Parallell 3: Nettverksmøte forskingsadministrative systemer. Svalbard 28. august Ordstyrer Sølvi Lerfald

Transkript

1 Parallell 3: Nettverksmøte forskingsadministrative systemer Svalbard 28. august 2012 Ordstyrer Sølvi Lerfald

2 Hvilke forskningsadministrative systemer er i bruk i Norge? Hvordan utnytte potensialet i datautveksling mellom systemene? Status for arbeidet med felles forskningsadministrative system for alle typer forskningsprosjekt, jf. HODs oppdragsdokument. Kan vi bruke data fra systemene for å evaluere forskningssatsing i helseforetakene?

3 Program Gjennomgang av systemer esøknad, evurdering, erapport v/reidar Thorstensen, Helse Vest Forpro v/mette Stinessen, Oslo universitetssykehus Sprek v/reidar Thorstensen, Helse Vest Cristin v/bernt Olav Økland, Haukeland universitetssykehus Felles forskningsadministrativt system v/randi Vad, Helse Sør-Øst v/pål Bakke, Oslo universitetssykehus Diskusjon

4 Presentasjon av esøknad, evurdering og erapport Reidar Thorstensen Spesialrådgiver IS Svalbard 28. august 2012

5 Hva er esøknad, evurdering og erapport Fellessystem for RHF-ene Ett system, med tre navn (ihelse.net) Skreddersydd for håndtering av regionale forskningsmidler Utviklet av Helse Vest Nasjonalt forum for forskningsadministrative systemer Samordningsforum for videreutvikling av systemet To møter årlig Representanter (administratorer) fra alle regioner

6 Regionale forskningsmidler Konkurranseutsatte midler esøknad evurdering Strategiske midler erapport Nasjonale tjenester Helsedirektoratets vurdering

7 esøknad: Verktøy for søkere esøknad er et informasjonssystem for elektronisk innlevering av søknader om forskningsmidler Innføring esøknad: Helse Vest, 2006 Helse Sør-Øst, 2007 Helse Nord og Helse Midt-Norge, 2008 Målsetning Bedre mulighet til å gi målrettet hjelp til forskere underveis ved at sekretariatet kan gå inn på søknaden mens den er under arbeid Styrket søknadskvalitet (ledelsesforankring, budsjettoversikt, obligatoriske spørsmål, faste valgalternativer) Bedre oversikter og rapporter på bakgrunn av dataene i søknadene Særskilt tilrettelagt og skreddersydd for regionale forskningsmidler

8

9 1 Forskningsmidler utlyses med frist i september. Prosjektleder svarer på en utlysning ved å opprette et søknadsskjema. Søknadsutlysningen esøknad Oversikt 2 Søknadsskjemaet Prosjektleder fyller inn feltene i skjemaet. Skjemaet tilpasser seg avhengig av søknadstype. E-post til forskningsansvarlig må oppgis, og esøknad sender melding om ledelsesforankring. 3 Søknadsvisningen Når en søknad er innlevert, bytter esøknad fra redigeringsmodus til visningsmodus. Søknaden vises da slik den blir presentert for vurderingskomiteen.

10 evurdering: Vurderingskomiteenes verktøy Gjennom esøknad sin administrasjonsside fordeles søknader til komiteer Etter at søknadene er fordelt, har komitémedlemmene tilgang til søknad og vedlegg via systemet Systemet gir komitémedlemmene enkel tilgang til søknader og tilhørende vedlegg, vurderingsskjema og relaterte søknader Mye god tilbakemelding fra vurderingskomiteene Legger grunnlaget for bedre tilbakemelding til søker

11 1 Viser alle søknader innen en komité. Søknadene vises gruppert etter ansvar. Vurderingslisten evurdering Oversikt 2 Vurderingsskjemaet Klikk på en søknad i listen for å vise vurderingsskjemaet. Kriteriene for vurdering fastsettes av den enkelte region. Komitémedlemmene lagrer karakterer og notater på den enkelte søknad i systemet. God sporbarhet. 3 Søknadsvisningen Vis søknad fra vurderingsskjemaet. Enkelte opplysninger i søknaden vises ikke for vurderingskomitémedlemmene.

12 erapport: Styringsinformasjon og synliggjøring erapport er et informasjonssystem for elektronisk behandling av årsrapporter og sluttrapporter Innføring erapport: Helse Vest fra 2003 Helse Nord og Helse Sør-Øst fra 2007 Helse Midt-Norge fra 2008 Faglig rapportering for forskningsprosjekter og nasjonale tjenester Rapportene publiseres umiddelbart på nettet ved innlevering: Forskningsregister: Portal for nasjonale tjenester:

13 1 Årsrapportering, sluttrapportering, rapportering for nasjonale tjenester Rapporteringsskjema erapport Oversikt 2 Rapportvisningen Rapporten offentliggjøres etter innlevering. Ikke alle opplysninger vises. Rapporter fra tidligere år kobles sammen. Sampubliserende rapporter kobles sammen. 3 Forskningsregister Offentlig søkbart register over innleverte rapporter. Søk kan filtreres på region, institusjon og årstall. Det kan også søkes på forskningskategori og fagfelt mv. Rapportene kan lenkes opp til nettsider med RSS. Viktig for formidling av forskningsresultater. Samt portal nasjonale tjenester.

14

15 FORPRO database for forskningsprosjekter Seniorrådgiver Mette B. Stinessen, OUS Forskningsstøtte

16 HISTORISKE ARKIVSYSTEM SH FAS ARKIVSYSTEM FAS UTFORDRINGER Aker Excel DocuLiveSak Utdatert Papirarkiv RH ForPro ephorte Mesteparten av den informasjonen som er lagt inn er ikke søkbar Det kan ikke tas ut rapporter Kan ikke benyttes som saksbehandlingssystem Ullevål FASUUS DocuLiveSak Saksmapper på Neptun (U) Videreutvikling stoppet Forskningsstøtte

17 ForPro historikk Støttesystem for saksbehandlingen hos PVO ved RH Ble overtatt av Forskningsstøtteavdelingen Tatt i bruk ved Ahus og SUS Gjort noen mindre endringer, men p.t. avventende Forskningsstøtte

18 ForPro: OUS oversiktsdatabase over Forskningsprosjekt Kvalitetssikringsprosjekter Inkluderer (minimum) Alle studier som benytter personopplysninger Internt initierte studier Studier med ekstern sponsor (legemiddelstudier) Multisenterstudier Forvaltes av Avd. for forskningsadm. og biobank Forskningsstøtte

19 Forskningsstøtte

20 Forskningsstøtte

21 Forskningsstøtte

22 Forskningsstøtte

23 Rapporter Enkeltstudier Studier pr. klinikk Studier pr. navn på prosjektleder Studier som mangler opplysninger Studier hvor data skulle vært slettet eller meldt på nytt Aktivitetstall

24 Forskningsstøtte

25 Forskningsstøtte

26 Forskningsstøtte

27 Forskningsstøtte

28 En del av et større system Rutiner for intern og ekstern godkjenning Dokumentasjon av godkjenninger Oppdatering etter oppstart Rapportering av medisinsk og helsefaglig forskning Forskningsprosjekter Kvalitetssikringsstudier Oppfølging ved avslutning

29 Søknadsprosessen REK SØKNAD OUS Kopi Prosjektleder hf.no ForPro: DB m/rek info ephorte: Sentralt saksarkiv REK Tilbakemelding Kopi REK godkjenning Forskningsstøtte

30 Kommunikasjon med andre baser REK: SPREK-portalen Prosjektdatabase Oslo universitetssykehus (ForPro)

31 Måleparametre OUS forskning og innovasjon resultater 2011 Antall originalart. (kilde: Publika / Cristin) 1567/1633 mål 2012 Andel artikler med utenlandske medforfattere 46 % 46 % Andel artikler rangert på høyeste nivå i nasjonalt 23 % 23 % målesystem (nivå 2/2a) Nye REK godkjente forskningsprosjekter pr. år som ca. 40 % ca.40 % benytter biobanker Antall nasjonale kvalitetsregistre drevet av OUS Antall innmeldte oppfinnelser til Inven2 (DOFI) og 49 / % innovasjonsidéer utredet av Idépoliklinikken Antall nye lisensavtaler Ressursbruk til forskning (interne og eksterne midler) i prosent av totalbudsjett for OUS 7,1 % mill. 8% Forskningsstøtte

32 Presentasjon av SPREK Reidar Thorstensen Spesialrådgiver IS Svalbard 28. august 2012

33 Hva er SPREK Felles saksbehandlingssystem for de regionale etikkomiteene (REK) Benyttes til innlevering og vurdering av søknader om forhåndsgodkjenning Arkivsystem Offentlig register over forskningsprosjekter SPREK prosjektet ledes fra Tromsø

34 SPREK Rettet mot den enkelte prosjektleder gir en samlet oversikt over alle prosjektene til prosjektleder Inkludert dokumenter som har vært utvekslet mellom REK og prosjektleder Støtter innlevering av søknader om forhåndsgodkjenning av prosjekter og biobanker, endringsmeldinger samt sluttrapportering Gir ikke tilstrekkelig informasjon for internkontroll for forskningsansvarlige

35 Offentlig prosjektregister

36 Detaljer om prosjekt

37 Søknadsskjemaet

38 REK-ene om SPREK Kan ikke benyttes som et forskningsadministrativt system for helseforetakene Lovpålagt oppgave å føre et offentlig prosjektregister, men verken prosjektregister/statistikk har vært hovedsatsingsområder i utviklingen av SPREK REK har heller ikke hatt mulighet eller kapasitet til å kvalitetssikre registeret i en slik grad at de kan brukes systematisk

39 Informasjon i SPREK Unik identifikasjon av prosjekter på tvers av sektorer og landsdeler Inneholder viktige opplysninger som: prosjektleder og forskningsansvarlig status for prosjekt, varighet og vilkår beskrivelse av prosjekt og samarbeidsforhold eventuelle endringsmeldinger og sluttrapporter Gjenbruk av dataene sentralt for helseforetakene mtp. i varetakelse av oppgaver som forskningsansvarlig

40

41

42 Oppsummering God kilde til oversikt over våre forskningsprosjekter Bruke denne for å unngå dobbeltregistrering og merarbeid Hjelpe hverandre med å sikre god datakvalitet Viktig for internkontroll og styringsinformasjon i helseforetakene Felles identifikasjon av samarbeidsprosjekter på tvers av institusjoner Et autorativt register helseforskningsprosjekter?

43 CRIStin Bernt Olav Økland 28. august 2012

44 Forskningsinformasjonssystemet CRIStin CRIStin både forvaltingsorgan og datasystem Current research information system in Norway Bygger på EuroCris Dekker helsesektoren, instituttsektoren og universitet- og høgskolesektoren Samler all registrering og rapportering av forskningsaktiviteter for institusjoner innenfor de tre sektorene i et felles system

45 CRIStin i tall Antall vitenskapelige publikasjoner i 2011 Universitet og høgskolesktoren: Instituttsektoren: 3794 Helsesektoren: 3204 Total unike vitenskapelige publikasjoner Publiserende forskere i 2011: 18419

46 Datakvalitet i CRIStin Autorative CRIStin register Norske institusjoner Utenlandske samarbeidsinstitusjoner Alle forskere med fødselsnummer Kanalregister fra NSD Gjensidig kontroll av alle registreringer

47 Godkjenning

48 Godkjenning

49 CRIStin veien framover Arbeidsgruppe for prosjektkatalogen Arbeidsgruppe for forskningsresultater Arbeidsgruppe for forskerkatalogen

50 Prosjektkatalogen Informasjon om enkeltprosjekter Gjenbruk av data i CRIStin Personregister Institusjonsregister Registrerte publikasjoner Kobling mot prosjekt hos Norges forskningsråd Kobling mot regionale helseforetakene erapport esøknad Kobling mot Sprek Informasjon om finansieringskilder Utvidet søk Søk på tvers av prosjekt, finansierens kilder og publikasjoner

51 Datavarehuset Statistikk- og rapportmodul i CRIStin Samarbeid mellom CRIStin, datavarehus-gruppen ved USIT, UiO og brukerinstitusjonene Pilotinstitusjoner UiO, UiB, HUS, OUS, SINTEF og NINA Bedre rapporter Kobling mot andre datakilder

52 Forskerkatalogen

53 Forskerkatalogen Enklere og mer relevant Bygge på standarder krav til CV Brukes direkte i søknader NFR REK RHF-ene Obligatorisk?

54 Nytt nasjonalt forskningsadministrativt system Oppdrag fra HOD Spesialrådgiver, dr.scient Randi Vad Nettverksmøte, Svalbard august 2012

55 Behov for forskningsadministrativt system: Forskningsinstitusjon (jf. lovkrav) Forskningsmiljø RHF / HOD / overordnet myndighet Datatilsyn / revisjon

56 Oppdraget fra HOD til Helse Sør-Øst RHF: 2011 (i tilleggsdokument) (Om rapporteringssystem for kliniske studier: )..Det legges til grunn at SPREK-portalen benyttes som grunnlag for databasen, at det tilrettelegges for datautveksling med Cristin / Norsk vitenskapsindeks og bruk av Health Research Classification System (Om forskningsadministrativt system: ) De regionale helseforetakene bes i samarbeid og under ledelse av Helse Sør-Øst RHF om å iverksette et arbeid for å utvikle forslag til et felles forskningsadministrativt system basert på samme tekniske løsning. Representanter fra universitets- og høyskolesektoren og Cristin skal trekkes inn i arbeidet (mål) Det er utviklet et forslag til felles forskningsadministrativt system for alle typer forskningsprosjekter, jf tilleggsdokument til Oppdragsdokument 2011.

57 Forutsetninger: Ingen dobbeltregistrering av samme data Kompatibilitet med: CRIStin: utvikling av prosjektmodul pågår SPREK forbedring av portalen pågår

58 F A S

59 F A S CRIStin SPREK

60 Prosjektgruppe - forslag til sammensetning:: Helse Sør-Øst RHF: leder + 2 (OUS HF) Helse Vest RHF 2 Helse Midt Norge RHF: 2 Helse Nord RHF 2 U/H sektor 2 (hvorav 1 UiO) CRIStin 2 Observatører: SPREK (REK Nord) 1 NIFU 1 Forskningsrådet 1 Sekretariat :Helse Sør-Øst RHF

61 Foreløpig tidsplan: høst 2012: Etablere prosjektgruppe Kartlegge behov og forventninger Skaffe oversikt over eksisterende lokale forskningsadm.løsninger vår 2013: Utrede mulige løsninger Rapport til HOD

62 Forskningsadministrativt system (FAS) eller hva da? Synspunkter fra Oslo universitetssykehus, August 2012, Pål Bakke

63 FAS i helseforetakene Hvem og hva? (1) Enkeltforskere/prosjektledere Søknader/godkjenninger REK prosjekter og andre prosjekter med spesielle godkjenninger Søknader/rapportering ekstern finansiering Intern økonomistyring, innkjøp, fakturakontroll Prosjektstyring Kontroll med at egen publisering blir registrert, og eventuelt koblet til riktige prosjekter

64 FAS i helseforetakene Hvem og hva? (2) Gruppeledere/avdelingsledere: Søknader/rapportering REK prosjekter og andre prosjekter med spesielle godkjenninger Søknader/rapportering ekstern finansiering For hele prosjektporteføljen Intern økonomistyring, innkjøp, fakturakontroll For hele prosjektporteføljen Prosjektstyring/porteføljestyring Rapportering også av intern ressursbruk (NIFU) Analyse publisering og produktivitet Ekstern presentasjon/formidling (web)

65 FAS i helseforetakene Hvem og hva? (3) Klinikkledere, forskningsadministrasjon/ ledelse i helseforetaket: Oversikt over REK prosjekter og andre prosjekter med spesielle godkjenninger Oversikt over søknader/ressursbruk/status for eksternt finansierte prosjekter Rapportering også av intern ressursbruk (NIFU) Analyse publisering og produktivitet Ekstern presentasjon/formidling (web)

66 FAS i helseforetakene Hvem og hva? (4) Forskningsadministrasjon/ ledelse i regionale helseforetak og nasjonale myndigheter: Oversikt over REK prosjekter, inkludert finansiering og resultater Oversikt over ressursbruk* og finansieringskilder Oversikt over publisering* og doktorgrader Prosjektkatalog* * Helst med mulighet for tematisk inndeling/søk (helse /sykdomskategorier)

67 Prosjektdatabase og dokumentasjon for REK studier og lignende Tilgjengelighet for prosjektledere, avdelingsledere og forskningsledere Oppdatering, oversikt og porteføljestyring Rapporter for ulike nivåer internt, samt regionalt og nasjonalt Kobling til finansiering, helsekategorier og publisering

68 Finansiering og økonomistyring Målrettede oversikter over utlysninger/finansieringskilder Forberedte/delvis utfylte søknadsskjemaer med gjenbruk av opplysninger/vedlegg Bemannings og budsjetteringsmodeller Løpende økonomiske oversikter med drill på kostnader og forpliktelser mv.

69 Annen rapportering og formidling Enklere og kvalitativt bedre rapportering av personalets ressursbruk til FoU Prosjektkataloger med alle prosjekter Ikke bare for hver bidragsyter for seg Også interne prosjekter (forskningsgrupper?) Skille mellom aktive prosjekter og historikk Kobling til helsekategorier Prosjektpresentasjoner knyttet til hver enhet i sykehuset

70 Virkemidler (utover opplæring og økning av støttepersonale) Cristin, SPREK, esøknad/erapport (RHF) nye moduler/koblinger Webløsninger økonomirapportering og prosjektpresentasjoner Samarbeid mellom store bidragsytere søknadsmoduler og rapporteringsmoduler Utvikle nye løsninger for enkeltoppgaver Utvikle forskningsadministrativt system Kjøpe tilgjengelige prosjektstyringssystem

71 Innledning til diskusjon Reidar Thorstensen Spesialrådgiver IS Svalbard 28. august 2012

72 Diskusjon Hvordan utnytte potensialet i datautveksling mellom systemene? Hvordan kan data benyttes til for eksempel å evaluere forskningssatsing i helseforetakene?

73 Datautveksling Registrere data én gang! Dataimport Periodisk overføring Kun egnet for data som ikke oppdateres ofte Utveksling i sanntid Web-services Ingen forsinkelser

74

75 Datautveksling Hvorfor datautveksling Datakvalitet og -integritet Unngå dobbeltregistreringer og merarbeid Utveksle opplysninger kontra «Alt-i-et-system» Tenk flybillettbestilling Nøkkelen til utveksling er identifikasjonsnumre AMANDUS

76 Autoritative registre Opplysningene oppdateres av dem som har kontroll på og ansvar tilknyttet informasjonen som utveksles Gir konsistente data Viktig å vite kvaliteten på dataene Målsetning: Opplysninger skal bare registreres én gang

77 Utfordringer Styring Eiere av registrene Hvem kan si at dette skal vi gjøre og hvordan Kostnader Hvem får kostnadene, og hvem får fordelene Ikke kunder på samme måte som flypassasjerer Standardisering Tekniske arkitektur og formater. Dato Definisjoner. Prosjektslutt

78 Personer Institusjon Publikasjoner Kanaler Prosjekter Godkjenninger Finansieringer