Kartlegging av planprosesser i Osloregionen. Dato:

Transkript

1 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Dato:

2 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 1 DOKUMENTINFORMASJON Oppdragsgiver: Norsk Eiendom Rapporttittel: Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Utgave/dato: 2 / Arkivreferanse: Lagringsnavn Rapport Oppdrag: Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Oppdragsbeskrivelse: Kartlegge planprosesser i Osloregionen gjennom web undersøkelse a la tidligere undersøkelser i Stavanger og Bergen Oppdragsleder: Kari Kiil Fag: Plan og urbanisme Tema Reguleringsplan Leveranse: Plan- og analyse Skrevet av: Kvalitetskontroll: Kari Kiil Trygve Valen

3 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 2 FORORD Asplan Viak har vært engasjert av Norsk Eiendom (NE) for å undersøke hvordan saksbehandlingspraksis i plansaker i Oslo regionen vurderes av utbyggere og kommuner. Oppdraget er et samarbeid med NE, Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune, NHO, Entreprenørforeningen Bygg og Anlegg, Rådgivende Ingeniørers Forening og Arkitektbedriftene som alle finansierer undersøkelsen. Kontaktperson for NE har vært senior rådgiver Olaf Stene som har vært del av referansegruppen som for øvrig har bestått av: Thor Olaf Askjer, adm. direktør Norsk Eiendom Hogne Hove, avdelingsdirektør, Plan- og bygningsetaten Sigmund Omang, enhetsleder, Plan- og bygningsetaten Jan-Bertil Lieng, senior rådgiver, NHO Kari Kiil har vært oppdragsleder for Asplan Viak med ansvar for analyse og rapport. Arbeidet har for øvrig vært utført av Sven Haugberg med gjennomføring av webundersøkelsen og Trygve Valen som kvalitetssikrer. Oslo, 9. oktober 2013 Kari Kiil Oppdragsleder Trygve Valen Kvalitetssikrer

4 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Sammendrag Innledning Metode Om utvalget Analysen Resultater fra undersøkelsen Før kunngjøring av detaljplan oppstartsmøte eller område- og prosessavklaring Før kunngjøring av detaljplan Informasjon og materiell fra kommunen Før 1. gangs behandling planutarbeidelse Før 1. gangs behandling tidsfrister og saksbehandling Før 1. gangs behandling komplett planforslag - tidsfrister Før endelig godkjenning høring og offentlig ettersyn Konflikt med andre aktører i planprosessen Utsettelser eller forsinkelser Saksbehandler og den politiske organiseringens betydning for saksbehandlingen Kvaliteten på behandlingen Samlet vurdering Forslag til forbedringer Hva er etter din mening det viktigste kommunen kan gjøre for å forbedre saksbehandlingsprosessen? Hva er etter din mening det viktigste utbyggere eller konsulenter kan gjøre for å forbedre saksbehandlingsprosessen? Har du eventuelle andre kommentarer til behandlingen av plansaker? Kommentarer og innspill til videre arbeid Tidligfasen rammeavklaringer Planfasen - dialog og samarbeid Forsinkelser Tilpasninger og lovendringer Vedlegg... 30

5 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 4 1 SAMMENDRAG har gjennomført en kartlegging av private planprosesser i Osloregionen blant et utvalg kommuner og private forslagstillere. De 9 utvalgte kommunene er Oslo, Drammen, Asker, Bærum, Lørenskog, Skedsmo, Ullensaker, Oppegård og Ski. Fra næringslivet er undersøkelsen besvart av i alt 63 virksomheter fra grunneiere, eiendomsutviklere, konsulentselskaper og planfaglige rådgivere og andre, og omfatter ca 650 private planforslag de siste fem årene. Undersøkelsen tar for seg de ulike fasene i planarbeidet, fra oppstartsmøte til endelig godkjenning, og med spørsmål om forslag til forbedringer. Det er stilt samme type spørsmål til kommunene og næringslivet. Svarene er presentert i figurer og tabeller som illustrerer næringens og kommunenes vurdering av de samme spørsmål og næringens vurdering av den enkelte kommune eller flere kommuner. Kommunenes snittkarakter er vist i tabell (verdier fra 1 6 og 6 er best). Hovedtema Kommune Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård Ski Snitt A Før kunngjøring - oppstartsmøte B Før kunngjøring - informasjon og materiell C Før 1. gangs behandling - planutarbeidelse D Før 1. gangs behandling - tidsfrister og saksbehandling F Før endelig godkjenning høring og offentlig ettersyn G Kvaliteten på behandlingen 4,3 4,7 4,8 4,5 4,2 4,4 3,9 4,3 5,2 4,5 4,0 4,7 5,0 4,7 4,2 4,4 3,3 5,3 4,4 4,4 3,8 4,4 4,8 4,5 4,4 4,2 4,0 5,3 4,8 4,5 3,4 4,1 4,3 3,4 3,6 3,9 3,1 4,4 4,7 3,9 3,8 4,2 4,6 4,3 3,5 4,0 3,8 4,3 4,8 4,1 4,0 4,8 5,3 4,6 4,1 4,1 3,5 4,2 4,5 4,3 Gjennomsnitt 3,9 4,5 4,8 4,3 4,0 4,2 3,6 4,6 4,7 4,3 Tabell 9: Samlet vurdering av hovedtemaene - næringslivets vurdering av den enkelte kommune Planarbeidet vurderes å gå best i starten og noe svakere under kommunens saksbehandling før 1. gangs behandling. Samlet gis det i overveiende grad gode vurderinger av kommunene. Kommunene opplever at de gir informasjon om krav som er relevante for videre arbeid med planforslaget, mens næringen savner mer informasjon og god dialog. Flere kommuner mener forslagsstiller ikke gjør nok forarbeid til oppstartsmøte. Det blir avholdt møter mellom partene under planutarbeidelsen uten at det synes å gi de ønskede kvalitetsmessige forbedringer eller tilstrekkelig økt forutsigbarhet. Det er til dels store forskjeller kommunene imellom når det gjelder tidsfrister og konsekvensene av å overholde disse. Næringen mener kommunene i for liten grad er tydelige på når tidsfristen løper fra

6 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 5 eller eventuelt blir stoppet, og hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har. Det er svært ulike oppfatninger om årsaken til at planforslag ikke anses komplett. Det er store sprik i svarene om mulige årsaker til utsettelser og forsinkelser. Næringen mener det først og fremst skyldes manglende saksbehandlingskapasitet i kommunene, mens kommunene mener det først og fremst skyldes innsigelser fra statlige eller regionale myndigheter. Det gis innspill til tidligfasen med bedre rammeavklaringer, planfasen med mer dialog og samarbeid, se på årsaker til forsinkelser, tilpasset planbehandlingen og samarbeidsmodeller.

7 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 6 2 INNLEDNING Asplan Viak har gjennomført en kartlegging av private planprosesser i Osloregionen. Undersøkelsen er gjort blant 9 utvalgte kommuner som er Oslo, Drammen, Asker, Bærum, Lørenskog, Skedsmo Ullensaker, Oppegård og Ski. Fra næringslivet er undersøkelsen besvart av i alt 63 forslagsstillere og gjelder for ca 650 private planforslag. Undersøkelsen er gjort på vegne av Norsk Eiendom i samarbeid med Plan- og bygningsetaten i Oslo kommune, NHO, Entreprenørforeningen Bygg og Anlegg, Rådgivende Ingeniørers Forening og Arkitektbedriftene. Planprosesser etter plan og bygningsloven tar lang tid og krever store ressurser fra privat og offentlig side. Behov for forenkling og raskere planbehandling vektlegges både i stortingsmeldinger, hos kommunene og fra utbyggeres side. Hensikten med denne undersøkelsen er å kartlegge hvordan dagens planprosesser oppleves og vurderes, og finne ut hvor det kan være mulig å effektivisere planprosessene. Resultatene fra undersøkelsen vil være grunnlag for diskusjoner av status og forbedringstiltak i egen kommune, så vel som til utveksling av erfaringer mellom kommuner, mellom aktørene i næringslivet, og mellom kommuner og utbyggere. Undersøkelsen ble gjennomført i august-september 2013.

8 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 7 3 METODE Undersøkelsen omfatter 9 utvalgte kommuner i Osloregionen som er Oslo, Drammen, Asker, Bærum, Lørenskog, Skedsmo, Ullensaker, Oppegård og Ski. Undersøkelsen er web-basert og retter seg både mot utbyggere, som har hatt eller har private plansaker (detaljreguleringer) i en eller flere av de involverte kommunene, og mot kommunenes planmyndigheter. Det er gjennomført to parallelle web-baserte undersøkelser: - en undersøkelse blant de berørte kommunenes planmyndigheter - en undersøkelse blant næringen ved utbyggere, forslagsstillere, tiltakshavere, arkitekter eller rådgivere I undersøkelsen stilles spørsmål knyttet til de enkelte fasene i planbehandlingen med fokus på informasjon, dialog og formell saksbehandling. Saksbehandlingstid er ikke spurt om spesifikt. Vi har delt inn prosessen fra planidè til godkjent plan i tre hovedfaser; 1. Før kunngjøring 2. Før førstegangsbehandling 3. Før endelig godkjenning Alle spørsmål er like for alle kommuner. For næringslivet er også spørsmålene like med noen generelle spørsmål og ellers spesifikke spørsmål som retter seg mot den eller de kommuner som man har sakserfaring fra de siste 5 år. Spørsmålene til kommunene og næringslivet er like i innhold men tilpasset for å gi mening til rollene og sli at resultatene kan sammenstilles og vurderes. 3.1 Om utvalget Undersøkelsen til næringslivet ble sendt ut til 285 bedrifter. Det foreligger til sammen 63 svar som gir en svarprosent på 23%. Av disse har vi 40 fullførte svar, dvs ca 20 har ikke besvart spørsmål knyttet til evaluering av den enkelte kommune. Undersøkelsen ble sendt ut til mange, for å få med flest mulig av aktuelle respondenter. Det kan derfor være flere som har mottatt undersøkelsen og som ikke har hatt plansaker til behandling. Omtrent halvparten av svarene er kommet inn fra konsulentselskaper og planfaglige rådgivere, ca 20% fra grunneiere og 20% fra eiendomsutviklere, og de resterende 10% fra andre som er oppgitt å være arkitekter, prosjekt- og byggeledere samt eiendomsforvaltning. Alle kommuner har fått tilsendt undersøkelsen til 1 respondent i kommunen med unntak av Oslo kommune som på grunn av sin relative størrelse har fått tilsendt til 3 respondenter. Alle kommuner har besvart i henhold til det antall respondenter som har mottatt undersøkelsen. Undersøkelsen er fra kommunenes side besvart av henholdsvis 1 kommunaldirektør, 6 plansjefer, 2 avdelingsledere og 1 saksbehandler.

9 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 8 Næringen er spurt om antall saker de har hatt som det har vært kunngjort oppstart på i hver av de aktuelle kommunene. Svarene er gitt i kategorier for antall 1-5 saker, 6-9 saker saker og 20 saker eller mer. Det er tatt et gjennomsnitt av hver kategori som gir ca 650 saker totalt for alle ni kommuner. 13 respondenter hadde levert inn saker i kun en av kommunene. 6 hadde ikke levert noen saker. Respondentene har levert inn saker til behandling gjennomsnittlig i 2 til 3 kommuner. De 40 fullførte svarene representerer ca 500 saker og som er grunnlag for selve analysen. Antall respondenter for saker 1 5 Antall respondenter for saker 6 9 Antall respondenter for saker Antall respondenter for saker 20 eller mer Sum respondenter Pr kommune Ca saker Pr kommune Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård Ski Ca saker 655 Tabell 2: Antall respondenter og antall saker i de enkelte kommuner 3.2 Analysen Undersøkelsen presenteres ved en vurdering av kommunenes svar i forhold til næringslivets svar og næringslivets svar for hver kommune. Resultatene til hovedtemaene er vist med en skala fra 1 til 6 og hvor 1 er «i svært liten grad» og 6 er «i svært stor grad». Resultatene presenteres med diagrammer og tabeller med fargeskalaer. Fargeskalaen gir en visuell fremstilling av kommunenes resultater. Gjennomsnitt 1,0 2,9 Gjennomsnitt 3,0 4,4 Gjennomsnitt 4,5 6,0 Tabell 3: Svar på spørsmål til hovedtemaene er visualisert i fargeskala fra 1-6 og med 6 som høyeste grad De fleste spørsmål er stilt slik at svarene angir grad av enighet eller aktualitet og enkelte spørsmål har et kommentarfelt. Resultatene må leses i lys av type spørsmål og hvor lave tall på skalaen 1 6 for kan være positivt for enkelte spørsmål og negativt for andre spørsmål. Svarene oppsummeres og det gis en vurdering under hvert kapittel, med en samlet vurdering til slutt i rapporten. Blant kommunene er det generelt nokså store variasjoner i størrelse og undersøkelsen må sees i lys av dette. I de mindre kommunene er grunnlaget for vurdering lite, derfor vil enkeltsaker kunne gi

10 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 9 store utslag. Det kan være systematiske ulikheter mellom rådgivere som leverer til større kommuner i forhold til de som leverer til mindre kommuner. Graden av personlige relasjoner kan være ulik mellom større og mindre kommuner og som kan ha innvirkning på arbeidsform og dermed også på undersøkelsen. Slike og tilsvarende forhold kan være av betydning og må tas hensyn til ved vurdering av resultatene. De 40 fullførte respondentene har gitt uttrykk for erfaring gjennom et stort antall planprosesser. Dette gir grunnlag for vurderinger av kommunenes saksbehandling og næringens rolle i planprosessene til tross for at undersøkelsen ikke baserer seg på et strengt representativt utvalg saker og respondenter. Svarene gir noen indikasjoner på hvor det kan være mulig å effektivisere planprosessene og være et diskusjonsgrunnlag for det videre arbeid hos aktørene.

11 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 10 4 RESULTATER FRA UNDERSØKELSEN Undersøkelsen omfatter ca 650 private detaljreguleringsplaner etter plan- og bygningsloven og som er kunngjort oppstart på i løpet av de siste fem årene. For Oslo kommunes del gjelder det saker frem til 1. mai 2013 da nye saksbehandlingsregler for plansaker ble innført. 4.1 Før kunngjøring av detaljplan oppstartsmøte eller områdeog prosessavklaring I Plan- og bygningsloven stilles det krav til at det skal avholdes oppstartsmøter før planarbeid igangsettes. Formål er å etablere tidlig kontakt mellom forslagsstiller og kommunen, og gi gjensidig orientering. Planmyndigheten orienterer om overordnete planer og føringer, veileder om planarbeidet generelt, og informerer om planprosessen, krav til innhold og fremstilling av planmateriale samt avklarer plangrenser. Kommunen avklarer om en kan anbefale oppstart av planarbeid, og om det er krav til konsekvensutredning for planarbeidet. Undersøkelsen viser at oppstartsmøter er vanlig for de fleste kommuner. Det er i stor grad enighet mellom kommunene og næringen om at det gis informasjon og innspill fra andre kommunale etater og bydeler. Saksbehandler blir ofte tildelt i oppstartsmøte og begge parter mener møtene ofte gir rom for å diskutere ulike planløsninger. Det er mindre enighet når kommunene opplever at de gir informasjon om krav som er relevante for arbeid med planforslaget, herunder krav til konsekvensutredning. Næringen opplever at men savner mer informasjon om kommunale krav for planarbeidet. Kommunen mener at oppstartsmøtet brukes aktivt til å avklare rammer for videre arbeid. Næringen mener kommunen i større grad kan gi rammeavklaringer og bidra aktivt til å finne en hensiktsmessig behandlingsprosess tilpasset saken. Flere kommuner mener forslagsstiller ikke har gjort nærmere beskrevet forarbeid til oppstartsmøte Næringen opplever at kommunene ikke er nok opptatt av å etablere en god dialog med forslagsstiller.

12 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 11 A FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN oppstartsmøte eller område- og prosessavklaringsmøte 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 a) Blir det avholdt oppstartsmøter eller område- og prosessavklaringsmøter? b) Har dere vanligvis gjort vurderinger av overordnede planer, statlige retningslinjer og gjeldende plangrunnlag før møtet? c) Har dere vanligvis utarbeidet en beskrivelse og en plan- eller konseptskisse før dere tar kontakt med kommunen? d) Blir alle kommunale krav som er relevante for det videre arbeidet med et planforslag lagt fram på møtet? e) Mottar du informasjon og innspill fra alle relevante kommunale etater og bydeler? f) Orienterer kommunene om eventuelle krav til konsekvensutredning? Kommune g) Blir saksbehandler tildelt ved møte? h) Brukes møtet aktivt til å avklare rammer for det videre arbeidet med utvikling av planen? i) I hvilken grad opplever du at det er rom for å diskutere ulike planløsninger i møtet? j) Bidrar kommunen aktivt til å finne en hensiktsmessig behandlingsprosess tilpasset saken? k) Opplever du at kommunen er opptatt av å etablere en god dialog med deg som forslagsstiller? Figur 1: Oppstartsmøte - sammenstilling av kommunenes og næringens svar A FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN oppstartsmøte eller område- og prosessavklaringsmøte a) Blir det avholdt oppstartsmøter eller område- og prosessavklaringsmøter? b) Har dere vanligvis gjort vurderinger av overordnede planer, statlige retningslinjer og gjeldende plangrunnlag før møtet? c) Har dere vanligvis utarbeidet en beskrivelse og en plan- eller konseptskisse før dere tar kontakt med kommunen? d) Blir alle kommunale krav som er relevante for det videre arbeidet med et planforslag lagt fram på møtet? e) Mottar du informasjon og innspill fra alle relevante kommunale etater og bydeler? f) Orienterer kommunene om eventuelle krav til konsekvensutredning? Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård 5,4 5,0 5,2 5,3 5,0 4,8 4,5 5,0 5,5 5,5 5,0 5,0 5,1 5,2 5,2 4,0 5,5 5,5 5,1 4,8 4,3 4,8 4,5 4,2 4,5 5,5 5,5 4,0 4,4 4,3 4,4 3,5 3,5 3,0 3,5 5,0 3,6 4,4 3,8 4,1 3,2 4,0 2,8 4,0 5,0 4,9 4,6 4,5 4,9 4,3 4,0 3,8 4,5 5,5 Ski g) Blir saksbehandler tildelt ved møte? 4,8 5,0 4,8 4,5 4,8 5,0 4,5 4,0 5,5 h) Brukes møtet aktivt til å avklare rammer 4,4 5,0 5,2 4,3 4,0 4,5 4,5 4,0 5,5 for det videre arbeidet med utvikling av planen? i) I hvilken grad opplever du at det er rom 3,3 4,5 5,2 4,0 4,2 4,7 3,8 3,5 4,5 for å diskutere ulike planløsninger i møtet? j) Bidrar kommunen aktivt til å finne en 3,3 4,6 4,8 3,7 3,5 4,0 3,0 3,5 4,5 hensiktsmessig behandlingsprosess tilpasset saken? k) Opplever du at kommunen er opptatt av 3,4 4,8 5,3 4,0 3,8 4,2 4,2 4,0 5,0 å etablere en god dialog med deg som forslagsstiller? Gjennomsnitt 4,3 4,7 4,8 4,5 4,2 4,4 3,9 4,3 5,2 Tabell 4: Oppstartsmøter næringslivets vurdering av den enkelte kommune

13 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Før kunngjøring av detaljplan Informasjon og materiell fra kommunen Kommunene opplever at de gir god informasjon ved oppstart av planarbeidet og at de har relevante nettsider. De er behjelpelig med å fremskaffe materiell og informasjon som er nødvendig for planarbeidet. Næringen mener kommunene kan bli enda bedre på dette, særlig ved oppstart. Kommunenes nettsider benyttes aktivt og kommunenes digitale kartverk er i overveiende grad er av god kvalitet. B FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN - informasjon og materiell fra kommunen 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 a) Kommunen tilbyr startpakke, informasjonspakke eller lignende ved oppstart av planarbeid. b) Opplever du at kommunens nettsider har relevant informasjon enkelt tilgjengelig c) Er kommunen behjelpelig med å fremskaffe materiell og informasjon som er nødvendig for planarbeidet? Kommune d) Bruker du den informasjonen som kommunen har tilgjengelig på sin hjemmeside? e) Er digitalt kartgrunnlag fra kommunen av god nok kvalitet? Figur 2: Informasjon og materiell - sammenstilling av kommunenes og næringens svar

14 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 13 B FØR KUNNGJØRING AV DETALJPLAN - informasjon og materiell fra kommunen a) Kommunen tilbyr startpakke, informasjonspakke eller lignende ved oppstart av planarbeid. b) Opplever du at kommunens nettsider har relevant informasjon enkelt tilgjengelig c) Er kommunen behjelpelig med å fremskaffe materiell og informasjon som er nødvendig for planarbeidet? d) Bruker du den informasjonen som kommunen har tilgjengelig på sin hjemmeside? e) Er digitalt kartgrunnlag fra kommunen av god nok kvalitet? Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård Ski 4,5 5,0 4,3 4,4 3,8 3,8 2,3 5,5 3,0 3,4 4,7 5,0 4,8 4,2 3,5 3,2 5,0 4,0 3,6 4,3 5,2 4,1 4,2 4,5 3,5 5,0 4,5 4,5 4,8 5,3 5,3 4,8 5,0 3,8 5,5 5,5 4,0 4,8 5,3 4,9 4,2 5,0 3,8 5,5 5,0 Gjennomsnitt 4,0 4,7 5,0 4,7 4,2 4,4 3,3 5,3 4,4 Tabell 5: Informasjon og materiell næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.3 Før 1. gangs behandling planutarbeidelse Det oppleves som nokså enkelt å komme i dialog med kommunens administrasjon i fasen for planutarbeidelse. Det blir avholdt møter, men som særlig næringen mener i noe mindre grad bidrar til kvalitetsmessige forbedringer og i enda mindre gir økt forutsigbarhet for behandlingen av planforslaget. Både kommunene og næringen er enige om at det er viktig å ha dialog under planutarbeidelsen.

15 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 14 C FØR 1. GANGS BEHANDLING - planutarbeidelse 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 a) Var det enkelt å komme i dialog med kommunens administrasjon i denne fasen av planutarbeidelsen? b) Avholdes det møter mellom deg og kommunen i denne perioden? c) Fører kontakten med kommunen til endringer og kvalitetsmessig forbedringer av planforslaget? Kommune d) Fører kontakten med kommunen til økt forutsigbarhet for behandlingen av planforslaget? e) Er det viktig å ha dialog med kommunen i forbindelse med planutarbeidelsen? Figur 3: Planutarbeidelsen - sammenstilling av kommunenes og næringens svar C FØR 1. GANGS BEHANDLING - planutarbeidelse Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård Ski a) Var det enkelt å komme i dialog med kommunens administrasjon i denne fasen av planutarbeidelsen? b) Avholdes det møter mellom deg og kommunen i denne perioden? c) Fører kontakten med kommunen til endringer og kvalitetsmessig forbedringer av planforslaget? d) Fører kontakten med kommunen til økt forutsigbarhet for behandlingen av planforslaget? e) Er det viktig å ha dialog med kommunen i forbindelse med planutarbeidelsen? 3,7 4,4 4,8 4,6 4,8 4,2 4,5 5,5 5,0 3,6 4,3 4,5 4,3 4,8 4,0 4,0 5,0 5,0 3,4 4,0 4,7 4,2 3,8 4,3 3,5 5,0 5,0 3,0 4,4 4,6 3,8 3,5 3,0 2,8 5,5 3,5 5,3 4,8 5,3 5,6 5,2 5,2 5,0 5,5 5,5 Gjennomsnitt 3,8 4,4 4,8 4,5 4,4 4,2 4,0 5,3 4,8 Tabell 6: Planutarbeidelsen - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.4 Før 1. gangs behandling tidsfrister og saksbehandling Det avtales i stor grad forpliktende fremdrift for denne fasen i kommunene. Kommunene mener i noe større grad enn næringen at de overholder lovbestemte eller avtale tidsfrister for behandlingstid. Næringen mener kommunene i for liten grad er tydelige på når tidsfristen løper fra eller eventuelt blir stoppet, og hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har. Det er til dels store forskjeller kommunene imellom når det gjelder tidsfrister og konsekvensene av å overholde disse. Ikke alle kommuner gir automatisk reduksjon i gebyr ved overskridelser av tidsfristen. Næringen mener kommunene kan bli bedre på dialog i forbindelse med saksbehandlingsprosessen og i større grad anvende skjønn ved tolkning av formelle krav til plan og dokumentasjon.

16 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 15 Det er i stor grad enighet om at forslagstiller gjøres kjent med innhold i saksutredning i forkant av at saken legges frem før 1. gangs behandling og ut til offentlig ettersyn, og får anledning til å kommentere nye krav eller saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen med mulighet for å gjøre mindre justeringer før dette. D FØR 1. GANGS BEHANDLING tidsfrister og saksbehandling 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 a) Avtales det forpliktende fremdrift for denne fasen i din kommune? b) Overholder kommunen tidsfristen, lovbestemt eller avtalt, for behandlingstid? c) Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra eller eventuelt blir stoppet? d) Gis det informasjon om hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har? e) Gir eventuell overskridelse av tidsfristen automatisk reduksjon i gebyret? f) Åpner kommunen for dialog i forbindelse med saksbehandlingsprosessen? Kommune g) Anvender kommunen skjønn ved tolkning av formelle krav til plan og dokumentasjon? h) Blir du gjort kjent med innhold i saksutredning i forkant av at saken legges fram for 1. gangs behandling og ut til offentlig ettersyn? i) Får du anledning til å kommentere nye krav eller saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til 1. gangs behandling og ut til offentlige ettersyn? j) Gis du anledning til å gjøre mindre justeringer/endringer før saken legges fram til 1. gangs behandling ogut til offentlig ettersyn? Figur 4: Tidsfrister og saksbehandling - sammenstilling av kommunenes og næringens svar

17 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 16 D FØR 1. GANGS BEHANDLING tidsfrister og saksbehandling Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård Ski a) Avtales det forpliktende fremdrift for denne fasen i din kommune? 3,8 4,8 4,2 3,5 3,5 3,7 3,0 4,5 5,0 b) Overholder kommunen tidsfristen, lovbestemt eller avtalt, for behandlingstid? c) Er kommunen tydelig på når tidsfristen løper fra eller eventuelt blir stoppet? d) Gis det informasjon om hvilke konsekvenser eventuelle brudd på saksbehandlingsfrister har? e) Gir eventuell overskridelse av tidsfristen automatisk reduksjon i gebyret? f) Åpner kommunen for dialog i forbindelse med saksbehandlingsprosessen? g) Anvender kommunen skjønn ved tolkning av formelle krav til plan og dokumentasjon? 3,0 4,2 4,5 2,9 3,5 4,5 3,0 4,5 4,5 3,6 4,4 3,8 3,2 3,0 4,0 2,0 4,0 3,0 3,2 4,2 3,8 2,1 3,0 2,3 2,7 4,0 2,5 3,0 3,3 4,4 3,2 2,8 3,0 3,0 4,0 4,0 3,4 4,0 4,2 3,5 4,0 5,0 2,5 5,0 5,5 3,3 4,7 4,0 3,7 3,2 4,0 3,0 4,0 5,5 h) Blir du gjort kjent med innhold i 3,1 3,6 4,6 3,8 4,0 4,3 3,2 4,5 5,5 saksutredning i forkant av at saken legges fram for 1. gangs behandling og ut til offentlig ettersyn? i) Får du anledning til å 3,5 3,8 4,4 4,1 3,5 4,3 3,8 5,0 5,5 kommentere nye krav eller saksområder som er kommet til gjennom saksbehandlingen før saken legges fram til 1. gangs behandling og ut til offentlige ettersyn? j) Gis du anledning til å gjøre 3,8 3,3 4,2 4,1 3,0 4,0 4,5 4,0 5,5 mindre justeringer/endringer før saken legges fram til 1. gangs behandling og ut til offentlig ettersyn? Gjennomsnitt 3,4 4,1 4,3 3,4 3,6 3,9 3,1 4,4 4,7 Tabell 7: Tidsfrister og saksbehandling - næringslivets vurdering av den enkelte kommune 4.5 Før 1. gangs behandling komplett planforslag - tidsfrister Kommunene mener den viktigste årsaken til at planforslag ikke anses komplett er mangelfull utredning av tema definert på oppstartsmøte. Kun en mindre andel av næringen mener det samme. Næringen mener derimot at den viktigste årsaken er nye tema som har kommet til og som krever utredning. Ingen kommuner er enig i dette. Det er verdt å merke seg de ulike syn på dette sentrale tema som kan være av stor betydning i planprosessen. Det kan stilles spørsmål ved om riktig informasjon blir gitt og om denne informasjonen blir forstått, og i hvilken grad kvaliteten på oppstartsfasen virker inn i denne fasen. Begge mener for øvrig at det relativt ofte skyldes tekniske mangler ved planen.

18 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 17 Det er fra kommunens side gitt kommentar til at både den juridiske kvaliteten av bestemmelser og graden av samsvar mellom plankartet, bestemmelser og planbeskrivelse ofte er mangelfull. E FØR 1. GANGS BEHANDLING - komplett planforslag - tidsfrister Alle svarende 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% a) Tekniske mangler ved planen b) Mangelfull utredning av tema definert på oppstartsmøte c) Nye tema har kommet til, som krever utredning Kommner d) Annet, vennligst spesifiser Figur 5: Komplett planforslag - sammenstilling av kommunenes og næringens svar 4.6 Før endelig godkjenning høring og offentlig ettersyn Kommunene orienterer som regel om innkomne høringsuttalelser og mener de som regel gjør forslagsstiller kjent med innholdet i saksfremstillingen i forkant av at saken fremmes for endelig politisk behandling. Kommunene mener også at forslagsstiller gis anledning til å kommentere nye krav og endringer i forkant av endelig politisk behandling. Næringen mener det er for liten dialog med kommunen og forslagsstiller før saken legges frem for endelig politisk behandling, herunder endringer i planforslaget etter offentlig ettersyn. Det er i noen grad direkte kontakt mellom forslagsstillere og politikere før endelig politisk behandling og som etter næringens syn oftere medfører endringer i planforslaget enn det kommunen mener. Det er stor forskjell i kommunenes oppfatning om de informerer forslagstiller om endelig politisk vedtak, og næringen mener de gjør det i mindre grad. Kommunene mener rekkefølgebestemmelsene stort sett er riktige i forhold til plan- og bygningsloven, noe næringen ikke er enig i. De fleste planer blir ferdigbehandlet i kommune- eller bystyre innen ett år fra planen blir lagt ut til offentlig ettersyn.

19 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 18 a) Blir du orientert om innkomne høringsuttalelser fra berørte parter? b) Blir du oppfordret til å kommentere innkomne merknader? c) Tar kommunen initiativ til dialog med deg som forslagstiller i forkant av at saken legges frem for endelig politisk vedtak? d) Utfører kommunen eventuelle endringer i plan og bestemmelser etter offentlig ettersyn? e) Er det direkte kontakt mellom deg og politikere før endelig politisk behandling? F FØR ENDELIG GODKJENNING høring og offentlig ettersyn f) Har ev slik kontakt medført endringer i planforslaget? g) Blir du gjort kjent med innhold i saksframstillingen i forkant av at saken fremmes for endelig politisk behandling? h) Får du anledning til å kommentere nye krav/endringer i forkant av endelig politisk behandling? Kommune i) Blir du informert om endelig politisk vedtak? j) Opplever du at rekkefølgebestemmelsene fra kommunen er riktige i forhold til plan- og bygningsloven? k) Blir du informert om vedtaket fra den første politiske behandling før behandling i kommunestyret eller bystyret? l) Blir planer ferdigbehandlet i kommunestyret eller bystyret innen ett år fra planen ble vedtatt lagt ut til offentlig ettersyn Figur 6: Høring og offentlig ettersyn - sammenstilling av kommunenes og næringens svar

20 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 19 F FØR ENDELIG GODKJENNING høring og offentlig ettersyn Oslo Drammen Asker Bærum Ullensake r Skedsmo Lørensko g Oppegård Ski a) Blir du orientert om innkomne høringsuttalelser fra berørte parter? b) Blir du oppfordret til å kommentere innkomne merknader? 4,8 4,5 4,8 5,0 4,0 4,7 4,5 4,5 5,5 4,9 4,5 4,8 5,2 3,0 5,0 5,0 4,5 5,5 c) Tar kommunen initiativ til dialog med deg som forslagstiller i forkant av at saken legges frem for endelig politisk vedtak? d) Utfører kommunen eventuelle endringer i plan og bestemmelser etter offentlig ettersyn? e) Er det direkte kontakt mellom deg og politikere før endelig politisk behandling? f) Har ev slik kontakt medført endringer i planforslaget? g) Blir du gjort kjent med innhold i saksframstillingen i forkant av at saken fremmes for endelig politisk behandling? h) Får du anledning til å kommentere nye krav/endringer i forkant av endelig politisk behandling? i) Blir du informert om endelig politisk vedtak? 3,7 3,2 4,8 4,2 3,5 3,7 3,5 4,5 5,5 4,1 4,0 4,0 4,3 3,0 3,7 3,5 3,5 4,5 3,3 4,7 3,5 3,8 3,5 2,7 2,5 5,5 4,0 3,8 3,3 4,8 4,6 2,8 3,5 5,0 3,5 5,0 3,2 3,0 4,6 3,5 3,5 3,3 3,0 4,0 5,0 3,2 4,0 4,7 3,6 3,2 3,0 3,0 4,5 5,0 4,9 5,3 4,6 5,3 4,2 5,0 4,0 4,0 5,5 j) Opplever du at 3,8 3,3 5,0 3,6 3,2 4,0 3,5 3,5 4,0 rekkefølgebestemmelsene fra kommunen er riktige i forhold til planog bygningsloven? k) Blir du informert om vedtaket fra den 3,5 5,0 4,6 4,4 3,2 5,0 4,5 4,5 5,0 første politiske behandling før behandling i kommunestyret eller bystyret? l) Blir planer ferdigbehandlet i 2,9 5,3 5,2 4,1 4,8 4,7 3,5 5,0 3,0 kommunestyret eller bystyret innen ett år fra planen ble vedtatt lagt ut til offentlig ettersyn første gang? Gjennomsnitt 3,8 4,2 4,6 4,3 3,5 4,0 3,8 4,3 4,8 Tabell 8: Høring og offentlig ettersyn - næringslivets vurdering av den enkelte kommune For Oslo kommunes del vil lengre saksbehandlingstid trolig ha sammenheng med den politiske organiseringen med parlamentarisk styringsmodell som Oslo er alene om blant de utvalgte kommuner. 4.7 Konflikt med andre aktører i planprosessen I en planprosess er det mange andre aktører enn forslagstillere og kommunen. Kommunene og næringslivet er spurt om i hvilken grad de opplever konflikt med andre aktører. Antikvariske myndigheter og naboer er oftest nevnt, dernest statlige sektorinteresser som Statens vegvesen og Fylkesmannens miljø- og klimasektor samt interessegrupper og organisasjoner. Generelt vil det avhenge av type plan og hvilke interesser som berøres. Fra kommunesiden er det gitt kommentar om at statlige sektormyndigheter ofte benytter innsigelsesinstituttet for å komme seg til forhandlingsbordet om temaer som noen ganger ikke berører deres ansvarsområde. Det er mange ganger uklart om det egentlig er nasjonale og viktige regionale interesser som berøres.

21 Interessegruppe Kommunepolitik ere Riksantikvar, fylkes- eller byantikvar Fylkesmannen miljø og klima Fylkesmannen landbruk Fylkeskommune n Statens Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 20 Kommuner Kommuner vegvesen Jernbaneverket Andre myndigheter Bydel (politisk utvalg, dersom relevant) Konflikt med andre i planprosessen Kommuner Kommuner Kommuner Kommuner I noen grad I stor grad Kommuner Kommuner Kommuner r/organisasjoner Naboer Kommuner Kommuner 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Figur 7: I hvilken grad opplever virksomhetene normalt konflikt i planprosesser med andre aktører

22 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Utsettelser eller forsinkelser Kommunene og næringen er spurt om mulige årsaker til utsettelser og forsinkelser. Det er til dels store sprik i svarene. Næringen mener det først og fremst skyldes manglende saksbehandlingskapasitet i kommunene. Nye krav fra kommunen sent i saksbehandlingsfasen og konflikt med berørte parter er også i stor grad oppgitt å være årsak til forsinkelser. Andre årsaker er at administrasjonen i kommunene krever at alle uenigheter skal være løst i forkant av behandlingen, eller at det er interessekonflikter internt i kommunen. Kommunene mener det først og fremst skyldes innsigelser fra statlige eller regionale myndigheter og som næringen langt på vei er enig i. Kommunen mener videre at forslagstillers egen tidsbruk for bearbeiding av planforslaget eller egne planer som går på tvers av gjeldende kommuneplan eller områdeplan er en viktig årsak til forsinkelser og utsettelser. En viktig årsak er også oppgitt å være dårlig kommunikasjon mellom utbygger og rådgiver eller konsulent. Andre viktige årsaker som kommunen peker på er at forslagsstiller eller konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i saken, ikke har brukt nok tid på dialog med berørte parter eller at planforslaget ikke har god nok juridisk eller teknisk kvalitet. Det siste er også påpekt i egne kommentarer fra kommunesiden. Næringen deler i liten grad disse årsaksforhold. Kommunen mener utsettelser i noen grad skyldes merknader fra offentlig ettersyn som medfører så store endringer i planforslaget at det må gjennomføres nytt offentlig ettersyn. Det er fra begge sider pekt på at årsaken også ligger i endringsforslag ved politisk behandling i sluttfasen. Andre årsaker som er nevnt kan skyldes bytte av saksbehandler, at forslagsstiller vil avvente andre rapporter e.l. samt politisk vanskelige saker. Utsettelser eller forsinkelser a) Uavklarte merknader fra statlige eller regionale myndigheter b) Innsigelser fra statlige eller regionale myndigheter c) Konflikt eller behov for avklaringer med berørte parter d) Merknader fra offentlig ettersyn har medført så store endringer i planforslaget et det må gjennomføres nytt offentlig ettersyn e) Din egen tidsbruk for bearbeiding av planforslaget 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 f) Dårlig kommunikasjon mellom utbygger og rådgiver eller konsulent g) At administrasjonen i kommunene krever at alle uenigheter skal være løst i forkant av behandling h) Forslagsstillers planer går på tvers av gjeldende kommuneplan eller områdeplan i) At ditt firma eller konsulent ikke har levert god nok dokumentasjon i saken j) At ditt firma eller konsulent ikke har brukt nok tid på dialog med berørte parter k) Planforslaget har ikke god nok teknisk eller juridisk kvalitet Næringens vurderinger Kommunenes egne vurderinger l) Manglende saksbehandlingskapasitet i kommunen m) Nye krav fra kommunen har kommet til sent i saksbehandlingsfasen n) Endringsforslag ved politisk behandling i sluttfasen o) Interessekonflikter internt i kommunen p) Andre årsaker, spesifiser Figur 8: Utsettelser eller forsinkelser samlet vurdering

23 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Saksbehandler og den politiske organiseringens betydning for saksbehandlingen Næringen opplever i stor grad at det har betydning hvilken saksbehandler en plan får tildelt når det gjelder samarbeidsklimaet, saksbehandlingstiden og utformingen av den endelige vedtatte planen. Skifte av saksbehandler underveis i prosessen og den politiske behandlingen kan påvirke saksbehandlingen i noen grad. Det er fra næringen gitt kommentarer at det ikke kan tjene forslagstiller dersom det klages på saksbehandler, og at fravær av politisk deltakelse i planens tidlige fase i Oslo gir en mer teknisk og detaljert prosess i frykt for å få kritikk i rådhuset. Fra kommunen er det gitt kommentar om at Oslo kommunens organisering som er en annen enn andre kommuner, betyr at den politiske behandlingen tar lengre tid. Et mindretallsstyre kan føre til mye dragkamp i den avsluttende politiske behandlingen. a) Er samarbeidsklimaet avhengig av hvilken saksbehandler en plan får tildelt? b) Blir saksbehandlingstiden påvirket av hvilken saksbehandler en plan får tildelt? Saksbehandling og politisk organisering Snittscore c) Blir utformingen av den endelige vedtatte planen påvirket av hvilken saksbehandler en plan får tildelt? d) Skjer det skifte av saksbehandler underveis i prosessen? Kommuner e) Ber forslagsstiller selv om å få tildelt ny saksbehandler underveis i en planprosess i en eller flere saker? f) Kommunens organisering av den politiske behandlingen påvirker saksbehandlingen? Figur 9 : Saksbehandling og politisk organisering 4.10 Kvaliteten på behandlingen Det er gitt en totalvurdering av kvaliteten på kommunenes behandling av reguleringsplaner, administrativt og politisk. Kommunene er godt fornøyd med kvaliteten på administrativ behandling av reguleringsplaner, mens næringen er noe mindre fornøyd. Asker, Ski og Drammen kommer best ut, mens Oppegård, Oslo og Ullensaker kommer nederst. Både kommunene og næringen er i overveiende grad godt fornøyd med kvaliteten på politisk behandling av reguleringsplaner. Asker, Drammen og Oppegård kommer best ut, mens Lørenskog, Skedsmo og Ski kommer nederst.

24 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 23 Oslo kommunene er mer enn godt fornøyd med byrådets behandling (politisk) av reguleringsplaner, mens næringen er relativt mye mindre fornøyd. Kvaliteten på saksbehandling - private Oslo Drammen Asker Bærum a) Kvaliteten på administrativ behandling av reguleringsplaner Ullensaker Skedsmo c) Kvaliteten på politisk behandling av reguleringsplaner Lørenskog Oppegård Ski b) Kvaliteten på byrådets behandling av reguleringsplaner Figur 10: Kvaliteten på administrativ og politisk behandling av reguleringsplaner næringens svar Oslo Kvaliteten på saksbehandling - kommuner Drammen Asker Bærum Lørenskog Skedsmo Ullensaker Oppegård Ski a) Kvaliteten på administrativ behandling av reguleringsplaner c) Kvaliteten på politisk behandling av reguleringsplaner b) Kvaliteten på byrådets behandling av reguleringsplaner (dersom relevant) Figur 11: Kvaliteten på administrativ og politisk behandling av reguleringsplaner kommunenes svar

25 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Samlet vurdering Tabellen nedenfor viser en sammenstilling av næringslivets vurdering av den enkelte kommunene om alle hovedtema og med gjennomsnittlig karakter kommunevis. Nederst gis det en gjennomsnittskarakter. Tabellen må leses på bakgrunn av det grunnlag den er basert på og særlig tatt i betraktning store forskjeller mellom kommunene. Hovedtema Kommune Oslo Drammen Asker Bærum Ullensaker Skedsmo Lørenskog Oppegård Ski Snitt A Før kunngjøring - oppstartsmøte B Før kunngjøring - informasjon og materiell C Før 1. gangs behandling - planutarbeidelse D Før 1. gangs behandling - tidsfrister og saksbehandling F Før endelig godkjenning høring og offentlig ettersyn G Kvaliteten på behandlingen 4,3 4,7 4,8 4,5 4,2 4,4 3,9 4,3 5,2 4,5 4,0 4,7 5,0 4,7 4,2 4,4 3,3 5,3 4,4 4,4 3,8 4,4 4,8 4,5 4,4 4,2 4,0 5,3 4,8 4,5 3,4 4,1 4,3 3,4 3,6 3,9 3,1 4,4 4,7 3,9 3,8 4,2 4,6 4,3 3,5 4,0 3,8 4,3 4,8 4,1 4,0 4,8 5,3 4,6 4,1 4,1 3,5 4,2 4,5 4,3 Gjennomsnitt 3,9 4,5 4,8 4,3 4,0 4,2 3,6 4,6 4,7 4,3 Tabell 9: Samlet vurdering av hovedtemaene - næringslivets vurdering av den enkelte kommune

26 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 25 5 FORSLAG TIL FORBEDRINGER 5.1 Hva er etter din mening det viktigste kommunen kan gjøre for å forbedre saksbehandlingsprosessen? Både næringen og kommunene har innspill til hva som skal gjøres for å forenkle og forbedre planprosessene. Nedenfor gis det en oppsummering av de viktigste innspillene. Alle kommentarer ligger som vedlegg. Fra kommunene: - Tydeligere dialog i tidlig fase - mellom forslagstillere, administrasjon og politikere - Begrense detaljering og kompleksitet i planer til det nødvendige mer områdefokus - Grundig arbeid med alternative løsninger, kompromisser og gode begrunnelser for grep og elementer i planer som vil utløse konflikter med berørte interesser. - Tilstrekkelig med ressurser - Holde frister - Mer dialog - Forbedre informasjonsmateriell - Være tydelige og tidlige på krav og forventninger - Forbedre politikeropplæring - Enklere politisk organisering - Mer fokus på vanlige mangler tidligere i prosessen - Forutsigbare rammer og relevante planverktøy robuste planer - Sørge for at forslagsstiller har god kunnskap om overordnede planer og rammebetingelser. Fra næringen: - I større grad åpne for faglig drøftelser for å finne gode løsninger - Reelle og grundige vurderinger før kritiske tilbakemeldinger - Bedre kompetanse - Flere arkitekter. Flere med erfaring fra det private - Holdningsendring mht dialog og samarbeid - Forutsigbarhet - Beslutningsmyndighet delegert lengre ned i administrasjonen - Reduksjon av innsigelsesmyndighet - Bedre dialog - Reell medvirkning - Planen må gjøres gjennomførbar uten for stramme rekkefølgekrav som kan hindre utvikling av et område - Se på en helhet, ikke enkeltprosjekter - Forenkle saksbehandling - Politikerne burde hatt en større rolle i tidligfasen for å kunne gi klarere føringer for den kommende prosessen - Få ned behandlingstidene - Ikke skifte saksbehandlere hele tiden - Smidigere prosess med direkte dialog med saksbehandler/beslutningstagere administrativt - Gjennomføringshensyn - God veiledning på kommunens nettside med tydelige krav til innlevert materiale

27 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 26 - Mindre krav til utredning i detaljplaner - Avklare forhold med berørte parter i forkant - Mer avklart forhold til antikvariske myndigheter vedrørende rett til å ta beslutninger.for stor vilje til å skyve ansvar for å håndtere innsigelser fra div etater og naboer over på forslagsstiller - samordning av ulike etaters prioriteringer - Oslo kommune spesielt: redusere interne rutiner som avviker fra gjeldende lovverk, gjøre informasjon/plangrunnlag tilgjengelig for selvbetjening for å effektivisere utarbeiding av plan for konsulenter - Behandlingsfrister 5.2 Hva er etter din mening det viktigste utbyggere eller konsulenter kan gjøre for å forbedre saksbehandlingsprosessen? Fra kommunen: - Sette seg godt inn i byutviklingsstrategier, -mål og overordnede politiske føringer - Tilpasse det aktuelle prosjektet til overordnede planer - Redusere prosjektenes grad av utnyttelse - Bruke parallelloppdrag for å utvikle gode byplangrep - Sikre god kommunikasjon med kommunen via saksbehandler - God kompetanse hos forslagstillers konsulent om prosess, regelverk og fremstilling av dokumentasjon - Være fleksibel - Bedre kvaliteten på plandokumentene (kart og bestemmelser) - Levere dokumentasjon tidsnok - Avdekke de tekniske mangler i kart- og plangrunnlaget - Forenkle og forbedre oppstartsmaterialet som sendes inn Fra næringen: - Bedre kommunikasjon, dialog og samarbeid - Lytte til signalene som kommunen gir tidlig i prosessen - Ikke nødvendigvis utfordre kommunens rammer - Være lydhør i forhold til kommunens krav og føringer, men innen "rimelighetens grenser" - Forstå prosessene og de ulike aktørenes roller samt de offentlige krav og prosedyrer - Tenke mer kvalitet enn kvantitet - Gjennomarbeidede planforslag - Riktig detaljnivå - Utarbeide et godt materiale og dokumentasjon som er lett å forstå - Bruke gode rådgivere - Konsulenter bør være sitt samfunnsansvar i plansaker bevisst - Balanse mellom gebyr til og arbeid for kommunen i reguleringssaker - Ta innkomne merknader alvorlig

28 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Har du eventuelle andre kommentarer til behandlingen av plansaker? Fra kommunen: - Kommunen arbeider med forbedring av samarbeidsprosesser som bla innebærer tidlige drøftinger der politikere og utbyggere møtes - Innsigelsessaker bruker uforholdsmessig lang tid i Miljøverndepartementet. Lite fleksibilitet ift arkeologi og andre kulturminnefaglige temaer. 5 års regelen vil føre til unødig ressursbruk og forsinkelser både hos forslagstillere og kommunen - Lovverket må forenkles; færre protest- og klagemuligheter. Gi juridisk rom for større grad av småendringer når tiltak gir miljøforbedringer - Områderegulering som planform gir en rekke utfordringer for kommunene, både når det gjelder plankapasitet og -kompetanse. Sentrale problemstillinger her er nivået på kompliserte/urbane områdeplaner, og samarbeidsmodeller mellom kommunen som planeier og private om utarbeiding av områdeplan - Kommunen har ingen ventetid ved behandling av reguleringsplaner Fra næringen: - Det legges for stor vekt på at alle særinteresser skal få gehør og påvirkning på planen - Kommunikasjon og kommunikasjon - Det bør innføres evalueringsmøter i etterkant av store plansaker for å lære av prosessene - Samarbeid med saksbehandler om fysisk utarbeidelse av plankart og bestemmelser - Omfattende og kostnadsdrivende prosesser av betydning for byggherrer og boligkjøpere og som bør det må vurderes å forenkle - Redusere dokumentasjonskrav på områder som vurderes mindre viktige - Gode erfaringer med å ha gjennomgang av samlet materiale med kommunen noen uker før ferdigstilling. Bør vurderes også i større byggesaker - Viktig med god kompetanse i kommunene som også vil gi bedre service - Konflikter kan påklages i for stor grad - Maktmisbruk og mangel på samordning i forvaltningen

29 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen 28 6 KOMMENTARER OG INNSPILL TIL VIDERE ARBEID På bakgrunn av svarene fra undersøkelsen gis det noen korte kommentarer til enkelte forhold det kan være aktuelt å se nærmere på for en bedre planprosess. 6.1 Tidligfasen rammeavklaringer Tidligfasen er viktig og kommunen har et særlig ansvar for å sikre at det gis god og riktig informasjon som gjelder for planarbeidet. Sammenhengen i svarene fra undersøkelsen kan tolkes slik at noen av de utfordringer som oppstår i prosessen kan peke tilbake på tidligfasen. Uavklarte rammer for planarbeidet svekker forutsigbarheten. Kommunene må bli bedre på mer og bedre veiledning og i større grad sørge for at informasjonen blir forstått. Næringen har også ansvar for gode planprosesser, og resultatene fra undersøkelsen viser at kommunene ønsker seg en næring som er bedre forberedt til oppstartsmøte med kommunen. Næringen må sette seg bedre inn i de overordnede rammebetingelser og roller for planarbeidet, og legge opp arbeidet i tråd med det. Gode rådgivere og god kommunikasjon er viktig. 6.2 Planfasen - dialog og samarbeid En planprosess kan være uforutsigbar og det er ofte ikke kjent på forhånd hvilke interessekonflikter som kan dukke opp. Dialog og samarbeid er pekt på som viktig også i denne fasen. Det kan imidlertid se ut som partene kommer sammen i møter, men at det er kvaliteten på dialogen og samarbeidet som ikke gir de ønskede resultater. Det vises også til svarene om årsak til forsinkelser som viser svært ulike syn. Svarene indikerer at næringen har et større ønske om kontakt med kommunen enn det de opplever å få. Det kan handle om kapasitet hos kommunen, og i alle tilfeller vil god og tilstrekkelig informasjon og dialog være viktig. Resultatene viser at saksbehandlingstid og samarbeidsklima ofte knyttes til saksbehandler. Gitt at god kompetanse kan forbedre disse forhold, bør kommunene styrke kompetansen og stimulere til god samarbeidskultur. Kompetanseheving kan i tillegg til å rekruttere kvalifiserte personer også skje ved å samarbeide og lære på tvers mellom kommuner, via fylker og i samarbeid med næringen. 6.3 Forsinkelser Undersøkelsen viser at kommunen mener en viktig årsak til forsinkelser og utsettelser skyldes mangelfull utredning mens næringen mener det er nye tema som kreves utredet. Det bør vurderes hvordan dette kan forbedres og informeres om, både i starten og underveis. Konflikt med andre aktører vil ofte medføre forsinkelser, og særlig hvis det gjelder større statlige aktører og forhold av stor samfunnsmessig eller økonomisk betydning for gjennomføringen. Resultatet viser at det er tilfelle, og jo mer sentrale områder og med mange interessemotsetninger vil kompleksiteten i seg selv være forsinkende. Også her kan mer og bedre informasjon i tidligfasen være avhjelpende, for eksempel om andre statlige myndigheters mulige krav som kan påvirke planen eller gjennomføringen. God rolleforståelse, dialog og samarbeid vil være stikkord som kan gi relativt større forutsigbarhet.

30 Kartlegging av planprosesser i Osloregionen Tilpasninger og lovendringer Planer er ofte komplekse og sammensatte og det er flere steder pekt på viktigheten av å finne riktig nivå på planene og planprosessene, - i forhold til overordnede rammer og helhetlige grep, områder og ikke detaljer. Dette fokuset er i stor grad til stede i mange kommuner, mens andre kommuner bør jobbe mer aktivt og kanskje særlig knyttet opp til kompetansehevingen. Det er pekt på behov for å se nærmere på samarbeidsmodeller mellom kommunen som planeier og private om utarbeidelse av områdeplaner, samt behov for lovendringer med mindre klagemuligheter.