TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - PROSJEKTET "TRYGG KRIMINALOMSORG"

Transkript

1 DERES DATO DERES REFERANSE 1av 17 VÅR SAKSBEHANDLER Anne Noddeland tlf KRIMINALOMSORGEN REGION NORDØST Postboks LILLESTRØM TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - PROSJEKTET "TRYGG KRIMINALOMSORG" Arbeidstilsynet har i perioden februar til mai 2006 gjennomført tilsyn ved enhetene i Kriminalomsorgen region nordøst. Denne tilsynsrapporten tar for seg de funn vi har gjort og de krav vi vurderer å stille for at uheldige arbeidsmiljøforhold skal utbedres. Sammendrag De ansatte Arbeidstilsynet har hatt kontakt med ved tilsynet, ga uttrykk for at de har viktige og interessante arbeidsoppgaver og at de trives i jobben. Det fremkom imidlertid at ansatte møter mange arbeidsmiljøutfordringer i hverdagen, og at de opplever helsetruende belastninger forbundet med disse utfordringene. Arbeidstilsynet er møtt med til dels store forventninger til at prosjektet Trygg Kriminalomsorg skal bidra til forbedring av arbeidsmiljøtilstanden. Mange har gitt uttrykk for at det er et stort arbeidspress, og at det er betydelig ubalanse mellom de oppgaver som skal løses og de ressurser som er tilgjengelig for å løse dem. Mangelen på soningsplasser er en av faktorene som påvirker ubalansen. Nye oppgaver og større krav til å tilby innhold i soningen, er andre medvirkende faktorer. Mange ansatte føler seg usikre med hensyn til risiko for vold og trusler og det å bli utsatt for manipulasjon. Arbeidstilsynet har i intervjuer med enhetsledere og ansatte fått vite at det er større andel innsatte i fengslene som er psykisk syke sammenlignet med tidligere, og at dette gjør arbeidet svært krevende. Arbeidstilsynet har etter tilsyn i enhetene i Kriminalomsorgen region nordøst funnet avvik knyttet til Kriminalomsorgens systematiske håndtering av helse-, miljø- og sikkerhet. Regionen og flere av enhetene benytter i liten grad det systematiske HMS-arbeidet som verktøy for å fange opp og synliggjøre alvorlige arbeidsmiljøavvik, eller for å prioritere og håndtere forhold der risikoen for uhelse er høyest. Forhold som ikke kan løses på et nivå, ser i liten grad ut til å bli brakt videre til neste nivå i organisasjonen. Konsekvensene av manglende oppfølging av det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet, er at ansatte utsettes for helsebelastninger, både psykiske og fysiske. Arbeidstilsynet vurderer at Kriminalomsorgen region nordøst må gjennomføre helt nødvendige tiltak for å bedre overvåkingen av arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynet krever at Kriminalomsorgen region nordøst må styrke den forebyggende HMS-aktiviteten og iverksette sterkere styring og oppfølging av arbeidsmiljøet. Det må iverksettes tiltak for å forebygge uheldig stressbelastning på de ansatte. For å sikre at tiltakene blir gjennomført varsler vi pålegg. Bakgrunn Arbeidstilsynet fører tilsyn med alle typer virksomheter. De siste årene har vi ønsket å rette søkelys mer mot psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold som årsak til utstøting fra arbeidslivet. Arbeidstilsynet vurderer at arbeid i fengsel er forbundet med høy risiko for POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4193 indre-ostland@atil.no Hamar INTERNETT TELEFAKS Norge

2 2av 17 helseskadelige belastninger. Vi har på denne bakgrunn valgt kriminalomsorgen som en bransje der tilsynsinnsatsen koordineres, og som prioriteres høyt med hensyn til ressurser. Satsningen rettet mot Kriminalomsorgen er forankret i Arbeidstilsynets overordnede mål: Et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle, med trygge tilsettingsforhold og meningsfylt arbeid for den enkelte. Gjennom dette skal det skapes et helsefremmende og inkluderende arbeidsliv. Målene for kampanjen Trygg kriminalomsorg er: Å sikre at Kriminalomsorgen organiserer arbeidet slik at ansatte ikke utsettes for helseskadelige fysiske eller psykiske belastninger og at det drives et systematisk HMS-arbeid med gjennomføring av forebyggende tiltak. Det systematiske arbeidet skal blant annet gi seg utslag i at arbeidstakerne i mindre grad er utsatt for risiko for skader og helseskadelige belastninger som følge av vold, trusler, traumatiske hendelser, eller dårlig arbeidsorganisering. Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS-forskriften) pålegger virksomhetene å ha oversikt over eget arbeidsmiljø. For Kriminalomsorgen region nordøst ligger det en utfordring i å holde oversikt med friomsorgskontorene og med fengsler som er spredt geografisk og som er svært ulike med hensyn til oppgaver og størrelse. Kriminalomsorgen region nordøst har flere retningslinjer og rutiner som skal ivareta håndtering av eget arbeidsmiljø og da særlig utfordringene knyttet til volds- og trusselproblematikk. Arbeidstilsynet har ønsket å se på hvordan Kriminalomsorgen region nordøst i praksis ivaretar lovens krav om systematisk HMSarbeid. Gjennom det arbeid vi har utført så langt, er det vårt mål at de krav vi stiller og den oppmerksomheten vi retter mot Kriminalomsorgen, skal kunne bidra til et bedre arbeidsmiljø for de ansatte i Kriminalomsorgen både på kort og lengre sikt. På kort sikt gjennom å rette opp mangler som kan føre til uhelse, og på lang sikt gjennom å videreutvikle kompetanse og forbedre Kriminalomsorgens rutiner for å ivareta eget arbeidsmiljø. Enheter det er ført tilsyn med Møter med Kriminalomsorgen region nordøst og tilsyn i enhetene ble gjennomført i perioden februar til mai i år slik: 7. februar 2006 Åpningsmøte Kriminalomsorgen region nordøst 9. og 10. februar 2006 Tilsyn - Gjøvik fengsel, jf vedlegg og 20. februar 2006 Tilsyn - Ullersmo fengsel, jf vedlegg og 22. februar 2006 Tilsyn - Hamar fengsel, jf vedlegg februar og 1.mars 2006 Tilsyn - Ilseng fengsel, jf vedlegg 4 2. mars 2006 Tilsyn - Akershus friomsorgskontor, jf vedlegg 5 13.mars 2006 Tilsyn - Hedmark og Oppland friomsorgskontor, jf vedlegg og 22. mars 2006 Tilsyn - Ila fengsel, forvarings- og sikringsanstalt, jf vedlegg og 29. mars 2006 Tilsyn - Vestre Slidre fengsel, jf vedlegg 8 5. og 6. april 2006 Tilsyn - Kongsvinger fengsel, vedlegg 9 2. mai 2006 Oppsummeringsmøte Kriminalomsorgen region nordøst Metode for informasjonsinnsamling Vi har gjennomført tilsyn ved fengslene og friomsorgskontorene og har i perioden møtt ca 90 ansatte i regionen. I tilsynet har vi fokusert på arbeidsmiljøet til fengselsbetjenter, verksbetjenter, og ansatte ved friomsorgskontor som har kontakt med domfelte. Tema for tilsyn har gjennomgående belyst organisering av arbeidet, psykiske og sosiale belastninger og enhetenes systematiske forebyggende arbeid med denne typen arbeidsmiljøforhold. Tilsynet har således ikke samlet informasjon om fysiske arbeidsmiljøforhold.

3 3av 17 Tilsynet i hver enhet ble varslet skriftlig. Tidspunkt for tilsyn i den enkelte enhet ble avtalt med fengselsleder og i gjennomføringen av tilsynene ble det i viss utstrekning tatt hensyn til driften. Arbeidstilsynet mottok dokumentasjon på enhetens HMS-arbeid i forkant av tilsynet. Tilsynene er i form og innhold gjennomført etter samme mal, med åpningsmøte, intervju med leder, intervju av verneombud og ansatte i små grupper og avsluttende møte med muntlig oppsummering av funn. Lokalt hovedverneombud/verneombud ble av Arbeidstilsynet bedt om å plukke ansatte til deltakelse i gruppeintervjuene. Vi har ikke intervjuet vikarer, ekstrabetjenter eller aspiranter. Gruppeintervjuene med ansatte har hatt karakter av samtaler som har tatt utgangspunkt i de ansattes opplevde belastninger. Tema vold og trusler ble behandlet i intervju med ledere og i samtlige gruppeintervjuer med ansatte. Ved oppsummeringen av tilsynet i hver enhet hadde både arbeidsgivers representant og verneombud anledning til å oppklare eventuelle misforståelser og justere det bildet av arbeidsmiljøforholdene i enheten som Arbeidstilsynet hadde dannet seg. Arbeidstilsynet vil takke alle vi har møtt under denne tilsynsrunden, både arbeidsgivers og ansattes representanter. Vi har blitt møtt med åpenhet, tillit og uttalte forventninger om at våre eventuelle krav kan bidra til forbedring av arbeidsmiljøforholdene. Åpenhet om faktiske forhold er en forutsetning for at tilsynene skal ha en funksjon. Den positive innstillingen har selvsagt gjort informasjonsinnsamlingen og den praktiske gjennomføringen av tilsynene enklere, men har også gitt vesentlig læring og inspirasjon til vårt tilsynspersonell. Lovgrunnlag Lov av 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid, stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (HMS forskriften) Beskrivelse av funn og Arbeidstilsynets vurdering I det følgende vil vi beskrive hva Arbeidstilsynet har funnet med hensyn til arbeidsmiljøstandard og HMS-arbeid i Kriminalomsorgen region nordøst. Hensikten med kapitlet er å presentere de arbeidsmiljøfaktorene som påvirker arbeidsmiljøet og å belyse hvordan ansatte opplever arbeidsmiljøet. Arbeidstilsynets vurdering av arbeidsmiljøtilstanden gis i tilknytning til beskrivelsen av belastninger. Videre presenterer vi også vår vurdering av det HMS-arbeid som gjøres i Kriminalomsorgen region nordøst. Arbeidsmiljøtilstanden måles opp mot kravene som stilles i lov og forskrift - gap gir grunnlag for pålegg om forbedrende tiltak. Tilsynet har avdekket forhold som etter Arbeidstilsynet vurdering må forbedres. Varsel om pålegg henviser til forhold som etter Arbeidstilsynets vurdering avviker fra lovens krav og som må endres. I denne tilsynsrapporten vil vi i det vesentlige peke på det som er gjennomgående for enhetene, men for å belyse situasjon ytterligere gir vi enkelte eksempler fra enhetene. Det vises for øvrig til de vedlagte referatene fra tilsyn i hver enhet som kortfattet beskriver de opplevde belastninger i den enkelte enhet, og som beskriver status på HMS-arbeidet i hver enhet. I hvert referat gis en punktvis oppsummering av forbedringsområder for enhetens forebyggende arbeidsmiljøarbeid. Jf vedlegg 1-9. Positive trekk ved arbeidsmiljøet i enhetene Arbeidstilsynet har i det enkelte tilsyn konsentrert seg om hva de ansatte opplever som belastninger i arbeidsmiljøet. Dette er et fokus som flere av de vi har møtt karakteriserer som negativt, men som alle har forståelse for at ligger i Arbeidstilsynets rolle som kontrollorgan. Vi vil likevel peke på at mange av de ansatte vi har møtt har fortalt oss om høy grad av trivsel. Det er et gjennomgående

4 4av 17 trekk at de ansatte i Kriminalomsorgen trives med oppgavene. Videre er det svært mange av de vi har møtt som oppgir at det er godt samhold mellom kolleger og at de anser det som den viktigste trivselsfaktoren. Rammebetingelser påvirker arbeidsmiljøet Arbeidsmiljø i Kriminalomsorgen påvirkes av en rekke faktorer. Påvirkningsfaktorene kan skjematisk deles inn i ytre påvirkningsfaktorer, organisatoriske faktorer og til sist individuelle eller psykososiale forhold. De ytre påvirkningsfaktorene gir rammebetingelsene for den enkelte enhet og kan i liten grad påvirkes av enheten. De interne organisatoriske forhold som påvirker arbeidsmiljøet kan påvirkes av enheten selv, gjennom å iverksette tiltak og sørge for at virksomheten er organisert og innrettet slik at arbeidsmiljøhensyn ivaretas. Med individuelle forhold som påvirker arbeidsmiljøet og opplevelsen av arbeidsmiljøet, mener vi individets forutsetninger og kunnskaper, og relasjonene mellom individene. Dette er forhold som i viss grad kan påvirkes og endres gjennom individuell oppfølging, bevisstgjøring og utvikling av kunnskap og kompetanse. Skjematisk kan dette fremstilles på denne måten: Individ Relasjoner Organisatoriske forhold Rammebetingelser De ytre rammebetingelsene som setter preg på arbeidsmiljøet i fengslene og friomsorgen er blant annet demografiske forhold, økonomiske bevilgninger, politiske beslutninger og endringer i lovverk. Rammebetingelsene avgrenser handlingsrommet til Kriminalomsorgen region nordøst og gir utfordringer med hensyn til arbeidsmiljøutvikling og straffegjennomføring. Det har i tilsynet stadig blitt referert til noen av rammebetingelsene som bakenforliggende årsak til flere av de arbeidsmiljøutfordringer som har blitt beskrevet. Situasjonen med domfelte i kø for å sone har eksistert i flere år, og produksjonskravene som stilles til Kriminalomsorgen region nordøst og dens enheter er høye. Det kreves et gjennomsnittlig belegg på 94 %, noe som ved de fleste enhetene betyr at det er helt fullt hele tiden. Flere enheter har i kortere eller lengre perioder belegg på over 100 %, fordi det foretas dublering på celler. Så vel ledere som ansatte beskriver hvordan det at det er fullt over alt, påvirker arbeidsmiljøet negativt. Arbeidsmiljøet i Kriminalomsorgen påvirkes også av hvem som utgjør innsattbefolkningen. Vi har også fått beskrevet arbeidsmiljøutfordringer knyttet til innsatte med lange straffer, forvaringsdømte, tilhørighet til kriminelle nettverk, større andel utenlandske innsatte og større andel psykisk syke innsatte. Under tilsynet har det videre kommet frem at innsparingskrav og lave investerings- og vedlikeholdsbudsjetter er faktorer som i stor grad påvirker arbeidsmiljøet. Flere vi har intervjuet har pekt på at mediefokus på kriminalomsorgen har påvirket arbeidsmiljøet negativt.

5 5av 17 Ubalanse mellom oppgaver og ressurser Ledere, vernetjeneste, ansatte og tillitsvalgte har alle beskrevet en situasjon som er preget av at det er marginal bemanning i forhold til de oppgaver som forventes utført. Grunnbemanningen er lav, og ved sykefravær eller annet fravær er det ikke slik at alle vakter dekkes opp. Økonomien anses å være svært stram. Noen av enhetene i regionen har de siste årene fått nedskjæringer i sine budsjetter, og for eksempel har både Ila og Ullersmo måttet redusere antall ansatte. Aktivitetsnivået i enhetene er høyt og oppgavene som skal utføres av de ansatte er mange. I tillegg til kravet om svært høyt belegg i fengslene, har kravene om å gi soningen innhold økt. De innsatte skal i størst mulig grad aktiviseres gjennom skole, arbeid, ulike typer programvirksomhet og gjennom fellesskap. Kontaktbetjentarbeidet fordrer tid til samtaler og til å utarbeide dokumentasjon, men mange ansatte gir uttrykk for at det er vanskelig å få tid til å gjøre denne oppgaven så godt som de ønsker. Oppgaven å forebygge ny kriminalitet er krevende. Flere ansatte har omtalt oppgaven som nærmest umulig å løse, ettersom det oftest er mange instanser som tidligere har forsøkt å gjøre noe for de menneskene som blir kriminalomsorgens klienter. Ansatte beskriver hvordan det at innsatte i noen enheter må sitte på dobbeltcelle, dels gjør hverdagen travlere fordi det blir flere å serve, men også at den psykiske belastningen øker fordi de innsatte får forverrede soningsvilkår. Overbelegg og bruk av dobbeltceller øker risikoen for vold mellom innsatte og overfor ansatte. Det er ikke vanlig at bemanningen økes selv om belegget økes. Soningskøen aktualiserer også andre problemstillinger som blir særlig aktuelle ved fengslene med lavere sikkerhetsnivå. Arbeidstilsynet har fått opplyst at fengslene med lavere sikkerhetsnivå, mottar en annen type innsatte enn tidligere, og at utsilingen av innsatte til åpen soning ikke er så streng som før. Innsatte med rusproblemer og psykisk sykdom skal tas vare på i enheter med lav, eller minimal bemanning. Der er også få sikkerhetsforanstaltninger som låste dører og alarmer. Vi fikk vite at det i fjor hadde vært problemer med å fylle plassene i soningsfengslene, og at det derfor var nødvendig å overbooke antall domfelte som ble innkalt til soning. Dette ga den konsekvens at de ofte måtte bruke tid på å skaffe plasser ved andre anstalter, og ressurser på selve flyttingen av innsatte. Dårligere økonomi nødvendiggjør bruk av billigste arbeidskraft og mangelfull oppdekning av ledige vakter. Billigste arbeidskraft er ufaglærte vikarer. De ansatte vi snakket med fortalte at selv om mange av vikarene var flinke, ble vaktene travlere for de faste når det var vikarer på jobb. Dessuten opplevde mange at det var en større psykisk belastning å gå på vakt sammen med vikarer fordi vikarene kanskje ikke visste hva de skulle gjøre i en krisesituasjon. Også på friomsorgskontorene er arbeidspresset stort, og de ansatte beskriver det som på smertegrensen. Dette skyldes endrede rammebetingelser så vel som organisatoriske endringer. Behovet for økt bemanning er meldt fra enhetene til regionen. Arbeidstilsynet har fått opplysninger om mange omstillinger og endringer. Blant disse er ny lov om straffegjennomføring, regionalisering, ny inndeling av anstaltene i ulike risikokategorier, nedbemanning, økning i produksjonskravene, og endring av regler om permisjon/prøveløslatelser for noen grupper innsatte. Noen av omstillingene er gjennomført raskt og har medført nye eller endrede arbeidsoppgaver. Vi har i intervjuer med ledere og med ansatte, hørt at nye oppgaver kommer til uten at ressurser tilføres, og uten at arbeidet eller arbeidsplassen tilrettelegges for endringene. Bruk av lokaler som ikke er tilpasset aktivitetene ser ut til å forsterke ubalansen mellom oppgaver og ressurser. Overfor Arbeidstilsynet kan det ikke dokumenteres at arbeidsmiljøkonsekvensene av de ulike endringene er kartlagt på forhånd. Det er således ikke iverksatt nødvendige forebyggende arbeidsmiljøtiltak.

6 6av 17 Flere ansatte som Arbeidstilsynet har snakket med under tilsynet har fortalt om belastninger som følge av ubalansen mellom ressurser og oppgaver, og noen har fortalt om helseplager i form av vondt i nakke/rygg og søvnproblemer. Vedvarende følelse av utilstrekkelighet, stress og frustrasjon over at man ikke får gjort et så godt faglig arbeid som man ønsker, er belastninger som i seg selv eller i samvirkning med andre arbeidsmiljøfaktorer, kan føre til uhelse. Ubalansen mellom ressurser og oppgaver kan i viss grad ses på som et hovedproblem med hensyn til arbeidsmiljø og fare for uhelse. Dette fordi det trengs både tid og ressurser til å gjennomføre tiltak for å motvirke uhelse på grunn av de andre belastningene som ansatte opplever, for eksempel risiko for vold eller lange vakter. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidet skal planlegges, utformes og tilrettelegges slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger jf AML 4-1 (2). Arbeidstilsynet har gjennom intervjuer med ansatte og enhetsledere fått vite at det i flere enheter er ubalanse mellom oppgaver og ressurser i en utstrekning som kan forårsake uhelse for arbeidstakere. Arbeidstilsynet legger disse opplysningene til grunn når vi vurderer det nødvendig å gjennomføre tiltak for å redusere belastningene som følge av denne ubalansen. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 1. Arbeidsmiljøloven stiller også krav om at arbeidsgiver under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten skal vurdere om arbeidsmiljøet vil være forsvarlig og iverksette tiltak dersom det er nødvendig jf Aml 3-1(2) bokstav d. Tilsynet har vist at omstilling og endringer med innvirkning på arbeidsmiljøet er gjennomført uten at arbeidsmiljøkonsekvensene er vurdert på forhånd. Dette har bidratt til en økt stressbelastning for mange ansatte. Arbeidstilsynet vurderer på bakgrunn av dette at Kriminalomsorgen må utarbeide rutiner som sikrer at arbeidsmiljøkonsekvenser av endringer kartlegges og risikovurderes slik at nødvendige forebyggende tiltak iverksettes. Dette må gjøres på alle nivåer i organisasjonen som blir berørt av endringen. Vurderingen av hvilke konsekvenser endringer vil ha for arbeidsmiljøet må gjøres både når det gjelder endringer og omstillinger besluttet internt i kriminalomsorgen, og når endringen initieres av andre aktører. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 2. Risiko for vold og trusler Arbeidstilsynet har gjennom dokumentasjon og i intervjuer søkt å danne seg et bilde av situasjonen med hensyn til risiko for vold og trusler mot ansatte. Vi har spurt etter forebyggende tiltak, rutiner for registrering og oppfølging av hendelser. Vi har også forsøkt å få en oppfatning om de normer og den kultur som preger ledernes og ansattes oppfatninger av risiko for vold og trusler i Kriminalomsorgen. Forebyggende tiltak Kriminalomsorgen har gjennom satsningen på Sikkerhet i Kriminalomsorgen (SIK), satt søkelys på forebygging av hendelser. De fleste enhetene i regionen hadde, på det tidspunkt tilsynene ble utført, gjennomgått kursdelen av programmet. Videre har Kriminalomsorgen gjennom Registreringsskjema Vold og trusler mot tilsatte i kriminalomsorgen utarbeidet et system for registrering av hendelser som passer godt for virksomheten. Etter gjennomgang av den dokumentasjon vi har blitt forelagt samt intervjuer med ledere og ansatte, er det vårt inntrykk at aktivitetene under overskriften SIK i mange enheter ses på som atskilt fra systematisk HMS-arbeid. Likedan at registrerte vold og trusselhendelser i liten grad avvikbehandles i enhetene og på den måten gjøres til et verdifullt element i forbedringsarbeidet. Det finnes skriftlige rutiner for

7 7av 17 oppfølging av ansatte etter hendelser. Rutinene er kjent de fleste steder, men blir ikke alltid fulgt. Med hensyn til opplæring i å takle uønskede hendelser, har de faglærte fått slik opplæring gjennom utdannelsen, mens det for vikarer og ufaglærte må gis opplæring lokalt. Hvilken opplæring vikarene får med hensyn til å forstå og håndtere risiko for vold og trusler, varierer. Vi har fått vite at kunnskap om konfliktløsning, trening og fysiske øvelser (pasifisering) i å takle ulike typer hendelser, gjør at ansatte opplever større grad av trygghet. Med hensyn til gjennomføring av slik trening får vi opplyst at dette er et savn i flere enheter. Noen enheter har sjelden eller aldri øvelser, mens i andre enheter planlegges øvelser, men treningen blir avlyst fordi de ansatte må utføre andre oppgaver. Opplevelse av risiko for vold og trusler Med hensyn til ansattes opplevelse av risiko for vold og trusler som en belastning i arbeidsmiljøet, har Arbeidstilsynet gjennom tilsynet fått vite at opplevelsen er betinget av flere forhold. For eksempel hvorvidt fengslet er åpent eller lukket, hva de innsatte i hovedsak er dømt for, innsattes psykiske tilstand og videre organisatoriske forhold som hvor mange ansatte som er på jobb og deres samlede erfaring med å takle uønskede hendelser. I de fleste enhetene i regionen er det et fåtall volds- og trusselhendelser som er registret på det særskilte skjema. Samtidig er det mange, både ledere og ansatte, som mener at det er underrapportering av hendelser i fengslene. Ved friomsorgskontorene er det etter det Arbeidstilsynet får opplyst, få volds- eller trusselhendelser. Lederne og de ansatte ved friomsorgskontorene som vi har intervjuet i forbindelse med tilsyn, sier at de ikke opplever vold og trusler som et stort problem. For friomsorgskontorene er det utarbeidet instrukser som vektlegger forebygging av risiko. Mange av de fengselsansatte vi har snakket med gir uttrykk for at trusler er en del av hverdagen. Vi har fått vite at kompetansen i å roe ned og avverge situasjoner har blitt bedre de seneste årene, men atde fulle fengslene påvirker sikkerheten negativt. Det at det er fullt overalt gir økt spenning og mindre mulighet til å påvirke sammensetning av innsatte. En av fengselslederne sa i forbindelse med oppsummeringen etter tilsynet: Det kommer til å skje et drap, og det er ikke usannsynlig at det kommer til å skje her. De ansatte beskriver det gjennomgående som en stor psykisk belastning å måtte beholde en truende eller manipulerende innsatt i enheten, fordi det ikke er noe sted å flytte ham. Vi får også høre at når innsatte som truer eller manipulerer ikke blir flyttet, kan arbeidsmiljøet bli forverret ved rapportering. Den som har rapportert blir mer utsatt for utagerende atferd eller for mer skjulte trusler fra innsatte. De ansatte gir videre uttrykk for at det er en sammenheng mellom bemanning og hvor mye de må tåle av uønsket atferd. Mange ansatte uttrykker at de ikke vet hvordan slike opplevelser kan påvirke dem på sikt, og flere er opptatt av senskader etter så vel enkeltstående traumatiske hendelser som etter år med det som ble kalt småtrusler. Alenearbeid og opplevd risiko På grunn av lav bemanning og høyt aktivitetsnivå forekommer alenearbeid i fengslene. I intervju med ansatte i enkelte av enhetene, får vi opplyst at alenearbeid foregår også i situasjoner der det ifølge kriminalomsorgens retningslinjer skulle være to, som for eksempel ved fremstillinger og kontroll etter besøk. Ansatte ved flere enheter gir uttrykk for at aktivisering av innsatte kan foregå i strid med interne regler og retningslinjer, og at denne skjer på bekostning av ansattes opplevelse av sikkerhet. Vi fikk vite at mange verksbetjenter opplever situasjoner der de er alene på et verksted med en gruppe innsatte, som psykisk belastende. Både verksbetjenter og fengselsbetjenter ga uttrykk for at grensesetting er mye vanskeligere når man er alene med innsatte. De ansatte som arbeider alene, er avhengig av teknisk utstyr for å komme i kontakt med kolleger. I tillegg til risiko for vold og trusler, er også risiko for andre hendelser som brann eller akutt syke innsatte en særlig belastning for de som arbeider alene.

8 8av 17 Under tilsyn med friomsorgen får Arbeidstilsynet opplyst at risiko for vold og trusler i forbindelse med alenarbeid er redusert gjennom ulike organisatoriske tiltak som for eksempel at det er flere tilstede ved første samtale med en klient og at møter utenfor kontoret foregår i politiets lokaler. Den enkelte avgjør hva som er en trussel I flere av enhetene synes det som om oppfatningene vedrørende vold og trusler mot ansatte er at trusler er en del av hverdagen og videre at man venner seg til det. Arbeidstilsynet har gjennom intervjuer med ledere og ansatte i enhetene, fått vite at det til tross for definisjonene av ulike typer vold som finnes på registreringsskjema, er det opp til den enkelte å avgjøre hva som er å anse som en trussel som skal rapporteres og registreres. Det er dermed i stor grad den enkelte, ikke organisasjonen som legger lista for hva som skal tolereres av psykisk-, verbal-, nonverbal- eller sosial vold. Flere steder beskriver de ansatte kulturen som litt macho. Arbeidstilsynet har fått vite at det å snakke om følelser og reaksjoner, kan være vanskelig enkelte steder, selv om mange sier at dette har endret seg mye de siste årene. Arbeidstilsynet vil fremheve at det i en organisasjon med felles grunnholdninger blir mer naturlig å fokusere på organisering og tilrettelegging for å forebygge vold, enn på hvorvidt den enkelte takler uønskede hendelser. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøloven stiller krav til at arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten jf 4-3(2) og videre at arbeidstaker så langt det er mulig skal beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre jf 4-3(4). Fra forskning vet vi at arbeidstakere som utsettes for trusler eller vold kan pådra seg alvorlige helseskader. Det gjelder rent fysiske skader, men også psykiske belastninger. I verste fall kan de psykiske belastningene bli svært dramatiske og føre til langvarige og yrkeshemmende plager. Likeledes er det viktig å være klar over at selve frykten for å bli utsatt kan medføre de samme belastninger. Arbeidstilsynet har i møter og intervjuer blitt gjort kjent med at ansatte i flere enheter opplever utrygghet på grunn av risiko for vold og trusler og at utryggheten er større når den ansatte arbeider alene. Vi legger disse opplysningene til grunn for vår vurdering. Arbeidstilsynet mener det er nødvendig å gjennomføre tiltak for å forebygge uhelse som følge av arbeidssituasjoner som oppleves som utrygge. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 3. Arbeidets art, manipulerende innsatte med mer Arbeidstilsynet har i alle enheter fått høre at andelen psykisk syke innsatte/domfelte har økt. De ansatte beskriver det slik at dette er en gruppe innsatte som passer dårlig inn i kriminalomsorgens enheter. De har behov som kriminalomsorgen i liten grad kan dekke. Flere ansatte gir uttrykk for at det er en belastning å se syke innsatte som ikke får tilstrekkelig hjelp. Dette er en gruppe der rusbruk, selvskading og fare for selvdrap er aktuelle problemstillinger som de ansatte må håndtere. Arbeidstilsynet har i intervjuer med ansatte, også fått høre at en del innsatte oppleves som særlig krevende og ofte sterkt manipulerende. Dette kan være innsatte med tilknytning til kriminelle nettverk eller med massive personlighetsforstyrrelser. De ansatte beskriver det som psykisk belastende når manipulasjonen eller behov for grensesetting pågår over tid. Språk og kulturforskjeller kan gjøre arbeidet enda mer krevende. I sitt arbeid med domfelte og med innsatte møter de ansatte i friomsorgen og fengslene mange skjebner og hører mange triste historier. Ansatte beskriver at det i blant er vanskelig å koble av når man har fri, og at perioder med nattevakt for fengselsbetjentene kan føles som en nødvendig skjerming fra kontakt med innsatte. Belastningene som følge av klientkontakt forebygges i noen grad gjennom kompetansehevende tiltak som for eksempel veiledning, eller organisatoriske tiltak som forsterket bemanning, eller

9 9av 17 individuell tilrettelegging. I noen enheter er det laget en kollegastøtteordning basert på frivillighet. Mange ansatte vi har snakket med under tilsynet gir uttrykk for at det er ønskelig med veiledning. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd jf Aml 4-1(1) og det påligger virksomheten en plikt til å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Arbeidstilsynet har kunnskap om at ansatte som arbeider med mennesker (brukere, klienter, pasienter osv) ofte er engasjert i sitt arbeid og strekker seg langt. Arbeid med mennesker i vanskelige situasjoner eller med omfattende hjelpebehov kan forårsake opplevelse av utilstrekkelighet hos de som skal hjelpe. Fra tilsyn i andre virksomheter som sosialkontor, skoler og barnevern er vi kjent med at ansatte kan oppleve å møte veggen, eller bli utbrent. Arbeidstilsynet har i intervjuer med ansatte fått vite at dette er en aktuell problemstilling i kriminalomsorgen og legger disse opplysningene til grunn når vi vurderer at dette er en arbeidsmiljøfaktor som kriminalomsorgen må kartlegge og vurdere risiko forbundet med. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 4. Nattarbeid og lange vakter Arbeid i fengsel er for en stor andel av de ansatte forbundet med døgnkontinuerlig skiftarbeid. Det er inngått særavtale om arbeidstid mellom partene på sentralt nivå, mens turnuser utarbeides og forhandles lokalt. Det er vanlig med tredelt skift på hverdager og to skift i helgene, altså 12 timers vakt. Arbeidshelger med mer enn 30 timer fra fredag til søndag, er vanlig. Det er også vanlig at turnusen er lagt opp med en lengre friperiode i 5-6 dager i løpet av turnusperioden. Bytting av vakter er vanlig. Noen steder byttes vakter slik at ansatte går doble vakter, mens i andre enheter reguleres dette strengere. I noen enheter er det såkalte timebankordninger. Den ansatte så å si bytter vakt med arbeidsgiver; det vil si går en vakt når arbeidsgiver har behov for det mot å få fri på et senere tidspunkt. Arbeidstilsynet har ikke i denne omgang sett på de enkelte turnuser eller kontrollert timelister. Vårt fokus har vært hvilke organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøfaktorer som oppleves som belastende av de ansatte. I alle enhetene med turnusarbeid har vi fått høre om ansatte som opplever dette som en belastning. Det er spesielt lange vakter og nattarbeidet som oppleves belastende. Flere har fortalt om ulike fysiske og psykiske plager forbundet med nattarbeid og lange arbeidsdager f eks søvnproblemer og mageproblemer. Vi har fått vite at helseplagene hos flere har kommet i års alderen. Ved flere av enhetene gir lederne uttrykk for at det finnes muligheter for individuell tilrettelegging slik at en arbeidstaker for eksempel ikke går nattevakt. Vi har fått vite at det likevel er få ansatte som ønsker ren dagtjeneste, og at den viktigste årsaken til det er at inntekten da reduseres. Noen oppgir også andre årsaker til å velge fortsatt turnustjeneste, som for eksempel friperiodene eller nattjenesten som gir mulighet til å hente seg inn etter perioder med krevende klientkontakt. Flere sier de ikke hadde orket ren dagtjeneste med innsattkontakt hele tiden. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd jf Aml 4-1(1), og det påligger virksomheten en plikt til å kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene, utarbeide planer og iverksette tiltak for å redusere risikoen. Det er kjent fra forskning at døgnkontinuerlig skiftarbeid øker risiko for sykdom blant annet hjerte-

10 10 av 17 /karsykdommer. Professor Torbjørn Åkerstedt ved Karolinska Institutet i Stockholm har forsket på nattarbeid og skiftarbeid. Han oppgir at etter år med skiftarbeid er risikoen for hjerte- /karsykdommer nær 50 % høyere enn hos resten av befolkningen. Etter 5-6 år med skiftarbeid øker sjansen for mage- og tarmsykdommer.1 Arbeidstilsynet har fått høre om ansatte i kriminalomsorgen som opplever helseplager forbundet med skiftarbeid, og vi legger dette til grunn for vår vurdering. Kriminalomsorgen må kartlegge og vurdere risiko forbundet med denne faktoren i arbeidsmiljøet og det må etableres rutiner som sikrer at de helsemessige konsekvensene av turnusordninger jevnlig vurderes. Vi viser til varsel om pålegg, jf 4. Systematisk forebyggende arbeid Arbeidstilsynet har gjennom innhentet dokumentasjon, innledende møte med regionledelsen og tilsyn i enhetene søkt å få oversikt over det forebyggende HMS-arbeidet; rutiner for kartlegging og risikovurdering, prioritering og gjennomføring av forbedrende tiltak, rutiner for håndtering av avvik samt system for informasjonsutveksling mellom nivåene i organisasjonen. Beskrivelse av funn Det finnes en sentralt utarbeidet retningslinje for internkontroll i kriminalomsorgen men denne benyttes i liten grad som ramme for HMS-arbeidet i regionen og underliggende enheter. Det er stor variasjon mellom enhetene med hensyn til systematiske og forebyggende aktiviteter på arbeidsmiljøområdet. Den lokale leders syn på, kunnskap om, og interesse for arbeidsmiljøarbeid er av vesentlig betydning. Det fysiske arbeidsmiljøet følges opp gjennom vernerunder i de fleste enheter. Med hensyn til de psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøfaktorene kan gjennomført kartlegging, risikovurdering og oppfølging i svært liten grad dokumenteres. I enkelte enheter gjennomføres det kartlegginger i form av oppsummering etter medarbeidersamtaler eller i form av spørreundersøkelser, men disse følges ikke opp med risikovurderinger og planer for gjennomføring av tiltak. Dette gjelder i en viss utstrekning også trivselsundersøkelsene som regionen de siste årene har gjennomført blant de ansatte. Spørsmålene i undersøkelsen omhandler flere faktorer som er av betydning for det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet. Hensikten med undersøkelsen er at den skal være et hjelpemiddel i forbedringsarbeidet. Det kan overfor Arbeidstilsynet ikke dokumenteres at resultatene fra denne undersøkelsen er fulgt opp med risikovurdering og gjennomføring av tiltak for å redusere risikoforholdene. Dermed blir indikasjoner på belastende arbeidsmiljø fra undersøkelsen i liten grad tatt tak i verken på enhetsnivå eller regionnivå. Enhetene rapporterer regelmessig til regionen sykefravær målt i prosent. Det fremgår ikke av dokumentasjonen forelagt Arbeidstilsynet hvor stor del av fraværet som er arbeidsrelatert. For å sikre aktivitet med hensyn til utvikling og forbedring av arbeidsmiljøet på enhetsnivå, er man avhengig av jevnlig rapportering på HMS-parametre og intern kontroll som sikrer at retningslinjer følges opp i praksis. Regionen kan ikke dokumentere at HMS-arbeidet organisert som et system med klare ansvarsforhold og tydelige rapporteringsveier. Med unntak av tall for sykefravær målt i prosent og registreringsskjema for vold og trusler, er det lite informasjon om HMS-tilstanden som bringes fra enhetene til regionnivå og derfra videre til KSF. På bakgrunn av informasjon fremkommet i intervju ved enhetsledere og lokale verneombud har Arbeidstilsynet fått oppfatningen, at det ikke er systematikk i å melde fra oppover i organisasjonen om uheldige forhold som enhetene ikke kan løse selv. Dette kan etter Arbeidstilsynets oppfatning medføre at kunnskap om alvorlige arbeidsmiljøforhold ikke når fram til det nivået i kriminalomsorgen som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Under tilsynene har det fra ansatte blitt uttrykt frustrasjon over at uheldige forhold ikke forbedres, og i flere enheter gir ansatte uttrykk for at de 1 Arbeidervern Nr s 4, se vedlegg 10

11 11 av 17 ikke blir hørt når de sier fra om feil og mangler. Samtidig har det fra enhetsledernes side blitt pekt på at handlingsrommet er avgrenset av de rådende rammebetingelsene, noe som gjør det vanskelig å gjøre noe med de uheldige forhold. Verneombudene ser ut til å ha en viss en grad av medvirkning når det gjelder fysisk arbeidsmiljø og tiltak for å forbedre dette, men de deltar i liten grad i forebyggende arbeid med psykososiale og organisatoriske forhold. Det er ikke vanlig at verneombud og leder har faste møter for å drøfte arbeidsmiljøforhold i enheten og planlegge HMS-aktiviteter. Arbeidstilsynets vurdering Arbeidsmiljølovgivningen pålegger arbeidsgiver å ha systemer som ivaretar helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet i virksomheten. Aml 3-1 og HMS-forskriften 4. Systematisk arbeid med helse, miljø og sikkerhet er en viktig del av arbeidsgivers mulighet til å forebygge dårlig arbeidsmiljø og dårlig helse hos de ansatte. HMS-systemene skal være tilpasset de oppgaver og den organisering virksomheten har. Ved den årlige gjennomgangen av HMS-systemet bør det etter Arbeidstilsynets vurdering fokuseres på aktivitet og dokumentasjon av denne. Vi minner om at den som er ansvarlig for virksomheten må foreta jevnlig overvåkning og vurdering av det totale helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Slik kan arbeidsgiver forsikre seg om at HMS-arbeidet gir forventede resultater, og at svikt som krever korrigering avdekkes. Arbeidstilsynet har ved gjennomgang av HMSdokumentasjon fra regionen og enhetene og gjennom intervjuer med enhetsledere og ansatte, avdekket betydelige mangler i det systematiske HMS-arbeidet i regionen både med hensyn til aktiviteter som kartlegging, risikovurdering og gjennomføring av tiltak på bakgrunn av risikovurdering. Kriminalomsorgen region nordøst har ikke etablert et system for behandling av HMS-avvik. Dokumentasjon på gjennomført HMS-aktivitet er mangelfull, og det er ikke etablert et HMS-system som sikrer at informasjon om arbeidsmiljøavvik formidles til det nivå som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Verneombudenes medvirkning i det forebyggende arbeid med psykososiale og organisatoriske forhold kan i liten grad dokumenteres. Vi legger disse funn til grunn for vår vurdering og varsler på bakgrunn av dette pålegg vedrørende etablering av systematisk HMS-arbeid. Vi viser til varsel om pålegg, jf pålegg 5 og 6. Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og sette vilkår i henhold til arbeidsmiljøloven 18-6(1) og (6). Med bakgrunn i det vi har beskrevet og vurdert over, samt vedlagte referater fra tilsyn i enhetene, varsler Arbeidstilsynet seks pålegg. Samtlige pålegg gis til regionens ledelse. Våre krav er av generell karakter, noe som innebærer at vi krever forbedringer ved alle enheter der de nevnte forhold ikke er tilfredsstillende. Det er regionens ledelse som er ansvarlig for å formidle påleggene til alle aktuelle enheter og sørge for gjennomføring av påleggene. Arbeidstilsynet varsler følgende pålegg: 1. Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak - Ubalanse mellom oppgaver og ressurser. Kriminalomsorgen region nordøst v/ regiondirektøren skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder balansering mellom arbeidsmengde/arbeidsoppgaver og tilgjengelige ressurser til enhver tid, og iverksette nødvendige tiltak slik at ansatte ikke utsettes for vedvarende uheldig psykisk eller fysisk belastning på grunn av ubalansen mellom oppgaver og ressurser. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, tiltaksplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid jf pålegg 6.

12 12 av 17 Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 6 Arbeidsmiljøloven 4-1(1) og (2) Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan) Frist vil bli: 1. september 2007 (tiltak gjennomført) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har avdekket at det i flere enheter er ubalanse mellom oppgaver og ressurser i en utstrekning som kan forårsake uhelse for arbeidstakere. Arbeidstilsynet mener det er nødvendig å gjennomføre tiltak slik at ansatte ikke utsettes for vedvarende uheldige belastninger som følge av denne ubalansen. For nærmere beskrivelse av forhold som ligger til grunn for pålegget se avsnittet Ubalanse mellom oppgaver og ressurser s 5-6 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Gjennomført kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan for alle nivåer og enheter i regionen - Hvilke tiltak som er iverksatt for å redusere vedvarende uheldige belastningene - Verneombudenes medvirkning i prosessen for å oppfylle pålegget 2. HMS-rutiner Risikovurdering i forbindelse med endring og omstilling Kriminalomsorgen region nordøst v/regiondirektør skal iverksette HMS-rutiner som sikrer at det i forkant av omstilling eller endring, foretas vurdering av arbeidsmiljøkonsekvensene (risikovurdering) og at det iverksettes hensiktsmessige tiltak. Rutinene skal være tilpasset det nivået i regionen der omstillingen eller endringen iverksettes, og skal sikre at negative arbeidsmiljøkonsekvenser blir formidlet til det beslutningsnivået i Kriminalomsorgen som kan iverksette nødvendige tiltak. Rutinene må sikre at risikovurderingen foretas både når omstillingen eller endringen er besluttet innenfor Kriminalomsorgen og når den er initiert av andre aktører. Rutinene skal dokumenters skriftlig og inngå i regionens systematisk HMS-arbeid, jf pålegg 6 Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 6 og 7 Arbeidsmiljøloven 3-1 (2) bokstav d Frist vil bli: 1. januar 2007 Begrunnelse: Tilsynet har vist at omstilling og endringer med innvirkning på arbeidsmiljøet er gjennomført uten at arbeidsmiljøkonsekvensene er vurdert på forhånd. Dette har bidratt til økt stressbelastning for mange ansatte.. For nærmere beskrivelse av forhold som ligger til grunn for pålegget se avsnittene Rammebetingelser påvirker arbeidsmiljøet og Ubalanse mellom oppgaver og ressurser s 4-6 over. Regionen må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Rutinene for risikovurdering i forbindelse med ulike omstillinger og endringer. Rutinene må vise når, hvordan og på hvilke nivå risikovurderingen foretas. - Hvordan det er gitt opplæring i bruk av rutinen - Hvordan verneombud har medvirket i prosessen med å oppfylle pålegget

13 13 av Gjennomføring av risikovurdering og iverksetting av tiltak Vold og trusler Kriminalomsorgen region nordøst v/regiondirektør skal gjennomføre risikovurdering når det gjelder vold og trusler mot ansatte og gjennomføre nødvendige tiltak for å forebygge uhelse som følge av uttrygghet i arbeidssituasjonen. Risikovurderingen skal på bakgrunn av kartlegging av både mulige hendelser (avvik) og faktiske hendelser (avvik) vedrørende vold og trusler. På bakgrunn av risikovurderingen skal det besluttes nødvendige tiltak og utarbeides planer for gjennomføring av tiltak. I henhold til planene skal tiltak gjennomføres for å forebygge helsebelastningene for de ansatte både på kort og lang sikt. Dokumentasjonen på kartlegging, risikovurdering, handlingsplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionenes systematiske HMS-arbeid jf pålegg 6 Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr 6 Arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 4-3 (2) Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan) Frist vil bli: 1. september 2007 (tiltak gjennomført) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet blitt gjort kjent med at ansatte i flere enheter i kriminalomsorgen region nordøst opplever utrygghet på grunn av risiko for vold og trusler og at utryggheten er større når den ansatte arbeider alene. For nærmere beskrivelse av forhold som ligger til grunn for pålegget se avsnittet Risiko for vold og trusler s 6-8 over. Regionene må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle aktuelle nivåer og enheter i regionen. - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget. 4. Gjennomføre risikovurdering og iverksette tiltak organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø Kriminalomsorgen region nordøst v/ regiondirektør skal vurdere risiko for uhelse forbundet med organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø i kriminalomsorgen og iverksette nødvendige tiltak på bakgrunn av risiko. Stressfaktorene må kartlegges og de fysiske og psykiske belastningene må vurderes enkeltvis og samlet. På bakgrunn av kartlegging av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø skal regionen gjennomføre vurdering av risiko for uhelse og med utgangspunkt i vurderingen utarbeide tiltaksplaner. Tiltak for å forebygge belastninger for de ansatte på grunn av psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøforhold, skal gjennomføres i henhold til planene. Dokumentasjon på kartlegging, risikovurdering, tiltaksplan og gjennomførte tiltak skal inngå i regionens systematiske HMS-arbeid, jf pålegg 6. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr. 6 Arbeidsmiljøloven 4-1 (1) og (2) og 4-3

14 14 av 17 Frist vil bli: 1. mars 2007 (kartlegging, risikovurdering og tiltaksplan) Frist vil bli: 1. september 2007 (tiltak gjennomført) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet fått vite at arbeidet med klienter i kriminalomsorgen som kan forårsake opplevelse av utilstrekkelighet hos de ansatte og at det er en aktuell problemstilling at ansatte kan bli utbrent. Forholdet beskrives nærmere i avsnittet Arbeidets art s 8-9 over. Videre har tilsynet avdekket at mange ansatte opplever helsebelastninger forbundet med turnusarbeid. Dette forholdet beskrives i avsnittet Nattarbeid og lange vakter s 9-10 over. Regionene må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Gjennomført kartlegging, risikovurdering, planer for tiltak og at tiltak er gjennomført i henhold til planene for alle aktuelle nivåer og enheter i regionen. - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 5. HMS-rutiner verneombudets medvirkning i det systematiske HMS-arbeidet Kriminalomsorgen region nordøst v/regiondirektøren skal iverksette HMS-rutiner som sikrer at verneombud på alle nivåer i regionen tas med på råd og vurderinger under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet (fysisk, organisatorisk og psykososialt). Verneombudet skal medvirke ved etablering, utøvelse og vedlikehold av det systematiske HMS-arbeidet. Rutinene må vise i hvilke fora verneombudsmedvirkningen skal foregå, herunder forum for kontakt mellom leder og verneombud på alle nivåer i regionen. Rutinene skal dokumenteres skriftlig og inngå i regionens systematiske HMS-arbeid jf pålegg 6. Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsmiljøloven 6-2-(4) Frist vil bli: 1. januar 2007 Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsynet fått vite at verneombudene i liten grad deltar i forebyggende arbeid. Det er ikke etablert fora for verneombudsmedvirkning på alle nivå og i alle enheter. Forholdet beskrives i avsnittet Systematisk forebyggende arbeid s 11 over. - Regionene må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - Rutinene for verneombudsmedvirkning i det systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen - Instruksjon om rutinene på alle nivåer i regionen - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget 6. Innføre HMS-system og uttøve systematisk HMS- arbeid (internkontroll) Kriminalomsorgen region nordøst v/regiondirektøren skal sørge for at det innføres og uttøves systematisk HMS-arbeid på alle nivåer og i alle enheter i regionen. HMS-systemet skal tilpasses virksomhetens art og omfatte fysiske, organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøforhold.

15 15 av 17 Det systematiske HMS-arbeidet skal omfatte krav i arbeidsmiljølovgivningen. HMS-systemet skal ha kanaler og rapporteringsrutiner som sikrer informasjonsflyt både horisontalt og vertikalt i linjen i kriminalomsorgen. Det systematiske HMS-arbeidet skal dokumenters skriftlig Hjemmel: Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter 4 og 5 Arbeidsmiljøloven 3-1 Frist vil bli: 1. april 2007 (HMS-dokumentasjon Frist vil bli: 1.november (etablering av system) Begrunnelse: Arbeidstilsynet har gjennom tilsyn avdekket betydelige mangler i det systematiske HMS-arbeidet i regionen både med hensyn til aktiviteter som kartlegging, risikovurdering og gjennomføring av tiltak på bakgrunn av risikovurdering. Kriminalomsorgen region nordøst har ikke etablert et system for behandling av HMS-avvik. Dokumentasjon på gjennomført HMS-aktivitet er mangelfull og det er ikke etablert et HMS-system som sikrer at informasjon om arbeidsmiljøavvik formidles til det nivå som har tilstrekkelig myndighet til å iverksette tiltak. Forholdet beskrives nærmere i avsnittet Systematisk forebyggende arbeid s over. Regionene må i sin tilbakemelding til Arbeidstilsynet skriftlig dokumentere: - HMS-dokumentasjon i henhold til 5 i HMS-forskriften - Instruksjon om det systematiske HMS-arbeidet på alle nivåer i regionen, herunder opplæring i praktisk gjennomføring - Hvordan regiondirektøren sikrer at det systematiske HMS-arbeidet fungerer på alle nivåer i regionen - Verneombudenes medvirkning i prosessen med å oppfylle pålegget. Orientering om videre saksgang Kriminalomsorgen region nordøst gis frist til 5. oktober 2007 til å uttale seg om de pålegg som er varslet. Vi ber om at de angitte fristene også vurderes i forbindelse med tilbakemeldingen. Vi gjør oppmerksom på at begge parter (leder og verneombud) kan komme med sine kommentarer til de varslede pålegg. Det er en fordel om partene koordinerer tilbakemeldingen slik at arbeidsgivers representanter hovedverneombud og verneombud ved de enheter som har hatt tilsyn gis mulighet til å uttale seg. Arbeidstilsynet imøteser en samlet tilbakemelding inne fristen. Hører vi ikke noe fra regionen innen fristen, vil det bli fattet vedtak om pålegg i tråd med det som er beskrevet i varslet. Arbeidstilsynet vil holde Kriminalomsorgens sentrale forvaltning orientert om de funn vi gjør ved Kriminalomsorgen region nordøst. Vedrørende spørsmål eller behov for veiledning Dersom det er spørsmål eller behov for veiledning i tilknytning til varsel om pålegg, kan seniorinspektør Anne Noddeland kontaktes på telefon eller på e-post anne.noddeland@atil.no, alternativt seniorinspektør Jan Helge Østnæs på telefon eller e-post jan-helge.oestnaes@atil.no

16 16 av 17 Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Per Rasmussen Regiondirektør Anne Noddeland seniorinspektør Kopi til: Hovedverneombud v/ Postboks Kongsvinger Kriminalomsorgen Kongsvinger fengsel Hovedverneombudet v/ Postboks Østerås Kriminalomsorgen Ila fengsel, forvarings- og sikringsanstalt Kriminalomsorgen Ila fengsel, Postboks Østerås forvarings- og sikringsanstalt Hovedverneombud v/ Postboks Kløfta Kriminalomsorgen Ullersmo fengsel Kriminalomsorgen Ullersmo fengsel Postboks Kløfta v/direktøren Kriminalomsorgen Kongsvinger fengsel Postboks Kongsvinger v/ fengselsleder Kriminalomsorgen Hedmark og Postboks Lillestrøm Oppland friomsorgskontor v/friomsorgsleder Verneombudet v/ Kriminalomsorgen Postboks Lillestrøm Hedmark og Oppland friomsorg Kriminalomsorgen Akershus Postboks Lillestrøm friomsorgskontor v/friomsorgsleder Verneombudet v/kriminalomsorgen Postboks Lillestrøm Akershus friomsorgskontor Hovedverneombud/verneombud Postboks Ilseng Kriminalomsorgen Ilseng fengsel Kriminalomsorgen Ilseng fengsel Postboks Ilseng v/fengselsleder Hovedverneombud Postboks Hamar v/ Kriminalomsorgen Hamar fengsel Kriminalomsorgen Hamar fengsel Postboks Hamar v/fengselsleder Kriminalomsorgens sentrale forvaltning Postboks 8005 Dep Oslo Hovedverneombud/verneombud Skolegata Gjøvik v/ Kriminalomsorgen Gjøvik fengsel Kriminalomsorgen Gjøvik fengsel Skolegata Gjøvik v/ fengselsleder Hovedverneombud i Kriminalomsorgen c/o KRUS Kriminalomsorgen vestre Slidre fengsel v/fengselsleder Verneombud v/ Kriminalomsorgen Vestre Slidre fengsel Postboks 6138 Etterstad 0062 Oslo 2690 Røn 2690 Røn

17 17 av 17 Vedlegg: Vedlegg 1-9 er unntatt offentlighet i henhold til reglene i Lov om offentlighet i forvaltningen 6 bokstav a. 1. Referat fra tilsyn Gjøvik fengsel 2. Referat fra tilsyn Ullersmo fengsel 3. Referat fra tilsyn Hamar fengsel 4. Referat fra tilsyn Ilseng fengsel 5. Referat fra tilsyn Akershus friomsorgskontor 6. Referat fra tilsyn Hedmark Oppland friomsorgskontor 7. Referat fra tilsyn Ila fengsel, forvarings- og sikringsanstalt 8. Referat fra tilsyn Vestre Slidre fengsel 9. Referat fra tilsyn Kongsvinger fengsel 10. Kopi av artikkel Arbeidervern Nr