INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET. Ordfører, samt styreleder og daglig leder for Ime Verksted AS inviteres til å møte i sak 9 fra kl

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold, leder Arne Frivoll, nestleder Tommy Antonsen, medlem (meldt forfall, vara Gerd Windsland innkalles) Hege Lønning, medlem (meldt forfall, vara Idar Tronstad innkalles) Trond Birkeland, medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 16. juni 2015 kl i bystyresalen. SAKSLISTE: Ordfører, samt styreleder og daglig leder for Ime Verksted AS inviteres til å møte i sak 9 fra kl SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjon Mobbing Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Mandal, 4. juni 2015 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no 1 Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 10/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 10/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2

3 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/15 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen MØTEBOK Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Hege Lønning, medlem Forfall: Tommy Antonsen (vara ikke innkalt pga. misforståelse) Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen Vest v/ Lene Rugland Agder Sekretariat v/willy Gill Mandal kommune v/ Torbjørn Willumsen, Wenke Nome, Elin B. Walvik, Anita Grønnås Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE: SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 07/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2014 SAK 08/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2014 SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 02/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 03/15 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finans 2014 datert Ref. 04/15 Mandal FrP, anmodning om åpning av sak datert 17. februar 2015 Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3

4 Møtebok Mandal kontrollutvalg SAK 06/15 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 07/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL HAVN KF 2014 Havnefogd presenterte årsberetning og årsregnskap, samt svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 25. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Mandal Havn KF. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill 2 4

5 Møtebok Mandal kontrollutvalg Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for kommunale foretak av Saksdokumenter vedlagt saken: 1. Årsberetning og regnskap 2014 Mandal Havn KF 2. Havnestyret, sak 02/15 3. Revisjonsberetning, datert Saksopplysninger: Regnskapet viser et netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Det foreligger standard «ren» revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor uttaler at: Årsberetningen, sammen med regnskap og noter, gir en informativ beskrivelse av foretakets virksomhet. På samme måte som de foregående år, er det mitt inntrykk at virksomheten drives i ryddige former, og at det er god økonomistyring. Revisor opplever å ha meget god og åpen kommunikasjon med foretakets ledelse. Havnefogd vil presentere regnskap og årsberetning i møtet og det vil være anledning til å stille spørsmål. Havnestyret behandlet regnskapet i møte den og fattet følgende vedtak: 1. Havnestyret vedtar forslag til årsberetning for Havnestyret innstiller overfor bystyret på at vedlagte årsregnskap for 2014 godkjennes. 3. Årets nettooverskudd, kr , foreslås avsatt til disposisjonsfond. Vurdering: Slik jeg oppfatter det, skulle alt ligge til rette for en standard uttalelse fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 25. mars 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2014 for Mandal Havn KF. 3 5

6 Møtebok Mandal kontrollutvalg SAK 08/15 ÅRSREGNSKAP MANDAL KOMMUNE 2014 Økonomisjef presenterte hovedtrekkene i årsregnskap og årsrapport, samt svarte på spørsmål. Revisor presenterte kommentarer i revisjonsbrevet. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 9 fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisors kommentarer i revisjonsbrev nr. 9 vedrørende budsjettavvik i investeringsregnskapet, likviditet, avsetning integreringsfond og matombringing. Kontrollutvalget etterlyser forklaring fra administrasjonen vedrørende foretatte vurderinger angående momsproblematikk matombringing. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og revisjonsbrevet, datert henholdsvis og , har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2014 Årsberetning for 2014 Revisjonsberetning datert 10. april 2015 Revisjonsbrev nr. 9 datert 16. april 2015 Saksopplysninger: Årsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskap med noter og årsberetning ble levert innen fristene 15. februar og 31. mars. 4 6

7 Møtebok Mandal kontrollutvalg Det er avlagt standard «ren» revisjonsberetning. I revisjonsbrev nr. 9 kommenterer revisor forhold knyttet til budsjettavvik i investeringsregnskapet, likviditet, avsetning integreringsfond og matombringing. For nærmere beskrivelse vises det til brevet og til revisors orientering i møtet. Det foreligger ikke noen skriftlige kommentarer fra rådmannen til revisors brev, men det vil være anledning til å komme med kommentarer i tilknytning til regnskapsbehandlingen i kontrollutvalget. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap i kontrollutvalgets møte, og vil kunne svare på eventuelle spørsmål fra utvalgets medlemmer. Revisor vil også være til stede på møtet og vil orientere om utført revisjonsarbeid. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og revisjonsbrev nr. 9 fra Kommunerevisjonen Vest. Revisor har avgitt standard revisjonsberetning uten presiseringer eller forbehold. Kontrollutvalget viser for øvrig til revisors kommentarer i revisjonsbrev nr. 9 vedrørende budsjettavvik i investeringsregnskapet, likviditet, avsetning integreringsfond og matombringing. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og revisjonsbrevet, datert henholdsvis og , har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget utsetter saken. Kontrollutvalget viser til bystyrets vedtak av og ber om skriftlig redegjørelse fra selskapet og generalforsamlingen angående oppfølgingen av anbefalingene i rapporten. 5 7

8 Møtebok Mandal kontrollutvalg Generalforsamlingen v/ordfører og selskapet ved styreleder/daglig leder oppfordres til å møte på kontrollutvalgets neste møte 16. juni. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Saksdokumenter: Kontrollutvalget, særutskrift av sak 04/15 Bystyret, utskrift av behandling av selskapskontroll Ime Verksted AS Ime Verksted AS, utskrift av protokoll fra generalforsamling Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet rapport fra selskapskontrollen i møte den Rapporten inneholder følgende anbefalinger til kommunen og til selskapets styre: Anbefalinger til Mandal kommune med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll: 1. Revisor anbefaler at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet av naboeiendommen og utleie av bolig er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. 2. Revisor anbefaler at kontrollutvalget og kommunens revisor blir varslet om alle møtene i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet opp til styret. Revisjonen anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp: 1. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene om offentlige anskaffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp av trematerialer. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til bystyret: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted A/S enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni

9 Møtebok Mandal kontrollutvalg Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Bystyret behandlet denne saken i møte den og fattet følgende vedtak: Bystyret tar rapporten til etterretning. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtaksfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted AS enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Ime Verksted AS behandlet saken i generalforsamlingen 21. april. Slik jeg oppfatter protokollen har generalforsamlingen fattet følgende vedtak: 1. Vedtektene til Ime Verksted endres slik at formålet blir som følger: Selskapets formål er, i samarbeid med Nav, å tilby varig tilrettelagte arbeidsplasser og andre arbeidsmarkedstiltak til personer som kan nyttiggjøre seg disse arbeidstilbudene. Selskapet skal ha en produksjon og/eller aktiviteter som bidrar til å utvikle og vedlikeholde kompetanse i arbeidstakergruppa. Virksomheten kan også omfatte annen produksjon/virksomhet som fremmer bedriftens formål. Selskapets overskudd skal være i bedriften og disponeres til formål som styrker framtidig drift. 2. Innkalling til Generalforsamling i Ime Verksted AS sendes til kommunens kontrollutvalg og Kommunerevisjonen sammen med innkalling til de øvrige aktørene. 7 9

10 Møtebok Mandal kontrollutvalg 3. Registrering i KS sitt styrevervs register er frivillig. Ime Verksted AS vil anbefale styremedlemmene om å gjøre dette, men vil ikke pålegge noen å gjøre det. 4. Praksisen som har vært brukt ved innkjøp av trematerialer videreføres på bakgrunn av de svar og redegjørelser som er gitt til kommunerevisjonen. Vurderinger: Kontrollutvalget skal rapportere til bystyret innen 1. juni i denne saken. Forslag til vedtak: FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Forvaltningsrevisjon Mobbing: Det er gjennomført oppstartsmøte med administrasjonen. Rapport vil ikke foreligge til kontrollutvalgets møte i juni. Det tas sikte på behandling av rapporten i kontrollutvalgets møte i september. Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 02/15 Kommunerevisjonen Vest, protokoll fra representantskapet Ref. 03/15 Kommunerevisjonen Vest, attestasjonsrapport finans 2014 datert Ref. 04/15 Mandal FrP, anmodning om åpning av sak datert 17. februar 2015 Konklusjon: Vedr. ref. 4: Kontrollutvalget anser at saken har fått sin løsning og at det ikke er aktuelt for kontrollutvalget å følge opp saken videre. Øvrige referater ble tatt til etterretning. 8 10

11 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak: 09/15 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 09/15 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED AS Behandling i kontrollutvalget : Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget utsetter saken. Kontrollutvalget viser til bystyrets vedtak av og ber om skriftlig redegjørelse fra selskapet og generalforsamlingen angående oppfølgingen av anbefalingene i rapporten. Generalforsamlingen v/ordfører og selskapet ved styreleder/daglig leder oppfordres til å møte på kontrollutvalgets neste møte 16. juni. Nye vedlegg: E-post fra Ime Verksted AS datert 27.5 / e-post fra Agder Sekretariat datert 8.5 Tilleggsopplysninger: Etter at kontrollutvalget utsatte saken i forrige møte, sendte sekretariatet en skriftlig henvendelse til selskapet v/styreleder og daglig leder og til kommunen v/ordfører. Selskapet har svart i form av e-post til kontrollutvalget den 27. mai. Styreleder og daglig leder har kommentert anbefalingene gitt i rapporten og selskapets oppfølging av disse. Selskapet har fulgt opp bystyrets vedtak om evt. vedtektsendring. Generalforsamlingen har vedtatt endring av formålet. Kontrollutvalget vil få kopi av endret formål/firmaattest når den kommer i retur fra Brønnøysund. Når det gjelder offentlige anskaffelser, opplyser selskapet at de er i dialog med innkjøpssjef i Mandal kommune for å finne tilfredsstillende løsninger. Styreleder og daglig leder vil møte i kontrollutvalgets møte og kan informere nærmere om saken. Ordfører er også invitert til møtet for å kommentere om ordfører hadde nødvendig fullmakt fra bystyret i forbindelse med generalforsamlingen. Ut fra de opplysninger som kontrollutvalget har fått, ble bystyrets behandling av innkallingen til generalforsamlingen utsatt. Det er dette som er grunnlaget for spørsmålet om ordfører hadde nødvendig fullmakt. Samtidig må det bemerkes at bystyret i sitt vedtak av gir 11

12 selskapet en mulighet for å igangsette arbeid med vedtektsendring av selskapets formål. Så bystyrets vilje i saken antas å være kjent. Forslag til vedtak: 1. For kontrollutvalget er det viktig at kommunale selskap til enhver tid drives innenfor de gjeldende vedtekter, samt lover og regler. 2. Kontrollutvalget tar selskapets redegjørelse til etterretning og mener at endret formålsparagraf på en tilfredsstillende måte dekker selskapets drift. 3. Kontrollutvalget forutsetter at selskapet finner innkjøpsløsninger som er i tråd med lov om offentlige anskaffelser. 4. Kontrollutvalget vil påpeke viktigheten av at eiers representant i generalforsamlingen gis nødvendige fullmakter. Saksdokumenter: Kontrollutvalget, særutskrift av sak 04/15 Bystyret, utskrift av behandling av selskapskontroll Ime Verksted AS Ime Verksted AS, utskrift av protokoll fra generalforsamling Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet rapport fra selskapskontrollen i møte den Rapporten inneholder følgende anbefalinger til kommunen og til selskapets styre: Anbefalinger til Mandal kommune med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll: 1. Revisor anbefaler at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet av naboeiendommen og utleie av bolig er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. 2. Revisor anbefaler at kontrollutvalget og kommunens revisor blir varslet om alle møtene i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet opp til styret. Revisjonen anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp: 1. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene om offentlige anskaffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp av trematerialer. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling til bystyret: 12

13 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted A/S enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Bystyret behandlet denne saken i møte den og fattet følgende vedtak: Bystyret tar rapporten til etterretning. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtaksfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted AS enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. 13

14 Ime Verksted AS behandlet saken i generalforsamlingen 21. april. Slik jeg oppfatter protokollen har generalforsamlingen fattet følgende vedtak: 1. Vedtektene til Ime Verksted endres slik at formålet blir som følger: Selskapets formål er, i samarbeid med Nav, å tilby varig tilrettelagte arbeidsplasser og andre arbeidsmarkedstiltak til personer som kan nyttiggjøre seg disse arbeidstilbudene. Selskapet skal ha en produksjon og/eller aktiviteter som bidrar til å utvikle og vedlikeholde kompetanse i arbeidstakergruppa. Virksomheten kan også omfatte annen produksjon/virksomhet som fremmer bedriftens formål. Selskapets overskudd skal være i bedriften og disponeres til formål som styrker framtidig drift. 2. Innkalling til Generalforsamling i Ime Verksted AS sendes til kommunens kontrollutvalg og Kommunerevisjonen sammen med innkalling til de øvrige aktørene. 3. Registrering i KS sitt styrevervs register er frivillig. Ime Verksted AS vil anbefale styremedlemmene om å gjøre dette, men vil ikke pålegge noen å gjøre det. 4. Praksisen som har vært brukt ved innkjøp av trematerialer videreføres på bakgrunn av de svar og redegjørelser som er gitt til kommunerevisjonen. Vurderinger: Kontrollutvalget skal rapportere til bystyret innen 1. juni i denne saken. Forslag til vedtak: 14

15 Willv Gill Fra: Roald Tobiassen Sendt 27. mai 20L5 10:58 Til: 'Willy Sødal';'Knut Sæther'; manda Lkomm une.no;' lene ru g la nd'; irene.loka@ kom rev-vest.no; 'Ebba Farre Roksvold' Emne: SV: Oppfølging av selskapskontroll Ime Verksted AS Uoi I forbindelse med tilbakemeldingen fra kontrollutvalget har vi følgende komrnentarer: 1. Vedtektsendring: Vedtektsendring er vedtatt i Generalforsamling. Denne meddeles Brønnøysundregistrene som vil registrere endret formå1. Kopi av endret formållfirmaattest vil bli sendt Kontrollutvalget når dette l<ommer i retur fra Brønnøysund. Denne blir behandlet i styremøte L1". juni før den sendes til Brønnøysund. 2. Styrevervsregisteret: l-.ler viser vi til vårt svar til Kommunerevisjon Vest. Vi vil anbefale våre styremedlemmer å registrere seg i registe ret, men vil ikke tvinge noen da registrering er frivillig 3" lnnkalling til Generalforsamling: lnnkalling til Generalforsamling med saksdokumenter blir sendt til Kommunerevisjonen og Kommunens kontrollutvalg. Ny praksis tra 2A Offentlige anskaffelser: Styret er kjent med eiersl<apsmeldingens krav om offentlige anskaffelser og styret vil drøfte dette på sitt styrernøte 1L. juni. Vi viser til tidligere svar til Kommunerevisjonen. Daglig leder har hatt møte med innkj6pssjefen i Mandal kcrnmune og diskutert denne saken. Vi vil ha en ny gjennomgang sammen med innkjøpssjef i Mandal kommune for å diskutere saken ytterligere for å finne tilfredsstillende løsninger. Utover dette vil vi møte i kontrollutvalget 16" juni. Vi ber om å få tilse ndt sted og klokkeslett for dette møtet. Med vennlig hilsen Kai SØdal Styreleder Roald Tobiassen Daglig leder Fra : Willy Gill fmailto :willy. gill@asekretariat. no] Sendt: B. mai 20L5 l4:i4 Til: fellespost@mandal.kommune.no; tore.askildsen@mandal.kommune.no; 'Kai Sødal'; 'Roald Tobiassen'; 'Knut Sæther'; rtw@mandal.kommune.no; lene rugland; irene.loka@komrev-vest.no; 'Ebba Farre Roksvold' Emne: Oppfølging av selskapskontroll Ime Verkted AS Vedlagt følger kontrollutvalgets behandling av denne saken i møte den 5. mai2015. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 09/15: Ko ntr ol I utv a I g et utsette r soke n. Kontrollutvalget viser tit bystyrets vedtak av og ber om skriftlig redegiørelse fra selskopet og generalforsomlingen ongående oppfølgingen ov anbefalingene i ropporten' 15

16 Generolforsomlingen v/ordfører og selskopet ved styreleder/doglig leder oppfordres til å møte på kontrollutvalgets neste møte 76. juni. I rapporten fra Kommunerevisjonen Vest fremkommer følgende anbefalinger: Anbefalinger til Mandal kommune: 7. Revisor onbefaler ot kommunen foretor en vurdering ov om kjøpet ov noboeiendommen og utleie ov bolig er i n n e nf or se I sko pets v e dte ktsfe ste de form å l. 2. Revisor onbefoler at kontrollutvolget og kommunens revisor blir vorslet om alle møtene i generolforsomlingen. Anbefa linger til Generalforsamlingen : Enkelte av funnene er knyttet opp til styret og det anbefales at eiers representant i generalforsamlingen følger opp disse: 7. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene am offentlige onskoffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp ov tremoterioler. Kontrollutvalget ønsker en formell tilbakemelding på oppfølgingen av disse anbefalingene. Forhold kontrollutvalget ønsker nærmere informasion om. På bakgrunn av de opplysninger kontrollutvalget har fått, konstateres det at bystyret på grunn av utsettelse ikke fikk behandlet innkallingen til generalforsamling for lme Verksted AS, og at ordfører dermed ikke hadde nødvendig fullmakt fra bystyret i sakene som skulle behandles. Det ønskes at ordfører kommenterer dette. Det vises til mottatt protokoll fra generalforsamlingen. Ut fra ordlyden synes det noe uklart for kontrollutvalget hvordan selskapet har tenkt å sørge for at man følger lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Det bes om en nærmere redegjørelse om dette forholdet. I tillegg ønsker kontrollutvalget å få tilsendt kopi av melding om vedtektsendring til Brønnøysundregistrene, samt godkjenning fra Brønnøysund når disse foreligger. Avsluttende kommentarer. Etter at ønskede tilbakemeldinger er gitt, tar kontrollutvalget sikte på å behandle saken i møte den 16. juni og sende sin anbefaling til bystyret. Avslutningsvis viljeg si at utgangspunktet for kontrollutvalgets arbeid er å bidra til forbedringer i den kommunale virksomheten, herunder kommunale selskaper. Når virksomheter kontrolleres gjennom selskapskontroll eller forvaltningsrevisjon, vil det nødvendigvis være slik at det er de forhold som ikke er helt på plass som får fokus. Det betyr ikke at kontrollutvalget ikke legger merke til det (store bildet> med alt som fungerer bra i selskapet. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget bes sendt pr. e-post til undertegnede innen 1. juni. Eventuelle spørsmål kan rettes til kontrollutvalgets leder eller til undertegnede. Med hilsen Agder Sekretariat Willy Gill 16

17 UTSKRIFT AV MØTEBOK MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Tirsdag 3. februar 2015 SAK 04/15 SELSKAPSKONTROLL IME VERKSTED A/S - RAPPORT Revisor presenterte rapporten. Leder fremla forslag til tilleggspunkt i innstillingen. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget vedtok enstemmig følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted A/S enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Rapport fra selskapskontroll Ime Verksted A/S januar

18 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har bestilt denne rapporten med bakgrunn i vedtatt plan for selskapskontroll. Mandat for gjennomføring av prosjektet er vedtatt av kontrollutvalget. Formål. Hovedformålet med selskapskontrollen har vært å vurdere kommunens oppfølging av eierskapet i Ime Verksted AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Problemstillinger. Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende problemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? 2. Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? 3. Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn. Kommunerevisjonen Vest har gjort følgende funn ved gjennomføringen av prosjektet: Mandal kommunes nåværende eierskapsmelding ble vedtatt Kommunen har gitt prinsipielle føringer for utøving av eierstyring generelt i eierskapsmeldingen. Prinsippene retter seg både mot kommunen som eier og til selskapene. KS Eierforums anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, er lagt til grunn for prinsippene. Revisor mener at kommunen i all hovedsak har etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser. Selskapets vedtaksfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Etter revisors vurdering er det tvilsomt om selskapets kjøp av naboeiendommen, som nå er langtidsutleid, er innenfor selskapets vedtektsfestede formålsangivelse. Bystyret har vedtatt at de sterkt oppfordrer til at personer som velges inn i selskaper av kommunen, skal registrere seg i styrevervregisteret. Kun ett medlem og ett varamedlem i selskapet styre er registrert her. Vi kan ikke se at kontrollutvalget og kommunens revisor er blitt varslet systematisk om møter i generalforsamlingen i den kontrollerte perioden. I Kommunelovens 80, 3. ledd heter det at kontrollutvalget og kommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets møter i generalforsamlingen. Styret har opplyst at reglene for offentlig anskaffelse ikke er fulgt ved innkjøp av tremateriale. Dette er begrunnet i kvaliteten og tilgangen til varene. Anbefalinger. Revisor kommer med følgende anbefalinger til Mandal kommune med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll: 1. Revisor anbefaler at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet av naboeiendommen og utleie av bolig er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. 18

19 2. Revisor anbefaler at kontrollutvalget og kommunens revisor blir varslet om alle møtene i generalforsamlingen. Enkelte av funnene er knyttet opp til styret. Vi anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp: 1. Styremedlemmene følger ikke bystyrets oppfordring om å registrere seg i styrevervregisteret. 2. Bestemmelsene om offentlige anskaffelser er opplyst å ikke følges ved innkjøp av trematerialer. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll er å gi grunnlag for forbedring. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Rapporten er sendt på høring til kommunen som eier og til selskapet. Ordfører og selskapets styre har avgitt høringsuttalelser. Disse er medtatt i rapporten. Et sentralt punkt i høringsuttalelsene er spørsmålet om kjøp av naboeiendom og utleie av bolig ligger innenfor selskapets formålsparagraf. Ordfører og styret mener at kjøpet ligger innenfor formålsparagrafen. Revisor kommenterer at dette spørsmålet ikke har vært til behandling i generalforsamlingen. Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Bystyret følger opp rapporten slik det anses hensiktsmessig. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. Rett utskrift: Willy Gill Utvalgssekretær Utskrift sendt elektronisk til: Postmottak, ordfører, rådmann, revisor 19

20 Fra: Torbjørn Willumsen Til: Ime Verksted AS; Kopi: Ebba Farre Roksvold; Willy Gill (sekretær kontrollutvalget); Lene Rugland; Wenke Nome Emne: VS: bystyrevedtak til effektuering Selskapskontroll Ime Verksted - kopi av protokollen Dato: 23. februar :24:22 Hei! Her følger bystyrets vedtak for videre oppfølging. Svar til Kontrollutvalget/revisjonen bes avgitt innen fristen 20. april Vennlig hilsen Torbjørn Willumsen Mandal kommune Rådgiver Telefon: (+47) Mobil: (+47) Epost: Torbjorn.Willumsen@mandal.kommune.no Fra: Trine Merete Vasby Sendt: 20. februar :26 Til: Torbjørn Willumsen Kopi: Irene Lunde Emne: bystyrevedtak til effektuering Selskapskontroll Ime Verksted - kopi av protokollen Behandling i Bystyret : Kontrollutvalgets leder Ebba Farre Roksvold/H orienterte Innstillingen enstemmig vedtatt Vedtak i Bystyret : Bystyret tar rapporten til etterretning. Bystyret har merket seg at det i rapporten anbefales at kommunen foretar en vurdering av om kjøpet og etterfølgende utleie av naboeiendommen, Vassmyrvn. 36, er innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Bystyret ber om at Ime Verksted AS enten gir kontrollutvalget en tilfredsstillende begrunnelse for at kjøpet er foretatt innenfor rammen av gjeldende vedtekter, eller ev. igangsetter en vedtektsendring i medhold av aksjel Rapport til Kontrollutvalget bes avgitt innen 20. april Kontrollutvalget bes rapportere til bystyret innen 1. juni

21 --- slutt på saksprotokoll --- Begrunnelse: Styret har anledning til å foreta investeringer og ta opp lån, men må handle innenfor selskapets vedtektsfestede formål. Selskapets vedtektsfestede formål er å skape varige arbeidsplasser tilpasset yrkeshemmede. Eiendommen ble kjøpt i 2011, finansiert ved låneopptak og er nå langtidsutleid. Det foreligger ingen konkrete planer om å benytte den til verkstedets ordinære drift i overskuelig fremtid. Det fremstår derfor som uklart i hvilken grad dette kjøpet kan bidra til å skape varige arbeidsplasser for yrkeshemmede. 21

22 22

23 23

24 24