KRAVSPESIFIKASJON for Vektertjenester i Utlendingsnemnda

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON for Vektertjenester i Utlendingsnemnda Åpen anbudskonkurranse (Sak nr 10/110) 1

2 Innholdsfortegnelse 1 Generelt om vektertjenesten i Utlendingsnemnda Anskaffelsens formål og omfang Minimumskrav til oppgaveløsning Sikkerhet, brannvern og publikumshandtering Kopiering og makulering Dokument, post og avisdistribusjon Vaktmesteroppgaver, varemottak og møteromssevice Leverandørens bemanning/krav til vekterne som skal bemanne objektet Generelle krav Opplæring, kompetanse og erfaring Kommunikasjon, informasjon og organisering Fleksibilitet og tidskonto Rapportering Taushetserklæring Lokaler og areal Egenerklæring for oppfyllelse av minimumskrav

3 1 Generelt om vektertjenesten i Utlendingsnemnda Vektertjenesten skal ivareta sikkerhet og beredskap for UNEs 350 ansatte samt besøkende som til enhver tid er tilstede. Vekterne skal utføre servicetjenester av forkjellig karakter og være en ressurspool for at UNE skal oppnå sine mål. Profesjonell handtering av spørsmål av så vel sikkerhetsmessig som administrativ karakter og en stor grad av service overfor besøkende, ansatte og tjenesteytere skal gjenspeiles i tjenesten. 2 Anskaffelsens formål og omfang Avtalen inngås for 4 år med opsjon på forlengelse i ytterligere 1 år. Det er pr dags dato 5 faste vekterårsverk man etterspør, men man forbeholder seg retten til å dimensjonere vektertjenesten annerledes hvis rammebetingelsene skulle endre seg. Nedbemanning vil bli skriftlig varslet med 3 måneders frist fra oppdragsgiver. 3 Minimumskrav til oppgaveløsning 3.1 Sikkerhet, brannvern og publikumshandtering Vekterne er UNEs viktigste synlige sikkerhetsbidrag, og skal i all utøvelse av denne rollen bidra til opprettholdelse av et høyt sikkerhetsnivå. Vekterne er også en viktig del av beredskap for brann og evakuering og må fysisk kunne håndtere evakuering av rullestolbruker i trapp (egnet utstyr på objektet). De skal utføre sikkerhets- og brannvernrunder. Følge opp brannverninstrukser og ha løpende oppfølging av rømningsveier. Vaktselskapet skal gjennomføre og/eller organisere myndighetspålagt årlig kontroll av brannvernutstyr. (brannslanger, brannslukkere, branntepper og lignende.) To vektere vil normalt på dagtid ha ansvar for vakttelefon samt resepsjons- og publikumstjenester herunder adgangskontroll, besøksmottak og produksjon av ID- /adgangskort. Nemndmøter avholdes med ansatte og klagere tilstede i umiddelbar nærhet av resepsjonen, og oppgavene tilknyttet dette vil både være av sikkerhetsmessig og organisatorisk karakter. Herunder rydding og tilpassing av møterom samt kaffeservering. Listen er ikke uttømmende. Vekterne må være utpreget serviceinstilt og kunne utføre oppgaver for UNE etter behov. 3.2 Kopiering og makulering Vekterne må kunne betjene kopimaskin. Dette innebærer i hovedsak å kopiere opp alle dokumenter i alle saker som skal behandles i nemndmøter. Etter møtene skal de samme dokumentene makuleres. Det er kopi- og makuleringsmaskiner i alle etasjer og oppgaver tilknyttet disse rommene vil være utkjøring av kopipapir og innhenting av makulatur. 3.3 Dokument, post og avisdistribusjon Det må påregnes daglige faste runder med dokumenttransport, postombæring og henting, samt avisrunder. 3

4 3.4 Vaktmesteroppgaver, varemottak og møteromssevice 3 Vektere inngår i internservice-teamet og skal utføre tekniske sjekkrunder som lyspærerunde, kopiromsrunde, møteromsrunde og lignende etter fastlagte intervall. Intern service innebærer også utstrakt kontakt med ansatte og oppgaveløsning i forbindelse med kontortekniske problemer som skrivebordsjustering, bytte av defekte stoler, opphenging av kart og bilder med mer. Vekterne skal utføre varemottak, kontroll og lagerhandtering og må i den forbindelse kunne betjene røntgenmaskin for å undersøke mistenkelig post og pakker. En vesentlig del av oppgavene under pkt 3.1 og 3.2 utføres også av internservice-teamet. 4 Leverandørens bemanning/krav til vekterne som skal bemanne objektet 4.1 Generelle krav Det bes om pris på levering av 5 vekterårsverk. Objektet skal bemannes i åpningstiden mellom 0745 og 1545 (vinter) og (sommer), mandag fredag. 1 dagsverk skal være forskjøvet slik at det er en vekter tilstede i perioden fra kontortidens slutt og frem til klokken 1700(16.00).(Sommertid i perioden 15. mai til og med 14. september.) Vekterne som skal brukes i oppdraget skal være godkjent av UNE gjennom en samtale med vekteren før oppstart på objektet. De kan ikke benyttes på andre objekter uten tillatelse fra UNE. Vekterne skal gjennomføre årlig førstehjelpskurs (Basal Hjerte Lunge Redning). I tillegg må alle vekterne på objektet være opplært i hjertestarter og være autorisert/sertifisert for denne. UNE har egen hjertestarter som vekterne disponerer. Vaktselskapet må kunne organisere opplæring i konflikthåndtering for egne vektere samt ansatte i UNE. Vekterne må være egnet til å bli sikkerhetsklarert i henhold til Sikkerhetsloven. Eventuell klarering vil bli utført av og dekket av UNE. Vekterne må kunne ta heis (ikke ha problemer med heisbruk). Transport av dokumenter i rulleskap i heis er en del av tjenesten. 4.2 Opplæring, kompetanse og erfaring. Vaktselskapet skal kun bruke vektere som har kompetanse/opplæring i henhold til Lov om vaktvirksomhet i dette oppdraget. Kandidatene må kunne snakke og skrive godt norsk og bør beherske et annet internasjonalt språk (engelsk, tysk, spansk) muntlig. I tillegg må de ha tilfredsstillende lese, skrive og PC-kunnskaper. Tre av vekterne som skal brukes skal ha minimum ett års erfaring som vekter. Vaktselskapet bør arrangere kurs/opplæring i resepsjonstjeneste. Den enkelte må kjenne krav til dokumenthåndtering samt kunne håndtere skjermingsverdig personopplysninger. Vaktselskapet skal utarbeide objektinstruks og opplæringsplan i samarbeid med UNE. Nødvendig opplæring iht disse dokumentene må gjennomføres før vekterne settes i selvstendig tjeneste. Kostnadene ved opplæring dekkes av Vaktselskapet. 4

5 4.3 Kommunikasjon, informasjon og organisering En av vekterne tilknyttet objektet skal fungere som objektleder. Det forutsettes at denne er bindeledd mellom selskapet og sikkerhetsleder samt driftskoordinator i UNE som vil ha den daglige leverandøroppfølgingen innen hvert sitt fagfelt. Vaktselskapet skal administrere vektere/oppmøte/fravær fra vaktselskapet sentralt og ikke på objektet. Det skal til enhver tid forefinnes en oppdatert liste (ressursliste) over aktuelle opplærte og godkjente vektere. 4.4 Fleksibilitet og tidskonto. UNE forventer å kunne disponere vektere til oppdukkende oppgaver ikke spesifisert i denne kravspesifikasjon innenfor arbeidstiden uten merkostnad. Det er videre ønskelig at det etableres en type tidskonto * Vaktselskapet foreslår sin løsning på dette. * Une faktureres med samme sum hver periode, men man tar høyde for å bemanne opp eller ned i stille perioder med ferieavvikling og høytider og disse vektertimene spares på tidskonto. 4.5 Rapportering Leverandøren skal ha en kontaktperson, med navngitt stedfortreder, som rapporterer til UNE. Det skal gjennomføres minst to oppfølgingsmøter årlig. 4.6 Taushetserklæring Alle mannskaper og andre involverte skal underskrive taushetserklæring. Brudd på taushetsplikt er straffbart. UNE skal ha tilsendt erklæringene fortløpende. 5 Lokaler og areal Vekterne skal bemanne resepsjonen i 6. etasje i Oslo City, Stenersgaten 1 inngang B/C. Dette vil være utgangspunktet for all aktivitet omtalt under pkt 3. Det stilles kontor til disposisjon samt garderobe og nødvendig hvile/oppholdsrom. UNEs leide areal utgjør ca m2 og er fordelt over 6 etasjer og 4 forskjellige seksjoner av Oslo City. 6 Egenerklæring for oppfyllelse av minimumskrav Minimumskravene i denne kravspesifikasjonens pkt 3 og 4 er absolutte, og skal være en obligatorisk del av tilbudet. Dette innebærer at tilbud med avvik fra disse kravene vil bli avvist. Det skal vedlegges i tilbudet en beskrivelse av tilbyders forståelse av oppdraget, samt egenerklæring på at disse minimumskravene oppfylles. 5