DSB konkurranse nr. 034/2008: Rammeavtale for bekledning. Del 1 Administrative vilkår for anskaffelsen

Transkript

1 Side 1 av 8 DSB konkurranse nr. 034/2008: Rammeavtale for bekledning Del 1 Administrative vilkår for anskaffelsen

2 Side 2 av 8 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Bakgrunn om DSB og NBSK Om anskaffelsen Konkurransegrunnlagets struktur Anskaffelsesprosedyre mv Frister og fremdriftsplan Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tentativ fremdriftsplan Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Om tildelingskriteriet pris og kostnader Om tildelingskriteriet kvalitet Om tildelingskriteriet bestillingsmåte og leveringstid Om tildelingskriteriet miljø Krav til tilbudet Språk Kvalifikasjonsdokumenter Vareprøver Tilbudets utforming Merking, antall eksemplarer, adresse og leveringssted for besvarelsen etc Endring av konkurransegrunnlaget Kontaktpersoner Leverandørens deltagelseskostnader Behandling av tilbudene...8

3 Side 3 av 8 1 Bakgrunn om DSB og NBSK Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) består i dag av hovedkontoret i Tønsberg med ca 230 ansatte, herunder 5 regionskontorer som utfører tilsyn med virksomheter som har høyspenningsanlegg. I tillegg hører Norges brannskole, Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap og Sivilforsvaret inn under direktoratets ansvarsområde. Sivilforsvaret består av 20 distriktskontorer inklusive 3 skoler, 5 leire, Sentralanlegg og Hovedmagasin. Pr. desember 2007 hadde DSB ca 640 ansatte. For øvrig vises det til DSBs nettsted Norges brannskole (NBSK) er den nasjonale utdanningsinstitusjonen for kommunalt brann- og feierpersonell. Den pedagogiske virksomheten skjer i undervisningsseksjonen som ledes av en seksjonssjef. Til seksjonen hører undervisningskoordinator, femten undervisningsledere (hvorav fire er tillagt fag- og utvikingsansvar), en førstesekretær og fire sekretærer. Avdelingen leier eksterne lærerkrefter i et betydelig omfang. I tillegg til fast oppsatte kurs tilbyr seksjonen mange typer kurs til ulike typer kunder, blant annet rederi, Kystvakta og Forsvaret. Seksjonen for drift- og vedlikehold ledes av en seksjonssjef. Til seksjonen hører driftskoordinator, 6 driftsteknikere, renholdskoordinator og fire renholdsstillinger (3,33 stillinger). Seksjonen har ansvaret for alt løst utstyr ved skolen, øvingsobjekt, kjøretøy, samt å delta i tilrettelegging av praktiske øvelser. Drift- og vedlikeholdsseksjonen supplerer undervisningsseksjonen med instruktørressurser ved behov. Se for øvrig 2 Om anskaffelsen Anskaffelsen gjelder etablering av rammeavtale for kjøp av bekledning, primært til bruk for NBSKs ansatte og elever. Med bekledning menes arbeidsbekledning, profileringsbekledning og brannbekledning, se nærmere beskrivelse i Del 2 Kravspesifikasjon med vedlegg. Rammeavtalen skal også kunne benyttes av øvrige virksomheter i DSBs organisasjon. Oppdragsgiver ønsker primært å inngå én felles rammeavtale som dekker hele kravspesifikasjonen, men det kan også være aktuelt å inngå separate rammeavtaler for hhv. arbeids-, profilerings- og brannbekledning. Det kan derfor leveres tilbud på hele eller deler av leveransen som omfattes av konkurransegrunnlaget. Rammeavtalen(e) vil bli gitt en varighet på 3 år, med mulighet for forlengelse i ytterligere 1 år, jf Del 3 Kontraktsutkast. 3 Konkurransegrunnlagets struktur Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: Del 1 - Administrative bestemmelser for anskaffelsen (inneholder bestemmelser og frister mv for gjennomføringen av anskaffelsen, inkludert de kvalifikasjonskrav som stilles til leverandøren og tildelingskriterier) Del 2 Kravspesifikasjon med vedlegg (inneholder krav til kvalitet og funksjonalitet for det det skal gis tilbud på) Del 3 Kontraktsutkast, består av Del 3 A Spesielle vilkår og Del 3 B Alminnelige kontraktsvilkår (AKS-89)

4 Side 4 av 8 4 Anskaffelsesprosedyre mv Anskaffelsen er kunngjøringspliktig, jf. forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del III 18-3 (1), og foretas som åpen anbudskonkurranse iht. bestemmelsene i FOA del III, jf (1). Bestemmelsene i FOA del I gjelder tilsvarende. Det gjøres oppmerksom på at det ved bruk av åpen anbudskonkurranse er forhandlingsforbud, jf FOA Anskaffelsen vil bli kunngjort i den nasjonale kunngjøringsdatabasen Doffin, se og i EUs kunngjøringsdatabase TED I tillegg vil det bli informert om anskaffelsen på DSBs hjemmesider Tildeling vil skje på bakgrunn av oppfylling av kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier som angitt i pkt 6. 5 Frister og fremdriftsplan 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen 7. januar 2009 kl Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen utløpet av tilbudsfristen, dvs. at det ikke er tilstrekkelig at tilbudet er postlagt innen fristens utløp. 5.2 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 9. mars 2009 kl Tentativ fremdriftsplan DSB planlegger fremdrift etter følgende tentative plan: Aktivitet: Dato: Kunngjøring av konkurranse 14. november 2008 Frist for spørsmål i tilknytning til 14. desember 2008 konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist 7. januar 2009 kl Evaluering av tilbud Uke 3/09 Varsel om tildeling av kontrakt 16. januar 2009 Kontraktsinngåelse (signatur) 28. januar 2009 Vedståelsesfrist 9. mars 2009 kl Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier 6.1 Kvalifikasjonskrav Formålet med kvalifikasjonskrav er å fastsette et nedre kvalifikasjonsnivå og hindre at ikke-kvalifiserte virksomheter får anledning til å delta, jf. FOA Dersom tilbyder har akseptable grunner for ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjonen, kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan akspeteres. Dersom tilbyderen ønsker å godtgjøre at kvalifikasjonskravene oppfylles ved å henvise til kapasiteten i sammenslutninger eller virksomheter som tilbyderen indirekte eller direkte er knyttet til, skal dette fremkomme

5 Side 5 av 8 tydelig. Det er i et slikt tilfelle et krav at det godtgjøres at tilbyderen reelt disponerer over disse sammenslutningers eller virksomheters ressurser. Følgende kvalifikasjonskrav med tilhørende dokumentasjon kreves: Obligatoriske og ufravikelige krav Krav: Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. NB! Gjelder bare norske tilbydere, jf FOA 17-14(1) Dokumentasjonskrav: Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav: Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav: Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring fra de siste tre år Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav: Organisasjon, kompetanse, kapasitet og erfaring Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle rammeavtalens krav til leveranser. Leverandøren skal også ha erfaring fra lignende leveranser. Miljøkvalifikasjoner Det kreves rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved produksjon av de leveranser som omfattes av rammeavtalen Dokumentasjonskrav: Det skal gis en beskrivelse av leverandørens organisasjon, selskapsform, eierstruktur og virksomhetsområde Det skal beskrives erfaring med minimum 3 tilsvarende relevante leveranser. For hver referanse skal det oppgis navn på kunde, kontraktens omfang og tidsrom Redegjørelse for rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis rutinene er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøsystem i henhold til ISO 14001, Miljøfyrtårn eller tilsvarende verifiserte systemer, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat.

6 Side 6 av Tildelingskriterier Kontrakt tildeles den leverandør hvis tilbud etter en helhetsvurdering er økonomisk mest fordelaktig, jf FOA Ved avgjørelsen om hvem som skal tildeles oppdraget, vil følgende vektede kriterier bli lagt til grunn: Tildelingskriterier: Vekting: Pris og kostnader 50 % Kvalitet 30 % Bestillingsmåte og leveringstid 15 % Miljø 5 % Om tildelingskriteriet pris og kostnader Det skal oppgis priser på alle produkter som er angitt i Del 2 Kravspesifikasjon pkt. 2.2, 2.3 og 2.4. Det skal også oppgis rabattsats på tilhørende varegrupper/sortiment for hver av kategoriene i pkt. 2.2, 2.3 og 2.4. Pris må oppgis slik at det er mulig å akseptere hele eller deler av tilbudet. Tilbyder skal oppgi sine priser i vedlagte pristabell, se vedlegg 3 til Del 2 Kravspesifikasjon. Det skal ikke foretas endringer i pristabellen. Priser skal oppgis eks mva, fritt levert hos bestillersted. Alle kostnader og påslag skal være inkludert i prisen, herunder også eventuelle gebyrer. Prisene som oppgis skal være faste det første kontraktsåret, dvs. at det ikke er anledning til prisregulering før ett år etter rammeavtalens ikrafttredelse jf Del 3 Kontraktsutkast. Det volum som er oppgitt i Del 2 Kravspesifikasjon er basert på gjennomsnittlig årsforbruk ved NBSK de siste årene, og er ikke under noen omstendighet bindende for oppdragsgiver. Volum er kun tatt med for å indikere mulige avrop fra NBSK. Det antas at øvrige virksomheter i DSBs organisasjon også vil avrope på rammeavtalen, men oppdragsgiver har ingen konkrete tall for gjennomsnittlig årsforbruk for disse Om tildelingskriteriet kvalitet Alle produkter som tilbys skal tilfredsstille kvalitetskrav som angitt i Del 2 Kravspesifikasjon. Videre vil oppdragsgiver vektlegge kvalitet på vareprøver som skal leveres som del av tilbudet, jf Del 2 Kravspesifikasjon pkt 3. Kvaliteten på vareprøvene vil bli vurdert ut fra produktark og skisser på vareprøver, samt oppdragsgivers testing (utprøving) av vareprøvene iht. aktuelle bruksområder Om tildelingskriteriet bestillingsmåte og leveringstid Det vil bli lagt vekt på om det tilbys en nettbasert/elektronisk bestillingsordning. Det vil videre bli vektlagt om tilbyder har beskrevet hvordan bestilling og levering skal foregå, herunder i hvilken grad bestillings- og leveringsrutinene fremstår som brukervennlige. Det vil bli lagt vekt på om tilbyder har oppgitt leveringstid for alle produkter som omfattes av kravspesifikasjonen, og om tilbyder kan garantere levering innenfor de oppgitte leveringstidene. Det vil også bli lagt vekt på om det tilbys levering i hele Norge Om tildelingskriteriet miljø Det vil bli lagt vekt på om de produkter som bestilles under rammeavtalen leveres i miljøvennlig/resirkulerbar emballasje og om det tilbys en returordning for farlig avfall knyttet til den enkelte leveranse.

7 Side 7 av 8 7 Krav til tilbudet 7.1 Språk Tilbudet skal utformes på norsk, jf FOA Kvalifikasjonsdokumenter Tilbudet skal vedlegges dokumenter angitt i pkt 6.1 som grunnlag for kvalifisering. Kvalifikasjonsdokumentene skal leveres separat innsatt i ringperm med skilleblad og struktureres i samme rekkefølge som de er nevnt i pkt Vareprøver Som del av og sammen med øvrig tilbudsdokumentasjon, skal det leveres vareprøver som angitt i Del 2 Kravspesifikasjon pkt. 3. Vareprøvene skal leveres kostnadsfritt for oppdragsgiver. Dersom tilbyder ønsker å få vareprøvene i retur etter at konkurransen er avsluttet, bes det om at det opplyses om dette i tilbudet. Nærmere betingelser for retur (frakt etc) avtales med den enkelte tilbyder. Vareprøvene skal sendes til samme adresse som tilbudet. 7.4 Tilbudets utforming Det skal utarbeides et eget underskrevet tilbudsbrev der tilbyderen oppgir kontaktperson, med tilhørende kontaktdata inklusive e-postadresse. Tilbudsbrevet skal presenteres som tilbudets førsteside. Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold tatt til kontraktsvilkårene, jf. Del 3 Kontraktsutkast. Det gjøres oppmerksom på at vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene kan føre til avvisning av tilbudet, jf FOA (1) d. Tilbudsbrevet skal også inneholde opplysninger om i hvilken periode tilbudet er bindende, jf. pkt Merking, antall eksemplarer, adresse og leveringssted for besvarelsen etc Tilbudet skal leveres i to papireksemplarer og et elektronisk eksemplar (CD-ROM eller USB-minnepinne). Elektronisk eksemplar skal være scannet inn og skal struktureres på samme måte som papireksemplaret. Det gjøres oppmerksom på at det IKKE er anledning å levere tilbud pr e-post. Tilbudet skal leveres i nøytral, lukket, dobbel konvolutt og merkes med: DSB ansk 034/2008: Tilbud på rammeavtale for bekledning, og Åpnes kun av adressat. Tilbudet skal sendes til følgende adresse: DSB v/ Lillian M. Dahle Postboks Tønsberg Tilbudet kan også leveres direkte til DSBs resepsjon: DSB v/ Lillian M. Dahle Rambergveien Tønsberg

8 Side 8 av 8 8 Endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Informasjon om foretatte endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en leverandør, skal formidles til alle på tilsvarende måte. Dersom endringene kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i utforming av sitt tilbud innenfor tilbudsfristen, skal det fastesettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. 9 Kontaktpersoner All kontakt mot DSB fra leverandører mht denne anskaffelsen skal rettes til kontaktperson som angitt nedenfor: Navn: Lillian M. Dahle E-post: lillian.dahle@dsb.no Eventuelle spørsmål skal sendes pr e-post innen , jf. pkt Spørsmålene vil bli anonymisert, før svar sendes ut til samtlige interessenter via kunngjøringsbasen Doffin/TED. Dette forutsetter at alle interessenter registrerer sin interesse i Doffin. Oppdragsgiver kan ikke garantere at all relevant informasjon blir gjort tilgjengelig for leverandører som har hentet konkurransegrunnlaget via andre kilder. 10 Leverandørens deltagelseskostnader Eventuelle kostnader som tilbyder har ifm utarbeidelse, levering og oppfølging av svar på DSBs konkurransegrunnlag, må dekkes av tilbyder selv og vil ikke bli refundert av DSB. 11 Behandling av tilbudene Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud ut over det som fremgår av dette konkurransegrunnlaget Det er anledning til å inngi tilbud på deler av leveransen. Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av tilbudene DSB forbeholder seg retten til å avvise tilbud og avlyse konkurransen i samsvar med FOAs regler Tilbudet vil ikke bli returnert til tilbyder DSB vil behandle all informasjon fra leverandør fortrolig