lunger eller urinveier Pasienter med fall og traumer der brudd er avkreftet Pasienter med KOLS med angstkomponenter og normale blodgassverdier Pasienter med sår som trenger intensiv behandling ( forutsetter behandlingsplan ) Pasienter med alvorlig obstipasjon Pasienter med kjent kreftdiagnose som har behov for palliasjon /medikamentjustering Pasienter med lett forverring av hjertesvikt Pasienter med diabetes Listen kan revideres i enighet mellom kommunen og helseforetaket. Det er den medisinsk-faglige ansvarlige lege ved Ø.hj plassene som i konkrete tilfeller har myndighet til å beslutte om pasienten kan mottas i det kommunale tilbudet. Det samme gjelder ved tvilstilfelle. Det understrekes at uklare tilstander som krever omfattende utredning eller særlig beredskap, for eksempel uklare smerter i mage eller bryst, eller tilstander som raskt kan forverre seg og bli livstruende, ikke skal legges inn på kommunal Ø.hj plass. 4.3 Faglige premisser for innleggelse i kommunalt Ø.hj døgntilbud Forut for innleggelse skal pasienten være tilsett av lege i primærhelsetjenesten Pasienten er vurdert til ikke å ha behov for øyeblikkelig hjelp i spesialisthelsetjenesten. Innleggelser i kommunalt øyeblikkelig hjelp døgnopphold skjer fra fastlege, legevakt, fra lege i heldøgnsinstitusjon eller andre kommunale leger. Innleggelser vurderes opp mot kriterier for målgruppen. Innleggende lege må lage plan for medisinsk behandling gjennom minimum første behandlingsdøgn Det avtales egne rutiner for evaluering i samarbeid med sykehuset slik at partene sikrer at det kommunale tilbudet avlaster sykehuset. De innlagte pasientene ville dersom kommunalt tilbud ikke fantes ha blitt innlagt på sykehus.

98 Maks tid før pasienten enten skrives ut eller overføres til annet tilbud er satt til max 3 døgn (72 timer). Legeressurser: Det skal sikres kontinuitet, kompetanse og tilgjengelighet slik: Lege er tilgjengelig i kommunen alle virkedager i kontortiden mellom kl Responstid max 30 minutter Legevakten har lege i vakt fra kl mandag til fredag, og fra kl. 15 fredag til mandag kl 08. Helligdager fra kl Responstid max 20 minutter ved tilkalling fra hjemmet Sykepleierressurser: Det er sykepleier i vakt alle ukens dager / 24 timer i døgnet tilknyttet Ø.hj plassene Det er sykepleier i vakt alle ukens dager / 24 timer i døgnet på Bamble legevakt (i samme etasje som ø.hj plassene) Andre ressurser: Tilgang på fysioterapeut på dagtid Tilgang på ergoterapeut på dagtid Laboratorietjenester alle ukens dager 24 timer i døgnet Relevant medisinsk utstyr EPJ Elektronisk meldingsutveksling Nødnett på plass i løpet av første kvartal 2014, oppstart prosjekt 1. kvartal Plikt til gjennomføring og forankring Partene forplikter seg til: Å gjøre innholdet i avtalen kjent innenfor eget ansvarsområde. Dette gjelder også avtalespesialister og fastleger. Å arbeide lojalt for å gjennomføre den prosessen som er beskrevet i kapittel 4 ovenfor, og stille til disposisjon de ressurser som er nødvendige for å gjennomføre prosessen på en forsvarlig måte. 5.1 Tidspunkt for oppstart av tilbudet og tallet på senger Oppstart planlegging, saksbehandling og søknad januar/februar 2013 Rekruttering og ansettelse av nytt personell våren 2013 Planlegging og videreutvikling av kompetanse våren 2013 Etableringstidspunkt/oppstart: August / september senger settes av til Ø.hj i kommunalt døgntilbud Ø.hj sengene integreres i Korttidsavdelingen, Bamble sykehjem 5.2 Ansvars- og oppgavefordeling

99 Medisinsk faglig ansvar: Tilsynslegeressursen økes til 100% hjemmel. Det medisinsk faglige ansvaret for ø.hj plassene plasseres innenfor denne ressursen. En forutsetter at de som tilsettes er spesialist i allmennmedisin, eller annen relevant spesialitet, og tilegner seg den kompetanse som er relevant for funksjonen. 5.3 Kompetansekrav Kompetanseoppbygging: Det er satt ned en tverrfaglig kompetansegruppe på Bamble sykehjem som jobber med kompetansekartlegging, plan for internundervisning, kurs, sertifisering, hospitering m.m. Vårt hovedfokus ved etablering av kommunale døgnplasser for Ø.hj, er å sørge for at ansatte har observasjons-, vurderings og handlingskompetanse for å ivareta pasienter som blir akutt syke, får forverring av kronisk sykdom og / eller trenger nødvendig oppfølging og overvåking. Jfr: Delavtale for kunnskapsoverføring, faglige nettverk, hospitering, forskning og praksis. Behov for vedlikehold av / tilførsel av ny kompetanse gjøres i avtale med Helseforetaket. 5.4 Støttefunksjoner og behov for utstyr Det er legevakt i samme etasje som ø.hj plassene skal etableres Det er tilgang på laboratorietjenester alle ukens dager, 24 timer i døgnet Det er kort vei til akuttsykehus med tilgang på Røntgen Bamble ambulanse har base i kort avstand fra sykehjemmet Det er tilgang på fysio- og ergoterapitjenester i virksomheten Det er utarbeidet felles prosedyrer for alle avdelinger og virksomheter ved Bamble sykehjem Liste over tilgjengelig utstyr er utarbeidet 5.5 Kontinuitet i tilbudet om øyeblikkelig hjelp Tilbudet i sykehuset for de aktuelle pasientgruppene skal opprettholdes til tilbudet i kommunen er tilstrekkelig etablert. 5.6 Informasjon og kommunikasjon Avtalen skal legges frem for aktuelle politiske utvalg og råd, samt behandles i kommunestyret Det skal informeres om tilbudet på kommunens hjemmesider Konsekvenser for ambulansetjenesten og AMK (gjøres lokalt) Ambulansetjenesten og AMK involveres i planen Involvering av pasient- og brukerorganisasjoner Representanter for brukerorganisasjonene sitter i eldreråd og rådet for personer med varig nedsatt funksjonsevne, Jfr. møteplan Involvering av ansatte: Hovedtillitsvalgte har vært med i prosessen med samhandling og etablering av Ø.hj plasser på Bamble sykehjem og sentralt i enhetene.

100 Tillitsvalgte må sørge for videre informasjon til sine medlemmer Ansatte skal informeres i personalmøter og allmøter Det arrangeres medbestemmelsesmøte mellom HO- sjef og tillitsvalgte Allmennlegeutvalget / kommunelegeforum er informert i eget møte og med representant i arbeidsgruppe Håndtering av uenighet: Etter inngått avtale dvs. Partene skal håndtere uenighet på den måten som er beskrevet i overordnet samarbeidsavtale punkt Varighet, revisjon og oppsigelse: Denne avtalen regulerer driftsmessig samarbeid om døgnopphold for øyeblikkelig hjelp i kommunene og må inngås innen Effekt av etableringen mht til endring av innleggelses profil evalueres årlig av STHF og kommunen. Første gang høsten Avtalen kan sies opp med ett års frist, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 6-5, 2. ledd. Dersom en av partene seier opp avtalen skal Sykehuset Telemark HF varsle Helse Sør Øst RHF. Det regionale helseforetaket skal varsle Helsedirektoratet, jf. helse- og omsorgstjenesteloven 6-5, 2. ledd. 6 Underskrift Avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. Dato: Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF Dato: Tore Marthinsen Rådmann Bamble kommune Vedlegg: SØKNADSSKJEMA - Tilskudd til etablering og drift av øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunene (Helsedirektoratet)

101 Avtale om etablering av lindrende enhet i korttidsavdelingen ved Bamble sykehjem. Avtale mellom Sykehuset Telemark HF og Bamble kommune. Søknad om plass og overføring til Bamble sykehjem, Dammane Korttidsavdeling, lindrende enhet. Formål: Sikre at rutiner ved søknad og overføring til Bamble sykehjem, lindrende enhet blir ivaretatt. A. Søknad og overføring fra sykehus B. søknad og overføring fra fastlege A. Sykehusets oppgaver ved søknad om plass og overføring 1. Sykehusets oppgaver ved søknad om plass og overføring: Avdelingen sender søknad om plass til Tjenestekontoret i Bamble. Tjenestekontoret bringer saken inn til tiltaksteamet. Pasienten skal på forhånd være vurdert av Palliativ enhet på STHF. Palliativ enhet skal sikre at pasienten tilhører målgruppen, og at man har vurdert om ytterligere utredning og behandling er nødvendig før overføring. 2. Henvisningskriterier: Pasienten har uhelbredelig kreftsykdom, eller annen uhelbredelig somatisk sykdom med kort forventet levetid, og med mulig potensiale for noe medisinsk stabilisering. Pasienten må i tillegg oppfylle et eller flere av følgende vilkår: Behov for avansert somatisk symptomlindring. Behov for tilrettelegging for å kunne skrives ut til hjemmet, eller annet kommunalt omsorgsnivå. Psykiske problemer eller sykdom som følge av sykdommen. Psykososiale problem hos pasienten som følge av sykdommen. 3. Generelt om henvisning: Formålet med oppholdet må komme klart frem: Se henvisningskriterier. Melding om utskrivningsklar pasient, notat fra lege og uttalelse fra Palliativ enhet vil være tilstrekkelig for å vurdere om det er grunnlag for å søke om plass og ta stilling til denne. Alle søknader skal sendes skriftlig til Tjenestekontoret i Bamble. Oppholdets varighet vil bli individuelt vurdert, men man tenker seg i utgangspunktet en varighet på 2-8 uker. 4. Epikrise ved overføring fra sykehus:

102 Tidligere sykdommer. Epikrise fra siste opphold, sykepleierapport og oppdatert medikamentliste. Særlig viktig i tillegg til sykehistorien, er opplysninger om hva pasienten og pårørende har fått av informasjon om sykdommen, forventet progresjon og komplikasjoner. Samt oversikt over medikamenter ved innskrivning og utskrivning. Beskrivelse av relevante røntgen-, ultralyd- og MR-undersøkelser. Blodprøvesvar siste uke Utskrift fra eventuelle medisinske tilsyn fra andre avdelinger på STHF. Epikrisen skal følge med pasienten til lindrende enhet. 5. Medikamentrutiner ved innleggelse fra sykehus: For alle pasienter som skal til Bamble sykehjem, lindrende enhet, skal kun medikamentliste og resepter på medikamenter medfølge for pasienter som er innvilget korttidsopphold. Ved en eventuell individuell avtale mellom sykehus og lindrende enhet, skal medisiner for 1 dag eller frem til neste hverdag medfølge. B. Fastlegens oppgaver ved søknad om plass og overføring 1. Fastlegens oppgaver ved søknad om plass: For hjemmeværende pasienter skal fastlegen og hjemmesykepleien vurderer om søknad til plass på lindrende enhet er riktig. Hjemmesykepleien bringer saken inn til tiltaksteamet. Legen skal samtidig vurdere om pasienten er godt nok kartlagt til at innleggelse kan skje direkte. Ved uavklarte diagnostiske eller terapeutiske spørsmål, kan innleggelse eller poliklinisk vurdering på STHF være mer riktig. Lege på Palliativ enhet STHF eller på lindrende enhet sykehjemmet, kan kontaktes for å drøfte dette. 2. Inntakskriterier: Pasienten har uhelbredelig kreftsykdom, eller annen uhelbredelig somatisk sykdom med kort forventet levetid, og med mulig potensiale for noe medisinsk stabilisering. Pasienten må i tillegg oppfylle et eller flere av følgende vilkår: Behov for avansert somatisk symptomlindring. Behov for tilrettelegging for å kunne skrives ut til hjemmet, eller annet kommunalt omsorgsnivå. Psykiske problemer eller sykdom som følge av sykdommen. Psykososiale problem hos pasienten som følge av sykdommen. Ved tvil om pasienten er i målgruppen, kan lege eller avdelingsleder ved lindrende enhet kontaktes. 3. Generelt om henvisning: Epikrise fra siste sykehusopphold, Nåværende status og oppdatert medikamentliste. Særlig viktig i tillegg til sykehistorien, er opplysninger om hva pasienten og pårørende har fått av informasjon om sykdommen, forventet progresjon og komplikasjoner.

103 Beskrivelse av relevante røntgen-, ultralyd- og MR-undersøkelser og andre tidligere aktuelle utredninger. Blodprøveresultater siste uke Utskrift fra eventuelle aktuelle medisinske tilsyn fra tidligere innleggelser. Oppholdets varighet vil bli individuelt vurdert, men man tenker seg i utgangspunktet en varighet på 2-8 uker. Alle søknader skal sendes skriftlig til tjenestekontoret i Bamble, eller til det aktuelle hjemmesykepleiekontoret. 4. Medikamentrutiner ved innleggelse fra hjemmet. For alle pasienter som skal til Bamble sykehjem, lindrende enhet, skal kun medikamentliste medfølge for pasienter som er innvilget korttidsopphold. Ved eventuell individuell avtale mellom lindrende enhet, fastlege og/eller Hjemmesykepleien kan spesielle medikamenter medfølge.... Sett inn saksframstillingen over denne linja Langesund, Tore Marthinsen rådmann

104

105

106

107

108

109

110

111

112

113

114

115

116

117

118

119

120 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Sakstittel: Avtale om jordmorberedskap for kommunane Nissedal og Fyresdal Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Sissel Jacobsen Bitustøyl Orienteringssak Trykte vedlegg: - Tilleggsavtale til avtale om jordmortjenester delavtale Samarbeid om beredskapsog følgetjeneste for gravide mellom Nissedal og Fyresdal kommuner Utrykte vedlegg: - Evalueringsrapport Telemark; Jordmor i farta - Brev frå statssekretær i HOD, Robin Kåss - St.meld. nr. 12 En gledelig begivenhet om en sammenhengende svangerskaps- fødselsog barselomsorg - Stortingsmelding 47: Samhandlingsreforma - Utviklingsstrategi for jordmortjenesten Tjenestekvalitet og kapasitet Helsedirektoratet - Delavtale om jordmortjenesten avtale mellom kommunane i Telemark og ST HF - Hovudprosjekt Jordmortenesta i Vest-Telemark. - Politisk sak desember 2012 i kommunane i VT: Jordmortenesta i Vest-Telemark Ingress; Sykehuset Telemark HF har fått ansvaret for følgjeteneste og beredskap for fødande med 1.5 timar eller lengre reise til sjukehuset. Det er framforhandla avtaler med Fyresdal og Nissedal kommunar om terminberedskap for jordmødrene i disse kommunane. Forslag til vedtak: Styre for STHF godkjenner avtalene om jordmorberedskap mellom Nissedal og Fyresdal kommunar og Sykehuset Telemark HF. Skien, 18. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Adm. direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

121 Bakgrunn for saken/faktabeskrivelse Helseføretaka fekk frå 1. januar 2010 ansvaret for følgjetenesta og beredskapen for gravide med ein overgangsordning på 2 år fram til 1. januar Ei slik organisering skulle sikre ein best mogleg heilskap i tenesta for brukarane og skape tryggleik for gravide som har lang reiseveg til fødeinstitusjon. Det heiter vidare at det skal lagast avtaler mellom helseføretaka og kommunane som sikrar ei felles utnytting av jordmorressursane i kommunane, deriblant beredskap for følgjeteneste. I Kvalitetskrav frå Helsedirektoratet blir det sagt: Beredskap i sammenheng med følgetjenesten innebærer organisering av vaktberedskap med kvalifisert helsepersonell. Tjenesten skal omfatte en reel mulighet til å følgje for eksempel kvinner i aktiv fødsel og gravide med risikotilstander til fødeinstitusjon Vidare står det: Vaktberedskap med tilbod om vurdering av om kvinnen er i aktiv fødsel eller av andre årsaker har behov for vurdering vil kunne forhindre unødvendige transporter og transportfødsler. Det legges til grunn et behov for en døgnkontinuerlig vaktberedskap og følgetjeneste der det er halvannen times reisevei til fødestedet. Dette er en veiledende grense. For å sikre at gravide og fødende i helseforetakenes ansvarsområde har en forsvarlig følgetjeneste kan det være nødvendig for foretakene å inngå avtaler med kommuner om en lokal beredskap. Helse- og omsorgsdepartementet har gjort det klart at det er helseføretaket som har ansvaret for finansiering av beredskap og følgjeteneste. Det har ikkje kome friske midlar til sjukehuset til ei beredskapsteneste. Då departementet bestemte at ansvaret for følgjeberedskap skulle bli overført til sjukehuset, gjekk dei ut i frå at det allereie var beredskap ute i distrikta. Det har i utgangspunktet vore ei underfinansiert ordning som sjukehuset skulle overta. Vest-Telemark kommunane er alle innanfor kvalitetskrava til følgjeteneste der den rettleiande grensa er på 1,5 times reise eller meir til sjukehus. Vurdering I samarbeid med Sjukehuset Telemark HF har 5 av Vest-Telemark kommunane (Tokke, Vinje, Kviteseid, Seljord og Fyresdal) prøva ut ein vaktberedskap med felles base på DPS i Seljord. Prosjektet kom i gang i januar og varte ut Telemarkforsking har evaluert dette prosjektet og kome med positive tilrådingar til kommunane og sjukehuset. 4 av kommunane held fram i dette samarbeidet som ei varig løysing (etter vedtak i dei respektive kommunestyra). Her er avtaler under utarbeiding. Fyresdal ynskjer heller eit samarbeid med Nissedal kommune (som ikkje har hatt beredskap). Disse 2 kommunane nytter ofte Arendal sjukehus for sine fødande og då er det omveg å reise om Seljord. Når seleksjonskriteria seier at den fødande må til ein kvinneklinikk reiser vedkommande til Skien. Nissedal utvidar jordmorstillinga med 40 % for å bidra inn i eit samarbeid mellom kommunane og STHF. Begge kommunane høyrer inn under STHF sitt ansvarsområde. Konklusjon Det har vore ført tingingar med kommunane og fagpersonar for STHF leia av samhandlingskoordinator og seksjonsleiar for fødeavdelinga, Åse-Kari Kringlåk. Ein har involvert administrerande direktør, fagdirektør og økonomidirektør etter behov. Ein har no framforhandla ei akseptabel avtale mellom kommunane og STHF. 2

122 Tilleggsavtale til avtale om jordmortjenester delavtale Samarbeid om beredskaps og følgetjeneste for gravide (Lov om helse og omsorgstjenester 6.2 pkt 8) Sykehuset Telemark Helseforetak og Fyresdal kommune Fyresdal kommune

123 1. Avtaleparter Bakgrunn og lovgrunnlag Formål og virkeområde Formål Virkeområde Organisering, oppgave og funksjonsfordeling Sykehusets rolle og ansvar Kommunens rolle og ansvar Faglig oppdatering Medisinskfaglig ansvar Ansvar for informasjon Ansettelsesforhold Økonomisk oppgjør mellom helseforetak og kommune Håndtering av avvik, uenighet og mislighold Varighet, revisjon og oppsigelse Underskrift

124 1. Avtaleparter Partene i denne avtalen er Sykehuset Telemark og Fyresdal kommune. 2. Bakgrunn og lovgrunnlag Ansvaret for beredskaps og følgetjenesten for gravide ble overført til de regionale helseforetakene fra 1. januar St.meld. nr. 12 ( ) En gledelig begivenhet Helsedirektoratet IS 1817: Et trygt fødtilbud kvalitetskrav til fødselomsorgen Helsedirektoratet IS 1815: Utviklingsstrategi for jordmortjenesten tjenestekvalitet og kapasitet. 3. Formål og virkeområde 3.1 Formål Avtalen skal sikre en faglig forsvarlig og helhetlig beredskap og følgetjeneste for gravide i kommunen. Avtalen skal regulere ansvarsfordelingen mellom kommunen og helseforetaket når det gjelder oppgaver og plikter ved beredskap og følgetjeneste for gravide. Avtalen skal bidra til å sikre god, helhetlig og faglig forsvarlig styring av tjenesten. Avtalen skal beskrive oppgjørsordning for tjenesten mellom helseforetak og kommunen. 3.2 Virkeområde Samarbeidet omfatter beredskaps og følgetjeneste for gravide i kommunen. Følgetjeneste vil si at den gravide/fødende blir vurdert av kvalifisert helsepersonell og får følge av jordmor til fødestedet, når det er vurdert som nødvendig. Med beredskap i sammenheng med følgetjenesten menes forsvarlig organisert vaktberedskap av jordmor for å gi assistanse i forbindelse med fødsel. I St.meld. nr.12 ( ) er veiledende grense ved behov for følgetjeneste satt til halvannen times reisevei til fødested. 4. Organisering, oppgave- og funksjonsfordeling Sykehuset har ansvaret for følgetjenesten for kommuner med 1,5 time og lenger reisevei til sykehuset. Følgetjenesten er et samarbeid med lokale jordmødre. Organiseringen av samarbeidet mellom Sykehuset Telemark HF og Fyresdal kommune reguleres i denne avtalen. 4.1 Sykehusets rolle og ansvar Henvendelser til AMK skal håndteres i samarbeid med jordmor i beredskapsvakt. Sykehuset Telemark HF skal sørge for at det er beredskap /følgetjeneste gjennom denne avtale. 3

125 4.1 Kommunens rolle og ansvar Kommunene skal, som en del av jordmortjenesten i kommunen, sørge for at 40 % av stillinga skal være til beredskapsvakt. Beredskapen organiseres ved at kommunejordmor har vakt fra syv dager før termin og frem til fødsel. Jordmor avtaler vaktberedskap med den gravide seinest 3 måneder før termin. Kommunejordmor skal i samarbeid med Sykehus Telemark HF sørge for nødvendig utstyr og legemidler i jordmorveske. Kommunejordmor skal sørge for at den gravide vet hvordan hun kan kontakte jordmor i beredskap. Bør blant annet ligge på kommunens hjemmeside. Kommunejordmor vurderer om fødsel er i gang og beslutter riktig tidspunkt for å reise til fødeavdelingen og skal ved behov følge i ambulanse til fødeavdeling. Sykehuset og kommunen skal registrere og følge opp statistikk: o Antall gravide med behov for konsultasjon/vurdering utenom kontortid.skal registreres av kommunejordmor og rapporteres til STHF o Antall fødende som har fått vurdering av jordmor eller lege før reise til fødested o Antall transportfødsler med eller uten kvalifisert assistanse 5. Faglig oppdatering Hver av partene skal sørge for at det legges til rette for forsvarlig jordmorkompetanse i henholdsvis helseforetaket og kommunen. Helseforetaket skal legge til rette for at kommunejordmor kan hospitere ved fødeavdelingen en uke per år. Kommunen legger til rette for at kommunejordmor får delta på fagkurs som er nødvendig. Kostnadene til hospitering dekkes av kommunen (som en del av refusjonen fra STHF). 5.1 Medisinskfaglig ansvar Det overordnete medisinskfaglige ansvaret for følgetjenesten ligger hos Sykehuset Telemark ved seksjonsoverlegen på seksjon for føde og barsel avdeling. De administrative oppgavene knyttet til følgetjenesten ivaretas av seksjonsleder på seksjon føde og barsel. Kommunen skal utnevne en koordinator for følgetjenesten som skal ivareta kommunikasjon og være kontaktperson med Sykehuset Telemark. 6. Ansvar for informasjon Å gjøre innholdet i avtalen kjent innenfor eget ansvarsområde. Helseforetaket skal sørge for at avtalen og dens innhold er kjent i relevante avdelinger i helseforetaket, og hos AMK sentralen. Dette inkluderer hvilke kommuner som er omfattet av avtalen. Kommunen v/primærhelsetjenesten har ansvaret for å informere den gravide om ordningen som finnes i kommunen. Det skal dokumenteres at slik informasjon og tilbud er gitt. 4

126 Partene plikter å involvere hverandre i endringer i rutiner og omorganiseringer som kan ha innvirkning på de områdene avtalen gjelder for. Den som til enhver tid har ansvaret for behandlingen av pasienten, har ansvaret for at nødvendig samtykke til informasjonsoverføring gis. Gjensidig forpliktelse til å sende oppdatert kontaktinformasjon. All informasjon som sendes mellom sykehus og kommune sendes til leder av virksomheten i tillegg til aktuelle faggrupper. 7. Ansettelsesforhold Fyresdal kommune er jordmor sin arbeidsgiver. Jordmors ansettelses og lønnsforhold skal knyttes til kommunen og følge kommunenes tariffavtaler. Jordmors ansvar og arbeidsforhold i forhold til beredskap og følgetjeneste, skal spesifiseres i arbeidsavtalen. Jordmor i beredskaps /følgetjeneste skal dekkes av arbeidsgivers ansvarsforsikring, og yrkesskadeforsikring. Når beredskap ikke kan løses med lokal jordmor i kommunen, skal kommunen sørge for alternative løsninger (f.eks rådgiving fra sykehuset og ved avtale med andre beredskap i Telemark). Dette vil gjelde f. eks ved ferieavvikling og ved lengre vakanser. 8. Økonomisk oppgjør mellom helseforetak og kommune Sykehuset Telemark HF betaler kr til Fyresdal kommune for beredskap og følgetjeneste i kommunen etter denne avtalen. Beløpet sendes til Fyresdal kommune kvartalsvis og indeksreguleres 1. januar hvert år. Det årlige beløpet er en fast sum som inkluderer følgende utgifter til beredskaps og følgetjenesten: Utgifter til beredskap Utgifter til følgetjeneste. Utgifter i forhold til gjeldende satser ved utrykning på vakt. Kjøregodtgjøring. Kostnader til hospitering/kurs Dersom aktiviteten i beredskap og følgetjenesten fører til økte eller reduserte utgifter for kommunen skal dette ikke avregnes. 9. Håndtering av avvik, uenighet og mislighold Partene skal handtere avvik etter definerte retningslinjer delavtale og i forhold til Overordnet avtale mellom kommunen og Sykehuset Telemark HF. 10. Varighet, revisjon og oppsigelse Avtalen trer i kraft fra , og gjelder frem til ny avtale inngås og evalueres deretter årlig. Avtalen gjelder frem til en av partene sier opp avtalen med ett års oppsigelsesfrist. 5

127 11. Underskrift Avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hver sitt. Underskrift Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF Ketil Kiland Rådmann Fyresdal kommune 6

128 Tilleggsavtale til avtale om jordmortjenester delavtale Samarbeid om beredskaps og følgetjeneste for gravide (Lov om helse og omsorgstjenester 6.2 pkt 8) Sykehuset Telemark Helseforetak og Nissedal kommune Nissedal kommune

129 1. Avtaleparter Bakgrunn og lovgrunnlag Formål og virkeområde Formål Virkeområde Organisering, oppgave og funksjonsfordeling Sykehusets rolle og ansvar Kommunens rolle og ansvar Faglig oppdatering Medisinskfaglig ansvar Ansvar for informasjon Ansettelsesforhold Økonomisk oppgjør mellom helseforetak og kommune Håndtering av avvik, uenighet og mislighold Varighet, revisjon og oppsigelse Underskrift

130 1. Avtaleparter Partene i denne avtalen er Sykehuset Telemark og Nissedal kommune. 2. Bakgrunn og lovgrunnlag Ansvaret for beredskaps og følgetjenesten for gravide ble overført til de regionale helseforetakene fra 1. januar St.meld. nr. 12 ( ) En gledelig begivenhet Helsedirektoratet IS 1817: Et trygt fødtilbud kvalitetskrav til fødselomsorgen Helsedirektoratet IS 1815: Utviklingsstrategi for jordmortjenesten tjenestekvalitet og kapasitet. 3. Formål og virkeområde 3.1 Formål Avtalen skal sikre en faglig forsvarlig og helhetlig beredskap og følgetjeneste for gravide i kommunen. Avtalen skal regulere ansvarsfordelingen mellom kommunen og helseforetaket når det gjelder oppgaver og plikter ved beredskap og følgetjeneste for gravide. Avtalen skal bidra til å sikre god, helhetlig og faglig forsvarlig styring av tjenesten. Avtalen skal beskrive oppgjørsordning for tjenesten mellom helseforetak og kommunen. 3.2 Virkeområde Samarbeidet omfatter beredskaps og følgetjeneste for gravide i kommunen. Følgetjeneste vil si at den gravide/fødende blir vurdert av kvalifisert helsepersonell og får følge av jordmor til fødestedet, når det er vurdert som nødvendig. Med beredskap i sammenheng med følgetjenesten menes forsvarlig organisert vaktberedskap av jordmor for å gi assistanse i forbindelse med fødsel. I St.meld. nr.12 ( ) er veiledende grense ved behov for følgetjeneste satt til halvannen times reisevei til fødested. 4. Organisering, oppgave- og funksjonsfordeling Sykehuset har ansvaret for følgetjenesten for kommuner med 1,5 time og lenger reisevei til sykehuset. Følgetjenesten er et samarbeid med lokale jordmødre. Organiseringen av samarbeidet mellom Sykehuset Telemark HF og Fyresdal kommune reguleres i denne avtalen. 4.1 Sykehusets rolle og ansvar Henvendelser til AMK skal håndteres i samarbeid med jordmor i beredskapsvakt. Sykehuset Telemark HF skal sørge for at det er beredskap /følgetjeneste gjennom denne avtale. 3

131 4.1 Kommunens rolle og ansvar Kommunene skal, som en del av jordmortjenesten i kommunen, sørge for at 40 % av stillinga skal være til beredskapsvakt. Beredskapen organiseres ved at kommunejordmor har vakt fra syv dager før termin og frem til fødsel. Jordmor avtaler vaktberedskap med den gravide seinest 3 måneder før termin. Kommunejordmor skal i samarbeid med Sykehus Telemark HF sørge for nødvendig utstyr og legemidler i jordmorveske. Kommunejordmor skal sørge for at den gravide vet hvordan hun kan kontakte jordmor i beredskap. Bør blant annet ligge på kommunens hjemmeside. Kommunejordmor vurderer om fødsel er i gang og beslutter riktig tidspunkt for å reise til fødeavdelingen og skal ved behov følge i ambulanse til fødeavdeling. Sykehuset og kommunen skal registrere og følge opp statistikk: o Antall gravide med behov for konsultasjon/vurdering utenom kontortid.skal registreres av kommunejordmor og rapporteres til STHF o Antall fødende som har fått vurdering av jordmor eller lege før reise til fødested o Antall transportfødsler med eller uten kvalifisert assistanse 5. Faglig oppdatering Hver av partene skal sørge for at det legges til rette for forsvarlig jordmorkompetanse i henholdsvis helseforetaket og kommunen. Helseforetaket skal legge til rette for at kommunejordmor kan hospitere ved fødeavdelingen en uke per år. Kommunen legger til rette for at kommunejordmor får delta på fagkurs som er nødvendig. Kostnadene til hospitering dekkes av kommunen (som en del av refusjonen fra STHF). 5.1 Medisinskfaglig ansvar Det overordnete medisinskfaglige ansvaret for følgetjenesten ligger hos Sykehuset Telemark ved seksjonsoverlegen på seksjon for føde og barsel avdeling. De administrative oppgavene knyttet til følgetjenesten ivaretas av seksjonsleder på seksjon føde og barsel. Kommunen skal utnevne en koordinator for følgetjenesten som skal ivareta kommunikasjon og være kontaktperson med Sykehuset Telemark. 6. Ansvar for informasjon Å gjøre innholdet i avtalen kjent innenfor eget ansvarsområde. Helseforetaket skal sørge for at avtalen og dens innhold er kjent i relevante avdelinger i helseforetaket, og hos AMK sentralen. Dette inkluderer hvilke kommuner som er omfattet av avtalen. Kommunen v/primærhelsetjenesten har ansvaret for å informere den gravide om ordningen som finnes i kommunen. Det skal dokumenteres at slik informasjon og tilbud er gitt. 4

132 Partene plikter å involvere hverandre i endringer i rutiner og omorganiseringer som kan ha innvirkning på de områdene avtalen gjelder for. Den som til enhver tid har ansvaret for behandlingen av pasienten, har ansvaret for at nødvendig samtykke til informasjonsoverføring gis. Gjensidig forpliktelse til å sende oppdatert kontaktinformasjon. All informasjon som sendes mellom sykehus og kommune sendes til leder av virksomheten i tillegg til aktuelle faggrupper. 7. Ansettelsesforhold Nissedal kommune er jordmor sin arbeidsgiver. Jordmors ansettelses og lønnsforhold skal knyttes til kommunen og følge kommunenes tariffavtaler. Jordmors ansvar og arbeidsforhold i forhold til beredskap og følgetjeneste, skal spesifiseres i arbeidsavtalen. Jordmor i beredskaps /følgetjeneste skal dekkes av arbeidsgivers ansvarsforsikring, og yrkesskadeforsikring. Når beredskap ikke kan løses med lokal jordmor i kommunen, skal kommunen sørge for alternative løsninger (f.eks rådgiving fra sykehuset og ved avtale med andre beredskap i Telemark). Dette vil gjelde f. eks ved ferieavvikling og ved lengre vakanser. 8. Økonomisk oppgjør mellom helseforetak og kommune Sykehuset Telemark HF betaler kr til Nissedal kommune for beredskap og følgetjeneste i kommunen etter denne avtalen. Beløpet sendes til Nissedal kommune kvartalsvis og indeksreguleres 1. januar hvert år. Det årlige beløpet er en fast sum som inkluderer følgende utgifter til beredskaps og følgetjenesten: Utgifter til beredskap Utgifter til følgetjeneste. Utgifter i forhold til gjeldende satser ved utrykning på vakt. Kjøregodtgjøring. Kostnader til hospitering/kurs Dersom aktiviteten i beredskap og følgetjenesten fører til økte eller reduserte utgifter for kommunen skal dette ikke avregnes. 9. Håndtering av avvik, uenighet og mislighold Partene skal handtere avvik etter definerte retningslinjer delavtale og i forhold til Overordnet avtale mellom kommunen og Sykehuset Telemark HF. 10. Varighet, revisjon og oppsigelse Avtalen trer i kraft fra , og gjelder frem til ny avtale inngås og evalueres deretter årlig. Avtalen gjelder frem til en av partene sier opp avtalen med ett års oppsigelsesfrist. 5

133 11. Underskrift Avtalen er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hver sitt. Dato: Dato: Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF Sverre Seter Rådmann Nissedal kommune 6

134 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Årsplan for styret 2013 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess Margrethe Frøyshov Orientering Trykte vedlegg: Årsplan for styret 2013 Utrykte vedlegg: Ingen Forslag til vedtak: Styret tar årsplan for styret 2013 til orientering. Skien, den 18. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Side 1 av 1

135 ÅRSPLAN STYRESAKER 2013 Styremøte Beslutningssaker Orienteringssaker Andre orienteringer Tema 29. januar Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Samhandling med Kl Protokoll fra styremøte Status og kritiske faktorer Styreprotokoll HSØ kommunene v/samh.k. ST DIPS prosjektet Strategidokument HSØ Hege Holmern Skien Mandat for utviklingsplan Aktivitets og økonomirapport Restanse styresaker per desember 2012 Årsoppgjør 2012 fremdriftsplan Status på tiltak og plan budsjett 2013 Virksomhetsstyring og intern kontroll rapport etter interimrevisjonen Oppfølging av 30 dagers overlevelse etter hjerteinfarkt og hjerneslag ved STHF Avtale for jordmorberedskap i kommunene Nissedal og Fyresdal Etablering av ø hjelps plasser i kommunene Årsplan styresaker mars Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Presentasjon av BUPS Kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Styreprotokoll HSØ v/klinikksjef G. Gausel ST rapport januar 2013 Årsmelding brukerutvalget Skien Oppdrag og bestilling Status og kritiske faktorer Årsmelding pasient og 2013 DIPS prosjektet brukerombud Årlig melding 2012 Pasientsikkerhetskampanjen Restanse styresaker Eksterne tilsyn og revisjoner Interne tilsyn og revisjoner Årsplan styresaker april Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Styreprotokoll HSØ Tema klinikksjef Kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Restanse styresaker ST rapport februar 2013 Skien Årsberetning og regnskap Budsjett 2014, prosess, Inkl revisors beretning utfordringer, regionale føringer Pasientsikkerhet STHF v/ styreseminar LGG 3. tertial 2012 og fremdriftsplan styremedlem Barthold ( ) Igangsetting av DIPS Årsplan for styret Vonen og fagdirektør STHF 13. mai 2013 Status utviklingsplan 22. mai Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Tema klinikksjef kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Styreprotokoll HSØ Skien ST rapport april 2013 Restanse styresaker Møte med 1. tertialrapport 2013 Status oppstart DIPS Møte med HSØ HSØ ledelsen Økonomisk langtidsplan Årsplan for styret (kl ) ST (ØLP) 19. juni Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Tema klinikksjef Kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Styreprotokoll HSØ ST rapport mai 2013 Restanse styresaker Skien LGG 1. tertial 2013 Eksterne tilsyn og revisjoner Inkl. ved ST Utvikingsplan/alternative styreseminar Samhandling m/kommunene scenarier og budsjett ( ) Årsplan for styret forutsetninger Side 1 av 2

136 Styremøte Beslutningssaker Orienteringssaker Andre orienteringer Tema 25. september Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Tema klinikksjef Kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Styreprotokoll HSØ Årlig gjennomgang ST rapport 2. tertial 2013 Restanse styresaker instrukser for styret og LGG 2. tertial 2013 Pasientsikkerhetskampanjen AD Skien Møteplan styret 2014 Interne revisjoner Samhandling kommuner Budsjett 2014 ST Årsplan for styret 20. november Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Tema klinikksjef Kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Styreprotokoll HSØ ST rapport sept okt 2013 Restanse styresaker Skien Samdata 2012 Inkl. Medarbeiderundersøkelsen styreseminar Årsplan for styret Utviklingsplan og budsjett ( ) 17. desember Innkalling og saksliste Driftsorienteringer fra AD Referat brukerutvalgsmøte Tema klinikksjef Kl Protokoll fra styremøte Aktivitets og økonomi Styreprotokoll HSØ ST rapport november 2013 Restanse styresaker Skien Budsjett 2014 ST Årsplan for styret Utviklingsplan Side 2 av 2

137 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Eventuelt Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Tone Pedersen, spesialrådgiver Orientering Trykte vedlegg: Utrykte vedlegg: ingen ingen INGRESS: Det foreligger ved utsendelse ingen saker til eventuelt. Forslag til vedtak: Det foreligger ingen saker til vedtak. Skien, 18. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

138 SYKEHUSET TELEMARK HF PROTOKOLL FRA BRUKERUTVALGET 17. JANUAR 2013 Sted: Direktørens møterom på Sykehuset Telemark i Skien Tilstede: Birgit Lia, leder Knut Bjaaland, nestleder Karin S. Karlsen (deltok frem til lunsj) Arne Borgersen Ingrid Venanger Ann Kristin Semb Anne Østensen Idar Grotle Per Urdahl, klinikksjef medisinsk klinikk STHF Pasient- og brukerombudet, Lars Magne Glesnes Dessuten møtte: Alf Magne Bårdslett, kontaktperson og leder av regionalt brukerutvalg i Helse Sør-Øst Benedicte B-A Madsen, prosjektleder DIPS Tone Pedersen, sekretær for brukerutvalget ved STHF Forfall: Bess M. Frøyshov, adm. direktør STHF Tor Strømme Kari Thomsen Kirsten Eikeland, seksjonsleder STHF Birgit Lia ledet møtet. Sak Godkjenning av protokoll fra møte 7. desember 2012 Vedtak: Protokollen ble godkjent. Sak Årsmelding Brukerutvalget 2012 Side 1 av 5

139 Det ble gitt innspill fra medlemmene om en tilføying i årsmeldingen med informasjon om at brukerutvalgets møter i 2012 har vært lagt til sykehusets ulike lokasjoner. Medlemmene har fått informasjon om driften på de ulike stedene og det har vært lagt til rette for omvisning. Det var også ønskelig å ta med følgende informasjon om brukerrepresentasjon i ulike grupper og prosjekter for 2012; Arne Borgersen har vært brukerutvalgets representant i samarbeidsgruppa i Øst- Telemark. Anne Østensen har deltatt arbeidsgruppe i forbindelse med ombygging på barne- og ungdomspsykiatrisk klinikk. Birgit Lia har deltatt i et prosjekt med ombygging av alderspsykiatrisk avdeling. Ann Kristin Semb og Vidar Bersvendsen har deltatt i prosjektet; transport av liggende pasienter ved Prehospital. Brukermedvirkning ved etablering av et nytt brystdiagnostisk senter. Kari Thomsen har deltatt i arbeidsgruppa og Birgit Lia i styringsgruppa. Vidar Bersvendsen har deltatt i miljøprosjektet. Vedtak: Brukerutvalget tar til etterretning Årsmelding Brukerutvalget 2012, med de tilføyelser som er nevnt. Sak Orientering om DIPS-prosjektet ved prosjektleder Benedicte B-A Madsen Prosjektleder Benedicte B-A Madsen orienterte om status på fremdrift, opplæring og oppstart av DISP ved Sykehuset Telemark HF. Prosjektplanen viser at sykehuset frem ligger ca. 3 til 4 uker etter når det gjelder utarbeidelse av integrasjonsgrensesnittet, som er en kritisk faktor. Konvertering og utvikling har ligget etter, men på dette punktet er mye tatt igjen de siste ukene. Teknisk infrastruktur ligger også etter. Selv om prosjektet er forsinket på noen av prosjektpunktene gir prosjektleder tilbakemelding om at prosjektet er under kontroll og at det ikke er grunn til engstelse. Når det gjelder opplæring i DIPS er det etablert 11 e-læringskurs. 30 instruktører skal være operative for opplæring av medarbeidere i løpet av 6 uker. Opplæringen vil foregå på alle sykehusets lokasjoner. Opplæring er svært viktig, men dette er et tungt løft for organisasjonen. Deler av DIPS organisasjonen er frikjøpt fra sine ordinære arbeidsoppgaver. I forbindelse med oppstart og drift av DIPS er det dialog med fastleger, kommunehelsetjenesten og legevakten. Det må også påregnes noe lavere aktivitet i en periode ved oppstart. Brukerutvalget ble invitert i møtet til å gi tilbakemelding på hvordan man på best mulig måte kan informere pasienter om DIPS innføringen. Tilbakemelding var at informasjonen bør skje via media. Presentasjonen fra prosjektleder sendes til medlemmene etter dagens møte. Side 2 av 5

140 Vedtak: Brukerutvalget tar saken til etterretning. Sak Presentasjon av Alf Magne Bårdslett, kontaktperson og leder av regionalt brukerutvalg i Helse Sør-Øst Alf Magne Bårdslett orienterte om sitt virke i Helse Sør-Øst og arbeidsdelingen mellom regionalt og lokale brukerutvalg. Brukerutvalget ved Sykehuset Telemark og regionalt brukerutvalg i Helse Sør Øst. Det er ikke ønskelig å styre de lokale brukerutvalgene, men at Alf Magne Bårdslett kan benyttes forbindelse med særskilte saker, da han har tett dialog med ledelsen i Helse Sør-Øst og har politiske kontakter. Det ble deretter kort orientert om viktige saker som helikopter-landingsplass i Telemark, renovering/utbygging av ordfløyen og et forestående mandat for en utviklingsplan. Vedtak: Brukerutvalget tar saken til orientering. Sak Pågående prosjekter orientering fra deltakere i prosjektene Arne Borgersen informerte om at deltagelsen i samarbeidsgruppa i Øst-Telemark fungerte bra og at nytt møte avholdes i begynnelsen av februar. Birgit Lia har undersøkt deltagelse rundt samhandlingen i Telemark og brukermedvirkning. Her har det vært litt uklart hvem som har gjort hva. Det virker også som om det har vært noe tilfeldig hvilke brukerrepresentanter, som har deltatt i de ulike styrings- og arbeidsgrupper for samhandling. Arne Borgersen er representert i samhandlingsgruppa i Øst-Telemark og Idar Grotle er vara i samhandlingsgruppa i Grenland. Det ble informert om at samhandlingsavtalene skal evalueres innen desember 2013 Vedtak: Brukerutvalget ved leder skriver et brev til samhandlingskoordinator Johannes Haukås før evalueringen av samhandlingsavtalene i Sak Skriftlig orientering fra klinikksjef Ivar Dahl om brukerrådet på Notodden/Rjukan Det ble påpekt viktigheten av å benytte hele navn og ikke kun fornavn eller forkortelser i sykehusets dokumenter. Vedtak: Saken tas til orientering. Side 3 av 5

141 Sak Formalisering av brukerforum ved psykiatrisk klinikk og klinikk Notodden/Rjukan Vedtak: Brukerutvalget ønsker en formalisering av brukerforumet ved Psykiatrisk klinikk i Skien og klinikk Notodden/Rjukan for en link med brukerutvalget sentralt ved Sykehuset Telemark. Anne Østensen vil delta på brukerforum i Psykiatrisk klinikk og Arne Borgersen i brukerrådet i klinikk Notodden/Rjukan Sak Avtale om etablering av øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunene Bø og Sauherad og i Nome kommune Vedtak: Brukerutvalget fatter likelydende vedtak som beskrevet i saksdokumentene: ETABLERING AV ØYEBLIKKELIG HJELP DØGNPLASSER I BØ OG SAUHERAD KOMMUNER 1. Utvalget slutter seg til planene slik de fremkommer i vedlagte utkast til Samarbeidsavtale kommunene Bø_Sauherad og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen 2. Plassene for begge kommunene tilknyttes Sauherad bygdeheim på Gvarv. ETABLERING AV ØYEBLIKKELIG HJELP DØGNPLASSER I NOME KOMMUNE 3. Utvalget slutter seg til planene slik de fremkommer i vedlagte utkast til Samarbeidsavtale Nome kommune og STHF om øyeblikkelig hjelp døgnplasser i kommunen 4. Plassene tilknyttes Skien interkommunale legevakt, lokalisert i Høyblokka, Klosterskogen Vekst- og Rehabiliteringssenter. Brukerutvalget ved Sykehuset Telemark HF vil bemerke at det ikke har vært brukermedvirkning ved utarbeidelse av planene og henstille til at dette ivaretas ved videre utarbeidelse av avtaler. Brukerutvalget etterlyser planer for psykisk helse og rus. Sak minutter fra pasient- og brukerombudet Pasient- og brukerombudet, Lars Magne Glesnes ønsket at brukerutvalget i større grad skal se saker vinklet fra brukerne (mer pasientfokus) og at det i møtene settes av tid til gjennomgang av tilbakemelding fra brukere. Han mente det var viktig at brukerutvalget utfordrer sykehuset ytterligere i saker fra pasienter. Pasient- og brukerombudet ble, fra et av medlemmene, orientert om at det er flere pasienter, som ikke tør å kontakte ombudet. Det ble da gitt råd om å ta sakene opp i brukerutvalget til behandling, for deretter å ta saken videre til representanter for sykehuset. Side 4 av 5

142 Per Urdahl informerte om at sykehuset tar pasientklager svært alvorlig, både generelle og spesifikke, og han ønsker å få tilbakemeldinger om saker for å kunne gjøre eventuelle endringer i klinikken til det beste for pasientene. Det ble informert om at det var sendt brev fra Pasient- og brukerombudet til sykehuset med kopi til Fylkesmannen vedrørende sikkerhetsposten 3 A. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak Eventuelt Det ble reist spørsmål i forbindelse med et avisoppslag vedrørende tildeling av forskningsmidler og forskningsaktivitet i helseforetak. Per Urdahl informerte om forskningsaktiviteten ved Sykehuset Telemark, som varierer i de ulike år. For noen år siden lå sykehuset Telemark høyt oppe ved tildeling av forskningsmidler, mens volumet nå er noe lavere. Brukerutvalget ber om at forskningssjef Tomm Bernklev informerer i neste møte om sykehusets forskningsaktivitet og planer de neste årene. Ann Kristin Semb ba om en tilbakemelding på hvordan kjørekontoret håndterer avvik og hvordan generelle henvendelser behandles. Per Urdahl informerte om at alle avvik behandles etter fastlagte prosedyrer. Leder for kjørekontoret, Knut Broby, kan gi ytterligere detaljer vedrørende behandling av generelle henvendelser. Det ble bestemt at Ann Kristin Semb sender en utfyllende bestilling til brukerutvalgets sekretær om hva Knut Broby skal gi tilbakemelding på/presentere. Knut Broby vil bli bedt om å bidra på neste møte i brukerutvalget for å informere i saken. Det er tidligere bedt om at Sykehuset sørger for automatisk døråpner til administrasjonsbygget. Dette er enda ikke på plass. Brukerutvalget ber om at administrasjonen sørger for at automatisk døråpner er på plass så snart som mulig. I møtet ble det gitt beskjed fra flere medlemmer om frafall på neste oppsatte brukerutvalgsmøte den 14. februar. Det ble derfor besluttet å endre møtedato til 28. februar En del av brukerutvalgets medlemmer har nå tatt i bruk Personalportalen. Etter avslutning av møtet var det anledning for de av medlemmene, som ønsket det å delta på en innføring i pålogging til Personalportalen, og en gjennomgang av skjemaet Reiseregning og skjemaet Engangsutbetalinger (VTT)). Ref Tone Pedersen sekretær Side 5 av 5

143 Møteprotokoll Styre: Helse Sør-Øst RHF Møtested: Møtesenteret Grev Wedels plass 5, Oslo Dato: Styremøte 20. desember 2012 Tidspunkt: Kl Følgende medlemmer møtte: Per Anders Oksum Ansgar Gabrielsen Turid Birkeland Kirsten Brubakk Trine Dønhaug Terje Bjørn Keyn Andreas Kjær Irene Kronkvist Bernadette Kumar Anita Ihle Steen Dag Stenersen Lizzie Irene Ruud Thorkildsen Svein Øverland Signe Øye Fra brukerutvalget møtte: Alf Magne Bårdslett (til kl 1345) Erna Hogrenning styreleder nestleder Forfall Følgende fra administrasjonen deltok: Administrerende direktør Peder Olsen Spesialrådgiver Ragnhild Woll (fung. styresekretær) Viseadministrerende direktør Steinar Marthinsen, fagdirektør Alice Beathe Andersgaard, konserndirektør Atle Brynestad og kommunikasjonsdirektør Gunn Kristin Sande Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. 1

144 Saker som ble behandlet: GODKJENNING AV ORDINÆR PROTOKOLL OG B- PROTOKOLL FRA STYREMØTE 22. NOVEMBER 2012 Styrets enstemmige V E D T A K Protokoll og B-protokoll fra styremøtet 22. november 2012 ble godkjent AKTIVITETS-, KVALITETS- OG ØKONOMIRAPPORT PER NOVEMBER 2012 Styrets enstemmige V E D T A K Styret tar aktivitets-, kvalitets- og økonomirapport per november 2012 til etterretning FINANSSTRATEGI FOR HELSE SØR-ØST Styrets enstemmige V E D T A K Styret slutter seg til finansstrategi for Helse Sør-Øst FORSLAG TIL ENDRINGER I PASIENT- OG BRUKERRETTIGHETSLOVEN OG IMPLEMENTERING AV PASIENTRETTIGHETSDIREKTIVET - HØRING Brukerutvalgets uttalelse til saken ble sendt ut til styret elektronisk. Saken ble trukket. 2

145 VALG AV ANSATTVALGTE STYREMEDLEMMER OPPNEVNING AV VALGSTYRE Styrets enstemmige V E D T A K 1. Ny valgperiode for ansattvalgte styremedlemmer tas til orientering. 2. I samråd med de konserntillitsvalgte oppnevnes følgende valgstyre: 1. Steinar Marthinsen (vara: Erik Thorshaug) 2. Anne B. Biering (vara: Dag Vatne) 3. Veronica Kollevåg (vara: Margrete Kamperud) 4. Ellen Gullberg (vara: Tatjana Schanche) 5. Marit Grande (vara: Morten Sæheim) 6. Linda Nilsen (vara: Tor Birger Jeppesen) 7. Anne Marit Græe (vara: Bryndhild Asperud). 3. Valgstyret konstituerer seg selv med leder og nestleder. 4. Styret legger til grunn at den praktiske valggjennomføringen samordnes innen helseforetaksgruppen FORDELING AV FORSKNINGSMIDLER FOR 2013 Styrets enstemmige V E D T A K 1. Styret tar til etterretning vedtak fattet i Samarbeidsorganet for Helse Sør-Øst RHF og Universitetet i Oslo 14. desember 2012 om fordeling av det øremerkede tilskuddet fra Helse- og omsorgsdepartementet til forskning. Styret legger den samlede innstillingen fra vurderingskomiteene til grunn for vedtak om tildeling av 53,9 mill. kr. innen definerte søknadskategorier og til spesifiserte prosjekt og tiltak. 2. Styret vedtar innstillingen om fordeling og videreføring av strategiske forskningstiltak i regionen, som inkluderer utlysning og tildeling av 12 mill.kr til innovasjonsprosjekter for å styrke innovasjonsaktivitet i foretaksgruppen, samt inntil 40,0 mill.kr til Oslo universitetssykehus for å ivareta regionale forskningsstøttefunksjoner, heri inkludert støtte til styrket infrastruktur for gjennomføring av kliniske intervensjonsstudier, regional biobanklagring og tiltak for IKT-støtte til forskning. I tillegg er i alt 2,0 mill.kr øremerket prosjekt for evaluering av omstillingsprosessen i Helse Sør-Øst og 1,0 mill kr til eget forskningsprosjekt på effekt av omstillingen på samhandling. Regionalt kompetansesenter for helsetjenesteforskning (HØKH) ved Akershus universitetssykehus tildeles basisstøtte for 2013 med 2,0 mill.kr. Det avsettes inntil 4,0 mill.kr til strategiske forskningstiltak spesielt rettet inn mot samhandling og inntil 6 mill.kr til insentivordninger i løpet av 2013 for å stimulere forskningsmiljøene til innhenting av eksterne forskningsmidler fra nasjonale eller internasjonale kilder, spesielt EU. 3

146 ETABLERING AV NY PENSJONSKASSE STATUS Styrets enstemmige V E D T A K 1. Styret tar redegjørelsen om etablering av ny pensjonskasse til orientering, og ber administrerende direktør arbeide videre i tråd med de linjer som er skissert i saken. 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å utlyse nødvendige anbudskonkurranser og inngå nødvendige avtaler med eksterne leverandører for oppsett av pensjonskassen, innenfor de rammer som fremkommer av foretaksmøtets oppdrag av ORIENTERINGSSAK: ÅRSPLAN STYRESAKER 2013 Årsplan styresaker tas til orientering. ANDRE ORIENTERINGER 1. Driftsorienteringer fra administrerende direktør Det ble gitt en muntlig orientering om 3.3 meldinger Brukerutvalgets kommentarer på Riksrevisjonens rapport vedrørende helseforetakenes registrering og måloppnåelse for ventetider i Helse Sør-Øst ble delt ut i møtet (elektronisk) 2. Referat fra møte i Brukerutvalget 20. og 21. november Uttalelse fra fellesmøte for eldrerådene på Nedre Romerike om geriatritilbud på Ahus TEMASAKER Lederutvikling, medarbeiderundersøkelse og sykefravær v/hr-direktør Anne Biering og spesialrådgiver HR Christer Mortensen Møtet hevet kl. 15:00 4

147 Oslo, 20. desember 2012 Per Anders Oksum styreleder Ansgar Gabrielsen nestleder Turid Birkeland Kirsten Brubakk Trine Dønhaug Terje Bjørn Keyn Andreas Kjær Irene Kronkvist Bernadette Kumar (forfall) Anita Ihle Steen Dag Stenersen Lizzie Irene Ruud Thorkildsen Svein Øverland Signe Øye Ragnhild Woll fung. styresekretær 5

148 Versjon 1.0 i 2013 STATUS OPPFØLGING AV STYREVEDTAK/RESTANSER SYKEHUSET TELEMARK HF Saksnr Sakstittel Vedtak (datert) Status oppfølg Ansv Løpende orientering hvert halvår Pasientsikkerhetskampanjen Vedtak : Arbeidet i den lokale pasientsikkerhetskampanjen videreføres. Styret ber om oppdatering på status og resultater ved hvert tertial. Vedtak Resultatene presenteres halvårlig Presenteres i styremøte i mars og i september 2013 HPW Løpende orientering hvert halvår Løpende orientering hvert halvår Løpende orientering i hvert styremøte Løpende orientering Interne tilsyn og revisjoner Eksterne tilsyn og revisjoner DIPS nytt pasientadministrativt system og elektronisk journal Det skal utarbeides halvårlig presentasjon av interne tilsyn og revisjoner. Det skal utarbeides halvårlig presentasjon av eksterne tilsyn og revisjoner. Risikovurdering i forhold til brukerne i implementeringsperioden bes lagt fram for styret. Ber om fortløpende rapportering til styret på kritiske faktorer. Presenteres i mars og i september 2013 Presenteres i januar og i juni På grunn av ITproblemer presenteres denne i det andre styremøte i 2013 istedenfor i januar Samhandling med kommunene AD HPW HPW AD Side 1 av 3

149 er Sak Sak Sak Sak Eventuelt Strategisk plan , medisinske satsningsområder Vedtak : Tilrettelig av sykkelbruk. Det ble bedt om at det ble tilrettelagt bedre for å benytte seg av sykkel til jobben. Administrasjonen vil komme tilbake til dette i et senere møte. Sak ( ) Orientert om dagens muligheter under evnt. Sak 77/2011 Sykkelstativer. Det ble opplyst om at det nå var utplassert sykkelstativer for 100 nye plasser for sykler. Styret vil bli presentert en sak om plan for økning av sykkelbruken. Vedtak : - Styret ber om å få seg forelagt en sak om konkretisering av gjennomføringen av satsningsområdene Etiske retningslinjer Styret slutter seg til de vedtatte etiske retningslinjene for Helse Sør-Øst, og forventer at administrasjonen implementerer disse på alle nivåer i foretaket. Administrerende direktør melder tilbake til styret i løpet av mai Plan for organisasjonsprosess i ØLP-perspektiv Systematisk arbeid med kvalitetsforbedring og pasientsikkerhet På bakgrunn av diskusjonen i møtet gir styret i oppdrag til styreleder, nestleder og administrerende direktør å gi en prosjektbeskrivelse og mandat for prosessen i neste møte. Administrasjonen kommer tilbake til styret med forslag til en overordnet policy for kvalitetsarbeidet ved Sykehuset Telemark. Det er nedsatt en arbeidsgruppe i regi av AMU som skal komme tilbake med en overordnet plan for sykkelbruk. Samlet sak legges fram for styret i februar Sak på satsingsområde kreft 16/5-12 Mai 2013 Orientering Legges fram på styreseminar og som beslutningssak Ikke datofestet MTH AD MTH AD HPW Muntlig Effekt samhandling og Bestilling av sak fra styreleder pr 2.mai 2012 AD Side 2 av 3

150 bestilling Sak resultat ST Helsetilsynets tilsyn med blodbankvirksom-heten ved STHF juni 2011 Vedtak : 1. Tiltaksplan for oppfølging/lukking av avvik oversendes Helsetilsynet innen 9. september Tiltakene gjennomføres innen 1.desember Organisering og faglig ansvar for blodbankvirksomheten vurderes. 3. Styret ber om å få sak om tilbakemeldingen fra helsetilsynet. Tiltaksplan og dokumentasjon av gjennomførte planlagte tiltak oversendt Helsetilsynet innen oppsatte frister. Tilsynet er lukket. Svart opp i sak Leieavtale SAMBA Styret blir orientert om hvilken løsning man finner DT God virksomhetsstyring implementering av felles budsjettprinsipper Felles budsjettprinsipper legges til grunn for budsjettet som legges fram for styret 14.november Styret ber om en sammenstilling av budsjettet satt opp etter tidligere brukt metode og ny. HPW DT Eksterne tilsyn og revisjoner 2. tertial Barnekoordinator ved Sykehuset Telemark Organisatorisk sammenslåing av DPS Skien og DPS Porsgrunn- Vestmar Styret ber om at tiltak, som skal sikre kvaliteten på medisinsk kodepraksis, gis prioritert og implementeres innen 31. mai Styret ber om en orientering om videre fremdrift for tilsetting av barnekoordinator i psykiatrien Styret ber om at det foretas en evaluering av DPS Nedre Telemark etter ett års drift Frist innen 31. mai 2013 Ikke datofestet Første kvartal 2014 HPW AD AD Side 3 av 3

151 Plan for strategisk utvikling Strategidokument for Helse Sør-Øst Plan for strategisk utvikling Hamar,

152 Plan for strategisk utvikling Innhold 1 Visjon og verdigrunnlag strategidokumentets hensikt Kvalitet, kompetanse og ledelse neste steg Pasientbehandling Forskning og innovasjon Kunnskapsbasert praksis Virksomhetsutvikling gjennom mobilisering av ledere og medarbeidere Organisering og utvikling av fellestjenester Bærekraftig utvikling gjennom økt handlingsrom pasientens behov skal være førende for struktur og innhold i tjenesten. Brukerutvalget Helse Sør-Øst RHF 2

153 Plan for strategisk utvikling Visjon og verdigrunnlag strategidokumentets hensikt Helsetjenestens kvalitet måles i møtet med den enkelte pasient. Grunnlaget for god kvalitet er at medarbeidere og brukere på systematisk vis engasjeres i forbedrings- og utviklingsarbeid og at det er etablert holdninger, kultur og lederskap som understøtter dette. Spesialisthelsetjenestens samfunnsansvar er å yte tjenester av god kvalitet innenfor rammene av velferdsstatens grunnleggende etikk og moral i henhold til pasientrettighetsloven, helseforetaksloven og spesialisthelsetjenestelovens bestemmelser, Nasjonal helse- og omsorgsplan og årlige oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Det er avgjørende at de store verdiene vi har i helsetjenesten; personell, kompetanse, utstyr, bygg og forskning forvaltes på en god og fremtidsrettet måte. Troverdighet, åpenhet og ærlighet i kommunikasjonen er forutsetninger for tillit både internt og eksternt. God kommunikasjon er en avgjørende forutsetning for å lykkes i møtet med innbyggere, pasienter og pårørende. Vår visjon Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi De tre nasjonale verdiene kvalitet, trygghet og respekt er i Helse Sør-Øst omsatt til følgende for virksomheten: Åpenhet og involvering - i måten vi arbeider på, i våre prosesser Respekt og forutsigbarhet - i måten vi møter hverandre på Kvalitet og kunnskap - er vår virksomhet basert på og skal våre beslutninger være bygget på Strategidokumentets hensikt Strategidokumentet skal være Helse Sør-Østs strategiske fundament for: Utvikling av gode og fremtidsrettede helsetjenester for befolkningen Langsiktig utvikling av helseforetaksgruppen Helse Sør-Øst Utvikling av overordnede mål og prioritering av innsats i et kortere perspektiv, bl.a. fireårig plan og årlige budsjetter. Strategidokumentet tar utgangspunkt i fremtidige utfordringer og muligheter, blant annet endringer i befolkningssammensetning, økning i antall eldre, en flerkulturell befolkning, sosiale ulikheter, endringer i sykdomspanorama, økonomiske rammer, kompetanse- og ressursbehov. Gjennom strategier og mål legges grunnlaget for fremtidig utvikling, prioritering, endringstiltak, kultur- og holdningsendringer i spesialisthelsetjenesten, samt ny oppgavefordeling mellom kommune- og spesialisthelsetjenesten som følge av samhandlingsreformen. 3

154 Plan for strategisk utvikling De strategiske perspektivene som kommer til uttrykk i dette dokumentet skal gi retning for ønsket utvikling innen ulike innsatsområder, slik at dette utgjør et samlet målbilde frem mot Basert på strategidokumentet utvikles mål og økonomisk langtidsplan som omfatter både årlige budsjetter og en fireårig plan som uttrykker spissede prioriteringer med basis i nasjonal politikk og regionale satsinger. Helseforetakene forpliktes i foretaksmøte til oppfølging av dette strategidokumentet. Det regionale helseforetaket ivaretar sitt sørge for -ansvar gjennom et vedvarende fokus på å sikre måloppnåelse for helseforetaksgruppen som helhet. Dette innebærer en systematisk og aktiv oppfølging av konkrete resultater og på det ledelsesmessige og styringsmessige plan. Fra visjon til innsatsområder Visjon for Helse Sør-Øst Verdigrunnlag i Helse Sør-Øst Strategi og mål for Helse Sør-Øst Visjonen skal inspirere og sikre målrettet arbeid i et langsiktig perspektiv Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi Virksomheten i Helse Sør- Øst baseres på de nasjonale verdiene kvalitet, trygghet og respekt Dette betyr Åpenhet og involvering - i måten vi arbeider på, i våre prosesser Respekt og forutsigbarhet - i måten vi møter hverandre på Kvalitet og kunnskap - er vår virksomhet basert på og skal våre beslutninger være bygget på Mål- og innsatsområder for Helse Sør-Øst Pasientbehandling Forskning og innovasjon Kunnskapsbasert praksis Mobilisering av medarbeidere og ledere Organisering og utvikling av fellestjenester Bærekraftig utvikling gjennom økt handlingsrom Mål for planperioden: For å spisse og tydeliggjøre utfordringer og prioritere innsatsen i helseforetaksgruppen er det vedtatt målformuleringer for planperioden frem til Målene uttrykker organisasjonens ambisjon om tilgjengelighet, kvalitet og pasientsikkerhet: Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 % Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 4

155 Plan for strategisk utvikling Kvalitet, kompetanse og ledelse neste steg Sykehusreformen i 2002 tydeliggjorde krav og forventninger til innholdet i spesialisthelsetjenesten. Tilgjengelighet, kvalitet og omsorg for den enkelte skulle kombineres med rasjonell ressursforvaltning og et helhetlig samfunnsmessig og ledelsesmessig ansvar. Siden etableringen har de regionale helseforetakene Helse Sør, Helse Øst og senere Helse Sør-Øst gjennomført omfattende endringer når det gjelder systembygging, organisering, regionale fellestjenester, økonomisk styring og kontroll, strukturendringer, funksjons- og oppgavefordeling med videre. Ambisjonene om et bedre tilbud til befolkning og pasienter er innfridd på mange områder. Helseforetaksgruppens utvikling og ambisjon Kvalitet og pasientsikkerhet Standardisering og fornying av IKT Etablert RHF og foretaks-gruppe Helse Sør og Helse Øst ( ) Etablering av foretaksmodellen Etablering av ny styringsmodell Første runde funksjons- og oppgavefordeling Færre og større helseforetak Utviklingsplaner for nye sykehus Bedre tilgjengelighet Bedre kontroll med økonomien Etablering av brukerutvalg Funksjons- og oppgavefordeling Rett behandling på rett sted Helse Sør-Øst Prinsipper for funksjons- og oppgavefordeling ( sentralisere det vi må, desentralisere det vi kan ) Etablering av sykehusområder Omstillingsprogrammet for hovedstadsområdet - etablering av OUS, Vestre Viken og Ahus Etablering av fellestjenester for IKT, innkjøp, HR Systematikk for økonomistyring inntektsmodell, økonomisk langtidsplan, helhetlig investeringsplan, rapportering Videreutviklet system for brukermedvirkning Helse Sør-Øst Kvalitet, trygghet, kompetanse og ledelse En drivkraft for kvalitet, pasientsikkerhet og samhandling i pasientbehandlingen Fortsatt vekst i forskning og innovasjon. Kunnskapsbasert praksis, helhetlige pasientforløp, samhandling og kontinuerlig kompetanseutvikling Virksomhetsutvikling og medvirkning fra ansatte og brukere Pasientens kunnskap og erfaring er ressurs for organisering og pasientforløp Gode og effektive fellestjenester innen IKT, innkjøp og eiendom Mobilisering av ledere/medarbeidere. Styrket lederskap, kompetanse og ressursstyring Økt handlingsrom for en bærekraftig utvikling Internasjonalt referansepunkt for faglig kvalitet, pasientsikkerhet og forskning Miljøbevisst utvikling og satsing For å utvikle pasienttilbudet videre ut fra pasientenes behov blir kvalitet, trygghet, kompetanse og ledelse hovednøkler i den kommende planperioden. På grunnlag av overordnede strategiske valg og konkretiserte planer for det videre arbeid skal helseforetakene være en drivkraft for kvalitet, pasientsikkerhet og samhandling. Syntesen av våre ambisjoner oppsummeres i to hovedområder for fremtidig fokus og ressursallokering: Et løft for kvalitet og pasientsikkerhet. Fornyingsprogram for standardisering og teknologiske løsninger. Gjennom godt og involverende lederskap, aktive og ansvarliggjorte medarbeidere, økt kompetanse og god ressursstyring arbeides det aktivt for en virksomhetskultur som er resultatorientert og praktiserer verdiene. Virksomhetsutvikling er samlebetegnelsen på alle prosesser og aktiviteter som er rettet inn mot å forbedre virksomhetens resultater og 5

156 Plan for strategisk utvikling måloppnåelse. Sentralt i virksomhetsutviklingen er kontinuerlige læringssløyfer der oppnådde resultater vurderes opp mot avtalte mål med tanke på forbedring og videreutvikling av virksomheten. God virksomhetsutvikling innebærer at medarbeidere og brukere på systematisk vis engasjeres i forbedrings- og utviklingsarbeid i tråd med prinsipper for medvirkning i Helse Sør-Øst. Kvalitet og pasientsikkerhet prioriteres i alt vi gjør, det gis rett behandling på rett sted og det er etablert forpliktende samhandling mellom kommuner og helseforetak. Det er grunnleggende at pasienten blir møtt med respekt, at det ikke er tilfeldig hvilken behandling som gis og at det ikke iverksettes unødvendige undersøkelser. Behandlingen er gjennomgående likeverdig, den er planlagt og koordinert og uten unødvendig ventetid. Pasienten blir ikke påført infeksjoner eller andre unødvendig komplikasjoner. Pasientens integritet ivaretas, bl.a. gjennom holdninger, informasjon og involvering i behandlingen. Alle involverte parter samarbeider om pasienten og pasientens sykdom, samtidig som pasienten har en koordinator å forholde seg til. Styrket forskning og innovasjon gir forbedret helse, har høy kvalitet og er basert på samarbeid innen helseforetaksgruppen. Det arbeides aktivt med kunnskapsbasert praksis som gir helhetlige pasientforløp, samhandling og kontinuerlig kompetanseutvikling. Helse Sør-Øst er en foregangsvirksomhet for brukermedvirkning der pasientens kunnskap og erfaring er ressurs for systemutvikling og i det enkelte pasientforløp. God utdanning og videreutdanning sikres i nært samarbeid mellom virksomhetene i Helse Sør-Øst, universiteter og høyskoler. Det er etablert gode og profesjonelle fellestjenester innen IKT, innkjøp og eiendom som øker kvaliteten og frigjør ressurser. Det er etablert en bærekraftig ressursstyring basert på hensiktsmessig arbeidsdeling, bedre ressurs- og kapasitetsutnyttelse, god økonomisk styring og effektive arbeidsprosesser i alle deler av helseforetaksgruppen. Virksomheten i Helse Sør-Øst er et internasjonalt referansepunkt når det gjelder faglig kvalitet, pasientsikkerhet, brukermedvirkning, forskning og videreutvikling av partssamarbeid og medvirkningsformer. Kvalitet og prioritering Kvalitet og prioritering er sentralt for arbeidet innenfor alle de strategiske innsatsområdene. Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring er rammen for kvalitetsarbeidet i Helse Sør-Øst. God kvalitet etter denne modellen forutsetter riktig balansering av seks dimensjoner: Våre kvalitetsmål innebærer at tjenestene skal Være virkningsfulle Være trygge og sikre Involvere brukerne og gi dem innflytelse Det betyr at Faglige avveininger og beslutninger ved valg av kvalitetsnivå må bygge på relevant, pålitelig og oppdatert kunnskap og erfaring. Resultater må etterspørres og dokumenteres. Fokus på pasientsikkerhet. Sannsynlighet for feil og uheldige hendelser skal reduseres til et minimum gjennom risikostyring og avviksbehandling. Pasienten og pårørendes erfaringer og synspunkter er viktige faktorer for utvikling av kvalitetsnivået i helsetjenesten. Samtidig 6

157 Plan for strategisk utvikling Være samordnet og preget av kontinuitet Utnytte ressursene på en god måte Være tilgjengelig og rettferdig fordelt må pasientens ansvar for eget liv og helse tydeliggjøres. På individnivå må pasient og pårørende kunne delta i behandlingsopplegget. På system og tjenestenivå skal brukerne og deres organisasjoner trekkes inn i planlegging og evaluering av helsetilbudene. Alle tiltak skal være samordnet og preget av kontinuitet. Arbeid med pasientforløp, tverrfaglighet og pasientansvar skal vektlegges. Rett tjeneste skal tilbys rett bruker på rett måte til rett tid. Brukerens behov, tilstandens alvorlighetsgrad, forventet helsegevinst og nytte av behandlingen samt kostnader (prioriteringskriteriene) skal hensyntas når kvalitetsnivå for behandlingstiltak settes. Brukere med like behov skal få et tilbud med samme innhold og kvalitet. Tilgjengelighet skal vektlegges. Kunnskapsbasert praksis som bygger på forskning og erfaringer fra fagpersonell og brukere skal bidra til forbedret kvalitet på tjenestene, og er også et prioriteringsvirkemiddel som skal fører til mer effektiv bruk og rettferdig fordeling av ressursene. Ny kunnskap skal påvirke hvilke nye behandlingsmetoder, medikamenter eller teknologier som skal tas i bruk og bidra til at mindre effektive tiltak erstattes eller fjernes. Kvalitetsforbedringsarbeid og prioritering omfatter hele pasientforløpet. Det må være særskilt fokus på kvalitet og pasientsikkerhet i alle overganger mellom de ulike nivåene i helsetjenesten. Etterspørselen etter helsetjenester øker stadig og av ulike årsaker, flere eldre, flere med kroniske sykdommer, medisinsk faglig og teknologisk utvikling og høyere forventninger i befolkningen. Selv i et rikt land som Norge er det umulig å imøtekomme alle ønsker om helsetjenester. Prioritering innenfor helsetjenesten er derfor nødvendig for å sikre gode og likeverdige tjenester. Befolkningen i Norge skal ha likeverdig tilgang på helsetjenester, og behandlingen skal prioriteres ut fra blant annet sykdommens alvorlighet, forventet nytte av behandling (dokumentert effekt) og det skal være et rimelig forhold mellom kostnader og forventet effekt. Særlig vanskelige og prinsipielle prioriteringsutfordringer skal vurderes nasjonalt for å sikre lik praksis i hele landet. God kommunikasjon Det overordnede målet for kommunikasjonsarbeidet i Helse Sør-Øst er å bidra til god og trygg pasientbehandling. Det er et mål at befolkningen; både enkeltpersoner, pasienter, pårørende, medarbeidere, andre offentlige virksomheter, organisasjoner og næringsliv skal: Inviteres til å delta i utforming av helsetjenesten Ha nødvendig informasjon om helsetjenestene slik at de kan ivareta sine rettigheter, plikter og muligheter Få den informasjon som er nødvendig for å få innsikt i egen helsetilstand og innhold i helsehjelp, risiko og bivirkninger Få informasjon tilpasset individuelle forutsetninger som alder, modenhet, erfaring og kultur- og språkbakgrunn Ledelse, arbeidsmiljø, holdninger og kultur har stor betydning for hvordan tjenesten utøves og utvikles, og for hvordan den oppfattes av omgivelsene. Kvaliteten på intern kommunikasjon er vesentlig for å oppnå dette. Helse Sør-Øst forholder seg til mange og svært ulike målgrupper. Statens kommunikasjonspolitikk er førende og ligger til grunn for arbeidet med kommunikasjon i helseforetaksgruppen. Helse Sør-Øst har følgende prinsipper for kommunikasjonsarbeidet: 7

158 Plan for strategisk utvikling Åpenhet. Helseforetakene skal være åpne, tydelige og tilgjengelige i sin kommunikasjon. Åpenhet om kvalitet legger grunnlag for forbedringer og gir innbyggerne mulighet til å bruke sine rettigheter og muligheter. Medvirkning. Helseforetakene skal ta berørte innbyggere med på råd og involvere dem i utforming av tilbud og tjenester. Pasienten skal involveres i behandlingsforløpet og oppfordres til å følge med slik at de gis mulighet til å reagere på svikt i behandling og rutiner. Nå alle. Helseforetakene skal sørge for at relevant informasjon når fram til berørte. Skriftlig og muntlig kommunikasjon skal ha et klart og forståelig innhold og språk. Aktiv. Helseforetakene skal aktivt og i tide gi informasjon om rettigheter, plikter og muligheter. Aktiv deltakelse i samfunnsdebatten for å utvikle helsetjenesten skal understøttes. Helseforetakene skal medvirke til utviklingen av portalen Helhet. Helseforetakenes kommunikasjon skal oppleves enhetlig. Informasjon og kommunikasjon skal være pålitelig og samordnet Linje. Gjennomføring: Kommunikasjonsansvaret følger oppgaveansvaret 8

159 Plan for strategisk utvikling STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER 2.1 Pasientbehandling Tjenesteutvikling og kommunikasjon skal skje etter brukernes behov Pasientene, pårørende og deres organisasjoner representerer unike kunnskapskilder som skal benyttes til å forbedre det totale tilbudet til pasientene og bidra til god ressursutnyttelse. Helseforetaksgruppen har som ambisjon å være nasjonalt utstillingsvindu for brukermedvirkning og trekke inn pasienterfaring på systemnivå, i tråd med de 13 prinsippene for brukermedvirkning. På individnivå skal pasientens ansvar for eget liv og helse vektlegges gjennom hele behandlingsforløpet, spesielt i forhold til forebygging, mestring og livskvalitet. Pasienter og pårørende skal ha tilgang til informasjon som gir grunnlag for informerte valg. Samtidig skal brukererfaring bidra til kunnskapsbasert praksis. Kunnskap om sykdomsforløp, livet med sykdommen, medisinsk diagnostikk og behandling skal deles mellom behandlere og pasient slik at disse kan ta felles beslutninger og at pasient og pårørende skal kunne delta aktivt i behandlingsopplegget. Dette gjelder også for pasienter og pårørende med annen kulturell eller etnisk bakgrunn. Strategi 1. Kunnskaps- og informasjonsutveksling om pasienterfaringer, medisinsk diagnostikk og behandling skal gi pasienter og pårørende muligheten til å delta aktivt i behandlingsopplegget 2. Pasient- og pårørendeopplæringen styrkes ytterligere og informasjon, pasientopplæring, likemannsarbeid og selvhjelp integreres i pasientforløpene. 3. Pasienten, pårørende og pasientorganisasjoners medvirkning sikres i endrings- og forbedringsarbeid Kvalitet og pasientsikkerhet skal prioriteres i alt vi gjør Standardiserte tilnærminger til brukermedvirkning, kvalitet og pasientsikkerhet, samhandling, organisering og funksjonsfordeling bidrar til trygge, gode, og likeverdige helsetjenester i regionen. Det er et mål å forhindre uheldige hendelser som følge av systemfeil og menneskelig svikt. Gode pasientforløp med utgangspunkt i individuelt tilpassede standardiserte behandlingslinjer og en trygg og sikker pasientadministrasjon er nødvendig for å lykkes med kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeidet. Viktige forutsetninger er helsepersonellets holdninger, kunnskap og kompetanse. Helhet og oversikt må sikres gjennom samarbeid og samhandling mellom yrkesgrupper, fagområder, behandlingsnivå og pasient. Kunnskapsbasert praksis defineres, etterleves og forbedres gjennom myndiggjøring og kompetansebygging blant ansatte, god ledelse, kvalitetsstyring og internkontroll. En forbedringskultur må basere seg på åpenhet, kontinuerlig læring og deling av erfaringer blant alle ansatte innenfor og mellom helseforetakene. Kvalitet og pasientsikkerhet krever engasjement og forankring i styrer og ledelse. 9

160 Plan for strategisk utvikling Strategi 1. Arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet bygges på kunnskap og engasjement blant ansatte, tydelig ledelse og forankring i styret 2. Åpenhetskultur utvikles gjennom systematisk måling og oppfølging av resultater og brukererfaringer, identifisering av risikoområder og forbedringstiltak 3. Forbedringsarbeid ledes av sentrale helsearbeidere. 4. Ledelsen i pasientnær virksomhet får synlig støtte i kvalitet og pasientsikkerhetsarbeid Samhandling styrkes for bedre helse og bedre tjenester Samhandlingsreformen skal bidra til en mer samordnet og likeverdig helsetjeneste. Bedre samarbeid mellom kommuner og sykehus skal føre til bedre og raskere behandling for pasienter, nærmere der de bor. Forpliktende samarbeidsavtaler mellom kommuner og helseforetak legger til rette for at pasienten behandles i kommunene når de får et like godt eller bedre tilbud som på sykehus. Samhandling krever gjensidig tillit, prioritering, innsats og ressurser fra begge tjenestenivåer. Ved å fremme helse, forebygge sykdom og behandle sykdom så tidlig som mulig kan behovet for sykehusinnleggelse reduseres. Pasienter med kroniske tilstander og avklarte behandlingsopplegg skal størst mulig grad behandles utenfor sykehus. Samhandlingsreformen gir kommunene større ansvar for disse pasientgruppene. Opptrappingen av den kommunale helsetjenesten kan skape rom for ytterligere spesialisering innenfor spesialisthelsetjenesten. For at kommunene skal kunne ivareta flere pasienter kreves gjensidig utveksling av kunnskap og kompetanse mellom tjenestenivåene. En forutsetning for dette er utvikling av verktøy som sikrer kvalitet i hele pasientforløpet - for eksempel Praksiskonsulentordningen (PKO) som fremmer samarbeid mellom fastleger, primærhelsetjenesten og sykehus. En annen forutsetning er bruk av teknologi (jfr. telemedisin) og innovasjon for kvalitetsforbedring, kunnskaps- og kompetanseoverføring mellom tjenestenivå. Samarbeid kan bidra til å hindre at sykdom og skade oppstår eller blir forverret. Fagfelt som f.eks. rehabilitering, habilitering, geriatri, psykisk helsevern og rusbehandling, yter tjenester til pasienter med behov for langvarige og koordinerte tjenester eldre med kroniske lidelser. Disse tjenestene er særlig avhengige av gode systemer for kunnskapsoverføring mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten for å kunne gi gode forebyggende tilbud. Strategi 1. Sikre gjensidig kompetanseoverføring, kompetanseoppbygging og veiledning mellom helseforetakene og kommunehelsetjenesten 2. Økt fokus og god samhandling om forebygging av sykdom og skader i befolkingen 3. Samhandling videreutvikles og styrkes i særlig grad innen psykisk helsevern, tverrfaglig spesialisert rusbehandling, eldre med kroniske lidelser, habilitering og rehabilitering 10

161 Plan for strategisk utvikling Rett behandling på rett sted Organiseringen og fordelingen av spesialisthelsetjenester skal fremme kvalitet, oversiktlighet, forutsigbarhet og tilgjengelighet for brukerne - uavhengig av kulturell bakgrunn, hvor de bor eller hvor de behandles. Optimal pasientbehandling krever tilstrekkelig spesialisering, arbeidsdeling og samordning langs hele behandlingskjeden. Tjenester skal sentraliseres hvor de må og desentraliseres når de kan. Gjennom samhandlingsreform får sykehusene større muligheter til å spisse det faglige tilbudet. Sykehusene kan derfor levere spesialiserte helsetjenester av høy internasjonal kvalitet og samtidig realisere en helseøkonomisk gevinst. Prehospitale tjenester og akuttfunksjoner Rask medisinsk behandling bedrer behandlingsresultatene. Større differensiering av sykehustilbudet og en mer desentral helsetjeneste øker behovet for og krever gode og hensiktsmessige transportløsninger og stiller nye krav til prehospitale tjenester. Nye teknologiske løsninger og god akuttmedisin gir nye muligheter for tidlig behandling; Prehospitale tjenester fungerer i større grad som spesialisthelsetjenestens forlengende arm, med ansvar for å initiere behandling hos enkelte grupper akuttpasienter før de når sykehuset. Lokalbaserte spesialisthelsetjenester I lokalbaserte spesialisthelsetjenester inngår tjenester for vanlige og sammensatte lidelser, der det er behov for nærhet og breddekompetanse. Et godt samarbeid og tydelig oppgave- og rollefordeling mellom lokalbaserte spesialisthelsetjenester og kommuner er nødvendig for å håndtere økende behov for helsetjenester. For å sikre et helhetlig tilbud til pasienter med sammensatte behov må tjenestetilbudet samordnes bedre mellom somatikk, psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB). Samarbeidet mellom små og store sykehus (om vaktordninger, ambulering mv) må også styrkes. Gjennom ambulante tjenester og bruk av ny teknologi skal det legges til rette for oppfølging av kronisk syke pasienter, bl.a. i veiledning av hjemmebehandling. Spesialiserte funksjoner i sykehusområdet (områdefunksjoner) Med spesialiserte tjenester forstås tjenester der det er behov for samling for å sikre tilstrekkelig volum og kvalitet, riktig bruk av ressurser eller spisskompetanse. Karakteristisk for slike tjenester vil være at det kreves større befolkningsgrunnlag for å oppnå erfaring og samlet kompetanse. Akuttilbud og spesialiserte tilbud er kostbare, krever godt samarbeid mellom spesialister og stiller høye krav til infrastruktur. Innen flere fagområder og i behandlingen av multitraumer er det utviklet behandlingsmetoder som bør samles i færre enheter for å gi bedre overlevelse og behandlingsresultat. Områdefunksjoner defineres innenfor hvert helseforetak/sykehusområde og ivaretas ett sted i hvert sykehusområde. Lokale forhold som reiseavstand og demografi avgjør hvilke funksjoner som skal være områdefunksjoner. Regionsfunksjoner og nasjonale behandlingstjenester Det er en nasjonal målsetning å sikre likeverdig tilgang til helsetjenestens høyest spesialiserte fagmiljøer. Det er økende etterspørsel etter regionsfunksjoner og nasjonale behandlingstjenester. Nasjonale behandlings- og regionstjenester må derfor prioriteres til pasienter med sjeldnere eller komplekse tilstander. Behandling ved nasjonale behandlingstjenester skal øke sannsynligheten for en sikker diagnose og mer effektiv behandling. Internasjonalisering Behandling i utlandet kan oppfattes som et eget nivå i spesialisthelsetjenesten, og et virkemiddel som gir tilgang til behandling av sjeldne tilstander og/eller spesielt dyr og sjelden 11

162 Plan for strategisk utvikling infrastruktur. Innen oktober 2013, vil EUs pasientrettighetsdirektiv gi pasienter rett til å motta og få dekket helsehjelp i utlandet. Strategi 1. Spesialisthelsetjenestene skal organiseres i helhetlige pasientforløp som bidrar til rett behandling på rett sted 2. Effektive og trygge prehospitale tjenester med tilstrekkelig kapasitet og kvalitet skal sikres. Det legges særlig vekt på samhandling, kompetanseheving, ny teknologi og differensierte transporttilbud 3. Kvaliteten i lokalbaserte spesialisthelsetjenester skal sikres med tilstrekkelig breddekompetanse og tverrfaglighet, også innen psykisk helsevern, TSB og rehabilitering 4. Spesialiserte funksjoner skal ha et opptaksområde tilsvarende minst ett sykehusområde, basert på optimalt pasientvolum og effektiv utnyttelse av kompetanse og teknologi. Faglige avhengigheter tas hensyn til ved plassering av spesialiserte funksjoner innenfor sykehusområdet 5. Regionale funksjoner skal som hovedregel samles ett sted i regionen Det utvikles tettere samarbeid mellom private og offentlige helsetjenester Den offentlige helsetjenesten er basert på et tjenestetilbud der sykehusene i det vesentlige er eid og drevet at det offentlige, med private virksomheter og avtalespesialister som viktige samarbeidspartnere. Ledig kapasitet i de offentlige sykehusene skal utnyttes. Sykehus og helseinstitusjoner eid og drevet av ideelle organisasjoner er viktige samarbeidspartnere og skal sikres forutsigbare vilkår gjennom avtaler med det regionale helseforetaket. Innenfor rusfeltet er det inngått løpende avtaler med private ideelle organisasjoner. Dette er et viktig strategisk valg og det vil være naturlig å benytte samme avtaleform for ideelle organisasjoner innenfor psykisk helsevern og rehabilitering. De private ideelle sykehusene, som er en integrert del av spesialisthelsetjenesten, ble behandlet særskilt ved innføring av reformen og har i dag driftsavtaler på linje med helseforetakene. For avtalespesialistene skal det utarbeides en ny handlingsplan for fremtidig organisering og lokalisering. Markedet for private kommersielle aktører er relativt stort og de private aktørene er gjenstand for økende oppmerksomhet. Veksten i det private markedet er i stor grad knyttet til veksten i private helseforsikringer. Enkelte tar dette som et uttrykk for at deler av befolkningen ser behov for et supplement til det offentlige helsevesenet. Andre ser den store veksten i etterspørselen etter tjenester fra private aktører som en trussel fordi dette vil kunne føre til at flere spesialister går fra offentlig til private sektor, som igjen er med på å gjøre det vanskelig å opprettholde kapasiteten i det offentlige. Helse Sør-Øst vil sikre størst mulig helsegevinst med de ressurser som er til rådighet, ut fra perspektivet; en befolkning en sykelighet en ressursmengde. Dette som grunnlag for en helhetlig tilnærming der private leverandører inngår i oppgave- og funksjonsfordelingen i sykehusområdene. Det må etableres et tettere samarbeid mellom helseforetakene og de private leverandørene, som også innebærer involvering av de private aktørene i faglig utvikling, pågående forskning og evt. også undervisning. 12

163 Plan for strategisk utvikling Strategi 1. Det etableres et strategisk samarbeid mellom helseforetakene og private tjenesteleverandører på egnede områder 2. Private kommersielle tjenestetilbud benyttes slik at det samlede tilbudet i regionen dekker befolkningens behov med optimal ressursutnyttelse 3. Sikre nødvendig forutsigbarhet i rammevilkårene for private ideelle tjenestetilbud gjennom etablering av løpende avtaler innenfor psykisk helsevern og rehabilitering 4. Det etableres et tettere samarbeid mellom avtalespesialister og helseforetakene 13

164 Plan for strategisk utvikling Forskning og innovasjon Forskning skal føre til forbedret helse i befolkningen, tilstrebe høy kvalitet og være basert på samarbeid Forskning er en av fire lovpålagte oppgaver for helseforetakene og er en sentral premiss for helsetjenestens kvalitet og utvikling. Den skal komme befolkningen til gode gjennom etablering av ny kunnskap og økt kompetanse. Egen forskningsaktivitet fremmer kritisk tenkning, gir økt kvalitetsbevissthet og setter helsetjenesten i bedre stand til generelt å nyttiggjøre seg internasjonale forskningsresultater og erfaringer. Forskningen skal frembringe kunnskapsgrunnlag for forebygging, diagnostikk, behandling, habilitering og rehabilitering, opplæring og mestring samt innovasjon og næringsutvikling. Det skal legges til rette for forskning ved alle helseforetak. Forskning i regionen skal tilpasses tematiske føringer fra myndighetene. Systemer for brukermedvirkning i forskning skal utvikles og implementeres. Forskningen skal holde et høyt internasjonalt kvalitetsnivå, ha tilstrekkelig bredde og tverrfaglighet, og bidra til god organisering og effektiv ressursutnyttelse i helseregionen. Forskningsforvaltningen i helseregionen skal omfatte gode, åpne og habile prosesser basert på faglig forsvarlige vurderinger. Forskningsresultater skal også komme til praktisk nytte ved å styrke innovasjonsarbeidet i regionen Strategi 1. God balanse mellom klinisk relevant basalforskning og anvendt forskning skal sikres, for å bidra til at ideer fra grunnforskningen kommer til praktisk nytte i pasientbehandlingen 2. Tverrfaglighet og flerfaglighet i forskning skal fremmes, ved at forskningskompetansen for ulike profesjoner utvikles gjennom kompetansehevende tiltak 3. Samlet ressursbruk til forskning og innovasjon skal på sikt øke til 5 prosent av helseregionens driftsbudsjett, og effekten av økt ressursbruk skal dokumenteres 4. Det utvikles tiltak for gjensidig faglig styrking, god ressursutnyttelse og økt internasjonal konkurranseevne og bedret mulighet for ekstern finansiering 5. Forskningsmiljøer som spesielt kan bidra innen helsetjenesteforskning og samhandlingsforskning skal styrkes 6. Regionale forskningsmidler skal hovedsaklig være gjenstand for utlysning der det konkurreres på kvalitet og gjennomførbarhet av prosjekter og tiltak Innovasjon skal bidra til at resultater fra forskning og erfaringer fra praksis kommer til nytte i pasientbehandlingen Innovasjon i helsesektoren er en ny eller forbedret vare, tjeneste, produksjonsprosess, anvendelse eller organisasjonsform som utgjør et gjenbrukbart konsept, og som kan kommersialiseres i et marked. Forskning og innovasjon er viktige fundamenter for en mer effektiv og stadig bedre helsetjeneste. Det må arbeides aktivt for å styrke innovasjonsarbeidet i regionen. Dette innebærer idéutvikling med basis både i forskning og i klinisk praksis, med tanke på bedre behandlingstilbud, nye tjenesteløsninger og eventuell kommersialisering. Innovasjon vil også bli stadig viktigere i arbeidet med kompetanseutvikling og ferdighetstrening for ansatte i helseforetakene. 14

165 Plan for strategisk utvikling Strategi 1. Kultur for idéutvikling og innovasjon skal stimuleres. Det skal aktivt legges til rette for at forskning omsettes til konkrete innovasjoner for bedring av pasientbehandlingen og bedre drift av helseforetakene 2. Innovasjon skal ha en sentral forankring i forskning, men det skal også arbeides med den brukerdrevne innovasjon med særlig vekt på tjenesteinnovasjon. Regionale innovasjonsmidler skal fortsatt være et viktig virkemiddel for å utnytte gode ideer internt i helseforetakene, i samarbeid med næringslivet. System for utnyttelse av ideer i krysningen mellom innovasjon og forbedringer skal etableres 3. Innovasjonsarbeidet samordnes med øvrige helseregioner og nasjonale aktører på innovasjonsområdet og med universitetene og høyskolene. Innovasjonssatsingen vurderes i nordisk og europeisk sammenheng 15

166 Plan for strategisk utvikling Kunnskapsbasert praksis Kunnskapsbasert praksis, helhetlige pasientforløp og kontinuerlig kompetanseutvikling er avgjørende for samhandling og god pasientbehandling Optimal pasientsikkerhet, pasientopplevd kvalitet, arbeidsprosesser og ressursutnyttelse må bygge på kunnskapsbasert praksis og standardisering. Kunnskapsbasert praksis er å treffe beslutninger og handle på basis av den beste tilgjengelige forskningsbaserte kunnskap og benytte helsepersonellets og brukernes erfaringer. Kunnskapsbasert standardisering av pasientbehandling kan redusere uønsket variasjon i klinisk praksis og er et nødvendig fundament for gode, likeverdige og fremtidsrettede helsetjenester. Det er behov for raskere og mer konsekvent implementering av praksisendringer og nye prosedyrer. Dette arbeidet krever en bevisst og langsiktig innsats, og en kunnskapsbasert tilnærming til implementering og endringsarbeid. Strategi 1. Kunnskapsbasert praksis, helhetlige pasientforløp og standardisering skal være grunnlaget for en forbedringskultur med pasienten i sentrum 2. De nødvendige strukturer, prosesser, kompetanse og kapasitet som understøtter kunnskapsbasert praksis og kvalitetsforbedringsarbeid skal etableres og videreutvikles 16

167 Plan for strategisk utvikling Virksomhetsutvikling gjennom mobilisering av ledere og medarbeidere En bedre helsetjeneste gjennom tydelig ledelse, riktig kompetanse, engasjerte medarbeidere og god ressursstyring Helse Sør-Øst bygger sin virksomhet på spesialistkompetanse. Kjernen i virksomheten er medarbeidere og ledere, som med kompetanse og engasjement bidrar til å utvikle en stadig bedre helsetjeneste. Å være med å utvikle en bedre helsetjeneste gir stolthet, arbeidsglede og bidrar til et helsefremmende arbeidsmiljø. Ambisjonen om en mer effektiv og helhetlig helsetjeneste fordrer god samhandling mellom fagområder, enheter og behandlingsnivåer både i og utenfor spesialisthelsetjenesten. Ledere og medarbeidere må ha vilje, evne og mulighet til å arbeide sammen om videreutvikling av både fag og arbeidsprosesser, slik at tilgjengelige ressurser brukes mest mulig optimalt og er hensiktsmessig koordinert med kommunehelsetjenestens tilbud. God utdanning og videreutdanning må sikres i nært samarbeid mellom virksomhetene i Helse Sør-Øst, universiteter og høyskoler. Hovedsatsingsområdene er styrking av ledelse, riktig kompetanse og god ressursstyring. Involvering av medarbeidere og brukere i videreutvikling av tjenesten er avgjørende for å oppnå ønsket utvikling. Strategi 1. Være en resultatorientert arbeidsgiver som sørger for planlegging av drift og utvikling av virksomheten i henhold til fastsatte mål, opptrer samfunnsansvarlig og som bidrar til helsefremmende arbeidsplasser 2. Bemanne riktig og utvikle rett kompetanse for å sikre en effektiv og trygg tjeneste 3. Utvikle ledere og medarbeidere med vilje til å omsette de ressurser og muligheter som finnes til å skape en stadig bedre helsetjeneste 4. Involvere medarbeidere på systematisk vis i forpliktende dialoger om måloppnåelse og forbedring av virksomheten 17

168 Plan for strategisk utvikling Organisering og utvikling av fellestjenester Samordnet utvikling og styring skal frigjøre ressurser til pasientbehandling ved at stordriftsfordeler oppnås og profesjonaliteten styrkes Målet for innsatsområdet organisering og utvikling av fellestjenester er at samordnet styring og konsernutvikling skal frigjøre ressurser til pasientbehandling gjennom stordriftsfordeler og styrket profesjonalitet. Virksomhetene innen innsatsområdet skal i tillegg være en aktiv medspiller i forhold til nasjonale prosesser innen prioriterte område. Sterkere regional styring, standardisering og felles infrastruktur er viktige virkemidler for å gi bedre kvalitet og pasientsikkerhet og sikre utnyttelse av stordriftsfordeler. Støttefunksjoner og fellestjenester skal understøtte og forbedre helseforetakenes kjernevirksomhet og arbeidsprosesser. Sykehuspartner har som formål å sikre effektiv drift av støttefunksjoner i helseforetakene innen IKT, HR-tjenester og innkjøp/logistikk. - Teknologi og ehelse Spesialisthelsetjenesten og sykehusene er høyteknologiske organisasjoner hvor informasjons og kommunikasjonsteknologi (IKT) er viktige verktøy i pasientbehandlingen. Kjernevirksomhetens behov ligger til grunn for standardisering og utvikling av IKTløsningene. Det må gjøres et betydelig løft på IKT-området både regionalt og nasjonalt i årene fremover for å legge til rette for god, sikker og stabil IKT-støtte og drift. Dette er nødvendig for å etterkomme krav og forventninger til økt pasientsikkerhet, høyere kvalitet i pasientbehandlingen, økt effektivitet og bedre samhandling i helsetjenesten. Helseforetaksgruppens bruk av IKT skal bidra til god pasientadministrasjon og klinisk virksomhet ved at rett informasjon er tilgjengelig til rett tid, til rett person slik at alle ansatte i helseforetakene kan utføre sine oppgaver effektivt og med høy kvalitet overfor pasientene. Både kliniske prosesser og prosesser for ledelse og administrasjon krever god, hurtig og sikker informasjonstilgang for å støtte analyse, beslutninger og praktisk arbeid. Dagens pasientforløp består som regel av helsetjenester fra flere virksomheter som til sammen dekker pasientens behov for behandling og pleie. IKT må understøtte samhandling mellom alle aktører i pasientforløpet og tilfredsstille pasienters og pårørendes økende forventninger til at oppdatert og kvalitetssikret informasjon er tilgjengelig i digitale kanaler. For å oppnå dette må dagens IKT-løsninger forenkles, standardiseres og moderniseres. Det må skapes et robust fundament i en felles IKT-infrastruktur, samt standardisere de sentrale IKT systemene på tvers av helseforetakene i regionen og så langt som mulig nasjonalt. Dette vil kreve betydelige teknologiske investeringer og en realvekst fra dagens nivå. Endringene vil føre til økt pasientsikkerhet, høyere kvalitet i tjenestetilbudet og lavere ressursforbruk. Strategi 1. Etablere felles regionale systemløsninger som understøtter både kliniske og administrative prosesser basert på standardisering av arbeidsprosesser 2. Organiseringen av IKT skal sikre god driftsmessig sikkerhet og god ressursutnyttelse gjennom samordnet regional styring og prioritering. 3. Sikre god elektronisk samhandling med alle aktører i helsevesenet for å understøtte samhandlingsreformen og den økende digitaliseringen av hverdagen 18

169 Plan for strategisk utvikling Videreutvikle Sykehuspartner som felles tjenesteleverandør, slik at Sykehuspartner møter helseforetaksgruppens behov i forhold til kompetanse og kapasitet. 5. Etablere en gjennomføringsmodell som beskriver prinsipper og tiltak som skal sikre at de strategiske programmene i sum leverer i henhold til strategien og at virksomhetsmessige nytteeffekter blir realisert - Innkjøp og logistikk Kjøp av varer og tjenester, inkludert kjøp av helsetjenester, representerer omlag 40 prosent av helseforetaksgruppens kostnader, og andelen er stigende. God styring av dette området er sentralt for å oppnå sikker forsyning, god ressursforvaltning og god kvalitet i kjernevirksomheten. I senere år har innkjøpskostnadene steget mer enn underliggende kostnadsdrivere som DRG-produksjon, antall ansatte, eller konsumprisindeks skulle tilsi. Trenden med stigende kostnader og må motvirkes for å frigjøre midler til styrking av pasientbehandlingen. Sammenlignende analyser viser potensial for forbedring særlig innen kategoriledelse og - metodikk, oppfølging/målstyring og strategisk kompetanse. Gjennom etablering av Helse Sør-Øst Forsyningssenter er det tilrettelag for sentralisering av varelogistikkfunksjonen i helseforetaksgruppen. Det er et mål å øke forsyningstjenestens volum, kvalitet og service overfor helseforetakene. Innkjøpsarbeidet skal kjennetegnes av åpen dialog med leverandørmarkedet og et konstruktivt samarbeid med kjernevirksomhetens fagmiljøer. Innkjøpsarbeidet skal tilstrebe å hente ut innovasjonspotensialet i alle anskaffelser for å sikre best mulige rammer for god pasientbehandling og forvaltning av ressurser. Innføringen av kategoribaserte innkjøp utgjør det største utviklingspotensialet for innkjøpsfunksjonen i regionen. Dette innebærer å differensiere anskaffelsesprosessene slik at de kan skreddersys avhengig av hvilke markeder det handles fra og hvilke fagmiljøer som skal ta varen eller tjenesten i bruk. En slik spesialisering gir bedre oversikt og legger til rette for bedre samordning og koordinering. Resultatet vil være reduserte innkjøpskostnader slik at midler frigjøres til pasientbehandling. Strategi 1. Innføring av kategoribasert innkjøpsmetodikk, som åpner for mer innovativ tilnærming til innkjøp og som krever større åpenhet og dialog med markedene og interne miljøer, samt utvikling av strategisk innkjøpskompetanse, spesielt for kategoriansvarlige innkjøpere. 2. Videreutvikle etisk rammeverk for innkjøp, herunder etiske og miljøbevisste leverandørkjeder 3. Videreutvikle vareforsyning i helseforetaksgruppen, med sentralisert vareforsyning gjennom Helse Sør-Øst Forsyningssenter - Eiendom Helseforetaksgruppen forvalter ca 2,7 millioner m2. De samlede regnskapsmessige verdier av eiendomsmassen utgjør ca 35 milliarder kroner (regnskap 2011). Årlig brukes det anslagsvis 2,0 milliarder kroner til forvaltning, drift og vedlikehold, inklusiv energikostnader. Årlige investeringsbudsjetter knyttet til utvikling av bygg og eiendommer utgjør anslagsvis 2,5-3,0 milliarder kroner. 19

170 Plan for strategisk utvikling Bygg og lokaler er sentrale innsatsfaktorer for å sikre effektiv og god pasientbehandling. Helseforetaksgruppens eiendomsvirksomhet står overfor utfordringer knyttet til både vedlikehold, effektiviseringsbehov og løpende tilpasning av bygningsmassen i forhold til endrede behov innen pasientbehandlingen. En vellykket håndtering av disse utfordringene vil kreve gode og effektive strategier for eiendomsområdet samlet sett og strategiene må være godt integrert med strategier for pasientbehandlingen. Dette vil gi et godt fundament for en bedre koordinering og en bedre strategisk utvikling av eiendomsmassen og eiendomsområdet i regionen. Strategi 1. Sykehusbyggene skal være funksjonelle for pasientbehandlingen, og eiendomsmassen skal utvikles og tilpasses i tråd med endrede behov innen pasientbehandlingen 2. Negative påvirkninger på klima og miljø skal reduseres 3. Det skal utvikles god praksis for universell utforming av bygg 4. Det skal arbeides med kontinuerlig forbedring for å effektivisere eiendomsvirksomheten og oppnå en effektiv arealbruk 5. Tilstandsgraden for det enkelte bygg eller bygningskompleks som utgjør primærbyggene i helseforetaket skal ha en minimumstilstand relatert til norsk standard for tilstandsklassifisering av bygg 6. Pasientsikkerhet og ansattes arbeidsmiljø inklusiv tilrettelegging av effektive arbeidsprosesser i varetas 20

171 Plan for strategisk utvikling Bærekraftig utvikling gjennom økt handlingsrom Bærekraftig utvikling over tid forutsetter god ressurs- og kapasitetsutnyttelse, god økonomisk styring og effektive arbeidsprosesser Helse Sør-Øst skal løse dagens oppgaver og planlegge for fremtidens spesialisthelsetjeneste. Dette krever at det pågående arbeid med utvikling og endring av tjenestetilbudet videreføres. De fleste av helseforetakene i regionen viser en positiv økonomisk resultatutvikling. Det er en forutsetning for helseforetaksgruppens økonomiske bæreevne at alle helseforetakene oppnår varig kontroll over sin driftsøkonomi. Det er nødvendig for regionens langsiktige økonomiske bæreevne at det skapes økonomisk handlingsrom gjennom ansvarlig bruk av ressurser. Dette forutsetter blant annet hensiktsmessig funksjons- og oppgavefordeling innenfor og mellom sykehusområdene. I tillegg er det viktig å finne en god fordeling mellom kommunehelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten, i tråd med intensjonen i samhandlingsreformen. Det forventes ingen vekst i inntektsforutsetningene for spesialisthelsetjenesten utover det som skyldes vekst i befolkningen. Samtidig øker kostnadene som følge av mer avanserte behandlingsformer. For å skape økonomisk handlingsrom og gjennomføre nødvendige investeringer, kreves det en kostnadstilpasning innenfor gitte inntektsrammer. Bruk av innsatsfaktorer som bygninger, IKT, medisinsk teknisk utstyr og personell må optimaliseres. Dette stiller krav til bedre ressurs- og kapasitetsutnyttelse, god økonomisk styring og effektive arbeidsprosesser i alle deler av helseforetaksgruppen. Strategi 1. Varig økonomisk bæreevne skal skapes gjennom økt økonomisk handlingsrom, ved gode prioriteringer og realisering av gevinster av utviklingsarbeid og investeringer 2. Pågående endringsprosesser skal gi bedre behandlingskvalitet og bedre ressurs- og kapasitetsutnyttelse 3. Ressursfordelingen mellom sykehusområdene i regionen skal gi mulighet for å tilby likeverdige helsetjenester til befolkningen 4. Helseforetaksgruppen skal levere økonomiske resultater som sikrer et nødvendig investeringsnivå 21

172 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Bess Margrethe Frøyshov Beslutning Trykte vedlegg: Mandat for utviklingsplan for Sykehuset Telemark HF i perioden Utrykte vedlegg: HSØ - Plan for strategisk utvikling datert HSØ - Styrevedtak 108:2008 oktober 2012 Utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde, styresak nr. 57/2011 i STHF i styremøte Ingress: Utviklingsplanen skal fremme forslag om et trygt, framtidsrettet og robust spesialisthelsetjenestetilbud for befolkningen i Telemark. Forslaget skal ligge innenfor nasjonale og regionale krav, faglige føringer og de presiserte økonomiske rammebetingelser og prioriteringer. Forslag til vedtak: Styret for Sykehuset Telemark Helseforetak vedtar mandat for utviklingsplan for Sykehuset Telemark for perioden Skien, den 25. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

173 Dato: Side: 1 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: Mandat Utviklingsplan for Sykehuset Telemark HF i period den GODKJENT AV: Navn Bess Frøyshov Rolle Prosjektets eier Stilling Dato Administrerende direktør Versjon 1.0

174 Dato: Side: 2 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROSJEKTETS NAVN PROSJEKTEIER BAKGRUNN FOR ARBEIDET BESKRIVELSE AV UTVIKLINGSPLANEN OG UTVIKLINGSPLANENS LEVERANSEE RAMMEBETINGELSER ORGANISERING AV PROS JEKTET FORSLAG TIL FREMDRIFTSPLAN RISIKO-, GEVINST- OG KONSEKVE ENSVURDERINGER... 8 Versjon 1.0

175 Dato: Side: 3 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: ENDRINGSLOGGG Versjon Dato Kapittel Endringg Produsent Godkjent av REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato HSØ. Plan for strategisk utvikling HSØ. Styrevedtak 108:2008 Utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde 108:2008 Sak 57/ Okt Versjon 1.0

176 Dato: Side: 4 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: 1 PROSJEKTETS NAVN Utviklingsplan for Sykehuset Telemark HF (STHF) i perioden PROSJEKTEIER Bess Frøyshov, Administrerende direktør 3 BAKGRUNN FOR ARBEIDET STHF har «sørge-for» ansvar for Telemarks befolkning, ca innbyggere. I Helse Sør-Øst vedtak 108:2008 beskrives det at det er forventet at helseforetaket skal leveree 80% -90% av spesialisthelsetjenestene til sin befolkning. STHF er i ett sykehusområde med Sykehuset i Vestfold, SiV, slik at spesialisthelsetjenester som bør ha et pasienttilfang fra ca c innbyggere skal etableres ett sted i sykehusområdet. Begge foretakene skal ha allsidige akuttfunksjoner. Samhandlingsreformen err en ansvarsreform, der intensjonen er at ca 10%-15% av den pasientbehandlingen som i dag utføres i spesialisthelsetjenesten skal overføres til helsetjenester i kommunal regi. Forbruket av spesialisthe elsetjenester i Telemark var selv før reformen høyere enn landsgjennomsnittet, og det vil derforr kreve et godt og utstrakt samarbeid mellomm STHF ogg kommunene for sammen å innfri reformens intensjoner. Det er nå utarbeidet tydelige avtaler mellom STHF og alle kommunene i Telemark for å sikre en sømløs tjeneste som ivaretar pasientenes behov. Helsee Sør-Øst har endret sin inntektsmodell, og denne er e innført gradvis til og med De økonomiske rammevilkårene for Sykehuset Telemark baseres i hovedsak på demografiske og sosioøkonomiske forhold. Blant disse kan k nevness befolkningsvekst, alderssammensetning og befolkningsmønster, forventet inntekt perr husholdning, sosial status, forventett sykdomsutvikling i befolkningen, osv. I følge f analyser foretatt av Helsee Sør-Øst forventes ovennevnte faktorer å gi STHF en lavere inntektsvekst ennn de fleste andre helseforetakene i regionen. Dette medfører at STHF i den kommende perioden ikke vil ha dekning for full inflasjonsjustering av sine kostnader. Nyee nødvendige satsinger, blant annet på informasjonsteknologi, vil også medføre tilleggskostnader. Konsekvensen er at man må etablere et kostnadsnivå i løpet av perioden som er 200 millioner lavere enn dagens. Dette utgjør ca 5% over tre år. For å sikre gode, trygge spesialisthelsetjenestetilbud til befolkningeb en i Telemark samt kunne møte denne utviklingen må vii videreutvikle STHF og tilpassee virksomheten slik at vi skaper et robust, trygt, bærekraftig g og fremtidsrettet helsetjenestetilbud til Telemarks befolkning. Versjon 1.0

177 Dato: Side: 5 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: Styrett for STHF har med bakgrunn i dette funnet det nødvendig å foreta en gjennomgang av Sykehuset Telemarks spesialisthelsetjenestetilbud og vil lage en utviklingsplan, som tilfredsstiller nasjonale og regionale krav, k faglige føringer og de presiserte økonomiske rammebetingelser. Utviklingsplanenn skal baseres på: - Krav, føringer og prioriteringer i styrende dokumenter o Samhandlingsreformenn (Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester) o Nasjonal helse- og omsorgsplan, o Helse Sør-Øst (HSØ). Plan for strategisk utvikling o HSØ styrevedtak 108:2008 om pasientbeh andling (Omstillingsprogrammet- Innsatsområde 1-- Hovedstadsprosessen) o Årlig oppdrags- og bestillerdokument fra Helse Sør-Øst o Utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde - Faglige forutsetninger o Kvalitet og pasientsikk erhet o Faglige krav og anbefalinger o Kompetansee og robuste fagmiljø o Fremtidsrettet bruk av bygninger/areal, medisinsk teknisk utstyrr (MTU) og IKT - Økonomiske rammebetingelser o Planen skal baseres påå de forventede økonomiske rammebetingelser (Økonomisk langtidsplan , ØLP) o Planen skal inneholde en resultatprognose for det enkelte år, samt forventet behov for investeringer og en finansieringsplan knyttet til disse. Kvalitet og pasientsikkerhet skal stå i sentrum. Standardiseringsarbeid og hensiktsmessig bruk av teknologiskee løsninger vil være gode g verktøy for å oppnå dette. Versjon 1.0

178 Dato: Side: 6 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: 4 BESKRIVELSE AV UTVIKLINGSPLANENN OG UTVIKLINGSPLANENS LEVERANSE Utviklingsplanenn skal fremme forslagg om et trygt, framtidsrettet og robust spesialisthelsetjenestetilbud for befolkningen i Telemark.. Forslagett skal ligge innenfor nasjonale og regionale krav, faglige føringer og de presiserte økonomiske rammebetingelser og prioriteringer. Hovedelementene i arbeidet er å utarbeide: 1. Arbeidsfordeling i sykehusområdet Overordnet plan for fremtidig arbeidsfordeling med Sykehuset i Vestfold 2. Delregionalee oppgaverr Plan for ivaretagelse av delregionale oppgaver, det vil si de oppgaver STHF har et ansvar for utover eget opptaksområde 3. Beredskap og akutte tjenester Plan for beredskap og tilgang til akutte tjenester etterr faglige retningslinjer og anbefalinger 4. Funksjonsfordeling av planlagt pasientbehandling vedd STHF Plan for spesialisthelsetjenester som bør samles for å ha god kvalitet, tilstrekkelig behandlingsvolum og spesialkom mpetanse, samt økonomisk bærekraft. Plan for samhandling og utviklingg av desentraliserte spesialisthes elsetjenester 5. Plan for fremtidsrettet bruk av areal Sammen skal disse delplanene utgjøre grunnlaget for enn helhetlig plan for virksomhetsutvikling av STHF med beskrivelsee av konsekvenser for kvalitet, kompetanse, kapasitet, økonomi samt gjennomføringen av denne. Versjon 1.0

179 Dato: Side: 7 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: 5 RAMMEBETINGELSER 5.1 Organisering av prosjektet Prosjektet vil forholde seg til både interne- og eksterne referansegrupper. Arbeidet vil preges av et samspill med disse som sikrer god kompetanse til delprosjektene og god forankring hos våre samarbeidspartnere både i og utenfor spesialisthelsetjenesten. Eksempler på referansegrupper er brukerutvalget, foretakstillitsvalgte, fagsykepleiere, fagansvarlige leger, samhandlings-koordinatorene og styringsgruppene for samhandling i de fire kommuneregionene. Versjon 1.0

180 Dato: Side: 8 / 8 Sykehuset Telemark HF Mandat for utviklingsplan for STHF i perioden Referanse PPM- Referanse til regnskap: verktøy: 6 FORSLAG TIL FREMDRIFTSPLAN 7 RISIKO-, GEVINST- OG KONSEKVENSVURDERINGER Som beslutningsunderlag for arbeidet må det gjennomfø øres en grundig analyse av inntekts- og kostnadsgrunnlaget og forbruket av spesialisthelsetjenester. Dersom flere alternative løsninger synes fagligg likestilte, skal man så langt som mulig foreta en økonomisk konsekvensvurdering av de aktuellee muligheter. For alle delprosjekt og den samlede utviklingsplanen skal det gjøres risikovurdering og legges plan for gevinstrealisering. Versjon 1.0

181 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Aktivitets- og økonomirapport per desember 2012 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Dana Orienteringssak Tønnessen Trykte vedlegg: Ledelsesrapport og risikovurdering per desember 2012 Ingress: Ledelsesrapporten som beskriver aktivitets- og økonomiresultater for 2012 presenteres vedlagt. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, den 25. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

182 Ledelsesrapport og risikovurdering Hovedmål Mål 100 Utvikling siste 12 mnd 2012 Gjennomsnitt ventetid som. red. til 60 dager Pasienten opplever ikke fristbrudd Pasienten får bekreftelse og tidspunkt for behandling i samme brev Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer 100% 80 % 78 % Driftsresultat Budsjettavvik % 60 % 100,00 - (100,00) 105 mill. 69 mill. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3% 3% november ,5 % Alle medarbeider involveres i oppfølging av medarbeider-undersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet 100% Sist målt høsten % Sykehuset Telemark rapporterer positivt driftsresultat, gjennomsnitt ventetid på nivå med årets mål og behandlingsvolum som ligger 1,3 % over det planlagte og førende aktivitetsnivået i Driftsresultatet er positivt og øker likviditetsreserven, men må sees i sammenheng med investeringsetterslep og vedlikeholdsbehov samt budsjettutfordringer, og som en nødvendig buffer for resultatutviklingen fremover. Det rapporteres nedgang i inneliggende aktivitet og vekst i dagbehandling / poliklinikk i somatikken, samt noe nedgang i antall polikliniske konsultasjoner og liggedøgn i psykiatrien. Ventetid og fristbrudd Samlet gjennomsnitt ventetid har ligget på forventet nivå i Somatikken har hatt økende ventetider og flere pasienter på ventelistene, i hovedsak i 2.halvår Antall fristbrudd har gått ned på slutten av året, resultat av økt behandlingskapasitet på poliklinikken for aktuelle pasientgrupper. Psykiatrien har hatt stabile ventetider og i praksis ingen fristbrudd. Bekreftelse tidspunkt for behandling i brev Rapporterte tall er resultat av manuelle registreringer, et system som vil erstattes av en elektronisk løsning etter implementering av DIPS. Sykehusinfeksjoner Prevalens av sykehusinfeksjoner viser en økning til 9 % ved siste måling effektuert i november Gjennomsnitt av de 4 målingene gjennomført i 2012 var 6 %. 1

183 Medarbeiderundersøkelsen Siste medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i oktober 2012 og andel medarbeidere involvert i oppfølgingen ble rapportert til 67 % (tidligere år 61 %). Elektronisk oppfølgingssystem er tatt i bruk og avdelingene jobber med handlingsplaner og tiltak. Økonomi driftsresultat Regnskap Budsjett Avvik 10 SYKEHUSET TELEMARK HF Basisramme ISF dag- og døgnbehandling ISF poliklinisk aktivitet ISF kommunal medfinansiering ISF kostnadskrevende legemidle Utskrivningsklare pasienter Gjestepasienter andre regioner Gjestepasienter konserninterne Polikliniske inntekter Øremerket tilskudd Raskere ti Andre øremerkede tilskudd Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kjøp av offentlige helsetjenes Kjøp av private helsetjenester Varekostnader knyttet til akti Innleid arbeidskraft Gjestepasientkostnader konsern Lønn til fast ansatte Overtid og ekstrahjelp Pensjon inkl. arbeidsgiveravg Off. tilskudd og refusjoner ve Annen lønn Avskrivninger Andre driftskostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Finansresultat Årsresultat Foreløpig driftsresultat er 105 millioner kr., som følger av: 36 millioner kr. budsjettert driftsresultat ØLP 30 millioner kr. høyere inntekter ISF-inntekter, poliklinikk, finans 15 millioner kr. fordelte midler fra Helse Sør Øst RHF 24 millioner kr. endring av klassifisering IKT og bygg Endringene av klassifisering må sees i sammenheng med aktiverte investeringer i balansen og fremtidige følgekostnader av regional finansierte IKT-investeringer. De aktivitetsbaserte inntektene øker, i hovedsak de polikliniske inntektene radiologi og lab, som viser vekst relatert til nivå 2011, grunnet flere MR-undersøkelser i 2012, dreining mot 2

184 mer komplekse undersøkelser, nye analyser genetikk og innføring av nytt kodeverk med positiv innvirkning for radiologi. Finanspostene bidrar positivt til driftsresultatet som følge av forsinkelser i utbetalinger investeringer. Likviditet og investeringer Effektuerte og aktiverte investeringer i 2012 var på 61 millioner kr., betydelig lavere enn budsjettert. Likviditetsbeholdningen per var på 102,9 millioner kroner noe som er 160,9 millioner kroner bedre enn budsjettet. De største avvikspostene gjelder følgende: Forbedret driftsresultat i forhold til budsjett: + 69 millioner kroner Etterslep på investeringer: + 72 millioner kroner Ikke mottatt lån til byggeprosjekt som er stoppet: - 12 millioner kroner Forskjell mellom utbetalt og inntektsført ISF: - 16 millioner kroner Endret ISF-oppgjør 2011 i forhold til budsjett: + 5 millioner kroner Endringer i omløpsmidler og kortsiktig gjeld: + 41 millioner kroner Endringene i omløpsmidler og kortsiktig gjeld fra til gjelder mange forhold, de største postene er økt skyldig arbeidsgiveravgift, økt skyldig feriepenger, økning i balanseførte tilskudd og gaver, økt konsernintern leverandørgjeld. Etter korrigering for pensjonsmessige forhold er kredittrammen nå på 206 millioner kroner, likviditetsreserven per er dermed 309 millioner kroner. Tatt i betraktning forventede korrigering av kredittrammen, forpliktelsen ved forskyvning av investeringer til 2013, endringer i arbeidskapital pr som vurderes over normalt nivå og øremerkede midler/gaver, vil korrigert disponibel likviditet i 2013 ligge på ca millioner kr. Driftseffektivitet Underliggende drift viser kostnadsvekst på lønn (delvis økte årsverk og økning variabellønn som følge av økt behandlingskapasitet) og varer (gjestepasienter og pasientrelaterte kostnader i hovedsak kreftkurer). Driftseffektiviteten (netto driftskostnader) sett i forhold til 2011 viser nedadgående trend, en kombinasjon av økte driftskostnader og noe nedgang i aktivitetsrelaterte inntekter. Reduksjon av antall DRG-poeng har sammenheng med overgang til ett institusjonsnummer, som er kompensert med en ekstraordinær inntekt i Aktivitet og økonomi 2011 % 2012 % DRG-poeng somatikk , ,0 Pol.kons. psykiatri , ,0 nominelle tall Driftsinntekter , ,9 Driftskostnader , ,8 Lønn x.pensjon , ,7 3

185 Hovedindikatorer HOVEDINDIKATORER - årstall Mål des.12 trend Gjennomsnitt ventetid - somatikk dager Gjennomsnitt ventetid - psykiatri dager Fristbrudd - somatikk antall Andel fristbrudd - somatikk % Pasienter på venteliste antall Antall nyhenvisninger antall Prevalens av sykehusinfeksjoner % 4,5 5,9 9,5 Strykninger av planlagte operasjoner % 7,6 6,2 7,0 Korridorpasienter - somatikk % 2,8 3,9 4,2 Epikriser sendt innen 7 dg - somatikk % Epikriser sendt innen 7 dg - psykiatri % Epikriser sendt innen 7 dg - TSB % Bemanning - antall årsverk antall Sykefravær % 7,0 6,9 7,0 DRG poeng somatikk antall Polikl. konsultasjoner - somatikk antall Polikl. konsultasjoner - psykiatri antall I somatikken har ventetider, antall pasienter på ventelister og antall fristbrudd gått opp på årsbasis, sammenlignet med året før. Det registreres høyere vekst i 2.halvår I desember 2012 reduseres antall fristbrudd, mens gjennomsnitt ventetid og antall pasienter på ventelister går opp. Korridorpasienter Andel korridorpasienter går noe opp i forhold til tidligere år, men forventes redusert når planlagt sengerokade vil effektueres. Epikrisetider Epikrisetidene sammenlagt ligger under 75 %, noe lavere enn året før, med en forsiktig nedgang i andre halvår Bemanning Antall årsverk går opp med 2 % i 2012, 50 stillinger, i hovedsak faste stillinger. Sykefraværet har vært konstant de siste årene, ca. 7 % på årsbasis. I 2012 har sykefraværet vært høyere i 1.halvår og har gått ned mot årets slutt. Aktivitet somatikk Det rapporteres lavere behandlingsvolum på sengepostene og vekst i dag/poliklinisk behandling. Det er oppnådd ca. 500 DRG-poeng over det førende aktivitetsnivået for året, 4

186 som tilsvarer +1,3 %. Antall sykehusopphold har vært 1 % over årets forventet nivå og har sammenheng med et høyt forbruk av helsetjenester i opptaksområdet samt økning i antall nyhenvisninger. Sammenlignet med fjorårets resultater, har aktiviteten gått ned med 1,3 %. Lavere DRG-vekter (som indikerer pasienttyngden) gjenspeiler større andel av pasienter med mindre kompliserte diagnoser og stor andel av pasienter som faller under ordningen med kommunal medfinansiering. Aktivitet psykiatri - voksen / tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) / barne- og ungdomspsykiatri Samlet behandlingsvolumet målt i antall polikliniske konsultasjoner har gått noe ned innen voksenpsykiatri som følge av nedgang i produktivitet pr. terapeut pr. dag. Behandlingsvolumet innen TSB har økt i Barne- og ungdomspsykiatrien har oppnådd omtrent samme aktivitetsvolum som året før, som ligger noe under forventet nivå, grunnet vakanser i terapeut stillinger. Ingen fristbrudd. Produktiviteten pr. terapeut pr. dag har vært 2,5 konsultasjoner for voksenpsykiatrien og 2,4 konsultasjonen for barne- og ungdomspsykiatrien. Nasjonalt nivå er 3 og 2. Antall liggedøgn har gått ned med 12 % i forhold til fjoråret og liggetiden er redusert med 2 dager. Resultater pr. klinikk avvik i forhold til samlet budsjettert resultat på 36 millioner kr. Avvik Budsjett (000 NOK) Resultat Siste Hittil Denne periode Hittil i år 12 M i år Kirurgisk klinikk Klinikk for medisin Barne og ungdomsklinikken Klinikk Rjukan/Notodden Medisinsk Serviceklinikk Psykiatrisk klinikk Prehospital klinikk Serviceklinikken Felles - øvrig TOTALT Det er stor variasjon i resultatklinikkene i 2013 og en forverring av driftsresultat i desember. De interne resultatene gjenspeiler en økende kostnadsutvikling og delvis urealistisk budsjettering. 5

187 Kirurgisk Klinikk Klinikken rapporterer kostnadsøkninger medisiner og øvrige varer, samt variable lønnskostnader som følge av høyt vikarbruk. Aktivitetsøkning innen poliklinisk behandling. Klinikk for medisin Regnskapet viser betydelige merkostnader for varekostnader, knyttet til cytostatikakurer. Samlede lønnskostnader har sammenheng med utbetaling av hjelpeturnus for ass.leger og overleger i sommer. Etablering av vikarsenteret bidrar også til økte lønnskostnader i Den polikliniske aktiviteten har økt, med positivt bidrag på inntektssiden. Antall døgnopphold har vist en viss nedadgående tendens i Barne- og ungdomsklinikken Klinikken viser et positivt budsjettavvik som skyldes i hovedsak ingen gjestepasientkostnader og innsparing lønn ved ubesatte stillinger. Det er også høyere poliklinisk inntekt enn forventet i alle seksjonene, men størst i barne- og ungdomspsykiatrisk seksjon. Klinikk Rjukan/Notodden Klinikken har et stort negativt avvik, som består av overskudd i psykiatrien med 5 millioner kroner og underskudd i somatikken med 24 millioner kroner. Lønnskostnadene har vært høye grunnet vanskelig tilgang på arbeidskraft og utstrakt bruk av vikar innleie fra byrå, samt overtid av egne ansatte. Overskuddet i psykiatrien skyldes i stor grad vakante stillinger og sommerstengte sengeenheter. I tillegg ble det gjennomført sammenslåing av post 1 og 2 ved sengeenheten i Seljord høsten Til sammen har dette medført reduserte lønnskostnader. Medisinsk Serviceklinikk Klinikken rapporterer et positivt budsjettavvik. Det er oppnådd høy aktivitet og høye inntekter i klinikken, samt vakante stillinger i noen seksjoner i første halvår. Inntektene har vært høyere i 2012, grunnet flere MR-undersøkelser i 2012, dreining mot mer komplekse undersøkelser, nye analyser genetikk og innføring av nytt kodeverk med positiv innvirkning for radiologi. Psykiatrisk Klinikk Klinikken har et positivt budsjettavvik på ca. 30 millioner kroner som delvis skyldes lavere lønnskostnader grunnet vakante stillinger og en annen faktisk stillingsmiks enn budsjettert. Gjestepasient- og medikamentkostnader for LAR behandling har vært lave i Vakanser i refusjonsberettigede stillinger har generert lønnsinnsparinger som kompenserer tap av polikliniske inntekter. Serviceklinikken Klinikken rapporterer et negativt budsjettavvik grunnet høyere drifts- og vedlikeholdskostnader som har sammenheng med gamle anlegg. Prehospital Klinikk Prehospital klinikk oppnår resultat i balanse. Kostnadene for pasientreiser har vært høye i desember, med konsekvens for resultatet for året, som inntil den siste perioden var forventet positivt. 6

188 Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF Status på tiltak og plan for budsjett 2013 Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato Økonomidirektør Dana Orienteringssak Tønnessen Trykte vedlegg: Ingress: Saken gir en overordnet beskrivelse av driftsbudsjettets profil og status innsparingstiltak innarbeidet i driftsbudsjettet for Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Skien, den 25. januar 2013 Bess Margrethe Frøyshov Administrerende direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

189 Bakgrunn Saken gir en kort beskrivelse av driftsbudsjettets profil og status i innsparingstiltakene innarbeidet internt. En beskrivelse av øvrige budsjett- og klinikkforhold vil gis i forbindelse med rapportering av resultater pr. januar Vurdering Driftsbudsjettet for 2013 legger opp til en reell kostnadsvekst på 1 % og en inntektsnedgang på 2 % i forhold til 2012, som i sum reduserer driftsresultatet til balanse i Følgende hovedendringer planlagt for 2013 er innarbeidet i driftsbudsjettet, med utgangspunkt i prisjustert driftsnivå 2012 (referansenivå): 1. Endringer i 2013: helårseffekt av igangsatte tiltak i 2012, nye tiltak som forventes implementert, økning behandlingskapasitet og behandlingstilbud, følgekostnader IKT, økte gjestepasientkostnader stråleterapi, endringer basisbevilgninger, reduserte pasientrelaterte inntekter, salg av tjenester og prosjektmidler, m.m. Endringene har en kostnadsramme på 106 millioner kr. med tilhørende 78 årsverk og gir en inntektsnedgang på 76 millioner kr. Kostnadsveksten på lønn er høyere enn det ville tilsvare antall årsverk, da noen av stillingene knyttet til de ovennevnte tiltak ble tilsatt på slutten av 2012 og inngår i det samlede bemanningstallet for Konsekvensen for aktiviteten er økt DRG-aktivitet, i hovedsak som følge av avtalt økt behandlingsvolum brystrekonstruksjoner, samt økt dagbehandling i tråd med føringene i Oppdragsdokumentet. 2