Saksframlegg til styret

Transkript

1 Saksframlegg til styret Møtedato Sak nr: 022/2011 Sakstype: Beslutningssak Sammenslåing av helseforetakene Psykiatrien i Vestfold og Sykehuset i Vestfold Trykte vedlegg 1 Dokument om forberedelser til fusjon 2 HSØ notat av med juridisk betenkning om ansattevalgte styremedlemmer 3 Drøftingsprotokoll SiV av Drøftingsprotokoll PiV av Bakgrunn for saken I vedtak 108/08 fra styret i Helse Sør-Øst RHF ble etableringen av sykehusområder vedtatt. Hovedregelen er at det skal være ett helseforetak i hvert sykehusområde. Det ble gjort unntak fra denne hovedregelen i forhold til sykehusområde Telemark - Vestfold hvor det i dag er tre heleforetak, Sykehuset i Vestfold HF (SiV HF),Psykiatrien i Vestfold HF (PiV HF) og Sykehuset Telemark HF (STHF). Styrene i PiV HF og SiV HF har gitt de administrerende direktørene fullmakt til å framforhandle forslag til en avtale som regulerer forholdet mellom SiV og PiV ved en evt. sammenslåing. Denne saken følger opp oppdraget fra de to styrene. Det anbefales at de to helseforetakene slås sammen og det redegjøres for den videre prosessen mot en eventuell sammenslåing Forslag til vedtak: 1. Styret anbefaler Helse Sør-Øst RHF å slå sammen Sykehuset i Vestfold HF og Psykiatrien i Vestfold HF. 2. Styret anbefaler at sammenslåingen gjennomføres ved at Psykiatrien i Vestfold HF virksomhetsoverdras til Sykehuset i Vestfold HF. 3. Styret legger til grunn at pasienttilbudet opprettholdes og styrkes. Side 1 av 10

2 4. Styret forutsetter at det videre arbeidet med en eventuell sammenslåing sikrer nødvendig involvering av brukere og ansatte. 5. Saken oversendes Helse Sør-Øst RHF til videre behandling Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Faktabeskrivelse 1 Prosess hittil Grunnlaget for dagens organisering av de tre HFene i sykehusområdet Vestfold Telemark finnes i vedtak 108/08 fra styret i Helse sørøst RHF høsten Styret i HSØ RHF har i samme sak OMSTILLINGSPROGRAMMET. INNSATSOMRÅDE 1 HOVEDSTADSPROSESSEN vedtatt prinsipper og føringer for utviklingen av spesialisthelsetjenesten i regionen. Det er en videre gjennomføring av disse prinsippene som ligger til grunn for denne saken: Helse Sør-Øst deles inn i sykehusområder. Dette innebærer følgende: - Helseforetakene som utgjør et sykehusområde skal ha et helhetlig ansvar for sin befolkning og tilby lokalbaserte spesialisthelsetjenester og mer spesialiserte tjenester for sitt område, herunder akuttfunksjoner innenfor somatikk, psykisk helsevern, tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) og rehabilitering Virksomhetene innen det enkelte sykehusområde skal som hovedregel organiseres som ett helseforetak. - Ett helseforetak pr sykehusområde gir en ledelse som gjennomgående kan styre utviklingen både i et kortsiktig og et langsiktig perspektiv, og ett felles helseforetak vil en ha vesentlig flere virkemidler til rådighet enn ved avtalebaserte løsninger, og ha større mulighet til å samle kompetansen i større fagmiljøer. - Tilsvarende som for psykisk helsevern er det viktig å sikre enhetlig ledelse innenfor tverrfaglig spesialisert rusbehandling. I styremøte vedtok PiV styret i sak 69/09 at: 1. Administrasjonen får fullmakt til å forhandle med administrasjonen ved Sykehuset i Vestfold HF (SiV) om forslag til en avtale som skal regulere forholdet mellom PiV og SiV ved inngåelse av et kompaniskap i ett helseforetak innen spesialisthelsetjenesten i Vestfold. Helse Sør-Øst RHF styrets vedtak og føringer i styresak 108/08 legges til grunn hvor. Side 2 av 10

3 Ved en eventuell fusjon med SiV forutsetter styret at det blir en reel fusjon mellom to helseforetak som likeverdige parter ved etableringen av ett nytt helseforetak i Vestfold. Dette må reflekteres i sammensetningen av det nye helseforetakets styre, samt ved sammensetning av foretakets ledelsesnivåer og relevante råd og utvalg Det legges videre følgende forutsetninger til grunn ved organiseringen: - Områdene psykisk helsevern (PHV) og tverrfaglig spesialisert rus- og avhengighetsbehandling TSB (= dagens PiV), inngår i et integrert helseforetak i Vestfold og opprettholdes som én organisatorisk enhet med én leder. - PiV skal ha nødvendig handlingsrom ved at ledelsen får tilstrekkelige fullmakter som sikrer at virksomheten innen PHV & TSB kan fortsette sin positive utvikling og videre styrking både kvalitativt og kvantitativ av pasientbehandling og forskning samt utviklingen av medarbeidere og ledere. - Det skal sikres at PiV opprettholder økonomisk bærekraft til å foreta planlagte investeringer. - Det skal sikres en medbestemmelsesstruktur innen PiV som ivaretar de 12 prinsippene for ansattes medvirkning samt organisering av vernetjeneste. - PiV skal ha et eget brukerråd som også er representert i det integrerte fellesforetakets brukerutvalg og som sikrer regionens prinsipper om brukermedvirkning. - Mulige netto gevinster fra dagens fellestjenester i PiV skal ved integreringen i et helseforetak i Vestfold, komme den kliniske virksomhet innen PHV & TSB til gode. - Fremtidige gevinster som skapes innen PHV & TSB ved omstillinger m.v. skal disponeres av og komme virksomheten for disse fagområder til gode 2. Administrasjonen sørger for en innspillsprosess med foretakstillitsvalgte, brukerutvalg, fagråd og foretakets ledergruppe om det er flere momenter som er viktige å ha med seg, og som ikke er dekket av forutgående pkt 1. Videre forutsettes administrasjonen å sørge for informasjon om styrets vedtak og den forestående prosess. 3. Avtalen som skal fremforhandles forutsetter å vise - hvordan man organisatorisk løser de i pkt 1 nevnte forhold - hvordan man håndterer eventuelle overgangsordninger 4. Avtalen framlegges for styret til behandling primært i løpet av 1. kvartal 2011 I januar 2011 behandlet styret i SiV HF sak 08/11 med følgende vedtak: 1. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å framforhandle en avtale som regulerer forholdet mellom SiV og PiV ved en evt. fusjon. 2. Styret forutsetter at det skal utarbeides en fusjonsplan som er grunnlaget for avtalen. Fusjonsplanen skal blant annet omhandle temaer som framdriftsplan med tilhørende aktivitetsplan, ansvars-, rolle og oppgavefordeling for HSØ RHF, styre(ne) og AD(ene) både i evt. fusjonsprosess og etter evt. fusjon, risikoanalyse, samt operasjonelle forhold som økonomi, personal, avtaler, IKT og Oppgjør, plikter og rettigheter. Side 3 av 10

4 3. Styret legger til grunn for fullmakten at avtalen søker å imøtekomme PiV-styrets forutsetninger for avtale og fusjon, men forventer at avtaleforslaget ivaretar også SiVs behov for bærekraftige løsninger. 4. Styret legger til grunn at fusjon mellom de to likeverdige helseforetakene kan innebære at SiV HF fortsetter som den juridiske enhet. 5. Styret legger til grunn at 13 prinsipper for brukemedvirkning og 12 prinsipper ansattemedvirkning legges til grunn 6. Styret forutsetter at forslag til avtale blir behandlet i styrene i deres respektive møter i mars De adm. direktører har i arbeidet med saken kommet til at ikke er grunnlag for å framforhandle en avtale før Helse Sør-Øst har fattet vedtak om en sammenslåing. Denne sake med styrenes vedtak vil danne grunnlaget for en fusjonsplan og en avtale. 2. Mål for sammenslåing Det er mål fra eier at prinsippene i styresak 108/08 skal følges så langt som det finnes hensiktsmessig. Denne saken er referert over. I tillegg er det særlig to argumenter for å sammenslå SiV HF og PiV HF. Robusthet kvalitet, kapasitet og effektivitet på tjenester Administrerende direktør i PiV HF har i styresak 59/10 utredet hvorvidt PiV har robusthet til å tåle fremtidig utvikling av effektive og gode fellestjenester og at ikke disse trekker unødige ressurser og ledelsesfokus vekk fra pasientbehandlingen. Slik det framgår av saken er det høyst usikkert om PiV kan greie det over tid. Et styrket samarbeid med SiV om fellestjenester vurderes av styret ikke å være tilstrekkelig for å oppnå nødvendig bærekraft. Styret mener at en fusjon med SiV kan gi større mulighet til å sikre kvaliteten på, riktig dimensjonering av og innretning på fellestjenester, slik at ikke kjernevirksomheten blir unødig avfokusert. Pasienter skal sikres gode tjenester; Styret har i oppgave å sikre pasientbehandling til befolkningen i Vestfold både nå og i et langsiktig perspektiv. Det er solid faglig nivå og utvikling i både SiV HF og PiV HF. PiV HF har, gjennom en særegen organisering de siste ti årene dokumentert god utvikling sammenlignet med andre. Ved en fusjon med SiV HF må den gode faglige utvikling og tjenesteprofil som PiV HF har skapt som eget foretak ivaretas, og mulighet til trygge og forutsigbare rammer for videre utvikling er avgjørende. Videre er kvalitetsog pasientsikkerhetsarbeid et satsingsområde i foretaksgruppene og i begge de to HFene. Utviklingen som PiV HF bedriver videreføres og utvikles i et nytt felles foretak. Den kommende samhandlingsreform vil kreve en tydeligere og mer felles opptreden på system og tjenestenivå fra spesialisthelsetjenesten i Vestfold overfor kommunene. Styret legger vekt på at en fusjon mellom SiV HF og PiV HF nå, kan gi det totale tjeneste tilbudet vilkår og rammer som sikrer Vestfolds befolkning gode og trygge spesialisthelsetjenester fremover. Likeverdighet Ved en fusjon mellom SiV HF og PiV HF er styret opptatt av at dette blir en reell fusjon mellom to helseforetak som likeverdige parter. Side 4 av 10

5 3 Metode for sammenslåing Helseforetaksloven har ikke egne regler om fisjon og fusjon. I lovens 50 er omdanning regulert, og det fremgår av denne at bestemmelsen gjelder tilsvarende for overføring av virksomhet mellom helseforetak. Bestemmelsen gir etter sitt innhold regler om privatrettslig kontinuitet (i praksis at en offentlig eller privat kontraktsmotpart må akseptere partsskifte) samt at det er gitt fritak for dokumentavgift og omregistreringsavgift i forbindelse med omdanning. Bestemmelsen inneholder ikke nærmere regler om den tekniske gjennomføringen. Det kreves at det skjer en virksomhetsoverdragelse, i motsetning til overføring av enkelteiendeler. Teknisk må omorganiseringen gjennomføres ved en virksomhetsoverdragelse. (Kilde: Fisjonsplan Blefjell sykehus HF). For en mellom SiV HF og PiV HF blir derfor en virksomhetsoverdragelse. Dette kan skje prinsipielt på to måter: 1) PiV HF virksomhetsoverdras inn i SiV HF. 2) PiV HF og SiV HF virksomhetsoverdras inn i et tomt nytt HF. Alternativ 1: Ved dette alternativet vil det nye selskapet være en videreføring av SiV HF, med PiV som en egen organisatorisk enhet, med en leder i HFet. Fordelen med denne framgangsmåten er at det blir kontinuitet i organisasjonen. Fusjonen i seg selv innebærer at foretaket overtar en ny virksomhet, og den etablerte organisasjonen i det overtakende foretaket står inntil det eventuelt fattes beslutninger om endringer der. Dette sikrer at man holder momentum både i fusjonsarbeidet og i daglig drift. Ved dette alternativet sparer HFene en rekke administrative kostnader. Mulighetene for feil reduseres, og videreføring av et eksisterende organisasjonsnummer letter overdragelsen av selskapene. Dette alternativet bifalles fra vårt felles eksterne revisjonsfirma PWC. Denne saken er basert på denne løsningen. Alternativ 2: Ved dette alternativet avvikles både SiV HF og PiV HF, og et nytt, tomt helseforetak opprettes. Med denne løsningen må det etableres et nytt styre og det må ansettes administrerende direktør noe som kan forsinke prosessen. Deretter virksomhetsoverdras alle ansatte og alle eiendeler over i det nye selskapet. Med dette må det opprettes nytt organisasjonsnummer i Brønnøysund og alle forhold knyttet til begge dagens foretak må overføres. Dette er den modellen som gjenneomgående har blitt benyttet ved sammenslåing av hele helseforetak, men modellen innebærer større administrativ arbeids-/ressursmessig utfordringer knyttet til dette alternativet enn til alternativ 1. I begge alternativer sikres de ansatte samme rettigheter. Dette omtales i neste avsnitt. Sykehuspartners leveranseevne en kritisk faktor for at systemene skal kunne samvirke, og at alle administrative verktøy skal fungere som ett i et felles HF. Det må snarest avklares når Sykehuspartner kan gjennomføre de nødvendige praktiske endringen. Side 5 av 10

6 4 Ivaretakelse av styrenes vedtak Organisasjon Det ligger i føringene fra sak 108/08 fra HSØ RHF at en skal tilstrebe å ha en leder for fagområdet PHV og TSB. Ved fusjonen med SiV HF etableres eksisterende PiV HF som én organisatorisk virksomhet/enhet og med én leder. Leder vil være i linje til administrerende direktør ved SiV HF og inngå i administrerende direktørs ledergruppe på linje med øvrige klinikksjefer / divisjonsdirektører. Virksomheten/ enheten PiV og dens leder skal ha nødvendige fullmakter til å disponere de (jfr. kap økonomi) ressurser som stilles til rådighet fra eier til fagområdene PHV og TSB. Den gode pasientbehandling skal videreføres både nå og i et langsiktig utviklingsperspektiv. Den gode faglige utvikling og tjenesteprofil som PiV har skapt som eget foretak skal sikres gjennom tilrettelegging av rammebetingelser som virksomheten og dens leder gis. Dette omfatter også videre utvikling av medarbeidere og lederes kompetanse samt tiltak for å rekruttere og beholde slik kompetanse. Vedtatt Strategiplan for Psykiatrien i Vestfold HF samt vedtatt områdeplan for PHV og TSB for sykehusområdet i Telemark Vestfold, videreføres som grunnlag for denne utvikling Videre må virksomhet for PHV og TSB sikres konkurransedyktige lønns- og arbeidsvilkår for å kunne rekruttere og beholde nødvendige kompetanse. Fagområdene for psykiatriog rusbehandling er anerkjent som rekrutteringssvake områder innen spesialisthelsetjenesten. Sikring og utvikling av fagområdene forutsetter en videreføring med egen fagsjef, kvalitets- og pasientsikkerhets kompetanse og kapasitet samt fagutviklingsressurser i virksomheten/ enheten PiV. Nærmere dimensjonering og detaljering av og avgresning mellom fellestjester i det fusjonerte foretaket SiV og virksomheten/enheten PiV avklares i den videre fusjonsprosessen. Det gjennomføres en gjennomgang av stabsavdelingene i de to HFene (jfr. kapittel ad HR). Medbestemmelsesstruktur og vernetjeneste Det legges til grunn at medbestemmelsesstrukturen i det evt. fusjonerte foretaket ivaretar de 12 prinsippene for ansattes medvirkning samt organisering av vernetjeneste. Den organisering av medbestemmelsesstruktur med frikjøpsordning av foretakstillitsvalgte med eksisterende omfang og innrettning som i dagen PiV HF, videreføres ut 2014 så fremt ikke partnere før dette blir enige om et det er formålstjenelig å gjøre endringer. I dagens frikjøpsordning av foretakstillitsvalgte i PiV er lagt til grunn antall medlemmer ved de respektive fagforeninger. Likeledes videreføres dagens organisering av vernetjenesten ut 2014 så fremt ikke partnere før dette blir enige om et det er formålstjenelig å gjøre endringer. Dagens hovedverneombud (HVO) gis relevant betegnelse, for eksempel klinikkvernombud (KVO). Brukermedvirkning. Helse Sør-Øst RHF forutsetter at det er et brukerutvalg ved hvert foretak som utgjør hfets offisielle brukerstemme. Ved fusjonen etableres det videre et eget brukerutvalg Side 6 av 10

7 for tjenesteområdene PHV og TSB som gis representasjon i det eksisterende brukerutvalg ved SiV. Eksisterende bruker- medvirkningsarbeid i dagens PiV videreføres i tråd med vedtatt Strategiplan og nasjonale føringer. Helse Sør-Øst 13 prinsipper for god brukermedvirkning legges for øvrig til grunn for det videre arbeid. Økonomi Generelt Sentrale økonomiske forhold er fordeling av eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter og kostnader. Arbeidet knyttet til kartlegging av eiendeler, gjeld og egenkapital utføres av PiV HF og kvalitetssikres av revisor (PWC). Fusjonsbalansene skal utarbeides etter kontinuitetsprinsippet. Kontinuitetsprinsippet innebærer at alle balanseposter videreføres i den nye enheten til samme regnskapsførte verdi som de hadde i den enheten de ble overført fra. Investeringer Det er spesielt PiV HF sine balanseførte verdier, som i HSØ RHF er knyttet opp mot mulige framtidige investeringer, som er ønsket avklart. Helse Sør-Øst har i mail av anført følgende momenter vedrørende håndtering av likviditet og driftskredittrammer ved en eventuell fusjon mellom Psykiatrien i Vestfold HF (PiV) og Sykehuset i Vestfold HF (SiV): - Helse Sør-Øst RHF tar utgangspunkt i etablerte prinsipper for likviditetsstyring ved håndtering av spørsmål knyttet til saldo/rettigheter knyttet til likviditet ved en eventuell fusjon. - Mens PiV har rettigheter innenfor sin positive likviditetssaldo per på 156 millioner kroner opparbeidet blant annet gjennom positive årsresultater, har SiV et trekk på driftskreditt per på 552 millioner kroner. SiV starter 2011 med en driftskredittramme på 693 millioner kroner. Denne er senere justert for forhold i Det kan legges til grunn at opparbeidet positiv likviditet ved PiV ikke vil bli motregnet driftskredittrammer ved SiV. Dvs at det fusjonerte foretakets driftskredittrammer vil bli satt med utgangspunkt i SiVs driftskredittrammer per , og videre justering for 2011 og årene deretter vil skje i henhold til etablerte prinsipper for likviditetsstyring. Det forutsettes at disse midlene gjøres sporbare for å vise at bevilget formål faktisk har blitt tilgodesett. Framtidige rammevilkår Det arbeides kontinuerlig med finansieringsmodell av HFene fra RHFets side. PiV blir i det alt vesentlige finansiert gjennom rammefinansiering. I tillegg kommer en liten andel inntekter fra poliklinisk aktivitet. HSØ RHF gir hvert år et signal om hvor mye ressurser som tilhører de ulike hovedfagområdene. I oppdrag- og bestillerdokumentet spesifiseres ulike krav som skal innfris, og det understrekes at foretakene mottar en samlet finansiering for å oppfylle disse kravene. Ved å følge gjeldende styringsmodell og å gjøre midlene sporbare gir dette fagområdene PHV og TSB samme mulighet til å drifte og utvikle pasientbehandlingen og faget videre som i dag. Side 7 av 10

8 Fremtidige gevinster som skapes innen PHV & TSB ved omstillinger m.v. skal disponeres av og komme virksomheten for disse fagområder til gode. Dette er i tråd med føringene fra Helse Sør-Øst RHF fra 2008 og gjentatt til HFene i budsjettdokumenter og prosesser de etterfølgende år. Personal HR-området Anbefalt organisatorisk løsning medfører at PiV blir en egen organisatorisk enhet i SiV. Med dette vil ansatte i PiV få ny arbeidsgiver (virksomhetsoverføres* til SiV) mens organisering, rettigheter og plikter forblir uendret. Når et eventuelt fusjonsvedtak foreligger i tråd med modellforutsetningene i denne saken, er det nødvendig å gjennomgå sentrale stabsfunksjoner med sikte på en hensiktsmessig organisering og fordeling på henholdsvis klinikk- og foretaksnivå. Rammer Omstillingsavtalen for Helse Sør-Øst legges til grunn i gjennomføringen. Virksomhetsoverdragelsen medfører i utgangspunktet ingen oppsigelser. Ansatte i SiV og PiV har allerede like pensjons- og forsikringsordninger. Pr januar 2011 vil en overdragelse omfatte 1004 årsverk fordelt på 1512 ansatte. Blant disse er det kun leger som har godkjente hjemler. Legehjemler godkjennes av nasjonalt råd og er regulert nasjonalt. PiV har 78 hjemler i 2011, hvorav 25 er LIS-leger. Informasjon til ansatte Det er i tiden etter at styrene gjorde vedtak i denne saken gitt løpende informasjon primært til foretakstillitsvalgte og hovedvernombud, men også via intranett til alle ansatte i PiV og SiV samt via e-post til ansatte i PiV i forbindelse med forberedelser i saken. I PiV har det også vært egne møter med foretakstillitsvalgte hvor synspunkter og utfordringer knyttet til fusjonen har vært delt. Ved et vedtak om virksomhetsoverdragelse vil generell informasjon om vedtaket og overdragelsestidspunktet bli gitt alle arbeidstakere. Drøftinger med foretakstillitsvalgte Drøftinger med tillitsvalgt gjennomføres på foretaksnivå i fellesmøte SiV og PiV, Det vil gjennomføres nytt drøftingsmøte etter endelig vedtak i HSØ RHF. Protokoller fra drøftingsmøtet følger saken som vedlegg nr 2 og 3. Ansattes rettigheter ved en fusjon Ansatte har rett til å reservere seg mot virksomhetsoverdragelsen. Brevet sendes til alle som har et ansettelsesforhold i PiV så tidlig som mulig etter vedtak er fattet. Arbeidstakers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiveren. Dette betyr for eksempel at alle ansatte i PiV har krav på å fortsette sitt ansettelsesforhold på samme individuelle betingelser, som de hadde i PiV. Alle overførte ansatte beholder sin ansiennitet. Nye arbeidsavtaler vil bli utarbeidet i de enkelttilfeller hvor en ansatt får sin stilling endret på grunnlag av endringer etter virksomhetsoverdragelsen. Det fusjonerte foretaket blir i utgangspunktet bundet av de overenskomstene som PiV har, men har rett til å si opp disse innen tre uker. Ved en overdragelse av PiV vil SiV ikke benytte denne rett. Eksisterende B-delsavtaler i PiV videreføres ut Side 8 av 10

9 PiV og SiV har samme pensjonsavtaler gjennom KLP, så dette punktet må anses å være uproblematisk. Eiendom Eksisterende bygningsmasse Som beskrevet under avsnittet om økonomi vil kontinuitetsprinsippet gjelde for verdifastsetting av eiendom ved en virksomhetsoverdragelse. Samlet har de to foretakene en betydelig eiendoms-/arealmasse. PiV disponerer i dag ca kvm. En del av dette er i leide arealer. Det må foretas hjemmelsoverganger til SiV for de eiendommer som PiV i dag eier. De leieavtaler som PiV har inngått på eiendomsområdet må kartlegges og overdras til det nye felles foretaket. Leieavtaler (3 stk.) mellom SiV og PiV vil naturlig opphøre som følge av fusjonen. Det vises for øvrig til kapitler vedrørende organisering når det gjelder systemansvar og driftsansvar knyttet til den samlede bygningsmasse. Byggeprosjekter PiV har i dag i gang 3 byggeprosjekter i prosjekteringsfase, jfr. kapittel 4.1. Disse prosjektene videreføres uten opphold. Prosjekteierskap for disse prosjektene ivaretas i dag av økonomidirektør/ konst. viseadm. direktør i PiV. Videre prosjekteierskap etter fusjonen må avklares. Øvrige avtaler Det generelle prinsippet er at overtakende HF trer inn i alle eksisterende avtaler for overdragende HF. Det gjennomføres en prosess for å kartlegge avtaler ved PiV HF med eksterne virksomheter (leverandører), og hvilke forpliktelser de gir. Alle avtalepartnere underrettes om fusjonen og nytt organisasjonsnummer. IKT Både PiV og SiV (utenom Kysthospitalet) er i dag oppgradert til samme plattform (SIKT v2). Dette er en vesentlig forutsetning for integrasjon mellom de to fusjonerte HFene. Samhandling mellom enhetene vil kunne etableres uten noen spesiell endring i plattform. PiV eier og utvikler i dag eget pasientadministrativt system (PAS/EPJ) PAPS. Utviklingen av PAPS videreføres i nytt felles HF. Ressurser knyttet til utvikling, forvaltning og brukerstøtte PAPS videreføres inn til videre i den organisasjonsenheten som blir forlengelsen av dagens PiV. Varigheten av denne løsningen avhenger av HSØ RHF sine fremtidige valg vedrørende PAS/EPJ og klinisk arbeidsflate framover. Det samme gjelder applikasjoner for kvalitet og melde- og avvissystemer. Det vil være en styrke å samle øvrig IKT personell i en IKT bestillerenhet i det nye foretaket. Vurderinger Det er tidligere i dokumentet redegjort for målet med fusjonen, og videre for hvordan de forutsetninger som styrene i hhv PiV og SiV har satt for fusjonen, kan imøtekommes. Den anbefalte metoden for fusjon er å virksomhetsoverdra PiV HF inn i SiV HF. Side 9 av 10

10 Det må settes en realistisk framdrift som gir en fusjonsprosess som sikrer medvirkning fra ansatte og brukere, og som muliggjør levering fra Sykehuspartner på kritiske områder på nødvendige tidspunkt ift sammenslåingstidspunktet. Selve fusjonstidspunktet fastsettes av HSØ RHF. Det har vært drøftet både og og begge er formelt mulig å benytte. Det er viktig å ha gode prosesser i arbeidet, uten å miste trykket. Uansett valg av tidspunkt vil det viktigste være å sikre videreføring av tjenestetilbudet til pasientene under fusjonen. Organisasjonene vil måtte arbeide parallelt samtidig som man utreder og finner gode løsninger for gjennomføring av endringer og integrasjon ift. stabs- og fellesfunksjoner innen områder som organisasjon, økonomi, eiendom, HR og IKT. Ved godkjenning av fusjonen fra HSØ RHF vil hele virksomheten i PiV løftes over som en samlet enhet i SiV, slik at det blir et tomt foretak igjen som deretter avvikles. Avviklingen gjennomføres ved at eier oppnevner avviklingsstyre, som med bistand fra det overtakende foretaket (det vil i praksis si den eksisterende organisasjonen i det overdragende foretaket) får ansvaret for å gjennomføre avviklingen av det tomme foretaket. Det anbefales videre at administrerende direktør i SiV HF får ansvaret for å lede fusjonsarbeidet mellom SiV HF og PiV HF. Det må fremlegges planer for begge disse prosessene etter endelig vedtak i HSØ RHF basert på dette dokumentet samt de føringer og det tidspunkt som eier legger. Slike planer må inneholde risikovurdering for de ulike stegene i en fusjon. Med hensyn til styresammensetning er det til enhver tid eiers ansvar å avgjøre sammensetning på eierrepresentantene. Neste ordinære utnevning av styrerepresentanter for eier er i mars Eier kan imidlertid gjøre endringer til enhver tid. Ansattes representanter er i disse dager oppnevnt for to nye år i begge foretakene. For å sikre videreføring av de ansattes representasjon på egnet måte når ett foretak fusjoneres inn i et annet, bør det som minimum etableres en ordning med observatørstatus for representanter for de ansattevalgte i foretaket som ikke lenger eksisterer. Hvordan representasjonen best kan videreføres vil det imidlertid være opp til de lokale parter selv å vurdere og finne frem til løsninger på, herunder om det er ønskelig å legge til rette for et suppleringsvalg. Side 10 av 10