Etablering av rammeavtale for lagerutstyr og emballasje mv.

Transkript

1 Side 1 av 27 DSB konkurranse nr 2009/3459: Etablering av rammeavtale for

2 Side 2 av 27 Innholdsfortegnelse 1 Generell beskrivelse Oppdragsgiver Om anskaffelsen Kontraktsperiode og kontraktsform Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Endringer av konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Fremdriftsplan Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Tilbudets utforming Tilbudsinnlevering Alternativt tilbud Tilbud på deler av anskaffelsen Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Kvalifikasjonskrav Organisatoriske og juridiske krav Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Avgjørelse av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Kriteriet pris Kriteriet sortiment Informasjon og begrunnelse for kontraktstildelingen... 7

3 Side 3 av 27 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver DSB består i dag av hovedkontoret i Tønsberg med ca 230 ansatte, herunder 5 regionskontorer som utfører tilsyn med virksomheter som har høyspenningsanlegg. I tillegg hører Norges brannskole, Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Sivilforsvaret inn under direktoratets ansvarsområde. Sivilforsvaret består av 20 distriktskontorer inklusive 3 skoler, 5 leire, Sentralanlegg og Hovedmagasin. DSB har totalt ca 640 ansatte. For øvrig vises det til DSBs nettsted Oppdragsgivers kontaktperson: Navn: Lillian M. Dahle Postadresse: Postboks 2014, 3103 Tønsberg Besøksadresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg e-post: lillian.dahle@dsb.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige forespurte leverandører via den nasjonale kunngjøringsdatabasen DOFFIN, se Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Om anskaffelsen Det skal etableres rammeavtale for kjøp av lagerutstyr og emballasje mv, jf. beskrivelse i Bilag 1 Kravspesifikasjon. DSB forbeholder seg retten til å inngå parallelle rammeavtaler. Det tas forbehold om budsjettmessig dekning for anskaffelsen. 1.3 Kontraktsperiode og kontraktsform Kontraktsperioden er 4 år. For kontraktsgrunnlag, se Bilag 2 Kontraktsdokumenter. 1.4 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget består av dette dokument med følgende bilag: Bilag 1, Kravspesifikasjon Bilag 2 A og 2 B, Kontraktsdokumenter 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN.

4 Side 4 av Endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på DOFFIN, med en påfølgende automatisk generert utsendelse av e-post fra DOFFIN til alle registrerte interessenter. Dette forutsetter at alle interessenter registrerer sin interesse i DOFFIN. Det kan ikke garanteres at all relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for leverandører som har hentet konkurransegrunnlaget fra andre kilder. 1.7 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 25. august 2009 kl Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. 1.8 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 2. november 2009 kl Dette må bekreftes i tilbudsbrevet. 1.9 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 6. juli 2009 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 14. august 2009 Frist for å levere tilbud 25. august 2009, kl Evaluering Uke 35-36/2009 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 4. september 2009 Kontraktsinngåelse 14. september 2009 Vedståelsesfrist 2. november 2009, kl Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 2 Regler for konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud.

5 Side 5 av 27 I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes på norsk, og skal bestå av følgende dokumenter i rekkefølge som angitt nedenfor: 1. Tilbudsbrev, som er datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde referanse til konkurransegrunnlagsnummer, leverandørens kontaktinformasjon og bekreftelse på vedståelsesfrist. 2. Erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i konkurransegrunnlaget er akseptert, eller gi opplysninger om forbehold, avvik, eller presiseringer til konkurransegrunnlaget 3. Svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon 4. Prisskjema (eventuelt katalog eller lignende) 5. (Eventuell annen dokumentasjon som er relevant for tilbudet) 6. Skatteattest 7. MVA-attest 8. HMS-egenerklæring 9. Firmaattest 10. Kredittvurdering/årsregnskap 11. (Kvalitetssystem/sertifiseringer etc.) Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Det gjøres oppmerksom på at mangelfull dokumentasjon, eventuelle avvik og/eller vesentlige forbehold kan føre til avvisning av tilbudet. 2.3 Tilbudsinnlevering Tilbudet skal leveres i 1 papireksemplar og 1 elektronisk eksemplar (CD-ROM/USB-minnepenn el). Den elektroniske versjonen skal inneholde all dokumentasjon som angitt over i pkt 2.2. Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning til å inngi tilbud pr. e-post. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: DSB konkurranse 2009/3459, rammeavtale for emballasje mv. og Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal sendes til følgende adresse: DSB v/lillian M. Dahle Postboks Tønsberg Tilbudet kan også leveres direkte til DSBs resepsjon: DSB v/lillian M. Dahle Rambergveien Tønsberg Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på DSBs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av DSB. Tilbudet vil ikke bli returnert til tilbyder. DSB vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig. 2.4 Alternativt tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. Med alternativt tilbud menes et tilbud som avviker fra angitte minstekrav i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Leverandør kan likevel levere flere tilbud som oppfyller minstekravene i oppdragsgivers kravspesifikasjon.

6 Side 6 av Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.6 Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta. Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderen bli avvist, jf. FOA Dersom tilbyder har akseptable grunner for ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 3.1 Organisatoriske og juridiske krav Krav Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling Det kreves at leverandøren har et fungerende HMS-system Firmaet skal være lovlig etablert Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Se NO Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske HMS egenerklæring Firmaattest 3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Rating skal være utført av en offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon.

7 Side 7 av Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal vise til erfaring fra tidligere leveranser Leverandøren skal ha rutiner for kvalitetssikring Det kreves rutiner og kompetanse som sikrer lav miljøbelastning Dokumentasjonskrav Referanser til tre tidligere leveranser Redegjørelse for eksisterende kvalitetssikringsrutiner. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 9001, ISO eller tilsvarende tredjepartsverifiserte systemer, er det tilstrekkelig å legge frem kopi av gyldig sertifikat. Redegjørelse for eksisterende miljørutiner. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøsystem i henhold til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende verifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat 4 Avgjørelse av konkurransen 4.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandør hvis tilbud etter en helhetsvurdering er økonomisk mest fordelaktig, jf 13-2(1) jf (2). Ved avgjørelsen av hvem som skal tildeles kontrakt vil det bli lagt vekt på: Kriterier: Vekt: Dokumentasjonskrav: Pris 50 % Prisskjema Sortiment 50 % Tilbudsbrev med tilhørende dokumentasjon (produktkatalog og lignende) 4.3 Kriteriet pris Det vil bli lagt vekt på lavest mulig pris, samt i hvilken grad tilbyder har en oversiktlig og enhetlig prispolitikk/prisoppbygning. 4.4 Kriteriet sortiment Det legges vekt på at tilbyder har et bredest og best mulig sortiment innenfor de produktgruppene og beskrivelsene som er angitt i kravspesifikasjonen. 4.5 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildelingen Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt.

8 Side 8 av 27 Bilag 1 Kravspesifikasjon

9 Side 9 av 27 1 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og Sivilforsvaret DSB Sivilforsvaret Oppbevarings-, transport-, emballasje- og lagerutstyr Bruksområder Kvalitet og materialvalg Dokumentasjon på materialer og tilbehør Bestilling Leveringssted Leveringstider Omfang Prising av oppbevaring, transport-, emballasje- og lagerutstyr... 12

10 Side 10 av 27 1 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og Sivilforsvaret 1.1 DSB Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) skal ha oversikt over risiko og sårbarhet i samfunnet. DSB skal være pådriver i arbeidet med å forebygge ulykker, kriser og andre uønskede hendelser. DSB skal sørge for god beredskap og effektiv ulykkes- og krisehåndtering. Sårbarheten i samfunnet er ikke statisk, og utfordringene i dag er ikke nødvendigvis morgendagens utfordringer. DSB skal bidra til å hindre tap av liv og verne om helse, miljø og materielle verdier i forbindelse med ulykker, katastrofer og andre uønskede hendelser i fred, krise og krig. DSB har oppfølgingsansvar for brann- og elsikkerhet, farlige stoffer og produktsikkerhet. I tillegg er DSB fagmyndighet for brannvesenet og fylkesmennenes beredskapsarbeid. Vi har ansvar for Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Norges brannskole. DSB har ansvaret for å lede og videreutvikle Sivilforsvaret som statlig forsterkningsressurs. 1.2 Sivilforsvaret Sivilforsvaret er landsdekkende og organisert i 20 distrikter. Distriktssjefen har råderett over distriktets ressurser, som gjennom en vaktordning er tilgjengelig 24 timer i døgnet. Sivilforsvaret er en uniformert og folkerettslig beskyttet statlig forsterkningsressurs i fred, krise og krig. Sivilforsvarets samfunnsoppdrag er tredelt: Forsterke nødetatene og samfunnet for øvrig ved uønskede hendelser i fred, krise og krig Beskyttelse av sivilbefolkningen Samvirke og samfunnssikkerhetsarbeid Sivilforsvarets innsatsstyrke i fredstid er fastsatt til tjenestepliktige kvinner og menn, samt ca 350 fast ansatte. Med grunnlag i samfunnsoppdrag og rammebetingelser har DSB i Sivilforsvarsstudien 2007 foreslått en tilpasning av den operative innsatsstyrken til tjenestepliktige i fredstid. Hovedtyngden av den operative innsatsstyrken har tverrfaglig kompetanse innen førstehjelp, utvendig brannslokking, søk og redning, ledelse og organisering. Sivilforsvarets lokale ledelse er representert i lokal redningssentral, fylkesberedskapsråd og andre lokale/regionale råd og utvalg. Det er også innsatsstyrker som har kompetanse innen rens av forurenset personell og måling av radioaktiv forurensing. Innsatsstyrkene for måling av radioaktiv forurensing er Sivilforsvarets bidrag til atomulykkesberedskapen og inngår i et nasjonalt målenettverk styrt av Statens Strålevern. Sivilforsvaret yter bistand med personell og materiell i et stort spekter av hendelser. Sivilforsvarets bistand anvendes typisk under ekstremt vær/flom, skogbrann/større branner, søk etter savnede og oljevernaksjoner. Sivilforsvaret understøtter også med fasiliteter for innsatsledelsen og logistikk for innsatspersonell. Sivilforsvarets Sentrallager (SFSL) er organisert under DSB og utfører oppgaver tilknyttet lagerhold, logistikk og transport av sivilforsvarsmateriell og utrustning. SFSL er et høybulklager med 8 meter høyde med ca 4600 palleplasser og plass til småvarer og bekledning. SFSL er lokalisert på Starum i Oppland fylke. For øvrig vises det til DSB og Sivilforsvarets hjemmesider på internett: og for ytterligere detaljer.

11 Side 11 av 27 2 Oppbevarings-, transport-, emballasje- og lagerutstyr Det skal tilbys et bredest mulig sortiment av lagerutstyr, så som: oppbevaringsbokser/-kasser transportbokser/-kasser paller og palleutstyr merking og merkeutstyr innpakning og innpakningsutstyr emballasje tilhørende produkter til nevnte produktgrupper angitt over annet lagerutstyr mv. 2.1 Bruksområder Sivilforsvaret opererer lokalt, nasjonalt og internasjonalt. Emballasjen skal i hovedsak brukes av Sivilforsvaret v/ SFSL tilknyttet lagerhold og transport. 2.2 Kvalitet og materialvalg Bokser, kasser og andre tilsvarende produkter skal være av god kvalitet avhengig av bruks- og lagringsbehov (langtids, korttids mv). Videre skal nevnte produkter kunne leveres i papp, tre, plast og metall i et bredest mulig utvalg av utførelser og standarder. Av hensyn til brukerne og materiellet, må de tilbudte produktene ivareta god brukervennlighet, sikkerhet og komfort. 2.3 Dokumentasjon på materialer og tilbehør Som en del av tilbudet skal det fremlegges relevant dokumentasjon (kataloger eller lignende) på de tilbudte materialer og kvaliteter. Med relevant dokumentasjon menes for eksempel objektive produksjonsbeskrivelser, material- / typebeskrivelser, testresultater eller tilsvarende informasjon om produktene (tilbyders egen beskrivelse). Dersom tilbyder ikke kan fremskaffe forespurt dokumentasjon, skal dette begrunnes. Når dokumentasjonskravet er produktspesifikasjon, skal leverandøren vedlegge en dokumentasjon som er egnet til å verifisere at kravet er oppfylt. Produktsertifisering er knyttet til oppfyllelse av krav i EN ISO-standarder, der dette er relevant. For enkelte av kravene kreves det at leverandøren skal vedlegge testresultater fra et anerkjent uavhengig organ. Dersom forespurt dokumentasjon ikke kan vedlegges tilbudet, eller annen dokumentasjon anses mer relevant fra leverandørens side, bes leverandøren gjøre rede for årsaken til dette i forhold til de kravene dette gjelder. I tillegg til å angi om kravene oppfylles eller ikke, anmodes det om at leverandørene med egne ord beskriver de løsninger som tilbys. Kommentarer for øvrig i forhold til de enkelte kravene kan også skrives inn i dette feltet. 2.4 Bestilling Det er ønskelig at leverandør tilbyr en fleksibel bestillingsløsning, og at det skal kunne bestilles på flere måter. For eksempel ved bestilling via nettbutikk, faks, e-post etc. 2.5 Leveringssted Alle leveranser fra leverandør skal sendes til SFSL (Sivilforsvarets sentrallager, Starum, 2850 Lena) eller annet leveringssted etter nærmere avtale.

12 Side 12 av Leveringstider Leveringstid, fra bestilling til leveranse, skal avtales for hver enkelt bestilling. Leveringstiden skal likevel ikke overstige 30 dager etter skriftlig avrop/ bestilling, med mindre annet er særskilt avtalt. Leverandørene må i tilbudet bekrefte at kravet til leveringstid oppfylles. 2.7 Omfang Fremtidige budsjetteringer og prioriteringer medfører usikkerhet i forhold til det endelige omfang for avrop over 4 års perioden. 2.8 Prising av oppbevaring-, transport-, emballasje- og lagerutstyr Priser skal oppgis i eget prisskjema, eventuelt katalog eller lignende, hvor priser er angitt både eksklusive og inklusive merverdiavgift. Prisskjemaet skal være logisk og oversiktlig satt opp, slik at oppdragsgiver lett kan vurdere og evaluere prisene. Det vises til konkurransegrunnlagets punkt 4.3.

13 Side 13 av 27 Bilag 2 A Spesielle kontraktsvilkår

14 Side 14 av 27 Kontrakt DSB/2009/3459 Rammeavtale for leveranse av mellom Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og (Leverandør) DSB (Leverandør) Sted/dato: Sted/dato: Signatur: Signatur: Navn: (med blokkbokstaver) Navn: (med blokkbokstaver) Stilling: Stilling:

15 Side 15 av 27 Del 1 Spesielle kontraktsvilkår

16 Side 16 av 27 Innholdsfortegnelse 1 Partene 17 2 Kontraktsdokumentene 17 3 Kontraktsomfang 17 4 Varighet 17 5 Priser 17 6 Prisendringer 17 7 Bestillingsrutiner 17 8 Leveringssted 18 9 Betalingsbetingelser Fakturering Endringer Bruk av underleverandører Oppsigelse Fortrolighet Rettsvalg og tvister Adresser og kontaktpersoner 19

17 Side 17 av 27 3 Partene Kontrakten er inngått mellom Direktoratet for samfunnssikkerhet (DSB), heretter benevnt Kunden, og (Leverandørens navn), heretter benevnt Leverandøren. 4 Kontraktsdokumentene Kontrakten består av følgende dokumenter: Del 1 Spesielle kontraktsvilkår, med Bilag 1 Kravspesifikasjon og Bilag 2 Prisskjema Del 2 Kundens konkurransegrunnlag Del 3 Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser (AKS-89) Del 4 Leverandørens tilbud Endringsavtaler til kontrakten skal skje skriftlig jf. pkt. 13. Muntlige avtaler binder ikke Kunden. Dokumentene som utgjør kontrakten utfyller hverandre. Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt ovenfor. 5 Kontraktsomfang Kontrakten gjelder leveranse av lagerutstyr og emballasje mv, som angitt i Bilag 1 Kravspesifikasjon. 6 Varighet Kontrakten har en varighet på 4 år fra (dato/tidspunkt vil bli fastsatt ved kontraktsinngåelse). 7 Priser Prisene er som angitt i Bilag 2 Prisskjema (ev. katalog eller lignende). 8 Prisendringer De avtalte prisene er faste i det første kontraktsåret. Hver av partene kan deretter kreve prisregulering en gang årlig, etter forutgående skriftlig anmodning senest 2 måneder før endringen ønskes iverksatt. Krav om prisregulering må være begrunnet i en reell prisendring i markedet eller generell prisvekst, og må dokumenteres av den av partene som fremsetter kravet. Prisendringer kan ikke settes i kraft før Kunden har godkjent prisendringen. Det tas forbehold om retten til å be om forhandlinger om eventuelle varslede prisreguleringer. 9 Bestillingsrutiner Alle bestillinger skal foretas skriftlig. Bestillinger foretatt uten nødvendig fullmakt er ikke bindende for Kunden. (Endelig ordlyd vil bli utformet før kontraktsinngåelse, slik at ordlyden kan tilpasses tilbudt løsning i valgt tilbud)

18 Side 18 av Leveringssted Alle leveranser skal skje til Sivilforsvarets sentrallager (SFSL) med følgende adresse: Sivilforsvarets sentrallager Starum 2850 Lena Leveranser kan etter nærmere avtale skje til andre adresser. 11 Betalingsbetingelser Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Leverandøren kan ikke overdra fakturaer til tredjemann for innkreving uten forutgående skriftlig samtykke fra Kunden. Ved overdragelse til tredjemann, er leverandøren uansett ansvarlig overfor Kunden ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. Leverandøren er ansvarlig for at lov om merverdiavgift (MVA) med tilhørende bestemmelser overholdes. 12 Fakturering Faktura skal inneholde referanse til kontraktsnummer DSB kontrakt 2009/3459 og referanse til bestiller XXXX. Faktura skal være spesifisert. Rett fakturaadresse er: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Fakturamottak SSØ Postboks Hamar Kunden har rett til å returnere fakturaer som ikke tilfredsstiller kontraktens krav. 13 Endringer Endringer til denne kontrakt skal skje i henhold til avtale mellom partene, og skal formaliseres i en egen skriftlig endringsavtale som blir en del av kontraktens Del 1 Spesielle kontraktsvilkår. Endringsavtalen skal bl.a. angi eventuelle konsekvenser som endringen medfører for kontraktspriser, leveringstid og eventuelt andre kontraktsvilkår. 14 Bruk av underleverandører Leverandøren har det overordnede ansvaret for alle tjenester og varer som leveres under denne kontrakt, herunder alle tjenester og varer som skal leveres av underleverandører. Dette innebærer bl.a. at eventuelle feil, mangler, forsinkelser, mislighold osv. som har sin årsak i underleverandører, faller inn under Leverandørens ansvar. Kunden vil avtalemessig kun forholde seg til Leverandøren. 15 Oppsigelse Kunden kan si opp kontrakten med tre måneders skriftlig varsel. Kontrakten forplikter ikke Kunden utover de bestillinger som er foretatt.

19 Side 19 av Fortrolighet Partene skal behandle informasjon om kontrakten og om forretningsmessige forhold fortrolig. Informasjonen kan kun gis til tredjepart dersom skriftlig forhåndstillatelse er gitt av den annen part. 17 Rettsvalg og tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvister ifm. gjennomføring av kontrakten, skal tvisten søkes løst ved forhandlinger mellom partene. Fører ikke slike forhandlinger frem innen to måneder, skal tvisten fremmes for de ordinære norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. 18 Adresser og kontaktpersoner Kundens kontaktinformasjon Fullstendig navn: Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Organisasjonsnummer Postadresse: Postboks 2014, 3103 Tønsberg Besøksadresse: Rambergveien 9, 3115 Tønsberg Telefonnummer: URL/hjemmesider: Kontaktperson mht kontraktsspørsmål: DSB/ADM/PLØ v/ Lillian M. Dahle, tlf lillian.dahle@dsb.no Kontaktperson mht leveranser: DSB v/ Kaare Kveset, tlf kaare.kveset@dsb.no Leverandørens kontaktinformasjon Fullstendig navn: Organisasjonsnummer Postadresse: Besøksadresse: Telefonnummer: URL/hjemmesider: Kontaktpersoner: (Leverandørens navn) (leverandørens organisasjonnummer) (Leverandørens postadresse) (Leverandørens besøksadresse) (Leverandørens telefonnummer) (Leverandørens internettadresse) NN

20 Side 20 av 27 Bilag 2 B Alminnelige kontraktsvilkår

21 Side 21 av 27 Innholdsfortegnelse Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser - AKS Pris Levering Forsikring Betaling Underleverandører Utskilling av materiell mv Leverandørens kvalitetskontroll Kjøperens kvalitetskontroll Patenter og rettigheter Dokumentasjon Beskyttelse av opplysninger Reklame Ansvar for feil og mangler Endringer Oppsigelse Dokumentrang Tvister... 27

22 Side 22 av 27 Alminnelige kontraktsvilkår for statlige anskaffelser - AKS 89 1 Pris Dersom ikke annet er avtalt er prisen fast og eksklusive merverdiavgift, men inkluderer emballasje, toll, skatter og andre avgifter. Endres skatte- og avgiftsbestemmelsene på en måte som innvirker på prisen, skal denne endres tilsvarende. I kontrakter hvor det er avtalt at den endelige pris skal fastsettes på grunnlag av de påløpne kostnader, skal regler for kostnadskontroll m v ved statlige innkjøp, fastsatt av Næringsdepartementet legges til grunn. Den godtgjørelse leverandøren tilkommer beregnes som avtalt i de spesielle kontraktvilkår. 2 Levering Levering skal anses å ha skjedd når materiellet er mottatt for godkjenning på avtalt sted. Materiellet skal ved levering være ledsaget av avtalt og i de spesielle kontraktvilkår spesifisert dokumentasjon. Kjøpers godkjenningsprosess skal gjennomføres uten ugrunnet opphold. Dersom leveransen eller deler av den finnes å lide av en vesentlig mangel, har kjøperen rett til å avvise den eller de mangelfulle deler ved å gi leverandøren umiddelbar skriftlig beskjed om dette. For den avviste del av leveransen anses levering ikke skjedd. Dersom leveransen ikke avvises får reglene i pkt 13 anvendelse overfor den mangelfulle del av leveransen. Levering skal ikke skje tidligere enn avtalt med mindre kjøperen skriftlig gir tillatelse til det. Leverandøren har plikt til å gjøre det som kan gjøres for å levere rettidig. Dersom leverandøren forstår eller har grunn til å anta at levering vil bli forsinket, skal det omgående gis skriftlig underretning til kjøperen om antatt varighet og med begrunnelse for forsinkelsen. Ved forsinket levering som ikke skyldes kjøperen eller som ikke kan henføres under force majeure, skal kjøperen kreve inn dagmulkt (konvensjonalbot), uten dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulkten skal, med mindre annet er avtalt, utgjøre 1 - en - promille pr hverdag etter avtalt leveringstid, regnet av den avtalte pris som knytter seg til den del av leveransen som på grunn av forsinkelsen ikke kan tas i bruk som forutsatt. Med pris forstås i denne sammenheng grunnpris med alle avtalte tillegg og fradrag. Konvensjonalboten skal, med mindre annet er avtalt, begrenses til 10% av den del av prisen som dekker den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt. Dersom kjøperen har vært berettiget til maksimal dagmulkt for noen del av leveransen etter pkt 2.3, og denne del fortsatt ikke er levert, kan kjøperen gi leverandøren en siste rimelig frist for levering. Hvis leverandøren fortsatt ikke har levert innen denne frist, kan kjøperen heve avtalen for den del av leveransen som ikke kan tas i bruk som forutsatt, og kreve erstatning for det lidte tap ut over maksimal dagmulkt. Denne erstatning kan dog ikke overstige 10% av den del av prisen som knytter seg til den hevede del av leveransen. Begrensningen på 10% gjelder ikke hvis leverandøren har gjort seg skyldig i grov uaktsomhet. Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter avtalens inngåelse og hindrer dens oppfyllelse: Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe, avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. En forsinkelse vil kun bli godtatt som force majeure dersom leverandøren har gjort hva som kan gjøres for å begrense/avhjelpe virkningen av forsinkelsen. Leverandøren skal umiddelbart ved forsinkelsens inntreden skriftlig underrette kjøperen om den antatte varighet, samt eventuelle tiltak som vil bli satt i verk for å bøte på forsinkelsen. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold dokumentere at forsinkelsen skyldes force majeure. Leverandøren skal dessuten fortløpende informere kjøperen om hva som gjøres for å begrense forsinkelsen. Leverandøren har ansvaret for at de underleverandører som leverandørene selv har valgt leverer rettidig. Dersom underleverandør som kjøper har valgt får leveringsvansker, er leverandøren også forpliktet til å gjøre sitt beste for å søke å få underleveransen frem til rett tid. Leverandøren kan ikke på kjøperens vegne godta force majeure hos en underleverandør, med mindre kjøperen har gitt særskilt samtykke til dette.

23 Side 23 av 27 Dersom kjøperen forstår eller har grunn til å anta at kjøperen ikke vil kunne motta materiellet til avtalt tid, skal kjøperen omgående underrette leverandøren skriftlig med begrunnelse for den oppståtte situasjon. Selv om kjøperen ikke kan motta materiellet til avtalt tid, er kjøperen likevel forpliktet til å foreta betaling som er gjort avhengig av levering, som om angjeldende materiell hadde vært levert. Leverandøren skal etter avtale mellom partene besørge lagring av materiellet for kjøperens regning og risiko. De merkostnader leverandøren måtte påføres som følge av at kjøperen ikke kan ta imot materiellet, dekkes av kjøperen. Ny leveringstid skal avtales skriftlig, jf pkt Leveringsklausuler (fob, c&f m v) skal tolkes i samsvar med kjøpslovens bestemmelser og for øvrig i henhold til «Incoterms 1980» utgitt av International Chamber of Commerce. 3 Forsikring Staten er selvassurandør for egen risiko og særskilt forsikring til dekning av denne skal derfor ikke tegnes for kjøperens regning, med mindre spesielle forhold er til stede og det er fastsatt i de spesielle kontraktvilkår. 4 Betaling Betaling skal skje innen 30 dager etter at både leveransen og fakturaer med avtalte bilag er mottatt, dersom ikke andre betalingsvilkår er avtalt. Betaling innebærer ingen godkjennelse av leveransen. Sluttoppgjør skjer når leverandøren har oppfylt sine leveringsforpliktelser og endelig kontraktspris er fastsatt, jf pkt 1.2. Dersom glideskala/prisjustering er spesielt avtalt, og den nødvendige statistikk ikke foreligger ved levering, kan avregning foretas etter nærmest foranliggende kjente tall, eller ved en a konto utbetaling. Endelig avregning foretas straks statistikktallene foreligger for det avtalte avlesningstidspunkt. Eventuelt valuta-avhengig beløp kursavregnes etter avtale i takt med innbetalingene i forhold til hver enkelt termins andel av den totale pris. Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente i henhold til «Lov om renter ved forsinket betaling m m» av Leverandører som overdrar fakturaer til tredjemann for innkreving står fortsatt ansvarlig overfor kjøper ved eventuelle reklamasjoner eller regresskrav. 5 Underleverandører Dersom valg av underleverandør - uansett trinn - foretas etter at kontrakt er inngått skal valget skriftlig meddeles kjøperen snarest mulig. Kjøperen kan nekte å godkjenne valget dersom det godtgjøres at nektelsen har saklig grunn. Som underleveranser anses etter denne bestemmelse ikke innkjøp av handelsvarer og merkevarer, samt standard deler og komponenter. 6 Utskilling av materiell mv Alt materiell, herunder emballasje, som ifølge de spesielle kontraktvilkår skal skaffes til veie av kjøperen, leveres fritt på leverandørens fabrikk eller lager. Leverandøren skal snarest mulig etter mottakelsen gi kjøperen skriftlig meddelelse om at materiellet er mottatt, og samtidig gi meddelelse om eventuelle mangler ved materiellet som leverandøren har oppdaget. Materiell som nevnt ovenfor skal leverandøren, for kjøperens regning, merke og oppbevare slik at det klart fremgår at materiellet er kjøperens eiendom. Skrap og overskuddsmateriell som stammer fra materiell levert av kjøperen, kan bare disponeres av leverandøren når kjøperen samtykker i det.

24 Side 24 av 27 Ferdig produsert materiell og materialer, komponenter og utstyr som skal benyttes til leveransen, og som kjøperen har betalt før leveranse finner sted, skal merkes særskilt eller på annen måte holdes adskilt fra annet materiell. 7 Leverandørens kvalitetskontroll Dersom ikke annet er avtalt, forplikter leverandøren seg til å følge norsk standard for systematisk kvalitetssikring. Det avtales i de spesielle kontraktvilkår hvilke standarder som skal anvendes. Leverandøren skal ved skriftlig melding til kjøperen bekrefte at kontroll er foretatt og at leveransen tilfredsstiller avtalte vilkår. 8 Kjøperens kvalitetskontroll Kjøperen har for egen regning og etter rimelig varsel rett til å inspisere og kontrollere fremdrift og fremstilling på alle trinn under kontrakten, uansett hvor produksjonen foregår. Leverandøren skal i alle underkontrakter sikre kjøperen denne rett. Dersom en underleverandør nekter å godta kjøperens kvalitetskontroll, skal kjøperen underrettes, og kjøperens uttalelse skal foreligge før underkontrakten eventuelt inngås. Kjøperen skal meddele leverandøren hvilket organ som har fullmakt til å gjennomføre kvalitetskontroll i de tilfelle den ikke utføres av kjøperen selv. Leverandøren har rett til å nekte andre enn kjøperens egne ansatte å utføre slik kontroll dersom det foreligger saklig grunn for det. Bestemmelsene i pkt 11 gjelder for den som skal kontrollere. Leverandøren skal sørge for at kjøperens kontrollører får tilfredsstillende arbeidsforhold og avtalt assistanse under kvalitetskontrollen. Hvis materiellet som fremlegges for kontroll ikke tilfredsstiller de krav og betingelser kontrakten fastsetter, kan kjøperen tilbakevise eller vrake materiellet eller deler av det. Leverandøren kan for egen regning korrigere tilbakevist materiell og legge det frem for fornyet kontroll hvis spesifikasjonene tillater det. Materiell som ikke kan korrigeres, utbedres eller repareres, skal vrakes. Vraking er endelig, og vraket materiell kan ikke fremlegges til fornyet prøving. 8.1 Kjøperens kvalitetskontroll og godkjenning fritar ikke leverandøren for de forpliktelser leverandøren har påtatt seg i henhold til kontrakten. Manglende kvalitetskontroll fra kjøperens side medfører ingen reduksjon av kjøperens rettigheter. 9 Patenter og rettigheter Dersom ikke annet er avtalt, skal leverandøren holde kjøperen skadesløs for krav som følge av inngrep i norske patenter eller andre immaterielle rettigheter i Norge i forbindelse med fremstilling eller bruk av materiellet. Kjøperen skal holde leverandøren skadesløs for erstatningskrav som skyldes bruk av kjøperens tegninger, spesifikasjoner eller lisenser. Partene skal gjensidig varsle hverandre om krav vedrørende krenking av norske patenter eller andre immaterielle rettigheter ved fremstilling eller bruk av materiellet. Det skal ikke betales særskilt for patenter eller andre rettigheter nyttet for å fremstille materiellet, med mindre betaling er avtalt i de spesielle kontraktvilkårene. Er noen del av leveransen under kontrakten sikkerhetsbeskyttet, skal det ikke fremmes søknad om registrering av patent som røper noe av nevnte forhold uten at den påtenkte søknad er forelagt for kjøperen til avgjørelse på forhånd. Kjøperen får ingen rettigheter til konstruksjonsideer, oppfinnelser, patenter eller andre immaterielle rettigheter og senere utvikling og forbedring av disse, med mindre annet er avtalt i de spesielle kontraktvilkår. 10 Dokumentasjon

25 Side 25 av 27 Leverandøren forplikter seg til å tilstille kjøperen avtalte tegninger, spesifikasjoner, standarder og annen underlagsdokumentasjon bl.a. for artikkelidentifikasjon av de artikler som inngår i kontrakten. Dersom ikke annet er avtalt, skal beskrivelsene være skrevet på norsk. Kjøperen har bare rett til å bruke den overleverte dokumentasjon i forbindelse med bruk, vedlikehold og reparasjoner av det leverte materiell, og har i den anledning rett til for egen regning å kopiere dokumentasjonen. 11 Beskyttelse av opplysninger Fortrolige opplysninger i forbindelse med leveranser skal beskyttes og kun gis til tredjemann når dette er nødvendig for fremstilling og kontroll. Det skal sørges for at tredjemann påtar seg tilsvarende forpliktelse. Er noen del av leveransen av en slik art at den kommer inn under lov eller forskrift som betinger hemmelighold, skal leverandøren forholde seg slik det fremgår av gjeldende regler om beskyttelse av opplysninger og leveranser. Jf for øvrig pkt 9.2, 2. ledd. 12 Reklame Leverandøren må innhente forhåndsgodkjennelse fra kjøperen dersom leverandøren for reklameformål eller på annen måte ønsker å gi offentligheten informasjon om kontrakten ut over å oppgi leveransen som generell referanse. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelse i sine underkontrakter. 13 Ansvar for feil og mangler Leverandøren er ansvarlig for at leveransen utføres i samsvar med kontraktens tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer. Leverandøren er forpliktet til snarest mulig og for egen regning å rette feil, bytte ut defekte deler eller på annen måte utbedre mangler slik at avtalte spesifikasjoner m v oppfylles. Leverandørens forpliktelse omfatter mangler som skyldes feil i konstruksjon, materialer eller tilvirkning i samsvar med pkt og som viser seg i et tidsrom hvis lengde er avtalt i de spesielle kontraktvilkår. Dersom ikke annet er spesielt avtalt, gjelder nevnte forpliktelse i 12 måneder fra materiellet er tatt i bruk (under normal drift), dog ikke ut over 24 måneder fra levering har skjedd i henhold til pkt 2.1. Leverandørens forpliktelser etter pkt 13.1 gjelder bare mangler som oppstår ved riktig lagring og bruk av materiellet og som ikke skyldes normal slitasje. De omfatter ikke mangler som oppstår som følge av mangelfullt vedlikehold fra kjøperens side. De omfatter heller ikke mangler som oppstår i materiell anskaffet av kjøperen eller som oppstår som følge av konstruksjoner utført eller foreskrevet av kjøperen. Videre omfatter de ikke endringer foretatt i materiellet uten leverandørens skriftlige samtykke eller reparasjoner som kjøperen har utført på feilaktig måte. For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til pkt 13.1, påtar leverandøren seg de samme forpliktelser som for det opprinnelige materiell regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. For det øvrige materiell forlenges den i pkt 13.1 nevnte periode med den tid materiellet har vært ute av drift som følge av reparasjonen eller utskiftingen. Leverandørens garantiansvar skal dog ikke vare ut over 24 måneder etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Dersom leverandøren ikke innen rimelig tid foretar det nødvendige for å avhjelpe mangelen, har kjøperen rett til å heve kjøpet dersom mangelen har vesentlig betydning for avtalens oppfyllelse. Dersom avtalen ikke heves kan kjøperen enten la mangelen avhjelpe for leverandørens regning og risiko eller kreve prisavslag. Leverandøren svarer normalt ikke for andre skader som følger av mangelen enn skader på materiellet. Dersom leverandøren gjør seg skyldig i vesentlig forsømmelse eller grov uaktsomhet, skal leverandøren dog erstatte kjøperen for økonomiske tap og for skader på annen eiendom enn materiellet samt for annen indirekte skade.

26 Side 26 av Endringer Kjøperen kan, innenfor leverandørens tekniske kompetanse og innen det leveringsomfang som er avtalt i de spesielle kontraktvilkår, skriftlig kreve endringer for ett eller flere av de følgende punkter: Tegninger, konstruksjoner, tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer når disse er utarbeidet spesielt for kjøperen Forsendelses- og/eller emballeringsmåte Sted for levering Hvis en endring i henhold til pkt 14.1 vil medføre justering av kontraktprisen, eventuelt det betingede kostnadstak, leveringstid og/eller andre kontraktvilkår, skal leverandøren meddele dette til kjøperen innen 14 dager etter at melding om endringene er mottatt. Innen en frist som partene fastsetter, skal leverandøren sende spesifisert og begrunnet justeringsforslag. Leverandøren kan foreslå endringer i tegninger, konstruksjoner eller spesifikasjoner dersom slike endringer antas å innebære økonomiske og/eller tekniske fordeler. Leverandøren kan også foreslå endringer i godkjente reservedelslister. Ingen endring forlangt av kjøperen ifølge pkt 14.1 eller foreslått av leverandøren ifølge pkt 14.3 skal påbegynnes før det foreligger en skriftlig tilleggsavtale vedrørende endringen. Tillegget skal bl a angi eventuelle konsekvenser som endringen medfører for kontraktprisen, leveringstiden og eventuelt andre kontraktvilkår. Partene kan for øvrig endre kontrakten ved å inngå en skriftlig tilleggskontrakt. 15 Oppsigelse Såfremt det skulle bli nødvendig, kan kjøperen skriftlig si opp kontrakten helt eller delvis. Slik oppsigelse skal begrunnes og skal fastsette opphørsdato og hva leverandøren skal foreta seg i forbindelse med oppsigelsen. Dersom oppsigelsen ikke skyldes mislighold fra leverandørens side som gir kjøperen rett til å heve kjøpet, skal kjøperen innen rimelig tid betale en forholdsmessig andel av avtalt kjøpesum, herunder for alt utført arbeid, materiale, administrasjon og gevinst på den del av leveransen som er utført. Kjøperen skal også dekke påviselige kostnader og tap som leverandøren er påført ved oppsigelsen. Den del av leveransen som inngår i oppgjøret, men ikke er levert, skal overleveres kjøper etter kontraktens øvrige betingelser når endelig oppgjør er fastsatt.

27 Side 27 av 27 Vederlag, eventuelt et a konto oppgjør til leverandøren under denne bestemmelse, skal søkes fastsatt ved forhandling, men det skal ikke overstige den pris som er avtalt i kontrakten. Dersom leverandøren ikke treffer rimelige tiltak for å begrense kostnadene ved oppsigelsen, skal det endelige vederlag reduseres tilsvarende. 16 Dokumentrang Dersom kontraktdokumentene inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: Spesielle kontraktvilkår Alminnelige kontraktvilkår Tekniske spesifikasjoner og kravformuleringer Tegninger Den videre dokumentrang er: Anbudsinnbydelsen med tilhørende anbudsgrunnlag/forespørselen med tilhørende tilbudsgrunnlag Anbudet/tilbudet Dersom det i anbudet/tilbudet fra leverandøren forekommer avvik fra bestemmelsene gitt i kjøperens anbuds/tilbudsgrunnlag, gjelder de avvikende bestemmelser bare i den utstrekning de er gjentatt i eller det er henvist til dem i de spesielle kontraktvilkår. 17 Tvister Dersom det oppstår tvister i forbindelse med kontrakten, skal saken søkes løst ved forhandlinger. Fører forhandlinger ikke frem skal saken avgjøres av de ordinære domstoler, med mindre partene blir enige om å bringe saken inn til avgjørelse ved voldgift. At en tvist er brakt inn til avgjørelse for domstol eller ved voldgift, fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle sine forpliktelser etter kontrakten. Dersom ikke annet er fastsatt i de spesielle kontraktvilkår, skal norsk rett legges til grunn for løsning av tvister. Oslo tingrett er verneting dersom partene ikke enes om annet sted.