Dokumentasjon og godtgjørelse - fosterhjem og besøkshjem

Transkript

1 Trondheim kommunerevisjon Rapport 2/2015 R Dokumentasjon og godtgjørelse - fosterhjem og besøkshjem

2

3 Forord Trondheim kommunerevisjon har i denne regnskapsrevisjonen undersøkt dokumentasjon godtgjørelse til fosterhjem og besøkshjem. Arbeidet med prosjektet har pågått i perioden oktober til desember Rådmannen har hatt rapporten til verifisering og høring i perioden Arbeidet er utført av Anne-Margit Eide Schjølberg. Trondheim Per Olav Nilsen revisjonsdirektør Anne-Margit Eide Schjølberg revisor

4 Sammendrag Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen i 2014 gjennomført en undersøkelse av rutiner rundt økonomiske godtgjørelser til fosterhjem og besøkshjem i Trondheim kommune. I gjennomgangen har vi undersøkt om saksmappene til fosterhjem og besøkshjem tilfredsstiller kravene til dokumentasjon. Videre om økonomisk godtgjørelse til fosterhjem og besøkshjem er utbetalt og dokumentert i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer. Vår gjennomgang omfatter kontroll av kommunens fire forvaltningsenheter innenfor Barne- og familietjenesten (BFT); Midtbyen, Østbyen, Lerkendal og Heimdal. Som grunnlag for våre kontroller av skattepliktige og oppgavepliktige ytelser har vi tatt ut lister fra kommunens lønnsystem Bluegarden for august Med utgangspunkt i disse listene har vi valgt ut 21 fosterhjem og 10 besøkshjem fordelt mest mulig likt på de fire forvaltningskontorene. Vi har valgt ut tilfeldige fosterhjem og besøkshjem etter et beregnet intervall på listene for hver enhet. Revisjonens vurderinger 1. Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon Undersøkelsen viser at de fleste saksmappene/oppdragstakermappene inneholder vedtak for fosterhjem og besøkshjem. Vedtak manglet i tre tilfeller og vi har i ettertid fått opplyst at to av disse nå er lagt i mappene. Siden det er vedtakene som er grunnlaget for utbetalingene av godtgjørelsene anbefaler vi at kommunens rutiner på området endres slik at det kreves at vedtak skal oppbevares i mappene. Undersøkelsen viser at fosterhjemsavtaler og gyldig oppdragsavtaler manglet i flere tilfeller i saksmappene. Revisjonen understreker at denne dokumentasjonen skal foreligge i mappene. Avtalene regulerer arbeidsforholdet og den økonomiske godtgjørelsen til fosterforeldre og besøkshjem. Undersøkelsen har avdekket betydelige mangler knyttet til oppbevaring av taushetserklæringer og politiattester i mappene. Dette er brudd på kommunens retningslinjer og forskrift om politiattest i henhold til Barnevernloven, 8, som krever at politiattesten skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Formålet med politiattestene er å beskytte barn mot overgrep. Forholdet ble tatt opp i bystyresaken i 2012 der bystyret ba rådmannen om å sørge for at lovpålagte taushetserklæringer og politiattester ble innhentet. Revisjonen ser alvorlig på at dette kravet til mappenes innhold fortsatt ikke er i orden. Rådmannen må sørge for at kommunens rutiner på området etterleves. 2. Det skal foreligge gyldige vedtak for etablering av fosterhjem og besøkshjem Revisjonen mener rådmannen må sikre at det ikke utbetales godtgjørelse uten gyldige vedtak. Det må legges inn stoppdato på alle oppdragstakere med fast månedslønn. Dette er viktig for å sikre at det ikke utbetales godtgjørelse etter at oppdrag er avsluttet. Dette er spesielt viktig for de fosterhjem som får utbetalt ekstra godtgjørelse (forsterkning) i en tidsbegrenset periode på grunn av spesielle behov hos fosterbarn. For ett av fosterhjemmene ved BFT Østbyen var det vedtak om forsterkning fram til og med , mens det fortsatt var utbetalt forsterkning i august. Dette er tatt opp med enheten og vi har fått opplyst at kopi av gyldig vedtak om forsterkning nå er lagt i fosterhjemmets mappe, dette vedtaket er datert og er gyldig fra

5 3. Økonomisk godtgjørelse skal være i samsvar med gjeldende satser Undersøkelsen viser at utbetalingen av arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning til fosterhjem blir gjennomført i tråd med bestemmelsene for de fleste sakene i denne undersøkelsen. Vi fant ett avvik ved utbetaling av forsterkning til fosterhjem, men her har enheten i ettertid informert om at gyldig vedtak skal være lagt i mappen. Revisjonen understreker at det ikke skal utbetales forsterkning til fosterhjem eller ekstra godtgjørelse til besøkshjem uten at dette er dokumentert i gyldige vedtak eller avtaler. Utbetalingen av arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning til de kontrollerte besøkshjemmene er i de fleste tilfeller riktige. Vi har funnet noen avvik ved utbetalingene som viser at kontrollen med timelister i noen tilfeller ikke er god nok. Dersom det ikke er god kontroll av at timelister er i samsvar med vedtak og avtaler som regulerer omfanget av oppdraget, vil det medføre økt risiko for utbetaling av urettmessig godtgjørelse. Vedtak om godtgjørelse må foreligge før utbetalinger skjer. Kommunen har rutiner på hva som skal ligge til grunn for godtgjørelser og utbetalinger. Ifølge rutinen Oppdragstakere skal timelistene fra besøkshjemmene signeres av både foreldre/foresatte og oppdragstaker. Signatur fra foreldre/foresatte bekrefter oppdragstakers timeliste. Timelistene skal etter både kommunens rutine og bokføringsforskriften være spesifisert med dato for utført arbeid og antall timer per dato. Undersøkelsen viser at enkelte avvik på kommunens egne rutiner og bokføringsforskriften forekommer. Revisjonen understreker at timelistene skal spesifiseres med dato for utført oppdrag og at de signeres av foresatte for å dokumentere at oppdragene er utført i samsvar med gyldige vedtak. Bokføringsforskriften stiller krav om spesifikasjon av dato på timelister som dokumentasjon for utbetalt lønn. 4. Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser Etter revisjonens vurdering er utbetalingen av kilometergodtgjørelse til besøkshjemmene som inngår i denne undersøkelsen i de fleste tilfeller riktige. Vi har imidlertid funnet noen avvik ved utbetalingene der vi mener kommunens kontroll med innleverte skjema for kilometergodtgjørelse ikke har vært god nok. Dersom enhetene ikke foretar kontroll av at kjørebøker er i samsvar med vedtak og avtaler som regulerer omfanget av oppdraget, har man en risiko for utbetaling av urettmessig godtgjørelse. Utbetaling av km godtgjørelse ved bruk av sykkel skal følge statens satser for sykkel og ikke bil. Anvendes bilsatsene ved bruk av sykkel, utløser dette også skatteplikt. Undersøkelsen viser at det er noe ulik praksis mellom BFT enhetene ved utbetaling av passasjertillegg. Revisjonen understreker at det bør være lik praksis for utbetaling av passasjertillegg. Konklusjon Oppdragstakermappene til fosterhjem og besøkshjem inneholder i de fleste tilfellene gyldige vedtak og fosterhjems-/ besøkshjemsavtaler. Mange mapper mangler imidlertid lovpålagt taushetserklæring og politiattest. Disse mappene tilfredsstiller ikke kravene til dokumentasjon. Utbetaling av godtgjørelser til fosterhjem og besøkshjem som utbetales over lønnssystemet fungerer i de fleste tilfellene tilfredsstillende, men enkelte avvik forekommer. Det er gjennomført besøk utover avtalt omfang ved to av de kontrollerte besøkshjemmene. Ved et tredje besøkshjem er det ikke utarbeidet timelister som spesifiserer dato for utført arbeid i henhold til krav i bokføringsforskriften. Manglende dato medfører at det ikke er mulig å kontrollere om omfanget av besøk er i samsvar med vedtak. For utbetaling av kilometergodtgjørelse er det enkelte avvik som tyder på mangelfull kontroll med innleverte skjema for kilometergodtgjørelse. Enhetene har også noe ulik praksis med bruk av passasjertillegg.

6 6 Innledning Bakgrunn Innhold 1 Innledning Bakgrunn Problemstilling og revisjonskriterier Metode og avgrensning Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon? Saksmappene skal inneholde fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem, taushetserklæring og politiattest Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser i tråd med regelverket? Det skal foreligge gyldige vedtak for etablering av fosterhjem og besøkshjem Økonomisk godtgjørelse skal være i samsvar med gjeldende satser Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser Konklusjon Rådmannens høringssvar Vedleggstabeller... 20

7 1 Innledning Innledning Bakgrunn Bakgrunn Per hadde 939 barn tiltak fra barnevernet i Trondheim kommune. Dette er en økning fra samme tidspunkt i 2010 da 891 barn fikk bistand fra barnevernet. For barn som er utsatt for omsorgssvikt er fosterhjemsplassering et viktig tiltak. Kommunen hadde ved årsskiftet tilsynsansvar for 183 barn plassert i fosterhjem i Trondheim, mens det tilsvarende tallet for 2010 var 187. I 2014 fikk ytterligere 187 barn hjelpetiltak i form av besøkshjem. Besøkshjem innebærer at foreldrene har omsorgen og at barnet bor i sin opprinnelige familie. Kommunen har ansvar for at nødvendig dokumentasjon ved etablering av barnevernstiltak blir innhentet og godkjent. Utbetalingene av økonomisk godtgjørelse skal gjøres i henhold til lover, forskrifter, sentrale retningslinjer og at det etableres lik praksis i kommunen. Revisjonen har som en del av regnskapsrevisjonen i 2014, undersøkt saksmapper/ oppdragstakermapper og økonomiske godtgjørelser til fosterhjem og besøkshjem i Trondheim kommune. Undersøkelsen omfatter de fire forvaltningsenhetene innenfor Barne- og familietjenesten (BFT). Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet har gitt ut retningslinjer for fosterhjem. I henhold til rundskriv Q-1072B skal barnevernstjenesten og fosterforeldrene inngå skriftlig avtale (fosterhjemsavtale) om barnevernstjenestens og fosterforeldrenes forpliktelser. Avtalen skal undertegnes av barnevernstjenesten og fosterforeldrene. Besøkshjem etableres på grunnlag av vedtak knyttet til det enkelte barn. Vedtaket skal angi avtalt periode og omfang av barnets opphold i besøkshjemmet. Det skal utarbeides en oppdragsavtale mellom barne- og familietjenesten og besøkshjemmene om tjenestens innhold og forpliktelser. Oppdragsavtalen skal signeres av barnevernstjenesten og besøkshjem. Trondheim kommune har utarbeidet retningslinjer som skal sikre at lover og forskrifter oppfylles ved etablering av fosterhjem og besøkshjem. Ved etablering av fosterhjem og besøkshjem skal det ifølge kommunens rutine Oppdragstakere etableres en oppdragstakermappe med dokumentasjon av arbeidsforholdet. Fosterhjem skal i henhold til kommunens rutine 1 ha arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning etter Veiledende satser for fosterhjem og besøkshjem fra KS 2. Fosterhjem kan forsterkes ved behov. Forsterkning kan bestå av ekstra arbeidsgodtgjørelse eller helt eller delvis frikjøp fra annen stilling med dokumentasjon av lønnstap. Besøkshjem får utbetalt arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning på bakgrunn av innsendte timelister og regninger. Fosterforeldre og besøkshjem som har andre ansettelsesforhold kan få dekket tapt arbeidsfortjeneste og kan på bakgrunn av vedtak også få dekket kilometergodtgjørelse på grunnlag av kjørebok. Arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning til oppdragstaker er skattepliktige og oppgavepliktige ytelser og utbetales over kommunens lønnssystem Bluegarden. 1 Kommunens rutine Fosterhjemsgodtgjøring/ forsterkning 2 KS er kommunesektorens interesse- og arbeidsgiverorganisasjon. Det er KS som utarbeider veiledende satkser for godtgjørelse til fosterhjem og besøkshjem. Satsene reguleres 1 juli hvert år.

8 8 Innledning Problemstilling og revisjonskriterier 1.2 Problemstilling og revisjonskriterier Problemstillinger i undersøkelsen: 1. Tilfredsstiller saksmappene/oppdragstakermappene til fosterhjem og besøkshjem kravene til dokumentasjon? 2. Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser til fosterhjem og besøkshjem i tråd med lover, forskrifter og retningslinjer? Revisjonskriteriene er utledet fra lover, forskrifter, statlige retningslinjer og kommunens egne retningslinjer, som er beskrevet innledningsvis. For den første problemstillingen har vi utledet revisjonskriterier ut fra følgende krav til dokumentasjon i saksmappene/oppdragstakermappene til fosterhjem og besøkshjem: fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem taushetserklæring for fosterhjem og besøkshjem politiattest for fosterhjem og besøkshjem. For den andre problemstillingen har vi utledet følgende revisjonskriterier: Det skal foreligge gyldig vedtak for etablering av fosterhjem og besøkshjem Utbetalte beløp skal være i samsvar med gjeldende satser for arbeidsgodtgjøring, utgiftsdekning og eventuelle vedtak om forsterkning Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak/avtale, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser Det skal gjennomføres tilstrekkelige kontroller av godtgjørelse til fosterhjem og besøkshjem som utbetales over lønnssystemet. 1.3 Metode og avgrensning Metode Vår gjennomgang omfatter kontroller ved de fire forvaltningsenhetene innenfor Barne- og familietjenesten (BFT): Midtbyen, Østbyen, Lerkendal og Heimdal. Gjennomgangen ved disse enhetene ble innledet med en henvendelse til lederne ved de fire forvaltningskontorene, der vi avtalte tidspunkt for besøk. Ved utførelse av kontrollen har vi fått bistand fra saksbehandlere og merkantilt personale ved enhetene. En viktig målsetting med revisjonens undersøkelse er å vurdere gyldigheten av utbetalinger til fosterhjem og besøkshjem som er belastet kommunens regnskap. Vi har også gjennomgått og testet interne kontrollrutiner relatert til utbetalinger til fosterhjem og besøkshjem. Som grunnlag for våre kontroller av skattepliktige og oppgavepliktige ytelser har vi tatt ut lister fra kommunens lønnsystem for august måned Listene består av aktuelle lønnstypekoder (TTkoder) som omhandler utbetalinger vedrørende fosterhjem og besøkshjem. Med utgangspunkt i disse listene valgte vi tilfeldig ut 21 fosterhjem og 10 besøkshjem fordelt på de fire forvaltningskontorene.

9 Innledning Metode og avgrensning Avgrensing I henhold til Trondheim kommunes rutiner skal enhetene foreta en kontroll av konteringsliste etter hver lønnskjøring. I forbindelse med innføring av nytt lønnsystem Bluegarden i april 2014 var det ikke avklart og etablert muligheter for elektronisk dokumentasjon av leders kontroll av lønnsutbetalingene ved enhetene. Vi har derfor ikke kontrollert om det er gjennomført lederkontroll av utbetalt lønn og godtgjørelse ved de kontrollerte enhetene i den undersøkte perioden.

10 10 Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon? Saksmappene skal inneholde fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem, taushetserklæring og politiattest 2 Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon? 2.1 Saksmappene skal inneholde fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem, taushetserklæring og politiattest Kriterier Når en oppdragstaker er registrert inn i kommunens lønnssystem Bluegarden, skal det ifølge kommunens rutine Oppdragstakere opprettes en oppdragstakermappe som oppbevares ved forvaltningskontorene. Denne mappen skal inneholde fosterhjemsavtale/ oppdragsavtale, taushetserklæring, politiattest, lønnsbilag og eventuelt korrespondanse. Det framgår av Forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven av , 3 at fosterforeldre og personer som mottar barn som heldøgns avlastningstiltak skal legge fram uttømmende politiattest. Ifølge 8 skal politiattesten oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Attesten skal makuleres når vedkommende fratrer. Forskriftens krav på dette området er tatt inn i kommunens rutiner, men det er ikke stilt krav om at vedtak om etablering av fosterhjem eller besøkshjem skal oppbevares i oppdragstakermappen. Det er vedtakene som er grunnlaget for utbetaling av godtgjørelse til fosterhjem og besøkshjem, og de fleste enhetene har derfor hatt en praksis med at også vedtakene legges inn i mappene. Dette er også av kontrollhensyn en anbefalt praksis. Når det gjelder politiattest og taushetserklæring behandlet bystyret 26.april 2012 revisjonsrapporten Fosterhjemsgodtgjørelse og besøkshjemsgodtgjørelse 01/2012 R, der dette ble omtalt. Bystyret fattet følgende vedtak (bystyresak PS 0058/12): Bystyret ber rådmannen sørge for at lovpålagt taushetserklæring og politiattest blir innhentet og oppbevart i alle saksmapper for fosterhjem og besøkshjem, og at det etableres tilfredsstillende rutiner som sikrer dette. Bystyret ba også rådmannen om å rapportere til formannskapet om oppfølging av revisjonsrapporten innen Rådmannens oppfølging ble behandlet av formannskapet 25. september Funn Tabellen nedenfor viser hvilke dokumenter som lå i oppdragstakermappene for de 21 fosterhjemmene og de 10 besøkshjemmene vi har kontrollert. Tabellen viser at det i oppdragstakermappene foreligger plasseringsvedtak for 18 av de 21kontrollerte fosterhjemmene. Det foreligger vedtak i mappene for samtlige kontrollerte besøkshjem. I mappene manglet det oppdatert fosterhjemsavtale for fem fosterhjem. I tillegg manglet det fosterhjemsavtale for ett av to fosterbarn i en fosterfamilie. For besøkshjem manglet det tre oppdragsavtaler. Taushetserklæring manglet i mappene for 14 fosterhjem og to besøkshjem.

11 Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon? Saksmappene skal inneholde fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem, taushetserklæring og politiattest 11 Politiattest manglet i mappene for 16 fosterhjem og fire besøkshjem. Notat om at politiattest var mottatt var påført mappene for to besøkshjem, men selve attestene var ikke arkivert i mappene. Fra har det i kommunens rutiner vært krav om at politiattest skal oppbevares i oppdragstakermappene. Tabell 1: Oversikt over funn i mappene. Navn på dokument Dokument finnes i mappen Dokument mangler i mappen Plasseringsvedtak i fosterhjem Vedtak i mappen for 18 av de 21 fosterhjemmene To fosterhjem manglet vedtak i oppdragstakermappen. Her er kopi av vedtakene i ettertid lagt i mappen i følge svar fra forvaltningskontorene. Ett fosterhjem manglet vedtak i mappen, men hadde et notat i mappen om plassering fra 2004 til barnet er 18 år. Vedtak om besøkshjem Vedtak for alle 10 besøkshjem Fosterhjemsavtale for fosterhjem Oppdragsavtale for besøkshjem Taushetserklæring Fosterhjem Politiattest Fosterhjem Det lå signerte Fosterhjemsavtaler i mappen for 15 fosterhjem. (En avtale var ikke signert) For 7 oppdragstakere var det utarbeidet oppdragsavtale Sju fosterhjem, har taushetserklæring Fem fosterhjem har politiattest i mappen For ett fosterhjem som har to barn mangler fosterhjemsavtale for ett av barna. For fem fosterhjem manglet fosterhjemsavtalen i oppdragstakermappen. For 3 av disse skal det nå ligge avtaler i mappene i følge forvaltningskontorene. For tre besøkshjem manglet gyldig oppdragsavtale 14 fosterhjem mangler taushetserklæring 16 fosterhjem mangler politiattest Taushetserklæring besøkshjem Politiattest besøkshjem 8 besøkshjem har taushetserklæring Seks besøkshjem har politiattest Ett besøkshjem mangler taushetserklæring I ett besøkshjem mangler taushetserklæring for en av de to voksne i besøkshjemmet Fire besøkshjem mangler politiattest For to av disse er det notert i omslaget på mappen at politiattest er innhentet og makulert. BFT Lerkendal opplyser følgende i en e-post til revisjonen den : I august og september 2012 ble forespørslene om politiattester sendt fortløpende straks de ankom enheten signert. Vi sendte forespørslene til Sør-Trøndelag Politidistrikt, som praksisen var. I desember 2012/januar 2013 ringer vi og etterspør attestene til Politidistriktet, men fikk da beskjed om at de ikke lenger hadde kapasitet til å behandle forespørslene, og vi nå måtte sende alt på nytt til Politiets enhet for politiattester og vandelskontroll i Vardø. Den sendte vi et følgebrev med kopi av alle forespørslene, totalt 106 søknader/forespørsler. Etter en stund kom det en og annen politiattest, men mengden uteble. Det ble i løpet av våren/tidlig sommeren 2013 ringt til Vardø hvor vi igjen etterlyste attestene. Da fikk vi høre at det var uvanlig å få så mange attester samlet, og dette vil ta tid da de hadde mange attester å behandle. Vi fikk også vite at attestene ville bli sendt hjem til de attestene gjaldt. Etter dette har vi ikke purret. De godtgjøringspersonene som har blitt godkjent etter høsten 2013, har vi ikke hatt problemer med å motta politiattester på, da det nå søkes fortløpende. BFT Lerkendal opplyser i tillegg i en e-post den til revisjonen:

12 12 Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon? Saksmappene skal inneholde fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem, taushetserklæring og politiattest Vi har ikke rukket å ta kontakt med fosterhjemmene etter høsten 2013, da aktiviteten har økt på enheten det halvannet året. Som jeg skrev til deg tidligere, har vi planlagt en dugnad mot sommeren hvor vi vil gå igjennom alle mappene til godtgjøringspersonene og sjekke hva som mangler. Før denne dugnaden er gjort har vi ikke en god nok oversikt over de eldre fosterhjemmene. BFT Heimdal opplyser til revisjonen at kommunens enheter utformer et vedlegg som bekrefter at oppdragstakerne er fosterforeldre eller besøkshjem i Trondheim kommune og derfor trenger en uttømmende barneomsorgsattest fra politiet. Oppdragstakerne fyller ut søknad om politiattester og sender søknader med vedlegg til politiet. Politiet sender politiattesten til oppdragstakerne som skal levere disse til BFT enhetene. Manglende politiattester og taushetserklæringer i mappene ble påpekt i revisjonens rapport Fosterhjemsgodtgjørelse og besøkshjemsgodtgjørelse 01/2012 R, som ble behandlet i bystyret 26. april 2012 i sak 58/12. Ett av hovedfunnene var at det manglet politiattest og taushetserklæring i mange av de kontrollerte mappene. Kommunens interne retningslinjer hadde tidligere ikke krav om at politiattesten skulle oppbevares i hele oppdragstiden. Det var kun krav om at mappene skulle påføres informasjon om at politiattest var innhentet, så skulle politiattesten makuleres. Kommunens retningslinjer ble endret den i samsvar med forskriftens krav om at politiattesten skal oppbevares så lenge oppdraget pågår. For fosterhjem etablert før 2011 kan derfor kommunen ha innhentet politiattester som deretter er blitt makulert. I vedlegg 1 og 2 har vi satt opp en oversikt over startdatoen på de oppdragene vi har kontrollert. Vedlegg 1 viser fosterhjemmene og vedlegg 2 viser besøkshjemmene. Oversikten viser at for 6 av de 21 kontrollerte fosterhjemmene og fem av de 10 kontrollerte besøkshjemmene er oppdraget startet etter at rutinen ble endret , mens 15 av fosterhjems- og 5 av besøkshjemsoppdragene er startet før rutinen ble endret. Oppfølging av revisjonsrapporten 01/2012 ble behandlet av formannskapet 25. september Fylkesmannen har i tilsvar til rådmannen presisert at kommunen skal sørge for at de som godkjennes som fosterforeldre legger fram uttømmende og utvidet politiattest. Attesten skal oppbevares av kommunen så lenge fosterhjemmet innehar oppdraget. Rådmannen konkluderer med at rutinen i forhold til politiattester er endret. Formannskapet tar i møtet rådmannens rapport om oppfølging av revisjonsrapport om fosterhjemsgodtgjørelse og besøkshjemsgodtgjørelse til orientering. Tabell 2 viser fordeling mellom forvaltningskontorene når det gjelder dokumentasjon i mappene. Tabell 2 viser fordeling av funnene i mappene, mellom forvaltningskontorene Navn på dokument Dokument finnes i mappen BFT Midtbyen BFT Lerkendal BFT Heimdal BFT Østbyen Plasseringsvedtak i fosterhjem 5 av 5 5 av 5 4 av 5 4 av 6 Vedtak om besøkshjem 2 av 2 2 av 2 3 av 3 3 av 3 Fosterhjemsavtale for fosterhjem 5 av 6 barn 5 av 5 3 av 5, en ikke signert 4 av 6 Oppdragsavtale for besøkshjem 0 av 2 2 av 2 3 av 3 3 av 3 Taushetserklæring fosterhjem 0 av 5 5 av 5 0 av 5 2 av 6 Politiattest fosterhjem 1 av 5 1 av 5 0 av 5 3 av 6 Taushetserklæring besøkshjem 2 av 2 2 av 2 3 av 3 2 av 33 Politiattest besøkshjem 0 av 2 2 av 2 2 av 3 2 av 3 3 Mangler taushetserklæring for en av to voksne i ett besøkshjem

13 Tilfredsstiller saksmappene kravene til dokumentasjon? Saksmappene skal inneholde fosterhjemsavtale for fosterhjem oppdragsavtale for besøkshjem, taushetserklæring og politiattest Revisjonens vurdering Undersøkelsen viser at de fleste saksmappene/oppdragstakermappene inneholder vedtak for fosterhjem og besøkshjem. Vedtak manglet i tre tilfeller og vi har i ettertid fått opplyst at to av disse nå er lagt i mappene. Siden det er vedtakene som er grunnlaget for utbetalingene av godtgjørelsene anbefaler vi at kommunens rutiner på området endres slik at det kreves at vedtak skal oppbevares i mappene. Undersøkelsen viser at fosterhjemsavtaler og gyldig oppdragsavtaler manglet i flere tilfeller i saksmappene. Revisjonen understreker at denne dokumentasjonen skal foreligge i mappene. Avtalene regulerer arbeidsforholdet og den økonomiske godtgjørelsen til fosterforeldre og besøkshjem. Undersøkelsen har avdekket betydelige mangler knyttet til oppbevaring av taushetserklæringer og politiattester i mappene. Dette er brudd på kommunens retningslinjer og forskrift om politiattest i henhold til Barnevernloven, 8, som krever at politiattesten skal oppbevares så lenge vedkommende person innehar stillingen eller oppdraget. Formålet med politiattestene er å beskytte barn mot overgrep. Forholdet ble tatt opp i bystyresaken i 2012 der bystyret ba rådmannen om å sørge for at lovpålagte taushetserklæringer og politiattester ble innhentet. Revisjonen ser alvorlig på at dette kravet til mappenes innhold fortsatt ikke er i orden. Rådmannen må sørge for at kommunens rutiner på området etterleves.

14 14 Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser i tråd med regelverket? Det skal foreligge gyldige vedtak for etablering av fosterhjem og besøkshjem 3 Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser i tråd med regelverket? 3.1 Det skal foreligge gyldige vedtak for etablering av fosterhjem og besøkshjem Kriterier Ifølge rutinen Oppdragstakere skal det foreligge gyldig vedtak før utbetaling av godtgjørelser, og disse bør ligge i oppdragstakermappene. Utbetalinger av økonomiske godtgjørelse skal være i samsvar med vedtak.. For oppdragstakere som godtgjøres med fast månedslønn (fosterhjem), skal det ifølge rutinen settes inn en stoppdato i lønnsystemet for å sikre at utbetaling av godtgjørelse stoppes når oppdraget avsluttes Funn Oppdragstakermappene inneholdt gyldige vedtak om fosterhjem i 2014 for 18 av de 21 fosterhjemmene. Vedtakene var signert av enhetsleder eller fagleder. For to fosterhjem har vi fått opplyst at vedtaket lå på barnets mappe og nå er lagt i oppdragstakermappen. Ett vedtak om plassering i fosterhjem er ikke signert. For ett av fosterhjemmene med gyldig vedtak hadde vedtaket om plassering en dato fram til 2007, vedtaket skulle hatt en dato fram til Vi fant gyldige og signerte vedtak om etablering av besøkshjem for alle de kontrollerte besøkshjemmene. Vi har kontrollert om det er innlagt stoppdato i lønnsystemet på de 21 fosterhjemmene i utvalget. BFT Lerkendal og BFT Østbyen har lagt inn stoppdato for alle de kontrollerte fosterhjemmene, BFT Heimdal har lagt inn stoppdato på forsterkning (ekstra utbetaling av godtgjørelse for en vedtaksperiode) for to av fire fosterhjem med forsterkning. Det var ikke lagt inn stoppdato for fast lønn og godtgjørelse for noen av de fem kontrollerte fosterhjemmene ved dette forvaltningskontoret. BFT Midtbyen hadde ikke lagt inn noen stoppdatoer på de fem kontrollerte fosterhjemmene Revisjonens vurdering Revisjonen mener rådmannen må sikre at det ikke utbetales godtgjørelse uten gyldige vedtak. Det må legges inn stoppdato på alle oppdragstakere med fast månedslønn. Dette er viktig for å sikre at det ikke utbetales godtgjørelse etter at oppdrag er avsluttet. Dette er spesielt viktig for de fosterhjem som får utbetalt ekstra godtgjørelse (forsterkning) i en tidsbegrenset periode på grunn av spesielle behov hos fosterbarn. For ett av fosterhjemmene ved BFT Østbyen var det vedtak om forsterkning fram til og med , mens det fortsatt var utbetalt forsterkning i august. Dette er tatt opp med enheten og vi har fått opplyst at kopi av gyldig vedtak om forsterkning nå er lagt i fosterhjemmets mappe. Det nye vedtaket opplyses å være datert og er gyldig fra

15 Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser i tråd med regelverket? Økonomisk godtgjørelse skal være i samsvar med gjeldende satser Økonomisk godtgjørelse skal være i samsvar med gjeldende satser Kriterier Fosterhjem godtgjøres med en KS-sats for arbeidsgodtgjørelse og en KS-sats for utgiftsdekning, per måned. KS-satsene for utgiftsdekning er gradert i forhold til barnets alder, mens arbeidsgodtgjøringen er den samme uavhengig av barnets alder. KS-satsene justeres årlig. Det kan i noen tilfeller være behov for forsterkning av fosterhjemmet i en periode der fosterbarnet har behov for ekstra oppfølging. Kommunens rutine Fosterhjemsgodtgjøring/forsterkning angir satser for forsterkning av fosterhjem. Forsterkning kan i følge rutinen vurderes ut fra en totalvurdering av situasjonen i fosterhjemmet, selv om barnet ikke har utviklet spesielle vansker. Dette kan være forhold som eks. dødsfall, alvorlig og langvarig sykdom, skilsmisse, forhold på arbeidsmarkedet for fosterhjemmet. Forsterkning kan innebære at fosterforeldre frikjøpes fra annen stilling for å ha mer tid til fosterbarnet og får godtgjort tapt arbeidsfortjeneste av Barne- og familietjenesten. Forsterkning kan også gis i form av vedtak om høyere arbeidsgodtgjørelse på grunn av økt arbeidsbelastning over kortere eller lengre periode. Det utarbeides egne vedtak om forsterkning som beskriver omfanget av forsterkningen med hensyn til periode og størrelse på godtgjørelsen. Utgangspunktet er at krav om arbeidsgodtgjørelse skal være i samsvar med gjeldende KS-satser. Støtte ut over dette gis ved egne vedtak om forsterket fosterhjem på bakgrunn av dokumentasjon og barnets behov. Besøkshjem godtgjøres på bakgrunn av vedtak som angir omfang av besøk for hvert barn og innsendte timelister som dokumenterer gjennomførte besøk. Arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning utbetales etter døgnsatser fra KS. KS-satsene for utgiftsdekning er gradert i forhold til barnets alder, mens arbeidsgodtgjøringen er den samme uavhengig av barnets alder. Arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning for besøkshjem skal være i samsvar med vedtak som beskriver omfang av opphold i besøkshjem, innleverte timelister fra besøkshjemmene og standard KS-satser for arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning for besøkshjem. Trondheim kommune har utarbeidet et dokument ( Timeliste fra oppdragstaker ) som skal benyttes. Timelistene fra besøkshjemmene skal signeres av oppdragstaker og av foreldre/foresatte. Deres signatur fungerer som en attestasjon av at oppdraget er utført i henhold til spesifikasjon i timelisten. Kommunen kan også på bakgrunn av avtale dekke tapt arbeidsfortjeneste fra oppdragstakers eksterne arbeidsgiver i forbindelse med avtaler, møter, kurs, veiledning og lignende i kommunens tjeneste Funn Revisjonen har kontrollert utbetalinger av godtgjørelse til fosterhjem og besøkshjem fra kommunens lønnsystem for august måned Utbetaling av arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning til fosterhjem og besøkshjem som utbetales over lønnssystemet er i samsvar med kriteriene i de fleste tilfeller, men undersøkelsen viser noen unntak For ett av fosterhjemmene ved BFT Østbyen var det som nevnt foran vedtak om forsterkning fram til og med , mens det fortsatt var utbetalt forsterkning i august. Dette er tatt opp med enheten og vi har i ettertid fått opplyst at kopi av gyldig vedtak om forsterkning nå er lagt i fosterhjemmets mappe.

16 16 Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser i tråd med regelverket? Økonomisk godtgjørelse skal være i samsvar med gjeldende satser Ett besøkshjem ved BFT Midtbyen har i juli 2014 fått utbetalt godtgjørelse for 4 dagers opphold, mens vedtaket i mappen var en helg per måned. På forespørsel til enheten fikk vi 4 opplyst at det skal være fire dager per måned, men at nytt vedtak ikke var utarbeidet. Samme besøkshjem manglet også oppdragsavtale for Årsaken til disse forholdene skal ifølge enheten være at saksbehandleren har vært langtidssykemeldt. Et annet besøkshjem ved samme enhet har også fått godtgjørelse for mer opphold enn det som er vedtatt. Enheten opplyser at på grunn av saksbehandlers langtidssykemelding, har de ikke fått avklart denne saken. Ett besøkshjem ved BFT Heimdal har levert timeliste der døgnene ikke er spesifisert med dato i timelisten. Det er derfor ikke mulig å vurdere om antall døgn er riktig i henhold til vedtak. I følge bokføringsforskriftens 5-6 Dokumentasjon av lønn, skal ansatte som godtgjøres basert på antall arbeidede timer dokumentere dato for utført arbeid og antall timer den aktuelle dato. Dette besøkshjemmet får i tillegg til ordinær godtgjørelse dekket tapt arbeidsfortjeneste som drosjesjåfør i forbindelse med kjøring av besøksbarn til SFO perioden februar-juni Datoene er ikke spesifisert i timelistene som dokumenterer kravet om tapt arbeidsfortjeneste. Det samme besøkshjemmet har fått dekket kilometergodtgjørelse for transport til SFO. Det er ført opp kilometergodtgjørelse for transport til SFO den som er Kristi Himmelfartsdag. På grunn av at krav om tapt arbeidsfortjeneste ikke er spesifisert på dato, kan en i dette tilfellet heller ikke kontrollere om tapt arbeidsfortjeneste for kjøring til SFO også gjelder datoer når SFO er stengt, for eksempel utbetalinger for Kristi Himmelfartsdag. Ved BFT Østbyen har ett besøkshjem hatt flere besøk enn vedtaket beskriver. Fra enheten har vi fått opplyst at antall dager i enkelte tilfeller kan gå ut over vedtaket og at enheten vurderer om ny oppdragsavtale må lages. Vi har observert at timelistene som er grunnlaget for utbetaling av godtgjørelse til besøkshjem for to av de 10 kontrollerte besøkshjemmene ikke er signert av foreldre/foresatte Revisjonens vurdering Undersøkelsen viser at utbetalingen av arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning til fosterhjem blir gjennomført i tråd med bestemmelsene for de fleste sakene i denne undersøkelsen. Vi fant ett avvik ved utbetaling av forsterkning til fosterhjem, men her har enheten i ettertid informert om at gyldig vedtak skal være lagt i mappen. Revisjonen understreker at det ikke skal utbetales forsterkning til fosterhjem eller ekstra godtgjørelse til besøkshjem uten at dette er dokumentert i gyldige vedtak eller avtaler. Utbetalingen av arbeidsgodtgjørelse og utgiftsdekning til de kontrollerte besøkshjemmene er i de fleste tilfeller riktige. Vi har funnet noen avvik ved utbetalingene som viser at kontrollen med timelister i noen tilfeller ikke er god nok. Dersom det ikke er god kontroll av at timelister er i samsvar med vedtak og avtaler som regulerer omfanget av oppdraget, vil det medføre økt risiko for utbetaling av urettmessig godtgjørelse. Vedtak om godtgjørelse må foreligge før utbetalinger skjer. Kommunen har rutiner på hva som skal ligge til grunn for godtgjørelser og utbetalinger. Ifølge rutinen Oppdragstakere skal timelistene fra besøkshjemmene signeres av både foreldre/foresatte og oppdragstaker. Signatur fra foreldre/foresatte bekrefter oppdragstakers timeliste. Timelistene skal etter både kommunens rutine og bokføringsforskriften være spesifisert med dato for utført arbeid og antall timer per dato. Undersøkelsen viser at enkelte avvik på kommunens egne rutiner og bokføringsforskriften forekommer. Revisjonen understreker at timelistene skal spesifiseres med dato for utført oppdrag og at de signeres av foresatte for å dokumentere at oppdragene er utført i samsvar med gyldige vedtak. Bokføringsforskriften stiller krav om spesifikasjon av dato på timelister som dokumentasjon for utbetalt lønn. 4 Informasjon innhentet

17 Utbetales og dokumenteres økonomiske godtgjørelser i tråd med regelverket? Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser Kriterier Fosterhjem og besøkshjem kan etter avtaler få dekket utgifter ved kjøring med egen bil. Godtgjøring for kjøring skal være beskrevet i vedtak eller avtale. Forskrift om forskuddstrekk i utgiftsgodtgjørelser 3 (forskrift av ) behandler bilgodtgjørelse for yrkes- eller tjenestekjøring som bare er skattefri når godtgjørelsen utbetales som kilometergodtgjørelse etter statens reiseregulativ. Det skal fylles ut en kjøreoppgave som inneholder arbeidstakers navn, adresse og underskrift, dato for kjøringen, beskrivelse av strekningen som er kjørt, antall kilometer og formålet med kjøringen. Kommunen har utarbeidet et skjema (kjørebok) for innrapportering av kjøregodtgjørelse som skal ivareta kravene til dokumentasjon Funn Vi har kontrollert utbetaling av kilometergodtgjørelse mot utfylt kjørebok og mot statens satser for kjøregodtgjørelse. De kontrollerte fosterhjemmene hadde ikke mottatt kilometergodtgjørelse for den kontrollerte perioden august Åtte av de 10 kontrollerte besøkshjemmene har mottatt kjøregodtgjørelse for kontrollert periode. Ett besøkshjem ved BFT Midtbyen har fått utbetalt sats for bilgodtgjørelse (kr 4,05 per km) for bruk av sykkel der statens satser for godtgjørelse skal være er kr 1,75 per km. Ved BFT Heimdal har et besøkshjem fått dekket kilometergodtgjørelse for transport til SFO den som er Kristi Himmelfartsdag., jf beskrivelse i kapittel 5.2. Ved samme enhet har et annet besøkshjem fått utbetalt dobbel kilometergodtgjørelse. Det er kjørt med to besøksbarn, men det er bare passasjertillegget som skal utbetales for nummer to, ikke selve kilometergodtgjørelsen. To besøkshjem ved BFT Østbyen har ikke fått utbetalt passasjertillegg ved utbetaling av kilometergodtgjørelse Revisjonens vurdering Etter revisjonens vurdering er utbetalingen av kilometergodtgjørelse til besøkshjemmene som inngår i denne undersøkelsen i de fleste tilfeller riktige. Vi har imidlertid funnet noen avvik ved utbetalingene der vi mener kommunens kontroll med innleverte skjema for kilometergodtgjørelse ikke har vært god nok. Dersom enhetene ikke foretar kontroll av at kjørebøker er i samsvar med vedtak og avtaler som regulerer omfanget av oppdraget, har man en risiko for utbetaling av urettmessig godtgjørelse. Utbetaling av km godtgjørelse ved bruk av sykkel skal følge statens satser for sykkel og ikke bil. Anvendes bilsatsene ved bruk av sykkel, utløser dette også skatteplikt. Undersøkelsen viser at det er noe ulik praksis mellom BFT enhetene ved utbetaling av passasjertillegg. Revisjonen understreker at det bør være lik praksis for utbetaling av passasjertillegg.

18 18 Konklusjon Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser 4 Konklusjon Oppdragstakermappene til fosterhjem og besøkshjem inneholder i de fleste tilfellene gyldige vedtak og fosterhjems-/ besøkshjemsavtaler. Mange mapper mangler imidlertid lovpålagt taushetserklæring og politiattest. Disse mappene tilfredsstiller ikke kravene til dokumentasjon. Utbetaling av godtgjørelser til fosterhjem og besøkshjem som utbetales over lønnssystemet fungerer i de fleste tilfellene tilfredsstillende, men enkelte avvik forekommer. Det er gjennomført besøk utover avtalt omfang ved to av de kontrollerte besøkshjemmene. Ved et tredje besøkshjem er det ikke utarbeidet timelister som spesifiserer dato for utført arbeid i henhold til krav i bokføringsforskriften. Manglende dato medfører at det ikke er mulig å kontrollere om omfanget av besøk er i samsvar med vedtak. For utbetaling av kilometergodtgjørelse er det enkelte avvik som tyder på mangelfull kontroll med innleverte skjema for kilometergodtgjørelse. Enhetene har også noe ulik praksis med bruk av passasjertillegg.

19 Kommunaldirektør oppvekst og utdanning Trondheim kommunerevisjon Postboks 2300 Sluppen N-7004 TRONDHEIM Vår saksbehandler Lars Mostad Vår ref. 15 /11064//F40// oppgis ved alle henv. Deres ref. 15/11058 Dato Svar - Dokumentasjon og godtgjørelse - fosterhjem og besøkshjem Etter tilsvarende revisjon i 2012 ble det gjort et arbeid med forbedring av barnevernets rutiner for igangsetting og oppfølging av oppdragstagere, herunder kravene til dokumentasjon og rutiner for utbetalinger av godtgjørelser til besøkshjem og fosterhjem. De nye rutinene dekker alle de forholdene revisjonen har undersøkt i rapport 2/2015. Til tross for en god rutinebeskrivelse er det fortsatt avvik på dokumentasjon av utbetalinger. Rådmannen vurderer at dette skyldes svikt i internkontrollen, og vil følge opp dette med den enkelte leder. Rapporten avdekker mangler i saksmappene på alle bydelene, spesielt på politiattester og taushetserklæringer. Tilbakemeldingene fra enhetene viser at politiattester er utarbeidet og sendt fra politiet til oppdragstager. Rådmannen legger til grunn at mange attester er innhentet, men at det ikke er sikret kopier til saksmappen. Enhetene gjennomgår nå alle saker for å innhente slike kopier. Rapporten avdekker også noen mangler ved vedtak om fosterhjem, spesielt på stoppdato for vedtak om forsterkning ved to bydeler. Disse avvikene skyldes mangelfull saksbehandling, og har blitt lukket i etterkant av revisjonens arbeid på de aktuelle bydelene. Utbetaling i henhold til gjeldende satser for arbeidsgodtgjøring og utgiftsdekning er med noen få unntak i samsvar med kriteriene. Det samme gjelder utbetalinger av kjøregodtgjørelse der kontrollen med den enkelte kjøreregning ikke vært god nok. Det er imidlertid avdekket at enhetene har ulik praksis for bruk av passasjertillegg. Dette vil bli fulgt opp av rådmannen i samarbeidet med enhetslederne. Med hilsen TRONDHEIM KOMMUNE Gunn Annlaug Røstad kommunaldirektør Lars Mostad seniorrådgiver Elektronisk dokumentert godkjenning uten underskrift Postadresse: TRONDHEIM KOMMUNE Kommunaldirektør oppvekst og utdanning 66964/15 Besøksadresse: Telefon: +47 Telefaks: +47 Organisasjonsnummer: NO

20 20 Vedleggstabeller Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser 6 Vedleggstabeller Fra har det vært krav om at politiattest skal oppbevares i mappen. Tabellene under viser resultatene av kontrollene av mappene. Tabell 3 Oversikt over startdato for de kontrollerte fosterhjemmene. Enhet Startdato oppdrag Taushetserklæring i mappen Politiattest i mappen Lerkendal OK Nei. Beredskapshjemmet ble avsluttet i oktober Østbyen Ja, to personer Ja, to personer Østbyen Nei Ja, 2 personer Lerkendal OK OK Østbyen Ja, 2 pers Ja, 2 pers Midtbyen Nei Nei Heimdal Nei Nei Midtbyen Nei Nei Midtbyen Nei OK for begge fosterforeldre Østbyen Nei Nei Midtbyen Nei Nei Lerkendal OK Nei Lerkendal OK Nei Østbyen Nei Nei Heimdal Nei Nei Lerkendal OK Nei Heimdal Nei Nei Midtbyen Nei Nei Heimdal Nei Nei Østbyen Nei Nei Heimdal Nei Nei

21 Vedleggstabeller Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser 21 Tabell 4 Oversikt over startdato for de kontrollerte besøkshjemmene Enhet Startdato Taushets- Politiattest i mappen oppdrag erklæring i mappen Midtbyen OK Nei Heimdal Ja, 2 personer Ja, 2 personer Østbyen Ja, for en, men Ja, to personer mangler for ektefelle Heimdal Ja, 2 personer Ja, 2 personer Lerkendal OK OK Lerkendal OK OK Østbyen Nei Nei Heimdal Ja, 2 pers Nei, men det står i mappen at den er makulert Østbyen Ja, to personer Ja, to personer Midtbyen OK Notat i perm på mappe om at politiattest er innhentet

22 22 Vedleggstabeller Kjøregodtgjørelse skal utbetales på bakgrunn av gyldig vedtak, tilfredsstillende dokumentasjon og etter gjeldende satser